Makalah Administrasi Perkantoran
Makalah Administrasi Perkantoran
Latar Belakang
Administrasi perkantoran atau tata usaha sudah dilaksanakan sejak zaman kuno sewaktu
orang mulai bisa menulis huruf sampai dewasa ini.Tetapi,setelah zaman modern terutama mulai
abad 20 ini tata usaha mengalami perubahan dalam bentuk,susunan,maupun coraknya.
Boleh dikatakan kini tidak ada sesuatu instansi pemerintahan,badan swasta,dan
kehidupan masyarakat apap pun yang tidak melakukan tata usaha.Pertumbuhan administrasi
perkantoran atau tata usaha yang demikian meluas itu disebabkan oleh berbagai faktor dalam
dunia modern ini seperti misalnya pertambahan penduduk,perluasan pendidikan,kemajuan
teknologi,perkembangan badan usaha-usaha yang bercorak ketata usahaan.
Proses awal dan sangat menentukan dalam bidang kepegawaian adalah recruitment
pegawai, yang dalam hal ini adalah memilih atau menyeleksi pegawai yang terbaik untuk setiap
jabatan dan jenis tugas pada suatu lembaga. Selanjutnya melatih serta mendidik pegawai agar
dapat melaksanakan tugas yang diembannya dengan baik. Hal ini penting, mengingat tidak
seorangpun mampu melaksanakan tugas dengan baik dan lancar tanpa mengetahui jenis dan sifat
pekerjaan yang dihadapinya.
Bahkan untuk jenis pekerjaan yang bersifat sederhanapun tidak jarang seseorang
mengalami kesulitan untuk melaksanakannya dengan baik dan lancar. Oleh sebab itu latihan dan
pendidikan pegawai sangat perlu dilakukan terutama bagi pegawai baru yang belum mempunyai
pengalaman.
Dalam Undang-undang No. 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian
disebutkan adanya dua jenis latihan dan pendidikan pegawai yaitu pre service training (latihan
prajabatan) dan in service training (latihan dalam jabatan). Latihan prajabatan adalah suatu
latihan yang diberikan kepada pegawai baru agar mereka trampil dalam melaksanakan tugas
yang diberikan kepadanya. Sedangkan latihan dalam jabatan adalah suatu latihan yang diberikan
kepada pegawai guna meningkatkan keahlian, kemampuan atau ketrampilannya agar diperoleh
produktivitas kerja yang tinggi.
Yoder (1964) menyatakan bahwa latihan dapat membantu stabilitas pegawai serta
mendorongnya untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama. Sedangkan Taylor
dalam Soedjadi (1977:47) mengenai penarikan pegawai menjelaskan bahwa salah satu daripada
tugas manajemen (duties of management) ialah memililh karyawan yang terbaik untuk setiap
tugas tertentu, untuk selanjutnya melatih dan mendidiknya.
Di samping latihan dapat menambah pengetahuan dan ketrampilan pegawai juga dapat
memberikan kepuasan psikologis kepada para pegawai, mengingat faktor manusia dalam
organisasi sangat penting. Dalam hal ini melalui latihan dan pendidikan, para pegawai akan lebih
memahami maksud, tujuan serta tugas pokok organisasi. Dengan demikian mereka akan lebih
menaruh minat dan perhatian pada bidang pekerjaan masing-masing
Perkembangan ilmu administrasi perkantoran memperoleh kelanjutannya dalam dunia
pendidikan dan pengajaran.Dengan telah terhimpunnya segugusan pengetahuan yang teratur
mengenai berbagai kerja ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan itu lalu
diajarkan pada lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh pegawai-pegawai kantor dalam
usaha-usaha penatran seperti kursus dinas atau latihan-latihan jabatan.
Diakui bahwa manusia merupakan Sumber Daya yang paling penting.Pemanfaatan
manusia sebagai sumber daya tentunya berbeda dari sumber daya yang lain.Untuk dapat
memafaatkan sumber daya manusia secara optimum,salah satu aspek yang perlu diperhatikan
adalah masalah-masalah yang berhubungan dengan pembinaan dan pengembangannya.
Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusia pada manusia pada intinya
bertujuan untuk meningkatkan peran serta para karyawan dalam pencapaian tujuan perusahaan
dan memberikan peran serta para para kayawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan
memberikan rasa kepuasan pada diri setiap karyawan karena adanya peningkatan
pengetahuan,ketrampilan,taraf hidup pangkat dan jabatan.
Pengembangan karyawan merupakan satu proses yang berkesinambungan dimulai dari
pelatihan dan pendidikan karyawan
.Pengembangan
adalah
proses
dengan
mana
para
manajer
memperoleh
Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada permasalahan yang penulis dapatkan.
Permasalahan tersebut antara lain :
1. Mengapa perusahaan atau pemerintah mengadakan pengembangan dan program pelatihan SDM
?
v Tentang Administrasi
A.
Pengertian Administrasi :
Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif,
Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Dalam bhs Inggris administration artinya Tata Usaha.
Pengertian administrasi dalam arti sempit :
Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan
keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.
Pengertian administrasi dalam arti luas :
Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah
ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
B.
Unsur-unsur Administrasi
1.
Pengorganisasian
Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat
bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2.
Manajemen
Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar
tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3.
Tata Hubungan
Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain
dalam usaha kerjasama.
4.
Kepegawaian
Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha
kerjasama.
5.
Keuangan
Perbekalan
Tata usaha
Perwakilan /humas
Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari
masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.
C.
Fungsi Administrasi
1.
Fungsi Rutin
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan
penggandaan.
2.
Fungsi Teknis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang
memadai.
3.
Fungsi Analis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan
mengambil keputusan.
4.
Fungsi Interpersonal
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.
5.
Fungsi Manajerial
v Tentang Kantor
A.
Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
B.
Tujuan Kantor
Fungsi Kantor
1.
Menerima informasi
Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan,
faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.
2.
Merekam informasi
Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen
memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
3.
Mengatur informasi
Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat
dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi
perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.
4.
Memberi informasi
Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen
membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima,
dihimpun, diatur, dan disimpan.
5.
Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat
penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang
tidak bertanggungjawab
A.
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen
kantor).
Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :
1.
2.
George R. Terry
Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan
perekaman dari suatu organisasi.
4.
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang
berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan
itu dilakukan.
B.
Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.
1.
Kegiatan Kantor
Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan
sebagai berikut :
a.
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
Perencanaan perkantoran meliputi :
1.
perencanaan gedung
2.
3.
penerangan
4.
ventilasi
5.
6.
7.
8.
9.
b.
Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsifungsi organisasi tersebut, meliputi :
1.
2.
3. penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.
c.
Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan
target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan
dinamis.
Pengarahan perkantoran meliputi :
1.
2.
3.
4.
5.
6.
penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d.
Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan
harapan atau target.
Objek pengawasan perkantoran meliputi :
1.
2.
3.
4.
waktu
5.
biaya perkantoran
2.
a.
Lokasi Kantor
faktor keamanan
2.
faktor lingkungan
3.
faktor harga
b.
Gedung
1.
2.
3.
c.
Peralatan
Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti meja,
kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..
2.
Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d.
Interior
Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,
seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
e.
Mesin-mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan
digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor ......(bersambung)
BAB I
PENDAHULUAN
Kantor dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat,
dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti
yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak
dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.
Manajemen perkantoran atau administrasi perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
dan pengkoordinasian manusia, bahan -bahan, mesin-mesin, metoda, perlengkapan, peralatan, dan
uang, serta pengarahan dan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan
organisasi.
Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas
pokoknya.
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan
tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan,
pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi
perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk
pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam
bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan
perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen,
mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi
formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor
penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.
Kantor adalah laksana otak, dimana para manajer dan pimpinan mengendalikan seluruh kegiatan
organisasi dan pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan manajemen yang baik supaya
berjalan efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para sekretaris dan tenaga administrasi
yang sehari-harinya duduk di kantor, melainkan juga para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau
produksi, karena mereka memimpin kantor.
BAB II
PEMBASAN
Kerja menjadi Staf Keuangan tentunya sangat mengiurkan karena bisa di bilang kerja di daerah yang
basah, tetapi disinilah tanggung jawab dan didikasi yang tinggi kita di pertaruhkan karena kepercayaan
dan kedisiplinan kita di utamakan disini.
Tugas staff administrasi dikantor adalah membuat layanan administrasi dibawah pengawasan
pimpinan/line managernya.tugas nya (biasanya) meliputi admin, logistic, dan lainnya yang mendukung
pelaksanaan administasi berjalan lancar. tugas detailnya (admin) nya misalnya:
menjaga dan mengupdate informasi administasi mulai dari office supply, stationaries. mempersiapkan
arrangement meeting detail, absensi staff, serta melakukan hal hal seperti surat menyurat dengan staff
lainya, sedangkan untuk tugas logistik biasanya mengawasi transport, driver, kesediaan tempat
penyimpanan dan lain lain.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1. Administrasi Negara
2. Administrasi Swasta (Perusahaan)
Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan pelayanan
kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam
bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan
tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi
Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).
1. Organisasi, yang akan menjadi wadah/wahana, struktur dan rangka dasar (frame work) dari
administrasi.
2. Lingkungan, yaitu yang mengelilingi administrasi berada di dalam organisasi terdiri atas berbagai
lapisan antara lain: geografis, fisik, biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis, psikologis, politik
dan teknologis.
3. Situasi, yaitu seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung atau tidak langsung
mempunyai pengaruh terhadap per keadaan, perkehidupan dan gerak gerak administrasi ( organisasi ).
4. Lokasi, yaitu bagian dari lingkungan yang terdiri atas semua faktor yang mempunyai relevansi
(hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur
menurut jarak transportasi dan komunikasi.
5. Wilayah operasi
6. Mesin dan peralatan (equipment), terdiri atas semua barang modal yang merupakan hardware dari
administrasi (organisasi).
7. Program program usaha ( software dan mission ), terdiri atas peraturan -peraturan dan prosedur
prosedur konstitusional yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir dan berusaha.
8. Legitimitas, yaitu kekuatan sosial, politik-yuridis yang berasal dari undang-undang.
9. Pimpinan
10. Personil
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan
menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan
tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi
Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).
3.2 Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak
bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian
lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka
harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk
meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
http://jayalaksana.wordpress.com/2009/12/10/administrasi-perkantoran/
http://fitra-ndut.blogspot.com/
http://notaris-bandung.blogspot.com/2010/07/administrasi-kantor-notaris.html
http://www.rumahuang.com/tugas-dan-tanggung-jawab-staff-keuangan/
http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090601221205AABOqkI
http://eone87.wordpress.com/2010/04/01/administrasi-penyuluhan-lapangan/
B.
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi
perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk
pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam
bahasa inggris dikenal dengan istilah
Office Management
. Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan,
pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan
keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
C.
PENUTUP
1.
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam
administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu
sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah
singkat ini
http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/i-mendeskripsikanadministrasi.html
Astini, Titin. 2004. Melakukan Prosedur Administrasi SMK. Bandung: Armico
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta; Penerbit Erlangga, 2007)
perkantoran