HOUSEKEEPING DEPARTEMEN

Definisi Housekeeping Department Dalam bahasa inggris House berarti rumah,

gedung, wisma, hotel. Sedangkan Keeping mempunyai arti Memelihara, merawat,
menjaga. Oleh sebab itu Housekeeping di sebut juga Tata Graha.
Housekeeping (tata graha) adalah bagian dari departemen hotel yang mengatur
atau menata peralatan, menjaga kebersihan, melaporkan kerusakan dan memberi dekorasi
dengan tujuan agar rumah (hotel) tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan
menyenangkan bagi penghuninya.
Departemen housekeeping tidak hanya mempersiapkan kamar-kamar tamu,
namun secara keseluruhan bertanggng jawab menjaga, merawat dan membersihkan
semua fasilitas hotel tersebut bersih, rapi dan nyaman. Oleh sebeb itu, semua aktivitas
housekeeping bertujuan untuk memaksimalkan pemeliharan, perawatan dan kebersihan
hotel secara menyeluruh dapat terjaga dengan baik.
Karyawan housekeeping memberikan pelayanan terhadap kelancaran, kesiapan
dan pemeliharaan kamar tamu, public area, restaurant, meeting room, laundry, sarana
olahraga dan fasilitas lainnya. Mereka merupakan bagian dari team yang selalu siap
mempersiapkan dan menyambut kedatangan tamu-tamu hotel. Karyawan housekeeping
sangat peduli terhadap kenyaman tamu dengan cara memperhatikan hal-hal yang detail
dan menindaklanjuti segala perbaikan-perbaikan yang diperlukan.
Ruang lingkup tugas dan tanggung jawab
Bagian housekeeping harus bertanggung jawab atas ,kerapian , keteraturan,
kelengkapan kebersihan, kenyamanan seluruh ruangan-ruangan yang ada di dalam atau
pun area hotel. Meliputi :
1.

Guest room

2.

corridor

3.

restaurant and banquet

4.

Office room

5.

Rest room

6.

Locker

7.

Park and garden

8.

Swimming pool

9.

Parking area

Tugas Housekeeping Deparment

1.

Menciptakan suasana hotel yang bersih ,menarik,nyaman ,dan aman.

2.
Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu, supaya
tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
3.

Penyiapan ,penataan,dan pemeliharaan kamar-kamar.

4.
Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan
umum dihotel.
5.

Melaporkan dan membawa lost and found pada supervisor

Sasaran Housekeeping
1.

Kebersihan.

Kebersihan di suatu hotel sangat menentukan, bila kebersihan terjaga dengan baik maka
tamu akan merasa nyaman dan tenang karena sanitasi dan hygine terjamin. Bahkan
banyak tamu yang menentukan pilihan suatu hotel karena kebersihan hotel tersebut.
2.

Kerapian.

Kerapian mencakup pengaturan tata letak suatu ruangan dengan perlengkapan serta
dekorasi yang serasi membuat ruangan tersebut menjadi lebih menarik.
3.

Kelengkapan.

Mengantisipasi keperluan tamu selama mereka menginap dengan melengkapi semua

kelengkapan kamar sesuai dengan standardnya sehingga pengunjung merasa nyaman dan
betah tinggal dan berkunjung kembali ke hotel.
4.

Fasilitas.

Fasilitas mencakup semua peralatan yang disediakan agar dapat berfungsi dan
dipergunakan oleh tamu hotel, sehingga fasilitas tersebut meningkatkan kenyamanan dan
tidak menggangu kegiatan-kegiatan mereka
Dalam operasional hotel, hal-hal mengenai kebersihan dilakukan dan dilaksanakan oleh
departemen housekeeping, yang kegiatannya dipimpin oleh Housekeeping Manager atau
Executive Housekeeper. Secara umum, departemen housekeeping memiliki tanggung
jawab area yang sangat besar, maka wajar kalau housekeeping mempunyai jumlah
karyawan lebih banyak dari depertemen lainnya. Oleh sebab itu, pelaksanaan
pemeliharan dan pembersihan area hotel diatur menurut seksi-seksi sebagai berikut :
1.

Public Area

Seksi yang mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk menjaga kebersihan, kerapihan,

keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada diluar gedung maupun
didalam gedung hotel, antara lain Lobby area, restroom, restaurant, meeting room,
garden, parking area dan fasilitas untuk karyawan hotel.
2.

Room section

seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk mempersiapkan dan menjaga kebersihan,
kerapihan dan kelengkapan kamar tamu.
3.

Laundry

seksi yang mempunyai tanggung jawab untuk menyediakan linen-linen yang bersih untuk
keperluaan kamar, restauran dan meeting room, menyediakan seragam bersih bagi
karyawan dan membersihkan pakaian tamu yang kotor.
4.

Linen dan Uniform

seksi yang bertanggung jawab untuk mengelola sirkulasi dan penyediaan seluruh linen
dan uniform bagi karyawan.
5.

Florist

seksi yang bertanggung jawab untuk menyediakan dan merangkai bunga-bunga yang
segar untuk memperindah dekorasi dalam hotel.
6.

Health & recreational

bertanggung jawab atas pelayanan fasilitas-fasilitas umum yang disediakan hotel

untuk tamu, meliputi, spa and massage, fitness, golf, pool dan yang lainnya.
Formulir yang Digunakan pada Housekeeping
Jenis-jenis formulir yang dipergunakan administrasi di Housekeeping antara lain:
1

Roomboy Control Sheet

Room Report

Housekeeping Report

Lost and Damages Report

Repair and Maintenant Report

Linen Inventory Report

Cleaning and Guest Supplies Report

Lost and Found Report

Log Book

10.

Linen Laundry Delivery Slip

11.

Room Check List

12.

Lost and Found Book

13.

Mini Bar Daily Sales Report

14.

Mini Bar Daily Late Charge Report

15.

Mini Bar Bill.

Hubungan Housekeeping Denpartment Dengan Front Office Department

Dalam Room Division, hubungan housekeeping paling utama ialah berkumunikasi
dengan departemen front office. Kedua departemen ini ibarat dua sisi mata uang yang
berbeda, Housekeeping yang membersihkan kemudian Front office sebagai penjualnya.
Hubungan housekeeping dengan front office secara umum adalah:
1.

Laporan status kamar

Laporan room status terintegrasi dengan system secara online melalui computer, sehingga
status kamar dengan mudah dapat diketahui oleh front office. Housekeeping
bertanggung jawab meng-update status kamar tersebut secepat mungkin setelah
diperiksa oleh housekeeping supervisor.
Laporan room status termasuk Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection (VCI),
Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of Service (OS),
Out of order (OO), Do not disturb (DND).
2.

Laporan.Discrepancy

Housekeeping memeriksa secara langsung status dari tiap-tiap kamar berdasarkan

status yang ada di computer. Perbedaan status di computer dengan sebenarnya disebut
Room Discrepancy. Laporan ini biasanya dilakukan minimum 2 kali sehari yaitu antara
pukul 10 pagi dan 5 sore.
3.

Laporan kehilangan dan penemuan barang

Setelah check out, kamar diperiksa oleh housekeeping dan memastikan bahwa
kelengkapan barang-barang milik hotel tidak ada yang hilang. Jika ada yang hilang,
housekeeping melapor ke front office untuk memproses pengembalian atau
pembayarannya. Housekeeping juga
melaporkan
setiap penemuan barang yang
tertinggal, kemudian disimpan di housekeeping sebagai barang Lost and Found.
4.

Laporan lainnya

Laporan ini termasuk Extra bed, baby cot, Loan items, baby sister, dan laporan kerusakan

oleh tamu.
5.

Room Blocking

Front office melaporkan perubahan status tiap-tiap kamar yaitu kamar VIP, Expected
Arrival, Expected Departure, Group, Check out, show room dan change room.
6.

PermintaanTamu

Front office memberitahukan kebutuhan tambahan yang diperlukan oleh tamu,

misalnya extra bed, baby cot, baby sister, kursi dan juga setiap masalah /
complain dari tamu yang berhubungan dengan pelayanan housekeeping
7.
Front Office memberi informasi kepada tatagraha bahwa ada tamu segera masuk /
check-in sehingga tatagraha dapat menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.
8.

mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi.

9.
mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu
perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).
10. Memberitahukan kepada Housekeeping mengenai kamar-kamar yang tamunya
sudah check out sehingga kamarnya dapat di bersihkan.
11. memberikan guest slip agar tatagraha tahu tamu yang baru check in.
12. memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.
13. jika terjadi laporan perbedaan penghuni kamar,antara Housekeeping dengan
Front Office, maka room discrepancy report dan diadakan pengecekan langsung.
Hubungan Housekeeping Department dengan Engineering Department
Hubungan kerja antara tatagraha dengan bagian engineering meliputin hal-hal
sebagai Berikut :
1.
Perbaikan dan pemeliharaan alat-alat terutama menyangkut operasional tata
graha, perbaikan telepon,ac,air dan listrik.
2.

Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di kamar tamu.

3.

Melakukan perbaikan sesuai dengan work order dari housekeeping.

4.
Memberitahukan housekeeping dan front office tentang perbaikan yang lama,
sehingga status kamar dibuat menjadi Out of order.
5.
Memberitahukan housekeeping tentang perbaikan kamar yang sudah selesai,
agar diperiksa dan melakukan general cleaning untuk dapat dijual kembali.Melakukan
program perawatan dan perbaikan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture,
painting dan peralatan di hotel berfungsi dengan baik.
Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara bagian tatagraha dengan bagian

engineering sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak, berarti

pekerjaan Tatagraha terganggu. Bagian tatagraha memerlukan bagian engineering
untuk segera memperbaiki peralatan-peralatan yang rusak.
Hubungan housekeeping Department Dengan Food and BeverageDepartement.
1.

Membantu mengeluarkan peralatan room service dari dalam kamar.

2.
Menyediakan room kebutuhan linen yang diperlukan di restaurant dan meeting
room.
3.
Berpartisipasi dan mendukung setiap acara yang dilakukan oleh food and beverage
departemen.
4.

Menjaga kebersihan FB outlets dan meeting room

5.

Pelayanan room service kepada tamu.

6.

pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting di executive room

Dengan pelayanan baik oleh tatagrahan dan food and beverage maka tamuakan
merasa puas dengan pelayanan pihak hotel.
Hubungan Housekeeping Department dengan accounting Department
1.
Bagian housekeeping meminta barang-barang kepada bagia purchasing
(pembelian) dengan mengisi purchase requitition, seperti permintaan peralatan
kebersihan, chemical (bahan-bahan kimia),perlengkapan kamar,linen-linen dan barangbarang lainnya yang dapat menunjang kegiatan operasional housekeeping.
2.
Membantu housekeeping dalam pembelian dan penyediaan barang dan peralatan
yang dibutuhkan. Membantu persediaan barang-barang kebutuhan housekeeping sesuai
dengan jumlah yang ditetapkan.
Hubungan Housekeeping Departement dengan Bagian Personalia Departement &
security
1.

Pengadaan tenaga kerja

2.

Pengangkatan pegawai

3.

Pelatihan pegawai

4.

Pemutusan hubungan kerja

5.

Cuti karyawan

6.

Surat peringatan untuk pegawai

7.

Pembayaran gaji dan lembur pegawai

8.

Membantu dan menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan kepegawaian.

9.

Melakukan pelatihan, orentasi dan perencanaan karir karyawan.

10. Bagian housekeeping melaporkan hal-hal yang mencurigakan disekitar area

pekerja sedangkan bagian security mengadakan pengawasan terhadap area kerja
houseeping dan berusaha untuk dapat mengantisipasai hal-hal yang dapat mengganggu
kegiatan kerja, baik gangguan dari dalam maupun dari luar hotel. Keamanan barangbarang milik tamu dan juga keselamatan mereka selama menginap. Membantu
mengawasi barang-barang milik
hotel tidak dibawa keluar hotel oleh karyawan.
Dengan demikian bagian personalia mengatur segala sesuatu mengenai tatagraha
selaku pegawai hotel.

TATA TERTIB HOUSEKEEPING DEPARTEMEN:

1.

Mengenakan seragam hotel ,sepatu dan kaus kaki yang ditentukan

2.
Selalu tepat waktu dan bila ada halangan diharap
memberitahu sebelumnya
3. Segera melaporkan kepada supervisor atau kantor tata graha jika
menjumpai tamu yang sakit dan hal-hal yang mencurigakan misalnya
pencuri atau skipper.
4.
Harus ramah dan member salam pada tamu serta melayani tamu
dengan senang hati.
5.

Melaporkan pekerjaan yang belum selesai pada shift berikutnya.

6.

Melaporkan dan membawa lost and found kepada supervior.

7.
Dilarang meninggalkan roomboy station atau tempat tugas tanpa
izin supervisor.
8.

Dilarang mengobrol dengan sesama karyawan ataupun tamu.

9.
Dilarang merokok dan berbicara keras-keras ditempat tugas
sehingga mengganggu kenyaman tamu.
10. Dilarang menghidupkan radio atau nonton tv di kamar.
11. Dilarang mengajak teman berkunjung kedalam hotel.
12. Dilarang membawa barang atau apapun tanpa izin.
13. Dilarang mengunakan lift tamu.
14. Dilarang menyimpan barang yang bukan milik pribadi.

15. Dilarang meninggalkan hotel dengan seragam dan membawa kunci

kamar (pass key)