Bagian Tata Graha (Housekeeping) berasal dari kata tata yang artinya menata atau

mengatur dan graha adalah rumah/wisma/hotel. Dalam baha inggris, tata graha disebut
Housekeeping. House sama artinya dengan rumah/wisma/hotel, dan Keeping berarti memelihara
atau merawat. Jadi Housekeeping adalah salah satu bagian yang mempunyai peranan dan fungsi
yang cukup vital dalam memberikan pelayanan kepada para tamu, terutama yang menyangkut
pelayanan kenyamanan dan kebersihan ruangan hotel. Dalam melaksanakan tugas-tugas di
bidang pelayanan kenyamanan dan kebersihan ruangan hotel, maka bagian-bagian lainnya yang
terdapat di hotel, seperti Minuman (Food & Beverage), bagian Engineering, bagian Akunting
dan bagian Personel.
Tanggung jawab bagian Tata Graha dapat dikatakan mulai dari pengurusan tentang
bahan-bahan yang terbuat dari kain seperti taplak meja (table cloth), sprei, sarung bantal, korden,
penjaga kerapihan, dan kebersihan ruangan beserta perlengkapannya, sampai pada program
pengadaan/penggantian peralatan dan perlengkapan, serta pemeliharaan seluruh ruangan hote.
Melihat ruang lingkup tanggung jawab bagian Tata Graha tersebut, maka yang dimaksud dengan
ruangan ruangan hotel terdiri dari kamar-kamar tamu, ruangan rapat, ruangan umum seperti
lobby, corridor, restaurant yang kesemuanya itu disebut sebagai front-of the-house. Disamping
itu, bagian Tata Graha juga bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kerapihan bagian back-
of-the house, di samping itu, bagian, Tata Graha juga bertanggung jawab terhadap kebersihan
dan kerapihan bagian back-of-the-house seperti bagian dapur, ruanga`n makan karyawan-
tuangan ganti pakaian karyawan, ruangan kantor dan sebagainya.
Berkaitan dengan peranan dan fungsi bagian Tata Graha, maka para karyawan bagian
Tata Graha dituntu untuk meiliki prilaku, pengetahuan, dan ketrampilan tentang bagaimana
menjaga kerapihan dan kebersihan ruangan hotel dengan menggunakan teknik dan prosedur,
serta peralatan yang benar. Dengan demikian dapat menjamin kualitas pelayanan yang sesuai
dengan keinginan tamu.
Dalam buku ini tidak akan dibahas tentang kegiatan-kegiatan Tata Graha yang bersifat
teknis, tetapi lebih dititik beratkan pada pembahasan kegiatan-kegiatan manajerial yang strategis
untuk meningkatkan kualitas pelayanan bidang tata graham untuk itu, terlebih dahulu disajikan
struktur organisasi bagian Tata Graha. Untuk itu, terlebih dahulu disajikan struktur organisasi
bagian Tata Graha, dengan demikian dapat dipahami lebih jelas tentang fungsi dan peranan
bagian Tata Graha hotel.
 TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB TATA GRAHA

Pada umumnya tugas dan tanggung jawab Bagian Tata Graha adalah memelihara hotel. Tugas
memelihara hotel sangat luas antara lain:
a. Memelihara kebersihan hotel, yang meliputi menyiapkan, memebrsihkan kamar tamu, dan
sarana lainnya, serta memelihara kebersihan ruangan umum (public area) seperti: corridor, lobby,
public rest room, pool areas, management offices, storage areas, ,meeting room, dining rooms,
banquet rooms, dan conventional hall.

b. Pengadaan dan penyediaan Lena, yang meliputi pembersihan lena yang dipakai oleh tamu,
memelihara, dan merawat keadaan lena.

c. Membersihkan layanan tambahan yang meliputi: perbaikan peralatan yang rusak, pelayanan
binatu, pelayanan persiapan ruangan hotel, dekorasi, penitipan anak-anak (baby sitting), serta
melayani bagian kehilangan dan penemuan barang tamu (lost and found).

Pekerjaan tata graha sangat penting karena berkaitan dengan kebersihan seluruh bagian dari
hotel, sebagi contoh kapan, bilamana, dan bagian hotel mana kebersihan itu harus dilakukan.
Dalam buku Housekeeping Supervision (1984:161), Jane Fellows memebrikan contoh wilayah
yang perlu dibersihkan:
1. Tangga: setiap hari
2. Lift: setiap hari
3. Kamar tidur: setiap hari dan kapan kamar diisi atau tiap ada penggantian tamu
4. Ruangan resepsi: duakali sehari, dan atau menurut kebutuhan.
Karena pekerjaan tata graham ini mencerminkan kebersihkan dan pelayanan segala rupa
peralatan termasuk peralatan kamar, karyawan tata graham menurut Jane Fellows (1984:162)
harus mempunyai hal-hal sebagai berikut:
1. Spesifikasi pekerjaan/tuas (work spesifikasions)
2. Prosedur kerja (job procedurs)
3. Jadwal kerja (work schedule)
4. Penggantian tugas (duty areas)

SASARAN TATA GRAHA

1. Bersih
Kebersihan disuatu ruangan dan kamar tamu di hotel sangat menentukan. Bila kebersihan terjaga
maka tamu menjadi tenang karena sanitasi dan hygine terjamin. Inilah langkah pertama tamu
dalam menilai suatu hotel.

2. Menarik
Dengan dasar kebersihan pada suatu ruangan dan ditunjang dengan perlengkapan serta dekorasi
yang serasi maka ruangan akan menjadi menarik.

3. Nyaman
Lingkungan dan ruangan suatu hotel yang bersih, menarik, dan tenang dengan pelayanan yang
memuaskan akan membuat tamu dan pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal atau
berkunjung kembali ke hotel.

4. Aman
Faktor penting yang selalu didambakan pengunjung atau tamu yaitu keamanan. Keamanan tamu
selama berkunjung atau menginap di hotel meliputi keamanan pribadi dari kecurian, kebakaran,
dan bahaya dari peralatan hotel.
 HUBUNGAN TATA GRAHA DENGAN BAGIAN LAIN

1. Hubungan Tata Graha dengan Kantor Depan

Hubungan tata graha dengan kantor depan (front office) dibagi menjadi dua hal, yaitu dari pihak
tata graham dan dari pihak kantor depan.
Dari pihak tata graha dilakukan hal-hal berikut.
1. Laporan Status Kamar (room report)
Tata graham melaporkan kepada Kantor depan mengenai status kamar sesuai dengan keadaan
yang sebenarnnya. Hal ini penting karena Kantor depan akan tahu mengenai kamar-kamar yang
dapat disewa oleh tamu, kamar yang bersih, kamar yang belum bersih, kamar yang rusak, dan
kamar yang sedang general cleaning. Laporkan dikirim tata graham pada pukul 08.00 dan 15.00
ke kantor depan.
2. Laporan mengenai kehilangan barang-barang milik hotel yang dibawa tamu.
3. Laporan mengenai penemuan barang-barang milik tamu yang tertinggal di kamar sesudah tamu
brangkat/checkout.
4. Kantor depan member informasi kepada tata graham bahwa ada tamu yang segera
masuk/check in, sehingga tata graham akan menyiapkan kamar untuk tamu tersebut.

Dari pihak Kantor depan meliputi hal-hal berikut.

1. Mengirimkan daftar penghunian kamarsetiap hari.
2. Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu, meliputi tamu perorangan,
tamu rombongan, atau tamu penting.
3. Memberitahu kepada tata graha mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out,
sehingga kamarnya dapat segera dibersihkan.
4. Memberikan guest slip agar tqata graham tahu tamu yang baru saja check in
5. Memberitahu kebutuhan tambahan untuk tamu. Misalnya, extra bed, baby box, dan tambahan
kursi.
6. Memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain.
7. Jika terjadi laporan berbeda penghuni kamar antara tata graham dengan Kantor depan dan kasir
diadakan pengecekan langsung. Kantor depan akan memeriksa kunci kamar guest slip dan
 registration card. Kasir akan memeriksa rekening tamu dan kartu registrasi. Tata graham akan
memeriksa langsung ke kamar tamu.

Perbedaan status kamar dapat terjadi karena hal-hal berikut.

1. Tamu telah membayar rekening tetapi barang-barang dan kopernya masih ada di kamar.
2. Tamu belum membayar rekening tetapi sudah meninggalkan kamar.
3. Tamu check in tanpa membawa koper atau barang apa pun ke kamar.
4. Kesalahan pembuatan room report oleh pihak tata graham.
5. Tamu meninggalkan hotel tanpa menyelesaikan rekeningnnya.
2. Hubungan Tata Graha dengan Binatu (laundry)
Hubungan kerja antara bagian tata graha dengan binatu meliputi pencucian pakaian tamu,
pakaian karyawan dan pencucian linen-linen yang dipakai oleh bagian tata graham. Selain itu,
juga penanganan keluhan tamu pada cucian, yang meliputi cucian kurang bersih, cucian bernoda,
cucian hilang atau rusak, dan cucian tertukar. Hal yang lain adalah penanganan keterlambatan
pengiriman linen yang dipakai oleh tata graham maupun outlet lain karena listrik mati, kerusakan
mesin, dan lain-lain.
3. Hubungan Tata Graha dengan Bagian Pembelian (purchasing)
Bagian purchasing menangani pembelian dan penyimpanan barang-barang yang dibutuhkan oleh
tata graha. Barang-barang itu adalah alat-alat pembersih, obat pemebrsih, perlengkapan tamu,
linen-linen untuk tata garaha, dan alat penunjang oprasional lain seperti formulir-formulir.
4. Hubungan Tata Graha dengan Bagian Engineering
Hubungan kerja antara bagian tata graha dengan bagian engineering meliputi hal-hal berikut.
1. Perbaikan dan pemeliharaan alat-alat terutama yang menyangkut oprasional tata graha.
Perbaikan telepon, ac, air, dan listrik.
2. Perbaikan perlengkapan tata graha yang ada di kamar tamu.
Dengan demikian, dapat dilihat bahwa hubungan antara tata graham dengan bagian enginerering
sangatlah erat. Jika peralatan operasional tata graha rusak, berarti pekerjaan bagian tata graham
tergantung. Bagian tata graha memerlukan bagian tata graha tergantung. Bagian tata graha
memerlukan bagian engineering untuk segera memperbaiki peralatan-peralatan yang rusak.
5. Hubungan Tata Graha dengan Bagian Keamanan (security)
Hubungan antara bagian tata graha dengan bagian keamanan meliputi hal-hal berikut.
1. Pengawasan oleh pihak keamanan pada area-area tata graha, meliputi corridor, tempat tugas
room boy, dan kantor tata graham.
2. Keamanan barang-barang milik tamu dan keselamatan tamu.
Yang di maksud dengan keamanan tamu adalah tamu terhindar dari pencurian, pengrusakan,
perampokan, dan bahaya kebakaran. Dengan adanya kerja Sama maka tamu akan merasa aman
dan tenang selama tingal di hotel.
6. Hubungan Tata Graha dengan Bagian Food and Beverage
Hubungan kerja antara tata graha dengan food and beverage (f&b) meliputi hal-hal berikut.
1. Pelayanan room service kepada tamu.
2. Pengiriman karangan buah (fruitstand) untuk tamu penting atau tamu di executive room.
Dengan pelayanan yang baik oleh tata graham dan F&B maka tamu akan merasa puas pada
pelayanan pihak hotel.
7. Hubungan Tata Graha dengan Bagian Kepegawaian (personalia)
Hubungan kedua bagian ini meliputi
1. Pengadaan tenaga.
2. Pengangkatan pegawai.
3. Pelatihan pegawaian.
4. Pemutusan hubungan kerja.
5. Cuti karyawan.
6. Surat peringatan untuk pegawai.
7. Pembayaran gaji dan lembur pegawai
Dengan demikian, bagian kepegawaian mengurus dan menentukan segala sesuatu mengenai
tenaga tata graha selaku pegawai hotel.
 SETRUKTUR ORGANISASI TATA GRAHA

Kegiatan pembersihan pada sebuah hotel adalah tanggung jawab Bagian Tata Graha
(Housekeeping Department) yang dipimpin oleh Kepala Department Tata Graha (Executive
Housekeeper). Struktur organisasi tat graham adalah proses pengelompokan seksi-seksi, tugas,
dan tanggung jawab atau wewenang sedemikian rupa, sehingga tercipta suatu organisasi yang
dapat digerakan sebagai satu kesatuan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Dengan
adanya pengelompokan seksi-seksi yang jelas, setiap karyawan Bagian Tata Graha dapat
mengetahui dengan pasti bidang pekerjaan, atasan, dan tanggu jawabnya.
Mengingat besarnya ruang lingkup kerja Department Tata Graha, dibuatlah sususan
organisasi tata graham sesuai dengan ruang lingkup tugas dan tanggung jawab. Semakin besar
ruang lingkup tugas dan tanggung jawabnya, struktur organisasi dan karyawan yang dibutuhkan
pun semakin besar. Struktur organisasi tata graha pada suatu hotel juga dipengaruhi oleh besar
kecilnya hotel. Contoh bagan organisasi tata graham hotel yang mempunyai kamar 150 (hotel
menengah) berikut ini.

URAIAN TUGAS

a. Jabatan: Executive Housekeeper

Department: Tata Graha atau Housekeeping
Tugas pokok:
Mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara langsung serta mengontrol operasional
sehari-hari di tata graham, sehingga dapat berjalan lancar.
Rincian tugas:
1. Merencanakan program kerja dan anggaran Departement Tata Graha.
2. Menghubungi Kantor depan untuk mendapatkan pemberitahuan mengenai TEA List, Guest In The
House List, V.I.P List dan ED List sebelum memulai tugasnya dan kemudian meneruskannya ke
setiap penyedia kamar (Room SPV).
3. Member perhatian khusus kepada tamu V.I.P
4. Mengkoordinir bidang kerja seluruh karyawan dalam lingkungan tata graham atau Housekeeping
5. Mengerjakan pemeriksaan dan pencatatan terhadap barang-barang yang hilang atau rusak
6. Mengadakan pengawasan agar rencana kerja yang telah disusun dapat berjalan dengan sebaiki-
baiknya.
7. Membuat evaluasi kerja bawahan setiap bulan/tahun
8. Membina hubungan kerja Sama yang harmonis dengan kepala department atau bagian lain.

b. Jabatan: Assistant Executive Housekeeper

Department: Tata Graha atau Housekeeping
Bertanggung jawab kepada: Executive Housekeeper
Tugas Pokok:
Menjalankan seluruh tugas dan tanggung jawab Executive Housekeeper, apabila yang
bersangkutan berhalangan atau tidak dapat menjalankan tugasnya.
Rincian Tugas:
1. Membantu Executive Housekeeper untuk membuat program pelatihan, petunjuk pelaksanakan
tugas, dan merencanakan program pelatihan karyawan.
2. Mengontrol hasil kerja bawahan, yang meliputi disiplin, hasil kerja, dan mutu pekerjaan.
3. Menghadiri pertemuan antar-pimpinan bagian bila Executive Housekeeper behalangan hadir.
4. Mengontrol pemakaian alat-alat dan bahan permbersih serta perlengkapan tamu atau guest
supplies.
5. Menyelesaikan masalah yang timbul di Departement Tata Graha.
c. Jabatan: Room SPV
Department: Tata Graha Bertanggung Jawab kepada: Assistant Housekeeper
Tugas Pokok:
Mengawasi dan mengontrol pekerjaan para pramukamar atau romboy/maid, sehingga dapat
berjalan sebagaimana ditentukan dalam petunjuk pelaksanakan tugas atau standard opening
procedure yang berlaku di Department Tata Graha, khususnya untuk pekerjaan yang
berhubungan dengan pembersihan kamar tamu.
 Rincian Tugas:
1. Mengadakan briefing dengan pra pramukara mengenai sesuatu hal yang menyangkut keadaan
tamu, misalnya tentang tamu VIP dan kamar yang harus segera dibersihkan karena ada tamu
Akan check-in
2. Menerima tugas dari Assistant Executive Housekeeper.
3. Membagikan pass key atau room keys dan peralatan kepada masing-masing pramukamar.
4. Membagikan kebutuhan cleaning material kepada pramukamar sesuai dengan jumlah kamar yang
dibersihkan
5. Membuat room report sebagai sumber dalam pembuatan housekeeping report
6. Melapornkan kehilangan atau kerusakan-kerusakan dalam kamar tamu ke Kantor Tata Graha atau
Housekeeping Office.
d. Jabatan: Public Area/Housman SPV
Seksi: PA/Housman
Department: Tata Graha atau Housekeeping
Bertanggung jawab kepada: Assistant Executive Housekeeper
Tugas Pokok:
Mengawasi dan mengkoordinir para Houseman agar dapat menjalankan fungsinya untuk
menjaga kebersihan area hotel yang merupakan tanggung jawabnya.
Rincian Tugas:
1. Memberikan pengarahaan atau briefing kepada para Houseman.
2. Memimpin dan mengawasi pekerjaan Houseman.
3. Mengecek semua tempat yang menjadi tanggung jawab Houseman.
4. Mengawasi pemeliharaan alat-alat pembersihan misalnya floor machine dan vacuum cleaner.
5. Membina, mengerahkan, dan melatih bawahan agar terampil pada bidang pekerjaannya.
6. Mengontrol pemakaian alat dan bahan pembersih yan dipakai dalam pembersihan sehari-hari.
e. Jabatan: Linen and Uniform SPV
Seksi: Linen and Uniform
Department: Tata Graha atau Housekeeping
Bertanggung jawab kepada: Assistant Executive Housekeeper
Tugas Pokok:
Bertanggung jawab atas kebersihan lena dan pakaian seragam karyawan.
 Rincian Tugas:
1. Membuat administrasi lena dan handuk setiap hari
2. Mengawasi pembagian sheets dan towel kepada para pramukamar.
3. Bertanggung jawab atas jumlah linen and uniform di ruang lena
4. Mebuat inventaris lena harian, mingguan, dan bulanan
5. Mengusulkan dan mengajukan pembelian lena kepada executive housekeeper
6. Membuat jadwal kerja linen attendant

f. Jabatan: Gardening SPV

Seksi: Gardening
Department: Tata Graha atau Housekeeping
Bertanggung Jawab kepada: Assistant Executive Housekeeper
Tugas Pokok:
Mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan Gardener serta menjaga keindahan hotel, khususnya
pekerjaan menata pertamanan.

Rincian Tugas:
1. Membuat jadwal kerja kepada para Gardener
2. Bertanggung jawab atas keindahan dan kerapian taman serta tanaman
3. Menjaga pemeliharaan dan perawatan alat-alat kerja
4. Membuat laporan baik harian, mingguan maupun bulanan kepada atasan
5. Mengusulkan pembelian peralatan yang dibutuhkan oleh gardener
6. Membina hubungan baik dengan para penyedia department lain.

g. Jabatan: Chief Wimming Pool

Seksi: Swimming Pool
Department: Tata GRaha atau Housekeeping
Bertanggung jawab kepada: Assitant Executive Housekeeper
 Tugas Pokok:
Bertangung jawab atas kebersihan dan keamanan, swimming pool, area pool, serta menjaga
keindahan swimming pool.

Rincian Tugas:
1. Memberikan pengarahan atau briefing kepada para bawahan.
2. Membuat jadwal pembersihan kolam renang, locker, dan area pool.
3. Mengawasi pemakaian peralatan, bahan pembersih, dan perlengkapan lainnya.
4. Melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan oleh atasan.
5. Selalu membina kerja sama yang harmonis dengan para bawahan.
6. Membuat laporan, baik harian, mingguan maupun bulan kepada Assistant Executive
Housekeeper.
h. Jabatan: Laundry Manager
Seksi: Laundry
Departement: Tata Graha dan Housekeeping
Bertanggung jawab kepada: Executive Housekeeper
Tugas Pokok:
· Mengawasi dan mengatur terselenggaranya pekerjaan di binatu, serta menjaga standar mutu
pelayanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku di hotel tersebut.
· Membuat, melaksanakan rencana kerja, dan mengawsi kegiatan serta kedisiplinan kerja
bawahan.
Rincian Tugas:
1. Mengatur karyawan binatu agar oprasional binatu dapat berjalan dengan baik.
2. Mengembangkan sistem administrasi binatu.
3. Mengawasi dan mengontrol peralatan atau bahan pembersih, baik pemakaian maupun
permintaanya
4. Mengawasi dan mengecek heasil pencucian dan pelicinan
5. Penyusunan anggaran dan pengendalianya sesuai dengan yang telah ditetapkan
6. Menyelesaikan masalah yang timbul, baik dari binatu sendiri, department lain maupun dari
tamu-tamu kamar.
i. Jabatan: Assitant Laundry Manager
Seksi: Binatu atau laundry
Department: Tata Graha atau Housekeeping
Bertanggung jawab kepada: Laundry Manager
Tugas Pokok:
Mebantu Laundry Manager untuk mengawasi, mengatur terselenggarannya pekerjaan di seksi
binatu, menjaga standar mutu pelayanan, dan mengawasi kegiatan atau kedisiplinan kerja
bawahan.

Rincian tugas:
1. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan dan hasil kerja bawahan serta memberikan petunjuk-
petunjuk seperlunya.
2. Mengatur tugas-tugas bawahan agar tidak menjadi hambatan dalam pekerjaan.
3. Membuat work order
4. Menyelesaikan complaint tamu
5. Memberikan bimbingan, pengarahaan, dan teguran kepada bawahan.
6. Mengusulkan rencana peningkatan mutu produk kepada atasan.\
j. Jabatan: Laundry SPV
Seksi: Binatu atau laundry
Departement: Tata Graha atau Housekeeping
Bertanggung jawab kepada: Assitant Laundry Manager
Tugas Pokok:
Mengawasi jalannya oprasional dan kelacaran kinerja mesin-mesin binatu di seksi binatu.
Rincian Tugas:
1. Memberikan pengarahan kepada para bawahan.
2. Mengadakan pengecekan pemeliharaan mesin-mesin binatu dan melaporkan setiap kerusakan
yang terjadi di seksi tersebut.
3. Mengawasi pelaksanaan pekerjaan bawahan dan memberikan bimbingan, pengarahan, dan
teguran bilamana perlu.
4. Mengawasi penggunaan laundry supplies dan laundry chemicals serta melaporkan kepada
atasan apabila persediaan telah menipis.
5. Memeriksa hasil pencucian
6. Mengusulkan rencana peningkatan mutu produk.
k. Jabatan: Pramukamar atau Romboy/maid
Seksi: Kamar atau Room Section
Departement: Tata Graha atau Housekeeping Departement
Bertanggung jawab kepada: penyelia kamar atau room SPV
Tugas pokok:
Bertanggung jawab atas kebersihan dan kelengkapan kamar-kamar tamu.
Rincian Tugas:
1. Datang ke hotel tepat waktunya sesuai dengan jam masuk.
2. Memasuki hotel melalui pintu masuk karyawan
3. Mengenakan pakaian seragam
4. Mencatat jam kedatangan pada time card stamping machine
5. Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya
6. memeriksa kelengkapan kereta kerja, yang meliputi guest supplies, linen supplies dan cleaning
material.
l. Jabatan: Houseman
Seksi: Tata Graha atau Housekeeping
Bertanggung jawab kepada: Houseman Spv
Tugas Pokok:
bertanggung jawab atas kebersihan public area secara keseluruhan, yang meliputi kantor
manajemen, corridor, lobby, restoran, public toilet, dan lain-lain yang merupakan tanggung
jawabnya.
Rincian tugas:
1. Datang ke hotel tepat waktu sesuai dengan jam masuk
2. Memasuki hotel melalui pintu masuk karyawan.
3. Mengenakan pakaian seragam atau uniform.
4. Mencatat jam kedatangan pada time card stamping machine.
5. Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya.
6. Selalu menjaga lobby area agar tetap bersih dan rapi.
m. Jabatan: Linen & Uniform Attendant
Seksi: Linen & Uniform Section
Departement: Tata Graha atau Housekeeping
Bertanggung jawab kepada: Linen & Uniform Spv
Tugas Pokok:
Bertanggung jawab atas penerimaan linen & uniform, baik kotr maupun yang bersih dari binatu,
kelengkapan pengiriman linen bersih ke floor station, serta pelayanan kebutuhan linen dan
unirom kepada department lain.
Rincian Tugas:
1. Mencatat jenis dan jumlah linen dan uniform yang akan dicuci
2. Memisahkan jenis maupun bahan seragam atau uniform karyawan yang akan dicuci
3. Mengirim linen dan seragam kotor ke binatu atau laundry.
4. Menerima, mengambil cucian linen dan seragam yang sudah bersih dari binatu atau laundry
5. Menerima, mengambil cucian linen dan seragam yang sudah bersih dari binatu atau laundry.
6. Mengatur seragam karyawan sesuai dengan jenis pakaiannya.
 SEKSI-SEKSI DI DEPARTMENT TATA GRAHA

Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Bagian Tata Graha membentuk seksi sebagai berikut:
A. Seksi Kamar (Room Service)
Seksi Kamar bertugas melaksanakan pemebersihan di dalam kamar tamu, menyediakan atau
menata tempat tidur, dan pembersihan kamar mandi.
B. Seksi Area Umum (Public Area/Houseman Section)
Seksi Area Umum bertugas melaksanakan kegiatan pemeliharaan kebersihan dan kerapian di
area umum di luar kamar tamu, seperti lobby, restaurant, bar, ruang pertemuan, dan tempat-
tempat lain di hotel.
C. Seksi Lena dan Pakaian Seragam (Linen and Uniform Section)
Seksi Lena dan Pakian Seragamm bertugas untuk mewakili Housekeeper secara khusus dalam
mengelola seluruh lena yang ada di hotel dan pakaian seragam karyawan. Pengelolaan tersebut
meliputi pengiriman lena ke seluruh outlet hotel, mengurus pencucian di binatu, penyimpanan
lena-lena tersebut, dan mengelola pakaian seragam karyawan.
D. Seksi Binatu (Laundry Section)
Di hotel-hotelo besar, seksi Binatu kadang-kadang berdiri sendiri diluar Bagian Tata Graha.
Seksi ini dipimpin oleh seorang Laundry Manager. Tanggung jawab seksi ini adalah
melaksanakan pencucian lena, seragam karyawan, dan pakaian tamu hotel.
E. Seksi Pemeliharaan (Maintenance Section)
Tugas Seksi Pemeliharaan adalah memelihara semua unsur pendukung yang ada di sebuah hotel
dengan baik agar berfungsi dengan sempurna.
F. Seksi Kantor Tata Graha (Housekeeping Office Section)
Seksi Kantor Tata Graha bertugas mengurus administrasi dan komunikasi seluruh kegiatan Tata
Graha. Kantor Tata GRaha dipimpin oleh seorang sekretaris yang membawahi office clerk dan
order taker.
 KEBERSIHAN UMUM

PENGERTIAN PUBLIC AREA SECTION

Public Area Section memiliki tugas pokok untuk menjaga kebersihan, kerapihan,
keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik yang ada di luar gedung maupun di dalam
gedung termasuk tempat-tempat untuk karyawan kecuali kamar tamu dan dapur (kitchen).
Public Area Section disamping memiliki tugas pokok di atas juga memiliki tugas untuk menjaga
usia alat dan perlengkapan yang dimiliki oleh hotel secara maksi
mal.
Bagian luar gedung meliputi :
1. Parking area
2. Garden
3. Swimming pool
4. Tennis court
5. Public toilet
6. Semua tempat sampah di luar gedung.=
Bagian dalam gedung meliputi :
1. Lobby area
2. Elevator
3. Food and beverage out let
4. Corridor
5. Stair case
6. Office
7. Toilet
8. Employee area
9. Fitness centre
10. Garden.
 Untuk menjangkau semua area itu Public Area Section dibagi menjadi beberapa subsection
atau menjadi satu section tersendiri di dalam Housekeeping department, tergantung dari work
load maupun luas areanya.

Adapun subsection di Public Area Section adalah sebagai berikut :

1. Houseman subsection yang mempunyai area tugas pembersihan lobby area, toilet, corridor dan
salasar, employee area, Food and Beverage out let.
2. Garden subsection yang bertugas untuk mengatur dan memelihara seluruh taman yang ada di
hotel, baik yang ada di dalam maupun di luar gedung.
3. Sport and Recreation subsection yang mempunyai area tugas di semua fasilitas sport and
recreation di hotel tersebut, seperti swimming pool, tennis court, fitness centre dan lain-lain.

N NAMA ALAT KEGUNAAN

O

Kotak perlengkapan pembersih.Alat

untuk menyimpan perlengkapan dan
bahan-bahan pembersih untuk
KeperluanRoom/public area
attendant yang sifatnya kecil-kecil.

Carry Bucket/Carry Cady

Tempat untuk menampung sampah

sementara sebelum dibawa ketempat
pembuangan atau diangkut mobil
pengangkut sampah.
 Countainer Bin

Sejenis kain yang dapat digunakan

untuk mengelap, mengeringkan,
furniture, keramik dan porselin dan
benda-benda lain yang perlu di
dusting.

Interior Cloth

Sejenis sponge yang permukaannya

kasar yang digunakan untuk
membersihkan dinding kamar mandi
yang dapat dijangkau dengan tangan.

Jumbo Pad

5 Sejenis sponge yang terdiri dari dua

bagian pada pegangan bertekstur
halus dan sebaliknya lapisan kasar
 yang dapat digunakan untuk
membersihkan dinding kamar mandi
danwastafel/ wash-basin.

Pad Scourer

Alat sejenis sponge yang agak kasar

yang disambung denganstick dan
digunakan untuk membersihkan
dinding kamar mandi yang
tinggi/tidak dapat dijangkau dengan
tangan.

Pad Boy Red

7 Suatu alat yang digunakan untuk

memberi tanda peringatan supaya
tamu atau siapapun yang lewat
berhati-hati ”Lantai

licin!” alat ini dipasang pada saat

dilakukan pembesihan lantai,
perawatan lantai atau pada saat
Danger
moping.
Notice/Wet Coution

8 Sejenis stick yang dipergunakan

untuk menyambung alat pembersih
pada obyek pembersihan yang
tinggi/tidak terjangkau dengan
 tangan.Alat ini bermacam-macam,ada
yang bisa dipanjang pendekkan dan
ada yang bisa dibengkokkan
sekaligus.

Telescopic stic

9 Alat yang digunakan untuk

membersihkan atau mencuci
jendela/kaca biasanya dapat
disambung dengan tangkai/ tongkat
jika tidak dapat dijangkau dengan
tangan.

Washer - set / Window Washer

10 Alat yang digunakan untuk

membersihkan permukaan kaca dari
air, debu, maupun kotoran lain yang
menempel pada kaca.

Window Wipper

11

Alat untuk menyemprot kan

cairan/bahan pembersih pada objek
yang dibersih

Gun
Sprayer/Bottle Sprayer
12

Alat pengering yang dipergunakan

untuk mongeringkan karpet pada saat
disampo/alat ini juga dapat digunakan
untuk menyapu

Blower

13 Mesin yang digunakan

untukshampooingcarpet. Mesin ini
disamping dapat mengeluarkancarpet
shampoo juga menghisap cairanyang
sudah kotor yang akan ditampung

didalam tabung tersendiri.

Carpet
Extractor

14

Alat untuk menampung air yang

sudah dicampur dengan bahan
pembersih maupun yang belum
digunakan untuk mopping.Trolleyalat
untuk membawa/ menempatkan

Double Bucket bucket, sehingga memudahkan untuk

& Trolley memindahkann
15

Mesin untuk perawatan lantai, mesin

ini dapat

berubah berfungsi sebagaibrushing

machine,

. Floor buffing, machine, scrubing

Maintenance Machin machine, maupun

sebagai polishing machine.

16

Mesin untuk mencuci karpet dengan

sistem busa, tanpa dibilas lagi, dan
sisa busa yang sudah kotor akan di
hisap oleh mesin kembali.
Dry Foam
Extraction

17

Mesin untuk mencuci

tembok/dinding dengan sistem busa.
Power wall

18

. Upholster
y Extraction Mesin untuk mencuci sofa dengan
sistem busa.

19
 Mesin untuk membersihkan lantai
karpet khususnya & alat untuk
membersihkan :

a. debu pada lantai/karpet;

b. air yang menggenang pada

lantai/karpet.
Wet & Dry
Vacuum

20

Alat untuk menggosok kotoran dan

noda-noda pada lantai dan tembok.

Hand Brush

21

Alat untuk membersihkan debu di

langit-langit atau permukaan yang
tinggi, serta sarang labalaba pada
langit-langit yang sering kita jumpai.
Ceiling
Brush

22

Brush & Long Stick

Alat yang digunakan untuk
menghilangkan kotoran yang melekat
pada lantai kering dan basah/dapat
juga untuk menyapu lantai dengan
 tangkai panjang.

23

Alat untuk menampung air dan

larutan bahan pembersih.

Pail

24

Alat/sikat yang dipergunakan untuk

membersihkan bagian dalam toilet

Toilet Bowl Brush

25

Kereta yang digunakan untuk

menyimpan / mengangkut
perlengkapan public area untuk
memudahkan pekerjaan bagipublic
area attendant sehari-hari.

Trolley Public Area

26

Alat yang dipakai untuk menjebak

debu pada lantai atau area yang luas
(lobby, supermarket dll).

Lobby Duster

27
Floor Squeeqe
Alat untuk mengeringkan/menarik
permukaan lantai yang tergenang air.

28

Alat yang termasuk pada

kelompok protective,dipakai untuk
melindungi tangan dari bahaya bahan
kimia.

Hand Gloves

29 Alat untuk
mengangkat/mengumpulkan debu
dan sampah.

Alat untuk membersihkan lantai dari

sampah atau kotoran basah maupun
kering yang sifatnya lepas/tidak
menempel
Dust pan &
Broom pada permukaan lantai.
 30 Alat dapat digunakan jika
dipasangkan dengan floor
maintenance machine.

Alat ini dapat digunakan

untukstripping,polishing, buffing,scru
bbing.

Floor Machine & Brush

METODE PEMBERSIHAN

1. Mengelap kering (Dusting)

Metode ini merupakan pembersihan permukaan benda dengan cara mengelap sehingga debu
terangkat dari oermukaan benda.

2. Mengelap lembab (Damp Dusting)

Metode ini merupakan pembersihkan permukaan suatu benda dari debu atau kotoran dengan
mengelap. Lap yang di pergunakan untuk membersihkan harus lembab sehingga
debu yang ada dapat terangkat.

3. Menyapu (Sweeping)
Sapu digunakan membersihkan lantai dari kotoran dan debu.

4. Mengepel (Dam Sweeping)

Mengepel adalah cara membersihkan kotoran di atas permukaan lantai dengan memakai pel.

5. Moping
Adalah cara membersihkan kotoran pada lantai dengan mengguna kain mop dan tangkai mop.
6. Glass Wiping
Adalah cara membersihkan kaca dengan menggunakan wiper, obat pembersih, glass cleaner, dan
lap kaca.
Obat-Obat Pembersih
1. Sabun Cair
2. Sabun bubuk
3. Glass cleaner
4. Go getter
5. Metal Polish
6. Multu

PROSEDUR MENATA KAMAR TAMU

Seorang roomboy/maid harus memperhatikan beberapa hal sebelum membersihan

kamar.hal-hal yang harus diperhatikan yaitu :
1. Status kamar (room status)
2. Lakukan pemeriksaan awal pada perencanaan kerja tentang kamar check out, extra bad, baby
cot, iron & board, do not disturb room, out of order.
3. Periksa identitas tamu yang menginap, usahakan sapa tamu dengan namanya.
4. Jenis tempat tidur yang terdapat di masing-masing kamar.
5. Prosedur memasuki kamar tamu
Untuk menjaga privasi tamu, maka pada saat memasuki kamar tamu ada beberapa hal yang harus
dikerjakan oleh seorang roomboy, yaitu:
1. Tempatkan kereta roomboy pada tempat yang aman, tidak mengganggu lalu lintas tamu, dan
tempatkan rak kereta pada kamar yang akan dibersihkan.
2. Ketuk pintu pada punggung jari 3x dan ucapkan identitas: “housekeeping please ….” Ulangi
lagi samapi (3x). jika masih tidak ada jawaban, buka dengan kunci duplikat (duplicate key)
perlahan-lahan. Pastikan tidak ada tamu didalam. Bila tamu sedang tidur, segera keluar dan tutup
kembali.
3. Jika tamu tidak ada, buka pintu lebar-lebar dan tempatkan kereta didepan pintu kamar.
4. Periksa lampu yang ada dikamar di mulai dari pintu masuk dan dimatikan.
5. Periksa perlegkapan lain seperti , AC, refrigenerator, laci-laci dan lainnya.
6. Ambil dan buang sampah yang ada dikamar tidur dan kamar mandi. Buang ke daam
pembuangan sampah (garbage humper). Pastikan masuk ke kamar dengan membawa peralatan
kerja (carry cady)
7. Keluarkan alat-alat room service atau hubungi pihak room sevice untuk mengambilnya
8. Periksa laundry tamu. Bila ada hubungi bagian laundry utuk menghubunginya
9. Stripping bad. Sebelum menata tempat tidur dengan lena-lena yang bersih, maka tempat tidur
yang telah dipakai oleh tamu harus dibuka lenanya satu per satu untuk menghindari adanya
barang-barang tamu yang tertinggal didalamnya, cara membuka lena kotor satu per satu di sebut
stripping bad.
Langkah-langkah untuk melakukan stripping bad yaitu :
a. Tarik matras dari boksnya
b. Buka sarung bantal (pillow case) dan letakkan bantal (pillow) pada kursi terdekat
c. Tarik shet 3 dan tetakkan pada kursi terdekat
d. Tarik blanket dan diangin-anginkan pada sandaran kursi
e. Tarik sheet 2 dan letakkan pada kursi terdekat
f. Tarik dan gulung sheet 1, letakkan pada kursi terdekat
g. Ambil semua lena kotor baik yang ada di kamar tidur dan kamar mandi. Bawa dan masukkan
ke dalam linen humper. Pastikan pada saat kembali ke kamar membawa linen kamar tidur dan
linen kamar mandi yang bersih.
h. Tempatkan linen kamar tidur bersih pada kursi terdekat dan linen kamar mandi bersih pada rak
bagasi (luggage rack)
10. Setelah melakukan stripping bad, langkah selanjutnya yang harus di lakukan yaitu menata
tempat tidur.
a. Menata tempat tidur 2 atau 3 sheet dengan menggunakan bed cover.
Ø Baik matras sesuai secara berkala sesuai petunjuk yang ada
Ø Pasang bed protector (mattras pad) pada matras
Ø Tebarkan sheet 1 (first sheet/bottem sheet), roomboy brdiri di sisi tempat tidur atau dapat juga
berdiri di bagian kaki tempat tidur. Perhatikan seprai harus beraa di tengah-tengah tempat tidur.
Ø Lipat dan rapikan sudut-sudut pada seprai dan dan masukkan di bawah tempat tidur membentuk
sudut 45 derajat.
Ø Tebarkan sheet 2 pada tempat tidur dengan jahitan sheet menghadap ke atas. Pasang sheet 2 tepat
di tengah sheet 1. Perhatikan tengah lipatan seprai. Ujung seprai 2 dipasang tepat di tepi bagian
kepala tempat tidur.
Ø Tebarkan selimut datas sheet 2. Pastikan jarak selimut bagian atas 30 cm ke bawah dari ujung bad
bagian kepala.
Ø Berikutnya, tebar seprai 3. Ujung seprai sejajar dengan tepi kasur bagian kepala.
Ø Lipat turun sheet 2 dan sheet 3 diatas selimut.
Ø Masukkan kedua sheet dan selimut di bagian sisi terdekat.
Ø Lipat sekaligus ujung seprai dan selimut di sudut terdekat bagian tempat tidur.
Ø Lipat dan masukkan ujung sheet 1 pada bagian kepala berikutnya.
Ø Masukkan dan rapikan sheet 2 dan sheet 3 serta selimutbpada sisi tersebut.
Ø Ambil sarung bantal, masukkan bantal ke sarungnya. Letakkan bantal di ujung kepala matras.
Ø Tutup tempat tidur dengan bed cover atau bad spread dengan rapi.

PERLENGKAPAN BATH ROOM

1. Bath tub dengan alas anti selip (agar tamu tidak mudah tergelincir), pancuran (shower),
pegangan tangan untuk mencegah agar tamu tidak tergelincir (grabber), dan tempat sabun.
2. Wash basintempat untuk cuci tangan,cuci muka,dan sikat gigi. Disebut juga washtafel
3. WC dan bidet untuk suite room.
4. Kertas tissue (toilet paper) dengan tempatnya.
5. Dua buah gelas untuk keperluan menggosok gigi.
6. Tirai mandi (shower)
7. Asbak dan korek api (smoking room)
8. Tempat sampah
9. Sabun mandi cair dan sabun mandi padat.
10. Berbagai jenis handuk(towel), sekurang-kurangnya 3 macam (face towel, hand towel, bath
towel) masing-masing 2 buah.
11. Bath math
 JENIS-JENIS LANTAI

1. Lantai Keras
Lantai ini terbuat dari bahan yang keras, sehingga tahan lama. Lantai ini bila basah akan licin
dan oat berlumut. Contoh: marmer, acliric, ubin, dan teraso.

2. Lantai Lunak
Lanatai ini terbuat dari vinyl, asbestor atau linoleum. Lantai ini tidak tahan api dan memerlukan
perawatan khusus. Contoh: vynil, linoleum, dan asbestor.

3. Lantai Kayu
Lanatai ini terbuat dari kayu atau papan. Lanatai ini tahan api atau air dan bila digunakan untuk
berjalan akan mengeluarkan bunyi. Lantai kayu biasanya digunakan untuk ruangan senam, olah
raga, atau lantai dansa.

4. Lantai Permadani
Lanatai ini terbuat dari bahan, bulu, benang yang berwana sangat menarik dan enak dipandang.
Lantai ini tidak tahan api dan air. Lantai ini bila terinjak tidak bersuara dan memerlukan
perawatan khusus yaitu vacuuming atau shampooing.
Cara Pemeliharaan Lantai
Masalah yang sering timbul pada pemeliharaan lantai adalah sebagi berikut.
1. Noda bekas percikan air
2. Noda bekas percikan kain pel
3. Noda berupa garis-garis yang timbul karena arus lalu lintas tamu di hotel
4. Licin
5. Lantai tidak bercahaya atau kusam
6. Goresan-goresan pada permukaan lantai
7. Lantai berpori-pori
8. Bekas sabun pembersih
9. Penumpukan lapisan wax.
Garneing and Flower Section

Gardening and flower section adalah suatu bagian di housekeeping yang bertugas menangani
masalah land scaping yaitu pertamanan dan penanaman pohon hias atau pohon bunga, baik di
lingkungan pekarangan hotel maupun dalam lingkungan bangunan hotel, seperti lobby,
restaurant, banquet, convention hall dan public space di setiap floor.

URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan, merawat dan menata seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di
taman.
2. Membersihkan, merawat dan menata atau memotong semua rumput yang ada di
area taman rumput (garder).
3.Mengembangkan, memelihara dan menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.
6. Membuang sampah yang ada di setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah
tersedia di Utility belakang.
7. Membersihkan dan memelihara semua peralatan kerjanya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lain.
2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Ikut membantu set-up dan clear-up meja, kursi atau panggung bila ada event di taman rumput
atau garder.
4. Melaksanakan semua perintah atasan lainnya.
 FLORIST
Florist adalah petugas yang bertanggung jawab menyediakan, merangkai, dan mengganti
karangan bunga di tempat-tempat tertentu di hotel, misalnya
a. Karangan bunga untuk tamu-tamu penting/VIP
b. Karangan bunga untuk kamar tamu dan koridor
c. Karangan bunga yang diletakkan di restoran dan banquet
d. Karangan bunga yang diletakkan di bagian resepsion, kasir, dan lobi
e. Karangan bunga untuk kantor manajemen, misalnya: kantor GM dan ruang tamu GM.
SWIMMINGPOOL
Seksi kolam renang adalah seksi yang bertanggung jawab akan kebersihan, kerapian dan
kenyamanan di kolam renang. Seksi ini dipimpin oleh chief swimmingpool yang bertanggung
jawab pada exc, housekeeper. Tugas dan tanggung jawab seksi ini meliputi kebersihan area
kolam renang, kebersihan dan kelancaran air kolam renang, tersedianya handuk untuk tamu di
kolam renang, dan terjaminnya keamanan tamu di kolam renang.
UNIFORM SECTION
Pakaian seragam karyawan sangat penting bagi suatu perusahaan terutama pegawai hotel.
Dengan pakaian seragam hotel maka karyawan dapat dibedakan dengan tamu. Pada umumnya
seragam karyawan dirancnang sesuai dengan anggaran perusahaan dan bagian kerja masing-
masing dengan maksud agar menarik, nyaman dan praktis. Warna seragam dengan lingkungan
kerja.

SEKSI KAMAR

Seksi ini bertanggung jawab terhadap pemeliharaan kamar-kamar tamu hotel, yang
meliputi kebersihan, kerapian, keterampilan, keindahan dan kenyamanan tamu di hotel.
Selain unsur-unsur penting itu pihak tata graham khususnya seksi kamar dituntut untuk
memberikan pelayanan yang baik kepada tamu sehingga tamu puas selama tinggal di hotel dan
menjadi pelanggan.
Room section dipimpin oleh floor supervisor atau floor captain yang bertanggung jawab
langsung pada Exc. Housekeeper.
 Supervisor bertanggung jawab akan kelancaran tugas kamar-kamar tamu, koridor,
tangga-tangga, room boy station, dan gudang di floor.
Untuk melaksanakan tugas dengan baik, seorang room boy harus mengetahui peraturan-
peraturan atau ketentuan-ketentuan yang berlaku di room section ini, sehingga setiap roomboy
dapat melaksanakan tugas dengan baik dan pada pihak hotel. Seorang roomboy juga harus
memiliki grooming yang bagus, memiliki budi pekerti yang bagus juga karena roomboy
langsung berinteraksi dengan tamu dan membersihkan kamar tamu karena seorang roomboy
harus jujur dan mereka adalah penilai untuk hotel, jika grooming roomboy bagus maka hotel
pasti di cap bagus juga.
 Jenis Kamar

1. Single studio Room

Adalah satu kamar dengan satu tempat tidur dan sofa yang berfungsi sebagai tempat tidur
tambahan.

2. Single Room
Adalah kamar dengan satu tempat tidur untuk satu orang.

3. Twin Room
Adalah satu kamar dengan dua tempat tidur untuk dua orang

4. Double Room
Adalah satu kamar yang dilengkapi dengan satu tempat tidur besar untuk dua orang.

5. Triple Room
Adalah satu kamar yang dilengkapi dengan double bed untuk 2 orang dan di beri tempat tidur
tambahan.

6. Connecting Room
Adalah dua kamar yang saling bersebelahan dan dihubungan dengan pintu (connecting door)

7. Suite Room
Adalah dua kamar atau lebih yang di lengkapi dengan kamar tamu, kamar tidur, dan dapur.

8. President Suite
Adalah tiga kamar atau lebih yang terdiri dari kamar tidur, kamar tamu, ruang makan, dapur, bar,
dan ruang rapat
Kode atau Istilah Status Kamar

v Occupied (O)
Adalah singkatan untuk status kamaryang di tempati oleh tamu.

v Vacant (V)
Adalah singkatan untuk status kamar dalam keadaan kosong, rapi, rapi, bersih, dan siap
disewakan pada tamu.

v Sleep Out (SO)

Adalah singkatan untuk status kamar yang sudah di sewatamu, tetapi tamu tidak
menempati kamar tersebut.

v Occupied No Baggage (NB)

Adalah status kamar untuk kamar yang disewatamu, tetapi tamu yang menyewakamar
tidak membawa barang atau pun koper kedalam kamar.

v Don’t Distrub (DND)

Adalah singkatan untuk status kamar yang disewa tamu dan tamu itu don’t disturb sign di
pegangan pintu. Tanda ini menyatakan bahwa tamu tidak mau di ganggu oleh siapapun.

v Out Of Door (OO)

Adalah singkatan untuk status kamar yang sedang dalam keadaan rusak sehingga tidak
dapat dijual atau disewakan kepada tamu.

v Double Lock (DL)

Adalah kode kamar yang disewa tamu dan pintunya dikunci dua kali.

v Check Out (CO)

Adalah status kamar yang masih kotor karena baru saja ditinggalkan oleh tamu yang
berangkat.
 v Check In (CI)
Adalah singkatan untuk status kamar yang baru saja disewatamu.

v House Use (HU)

Adalah status kamar yang di tempati oleh staf kantor (manajer) karena tugas.

Jenis Kunci di Tata Graha

· Pass Key
Adalah kunci kamar yang di bawa oleh roomboy atau roommaid selama bertugas
merapikan atau membersihkan kamar.

· Master Key
Adalah sebuah kunci yang di bawa oleh floor captain yang dapat digunakan untuk
membuka semua kamar yang ada di tingkat (floor).

· Grand Master Key

Adalah sebuah kunci yang dibawa oleh Exc.housekeeper (housekeeping manager) atau
General Manager.

· Emergency Key atau Double Lock Key

Adalah satu kunci grand master khusus untuk membuka kamar yang di double lock oleh
tamunya dari dalam kamar.

MEMBERSIHKAN KAMAR DAN MENATA KAMAR

Perlengkapan kamar dalam hal ini perabot kamar atau “room equipment” yang biasanya
berupa furniture, setiap saat perlu dibersihkan dari debu dan kotoran lain. Pekerjaan ini
dilakukan setelah menata tempat tidur. Agar semua perlengkapan benar-benar bersih, maka
 dalam kegiatan pembersihan dilakukan urut-urutan atau perputaran gerakan pembersihan
biasanya searah dengan jarum jam (clockwise atau un clock wise)
Perabotan kamar atau furniture setiap saat perlu dibersihkan dari debu. Hal ini dapat
dilaksanakan dengan beberapa cara antara lain mengelap atau dusting.Supaya mendapatkan hasil
yang baik, pakailah yang lembut atau sesuai dengan petunjuk atau objek yang akan dibersihkan.
v Teknik membersihkan dan merapihkan kamar
1. Teknik dan prosedur membersihkan perlengkapan
Furniture perlengkapan kamar tamu harus sering di dusting, agar semua perlengkapan
kamar benar-benar bersih. Dalam kegiatan pembersihan dilakukan searah perputaran jam atau
sebaliknya. Ada beberapa teknik pembersihan yang diterapkan antara lain :
a. Dusting, diterapkan terhadap semua perlengkapan kamar.
b. Dump dusting, diterapkan terhadap perlengkapan kamar yang di cat atau perlengkapan yang
kedap air.
c. Polishing, diterapkan terhadap perlengkapan kamar yang di politur, pekerjaan ini dilakukan
secara berkala.
d. Glass wipping, diterapkan terhadap perlengkapan kamar berupa cermin (dressing mirror, wash
basin mirror dan glass window.

ALAT DAN BAHAN PEMBERSIH

Alat Bahan Pembersih

Dust cloth Wooden polish

Clean cloth / Cotton cloth Glass cleaner

Bottle Sprayer

Glass wiper

2. Teknik dan Prosedur Pembersihan

ü Kerjakan pembersihan dari atas ke bawah.
ü Furniture yang mengandung logam atau besi diberikan alas dari plastic agar tidak meninggalkan
noda bekas karat.
ü Sambil men-dusting periksa kelengkapan guest supplies.
3. Melengkapi guest supplies kamar tidur
Kamar yang sudah dibersihkan perlu di cek kelengkapannya, letak perlengkapan harus
sesuai dengan standar, baik jumlah maupun penempatannya.
Prosedur restocking yang harus dilaksanakan sebagai berikut :
a. Persiapkan persediaan guest supplies dalam room attendant trolley sesuai jumlah yang
dibutuhkan.
b. Cek terlebih dahulu kelengkapan guest supplies.
c. Dalam melengkapi kebutuhan guest supplies harus dicatat dalam room attendant control sheet.
d. Membuat catatan khusus dalam kolom remark pada room attendant control sheet atau log book
yang belum lengkap agar dapat dilengkapi oleh shift berikutnya
v Perlengkapan guest supplies yang harus tersedia :

Door Wardrobe/Cupboard Dressing Table Night Table

-Door knop menu -Hanger pria/wanita - Stationary kit - Night lamp

-Do not disturb - Shoes shine (brosure, amplop, -Service directory

- Laundry bag postcard, guest book

- Laundry list questionary) - Memo pad

- Room service menu - Ballpoint

- Tray dilengkapi - Telephone

dengan

water jug / glass

- TV program

- Tend card

- Safe deposit box

Coffee table dilengkapi dengan matches dan ashtray

4. Membersihkan dan menata kamar mandi
Cara membersihkan dan menata kamar mandi adalah tugas seorang room attendant untuk
membersihkan dan mengatur perlengkapan yang ada di kamar mandi sehingga bersih, aman dan
nyaman. Hal-hal yang harus diperhatikan dan dilakukan dalam menata kamar mandi sebagai
berikut :
a. Persiapan
Menyiapkan peralatan dan bahan pembersih berupa hand brush, toilet bowl brush, sponge, oo
towel dan bahan pembersih. Keseluruhan peralatan pembersih dan bahan bahan pembersih harus
dalam keadaan bersih.
b. Langkah-langkah membersihkan kamar mandi :
1. Flushing terlebih dahulu pada toilet bowl untuk memastikan bahwa tidak ada kotoran yang
tertinggal. Kemudian tuangkan toilet cleaner (mpc), biarkan beberapa saat agar bahan pembersih
tersebut bereaksi terlebih dahulu, kemudian mengerjakan yang lain.
2. Cuci gelas, sendok dan asbak yang telah direndam dalam “wash basin” kemudian
telungkupkan di “wash basin table” yang sudah dialasi dengan napkin khusus untuk gelas.
3. Bersihkan wash basin mirror dengan glass wiper dan glass cleaner.
4. Bersihkan wash basin bowl, wash basin table, water tap dengan campuran air dan sabun cair
digosok dengan spong (soft/hard) dan keringkan dengan rubber sponge.
5. Bilaslah dengan air secukupnya, jangan lupa bersihkan kotoran yang mengendap pada saringan
air dan keringkan dengan rubber sponge.
6. Bersihkan bath tub, mulai dari shower, dinding dan bath tub. Gosoklah dengan sponge dan
bahan pembersih, kemudian bilaslah dengan air yang banyak.
7. Bersihkan shower curtain dengan spong dan bilaslah dengan air.
8. Keringkan dengan rubber sponge mulai dari shower, dinding, bath tub, water tap dan shower
curtain.
9. Gosoklah toilet bowl dengan toilet bowl brush secara merata kemudian lakukan “flushing”
untuk membilasnya.
10. Gosoklah water tank, cover, ring dan body toilet bowl dengan sponge kemudian keringkan
dengan rubber sponge
11. Bersihkan pintu kamar mandi pada bagian dalam dan luar.
12. Kembalikan cleaning equipment (carry caddy) tersebut ke room attendant trolley.
13. Melengkapi guest supplies (guest amenities) di kamar mandi
14. Moping lantai kamar mandi dengan dump moping.

5. Membersihkan atau men-dusting seluruh perlengkapan (furniture) kamar tidur

Dusting-lah seluruh perlengkapan kamar tidur searah jarum jam atau berlawanan arah
jarum jam, kemudian sweeping lantai kamar atau vacuuming bila lantai karpet kemudian moping
lantai dari yang terdekat dengan night curtain. Sambil moping tutuplah night curtain perlahan.

6. Pemeriksaan terakhir (finaly check)

Periksalah kembali dengan melihat satu persatu keadaan kamar tersebut dari pintu keluar
kamar, setelah yakin tutuplah pintu kamar perlahan.

7. Administrasi (pengisian room attendant control sheet)

Mencatat semua lena dan guest supplies yang telah dipakai pada room attendant control
sheet.
 TATA CARA MEMASUKI KAMAR TAMU (ENTERING THE GUEST ROOM)

Hal-hal yang perlu diperhatikan room attendant kektika memasuki kamar tamu adalah sebagai
berikut :
1. Ketuk pintu kamar tamu atau tekan bel kamar tamu selama tiga kali sambil mengucapkan
“Good morning, Housekeeping”. Apabila tidak ada jawaban buka kamar tamu menggunakan
master key.

2. Ketuk pintu kamar tamu atau tekan bel kamar tamu selama tiga kali sambil mengucapkan
“Good morning, Housekeeping”. Apabila tidak ada jawaban buka kamar tamu menggunakan
master key.

3. Apabila tamu masih tertidur, tinggalkan kamar dengan menutup pintu kembali dengan
perlahan-lahan. Jika anda sebelumnya telah menyalakan lampu, matikan kembali.

4. Apabila anda mendengar suara yang menunjukan tamu sedang di kamar mandi , tinggalkan
kamar dengan menutup pintu perlahan-lahan. Jika tamu mendengar anda masuk sementara ia
masih di kamar mandi, mintalah maaf dan katakana bahwa anda akan kembali lagi nanti.

5. Apabila tamu kebetulan tidak berada di dalam kamar, lanjutkan dengan pembersihan kamar
sesuai standar.

6. Apabila kamar tamu masih dalam tanda “do not disturb” hingga siang hari, maka laporkan
kepada pengawas
7. Laporkan juga kepada pengawas mengenai kamar-kamar yang dikunci ganda dan tidak
merespon panggilan anda.
 SET UP TROLEY
Penta perlengkapan :
Seorang pramugraha dapat menghitung jumlah kamar atau tempat tidur yang akan di
bersihkan, ini berarti bahwa jumlah lena yang di diperlukan dapat di ketahui. Berdasarkan
jumlah lena yang diperlukan , seorang pramugraha melengkapi kereta pramugraha (room
attendant troley).
Room attendant trolley adalah kereta yang sangat penting fungsinya dan digunakan oleh
pramugraha dalam melaksanakan pekerjaan. Di dalam kereta ini seluruh prlengkapan untuk
membersihkan dan melengkapi kamar tamu di simpan sesuai dengan kebutuhan. Dengan
demikian trolley cart digunakan untuk dapat menciptakan cara kerja yang efektif dan efisien, dan
roomboy/maid dapat membawa sekaligus seluruh peralatannya.
Persiapan untuk seluruh perlengkapan yang harus dibawa dengan trolley cart tersebut
diatur sedemikian rupa sehingga memudahkan pramugraha di dalam mendapat alat yang
diperlukn. Pekerjaan untuk menyiapkan kelengkapan trolley cart harus di lakukan oleh
pramugraha sebelum dan sesudan waktu kerja mereka.
Barang-barang keperluan kamar yang dipersiapkan dalam trolley cart adalah :
Linen Supplies
1. Double sheet (sprey untuk double bad)
2. Single sheet (sprey untuk single bad)
3. Pillow case (sarung bantal)
4. Bath towel (handuk mandi)
5. Hand towel (handuk tangan)
6. Face towel (handuk muka)
7. Bath math/bhat rug (keset untuk kamar mandi)
Perlengkapan tamu (guest supplies)
1. Bath soap
2. Hair shampoo
3. Bath foam
4. Tooth brush & paste
5. Tissue
6. Toilet paper
7. Shower cap
8. Sanitary napkin
9. Sanitary bag/disposal bag
10. Sewing kit
11. Matches
12. Candle
13. Stationary kit : (envelope, writing paper, postcard, cable gram, memo pad, guest comment slip,
ball point, brosur, stiker dll )
Others supplies :
Laundry bag, laundry cleaning list, room svice menu, door knob menu, do not disturb
sign, telephon tend card, folder/hotel promotion, TV/video programme, sewing kit, formulir lain
yang diperlukan , semua isi trolley itu di atur dengan rapi serta di kelompokkan pada masing-
masing rack trolley . dengan teraturnya isi triley itu, berarti seorang pramugraha dapat dengan
cepat dan tepat mengambil barang yang diinginkan.

PERLENGKAPAN KAMAR TAMU

1. Tempat tidur dengan perlengkapan untuk satu atau dua orang sesuai dengan ukuran kamar
standar yaitu :
ü Striping mattrees, dengan pegas yag tetap dan kuat (stabil).
ü Satu/dua bantal
ü Tiga helai seprai, salah satunya utuk top sheet (penutup selimut).
ü Satu buah selimut per satu tempat tidur.
ü Satu buah bed cover per satu tempat tidur .
ü Satu buah bad pad (alas tempat tidur di bawah seprai) per satu tempat tidur.
ü Hotel juga dianjurkan untuk menyediakan berbagai jenis bantal atas permintaan tamu (kapuk,
busa, bulu).
ü Semua perlengkapan tempat tidur berada dalam keadaan baik.
2. Lemari pakaian dengan 8 buah gantungan baju.
3. Meja kecil di samping tempat tidur dengan lampu 30 watt.
4. Meja rias dengan kaca rias dan kursinya.
5. Meja dengan 2 buah kursi roda.
6. Luggage rack (rak tempat penyimpanan barang).
7. Keranjang sampah.
8. Tempat air minum dan dua buah gelas yang telah dimasukkan dalam kantong steril.
9. Tanong tempat cucian (laundry bag).
10. Sebuah map lengkap dengan isinya, minimum berisi kertas surat, amplop surat, blangko
telegram, dan pulpen.
11. Sebuah tanda dilarang mengganggu (don’t disturb) atau tanda dari pintu.
12. Sebuah kaca rias panjang (full length mirror) ukuran 160 cm, di pasang didinding jarak 10 cm
dari dasar lantai.
13. Daftar cucian (laundry/dry cleaning list).
14. Kartu pesanan makan pagi (door knob menu).
15. Dafta menu makan dan minum (room service menu).
16. Lampu yang menyala secara otomatis bila saluran PLN putus.
17. Petunjuk pelayanan hotel (service directory).
18. Alat pembersih sepatu (shoes cleaner)
19. Kotak berisi peralatan menjahit sederhana seperti jarum, benang, dan sebagainya (sewing kit).
20. Asbak minimal 2 buah dan korek api (smoking room).
21. Saluran program music hotel dan program radio umum.
22. Sebuah televise (program tv pemerintah, swasta dan luar negeri)
23. Sebuah lemari es yang dilengkapi dengan berbagai macam minuman atau sebuah mini bar.
24. Saluran telepon untuk keperluan intern dan extern.
25. Buku petunjuk telepon.
26. Petunjuk cara menyelamatkan diri dari bahaya kebakaran dalam 2 bahasa (bahasa Negara
setempat dan bahasa inggris).
27. Kitab suci agama (atas permintaan tamu) yang di akui oleh Negara setempat.
28. Safe deposit box.
 PERLENGKAPAN BATH ROOM
1. Bath tub dengan alas anti selip (agar tamu tidak mudah tergelincir), pancuran (shower),
pegangan tangan untuk mencegah agar tamu tidak tergelincir (grabber), dan tempat sabun.
2. Wash basintempat untuk cuci tangan,cuci muka,dan sikat gigi. Disebut juga washtafel
3. WC dan bidet untuk suite room.
4. Kertas tissue (toilet paper) dengan tempatnya.
5. Dua buah gelas untuk keperluan menggosok gigi.
6. Tirai mandi (shower)
7. Asbak dan korek api (smoking room)
8. Tempat sampah
9. Sabun mandi cair dan sabun mandi padat.
10. Berbagai jenis handuk(towel), sekurang-kurangnya 3 macam (face towel, hand towel, bath
towel) masing-masing 2 buah.
11. Bath math
PROSEDUR MENATA KAMAR TAMU dan TATA CARA MASUK KEKAMAR
Seorang roomboy/maid harus memperhatikan beberapa hal sebelum membersihan kamar.hal-hal
yang harus diperhatikan yaitu :
1. Status kamar (room status)
2. Lakukan pemeriksaan awal pada perencanaan kerja tentang kamar check out, extra bad, baby
cot, iron & board, do not disturb room, out of order.
3. Periksa identitas tamu yang menginap, usahakan sapa tamu dengan namanya.
4. Jenis tempat tidur yang terdapat di masing-masing kamar.
5. Prosedur memasuki kamar tamu
Untuk menjaga privasi tamu, maka pada saat memasuki kamar tamu ada beberapa hal yang harus
dikerjakan oleh seorang roomboy, yaitu :
1. Tempatkan kereta roomboy pada tempat yang aman, tidak mengganggu lalu lintas tamu, dan
tempatkan rak kereta pada kamar yang akan dibersihkan.
2. Ketuk pintu pada punggung jari 3x dan ucapkan identitas: “housekeeping please ….” Ulangi
lagi samapi (3x). jika masih tidak ada jawaban, buka dengan kunci duplikat (duplicate key)
perlahan-lahan. Pastikan tidak ada tamu didalam. Bila tamu sedang tidur, segera keluar dan tutup
kembali.
3. Jika tamu tidak ada, buka pintu lebar-lebar dan tempatkan kereta didepan pintu kamar.
4. Periksa lampu yang ada dikamar di mulai dari pintu masuk dan dimatikan.
5. Periksa perlegkapan lain seperti , AC, refrigenerator, laci-laci dan lainnya.
6. Ambil dan buang sampah yang ada dikamar tidur dan kamar mandi. Buang ke daam
pembuangan sampah (garbage humper). Pastikan masuk ke kamar dengan membawa peralatan
kerja (carry cady)
7. Keluarkan alat-alat room service atau hubungi pihak room sevice untuk mengambilnya
8. Periksa laundry tamu. Bila ada hubungi bagian laundry utuk menghubunginya
9. Stripping bad. Sebelum menata tempat tidur dengan lena-lena yang bersih, maka tempat tidur
yang telah dipakai oleh tamu harus dibuka lenanya satu per satu untuk menghindari adanya
barang-barang tamu yang tertinggal didalamnya, cara membuka lena kotor satu per satu di sebut
stripping bad.
Langkah-langkah untuk melakukan stripping bad yaitu :
i. Tarik matras dari boksnya
j. Buka sarung bantal (pillow case) dan letakkan bantal (pillow) pada kursi terdekat
k. Tarik shet 3 dan tetakkan pada kursi terdekat
l. Tarik blanket dan diangin-anginkan pada sandaran kursi
m. Tarik sheet 2 dan letakkan pada kursi terdekat
n. Tarik dan gulung sheet 1, letakkan pada kursi terdekat
o. Ambil semua lena kotor baik yang ada di kamar tidur dan kamar mandi. Bawa dan masukkan
ke dalam linen humper. Pastikan pada saat kembali ke kamar membawa linen kamar tidur dan
linen kamar mandi yang bersih.
p. Tempatkan linen kamar tidur bersih pada kursi terdekat dan linen kamar mandi bersih pada rak
bagasi (luggage rack)
10. Setelah melakukan stripping bad, langkah selanjutnya yang harus di lakukan yaitu menata
tempat tidur.
b. Menata tempat tidur 2 atau 3 sheet dengan menggunakan bed cover.
Ø Baik matras sesuai secara berkala sesuai petunjuk yang ada
Ø Pasang bed protector (mattras pad) pada matras
Ø Tebarkan sheet 1 (first sheet/bottem sheet), roomboy brdiri di sisi tempat tidur atau dapat juga
berdiri di bagian kaki tempat tidur. Perhatikan seprai harus beraa di tengah-tengah tempat tidur.
Ø Lipat dan rapikan sudut-sudut pada seprai dan dan masukkan di bawah tempat tidur membentuk
sudut 45 derajat.
Ø Tebarkan sheet 2 pada tempat tidur dengan jahitan sheet menghadap ke atas. Pasang sheet 2 tepat
di tengah sheet 1. Perhatikan tengah lipatan seprai. Ujung seprai 2 dipasang tepat di tepi bagian
kepala tempat tidur.
Ø Tebarkan selimut datas sheet 2. Pastikan jarak selimut bagian atas 30 cm ke bawah dari ujung bad
bagian kepala.
Ø Berikutnya, tebar seprai 3. Ujung seprai sejajar dengan tepi kasur bagian kepala.
Ø Lipat turun sheet 2 dan sheet 3 diatas selimut.
Ø Masukkan kedua sheet dan selimut di bagian sisi terdekat.
Ø Lipat sekaligus ujung seprai dan selimut di sudut terdekat bagian tempat tidur.
Ø Lipat dan masukkan ujung sheet 1 pada bagian kepala berikutnya.
Ø Masukkan dan rapikan sheet 2 dan sheet 3 serta selimutbpada sisi tersebut.
Ø Ambil sarung bantal, masukkan bantal ke sarungnya. Letakkan bantal di ujung kepala matras.
Ø Tutup tempat tidur dengan bed cover atau bad spread dengan rapi.