Pengawasan Bibliografi Standard Terbitan Berkala

Standarisasi adalah usaha bersama membentuk standar. Standar adalah sebuah aturan, biasanya digunakan untuk bimbingan tetapi dapat pula bersifat wajib (paling sedikit dalam praktek), memberi batasan spesifikasi dan penggunaan sebuah objek atau karakteristik sebuah proses dan/atau karakteristik sebuah metode.1 Pengawasan bibliografi ialah usaha pengembangan dan pemeliharaan suatu sistem pencatatan bagi semua bentuk bahan, baik yang diterbitkan maupun yang tidak diterbitkan, yang berbentuk bahan tercetak, bahan audiovisual maupun bentuk lain, yang menambah khazanah pengetahuan dan informasi. Pengawasan ini perlu agar informasi rekam dapat dimanfaatkan seoptimal mungkin. A. Standar ISO dan SNI Dengan adanya globalisasi informasi, diperlukan adanya standardisasi penerbitan ilmiah. Sehubungan dengan hal itu, Indonesia telah menerbitkan standar penampilan terbitan berkala yaitu SNI 19-1950-1990, yang mengacu pada standar internasional ISO 8-1977. Standar tersebut antara lain memuat ketentuan-ketentuan mengenai informasi yang harus tercantum pada halaman sampul, halaman judul, daftar isi, halaman teks, cara menentukan judul terbitan berkala, menulis nomor terbitan berkala, volume terbitan berkala, dan lain-lain. Hasil kajian terhadap 288 judul majalah ilmiah dan semi ilmiah Indonesia menunjukkan bahwa tak satupun terbitan yang sepenuhnya memenuhi standar, dan hanya 10,42% terbitan yang mendekati standar.2 Berikut ini adalah beberapa organisasi standarisasi: 1. Standar ISO Organisasi standardisasi internasional adalah International Organization for Standarization, disingkat ISO, bermarkas di Jenewa, Swiss. Semula namanya Internasional Federation of the National Standardizing Association , dikenal dengan istilah Perancisnya ISA, berdiri pada tahun 1926. Kemudian pada tahun 1947 namanya
1

Sulistyo Basuki, Pengantar Dokumentasi: mulai dari perkembangan istilah, pemahaman jenis dokumen, diikuti dengan pengolahan dokumen, disusul teknologi informasi dan komunikasi sampai dengan jasa pemencaran informasi serta diakhiri dengan etika profesi (Bandung: Rekayasa Sains, 2004), h.345. 2 Sri Purnomowati. Penampilan Majalah Ilmiah: Standard an Penerapannya. Vol. 27, No. l (April 2003) h 20

berubah menjadi International Standars Organization (ISO) sampai sekarang. ISO bertujuan untuk memperoleh persetujuan dunia untuk standar internasional dengan maksud memperluas perdagangan, perbaikan mutu, peningkatan produktifitas dan penurunan harga.3 Penyebaran standar merupakan tanggung jawab badan standarisasi internasional yang bersangkutan serta menerbitkannya dalam bulletin berkala (biasanya bulanan) serta mengumumkannya ke pers. Dengan melalui media inilah umum memperoleh informasi mengenai standar baru. Informasi mengenai standar yang ada dalam bidang tertentu dimuat dalam Catalogue of Standards diterbitkan dan diremajakan secara berkala oleh ISO. Standarisasi berfungsi sebagai pemandu atau patokan, seringkali hanya diterapkan pada aspek penting dari sebuah produk atau proses, sehingga pemakai dapat menyesuaikan dirinya. Kriteria untuk memilih efektivitas standar adalah: a. Tingkat yang sesuai dengan kebutuhan yang dirancang sebelumnya b. Kemudahan penerapannya c. Instruksi standar yang tepat serta tidal bersifat taksa d. Pemakai mudah menerimanya e. Apabila diterapkan pada masyarakat yang berbeda-beda atau situasi tertentu akan mempunyai hasil yang sama.4

Urut-urutan standar ISO dimulai dari yang paling atas adalah sebagai berikut: i. ii.
3

Standar Rekomendasi

Sulistyo Basuki, Pengantar Dokumentasi: mulai dari perkembangan istilah, pemahaman jenis dokumen, diikuti dengan pengolahan dokumen, disusul teknologi informasi dan komunikasi sampai dengan jasa pemencaran informasi serta diakhiri dengan etika profesi (Bandung: Rekayasa Sains, 2004), h.347 4 Sulistyo Basuki, Teknik dan Jasa Dokumentasi (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1992), h.198

iii. iv.

Peraturan, pedoman, kodeks Panduan, glosari, buku pegangan

Standar merupakan produk standarisasi ISO yang paling tinggi karena sudah memperoleh persetujuan nasional atau Negara anggota, Dibawahnya adalah rekomendasi yang merupakan saran ISO bagi Negara anggota. Karena sifatnya rekomendasi maka sebagai produk pembakuan, rekomendasi tidak harus diterima oleh Negara anggota.

Standar untuk dokumentasi terbagi menjadi 3 kelompok besar, yaitu: i. Pedoman atau model sebagai alat ukur sebuah jasa. Salah satu contoh ialah standar jasa perpustakaan dan dokumentasi. ii. Peraturan yang harus dilaksanakan secara taat asas. Contohnya ialah peraturan pengatalogan untuk berbagai jenis dokumen. iii. Spesifikasi untuk standar teknis. Salah satu contoh ialah struktur format, himpunan huruf

Standar yang dihasilkan harus memenuhi syarat sebagai berikut: a) Berwibawa artinya dipercaya dalam bentuk, isi dan sumbernya. b) Dapat dijadikan alat untuk mengukur jasa informasi c) Realistis artinya standar tersebut dapat diterima masyarakat dan dapat dilaksanakan d) Mudah diperoleh artinya pemakai dapat memperoleh standari dari berbagai tempat.

Dalam hal standar ISO pembaca perlu mengetahui beberapa singkatan yang lazim digunakan seperti berikut:

ISO nomor .. tahun ..

-Standar internasional dari ISO

ISO/R nomor .. tahun.. -Rekomendasi ISO DP DIS -Draft Proposal dari ISO -Draft International Standar dari ISO

Sebuah draft proposal adalah sebuah dokumen yang masih dikaji oleh komisi teknik ISO. Bila telah mencapai kesepakatan di antara anggota komisi teknik, maka draft proposal berubah menjadi draft Internasional Standard disingkat DIS. Pada tahap ini, naskah DIS disebarkan ke anggota ISO untuk memperoleh persetujuan dan kemudian bila diterima oleh ISO council berubah menjadi International Standard. Bila sudah mencapai tingkat standard Internasional, standar tersebut bisa digunakan oleh Negara anggota atau diimplementasikan melalui standar nasional masing-masing Negara.

Untuk BIS catatan yang perlu diketahui ialah : BIS nomor .. tahun .. DD -Standar Inggris dari BSI -Draft for Development dari BSI5

Beberapa standar yang di keluarkan oleh ISO tentang terbitan berkala adalah

Sulistyo Basuki, Pengantar Dokumentasi: mulai dari perkembangan istilah, pemahaman jenis dokumen, diikuti dengan pengolahan dokumen, disusul teknologi informasi dan komunikasi sampai dengan jasa pemencaran informasi serta diakhiri dengan etika profesi (Bandung: Rekayasa Sains, 2004), h.352.

a. ISO 4-1984 : Documentation Rules for the abbreviation of title words and title of publications, b. ISO 8-1977 : Documentation presentation of periodicals, c. ISO 18-1981 : Documentation Content list of periodicals d. ISO 215-1976 : Documentation Presentation of contributions to periodicals and other serials.

2. Standar SNI Standar untuk dokumentasi di Indonesia telah ada sejak zaman Hindia Belanda. Waktu itu pemerintah Belanda mendirikan pusat standardisasi di Bandung dengan nama Normalisatie Instituut. Pada tahun 1950 nama badan tersebut diubah menjadi Jajasan Dana Normalisai Indonesia. Dalam kegiatan dokumentasi, yayaasan menjual buku Universal Decimal Classification. Dalam dasawarsa 60an kegiatan yayasan menurun sehingga akhirnya standardisasi bidang dokumentasi diambil alih oleh Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI). LIPI pada tahun anggaran, mulai melaksanakan Proyek Pengembangan Sistem Nasional Standardisasi. Sebagai tindak lanjut dibentuklah Proyek Standardisasi, Kalibrasi, instrumentasi dan Metrologi; untuk bidang dokumentasi di bentuklah Komisi di Bidang Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi. Sekretariat komisi dipegang oleh Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah LIPI (PDII LIPI). Pada saat yang bersamaan Pusat Pembinaan Perpustakaan juga melakukan standardisasi perpustakaan. Di lingkungan Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi membentuk Satuan Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi yang dikenal sebagai Satgas Perpustakaan Perguruan Tinggi yang mengeluarkan standar untuk perpustakaan perguruan tinggi. Sesudah dilakukan reorganisasi LIPI pada tahun 1986, Proyek Pengembangan Sistem Nasional Standarisasi dikembangkan menjadi Pusat Standarisasi yang merupakan

lembaga di bawah LIPI sekaligus menjadi sekretariat Dewan Standarisasi Nasional. Kini diambil alih oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN). Standar yang di keluarkan oleh Badan Standar Nasional bernama Standar Nasional Indonesia (SNI). Standarisasi SNI untuk bidang terbitan berseri yaitu SNI 19361990-D tentang Peenyingkatan terbitan berseri ,misalnya seperti: penyingkatan judul majalah, SNI 1950-1990-D tentang terbitan berkala6

A. Pengawasan internal bibliografi standard terbitan berkala

Pengawasan internal bibliiografi standar terbitan berkala ini maksudnya, pengawasan yang di lakukan oleh badan atau lembaga yang berada di dalam lingkungan perpustakaan misalnya : 1. Pengatalogan Keberhasilan pengawasan bibliografi universal tergantung dari unsur dasarnya, yaitu cantuman bibliografi komprehensif untuk tiap dokumen atau rekaman informasi. Untuk tiap dokumen idealnya hanya satu kali saja dibuatkan cantuman komprehensif, yaitu oleh badan yang berwenang di negara tempat dokumen tersebut diterbitkan atau diciptakan (pengawasan bibliografi mencakup dokumen yang diterbitkan, maupun yang tidak diterbitkan). Cantuman itu harus dibuat secepatnya (segera setelah dokumen terbit), sesuai dengan standar-standar internasional yang berlaku untuk sistem manual maupun sistem berbantuan komputer (computerized), dan disiapkan untuk disebarluaskan dalam bentuk fisik yang dapat diterima secara Internasional. Dalam cantuman komprehensif ini harus terdapat semua unsur data yang diperlukan di perpustakaan dan pusat informasi dan dokumentasi untuk temu balik, seleksi, dan pengadaan. Unsur-unsur data ini dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. Data yang berkaitan dengan kepengarangan (tanggung jawab inte1ektual atas karya, bentuk nama pengarang yang standar, dsb.) : tajuk;

Sulistyo Basuki, Pengantar Dokumentasi: mulai dari perkembangan istilah, pemahaman jenis dokumen, diikuti dengan pengolahan dokumen, disusul teknologi informasi dan komunikasi sampai dengan jasa pemencaran informasi serta diakhiri dengan etika profesi (Bandung: Rekayasa Sains, 2004), h.352-354.

2. Data yang mendeskripsikan dokumen, termasuk bentuk fisiknya (jumlah halaman, ukuran, dsb.): deskripsi; 3. Nomor atau kode identifikasi dokumen yang unik: sistem penomoran internasional 4. Data yang berkenaan dengan isi (subjek): pendekatan subjek Oleh sebab cantuman tersebut, harus berbentuk fisik yang memungkinkan pertukaran data secara internasional, maka khususnya format cantuman bibliografi terbacakan mesin (machine-readable bibliographic records) perlu juga diseragamkan. Standarisasi pengatalogan Standardisasi pengatalogan yang sangat terkenal adalah Anglo-American Cataloguing Rules (AACR), yang baik edisi pertamanya (1967), maupun edisi keduanya (1978), dan revisi-revisi edisi ke-2 (1988, 1998 dan 2002), mengikuti Paris Principles dalam peraturan untuk pilihan titik temu, tajuk perorangan dan badan, serta judul seragam. Peraturan ini sesungguhnya bukan peraturan nasional karena disusun oleh panitia yang beranggotakan pustakawan dari Inggris, Amerika Serikat, Kanada, dan kemudian juga Australia. AACR2 digunakan oleh kebanyakan negara berbahasa Inggris dan kemudian diterjemahkan dalam berbagai bahasa, antara lain; Arab, Malaysia, Cina, Denmark, Finlandia, Perancis, Italia, Jepang, Portugis, Spanyol, Turki dan Urdu, maka cukup beralasan untuk mengatakan bahwa AACR2 telah menjadi kode pengatalogan internasional. Perpustakaan di Indonesia juga menggunakan AACR2. AACR2 Revisi tahun 1998. Keputusan yang sangat penting yang dibuat oleh ICCP ialah keputusan yang berkenaan dengan bentuk tajuk nama perorangan. Jika nama pengarang terdiri atas lebih dari satu kata, pilihan atau penentuan kata utama (entry word) tergantung dari kebiasaan yang berlaku di negara tempat pengarang bermukim (tergantung kewarganegaraannya). Jadi masalah penentuan bentuk nama diserahkan pada masing-masing negara. Badan bibliografi nasional (perpustakaan nasional atau badan lain yang telah diberi wewenang) yang bertanggung jawab atas penyusunan daftar tajuk nama pengarang (name authority
7

Perpustakaan

Nasional RI telah menyusun teIjemahan resmi dalam bahasa Indonesia (tahun 2006) dari

list) untuk pengarang negara tersebut. Sebagai hasil dari keputusan ini telah terbit Names of persons (sudah ada beberapa episi), yang disusun berdasarkan informasi yang diberikan oleh wakil-wakil negara. Terbitan ini dimaksudkan sebagai pedoman untuk pengatalog yang kebanyakannya bukan ahli bahasa atau ahli mengenai pola-pola nama. Dalam rangka menunjang kegiatan pengawasan bibliografi nasional (NBC) dan UBC juga ditetapkan bahwa badan bibliografi nasional tidak saja wajib membuat dan meng-update daftar tajuk nama pengarang perorangan, me1ainkan juga harus membuat daftar tajuk badan .korporasi, departemen-departemen (kementerian), lembagalembaga dan badan-badan pemerintahan lain negara yang bersangkutan. Semua daftar tajuk ini tentu saja harus mengikuti standar internasional.

2. Deskripsi Sebagai tindak lanjut IMCE (1969) dibentuk suatu kelompok kerja yang akan mengembangkan standar deskripsi bibliografi yang bersifat internasional. Hasil kerja pertama kelompok ini adalah International Standard Bibliographic Description (ISBD), yang edisi pertamanya terbit tahun 1971. Kemudian dibentuk beberapa kelompok keIja lain yang masing-masing bertugas mengembangkan standar untuk bentuk atau format dokumen tertentu. Hingga kini telah selesai disusun dan diterbitkan:

ISBD(M) (Monographs) 1974, 1978 dan 1987 (revised edition), 2002 Revision ISBD(S) (Serials) 1977, 1988 (revised edition) ISBD(CR) (Serials and Other Continuing Resources) 2002 (Revisi dari ISBD(S) ISBD(G) (General) 1977 (Kerangka umum untuk semua ISBD), 1992 Revision, 2004 Version ISBD(CM) (Cartographic Materials) 1977, 1987 (revised edition) ISBD(NBM) (Non-book Materials) 1977, 1987 (revised edition) ISBD(A) (Antiquarian) 1980, 1991 (revised edition)
8

ISBD(PM) (Printed Music) 1990 (revised edition) ISBD(CP) (Component Parts) 1988 ISBD(CF) (Computer Files) 1990 ISBD(ER) (Electronic Resources) 1997 = pengganti ISBD(CF)

Standar ini menyeragamkan deskripsi bibliografi dengan membagi deskripsi menjadi 8 daerah (area), menentukan urutan unsur deskripsi dalam tiap daerah dan tanda baca pemisahnya. ISBD menghasilkan suatu deskripsi yang dapat mengidentifikasi dokumen tersebut, dan dapat berdiri sendiri. Standardisasi deskripsi tentu saja akan mempermudah tukar-menukar data bibliografi, dan hal ini akan meningkatkan pengawasan bibliografi. ISBD tidak mengatur penentuan tanggung jawab intelektual atas isi (= menentukan entri utama dan tambahan, atau menentukan access points), serta bentuk tajuk. Hal-hal ini diatur oleh Paris Principles dan peraturan yang dikembangkan berdasarkan prinsip-prinsip tersebut. ISBD telah diterima dan di-integrasikan ke dalam beberapa kode pengatalogan (antara lain AACR2 Part I) dan diterjemahkan ke dalatn berbagai bahasa, sehingga sudah menjadi standar untuk pengatalogan deskripif yang berlaku di berbagai penjuru dunia. Pada tahun 2007 terbit edisi baru dari ISBD, yaitu suatu edisi yang menggabungkan teks dari tujuh ISBD khusus (ISBD untuk buku, peta, terbitan berseri, rekaman suara, file komputer dan sumber elektronik lain, dsb.) menjadi satu: ISBD: International Standard Bibliographic Description -preliminary consolidated edition. Edisi ini diperkirakan akan lebih meningkatkan konsistensi dalam pembuatan deskripsi bibliografi untuk berbagai format bahan.

3. Sistem penomoran internasional untuk terbitan berkala

ISSN (International Standard Serial Number) adalah suatu nomor yang terdiri atas 8 digit yang mengidentiftkasi terbitan berseri atau berkala, termasuk terbitan berseri elektronik. Semua ISSN didaftar dalam suatu pangkalan data internasional, yaitu ISSN Register. Saat ini lebih dari satu juta ISSN telah ditetapkan untuk terbitan berseri di seluruh dunia dan terdaftar di ISSN Register. ISSN dikelola oleh suatu jaringan pusatpusat nasional (National Centres) yang dikoordinasi oleh suatu pusat internasional (International Centre) di Paris. Jaringan ini didukung oleh Unesco dan pemerintah Perancis. ISSN digunakan oleh berbagai pihak yang berperan serta dalam mata rantai informasi: perpustakaan, agen, peneliti, pustakawan dan pekerja informasi lain. Untuk meningkatkan pengawasan terhadap terbitan berseri tiap terbitan berseri perlu diberikan suatu nomor unik (ISSN) dan suatu judul standar (key title) yang dapat mempercepat identifikasi terbitan yang bersangkutan. ISSN terdiri atas singkatan ISSN diikuti delapan angka (0 -9) yang dibagi atas dua bagian yang dipisahkan dengan garis (hyphen). Angka kedelapan adalah angka pengontrol (check digit), hasil kalkulasi dengan rumus khusus. Angka-angka dalam ISSN tidak mempunyai makna (maksudnya tidak mewakili sesuatu, misalnya negara atau penerbit). ISSN ditetapkan oleh badan atau pusat nasional sesuai dengan pedoman (ISDS Guidelines) dari pusat internasional di Paris, dan kemudian dilaporkan oleh badan nasional ke pusat. Dengan demikian ISSN International Centre di Paris memiliki pangkalan data berisi ribuan cantuman yang mengidentifikasi terbitan berseri dari seluruh dunia, yang dapat dimanfaatkan untuk berbagai kegiatan pengawasan bibliografi, seperti misalnya pembuatan katalog induk, dsb. Prosedur pengajuan ISSN: Terhitung sejak tanggal 1 April 2008, seluruh proses pengajuan dan penerbitan ISSN dilakukan secara online melalui sarana ini.
1.

Melengkapi formulir permohonan online di halaman Formulir permohonan ISSN baru. Segera setelah melakukan permohonan, catat nomor ID serta kata-sandi yang diberikan melalui email yang tercatat di formulir pendaftaran dan simpan dengan

10

baik. Ini diperlukan untuk kembali masuk guna mengunggah seluruh dokumen sampai konfirmasi penerbitan kodebar dijital.
2.

Mengunggah seluruh data elektronik yang dipersyaratkan untuk pengajuan ISSN melalui sarana yang tersedia. Pemohon tidak perlu mengirimkan dokumen-dokumen fisik, tetapi diwajibkan mengunggah seluruh dokumen tersebut di tempat yang tersedia di halaman formulir (setelah masuk).

3.

Melunasi pembayaran biaya administrasi sebesar Rp. 200.000,- langsung ke rekening : a/n PDII LIPI No. 070-0000089198 Bank Mandiri Cabang Graha Citra Caraka Kantor Telkom Pusat, Jl. Gatot Subroto, Jakarta

4.

Nomor dan kodebar ISSN bisa diketahui dan diunduh langsung dari halaman status pemohon setelah seluruh proses selesai dan disetujui. Perubahan kodebar akibat variasi terbitan (nomor terbitan, perubahan harga, dsb) bisa dilakukan sendiri oleh pemohon dengan mengganti 2 angka terakhir sesuai dengan aturan ISSN.

Persyaratan pengajuan ISSN:

1.

Pengajuan untuk terbitan regular (terbitan dalam format cetak) maupun elektronik (terbitan elektronik). Kategori terbitan berkala adalah majalah, surat kabar, buletin, buku tahunan, laporan tahunan, jurnal maupun prosiding aneka pertemuan ilmiah.

2.

Terbitan memenuhi syarat kelengkapan minimum :

A.

Halaman sampul depan terbitan berkala lengkap dengan penulisan volume, nomor, dan tahun terbit.

B.

Halaman daftar isi.

11

C. 3. 4.

Halaman daftar Dewan Redaksi.

Biaya administrasi pengurusan nomor ISSN. Seluruh dokumen disiapkan dalam bentuk data elektronik dengan format PDF dan dikompres dengan format ZIP. Untuk media elektronik bisa digantikan dengan tampilan situs yang memuat informasi terkait.

5.

Setiap nomor ISSN hanya diperuntukkan bagi 1 (satu) judul terbitan pada satu media. Nomor ISSN yang sama terus berlaku selama judul terbitan dan medianya tidak elektronik) wajib mengajukan ISSN untuk setiap media. berubah. Terbitan yang diterbitkan pada beberapa media berbeda (misal : cetak dan

Kodebar untuk ISSN yang diajukan melalui ISSN Online ISSN Online tidak hanya berfungsi sebagai media untuk pengajuan dan penerbitan nomor ISSN, tetapi juga sekaligus membantu pemohon ISSN untuk membuat kodebar sesuai nomor ISSN yang dimiliki. Sistem ini memberikan keleluasaan dan mengakomodasi perubahan kodebar akibat variasi terbitan. Sehingga pemohon ISSN setiap saat bisa membuat kodebar untuk terbitan yang sama namun memiliki ciri yang berbeda, misalnya : harga, edisi khusus, dsb. Yang lebih penting, pemohon tidak perlu memiliki atau membeli perangkat lunak apapun untuk membuat kodebar ini. Kodebar untuk ISSN mengacu pada standar EAN-13 yang merupakan kombinasi 13 karakter (0-9, X). ISSN sendiri hanya terdiri dari 8 karakter (0-9, X). Kodebar untuk ISSN ditentukan dengan cara :
1.

3 angka pertama : 977 yang khusus diperuntukkan sebagai identifikasi nomor ISSN. 7 angka pertama dari nomor ISSN. 2 angka tambahan yang bebas ditentukan oleh pemilik ISSN untuk membedakan terbitan berkalanya. Umumnya dimulai dari kombinasi 00 s/d 99.
12

2. 3.

4.

1 karakter (0-9, X) sebagai karakter-cek EAN-13 yang dihitung secara otomatis berbasis modulo 11. Di ISSN Online, pada awal persetujuan 2 angka tambahan diberikan angka

standar 00 yang merepresentasikan edisi awal. Cara menghitung karakter-cek dengan modulo 11 :
1. 2. 3. 4. 5.

Buat deret yang terdiri dari 7 angka pertama ISSN ditambah 2 angka tambahan. Kalikan setiap angka dengan 2, 3, ..., 10 dimulai dari angka terakhir. Jumlahkan seluruh hasil perkalian tersebut. Bagi hasil perkalian tersebut dengan 11. Sisa yang tidak terbagi menjadi karakter-cek EAN-13. Bila sisa tersebut sama dengan 10, diganti dengan huruf X. Selain itu, masih ada sistem-sistem penomoran lain yang membantu terwujudnya

pengawasan bibliografi, misalnya sistem CODEN yang juga menghasilkan kode unik untuk identifikasi terbitan berseri (terdiri atas 6 karakter) yang digunakan sebagai pengganti judul lengkap dalam sistem simpan dan temu balik informasi yang berbantuan komputer (computerized system). Penggunaan CODEN sekarang tidak terbatas lagi. pada terbitan berseri, tetapi juga dapat diberikan pada terbitan nonserial. Badan yang menangani International CODEN service adalah CAS (Chemical Abstracts Service), suatu divisi dari American Chemical Society yang berlokasi di Columbus, Ohio di Amerika Serikat. Meskipun badan yang mengatur penetapan CODEN merupakan badan bidang kimia, ini tidak berarti bahwa pemberian kode ini terbatas pada publikasi bidang kimia. Publikasi dalam semua bidang ilmu dapat memperoleh CODEN.7

Darmanto, Standarisasi dan Pengawasan Bibliografi artikel diakses pada 16 Oktober 2012 dari http://images.darmanto99.multiply.multiplycontent.com/attachment/0/SOb3DQoKCs8AAEXIn0Y1/Standardisasi %20dan%20Pengawasan%20Bibliografi.pdf?nmid=118477241

13

4. ISDS (International Serial Data System)8 Istilah ISDS mulai popular pada akhir dasawarsa 60an, baik di antara para pemakai informasi maupun para pengelola informasi. ISDS merupakan kerjasama katalogisasi internasional dalam bidang terbitan berseri yang melibatkan perpustakaan pusat dokumentasi, pusat informasi, pelayanan indeks serta abstrak dan sebagainya. ISDS dimulai dengan kerjasama anatara UNESCO dengan International Council of Scientific Union (ICSU) pada tahun 1967. Kerjasama tersebut berupa studi penjajakan kemungkinan pembentukan system informasi sedunia. Hasil studi penjajakan ini ialah penyusunan suatu program internasional dalam bidang informasi yang dikenal dengan nama UNISIST. Sebagai hasil studi penjajakan 1967 tersebut, maka pada tahun 1968 dibentuklah komisi gabungan anatara UNESCO dengan Abstracting Board (AB) ICSU yang bernama UNISIST / ICSU AB Working Group on Bibliographic Description. Komisi gabungan ini bertugas mengenali, memberikan deskripsi dan rekomendasi mengenai dan isi unsur data biblografis. Hasilnya adalah rekomendasi berbagai deskripsi bibliiografis, diantaranya adalah pencatatan majalah ilmiah bidang ilmu pengetahuan dan teknologi yang harus dilakukan menurut suatu system yang seragam. Keseragaman ini merupakan langkah penting kearah pengawasan internasional kearah pengawasan internasional atas majalah dan terbitan berseri.

A. Struktur Organisasi ISDS : Untuk melakukan pencatatan majalah ilmiah secara internasional, maka diperlukan suatu jarinngan kerjasama internasional dalam bidang pencatatan majalah ilmiah. Studi mengenai hal ini dilakukan oleh suatu badan yang bernama Information Service in Physics, Electrotechnology and Computer Control (INSPEC). Saran INSPEC mengenai hal tersebut diatas ialah pembentukan sistem data terbitan berseri secara internasional, yakni International Serials Data System (ISDS). Atas saran tersebut, maka UNESCO

Sulistyo Basuki, Kerjasama Katalogisasi : Katalog Induk dan International Serials Data System (ISDS) (Bandung: Jurusan Ilmu Perpustakaan, Jurusan Sastra Universitas Indonesia, 1978), h.11-13.

14

dan pemerintah Perancis membuka pusat internasional ISDS. Pusat ini terletak di paris, diresmikan pada tahun 1972.

Adapun unsur utama ISDS ialah: 1. Pusat internasional yang bertanggung jawab atas pencatatan majalah ilmiahpenerbitan sedunia dan pembuatan deskripsi terbitan berseri menurut standar paling mutakhir. Pusat internasional berada di Paris, dibiayai oleh UNESCO dan pemerintah Perancis. Tugas utamanya ialah mengembangkan dan memelihara registrasi terbitan berseri secara nasional dan internasional. Terbitan berseri disini diartikan sebagai terbitan dalam bentuk cetak ataupun bukan cetak, diedarkan dalam bagian yang berurutan, biasanya memakai tanda berupa nomor atau sebutan kronologis dan dimaksudkan untuk terbit dalam jangka waktu yang tidak ditentukan. Terbitan berseri meliputi majalah, surat kabar, terbitan tahunan seperti laporan tahunan, buku tahunan, direktori tahunan, jurnal, memorial, proceeding, transaksi suatu perhimpunan dan seri monograf. 2. Pusat Regional yang dibentuk karena alas an linguistik, ekonomis maupun geografis. Tugasnya ialah mencatat terbitan berseri yang ada di kawasannya, meneruskannya kepada pusat internasional, dan bertindak selaku perantara antara pusat internasional dengan pemakai informasi. Setiap terbitan berseri yang masuk dalam registrasi diberi kode khas, yang berlaku di internasional, dan disebut International Standard Serial Number (ISSN). 3. Pusat nasional yang bertugas memberikan ISSN ungtuk terbitan berseri di wilayah jurisdiksinya, meneruskan data terbitan berseri kepada Pusat Internasional sesuai dengan ketentuannya yang berlaku, menyebar luaskan gagasan ISSN di negaranya, membentuk mata rantai antara penerbit terbitan berseri dengan pusat internasional, menyebarkan pemasukan data informasi mengenai terbitan berseri yang dimilikinya, dan bertanggung jawab atas kelancaran tugas diatas.

15

Seperti sudah dikatakan, Pusat Internasional berada di Paris. Pusat Internasional berada di Amerika Serikat, Inggris, Australia, Canada, Uni Soviet, Jerman Barat, Perancis, Finlandia, Jepang, Yugoslavia, Spanyol. Sedangkat pusat regional Asia Tenggara berada di Bangkok dengan PDIN sebagai penunjang untuk wilayah Indonesia.

B. Pengawasan eksternal bibliografi standard terbitan berkala

Pengawasan eksternal bibliografi standar terbitan berkala maksudnya, pengawasan terbitan berseri diluar lingkungan perpustakaan. Pengawasan eksternal bibliografi standar terbitan berkala ini terdiri dari jasa-jasa berupa sumber informasi sekunder seperti : 1. CAS:9 Current Awareness Service (CAS) atau dikenal sebagai jasa kesiagaan informasi ialah layanan perpustakaan kepada individu-individu yang memberi informasi mengenai majalah terbaru. 2. CCS Didirikan pada tahun 1975. Tujuan aslinya adalah ungtuk menyediakan system sirkulasi bersama. Ini telah berkembang menjadi sebuah system yang mendukung pemilihan material perpustakaan: katalogisasi, catalog public, sirkulasi (termasuk pembayaran tagihan dan denda), pinjaman antar dan pinjaman lainnya berbagi kegiatan dan akses ke database dalam dan di luar perpustakaan. Akses dan pelanggan luar perpustakaan disediakan melalui web. Perpustakaan ccs check out lebih dari dua belas juta item per tahundengan menggunakan system, dan mengirim ratusan ribu buku bolak balik. Pelanggan mencari catalog-katalog perpustakaan lain dan database referensi yang mencakup berbagaimacam bidang studi.

Calon Pustakawan, pustaka UT 2011.2 artikel diakses pada Rabu, 12 oktober 2011 dari

http://pustakaut20112.blogspot.com/2011/10/layanan-literatur.html 16

CCS adalah instrumentality anatrpemerintah dibentuk di bawah illionis Negara konstitusi untuk mengelola system atas nama perpustakaan anggotanya, yang membiayai hamper semua kegiatannya. Computer Service Koperasi (CCS) adalah sebuah organisasi keanggotaan yang menyediakan dan mendukung otomasi perpustakaan bersama yang terjangkau, biayaefektif, handal dan progresif. 3. SDI Layanan ini meliputi kegiatan permintaan paket informasi terseleksi (PIT) . PIT adalah kumpulan data mengenai sebuah informasi, baik berupa definisi, artikel ilmiah, artikel popular, table maupun flowchart 4. Jasa Abstrak: Abstrak adalah satu penerbitan yang merupakan sesuatu perwakilan yang lepas dan ringkasan tentang isi kandungan sesuatu dokumen serta mengikut gaya penulisan yang sama dengan dokumen yang asal. Abstrak digunakan adalah untuk membantu pembaca : a. Menilai isi kandungan sesuatu dokumen dan potensi kesesuaiannya. b. Membuat nota dan catatan yang berkesan c. Tentang bahan semasa. d. Dalam penyampaian laporan. e. Dalam pemilihan dokumen yang sesuai dan mengumpulan maklumat yang dikehendaki 5. Indeks: Satu senarai petunjuk yang disusun secara berabjad mengenai sesuatu maklumat seperti perkataan atau topik. Tujuan Indeks:

17

a. Memudahkan pembaca mengesan maklumat tertentu di dalam sesebuah buku yang

dibaca.
b. Memudahkan pembaca merujuk di mana maklumat tertentu didapati.

Jenis-jenis Indeks:
a. Indeks di bahagian akhir buku. b. Indeks Jilid Khas.

6. KIM : Katalog Induk Majalah10 Katalog Induk Majalah disebut pula Union list atau union list of serials mencatat majalah yang dimiliki dua perpustakaan atau lebih, lazimnya disusun menurut judul majalah dengan penunjukan lokasi perpustakaan yang memilikinya. Pada katalog induk majalah, data yang dicantumkan dapat berupa data singkat (mencakup judul majalah, penerbit, dan tahun pemilikan oleh perpustakaan yang bersangkutan), ada pula yang lengkap dengan keterangan volume serta nomer yang dimiliki. Hal yang disebutkan terakhir ini dilakukan oleh Katalog Induk Majalah terbitan PDII-LIPI. Katalog Induk Majalah juga selalu ditambahkan kode perpustakaan yang memiliki majalah tersebut. 7. KIN : Katalog Induk Nasional11 Katalog induk nasional merupakan hasil kerja sama dalam pengerjaan keseragaman katalog oleh beberapa perpustakaan/himpunan beberapa katalog perpustakaan di indonesia. Katalog induk nasinal mencangkup semua koleksi nasional yang tersebar disetiap jenis perpustakaan yang ada disuatu negara. Tujuan katalog induk nasional adalah:

10 11

Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h.60-61. http://perpustakaan.mahkamahagung.go.id/perpusma//index.php? p=show_detail&id=10782&SenayanAdmin=bfweqmtp

18

a. Menjalin dan meningkatkan jaringan kerja sama antar perpustakaan, baik dalam
pengumpulan data, membentuk katalog, file komputer maupun dalam bentuk penerbitan katalog induk nasional.

b. Memberikan informasi tentang keberadaan koleksi yang ada di perpustakaan

sehingga bahan perpus tersebut mudah didapatkan.

c. Sebagai sara pelayanaan silang layang dalam peminjaman bahan perpus antar perpus
dan pemanfaatan informasi serta sumber bahasn antar perpus dan pemanfaatan informasi serta sumber daya bersama. 8. NUC (NATIONAL UNION CATALOGUE) : gabungan kartu katalog koleksi Library of Congress serta koleksi milik perpustakaan lain yang tidak terdapat di Library of Congress, merupakan salah satu sarana yang banyak membantu kerjasama peminjaman pada tingkat nasional. 9. ULRICH: Bibliografi terkini/current : Yaitu jenis bibliografi yang mencatat terbitan yang sedang atau masih terbit saat ini. Contohnya Ulrichs International Periodicals Directory. 10. IMII : Indeks Majalah Ilmiah Indonesia12 Kegunaan IMII yaitu untuk mengetahui artikel majalah tentang suatu subjek tertentu yang pernah dimuat dalam majalah ilmiah suatu subjek tertentu pula, misal pembaca ingin mencari artikel yang berkaitan dengan kepustakawanan yang pernah dimuat dalam majalah kepustakawanan Indonesia. Maka pengguna hanya mencari dari IMII untuk mencari artikel tersebut. IMII diterbitkan oleh PDII-LIPI. Pertama kali terbit tahun 1960 dengan judul Indeks Majalah Ilmiah Indonesia (IMII), kemudian terbit setiap tahun. Kemudian berubah warna menjadi Index of Indonesian Learned Periodicals tetap dengan frekuensi tahunan. Mulai tahun 1981 terbit setaun dua kali, sedangkan mulai tahun 1984berubah menjadi Indeks Majalah Ilmiah Indonesia. Tidak pernah diterbitkan edisi kumulasi terkecuali edisi kumulasi untuk terbitan tahun 1950 hingga tahun 1959.
12

Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h.164-165.

19

11. LISA13 Library and Information Science Abstracts disingkat LISA. Penerbitan LISA diusahakan oleh The Library Association (Inggris) sejak tahun 1950 dengan judul Library Science Abstract. Awalnya usaha penyuntingan majalah ini dilakukan oleh sukarelawan, lambat laun berkembanglah penyuntungan majalah tersebut menjadi tenaga pengelola professional. Kini penerbitan dilakukan oleh Library Association Publishing. Mjulai tahun 1968 menggunakan kertas A4, dan judul berubah dari Library Science Abstracts menjadi library and Information Science Abstracts. Perubahan judul ini mencerminkan perluasan liputan majalah abstrak tersebut. Pada tahun 1976, The Library association sebagai penerbit LISA bekerja sama dengan Aslib (Association of Special Libraries and Information Bureaux) untuk memperluas cakupan majalah. Aslib menyediakan tenaga spesialis denagn tugas membuat abstrak artikel majalah kerjasama ini berlangsung hingga tahun 1981. LISA kini mencakup ilmu informasi ditambah dengan subjek berkaitan dengan kepustakawananseperti penerbitan, perbukuan, reprografi, penerbitan elektronik, olah kata, dan video text. Cakupan lisa cukup internasional dalam arti mengabstrak majalah terbitan 100 negara dalam 20 bahasa. Hasilnya secara ekonomis menguntungkan LISA, karena 80 % berasal dari luar negeri. LISA berusaha meliputi majalah terbitan Negara berkembang. LISA meliputi artikel majalah, monograf, laporan dan thesis dalam bahasa Inggris namun tidak mencakup artikel berupa feature dengan panjang karangan kurang dari satu halaman, berita, maupun informasi minor lainnya. Hingga tahun 1981, LISA terbit 6 kali setahun, dan sejak tahun 1982 terbit bulanan. Tenggang waktu sejak sebuah artikel diterbitkan hingga pemuatan abstraknya dalam LISA berkisar antara 2 samapi 3 bulan walaupun untuk artikel bukan dalam bahasa Inggris berkisar antara 6-9 bulan. Ciri utama LISA adalah menyajikan abstrak informatif disertai data bibliografis lengkap mencakup judul dalam bahasa asli, transliterasi bagi karya dalam huruf cyrilic,
13

Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Perpustakaan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993), h.165.

20

judul terjemahan bagi artikel non-Inggris, pengarang, judul majalah, keterangan tentang ilustrasi, dan acuan. Panjang abstrak sampai 120-150 kata. 12. CC14 Current Content (informasi terkini) : biasanya berupa daftar isi majalah yang diterima perpustakaan dan disebarkan kepada pembaca yang berminat.

Daftar Pustaka
1. Basuki, Sulistyo. Pengantar Dokumentasi: mulai dari perkembangan istilah, pemahaman jenis dokumen, diikuti dengan pengolahan dokumen, disusul teknologi informasi dan komunikasi sampai dengan jasa pemencaran informasi serta diakhiri dengan etika profesi. Bandung: Rekayasa Sains, 2004. 2. Purnomowati, Sri. Penampilan Majalah Ilmiah: Standard dan Penerapannya. Vol. 27, No. l (April 2003) 3. Basuki, Sulistyo, Teknik dan Jasa Dokumentasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1992 4. Irma Library U. of Aditirto. Standarisasi Congress Online dan Catalogs. Pengawasan Diakses tanggal Bibliografi Mei 16

2010. http://catalog.loc.gov/. 5. Basuki, Sulistyo. Kerjasama Katalogisasi : Katalog Induk dan International Serials Data System (ISDS). Bandung: Jurusan Ilmu Perpustakaan, Jurusan Sastra Universitas Indonesia, 1978 6. Basuki, Sulistyo. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1993

14

Calon Pustakawan, pustaka UT 2011.2 artikel diakses pada Rabu, 12 oktober 2011 dari

http://pustakaut20112.blogspot.com/2011/10/layanan-literatur.html 21

7. pustaka

UT

2011.2,

artikel

diakses

pada

Rabu,

12

oktober

2011

dari

http://pustakaut20112.blogspot.com/2011/10/layanan-literatur.html 8. http://kin.pnri.go.id/beranda.aspx 9. http://issn.pdii.lipi.go.id/ 10. Davinson, Donald. The Periodicals Collection. (London), Andre Deutsch/ A Grafton Book, (1978) 11. Szilvassy, Judith (Ed). Basic Serials Management Handbook; under the auspices of the IFLA Section on Serial Publications. (77). Munchen/ Munich: K.G. Saur, 1996, http://www.ifla.org/VII/s16/p1996/rep1.htm (viewed June 21, 2007).

22