KOLEJ VOKASIONAL SIBU

JABATAN PERNIAGAAN
UNIT PENGURUSAN PERNIAGAAN
JALAN DESHON, 96000 SIBU,
SARAWAK.

KERTAS PENERANGAN
( INFORMATION SHEET )
KURSUS

PENGURUSAN PERNIAGAAN

SEMESTER

SEMESTER 2

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI/
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

BPP202
FORMATTED REPORT AND e-BOOK KEEPING
M2K1
Menghasilkan Dokumen Dari Teks Bertulis Menggunakan
Format Standard.

NO. DAN TAJUK UNIT

KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT
NUM. AND TITLE

M2K2
Menyediakan Laporan Projek.
M2K3
Menyediakan Invois.

PADA AKHIR KURSUS INI, MURID DAPAT:

OBJEKTIF MODUL /
MODULE OBJECTIVE

NO. KOD / CODE NO

TAJUK:

1. Menulis laporan projek dengan format yang

dikehendaki menggunakan alat-alat dan peralatan.
2. Menyediakan invois dengan format yang dikehendaki
menggunakan alat-alat dan peralatan.
3.
BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 1

of : 10

Menghasilkan Dokumen Dari Teks Bertulis Menggunakan Format

Standard.
Menyediakan Laporan Projek.
Menyediakan Invois.

TUJUAN:
Kertas penerangan adalah bertujuan untuk menerangkan cara untuk menyediakan
dokumen dari teks bertulis seperti laporan projek dalam format yang dikehendaki
mengikut keperluan standard sebuah organisasi atau syarikat.

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 2

of : 14

PENERANGAN:
M2K1
MENGHASILKAN DOKUMEN DARI TEKS BERTULIS MENGGUNAKAN FORMAT
STANDARD.
Penghasilan dokumen teks adalah dengan menggunakan perisian pemprosesan
perkataan. Perisian ini membolehkan kita menyediakan pelbagai jenis dokumen
perniagaan seperti surat perniagaan, laporan, memo, brosur, majalah dan halaman
Web. Perisian Microsoft Word 2007/2010 telah dipilih untuk modul ini.
1.1 Jenis Dan Ciri-Ciri Utama Perisian Pemprosesan Perkataan
Pada masa kini terdapat banyak jenis perisian pemprosesan perkataan yang boleh
dibeli dengan mudah daripada kedai komputer dan secara atas talian. Antaranya MS
Word, Word Perfect, Word for MS Works, Word for Mac dan lain-lain. Banyak jenis
perisian dijual di dalam bentuk pakej yang mengandungi beberapa jenis perisian
aplikasi. Contohnya, pakej MS Office mengandungi beberapa perisian aplikasi
seperti MS Word, MS Excel dan MS PowerPoint.
Pada keseluruhannya, setiap jenis perisian pemprosesan perkataan mempunyai ciriciri yang agak sama dan beberapa ciri-ciri istimewa yang tersendiri. Walau
bagaimanapun, fungsi utama perisian pemprosesan perkataan adalah untuk
mencipta dokumen teks.
Antara langkah kerja dalam proses menyediakan dokumen perniagaan adalah
seperti berikut;

Mulakan Microsoft Word

Tetapkan margin, saiz kertas, jajaran serta jenis dan
saiz fon.
Taipkan teks
Semak dan betulkan setiap kesilapan menaip.
Simpan dan tutup fail.
Keluar dari Microsoft Word
Dokumen Pejabat

1.2 D
e
f
i
n
i
s
i

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 3

of : 14

Dokumen adalah sesuatu yang bertulis atau bercetak yang digunakan sebagai rekod
atau bukti yang terdapat di pejabat bagi pelbagai urusan.
Dokumen pejabat merupakan media untuk menyampaikan sesuatu mesej dan arahan
dalam organisasi. Terdapat pelbagai bentuk dokumen pejabat seperti dokumen
perniagaan, surat, laporan, memo dan kertas cadangan.
Dokumen pejabat memainkan peranan penting dalam menyampaikan maklumat
kepada pihak luar atau dalaman sesebuah organisasi.
Dokumen pejabat juga terdiri daripada dokumen perniagaan yang melibatkan proses
jualan atau belian, iaitu dokumen yang digunakan sebelum, semasa dan selepas
sesuatu jualan atau belian berlaku antara organisasi dengan pelanggan atau organisasi
dan pembekal.

1.3 Jenis-jenis Dokumen Pejabat

a) Kertas Cadangan

Kertas cadangan ialah dokumen yang mengandungi pernyataan mengenai

sesuatu cadangan atau usul tentang sesuatu rancangan yang ingin dicapai.
Kertas cadangan perlu dibentangkan dan dibincangkan untuk mendapat
kelulusan oleh pihak pengurusan.
b) Laporan

Laporan ialah fakta bertulis tentang perkembangan sesebuah organisasi,

persatuan, pertubuhan dan lain-lain bagi satu jangka masa tertentu. Antara
contoh laporan termasuklah laporan tahunan, penyata kewangan, laporan ahli
jawatankuasa, rancangan kegiatan tahunan dan lain-lain. Laporan hendaklah
tepat dan menyeluruh. Biasanya, laporan disediakan dan disiapkan oleh
setiausaha atau dengan kerjasama pengerusi atau pegawai yang berkaitan.
c) Surat

Surat merupakan dokumen menyampaikan mesej yang dihantar kepada

penerima. Terdapat dua kategori, iaitu surat rasmi dan surat tidak rasmi.
d) Memo

Memo ialah singkatan bagi memorandum. Ia terbahagi kepada dua, iaitu memo
dalam bentuk nota ringkas sesuatu perkara untuk tujuan komunikasi dalaman
dan memo yang merakamkan syarat-syarat perjanjian pembentukan syarikat dan
sebagainya.

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 4

of : 14

1.4 Kertas Cadangan

Format kertas cadangan

Ciri-ciri kertas cadangan yang baik

1.5 Laporan

Laporan boleh dibahagikan kepada (4) jenis seperti laporan projek perniagaan,
laporan aktiviti atau peristiwa, laporan kewangan dan laporan mesyuarat.
Persoalan yang perlu difikirkan Apa, Siapa, Bila, Dimana, dan Mengapa. Format
membuat laporan
Contoh Laporan Aktiviti:
Laporan Aktiviti Kelab Sukan dan Rekreasi
Kelab ini ditubuhkan pada tahun pada tahun 2000. Di peringkat awal penubuhannya, kelab ini
mempunyai 35 orang ahli, iaitu 20 orang perempuan dan 15 orang lelaki. Kini, bilangan ahlinya
bertambah menjadi 70 orang. Pada 15 Mac 2015, mesyuarat agung kelab diadakan. Tujuannya adalah
untuk melantik ahli jawatankuasa yang baru. Berikut adalah nama-nama jawatankuasa yang telah
dilantik:
Pengerusi

: Saudara Amiruddin bin Husaini

Naib Pengerusi

: Saudara Karam Singh a/l Harrchand Singh

Setiausaha

: Saudari Amirah binti Zamiri

Bendahari

: Saudara Endut anak Enggang

Ahli jawatankuasa : Saudara Adli bin Rodzali

Saudari Kalederi a/p Arumugam
Saudari Erene Chow May Fah

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 5

of : 14

Sepanjang tahun ini, pelbagai aktiviti telah diadakan. Pada bulan April 2005 pertandingan mencipta
laman web antara alhi kelab. Saudara Maheran telah menjadi juara.
Pada cuti penggal pertama, kelab ini telah mengadakan lawatan sambil belajar ke Universiti
Multimedia, Cyberjaya, Kuala Lumpur. Pada bulan Ogos pula, kelab telah diberi tugas untuk
menyediakan suatu persembahan slideshow sempena bulan kemerdekaan untuk perhimpunan
pelajar.
Sepanjang tahun ini, ternyata kelab agak aktif. Diharapkan pelbagai kegiatan lain yang menarik dan
bermanfaat dapat diadakan pada tahun hadapan. Dengan itu, kelab ini akan dapat berkembang dari
semasa ke semasa.
Disediakan oleh,

7 April 2015

AMIRAH

(AMIRAH BINTI ZAMIRI)

Setiausaha Kelab

1.6 Pemformatan Dan Penyuntingan Dokumen

Penyemakan dokumen adalah tugasan yang penting sekali dalam proses penghasilan
dokumen peniagaan. Semua hasil kerja hendaklah kemas dan tidak mengandungi
kesilapan sebelum diedarkan kepada mana-mana pihak. Perisian pemprosesan
perkataan memudahkan tugas menyunting, mengformat, menyimpan dan mencetak
dokumen. Antara tugasan penyuntingan ialah menyisip, menghapus, memindah,
menyalin dan menampal teks. Pemformatan pula termasuk aktiviti seperti menentukan
jenis, saiz dan stail fon, jajaran teks, bullets and numbering, jarak barisan dan margin.
Dokumen perniagaan sepatutnya tidak mengandungi sebarang kesilapan
menaip. Kesilapan yang dilakukan dalam dokumen perniagaan akan meninggalkan
kesan yang amat ketara, terutamanya dokumen sah dan dokumen berkaitan dengan
kewangan. Setiap dokumen yang disediakan mestilah disemak dengan teliti dan segala
kesilapan diperbetulkan sebelum dokumen itu dicetak. Dokumen perniagaan yang
kemas mengambarkan watak individu yang menyediakan dokumen tersebut dan juga
akan memberi kesan kepada imej sesebuah organisasi.
RUJUK LAMPIRAN
M2K2
MENYEDIAKAN LAPORAN PROJEK.

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 6

of : 14

2.1 Komponen Asas Laporan

Laporan ialah pemerian bertulis tentang sesuatu kejadian, perkara atau pendapat yang
telah dibincangkan. Laporan biasanya mengandungi judul halaman (Title page), senarai
kandungan, hujahan kandungan, dan penutup. Kadangkala apendiks, dan indeks
disisipkan di hujung laporan.
Laporan boleh mengandungi satu atau lebih halaman. Judul halaman diperlukan bagi
laporan berbilang halaman dan mengandungi butiran seperti nama penulis dan
organisasi, tajuk laporan, tarikh keluaran, dan nama atau organisasi yang ditujukan.
Senarai kandungan diperlukan apabila menyediakan laporan yang panjang. Senarainya
berurutan dan semua tajuk diberi nombor muka surat. Kandungan hujahan ataupun
badan teks laporan biasanya disusun di bawah tajuk dan subtajuk untuk memudahkan
rujukan dan pemahaman. Nombor halaman perlu dicetak dalam laporan, tetapi halaman
pertama biasanya tiada dinomborkan.
Laporan boleh disediakan dalam sebarang bentuk format. Laporan yang dibuat adalah
berbeza mengikut fungsi dan jenis laporan yang diperlukan. Berikut merupakan jenis
dan format laporan.
a) Laporan Aktiviti
(TAJUK LAPORAN)
____________(ISI LAPORAN)___________
____________________________________
____________________________________
____________________________________
____________________________________

Disediakan oleh,
(T/TANGAN PELAPOR)
NAMA
JAWATAN

Tajuk Laporan

(TARIKH)

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 7

of : 14

Ditulis dengan huruf besar pada setiap awal kata dan digaris atau ditulis dengan huruf
besar semuanya. Tajuk hendaklah ditulis di tengah-tengah. Boleh ditulis dalam dua
baris jika tajuk terlalu panjang.
Isi Laporan
Bermula dengan pendahuluan dan diakhiri dengan penutup.
Pengakuan pelapor
Ditulis di sebelah kiri selepas perenggan terakhir.
Tarikh
Ditulis di sebelah kanan laporan, setentang dengan pengakuan pelapor.
Tandatangan pelapor
Ditulis di sebelah kiri bahagian bawah selepas pengakuan pelapor.
Nama Pelapor
Ditulis dengan huruf besar di dalam kurungan selepas tandatangan.
Jawatan Pelapor
Ditulis di sudut kiri bahagian bawah laporan dan dibubuh tanda koma di hujungnya .
Seterusnya ditulis nama persatuan yang diwakili
1. Tajuk : (Nama Laporan Projek)
2.b)Pendahuluan
Laporan Projek(Pengenalan)
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
3. Isi
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8

Nama Program
Objektif Program
Kumpulan Sasaran
Tarikh Pelaksanaan
Lokasi
Ahli Jawatankuasa

Atur cara penuh atau pengisian program

Pelancaran / Perasmian
Laporan Belanjawan
Kejayaan yang dicapai dan kekuatan program
Sambutan pengunjung
Kegagalan yang berlaku dan kelemahan
Pengajaran
Cadangan Penambahbaikan

4. Penutup

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

M2K3
MENYEDIAKAN INVOIS.
Contoh Invois

Page : 8

of : 14

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 9

of : 14

Komputer digunakan dengan meluasnya untuk merekodkan urus niaga perniagaan

dengan menggunakan pelbagai perisian yang boleh didapati di pasaran. Dengan
menggunakan komputer, seseorang peniaga dapat merekodkan urus niaga dengan
lebih tepat, cepat dan data dapat digunakan berulangkali. Contohnya apabila seseorang
peniaga menyediakan invois jualan secara automatik akaun jualan akan dikreditkan dan
akauan penghutang akan didebitkan.
3.1 Kelebihan menggunakan perisian komputer untuk merekodkan urus niaga
1. Dapat merekodkan urus niaga yang berulang-ulang dengan cepat dan tepat.
2. Dapat membuat catatan, mengira jumlah, menyediakan penyata boleh
dilakukan secara automatic dalam masa yang singkat.
3. Dokumen perniagaan seperti invois nota debit, nota kredit, baucar
pembayaran, resit dan lain-lain boleh disediakan dengan cepat.
4. Dapat menjimatkan masa dan mengurangkan kerja-kerja pengkeranian.
5. Memudahkan penyediaan kewangan dan laporan kewangan.
3.2 Mengurus dan merekodkan urus niaga dengan menggunakan perisian
komputer.

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 10

of : 14

Secara amnya terdapat dua perisian yang popular untuk mengurus dan merekodkan
urus niaga iaitu perisian pemprosesan perkataan dan perisian pemprosesan angka.
Dalam merekodkan urus niaga perniagaan, satu lembaran hamparan elektronik (LHE)
boleh digunakan. Penggunaan LHE membolehkan fomula dibina dalam sel-sel supaya
ianya boleh membuat pengiraan. Salah satu komponen dalam Microsoft Office yang
mengendalikan LHE ialah Microsoft Excel.

CONTOH LEMBARAN HAMPARAN ELEKTRONIK.

BARIS
LAJUR
SEL

> Ruang yang melintang, ditandakan dengan angka ( contoh, 1,2,3,4)

> Ruang yang menegak, ditandakan dengan abjad (contoh A, B, C, D)
> Unit yang paling kecil dalam petak, setiap sel ditandakan dengan
alamat. ( contoh, sekiranya sel berada di lajur B, baris 4 alamatnya adalah
B4)

a) Invois atau bil ialah dokumen perniagaan yang dikeluarkan

oleh penjual kepada pembeli. Ia menyebut barangan, bilangan, dan harga yang
ditetapkan bagi barangan atau perkhidmatan yang diberikan oleh penjual kepada
pembeli. Invois mengehendaki pembeli itu untuk membayar penjual
mengikut terma-terma pembayaran. Pembeli diberi had masa beberapa hari
untuk melunaskan pembayaran itu, dan adakalanya ditawarkan potongan harga
sekiranya membayar sebelum tarikh akhir.
b) Dalam industri penyewaan, invois mestilah menyatakan tempoh masa yang
dibilkan, maka ia bukan sahaja berdasarkan bilangan, harga dan potongan,
bahkan juga jangka masa.
c)

Dari sudut pandangan penjual, invois itu adalah invois jualan. Dari sudut
pandangan pembeli pula, invois itu adalah invois belian. Dokumen menyebut
pembeli dan penjual sekali, tetapi istilah invois ini bermaksud wang itu adalah
hutang pembeli kepada penjual. Justeru, konteks istilah invois digunakan untuk

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 11

of : 14

memperjelas maknanya, seperti "Kami mengirim invois kepada mereka" (mereka

berhutang wang kepada kami) atau "Kami menerima invois daripada mereka"
(kami berhutang wang kepada mereka).
d) Terdapat pelbagai jenis invois:
Invois pro forma: Dalam perdagangan antarabangsa, invois pro forma ialah
dokumen yang menyatakan janji penjual untuk menyediakan barangan-barangan
yang tertentu kepada pembeli pada harga yang ditetapkan. Selalunya, ia
digunakan untuk membuat pengakuan tentang nilai barangan kepada kastam. Ia
bukan invois yang sebetulnya, kerana penjual tidak merekodkan invois pro
forma sebagai belum terima akaun sementara pembeli tidak merekodkan
invois pro forma sebagai accounts payable. Invois pro forma tidak dikeluarkan
oleh penjual sehingga kedua-dua pihak mempersetujui terma-terma pesanan.
Adakalanya, invois pro forma dikeluarkan untuk mendapatkan bayaran terdahulu
daripada pembeli, sama ada untuk memulakan pengeluaran ataupun demi
keselamatan keluaran.

Memo kredit: Seandainya pembeli memulangkan barangan, penjual selalunya

mengeluarkan memo kredit pada jumlah yang sama atau lebih rendah daripada
invois, kemudian memulangkan duit itu kepada pembeli, ataupun pembeli itu
boleh menggunakan memo kredit itu kepada invois yang lain.

Invois perdagangan: Borang pengakuan kastam kegunaan perdagangan

antarabangsa yang menerangkan pihak-pihak yang terlibat dalam urus niaga
penghantaran, barang-barang yang diangkut serta nilai barang-barang
tersebut. Ia merupakan dokumen utama yang digunakan oleh pihak kastam dan
mesti memenuhi kehendak-kehendak kastam yang tertentu, seperti
nombor Sistem Berharmoni dan negara keluaran. Ia digunakan untuk
menghitung tarif.

Memo debit: Apabila sesebuah syarikat gagal membayar atau terkurang bayar
sesuatu invois, maka biasanya ia diberi memo debit untuk baki dan sebarang
yuran lambat bayar. Dari segi fungsi, memo debit seiras dengan invois.

Invois caj sendiri: Digunakan apabila pembeli mengeluarkan invois kepada diri
sendiri (cth. mengikut tahap penggunaan, ia mengambil stok inventori terurus
penjual).

Penyata: Penyata pelanggan berkala yang merangkumi baki pembuka, invois,

bayaran, memo kredit dan debit, dan baki penutup akaun pelanggan dalam
jangka masa tertentu. Penyata bulanan boleh digunakan sebagai invois rumusan
untuk memohon pembayaran sekali bagi caj bulanan yang tertunggak.

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 12

of : 14

SOALAN:
1. Namakan dua jenis laporan.
a. _________________________________
b. _________________________________

2. Rajah 1 menunjukkan tanda-tanda penyuntingan yang sering digunakan untuk

menyunting teks.
Padankan tanda penyuntingan dengan arahan suntingan yang betul.

3. Senaraikan dua kandungan format kertas cadangan.

a. _________________________________________________________
b. _________________________________________________________

4. Nyatakan satu ciri kertas cadangan yang baik

a. _________________________________________________________

5. Berikut adalah perisian yang digunakan untuk menghasilkan dokumen perniagaan.

Manakah perisian yang paling sesuai dalam menghasilkan invois?
Bulatkan jawapan anda.
A. Microsoft Office Access
B. Microsoft Office Excel
C. Microsoft Office Power Point
D. Microsoft Office Word

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 13

of : 14

6. Berikut merupakan satu dokumen yang dikeluarkan oleh Kedai Perabot Chong kepada
Kedai Perabot Tan.

RUJUKAN:
1. Denyer, J.C., 1991. Office Administation. Fifth Edition Macdonald & Evans Ltd.
2. Harrison, John, 1993. Office Procedures. Third Edition. Utusan Publications &
Distributors Sdn Bhd.
3. Akilah et all, 2001. Panduan Belajar Asas Perakaunan. Malaysia: Mc Grew-Hill.
4. Frank Wood, 1997. Perakaunan Perniagaan. Bahagian 1. Cetakan kesepuluh.
Selangor: Longman Malaysia Sdn. Bhd.
5. Loh Lan, 2002. Prinsip Perakuanan Tingkatan 4. Selangor: Edusystem Sdn. Bhd.
6. Shari Isa, 2001. Perakaunan Awalan. Selangor: Pearson Education Malaysia
Sdn. Bhd.
7. Engku Ismail Engku Ali, 2001. Perakuanan Perniagaan. Selangor: Pearson
Education Sdn. Bhd.
8. Heng Seai Kie et all, 2004. Perdagangan Tingkatan 4. Cetakan Kedua. Melaka:
Pustaka Seri Kancil

NO. KOD / CODE NO

BPP202/M01-M03/P(1-3/3)

Page : 14

of : 14