Po Manajemen Persediaan
Po Manajemen Persediaan
KONSEP DASAR
Salah satu fungsi manajerial yang sangat penting dalam operasional suatu
perusahaan adalah
persediaan secara fisik akan berkaitan dengan investasi dalam aktiva lancar di satu sisi
dan pelayanan kepada pelanggan di sisi lain. Pengaturan persediaan ini berpengaruh
terhadap semua fungsi bisnis ( operation, marketing, dan finance). Berkaitan dengan
persediaan ini terdapat konflik kepentingan diantara fungsi bisnis tersebut. Finance
menghendaki tingkat persediaan yang rendah, sedangkan Marketing dan operasi
menginginkan tingkat persediaan yang tinggi agar kebutuhan konsumen dan kebutuhan
produksi dapat dipenuhi.
Berkaitan dengan kondisi di atas, maka perlu ada pengaturan terhadap jumlah
persediaan, baik bahan-bahan maupun produk jadi, sehingga kebutuhan proses produksi
maupun kebutuhan pelanggan dapat dipenuhi. Tujuan utama dari pengendalian
persediaan adalah agar perusahaan selalu mempunyai persediaan dalam jumlah yang
tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam spesifikasi atau mutu yang telah ditentukan
sehingga kontinuitas usaha dapat terjamin (tidak terganggu).
Usaha untuk mencapai tujuan tersebut tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi,
yaitu jangan sampai biaya-biaya yang dikeluarkan terlalu tinggi. Baik persediaan yang
terlalu banyak, maupun terlalu sedikit
akan minimbulkan membengkaknya biaya persediaan. Jika persediaan terlalu banyak,
maka akan timbul biaya-biaya yang disebut carrying cost, yaitu biaya-biaya yang terjadi
karena perusahaan memiliki persediaan yang banyak, seperti : biaya yang tertanam
dalam persediaan, biaya modal (termasuk biaya kesempatan pendapatan atas dana yang
tertanam dalam persediaan), sewa gudang, biaya administrasi pergudangan, gaji pegawai
pergudangan,
biaya
kerusakan/kehilangan,
asuransi,
biaya
pemeliharaan
persediaan,
biaya
Begitu juga apabila persediaan terlalu sedikit akan menimbulkan biaya akibat
kekurangan persediaan yang biasa disebut stock out cost seperti : mahalnya harga karena
membeli dalam partai kecil, terganggunya proses produksi, tidak tersedianya produk jadi
untuk pelanggan.Jika tidak memiliki persediaan produk jadi terdapat 3 kemungkinan,
yaitu : 1). Konsumen menangguhkan pembelian (jika kebutuhannya tidak mendesak). Hal
ini akan mengakibatkan tertundanya kesempatan memperoleh keuntungan. 2). Konsumen
membeli dari pesaing, dan kembali ke perusahaan (jika kebutuhan mendesak dan masih
setia). Hal ini akan menimbulkan kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan
selama persediaan tidak ada. 3). Yang terparah jika pelanggan membeli dari pesaing dan
terus pindah menjadi pelanggan pesaing, artinya kita kehilangan konsumen.
Selain biaya di atas dikenal juga biaya pemesanan (ordering cost) yaitu biayabiaya yang dikeluarkan sehubungan dengan kegiatan pemesanan sejak penempatan
pesanan sampai tersedianya bahan/barang di gudang. Biaya-biaya tersebut antara lain :
biaya telepon, biaya surat menyurat, biaya adminisrasi dan penempatan pesanan, biaya
pemilihan pemasok, biaya pengangkutan dan bongkar muat, biaya penerimaan dan
pemeriksaan bahan/barang.
2.
3.
JENIS PERSEDIAAN
1.
2.
Persediaan barang setengah jadi dan bahan mentah ditentukan oleh tuntutan
proses produksi dan bukan pada keinginan pasar (dependent demand inventory).
ALIRAN MATERIAL
Bahan dalam
proses
Vendor
Bahan
Barang dalam
Pemasok
mentah
proses
Barang
Customer
jadi
(Pelanggan)
Barang dalam
Proses
KAPASITAS VS PERSEDIAAN
Kapasitas: merupakan kemampuan untuk menghasilkan produk
Persediaan: semua persediaan material yang ditempatkan di sepanjang jaringan proses
produksi dan jalur distribusi.
TUJUAN PERSEDIAAN
1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian (mis: safety stock)
2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian
3. Untuk mengantisipasi perubahan pada permintaan dan penawaran.
4. Menghilangkan/mengurangi risiko keterlambatan pengiriman bahan
5. Menyesuaikan dengan jadwal produksi
6. Menghilangkan/mengurangi resiko kenaikan harga
7. Menjaga persediaan bahan yang dihasilkan secara musiman
8. Mengantisipasi permintaan yang dapat diramalkan.
9. Mendapatkan keuntungan dari quantity discount
10. Komitmen terhadap pelanggan.
Biaya transportasi
Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat
menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.
Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila
nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).
Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage).
Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.
Ukuran
Lot = Q
Rata-rata
PersediaPerse-
an = Q/2
diaan
Waktu
Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menghitung EOQ:
D: Besar laju permintaan (demand rate) dalam unit per tahun.
S: Biaya setiap kali pemesanan (ordering cost) dalam rupiah per pesanan
C: Biaya per unit dalam rupiah per unit
i: Biaya pengelolaan (carrying cost) adalah persentase terhadap nilai persediaan per
tahun.
Q: Ukuran paket pesanan (lot size) dalam unit
TC: Biaya total persediaan dalam rupiah per tahun.
H: Biaya penyimpanan ( rupiah / unit / tahun )
Biaya pemesanan per tahun (Ordering cost):
OC
= S (D/Q)
= ic (Q/2)
= S (D/Q) + ic (Q/2)
Biaya
TC=biaya total
Tahunan
Biaya
Pengelolaan
Biaya
iCQ/2
Minimum
Biaya pemesanan
SxD/Q
EOQ
Terjadi keseimbangan antara carrying cost dan ordering cost, maka Q dihitung dari:
Q = (2SD)/ic
Q*
2 AD
h
Dengan POQ ini kuantitas pemesanan ditentukan oleh permintaan aktual, sehingga
akan menurunkan biaya penyimpanan (carrying cost).
Lead time tetap dan diketahui (Lead time is constant and know)
4. Harga per unit tergantung kepada kuantitas (Unit cost depent on quantity)
5. Biaya penyimpanan proporgsional dengan rata-rata tingkat persediaan (Carrying cost
depends linearly on the average level of inventory)
6. Biaya pemesana per pesanan tetap (Ordering/setup cost per order is fixed)
7. Hanya satu item yang dikendalikan (The item is a single product)
Dalam rangka mencari biaya terendah dengan menggunakan model ini dimasukan
biaya pembelian untuk mencari biaya total, secara matematis ditulis :
D
QH
TC = S + + PD
Kalau terdapat beberapa potongan harga, maka untuk menentukan jumlah pemesanan
yang akan meminimaliasi biaya persediaan total tahunan, perlu dilakukan langkahlangkah sebagai berikut :
1. Hitung nilai EOQ untuk potongan harga tertinggi (harga terendah). Apabila jumlah ini
fisibel, artinya jumlah yang akan dibeli mencapau jumlah yang dipersyaratkan dalam
potongan harga, maka jumlah tersebut merupakan jumlah pembelian/pesanan yang
optimal. Jika tidak lanjutkan ke tahap 2.
2. Hitung biaya total untuk kuantitas pada harga terendah tersebut.
3. Hitung EOQ pada harga terendah kedua. Jika jumlah ini fisibel hitung biaya totalnya,
dan bandingkan dengan biaya total pada kuantitas sebelumnya (langkah 2). Kuantitas
optimal adalah kuantitas yang memiliki biaya terendah.
4. Jika langkah ketiga masih tidak fisibel, ulangi langkah-langkah di atas sampai
diperoleh EOQ fisibel atau perhitungan tidak bisa dilanjutkan.
KATEGORI BIAYA
Menurut Ahyari ( 2003 : 261 ), biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan
sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan di dalam suatu perusahaan terdiri dari
tiga macam, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya tetap persediaan.
a. Biaya Pemesanan
Biaya Pemesanan merupakan biaya-biaya yang terkait langsung dengan kegiatan
pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan. Hal yang diperhitungkan di dalam biaya
pemesanan adalah berapa kali pemesanan dilakukan, dan berapa jumlah unit yang
dipesan pada setiap kali pemesanan. Beberapa contoh dari biaya pemesanan antara lain :
Pemakaian
Biaya
BBM
Pemesanan
2003
6244756
Rp 1,095,000.00
2004
6244761
Rp 1,130,000.00
2005
6244799
Rp 1,172,000.00
Sumber : PT. Kereta Api tahun 2003 2005
Biaya
Penyimpanan
Rp. 33
Rp. 33
Rp. 43,5
Maka perhitungan EOQ pada PT. Kereta Api adalah sebagai berikut :
a. EOQ Tahun 2003
EOQ
2003
=
=
= 643.758,2748 liter
Dari perhitungan di atas dapat diketahui bahwa pembelian bahan baku yang optimal
untuk setiap kali pesan pada tahun 2003 adalah 643.758,2748 liter. Frekuensi pembelian
untuk jumlah BBM tersebut adalah
Jumlah uang yang harus dibayarkan untuk setiap pembelian tersebut adalah
643.758,2748 X Rp. 2200 = Rp. 1.416.268.205,00
b. EOQ Tahun 2004
EOQ 2004 =
=
=
= 653.965,986 liter
Jumlah pembelian bahan baku BBM yang optimal untuk setiap kali pemesanan adalah
sebanyak 653.965,986 liter dengan frekuensi pembelian sebanyak
=
=
= 580.087,3667 liter
Jumlah pembelian bahan baku BBM yang optimal untuk tahun 2005 adalah sebesar
580.087,3667 liter dengan frekuensi pembelian yang harus dilakukan sebanyak
EOQ
643.758,2748
653.965,986
580.087,3667
Harga
Rp 2,200.00
Rp 2,200.00
Rp 2,900.00
Rp. Pembelian
Rp 1.416.268.205,00
Rp 1.438.725.169,00
Rp 1.682.253.363,00
Pada tahun 2003 jumlah pembelian yang harus dilaksanakan oleh perusahaan
menurut perhitungan EOQ adalah sebanyak 643.758,2748 liter. Pada tahun 2004 jumlah
pembelian yang harus dilaksanakan oleh perusahaan mengalami kenaikan menjadi
653.965,986 liter. Dan pada tahun 2005 jumlah pembelian yang harus dilakukan oleh
perusahaan mengalami penurunan menjadi 580.087,3667 liter.
2. KASUS II
Kebutuhan Tembakau Kentucky Produk Van Nelle 12 Periode Berikutnya (dalam
Kg)
Periode
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Kebutuhan
4655
4890
5126
5362
5598
5833
Periode
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Total = 71.414
Kebutuhan
6069
6305
6540
6776
7012
7248
b) Perhitungan 2
c) Perhitungan 3
Analisis Hasil
Untuk memenuhi kebutuhan tembakau Kentucky produk Van Nelle setiap
tahunnya perlu mengadakan pemesanan bahan dalam waktu yang tepat
sehingga dapat diperoleh biaya yang minimal. Dari perhitungan jumlah
pemesanan dan total biaya persediaan dengan menggunakan model EOQ dan
model JIT/EOQ mempunyai nilai yang tidak sama dimana model JIT/EOQ
lebih hemat dibandingkan dengan model EOQ, dari segi biaya model JIT/EOQ
lebih minimal. Untuk mengoptimal model JIT/EOQ dari segi delivery, jika
perusahaan mengoptimalkan jumlah pemesanan sesuai dengan target
persediaan (a) adalah 600 setiap bulannya maka dapat menghemat biaya
persediaan tiap tahun dari jumlah pemesanan dengan model EOQ. Tetapi jika
perusahaan dalam mengoptimalkan jumlah pemesanan sesuai dengan kapasitas
persediaan maksimum (m) adalah 1000 setiap bulannya maka biaya persediaan
per tahun lebih minimal dari jumlah pemesanan berdasarkan number delivery
pada model JIT/EOQ. Hal ini menunjukkan bahwa model JIT/EOQ sangat
optimal baik dari segi jumlah pemesanan, waktu
pemesanan. dan total biaya persediaan.
MODEL EOQ
n=5
Kebutuhan/Tahun
Biaya (T*)
Jumlah Pemesanan(Q*)
Jumlah Pengiriman (q)
Number Delivery (n)
Frekuensi Pemesanan
71.414
68 Milyar
2465
28
71.414
30 Milyar
5512
1102
5
13
MODEL JIT/EOQ
Kapasitas
Target
Persediaan
Persediaan
m = 1000
71.414
28 Milyar
6038
1006
6
12
a = 600
71.414
34 Milyar
4930
1232
4
14
Kesimpulan
Dari hasil analisis dapat diambil kesimpulan:
a. Perencanakan dan pengendalikan persediaan bahan baku khususnya
Tembakau Kentucky produk Van Nelle dilakukan agar tembakau tidak
menumpuk di gudang yang dapat menyebabkan biaya penyimpanan
menjadi besar. Adapun biaya persediaan yang digunakan untuk
merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan baku yaitu biaya
penyimpanan dan biaya pemesanan.
b. Untuk menentukan kebutuhan bahan baku digunakan peramalan. Agar
peramalan mendekati dengan jumlah permintaan sesungguhnya maka
metode yang digunakan adalah double exponential smoothing with linear
trend karena metode ini dianggap optimal dengan tingkat kesalahan
638,06.
c. Untuk menentukan jumlah pemesanan dan biaya persediaan yang optimal
pada Tembakau Kentucky produk Van Nelle, dengan kebutuhan per tahun
71.414 unit untuk model EOQ diperoleh biaya total persediaan Rp 68
Milyar, jumlah pemesanan 2465 unit setiap kali pesan dan frekuensi
pemesanan 28 kali per tahun. Sedangkan untuk model JIT/EOQ diperoleh
total biaya persediaan Rp 30 Milyar jumlah pemesanan sebesar 5512 unit
dan number delivery sebanyak 5 delivery. Dari hasil tersebut terlihat
bahwa model JIT/EOQ lebih optimal dapat menghemat nilai persediaan