PROCEDURES AND WORK INSTRUCTIONS

Oleh : - Hamdan Anang Kholili (7410040527) - Khairun Nizam (7410040528)

PEMBAHASAN
f 14.1 Kebutuhan prosedur dan instruksi kerja f 14.2 Prosedur dan manual prosedur f 14.3 Instruksi kerja dan manual instruksi kerja f 14.4 Prosedur dan instruksi kerja: persiapan, implementasi

dan update

PROSEDUR
f Prosedur adalah "suatu cara tertentu untuk mencapai

sesuatu atau bertindak" (Kamus Webster New College). Dengan kata lain, prosedur, sebagai komunikasi dalam dokumen, adalah kegiatan-kegiatan rinci atau proses untuk dilakukan sesuai dengan metode yang diberikan untuk tujuan menyelesaikan tugas.

INSTRUKSI KERJA
f Instruksi kerja terutama digunakan dalam kasus di mana

sebuah metode yang seragam untuk melakukan tugas seluruh organisasi adalah tidak mungkin atau tidak diinginkan. Instruksi kerja adalah spesifik untuk tim atau departemen, mereka melengkapi prosedur eksplisit dengan memberikan rincian yang cocok hanya untuk kebutuhan satu tim, departemen, atau unit

14.1 KEBUTUHAN PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA

f Mengapa kita harus menggunakan prosedur SQA dan instruksi kerja? f Bukankah lebih baik jika setiap profesional mengandalkan pengalaman

sendiri dan melakukan tugasnya dengan cara terbaik yang mereka tahu?
f Apa manfaat bagi organisasi yang memaksa saya untuk melakukan tugas

hanya dengan cara yang mereka pilih?

BAGAN HIRARKI KONSEPTUAL UNTUK PENGEMBANGAN PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA

TUJUAN PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA SQA

f Kinerja tugas, proses atau kegiatan dalam cara yang paling efektif dan

efisiensien tanpa menyimpang dari kebutuhan mutu.

f Komunikasi yang efektif dan efisien antara staf yang terpisah yang terlibat

dalam pengembangan dan pemeliharaan sistem perangkat lunak. Keseragaman dalam kinerja, pencapaian yang sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja, mengurangi kesalahpahaman yang menyebabkan software errors.
f Koordinasi yang sederhana antara tugas dan kegiatan yang dilakukan

oleh berbagai badan organisasi. Koordinasi yang lebih baik berarti lebih sedikit kesalahan.

14.2 PROSEDUR DAN MANUAL PROSEDUR

f Prosedur menyediakan semua rincian yang dibutuhkan untuk

melaksanakan tugas sesuai dengan metode sebelumnya untuk memenuhi fungsi tugas tersebut. Rincian ini untuk menanggapi lima isu yang dikenal sebagai W-Five

MASALAH YANG DISELESAIKAN OLEH PROSEDUR (W-FIVE)

f Kegiatan apa harus dilakukan? (What) f Bagaimana seharusnya masing-masing kegiatan dilakukan? (HoW) f Kapan kegiatan dilakukan? (When) f Di mana sebaiknya kegiatan dilakukan? (Where) f Siapa yang harus melakukan kegiatan? (Who)

CONTOH DAFTAR ISI DARI PROSEDUR YANG DAPAT DIGUNAKAN OLEH SEMUA ORGANISASI
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Pendahuluan * Tujuan Istilah dan singkatan * Masa berlaku dokumen Metode Kualitas catatan dan dokumentasi Pelaporan dan tindak lanjut * Tanggung jawab untuk implementasi * Daftar lampiran * Lampiran * * Bagian diikutkan hanya jika berlaku

MEMBANGUN DAN MEMILIH LAMPIRAN

Bentuk dari dokumentasi dan laporan, terutama tabel atau daftar dari kondisi yang menentukan urutan alternatif kegiatan dan tabel yang mendefinisikan batas-batas otoritas, cenderung sering berubah dalam menanggapi perkembangan eksternal atau internal modifikasi produk atau tugas. Kebanyakan perubahan tersebut tidak mencerminkan modifikasi prosedur. Lampiran yang menyediakan rincian ini hanya menyediakan cara praktis untuk memperkenalkan perubahan tanpa mengganggu prosedur itu sendiri.

MANUAL PROSEDUR
Isi manual prosedur suatu organisasi bervariasi sesuai dengan:
f Jenis pengembangan perangkat lunak dan kegiatan perawatan yang

dilakukan oleh organisasi

f Kisaran kegiatan milik masing-masing jenis kegiatan f Kisaran pelanggan (misalnya: internal, pelanggan custom-made

software, COTS pelanggan perangkat lunak) dan pemasok (misalnya, pengembangan diri dan pemeliharaan, subkontraktor, pemasok COTS perangkat lunak dan modul perangkat lunak yang dapat digunakan kembali)
f Konsep-konsep yang mengatur pilihan metode yang akan diterapkan

oleh organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan SQA.

INSTRUKSI-INSTRUKSI KERJA DAN MANUAL INSTRUKSI KERJA

INSTRUKSI-INSTRUKSI KERJA
f Instruksi-instruksi kerja (IIK) sama dengan pengaplikasian dari prosedur-

prosedur, yang diadopsi dari permintaan team proyek, pelanggan, dan pihak yang terkait
f Merupakan detail dari sebuah metodology f IIK tidak dapat berlawanan dengan prosedur yang ada dan sebaliknya harus

disesuaikan prosedur yang ada

f Seorang bebas menambahkan, merubah, atau membatalkan IIK, asal

memperhatikan prosedur yang berlaku

CONTOH INSTRUKSI KERJA - SQA

PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA: PERSIAPAN, IMPLEMENTASI DAN PEMBAHARUAN

PERSIAPAN PROSEDUR BARU

f Harus sesuai kerangka organisasi dalam penentuan tanggungjawab f Penunjukan komite ad-hoc profesional, SQA unit dan tenaga ahli f Konsultasi pada tenaga ahli eksternal yang berpengalaman (Konsultan)

IMPLEMENTASI
f Persetujuan tentang kemudahan implementasi dari prosedur baru atau

revisinya.
f Pendistribusian ke tim tentang prosedur baru. f Melibatkan anggota tim untuk sosialisasi f Menerima masukan dari individu yang tidak mau mematuhi

PEMBAHARUAN (UPDATE)
f Dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti:

perubahan teknologi alat-alat pembangunan, perangkat keras, komunikasi peralatan, dll Perubahan di daerah organisasi aktivitas Pengguna proposal untuk perbaikan Analisis kegagalan maupun keberhasilan Proposal untuk perbaikan diprakarsai oleh laporan audit internal Belajar dari pengalaman organisasi lain Pengalaman dari tim SQA
f Prosedurnya sama dengan ketika akan membuat sebuah prosedur baru f Merupakan tahap yang penting

KESIMPULAN
KONTRIBUSI PROSEDUR
f Menjamin kesesuaian kegiatan, sebagai syarat untuk menjamin kualitas

perangkat lunak
f Kinerja akan lebih efektif dan efisien f Memudahkan untuk koordinasi antar bagian, baik internal dan eksternal f Standarisasi meminimalkan terjadinya kesalahan

KESIMPULAN
PERBEDAAN ANTARA PROSEDUR DAN INTRUKSI
f Prosedur adalah langkah-langkah untuk menyelesaikan tugas yang

diberikan. (Universal)
f Instruksi adalah alat yang digunakan untuk melengkapi keanekaragaman

yang akan muncul di lapangan dalam penerapan prosedur. (Rincian)

f Instruksi kerja tidak boleh bertentangan dengan prosedur.

KESIMPULAN
MENJAGA MANUAL PROSEDUR
f Meliputi kegiatan sebagai berikut
f Persiapan pembuatan prosedur baru/revisi f Penerapan prosedur baru/revisi f Pembaharuan prosedur baru

f Melibatkan anggota tim SQA, komite ad-hoc, Pemimpin SQA, perwakilan

unit SQA.

CONTOH

TERIMA KASIH