SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI PADA PENGENDALIAN PRODUKSI TEH

Makalah ini dibuat untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen Disusun Oleh: Risman Taufik Erga Megantara S Wendi Irawan D Satria Harianto Rijal Aziz 150310080133 150310080135 150310080137 150310080150 150310080159 Kelas: Agribisnis B

PROGRAM STUDI AGRIBISNIS FAKULTAS PERTANIAN UNIVERSITAS PADJADJARAN 2011

PENDAHULUAN
Pengendalian produksi sering disebut sebagai sistem produksi yang merupakan suatu sistem untuk membuat produk (mengubah bahan baku menjadi barang) yang melibatkan fungsi manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan proses pembuatan tersebut.. Dalam era perdagangan bebas produsen komoditas pertanian akan menghadapi persaingan ketat dengan produsen lain dari seluruh dunia. Meningkatnya intensitas persaingan dan jumlah pesaing menuntut setiap produsen memenuhi kebutuhan konsumen dengan cara yang lebih memuaskan daripada yang dilakukan oleh para pesaing sehingga dalam perdagangan global ini diperlukan suatu persamaan persepsi dalam mendefinisikan suatu produk. Oleh karena itu mutu merupakan faktor penting bagi produsen. Namun perhatian produsen tidak terbatas pada mutu produk yang dihasilkan saja tetapi juga pada aspek proses, sumberdaya manusia dan lingkungan. Sedangkan lingkungan yang dihadapi produsen semakin kompleks dan hanya produsen yang benar-benar berkualitas yang dapat bersaing dalam pasar global. Teh sebagai komoditas andalan masih memiliki peluang yang besar untuk dikembangkan. Peranan ekspor teh terhadap ekspor hasil pertanian masih rendah sementara peningkatan ekspor non migas merupakan alat penting dalam pengembangan perekonomian di Indonesia. Cakupan upaya peningkatan produktifitas dan kualitas teh sangat luas, karena meliputi aspek industri dan produksi (kualitas, kuantitas, dan biaya produksi), aspek lingkungan dan aspek sosial ekonomi.

PEMBAHASAN
Pada mulanya tanaman teh (Camellia sinensis) diduga berasal dari daratan Asia Selatan dan Tenggara, namun sekarang telah dibudidayakan di seluruh dunia, baik daerah tropis, maupun subtropis (Wikipedia, 2007). Tumbuhan ini merupakan perdu atau pohon kecil yang biasanya dipangkas bila dibudidayakan untuk dipanen daunnya. Tanaman teh pertama kali masuk ke Indonesia pada tahun 1684, berupa biji teh dari Jepang yang di bawa oleh orang Jerman bernama Andreas Cleyer, dan ditanam sebagai tanaman hias di Jakarta. Setelah Indonesia merdeka, tepatnya pada tahun 1958 dilakukan pengambilalihan perkebunan teh milik perusahaan-perusahaan Belanda dan Inggris oleh pemerintah Indonesia. Selanjutnya, secara bertahap dilaksanakan rehabilitasi terhadap perkebunan teh yang telah menjadi milik negara tersebut. Meski demikian dalam manajemen di tingkat perkebunan, proses pengolahan bahkan sampai teknologi, perusahaan milik negara ini masih menggunakan teknologi atau mesin buatan Belanda. Dalam perkembangannya potensi besar dalam komoditi teh ini tidak hanya dimanfaatkan oleh BUMN, namun juga perusahaan swasta. Perusahaan-perusahaan swasta melakukan pengelolaan industri teh dari hulu hingga hilir. Sampai pada tahun 2004, terdapat 143 perusahaan perkebunan di Indonesia baik yang dikelola oleh perusahaan swasta maupun BUMN. Sistem Produksi Untuk melaksanakan produksi dengan baik, maka diperlukan rangkaian kegiatan yang akan membentuk suatu sistem produksi. Sistem produksi merupakan kumpulan dari sub sistem-sub sistem yang saling berinteraksi dengan tujuan mentransformasi input produksi menjadi output produksi.

Gambar 1. Input-output sistem produksi (Nasution, 2003) Input produksi dapat berupa bahan baku, mesin, tenaga kerja, modal, dan informasi. Sedangkan output produksi merupakan produk yang dihasilkan berikut hasil sampingannya seperti limbah, informasi dan sebagainya. Sub sistem dari sistem produksi antara lain adalah perencanaan dan pengendalian produksi, pengendalian kualitas, penentuan standar operasional prosedur, fasilitas produksi, dan perawatan fasilitas produksi (Nasution, 2003). Analisis Kebutuhan Analisa kebutuhan merupakan permulaan pengkajian dari suatu sistem. Dalam melakukan analisis kebutuhan ini, dinyatakan kebutuhan-kebutuhan yang ada, baru kemudian dilakukan tahap pengembangan kebutuhan yang telah di deskripsikan. Analisa kebutuhan selalu menyangkut interaksi antara respon yang timbul dari seseorang pengambil keputusan (decision maker) terhadap jalannya sistem. Analisa ini dapat meliputi hasil suatu survei, pendapat seorang ahli, diskusi, observasi lapangan dan sebagainya (Eriyatno, 2003).

 Identifikasi Sistem Identifikasi sistem merupakan suatu mata rantai hubungan antara pernyataan dari kebutuhan-kebutuhan dengan pernyataan khusus dari masalah yang harus dipecahkan untuk mencukupi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Pada langkah identifikasi sistem, terdapat konsep blackbox (kotak gelap), yang tidak diketahui apa yang terjadi di dalamnya, tetapi hanya diketahui input yang masuk dan output yang keluar dari kotak gelap tersebut. Dalam menyusun kotak gelap, harus diketahui 3 informasi, yaitu peubah input, peubah output, dan parameter yang membatasi sistem (Eriyatno, 2003).

Gambar 2. Diagram kotak gelap (Eriyatno, 2003) Masalah kotak hitam berkaitan dengan suatu masalah dimana struktur dari sistem itu tidak diketahui sehingga perilaku dari sistem itu tidak dapat ditentukan secara langsung, tetapi harus dilakukan melalui seragkaian percobaan-percobaan (Gasperz, 1992). Identifikasi sistem akhirnya menghasilkan spesifikasi terperinci tentang peubah yang menyangkut rancangan dan proses kontrol. Identifikasi sistem ditentukan dan ditandai dengan adanya determinasi kriteria jalannya sistem yang akan membantu dalam evaluasi alternatif sistem. Kriteria tersebut meliputi pula

penentuan output yang diharapkan dari sistem, dan mungkin juga perhitungan rasio biaya dan manfaat. Diagram kotak hitam (blackbox diagram) terdiri dari input lingkungan, input terkendali dan tidak terkendali, output terkendali dan tidak terkendali, parameter, dan manajemen pengendalian (Eriyatno, 2003).

Penyusunan Diagram Kotak Hitam (Blackbox Diagram) Pada langkah identifikasi sistem, terdapat konsep blackbox (kotak hitam),

yang tidak diketahui apa yang terjadi di dalamnya, tetapi hanya diketahui input yang masuk dan output yang keluar dari kotak gelap tersebut (Eriyatno, 2003). Perancangan diagram kotak hitam akan dibagi menjadi beberapa variabel yaitu input, parameter rancangan sistem, output dan manajemen pengendalian. Input merupakan masukan yang diberikan pada sistem produksi teh untuk mengubah sumber daya dan menambah nilai kegunaan. Variabel input terdiri atas input terkendali, input tak terkendali dan input lingkungan. Di dalam sistem ini input terkendalinya terdiri atas perencanaan dan biaya produksi, mesin pengolahan, jumlah tenaga kerja, teknologi proses dan peralatan kerja produksi, alat dan bahan kerja, dan jumlah sarana pengangkutan dan luas lahan yang diolah. Input yang tak terkendali pada sistem produksi ini terdiri atas jumlah produksi daun teh basah, jumlah gulma yang ikut dalam proses pengolahan, jenis dan jumlah serangan hama penyakit tanaman dan kandungan unsur hara tanah. Input lingkungan adalah peubah yang mempengaruhi sistem akan tetapi sistem itu sendiri tidak dapat mempengaruhinya. Input lingkungan yang mempengaruhi sistem adalah peraturan pemerintah seperti hak guna usaha`(HGU) dan juga pajak yang mempengaruhi biaya produksi serta kondisi cuaca dan iklim yang terdiri dari curah hujan, jumlah hari hujan dan intesitas sinar matahari. Dalam perancangan model diagram kotak hitam perlu ditentukan suatu paramater rancangan sistem. Seperti yang diungkapkan oleh Eriyatno (2003), parameter rancangan sistem digunakan untuk menetapkan struktur sistem yang merupakan peubah keputusan penting bagi kemampuan sistem menghasilkan keluaran yang dikehendaki secara efisien dalam memenuhi kepuasan bagi kebutuhan yang ditetapkan. Dalam beberapa kasus kadang-kadang perlu merubah peubah ini selama pengoperasian sistem untuk membuat kemampuan sistem bekerja lebih baik dalam keadaan lingkungan berubah-ubah. Parameter rancangan sistem sendiri dapat berupa lokasi fisik, ukuran fisik dari sistem dan komponen sistem. Parameter rancangan sistem terdiri Standar

Opersional Prosedur (SOP) tanaman teh dan pabrik teh, standar fisik tanaman teh dan pabrik teh. SOP yang di buat oleh pihak manajemen ini merupakan acuan bagi pekerja untuk melaksanakan tugas dalam rangka mewujudkan tujuan dari sistem produksi yaitu peningkatan produktifitas dan optimalisasi biaya produksi. SOP berisi tentang tujuan, ruang lingkup, peralatan, dan prosedur kerja dari masing-masing bagian pekerjaan. Norma atau standar fisik tanaman teh dan pabrik teh juga dibuat oleh pihak manjemen yang berisi tentang uraian pekerjaan, norma kebutuhan alat dan bahan pekerjaan, waktu rotasi pemberian kebutuhan dalam budidaya teh maupun pengolahan di pabrik. Parameter selanjutnya adalah standar teknis pengolahan daun teh basah, metode pengeringan dan fermentasi, serta klasifikasi mutu teh (grade I, grade II, dan grade III). Teknis pengolahan yang paling mempengaruhi mutu teh jadi adalah proses pelayuan. Pada tahap ini seluruh komponen pendukung proses pelayuan harus benar-benar sesuai dengan standar. Proses pelayuan bertujuan untuk mengurangi kadar air daun teh basah menjadi 50% hingga 52% atau dikenal dengan layu sedang. Daun terlalu layu akan mengurangi mutu teh jadi baik dari warna, rasa, dan aroma. Daun yang kurang layu juga akan menyebabkan air seduhan teh kurang baik dan agak sepat di lidah, karena proses pelayuan itu memberikan kesempatan terjadinya fermentasi untuk menghasilkan zat-zat pembentuk aroma, warna, dan rasa air seduhan. Oleh karena itu diperlukan waktu yang tepat selama proses fermentasi sesuai dengan standar agar tercapai mutu yang baik. Demikian halnya juga dengan pengeringan harus sesuai dengan acuan yang telah ditetapkan. Klasifikasi mutu terdiri dari grade I, grade II, dan grade III mempunyai standar penilaian yaitu mulai dari: (1) appearance yaitu sifat teh kering yang dinilai secara visual sesuai dengan jenis mutu masing-masing meliputi bentuk dan ukuran partikel, jumlah, warna dan keadaan tip, warna partikel teh kering dan kebersihan (2) infused leaf yaitu teh yang telah diseduh dan dipisahkan dari air seduhan yang meliputi penampakan warna ampas, kerataan warnanya sifat hidup dan kecerahan ampas seduhan

(3) liquor yaitu cairan hasil seduhan teh hitam, setelah dipisahkan dari ampas seduhannya dengan penilaian meliputi warna yang mencakup jenis warna, kepekatan, kejernihan, kecerahan dan sifat hidup air. Pengukuran produktifitas adalah cara terbaik dalam menilai kemampuan sebuah lembaga. Proses transformasi input dan parameter rancangan sistem akan menghasilkan output. Output terdiri dari output yang dikehendaki dan output tak dikehendaki. Output yang dikehendaki adalah efektifitas proses pengolahan teh, optimalisasi biaya produksi, pemenuhan kebutuhan konsumen, penyediaan lapangan kerja bagi masyarakat sekitar, dan keuntungan bagi perusahaan. Output tak dikehendaki bagi masyarakat merupakan hasil sampingan yang tidak dapat dihindarkan dari sistem yang berfungsi dalam menghasilkan keluaran yang dikehendaki dan sering merupakan kebalikan dari keluaran yang dikehendaki. Output tak dikehendaki dalam sistem ini adalah kenaikan biaya produksi, kerugian bagi perusahaan, penurunan kesuburan tanah, limbah dan polusi udara. Manajemen pengawasan dan pengendalian mutu merupakan umpan balik dalam jalannya sistem. Proses produksi dalam transformasinya dari input menjadi output sering terdapat perbedan harapan yang tidak sesuai dengan yang telah direncanakan. Oleh karena itu, diperlukan umpan balik agar hal-hal yang menimbulkan perbedaan harapan yang tidak sesuai dapat ditangani dan disesuaikan dengan harapan.

Gambar 3. Diagram kotak gelap sistem produksi teh

KESIMPULAN
Diagram kotak hitam disusun dengan variabel yang terdiri dari input, parameter rancangan sistem, output dan manajemen pengendalian dan pengawasan produksi. Input terdiri atas input terkendali, input tak terkendali dan input lingkungan. Output terdiri atas output yang dikehendaki dan output tak dikehendaki. Manajemen pengendalian dan pengawasan produksi berfungsi sebagai pengendalian (control) pengoperasian sistem dalam menghasilkan keluaran yang dikehendaki.

DAFTAR PUSTAKA
Eriyatno, 1999. Ilmu Sistem: Meningkatkan Mutu dan Efektivitas Manajemen. IPB Press, Bogor. Kompas, 2004. Ekspor Teh Indonesia. http://www.kompas.com/ver2/ekspor/ 0403/11/181204.htm. [Diakses Pada Tanggal 27 September 2011]. ----------, 2007. Ekonomi. http://www.kompas.com/ver1/ekonomi/0703/26/ 181204.htm. [Diakses Pada Tanggal 27 September 2011]. Tempo, 2008. Komoditi Teh di Indonesia. http://www.tempointeraktif.com/ hg/ekbis/2008/08/18/brk,20080818-131244,id.html. [Diakses Pada Tanggal 27 September 2011] Tuminah, S., 2008. Teh Sebagai Salah Satu Sumber Antioksidan. http://www.kalbe.co.id/files/cdk/files/144_16AntioxidantTea.pdf/144_16anti oxidantTea.html. [Diakses Pada Tanggal 27 September 2011] Wikipedia, 2007. Camellia Sinensis-Ensiklopedia Bebas Berbahasa Indonesia. http://id.wikipedia.org/wiki/Camellia sinensis. [Diakses Pada Tanggal 27 September 2011]