SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI
SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

Oleh Kelompok 6 (enam):

Gahani Purnama Wati

(02)

1315351151

Mutiara Ulfa Tsuroyya

(03)

1315351154

Andini Permata Sari

(06)

1315351159

Ni Made Mas Sendhi Rahayu (18)

1315351177

UNIVERSITAS UDAYANA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN AKUNTANSI EKSTENSI
DENPASAR
2015

SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

1. SISTEM INPUT
SISTEM INPUT BERBASIS-KERTAS
Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi didasarkan pada dokumen
sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen tersebut dikumpulkan dan
dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada kesalahan dan untuk diproses.
Persiapan dan Pengisian Dokumen Sumber
Dokumen sumber seperti order penjualan disiapkan secara manual. Kesalahan yang
mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen sumber yang baik dan
mudah dipahami. Dokumen sumber yang telah terisi lengkap secara periodik dikumpulkan dan
dikirim ke departemen pengolahan data untuk dimasukkan ke dalam sistem komputer.
Pengiriman Dokumen Sumber ke Bagian Pengolahan Data
Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian dasar atas
transfer data antara departemen pengguna dengan departemen pengolahan data. Tidak adanya
atau tidak memadainya pengendalian atas data yang dipindahkan dari departemen pengguna ke
departemen pengolahan data mengindikasikan adanya kelemahan yang cukup signifikan.
Kelemahan ini merupakan peluang diselipkannya transaksi tidak legal atau transaksi curang ke
dalam sistem pengolahan.
Perhitungan dokumen merupakan salah satu bentuk pengendalian batch yang paling
sederhana. Selain penghitungan dokumen atau record, batch total juga dapat dihitung untuk
setiap field numeric yang ada di dalam file data orisinil. Total ini dapat digunakan di sepanjang
siklus pengolahan data untuk memonitor kelengkapan pengolahan data.
Kelompok entry data seharusnya tidak menerima data kecuali data tersebut disertai
dengan formulir pengendalian dokumen input sebagai bukti dan referensi penyerahan data.

Formulir pengendalian dokumen input harus diberi tanggal dan jam, dan batch harus dicek untuk
memastikan bahwa btach tersebut lengkap dan sesuai dengan prosedur pengendalian.informasi di
dalam formulir pengendalian dokumen input biasanya direkam ke dalam log transfer data
(register) sebagai wujud pengendalian disposisi dan penggunaan data. Batch control total
merupakan dasar dari proses tersebut.
Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna untuk mendeteksi
kesalahan pengetikan. Kesalahan yang mungkin saja terjadi antara lain, salah ketik nomor
rekening pelanggan karena karyawan mengetik huruf yang salah atau karyawan salah
mengartikan karakter yang tertulis di dalam dokumen sumber.
Teknik Program Editing Data. Pengeditan data bisa jadi diterapkan untuk setiap
struktur data, karakter, field, record, dan file. Teknik editing yang paling mendasar berperan
untuk memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid. Sebagai contoh,
data numerik mestinya hanya berisi data angka. Data alphabet mestinya tidak diisi dengan data
numerik.
SISTEM INPUT TANPA KERTAS
Dalam sistem input tanpa kertas (paperless), sering disebut sistem input online, transaksi
direkam langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk mengetikkan dokumen
sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan
dengan sistem berbasis kertas.
Salah satu masalah dengan sistem tanpa kertas adalah hilangnya peluang untuk
melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Dalam sistem berbasis-kertas, persiapan
dokumen sumber dan entry data biasanya dipisahkan, sama seperti yang terjadi dalam sistem
manual. Pada sistem tanpa kertas, kedua fungsi tersebut dijalankan oleh orang yang sama, atau
bahkan tidak ada keterlibatan manusia sama sekali.
Hilangnya pengendalian internal dapat dikompensasi dengan menggunakan log transaksi.
Log transaksi atau register transaksi dibuat dengan merekam semua input ke dalam file khusus
yang secara otomatis memuat tanda (tag) untuk mengidentifikasi transaksi.
Sistem Input Tanpa Kertas yang Memerlukan Intervensi Manusia

Ada berbagai jenis sistem input tanpa kertas di mana pengguna memasukkan transaksi
langsung ke dalam komputer. Sistem ini mencakup, sebagai contoh, sistem entry data manual
online dan sistem identifikasi otomatis seperti sistem point-of-sales (POS).
Dalam sistem entri data manual online, pengguna secara manual mengetikkan transaksi
ke dalam sistem komputer. Transaksi di dalam sistem input tanpa kertas yang melibatkan
intervensi manusia biasanya diproses melalui dua fase : (1) input data dan editing data, dan (2)
pengiriman data ke sistem aplikasi host.
Entri Data dan Editing Data. Program pengeditan data secara utuh pada sistem input
tanpa kertas sering dijalnkan pada saat transaksi direkam ke dalam sistem. Sekali transaksi telah
diterima oleh sistem, transaksi akan diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti. Jika
transaksi tersebut masih menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat
dijalankan.
Pengiriman Data ke Sistem Aplikasi Host. Dalam sistem tanpa kertas yang terpusat,
transaksi biasanya diinputkan langsung ke dalam komputer pusat melalui terminal data. Dalam
sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi, transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam
salah satu komputer dan kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk diproses.
Sistem Tanpa Kertas yang Tidak Memerlukan Intervensi Manusia
Dalam beberapa sistem, pemrosesan transaksi dari awal sampai akhir tidak melibatkan
intervensi manusia. Ini merupakan pengolahan transaksi yang sepenuhnya otomatis. Salah satu
aplikasi yang menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM). Pompa
bahan bakar POS merupakan salah satu contoh teknologi NVM. Aplikasi pengolahan transaksi
yang sepenuhnya otomayis yang juga penting adalah electronic data interchange (EDI). Dengan
EDI dan server database, order pembelian yang diterima dan order penjualan yang diterima dapat
ditangani tanpa intervensi manusia.

2. SISTEM PEMROSESAN
SISTEM PEMROSESAN BERBASIS-KERTAS
Secara virtual, semua sistem berbasis-kertas dalam pengolahan atau pemrosesan transaksi
biasanya berorientasi batch. Dalam sistem pemrosesan berorientasi batch, transaksi direkam ke
dalam komputer secara per kelompok. Batch ini diproses secara periodik. Pemrosesan batch

ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses. Sistem ini tepat dipakai jika file tidak
perlu diperbarui segera setelah transaksi terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya secara periodik.
Kelemahan utama dari sistem pemrosesan batch adalah file dan laporan tidak up-to-date dalam
rentang waktu antara suatu pemrosesan dengan pemrosesan berikutnya.
Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Berurutan
Banyak sistem yang berorientasi batch dan berbasis kertas yang menggunakan
pemrosesan file berurutan untuk memperbarui master file. Pemrosesan di dalam sistem seperti
itu biasanya mencakup beberapa tahap :
1. Mempersiapkan file transaksi : pertama, melakukan editing data dan validasi. Kemudian
record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan di dalam master file.
2. Memperbarui master file : record di dalam file transaksi dan master file (buku pembantu)
dibaca satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru untuk
mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
3. Memperbarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan perubahan di dalam
master file.
4. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan yang lain.
Menyiapkan File Transaksi
Sekolompok dokumen diinputkan (1), diproses sehingga menghasilkan file transaksi (2),
dan dicocokkan degan pengendalian batch (3) untuk memastikan bahwa tidak ada dokumen yang
tidak diproses. File transaksi hasil proses disimpan dalam disk (4). File ini diproses dengan
program edit (5) untuk mnyeleksi data sebelum pemrosesan lebih lanjut. Selain menyeleksi data,
program edit (5) juga harus mengakumulasi batch control total data input setelah revisi. Hal ini
penting karena data input dikelompokkan menjadi dua kelompok, yaitu data yang baik data
yang telah melewati program edit dan data yang ditolak.
File data transaksi yang telah diedit (6) diurutkan sesuai dengan urutan data di dalam master
file (7) untuk memfasilitasi proses pencocokkan data yang diperlukan dalam upaya melakukan
pemrosesan file berurutan yang efisien.
Memperbarui Master File.

Sekali data transaksi telah diedit dan diurutkan (8), data tersebut diproses ke master file
yang ada (9) dengan menggunakan program aplikasi piutang dagang (10). Program pembaruan
master file mem-posting detail transaksi piutang dagang ke master file piutang dagang. Master
file yang baru (11) merupakan master file yang akan digunakan untuk membuat laporan dan
informasi yang lain. Data transaksi (12) dan master file yang lama disimpan untuk pengendalian
backup. Laporan pengendalian (13), yang dicetak setelah semua proses selesai, direkonsiliasi
(14) dengan laporan batch control total yang dihasilkan oleh program editing. Control total dari
kedua laporan ini harus direkonsiliasi juga dengan batch control total yang dibuat oleh pengguna,
sebelum laoran yang dihasilkan dikirimkan ke pengguna. Laporan pengendalian (13) biasanya
mencakup satu daftar rincian transaksi yang diproses ke master file. Master file yang lama dan
file transaksi harus disimpan untuk backup (15).
Memperbarui Buku Besar
Setiap organisasi harus memiliki sistem akuntansi buku besar. Data harus dikumpulkan,
dicatat, dikelompokkan, dan dimasukkan ke dalam catatan yang sesuai untuk memudahkan
pembuatan laporan keungan. Sistem buku besar merupakan batu penjuru dari sistem akuntansi.
Ada dua aspek utama pada operasi sistem buku besar yang etrkompterisasi. Aspek pertama
adalah pemrosesan langsung program buku besar, yang biasanya dijalnkan sekali dalam sebulan.
Aspek kedua adalah pemrosesan pada sistem aplikasi komputer yang lain untuk menyediakan
input bagi sistem buku besar.
Memperbarui File Buku Besar
Ayat jurnal diterbitkan oleh departemen buku besar. Ayat jurnal digunakan untuk
membuat file ayat jurnal (file transaksi). File ini diedit dengan program untuk mengecek
kelayakan jurnal dan nomor rekening dan untuk menentukan apakah rekening tersebut sudah
benar terkait dengan jenis jurnal tersebut. Data yang tidak valid dilaporkan sebagai perkecualian
dan dikembalikan ke sumber semula untuk dibetulkan dan diinputkan ulang ke dalam sistem.
File ayat jurnal yang telah diedit akan diurutkan dan disusun untuk menghasilkan berbagai
bentuk laporan.

Line coding. Adalah langkah prosedural yang biasanya dilaksanakan dengan membuat
tabel lookup antara file buku besar yang telah diperbaharui dengan file line-coding. File tabel
berfungsi sebagai file referensi. File table memuat item atau catatan yang bukan bagian dari file
data tetapi merupakan bagian untegral fungsi pemrosesan. Tabel pajak dan line coding
merupakan contoh file tabel yang disimpan dalam perangkat penyimpanan akses langsung dalam
aplikasi akuntansi. Hasil prosedur line-coding adalah file laporan yang akan dicetak dan
didistribusikan kepada pengguna.
Laporan buku besar . Selain laporan keuangan dan jadwal, laporan sistem buku besar
akan mencakup kelima item berikut ini :

Ayat jurnal dalam urutan tertentu

Ayat jurnal dalam rekening umum
Buku besar per nomor rekening
Ringkasan buku besar
Neraca saldo
Buku besar per nomor rekening merupakan ringkasan aktivita bulan ini di dalam buku

besar. Ringkasan buku besar merupakan ringkasan sampai dengan tanggal hari ini , dan neraca
saldo adalah ringkasan saldo buku besar sampai dengan tanggal hari ini dalam format neraca
saldo.biasanya laporan keuangan dan neraca saldo memuat ringkasan detail dari buku besar.
Laporan detail untuk manajer level bawah dibuat dengan menggunakan informasi dari file buku
pembantu yang relevan.
Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak
Pada banyak sistem, indeks dibuat untuk file buku pembantu maupun file buku besar.
Indeks memungkinkan pengguna mengakses suatu rekening dengan cepat.
Pembaruan dengan file akses-acak lebih sederhana dibandingkan pembaruan aksesberurutan. Pembaruan akses acak tidak memerlukan urutan file transaksi dengan urutan yang
sama, juga tidak perlu membuat file master baru. Setiap record di dalam file transaksi dibaca satu
per satu dan digunakan untuk memperbarui record terkait di dalam master file. Tahapan yang
dijalankan:
1. Sebuah record didalam file transaksi dibaca.

2. Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak record yang terkait di
dalam master file.
3. Record di dalam master file diperbarui didalam memori dan kemudian ditulis ulang ke
dalam file data.
Tentu saja, backup master file perlu dibuat sebelum pembaruan dimulai dan register
transaksi juga mesti dibuat saat pemberuan berlangsung.
Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses-Acak
Bagian ini ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Sekelompok bukti
pembayaran dari pelanggan dimasukkan melalui terminal data dan diposting dengan pembaruan
file akses-acak langsung ke dalam file piutang dagang. Gambar 6.10 menggambarkan flowchart
system aplikasi penerimaan kas online.
Aplikasi Faktur Baru menyimpan file piutang dagang. Faktur baru diposting secara
periodic ke dalam file piutang dagang. File pengendalian diperbarui untuk dapat merefleksikan
adanya tambahan faktur baru ke dalam file piutang dagang. Laporan ringkasan pengendalian
dibuat, dikaji ulang, dan disetujui oleh manajemen sebelum menjalankan pengolahan bukti
penerimaan kas harian. Prosedur ini memastikan bahwa setelah penambahan data tagihan yang
baru, file piutang dagang sesuai dengan file pengendalian.
Pemrosesan Bukti Penerimaan Kas Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu
kotak pos khusus. Pada saat cek dibawa dari kantor pos, cek diserahkan ke bagian pengendalian.
Karyawan di bagian tersebut memberi cap pada cek tersebut. Karyawan menjumlahkan seluruh
cek yang diterima dengan mesin penjumlah dan membuat slip setoran. Pada saat cek disetorkan
ke bank, slip setoran yang telah divalidasi oleh bank dan tape dari mesin penjumlah diarsip untuk
nantinya direkonsiliasi dalam laporan ringkasan kas.

GAMBAR 6.10 Aplikasi Penerimaan Kas

Demi kemudahan penanganan, pengendalian, dan rekonsiliasi, cek dikelompokkan
dengan jumlah maksimal 30 cek dalam setiap kelompok. Pada saat cek siap untuk diproses,
operator terminal meminta akses ke dalam system piutang dagang melalui terminal jaringan.
Operator mengetikkan kode keamanan yang unik dan nomor kode karyawan serta
mengidentifikasi tipe transaksi yang akan diproses.
Aplikasi keamanan, yang mengendalikan akses ke seluruh aplikasi, mengecek apakah
operator tersebut memang pengguna yang berwenang untuk mengakses system dan karyawan
tersebut memang memiliki hak untuk mengakses transaksi yang diminta. Pengelolaan piutang
dagang mendelegasikan otoritas atau melarang memproses transaksi, tetapi aplikasi keamanan
membatasi manajemen untuk mendelegasikan transaksi yang berada dalam cakupan wewenang

manajemen tersebut dan untuk mendelegasikan transaksi tanpa melanggar prinsip pemisahan
tugas yang baik.
Operator terminal memasukkan data nomor faktur dan jumlah cek dari bukti pembayaran
baris demi baris, sebanyak yang dapat ditampilkan dalam layar monitor. System piutang dagang
akan membandingkan setiap baris item dengan record dalam file piutang dagang. Jika nomor
faktur dan jumlah cek dalam suatu baris cocok dengan salah 1 record di dalam file, maka nilai
cek tersebut akan digunakan untuk memperbarui file dengan system akses-acak. Jika ada nomor
faktur dan jumlah cek dalamsuatu baris yang tidak sepenuhnya cocok dengan salah 1 record di
dalam file, atau jika system piutang dagang merekam bahwa nomor faktur yang dimasukkan
telah dilunasi pada periode proses yang lalu, maka akan ditampilkan pesan kesalahan pada layar
terminal input sebagai informasi ada kesalahan dalam baris tertentu dan informasi alas an
penolakan transaksi tersebut.
Jika pembayaran direkam atas catatan faktur yang belum lunas di dalam file piutang
dagang, record faktur akan diperbarui untuk merefleksikan tanggal pembayaran, kode aktivitas,
dan system akan menghasilkan nomor cek secara urut. Record faktur yang lunas akan disimpan
selama 1 tahun untuk menjawab jika ada pertanyaan dari pelanggan.
Operator terminal dibatasi dengan pengendalian aplikasi oleh system untuk menerapkan
bukti pembayaran kas hanya untuk 1 rekening pelanggan. Terminal hanya dapat mengakses 1
nomor rekening pelanggan untuk setiap cek pembayaran. Seluruh nilai cek harus dibebankan
pada rekening pelanggan tersebut. Operator terminal tidak dapat membebankan sisa nilai cek
pada rekening pelanggan yang lain. Jika operator terminal tidak dapat membebankan
pembayaran pelanggan karena nomor rekening itu tidak ada di dalam file, maka manajemen
piutang dagang menangani pelanggan tersebut. Jika diperlukan, jumlah cek dikurangkan dari
total batch dan cek dikembalikan ke pelanggan.
Semua bukti pembayaran cek dalam batch harus diaplikasikan ke rekening pelanggan,
kecuali untuk cek yang salah kirim. Jika, karena suatu alas an, bukti pembayaran tidak
dimasukkan ke dalam system dan tidak dikurangkan dari batch control total, perbedaan akan
dapat ditemukan pada saat prosedur cash balancing dilakukan, tepatnya ketika aplikasi
pembayaran harian selesai dijalankan.

Sistem balancing semua aktivitas pembayaran kas di-log di dalam file aktivitas untuk
menyediakan jejak audit atas semua transaksi kas yang telah diproses. File aktivitas digunakan
dalam cash balancing harian system piutang dagang dan untuk menyiapkan suatu daftar yang
dapat membantu personel pengelolaan data untuk melacak aktivitas yang hilang sebagai akibat
kesalahan system.
Setelah sekelompok cek dibebankan pada rekening pelanggan yang sesuai, system akan
memperbarui nilai dollar sekelompok cek tersebut dalam file ringkasan bank. Juga akan dicetak
rincian register setoran dan total nomor faktur dan total nilai faktur di dalam setiap batch.
Setiap hari, setelah aplikasi piutang dagang selesai dijalankan, system piutang dagang
akan mencetak sebuah laporan ringkasan kas dari file ringkasan bank. Laporan ini merinci total
nomor cek dan total nilai dollar cek yang dibebankan ke rekening sepanjang hari tersebut.
Register setoran dibandingkan dengan laporan ringkasan kas untuk memastikan bahwa kas yang
dibebankan ke system memang cocok. Tambahan lagi, slip setoran yang telah divalidasi oleh
bank direkonsiliasi dengan laporan ringkasan kas. Rekonsiliasi ini berguna untuk memastikan
bahwa kas yang disetorkan ke bank telah dibebankan pada system piutang dagang. Setelah
register setoran dan laporan ringkasan kas dicocokkan, laporan ringkasan kas diserahkan ke
manajemen untuk dikaji ulang dan ditandatangani kemudia diarsip untuk referensi di masa yang
akan dating. Register setoran diarsip bersama dengan bukti pembayaran pelanggan sepanjang
hari tersebut untuk referensi dan rekonsiliasi di masa yang akan dating.
Setiap hari, file aktivitas diringkas dan dibandingkan dengan total di dalam file ringkasan
bank. Total file aktivitas untuk setiap jenis piutang dagang dikurangkan dari total file
pengendalian, dan akan menghasilkan data file piutang dagang hari sebelumnya untuk setiap
jenis rekening. Terakhir, file piutang dagang hari ini diakumulasi per jenis rekening. Tahapan
proses system piutang dagang ini dijalankan setiap hari sebelum file piutang dagang diperbarui
dengan data tagihan yang baru atau data penyesuai faktur.
File aktivitas dibandingkan dengan file ringkasan bank untuk memastikan bahwa semua
kas yang telah disetorkan telah dicatat dalam file aktivitas. Dengan mengurangkan file aktivitas
dari file pengendalian akan diperoleh total file piutang dagang per jenis rekening. System
pencocokan ini mencakup 3 metode pengecekkan untuk memastikan bahwa setiap file dalam
system piutang dagang cocok. Hasilnya, setiap kondisi ketidakcocokan akan segera dapat

diidentifikasi, dan tindakan koreksi yang tepat dapat dilakukan sebelum prosedur pemrosesan
piutang dagang pada suatu hari tertentu dijalankan.
Laporan bank diterima setiap bulan dan direkonsiliasi dengan laporan yang dibuat dari
file ringkasan bank. Tambahan lagi, pada akhir setiap bulan, total nilai aktivitas kas dalam file
aktivitas diringkas dan diserahkan ke system aplikasi buku besar. Informasi ini yang akan
digunakan sebagai ayat jurnal standar, merupakan output dalam bentuk yang dapat dibaca oleh
mesin sehingga output itu dapat langsung dimasukkan ke dalam file ayat jurnal untuk kemudian
diposting ke buku besar.
Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan batch maupun real-time dapat digunakan dalam system pemrosesan tanpa
kertas.
Pemrosesan Batch dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Perbedaan utama pemrosesan batch dalam system tanpa kertas dan system berbasis-kertas
adalah ayat jurnal diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbarui secara
otomatis. Pembaruan file berurutan maupun akses-acak dapat digunakan.
Pemrosesan Real-Time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Manfaat utama system tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan dijalankan realtime. System Real-Time Online (OLRS) memproses transaksi langsung setelah transaksi
diinputkan ke dalam system dan dapat langsung menghasilkan output untuk pengguna.
Pemrosesan segera saat transaksi diinputkan merupakan karakteristik utama OLRS.
Tipe Pemrosesan pada OLRS Ada banyak jenis pemrosesan real-time dalam OLRS.
Para pengguna, pada system respons/inquiry, tidak menginput data untuk pemrosesan, mereka
hanya meminta informasi. System ini hanya didesain untuk memberikan respon yang cepat
kepada pengguna untuk menyediakan informasi.
Para pengguna pada system entri data, berinteraksi secara aktif dengan data input. Data
disimpan oleh OLRS, tetapi diproses secara periodic, sekelompok demi sekelompok.

Pengguna pada system pemrosesan file juga secara aktif berinteraksi dengan data input,
sebagaimana yang mereka lakukan didalam system data entry. Perbedaan system pemrosesan file
dengan system data entry adalah system pemrosesan file 1 langkah lebih jauh dan langsung
memproses transaksi penjualan secara langsung.
Pada system pemrosesan penuh/system pemrosesan transaksi, pengguna juga berinteraksi
secara aktif dengan input. Perbedaan system pemrosesan penuh dengan system pemrosesan file
adalah system pemrosesan penuh 1 tahap lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi
pada saat transaksi diinputkan ke dalam system.
Tingkat Ekonomis OLRS Banyak dari atribut OLRS, seperti pemrosesan transaksi
secara langsung dan respons yang cepat terhadap enquiry, merupakan kelebihan OLRS
dibandingkan dengan system pemrosesan batch. Kekurangan OLRS dibandingkan dengan
system batch adalah biaya penerapan yang sangat tinggi dan operasi system yang cukup rumit.
OLRS secara khusus lebuh sensitive terhadap kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak,
juga lebih rentan terhadap kesalahan pemrosesan sebagai akibat adanya kesalahan/kecurangan
input data.
Pengendalian terhadap pemrosesan transaksi harus lebih digiatkan didalam OLRS. File
system aplikasi diintegrasi dan transaksi direkam langsung oleh pengguna melalui terminal
jaringan atau PC. Antarmuka system aplikasi ditangani secara otomatis, saat transaksi telah
diinputkan. Data transaksi segera diposting kebeberapa file yang berbeda. Biasanya tidak ada
cetakan ouput mengenai hasil proses transaksi karena transaksi diproses 1 demi 1 dalam real
time, dan bukan sebagai satu kelompok transaksi.
SISTEM PENJUALAN REAL TIME
System penjualan real time menggunakan teknologi informasi kontemporer untuk
memaksimumkan kinerja system. Dalam system penjualan real-time, order pembelian atas item
persediaan dibuat atas dasar tarikan permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level
persediaan secara berkala dalam interval waktu tertentu. Barang baru dating pada saat barang
tersebut dibutuhkan, dengan kata lain Just In Time (JIT). Order ke pemasok didasarkan atas
penjualan actual untuk mengisi kembali item persediaan yang terjual. Permintaan penjualan saat
ini mendorong persediaan order pembelian persediaan.

Diperlukan

tingkat

kerjasama

yang

tinggi

antarmitra

dagang

untuk

mengemplementasikan system penjualan real-time. Perusahaan, pemasok, dan pembeli sering

terlibat dalam kesepakatan kerja sama dagang tanpa persaingan.
KOMPONEN SISTEM PENJUALAN REAL-TIME
Terdapat tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan real-time,
yaitu:
1. Sistem POS UPC (uniform product code) bar code yang di-scan oleh teknologi POS di

kantor checkput suatu took eceran merupakan titik awal dari serangkaian kejadian yang
akan berakhir pada saat item yang tepat dengan cepat kembali dimasukkan ke dalam
persediaan sehinga persediaan baru tersebut dapat dijual kembali. Sebuah sistem yang
mengumpulkan data penjualan eceran dengan cara semacam itu disebut sistem point-ofsale (POS) karena data dikumpulkan pada titik saat penjualan tersebut selesai. Cash
register yang diracang khusus disebut terminal point-of-sale. Data dapat dimasukkan
secara manual atau secara otomatis melalui penggunaan perangkat khusus, seperti wand
dan scanner yang dapat mengenalin UPC barcode.
2. Teknologi Bar-coding identifikasi input penjualan secara otomatis merupakan satu hal
yang esensial bagi sistem real-time; oleh karena itu, barcode yang dapat dibaca oleh
mesin dan teknologi scanner menjadi komponen kritis dari sistem penjualan eceran yang
real-time. Penggunaan sistem UPC barcode memungkinkan perusahaan mendapatkan
manfaat maksimum dari sistem penjualan real-time.
3. Sistem Pemesanan EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis langsung dari komputer
ke komputer melalui jaringan komunikasi. Hubungan Edi dengan sistem komputer
pengecer dan sistem komputer pemasok memungkinkan terjadinya pembuatan dan
pemrosesan order pembelian secara instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang
yang cepat. Pelasok juga dapat mengirimkan tagihan ke pengecer melaui EDI. Standar
EDI publik menyediakan arsitektur untuk pertukaran data dan mengeliminasi proses
referensi silang yang mahal dan rentan terhadap kesalahan. EDI juga dapat digunakan
untuk mentransmisi data penjualan yang direkam di dalam toko eceran ke pemasok.
Katalog yang memuat informasi harga ke pengecer juga dapat digunakan pemasok untuk
mengirimkan secara elektronik dengan memanfaatkan EDI.

PEMROSESAN TRANSAKSI PADA SISTEM PENJUALAN REAL-TIME

Urutan pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah, yaitu:
1. Mengirim Katalog Elektronik ke Pelanggan. Pelanggan secara berkala dikirimi katalog
elektronik (melalui EDI) yang memuat produk yang ditawarakn pemasok. Bagi masingmasing pelanggan, dapat dibuat katalog versi khusus sehingga katalog itu dapat
merefleksikan kesepakatan harga antara pemasok dengan pelanggan yang bersangkutan
sebagai hasil tender.
Pengiriman katalog secara elektronik memiliki tiga manfaat utama dibandingkan
pengiriman katalog dalam bentuk kertas. Pertama, informasi di dalam katalog dapat
digunakan oleh pelanggan untuk membuat order pembelian EDI. Kedua, katalog, tersebut
memungkinkan pelanggan mendapatkan informasi harga baru yang up-to-date dan
informasi jangka waktu pesanan secara instan. Ketiga, katalog elektronik memuat kode
produk UPC sehingga kode tersebut dapat digunakan oleh kedua belah pihak untuk
identifikasi dan pelacakan otomatis.
2. Memperkirakan Pesanan Penjualan Pelanggan. Dalam banyak kasus, perusahaan akan
menganalisis tren penjualan pelanggan dan memprediksi kebutuhan di masa yang akan
datang. Bahkan dalam ssitem JIT, prediksi permintaan dapat berguna untuk perencanaan
produksi.
3. Menerima Pesanan dan Menerjemahkan Pesanan yang Diterima. Pemrosesan pesanan
EDI yang diterima dari pelanggan melibatkan beberasa fase, seperti penerimaan pesanan
secara fisik, validasi dan pengecekan keaslian, dan dekripsi dan penerjemahan, setiap fase
tersebut akan didiskusikan lebih lanjut.
o Penerimaan pesanan secara fisik. Ada beberapa cara penerimaan pesanan,
tergantung sistem yang digunakan. Pesanan dapat berupa pesan e-mail melalui
sistem mail internal perusahaan atau melalui sistem EDI (mail pihak ketiga).
Alternatif lain, perusahaan bisa jadi memiliki server komunikasi EDI sendiri.
o Validasi, dekripsi, dan pengecekan keaslian. Entah bagaimana caranya pesanan
diterima, pesanan tersebut harus divalidasi, didekripsi dan dicek keasliannya.
Sebagai cek awal, alamat pengirim di dalam amplop akan dicek untuk
memastikan apakah pesan ini memang diterima dari pelanggan yang telah dikenal
perusahaan. Berikutnya, pesan akan didekripsi (jika diperlukan) dan dicek
keasliannya. Pengecekan keaslian pesan dilakukan dengan menggunakan kode

pengecekan keaslian untuk memastikan bahwa pesan tersebut tidak mengalami

perubahan apapun selama proses transit.
Setelah didekripsi, konsistensi internal dan kelengkapan pesan akan dicek.
Dokumen EDI biasanya memuat dua nomor pengendalian, satu nomor di awal
pesan dan satu nomor lagi di akhir pesan. Kebenaran password internal juga
dicek. Pesan kemudian diterjemahkan ke dalam format yang dapat dikenali oleh
sistem akuntansi perusahaan. Terakhir, dokumen diberi nomor urut internal.
4. Mengirim Surat Pemberitahuan Bahwa Pesanan Telah Diterima. Berikutnya, perusahaan
mengirim sebuah surat pemberitahuan kepada pengirim pesan. Ada tiga jenis surat
pemberitahuan, yaitu surat pemberitahuan transmisi hanya memuat informasi bahwa
pesan telah diterima, surat pemberitahuan fungsional tidak hanya memuat pemberitahuan
bahwa pesan telah diterima, tetapi juga laporan secara rinci mengenai item pesanan yang
diterima oleh pemasok, dan surat pemberitahuan transaksional memberikan verifikasi
penuh mengenai semua data pesanan yang ada di dalam order yang diterima pemasok
(misal, kebenaran nomor kode barang yang dipesan).
5. Mengirim Informasi Pesanan ke Gudang atau ke Proses Produksi. Informasi barang yang
dipesan dikirim ke bagian produksi atau ke gudang untuk diproses lebih lanjut.
Pemrosesan transaksi di dalam departemen produksi atau gudang akan didiskusikan lebih
rinci.
6. Membuat dan Mengirim Pemberitahuan Bahwa Barang Telah Dikirim. Pemberitahuan
bahwa barang yang dipesan pelanggan sedang dikirim berguna agar konsumen tahu
tanggal kapan barang yang dipesan akan diterima. Pemberitahuan ini akan memuat juga
nomor order pembelian pelanggan. Surat pemberitahuan ini juga berfungsi sebagai faktur
tagihan.
7. Mengirim Barang. Departemen pengiriman barang akan men-scan item persediaan saat
persediaan tersebut dikemas. Dengan cara ini, sistem akan secara otomatis mengecek
kesesuaian barcode barang yang dipak dengan barcode yang tercantum dalam surat
pemberitahuan pengiriman barang. Slip pengepakan barang juga dibuat secara otomatis.
PERTIMBANGAN KHUSUS PENGENDALIAN INTERNAL
Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem penjualan real-time.
Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya,

pelanggan dapat membuat sendiri order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat order
pembelian EDI yang valid diterima oleh sistem. Kedua, pemisahan tugas ala-tradisional benarbenar tidak dapat diterapkan. Komputer menangani transaksi dari awal sampai akhir. Terakhir,
banyak dokumen tradisional dieliminasi dalam sistem berbasis-EDI. Sebagai contoh,
sebagaimana telah didiskusikan, dalam sistem semacam ini, merupakan praktik yang lazim untuk
menyerahkan faktur. Berbagai masalah pengendalian dalam sistem real-time dapat dikompensasi
dengan program pengecekan edit data, log transaksi, serta penerapan keamanan komputer yang
baik.

3. SISTEM OUTPUT
Sistem output dapat berbasis kertas, tanpa kertas, atau kombinasi keduanya. Sistem
semacam ini tidak menyediakan query yang dapat diakses secara acak oleh pengguna, maka
sistem menghasilkan hasil cetakan atau microfichi copy dari semua file untuk referensi. Contoh:
hasil cetakan file piutang dagang akan digunakan untuk melihat saldo piutang setiap pelanggan.
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan output
yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Laporan harus dikaji ulang oleh
supervaisor di dalam departemen pengguna untuk mengecek kewajaran dan kualitas laporan jika
dibandingkan dengan laporan periode sebelumnya.
Kelompok pengendalian electronic data processing (EDP) yang terpisah sering dibentuk
untuk memonitor operasi EDP. Kelompok pengendalian EDP ini biasanya merupakan bagian dari
fungsi audit internal.