Anda di halaman 1dari 23

PT.

KAYU LAPIS INDONESIA


INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 1 DARI
23

DAFTAR ISI
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 2 DARI
23

SUB BAB JUDUL HALAMAN

HALAMAN JUDUL
..................................................................................... 01
DAFTAR ISI

.02

1.0.KONTEKS ORGANISASI
04
1.1. Pendahuluan
.. 04
1.2. Kebutuhan dan Harapan Pihak Terkait (STAKEHOLDER)
............. 04
1.3. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu
05
1.4. Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya
.... .. 05

2.0.KEPEMIMPINAN

07
2.1. Kepemimpunan dan Komitmen
.. 07
2.2. Fokues Pada Pelanggan
08
2.3. Kebijakan Mutu
. . 08
2.4. Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Otoritas
08

3.0.PERENCANAAN
.
09
3.1. Pengelolaan Risiko dan Peluang
. 09
3.2. Sasaran Mutu
09
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 3 DARI
23

4.0.PENDUKUNG

10
4.1. Sumber Daya Manusia
.. 10
4.2. Infrastruktur dan Lingkungan
10
4.3. Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya
. 10
4.4. Mampu Telusur Pengukuran
. 11
4.5. Pengetahuan Organisasi
... 11
4.6. Kompetensi
11
4.7. Kepedulian
. 12
4.8. Komunikasi
. 12
4.9. Informasi Terdokumentasi
. 12
4.10. Pengendalian Informasi Terdokumentasi
.. 12

5.0.PELAKSANAAN

13
5.1. Perencanaan dan Pengendalian
. 13
5.2. Persyaratan Produk
. 14
5.3. Desain dan Pengembangan Produk
. 14
5.4. Pengendalian Proses Produksi yang Disediakan Pemasok ...
.. 14
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 4 DARI
23

6.0.PROSES PRODUKSI
..15
6.1. Pengendalian Penyediaan Produksi
. 15
6.2. Identifikasi dan Kemamputelusuran
. .. 15
6.3. Pengamanan Produk
.. 15
6.4. Pengendalian Pasca Pengiriman
. 15
6.5. Pengendalian Perubahan Persyaratan Produk
. 16
6.6. Pelepasan Produk
. 16
6.7. Pengendalian Produk Tidak Sesuai
16

7.0.EVALUASI KINERJA
..17
7.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi
. 17
7.2. Kepuasan Pelanggan
... 17
7.3. Evaluasi dan Analisa
. 17
7.4. Audit Internal
.. 18
7.5. Tinjauan Manajemen
. 18

8.0. PERBAIKAN

19
8.1. Tindakan Koreksi
. .. 19
8.2. Perbaikan Berkelanjutan
. . 20
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 5 DARI
23

1.0. KONTEKS ORGANISASI


1.1. Pendahuluan

PT. Kayu Lapis Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang


perkayuan terpadu dengan industri inti berupa industri Plywood dan
industri penunjang berupa industri Glue, Engineering Flooring dan Garden
and Wood Component.

PT. Kayu Lapis Indonesia berdiri sejak tahun 1978 dan sampai sekarang
telah berkembang menjadi 7 line produksi kayu lapis, 1 line produksi
Engineering Flooring dan 4 line produksi Garden and Wood Component
yang berlokasi di desa Mororejo, Kecamatan Kaliwungu, Kabupaten
Kendal, Jawa Tengah.

PT. Kayu Lapis Indonesia berlokasi di provinsi Jawa Tengah, Desa Mororejo,
Kaliwungu, Kabupaten Kendal. Dengan Luas areal hingga + 140 ha di
pesisir laut jawa. Adapun pertimbangan pembangunan perusahaan kayu
lapis di Kabupaten Kendal adalah sebagai berikut :

a) Kendal merupakan daerah pesisir pantai, sehingga memudahkan


transportasi untuk mendapatkan bahan baku maupun pengiriman
hasil produksi melalui laut,
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 6 DARI
23

b) Membantu Pemerintah dalam rangka penyerapan tenaga kerja di


Kawasan Kendal dan sekitarnya.

PT. Kayu Lapis Indonesia mengelola pertumbuhan bisnis


berkesinambungan pada usaha hulu maupun hilirnya berkat sinergi
profesional dari kompetensi inti perusahaan dalam memproduksi produk
yang ramah lingkungan untuk pasar lokal maupun internasional. Pada
setiap tahap operasionalnya PT. Kayu Lapis Indonesia berkomitmen untuk
memberdayakan manusia dan melestarikan lingkungan.

1.2. Kebutuhan dan Harapan Pihak Terkait (Stakeholder)

Sebagai konsistensi perusahaan dalam menyediakan produk yang


memenuhi persyaratan pelanggan serta peraturan dan perundang-
undangan, perusahaan telah menentukan pihak berkepentingan yang
relevan dengan sistem manajemen mutu yang dibagi menjadi 2 kelompok
yaitu dari pihak eksternal dan pihak internal, adapun pihak-pihak terkait
sebagai berikut :

1. Eksternal
a. Pelanggan adalah prioritas utama dalam bisnis ini, sebagai
wujud komitmen, perusahaan menetapkan Kebijakan Mutunya
untuk membuat dan mengirim produk sesuai keinginan
pelanggan melalui peningkatan kemampuan perusahaan
secara terus menerus.
b. Komitmen Pemerintah dalam memerangi pembalakan liar dan
perdagangan kayu illegal mewajibkan para pelaku usaha di
bidang pengolahan hasil hutan menerapkan skema sertifikasi
legalitas kayu SVLK, untuk mendukung program pemerintah
dan kewajiban sebagai pelaku usaha pengolahan hutan,
Perusahaan telah menerapkan dan mendapatkan sertifikat
SVLK.
c. Orientasi pasar ke berbagai Negara tujuan membuat
konsekuensi perbedaan tuntutan pelanggan terhadap produk,
baik mengenai asal usul/legalitas, kepedulian ramah
lingkungan maupun jaminan mutu, hal ini memaksa
perusahaan untuk mendapatkan berbagai skema sertifikasi
produk. Tentunya hal ini membuat perusahaan harus
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 7 DARI
23

memenuhi dan memelihara berbagai persyaratan skema


sertifikasi produk tersebut.
2. Internal
a. Kebijakan-kebijakan Pemilik Saham yang dapat mempengaruhi
Sistem Manajemen Mutu ditinjau secara teratur agar dapat
selaras dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu.
b. Seluruh karyawan diharapkan mampu melaksanakan
penerapan Sistem Manajemen Mutu dan ditinjau dengan
dilaksanakannya audit internal.

1.3. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu

Pedoman mutu ini merupakan dokumen resmi perusahaan yang menjadi


acuan seluruh kegiatan fungsi organisasi untuk menjalankan sistem
manajemen mutu dalam produksi kayu lapis. Tujuan dari kebijakan dan
ketentuan yang diuraikan dalam pedoman mutu ini adalah untuk
mendukung sasaran mutu serta untuk memenuhi kesesuaian terhadap
persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.

1.4. Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya

Dalam menjalankan kegiatannya, PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan


dan menerapkan sistem mutu yang dijalankan dan dikendalikan oleh
masing-masing fungsi organisasi. Sistem manajemen mutu yang disusun
dan diterapkan mencakup keseluruhan proses secara terpadu mulai dari
penanganan kontrak, penyediaan sumber daya, proses produksi, inspeksi,
penanganan risiko dan peluang, tindakan perbaikan hingga pengiriman
produk ke pelanggan.

Keterkaitan dari proses-proses yang dijalankan oleh fungsi organisasi


seperti digambarkan dalam diagram berikut :

Keinginan
Kebijakan Mutu Pelanggan dan
& Sasaran Analisa Resiko
Mutu dan Peluang

Perencanaan &
Tinjauan
Dokumentasi
Manajemen
Sistem Mutu
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 8 DARI
23

Komunikasi Tindakan
Perbaikan

Manajemen Realisasi Pengukuran &


Sumber Daya Produk Analisa Data

Sistem mutu yang dijalankan di PT. Kayu Lapis Indonesia


didokumentasikan dalam dokumen - dokumen sebagai berikut :

A. Kebijakan Mutu.
B. Pedoman Mutu.
C. Prosedur :
1) Pengendalian Informasi Terdokumentasi
2) Audit Internal
3) Pengelolaan Resiko dan Peluang
4) Tindakan Perbaikan
5) Pengendalian Produk Tidak Tidak Sesuai
6) Pengelolaan Sumber Daya Manusia
7) Perawatan Dan Perbaikan
8) Produksi
9) Desain dan Pengembangan Produk
10) Penjualan
11) Pembelian
12) Inspeksi
13) Pergudangan
14) Pengiriman
15) Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran
16) Analisa Data
D. Dokumen-dokumen untuk pedoman pelaksanaan kegiatan untuk
masing-masing fungsi organisasi.
E. Rekaman pelaksanaan kegiatan untuk masing-masing fungsi
organisasi.

2.0. KEPEMIMPINAN
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 9 DARI
23

2.1. Kepemimpinan dan Komitmen

Manajemen bertekad menjalankan sistem mutu secara konsisten untuk


mendukung pencapaian sasaran yang ditetapkan. Oleh sebab itu
Manajemen puncak berkomitmen untuk :

a) Mengambil tanggung jawab atas keefektifan sistem manajemen


mutu,
b) Memastikan kebijakan mutu dan sasaran mutu selaras dengan
strategi sistem manajemen yang ditetapkan,
c) Memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu dalam
proses bisnis manajemen,
d) Mempromosikan kepada fungsi-fungsi terkait berkenaan kepedulian
terhadap pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko,
e) Memastikan tersediannya sumber daya untuk mendukung
pelaksanaan sistem mutu,
f) Mengkomunikasikan kepada jajarannya tentang peraturan-peraturan
yang berlaku, pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan,
g) Melakukan evaluasi untuk melihat efektifitas sistem mutu yang
dijalankan dan pencapaian hasil yang dimaksud,
h) Melibatkan, mengarahkan dan mendukung karyawan untuk
berkontribusi pada keefektifan sistem manajemen mutu,
i) Memastikan perbaikan berkelanjutan dilakukan pada semua aspek
kegiatan,
j) Mendukung peran manajemen yang relevan terkait pelaksanaan
sistem manajemen mutu dalam bidang tanggung jawab masing-
masing,

2.2. Fokus Pada Pelanggan

Pimpinan Manajemen dan seluruh karyawan berupaya untuk selalu


memperhatikan dan memenuhi persyaratan yang diminta oleh pelanggan.
Penerapan persyaratan Fokus Kepada Pelanggan dimaksudkan untuk
memenuhi persyaratan Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015,
sesuai :

a) Memastikan PT. Kayu Lapis Indonesia menjalankan operasional


pembuatan produk hingga pengiriman produk mengacu kepada
peraturan dan ketentuan berlaku,
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 10
DARI 23

b) Mengidentifikasi Risiko dan Peluang yang dapat memenuhi


kesesuaian produk dan layanan untuk mencapai kepuasan
pelanggan,
c) Mengutamakan kepuasan pelanggan sebagai tujuan yang dicapai
dan dipelihara.

2.3. Kebijakan Mutu

Manajemen PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan dan


mendokumentasikan Kebijakan Mutu. Kebijakan Mutu memuat komitmen
mutu dan kepedulian terhadap kepuasan pelanggan serta menjadi acuan
untuk menetapkan dan mengevaluasi sasaran mutu.

2.4. Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Otoritas

Peran organisasi, tanggung jawab dan otoritas dalam perusahaan


dituangkan dalam Struktur Organisasi PT. Kayu Lapis Indonesia.

Sebagai pedoman dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya,


pejabat tersebut dilengkapi peran dan fungsi organisasi serta uraian
pekerjaan.

Manajemen PT. Kayu Lapis Indonesia menunjuk Managemen


Representative (Wakil manajemen) yang memiliki kewenangan penuh
untuk :

a) Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu


telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara,
b) Melaporkan kinerja sistem mutu serta kebutuhan untuk
perbaikannya kepada Manajemen sekurang-kurangnya dua kali
dalam setahun,
c) Memastikan peningkatan kesadaran terhadap persyaratan
pelanggan di jajaran organisasi,
d) Sebagai penghubung dengan pihak luar yang berkaitan dengan
sistem mutu.

3.0. PERENCANAAN
3.1. Pengelolaan Risiko dan Peluang
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 11
DARI 23

PT. Kayu Lapis Indonesia dalam merencanakan sistem manajemen mutu


mempertimbangkan berbagai isu (klausul 4.1) dan persyaratan (klausul
4.2). Isu-isu bersumber dari internal maupun eksternal, sedangkan
persyaratan bersumber dari kebutuhan dan harapan pihak yang
berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu. PT. Kayu
Lapis Indonesia akan menentukan risiko dan peluang yang bertujuan
untuk :

1. Memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu dapat


mencapai hasil yang dimaksudkan.
2. Meningkatkan pengaruh yang diinginkan.
3. Mencegah atau mengurangi efek yang tidak diinginkan.
4. Mencapai peningkatan.

PT. Kayu Lapis Indonesia telah merencanakan tindakan untuk mengatasi


risiko dan peluang, mengintegrasikan dan menerapkan tindakan tersebut
dalam proses-proses sistem manajemen mutu serta mengevaluasi
keefektifannya. Tindakan-tindakan yang diambil untuk mengatasi risiko
dan peluang harus proporsional dengan pengaruh potensial kesesuaian
produk dan jasa.

Tindakan untuk mengatasi risiko dapat dilakukan dengan cara


menghindari risiko, mengambil risiko untuk mengejar peluang,
menghilangkan sumber risiko, mengubah kemungkinan atau konsekuensi,
berbagi risiko atau mempertahankan risiko dengan keputusan.

Peluang dapat mengarah pada adopsi praktik baru, meluncurkan produk


baru, membuka pasar baru, menangani pelanggan baru, membangun
kemitraan, menggunakan teknologi baru dan kemungkinan lain untuk
memenuhi kebutuhan organisasi atau pelanggan.

Mekanisme pengelolaan risiko dan peluang dilaksanakan sesuai prosedur


yang ditetapkan.

3.2. Sasaran Mutu

Sasaran mutu perusahaan menjadi acuan untuk menetapkan dan


mengevaluasi sasaran mutu masing-masing unit fungsional secara
spesifik dan terukur.
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 12
DARI 23

4.0. PENDUKUNG
4.1. Sumber Daya Manusia

PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan persyaratan penyediaan sumber


daya manusia yang berperan dalam penerapan sistem manajemen mutu.
Persyaratan tersebut mencakup kompetensi berdasarkan pendidikan,
pelatihan, keahlian dan pengalaman.

Penyediaan sumber daya manusia yang memenuhi persyaratan tersebut


ditujukan kepada semua karyawan. Penyediaan Job Description (uraian
tugas dan tanggungjawab) merupakan informasi lingkup tanggungjawab
dan wewenang suatu jabatan yang telah ditetapkan.

Untuk memenuhi kebutuhan dan upaya peningkatan kemampuan sumber


daya manusia serta kepedulian terhadap sistem manajemen mutu,
manajemen menetapkan program pelatihan yang dilaksanakan secara
internal maupun eksternal. Program pelatihan dilaksanakan mencakup
kegiatan identifikasi kebutuhan pelatihan, penetapan rencana pelatihan,
mekanisme pelaksanaan pelatihan dan evaluasi hasil pelatihan.

4.2. Infrastruktur dan Lingkungan

Perusahaan mengidentifikasi dan menyediakan infrastuktur serta


melakukan pengelolaan lingkungan kerja yang sesuai, dengan didasarkan
atas sistem mutu yang ditetapkan.

Penyediaan sarana dan prasarana berupa gedung/ruang kerja, peralatan


dan perlengkapan kerja serta sarana lainnya ditetapkan serta dipelihara
sesuai prosedur yang ditetapkan.

Penyediaan dan pengelolaan lingkungan kerja yang sesuai dapat berupa


kombinasi dari faktor manusia dan fisik seperti : sosial (tidak diskriminatif,
tenang, tidak konfrontatif), psikologis (pengurangan stress, pencegahan
kelelahan, pencegahan emosi), maupun fisik (suhu ruangan, kelembapan,
cahaya, alirah udara, kebersihan, suara).
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 13
DARI 23

4.3. Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya

Pemantauan dan pengukuran digunakan untuk menverifikasi kesesuaian


produk terhadap persyaratan.

Sumber daya yang disediakan harus sesuai dengan kegiatan untuk jenis
pemantauan dan pengukuran yang spesifik dan harus menyimpan
informasi terdokumentasi yang sesuai sebagai bukti kesesuaian dari
tujuan pemantauan dan pengukuran sumber daya.

4.4. Mampu Telusur Pengukuran

Peralatan pengukuran yang digunakan harus dilakukan :

1. Kalibrasi atau diverifikasi, atau keduannya pada rentan waktu yang


sudah ditentukan, atau sebelum digunakan terhadap standar
pengukuran yang telah ditetapkan.
2. Identifikasi untuk menentukan status kalibrasi.
3. Dijaga dari penyetelan, perusakan atau penurunan mutu yang dapat
membuat status kalibrasi dan sebagian hasil pengukuran menjadi
tidak sah.

Jika validasi hasil pengukuran sebelumnya diketahui menggunakan


peralatan pengukuran yang cacat ketika diverifikasi atau dikalibrasi, maka
diambil tindakan korektif sesuai kebutuhan.

4.5. Pengetahuan Organisasi

Pengetahuan yang dibutuhkan dan yang telah dilaksanakan serta


didokumentasinya, dimana setiap pengetahuan baik hasil dari pelatihan
internal maupun eksternal disetiap fungsi dijadikan sebagai pengetahuan
untuk mengembangkan produk dimasa mendatang. Materi pelatihan
disimpan dengan baik dan didesiminasikan kepada stake holder lainnya.

4.6. Kompetensi

PT. Kayu Lapis Indonesia memastikan penempatan sumber daya manusia


sesuai dengan kemampuannya ditinjau dari kesesuaian pendidikan,
pelatihan, ketrampilan dan pengalaman. Tindakan yang diambil adalah :
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 14
DARI 23

a) Menentukan kompetensi bagi pelaksana pekerjaan yang dapat


berpengaruh terhadap sistem manajemen mutu,
b) Memastikan kompetensi pekerja sesuai dengan pendidikan,
pelatihan dan pengalaman yang sesuai,
c) Menyediakan pelatihan atau langkah lainnya,
d) Melakukan evaluasi terhadap efektivitas dari tindakan yang
dilakukan,
e) Memastikan bahwa semua personel memahami keterkaitan dan
pentingnya kegiatan mereka serta bagaimana kontribusinya
terhadap sasaran mutu,
f) Memelihara catatan pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan
pengalaman SDM.

4.7. Kepedulian

Untuk memastikan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, PT. Kayu


Lapis Indonesia secara aktif mensosialisasikan program peningkatan
penjaminan mutu produk kepada seluruh karyawan baik melalui sosialisasi
yang diadakan secara berkala ataupun sosialisasi langsung dari pimpinan
setempat. Hal ini untuk memastikan bahwa seluruh karyawan memahami
dan peduli terhadap :

a) Kebijakan mutu,
b) Sasaran mutu yang relevan,
c) Kontribusi mereka terhadap efektivas sistem manajemen mutu,
termasuk manfaat dari peningkatan kinerja, dan
d) Implikasi dari ketidaksesuaian dengan persyaratan sistem
manajemen mutu.

4.8. Komunikasi

PT. Kayu Lapis Indonesia telah menetapkan dan menerapkan mekanisme


komunikasi internal maupun eksternal. Komunikasi internal dilakukan
sesuai kebutuhan dan jika diperlukan diadakan pertemuan internal.

Sedangkan mekanisme komunikasi eksternal yang terkait dengan


informasi layanan, komunikasi ini mencakup dari mulai penangganan
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 15
DARI 23

calon pengguna layanan, hingga umpan balik dari pelanggan dan


menerima klaim dari pelanggan ditetapkan dalam prosedur.

4.9. Informasi Terdokumentasi

PT. Kayu Lapis Indonesia telah menetapkan informasi terdokumentasi


yang diperlukan sebagai keefektifan pelaksanaan sistem manajemen
mutu.

Informasi terdokumentasi mencakup keseluruhan proses secara terpadu


mulai dari perencanaan, operasional dan pengontrolan proses, hingga
implementasi serta continual improvement.

4.10. Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Pengendalian informasi terdokumentasi dimaksudkan agar dokumen


sistem mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang sah dan sesuai.

Mekanisme pengendalian informasi terdokumentasi ditetapkan dalam


suatu prosedur yang meliputi persyaratan dari penerbitan, identifikasi,
format dokumen, peninjauan dan persetujuan, pemberlakuan sampai
dengan pengendalian arsip mencakup ketersediaan dan perlindungan
dokumen.

Pengendalian informasi terdokumentasi internal (termasuk catatan mutu)


dilaksanakan oleh masing-masing penanggungjawab dokumen.

Sedangkan Pedoman Mutu, Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu


dikendalikan oleh Pimpinan Puncak (GM Plant).

5.0. PELAKSANAAN
5.1. Perencanaan dan Pengendalian

Perencanaan realisasi produk dilaksanakan dengan melibatkan semua


aktivitas kerja yang mempengaruhi mutu mulai dari penangganan order,
proses produksi, hingga penyerahan produk ke pelanggan yang tertuang
dalam sistem mutu dan proses-proses yang dapat digambarkan seperti
diagram alir berikut ini :

Penanganan Pemenuhan
Order Kebutuhan
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 16
DARI 23

Ketersedian
stok Tidak
Perencanaan Produksi
Produksi

Ya

Pengendalian Inspeksi Produk Pengendalian


Alat Ukur & Uji Penyimpanan

Pengiriman
Produk

Dalam perencanaan dan pengendalian realisasi produk dan untuk


memenuhi persyaratan yang diinginkan oleh pelanggan, akan dilakukan
hal-hal sebagai berikut :

a) Menetapkan sasaran mutu dan menyiapkan rencana mutu yang


sesuai,
b) Identifikasi dan penentuan metode pengendalian, proses, peralatan
dan sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu
yang ditetapkan,
c) Penetapan standar keberterimaan bagi persyaratan produk,
d) Penetapan metode verifikasi dan inspeksi yang sesuai bagi seluruh
tahapan proses untuk menentukan status keberterimaannya,
e) Menentukan, memelihara dan menyimpan informasi terdokumentasi
yang diperlukan.

5.2. Persyaratan Produk

PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan, menentukan, meninjau serta


menganalisa data yang sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan
keefektifan sistem manajemen mutu serta untuk mengevaluasi dimana
perbaikan yang berkelanjuta dari keefektifan sistem manajemen mutu
dapat dibuat.
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 17
DARI 23

Data persyaratan produk mencakup informasi yang berkaitan dengan :

a) Komunikasi pelanggan,
b) Penentuan persyaratan produk,
c) Tinjauan persyaratan produk,
d) Perubahan persyaratan produk.

Mekanisme persyaratan produk ditetapkan dalam suatu prosedur


mencakup semua persyaratan diatas.

5.3. Desain dan Pengembangan

PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan, menerapkan dan memelihara


proses desain dan pengembangan produk yang sesuai untuk memastikan
penyediaan produk.

Mekanisme persyaratan desain dan pengembangan produk ditetapkan


dalam suatu prosedur yang meliputi persyaratan perencanaan, masukan,
pengendalian, keluaran, perubahan dan pengendalian desain dan
pengembangan.

5.4. Pengendalian Proses, Produk yang Disediakan Pemasok

Dalam rangka memenuhi kebutuhan, proses pembelian dilakukan dengan


mengikuti mekanisme yang ditetapkan dalam suatu prosedur
terdokumentasi untuk menjamin bahwa produk yang dibeli sesuai dengan
persyaratan pembelian yang telah ditetapkan.

Perusahaan memilih, menetapkan dan mengevaluasi pemasok untuk


menjamin bahwa pembelian produk yang berpengaruh langsung terhadap
mutu hasil produksi sesuai dengan persyaratan produk yang telah
ditetapkan.

Guna menjamin produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan


perundangan yang terkait dengan produk akhir yang telah ditetapkan
dilakukan verifikasi atas produk yang dibeli. Verifikasi produk dapat
dilakukan di lokasi perusahaan dan/atau di tempat pemasok.

6.0. PROSES PRODUKSI


6.1. Pengendalian Penyediaan Produksi
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 18
DARI 23

Untuk menjamin terkendalinnya penyediaan proses produksi, selama


proses produksi dilakukan, semua tahap yang akan mempengaruhi
spesifikasi produk dikendalikan dengan mekanisme, instruksi kerja dan
menyimpan informasi terdokumentasi yang meliputi karakteristik produk
hingga hasil yang dicapai.

Selama berlangsungnya proses produksi dilakukan kegiatan pemantauan


dan pengukuran untuk memverifikasi kriteria pengendalian proses dan
keluaran proses melalui kegiatan inspeksi sesuai prosedur yang
ditetapkan.

6.2. Identifikasi dan Kemamputelusuran

Sepanjang diperlukan dalam proses produksi, identifikasi dan status


produknya ditetapkan dan dilakukan sesuai dengan persyaratan
identifikasi dari masing-masing tahapan prosesnya. Kegiatan tersebut
dilakukan sepanjang realisasi produk meliputi identifikasi produk yang
sesuai mulai dari penerimaan bahan baku dan bahan bantu, produk
selama proses produksi, sampai dengan produk akhir.

6.3. Pengamanan Produk

Untuk mempertahankan kesesuaian produk selama dalam proses sampai


dengan penyerahan ketujuan, dilakukan pengamanan yang meliputi
identifikasi, pengemasan, penanganan, pengelolaan penyimpanan yang
sesuai dan transmisi atau transportasi.

6.4. Pengendalian Pasca Pengiriman

Untuk memenuhi persyaratan kegiatan pasca pengiriman produk,


dilakukan kegiatan kroscek terhadap :

a) Persyaratan peraturan perundang-undangan,


b) Konsekuensi potensial yang tidak diinginkan terkait dengan produk,
c) Sifat, penggunaan dan masa pakai yang dimaksudkan dari produk,
d) Persyaratan pelanggan,
e) Umpan balik pelanggan.

6.5. Pengendalian Perubahan Persyaratan Produk


PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 19
DARI 23

Jika ada permintaan perubahan yang terkait dengan produk yang


dihasilkan, dilakukan peninjauan dan pengendalian perubahan
penyediaan produksi untuk memastikan kesesuaian berlanjut dengan
persyaratan.

Dilakukan penyimpanan informasi terdokumentasi yang menjelaskan hasil


tinjauan perubahan, otoritas orang yang meminta perubahan dan
tindakan untuk menindaklanjuti tinjauan.

6.6. Pelepasan Produk

Manajemen melakukan kegiatan pengaturan terencana pada tahapan


yang sesuai untuk memverifikasi bahwa persyaratan produk telah
terpenuhi.

Pada kondisi tertentu, pelepasan produk dapat dilakukan atas persetujuan


penanggung jawab fungsi meskipun tidak melewati kegiatan verifikasi
persyaratan produk.

Penyimpanan informasi terdokumentasi atas pelepasan produk harus


dilakukan dengan mencakup bukti kesesuaian dengan kriteria
keberterimaan dan ketertelusuran pada orang yang melepas.

6.7. Pengendalian Produk Tidak Sesuai

PT. Kayu Lapis Indonesia menjamin bahwa produk yang tidak sesuai
dengan persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah
pemakaian atau penyerahan yang tidak disengaja.

Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang terkait dengan produk


tidaksesuai ditetapkan dalam sebuah prosedur terdokumentasi.

Bila produk tidak sesuai ditemukan setelah penyerahan atau pemakaian,


PT. kayu Lapis Indonesia melakukan tindakan yang sesuai terhadap akibat,
atau akibat potensial dari ketidaksesuaian itu.

7.0. EVALUASI KINERJA


7.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi

PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan mekanisme pemantauan dan


pengukuran terhadap proses-proses produksi dan produk yang dihasilkan.
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 20
DARI 23

Pemantauan dan pengukuran mencakup aktivitas pengambilan dari


proses, analisa terhadap hasil data yang didapat, hingga tindakan
perbaikan yang diperlukan.

Pemantauan dan pengukuran dilakukan untuk memastikan semua


aktivitas yang dilaksanakan telah menunjukan :

a) Kesesuaian terhadap persyaratan produk,


b) Kesesuaian dengan sistem manajemen mutu yang diterapkan,
c) Kinerja sistem yang secara terus-menerus menunjukan perbaikan
secara berkelanjutan.

7.2. Kepuasan Pelanggan

PT. Kayu lapis Indonesia memantau informasi berkaitan dengan persepsi


pelanggan apakah organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan.
Metode untuk memperoleh dan memakai informasi ini ditetapkan.

7.3. Evaluasi dan Analisa

Untuk menunjukkan kesesuaian, efektifitas dan mengevaluasi peluang


peningkatan dan perbaikan sistem manajemen mutu secara
berkelanjutan, manajemen menetapkan, mengumpulkan dan menganalisa
data yang berhubungan dengan :

1. Kepuasan pelanggan.
2. Kesesuaian terhadap persyaratan produk.
3. Karakteristik dan kecenderungan diterimanya produk.
4. Hasil evaluasi terhadap pemasok.

Data tersebut merupakan data hasil aktivitas pemantauan dan


pengukuran serta sumber lain yang relevan, termasuk analisa dari
evaluasi secara periodik untuk tujuan tindakan perbaikan dan
pencegahan, serta perbaikan berkelanjutan.

7.4. Audit Internal


PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 21
DARI 23

PT. Kayu Lapis Indonesia menyelenggarakan audit internal pada selang


waktu terencana untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu :

a) Memenuhi pengaturan yang direncanakan, persyaratan Standar


Internasional ISO 9001:2015 dan persyaratan sistem manajemen
mutu yang ditetapkan oleh perusahaan, dan
b) Diterapkan dan dipelihara.

Pemilihan auditor dan penyelenggaraan audit memastikan obyektivitas


dan ketidak berpihakan dari proses audit.

Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan


penyelenggaraan audit, dan pelaporan hasilnya serta pemeliharaan
rekaman ditetapkan dalam prosedur terdokumentasi.

Penanggung jawab manajemen untuk bidang yang diaudit harus


memastikan bahwa tindakan yang diambil untuk menghilangkan temuan
ketidaksesuaian dan penyebabnya tidak ditunda.

7.5. Tinjauan Manajemen

Manajemen PT. Kayu Lapis Indonesia akan meninjau sistem manajemen


mutu yang ditetapkan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, untuk
memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan dalam penerapannya.

Tinjauan yang dilakukan termasuk terhadap kebijakan mutu dan sasaran


mutu yang ditetapkan dan mencakup penilaian terhadap perlunya
perbaikan dan perubahan sistem manajemen mutu.

Dalam melakukan penilaian tersebut, materi tinjauan manajemen


mencakup informasi tentang :

a) Status tinjauan manajemen sebelumnya,


b) Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan pada sistem
manajemen mutu,
c) Informasi kinerja dan keefektifan dari sistem manajemen mutu yang
meliputi :
1) Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak terkait yang
relevan,
2) Pencapaian Sasaran Mutu,
3) Kinerja proses dan kesesuaian produk,
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 22
DARI 23

4) Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan,


5) Pemantauan dan pengukuran hasil,
6) Hasil Audit,
7) Kinerja penyedia eksternal,
d) Kecukupan sumber daya,
e) Keefektifan tindakan yang diambil untuk mengelola risiko dan
peluang,
f) Peluang peningkatan.

Sedangkan hasil dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan


tindakan yang terkait dengan :

a) Peningkatan peluang,
b) Keperluan perubahan apapun terhadap sistem manajemen mutu,
c) Kebutuhan sumber daya.

8.0. PERBAIKAN

PT. Kayu Lapis Indonesia secara terus-menerus memperbaiki efektivitas


sistem manajemen mutu ini melalui evaluasi terhadap :

1) Kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan,


2) Hasil Audit (internal maupun eksternal),
3) Hasil pemantauan dan pengukuran serta analisa data,
4) Tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dilakukan,
5) Aktivitas tinjauan manajemen dan rekomendasi yang telah
ditetapkan.

8.1. Tindakan Koreksi

PT. Kayu Lapis Indonesia melakukan tindakan untuk menghilangkan


penyebab ketidaksesuaian untuk mencegahnya terulang. Tindakan koreksi
yang diambil sesuai dengan akibat ketidakseaian yang dihadapi.

Sebuah prosedur terdokumentasi ditetapkan untuk menetapkan


persyaratan bagi :

a) Tindakan terhadap ketidaksesuaian meliputi :


1) Tindakan untuk mengendalikan dan memperbaiki,
2) Konsekuensi dalam pelaksanaan tindakan perbaikan,
b) Evaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian, meliputi :
PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 23
DARI 23

1) Meninjau dan menganalisa ketidaksesuaian,


2) Menentukan penyebab ketidaksesuaian,
3) Menentukan kesamaan ketidaksesuaian yang ada atau potensi
terjadi kembali,
c) Menerapkan tindakan yang diperlukan,
d) Meninjau keefektifan tindakan koreksi yang diambil,
e) Meninjau dan memperbarui risiko dan peluang yang ditetapkan saat
perencanaan,
f) Melakukan perubahan pada sistem manajemen mutu yang ada.

8.2. Perbaikan Berkelanjutan

PT. Kayu Lapis Indonesia melakukan perbaikan dan peningkatan


kesesuaian, kecukupan dan keefektifan sistem manajemen mutu secara
berkelanjutan, dengan mempertimbangkan hasil dari analisa dan evaluasi,
serta hasil dari tinjauan manajemen untuk menentukan keperluan yang
harus ditangani sebagai bagian dari perbaikan berkelanjutan.