LAPORAN TUGAS BESAR SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN PROMOSI KARYAWAN DI UD.

GAMA Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Pendukung Keputusan Dosen : Cahyono Sigit Promudyo M.T

Disusun oleh : Ivan Vandy Pratama Mulya Isti Zumroh Adhista Triasa Renggananta Mardinus Syaidi 09660008 09660018 09660029 09660039

PROGRAM TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN KALIJAGA YOGYAKARTA 2012

BAB I PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang Perusahaan sebagai suatu organisasi yang digerakkan oleh sumber daya manusia dihadapkan pada beragam pilihan dalam rangka menentukan tenaga kerja yang berkualitas. Pilihan yang dibuat oleh sebuah perusahaan dalam penerimaan tenaga kerja sangat berpengaruh pada performa dan kemajuan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan sumber daya manusia yang mempunyai kompetensi tinggi karena keahlian atau kompetensi akan dapat mendukung peningkatan prestasi kerja karyawan. Penilaian kinerja harus dilakukan untuk mengetahui prestasi yang dapat dicapai setiap karyawan. Dengan melakukan proses penilaian kinerja maka prestasi yang dicapai setiap karyawan dengan nilai baik sekali, baik, cukup atau kurang bisa diketahui. Penilaian prestasi penting bagi setiap karyawan dan berguna bagi perusahaan untuk menetapkan tindakan kebijaksanaan selanjutnya.Penilaian kinerja berarti para bawahan mendapat perhatian dari atasannya sehingga mendorong Karyawan semangat untuk bekerja, asalkan proses penilaian jujur dan objektif serta ada tindak lanjutnya. Tindak lanjut dari penilaian kinerja dimungkinkan karyawan dipromosikan, dikembangkan dan atau balas jasanya dinaikkan. Salah satu perusahaan yang sangat mementingkan karyawannya adalah UD. GAMA yang menjunjung nilai-nilai kekeluargaan pada seluruh bagian organisasi. Jadi karyawan yang bekerja disini sangat diperhatikan oleh perusahaan. Penilaian kinerja karyawan yang dilaksanakan di UD. GAMA ini bertujuan mengetahui peringkat masing-masing karyawan yang menjadi pertimbangan untuk mengubah atau

menaikkan status karyawan tersebut seperti dari karyawan magang menjadi kontrak ataupun kontrak menjadi tetap. Oleh karena itu, pada penelitian ini akan dirancang sebuah Sistem Pendukung Keputusan promsi karyawan yang bekerja di UD. GAMA. Dalam Pembuatan Sistem Pendukung Keputusan penilaian kinerja karyawan ini rencananya akan dibuat dengan menggunakan program visual basic 6.0. Dimana untuk penggambilan keputusan pada Sistem ini menggunakan metode TOPSIS (Technique for Order Preference by Similarity to Ideal Solution).

1.2.Rumusan Masalah Dari latar belakang di atas maka dapat dirumuskan permasalahan bagaimana merancang sebuah sistem pendukung keputusan untuk penilaian kinerja dan promosi karyawan di UD. GAMA?

1.3.Tujuan 1. Mengetahui peringkat dan hasil penilaian masing-masing karyawan. 2. Mendesain sebuah sistem pendukung keputusan untuk mengetahui karyawan dengan peringkat terbaik. 1.4. BATASAN PENELITIAN 1. Kriteria yang digunakan adalah kinerja karyawan, kedisiplinan, interaksi social.

BAB II DASAR TEORI

2.1. Sistem Pendukung Keputusan

Sistem pendukung keputusan ( decision support systems disingkat DSS) adalah bagian dari sistem informasi berbasis computer termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen pengetahuan) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi perusahaan,atau lembaga pendidikan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah yang spesifik. Menurut Moore and Chang, Sistem Pendukung keputusan dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa. Kegiatan merancang system pendukung keputusan merupakan sebuah kegiatan untuk menemukan, mengembangkan dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin untuk dilakukan. Tahap perancangan ini meliputi pengembangan dan mengevaluasi serangkaian kegiatan alternatif. Sedangkan kegiatan memilih dan menelaah ini digunakan untuk memilih satu rangkaian tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia dan melakukan penilaian terhadap tindakan yang telah dipilih.

2.2. Konsep Dasar Sistem Pendukung Keputusan Sistem Pendukung keputusan dirancang untuk mendukung seluruh tahap pengambilan keputusan mulai dari mengidentifikasi masalah, memilih data yang

relevan, dan menentukan pendekatan yang digunakan dalam proses pengambilan keputusan, sampai mengevaluasi pemilihan alternatif.

2.3. Karakteristik dan Kemampuan Sistem Pendukung Keputusan Dari pengertian Sistem Pendukung Keputusan maka dapat ditentukan karakteristik antara lain :

1.

Mendukung proses pengambilan keputusan, menitik beratkan pada management by perception.

2.

Adanya tatap muka manusia / mesin dimana manusia (user) tetap memegang kendali proses pengambilan keputusan

3.

Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur dan tak struktur.

4. 5.

Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan Memiliki subsistem subsistem yang terintegrasi sedemikian rupa sehingga dapat berfungsi sebagai kesatuan item.

6.

Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen.

Sistem Pendukung keputusan (SPK) yang ideal yaitu : 1. SPK adalah sebuah sistem berbasis komputer antara komputer dan pengguna. 2. SPK ditujukan untuk membantu pembuat keputusan dalam menyelesaikan suatu masalah dalam berbagai level manajemen dan bukan untuk mengganti posisi manusia sebagai pembuat keputusan.

3. SPK mampu memberi alternatif solusi bagi masalah semi/tidak terstruktur baik bagi perseorangan atau kelompok dan dalam berbagai macam proses dan gaya pengambilan keputusan. 4. SPK menggunakan data, basis data dan analisa model-model keputusan. 5. SPK bersifat adaptif, efektif, interaktif, dan fleksibel. 6. SPK menyediakan akses terhadap berbagai macam format dan tipe sumber data (data source).

2.4. Technique for Order Preference by Similarity to Ideal Solution (TOPSIS) metode TOPSIS adalah teknik pengambilan keputusan dari beberapa pilihan alternatif yang ada, TOPSIS bertujuan untuk menentukan solusi ideal positif dan solusi ideal negatif. Solusi ideal positif memaksimalkan kriteria manfaat dan meminimalkan kriteria biaya, sedangkan solusi ideal negatif memaksimalkan kriteria biaya dan meminimalkan kriteria. TOPSIS menggunakan prinsip bahwa alternatif yang terpilih tidak hanya mempunyai jarak terpendek dari solusi ideal positif, namun juga memiliki jarak terpanjang dari solusi ideal negatif. Konsep ini banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah keputusan secara praktis. Konsepnya sederhana dan mudah dipahami, komputasinya efisien dan memiliki kemampuan untuk mengukur kinerja relatif dari alternatif-alternatif keputusan kedalam bentuk matematis yang sederhana. Seperti halnya yang disampaikan oleh Lestari (2011), prinsip metode TOPSIS adalah sederhana, dimana alternatif yang dipilih selain memiliki kedekatan dengan solusi ideal positif dan jauh dari solusi ideal negatif. Solusi ideal terbentuk jika sebagai komposit dari nilai kinerja terbaik ditampilkan oleh setiap alternatif untuk setiap atribut. Solusi ideal negatif adalah gabungan dari nilai kinerja terburuk.

Jarak ke masing-masing kutub kinerja diukur dalam pengertian Euclidean, dengan bobot opsional dari setiap atribut. Konsep ini banyak digunakan pada beberapa model MADM untuk menyelesaikan masalah keputusan secara praktis. (Kahraman, 2008) Metode TOPSIS adalah salah satu metode yang bisa membantu proses

pengambilan keputusan yang optimal untuk menyelesaikan masalah keputusan secara praktis. Hal ini disebabkan karena konsepnya sederhana dan mudah dipahami, komputasinya efisien dan memiliki kemampuan untuk mengukur kinerja relatif dari alternatif-alternatif keputusan dalam bentuk matematis yang sederhana. Langkah-langkah dalam memilih alternatif dengan metode TOPSIS adalah sebagai berikut : Menurut Tzeng dan Huang (2011), langkah pertama dalam metode TOPSIS adalah normalisasi rating dengan rumus :

Langkah 2 : mengalikan bobot dengan nilai masing-masing kriteria

Langkah 3 : menentukan nilai solusi ideal positif (A+) dan solusi ideal negatif (A-) berdasarkan rating bobot ternormalisasi vkj. a. Untuk kriteria yang benefit, dalam menentukan nilai ideal positif yang dipilih adalah vkj yang paling besar. Sedangkan untuk nilai ideal negatif yang dipilih adalah vkj yang paling kecil.

b. Untuk kriteria yang cost, dalam menentukan nilai ideal positif yang dipilih adalah vkj yang paling kecil. Sedangkan untuk nilai ideal negatif yang dipilih adalah vkj yang paling basar.

Langkah 4 : menentukan jarak antara alternatif Ak dengan solusi ideal positif (Dk+) dan jarak antara alternatif Ak dengan solusi ideal negatif (Dk-) dirumuskan sebagai:

dan

Langkah 5 : Kedekatan Relatif terhadap solusi ideal yang ditentukan dengan mencari niai Vi terbesar.

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1

Tempat dan waktu penelitian Penelitian akan dilakukan di UD. Gama, Jl. Santan 3 No. 33 Rt 10/29, Maguwoharjo, Depok, Sleman, Yogyakarta pada tanggal 14 November 2012.

3.2

Metode Pengumpulan Data a. Wawancara Wawancara dilakukan kepada beberapa pengusaha secara langsung dan juga dengan pihak atau bagian yang berwenang yang memiliki kompetensi untuk keperluan pengambilan data. Dan wawancara juga dilakukan terhadap pihak yang terkait dengan penelitian ini. b. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung pada UD. Gama untuk mengamati sistem penilaian kinerja karyawan dan melakukan pengambilan data yang diperlukan. c. Studi literatur Studi literatur dalam hal ini dilakukan untuk mempelajari tema penelitian dengan literatur yang terkait dengan Sistem pendukung keputusan, TOPSIS dan penilaian kinerja karyawan.

3.3

Metode Pengolahan Data Dalam pembuatan Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan, data yang diperoleh diolah dengan :

1. Analisis kebutuhan sistem Menganalisis fungsi atau proses apa saja yang dibutuhkan stakeholder dalam SPK pemilihan karyawan yang akan dipromosikan. 2. pemodelan proses membuat DFD dari proses yang dibutuhkan. 3. pemodelan data membuat ERD yang dibutuhkan dan bisa digunakan dalam SPK. 4. Perancangan basis model Metode yang digunakan dalam pemilihan karyawan yang dipromosikan adalah TOPSIS 5. Perancangan basis data Database dirancang dengan Microsoft Access 6. Perancangan basis pengetahuan Mentransformasi kepakaran problem user dan problem owner. 7. Perancangan user interface Pembuatan aplikasi dirancang dengan software VB 6.0.

BAB IV PERANCANGAN SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN

4.1. perancangan sistem A. Pemodelan Proses Diagram Konteks

Event, headler Respon Proses Input Data Karyawan Aktor Pemilik Kejadian Mencatat identitas karyawan Input Data Job Penilaian Karyawan Pemilik Pemilik Mencatat job Mencatat nilai karyawan Pemilihan Karyawan Pemilik Memilih karyawan Respon Data karyawan terupdate Job tercatat Nilai karyawan terupdate Karyawan terpilih

Diagram Dekomposisi

Event diagram 1. Input Data Karyawan

2. Input Data Job

3. Penilaian Karyawan

4. Pemilihan Karyawan

System Diagram

B. Pemodelan Data Perancangan database untuk Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan ini adalah sabagai berikut : ERD

4.2. Perancangan Sistem Pendukung Keputusan Desain dalam perancangan Sistem Pendukung Keputusan adalah sebagai berikut : Perancangan SPK

a. Sistem Manajemen Basis Data Basis data yang dibutuhkan untuk merancang Sistem Pendukung keputusan dalam promosi karyawan ini antara lain : 1. Database karyawan Di dalam database ini terdapat data-data karyawan yang bekerja di UD. GAMA yang mencakup antara lain ID_karyawan, nama, alamat, nomor telepon dan job. 2. Database job Di dalam database ini terdapat data-data jenis job yang ada di UD. Gama yang mencakup antara lain ID_job, nama job dan waktu normal masing-masing job. 3. Database penilaian Di dalam database ini terdapat data-data nilai masing-masing karyawan yang bekerja di UD. Gama berdasarkan kriteria yang telah ditentukan. Database ini mencakup antara lain ID_karyawan, ID_job, kedisiplinan, absen, dan kinerja dari masing-masing karyawan.

b. Sistem Manajemen Berbasis Model

Sistem Pendukung Keputusan untuk memilih karyawan yang akan dipromosikan ini menggunakan metode pemilihan, yaitu TOPSIS. c. Sistem Manajemen Berbasis Pengetahuan Selain menggunakan Sistem Manajemen basis data, model pemilihan karyawan yang akan dipromosikan ini juga harus ditambah dengan Sistem Manajemen Berbasis Pengetahuan agar dapat menggunakan metode yang dipilih. Knowledge yang ditambahkan antara lain adalah : 1. Bobot masing-masing kriteria Pembobotan ini diisi sesuai dengan keiniginan pengguna sistem untuk masingmasing kriteria. Jumlah pembobotan yang diberikan pada semua kriteria harus bernilai 1. 2. Periode dalam memilih data karyawan yang akan dipromosikan. Periode ini dipilih berdasarkan bulan karena penilaian dan promosi ini dilakukan selama sebulan sekali.

d. Interface Aplikasi Berikut ini adalah gambar perancangan interface dari aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Promosi Karyawan di UD. Gama.

Gambar tampilan awal

Gambar form input data karyawan

Gambar form input data job

Gambar form penilaian karyawan

Gambar form pemilihan karyawan

BAB V ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1. Pengenalan Aplikasi Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan ini dirancang untuk membantu pemilik usaha donat untuk memilih karyawan yang layak untuk dipromosikan. Promosi ini adalah berupa bonus yang akan diberikan setiap akhir bulan. Jadi basis periode dalam pemilihan karyawan yang akan dipromosikan ini adalah bulanan. Aplikasi ini mememiliki dua bagian subsistem utama yang dapat dijalankan, yaitu pencatatan dan proses pengambilan keputusan. 1. Subsistem pencatatan. Di dalam subsistem ini terdapat tiga proses yaitu : a. pencatatan data karyawan. b. Pencatatan data job. c. Penilaian karyawan. Dalam proses pencatatan ini user atau pemilik usaha dapat menambah, menghapus dan mengganti data yang kemudian akan disimpan di database masing-masing. Data yang telah diinputkan tersebut yang nantinya akan digunakan untuk memilih karyawan terbaik yang akan dipromosikan dengan model atau metode yang telah di dibuat. 2. Subsistem proses pengambilan keputusan. Di dalam subsistem ini terdapat proses untuk memilih karyawan yang akan dipromosikan per bulannya dengan metode TOPSIS. 4.2. Cara Kerja Sistem Pendukung Keputusan

Langkah awal dalam menjalankan proses pengambilan keputusan adalah proses pencatatan data karyawan, job dan nilai kriteria masing-masing karyawan. Kriteria yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Kedisiplinan. Nilai dari kriteria kedisiplinan ini adalah jumlah jam kerja dari masing-masing karyawan per bulannya. Karena kedisiplinan dilihat dari ketepatan waktu saat masuk dan selesai bekerja. Sehingga jika jam kerjanya sedikit maka karyawan tersebut seringtelat atau pulang lebih cepat. 2. Absen. Nilai kriteria absen ini adalah jumlah absen atau ketidakhadiran karyawan dalam satu bulan. Jadi semakin kecil nilai kriteria ini maka semakin baik nilai karyawan. 3. Kinerja Nilai dari kriteria kinerja ini adalah nilai perbandingan rata-rata waktu pengerjaan yang dilakukan karyawan dengan waktu normal proses pengerjaan suatu job. Jadi semakin kecil nilai kriteria ini maka semakin baik kinerjanya. Proses pencatatan nilai masing-masing karyawan ini diinputkan pada form berikut ini :

Setelah didapatkan penilaian masing-masing karyawan maka proses pemilihan karyawan yang akan dipromosikan dilakukan di form berikut ini :

Isi bobot setiap kriteria Pilih periode yang diinginkan

Dari form tersebut setelah periode dipilih dan pemilik usaha atau user mengisikan bobot pada masing-masing kriteria di textbox yang telah disediakan, maka selanjutnya user bisa melihat peringkat setiap karyawan dengan menekan tombol RANGKING dan peringkatnya akan terlihat pada frame PERINGKAT KARYAWAN.

4.3. validasi perhitungan Untuk menguji kebenaran perhitungan peringkat aplikasi yang dirancang, maka dilakukan validasi dengan membandingkan peritungan peringkat hasil dari perhitungan aplikasi dan perhitungan dengan Microsoft Excel. Data uji coba yang digunakan adalah sebagai berikut :

ID_karyawan TK001 TK002 TK003 TK004

ID_job JB001 JB001 JB001 JB001

kedisiplinan 500 200 400 250

absen 3 2 3 4

kinerja 1 1,16666667 0,83333333 0,83333333

1. Perhitungan dengan Microsoft Excel. Setelah didapatkan data seperti diatas, maka bisa diolah dengan metode TOPSIS dengan langkah-langkah berikut ini : Langkah pertama adalah normalisasi data dengan rumus :

Maka didapatkan hasil normalisasi dan bobot yang ditentukan sebagai berikut: benefit bobot 0,2 cost 0,3 absen 0,49 0,32 0,49 0,65 cost 0,5 kinerja 0,52 0,60 0,43 0,43

ID_karyawan kedisiplinan TK001 TK002 TK003 TK004 0,70 0,28 0,56 0,35

Langkah 2 : mengalikan bobot dengan nilai masing-masing kriteria

ID_karyawan kedisiplinan TK001 TK002 TK003 TK004 0,14 0,06 0,11 0,07

absen 0,15 0,10 0,15 0,19

kinerja 0,26 0,30 0,22 0,22

Langkah 3 : Solusi ideal positif dan solusi ideal negatif dapat ditentukan berdasarkan rating bobot ternormalisasi yij sebagai: Jarak antara alternatif Ai dengan solusi ideal positif dirumuskan sebagai:

ID_karyawan kedisiplinan TK001 TK002 TK003 TK004 0,0000 0,0070 0,0008 0,0049

absen 0,0024 0,0000 0,0024 0,0095

kinerja 0,0019 0,0074 0,0000 0,0000

D+ 0,0042 0,0144 0,0031 0,0144

ID_karyawan kedisiplinan TK001 TK002 TK003 TK004 0,0070 0,0000 0,0031 0,0002

absen 0,0024 0,0095 0,0024 0,0000

kinerja 0,0019 0,0000 0,0074 0,0074

D0,0112 0,0095 0,0129 0,0076

Langkah 4 : Kedekatan Relatif terhadap Solusi Ideal.

ID_karyawan V TK001 TK002 TK003 TK004 0,72711 0,3963 0,80377 0,34629

Jadi karyawan yang dipilih untuk dipromosikan adalah karyawan dengan kode TK003 dengan identitas namanya adalah Pratama. 2. Perhitungan dengan aplikasi

Jadi karyawan yang dipilih untuk dipromosikan adalah karyawan dengan identitas namanya adalah Pratama. Jadi perhitungan dengan menggunakan microsoft excel dan aplikasi adalah sama yaitu pratama (TK003) terpilih sebagai karyawan peringkat 1.

BAB VI KESIMPULAN Dari hasil analisis dan pembahasan diatas maka dapat dismpulkan bahwa : 1. Didapatkan hasil peringkat karyawan yaitu peringkat 1 adalah pratama (TK003), peringkat 2 adalah ivan (TK001), peringkat 3 adalah vandy (TK002) dan peringkat 4 adalah mulya (TK004). 2. Pemilihan karyawan yang akan dipromosikan ini bisa dilakukan dengan metode TOPSIS.

DAFTAR PUSTAKA

Efraim Turban, Jay E. Aronson, Ting Peng Liang. (2008). Decision Support Systems and Intelligent Systems Jilid 1 Ed. 7. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Wiley-Interscience. Discovering Knowledge in Data An Introduction to Data Mining. Nov.2004.eBook.

Tzeng, Gwo-Hshiung dan Jih-jeng Huang. 2011. Multiple Attribute Decision Making Methods and Applications. Boca Raton : CRC Press