Assalamualaikum Wr.

Wb

KEBENDAHARAAN UMUM SALAM UI 2008

Susan Adella ( Controller ) Farah Syarifaini( Treasurer )

KEBENDAHARAAN UMUM

VISI
Profesional, Efektif, Efisien dalam pendanaan yang terstandardisasi demi kesejahteraan dakwah islam melalui SALAM UI

MISI
-

Profesional

: mengelola pemasukan dan pengeluran secara halal dengan menghilangkan unsur riba dan gharar Efektif : pengalokasian dana secara tepat guna Efisien : melakukan penghematan tanpa menghambat kreatifitas Standardisasi : pemberian standardisasi pada setiap alat yang digunakan untuk mencari dana ( non Proyek ) beserta bukti pengeluarannya

PENGERTIAN UMUM

Bendahara umum ( controller ) : pihak yang bertanggungjawab dalam perencanaan keuangan, otorisasi, dan manajemen keuangan organisasi SALAM UI. Treasurer : pihak yang bertanggungjawab dalam mengelola data keuangan SALAM UI dengan ruang lingkup tertentu.

DESKRIPSI TUGAS CONTROLLER

1.

2.

3. 4. 5.

6.

Bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan organisasi Membuat laporan keuangan secara periodik dan secara tertulis yang disampaikan dalam rapat koordinasi Menyusun dan mengatur anggaran dengan mengkoordinasikan kepada ketua SALAM UI Mensupervisi kegiatan biro Danus dan bendahara kepanitiaan SALAM UI Mengelola sumber-sumber pendanaan yang berasal dari donasi, sponsorship, dana abadi, kegiatan danus, dll. Bertanggung jawab pada ketua umum SALAM UI

DESKRIPSI TUGAS TREASURER

1.

2. 3.

4.

5. 6.

Mengatur pencatatan, penerimaan, penyimpangan, dan pengeluaran keuangan, surat-surat berharga, bukti-bukti kas yang berhubungan dengan kegitan SALAM UI dan diumumkan secara transparan Mempunyai hak bertanya dan menyelenggarakan audit keuangan Mensupervisi kegiatan biro danus dan kegiatan bendahara kepanitiaan SALAM UI Mendampingi bendahara departemen/biro dan kegiatan sepanjang acara berlangsung hingga proses audit internal dan penyusunan laporan penanggung jawab keuangan pada kegiatan yang ditentukan oleh pihak controller. Menyalurkan petty cash maupun set up cost yang diberikan oleh Controller. Bertanggung jawab pada Controller SALAM UI

SISTEM BAGI HASIL

1. Dalam hal panitia kegiatan / proyek mengalami surplus, maka
sistem bagi hasil ditentukan sebagai berikut : a. Untuk Panitia : 20% surplus dana b. Untuk SALAM : 50% surplus dana c. Untuk Set Up Cost kegiatan : 20% Surplus dana d. Untuk dana sosial : 10% surplus dana 2. Dalam hal kepanitiaan yang berada di bawah Departemen/Biro yang ada di SALAM, pembagiannya adalah sebagai berikut : a. Untuk SALAM : 55% Surplus dana b. Untuk Departemen/Biro : 35% Surplus dana c. Untuk Sosial : 10% Surplus dana

SISTEM BAGI HASIL

3. Untuk kepanitiaan yang diadakan oleh lebih dari satu departemen-biro (Joint Divisi), maka ketentuan pembagian keuntungannya adalah sebagai berikut : a. Untuk SALAM UI : 40% surplus dana b. Untuk tiap-tiap dept-biro : 25% surplus dana c. Untuk dana sosial : 10% surplus dana Besarnya surplus dihitung dari selisih penerimaan dan pengeluaran panitia.

4. Dalam hal panitia kegiatan / proyek mengalami defisit dana, maka dana tersebut ditanggung oleh panitia dan SALAM UI dengan ketentuan pembagian ditentukan sebagai berikut : a. Untuk Panitia : 50% defisit dana b. Untuk SALAM UI : 50% defisit dana
Untuk hal usaha mandiri yang diterima oleh masing-masing dept/biro, bagi hasil dengan salam akan ditentukan berdasarkan kesepakatan dept/biro dengan SALAM UI.

FLOWCHART PENYUSUNAN DAN PENETAPAN/PENYEPAKATAN ANGGARAN

PEMBUATAN ANGGARAN DEPT/BIRO

PENETAPAN/PENYEPAKATAN ANGGARAN MEKANISME PERMINTAAN ANGGARAN PENGGUNAAN ANGGARAN

FIXED (TETAP)

TIDAK TETAP

MEKANISME PELAPORAN

PROSEDUR PERMINTAAN DANA

Start Permintaan Dana Form permintaan dana Rasionalisasi oleh Controller Yes/No Anggaran disetujui Aplikasi Dana oleh Treasurer Finish No Anggaran Dept / Biro Form Proker Reverifikasi Ketua dan Bendahara

MEKANISME PELAPORAN ANGGARAN

DANA TELAH DITERIMA

PELAKSANAAN KEGIATAN

Laporan kegiatan Lap.pertanggungjawaban dana Bukti-bukti pengeluaran/bon/kwitansi

Laporan per interim Laporan pengeluaran dana Laporan penggunaan dana

LAPORAN AKHIR KEUANGAN

BUKTI YANG MEMADAI

1.
Bukti pemasukan meliputi tanda penerimaan uang yang menunjukkan tanggal penerimaan, jumlah penerimaan, mekanisme pembayaran (cash/transfer), pembayaran (pihak sponsor) dan tanda tangan serta nama jelas penerima (bendahara atau panitia lain yang berwenang). Lembaran tersebut boleh berupa copy dari lembaran asli yang diserahkan kepada sponsor/donatur. Lembaran asli harus dilengkapi oleh materai Rp 3.000,- untuk penerimaan diatas Rp 250.000,- hingga Rp 1.000.000,- dan materai Rp 6.000,untuk penerimaan di atas Rp 1.000.000,-. Untuk penerimaan dana yang berasal dari peserta, bukti pemasukan dapat berupa potongan kuitansi atau tiket yang dilampirkan dalam laporan pertanggungjawaban. 22 2. Bukti pengeluaran meliputi nota kontan/kuitansi/tanda pengeluaran uang yang menunjukkan tanggal transaksi, pihak penerima uang (bila berupa institusi maka harus dilengkapi oleh alamat yang lengkap dan nomer telepon), keperluan pembayaran, nilai pembayaran, cara pembayaran, cap lunas, nama terang dan tanda tangan penerima.

3. a. b. c. d. e. f.

Keperluan pembayaran harus jelas dan dapat ditelusuri. Bon transportasi juga harus dijelaskan keperluan, tujuan, jenis transportasi dan panitia yang menggunakan jasa transportasi tersebut. Kuitansi yang dikeluarkan oleh bendahara proyek bukanlah suatu bukti valid, bukti valid tersebut harus diperoleh dari panitia yang meminta reimbursement dan jelas keperluannya. Kuitansi tersebut hanya merupakan dokumentasi bendahara. Bendahara proyek dapat menggunakan kuitansi yang dibuatnya Bukti yang memadai dianggap sah dan harus memiliki kriteria serta mencantumkan hal-hal sebagai berikut : Kepala (kop) bukti perusahaan Mencantumkan tanggal pengeluaran/pendapatan kas Jumlah pengeluaran/pendapatan kas beserta deskripsi yang jelas Cap lunas atau cap perusahaan Tanda tangan pihak yang berkepentingan Nama jelas pihak yang berkepentingan

4. Untuk pembuktian biaya telepon melalui wartel, maka bukti tersebut harus mengungkapkan a. Nama wartel b. Jumlah biaya telpon c. Nomer telepon yang dituju d. Nama penelpon e. Siapa yang dituju f. Untuk keperluan apa Dan untuk pembuktian biaya telpon selain melaui wartel (voucher, kartu telpon) maka diwajibkan membuat catatan tiap kali melakukan komunikasi telpon dengan menguangkapkan point (c), (d), (e), (f). 5. Untuk pembuktian biaya perjalanan, harus mengungkapkan : Nama yang melakukan perjalanan Tanggal perjalanan Tujuan perjalanan Sarana beserta biaya Tanda tangan / persetujuan dari Kepala Biro atau Kepala Departemen masing-masing.

Contoh bukti perjalanan : Nota Perjalanan Panitia XXXXX 2006

Nama Tanggal Tujuan Sarana : Ali (Danus) dan Ani (Danus) : 4 Maret 2006 : Magister Manajemen, Salemba : - Kereta @ Rp. 1.000 = - Bus No. 502 @ Rp. 500 = - Bus Patas AC No. 56@ Rp. 3.000 = Jumlah

Rp. 2.000 Rp. 1.000 Rp. 6.000 Rp. 9.000

Contoh Laporan Keuangan Dana Operasional Dept/Biro

Laporan Penggunaan Dana Operasional Departemen/Biro xxx Untuk Periode Berakhir xxx Penerimaan Saldo awal Dana Kemahasiswaan Rektorat Dana Kemahasiswaan Dekanat Dana Sisa Kegiatan Lain-lain Jumlah Penerimaan Pengeluaran Transportasi Administrasi Publikasi Teambuilding Lain-lain Jumlah Pengeluaran

Rp xxx xxx xxx xxx xxx

Rp xxx Rp xxx xxx xxx xxx xxx Rp xxx

Saldo Sisa Surplus (Defisit)

Rp xxx

Penting !
-

Dana yang di alokasikan pada biro/departemen berdasarkan RKAT Besarnya dana yang diturunkan berdasarkan kebijakan ketua dan bendum Proposal donatur, sponsorship dsb yang berkaitan dengan pencarian dana kegiatan harus melewati proses standardisasi bendum Sosialisasi lebih lanjut akan dilakukan setelah raker ke bendahara masing-masing biro dan departemen Setiap pengeluaran dana yang dilakukan tanpa konfirmasi terlebih dahulu kepada bendum tidak akan di reimburse

Financial supporting :
-

Zakat profesi atau donatur alumni

..Jazakumullah Khairan Katsir

Wassalamualaikum Wr.Wb