Manajemen keuangan adalah aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan pengadaan dana

dan usaha mendapatkan dana yang dibutuhkan perusahaan serta usaha menggunakan dana
tersebut seefisien mungkin dengan tujuan untuk memaksimumkan nilai perusahaan.
Aktivitas manajemen keuangan terdiri dari 3 bidang :

a. Sehubung dengan keuangan perusahaan, kegiatannya meliputi : memutuskan besarnya

kebutuhan modal kerja, umur piutang dari pelanggannya, besarnya uang kas serta
persediaan (pada perusahaan pelayaran sebagai perusahaan jasa, nilai persediaan bukan
hal yang utama), menentukan besarnya laba ditahan/dividen yang harus dibayarkan,
membuat keputusan investasi untuk perluasan usaha termasuk sumber dananya, dan
sebagainya. Untuk hal tersebut manajer keuangan harus bekerja sama dengan bidang lain
agar perusahaan beroperasi seefisien mungkin.
b. Dalam hubungannya dengan kebutuhan tambahan modal atau mungkin kelebihan dana
untuk diinvestasikan dalam sekuritas (saham, obligasi, deposito, atau SBI) dapat
berinteraksi dengan pasar uang dan pasar modal melalui lembaga keuangan.
c. Manajer keuangan juga harus berinteraksi dengan eksekutif lainnya dalam
memperkirakan masa depan perusahaan dan menetapkan rencana bersama untuk
menentukan posisi masa depan perusahaan.

Tugas Pokok Per Unit Kerja

1. Unit Anggaran dan Pengendalian Anggaran

a. mengompilasi dan menyusun rencana kerja dari semua bidang (armada, usaha/operasi,
umum/personalia, dan keuangan) terutama dalam penentuan rute kapal, production
plain, dan perencanaan investasi;
b. dari rencana kerja tersebut kemudian di tuangkan dalam satuan uang yang disebut
sebgai “angggaran” sehingga sering disebut Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
(RKAP) yang meliputi : anggaran pendapatan, anggaran biaya, anggaran laba (rugi),
anggaran cash flow, proyeksi neraca, dan anggaran/rencana besarnya investasi;
c. selama satu tahun anggaran, setiap tiga bulan menyusun Laporan Manajemen
(perkiraan realisasi dari tersebut di atas), untuk dirapatkan pada Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) dalm rangka pengawasan dan pengendalian anggaran secara
periodik.
2. Bagian Kas
 a. mengatur dan menatausahakan penerimaan maupun pengeluaran dana/uang serta
membuat perencanaan kas, daftar kas, dan mengevaluasinya;
b. hanya melakukan pembayaran atas dasar keabsahan voucher (ada order, ada tanda
terima atau berita acara pekerjaan selesai, ada invoice serta ada bukti surat bahwa sudah
dilakukan verifikasi dengan “Surat Persetujuan Pembayaran”).
3. Bagian Nota/Inkaso

Tugas pokok bagian nota/inkaso adalah menagih/membuat deet nota atau nota tagihan atas
piutang/tagihan yang masih terbuka.

4. Bagian Administrasi Freight

a. berdasarkan B/L, manifest dan debet nota lainnya, bagian ini memantau sudah sejauh
mana uang freight dapat diterima di cabang, di kas, di agen.
b. mengadministrasikan dan monitoring pendapatan freight, melacak, yang masih
outstanding, dan memcatat pelunasan freight.
5. Bagian Verifikasi Disbursement

Melaksanakan verifikasi terhadap yang dilaporkan oleh agen/cabang atas Pendapatan

freight dan lainnya serta biaya disbursement kapal, bila perlu melakukan negosiasi dengan
para agen/cabang.

6. Bagian Akutansi Biaya, Utang/Piutang dan Akutansi Keuangan

Tugas pokok bagian-bagian tersebut adalah mengoordinasikan dan mengelola pelaksaan
akutansi perusahaan, antara lain :
a. Pencatatan utang/piutang dan proses pembukuan nya (jurnal, pemeriksaan listing dan
rekonsiliasi) transaksi keuangan yang diterima dari rekanan dan cabang dalam negeri,
agen luar negeri anggota konsorsium, dan lain-lain;
b. Mengadministrasikan dan melaksanakan pembukuan transaksi kas/bank, memorial :
kantor pusat, kapal, dan perwakilan luar negeri;
c. Mengatur penyelesaian nota-nota dan General Statement of Account untuk setiap
principal keagenan dan proses pembukuannnya;
d. Menyusun laporan keuangan periodik atau tahunan (dari taransaksi – pencatatan –
penggolongan – pengikhtisaran – laporan keuangan).

Prosedur Kerja di Bidang Keuangan

1. Dimulai dengan pembuatan anggaran usaha pelayaran yang dibuat berdasarkan rencana
kerja perusahaan. Rencana kerja perusahaan tersebut meliputi:

- Pola operasi kapalnya dan pelabuhan-pelabuhan yang akan disinggahi;

- Rencana produksi/muatan yang diangkut, hari operasi di pelabuhan/di laut, hari untuk
docking;

- Rencana sumber daya manusia: penambahan/pengurangan, Pendidikan, kompensasi,

dan sebagainya;

- Rencana kapal-kapalnya: docking, repair, maintenance, survey, supply spare part,

stores, lub oil, bunker dan pengawakan;

- Rencana pengasuransian, rencana pengeluaran beban overhead;

- Bila diperlukan, mungkin ada rencana investasi.

Dari semua rencana kerja perlu dihitung pendapatan maupun biayadan biaya investasi
dalam bentuk satuan uang. Itulah yang dimaksud dengan anggaran sehingga disebut
Reancana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP). Tentu saja anggaran perusahaan tidak
hanya bentuk laba rugi (pendapatan/biaya), tetapi juga dilengkapi dengan perkiraan arus
kas (penerimaan kas, pengeluaran kas) dan proyeksi neraca perusahaan (asset perusahaan,
utang, dan modal).

2. Dengan adanya RKAP, maka perusahaan mempunyai acuan tentang apa yang harus
dilaksanakan pada tahun berjalan, termasuk acuan keuangannya. Untuk itu, setiap periodic
perlu diukur realisasinya dan dilaksanakan sesuai peraturan perusahaan, antara lain
sebagai berikut:

- Setiap pendapatan harus didukung oleh bukti pendukung, misalnya ada B/L, ada debet
nota/tagihan, diverifikasi dan dimonitor, yang kemudian dilengkapi Bukti Penerimaan
Kas, Daftar Kas, dan sebagainya.

- Setiap biaya order, ada tanda terima atau satisfaction notes, ada invoices, dan ada yang
memverifikasi yang selanjutnya menerbitkan Surat Persetujuan Pembayaran (SPP),
serta ada fiat bayar (izin membayar) dari Direktur Keuangan (yang berwenang), baru
bisa bayar, kemudian dilengkapi bukti pengeluaran kas/bank atau kalua dari age nada
Statement of Disbursement dengan dokumen pendukungnya, dan sebagainya.
3. Agar tercermin apakah sebuah kapal dalam pelayarannya menguntungkan atau tidak, maka
setiap voyagenya perlu diukur hasilnya dengan voyage account (perhitungan laba rugi
pelayaran), untuk kemudian seluruh kapal dan seluruh voyage per tahun dijumlahkan
hasilnya. Mungkin untuk yang belum ada dokumennya masih berupa perhitungan
perkiraan dilaporkan oleh unit operasi, sedangkan yang sudah ada dokumen
pendukungnya/atau bukti pendukungnya, dapat dilaporkan secara actual oleh unit
akuntansi. Demikian juga untuk penghasilan lainnya, misalnya dari kapal yang hanya
dicarterkan, dari usaha keagenan, dari usaha lain-lain di cabang, dan sebagainya perlu
dibuat laporan resmi minimal setiap tiga bulan dilaporkan kepada pemegang saham dalam
RUPS (Rapat Umum Pemegang Saham), sebagai materi pengendalian usaha.

4. Setelah tahun anggaran berlalu, unit akuntansi perlu menyiapkan laporan keuangan yang
actual, artinya setiap transaksi harus ada bukti pendukungnya. Khusus pada perusahaan
pelayaran, terutama yang Ocean Going, laporan keuangan ini umumnya agak terlambat
dibuat karena harus menunggu laporan lengkap dengan bukti pendukungnya dari para
agen, terutama agen luar negeri apabila bila biaya tidak sesuai, perlu negosiasi terlebih
dahulu atau mungkin juga ada kapal yang voyagenya baru selesai pada bulan
januari/febuari sesudah tahun anggaran.

Laporan keuangan yang perlu di siapkan oleh unit akuntansi:

a) Neraca (Balance Sheet) per 31 Desember tahun anggaran : mengambarkan jumlah aset
(kekayaan: uang kas/bank, piutang, persediaan, aktiva tetap/kapal, dan sebagainya);
kewajiban/utang dan modal sendiri (ekuitas) termasuk perubahan modal dari laba yang
ditahan.

b) Laporan laba rugi (income statement) selama tahun berjalan: menggambarkan hasil
pendapatan dikurangi biaya dari usaha pelayaran, keagenan, dan usaha lain-lain.

c) Laporan aliran kas (cash flow) dalam tahun berjalan: menggambarkan penerimaan kas
dari usaha maupun dari penerimaan transaksi finansial dan pengeluaran kas dari usaha
maupun dari pengeluaran transaksi finansial, saldo kas awal tahun dan saldo kas akhir
tahun.

d) Informasi dari laporan keuangan tersebut di atas: kebijakan akuntansi, penjelasan pos-
pos neraca, dan penjelasan pos-pos laba (rugi).
5. Laporan keuangan tersebut selanjutnya perlu “diaudit” (diperiksa kebenarannya,
kesesuaiannya terhadap PSAK), oleh akuntan public atau kalua BUMN oleh BPKP, di
mana nantinya hasil pendapat akuntan akan di pakai, misalnya oleh bank dalam rangka
memberikan pinjaman, atau oleh perusahaan lain dalam rangka kerja sama operasi, dan
sebagainya.

Pernyataan pendapat akuntan sesuai PSAK :

a) Pernyataan pendapat Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) atau Unqualified Opinion :

laporan keuangan sesuai dengan PSAK (Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan) dan
memuat penjelasan yang memandai.

b) Pernyataan pendapat Wajar Dengan Pengecualian/Kualifikasi (WDP) atau Qualified

Opinion : laporan keuangan sesuai PSAK, tetapi masih ada catatan/syarat yang perlu
dilengkapi.

c) Pernyataan Tanpa Pendapat atau Disclaimer of Opinion : secara keseluruhan laporan

keuangan tidak disajikan secara wajar/tidak sesuai PSAK dan sangat kurang memuat
penjelasan yang memadai dan akuntan (auditor) menolak memberikan pendapat.

6. Bila sudah memperoleh hasil audit, kemudian RUPS di anggap perlu untuk
diselenggarakan lagi dan sekaligus membebaskan manajemen dari tanggung jawab
keuangan untuk tahun yang bersangkutan.

Persyaratan Penyusunan Anggaran

1. Anggaran harus didukung sepenuhnya oleh manajemen perusahaan harus menanggung

anggaran sebagai peralatan manajemen dan tidak hanya sebagai “accounting drive”.
Dalam hai ini pelasanaan program anggaran harus sudah diperhitungkan karena anggaran
mencakup prestasi masing-masing bidang di dalam perusahaan.

2. Tanggung jawab (dan otoritas) untuk persiapan, pelaksanaan, dan pengawasan anggaran
harus jelas dan dinyatakan secara formal.

3. Pertanggungjawaban anggaran (responbility budget) harus disusun menurut pusat-pusat

pertanggungjawaban (respon sibility centers) dan harus menyatakan “controllable cost”
pada setiap pertanggungjawaban.
4. Pengawas-pengawas yang bertanggung jawab atas “operations” harus ikut serta di dalam
proses penetapan angka-angka anggaran dan harus menyetujui bahwa “sasaran” dari
anggaran dalah pantas (reasonable).

5. Pengawas-pengawas tersebut harus menguasai benar-benar tentang proses anggaran. Hal

ini memerlukan Pendidikan yang bersifat terus menerus, antara lain ini dapat dicapai
dengan “manual” tertulis dan juga dengan pertemuan-pertemuan untuk membicarakan
persiapan anggaran dan hasil yang benar-benar dicapai.

Langkah-langkah Penyusuan Anggaran Perusahaan Pelayaran

1. Dasar-dasar Penyusunan Anggaran

a. Analisis SWOT, merupakan rencana kerja yang umumnya disusun setelah terlebih
dahulu menganalisis kekuatan dan kelemahan perusahaan serta melihat kesempatan dan
ancaman yang mungkin dating dari luar perusahaan. Dalam hal kekuatan dan
kelemahan perusahaan, biasanya dilihat dari aspek SDM, pemasaran, keuangan,
operasi. Sementara itu dalam hal kesempatan dan ancaman dari luar perusahaan dilihat
dari aspek pasar (muatan yang akan diraih) dan dari aspek ekonomi (kurs valuta asing,
harga barang, peningkatan biaya, masalah utang/piutang, dan sebagainya).

b. Keputusan-keputusan atau kesepakatan Bersama dalam rapat kerja (RAKER) yang

inputnya diberikan oleh para kepala cabang dan para agen serta pendapat dari masing-
masing pejabat perusahaan dan kesanggupan memperoleh muatan oleh para agen atau
kepala cabang.

c. Asumsi-asumsi yang perlu ditetapkan Bersama oleh komite Anggaran untuk dasar
penentuan RKAP antara lain :

- Banyaknya kapal yang akan dioperasikan pada masing-masing rute;

- Pola operasinya per kapal (operasi sendiri, konsorsium, chatering, feedering,

Kerja Sama Operasi (KSO), dan sebagainya;

- Hari operasi di pelabuhan, di laut, hari docking per voyage/per tahun;

- Jumlah port of call setiap voyage;

- Rata-rata muatan per voyage yang dimuat dan yang dibongkar per kapal;

- Rata-rata freight per ton/per TEU setiap voyage masing-masing;

 - Rata-rata pemakaian bunker dan rata-rata harga bunker per ton;

- Rata-rata biaya pelabuhan di setiap pelabuahan;

- Rata-rata biaya bongkar muat per pelabuhan;

- Rata-rata biaya tetap kapal, premi asuransi, beban overhead, dan biaya
penyusutan per hari per kapal;

- Biaya sewa container, biaya depo container, biaya haulage container, dan
sebagainya;

- Perkiraan biaya transhipment;

- Perkiraan biaya klaim atas muatan yang rusak;

- Perkiraan call kapal-kapal keagenan dan pendapatan komisi/fee dari principal

masing-masing;

- Perkiraan usaha lain-lain di cabang;

- Perkiraan beban Bunga, pendapatan/biaya lain-lain.

d. Dari masing-masing unit kerja bagian anggaran juga perlu meminta perkiraan rencana
kerja masing-masing, antara lain:

1) Untuk rencana kerja bidang armada, perlu terlebih dahulu kesepakatan Bersama
antara pihak kapal dengan pihak armada (technical superintendent atau owner’s
surveyor), terutama mengenai: maintenance, repair, survey, supply spare part,
running stores, bahan makanan, bahan bakar, dan maintenance dalam hubungannya
dengan ISM Code serta Diklat sehubungan STCW.

2) Dalam bidang usaha/operasi: target pemasaran/peraihan muatan, production plan,

penentuan rute, penganturan pola operasi kapal, pengaturan/penyewaan container
kosong, kegiatan usaha cabang, pengapalan muatan di cabang-cabang, jumlah kapal
yang dioperasikan, jumlah hari operasi/nonoperasi, jumlah dunnage/lashing material
yang diperlukan, dan sebagainya.

3) Untuk bidang umum/personalia: penambahan, pengurangan karyawan, yang perlu

mengikuti diklat, yang akan memperoleh promosi, mungkin ada kenaikan gaji, target
pemakaian telepon, listrik, air alat kantor, dan sebagainya.
 4) Kemungkinan diperlukan barang modal (investasi).

2. Rencana Produksi (Production Plan)

Dari dasar-dasar penyusunan rencana kerja di atas akan dapat ditentukan Production Plan
masing-masing kapal pervoyagenya. Juga berdasarkan hari operasi akan dapat ditentukan
bahwa untuk per tahunya ditempuh dalam berapa single atau round voyage, kemudian di
jumlahkan untuk seluruh kapalyang di operasikan maka akan diperoleh rencana produksi
untuk satu tahun, untuk seluruh kapal yang di operasikan.

Anggaran Induk Perusahaan/Industri Jasa

1. Anggaran operasi dengan anggaran pendapatan, biaya, dan laba;

2. Anggaran kas yang merupakan anggaran penerimaan dan pengeluaran kas;

- Anggaran kas adalah angaran uang tunai yang diterima/dikeluarkan selama tahun
2005.

3. Anggranan investasi atau pembelian barang modal untuk pengembangan usaha;

- Anggaran pengeluaran modal (investasi) adalah pembelian barang modal yang

usianya lebih dari satu tahun sehingga perlu disusutkan.

4. Anggaran neraca, merupakan proyeksi dari necara tahun atau periode lalu.

- Anggaran neraca tahun 2005 merupakan proyeksi dari neraca per 31 desember
2004, sesuai perubahan-perubahan yang terjadi tahun 2005.

5. Analisis Kinerja Keuangan (Analisis Rasio Keuangan) dari Anggaran

a. Rasio likuiditas : mengukur kemampuan memenuhi kewajiban jangka pendek.

b. Rasio leverage : mengukur seberapa besar perusahaan dibiayai utang.

c. Rasio aktivitas : mengukur sejauh mana efektifnya perusahaan dalam menggunakan

sumber daya yang dimiliki.

d. Rasio profitabilitas : mengukur kemampuan perusahaan memperoleh laba dari hasil

penjualan usaha atau dengan mengguanakan aset perusahaan.