BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

Langkah-langkah Membuat Standar Operasional Prosedur

Langkah-langkah membuat prosedur :
1. Periksa apakah sudah ada prosedur eksisting. Jika ada, prosedur eksisting
ini bisa dijadikan refrensi.
2. Jika organisasi belum memiliki prosedur serupa yang diterapkan di
organisasi lain. Lebih disarankan untuk menggunakan refrensi prosedur
dari organisasi atau perusahaan sejenis, agar lebih mudah mendapatkan
ekivalensi unit kerja atau individu terkait.
3. Tetapkan batasan lingkup proses yang akan dibuatkan prosedur.
4. Definisikan istilah-istilah yang akan digunakan dalam prosedur.
5. Definisikan pihak-pihak yang terlibat dalam proses, fungsi yang
bertanggung jawab pada proses dan pejabat yang berwenang menyetujui
proses yang akan dibuat.
6. Identifikasikan input dan output dari proses tersebut dan faktor
pengambilan keputusan.
7. Tentukan ukuran keberhasilan dari pelaksanaan prosedur. Indikator
keberhasilan bisa berupa jenis, jumlah atau kualitas produk (barang/ jasa),
atau waktu penyelesaian proses.
8. Buat diagram alir kasar untuk memberikan gambaran proses secara
keseluruhan, sebelum menjabarkan proses secara detail.
9. Buat diagram alir yang lebih rinci sesuai dengan hasil wawancara.
10. Tuangkan setiap langkah yang telah diidentifikasikan dalam diagram alir
dalam bentuk narasi.
11. Apabila dalam aktivitas proses terdapat dokumen lain yang mendukung
(misalnya peraturan pemerintah terkait atau formulir terkait), masukkan
sebagai lampiran.
12. Untuk memastikan apakah prosedur sudah sesuai dengan kondisi
sebenarnya, gunakan petunjuk-petunjuk sebagai berikut :
a. Apakah prosedut terkait sudah cukup jelas ?
b. Apakah urutan langkah dalam prosedu sudah logis ?
c. Apakah terdapat ide baru yang harus dimasukkan dan dijelaskan ?
d. Apakah kalimat yang menggambarkan setiap langkah mudah
dipahami ?
e. Apakah kalimatnya terlalu samar ?
f. Apakah kalimatnya terlalu panjang dan rumit ?
13. Apabila prosedur sudah dituangkan dalam bentuk tulisan dan diagram
alir, prosedur kemudian uji coba. Hasil uji coba kemudian digunakan
untuk memperbaiki prosedur hingga sesuai.
14. Setelah prosedur disahkan, prosedur didistribusikan kepada unit kerja
terkait, kemudian dilakukan pelatihan dan sosialisasi.

Hasil dari pembuatan SOP dengan menggunakan langkah yang diatas bisa
dilihat pada lampiran.
Diagram alir proses pembuatan prosedur dapat dilihat pada gambar :

Gambar 4. 1 Diagram alir proses pembuatan prosedur