PT.

KAYU LAPIS INDONESIA

INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 1 DARI 20

DAFTAR ISI
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 2 DARI 20

SUB BAB JUDUL HALAMAN

HALAMAN JUDUL ..................................................................................... 01

DAFTAR ISI …………………………………………………………………………………………. 02

1.0. KONTEKS ORGANISASI ………………………………………………………………………… 04

1.1. Pendahuluan …………………………………………………………………………….. 04
1.2. Kebutuhan dan Harapan Pihak Terkait (STAKEHOLDER) ……............. 04
1.3. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu ……………………………………… 05
1.4. Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya …………………………....……….. 05

2.0. KEPEMIMPINAN …………………………………………………………………………………… 07

2.1. Kepemimpunan dan Komitmen …………………………………………………….. 07
2.2. Fokues Pada Pelanggan ………………………………………………………………… 08
2.3. Kebijakan Mutu …………………………………………………………………………….. 08
2.4. Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Otoritas …………………………… 08

3.0. PERENCANAAN ……………………………………………………………………………………. 09

3.1. Pengelolaan Risiko dan Peluang ……………………………………………………. 09
3.2. Sasaran Mutu ………………………………………………………………………………… 09

4.0. PENDUKUNG ……………………………………………………………………………………… 10

4.1. Sumber Daya Manusia ………………………………………………………………….. 10
4.2. Infrastruktur dan Lingkungan ………………………………………………………… 10
4.3. Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya …………………………………. 10
4.4. Mampu Telusur Pengukuran …………………………………………………………. 11
4.5. Pengetahuan Organisasi ………………………………………………………………... 11
4.6. Kompetensi …………………………………………………………………………………… 11
4.7. Kepedulian ………………………………………………………………………………….… 12
4.8. Komunikasi ……………………………………………………………………………………. 12
4.9. Informasi Terdokumentasi ……………………………………………………………. 12
4.10. Pengendalian Informasi Terdokumentasi …………………………………….. 12

5.0. PELAKSANAAN ……………………………………………………………………………………… 13

5.1. Perencanaan dan Pengendalian ……………………………………………………. 13
5.2. Persyaratan Produk ……………………………………………………………….……… 14
5.3. Desain dan Pengembangan Produk ………………………………………………. 14
5.4. Pengendalian Proses Produksi yang Disediakan Pemasok ...………….. 14
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 3 DARI 20

6.0. PROSES PRODUKSI ……………………………………………………………………………….. 15

6.1. Pengendalian Penyediaan Produksi ……………………………………….……… 15
6.2. Identifikasi dan Kemamputelusuran …………………………………….……….. 15
6.3. Pengamanan Produk …………………………………………………………………….. 15
6.4. Pengendalian Pasca Pengiriman ……………………………………………………. 15
6.5. Pengendalian Perubahan Persyaratan Produk ………………………………. 16
6.6. Pelepasan Produk …………………………………………………………………………. 16
6.7. Pengendalian Produk Tidak Sesuai ………………………………………………… 16

7.0. EVALUASI KINERJA ……………………………………………………………………………….. 17

7.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi ……………………………. 17
7.2. Kepuasan Pelanggan ……………………………………………………………………... 17
7.3. Evaluasi dan Analisa ………………………………………………………………………. 17
7.4. Audit Internal ………………………………………………………………………….. …… 18
7.5. Tinjauan Manajemen ……………………………………………………………… ……. 18

8.0. PERBAIKAN …………………………………………………………………………………………… 19

8.1. Tindakan Koreksi ……………………………………………………………………….….. 19
8.2. Perbaikan Berkelanjutan ……………………………………………………….………. 20

1.0. KONTEKS ORGANISASI

 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 4 DARI 20

1.1. Pendahuluan

PT. Kayu Lapis Indonesia adalah perusahaan yang bergerak di bidang perkayuan terpadu
dengan industri inti berupa industri Plywood dan industri penunjang berupa industri Glue,
Engineering Flooring dan Garden and Wood Component.

PT. Kayu Lapis Indonesia berdiri sejak tahun 1978 dan sampai sekarang telah berkembang
menjadi 7 line produksi kayu lapis, 1 line produksi Engineering Flooring dan 4 line produksi
Garden and Wood Component yang berlokasi di desa Mororejo, Kecamatan Kaliwungu,
Kabupaten Kendal, Jawa Tengah.

PT. Kayu Lapis Indonesia berlokasi di provinsi Jawa Tengah, Desa Mororejo, Kaliwungu,
Kabupaten Kendal. Dengan Luas areal hingga + 140 ha di pesisir laut jawa. Adapun
pertimbangan pembangunan perusahaan kayu lapis di Kabupaten Kendal adalah sebagai
berikut :

a) Kendal merupakan daerah pesisir pantai, sehingga memudahkan transportasi untuk

mendapatkan bahan baku maupun pengiriman hasil produksi melalui laut,
b) Membantu Pemerintah dalam rangka penyerapan tenaga kerja di Kawasan Kendal
dan sekitarnya.

PT. Kayu Lapis Indonesia mengelola pertumbuhan bisnis berkesinambungan pada usaha
hulu maupun hilirnya berkat sinergi profesional dari kompetensi inti perusahaan dalam
memproduksi produk yang ramah lingkungan untuk pasar lokal maupun internasional. Pada
setiap tahap operasionalnya PT. Kayu Lapis Indonesia berkomitmen untuk memberdayakan
manusia dan melestarikan lingkungan.

1.2. Kebutuhan dan Harapan Pihak Terkait (Stakeholder)

Sebagai konsistensi perusahaan dalam menyediakan produk yang memenuhi persyaratan

pelanggan serta peraturan dan perundang-undangan, perusahaan telah menentukan pihak
berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen mutu yang dibagi menjadi 2
kelompok yaitu dari pihak eksternal dan pihak internal, adapun pihak-pihak terkait sebagai
berikut :

1. Eksternal
a. Pelanggan adalah prioritas utama dalam bisnis ini, sebagai wujud komitmen,
perusahaan menetapkan Kebijakan Mutunya untuk membuat dan mengirim
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 5 DARI 20

produk sesuai keinginan pelanggan melalui peningkatan kemampuan

perusahaan secara terus menerus.
b. Komitmen Pemerintah dalam memerangi pembalakan liar dan perdagangan
kayu illegal mewajibkan para pelaku usaha di bidang pengolahan hasil hutan
menerapkan skema sertifikasi legalitas kayu SVLK, untuk mendukung
program pemerintah dan kewajiban sebagai pelaku usaha pengolahan hutan,
Perusahaan telah menerapkan dan mendapatkan sertifikat SVLK.
c. Orientasi pasar ke berbagai Negara tujuan membuat konsekuensi perbedaan
tuntutan pelanggan terhadap produk, baik mengenai asal usul/legalitas,
kepedulian ramah lingkungan maupun jaminan mutu, hal ini memaksa
perusahaan untuk mendapatkan berbagai skema sertifikasi produk. Tentunya
hal ini membuat perusahaan harus memenuhi dan memelihara berbagai
persyaratan skema sertifikasi produk tersebut.
2. Internal
a. Kebijakan-kebijakan Pemilik Saham yang dapat mempengaruhi Sistem
Manajemen Mutu ditinjau secara teratur agar dapat selaras dengan
penerapan Sistem Manajemen Mutu.
b. Seluruh karyawan diharapkan mampu melaksanakan penerapan Sistem
Manajemen Mutu dan ditinjau dengan dilaksanakannya audit internal.

1.3. Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu

Pedoman mutu ini merupakan dokumen resmi perusahaan yang menjadi acuan seluruh
kegiatan fungsi organisasi untuk menjalankan sistem manajemen mutu dalam produksi kayu
lapis. Tujuan dari kebijakan dan ketentuan yang diuraikan dalam pedoman mutu ini adalah
untuk mendukung sasaran mutu serta untuk memenuhi kesesuaian terhadap persyaratan
sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.

1.4. Sistem Manajemen Mutu dan Prosesnya

Dalam menjalankan kegiatannya, PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan dan menerapkan
sistem mutu yang dijalankan dan dikendalikan oleh masing-masing fungsi organisasi. Sistem
manajemen mutu yang disusun dan diterapkan mencakup keseluruhan proses secara
terpadu mulai dari penanganan kontrak, penyediaan sumber daya, proses produksi,
inspeksi, penanganan risiko dan peluang, tindakan perbaikan hingga pengiriman produk ke
pelanggan.
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 6 DARI 20

Keterkaitan dari proses-proses yang dijalankan oleh fungsi organisasi seperti digambarkan
dalam diagram berikut :

Keinginan
Kebijakan Mutu & Pelanggan dan
Sasaran Mutu Analisa Resiko dan
Peluang

Perencanaan &
Tinjauan
Dokumentasi
Manajemen
Sistem Mutu

Komunikasi Tindakan
Perbaikan

Manajemen Realisasi Produk Pengukuran &

Sumber Daya Analisa Data

Sistem mutu yang dijalankan di PT. Kayu Lapis Indonesia didokumentasikan dalam dokumen
- dokumen sebagai berikut :

A. Kebijakan Mutu.
B. Pedoman Mutu.
C. Prosedur :
1) Pengendalian Informasi Terdokumentasi
2) Audit Internal
3) Pengelolaan Resiko dan Peluang
4) Tindakan Perbaikan
5) Pengendalian Produk Tidak Tidak Sesuai
6) Pengelolaan Sumber Daya Manusia
7) Perawatan Dan Perbaikan
8) Produksi
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 7 DARI 20

9) Desain dan Pengembangan Produk

10) Penjualan
11) Pembelian
12) Inspeksi
13) Pergudangan
14) Pengiriman
15) Pengendalian Sarana Pemantauan dan Pengukuran
16) Analisa Data
D. Dokumen-dokumen untuk pedoman pelaksanaan kegiatan untuk masing-masing
fungsi organisasi.
E. Rekaman pelaksanaan kegiatan untuk masing-masing fungsi organisasi.

2.0. KEPEMIMPINAN
2.1. Kepemimpinan dan Komitmen

Manajemen bertekad menjalankan sistem mutu secara konsisten untuk mendukung

pencapaian sasaran yang ditetapkan. Oleh sebab itu Manajemen puncak berkomitmen
untuk :

a) Mengambil tanggung jawab atas keefektifan sistem manajemen mutu,

b) Memastikan kebijakan mutu dan sasaran mutu selaras dengan strategi sistem
manajemen yang ditetapkan,
c) Memastikan integrasi persyaratan sistem manajemen mutu dalam proses bisnis
manajemen,
d) Mempromosikan kepada fungsi-fungsi terkait berkenaan kepedulian terhadap
pendekatan proses dan pemikiran berbasis risiko,
e) Memastikan tersediannya sumber daya untuk mendukung pelaksanaan sistem mutu,
f) Mengkomunikasikan kepada jajarannya tentang peraturan-peraturan yang berlaku,
pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan,
g) Melakukan evaluasi untuk melihat efektifitas sistem mutu yang dijalankan dan
pencapaian hasil yang dimaksud,
h) Melibatkan, mengarahkan dan mendukung karyawan untuk berkontribusi pada
keefektifan sistem manajemen mutu,
i) Memastikan perbaikan berkelanjutan dilakukan pada semua aspek kegiatan,
j) Mendukung peran manajemen yang relevan terkait pelaksanaan sistem manajemen
mutu dalam bidang tanggung jawab masing-masing,
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 8 DARI 20

2.2. Fokus Pada Pelanggan

Pimpinan Manajemen dan seluruh karyawan berupaya untuk selalu memperhatikan dan
memenuhi persyaratan yang diminta oleh pelanggan. Penerapan persyaratan Fokus Kepada
Pelanggan dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan Standar Sistem Manajemen Mutu
ISO 9001:2015, sesuai :

a) Memastikan PT. Kayu Lapis Indonesia menjalankan operasional pembuatan produk

hingga pengiriman produk mengacu kepada peraturan dan ketentuan berlaku,
b) Mengidentifikasi Risiko dan Peluang yang dapat memenuhi kesesuaian produk dan
layanan untuk mencapai kepuasan pelanggan,
c) Mengutamakan kepuasan pelanggan sebagai tujuan yang dicapai dan dipelihara.

2.3. Kebijakan Mutu

Manajemen PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan dan mendokumentasikan Kebijakan

Mutu. Kebijakan Mutu memuat komitmen mutu dan kepedulian terhadap kepuasan
pelanggan serta menjadi acuan untuk menetapkan dan mengevaluasi sasaran mutu.

2.4. Peran Organisasi, Tanggung Jawab dan Otoritas

Peran organisasi, tanggung jawab dan otoritas dalam perusahaan dituangkan dalam Struktur
Organisasi PT. Kayu Lapis Indonesia.

Sebagai pedoman dalam menjalankan tugas dan tanggung jawabnya, pejabat tersebut
dilengkapi peran dan fungsi organisasi serta uraian pekerjaan.

Manajemen PT. Kayu Lapis Indonesia menunjuk Managemen Representative (Wakil

manajemen) yang memiliki kewenangan penuh untuk :

a) Memastikan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu telah

ditetapkan, diterapkan dan dipelihara,
b) Melaporkan kinerja sistem mutu serta kebutuhan untuk perbaikannya kepada
Manajemen sekurang-kurangnya dua kali dalam setahun,
c) Memastikan peningkatan kesadaran terhadap persyaratan pelanggan di jajaran
organisasi,
d) Sebagai penghubung dengan pihak luar yang berkaitan dengan sistem mutu.
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 9 DARI 20

3.0. PERENCANAAN
3.1. Pengelolaan Risiko dan Peluang

PT. Kayu Lapis Indonesia dalam merencanakan sistem manajemen mutu

mempertimbangkan berbagai isu (klausul 4.1) dan persyaratan (klausul 4.2). Isu-isu
bersumber dari internal maupun eksternal, sedangkan persyaratan bersumber dari
kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen
mutu. PT. Kayu Lapis Indonesia akan menentukan risiko dan peluang yang bertujuan untuk :

1. Memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai hasil yang
dimaksudkan.
2. Meningkatkan pengaruh yang diinginkan.
3. Mencegah atau mengurangi efek yang tidak diinginkan.
4. Mencapai peningkatan.

PT. Kayu Lapis Indonesia telah merencanakan tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang,
mengintegrasikan dan menerapkan tindakan tersebut dalam proses-proses sistem
manajemen mutu serta mengevaluasi keefektifannya. Tindakan-tindakan yang diambil
untuk mengatasi risiko dan peluang harus proporsional dengan pengaruh potensial
kesesuaian produk dan jasa.

Tindakan untuk mengatasi risiko dapat dilakukan dengan cara menghindari risiko,
mengambil risiko untuk mengejar peluang, menghilangkan sumber risiko, mengubah
kemungkinan atau konsekuensi, berbagi risiko atau mempertahankan risiko dengan
keputusan.

Peluang dapat mengarah pada adopsi praktik baru, meluncurkan produk baru, membuka
pasar baru, menangani pelanggan baru, membangun kemitraan, menggunakan teknologi
baru dan kemungkinan lain untuk memenuhi kebutuhan organisasi atau pelanggan.

Mekanisme pengelolaan risiko dan peluang dilaksanakan sesuai prosedur yang ditetapkan.

3.2. Sasaran Mutu

Sasaran mutu perusahaan menjadi acuan untuk menetapkan dan mengevaluasi sasaran
mutu masing-masing unit fungsional secara spesifik dan terukur.
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 10 DARI 20

4.0. PENDUKUNG
4.1. Sumber Daya Manusia

PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan persyaratan penyediaan sumber daya manusia yang
berperan dalam penerapan sistem manajemen mutu. Persyaratan tersebut mencakup
kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman.

Penyediaan sumber daya manusia yang memenuhi persyaratan tersebut ditujukan kepada
semua karyawan. Penyediaan Job Description (uraian tugas dan tanggungjawab) merupakan
informasi lingkup tanggungjawab dan wewenang suatu jabatan yang telah ditetapkan.

Untuk memenuhi kebutuhan dan upaya peningkatan kemampuan sumber daya manusia
serta kepedulian terhadap sistem manajemen mutu, manajemen menetapkan program
pelatihan yang dilaksanakan secara internal maupun eksternal. Program pelatihan
dilaksanakan mencakup kegiatan identifikasi kebutuhan pelatihan, penetapan rencana
pelatihan, mekanisme pelaksanaan pelatihan dan evaluasi hasil pelatihan.

4.2. Infrastruktur dan Lingkungan

Perusahaan mengidentifikasi dan menyediakan infrastuktur serta melakukan pengelolaan

lingkungan kerja yang sesuai, dengan didasarkan atas sistem mutu yang ditetapkan.

Penyediaan sarana dan prasarana berupa gedung/ruang kerja, peralatan dan perlengkapan
kerja serta sarana lainnya ditetapkan serta dipelihara sesuai prosedur yang ditetapkan.

Penyediaan dan pengelolaan lingkungan kerja yang sesuai dapat berupa kombinasi dari
faktor manusia dan fisik seperti : sosial (tidak diskriminatif, tenang, tidak konfrontatif),
psikologis (pengurangan stress, pencegahan kelelahan, pencegahan emosi), maupun fisik
(suhu ruangan, kelembapan, cahaya, alirah udara, kebersihan, suara).

4.3. Pemantauan dan Pengukuran Sumber Daya

Pemantauan dan pengukuran digunakan untuk menverifikasi kesesuaian produk terhadap

persyaratan.

Sumber daya yang disediakan harus sesuai dengan kegiatan untuk jenis pemantauan dan
pengukuran yang spesifik dan harus menyimpan informasi terdokumentasi yang sesuai
sebagai bukti kesesuaian dari tujuan pemantauan dan pengukuran sumber daya.
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 11 DARI 20

4.4. Mampu Telusur Pengukuran

Peralatan pengukuran yang digunakan harus dilakukan :

1. Kalibrasi atau diverifikasi, atau keduannya pada rentan waktu yang sudah
ditentukan, atau sebelum digunakan terhadap standar pengukuran yang telah
ditetapkan.
2. Identifikasi untuk menentukan status kalibrasi.
3. Dijaga dari penyetelan, perusakan atau penurunan mutu yang dapat membuat status
kalibrasi dan sebagian hasil pengukuran menjadi tidak sah.

Jika validasi hasil pengukuran sebelumnya diketahui menggunakan peralatan pengukuran

yang cacat ketika diverifikasi atau dikalibrasi, maka diambil tindakan korektif sesuai
kebutuhan.

4.5. Pengetahuan Organisasi

Pengetahuan yang dibutuhkan dan yang telah dilaksanakan serta didokumentasinya,

dimana setiap pengetahuan baik hasil dari pelatihan internal maupun eksternal disetiap
fungsi dijadikan sebagai pengetahuan untuk mengembangkan produk dimasa mendatang.
Materi pelatihan disimpan dengan baik dan didesiminasikan kepada stake holder lainnya.

4.6. Kompetensi

PT. Kayu Lapis Indonesia memastikan penempatan sumber daya manusia sesuai dengan
kemampuannya ditinjau dari kesesuaian pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan
pengalaman. Tindakan yang diambil adalah :

a) Menentukan kompetensi bagi pelaksana pekerjaan yang dapat berpengaruh

terhadap sistem manajemen mutu,
b) Memastikan kompetensi pekerja sesuai dengan pendidikan, pelatihan dan
pengalaman yang sesuai,
c) Menyediakan pelatihan atau langkah lainnya,
d) Melakukan evaluasi terhadap efektivitas dari tindakan yang dilakukan,
e) Memastikan bahwa semua personel memahami keterkaitan dan pentingnya
kegiatan mereka serta bagaimana kontribusinya terhadap sasaran mutu,
f) Memelihara catatan pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman SDM.
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 12 DARI 20

4.7. Kepedulian

Untuk memastikan kesesuaian terhadap persyaratan pelanggan, PT. Kayu Lapis Indonesia
secara aktif mensosialisasikan program peningkatan penjaminan mutu produk kepada
seluruh karyawan baik melalui sosialisasi yang diadakan secara berkala ataupun sosialisasi
langsung dari pimpinan setempat. Hal ini untuk memastikan bahwa seluruh karyawan
memahami dan peduli terhadap :

a) Kebijakan mutu,
b) Sasaran mutu yang relevan,
c) Kontribusi mereka terhadap efektivas sistem manajemen mutu, termasuk manfaat
dari peningkatan kinerja, dan
d) Implikasi dari ketidaksesuaian dengan persyaratan sistem manajemen mutu.

4.8. Komunikasi

PT. Kayu Lapis Indonesia telah menetapkan dan menerapkan mekanisme komunikasi
internal maupun eksternal. Komunikasi internal dilakukan sesuai kebutuhan dan jika
diperlukan diadakan pertemuan internal.

Sedangkan mekanisme komunikasi eksternal yang terkait dengan informasi layanan,

komunikasi ini mencakup dari mulai penangganan calon pengguna layanan, hingga umpan
balik dari pelanggan dan menerima klaim dari pelanggan ditetapkan dalam prosedur.

4.9. Informasi Terdokumentasi

PT. Kayu Lapis Indonesia telah menetapkan informasi terdokumentasi yang diperlukan
sebagai keefektifan pelaksanaan sistem manajemen mutu.

Informasi terdokumentasi mencakup keseluruhan proses secara terpadu mulai dari

perencanaan, operasional dan pengontrolan proses, hingga implementasi serta continual
improvement.

4.10. Pengendalian Informasi Terdokumentasi

Pengendalian informasi terdokumentasi dimaksudkan agar dokumen sistem mutu yang

dipergunakan adalah dokumen yang sah dan sesuai.

Mekanisme pengendalian informasi terdokumentasi ditetapkan dalam suatu prosedur yang

meliputi persyaratan dari penerbitan, identifikasi, format dokumen, peninjauan dan
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 13 DARI 20

persetujuan, pemberlakuan sampai dengan pengendalian arsip mencakup ketersediaan dan

perlindungan dokumen.

Pengendalian informasi terdokumentasi internal (termasuk catatan mutu) dilaksanakan oleh

masing-masing penanggungjawab dokumen.

Sedangkan Pedoman Mutu, Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu dikendalikan oleh Pimpinan
Puncak (GM Plant).

5.0. PELAKSANAAN
5.1. Perencanaan dan Pengendalian

Perencanaan realisasi produk dilaksanakan dengan melibatkan semua aktivitas kerja yang
mempengaruhi mutu mulai dari penangganan order, proses produksi, hingga penyerahan
produk ke pelanggan yang tertuang dalam sistem mutu dan proses-proses yang dapat
digambarkan seperti diagram alir berikut ini :

Penanganan Order Pemenuhan

Kebutuhan
Ketersedian stok
Tidak
Perencanaan Produksi
Produksi

Ya

Pengendalian Alat Inspeksi Produk Pengendalian

Ukur & Uji Penyimpanan

Pengiriman Produk

Dalam perencanaan dan pengendalian realisasi produk dan untuk memenuhi persyaratan
yang diinginkan oleh pelanggan, akan dilakukan hal-hal sebagai berikut :

a) Menetapkan sasaran mutu dan menyiapkan rencana mutu yang sesuai,

 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 14 DARI 20

b) Identifikasi dan penentuan metode pengendalian, proses, peralatan dan sumberdaya

yang diperlukan untuk mencapai sasaran mutu yang ditetapkan,
c) Penetapan standar keberterimaan bagi persyaratan produk,
d) Penetapan metode verifikasi dan inspeksi yang sesuai bagi seluruh tahapan proses
untuk menentukan status keberterimaannya,
e) Menentukan, memelihara dan menyimpan informasi terdokumentasi yang
diperlukan.

5.2. Persyaratan Produk

PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan, menentukan, meninjau serta menganalisa data yang
sesuai untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan sistem manajemen mutu serta
untuk mengevaluasi dimana perbaikan yang berkelanjuta dari keefektifan sistem
manajemen mutu dapat dibuat.

Data persyaratan produk mencakup informasi yang berkaitan dengan :

a) Komunikasi pelanggan,
b) Penentuan persyaratan produk,
c) Tinjauan persyaratan produk,
d) Perubahan persyaratan produk.

Mekanisme persyaratan produk ditetapkan dalam suatu prosedur mencakup semua

persyaratan diatas.

5.3. Desain dan Pengembangan

PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan, menerapkan dan memelihara proses desain dan
pengembangan produk yang sesuai untuk memastikan penyediaan produk.

Mekanisme persyaratan desain dan pengembangan produk ditetapkan dalam suatu

prosedur yang meliputi persyaratan perencanaan, masukan, pengendalian, keluaran,
perubahan dan pengendalian desain dan pengembangan.

5.4. Pengendalian Proses, Produk yang Disediakan Pemasok

Dalam rangka memenuhi kebutuhan, proses pembelian dilakukan dengan mengikuti

mekanisme yang ditetapkan dalam suatu prosedur terdokumentasi untuk menjamin bahwa
produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian yang telah ditetapkan.
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 15 DARI 20

Perusahaan memilih, menetapkan dan mengevaluasi pemasok untuk menjamin bahwa

pembelian produk yang berpengaruh langsung terhadap mutu hasil produksi sesuai dengan
persyaratan produk yang telah ditetapkan.

Guna menjamin produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan perundangan yang terkait
dengan produk akhir yang telah ditetapkan dilakukan verifikasi atas produk yang dibeli.
Verifikasi produk dapat dilakukan di lokasi perusahaan dan/atau di tempat pemasok.

6.0. PROSES PRODUKSI

6.1. Pengendalian Penyediaan Produksi

Untuk menjamin terkendalinnya penyediaan proses produksi, selama proses produksi

dilakukan, semua tahap yang akan mempengaruhi spesifikasi produk dikendalikan dengan
mekanisme, instruksi kerja dan menyimpan informasi terdokumentasi yang meliputi
karakteristik produk hingga hasil yang dicapai.

Selama berlangsungnya proses produksi dilakukan kegiatan pemantauan dan pengukuran

untuk memverifikasi kriteria pengendalian proses dan keluaran proses melalui kegiatan
inspeksi sesuai prosedur yang ditetapkan.

6.2. Identifikasi dan Kemamputelusuran

Sepanjang diperlukan dalam proses produksi, identifikasi dan status produknya ditetapkan
dan dilakukan sesuai dengan persyaratan identifikasi dari masing-masing tahapan
prosesnya. Kegiatan tersebut dilakukan sepanjang realisasi produk meliputi identifikasi
produk yang sesuai mulai dari penerimaan bahan baku dan bahan bantu, produk selama
proses produksi, sampai dengan produk akhir.

6.3. Pengamanan Produk

Untuk mempertahankan kesesuaian produk selama dalam proses sampai dengan

penyerahan ketujuan, dilakukan pengamanan yang meliputi identifikasi, pengemasan,
penanganan, pengelolaan penyimpanan yang sesuai dan transmisi atau transportasi.

6.4. Pengendalian Pasca Pengiriman

Untuk memenuhi persyaratan kegiatan pasca pengiriman produk, dilakukan kegiatan

kroscek terhadap :
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 16 DARI 20

a) Persyaratan peraturan perundang-undangan,

b) Konsekuensi potensial yang tidak diinginkan terkait dengan produk,
c) Sifat, penggunaan dan masa pakai yang dimaksudkan dari produk,
d) Persyaratan pelanggan,
e) Umpan balik pelanggan.

6.5. Pengendalian Perubahan Persyaratan Produk

Jika ada permintaan perubahan yang terkait dengan produk yang dihasilkan, dilakukan
peninjauan dan pengendalian perubahan penyediaan produksi untuk memastikan
kesesuaian berlanjut dengan persyaratan.

Dilakukan penyimpanan informasi terdokumentasi yang menjelaskan hasil tinjauan

perubahan, otoritas orang yang meminta perubahan dan tindakan untuk menindaklanjuti
tinjauan.

6.6. Pelepasan Produk

Manajemen melakukan kegiatan pengaturan terencana pada tahapan yang sesuai untuk
memverifikasi bahwa persyaratan produk telah terpenuhi.

Pada kondisi tertentu, pelepasan produk dapat dilakukan atas persetujuan penanggung
jawab fungsi meskipun tidak melewati kegiatan verifikasi persyaratan produk.

Penyimpanan informasi terdokumentasi atas pelepasan produk harus dilakukan dengan

mencakup bukti kesesuaian dengan kriteria keberterimaan dan ketertelusuran pada orang
yang melepas.

6.7. Pengendalian Produk Tidak Sesuai

PT. Kayu Lapis Indonesia menjamin bahwa produk yang tidak sesuai dengan persyaratan
diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau penyerahan yang tidak
disengaja.

Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang terkait dengan produk tidaksesuai
ditetapkan dalam sebuah prosedur terdokumentasi.

Bila produk tidak sesuai ditemukan setelah penyerahan atau pemakaian, PT. kayu Lapis
Indonesia melakukan tindakan yang sesuai terhadap akibat, atau akibat potensial dari
ketidaksesuaian itu.
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 17 DARI 20

7.0. EVALUASI KINERJA

7.1. Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Evaluasi

PT. Kayu Lapis Indonesia menetapkan mekanisme pemantauan dan pengukuran terhadap
proses-proses produksi dan produk yang dihasilkan. Pemantauan dan pengukuran
mencakup aktivitas pengambilan dari proses, analisa terhadap hasil data yang didapat,
hingga tindakan perbaikan yang diperlukan.

Pemantauan dan pengukuran dilakukan untuk memastikan semua aktivitas yang

dilaksanakan telah menunjukan :

a) Kesesuaian terhadap persyaratan produk,

b) Kesesuaian dengan sistem manajemen mutu yang diterapkan,
c) Kinerja sistem yang secara terus-menerus menunjukan perbaikan secara
berkelanjutan.

7.2. Kepuasan Pelanggan

PT. Kayu lapis Indonesia memantau informasi berkaitan dengan persepsi pelanggan apakah
organisasi telah memenuhi persyaratan pelanggan. Metode untuk memperoleh dan
memakai informasi ini ditetapkan.

7.3. Evaluasi dan Analisa

Untuk menunjukkan kesesuaian, efektifitas dan mengevaluasi peluang peningkatan dan

perbaikan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan, manajemen menetapkan,
mengumpulkan dan menganalisa data yang berhubungan dengan :

1. Kepuasan pelanggan.
2. Kesesuaian terhadap persyaratan produk.
3. Karakteristik dan kecenderungan diterimanya produk.
4. Hasil evaluasi terhadap pemasok.

Data tersebut merupakan data hasil aktivitas pemantauan dan pengukuran serta sumber
lain yang relevan, termasuk analisa dari evaluasi secara periodik untuk tujuan tindakan
perbaikan dan pencegahan, serta perbaikan berkelanjutan.
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 18 DARI 20

7.4. Audit Internal

PT. Kayu Lapis Indonesia menyelenggarakan audit internal pada selang waktu terencana
untuk menentukan apakah sistem manajemen mutu :

a) Memenuhi pengaturan yang direncanakan, persyaratan Standar Internasional ISO

9001:2015 dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh
perusahaan, dan
b) Diterapkan dan dipelihara.

Pemilihan auditor dan penyelenggaraan audit memastikan obyektivitas dan ketidak

berpihakan dari proses audit.

Tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan penyelenggaraan audit, dan
pelaporan hasilnya serta pemeliharaan rekaman ditetapkan dalam prosedur
terdokumentasi.

Penanggung jawab manajemen untuk bidang yang diaudit harus memastikan bahwa
tindakan yang diambil untuk menghilangkan temuan ketidaksesuaian dan penyebabnya
tidak ditunda.

7.5. Tinjauan Manajemen

Manajemen PT. Kayu Lapis Indonesia akan meninjau sistem manajemen mutu yang
ditetapkan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun, untuk memastikan kesesuaian,
kecukupan dan keefektifan dalam penerapannya.

Tinjauan yang dilakukan termasuk terhadap kebijakan mutu dan sasaran mutu yang
ditetapkan dan mencakup penilaian terhadap perlunya perbaikan dan perubahan sistem
manajemen mutu.

Dalam melakukan penilaian tersebut, materi tinjauan manajemen mencakup informasi

tentang :

a) Status tinjauan manajemen sebelumnya,

b) Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan pada sistem manajemen mutu,
c) Informasi kinerja dan keefektifan dari sistem manajemen mutu yang meliputi :
1) Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak terkait yang relevan,
2) Pencapaian Sasaran Mutu,
3) Kinerja proses dan kesesuaian produk,
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 19 DARI 20

4) Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan,

5) Pemantauan dan pengukuran hasil,
6) Hasil Audit,
7) Kinerja penyedia eksternal,
d) Kecukupan sumber daya,
e) Keefektifan tindakan yang diambil untuk mengelola risiko dan peluang,
f) Peluang peningkatan.

Sedangkan hasil dari tinjauan manajemen meliputi keputusan dan tindakan yang terkait
dengan :

a) Peningkatan peluang,
b) Keperluan perubahan apapun terhadap sistem manajemen mutu,
c) Kebutuhan sumber daya.

8.0. PERBAIKAN

PT. Kayu Lapis Indonesia secara terus-menerus memperbaiki efektivitas sistem manajemen
mutu ini melalui evaluasi terhadap :

1) Kebijakan mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan,

2) Hasil Audit (internal maupun eksternal),
3) Hasil pemantauan dan pengukuran serta analisa data,
4) Tindakan koreksi dan pencegahan yang telah dilakukan,
5) Aktivitas tinjauan manajemen dan rekomendasi yang telah ditetapkan.

8.1. Tindakan Koreksi

PT. Kayu Lapis Indonesia melakukan tindakan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian untuk mencegahnya terulang. Tindakan koreksi yang diambil sesuai dengan
akibat ketidakseaian yang dihadapi.

Sebuah prosedur terdokumentasi ditetapkan untuk menetapkan persyaratan bagi :

a) Tindakan terhadap ketidaksesuaian meliputi :

1) Tindakan untuk mengendalikan dan memperbaiki,
2) Konsekuensi dalam pelaksanaan tindakan perbaikan,
b) Evaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian,
meliputi :
 PT. KAYU LAPIS INDONESIA
INDUSTRI PERKAYUAN TERPADU

PEDOMAN MUTU
KLI/QM/00 TERBIT TANGGAL : HALAMAN 20 DARI 20

1) Meninjau dan menganalisa ketidaksesuaian,

2) Menentukan penyebab ketidaksesuaian,
3) Menentukan kesamaan ketidaksesuaian yang ada atau potensi terjadi
kembali,
c) Menerapkan tindakan yang diperlukan,
d) Meninjau keefektifan tindakan koreksi yang diambil,
e) Meninjau dan memperbarui risiko dan peluang yang ditetapkan saat perencanaan,
f) Melakukan perubahan pada sistem manajemen mutu yang ada.

8.2. Perbaikan Berkelanjutan

PT. Kayu Lapis Indonesia melakukan perbaikan dan peningkatan kesesuaian, kecukupan dan
keefektifan sistem manajemen mutu secara berkelanjutan, dengan mempertimbangkan
hasil dari analisa dan evaluasi, serta hasil dari tinjauan manajemen untuk menentukan
keperluan yang harus ditangani sebagai bagian dari perbaikan berkelanjutan.