PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI FARMASI

BAB I Pendahuluan

1.1 Latar belakang

Rumah Sakit Umum Lirboyo Kediri sebagai salah satu amal usaha kesehatan milik
yayasan Hidayatul Mubtadiin diharapkan mampu memberikan pelayanan kesehatan
yang bermutu kepada masyarakat Kediri dan sekitarnya maka penyelenggaraan
rumah sakit diperlukan adanya Pengorganisasian Instalasi Farmasi di rsu lirboyo
yang merupakan bagian dari penunjang pelayanan kesehatan agar sesuai dengan
arah pembinaan berdasarkan undang-undang. Penyelengaraan pengorganisasian
secara efektif dan efisien

diupayakan untuk meningkatkan pelayanan kesehatan

meliputi pencegahan dan pengobatan penyakit, serta pemulihan kesehatan.

Pedoman pengorganisasian farmasi yang benar diharapkan dapat digunakan
sebagai

pedoman

dan

tata

kerja

untuk

karyawan

di

instalasi

farmasi.

Pengorganisasian instlasi farmasi rumah sakit adalah bagian yang tidak

terpisahkan dari sistem penunjang pelayanan kesehatan rumah sakit yang
berorientasi kepada pelayanan pasien dan penyediaan obat yang bermutu,
1.2 Tujuan
-

Sebagai pedoman penyelenggaraan organisasi kefarmasian di Rsu Lirboyo sesuai

dengan undang-undang.

Untuk menerapkan konsep organisasi dan tata kerja kefarmasian di Rsu Lirboyo sesuai
dengan undang-undang

1.3 Sasaran
-

Instalasi farmasi di Rsu lirboyo menggunakan sistem pengorganisasian rumah sakit

meliputi pedoman, konsep dan tata kerja rumah sakit yang sesuai dengan undangundang yang berlaku.

Karyawan yang bertugas di Instalasi farmasi Rsu lirboyo memahami tentang

pengorganisasian rumah sakit meliputi pedoman, konsep dan tata kerja rumah sakit
yang sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

1.4 Landasan hukum

-

Peraturan menteri kesehatan republic Indonesia nomor 1045/MENKES/PER/XI/2006

tentang Pedoman organisasi rumah sakit

Undang-undang RI no 44 tahun 2009 tentang rumah sakit.

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 1 of 14

Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 983/Menkes /SK/XI /1992 tentang Organisasi

Rumah Sakit

Keputusan Menteri Kesehatan nomor. 22/1994 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Rumah Sakit Umum

Keputusan Menteri Kesehatan RI. No.1277/Menkes/SK/X/ 2001 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Departemen Kesehatan.

BAB II
Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Instalasi Farmasi
2.1 Visi dan misi Instalasi farmasi
Visi
Pelayanan farmasi bermutu tinggi
Misi
-

Kualitas pendistribusian obat dan alkes yang bermutu sampai ke pasien

Pemberian KIE dengan ramah dan jelas

Pelayanan pasien dengan senyum, sapa, dan ucapan terima kasih.

2.2 Falsafah, Nilai dan Tujuan Instalasi farmasi

Falsafah pengorganisasian Instalasi farmasi
Pengorganisasian Instalasi farmasi di dalam penyelengaraan Rumah sakit
lirboyo merupakan bagian dari penunjang pelayanan dibidang teknis farmasi
tentang ketersediaan sediaan farmasi

dan alat kesehatan yang bermutu,

bermanfaat, aman dan terjangkau. Sebagai bagian dari organisasi rumah

sakit diharapkan memiliki kualitas pelayanan yang bermutu tinggi meliputi
distribusi, pelayanan ramah terhadap pasien dan komunikasi terhadap
pasien. Kegiatan pengorganisasian instalasi farmasi untuk penyelengaraan
rumah sakit lirboyo mengacu pada pedoman dan tata kerja yang sesuai
dengan undang-undang permenkes yang berlaku di republik Indonesia.
Tujuan pengorganisasian Instalasi farmasi
a. Sebagai

bagian

dari

organisasi

Rumah

sakit

yang

bertujuan

menyelenggarakan, mengkoordinasi, mengatur dan mengawasi seluruh

kegiatan pelayanan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis
farmasi di Rumah sakit.
b. Menjalankan tugas dan tanggung jawab terhadap Rumah sakit dengan
fungsi pelayanan pengobatan.

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 2 of 14

c. Instalasi farmasi di organisasi rumah sakit menjamin ketersediaan

sediaan farmasi dan alat kesehatan yang bermutu, bermanfaat, aman
dan terjangkau.
d. Pelayanan sediaan farmasi di rumah sakit harus mengikuti standart
pelayanan kefarmasian (SPO).
e. Pengelolaan alkes, sediaan farmasi dan bahan habis pakai di rumah
sakit harus dilakukan oleh satu pintu.
f.

Memantau harga obat sehingga harga patokan sesuai dengan yang

ditetapkan pemerintah dan mudah diakses pasien.

g. Rumah sakit yang didirikan oleh swasta harus berbentuk badan hukum
yang kegiatan usahanya hanya bergerak di bidang perumah sakitan.
h. Standart bangunan yang digunakan rumah sakit untuk instalasi farmasi
memiliki fungsi kenyamanan dan kemudahan dalam pelayanan serta
perlindungan dan keselamatan termasuk penyandang cacat, anak- anak
dan lansia.
i.

Membantu rumah sakit melaksanakan permenkes dengan sebaikbaiknya.

j.

Membantu rumah sakit melaksanakan akreditasi secara berkala sebagai

peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.

BAB III Struktur Organisasi di Instalasi Farmasi

Pelayanan farmasi diselenggarakan dengan kualitas bermutu tinggi bagan organisasi yang
mencerminkan penyelenggaraan organisasi pelayanan kefarmasian. Bagan organisasi
adalah bagan yang menggambarkan pembagian tugas, koordinasi dan kewenangan serta
fungsi. Kerangka organisasi minimal mengakomodasi penyelenggaraan pengelolaan
perbekalan, pelayanan farmasi klinik dan manajemen mutu, dan harus selalu dinamis
sesuai perubahan yang dilakukan yang tetap menjaga mutu sesuai harapan pelanggan.

Struktur organisasi terlampir disesuaikan dengan situasi dan kondisi rumah sakit.

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 3 of 14

Bidang

Kepala
Instalasi
Farmasi

Pengadaan

Alkes dan
Obat

ATK dan
penunjang
kefarmasiaan

Administrasi

Logistik

Alkes dan
Obat

Non alkes
dan obat

Pelayanan

Resep

Non resep

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 4 of 14

BAB IV

Uraian Jabatan di Instalasi Farmasi

Personalia Pelayanan Farmasi Rumah Sakit adalah sumber daya manusia yang
melakukan pekerjaan kefarmasian di rumah sakit yang termasuk dalam bagan organisasi
rumah sakit dengan persyaratan :
Terdaftar di Departeman Kesehatan
Terdaftar di Asosiasi Profesi
Mempunyai izin kerja.
Mempunyai SK penempatan
Penyelenggaraan pelayanan kefarmasian dilaksanakan oleh tenaga farmasi profesional
yang berwewenang berdasarkan undang-undang, memenuhi persyaratan baik dari segi
aspek hukum, strata pendidikan, kualitas maupun kuantitas dengan jaminan kepastian
adanya peningkatan pengetahuan, keterampilan dan sikap keprofesian terus menerus
dalam rangka menjaga mutu profesi dan kepuasan pelanggan. Kualitas dan rasio
kuantitas harus disesuaikan dengan beban kerja dan keluasan cakupan pelayanan serta
perkembangan dan visi rumah
Kompetensi Apoteker :
4.1 Apoteker sebagai Pimpinan :
-

Mempunyai

kemampuan

untuk

memimpin,mengkoordinasi,

integritasi

dan

sinkronisasi dilingkungan IFRS maupun diluar IFRS.

-

Mempunyai kemampuan dan kemauan mengelola, mengawasi, membimbing,

memberi petunjuk dan mengembangkan pelayanan farmasi

Mengikuti dan mematuhi petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan.

Menyampaikan laporan berkala pada waktunya.

Menerima laporan dari bawahan kemudian diolah dan dipergunakan sebagai

bahan untuk menyusun laporan lebih lanjut dan untuk memeberi petunjuk lebih
lanjut.

Dalam menyampaiakn laporannya kepada atasannya tembusan laporan lengkap

dengan lampirannya disampaikan pada kepada satuan organisasi lain yang secara
fungsional mempunyai hubungan kerja.

Dibantu oleh satuan organisasi dibawahnya dan dalam rangka pemberian

bimbingan dan pembinaan kepada bawahanya masing-masing wajib mengadaan
rapat berkala.

Mempunyai kemampuan untuk mengembangkan diri

Mempunyai kemampuan untuk bekerja sama dengan pihak yang lain.

Mempunyai kemampuan untuk melihat masalah, menganalisa dan memecahkan

masalah

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 5 of 14

4.2 Asistent Apoteker sebagai Tenaga Fungsional :

-

Mampu memberikan pelayanan kefarmasian

Memberikan laporan kepada atasan atas hasil kerjanya

Mematuhi pembinaan dari atasannya

Mematuhi perintah dan tugas dari atasanya

Mampu melakukan akuntabilitas praktek kefarmasian

Mampu mengelola manajemen praktis farmasi

Mampu berkomunikasi tentang kefarmasian

Mampu melaksanakan pendidikan, penelitian dan pengembangan

Dapat mengoperasionalkan computer

Mampu melaksanakan penelitian dan pengembangan bidang farmasi

klinik.

Setiap posisi yang tercantum dalam bagan organisasi harus dijabarkan secara jelas
fungsi ruang lingkup, wewenang, tanggung jawab, hubungan koordinasi, fungsional, dan
uraian tugas serta persyaratan/kualifikasi sumber daya manusia untuk dapat menduduki
posisi.

Nama jabatan

Hasil kerja

Uraian tugas

Tanggung
jawab

Wewenang

Syarat jabatan

Apoteker

Pimpinan

S. Apt

Asisten Apoteker

Fungsional

A.Md

Asisten Apoteker

Fungsional

SMK

Non fungsional

Non
Fungsional

Non fungsional

Non
Fungsional

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 6 of 14

BAB V

Tata hubungan kerja

Kamar
bersalin
Laboratoriu
m

Neo-OK

HCU

R. Bayi
Instalasi
Farmasi

Cleaning
service/

Rawat Inap

security

Batra

Poli

IGD

(umum,
spesialis,gi
gi)

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 7 of 14

Hubungan kerja dengan Instalasi Farmasi :

Kamar bersalin

Instalasi Farmasi

LPLPO

Neo-OK

Instalasi Farmasi

LPLPO

R. Bayi

Instalasi Farmasi

LPLPO

Rawat Inap

Instalasi Farmasi

LPLPO

IGD

Instalasi Farmasi

LPLPO

Poli

Instalasi Farmasi

LPLPO

Batra

Instalasi Farmasi

LPLPO

Cleaning service/

Instalasi Farmasi

LPLPO, membelikan resep keluar.

HCU

Instalasi Farmasi

LPLPO

Laboratorium

Instalasi Farmasi

LPLPO

(umum,
spesialis,gigi)

security

permintaan perbekalan farmasi untuk emergency stock, menggunakan formulir

RS../Form/IGD/023
Pengajuan permintaan perbekalan farmasi sesuai dengan SPO RS../SPO/IGD/012

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 8 of 14

BAB VI

Pola ketenagaan dan kualifikasi personil

.
6.1 Analisa Kebutuhan Tenaga

Jenis Ketenagaan
a. Untuk pekerjaan kefarmasian dibutuhkan tenaga :
-

Apoteker

Sarjana Farmasi

Asisten Apoteker (AMF, SMF)

b. Untuk pekerjaan administrasi dibutuhkan tenaga :

Operator Komputer /Teknisi yang memahami kefarmasian

Tenaga Administrasi

Non fungsional

Beban Kerja
Dalam perhitungan beban kerja perlu diperhatikan faktor-faktor yang berpengaruh
pada kegiatan yang dilakukan, yaitu :

Kapasitas tempat tidur dan BOR ( 50 TT )

Jumlah resep atau formulir per hari ( 60 resep)

Volume perbekalan farmasi

Idealnya 30 tempat tidur = 1 Apoteker (untuk pelayanan kefarmasian)

Pendidikan
Untuk menghasilkan mutu pelayanan yang baik, dalam penentuan kebutuhan
tenaga harus dipertimbangkan :
-

Kualifikasi pendidikan disesuaikan dengan jenis pelayanan/tugas fungsi

Penambahan pengetahuan disesuaikan dengan tanggung jawab

Peningkatan keterampilan disesuaikan dengan tugas

4.1.2.4 Waktu Pelayanan

_ Pelayanan 3 shift (24 jam)
_ Pelayanan 2 shift
_ Pelayanan 1 shift
Disesuaikan dengan sistem pendistribusian
perbekalan farmasi di rumah sakit.
4.1.2.5 Jenis Pelayanan
_ Pelayanan IGD (Instalasi Gawat Darurat)
Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 9 of 14

_
_
_
_
_

Pelayanan rawat inap intensif

Pelayanan rawat inap
Pelayanan rawat jalan
Penyimpanan dan pendistribusian
Produksi obat

No

Jenis

URAIAN TUGAS

Volume

Waktu yang

Waktu yang

Pekerjaan
Perhari
( kasus )

diperlukan
perkasus
( menit )

diperlukan
perhari ( menit )

40

120

40

120

40

200

40

160

40

200

20

100

40

200

40

160

10

30

10

30

10

50

10

40

10

50

20

100

8. Pemberian etiket
9. Penyerahan obat ke
pasien/KIE

10

50

10

40

III. Merapikan blanko resep

50

10

500

Pekerjaan

Penerimaan
resep
dari pasien

I. Pasien Poli :
1. Menerima resep Pasien
(wawancara dgn pasien)
2. Mengisi data identitas pasien
di blanko resep.
3. Input data resep beserta total
harga
5. Menyerahkan total harga ke
pasien untuk administrasi
6. Pengambilan obat ke lemari
obat
7. Pembuatan resep
puyer/racikan
8. Pemberian etiket
9. Penyerahan obat ke
pasien/KIE

II. Pasien rawat inap :

1. Menerima resep Pasien
(wawancara dgn pasien)
2. Mengisi data identitas pasien
di blanko resep.
3. Input data resep beserta total
harga
5. Menyerahkan total harga ke
pasien untuk administrasi
6. Pengambilan obat ke lemari
obat
7. Pembuatan resep
puyer/racikan

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 10 of 14

Layanan
Telephon

12

Penerimaan
barang

Input data
pembelian

Pelayanan

1. Menerima Telephon dari luar

RSU Lirboyo
2. Survei harga dan stok ada
atau tidaknya obat
3. Telephon ke apotik atau
rumah sakit untuk ekspedisi obat dan
harga

10

30

25

15

75

1. Menganalisa faktur

15

2. Input ke komputer

20

100

25

75

1. Melakukan cek barang

2. Melakukan penempatan barang
pada etalase obat

1.
resep

Melayani permintaan copy

administrasi
Copy resep

13

Kebersihan

Membersihkan ruang RM

15

75

ruang obat

Mencuci mortar dan stamper

10

50

1. Jumlah kegiatan ruang obat

perhari

Rumus

Perhitungan

450

2607

450

Perencanaan

tenaga Adalah :
Jumlah waktu yang diperlukan perhari
dalam menit secara total / 60 menit / 7
hari

Hasil perhitungan dari rumus sbb :

Kebutuhan tenaga di ruang obat
2607 : 60 : 7 = 6.20

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 11 of 14

Jadi kebutuhan tenaga di ruang obat

adalah 6 orang

BAB VII Penilaian karya

BAB VIII Kegiatan orientasi
Hari
Ke

Materi

Waktu

BAB IX

Metoda

Penanggung
Jawab

Pertemuan/rapat

9.1 Rapat Rutin

Diselenggarakan pada :
Waktu : Hari Rabu minggu ke 2
Jam

: 12.00 - selesai

Tempat : Ruang Rapat Unit Kerja

Peserta : Kepala Bagian, Kepala Urusan, Supervisor, Pelaksana yang tidak bertugas
Materi :
-

Evaluasi kinerja mutu

Masalah dan pemecahannya

Evaluasi dan rekomendasi

9.2 Rapat Insidentil

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 12 of 14

Diselenggarakan sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas
segera.

BAB X

Pelaporan

Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan

manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan
perbekalan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan,
semesteran atau tahunan. Administrasi Keuangan Pelayanan Farmasi merupakan
pengaturan

anggaran,

pengendalian

dan

analisa

biaya,

pengumpulan

informasi

keuangan, penyiapan laporan,penggunaan laporan yang berkaitan dengan semua

kegiatan pelayanan farmasi secara rutin atau tidak rutin dalam periode bulanan,
triwulanan, semesteran atau tahunan. Administrasi Penghapusan merupakan kegiatan
penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak,
mutu tidak memenuhi standar dengan cara membuat usulan penghapusan perbekalan
farmasi kepada pihak terkait sesuai dengan prosedur yang berlaku. Pelaporan adalah
kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan
perlengkapan kesehatan yang disajikan kepada pihak yang berkepentingan.

Tujuan
-

Tersedianya data yang akurat sebagai bahan evaluasi

Tersedianya informasi yang akurat

Tersedianya arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan

Mendapat data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan

Agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat
dikelola secara efisien dan efektif.

Proses pendataan dan pelaporan dapat dilakukan secara :

-

Tulis tangan.
Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 13 of 14

Print out

Otomatisasi dengan menggunakan komputer soft ware

Cara kerja pembuatan laporan :

Laporan harian
Pencatatan stok obat yang akan habis
Input pembelian obat dan alkes
Laporan bulanan
Administrasi logistic obat
Obat expired
Nilai penjualan
Nilai pembelian
Nilai persediaan
Piutang
Nilai BHP
Laporan psikotropik dan narkotik
Triwulan
Stok opname
Laporan tahunan
Administrasi logistic obat
Obat expired
Nilai penjualan
Nilai pembelian
Nilai persediaan
Piutang
Nilai BHP
Laba rugi

Pedoman pengorganisasian Instalasi farmasi,Page 14 of 14