NAMA

: ASDI BIN SIDDI

NO. KAD PENGENALAN : 810803-12-6139 NO. ANGKA GILIRAN : 1209110210 SOALAN 2 Proses Kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikankebaikan yang boleh diperolehi daripadanya. JAWAPAN Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan atau pejabat. Ia mengandungi prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas. Tujuan utama MPK adalah untuk membantu ketua-ketua jabatan melaksanakan tugas dengan bersistem. Fail Meja (FM) pula merupakan dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Ia mengandungi perincian mengenai peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) juga boleh didefinisikan sebagai satu rangkaian prosedur dan pegawai/staf bertanggungjawab yang jelas bagi setiap aktiviti. Proses kerja dalam telah memperincikan apa, siapa dan bagaimana sesuatu sistem dalam organisasi berfungsi. Melaluinya, tindakan kerja dapat dibuat dengan kemas, teratur dan bersistem. Kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada proses kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) adalah: Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan menjalankan tugas. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM), semua arah tuju dan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab seorang pegawai sangat jelas dari segi peranan, posisi dan kuasanya dalam melaksanakan tugas. Ini

bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam landasan yang betul kerana terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Justeru itu, kes-kes kesilapan operasi dan perundangan dapat dielakkan. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. Terdapat carta organisasi bahagian atau unit bagi menunjukkan aktiviti yang dijalankan oleh jabatan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bertindak sebagai alat latihan bagi pegawai yang baru bertugas atau pegawai yang mengganti tugas, ini akan memudahkan mereka dengan hanya merujuk kepada Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM). Dengan ini, pegawai berkenaan tidak perlu mengambil masa untuk dilatih atau dibimbing. Dapat menunjukkan tindakan tepat dalam aliran kerja. Dengan aliran kerja yang teratur dan mantap, seorang pegawai dapat membuat sesuatu keputusan tindakan dengan mudah. Dengan ini, sesuatu masalah dapat diatasi dengan kadar yang segera, lengkap dan tepat. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang ditetapkan. Dengan proses Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM), standard kerja telah ditetapkan. Oleh itu, sebarang permasalahan dari segi pertindihan maklumat, pembaziran masa dan tenaga serta masalah dapat dielakkan. Hal ini disebabkan setiap kerja yang dilakukan adalah merujuk kepada aliran pemprosesan atau kerja yang disimpan dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM). Selain itu, dapat mewujudkan keseragaman kerja dalam sesuatu jabatan. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain. Penetapan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian tugas yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan atau pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan atau pejabat berkenaan jelas dengan tanggungjawab masing-masing dengan tepat dan mengetahui tugas di setiap unit atau bahagian atau individu yang telah diberikan. Mewujudkan keseragaman dalam menjalankan kerja. Melalui Manual Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), setiap pekerja dapat menjalankan

kerja disebabkan wujudnya senarai tugas bagi bagi jabatan atau pejabat. Dengan adanya Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), pekerja-pekerja dapat menjalankan tugas dengan mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan jelas dalam bidang kuasa masing-masing. Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara-cara menjalankan kerja. Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), dapat mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang kerana mempunyai senarai tugas dan tanggungjawab individu dalam jabatan atau pejabat. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila pengemaskinian diperlukan. Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), akan membantu kerja penyeliaan supaya dapat mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seorang pegawai. Secara langsung memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat. Kesimpulannya, Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM) adalah dua dokumen yang amat penting yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau pejabat yang boleh digunakan sebagai rujukan rasmi serta alat pengurusan yang dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti sesebuah jabatan atau pejabat.

NAMA

: ASDI BIN SIDDI

NO. KAD PENGENALAN : 810803-12-6139 NO. ANGKA GILIRAN : 1209110210 SOALAN 5 Nyatakan kaedah-kaedah perolehan. Berikan nilai perolehan sebut harga dan tatacara menguruskan sebut harga. JAWAPAN Perolehan membawa maksud pembelian yang dilakukan oleh sesuatu Kementerian atau Jabatan. Ianya adalah salah satu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti Kementerian atau Jabatan. Antara kaedah-kaedah perolehan yang boleh digunakan antaranya ialah: i) Panjar wang runcit ii) Kontrak pusat iii) Pembelian terus iv) Requisition (untuk perolehan kerja) v) Sebut harga vi) Tender vii) Perolehan darurat viii) Melalui penggunan kontrak jabatan lain ix) Perolehan secara gotong royong x) Perolehan melalui perlanjutan / perubahan kontrak xi) Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS)

xii) Perolehan melalui perunding Nilai Perolehan Sebut Harga menjelaskan bahawa pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM200,000 boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga daripada sekurang-kurangnya lima pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Bagi pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM200,000 boleh dibuat secara sebut harga di kalangan lima pembekal bertaraf Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang berkenaan yang menggunakan borang di Lampiran Q. sebut harga di kalangan pembekal Bagi pembelian setiap jenis item yang Bumiputera yang berdaftar dengan bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa melalui Kementerian Kewangan. Tiap-tiap jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan hendaklah menggunakan lampiran Q yang berasingan. Bagi pembelian setiap jenis item yang bernilai melebihi RM100,000 hingga RM200,000 hendaklah dipelawa melalui sebut harga secara terbuka di kalangan pembekal Bumiputera atau bukan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Jika bilangan pelawan sebut harga yang dikehendaki tidak boleh didapati, Urusetia Sebut Harga hendaklah berpuas hati hati bahawa bilangan pembekal adalah kurang daripada lima. Tatacara Menguruskan Sebut Harga Satu kaedah yang seragam hendaklah diamalkan kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti bagi sesuatu urusan sebut harga untuk memastikan prinsip kesaksamaan dan adil dilaksanakan ke atas penyebut harga. Kementerian atau Jabatan hendaklah menetapkan kaedah pemberitahuan sebut harga sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan. Kementerian atau Jabatan hendaklah mempamerkan pemberitahuan sebut harga di papan kenyataan Kementerian atau Jabatan, selain daripada

mempelawa

sebut

harga

kepada

penyebut

harga

yang

telah

dikenal

pasti.Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh hari berturutturut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut. Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan. Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga atau pembuat atau pembekal atau kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga. Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk pengawalan. Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan.Agensi hendaklah mensyaratkan kepada penyebut harga supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran teknikal dalam dua sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan. Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam agensi hendaklah menyatakan agensi yang memanggil sebut harga, tajuk sebut harga, syarat kelayakan penyebut harga, bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran dan tempat sebut harga perlu dihantar, tarikh dan waktu tutup. Sebut harga hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195, 196 dan 197.