Manajemen Sistem

Pengadaan Bahan
Makanan
Ibnu Zaki
Pengadaan barang /jasa
pemerintah
 Merupakan Kegiatan pengadaan
barang /jasa yang dibiayai dengan
APBN/APBD , baik yang dilaksanakan
swakelola maupun oleh penyedia
barang/jasa
PENGGUNA BARANG/JASA
 Kepala kantor/satuan kerja/pemimpin
proyek/pemimpin bagian
proyek/pengguna anggaran
daerah/pejabat yang disamakan sebagai
pemilik pekerjaan yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan pengadaan
barang/jasa dalam lingkungan unit
kerja/proyek tertentu
KEMITRAAN
 Kerjasama usaha antara penyedia
barang/jasa dalam negeri maupun
dengan luar negeri yang masing –
masing pihak mempunyai hak,
kewajiban dan tanggung jawab yang
jelas berdasarkan kesepakatan bersama
yang dituangkan dalam perjanjian
tertulis
PENYEDIA BARANG/JASA
 Badanusaha atau orang perseorangan
yang kegiatan usahanya menyediakan
barang/jasa
PEMILIHAN PENYEDIA
BARANG/JASA
 Kegiatanuntuk menetapkan penyedia
barang/jasa yang akan ditunjuk untuk
melaksanakan pekerjaan
KONTRAK
 Perikatan
antara pengguna barang/jasa
dengan penyedia barang /jasa dalam
pelaksanaan pengadaan barang / jasa
PRINSIP PENGADAAN
 Efisien : pengadaan barang/jasa harus
diusahakan dengan menggunakan dana
dan daya yang terbatas untuk mencapai
sasaran yang ditetapkan dalam waktu
sesingkat singkatnya dan dapat
dipertanggung jawabkan
 Efektif : harus sesuai dengan kebutuhan
yang telah ditetapkan dan dapat
memberikan manfaat yang sebesar
besarnya sesuai dengan sasaran yang
ditetapkan
LANJUT
 Terbukadan bersaing : harus terbuka
bagi penyedia barang/jasa yang
memenuhi persyaratan dan dilakukan
melalui persaingan yang sehat diantara
penyedia barang/jasa yang setara dan
memenuhi syarat/kriteria tertentu
berdasarkan ketentuan dan prosedur
yang jelas dan trasparan
LANJUT
 Transparan: semua ketentuan dan
informasi mengenai pangadaan
barang/jasa,termasuk syarat teknis
administrasi pengadaan, tata cara
evaluasi,hasil evaluasi,penetapan calon
penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka
bagi peserta penyedia barang/jasa yang
berminat serta bagi masyarakat luas
pada umumnya
Lanjut
 Adil : memberikan perlakuan yang sama bagi
semua calon penyedia barang/jasa dan tidak
mengarah untuk memberi keuntungan kepada
pihak tertentu dengan cara atau alsan apapun
 Akuntabel : harus mencapai sasaran baik
fisik, keuangan maupun manfaat bagi
kelancaran pelaksanaan tugas umum
pemerintahan dan pelayanan masyarakat
sesuai dengan prinsip serta ketentuan yang
berlaku dalam pengadaan barang/jasa
KEBIJAKAN PEMERINTAH
 Meningkatkan penggunaan produksi dalam negeri
 Meningkatkan peran serta usaha kecil termasuk
koperasi
 Menyederhanakan ketentuan dan tata cara
 Meningkatkan profesionalisme, kemandirian dan
tanggung jawab pengguna, panitia dan penyedia
 Meningkatakan penerimaan negara melalui sektor
pajak
 Menumbuh kembangkan usaha nasional
 Dilakukan di dalam negeri
 Mengharuskan pengumuman secara terbuka
rencana pengadaan
ETIKA PENGADAAN
 Melaksanakan tugas secara tertib , tanggung
jawab untuk mencapai tujuan
 Profesional , mandiri dan jujur
 Tidak saling mempengaruhi
 Menerima atas kesepakatan yang telah
ditetapkan
 Menghindari terjadinya pertentangan
kepentingan
 Mencegah pemborosan dan kebocoran
 Tidak menyalahgunakan kewenangan
 Tidak menerima hadiah
Kegiatan pengadaan bahan makanan
meliputi :
 Penetapan spesifikasi BM
 Survey pasar
 Perhitungan harga makanan
 Pemesanan dan pembelian BM
Spesifikasi BM
 Adalah standar bahan makanan yang
ditetapkan oleh peminta (instansi,
perorangan) sesuai dengan ukuran,
besar, untuk mempertahankan kualitas
bahan makanan. Dalam menetapkan
macam/item bahan makanan serta
kualitasnya biasanya diperoleh dari
standar resep
Survey Pasar
 Adalah kegiatan untuk mengetahui
harga BM yang sesuai dengan
spesifikasi yang ada dipasaran sebagai
dasar perencanaan anggaran. Perkiraan
harga tersebut meliputi harga terendah,
harga tertinggi, harga tertimbang dan
harga perkiraan maksimal
Perhitungan harga makanan
 Perhitungan food cost
 Perhitungan biaya transport
PEMBELIAN BAHAN
MAKANAN
 Adalah rangkaian kegiatan dalam
menyediakan macam & jml serta
spesifikasi bahan makanan tertentu
dalam kurun waktu tertentu sesuai
dengan ketentuan yang berlaku di
institusi pelayanan makanan.
 Pembelian bahan makanan dipengaruhi
 kebijakan institusi, syarat , prosedur
yang ditetap Kan oleh institusi.
lanjut

Pertimbangan dalam pembelian Bahan Makanan

A. Faktor yg berkaitan dengan pelayanan yg ditetapkan
bagi klien di institusi
1. Besar institusi,lokasi,fasilitas yg disediakan bagi klien
2. Policy institusi,mempunyai fasilitas penyimpan
an(B.M. kering & segar)
3. Macam,jumlah,& kemampuan tenaga,upah,
dibandingkan dengan penggunaan B.M dalam rangka
penghematan biaya tenaga
4. tersedianya menu yang terencana,memenuhi
kebutuhan gizi klien,kepuasan,batas anggaran yang
Ditetapkan
lanjut

B. Faktor yang berhubungan dengan

kondisi ketersediaan bahan makanan
(pasar/sumber2 BM)
a. Ketersediaan BM
b. Harga tiap jenis BM
c. Nilai ekonomis pemakaian BM
d. Kemampuan menjual dalam pelayanan
pengiriman BM & pemenuhan
Penyediaan BM yg diminta
lanjut

C. Macam/jenis Pembelian Bahan Makanan

1. Pembelian langsung kepasar

2. Pembelian dgn. Pelelangan
3. Pembelian dgn. Musyawarah
4. Pembelian untuk wkt. yang akan datang
5. Pembelian dgn. Kontrak tanpa tanda
tangan
Cara Pembelian :

 Pembelian langsung ke pasar 

kesepakatan pembeli & penjual, dapat
dilaksanakan menurut prosedur yang
sudah ditetapkan, pihak pembeli dapat
menentukan macam, kualitas, harga,
ketersediaan bahan makanan. Pesanan
dilakukan menurut perjanjian/langsung
ke pasar
 Biasanya jumlah konsumen < 100 orang
Pembelian dgn. Lelang  pembelian mengikuti
prosedur pembelian yang sudah dijabarkan dalam SK
presiden serta PP.
 memberi kesempatan pada rekanan yg memenuhi
persyaratan yg ditentukan (pajak,jaminan Bank,dll)
 Pemberitahuan lelang disebarkan secara resmi
melalui media massa,poster,dll
 dilakukan acara tatap muka dengan rekanan tentang
manajemen & tata cara pembelian
Cara pelelangan:
 P. terbuka memberikan kesempatan pada semua
rekanan yang memenuhi syarat/ lulus prakualifikasi
untuk bersaing menawarkan bahan makanan. Dibuka
secara umum bagi rekanan yang berminat &
memenuhi ketentuan yg ditetapkan institusi.
 Pelelangan terbatas  memberi kesempatan
pada beberapa calon rekanan yang lulus
persyaratan (prakualifikasi) & tercatat sbg.
rekanan mampu(Daftar Rekanan Mampu)
untuk bersaing dlm. penawaran secara tertulis.
Formulir penawaran dikirim oleh institusi yang
menyelenggarakan.
 Penunjukkan langsung penunjukkan rekanan
sbg. Pelaksana pembelian tanpa melalui
lelang. Dilakukan sekurang-kurangnya diantara
3 penawar yg tercatat rekanan mampu
 Anggaran meliputi :
> 5 juta s/d 20 juta dengan SPK ; 3 penawar dlm.
Daftar Rekanan Mampu; penawaran harus
disertai pencantuman NPWP
Mis: makanan kecil(snack),susu,formula enteral

 Penunjukan langsung pelaksanaan pembelian

dilakukan diantara rekanan tanpa melalui
pelelangan. Biasanya anggaran s/d 1 juta
tanpa surat perintah kerja; > 1 juta s/d 5 juta
dgn. SPK; penawaran harus disertai
pencantuman (NPWP)
 Mis: Paket buah,gula sachet
NILAI PEKERJAAN
 Pelangan umum : > 1 M
 Pelelangan terbatas : 500 jt - < 1 M
 Pemilihan langsung : > 100 jt
 Penunjukan langsung : < 50 jt
 Pembelian dengan musyawarahpembelian
setengah resmi untuk beberapa bahan
yng.disediakan pada waktu2 tertentu &
jumlah terbatas,mis : bahan makn pada
musim2 tertentu.
 Hubungan pembeli & penjual berdasarkan
kesepakatan
 Pembelian utk. waktu yng akan datang
 pembelian dirancang utk. Bahan
makanan yng telah
terjamin(mutu,keadaan, harga), produk
terbatas & bahan makanan dipesan
sesuai wkt & kebutuhan
pembeli/institusi
 Kontrak tanpa tanda tangan 
pembelian setengah resmi,
perjanjian dilakukan atas dasar
kepercayaan dan rekanan harus
mempunyai reputasi Tinggi
 Contoh order BM:
Pesanan Tanggal

No. Nama Yg.hrs Realitas Telah Total Dikwitan Keterangan

BM dikirim pengiriman dikirm sikan

Semarang,

Pemesan, Penerima, Pengirim,

Mengetahui
…
Prosedur Pembelian :
 kebutuhan bahan makanan yang akan dilelang
dikonsultasikan pd. Pimpinan.
Pimpinan/direktur membentuk panitia lelang
bahan makanan (staff perawtan, RT, staff Inst.
Gizi, staff adm. Inst. Gizi)
 panitia mempersiapkan pokok2 perjanjian dgn.
rekanan(ttg. ketentuan pembayaran,spesifikasi,
 harga standar, jangka waktu penyelesaian
kontrak,penetapan sanksi2, hak & kewajiban
para pihak yng. terlibat dalam perjanjian
kontrak.
 Menetapkan perjanjian dengan rekanan
(transport,jadwal,dll)
 Pihak inst.Gizi memberi contoh & informasi yang
berhubungan dng. Spesifikasi bahan makanan yng.
diharapkan dari rekanan
 melaksanakan prosedur pelelangan : mengumumkan
pelelangan melalui media massa,
 rekanan yng. berminat ambil formulir &
mengembalikan sesuai jadwal yng.
ditentukan,wawancara tentang masalah kontrak yang
dilakukan (mis:ijin perusahaan,jaminan bank dll)
 pengiriman contoh bahan makanan dari rekanan yng. menang
penawaran
lanjut

persiapan2 yang perlu dilakukan sebelum

menghadapi penawaran pembelian bahan
makanan
 Mengadakan pejelasan tentang
pelelangan
 Pemasukan penawaran
 Evaluasi penawaran
 Menyusun Berita acara evaluasi &
penetapan calon pemenang
lanjut

 Mengusulkan calon pemenang

 Penetapan pemenang
 Pelaksanaan penanda tanganan kontrak
 Penyerahan pesanan permulaan
Contoh Pembelian Bahan Makanan di RS

Sistem pembelian bahan makanan

meliputi :
 < 1 juta: pengadaan langsung,
mis: extra kalori utk diit GGK
 1- 5 juta: pengadaan langsung
dengan SPK, mis: susu sapi segar
PEMBELIAN BAHAN MAKANAN RS.Dr.KARIADI
 5-50 juta : penunjukkan
langsung,mis makanan kecil &
suplemen
 50 – 100 juta : pemilihan
langsung, mis : bahan kering,
sayur, buah lauk-pauk
PENCATATAN DAN PELAPORAN
 Pelaporan penyediaan makanan di RS :
 Banyaknya konsumen yang mendapat makan dala sehari
(pasien,karyawan)
 Banyaknya konsumen yang mendapat makan perbulan
Kekuatan konsumen perbulan dapat digunakan
sebagai faktor pembagi dalam menghitung harga
bahan makanan konsumen perhari
 Laporan penerimaan dan penggunaan bahan makanan
dalam kurun waktu tertentu (bulanan/
Triwulan/tahunan)
PENCATATAN DANPELAPORAN

-laporan biaya bahan makanan /konsumen/hari

dalam setahun
-laporan evaluasi perencanaan dan penggunaan
bahan makanan dalam kurun waktu tertentu
-laporan harga index bahan makanan setahun
(untuk mengetahui naik/turunnya harga bahan ma
kanan dalam setahun.
LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT LAPORAN :
Mengumpulkan data meliputi :
 membuat laporan kekuatan konsumen diperlukan data
permintaan makanan dari ruang rawat inap dan
pegawai sesuai PPM yg berlaku
 membuat laporan penerimaan dan penggunaan bahan
makanan diperlukan data :
* item BM yg digunakan
*kuantitas BM yg diterima dlm kurun wkt ttt
*kuantitas BM yg digunakan dlm kurun wkt ttt
* harga satuan BM
LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT LAPORAN :
 Membuat laporan biaya makan /hari diperlukan :
 Kekuatan bulanan konsumen
 Kuantitas BM yg digunakan /bulan
 Harga setiap macam BM
ө membuat laporan evaluasi perencanaan & penggunaan
BM diperlukan :
* item BM
* kuantitas rencana kebutuhan setiap item BM
selam kurun wkt ttt.
* nilai stock setiap item BM pada awal & akhir
LANGKAH-LANGKAH MEMBUAT LAPORAN :
-kuantitas BM yg digunakan selama kurun wkt ttt.
ө membuat laporan index harga BM diperlukan :
* macam BM yg digunakan
*harga setiap BM pada kurun waktu ttt.
ө Membuat format pengolahan data
* data biaya makan /org/hari
* data harga index BM
ө mengolah data yg tersedia
ө menyusun laporan
ө menyampaikan laporan ke pimpinan
Terima kasih