KULIAH 9

PEROLEHAN DAN PENGURUSAN BAYARAN

PENGENALAN
Pengurusan perolehan kerajaan ialah satu aspek pengurusan kewangan yang sangat penting kerana ianya
melibatkan peruntukan yang diberi oleh kerajaan kepada jabatan atau sekolah. Peraturan atau pekeliling
telah dikeluarkan oleh perbendaharaan dari masa ke semasa untuk dibuat rujukan

ahukah anda apa akan terjadi jika kita membeli peralatan bengkel yang tidak mengikuti spesifikasi, kualiti
tidak elok dan harganya tinggi?

Tentulah merugikan jabatan atau sekolah. Wang telah banyak dikeluarkan, peralatan pula senantiasa
rosak dan perlu dibaiki. Kadang-kadang harga pembaikan akan lebih tinggi dari harga barang. Oleh itu
adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan mengikut tatacara perolehan yang
dikeluarkan oleh perbendaharaan. Pegawai yang terlibat perlu membuat kajian pasaran yang berpatutan
bahawa barang yang akan dibeli itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. Ianya perlu
mengambilkira kualiti, harga kegunaan barang itu dan faktor-faktor lain yang berkaitan.
Pengetua sekolah sebagai Pegawai Pengawal kewangan sekolah dipertanggungjawab untuk:
Memahami dan mematuhi peraturan.
Menentukan peruntukan mencukupi.
Membuat perancangan yang lebih awal.
Memberitahu pihak berkenaan mengenai pembelian.
Menyimpan akaun dan rekod dengan baik.
Menyelia, menyelenggara dan mengawal perolehan dan penggunaan.
Membayar mengikut peraturan yang dittetapkan.
Membuat kajian pasaran.

T
Definisi Perolehan

Perolehan bermaksud mendapatkan suatu barangan/perkhidmatan dengan mengikut tatacara yang telah
ditetapkan oleh perbendaharaan yang diluluskan oleh Jawatankuasa mengikut syarat yang telah
ditetapkan.

Pembelian ialah suatu urusan permintaan atas perolehan bekalan atau perkhidmatan mengikut kehendak
sesebuah agensi pada semua kemungkinan harga, samada pembelian runcit melalui pesanan tempatan
atau melalui kontrak pusat.

Objektif Pengurusan Perolehan Kerajaan:

Best value for money.
Kualiti yang terjamin.
Kuantiti yang dikehendaki dan berterusan.
Sebagai alat untuk mencapai dasar kerajaan.
Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan.
Pengurusan stor yang cekap dan berkesan.
Pemindahan teknologi.
Menjimatkan pertukaran wang asing.

Dasar Perolehan Kerajaan.

Mewajibkan penggunaan barang dan perkhidmatan keluaran tempatan.
Menggalakkan dan memupuk penglibatan usahawan bumiputera.
Meningkatkan keupayaan industri tempatan melalui pemindahan teknologi dan kemahiran.
Berdaftar dengan kementerian keewangan.

Penjenisan perolehan
A. Kerja
Kerja pembinaan, ubahsuai pembersihan dan lain-lain yang berkaitan.
B. Bekalan
Bekalan bahan, peralatan, makanan, pakaian dan lain-lain yang berkaitan
C. Perkhidmatan
Khidmat perundingan, kajian, latihan/kursus dan lain-lain yang berkaitan
Tatacara Perolehan Kerajaan
Perolehan melalui panjar runcit.
Perolehan melalui kontrak pusat.
Perolehan terus.
Perolehan melalui sebutharga.
Perolehan secara tender.
Perolehan rundingan terus.
Perolehan darurat.
Perolehan melalui perkhidmatan perunding.
Perolehan melalui perlanjutan kontrak.

Perolehan melalui panjar runcit
Untuk kegunaan segera
Membeli barang atau mendapatkan perkhidmatan nilai harga kurang dari RM 100.00. Contohnya
pembelian barang runcit untuk memasak, bayaran tol dan pakir kereta.
Tiada dokumen pembelian diperlukan, cukup dengan resit sahaja.
Diuruskan oleh pembantu tadbir dan guru.

Perolehan melalui kontrak pusat
Barang/perkhidmatan gunasama (oleh semua agensi kerajaan).
Perlu merujuk kepada pekeliling kontrak perbendaharaan terkini yang mengutarakan: spesifikasi
barang, harga, tempoh kontrak, latarbelakang kontraktor, tempoh penyerahan, tatacara pesanan
dan bayaran, jaminan dan lain-lain.
Gunakan pesanan kerajaan sebagai dokumen pembelian.
Perolehan terus
Harga satu barang atau satu kelas barang tidak melebihi RM 20,000.00 dalam setahun boleh
dibuat dari syarikat yang tidak berdaftar.
Harga satu barang atau satu kelas barang RM 20,000.00 hingga RM 50,000.00 daripada pembekal
berdaftar dengan Perbendaharaan.
Menawarkan harga yang berpatutan dengan kualiti.
Gunakan pesanan kerajaan sebagai dokumen pembelian
Pembelian barang kekal seperti computer dan perabot diberi keutamaan.

Perolehan melalui sebutharga
Barang yang dibeli bernilai di antara RM 50,000.00 hingga RM 200,000.00.
Pelawaan dibuat kepada sekurang-kurangnya lima (5) pembekal/kontraktor.
Dokumen Lampiran Q (Arahan perbendaharaan) digunakan dan dihantar kepada pembekal.
Menetapkan jawatan kuasa sebutharga yang terdiri daripada 3 orang pegawai.
Pihak sekolah perlu memberi gambaran jelas kepada firma-firma dan keutamaan pemilihan
berdasarkan kualiti.
Menyediakan notis sebutharga.
Menyediakan peti sebutharga.
Menetapkan kaedah pemberitahuan sebutharga samada melalui pos atau serahan tangan.

Perolehan secara tender
Pembelian bernilai di antara RM 200,000.00 dan ke atas.
Iklan tender dalam sekurang-kurang satu (1) akhbar tempatan berbahasa Malaysia.
Diiklan dalam tempoh tidak kurang dari 21 hari.
Menetapkan jawatankuasa tender yang terdiri daripada Pegawai Pendidikan Daerah/Pegawai
Pendidikan Negeri.
Menyediakan spesifikasi dan dokumen tender serta menjual dokumen tender.
Peti tender yang berkunci disediakan.
Semua tender bagi bekalan dan perkhidmatan perlu disertakan dengan wang pertaruhan/sandaran
sebanyak 2% daripada amaun yang ditender.
Tender hendaklah dinilai oleh Jawatankuasa Teknikal dan Jawatankuasa Kewangan.
Tender ditimbang dan diluluskan oleh Lembaga Perolehan.
Setuju terima tender.

Perolehan rundingan terus
Perolehan yang dibuat secara langsung dengan mana-mana kontraktor/pembekal setelah
mendapat kelulusan khas perbendaharaan Malaysia.
Tiada had pembelian.
Pembelian berunsur keselamatan yang tidak perlu diberi publisiti seperti alat senjata.
Diketahui hanya 1 2 punca bekalan atau pembekal yang ada.

Perolehan darurat
Perolehan tidak melebihi keperluan semasa.
Dilakukan semasa kecemasan yang tidak diduga.
Pembelian serta merta dengan andaian kelewatan mengakibatkan kepentingan awam seperti
banjir dan kebakaran.
Perlu dapat kelulusan Perbendaharaan.
Kemukakan laporan terperinci kepada perbendaharaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh
perolehan.

Perolehan melalui perkhidmatan perunding
Hendaklah memenuhi pra-syarat keperluan perkhidmatan perunding.
Kelulusan bayaran perkhidmatan perunding hendaklah diperolehi dari Perbendaharaan atau
Lembaga perolehan.
Perunding yang dilantik perlu mengikut tatacara perolehan kerajaan yang berkuatkuasa.

Perolehan Melalui Perlanjutan Kontrak
Kontrak yang masih berkuatkuasa dan tidak melibatkan kenaikan harga.
Perlu kelulusan Lembaga perolehan atau Jawatankuasa sebutharga.
Jika ada pertambahan kuanttiti syaratnya tidak boleh melebihi 50% dari kontrak asal.

ahukah anda teknologi berubah dari semasa ke semasa. Perbendaharaan Malaysia telah
memperkenalkan satu sistem pembelian terus secara e-Perolehan.


1. Apakah yang dimaksudkan dengan e-Perolehan?
e-Perolehan adalah satu sistem pembelian produk/perkhidmatan secara atas talian (on-line)
melibatkan pelbagai proses dan prosedur.

2. Tatacara e-Perolehan
Pengguna kerajaan membuat permintaan dan memilih produk yang dikehendakki daripada katalog
elektronik dan e-Perolehan mendaftarnya.

3. e-Perolehan menghantar permintaan untuk pengesahan dan seterusnya dihantar kepada
pembekal untuk pertanyaan.

4. e-Perolehan membenarkan pembekal mengesahkan penerimaan pertanyan pembelian seperti
dalam kontrak pusat.

5. e-Perolehan menyokong pengesahan permintaan pembelian secara on-line setelah permintaan
bekalan disah terima oleh pembekal.

6. e-Perolehan menjana pesanan pembelian untuk diterima oleh pembekal.

7. e-Perolehan menjana pesanan hantaran bersama dengan barang sebenar.

8. Pengguna kerajaan mengesahkan penerimaan barang dan menyediakan penerimaannya.
T

9. e-Perolehan membantu pembekal menyediakan invois pembayaran.

10. e-Perolehan menerima invois dan bayaran dibuat oleh sistem yang menyediakan arahan
pembayaran. Pembayaran dibuat kepada pembekal.

PENGURUSAN BAYARAN

Sistem pembayaran yang dilakukan di Jabatan Kerajaan adalah berpandukan peraturan dan prosedur
yang ditetapkan di dalam Arahan Perbendaharaan dan juga Pekeliling-pekeliling yang dikeluarkan oleh
Perbendaharaan dan Jabatan Akauntan Negara dari semasa ke semasa.

Di peringkat jabatan, setiap perbelanjaan yang dilakukan berasaskan kepada peruntukan yang telah
diluluskan dan setiap pembayaran yang dibuat mestilah disokong dengan suatu baucer yang sepatutnya
dan catatan dibuat ke dalam buku akaun yang tertentu.

Pegawai Pengawal iaitu Ketua Jabatan/Pengetua Sekolah bertanggungjawab atas kesasihannya semua
perbelanjaan yang dilakukan.

ita selalu sebut tentang baucer. Tahukah anda apa yang dimaksudkan dengan baucer bayaran?
Baucer ialah dokumen utama yang digunakan untuk sesuatu pembayaran. Baucer berbentuk borang yang
membuktikan/mengesahkan betulnya butir-butir mengenai pembayaran yang dibuat daripada wang awam.
Ada juga dokumen-dokumen lain yang menyokong sesuatu baucer bayaran. Jenis-jenis baucer dan
dokumen tersebut adalah seperti berikut:-

Baucer Bayaran Am Kew. 304
Baucer Bayaran (Perihal Cek Berganda) Kew. 304A
Baucer Bayaran (Draf Bank/ T. Transfers) Kew 304 B
Baucer Jernal Kew 306
Baucer Kecil Kew. 50 & 50A
K
Borang Kawalan Kelompok Kew. 302 & 302A

Baucer pembayaran direkodkan dalam buku tunai yang terdiri dari dua jenis iaitu buku tunai utama dan
buku tunai panjar wang runcit.
Buku tunai mengandungi dua halaman terimaan dan bayaran.
Tahukah anda apa yang perlu dicatit dalam halaman terimaan dan halaman bayaran?
PERUNTUKAN KEWANGAN DAN PENJENISAN KOD
Sumber Peruntukan Kewangan.
Peruntukan Anggaran Pembangunan adalah untuk pembangunan prasarana dan pembinaan,
ubahsuai bangunan/bengkel

Peruntukan Anggaran Belanja Mengurus (ABM) adalah untuk kos operasi tahunan samada di
bawah Dasar Sedia Ada, Dasar Baru, One-Off seperti perbelanjaan emolument, perolehan dan
penyelenggaraan peralatan, geran pelancaran dan bantuan per kapita.

Penjenisan Kod
Peruntukan-peruntukan ini diberi di bawah Penjenisan Kod. Senarai kod mempunyai lima (5)
angka dan dibahagikan kepada 4 peringkat kod iatu:

(i) Objek Am
(ii) Objek Sebagai
(iii) Objek Kumpulan Lanjut
(iv) Objek Lanjut.


ahukah anda, sebagai seorang guru anda perlu mahir menggunakan peruntukan mengikut objek yang
ditetapkan dan memastikan samada peruntukan mencukupi atau tidak?.
Perkara ini telah digaris secara jelas oleh Bahagian Kewangan Kementerian Pelajaran.

T
Objek Am
OA 10000 emolumen
OA 20000 Perkhidmatan dan Bekalan
OA 30000 - Aset

OA 20000 Perkhidmatan dan Bekalan
OS 21000 Perjalanan dan sara hidup
OS 22000 Pengangkutan barang
OS 23000 Perhubungan dan utiliti
OS 24000 Sewaan
OS 25000 Bahan makanan dan minuman
OS 26000 Bekalan bahan mentah dan bahan untuk penyelenggaraan dan pembaikan
OS 27000 Bekalan dan bahan-bahan lain
OS 28000 Penyelenggaraan dan pembaikan kecil.
OS 29000 Perkhidmatan Ikhtisas & lain-lain perkhidmatan yang dibeli dan hospitaliti.

OA 30000 Aset
OS 31000 Tanah dan pembaikan tanah
OS 32000 Bangunan dan pembaikannya
OS 33000 Kemudahan dan pembaikannya
OS 34000 Kenderaan dan jentera
OS 35000 Harta-harta modal yang lain
OS 36000 Binatang, pokok dan benih.














PEROLEHAN DAN PENGURUSAN BAYARAN
Jenis Perolehan
Kerja
Bekalan
Perkhidmatan
Tatacara Perolehan
Panjar Runcit
Kontrak Pusat
Terus
Sebutharga
Tender
Rundingan Terus
Darurat
Perkhidmatan Perunding
Perlanjutan Kontrak
Pengurusan Bayaran
Baucer
Peruntukan Kewangan