DAFTAR ISI

PENDAHULUAN ........................................................................................................... 2
Pengurus Inti................................................................................................................. 10
Project Officer .................................................................................................................................. 11
Sekretaris Umum ............................................................................................................................ 31
Controller ......................................................................................................................................... 37
Treasurer .......................................................................................................................................... 47
Kepala Bidang 1 .............................................................................................................................. 55
Kepala Bidang 2 .............................................................................................................................. 69
Kepala Bidang 3 .............................................................................................................................. 76
BIDANG 1 ..................................................................................................................... 85
Divisi Acara Fisik ............................................................................................................................ 86
Divisi Acara Non Fisik .................................................................................................................. 106
Divisi Sumber Daya Manusia ...................................................................................................... 128
Divisi Mentor ................................................................................................................................. 146
BIDANG 2 ................................................................................................................... 167
Divisi Transportasi........................................................................................................................ 167
Divisi Perlengkapan ...................................................................................................................... 172
Divisi Konsumsi............................................................................................................................. 178
BIDANG 3...................................................................................................................................... 190
Divisi Humas, Publikasi dan Dokumentasi................................................................................. 191
Divisi Medis ................................................................................................................................... 197
Divisi Field Officer ........................................................................................................................ 215
ALIANSI TANPA BIDANG ....................................................................................... 224
Divisi Keuangan ............................................................................................................................ 225

1
 PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Sebagai kaum intelektual, mahasiswa mempunyai tiga pilar dasar pola pikir serta
tanggung jawab yang dikenal sebagai Tri Dharma perguruan tinggi. Sebagai dasar pola pikir,
mahasiswa perlu melihat bahwa dalam bertindak dan berperilaku harus sesuai dengan nilai
yang tertanam dalam Tri Dharma perguruan tinggi. Mahasiswa juga harus sadar bahwa nilai
yang tertanam di dalam Tri Dharma perguruan tinggi merupakan tanggung jawab yang harus
dilaksanakan oleh mahasiswa itu sendiri.

Sebagai mahasiswa, kita memiliki peran penting dalam pembangunan bangsa dengan
berpedoman pada Tri Dharma perguruan tinggi. Dengan fungsi pembelajaran, kita harus
menanamkan ke dalam diri masing-masing untuk terus belajar agar pola pikir bisa berkembang.
Dengan fungsi penelitian dan pengembangan, keberlanjutan dari fungsi pembelajaran dapat
dicapai. Kita dapat melakukan penelitian dan pengembangan pada fenomena yang terjadi di
masyarakat, kemudian merumuskan suatu solusi dengan ilmu yang telah kita pelajari sebagai
dasar perumusan. Pada akhirnya, apa yang kita telah pelajari, teliti, dan kembangkan dapat
diimplementasikan untuk membantu pembangunan bangsa, yang di dalam Tri Dharma
perguruan tinggi merupakan fungsi pengabdian masyarakat.

Melalui kegiatan di Social Act ini, diharapkan mahasiswa baru dapat menerapkan
fungsi pembelajaran dengan membagi ilmu pengetahuan yang telah mereka peroleh kepada
masyarakat dan mahasiswa baru dapat beroleh pembelajaran dari masyarakat mengenai
berbagai pengalaman hidup. Proses pembelajaran melalui suatu interaksi ini diharapkan
mampu memberi pengertian mengenai dinamika masyarakat dan menimbulkan rasa empati
terhadap kondisi masyarakat Indonesia.

Social Act diharapkan mampu menjadi langkah awal mahasiswa baru untuk
menerapkan nilai pengabdian masyarakat, yakni dengan berinteraksi dan melakukan banyak
hal yang dapat membantu masyarakat. Ketika penanaman nilai kepada mahasiswa sudah
berhasil dan bisa berkembang, barulah setiap mahasiswa akan mampu melaksanakan tanggung
jawab mereka sebagai kaum intelektual, yaitu membangun bangsa Indonesia.

2
NAMA KEGIATAN

Social Act FEB UI 2015

TEMA KEGIATAN

Satu Rasa Satu Langkah Membangun Bangsa

TAGLINE KEGIATAN

Bersama Melangkah Membangun Bangsa

FILOSOFI TEMA

Melanjutkan hal yang sudah dilakukan pada tahun 2014, pada tahun 2015 ini Social
Act juga melakukan pemisahan tema dengan tagline. Karena pada dasarnya tema digunakan
untuk merangkum visi yang dibawa oleh Social Act, sementara tagline merupakan
penyemangat sekaligus pengingat kepada seluruh panitia akan tujuan dari Social Act ini. Tema
Satu Rasa Satu Langkah Membangun Bangsa sendiri berfokus pada satu, satu rasa yang berarti
ingin memunculkan empati demi terciptanya kepedulian terhadap sesama. Rasa empati tersebut
bisa dimunculkan melalui interaksi dalam bermasyarakat yang dimulai melalui satu langkah
bersama yakni Social Act 2015.

Setiap mahasiswa baru yang diterima di FEB UI pasti mempunyai euforia yang besar
karena telah diterima di Fakultas Ekonomi dan Bisnis terbaik di Indonesia, sehingga terkadang
mereka lupa dengan tugas mahasiswa yang tertera dalam Tridharma perguruan tinggi,
pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat. Social Act ada untuk mengingatkan
kembali nilai-nilai tersebut, terutama pengabdian masyarakat. Walaupun tidak semua
mahasiswa baru nantinya setelah lulus kuliah akan melangkah melalui pengabdian masyarakat,
tetapi diharapkan mereka akan sadar bahwa mereka memiliki tugas lebih karena mereka sudah
diterima di Fakultas Ekonomi yang terbaik di universitas yang menyandang nama negara,
yakni untuk membangun bangsa dan negara Indonesia. Disinilah kata Membangun Bangsa
tersebut diimplementasikan pada kegiatan Social Act.

3
TUJUAN KEGIATAN

1. Mengimplementasikan nilai ketiga Tri Dharma Perguruan Tinggi

2. Menginternalisasikan nilai-nilai sosial kepada mahasiswa baru FEUI

3. Memberikan sumbangsih sosial kepada masyarakat tempat intervensi

4. Mendukung program penyambutan mahasiswa baru yang komprehensif dalam pembentukan

karakter mahasiswa

VISI DAN MISI KEGIATAN

Visi:
Terwujudnya Mahasiswa FEB UI yang Memiliki Pemahaman Menyeluruh tentang
Kehidupan Sosial Masyarakat Indonesia
Misi:
Menumbuhkan pemahaman terhadap nilai-nilai kemasyarakatan secara teori dan
praktik kepada Mahasiswa Baru FEB UI 2015

Menyediakan ruang interaksi diskusi antara mahasiswa dengan masyarakat

Memberikan kesan sosial yang baik kepada masyarakat terhadap peran mahasiswa
dalam kehidupan berbangsa

Nilai-Nilai Dasar

Nilai-nilai yang akan ditanamkan kepada panitia :

1. Sincerity
Apa yang telah kita berikan ke Social Act ini tidak akan ada timbal balik secara
langsung yang bisa kita dapatkan. Untuk itulah setiap panitia Social Act harus
berpedoman bahwa mereka harus tulus dalam mengemban dan menyelesaikan
tanggung jawab mereka di Social Act 2015 ini.
2. Togetherness

4
 Seperti yang kita ketahui bersama bahwa kepanitiaan Social Act ini sangatlah berat.
Untuk itu, antar panitia harus menumbuhkan rasa kebersamaan di hati mereka masing-
masing. Dengan adanya rasa kebersamaan yang erat, segala beban yang berat yang ada
di Social Act ini akan terasa lebih ringan karena semua ditanggung secara bersama.
3. Enthusiasm
Antusiasme terhadap sesuatu menunujukkan bahwa seseorang bersemangat dan
mempunyai minat yang besar dalam hal tersebut. Rasa antusias harus dimiliki oleh
setiap panitia Social Act. Adanya rasa semangat membuat panitia selalu berusaha
memberikan effort yang maksimal terhadap tugas dan kewajiban yang diembannya.
Sedangkan adanya rasa minat yang besar akan membuat panitia tersebut untuk mencari
detail yang lebih jauh tentang Social Act dan berusaha membuat kebijakan dan inovasi
baru untuk meningkatkan kinerjanya bersama dengan teman-temannya.
4. Professionalism
Tanggung jawab panitia Social Act tidak hanya kepada mahasiswa baru saja, tetapi juga
kepada sesama panitia, masyarakat FEB UI, dan tentunya orangtua para mahasiswa
baru. Oleh karena itu, setiap panitia Social Act FEB UI 2015 dituntut untuk menjadi
seorang yang profesional, sehingga mampu untuk bersikap sesuai pada waktu dan
tempat serta mampu untuk mengambil tindakan yang tepat dan efisien.

Nilai-nilai yang diitanamkan kepada mahasiswa baru :

1. Social Interaction
Rangkaian kegiatan Social Act berusaha memunculkan interaksi antara mahasiswa baru
dengan masyarakat setempat. Dengan adanya interaksi sosial ini, diharapkan pada
akhirnya mahasiswa baru dapat berinteraksi dengan masyarakat dimana mereka nanti
tinggal.
2. Empathy
Rasa empati yang dimiliki oleh setiap mahasiwa baru tidaklah sama. Sebagai rasa yang
menempatkan diri kita ke dalam kondisi atau pemikiran orang lain, rasa empati haruslah
tumbuh untuk membuat setiap diri mahasiswa baru mempunyai rasa peduli terhadap
orang lain. Melalui kegiatan yang dilakukan di Social Act 2015 ini diharapkan rasa
empati tersebut akan tumbuh di dalam diri mahasiswa baru dengan cara melihat dan
berinteraksi dengan masyarakat lain yang memiliki kondisi berbeda dengan mereka.

5
3. Togetherness
Social Act merupakan salah satu rangkaian dari POMB FEB UI dimana salah satu
tujuannya adalah menanamkan nilai kebersamaan sehingga dalam melaksanakan
kegiatan Social Act mengutamakan kebersamaan antara mahasiswa baru dengan
mahasiswa baru lainnya, baik dalam satu kelompok maupun dengan kelompok lainnya.
4. Happiness
Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh mahasiwa baru nantinya akan terasa berat
apabila mereka melaksanakannya dalam keadaan terpaksa. Untuk itu lah dalam
mengikuti kegiatan Social Act ini mahasiswa baru harus mempunyai perasaan senang
supaya kegiatan-kegiatan yang berat terasa lebih ringan. Selain itu, dalam proses
pemulihan stamina setelah melakukan kegiatan akan lebih cepat ketika mereka
menikmati kegiatan tersebut. Pada akhirnya kami juga ingin menanamkan pada diri
mahasiswa baru bahwa kegiatan sosial itu bisa dibuat menyenangkan dan tidak
membosankan untuk mereka ikuti.

6
SUSUNAN KEPANITIAAN

Pelindung : Tuhan Yang Maha Esa

Penasehat : Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis UI

Penanggung Jawab : Badan Perwakilan Mahasiswa Fakultas Ekonomi dan

Bisnis Universitas Indonesia

Project Officer : Ani Utami (EIE 2012)

Sekretaris Umum : Rafiina Andi (EAK 2012)

Controller : Rizki Ruli Aditama (EAK 2012)

Treasurer : Heidy Safira (EAK 2012)

Kepala Bidang 1 : Putri Lulanti (EAK 2012)

Kepala Bidang 2 : Wasridewi Tambunan (EMA 2012)

Kepala Bidang 3 : Farhan Indra Permana (EAK 2012)

Koordinator Acara Fisik : Gumanti Oloan Simbolon (EAK 2013)

Wakil Koordinator Acara Fisik : Bahri Rizki (EBI 2013)

Koordinator Acara Non Fisik : Andini Eka Fithriyani (EMA 2013)

Wakil Koordinator Acara Non Fisik : Tari Ustami (EMA 2013)

Koordinator Sumber Daya Manusia : Kamaruddin (EAK 2013)

Wakil Koordinator Sumber Daya Manusia : Shalihah Fatinah (EAK 2013)

7
Koordinator Mentor : Amalia Wardhani (EIE 2013)

Wakil Koordinator Mentor 1 : Eko Wicaksono (EAK 2013)

Wakil Koordinator Mentor 2 : Gilang Aditya (EAK 2013)

Wakil Koordinator Mentor 3 : Sarah Aninidha (EMA 2013)

Wakil Koordinator Mentor 4 : Siti Salmahtunnisa (EIE 2013)

Koordinator Transportasi : Harits Pratama (EAK 2012)

Wakil Koordinator Transportasi : Gamal Bachri (EMA 2012)

Koordinator Perlengkapan : Mario Marojahan (EAK 2013)

Wakil Koordinator Perlengkapan : Gabriel Edson (EAK 2013)

Koordinator Konsumsi : Tasya Aldiary Dayana (EBI 2013)

Wakil Koordinator Konsumsi : Ismi (EIEI 2013)

Koordinator HPD : Djarot Dimas (EAK 2013)

Wakil Koordinator HPD 1 : Hilman Hadianto (EMA 2012)

Wakil Koordinator HPD 2 : Alia Rachma Ningtias (EMA 2014)

Koordinator Medis : Yusuf Darmawan (EAK 2013)

8
Wakil Koordinator Medis : Santi Sri Wahyuni (EMA 2013)

Koordinator Field Officer : M. Rizky Vidia P (EAK 2012)

Wakil Koordinator Field Officer 1 : Raihan Mahendra (EBI 2013)

Wakil Koordinator Field Officer 2 : Lendy Aulina (EMA 2013)

Koordinator Keuangan : Inggrita Emanuelin (EAK 2013)

Wakil Koordinator Keuangan : Nina Feraliasari Puspita (EAK 2013)

9
Laporan Pertanggungjawaban

Pengurus Inti

10
 Project Officer

Pendahuluan

You can do what I can not do. I can do what you can not do. Together we can do great
things.- Mother Theresa

Menjadi seorang Project Officer Social Act Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas
Indonesia (FEB UI) 2015 bukanlah suatu tanggung jawab yang mudah. Memimpin sebuah
acara yang bertempat di sebuah desa yang bukan menjadi kandang kita, membawa dan
memastikan keselamatan 640 peserta dan 240an panitia, menjaga hubungan baik dengan
penduduk desa setempat, dan membuat acara yang memastikan mahasiswa baru FEB UI 2015
mendapatkan pelajaran dan pemahaman baru selama Social Act memiliki tantangan dan
permasalahannya sendiri. Dengan rasa sayang dan komitmen yang tinggi, serta bantuan dari
enam orang (ditambah satu) manusia super lainnya yang tergabung dalam Pengurus Inti (PI),
27 Badan Pengurus Harian (BPH), dan 210 staf, acara Social Act tahun ini dapat berjalan baik,
lancar, dan pada akhirnya mampu memberikan kebahagiaan dan keseruan sendiri baik bagi diri
sendiri, panitia lainnya, dan mahasiswa baru peserta Social Act FEB UI 2015.

Terima kasih yang sebesar-besarnya saya ucapkan kepada seluruh pihak yang sudah membantu
untuk mewujudkan Social Act FEB UI 20015 menjadi sebuah acara yang lebih baik dari tahun-
tahun sebelumnya. Terima kasih yang amat tulus dan sebesar-besarnya kepada enam orang
Pengurus Inti, Fiina, Heidy, Rizki, Lula, Wasri, dan Farhan, yang telah menjadi orang-orang
kepercayaan dan penopang utama saya selama Socact ini berlangsung. Terima kasih juga
kepada Fajri dan BPM yang telah membantu Socact 2015 ini menghadapi dan membantu
mencarikan solusi untuk permasalahan yang unik pada tahun ini. Terima kasih yang setinggi-
tingginya kepada 27 orang Badan Pengurus Harian, Gumanti, Bahri, Andini, Tari, Udin, Fatin,
Amal, Eko, Gilang, Nisa, Nindha, Tasya, Ismi, Om Djin (Harits), Gamal, Mario, Edson, Djarot,
Hilman, Aya, Ucup, Santi, Iky, Raihan, Lendy, Inggrit, dan Nina, karena tanpa kalian acara ini
tidak akan pernah terlaksana dengan baik. Terima kasih yang sebesar-besarnya untuk seluruh
staf Divisi Acara Fisik, Acara Non Fisik, Sumber Daya Manusia (SDM), Mentor, Konsumsi,
Transportasi, Perlengkapan, Humas, Publikasi, dan Dokumentasi (HPD), Medis, Field Officer
(FO), dan Keuangan karena kalianlah Social Act bisa terlaksana sesukses kemarin. Terima
kasih juga saya ucapkan kepada seluruh pihak Desa Darawolong, mulai dari pihak aparatur

11
desa, karang taruna, dan warga setempat yang telah memberikan izin kepada kami, mahasiswa
FEB UI, baik panitia ataupun peserta, untuk melangsungkan acara di Darawolong dan tempat
untuk belajar mengenal lebih dalam kondisi sosial masyarakat Indonesia.

Job Description
1. Menyusun konsep kegiatan
2. Menyusun proposal dan laporan pertanggungjawaban kegiatan
3. Menjamin koordinasi seluruh panitia
4. Menjalin koordinasi antar-staff, serta antara staff dan pengurus inti (Sekretaris, Treasurer,
Controller, dan Kepala Bidang) dalam kepanitiaan
5. Mengendalikan dan mengawasi pekerjaan seluruh panitia yang berkaitan dengan kegiatan
6. Bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan
7. Merumuskan kebijakan strategis kepanitiaan bersama-sama dengan pihak yang
berkepentingan, baik internal maupun eksternal
8. Mengambil keputusan yang berpengaruh terhadap kegiatan
9. Mewakili panitia dalam memenuhi kewajiban birokrasi dan perjanjian dengan berbagai
pihak yang berkepentingan
10. Melakukan kontrol dan pantauan kinerja semua divisi secara keseluruhan
11. Memberikan feedback kepada setiap bidang secara rutin terhadap keefektifan dan
keefisienan proses kerja
12. Bertanggungjawab atas setiap pengambilan keputusan yang melibatkan kepentingan antar-
divisi dan antar-bidang
13. Menghadiri setiap hearing yang diadakan oleh BPM FEB UI
14. Melakukan supervisi kepada seluruh divisi
15. Mengadakan pleno dan menjalin komunikasi kepada semua panitia yang membutuhkan
informasi atas perkembangan kepanitiaan
16. Memberikan motivasi kepada semua panitia dalam menjalankan tugas
17. Menjalin komunikasi yang baik mengenai kebutuhan setiap divisi kepada divisi lainnya
untuk menghindari benturan kepentingan antar-divisi

Masa Persiapan dan Pelaksanaan Social Act FEB UI 2015

12
Perjalanan Membentuk Tim dan Menjadi Project Officer

Perjalanan saya menjadi seorang Project Officer (PO) Social Act ini diawali dari menjadi
seorang Vice Project Officer (VPO) Social Act 2015. Ya, saya bukanlah seorang Project
Officer sejak tim Socact ini terbentuk. Pada awalnya saya diajak oleh seseorang-yang-lebih-
baik-tidak-disebut sebagai VPO pada tanggal 3 Oktober 2014. Pada saat itu saya tidak
langsung mengiyakan atau menolak ajakan tersebut. Tiga hari kemudian, tepatnya pada tanggal
6 Oktober 2015, saya setuju untuk mendampingi seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut
sebagai (calon) VPOnya dalam tim Socact ini.

Setelah saya menyetujui ajakan tersebut, saya dan seseorang-yang-lebih-baik-tidak-

disebut tersebut mulai mengajak beberapa BPH Social Act 2014 untuk menempati posisi PI
lainnya. Pada saat itu kami merasa perlu bergerak dengan cepat karena adanya isu akan
terbentuk dua tim untuk Socact tahun ini. Orang pertama yang saya ajak untuk bergabung
adalah Wasridewi, Wakil Koordinator Konsumsi Social Act 2014. Saya mengajak Wasri untuk
menjadi (calon) Kepala Bidang (Kabid) Dua di tim ini pada tanggal 14 Oktober 2014. Pada 19
Oktober 2014 Wasri pun setuju untuk menjadi Kabid Dua.

Orang kedua yang saya ajak berikutnya adalah Rafiina Andi, Koordinator Konsumsi Social
Act 2014. Setelah acara pembubaran Socact 2014 pada tanggal 11 November 2014, saya
mengajak Fiina untuk menjadi (calon) Sekretaris Umum. Setelah menunggu selama satu
minggu, tepatnya pada tanggal 17 November 2014, Fiina pun setuju untuk menjadi Sekum.
Dengan bergabungnya Fiina menjadi (calon) sekum, proses pencarian untuk menempati posisi
PI dan BPH lainnya pun berhenti hingga awal tahun 2015.

Selama bulan November hingga Februari, (calon) PO, seseorang-yang-lebih-baik-tidak-

disebut, tidak melakukan tindakan berarti yang berhubungan dengan Socact. Pada waktu,
pembicaraan hanya berputar di siapa calon pengisi posisi PI dan BPH lainnya. Itupun hanya
berupa personal chat antara (calon) PO dan saya. Ketika ditanya mengenai hal-hal seperti visi
misi, nilai, dan tema, seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut tidak menjawab. Hal
tersebut diperparah seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut tersebut juga tidak bisa
dihubungi sama sekali pada waktu liburan semester ganjil (antara bulan Desember hingga
Januari). Ketidakhadiran seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut tersebut sempat

13
membuat khawatir apakah tim ini akan tetap maju atau tidak. Sampai pada akhirnya, mendekati
masuk periode perkuliahan, pembicaraan mengenai calon PI dan BPH lainnya baru dilanjutkan
dan semua dinamikanya terasa begitu cepat.

Sebelum (calon) PI lengkap, beberapa (calon) BPH juga sudah ada yang bergabung. Dimulai
dari Gumanti Oloan S. yang resmi menawarkan diri untuk maju dan bergabung pada tanggal 9
Februari 2015, dilanjutkan dengan Bahri Rizki sebagai pendamping Gumanti sebagai BPH
Acara Fisik yang bergabung pada tanggal 13 Februari. Setelah tidak pernah melibatkan (calon)
PI yang sudah ada, Wasri dan Fiina, akhirnya pada tanggal 17 Februari 2015 kami melakukan
kumpul pertama. Pada tanggal yang sama pula, Fiina mengajak Putri Lulanti, untuk menjadi
(calon) Kabid Satu. Esok harinya, pada tanggal 18 Februari 2015, seseorang-yang-lebih-
baik-tidak-disebut memberitahukan bahwa Farhan Indra Permana, menjadi (calon) Kabid
Tiga. Pada hari yang sama, Andini Eka F. dan Tari Ustami resmi bergabung sebagai (calon)
Koordinator (Koor) dan Wakil Koordinator (Wakoor) Divisi Acara Non Fisik, M. Rizky Vidia
dan Raihan Mahendra juga resmi bergabung sebagai (calon) Koor dan Wakoor Divisi Field
Officer, dan Inggrita Emanuelin dan Nina Felariasari juga resmi menempati posisi (calon) Koor
dan Wakoor Divisi Keuangan. Dua hari setelahnya, yakni pada 20 Februari 2015, Lula resmi
menjadi (calon) Kabid Satu. Keesokan harinya, posisi PI akhirnya menjadi lengkap setelah
Rizki Ruli A. dan Heidy Safira resmi bergabung menjadi (calon) Controller dan Treasurer.

Setelah seluruh posisi (calon) PI lengkap, kami melakukan pertemuan pertama pada tanggal 24
Februari 2015 untuk saling mengenalkan diri dan juga membahas apa yang perlu dilakukan, ke
desa mana Socact tahun 2015 ini, dan juga nama-nama yang akan mengisi posisi (calon) BPH
lainnya. Hingga pada akhirnya kami berdelapan memutuskan untuk survey ke daerah Cijeruk,
Bogor, tempat Social Act pertama dilaksanakan pada tanggal 7 Maret. Pada survey pertama
tersebut, kami hanya mengandalkan data di internet mengenai desa yang ada di Kecamatan
Cijeruk dan juga Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Social Act tahun 2013 yang sudah
mendatangi lebih dari 40 desa di Kabupaten Bogor, kemudian mendatangi desa yang ada di
dalam daftar desa dan belum pernah dikunjungi oleh Socact 2013 satu per satu. Kami memang
menemukan desa yang menurut kami cocok, namun ada masalah lain seperti tidak adanya drop
point yang membuat kami tidak mendapatkan desa tempat tujuan Socact tahun ini.

14
Selama periode tanggal 24 Februari hingga 7 Maret tersebut, beberapa posisi (calon) BPH juga
sudah mulai terisi, seperti Santi Sri Wahyuni yang bergabung menjadi (calon) Wakoor Medis
pada tanggal 1 Maret, lalu Mario M. dan Yusuf Darmawan yang bergabung tanggal 2 Maret
menjadi (calon) Koor Perlengkapan dan Koor Medis, Edson dan Hilman Hadianto yang
bergabung keesokan harinya menjadi (calon) Wakoor Perlengkapan dan Wakoor Humas,
Publikasi, dan Desain (HPD), dilanjutkan dengan Alia Rachma menjadi (calon) Wakoor HPD
pada tanggal 4 Maret, dan Djarot Dimas A.A yang pada awalnya setuju bergabung untuk
menjadi (calon) Koor Transportasi namun justru menjadi Koor HPD pada tanggal 6 Maret
2014.

Setelah tidak mendapatkan desa tujuan Socact, saya dan Lula memutuskan untuk mendatangi
Badan Pusat Statistik Kabupaten Bogor untuk meminta data desa tertinggal di Kabupaten
Bogor. Selain itu, seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut dan Rizki juga mendatangi
Pak Pribadi, sebagai penanggung jawab Social Act, untuk meminta saran tempat Socact
dilangsungkan. Pak Pribadi menyarankan kami unuk mencoba daerah Karawang dan
Purwakarta. Setelah kami mengecek data yang kami dapatkan dari BPS Kabupaten Bogor dan
data desa di Karawang berdasarkan data Potensi Desa tahun 2011, kami memutuskan untuk
mencoba menjelajahi desa-desa yang ada di Kabupaten Karawang. Baru pada tanggal 9 April,
(calon) PI melakukan survey ke desa-desa tertinggal di Kabupaten Karawang. Pada survey 9
April ini, kami menemukan Desa Darawolong, dan merasa bahwa Darawolong merupakan
desa yang tepat untuk tempat pelaksanan Socact. Hamparan sawah yang hijau dan kondisi
rumah yang juga beragam ditambah suasana hujan rintik sehingga membuat udara menjadi
sejuk pada waktu itu, semakin membuat kami ingin menjadikan desa ini menjadi salah satu
calon desa socact berlangsung. Pada hari itu juga kami bertemu dengan beberapa perangkat
Desa Darawolong yang kebetulan sedang berada di Balai Desa. Survei selanjutnya, yakni pada
tanggal 12 April, kami masih mencoba mencari desa lainnya di Kabupaten Karawang yang
berpotensi untuk menjadi desa tujuan Social Act tahun ini. Namun, masalah teknis seperti tidak
adanya lapangan dan drop point, ditambah waktu yang semakin sempit, membuat kami
memutuskan untuk menggunakan Darawolong sebagai desa Social Act dilaksanakan. Selain
itu, berdasarkan data yang kami kumpulkan kemudian, Darawolong merupakan desa dengan
lahan pertanian terluas di Kecamatan Purwasari, semakin membuat kami menetapkan pilihan
di Darawolong karena kami ingin socact tahun ini dilaksanakan di desa pertanian.

15
Selama kami mencari desa yang cocok, proses perekrutan (calon) BPH lainnya juga terus
berlangsung. Kemudian kami juga melakukan pertemuan atau kumpul (calon) PI-BPH pertama
pada tanggal 11 Maret 2015. Setelah kumpul PI-BPH pertama tersebut, empat (calon) PI
pertama (seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut, saya, Wasri, dan Fiina) mengadakan
kumpul untuk membahas masalah nilai dan tema yang akan dibawa, karena pada saat itu calon
PO sangat terlihat belum matang mengenai nilai dan tema yang akan dibawanya sendiri.
Selanjutnya, tanggal 17 Maret, Shalihah Fatinah resmi menjadi (calon) Wakoor Sumber Daya
Manusia (SDM), yang kemudian disusul oleh (calon) Koor SDM, Kamaruddin pada tanggal
25 Maret. Tiga hari setelahnya, giliran (calon) Wakoor FO, Lendy Aulina, yang bergabung.
Dilanjutkan dengan bergabungnya Ismi dan Tasya Aldriani pada 10 dan 11 April sebagai
(calon) Koor dan Wakoor Konsumsi. Selanjutnya, dua orang (calon) Wakoor Mentor, Eko
Wicaksono dan Gilang Aditya, bergabung pada sore hari tanggal 15 April, tepat sebelum rapat
(calon) PI-BPH yang kedua dilaksanakan. Pada rapat kedua tersebut, dipaparkan nilai dan tema
yang akan dibawa oleh seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut,juga penyampaian
kelengkapan berkas untuk bidding, dan agenda sosact lainnya hingga bidding, seperti survei
desa pada tanggal 18 dan 19 April dan simulasi bidding pada tanggal 25 hingga 26 April.
Keesokan harinya, (calon) Koordinator Mentor, Amalia Wardhani, setuju untuk bergabung.
Pada tanggal 17 April, akhirnya Divisi Transportasi memiliki (calon) BPHnya juga, yakni
Gamal Bachri yang setuju untuk menjadi (wakoor) Transportasi. Selanjutnya, Harits Pratama
(sempat dikira) menjadi (calon) BPH terakhir yang melengkapi tim Social Act ini setuju untuk
bergabung pada tanggal 21 April sebagai (calon) Koor Transportasi. Namun, (calon) BPH
terakhir adalah dua (calon) Wakoor Mentor, Siti Salmatunisa dan Sarah Aninidha, yang
bergabung pada tanggal 25 April, menutup pencarian BPH untuk Social Act tim M. Nur
Rokhim.

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, sebelum bidding dilaksanakan, para (calon) BPH
memiliki agenda untuk survei langsung ke desa untuk menentukan jenis acara yang akan
dilaksanakan, pembagian cluster, dan hal-hal lain yang diperlukan untuk mengenal Desa
Darawolong lebih dalam untuk menyusun pre-propsal sebagai bahan dalam bidding nanti.
Selesai proses survei ini dan penyusunan pre-proposal awal, kami melakukan simulasi bidding
(simbid) yang terdiri dari dua tahap, yakni simbid PI dan simbid PI-BPH. Sebelum melakukan
simbid PI, pada tanggal 23 April ini, PI bertemu dengan Frizon dan Irma, PO dan VPO Social

16
Act tahun 2014 untuk konsultasi dan dengar pendapat. Selanjutnya kami melakukan simbid
internal PI. Melalui simbid ini kami, PI, berharap bahwa satu sama lain akan presentasi
kemudian dikritisi oleh PI lainnya. Namun, yang terjadi adalah waktu kami habiskan hanya
untuk mengkritisi kekurangan (calon) PO dalam menjelaskan hal yang tidak pernah to-the-
point. Agenda Socact selanjutnya adalah simbid PI-BPH pada tanggal 25-26 April 2015 di
Villa Al Multazam. Di simulasi bidding ini, masing-masing divisi, dimulai dari (calon) PO,
melakukan presentasi terhadap pre-proposal yang sudah dibuatnya dan akan dikritisi oleh PI
dan BPH lainnya. Dengan adanya simbid ini, diharapkan para BPH akan lebih siap untuk
menghadapi bidding nanti.

Ada hal yang menarik sepanjang perjalanan perekrutan (calon) BPH hingga pengumpulan
berkas bidding ke Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM). Pada tahun 2015 ini, terdapat dua tim
yang mempersiapkan diri untuk menjadi tim yang akan melaksanakan Social Act nantinya.
Banyak rumor miring mengenai Social Act yang terpecah menjadi dua tim ini, namun masing-
masing pihak mampu untuk berkompetisi dengan adil selama masa persiapan bidding tersebut.
Adanya dua tim ini membuat proses perekrutan BPH menjadi semakin sulit karena terjadinya
pembagian sumber daya manusia. Suatu hal yang sungguh disayangkan karena sulit untuk
mencari orang yang ingin bergabung dengan kepanitiaan acara sosial, seperti Social Act ini.
Namun, menjelang tenggat waktu penyerahan berkas ke BPM, terjadi hal yang mengejutkan.
Tim lain yang mempersiapkan diri memutuskan untuk mengundurkan diri. Sehingga, hanya
ada satu tim yang maju dalam bidding Social Act pada tanggal 8 Mei.

Setelah mengumpulkan berkas untuk bidding, Pengurus Inti masih merasa khawatir akan
kesiapan tim untuk bidding nanti, sehingga PI memutuskan untuk melakukan simbid PI yang
kedua kalinya pada tanggal 3 Mei 2015 dengan harapan akan membahas SELURUH
permasalahan inti, seperti visi misi, nilai, tema, serta kemampuan konsep lainnya. Namun, hal
yang sama seperti simbid PI pertama terjadi lagi. Seluruh waktu habis terbuang untuk
membahas masalah nilai dan tema akibat (calon) PO yang tidak bisa menjelaskan dengan baik
dan jelas. Pada akhirnya, (calon) PI tidak dapat melakukan hal apapun lagi untuk memperbaiki
keadaan dikarenakan waktu bidding yang semakin dekat.

Masalah yang dikhawatirkan oleh (calon) PI akhirnya muncul pada saat bidding. Pada saat sesi
dua bidding, muncul isu pertukaran posisi antara (calon) PO dan VPO. Isu tersebut pertama

17
kali dilontarkan oleh Ketua BEM FEB UI 2015, yang sejak awal memang tidak memberikan
dukungan kepada (calon) PO pada saat itu. Permasalahan kemudian berlanjut pada saat seluruh
(calon) Pengurus Inti masuk ke dalam ruangan pada saat sesi konsep. Pada waktu itu, terdapat
permasalahan pada pengertian visi dan misi dimana pada saat itu para bidder merasa tim ini,
terutama (calon) PI, tidak memahami visi dan misi yang dibawa. Hingga pada akhirnya proses
bidding di skors untuk menentukan apakah bidding ini dilanjutkan atau tidak. Setelah para
bidder melakukan pengambilan keputusan, akhirnya bidding tetap dilanjutkan ke sesi
selanjutnya, yakni bagian teknis pelaksanaan acara oleh (calon) Badan Pengurus Harian, sesi
pertanggungjawabanpublik, dan keuangan. Kemudian di penghujung bidding, bidder melalui
Economic Executive Forum (EEF) melakukan musyawarah yang berakhir dengan proses voting
untuk menentukan apakah perlu dilakukan pertukaran posisi antara (calon) PO dan VPO.
Karena jumlah suara yang menginginkan adanya pertukaran posisi dan tidak menginginkan
pertukaran posisi sama, maka seluruh (calon) PI kecuali (calon) PO dan VPO diundang masuk
ke dalam untuk menentukan isu pertukaran posisi ini. Berkat kebulatan suara dari pihak (calon)
Pengurus Inti, akhirnya tidak ada pertukaran posisi PO dan VPO.

Setelah proses bidding selama 28 jam, yang merupakan proses bidding Social Act terlama
sepanjang sejarah Social Act ada, akhirnya tim in dinyatakan lulus bersyarat yang artinya tim
ini sudah mampu untuk mengambil dan melaksanakan keputusan strategis dalam
melaksanakan Social Act, namun harus memenuhi persyaratan yang diajukan oleh para bidder,
yakni peninjauan kembali visi dan misi, pembuatan anggaran penerimaan, perubahan struktur
organisasi, dan peninjauan kembali mata acara dan pembicara dari Acara Non Fisik. Tim ini
diberikan jangka waktu tertentu untuk melaksanakan perubahan tersebut yang kemudian akan
dilakukan EEF untuk membahas masalah ini.

Segera setelah tim ini lulus bidding, kami segera melakukan proses Open Recruitment (Oprec)
untuk mencari staf bagi seluruh divisi. Pada awalnya kami ingin melakukan proses Oprec sejak
tanggal 11 hingga 22 Mei 2015, namun diundur menjadi tanggal 18 hingga 27 Mei 2015. Proses
Oprec ini dilakukan dengan dua cara, yakni kami menyebarkan link untuk melakukan
pendaftaran secara online, kemudian kami baru membuka stand khusus Socact di Gedung A.
Proses penyebaran link dilakukan terlebih dahulu dikarenakan pada minggu pertama rencana
kami melakukan rangkaian Oprec (11 hingga 15 Mei) terdapat Hari Libur Nasional di tengah-
tengah minggu, sehingga akan mengurangi mahasiswa yang akan datang ke kampus. Baru pada

18
minggu kedua masa Oprec kami membuka stand yang diperpanjang hingga 27 Mei 2015.
Melalui proses Oprec ini, tidak semua divisi mendapatkan jumlah staf yang sesuai dengan
kebutuhan, bahkan terdapat beberapa divisi yang tidak mendapatkan staf sama sekali sehingga
proses Close Recruitment (Closerec) juga dilakukan. Selama Oprec ini kami juga membuka
stand bersama untuk Oprec mentor POMB bersama dengan panitia OPK. Sehingga, proses
integrasi mentor antara OPK dan Socact sudah berjalan sejak awal.

Setelah proses Oprec selesai, pada tanggal 27 Mei kami melakukan staffing bersama dengan
seluruh BPH untuk menentukan staf masing-masing divisi. Selanjutnya, di hari yang sama
pula, kami melakukan staffing khusus Divisi Mentor bersama dengan Divisi Mentor, PO, dan
VPO dari OPK. Dari pihak Socact yang melakukan staffing mentor adalah VPO, saya, Kabid
1, dan Divisi Mentor Social Act. Setelah proses staffing selesai. Keesokan harinya, yakni pada
tanggal 28 Mei kami melakukan Proses Pleno pertama dengan seluruh staf, termasuk Mentor,
yang dilaksanakan di Aula Student Center. Pleno pertama ini dapat dikatakan berjalan cukup
lancar, walau tidak ada keterlibatan PO sama sekali dalam proses persiapan Pleno ini.

Selanjutnya, setelah pleno pertama ini Social Act memasuki masa minggu tenang pertama.
Masa minggu tenang ini merupakan warisan dari Socact tahun lalu, dimana pada minggu ini
tidak ada keputusan strategis yang diambil untuk membuat panitia bisa fokus dalam
menjalankan UAS. Walaupun demikian, terdapat satu kegiatan Social Act yang harus
dilakukan selama masa minggu tenang ini, yakni Welcoming Maba dari jalur SNMPTN dan
Talent Scouting. Namun, hal ini disiasati dengan mendatangan panitia yang tidak ada jadwal
UAS pada hari itu. Walaupun ada kesalahan teknis dari pihak UI, namun acara ini berjalan
dengan lancar.

Ketika masa Oprec berlangsung ini juga terjadi sebuah peristiwa yang menjadi pemicu dari
proses penurunan PO nantinya. Pada saat masa Oprec, seseorang-yang-lebih-baik-tidak-
disebut menjadi Penanggung Jawab dari rangkaian Oprec tersebut, namun baru lima hari
sejak Oprec dimulai dia sudah menghilang tanpa kabar. Pada waktu itu saya dan Fiina bahkan
mendatangi kostannya, namun yang bersangkutan juga tidak dapat ditemui. Selanjutnya,
seseorang-yang-lebih-baik-tidak-disebut semakin sulit untuk dihubungi. Chat yang
dikirim tidak dibalas, hanya dibaca saja. Bahkan, seseorang-yang-lebih-baik-tidak-
disebut juga tidak membantu lagi dalam masa Oprec dan persiapan Pleno lainnya.

19
Puncaknya, Pengurus Inti lainnya membentuk group chat yang berisi PI lainnya, namun tanpa
PO. Hal ini dimaksudkan agar PO segera sadar bahwa terdapat perubahan sikap dari PI lainnya
dan PO segera bertanya atau berinisiatif untuk mengembalikan keadaan seperti semula.
Namun, hal itu tidak terjadi hingga setelah Pleno berlangsung, Pengurus Inti melakukan
konfrontasi langsung kepada yang bersangkutan terhadap sikapnya yang dianggap lalai.
Namun, walaupun sudah dikonfrontasi langsung seperti itu, tidak ada perubahan apapun yang
terjadi dari diri yang bersangkutan tersebut. Bahkan, ketika terjadi pertemuan dengan EEF
untuk membahas permasalahan persyatan bidding, PO tidak ada inisiatif untuk mengajak PI
lainnya mempersiapkan diri. Akhirnya, PI lainnya melakukan persiapan tanpa PO. Ketika
pertemuan itu berlangsung juga jelas terlihat jika PO tidak siap dan harus di back-up oleh VPO
dan PI lainnya. Pertemuan EEF itu juga merupakan pertemuan terakhir yang membahas
masalah persayaratan bidding karena semua persyaratan tersebut sudah dianggap terpenuhi dan
selesai dengan penggantian kalimat civitas akademika FEB UI menjadi Mahasiswa FEB
UI dalam Visi Social Act 2015 yang juga sejalan dengan aspirasi PI lainnya.

Selanjutnya, seluruh persiapan acara Social Act ini seperti berjalan tanpa PO. Proses team
building, yang dilaksakan di Villa Kosambi, Anyer, dan dihadari oleh 30 PI dan BPH , PO
hanya datang dan tidak pernah menanyakan mengenai persiapan acara yang dipersiapkan oleh
Fiina dan Lula sebagai penanggung jawab. Selanjutnya, PO juga tidak pernah mengenalkan
diri dan mengambil keputusan mengenai hubungan dengan pihak Desa Darawolong. Selain itu
PO juga tidak pernah menginisiasi terjadinya survei lanjutan ke desa.

Segera setelah team builiding selesai dilaksanakan, PI dan BPH segera mengunjungi Desa
Darawolong kembali untuk melakukan fiksasi acara dan juga rumah. Namun, terdapat
beberapa prosedur birokrasi yang harus kami penuhi. Pertama, kami harus berbicara mengenai
maksud dan tujuan kami mengadakan Socact di Desa Darawolong di hadapan para Ketua RW
(Dusun) dan Ketua RT di Desa Darawolong. Pada saat itu, para aparatur Desa meminta kami
agar seluruh mahasiswa tinggal di seluruh dusun di Darawolong. Hal itu merupakan suatu hal
yang mustahil, karena jarak antar dusun yang cukup jauh (ada satu dusun yang dipisahkan oleh
sawah sepanjang satu km dari dusun lainnya). Untuk mengkompensasi hal tersebut kami
memutuskan untuk tetap membuat mahasiswa tinggal di Dusun Satu dan Dua (karena dua
dusun itu letaknya berdekatan), namun titik acara akan disebar di setiap dusun. Kedua, setelah
kami berbicara di depan para Ketua RW dan RT, mereka meminta kami untuk berbicara di

20
depan seluruh warga di dusun yang akan ditinggali oleh mahasiswa baru nantinya. Dengan
kerelaan para PI dan BPH, akhirnya kami memutuskan untuk mengikuti tarawih di Desa
Darawolong untuk memberitahukan kepada warga mengenai maksud kedatangan kami. Semua
kegiatan tersebut berjalan lancar.

Tidak lama setelah kami memberitahukan maksud kedatangan kami tersebut, kami memulai
proses pendataan rumah yang bersedia untuk ditinggali oleh para mahasiswa baru. Kami
meminta bantuan kepada Ketua RT yang ada di dusun 1 dan 2 untuk menemani kami selama
proses pendataan. Namun, baru satu kali dilakukan pendataan rumah, seluruh kegiatan Socact
dihentikan sementara karena pada saat itu Socact sudah memasuki minggu tenang periode
kedua. Minggu tenang kedua ini dimaksudkan untuk menghormati hak panitia untuk berlibur
selama masa lebaran.

Di tengah-tengah proses pemantapan desa tersebut, PI bertemu BPM dalam hearing pertama.
Pada hearing pertama ini juga saya bercerita kepada salah satu ketua BPM mengenai masalah
PO yang tidak bekerja dengan baik dan cenderung melalaikan tugasnya. Pada waktu itu, BPM
sudah menegur PO untuk memperbaiki sikap dan juga menyerahkan kembali kepada PI untuk
menyelesaikan masalah ini secara internal terlebih dahulu. Namun, hingga masa minggu
tenang selesai dan sosact aktif kembali, tidak ada perubahan sama sekali. Hingga batas
kesabaran terakhir PI adalah hearing kedua. Ketika itu, PO tidak mengerti sama sekali
perkembangan socact dan setelah hearing selesai, PI, selain PO dan VPO, bertemu dengan
BPM dan menceritakan masalah yang terjadi. Kemudian, diambil keputusan jika PO tidak
berubah sampai BPM menerbitkan Ketetapan mengenai penurunan PO, maka Ketetapan
tersebut dapat dijalankan. Akhirnya, pada tanggal 19 Agustus, Ketetapan tersebut resmi
dikeluarkan dan VPO resmi menjabat menjadi PO.

Periode Persiapan Setelah Pengurus Inti Menjadi Tujuh Orang

Setelah, VPO resmi menjadi PO tidak terjadi perubahan yang signifikan dalam ritme kerja
maupun proses pengambilan keputusan. Soscact yang pada waktu itu sudah berhasil mendata
sebagian rumah untuk dijadikan housefam, memfiksasi jenis dan lokasi acara, pemastian
vendor bus, dan proses design tetap dapat berlangsung dengan baik. Selanjutnya, socact benar-
benar memasuki masa hectic untuk memenuhi semua deadline yang ada.

21
Pada waktu tersebut jumlah rumah yang didapatkan SDM masih jauh dibawah target. Hingga
pada akhirnya kami memutuskan untuk menginap di rumah salah satu warga, yakni Pak Encing
yang juga merupakan salah satu Ketua RT di Dusun Dua. Setelah beberapa kali menginap dan
dengan bantuan para Ketua RT setempat, akhirnya jumlah rumah yang ditargetkan oleh Divisi
SDM berhasil didapatkan, bahkan dapat dikatakan berlebih.

Persiapan acara juga berjalan dengan cukup baik, baik Fisik maupun Non Fisik. Dari segi Acara
Fisik, fiksasi acara berlangsung lebih lama dari perkiraan. Hal ini berpengaruh terhadap fiksasi
jenis perlengkapan yang dibutuhkan, sehingga cukup menggangu kerja Divisi Perlengkapan.
Hambatan lainnya adalah pembatalan acara menanam kedelai. Acara tersebut terpaksa
dibatalkan karena terjadi miss-communciation antara pihak desa dengan pihak Dinas P3L
(Dinas yang bertanggung jawab terhadap program tanam kedelai di Desa Darawolong yang
merupakan program pemerintah). Kami baru mengetahui jika pihak desa belum berkoordinasi
lebih lanjut dengan dinas terkait, akibatnya kami tdiak dapat menanam kedelai karena waktu
yang tidak cukup antara waktu penanaman kedelai dengan awal masa tanam pada selanjutnya.
Namun, kami berhasil menemukan acara pengganti kedelai tersebut dengan acara menanam
bibit brokoli di sawah. Selanjutnya dari Acara Non Fisik jenis acara dan pembicara sudah
sesuai dengan tenggat waktu yang ditentukan, namun terjadi pembengkakan anggaran.

Dari bidang dua sendiri, Divisi Konsumsi baru melaksanakan survei setelah lebaran. Hal ini
sempat membuat khawatir karena banyak sekali persiapan yang harus mereka lakukan. Namun,
pada akhirnya semua persiapan berjalan lancar. Divisi Perlengkapan sendiri merupakan divisi
yang cukup keteteran dalam mencari perlengkapan acara, terutama acara fisik. Hal ini
disebabkan acara yang belum fix hingga mendekati simulasi. Dari Divisi Transportasi sendiri
sudah berhasil mendapatkan vendor bus dari jauh-jauh hari, sehingga Divisi Transportasi lebih
fokus untuk mencari pick-up sebagai sarana transportasi untuk mengangkut maba ke tempat
acara yang ada di dusun 3 dan 4. Seluruh persiapan tersebut juga dapat dikatakan berjalan
lancar.

Dari bidang tiga, terdapat permasalahan di beberapa divisinya, namun secara keseluruhan
persiapan HPD dalam design berjalan lancar dengan bantuan dari Kabid 3 dan sedikit bantuan
dari Treasurer. Dari Divisi Medis sendiri juga terdapat permasalah internal yang lagi-lagi
membuat Kabid 3 harus turun tangan langsung membantu Divisi Medis agar semua

22
persiapannya berjalan lancar. Selain itu, Divisi Medis berhasil menjalin kerjasama kembali
dengan Panca Harapan dengan bantuan Divisi Keuangan. Dari Divisi Field Officer sendiri
persiapan berjalan dengan lancar. Selain itu Divisi FO juga membantu Divisi SDM dalam
membuat denah cluster sehingga, Koor dan Wakoor FO juga sudah hafal lokasi housefam dan
titik acara.

Divisi Keuangan tahun ini dapat dikatakan berjalan lebih baik dari tahun sebelumnya. Pada
tahun ini berhasil mendapatkan sponsor dari Tanoto Foundation. Selain itu, POM juga kembali
memberikan sumbangannya tahun ini melalui bantuan Pak Pribadi dan mahalum.

Simulasi

Pada tanggal 5-6 September kami melakukan simulasi bersama dengan seluruh panitia,
termasuk staff dan mentor. Pada saat itu, kami benar-benar melakukan uji coba mobilisasi
peserta dengan menggunakan alur acara pada hari-h. Kami membagi satu hari simulasi tersebut
menjadi empat sesi yang mencerminkan acara pada Jumat sesi 1, Jumat sesi 2, Sabtu sesi 1,
dan Sabtu sesi 2. Pada waktu itu, mentor diajak ke tempat-tempat acara dan kemudian
dijelaskan oleh Penanggung Jawab (PJ) dari divisi Acara, baik Fisik maupun Non Fisik,
mengenai acara apa yang akan dilakukan oleh kelompok tersebut pada Hari-H nanti di sesi
tersebut. Acara simulasi berlangsung dengan sangat lancar.

Hari H dan Advance

Setelah simulasi selesai, minggu selanjutnya kami mendatangi desa kembali untuk melakukan
fiksasi terakhir, terutama lapangan untuk pesta rakyat dan pembelian perlengkapan. Selain itu,
setelah simulasi juga merupakan masa pengumpulan barang bawaan yang harus dibawa oleh
maba. Tahun ini, seluruh kelompok mengumpulkan pada dua hari terakhir batas pengumpulan
barang, sehingga panitia cukup kewalahan pada dua hari terakhir tersebut. Ditambah lagi
keesokan harinya juga terdapat panitia yang advance.

Pada tanggal 16 September, terdapat keberangkatan panitia advance untuk mempersiapkan

kedatangan maba dan juga pengangkutan logistik konsumsi dan perlengkapan acara. Panitia
yang advance terdiri dari Konsumsi, FO, Acara Fisik, Acara Non Fsik, SDM, Perlengkapan,
dan didampingi oleh dua orang PI, yakni Lula dan Fiina. Kedatangan panitia dan proses

23
pengangkatan dan penurunan barang dapat berjalan dengan lancar berkat bantuan dan
kerjasama seluruh panitia yang ada.

Tanggal 17 September, panitia yang advance juga masih melakukan beberapa hal seperti
membagikan logistik konsumsi ke housefam, mencari beberapa perlengkapan yang masih
kurang, mempersiapkan drop point, dan memasang border. Karena jumlah orang yang terbatas
terdapat beberapa hambatan dalam melaksanakan tugas tersebut. Sementara itu, pada saat yang
sama di Depok, para mahasiswa baru juga dipersiapkan untuk berangkat bersamaan dengan
panitia lainnya. Proses mobilisasi mahasiswa baru tersebut mengalami beberapa hambatan
karena bus sempat mengalami pecah ban di FE dan juga di jalan tol. Namun, proses mobilisasi
tersebut mampu berjalan dengan baik dan bahkan dapat selesai sebelum waktunya. Selain itu,
kami juga mendapatkan kabar jika acara penanaman kedelai dapat dilaksanakan, bahkan pihak
desa terkesan memaksa kami untuk melakukan acara tersebut, dan pada akhirnya acara
tersebut kami laksanakan dengan mengalihkan beberapa kelompok di titik acara yang terkesan
gabut dimulai dari Jumat sesi 2 hingga Sabtu sesi 2. Rangkaian kegiatan tersebut ditutup
dengan eval PI, BPH, dan Captain-Vice Captain setiap cluster.

Hari pertama Social Act pada tanggal 18 September, acara dimulai dengan pembukaan dari
PO, perwakilan BPM, Pak Pribadi, dan Kepala Desa Darawolong. Pada pembukaan ini sedikit
berjalan terlambat dikarenakan ada miss komunikasi (miskom) antara panitia dengan pihak
vendor. Namun, acara pembukaan berjalan lebih cepat dari yang dijadwalkan sehingga waktu
mobilisasi ke titik acara tidak terganggu. Hal yang menjadi evaluasi besar dari hari pertama
Socact ini adalah kurang siapnya Acara Fsik dalam menyiapkan acara. Masih ada beberapa
titik acara yang kekurangan perlengkapan dan belum ada PJ nya padahal sudah ada maba di
titik acara tersebut. Namun, hal itu menjadi pelajaran bagi Acara Fisik dan pada sesi dua tidak
ada lagi masalah tersebut. Mobilisasi peserta selama hari pertama juga berlangsung lancar
tanpa masalah yang berarti. Setelah acara selesai, diadakan eval mentor yang dilanjutkan
dengan eval PI, BPH, Captain dan Vice Captain cluster.

Memasuki hari kedua pada tanggal 19 September, acara dan mobilisasi berjalan lebih lancar
jika dibandingkan dengan hari sebelumnya. Menurut kami, hal ini merupakan hal yang wajar.
Karena pada Jumat sesi pertama terjadi penyamaan ritme dari masing-masing divisi sehingga
terkadang terjadi gesekan emosi. Berbeda dari malam sebelumnya, malam itu tidak ada eval

24
mentor. Hal ini disebabkan untuk memberikan waktu bonding kelompok POMB. Namun, hal
yang disayangkan adalah banyak kelompok yang melanggar jam malam. Padahal FO sudah
memberikan tambahan waktu jam malam dari jam 21.00 menjadi 22.00 dan masih banyak
kelompok yang melanggar. Karena hampir semua Captain dan Vice Captain melakukan
sweeping, eval malam itu hanya dihadiri oleh PI, BPH, dan perwakilan FO, namun hal tersebut
tidak mempengaruhi jalannya rapat sama sekali.

Tanggal 20 September merupakan hari ketiga dan terakhir dari rangkaian Social Act yang diisi
dengan pesta rakyat yang berisi festival games. Pada tahun ini tidak ada kendala yang berarti
pada persiapan pesta rakyat. Bahkan keterlibatan karang taruna semakin memeriahkan acara
pesta rakyat ini. Kemudian Social Act ditutup dengan penyerahan hadiah kepada kelompok
pemenang festival games dan karang taruna dan dilanjutkan dengan pidato penutupan dari PO,
Kepala Desa, dan salam perpisahan mahasiswa baru kepada Desa Darawolong yang dipimpin
oleh Pak Pribadi.

Setelah Pesta Rakyat ini selesai, mahasiswa baru dipersilahkan untuk pulang ke housefam
masing-masing untuk bersiap pulang. Mobilisasi pulang mahasiswa baru berjalan lancar walau
terdapat satu kelompok yang menyewa pick-up sendiri hingga drop point. Namun, hal itu tidak
mengganggu jalannya mobilisasi sama sekali karena kelompok tersebut pulang dengan bus
yang berisikan panitia lainnya.

Hal Khusus dalam Social Act FEB UI 2015

Terbentuknya Dua Tim

Bagi Social Act terdapat dua tim yang maju dalam perebutan menjadi tim yang memenangi
bidding merupakan suatu hal unik lainnya yang baru terjadi pada tahun 2015 ini. Dengan
adanya dua tim ini, terdapat suatu kompetisi untuk mendapatkan orang untuk mengisi posisi,
baik PI ataupun BPH, sehingga menimbulkan fokus lain dari pembentukan tim, yakni mencari
orang secepat mungkin. Kompetisi memang akan menghasilkan tim terbaik untuk menjalankan
acara Socact ini, namun dengan adanya constraint jumlah SDM yang tertarik untuk menjadi

25
panitia acara sosial, persaingan tersebut hanya memecah belah SDM yang ada dan terkadang
membawa masalah internal yang tidak terduga di kemudian hari.

Supervisi Seluruh Bidang

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, terjadi peristiwa unik pada Socact tahun ini.
Peristiwa tersebut mengakibatkan tidak adanya posisi Vice Project Officer dari pertengahan
hingga akhir masa kepengurusan. Kehilangan VPO di Socact ini akibatnya sungguh sangat
terasa, yang paling terasa adalah tidak adanya pembagian supervisi empat bidang (Bidang 1, 2,
3, dan Keuangan) sehingga PO harus melakukan seluruh supervisi sebagai bagian dari alur
Chain-of-Command. Akibatnya banyak sekali detail-detail yang seharusnya menjadi tugas PO
untuk mengingatkan kepada PI lainnya menjadi skip dan semuanya harus dilakukan secara
mendadak. Selain itu, juga adanya ketidakjelasan alur komando terhadap seluruh bidang.
Akibatnya, masing-masing kabid harus berjalan secara independen karena hal yang sangat
melelahkan, dan hampir mustahil, bagi PO, walaupun sudah dibantu oleh Sekum, untuk
melakukan supervisi khusus kepada empat bidang yang berisi sepuluh divisi.

Suatu hal yang sangat melelahkan dan membingungkan jika PO harus mengurusi masalah
eksternal dan internal sekaligus. Walaupun, sudah dibantu oleh Sekum untuk mengurusi
masalah internal, hal tersebut tetap merupakan hal yang nyaris mustahil karena Sekum juga
memiliki tugasnya sendiri yang tidak dapat dianggap sepele dan diabaikan begitu saja. Hal
yang justru terjadi adalah skip dari apa yang harusnya dilakukan oleh PO, Sekum, maupun
Kabid. Oleh karena itu, kepada PO selanjutnya semoga tingkat tanggung jawab dan komitmen
Anda kepada Socact cukup tinggi untuk tidak membuat Anda menghilang dan menyerahkan
seluruh tanggung jawab Anda kepada VPO dan Sekum.

Hubungan Persaudaraan Dengan OPK

Jika dibandingkan dengan tahun sebelumnya, hubungan dengan saudara POMB lainnya, yakni
OPK, berjalan dengan sangat lancar. Hal ini disebabkan mentor, yang menjadi permasalahan
utama Socact pada tahun sebelumnya, telah memiliki divisi tersendiri pada Socact tahun ini.
Divisi Mentor ini memiliki tugas sebagai penghubung antara Socact dengan Mentor dan juga
OPK. Hal ini disebabkan pada tahun ini kami, OPK dan Socact, juga melanjutkan integrasi
Mentor POMB, dimana mentor berperan sebagai mentor pada saat OPK dan juga pada saat

26
Socact. Adanya Divisi Mentor ini juga sangat membantu meringankan beban Divisi SDM,
karenan tugas Divisi SDM sudah sangat berat, yakni mencari rumah untuk dijadikan housefam
dan mengurusi tugas maba. Selain itu dengan adanya Divisi Mentor arus informasi dari Socact
kepada Mentor ataupun sebaliknya juga semakin jelas. Mentor juga merasa memiliki tempat
yang jelas untuk bertanya dan mencapaikan pendapatnya karena sejak awal jumlah BPH
mentor OPK dan Socact sama sehingga terdapat pasangan COC Mentor OPK dan Socact yang
tetap. Oleh karena itu, keberadaan Divisi Mentor di Social Act sangat layak untuk
dipertahankan.

Kerjasama Dengan Pemerintah Setempat

Pada tahun ini Socact tidak melakukan kerjasama secara khusus dengan pemerintah atau dinas
terkait secara spesifik seperti yang dilakukan pada Socact 2014. Namun, pada tahun ini
keterlibatan aparatur desa setempat sangat membantu jalannya acara Social Act, terutama peran
para Ketua RT dalam hal meng-approach warga sekitar agar mau menjadi housefam. Selain
itu, pada Socact tahun ini sempat direncakan sejak awal akan ada acara penanaman kedelai
dengan bibit dan lahan yang disediakan oleh pihak desa. Namun, di tengah-tengah persiapan
acara, pihak desa memberitahukan kepada panitia jika hal tersebut tidak dapat dilaksanakan
akibat kurangnya koordinasi antara pihak desa dengan dinas dan petani terkait. Hal ini cukup
membuat kerepotan panitia untuk mencari mata acara pengganti. Setelah kami berhasil
mendapatkan mata acara pengganti, tiba-tiba pada saat H-1 Socact, kami mendapatkan kabar
jika acara penanaman kedelai dapat dilaksanakan dan pihak desa terkesan memaksakan
untuk dijadikan. Berkat kerjasama antar divisi, akhirnya acara penanaman kedelai dapat
dilaksanakan.

Pelajaran yang dapat diambil jika ingin melakukan kerjasama dengan pemerintah, baik itu
melalui dinas terkait ataupun dengan pemerintah desa setempat, proses follow up harus
dilakukan dengan detail dan sejak awal. Pastikan kepada pihak-pihak yang terkait mengenai
apa yang harus pihak panitia lakukan, lokasi acara, serta proses administrasi yang harus
dilakukan agar tidak ada pembatalan acara di tengah jalan.

Keberlanjutan Social Act oleh Mahasiswa Baru di Desa Darawolong

27
Pada tahun 2015, Social Act akan melanjutkan program Duta Sosial seperti yang sudah
dilakukan sebelumnya pada Social Act 2013. Hal yang membedakan adalah program Duta
Sosial ini akan diserahkan kepada forum angkatan FEB UI 2015 dengan pengawasan dari
BPM dan Dekanat. Tugas dari panitia Social Act adalah sebagai pendamping awal bagi para
mahasiswa baru yang menjadi Duta Sosial pada saat melakukan kunjungan awal ke Desa
Darawolong. Sementara untuk proses seleksi, pengawasan, dan pertanggungjawaban akan
diserahkan kepada Forum Angkatan (Forkat) dan diawasi oleh BPM.

Adanya program Duta Sosial ini bertujuan untuk menjadikan cita-cita pembinaan satu desa
oleh satu angkatan. Selain itu adanya kegiatan dari Duta Sosial ini merupakan tanggung
jawab FEB UI untuk melaksanakan pengabdian kepada masyarakat karena kegiatan yang akan
dilaksanakan adalah kegiatan yang dapat benar-benar membantu masyarakat setempat untuk
mendapatkan kehidupan yang lebih layak dengan mempertimbangkan kapasitas kami sebagai
mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis. Oleh karena itu, kegiatan-kegiatan yang akan
dilakukan oleh Duta Sosial pada nantinya akan lebih berfokus kepada masalah Inklusi
Keuangan, dimana hal tersebut merupakan hal yang menjadi permasalahan bagi sebagian besar
penduduk pedesaan di Indonesia dan juga sesuai dengan kapabilitas Duta Sosial sebagai
mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

Penilaian Pengurus Inti

Nama Pengurus Jurusan dan Keterangan

Inti (Jabatan) Angkatan

Rafiina Andi Akuntansi Gak ada kata yang bisa menggambarkan rasa terima
(Sekretaris 2012 kasih, rasa syukur, dan rasa bahagia saya karena Fiina
Umum) udah mau gabung jadi sekum di Socact ini. Makasih
untuk Fiina yang udah rela jadi sekum+1/2 VPO,
sekaligus partner in crime saya selama socact ini.
Makasih ya, Fiin. Makasih juga Freeda udah boleh
dipake sama Socact, bahkan sampe dibaretin Iky.
Semoga sukses kuliahnya ya

28
Rizki Ruli Akuntansi Controller yang tabah dalam menghadapi pengadaan dan
Aditama 2012 keuangan dekanat. Makasih banget banget banget buat
(Controller) Rizki yang udah mau jadi controller di tim ini. Semoga
pengalaman yang ada di tim ini membuat dirimu menjadi
lebih dewasa ya, Ki. Inget, dirimu yang paling tua
diantara PI looh. Gak ngerti lagi kalo controller Socact
bukan lu, Ki. Sukses kuliahnya Rizki sayaaang, please
modusnya dikurangin
Heidy Safira Akuntansi Manusia pendiem yang berhasil menjadi satu-satunya
(Treasurer) 2012 manusia yang mengerti dan mendampingi Rizki.
Makasih ya Heidy atas segala saran kamu yang cukup
dewasa. Makasih sudah bersedia untuk menjadi
pendamping Rizki menghadapi beratnya menjadi Tim
Keuangan Socia Act. Gak tau lagi kalo partnernya Rizki
bukan Heidy. Makasih juga sudah membimbing anak-
anak keuangan dengan baik. Sukses kuliahnya Heidy
Putri Lulanti Akuntansi Kabid 1 alay nan centil tapi strong banget. Makasih, La,
(Kepala Bidang 2012 udah mau gabung dan jadi kabid satu. Gokil sih bidang
1) satu keren-keren gitu. Jangan baper-baper ya, Lula. Kata
makasih gak cukup buat ngewakilin apa yang gw rasain
atas kerjasama lu selama ini. Semoga gak kapok
ngebolang berdua doang ke karawang, ya. Sukses
kuliahnya, Laaa
Wasridewi Manajemen Emak konsum yang mampu untuk membawahi anak-
Tambunan 2012 anak ajaib di bidang dua. Was, makasih udah sering
(Kepala Bidang banget jadi orang paling bijak di PI, udah sering banget
2) jadi orang yang paling adem di PI, dan maaf kalo masih
suka marah-marah. Saya tau kata makasih gak akan
cukup untuk nunjukin betapa bahagianya dan
bersyukurnya saya karena Wasri jadi kabid dua tahun ini.
Wasri juga jangan lupa buat jaga kesehatan yaaa Jangan

29
 lupa juga untuk sungkem kepada Tn. Rizki karena
udah bantuin Wasri megang Transport sama Perlap
(hehe). Sukses kuliahnya, Was
Farhan Indra Akuntansi Partner perjuangan di kepanitiaan lain yang akhirnya
Permana (Kepala 2012 menjadi rekan seperjuangan PI di kepanitiaan terakhir
Bidang 3) selama di FE. Makasih Farhan udah mau gabung jadi
kabid 3 di sini. Makasih udah mau tabah dalam
menghadapi kelakuan anak-anak bidang tiga yang suka
bikin kepala puyeng. Makasih seribu kalipun rasanya gak
cukup mewakili rasa syukur saya atas kehadiran seorang
Farhan yang bikin grup dan suasana PI lebih berwarna
dan jadi unyu-unyu. Semoga setelah jadi Kabid 3 ini,
Farhan bisa menjadi orang yang lebih dewasa, ya. Sukses
kuliahnya, Farhaaan

Evaluasi dan Saran

Terlampir dalam Catatan Social Act 2015

30
 Sekretaris Umum

Pendahuluan

The illiterate of the 21st century will not be those who cannot read and write, but those who
cannot learn, unlearn, and relearn. Alvin Toffler

Rasa terima kasih dan penghargaan saya berikan kepada enam Pengurus Inti (dan satu
tambahan Pengurus Inti), 27 BPH, 210 staf Social Act FEB UI 2015, serta warga Desa
Darawolong, Kabupaten Karawang. Melewati berbagai tawa dan tantangan bersama kalian
semua telah menghasilkan sebuah lukisan baru pada memori saya sekaligus menjadi pelajaran
hidup yang belum pernah saya rasakan sebelumnya. Tak lupa saya ucapkan terima kasih
kepada mobil kesayangan Freeda yang telah menemani berbagai perjalanan kami selama
persiapan dan rangkaian Social Act FEB UI 2015.

Meskipun telah dikelilingi manusia-manusia yang luar biasa, kinerja saya tetap tak
luput dari kekurangan. Melalui Lembar Pertanggungjawaban ini diharapkan kekurangan
tersebut bisa diperbaiki oleh kalian penerus-penerus Social Act pada tahun-tahun yang akan
datang.

Job Description

1. Membuat SOP administrasi penyuratan

2. Menyiapkan urusan administrasi yang berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan,
seperti template surat, TOR, MOU, dan lain-lain
3. Melakukan pencatatan terhadap terhadap surat keluar dan surat masuk
4. Membuat database panitia Social Act FEB UI 2015
5. Mengalokasikan jadwal survei, siapa saja yang akan survei dan ketersediaan
transportasinya
6. Membuatkan notulensi dan presensi rapat
7. Membuat backup data-data penting Social Act FEB UI

31
 8. Melakukan otorisasi dan validasi terhadap surat atau dokumen keluar
9. Bertanggung jawab atas perizinan mahasiswa baru yang tidak mengikuti
rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015
10. Terlibat dalam pemberian input, gagasan, atau pemikiran dalam pengambilan
keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama anggota PI lainnya
11. Bertanggung jawab dalam mengkompilasi proposal dan laporan pertanggungjawaban
Social Act FEB UI 2015

Pelaksanaan Kegiatan

A. Pra Pelaksanaan
Merekapitulasi preproposal hingga menjadi proposal, termasuk di dalamnya timeline,
susunan panitia, anggaran kegiatan, dan kumpulan CV PI-BPH
Mengurus surat rekomendasi (Endorsement) Dekan untuk acara Social Act FEB UI
2015
Memperbanyak proposal untuk diberikan kepada BPM
Membuat database panitia Social Act FEB UI 2015
Memastikan ketersedaan stempel Social Act FEB UI 2015

B. Pelaksanaan Kegiatan
Membuat dan mengatur surat dan penomoran semua surat yang dibutuhkan, serta
mencatat semua surat keluar. Kecuali Divisi Acara Fisik dan Divisi Keuangan yang
diberikan penomoran surat sendiri yang ditanggungjawabkan oleh BPH terkait).
Mengalokasikan kendaraan untuk kepentingan survei
Membantu mengurus perizinan untuk kepentingan acara
Membuat notulensi saat rapat persiapan kegiatan
Membuat absensi panitia di setiap Acara/Kegiatan Social Act FEB UI 2015
Memperbanyak dan menyediakan rundown serta peta kegiatan
Membuat surat pemberitahuan kegiatan Social Act FEB UI 2015 yang diberikan kepada
setiap orang tua mahasiswa baru
Membuat surat izin tidak mengikuti kuliah bagi panitia dan mentor

32
 Membuat surat izin tidak mengikuti kuliah bagi mahasiswa baru yang mengikuti mata
kuliah di luar Fakultas Ekonomi dan Bisnis (lingkup UI)

C. Pelaksanaan Hari H Acara

Hal utama yang masih dikerjakan sekretaris saat hari H adalah perizinan maba yang
pulang duluan karena berbagai alasan.

D. Pasca Hari H Acara

Merekapitulasi Laporan Pertanggungjawaban Social Act FEB UI 2015
Mengadakan pleno akhir dan pembubaran bagi PI, BPH dan staf

Evaluasi

A. Pra Pelaksanaan
Dalam proses persiapan bidding, ex-PO kurang mengarahkan BPH mengenai arah
kualitas preproposal yang diinginkan, sehingga saya hampir selalu mengambil alih
tugas tersebut.
Dalam proses pengumpulan berkas bidding, masih banyak BPH yang tidak memenuhi
deadline yang ditetapkan dan harus dihubungi satu per satu. Selain itu, ex-PO sendiri
dalam berbagai kesempatab tidak menepati deadline yang telah ditetapkan bersama
mengenai berbagai berkas kebutuhan bidding sehingga ia sendiri telah menghambat
sekretaris dalam merekapitulasinya.

B. Pelaksanaan Kegiatan
Dengan tidak adanya peran ex-PO serta menghilangnya ex-PO selama proses
persiapan hari-H, proses menyelesaikan surat keluar menjadi terhambat. Saya
dengan susah payah menghubungi ex-PO untuk mendapatkan tanda tangan
untuk berbagai keperluan perizinan. Pada akhirnya, banyak surat yang
ditandatangani dengan cara atas nama oleh Ani yang saat itu masih menjadi
Vice PO. Baru ketika TAP BPM FEB UI, mengenai pencabutan mandat
Rokhim sebagai PO dan mengangkat Ani sebagai PO berlaku secara efektif
pada 19 Agustus 2015, proses penyelesaian surat keluar dapat berjalan lebih

33
 lancar dalam hal penandatangan surat oleh Project Officer sebagai pimipinan
teratas.
Pada awalnya hanya divisi acara non fisik dan divisi keuangan yang diberi
independensi dalam melakukan surat menyurat. Namun dalam pelaksanaanya,
divisi HPD juga diberikan independensi pembuatan surat terutama dalam
rangka penawaran kerjasama media partner karena surat tersebut dibutuhkan
dalam jangka waktu yang cepat dan jumlahnya cukup banyak.
Dalam perizinan acara Social Act kali ini, pada awalnya pihak perangkat desa
mengatakan perizinan hanya cukup sampai ke tingkat kecamatan. Akan tetapi
ketika PI menghubungi pihak kecamatan, mereka meminta perizinan diurus
sampai ke tingkat Kabupaten Karawang, yaitu melalui Dinas Kesatuan Bangsa
dan Politik.
Dalam pembuatan database, ada kesulitan dalam melengkap database staff.
Karena ada beberapa staf yang tiba-tiba mengundurkan diri ataupun baru
bergabung menjelang hari H Sosact. Hal ini berpengaruh pula pada pembuatan
ID card dan kaos Sosact. Akhirnya tidak semua staf mendapatkan ID card.
Sedikit terlambat mengajukan pembuatan surat izin ke Pusat Kegiatan
Mahasiswa FEB UI, diakibatkan lama dalam mengumpulkan data izin tidak
mengikuti kuliah panitia dan mentor.
Alur komunikasi dengan Divisi Mentor mengenai perizinan maba yang tidak
mengikuti acara, pulang duluan karena ibadah minggu bagi yang beragama
Nasrani maupun alasan lainnya perlu diperjelas dan dipertegas lagi. Ada
beberapa informasi kepulangan yang terlewat di sisi sekretaris maupun BPH
Divisi Mentor, sehingga menyulitkan identifikasi maba yang pulang duluan.
Masih banyak maba yang ingin pulang duluan padahal tidak sakit namun
keinginan pulang duluan baru sampai ke sekretaris saat hari H, bukan
sebelumnya.
Berkurangnya 1 Pengurus Inti membuat sekretaris mengerjakan hal-hal lain
yang tidak ada hubungannya dengan kesekretariatan, seperti membantu SDM
dalam mencari rumah, membantu divisi konsumsi dalam mencari kelengkapan
untuk memasak di hari H.

34
 C. Pelaksanaan Hari H Acara
Jobdesc sebagai sekretaris umum sebenarnya selain hal diatas telah selesai, namun
mengingat berkurangnya 1 Pengurus Inti pada Social Act FEB UI 2015 ini maka saya
pun ikut membantu berbagai hal. Menjadi treasurer bagi tim advance, membantu
koordinasi Divisi Perlengkapan membeli berbagai peralatan dan bahan-bahan untuk
acara, ikut membantu koordinasi pembagian bahan makanan per housefam untuk maba.
Saat hari H, sekretaris lebih banyak mengurus perizinan maba yang pulang duluan
karena berbagai alasan dan beberapa permintaan berkas-berkas dadakan dari pihak
birokrasi desa, utamanya Bintara Pembina Desa (Babinsa).

Saran

Jangan sampai terulang lagi berkurangnya 1 Pengurus Inti apalagi posisi Project
Officer. Ritme kerja PI menjadi pincang sekaligus membuat sekretaris bekerja
sebagai setengah vice PO. Hal ini juga membuat sekretaris menjadi kurang berfokus
pada jobdesc-nya sendiri, sehingga terkadang kualitas output kurang maksimal.
Urus perizininan pemakaian desa untuk Social Act jauh-jauh hari untuk berjaga-jaga
dari kerumitan birokrasi yang tidak terduga. Jangan terlalu mepet dan cari hari-hari di
mana panitia masih belum ada kuliah di hari kerja.
Selalu ingatkan panitia lain untuk melapor apabila akan melakukan kegiatan surat
menyurat dan selalu ingatkan bahwa permintaan surat dilakukan 3 hari sebelum surat
itu dibutuhkan agar tidak mendadak sehingga membuat perizinan bermasalah.
Tetap mengexclude divisi acara non fisik, keuangan dan HPD dalam penomoran surat.
BPH divisi tersebut diberikan format suratnya saja kemudian diberikan hak untuk
penomoran sendiri sesuai dengan SOP yang telah dibuat oleh sekretaris.
Tetap pisahkan penomoran surat keluar dengan MoU
Memastikan data-data yang diperlukan, baik untuk database maupun pembuatan surat
perizinan (tandatangan pihak-pihak berkepentingan, surat izin, jadwal absensi panitia
dan mentor) tersedia lebih cepat dan tepat. Agar tidak kerepotan meminta data diakhir
mendekati deadline pengumpulan data perizinan panitia, mentor dan maba.

35
 Buat alur komunikasi yang lebih jelas dan lebih runut lagi dengan BPH Divisi Mentor
demi kepentingan perizinan tidak masuk kuliah mentor dan maba serta perizininan
maba yang tidak mengikuti acara dan pulang duluan (baik karena maba nasrani yang
ibadah minggu maupun alasan-alasan lainnya).

36
 Controller

Pendahuluan
Pada lembaran ini akan dipaparkan informasi yang berkaitan dengan tugas controller. Saya
akan membaginya dalam beberapa bagian. Selama proses persiapan dan pelaksanaan kegiatan
Social Act (Sosact) FEB UI 2015, tentu ada banyak hal terkait suka dan duka, lebih dan kurang
terkait tugas controller. Controller harus menjalin hubungan kerja sama dengan Treasurer,
Divisi Keuangan serta seluruh divisi operasional lainnya untuk menjalankan efektivitas dan
efisiensi keuangan dan juga mengadakan hubungan dengan Pihak Dekanat FEB UI khususnya
bagian Mahalum, Keuangan dan Pengadaan Barang dan Jasa FEB UI. Diharapkan dengan
diberikannya informasi ini bisa membuat panitia Social Act FEB UI selanjutnya dapat
melakukan perbaikan kinerja dan hal-hal terkait pelaksanaan kegiatan ini, terutama yang
berkaitan dengan keuangan.

Job Description
1. Berwenang dalam menyeleksi dan mengotorisasi setiap permohonan pencairan kas
(pengeluaran) yang diajukan tiap seksi agar kedisiplinan rencana anggaran yang telah
dibuat tetap terjaga
2. Menyusun pengendalian internal atas anggaran dan keuangan sosact
3. Melakukan follow up kepada pihak dekanat terkait dana dari dekanat
4. Membantu kabid-kabid dalam melakukan control keuangan pada seluruh divisi
5. Menyusun laporan keuangan interim berdasarkan pencatatan pemasukan dan
pengeluaran oleh Treasurer selama kepanitiaan berlangsung.
6. Membuat laporan keuangan per cash-in-flow
7. Bersama Treasurer membuat perencanaan dan laporan pertanggungjawaban keuangan
8. Bersama Treasurer membawahi divisi keuangan
9. Menyimpan bukti pengeluaran yang relevan
10. Memahami konsep acara sebaik mungkin

Persiapan

37
Saya dan Treasurer adalah PI yang paling akhir direkrut masuk ke dalam tim Social Act FEB
UI 2015. Pada awalnya saya merasa agak kesulitan karena saya belum sama sekali punya
pengalaman dengan bagian keuangan pada kepanitiaan apapun. Namun pengalaman saya
beberapa kali dalam bagian perlengkapan menjadi sangat membantu saya dalam menjalani
tugas sebagai Controller.
Hal yang pertama kali saya lakukan adalah menghubungi Controller dan Treasurer
sebelumnya. Dari sini saya mendapatkan sangat banyak sekali masukan dan saran. Namun
karena kesibukan mereka yang saat itu sedang skripsi ditambah kerja dan magang saya hanya
sempat dua kali bertemu mereka di awal-awal. Kemudian saya mencoba menghubungi
Controller OPK 2015 karena saya pikir dia sudah berpengalaman di bidangnya. Kami banyak
melakukan sharing dan tentu informasi dan masukannya cukup membantu saya terkait
persiapan bidding.

Bidding
Saat bidding, saya merasa tim kami diserang (saya tidak tahu kalau memang mekanismenya
harus seperti itu). Dari sisi Controller, misalnya, saya dianggap perlu dan harus tahu berapa
jumlah batu bata dan kapur yang diperlukan untuk satu kilogram semen yang bahkan
saya pikir tukang bangunan pun tidak tahu sampai sedetail itu. Kemudian saya dianggap
salah karena saya sampai bidding belum menanyakan berapa dana yang dekanat berikan untuk
kepanitiaan Social Act. Saya waktu itu menjawab tidak etis (untuk menanyakan hal tersebut)
dikarenakan hingga menjelang bidding Social Act akan terdiri dari dua tim, sehingga saya tidak
bisa serta merta mewakili diri saya sebagai Controller Sosact ke Dekanat, padahal waktu itu
masih dua tim dan saya belum resmi menjadi Controller. Dari diri saya sendiripun, jika tim
saya kalah waktu itu, saya merasa saya tidak berhak mendapatkan informasi yang seharusnya
saya tidak boleh dapatkan, karena masalah uang menurut saya adalah masalah sensitif.
Hal terakhir yang menjadi sorotan besar adalah ketidaktahuan saya jika harus membuat
anggaran penerimaan. Anggaran penerimaan tidak saya buat dikarenakan Controller
sebelumnya juga tidak membuat dan tidak ditanyakan. Akhirnya dari hasil bidding, Controller
merupakan salah satu pihak yang banyak mendapat evaluasi besar. Tapi dari situ saya jadi
merasa bahwa saya harus lebih banyak belajar dan berusaha.

Pengajuan Anggaran

38
Setelah bidding, saya diharuskan mengajukan anggaran ke dekanat. Atas saran dari Controller
sebelumnya, anggaran Sosact 2015 saya bagi menjadi tiga termin, yaitu termin I untuk
pengeluaran hingga bulan Juli 2015, termin II untuk pengeluaran bulan Agustus hingga hari H
dan termin III untuk pengeluaran pasca Sosact. Pembagian termin ini semata-mata hanya untuk
memudahkan Controller dalam mengatur pos-pos pengeluaran.
Pengajuan anggaran beberapa kali direvisi oleh pihak keuangan dekanat terutama untuk
masalah pemisahanan transaksi yang berhubungan ke Bagian Pengadaan Barang dan Jasa FEB
UI. Sedikitnya informasi yang saya dapatkan dan kurangnya pengalaman memang sudah
menjadi konsekuensi. Namun yang sangat disayangkan disini adalah TIDAK ADANYA
BANTUAN SEDIKITPUN dari Controller BPM selaku pihak yang bertanggungjawab
pada Sosact untuk memberikan sosialisasi seperti mekanisme pengajuan anggaran,
format pengajuan, atau format laporan pertanggungjawaban atau minimal menanyakan
apakah ada kendala atau tidak, padahal anggaran saat bidding merupakan hal yang peru
direvisi. Saya dipaksa bekerja sendiri padahal waktu itu pengeluaran sosact sudah
berjalan. Akibatnya ada satu pengeluaran sosact yang berhubungan dengan pengadaan
tidak direimburse karena saat realisasi, pengajuan anggaran sedang berlangsung dan
sosact tidak berhasil mengumpulkan bukti-bukti yang ada.
Ketua BPM 1 waktu itu juga turut andil dalam hambatan pengajuan anggaran. Saat itu dia
enggan untuk memberi tandatangan pada Rincian Anggaran Belanja (RAB) final yang hendak
saya ajukan ke Mahalum. Pada RAB itu, saya dikira belum sama sekali berkonsultasi dengan
keuangan dekanat. Padahal itu adalah RAB final yang sudah disetujui oleh keuangan dekanat
setelah beberapa kali kerja keras dan revisi. Akhirnya setelah saya jelaskan, masalah tersebut
bisa teratasi.

Termin I
Seperti yang sudah dijelaskan, pengajuan anggaran termin I dimaksudkan untuk pengeluran
sosact hingga bulan juli 2015. Kenyataannya, hingga akhir juli, dana untuk termin I belum juga
turun. Akibatnya sosact terpaksa mengeluarkan uang sendiri untuk operasional yang jumlahnya
tidaklah sedikit. Namun berkat kerjasama dan pengertian Panitia, operasional sosact saat itu
berjalan lancar meskipun tidak ada sokongan dana.

Termin II

39
Pada termin ini, lagi-lagi dana yang turun melebihi waktu yang telah ditentukan, padahal
pengeluaran sosact paling besar ada di termin II. Ditambah lagi sponsor untuk sosact baru
didapatkan menjelang hari-H. Hal-hal tersebut cukup menjadi kendala. Saya dan Treasurer
beberapa kali sempat berkelakar jika kami kurang melakukan sedekah hingga menyebabkan
dana sosact yang turun selalu lama .
Termin II juga mengharuskan saya banyak berurusan dengan bagian pengadaan barang dan
jasa dan keuangan UI. Disini saya sebagai frontliner banyak mendapat teguran langsung dari
pihak pengadaan dikarenakan di tengah jalan, sosact banyak melakukan perubahan seperti
banyaknya kuantitas barang dan harga barang per unit. Akhirnya Controller banyak turun
langsung untuk mencari vendor yang sesuai dengan anggaran.
Vendor yang pertama saya hubungi adalah vendor bus. Setelah beberapa kali menghubungi
vendor yang berbeda, akhirnya saya menemukan vendor yang pas sesuai dengan anggaran. Hal
tersebut diikuti oleh vendor truk dan pick-up yang totalnya sudah sesuai anggaran. Di titik
inilah saya merasa saya melakukan pencapaian yang besar dengan mengurangi realisasi
anggaran transportasi, yang tahun lalu menjadi titik stress utama controller. Sementara untuk
pengeluaran besar lain seperti kaos dan umbul-umbul saya tidak banyak menghadapi kendala.
Berkat bantuan pengadaan, divisi perlengkapan sosact dan pengalaman saya yang banyak
berkecimpung di divisi perlengkapan membuat pengeluaran yang ada hubungannya dengan
pengadaan secara total bisa terkendali.
Menjelang pelaksanaan, keuangan sosact mendapat kendala yang sangat besar. Awal
September sosact mendapat berita jika keuangan FEB UI sedang kosong. Padahal vendor-
vendor yang hubungannya dengan pengadaan sedang gencar-gencarnya meminta uang muka
dan/atau pelunasan. Hal tersebut menyebabkan kami terpaksa menggunakan uang sosact yang
seharusnya untuk operasional, kami gunakan untuk membayar uang muka/pelunasan agar
proses produksi atau pemesanan bisa terus berjalan. Untungnya saat itu kami dibantu dengan
adanya dana sponsor yang masuk. Meskipun begitu saya menjadi khawatir dana untuk hari H
tidak cukup akibat banyaknya uang sosact yang dikeluarkan tadi.

PELAKSANAAN
Selama hari-h, pengeluaran keuangan sosact cukup lancar. Saya banyak ditolong oleh
pengeluaran divisi-divisi yang ternyata realisasinya jauh lebih efisien dari anggaran, sehingga
kekhawatiran jika dananya kurang menjadi sirna. Bisa dibilang pekerjaan controller saat hari-

40
h lebih banyak setelah acara, yaitu melakukan pembayaran seperti konsumsi, pembicara dan
tukang, serta mengumpulkan beberapa bukti-bukti pembayaran.

Pasca Pelaksanaan
Tidak semua bukti pembayaran berhasil dikumpulkan controller saat hari-H. Hal tersebut
membuat controller perlu menagih kembali bukti pasca pelaksanaan. Beberapa divisi tidak
kooperatif sehingga membuat controller harus terus-terusan menagih bukti pembayaran
tersebut. Controller terkesan seperti beban bagi seluruh divisi lainnya karena membutuhkan
beberapa dokumentasi yang sering menghambat kinerja divisi operasional. Akan tetapi,
money talks! Semua divisi sangat membutuhkan uang untuk pekerjaan mereka. Hal ini
mengindikasikan bahwa terjadi hubungan kerja sama di antara controller dan seluruh divisi
yang ada. Divisi operasional tidak akan bisa bekerja tanpa uang, oleh karena itu untuk
pemenuhan persyaratan keuangan harus dipatuhi.

Termin III
Sampai LPJ ini dibuat, dana termin III yang sedianya digunakan untuk pengeluaran-
pengeluaran pasca sosact belum diajukan oleh Mahalum. Mahalum mengaku lupa, ditambah
lagi Treasurer sebagai pihak yang follow-up terkait dana, tidak mengingatkan setelah pencairan
dana termin II. Akhirnya setelah didiskusikan, termin III dijadikan semacam reimburse yang
baru dibayarkan jika LPJ keuangan sosact selesai diperiksa.

UCAPAN TERIMAKASIH
1. Tuhan yang Maha Esa, karena atas berkat dan karunia-Nya sosact secara umum
terselenggara dengan baik
2. Mahalum, Keuangan, dan Bagian Pengadaan Barang dan Jasa FEB UI yang sudah
membantu mekanisme kerja keuangan sosact
3. PI, yang sudah mau mengorbankan banyak uangnya untuk operasional sosact terutama
saat masa-masa kritis termin I
4. Treasurer, yang sudah menjadi partner kerja yang sangat baik. Banyak membantu
terkait pengajuan dana, pengumpulan bukti pembayaran dan pembuatan laporan
pertanggungjawaban.

41
 5. Divisi Keuangan, yang sudah membantu menyediakan sponsor sehingga keuangan
sosact menjadi sehat serta Divisi Medis atas keberhasilannya mengadakan kerjasama
dengan pihak penyedia obat-obatan
6. Divisi Acara Non Fisik atas ketersediaannya membuat begitu banyak MOU untuk
pembicara, sehingga setelah acara pembicara tidak meminta honor lebih seperti sosact
tahun lalu
7. Divisi Perlengkapan yang sudah membantu menghubungi dan mencari
perlengkapan/logistic yang sesuai dengan anggaran
8. Divisi Acara Fisik dan Konsumsi, yang sudah mau diajak bekerjasama untuk
mengontrol dan mengefisienkan pengeluaran.
9. Divisi lainnya atas kesediannya menggunakan uang pribadi untuk kelancaran sosact.

Evaluasi
1. Controller telah menjalankan fungsinya terhadap keuangan dengan sangat baik tanpa
merugikan pihak-pihak di luar kepanitian.
2. Telah melaporkan LPJ keuangan Termin I dengan sangat baik

SARAN UNTUK CONTROLLER SELANJUTNYA

Saran yang sangat perlu untuk diperhatikan
1. CONTROLLER HARUS MEMBERIKAN PERHATIAN LEBIH KE TRANSAKSI
YANG BERHUBUNGAN DENGAN PENGADAAN
Saat pengajuan RAB, lebih baik melakukan kroscek ke divisi terkait, PI atau vendor
untuk transaksi diatas 1 juta.
Misalnya untuk pengadaan bus untuk mahasiswa baru, controller harus kroscek
kembali berapa jumlah maba, jumlah seat bus, kuantitas bus, serta harga dan vendor
mana yang memberikan harga tersebut, karena nanti di pengadaan, controller diminta
untuk menjelaskan hal tersebut.
Pengadaan sangat sensitive terhadap perubahan harga, kuantitas dan perubahan vendor.
Pengadaan tidak segan-segan menegur dan menganggap kepanitiaan tersebut
perencanaannya tidak matang.

2. IKUT TERJUN LANGSUNG MENGHUBUNGI DAN MENEMUI VENDOR

42
 Terutama yang berkaitan dengan transportasi dan perlengkapan. Jangan mudah percaya
mengenai nominal tertentu untuk sebuah transaksi yang diajukan oleh divisi terkait.
Misalnya harga kaos untuk kuantitas 300 di vendor X adalah 60 ribu.
Controller tidak boleh langsung mengiyakan. Lakukan kroscek sendiri apakah benar,
jika melebihi anggaran lebih baik controller ikut membantu mencari vendor baru. Hal-
hal kecil tersebut akan sangat berpengaruh besar nantinya pada keefisienan realisasi
anggaran.

3. BUAT KESEPAKATAN (MOU) DENGAN PEMBICARA ACARA NON FISIK

AGAR PEMBICARA TIDAK MEMINTA HONOR LEBIH

Menjelang Bidding
1. Siapkan jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan tidak terduga saat bidding
Misalnya berapa jumlah batu bata dan kapur yang diperlukan untuk satu kilogram
semen, atau bahkan berapa botol air mineral yang mampu ditampung oleh sebuah
trashbag.
2. Menanyakan jumlah dana yang disediakan oleh dekanat sebelum bidding, bahkan jika
nanti Social Act 2016 ada dua tim yang maju. Tidak usah berpikir itu etis atau tidak etis
3. Bersama Treasurer membuat anggaran penerimaan, meskipun diceritakan bahwa
controller sebelumnya tidak membuat anggaran penerimaan.

Persiapan dan Pelaksanaan

1. Pahami detail pengeluaran divisi sebaik mungkin
Seperti kapan dibutuhkan uangnya, berapa jumlah uangnya, pembicara punya npwp
atau tidak, dan sebagainya. Hal ini sangat dibutuhkan untuk pemenuhan dokumentasi
dan LPJ keuangan ke dekanat. Jika divisi operasional tidak kooperatif, bagaimana uang
bisa dicairkan dengan cepat.

2. Buatlah Guideline Keuangan

Guideline berisi syarat-syarat valid bon/bukti transaksi, alur permintaan dana dan
mekanisme advance serta reimburse.

43
3. Controller berperan sebagai penghubung kebutuhan panitia dengan divisi
pengadaan dan keuangan dekanat. Dibutuhkan integrasi dan komitmen yang kuat
dari seorang controller untuk bisa membahasakan masalah keuangan dan pengadaan ke
panitia dengan bahasa yang mudah dimengerti.

4. Controller harus memahami standar pelaporan akuntansi, audit dan perpajakan.

Controller akan melaporkan LPJ keuangan ke pihak Keuangan FEB UI melalui
Mahalum dan Keuangan Rektorat UI. Standar pelaporan untuk Keuangan FEB UI
adalah memenuhi prasyarat keabsahan dokumentasi dan bukti-bukti transaksi yang
dikelompokkan ke masing-masing Program Kerja. Sedangkan standar pelaporan untuk
Keuangan Rektorat UI adalah memenuhi prasyarat klasifikasi akun beban. Untuk
sistem audit, Controller harus siap siaga untuk membantu divisi yang kesulitan dalam
pemenuhan dokumentasi transaksi. Jangan sampai terlihat indikasi penipuan dan
kecurangan pada bukti transaksi pengeluaran seperti mark-up. Lakukan seluruh
pelaporan dengan wajar dan adil.
Peraturan perpajakan diperlukan untuk transaksi yang terlibat dalam pajak seperti PPh
21 untuk honorarium, PPh 23 untuk pajak sewa bus plat kuning, PPh 23 untuk catering,
dan lain-lain.

5. Controller harus bekerja sama dengan Treasurer seperti saudara. Tanpa Treasurer
maka Controller bukanlah siapa-siapa. Kedekatan dan kekompakan dari kedua pihak
ini akan berdampak kepada tingkat ketersediaan dana yang ada untuk Social Act FEB
UI. Pemilihan Treasurer harus berdasarkan kecocokan dan profesionalitas kerja bukan
atas dasar kenal dan kerabat.
6. Controller hanya berfokus kepada sistem dan serahkan seluruh uang ke
Treasurer. Demi menjaga fokus dan integritas, Controller disarankan untuk tidak
memegang uang sama sekali. Karena waktu yang dibutuhkan Controller lebih bersifat
perencanaan, otoritas, dokumentasi dan pelaporan. Jika Controller memegang uang,
maka akan ada tambahan waktu untuk melakukan pertemuan dengan divisi yang ingin
melakukan reimburse dan advanced dari transaksi pengeluaran.

44
7. Jadikan orang-orang yang ada di Mahalum, Pengadaan dan Keuangan FEB UI
sebagai kerabat dekat. Ketiga unit bisnis dekanat ini harus dipenuhi seluruh keinginan
dokumentasi secepat mungkin. Jangan biarkan mereka menunggu, karena kerjaan
mereka juga bukan hanya mengurusi Social Act FEB UI. Mahalum dibutuhkan untuk
proses tanda tangan dan kelancaran submit dokumen ke Manajer Umum. Pengadaan
dibutuhkan untuk proses pengeluaran yang bersifat besar. Keuangan dibutuhkan untuk
proses pencairan dana.

8. Lakukan konsultasi ke Mahalum, Pengadaan dan Keuangan FEB UI.

Mahalum lakukan konsultasi untuk sponsorship bersama Treasurer.
Pengadaan lakukan konsultasi berupa skenario yang terjadi dari masing-masing
vendor yang memiliki transaksi dengan nominal yang besar.
Keuangan lakukan konsultasi berupa proses pengajuan dana, follow-up pencairan
dana, proses dokumentasi dan perizinan pencairan dana.

9. Selalu mencantumkan CONTACT PERSON di setiap pengajuan dana.

Hal ini bertujuan untuk kemudahan Keuangan Dekanat untuk mengkonfirmasi dan
menghubungi Controller dalam rangka pengumpulan informasi.

10. Lakukan update anggaran dan analisis variance.

Controller harus membangun sebuah sistem keuangan berbasis excel untuk
mengevaluasi antara anggaran, interim dan aktual. Hal ini dibutuhkan untuk
memastikan apakah ketersediaan dana per termin masih cukup dan untuk pengambilan
keputusan mana transaksi yang harus diprioritaskan terlebih dahulu.
11. Jangan ceritakan ketersediaan dana ke BPH dan pihak yang berpotensi untuk
melakukan kecurangan.
Hal ini bertujuan untuk mengurangi kecemburuan antar divisi, masing-masing divisi
memiliki anggaran masing-masing yang harus dipatuhi dan memiliki ketersediaan dana
masing-masing. Jika isu-isu ketersediaan dana diketahui oleh seluruh BPH, maka divisi
yang tidak memiliki anggaran bisa berpotensi untuk cemburu karena sulit untuk
meminta uang ke Controller.

45
 12. Jangan pernah menceritakan kondisi keuangan ke Mentor. Pihak yang satu ini
adalah yang paling sensitive masalah keuangan karena melibatkan mahasiswa.
Rahasiakan semua masalah keuangan. Urutan diskusi masalah keuangan adalah 1)
Treasurer, 2) Pengurus Inti dan 3) Mahalaum.

13. Simpan seluruh bukti transaksi dengan rapih

14. Segera fotokopi struk bensin, tol atau struk belanja di supermarket karena
tulisannya mudah hilang

15. Disarankan untuk memiliki 3 staff yang langsung diwawancari oleh Controller.
Job desc staff tersebut adalah melakukan penempelan bon dan kwitansi dari masing-
masing proker. Jadi staf diberikan tugas untuk mengawasi dan menagih bon/kwitansi
dari program kerja masing-masing divisi.

16. Tanda tangan Controller adalah penting, maka bacalah term of payment, term of
services dan perjanjian dengan saksama dan teliti untuk meminimalisir risiko
ketidaksesuaian ekspektasi.

17. Jangan membuat tanda tangan dalam bentuk softcopy.

Terakhir, saya ingin mengucapkan terima kasih kepada seluruh panitia Social Act FEB
UI 2015 kembali, Semoga kerja sama selama menjalankan Social Act FEB UI 2015
memberikan pengalaman dan juga pembelajaran.

46
 Treasurer

Pendahuluan

Pembuatan LPJ ini bertujuan untuk memberikan informasi mengenai segala kejadian yang
terjadi pada Social Act FEB UI 2015 yang berhubungan dengan job description treasurer.
Sehingga kepanitian tahun selanjutnya dapat mengetahui gambaran sejelas-jelasnya pada
sosact 2015 serta dapat mengambil segala kebaikkan dan menghindari kejadian buruk dari
keuangan sosact 2015.

Job Description

1. Bertanggung jawab dan berwenang menerima semua pemasukan keuangan untuk

kegiatan
2. Melakukan pencatatan pemasukan keuangan
3. Menyimpan bukti pemasukan keuangan yang asli dan melaporkan kepada Controller
setiap terjadi pemasukan
4. Mengeluarkan dana pada kegiatan yang sebelumnya sudah diotorisasi oleh Controller
dan mencatat pengeluaran tersebut
5. Updating dan rekonsiliasi saldo dengan Controller secara berkala
6. Membantu dan membawahi divisi Keuangan
7. Membuat rekening atas nama kepanitiaan
8. Bertindak sebagai penyimpan buku rekening panitia
9. Membantu Controller dalam perencanaan maupun penyusunan LPJ

DESKRIPSI

Awal Social Act 2015

Saya dan Controller resmi bergabung kedalam tim Pengurus Inti Sosact pada tanggal 21
Februari 2015. Dari situ untuk persiapan bidding kamipun membuat rancangan anggaran untuk
kedepannya, kemudian bertanya kepada Contoller dan Treasurer sebelumnya. Untungnya Koor
dan Wakoor Keuangan sudah dicarikan oleh PO (sekarang), yang dulu BPH Divisi Keuangan,
dari staf Divisi Keuangan sebelumnya sehingga saya tidak perlu repot mencari orang lagi.

47
Kemudian tim Sosact harus melewati proses bidding yang sangat alot dan panjang, yang
rasanya baru pertama kali saya alami setelah sebelumnya pernah mengikuti beberapa kali
bidding. Disitu bidder mempertanyakan tentang saya yang tidak membuat anggaran
penerimaan. Ada banyak alasan, namun saya sendiri juga merasa skip dengan keberadaan
anggaran penerimaan itu, karena berbasis pada preprop tahun lalu, tidak membuat dan tidak
ditanyai mengenai anggaran penerimaan itu, sehingga saya lebih fokus bersama dengan
Controller berkutat dengan anggaran pengeluaran yang juga entah kenapa dipertanyakan
sedetail-detailnya (sampai hal-hal yang tidak penting) oleh bidder. Anggaran penerimaan pun
menjadi syarat kelulusan bidding kami, namun setelah selesai dibuat dan dikumpulkan, tidak
pernah disinggung-singgung ataupun ditanyakan kembali.

Pra Hari-H

Anggaran pengeluaran preprop tadi kemudian harus diatur kembali untuk menyesuaikan
dengan format RAB dari FEB UI. Treasurer dan Controller akhirnya mendapat kepastian dana
yang turun dari FEB UI, dan mulai membuat gambaran pengeluaran dan penerimaan dari nilai
tersebut. Bergantian dengan Controller bolak-balik gedung Dekanat FEB UI mulai menjadi
rutinitas sehari-hari.

Setelah itu saya mulai mengawasi persiapan divisi keuangan yang saya bawahi dalam membuat
rancangan kerja mereka, terutama persiapan marcall. Sama seperti tahun lalu, saya
menganggap tidak perlu dilakukan danus karena hasilnya tidak signifikan dan terhalang dengan
jumlah SDM dan waktu yang sempit mendekati liburan. Hal pertama yang harus dipersiapkan
adalah proposal eksternal. Proses pembuatan konten proposal eksternal sempat terhambat
satu minggu karena menunggu preface yang seharusnya dibuat oleh PO (sebelumnya), namun
tidak kunjung dikerjakan, sehingga akhirnya saya sendiri yang terpaksa membuat preface
tersebut dalam satu malam dibantu oleh PO sekarang. Konten lalu diserahkan kepada divisi
HPD untuk dibuat desainnya. Namun setelah beberapa minggu ditunggu, desain proposal
eksternal yang dinanti dirasa kurang sesuai dengan keinginan saya dan divisi keuangan.
Akhirnya, karena memiliki pengalaman sebagai HPD sebelumnya, saya pun turun langsung
membantu proses desain tersebut.

48
Hal kedua yang harus diperhatikan adalah surat dukungan acara dari dekanat FEB UI,
karena surat itu dibutuhkan untuk diposkan bersama dengan propeks kepada calon sponsor dan
juga untuk membuat rekening Social Act., yang juga harus dicantumkan dalam proposal
eksternal. Sayangnya surat dukungan tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama untuk
turun, sehingga lagi-lagi semua proses ikut terhambat. Akhirnya rekening yang digunakan
dalam propeks sementara menggunakan rekening milik Treasurer karena terus didesak waktu.
Propeks baru diperbaiki setelah rekening sosact akhirnya jadi.

Ketiga, rekening bank Social Act. Sebaiknya rekening tidak buka-tutup tiap tahun, dan terus
menggunakan rekening yang sama tiap tahunnya, seperti organisasi. Hal ini untuk
menanggulangi kejadian diatas, sehingga meskipun surat dukungan terlambat turun, tetap
sudah memiliki rekening yang bisa digunakan. Rekening lama dapat diakses hanya dengan
menyerahkan beberapa dokumen, seperti misalnya surat pengalihan kuasa dari kepanitiaan
lama ke baru. Saya memilih untuk membuka tabungan bisnis di Mandiri kembali seperti tahun
sebelumnya, karena sudah familiar dengan bank tersebut dan bank tersebut ada di gedung FEB
UI sehingga dekat untuk didatangi. Kemudian kalau bisa mintalah fasilitas SMS Banking untuk
update pemasukan dan pengeluaran dari rekening bank secara otomatis. Bahkan jika bisa minta
fasilitas mobile banking atau e-banking. Sebenarnya kemarin saya meminta fasilitas tersebut
tetapi karena ada miskomunikasi saya tidak mendapat fasilitas tersebut. Saya tidak meminta
kembali karena saya pikir tidak mendesak, tetapi ternyata fasilitas tersebut akan sangat berguna
dan akan membantu kinerja treasurer. Selain itu, Treasurer harus siap mencari ATM kapanpun
untuk keperluan Social Act.

Proses pencarian dana

Setelah propeks dan rekening selesai, maka dimulailah proses marcall. Divisi keuangan tahun
ini sudah sangat ahli dalam bidang mereka, sehingga treasurer tidak mau terlalu banyak
mengatur macam-macam dalam proses pencarian sponsor. Namun sayangnya karena masalah-
masalah yang disebutkan diatas tadi, proses marcall lagi-lagi terundur hingga baru dimulai
menjelang Lebaran idul Fitri. Pada awalnya sosact mendapatkan tawaran sponsor dari
Frutamin, namun ternyata setelah dilihat kembali tawaran tersebut malah merugikan Social act
apalagi dengan nilai pemberian yang tidak seberapa, sehingga akhirnya kami semua sepakat

49
untuk menolak kesempatan tersebut. Selanjutnya kami juga berusaha mengapproach Unilever
sebagai sponsor tahun lalu, namun setelah berbagai macam cara dicoba, mulai dari e-mail,
telepon, bahkan bertanya kepada alumni FEB UI yang kontaknya kami dapatkan setelah
berkonsultasi dengan Pak Pribadi, tetap saja tidak ada respon dari Unilever. Meskipun divisi
keuangan sempat masih mau mengejar Unilever hingga saat-saat terakhir, ternyata akhirnya
kami harus menyerah juga. Kami juga berusaha meng-approach Pemerintah Karawang yang
siapa tahu bisa memberikan bantuan dana seperti Pemerintah Kabupaten Sukabumi ditahun
sebelumnya, namun ternyata mereka tidak bisa dihubungi.

Sponsor pertama yang kami dapatkan adalah Panca Harapan, sponsor yang juga telah bekerja
sama dari tahun-tahun sebelumnya. Panca Harapan diapproach oleh medis dengan dibantu oleh
divisi keuangan, dan memberikan sponsor in-kind berupa obat-obatan. Namun setelah saya
sempat berbincang dengan orang-orang panca harapan menjelang hari-H, tahun depan mereka
ingin mulai mencari-cari proyek desa binaan, sehingga jika ada acara bercocok tanam seperti
tahun ini lagi, maka mereka dapat memberikan bantuan bibit juga. Mungkin ini bisa jadi
pertimbangan untuk acara Sosact tahun depan, jika memiliki acara yang membutuhkan bibit
lagi.

Pada akhirnya setelah mengalami banyak kegagalan, mulai banyak rezeki yang berdatangan.
Seorang staff Divisi Keuangan pun menggunakan internal linknya untuk mendapatkan sponsor
CV Blessing Flower yang memberikan fresh money. Kemudian staff yang sama juga berhasil
mendapatkan donasi berupa makanan (snack), yang dibagikan pada peserta acara dan panitia
pada hari-H. Wakoor Keuangan pun dengan link beasiswanya berhasil mendapatkan
kerjasama dengan Tanoto Foundation yang memberikan fresh money cukup besar 3 minggu
sebelum hari-H acara. Selain itu Tanoto Foundation juga memberikan satu kardus pulpen untuk
acara. Memenuhi pemasangan logo Tanoto Foundation cukup dikejar waktu karena
kesepakatan didapat saat akan memulai proses cetak-mencetak,terutama kaos. Namun
untungnya kami berhasil memenuhi semua pemasangan logo mereka. Kemudian ada juga
donasi individu dari dua orang diluar acara Social Act yang tidak terduga. Terakhir, seperti
tahun sebelumnya, lewat bantuan dari Pak Pribadi, kami berhasil mendapatkan dana dari POM
FEB UI yang jumlahnya juga cukup besar.

50
Hari-H Acara

Meskipun dana dari para sponsor telah turun dan sampai ke rekening Social Act, namun terjadi
masalah dengan Pengadaan Dekanat FEB UI, dimana karena proses yang rumit maka mereka
belum bisa membayar vendor penyedia peralatan Social Act, sehingga kami harus membayar
vendor tersebut dengan uang termin 2 kami yang seharusnya digunakan untuk keperluan lain,
terlebih dahulu. Hal ini sempat menimbulkan kepanikan bagi saya dan Controller, karena takut
uang yang kami miliki saat itu tidak mencukupi untuk keperluan acara hari-H. Pada akhirnya
untuk jaga-jaga saya menarik semua hampir semua uang yang ada di rekening Social act serta
membawa uang pribadi dari rekening sendiri. Untunglah sampai di desa ternyata pengeluaran
yang dilakukan tidak sebesar yang diperkirakan, sehingga masih banyak uang yang tersisa,
yaitu setengah dari jumlah uang yang dibawa. Pada saat acara pekerjaan Treasurer lebih kepada
membantu Controller membayar dan mengumpulkan bukti keuangan. Selain itu juga
membantu divisi keuangan untuk memenuhi permintaan Tanoto untuk men-twitt acara-acara
dan foto Social Act.

Pasca hari-H

Treasurer membantu Controller dalam menyusun LPJ untuk termin 2 dan 3 dekanat. Selain itu
diestimasikan reimburse dari set up cost dan pengeluaran PI saat awal-awal acara (terutama
karena dana termin 1 yang terlambat turun) dapat dilakukan. Namun sampai saat LPJ ini dibuat,
Pengadaan FEB UI belum mengganti uang Sosact untuk membayar vendor sebelumnya.

Evaluasi BPH

Nama Jurusan Keterangan

Inggrita Emanuelin EAK Inggrita sudah sangat berpengalaman dalam bidang
2013 keuangan dan sangat kompak dengan Nina karena sudah
pernah bekerja sama sebelumnya. Inggrita memiliki
dedikasi yang tinggi pada Sosact, merelakan liburan
kuliahnya dengan marcall. Bahkan ia tak lelah melakukan

51
 door-to-door, berkeliling dari satu kantor ke kantor lainnya
membawa propeks Sosact. Inggrita sendiri juga bisa
membagi waktunya dengan acara GUIM yang ia ikuti
sebagai panitia.
Nina Feraliasari EAK Nina adalah BPH yang berdedikasi tinggi, ia tetap
Puspita 2013 menjalankan tugasnya di Sosact dan selalu menyempatkan
hadir di rapat Sosact meskipun ia juga menjadi Pengurus
Inti di IAF. Meskipun sempat pulang ke kampung halaman
terlebih dahulu saat libur Lebaran, namun ia tetap
melakukan marcall dari sana. Nina adalah orang yang
sangat pantang menyerah, apalagi dalam mengejar sponsor
sampai akhir.

Saran

1. Agar tidak mengulang kejadian tahun-tahun sebelumnya, sebaiknya segeralah bergerak

bersama dengan divisi keuangan untuk membuat surat dukungan dan proposal
eksternal, serta melakukan marcall. Karena waktu marcall yang sempit dan terpotong
Lebaran tidak akan cukup untuk menjangkau berbagai macam sponsor. Selain itu
seperti yang tadi disebutkan, tidak usah membuka rekening baru atau menutupnya saat
acara selesai. Dan juga lebih baik menggunakan rekening social act daripada rekening
pribadi untuk branding.
2. Saya harap sosact kedepannya terus menjaga kerjasama dengan Panca Harapan, apalagi
Panca harapan sudah lama bekerja sama dengan kita dan tidak pernah meminta macam-
macam. Selain itu mereka juga ikut turun langsung dalam acara pengobatan gratis
sehingga sangat membantu kelangsungan acara dengan SDM yang sedikit. Jika
memiliki link ke Tanoto Foundation, yayasan tersebut juga sangat direkomendasikan
untuk diapproach kembali karena cukup royal dalam memberikan dana.
3. Rajin merekonsiliasi uang yang dimiliki dengan Controller, apalagi biasanya banyak
divisi yang jika diberi uang, kembaliannya tidak diberikan lagi, atau bukti keuangannya
tidak lengkap. Catat dengan lengkap semua uang yang masuk dan keluar dan kepada
siapa uang itu diberikan, dan selalu komunikasikan dengan Controller.

52
Kesimpulan

Akhir kata, kondisi keuangan Social Act tahun 2015 cukup baik, meskipun awalnya cukup
tertekan dengan benchmark keuangan tahun lalu yang juga sukses. Saya sangat berterima kasih
pada pihak-pihak yang membantu keuangan Social Act, terutama PO (sekarang) dan Sekum
yang sudah mengeluarkan uang sangat banyak untuk mengcover keperluan pengeluaran saat
cash yang dimiliki tidak mencukupi, dan juga PI lainnya yang membantu kelancaran dana.
Terima kasih banyak juga kepada Controller serbabisa yang meskipun ini pengalaman
pertamanya dibidang keuangan, namun kinerjanya sudah sangat baik, tidak kalah dengan
controller tahun sebelumnya yang selalu dielu-elukan. Controller tahun ini bahkan mau turun
langsung ke lapangan, dan sangat mengerti kondisi lapangan sehingga bisa galak jika ada harga
yang tidak sesuai dengan harga seharusnya sesuai anggaran, serta memiliki skill tawar-
menawar yang sangat ahli. Tidak lupa juga dengan Divisi keuangan, yang tanpa mereka maka
keuangan Social Act akan krisis karena dana dari FEB UI tidak mencukupi. Bangga sekali
dengan semangat anak-anak divisi keuangan yang gigih dalam mencari rupiah demi mendanai
acara ini,apalagi dengan waktu yang terbatas. Kemudian terima kasih juga untuk divisi medis
dalam mengapproach Panca Harapan, serta divisi lainnya yang dapat kooperatif dalam masalah
keuangan serta mengefisiensikan pengeluarannya.

Terakhir, saya lampirkan anggaran penerimaan serta penerimaan realistis, terutama sebagai
contoh agar masalah pembuatan anggaran penerimaan tidak dipermasalahkan lagi dalam
bidding tahun depan.

53
54
 Kepala Bidang 1

Pendauluan

Pertama-tama rasa syukur kepada Allah SWT saya ucapkan karena berkat rahmat dan ridho-
Nya acara Social Act 2015 bisa terlaksana. Selanjutnya ada sebuah pepatah yang mengingatkan
saya kepada seluruh panitia Social Act 2015, yaitu ingatlah bahwa hasil tidak akan pernah
membohongi usaha. Kalimat itulah yang pantas untuk disampaikan kepada seluruh panitia
Social Act 2015, karena dengan segala usaha yang telah panitia lakukan akhirnya Social Act
2015 berjalan dengan lancar meski masih banyak kekurangan. Namun biarlah kekurangan itu
menjadi pelajaran hidup bagi kita semua. Pada penulisan ini, saya akan meringkas cerita panitia
khususnya di bidang satu, cerita suka dan duka kami selama berbulan-bulan berkerja bersama
hingga sampailah kami menjadi sebuah keluarga. Besar harapan saya bahwa tulisan ini dapat
bermanfaat untuk panitia sebagai bahan untuk belajar di masa depan dan juga untuk panitia
Social Act selanjutnya.

Sebelum berlanjut, tak lupa saya mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada BPH dan
seluruh staff bidang satu. Terima kasih atas segala pengorbanan yang kalian lakukan, baik
waktu, tenaga, pikiran. Terima kasih telah menjadikan bidang ini menjadi keluarga yang
beraneka ragam, meski dinamika dan tekanan di dalam bidang satu besar tapi kalian mampu
melewati itu semua. Selanjutnya terima kasih untuk para Pengurus Inti, Ani, Fina, Rizki, Heidy
atas segala bantuan dan kepercayaan kalian terhadap saya dan tim saya. Serta untuk persekutun
kepala bidang Farhan dan Wasri, terima kasih karena kalianlah saya bertahan sampai sejauh
ini. Selanjutnya terima kasih untuk seluruh BPH dan Staff lain yang tidak bisa saya sebutkan
satu per satu atas kerja keras dan ketulusan kalian dalam menjalankan kepanitiaan ini. Tidak
lupa saya ucapkan kepada seluruh pihak yang telah membantu keberlangsungan acara ini dan
membantu bidang satu dalam menjalankan tugas dan kewajibannya.

55
Job Description

1. Bertanggung jawab atas jalannya divisi-divisi yang ada di bawahnya (Divisi SDM,
Acara Fisik, Acara Nonfisik, dan Mentor ) sesuai dengan apa yang telah direncanakan
bersama Koordinator dan Wakil Koordinator tiap divisi.
2. Melakukan koordinasi dengan divisi-divisi yang ada di bawahnya
3. Menjadi penghubung antara BPH Bidang 1 dengan jajaran Pengurus Inti
4. Memastikan bahwa target kerja pada setiap timeline yang telah ditetapkan oleh masing
masing divisi dapat tercapai dengan tepat waktu
5. Memastikan bahwa tidak ada pengeluaran yang disalahgunakan dan tidak melebihi
anggaran yang telah ditentukan
6. Memastikan tidak adanya kendala administrasi, teknis, atau birokrasi internal
kepanitiaan yang dapat mempengaruhi kerja divisi-divisi di bawahnya. Jika memang
terdapat kendala maka harus terlibat dalam memberikan saran atas solusi
pemecahannya.
7. Bertanggung jawab untuk melaporkan secara berkala serta mengkomunikasikan setiap
perkembangan dan permasalahan yang ada kepada Project Officer dan jajaran Pengurus
Inti.
8. Menghubungkan koordinasi dengan bidang lain dan memastikan tidak ada konflik di
dalam hubungan kerja tesebut.
9. Senantiasa terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam membahas
pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI lainnya.
10. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja seksi-seksi Bidang 1 jika terjadi
penyesuaian-penyesuaian yang mendesak, baik selama masa persiapan maupun selama
pelaksanaan Social Act 2015.

Realisasi dan Evaluasi

Secara struktural bidang satu disupervisi oleh PO, namun setelah bidding bidang satu
seolah-olah tidak memiliki supervisi lagi dan hingga akhirnya, mungkin sudah disebutkan pada
bagian sebelumnya khususnya bagian dari Project Officer, bahwa pada tahun ini Social Act
2015 mengalami dinamika yang cukup unik yaitu perubahan posisi pantia inti. Akhirnya pada

56
tahun ini bidang satu cenderung lebih mandiri dengan tidak ada supervisi yang jelas. Skema
kerja pada pengurus inti tahun ini menjadi tidak rapih, Ani sebagai PO yang baru akhirnya
membawahi seluruh bidang termasuk bidang satu. Pada periode awal bekerja saya pun sempat
bingung untuk melaporkan dan berkordinasi dengan siapa. Evaluasi untuk tahun depan supaya
hal ini tidak terjadi lagi, pembentukan tim inti harus dipikirkan dengan matang serta juga
mempertimbangkan kapabilitas dari tim inti tersebut. Karena jika satu posisi memegang
seluruh bidang ditambah divisi keuangan maka beban sangat berat akan ditanggung oleh posisi
tersebut dan kemungkinan human error akan menjadi besar. Selain itu, pada saat malam
bidding yang cukup panas beberapa dari BPH di bidang satu merasa down dan sempat merasa
tidak mampu dan ingin mundur. Karena bidang satu merupakan koor dari acara sosact ini,
diharapkan seorang kepala bidang selanjutnya untuk mendampingi dan mensupport divisi-
divisi dibawahnya apapun masalah yang muncul, tugas seorang kepala bidang adalah memberi
keyakinan bahwa BPH adalah orang yang paling penting dalam menjalankan acara ini dan
mereka mampu menjalankan kewajiban mereka.

Selain itu setelah mempelajari dan berkonsultasi dengan kepala bidang satu Sosact
2014, pada tahun ini yang bertanggung jawab terhadap pesta rakyat adalah BPH acara fisik,
bukan lagi kepala bidang satu. Tugas saya hanya memantau dan memastikan bahwa proses
kerja berjalan lancar serta membantu mempublikasikan acara penutup kepada pihak aparat desa
dan karang taruna. Acara penutup pun dapat terlakasana lebih baik dan kendala-kendala teknis
hampir tidak ada. Dukungan dari pihak desa serta karang taruna dan warga pun pada tahun ini
sangat membantu menyukseskan acara penutup ini. Untuk selanjutnya penanggung jawab
acara penutup ini dapat menggunakan sistem ini.

Selanjutnya, saya juga bertugas dalam pembuatan rundown. Untuk pembuatan

rundown diharapkan dibuat sedetail mungkin. Maksudnya, agar pada rundown dituliskan atau
dilampirkan juga keterangan alur dan timeline kerja setiap divisi yang berkaitan dengan acara.
Sehingga dalam rundown tidak hanya berfokus kepada mobilisasi maba namun juga mobilisasi
panitia yang terlibat. Hal ini untuk menghindari kemungkinan hal-hal teknis kecil namun
penting terlewat.

Acara Non Fisik

57
Sebelum hari H

Hasil dari bidding mengharuskan divisi ini untuk mensturkturisasi mata acara yang ada
dikarenakan jumlah fasilitator yang dihadirkan terlalu banyak. Sehingga selama dua
minggu akhirnya jumlah fasilitator dapat diminimalisasi namun tanpa mengurangi
esensi dari kegiatan yang akan dilakukan. Untuk selanjutnya saat proses bidding baik
BPH dan Kabid 1 harus menguasai penggunaan fasilitator untuk acara apa, dengan
jumlah berapa, dan pertimbangan penggunaan fasilitator. Penggunaan fasilitator
sebaiknya hanya untuk mata acara yang mengharuskan untuk menggunakan fasilitator.
Saat pembentukan koor dan wakoor divisi ini berjalan lancar karena kedua posisi ini
diisi oleh mantan staff acara non fisik pada tahun sebelumnya. Sehingga kemampuan
mereka sudah tidak perlu diragukan lagi. Yang menjadi kendala awal adalah jumlah
staff yang diperoleh tidak memenuhi kuota yang diharapkan. Namun, Andini dan Tari
akhirnya mampu memenuhi kuota staff secara close recruitment.
Setelah melakukan beberapa kali survey, divisi non fisik sempat mengalami kendala
dalam hal mencari mata acara yang tepat untuk masyarakat sekitar. Cara yang dilakukan
untuk mengadakan acara yang tepat adalah divisi ini beberapa kali melakukan survey
serta wawancara kepada warga mengenai kebutuhan mereka.
Proses assesment fasilitator sebaiknya dilakukan segera setelah pembagian pj acara
oleh staff dan lakukan MoU dengan sejelas mungkin maksimal h-1 minggu sebelum
acara terlaksana.

Hari-H

Dalam hal persiapan pj acara non fisik serta kesiapan acara non fisik disetiap waktu
acara sudah sangat baik. Setiap pj acara beserta peralatan yang dibutuhkan sudah siap
sebelum maba dimobilisasi ke titik acara.
Karena titik acara yang tersebar ke dalam lima dusun, sempat terjadi crowded dalam
hal memobilisasi fasilitator. Hal tersebut terjadi karena kurang adanya koordinasi
antara divisi non fisik dengan divisi transportasi. Sehingga kendaraan pribadi fasilitator
sempat dipergunakan untuk memobilisasi semua fasilitator yang bertugas pada saat itu.

58
 Evaluasi untuk selanjutnya, teknis dalam pengantaran fasilitator apabila titik acara
tersebar dilokasi yang berjauhan agar dipikirkan dengan matang.
Untuk variasi acara sudah cukup variatif dan menarik. Hanya saja beberapa acara yang
seharusnya melibatkan warga, namun warga kurang kooperatif untuk hadir dalam acara
tersebut. Evaluasi untuk selanjutnya diharapkan untuk acara yang melibatkan warga,
agar melibatkan perangkat desa dalam hal publikasi. Serta jangan bosan untuk men
follow up warga dari h-1 hari sebelum kegiatan diadakan.

Acara Fisik

Sebelum hari H

Sama dengan halnya acara non fisik, BPH divisi ini berasal dari staff acara fisik tahun
sebelumnya. Sehingga hal itu sangat menguntungkan karena BPH sedikit banyak sudah
memiliki gambaran dan pengalaman di divisi ini. Namun yang menjadi kendala adalah
dalam hal pencarian staff. Mungkin dikarenakan perspektif banyak orang bahwa divisi
ini adalah divisi yang cukup berat maka akhirnya pada masa oprec jumlah kuota staff
yang terisi sangatlah sedikit. BPH divisi ini melakukan close-rec untuk mengisi
kebutuhan staff. Untuk selanjutnya re-branding divisi fisik sangat perlu dilakukan.
Perbedaan acara fisik tahun ini dengan tahun sebelumnya adalah pada tahun ini kami
tidak melakukan kerjasama dengan pihak Dinas Pemerintah setempat yang bisa
meringankan beban anggaran acara. Pada tahun lalu kerjasama dengan Dinas
Pemerintah setempat selain meringankan anggaran juga kegiatan acara dipegang
langsung oleh DPK yang bersangkutan, sehingga para staff hanya berfokus untuk
mengawasi saat kegiatan berlangsung. Hal tersebut sedikit banyak mempengaruhi pola
kerja BPH divisi acara fisik tahun ini. Di tahun ini BPH harus berfikir sendiri
bagaimana membuat acara yang bermanfaat dan juga mampu menampung 20 kelompok
maba per sesinya. Oleh karena itu BPH harus mampu membuat konsep dan seluruh
persiapan acara yang matang tanpa bantuan dari pihak Dinas Pemerintah setempat.
Ditambah lagi kondisi desa yang sudah cukup baik dari segi infrasturktur membuat
konsep acara yang sebelumnya dipersiapkan tidak dapat dilaksanakan. Yang dilakukan
BPH pada setiap kali survey adalah memastikan titik acara, memastikan tukang untuk

59
 kegiatan pembangunan, dan memastikan alat dan bahan yang dibutuhkan. Namun
berkat kerjakeras BPH dan staff yang ada akhirnya persiapan acara berjalan cukup baik.
Untuk selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah usahakan adanya kerjasama dengan
pihak Dinas Pemerintah setempat karena hal tersebut bukan saja dapat meringankan
beban anggaran namun juga meringankan beban kegiatan yang dilaksanakan. Dengan
kerjasama dengan pihak-pihak tersebut biasanya mereka menyediakan mata acara
khusus yang sudah mereka persiapkan sendiri.

Hari-H

Acara fisik sempat dijanjikan untuk bekerja sama dengan pihak BP3K khusunya
pertanian untuk melakukan kegiatan menanam kedelai. Namun ditengah proses
assesment, kerja sama ini dibatalkan. Padahal acara tersebut melibatkan 10 kelompok
maba per sesi acara. Hal tersebut membuat saya dan PO terpaksa turun langsung untuk
mencari mata acara baru. Akhirnya dibantu oleh kepala desa dan salah seorang petani
yang ada kami menemukan mata acara baru yaitu penanaman brokoli di sawah. Setelah
masalah tersebut dapat diselesaikan, H-1 pihak pemerintah desa menawarkan kerja
sama yang sebelumnya dibatalkan. Karena ini permohonan langsung dari pihak
pertanian desa akhirnya mata acara tersebut diadakan dengan persiapan kurang dari 1
hari. Kendala yang dihadapi adalah pengalokasian kelompok akhirnya terpaksa diubah
pada hari kamis malam (H-1 acara berlangsung), begitu juga alokasi staff sebaga pj
acara. Namun berkat koordinasi dengan divisi lain khususnya FO, acara ini dapat
berlangsung.
Kurang adanya koordinasi antara yang jelas antara divisi acara fisik dan peralatan untuk
sistem pengantaran perlengkapan acara membuat persiapan acara di hari Jumat sesi 1
sedikit mengalami kendala, yang mengakibatkan acara belum siap ketika maba sudah
sampai ke titik acara. Untuk selanjutnya jangan sepelekan hal-hal kecil seperti sistem
pengantaran barang yang diperlukan untuk acara. Selain itu siapkan sistem
penyimpanan barang dekat dengan titik acara, sehingga untuk acara hari kedua tidak
perlu lagi ada pengantaran barang dari pihak peralatan dan acara bisa dilaksanakan
sesuai dengan waktu yang diharapkan.

60
 Pada saat hari H terdapat miskomunikasi antara pihak acara nonfisik dengan tukang
bangunan, yang pada akhirnya menyebabkan acara tidak dapat dilakukan karena
pengerjaan telah selesai dilakukan oleh tukang tersebut. Lagi-lagi follow up kepada
pihak desa khususnya yang bersinggungan langsung dengan acara harus selalu
dilakukan.

SDM

Sebelum Hari-H

Pada awalnya pengurus inti cukup kesulitan dalam mencari BPH divisi SDM. Hal
tersebut dikarenakan tidak adanya staff pada divisi tahun lalu yang mau lanjut menjadi
BPH. Hingga akhirnya setelah mendekati waktu bidding, BPH untuk divisi ini terpilih.
Meskipun kedua BPH SDM tidak memiliki pengalaman di Sosact sebelumnya, namun
mereka sangat mampu melaksanakan tugas serta tanggung jawab mereka dengan baik.
Dibuktikan dengan lancarnya proses assesment rumah untuk tempat tinggal maba serta
panitia.
Pada proses recruitment staff, divisi SDM sangat kekurangan staff. Akhirnya wakoor
SDM melakukan closerec. Jumlah staff yang akhirnya tergabung di divisi SDM
hanyalah tiga orang, dan satu diantaranya memutuskan untuk mengundurkan diri.
Untuk selanjutnya diusahakan jumlah staff minimal sejumlah dengan klaster yang ada.
Sehingga setiap staff bisa bertanggung jawab terhadap satu klaster. Pada tahun ini
karena kekurangna staff akhirnya koor dan wakoor harus terjun langsung bertanggung
jawab terhadap klaster.
Pada proses awal assesment rumah banyak warga yang enggan untuk rumahnya
digunakan sebagai hostfam. Hal tersebut dikarenakan warga merasa malu dengan
keadaan rumah tersebut. Cara yang ditempuh SDM adalah melakukan kerjasama
dengan pihak aparat desa khususnya Kepala Dusun dan Ketua RT yang ada untuk
melakukan pendekatan kepada warga dan melakukan sosialisasi mengenai acara
SosAct ini. Selain itu karena kebutuhan rumah yang tidak sedikit akhirnya divisi SDM
bersama divisi lain memutuskan untuk beberapa kali menginap untuk keperluan
assesment. Divisi SDM dibantu dengan PI serta divisi lain juga sempat melakukan

61
 sosialisasi dengan menyebar ke masjid-masjid yang ada di desa, kami tarawih bersama
dengan warga dan setelah itu mensosialisasikan acara Sosact.

Hari-H

Meskipun tidak memiliki pengalaman di divisi ini sebelumnya, namun BPH mampu
menjalankan tugas divisi SDM dengan baik. Kuota kebutuhan rumah baik untuk maba
dan panitia serta fasilitator dapat terpenuhi. Masalah yang timbul seperti adanya rumah
yang secara sepihak membatalkan kesediaan mereka agar rumahnya digunakan sebagai
hostfam dapat ditangani dengan baik oleh divisi ini. Hubungan dan kerjasama antar
divisi SDM dengan divisi lain seperti Mentor dan FO pada tahun ini berjalan lancar
serta sangat baik.

Pasca hari-H

Tugas SDM belum berakhir setelah hari H selesai, hal ini dikarenakan mereka masih
harus bertanggungjawab untuk menentukan nilai mahasiswa baru dan juga menentukan
status kelulusan dari mahasiswa baru. Dimana mahasiswa baru yang dinyatakan tidak
lulus telah dijamin oleh BPM untuk tidak dapat memperoleh status IKM aktif.

MENTOR

Sebelum Hari-H

Divisi mentor adalah inovasi dari tim sosact tahun ini. Pembentukan divisi mentor
dilatarbelakangi karena beberapa hal, diantaranya adanya wacana dari pihak BPM yang
menginginkan divisi mentor yang memiliki satu koor dan wakoor saja yang nantinya
berdiri sendiri tidak berada dibawah naungan OPK maupun Sosact. Namun setelah
mempertimbangkan lebih lanjut struktur seperti itu tidaklah memungkinkan. Akhirnya
dari pihak pengurus inti Sosact memutuskan dibuatlah divisi mentor tersendiri, yang
ditahun-tahun sebelumnya hal-hal yang berkaitan dengan mentor dibawahi oleh divisi

62
 SDM. Hal tersebut dikarenakan melihat divisi SDM yang tidak hanya mengurusi
masalah mentor namun juga masalah hostfam dan tugas maba, kami menganggap
bahwa jobdesc yang dimiliki SDM sangatlah banyak dan berat. Selain itu melihat
evaluasi-evaluasi ditahun sebelumnya bahwa karena tidak adanya naungan khusus
untuk para staff mentor di acara ini akhirnya hubungan staff mentor dan divisi lain
tidaklah baik yang berakibat kurang adanya koordinasi dan banyak hal yang
menyebabkan miskomunikasi. Dari pertimbangan-pertimbangan tadi, akhirnya
terbentuklah tim mentor yang terdiri dari satu koordinator dan lima wakil koordinator.
Jumlah ini kami putuskan berdasarkan pertimbangan jumlah tim mentor yang ada di
OPK, sehingga nantinya setiap wakil koordinator baik dari tim OPK dan Sosact dapat
bersinergi mengurusi segala kepentingan terkait mentor.
Pada tahun ini hubungan antara tim Opk dan Sosact berjalan lancar khususnya dalam
hal mentor. Hal ini dibuktikan dengan adanya koordinasi dalam hal pemilihan staff
mentor. Jumlah pendaftar staff mentor sangat banyak yang akhirnya para pengurus inti
dari Opk dan Sosact terjun langsung dalam proses wawancara. Selain itu proses staffing
mentor dilakukan dan dihadiri oleh BPH mentor dari Sosact dan OPK, perwakilan
Pengurus inti dari kedua pihak serta pihak BPM.
Dalam rangkaian acara yang dipersiapkan untuk mentor diantaranya mentor days, team
building, technical meeting, pelatihan medis, dan simulasi acara secara keseluruhan
berjalan lancar dan mentor sudah cukup kooperativ dalam melaksanakan kegiatan yang
ada.

Hari-H

Pada pelaksanaan hari H setiap BPH mentor termasuk koordinator bertanggung jawab
terhadap satu klaster bersama dengan SDM dan FO. Sebelum hari H BPH mentor sudah
melakukan survey dan menghafal kondisi klaster yang mereka bawahi menyebabkan
tidak ada masalah yang serius yang muncul dan kordiansi antara BPH mentor dengan
SDM dan FO terkait masalah-masalah kecil yang timbul dapat diselesaikan dengan
baik.

63
 Pada pelaksanaan hari H secara keseluruhan staff mentor sudah cukup kooperativ
dalam menjalankan tugasnya dan membimbing mentee dalam mengikuti kegiatan
acara. Namun beberapa mentor ada yang tidak dapat melaksanakan tugasnya sampai
dengan acara selesai dikarenakan terdapat satu dan lain hal.

Pasca Hari-H

Sama dengan SDM setelah acara hari H selesai tugas mentor belumlah selesai. BPH
mentor harus mengumpulkan nilai-nilai tugas maba kepada staff mentor. Dalam proses
pengumpulan nilai terdapat beberapa kendala seperti staff mentor yang lambat dalam
pengumpulan nilai, sehingga mengharuskan BPH mentor untuk selalu mem-follow up
staff mentor serta memperpanjang waktu pengumpulan nilai.
BPH mentor juga membantu divisi SDM dalam peng-input-an nilai maba, hal ini cukup
meringankan beban dari divisi SDM.

Kesimpulan dan Saran

Pada acara penutupan yaitu pesta rakyat dapat berjalan dengan baik dan lancar. Acara
yang melibatkan warga dan karang taruna membuat acara lebih menarik dan ramai. Untuk
divisi Fisik meskipun tidak adanya bantuan kerjasama dengan pihak manapun secara
keseluruhan acara dapat terlaksana cukup baik. Untuk selanjutnya koordinasi antara acara fisik
dengan perlengkapan harus ditingkatkan. Selain itu jangan sampai meremehkan hal-hal kecil
yang dianggap kurang penting.

Untuk acara nonfisik, acara sudah berjalan dengan baik sesuai dengan yang
direncanakan. Untuk selanjutnya jika acara melibatkan fasilitator serta tersebar dititik-titik
yang berjauhan, rumuskan dengan matang mengenai mobilisasi fasilitator.

Untuk SDM, masalah terpenting adalah persiapkan staff yang cukup dan berkomitmen
minimal sejumlah klaster yang ada sehingga tidak lagi koor dan wakoor harus menghandle
langsung masalah yang sebenarnya dapat dikerjakan oleh staff.

64
 Bagi divisi mentor, dengan adanya divisi ini hubungan dan koordinasi dengan pihak
internal sosact maupun pihak eksternal dapat berjalan dengan sangat baik. Untuk tahun
selanjutnya lebih ditegaskan pembagian tugas antara SDM dan mentor agar pembagian kerja
dapat seimbang dan jelas.

Dan teruntuk kepala bidang 1 selanjutnya, hal terpenting adalah sebisa mungkin
meluangkan waktu dalam setiap assessment yang dilakukan tiap divisi. Selalu berikan
dukungan kepada BPH yang ada. Jaga kesehatan karena agenda di bidang satu akan sangat
banyak.

Penilaian Kinerja BPH

Nama Jurusan/Angkatan Keterangan

Andini Eka Manajemen/2013 Andini adalah bph yang memiliki dedikasi tinggi
Fithriyani pada kepanitiaan ini. Sebagai koordinator acara non
fisik ia mengerti mengenai konsep dan juga
menguasai teknis, hal tersebut dikarenakan
pengalaman ia sebagai staff acara non fisik. Andini
tidak perlu terlalu banyak diarahkan namun ia
sangat aktif bertanya dan berkonsultasi sehingga
saya selalu tau perkembangan dari divisinya. Andini
sangat detail dalam segala hal. Namun yang harus
Andini perbaiki adalah tingkat kepekaan terhadap
kondisi di lapangan, dan kepercayaan terhadap
bawahan.

Tari Ustami Manajemen/2013 Tari adalah wakoor non fisik yang pada awalnya
jarang terlihat karena kesibukannya dan juga karena
saat liburan Tari terlalu cepat pulang ke daerah
asalnya sehingga diawal yang men-take over acara
non fisik adalah Andini. Namun setelah balik ke

65
 Depok, Tari menunjukan totalitasnya terhadap acara
non fisik. Kadang Tari sedikit moody namun ia juga
merupakan sosok yang menghibur dengan keceriaan
dan keluguannya.

Gumanti Oloan Akuntansi/2013 Sebagai koordinator acara fisik Gumanti sangat

Simbolon bertanggung jawab. Ditengah kesibukannya sebagai
ketua acara lain namun tidak mengurangi
dedikasinya di Sosact. Meski Gumanti terkadang
suka meremehkan hal-hal detail namun ia cukup
bertanggung jawab dan mampu menyelesaikan
masalah yang dihadapi acara fisik.

Bahri Rizki Bisnis Islam/2013 Diawal kepanitian ini Bahri cukup pendiam dan
malu. Namun semakin lama ia bisa beradaptasi dan
mampu menjadi wakil koordinator acara fisik
dengan baik. Bahri mampu menghandle divisinya
disaat Gumanti berhalangan hadir. Yang sebaiknya
diperbaiki dari Bahri adalah ia sering skip terhadap
hal-hal penting.

Kamaruddin Akuntansi/2013 Udin atau sering dipanggil Kades ini adalah BPH
yang sering sekali menghibur panitia lain dengan
tingkahnya. Namun sering sekali Udin sulit untuk
serius. Karena ini pengalaman pertamanya sebagai
BPH, Udin sudah berusaha yang terbaik. Udin
cukup bertanggung jawab atas apa yang menjadi
kewajibannya.

Shalihah Fatinah Akuntansi/2015 Kesabaran, kerja keras, dan tanggung jawab Fatin
membuat divisi SDM sukses menjalankan
tugasnya. Fatin mampu menempatkan diri dengan
baik dan mampu membantu dan menutupi

66
 kelemahan yang ada di koornya. Satu sifat tidak
enakan Fatin terhadap orang lain sebaiknya
dikurangi.

Amalia Wardhani Ilmu Amal adalah orang yang sangat bagus dalam hal
Ekonomi/2013 organisasi. Sifat supel dari Amal yang membuat
dirinya disegani oleh banyak orang khususnya staff
mentor. Sayangnya karena Amal cukup sibuk diluar
kepanitiaan ini, ia jadi sering tidak hadir dalam
bebagai kegiatan kerja yang diadakan.

Sarah Aninidha Manajemen/2013 Sifat supel dari Nindha membuat staff mentor yang
ia COC-kan cukup solid, kooperatif, dan dekat
dengan dirinya. Nindha juga bertanggung jawab
dengan tugas dan kewajibannya. Selain itu Nindah
juga kritis dan mampu memberikan saran dan
masukan yang membangun untuk divisi mentor.

Siti Salmatunisa Ilmu Nisa adalah seorang yang mau belajar dan tidak
Ekonomi/2013 segan untuk bertanya. Ia mampu menjalankan
tanggung jawabnya. Nisa juga selalu memberikan
alasan yang jelas ketika ia tidak bisa menghadiri
kegiatan kerja yang dilaksanakan.

Gilang Bisnis Islam/2013 Bagi yang belum mengenal Gilang pasti berfikir
bahwa ia adalah orang yang tertutup dan pendiam,
namun sebenarnya Gilang adalah orang yang cukup
terbuka. Gilang mungkin memang sedikit sulit
untuk bergaul dengan orang lain, namun dengan
sikapnya yang seperti itu ia mampu menjalankan
tugasnya sebagai COC klaster 2 dengan baik. Gilang
juga cukup sabar dan selow dalam menghadapi staff
mentor

67
Eko Wicaksono Akuntansi/2013 Eko cukup detail dalam bekerja. Ia juga salah satu
BPH mentor yang paling sering hadir dalam setiap
kegiatan kerja yang dilaksanakan. Eko tidak segan
membantu divisi lain. Selain itu Eko juga memiliki
kepedulian tinggi terhadap mentee yang ia COC-
kan.

68
 Kepala Bidang 2

Puji syukur saya ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala rahmat
dan kasihnya social Act 2015 dapat terlaksana dan selesai dengan baik. Dalam sebuah kisah
terkadang bagaimana proses melalui suatu jalan tidaklah terlalu diperhatikan, terkadang orang
hanya berfokus pada akhir dari perjalanan seseorang. Namun disini saya ingin memberikan
gambaran singkat tentang proses perjalanan Sosact khususnya bidang 2 sampai pada akhir
perjalanan yaitu acara sosact 205. Pertama-tama saya ingin berterimakasih kepada seluruh tim
Sosact 2015 yang sudah berusaha dengan sepenuh hati mulai dari awal sampai akhir Sosact.
Terimakasih kepada Ani selaku PO yang selalu ada untuk membantu saya sebagai kepala
bidang 2. Terimakasih kepada Kabid 1 dan kabid 3 yaitu Lula dan Farhan yang selalu ada disaat
suka dan duka dan selalu memberikan semangat kepada saya dari awal bidding sampai sosact
berakhir. Terimakasih kepada rizki dan heidy selaku controllerdan treasurer yang selalu
membantu saya dalam urusan pembelian barang-barang dan membantu kelancaran setiap divisi
bidang 2. Terimakasih kepada Fiina selaku sekum yang selalu mengingatkan dan membantu
mengurus bidang 2. Terimakasih kepada Fajri selaku supervisor yang selalu memberikan
dukungan dan bantuan ketika Sosact menghadapi masalah. dan untuk Bidang yang saya sangat
banggakan yaitu Bidang 2 terimakasih saya ucapkan karena telah bekerja dengan setulus hati
dari awal bidding sampai akhir dan saling bahu membahu dan menolong satu sama lain.
Semoga acara sosact ini menjadi sebuah pengalaman sekaligus pembelajaran yang dapat
memberi warna dan makna baru bagi semua orang yang terlibat, baik bagi masyarakat desa
darawolong maupun panitia sendiri.

Saya menyadari bahwa mulai dari pembentukan tim ini sampai akhir Sosact saya masih
sangat banyak kekurangan. Tidak ada gading yang tidak retak, semua kesempurnaan hanya
milik Tuhan Yang Maha Kuasa. Saya berharap melalui Laporan Pertanggung jawaban ini
social Act kedepannya dapat lebih baik dan bisa memberi manfaat lebih bagi semua
stakeholdernya.

Job Description

69
1. Membawahi serta bertanggung jawab atas Divisi perlengkapan, transakom dan konsumsi

2. Menjadi penghubung dan berkoordinasi langsung kepada Pengurus Inti dengan ketiga divisi
yang dibawahinya

3. Merumuskan kebijakan-kebijakan strategis yang berhubungan dengan Logistik

4. Mensupervisi dan memastikan berjalannya Logistik kepanitiaan

5. Menjaga kesinambungan kinerja setiap Divisi yang dibawahi

6. Menjaga koordinasi dengan bidang lain agar tidak terjadi konflik

7. Mengkoordinir, mengawasi, sekaligus mendukung kinerja Divisi Perlengkapan,

Transakom dan Konsumsi

8. Memberikan sumbangsih pemikiran dalam pengambilan keputusan yang melibatkan

internal bidang Logistik baik sebelum maupun saat hari H

9. Terlibat dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam membahas pengambilan
keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI lainnya

10. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja seksi-seksi Bidang 2 jika terjadi
penyesuaian-penyesuaian yang mendesak, baik selama masa persiapan maupun selama
pelaksanaan Social Act 2015 FEB UI

11. menjaga hubungan yang baik dengan seluruh divisi yang dibawahi

Evaluasi

Dalam struktur Sosact bidang 2 di bawahi langsung oleh VPO, namun karena sebuah kejadian
tidak menyenangkan terjadi di dalam kepanitiaan, akhirnya VPO naik menjadi PO dan otomatis
membuat Ani sebagai PO yang baru harus membagi tanggung jawab kepada bidang 1 dan
bidang 3 yang seharusnya di pegang oleh PO terdahulu. Namun meski demikian, saya tetap
dibantu oleh PI yang lain dalam menjalankan tugas saya dan semua PI saling bahu membahu

70
meneruskan kepanitiaan ini. Pada awalnya memang terasa sulit dan tidak mudah sama sekali.
Terkadang saya berpikir bahwa saya tidak capable dalam mengemban tugas ini. Beruntung
teman-teman pengurus dan kabid 2 tahun lalu membantu saya dan memberikan yang terbaik.

Dalam bagian ini, saya tidak mengevaluasi bagian teknis masing-masing divisi karena masing-
masing divisi pasti sudah punya evaluasi teknis dibagian laporan pertanggungjawaban divisi.

Diawal pembentukan tim untuk kepanitiaan ini, sangatlah susah untuk mendapatkan
BPH Transport dan Perlap. Hal ini masih menjadi evaluasi yang sama dari tahun
ketahun. Untuk pengurus selanjutnya mungkin regenerasinya mungkin bisa lebih
ditingkatkan karena untuk 2 divisi ini tergolong susah untuk mendapatkan orang-orang
yang mau dan mampu dibidangnya.

Sejak awal saya ingin bidang 2 dilandasi dengan rasa kekeluargaan dan toleransi yang
tinggi sehingga satu sama lain dapat saling bahu membahu dan tidak merasa terbebani
dalam melaksanakan tugas yang mereka emban. Cara yang saya lakukan adalah
menerapkan keterbukaan dalam hhubungan kerjasama antar bidang, sehingga tidak ada
kesalahpahaman yang dapat menimbulkan perselisihan.

Bidang 2 merupakan bidang yang sangat berpengaruh terhadap pelaksanaan kegiatan

pada hari-H, sehingga sangat dibutuhkan adanya ketenangan dalam menghadapi segala
situasi pada hari-H. Dibutuhkan individu yang memiliki ketenangan ini, namun cepat
bertindak dalam menghadapi segala situasi. Quick Thinker, menjadi salah satu hal yang
harus diterapkan dalam bidang ini. Namun tetap harus memiliki rencana maupun
kontigensi yang matang.
Untuk kepala bidang 2 selanjutnya saya ingin menyarankan agar membagi perhatian
secara merata kepada seluruh divisi. Salah satu yang menjadi kekurangan saya adalah
saya merasa bahwa saya lebih banyak memberikan perhatian kepada divisi konsumsi
karena BPH konsumsi yang belum pernah ikut sosact dan belum terlalu memahami
jobdesk mereka. Kedepannya yang akan menjadi kepala bidang 2 seharusnya harus
membagi perhatian secara merata.

Divisi bidang 2 lebih banyak didominasi oleh pria sehingga perlu perhatian dan perlu
setiap saat untuk mengingatkan agar mereka tetap berada dalam track rencana yang

71
 sudah ada. Berikan perhatian dan dampingan ketika mereka menjalankan tugas masing-
masing.

tim advance dari bidang 2 untuk tahunini cukup banyak sehingga sangat membantu
sekali dalam proses pembagian bahan makanan ke housefam. Diharapkan untuk bidang
2 tahun depan dapat mempertahankan hal ini dan kalau bisa semakin meningkatkan
staff yang akan advance.

Untuk kepala bidang 2 selanjutnya, usahakan pembagian tugas antara BPH itu adil.
Berikan perhatian dan pantau terus agar BPH tetap memegang tanggung jawab dengan
baik.

Saran untuk kepala bidang 2 adalah jaga hubungan yang baik dan kordinasi yang baik
dengan COC karena akan sangat membantu bila kabid sedang tidak bisa menemani
anak-anak bidang 2. Untuk tahun ini karena ada sedikit permasalahan mengakibatkan
VPO yang menjadi COC bidang 2 naik menjadi PO dan harus memperhatikan semua
bidang.

Gunakan pendekatan yang berbeda-beda untuk setiap personel bidang 2 agar lebih enak
dalam berkomunikasi dan pembagian tanggung jawab serta pengawasannya.

Kesimpulan dan saran

Secara keseluruhan semua divisi melaksanakan tugasnya dengan sebaik mungkin dan pada
akhirnya semua berjalan dengan cukup lancar. Mungkin banyak hal-hal yang tidak terduga
terjadi di lapangan namun terlepas dari semua itu bidang 2 sudah memberikan yang terbaik
yang dapat mereka berikan.

Untuk divisi transportasi tahun ini sudah baik dan rapimeskipun kekurangan staff, namun untuk
saran kedepannya agar memperhatikan setiap vendor yang akan dipakai.

Untuk perlengkapan tahun ini sudah sangat baik dan rapi, namun untuk kedepannya diusahakan
agar memiliki staff perempuan yang dapat menjadi notulen untuk list barang.

72
Untuk divisi konsumsi tahun ini sangat banyak peningkatan dari tahun yang lalu, semoga bisa
terus meningkat dan diharapkan tahun depan mengalami peningkatan yang lebih baik lagi.

Untuk kabid 2 selanjutnya, sarannya adalah selalu sediakan waktu bagi BPH dan jadilah
pendengar yang baik untuk cerita-cerita anak-anak bidang 2. Jangan lupa untuk selalu
mengingatkan BPH agar tetap semangat dan yang paling penting adalah jaga kesehatan dan
cintai diri sendiri terlebih dahulu.

Penilaian Kinerja BPH

Nama Jurusan/Angkatan Keterangan

Harits pratama Akuntansi /2012 Harrits atau yang biasa dipanggil om djin adalah BPH
yang sangat bertanggung jawab dan benar-benar
bekerja dengan segala kemampuan yang dia bisa di
kepanitiaan ini. Sayangnya om djin bekerja ketika
liburan akhir semester sehingga sedikit sibuk dan
kesusahan dalam membagi waktu. Namun Meski di
tengah-tengah harus bekerja om djin tetap dapat
menghandle transportasi dan truk dengan baik, serta
mengisi kekosongan gamal sebagai wakoor yang pada
waktu itu juga memiliki kesibukan sehingga frekuensi
di transportasi jarang.

Gamal Manajemen/2012 Gamal adalah wakoor transportasi yang pada awalnya

jarang kelihatan karena kesibukan yang dimilikinya.
Gamal mengikuti kegiatan yang cukup banyak
menyita waktunya sehingga frekuensi di sosact lebih
jarang dan kebanyakan teknis sebelum hari H di
pegang oleh om djin. Meski demikian gamal tetap
bekerja dengan baik dengan keterbatasan waktu yang
dimilikinya.

73
Mario Akuntansi/2013 Sebagai coordinator perlengkapan dan peralatan,
Marojahan A Mario sangat baik dalam menjalankan tugas baik
mulai sebelum hari H maupun pada hari H sosact.
Walaupun Mario masih baru pertama kali bergabung
di kepanitiaan sosact namun karena sudah biasa
memegang divisi peralatan, Mario tidak terlalu
kesisahandalam menjalankan tuganya. Meskipun
kekurangan staff, namun Mario tetap dapat
menghandle perlengkapan dengan baik. Namun
karena ingin memberikan yang terbaik, terkadang
Mario suka mengabaikan diri sendiri. Oleh karena itu
ada baiknya Mario menjaga kesehatan agar tetap dapat
performa dengan baik.

Gabriel Edson Akuntansi /2013 Dari awal kepanitiaan sampai akhir kepanitiaan,
Edson adalah BPH yang paling susah untuk dipahami
jalan pikirannya. Bukan dalam artian buruk, namun
lebih kepada pujian. Sebagai wakil coordinator
perlengkapan dan peralatan Edson menjadi teman
yang paling cocok untuk mendampingi Mario, namun
tidak jarangberadu mulut dengan Mario. Edson
memiliki sifat yang terlalu santai. Namun bila dia
sedang niat dalam bekerja maka hasilnya akan sangat
baik. Masalahnya adalah Edson niat santainya lebih
besar daripada niat baiknya untuk bekerja keras.
Tetapi bila dilihat secara keseluruhan, edsonsudah
bekerja keras dan bekerja dengan baik selama
kepanitiaan ini.

Tasya Aldiary Bisnis islam Pada awalnya tasya sangat pemalu dan jarang
/2013 berbicara di kepanitiaan. Namun seiring waktu tasya
menjadi anak yang supel dan diidolakan di

74
 kepanitiaan. Sebagai koor konsumsi, tasya membawa
konsumsi kearah yang lebih baik dibandingkan
dengan tahun sebelumnya. Pada awalnya tasya masih
bingung dengan masalah konsumsi karena belum
pernah menjadi bagian dari sosact terutama konsumsi
dan masih banyak hal-hal kecil yang terlewat di awal
kepanitiaan. Namun seiring berjalannya waktu tasya
dapat menjalankan tugasnya dengan baik termasuk
memberi seluruh panitia dan peserta sosact makan
selama 3 hari tanpa kekurangan makanan.

Ismi Ilmu ekonomi Menjadi wanita tangguh adalah bagian dari ismi. Pada
Islam /2013 awalnya ismi sangat pendiam dan jarang berbicara
seperti tasya. Dan diawal-awal kepanitiaan, sama
seperti tasya ismi juga masih bingung dengan jobdesk
yang dia miliki sehingga terkadang banyak hal-hal
kecil yang terlewat. Namun seiring berjalannya waktu
ismi menjadi wakil coordinator yang sangat baik
dalam mendampingi tasya untuk menyediakan
makanan bagi seluruh peserta dan panitia sosact.

75
 Kepala Bidang 3

Pendauluan
It is difficult to be patience, but to waste the rewards for patience is worse.
- Abu Bakr (r.a)

Alhamdulillah, puji serta syukur saya panjatkan ke hadirat Allah SWT. karena hanya
dengan rahmat serta karunia-Nya lah tim Social Act FEB UI 2015 dapat menjalankan seluruh
kegiatan dengan baik mulai dari bidding, oprec, team building, survey desa, simulasi, hingga
Hari-H .
Selanjutnya saya ucapkan terimakasih kepada tim Social Act FEB UI 2015, mulai dari
Pengurus Inti lain, Badan Pengurus Harian, dan staff. Sesungguhnya tanpa komitmen dari
mereka semua, tidak akan ada yang namanya Social Act FEB UI 2015. Terimakasih juga
kepada Tn. Mohammad Nur Rokhim selaku ex-Project Officer yang telah memberikan
amanah kepada saya untuk menjadi Kepala Bidang 3 Social Act FEB UI 2015, meskipun beliau
sendiri tidak amanah dalam mengemban jabatannya.
Terakhir, ucapan terimakasih yang paling istimewa saya persembahkan untuk BPH
bidang 3, dan staff bidang 3 (FO, HPD, dan Medis). Mereka semua adalah orang yang terbaik
di masanya, memiliki niat, dedikasi, serta mau bekerja keras dalam seluruh rangkaian kegiatan
Social Act FEB UI 2015. Dari lubuk hati yang paling dalam, saya meminta maaf apabila ada
kesalahan, baik dari perkataan, sikap, dan perbuatan saya. Sesungguhnya manusia adalah
tempatnya salah, dan kesempurnaan hanya milik Allah SWT.
Job Description

1. Mengepalai 3 Divisi: HPD, Medis, dan Field Officer

2. Menjadi penghubung dua arah antara Pengurus Inti (PI) dengan para BPH di ketiga
divisi tersebut
3. Turut serta dalam perumusan beberapa kebijakan strategis terkait publikasi dan media
partner
4. Mengontrol berjalannya teknis publikasi dan media partner
5. Menciptakan dan menjaga kinerja tiap divisi secara berkesinambungan

76
 6. Mengkoordinasi, mengawasi, sekaligus mendukung kinerja Divisi HPD, Medik, dan
Field Officer
7. Memberikan saran atas pemikiran sendiri dalam pengambilan keputusan yang
melibatkan internal bidang supporting
8. Berpartisipasi aktif dalam memberikan input, gagasan, atau pemikiran dalam proses
pengambilan keputusan atas setiap masalah berskala organisatoris bersama PI lainnya
9. Bertanggung jawab atas setiap perubahan konsep kerja tiap divisi di Bidang 3 jika
terjadi penyesuaian-penyesuaian yang bersifat mendesak, baik selama masa persiapan
maupun selama pelaksanaan Social Act FEB UI 2015.

Evaluasi Tiap Bidang Pendukung (sebelum, ketika dan sesudah hari-H)

Field Officer

1. Secara menyeluruh kegiatan berjalan dengan baik, meskipun untuk beberapa event
terdapat keterlambatan waktu yang disebabkan oleh jarak kluster dan tempat acara.
Menanggapi hal ini, dibutuhkan ketegasan para personil FO pada saat memobilisasi
peserta agar tidak terlalu lamban berjalan kaki.
2. Meningkatkan intensitas koordinasi melalui pertemuan, rapat dengar pendapat, atau
sekadar melalui media elektronik dengan semua divisi lintas bidang yang mendukung
pelaksanaan tiap-tiap acara guna tercapainya ketepatan dan kelancaran tiap-tiap acara.
3. Diperlukan kesiapsiagaan personil FO, terutama pada malam hari, untuk mencegah
adanya peserta yang tidak ada di hostfam dan mengganggu ketertiban desa.
4. Diperlukan kecepatan dan ketepatan koor dan wakoor dalam mengambil keputusan atas
kondisi-kondisi yang sifatnya unexpected moment.
5. Mencari BPH yang memiliki komitmen dan tidak lupa akan tanggung jawabnya sebagai
BPH.
6. Meningkatkan komunikasi di internal divisi.
Humas, Publikasi dan Dokumentasi (HPD)
1. Secara menyeluruh hal-hal yang menjadi proker dari HPD telah terlaksana dengan baik,
meskipun untuk beberapa aspek seperti kecepatan dinilai kurang karena sedikitnya
personil HPD.

77
 2. Mencari BPH yang memiliki komitmen untuk tetap melanjutkan perkuliahan di FEB
UI dan berpartisipasi dalam Social Act FEB UI.
3. Meningkatkan komunikasi di internal divisi.

Medis

1. Diperlukan jumlah staff laki-laki yang lebih banyak untuk meningkatkan kinerja medis
dalam memberikan pelayanan kepada yang membutuhkan.
2. Perlunya koordinasi yang lebih intensif antara koor dan wakoor divisi Medis
kedepannya.
3. Divisi medis harus memegang minimal satu kendaraan, untuk memberikan pelayanan
yang lebih cepat kepada yang membutuhkan
4. Meningkatkan koordinasi dengan pihak Adkesma BEM FEB UI dan OPK FEB UI
terkait dengan riwayat penyakit mahasiswa baru.

Laporan Kinerja BPH - HPD

.Nama Jurusan/An NPM Jabatan Keterangan

gkatan
Djarot Eks Eks - Koordinat Djarot adalah satu-satunya BPH di Social Act
Dimas Akuntansi/2 1306453104/ or Divisi FEB UI 2015 yang ketika pelaksanaan sudah
Achmad 013 - Ilmu 1506748820 HPD tidak berstatus sebagai mahasiswa aktif S1 FEB
Andaru Hukum UI. Pada awalnya, Djarot memiliki keinginan
Paralel/201 untuk pindah jurusan dari Akuntansi ke
5 Manajemen, tetapi ketika Simak UI
berlangsung, ia justru memilih Ilmu Hukum,
yang mana hal ini tidak dikomunikasikan ke PI
lain, sehingga mempersulit komunikasi karena
adanya perbedaan jarak dan jadwal kuliah.
Di HPD, Djarot memegang publikasi, yang
mana harus men-desain beragam dokumen

78
dalam waktu yang singkat, sayangnya Djarot
seringkali lalai dalam menjalankan tugasnya,
sehingga ada beberapa tugas yang harus
diambil alih oleh Hilman, Alia, dan bahkan
oleh Kabid 3, meskipun begitu, beberapa
desain yang dibuat oleh Djarot sudah cukup
menawan.
Sebelum hari-H Social Act, Djarot memiliki
ide terkait tugas mahasiswa baru, yaitu
semacam esay foto, dimana mahasiswa baru
mengambil foto yang dianggap memiliki
makna dan kemudian mahasiswa baru
memberikan satu atau dua kalimat terkait foto
tersebut, tetapi sayangnya ide Djarot ini kandas
ditengah jalan karena Djarot seringkali tidak
ikut rapat dan tidak berkomunikasi dengan
divisi SDM dan Mentor selaku pembuat tugas.
Kemudian ada ide Djarot lain yang justru
kandas dengan sendirinya, seperti Instagram
Social Act, yang pada akhirnya tidak
digunakan pada Social Act kali ini. Pada
akhirnya ide yang dicetuskan Djarot seringkali
hanya menjadi angan-angan semata.
Dalam hal komunikasi, bisa dibilang
komunikasi Djarot tidak terlalu bagus, hal ini
dibuktikan dengan Djarot yang izin pulang ke
Surabaya, tetapi malah pergi ke Sampit,
sehingga makin mempersulit komunikasi
antara Djarot dengan rekan kerjanya. Padahal
tanpa Djarot pergi ke Sampit pun, ia sudah
susah dihubungi, sehingga pada akhirnya ada

79
 beberapa pekerjaan yang seharusnya
dikerjakan oleh Djarot tetapi dikerjakan oleh
Hilman, Alia, atau Kepala Bidang 3.
Kemudian ketika hari-h Social Act, Djarot
sempat mengalami masalah kesehatan,
sehingga kinerjanya semakin menurun, dan ada
beberapa tugas seperti plotting staff yang
akhirnya di-cover oleh Hilman dan Alia.
Hilman Manajemen/ 1206243021 Wakil Hilman adalah satu-satunya BPH di Social Act
Hadianto 2012 Koordinat yang merangkap sebagai BPH juga di OPK
or Divisi FEB UI, tetapi hal ini ternyata tidak
HPD mempengaruhi profesionalisme dari Hilman,
Hilman mampu membagi waktu dengan baik
dan dapat mengerjakan tugas yang diberikan
dengan baik dan tepat waktu.
Di HPD, Hilman memegang tanggungjawab
dalam hal dokumentasi, dan pada hari-H Social
Act, dokumentasi berjalan dengan lancar, foto
yang ditangkap oleh HPD memiliki kualitas
yang bagus dan bermakna, bahkan HPD mampu
membuat teaser, official video after Social Act
dengan baik dan hasilnya diunggah di Youtube.
Kemudian Hilman juga mampu meng-cover
beberapa pekerjaan yang seharusnya dikerjakan
oleh Djarot.
Hilman justru terlihat seperti koordinator divisi
HPD dan bukan Djarot.
Alia Manajemen/ 1406611215 Wakil Alia adalah satu-satunya BPH yang berasal dari
Rachma 2014 Koordinat angkatan 2014, tetapi hal ini tidak mengganggu
Ningtias or Divisi profesionalisme dari Alia. Alia justru mampu
HPD

80
 beradaptasi dengan baik terhadap lingkungan
sekitarnya.
Alia mampu membagi waktunya dengan baik,
karena Alia juga tercatat sebagai BPH di
kepanitiaan lain.
Di HPD, Alia memegang tanggungjawab
sebagai Humas, Alia menjalankan peranannya
dengan baik, karena mampu meng-handle
media sosial seperti twitter dan line@ dengan
baik. Line@ Social Act juga merupakan inovasi
dari HPD tahun ini, dikarenakan semakin
bertumbuhnya pengguna media komunikasi
dan sosial LINE.
Tugas yang diberikan kepada Alia juga mampu
dituntaskan dengan baik, dan bahkan mampu
meng-cover tugas yang harusnya dikerjakan
oleh Djarot.

Laporan Kinerja BPH - Medis

Nama Jurusan/A NPM Jabatan Keterangan

ngkatan
Yusuf Akuntansi/ 1306379795 Koordinat Yusuf dan Santi sebenarnya memiliki
Darmawan 2013 or Divisi kesamaan, dua-duanya sama-sama memiliki
Medis ego yang besar, dan bahkan keduanya pernah
berkelahi di grup Whatsapp yang ada staf
didalamnya. Ego keduanya juga sama-sama
besar, dan kurang bisa bersimpati apalagi
berempati satu sama lainnya.
Meskipun demikian, keduanya memiliki
pemahaman yang baik tentang Medis, dan

81
 mereka berdua sebenarnya saling melengkapi
satu sama lain, ketika sebelum hari-H, Yusuf
seringkali jatuh sakit, sehingga ada beberapa
tugas yang harus di-cover oleh Santi, termasuk
rapat dan training medis.
Sebaliknya ketika Santi jatuh sakit pada hari-H,
maka Yusuf otomatis mengambil alih tugas
Santi, ia harus melakukan jobdescnya sekaligus
jobdesc Santi, seperti menjadi LO untuk NUFA
FIK UI, meskipun jobdesc Yusuf menjadi
bertambah, tetapi ia berhasil melaksanakannya
dengan baik dan profesional.
Yusuf bertanggungjawab dalam pengobatan
gratis, sehingga ia harus melakukan negosiasi
dengan dokter, tugas tersebut dapat ia
laksanakan dengan sempurna. Kemudian,
Yusuf juga berjasa atas terjalinnya kerjasama
dengan Yayasan Panca Harapan, sehingga pada
tahun ini, Social Act kembali mengadakan
pengobatan gratis, kemudian dengan Panca
Harapan menjadi sponsor, sangat menolong
divisi medis dalam kebutuhan terhadap obat-
obatan.
Baik Yusuf dan Santi dapat menjadi pemimpin
yang hebat apabila mereka mau belajar
berempati dan mau berkompromi.
Santi Sri Manajeme 1306386245 Wakil Yusuf dan Santi sebenarnya memiliki
Wahyuni n/2013 Koordinat kesamaan, dua-duanya sama-sama memiliki
or Divisi ego yang besar, dan bahkan keduanya pernah
Medis berkelahi di grup Whatsapp yang ada staf
didalamnya. Ego keduanya juga sama-sama

82
 besar, dan kurang bisa bersimpati apalagi
berempati satu sama lainnya.
Meskipun demikian, keduanya memiliki
pemahaman yang baik tentang Medis, dan
mereka berdua sebenarnya saling melengkapi
satu sama lain, ketika sebelum hari-H, Yusuf
seringkali jatuh sakit, sehingga ada beberapa
tugas yang harus di-cover oleh Santi, termasuk
rapat.
Santi bertanggungjawab dalam training medis I
dan II, ia berhasil melaksanakan tugasnya
dengan baik, meskipun harus dibantu sesekali,
tetapi ia tetap berusaha menjalankan tugasnya
dengan baik.
Kemudian Santi juga melakukan negosiasi
dengan NUFA FIK UI selaku tim medis ahli, ia
berhasil melaksanakan tugasnya dengan baik.
Sayangnya ketika hari-H, ia kurang peduli
dengan kondisi kesehatannya sendiri, sehingga
ia jatuh sakit dan terpaksa harus dirawat di
klinik, kemudian jobdescnya juga harus
dialihkan ke Yusuf, seperti menjadi LO bagi
NUFA FIK UI.
Keduanya dapat menjadi pemimpin yang hebat
apabila mereka mau belajar berempati dan mau
berkompromi.

Laporan Kinerja BPH Field Officer

Nama Jurusan/Ang NPM Jabatan Keterangan

katan

83
M Rizky Akuntansi/2 1206266776 Koordinator Rizky merupakan orang yang baik dan bisa
Vidia 012 Divisi Field diandalkan, tetapi sayangnya ketika hari-H ia
Pratama Officer banyak bergantung kepada alumni FO tahun
lalu dan bahkan sempat berselisih pendapat
dengan Raihan, tetapi hal ini tidak terlalu
berpengaruh kepada divisi Field Officer secara
keseluruhan. Secara garis besar. baik Rizky,
Raihan, dan Lendy sudah bisa menjalankan
amanah yang mereka emban.
Raihan Bisnis 1306453514 Wakil Raihan merupakan orang yang baik dan bisa
Mahendra Islam/2013 Koordinator diandalkan, tetapi sayangnya ketika hari-H ia
Divisi Field ternyata ia sempat berselisih pendapat dengan
Officer Rizky, sehingga Raihan jarang memberi
komando pada staf Field Officer, kemudian
Raihan juga masih perlu banyak belajar agar ia
bisa lebih dewasa sehingga lebih punya
kharisma dan mampu mengambil keputusan-
keputusan yang strategis dengan baik. Baik
Rizky, Raihan, dan Lendy sudah bisa
menjalankan amanah yang mereka emban.
Lendy Manajemen/ 1306386005 Wakil Lendy termasuk salah satu BPH yang paling
Aulina 2013 Koordinator jarang dalam menghadiri rapat, tetapi ketika
Divisi Field simulasi dan hari-H Social Act, ternyata
Officer ketidakhadirannya pada saat rapat tidak terlalu
berpengaruh kepada kinerjanya. Baik Rizky,
Raihan, dan Lendy sudah bisa menjalankan
amanah yang mereka emban.

84
 BIDANG 1

Acara Fisik Acara Non Fisik -

- Sumber Daya Manusia Mentor

85
 Divisi Acara Fisik

Pendahuluan

Puji serta syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat nikmat
dan karunia-Nya rangkaian kegiatan Social Act 2015 ini dapat terlaksana dengan baik. Kami
mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh panitia Social Act 2015, kelurahan
Desa Darawolong beserta warganya, dan mahasiswa baru FEB UI 2015 sebagai peserta atas
segala pelajaran, pengalaman, serta kenangan yang telah diberikan kepada kami.

Kami juga mengucapkan terima kasih atas partisipasi, kerja sama, serta kenangan
kepada seluruh jajaran staff divisi acara fisik. Tanpa bantuan, kehangatan dan tiap candaan
kalian di tengah hiruk pikuk kepanitiaan ini, divisi acara fisik tidak akan mampu menjalankan
kegiatan Acara Fisik Social Act 2015. Terima kasih juga kami ucapkan kepada seluruh jajaran
Panitia Social Act 2015, Pengurus Inti, Divisi FO, Divisi Perlengkapan, Divisi Transportasi,
Divisi SDM, Divisi Acara non-fisik, Divisi Mentor, Divisi Medis, Divisi Konsumsi, Divisi
Keuangan, dan Divisi HPD atas kerja samanya selama rangkaian kegiatan Social Act 2015.

Job Description
1. Memasukkan nilai-nilai Social Act 2015 kedalam acara-acara fisik Social Act 2015
2. Membuat konsep kegiatan acara fisik Social Act 2015, serta menentukan kegiatan apa
saja yang akan dilakukan di Social Act 2015
3. Menyusun Rundown Acara
4. Bekerja sama dengan aparat desa mengenai apa saja yang dapat dibantu pengerjaannya
yang sekiranya dapat dilakukan oleh para mahasiswa baru FEB UI 2015 sebagai
pesertanya
5. Berkoordinasi dengan divisi SDM terkait dengan alat-alat yang akan dikumpulkan dan
dibawa yang selanjutnya akan digunakan pada kegiatan acara fisik Social Act 2015
6. Membantu divisi keuangan mencari sumber pendanaan dan atau bantuan untuk
pelaksanaan acara fisik Social Act 2015
7. Menyediakan bahan-bahan untuk pelaksanaan acara fisik Social Act 2015

86
 8. Mengkoordinir warga dan juga buruh bangunan sebelum hari-H acara Social Act 2015
untuk menyelesaikan pembangunan sampai pada persentase penyelesaian yang bisa
diselesaikan oleh mahasiswa baru FEB UI 2015
9. Menjadi Penanggung Jawab kegiatan Pesta Rakyat yang berlangsung di akhir acara
Social Act 2015

Susunan Divisi Acara Fisik:

Koordinator Divisi Acara Fisik : Gumanti Oloan Simbolon (EAK 2013)

Wakil Koordinator Acara Fisik : Bahri Rizki (EBI 2013)

Staff :

Syaiful R.E. Pane (EMA 2013)

Nur Fuad Setiawan (EAK 2013)

Ari Puspondaru Haris (EBI 2013)

Nadia Ambarani (EIEI 2013)

Ani Dwi Rahmanti R (EIE 2013)

Afridita Yulianty (EBI 2014)

Tri Ratna (EIE 2014)

Nuraini (EAK 2014)

Putri Utami (EBI 2014)

Kevin Hidayat (EAK 2012)

87
Analisis SWOT

Strength

1) Koordinator dan Wakil Koordinator telah mempunyai pengalaman dalam kegiatan

Social Act
2) Koordinator dan Wakil Koordinator sudah pernah bekerja sama pada Social Act
2014 dengan sama-sama menjabat sebagai staff divisi acara fisik
3) Koordinasi antara koordinator-wakil koordinator dengan dan antar staff berjalan
dengan baik
4) Semangat kerja dan mood tim yang selalu positif
5) Rasa kekeluargaan antara anggota divisi acara fisik yang tinggi

Weakness

1) Hanya sedikit staff yang pernah ikut survey

2) Kurang intensifnya follow up dengan tukang
3) Kurang detailnya skenario distribusi perlengkapan untuk rangkaian acara pada hari-
H
4) Wakil koordinator yang kurang cepat dalam pengambilan keputusan

Opportunities

1) Divisi lain dalam kepanitiaan Social Act 2015 yang secara umum sangat kooperatif
dalam membantu divisi acara fisik
2) Ketersediaan mobil operasional saat hari H untuk divisi acara fisik
3) Pihak Sekolah Dasar Darawolong I, II, III, dan IV yang sangat antusias dengan
adanya pengerjaan acara fisik
4) Pihak pengelola mushola dan lahan pembibitan yang sangat antusias dengan adanya
pengerjaan acara fisik

88
 Threat

1) Kegiatan dan jadwal kuliah jajaran divisi acara fisik yang menghambat
terkumpulnya seluruh jajaran divisi acara fisik secara lengkap
2) Pelaksanaan kegiatan yang ternyata lebih lambat pengerjaanya dibandingkan
estimasi, sehingga menyebabkan perubahan alokasi kelompok mahasiswa baru
3) Adanya staff divisi acara fisik yang tidak jelas kabarnyayang selanjutnya resign pada
hari-H

Persiapan Pra-Hari H

Rencana Realisasi Keterangan

Open Recruitment Kurang Berhasil Parameter keberhasilan kegiatan Open

Recruitment (oprec) ini terukur dari
adanya 12-14 orang yang menjadi staff
acara fisik. Namun yang terjadi adalah
hanya 4 orang yang didapat melalui
oprec, dan 6 orang didapat melalui Close
Recruitment .

Survey Lokasi dan Cukup Lancar Survey Divisi Acara Fisik Social Act
Penetapan Titik 2015 dapat dikatakan cukup lancar.
Acara Dalam menetapkan titik-titik acara, kami
terlebih dahulu berjalan-jalan sambil
membuat list mengenai apa saja mata
acara yang dapat kami laksanakan.
Setelah itu kami memilih mata acara yang
sekiranya dapat dilakukan oleh para
mahasiswa baru dan diusahakan mata
acara tersebut memang merupakan
pembangunan yang dibutuhkan oleh
warga desa. Selanjutnya kami meminta

89
 izin langsung kepada pihak yang terkait.
Seperti kepala-kepala sekolah SD
Darawolong I, II, III, IV, pengelola
mushola-mushola, dan pemilik lahan
penanaman bibit sayur.

Pada survey pertama yang dilakukan

bersama para staf, dilakukan penetapan
titik-titik acara fisik yaitu untuk
penanaman bibit sayur, pembuatan tempat
sampah, renovasi taman SD, dan
pembuatan pagar mushola.

Hambatan dalam proses survey yang

dapat kami ungkapkan adalah
kesulitannya divisi acara fisik dalam
menentukan titik acara karena kondisi
desa yang pembangunannya dapat
dikatakan sudah baik.

Kerjasama dengan Berhasil Pada awalnya, tepatnya pada survey

BP3K dilaksanakan pertama kali kami (18 April 2015)
memilih penanaman bibit kedelai di
sawah sebagai salah satu mata acara kami.
Setelah kami berunding dengan kepala
desa, sekitar pertengahan bulan Juni,
kepala desa menyetujui niat kami dan
akan menyediakan 2 hektar sawah untuk
penanaman kedelai tersebut. Lalu pada
survey berikutnya setelah itu kami
meminta persetujuan kepada pihak BP3K
selaku penyedia bibit kedelai tersebut.

90
 Pada tanggal 20 Agustus 2015, kami
bertemu dengan Pak Arif selaku petugas
lapangan penanaman kedelai untuk daerah
Darawolong. Menurut Pak Arif, kegiatan
penanaman kedelai yang telah kami gagas
sebelumnya tidak bisa diadakan karena
waktu yang bentrok dengan penanaman
padi. Setelah itu kami-pun mencari titik
acara baru lagi.

Tepat H-1 Social Act 2015 akan

diadakan, Pak Arif datang kembali ke
kantor desa Darawolong untuk bertemu
dengan kami dan meminta kami untuk
tetap mengadakan penanaman bibit
kedelai sebagai salah satu mata acara
kegiatan Social Act. Untuk menjaga
hubungan baik kami dengan pihak BP3K,
khususnya Pak Arif, kami tetap menerima
permintaannya meskipun hal ini
berdampak pada perubahan alokasi
kelompok pada mata acara lainnya.
Sehingga kelompok yang berkegiatan
menanam kedelai-pun hanya sedikit.

Simulasi Acara Simulasi divisi Dengan medan titik acara fisik yang
acara fisik lancar tersebar di 10 titik pada 4 dusun di desa
darawolong, simulasi merupakan sebuah
hal krusial untuk menghitung perkiraan
waktu dan jarak dari masing-masing
meeting point cluster ataupun main point (
kantor desa ) ke titik-titik acara fisik serta

91
 kendaraan yang harus dipilih untuk
mobilisasi mahasiswa baru.

Simulasi acara fisik berhasil karena tidak

ada keterlambatan staf acara fisik saat
mobilisasi menuju titik acara fisik. Selain
itu sebagian besar staf divisi acara fisik
mengetahui titik-titik acara fisik yang di
PJ-kannya untuk melakukan pengawasan
dan pendampingan pada hari-H.

Kendala yang dialami saat simulasi ini

adalah adanya beberapa staff FO yang
kebingungan dengan banyaknya titik
acara penanaman bibit sayur sehingga
mereka salah mengantarkan mentor-
mentornya. Tetapi hal itu dapat teratasi
dengan staf acara fisik yang bersiap
dengan mencegahnya di pinggir jalan
tepat di depan rumah yang dijadikan
sebagai lokasi penanaman bibit sayur
tersebut. Tetapi untuk divisi acara fisik
secara umum dapat dikatakan berhasil.

Pengumpulan Cukup Lancar Pada tahun ini, divisi acara fisik lebih
Peralatan banyak menggunakan peralatan sisa dari
kegiatan Social Act 2014. Untuk itu para
mahasiswa baru hanya mengumpulkan
kuas, botol aqua, dan pot bunga saja.

Kendala yang terdapat pada pengumpulan

peralatan ini adalah ukuran besarnya pot
bunga yang dikumpulan oleh para

92
 mahasiswa baru di luar perkiraan kami.
Untuk itu kami memutuskan untuk
merevisi pot yang dikumpulkan dari pot
dengan ukuran diameter 60 cm dengan
pot bunga dengan ukuran diameter 35-40
cm. Sementara untuk kelompok yang
sudah terlanjur membeli pot dengan
ukuran diameter 60 cm dan yang sudah
menyetornya ke BPM tetap kami terima
sehingga dengan adanya perbedaan pada
ukuran diameter pot dapat menambah
esensi keindahan dari dipajangnya pot
tersebut di tiap sekolah.

Advance dan Hari ke 1 pelaksanaan kegiatan

Keberangkatan tim Berjalan lancar Keberangkatan tim advance secara

advance ( 16 keseluruhan berjalan lancar. Banyaknya
September 2015 ) orang yang membantu dalam
pengangkutan barang Social Act-pun
dapat memperlancar dan mempercepat
keberangkatan tim advance.

Kegiatan Advance Berjalan lancar Kegiatan advance yang dilakukan acara

acara fisik ( 17 fisik secara keseluruhan berjalan lancar.
September 2015 ) Hal yang kami lakukan dalam kegiatan
advance adalah finalisasi lokasi titik-titik
acara dan koordinasi dengan tukang-
tukang yang akan membantu dalam
pelaksanaan masing-masing mata acara
pada esoknya. Selain itu, kami juga

93
 berkoordinasi dengan divisi perlengkapan
terkait dengan kebutuhan akan material
yang akan kami gunakan untuk
kelangsungan beberapa mata acara.

Setelah terselesaikannya agenda kami

pada siang itu, kami-pun membantu divisi
perlengkapan dalam pemasangan umbul-
umbul dan border Social Act 2015.

Pada malam harinya, kami bersama divisi

perlengkapan memotong besi dan papan
yang akan kami gunakan untuk kegiatan
membuat tempat sampah dan papan
slogan di SD Darawolong I, II, III, IV.

Hari 1 Pelaksanaan
Jumat, 18 September 2015

Renovasi Taman Secara umum lancar Titik renovasi taman ini ada pada
empat titik yaitu di SD
Darawolong 01, SD Darawolong
02, SD Darawolong 03, dan SD
Darawolong 04. Secara umum
kegiatan ini berjalan dengan
lancar. Dikarenakan kegiatan ini
tidak terlalu membutuhkan
keahlihan khusus, staff Acara
Fisik juga tidak terlalu kesulitan
dalam menjalankan tugas mereka
di lokasi mereka masing-masing.
Acara ini berjalan lancar karena
perlengkapan dan peralatan yang

94
 berupa tanah, sekam, cangkul,
sekop, bunga dan pot sudah
tersedia dan selanjutnya tinggal
dikerjakan oleh mahasiswa baru.
Hanya saja perlu diakui bahwa
jumlah pasokan tanah dan sekam
memang kurang, sehingga pot
tidak bisa diisi penuh. Awalnya
sempat ada masalah dengan
ukuran pot yang mana sebanyak
28 dari 160 pot berdiameter 60cm,
dan selain itu 40cm dan 50
dengan jumlah yang berbeda.
Akan tetapi divisi Acara Fisik
bisa mengatasi dengan membagi
rata semua pot ke stiap sekolah
dengan ukuran yang sama dan
jumlah yang sama.
Papan Slogan Agak Terkendala Kurangnya koordinasi Divisi
Acara Fisik dengan Divisi
Perlengkapan menjadikan acara
ini cukup terkendala. Pada acara
hari Jumat sesi 1, ketika
mahasiswa baru tiba di titik acara,
beberapa perlengkapan belum
siap di titik acara. Sehingga ada
kelompok maba yang belum bisa
melakukan kegiatan hingga
sekitar 20 menit. Ditambah
dengan berbedanya kemampuan
melukis pada tiap-tiap mahasiswa

95
 baru, menjadikan acara ini sedikit
terkendala karena gambar yang
dihasilkan maba tidak sesuai
dengan design yang diminta
Divisi Acara Fisik. Namun perlu
disyukuri di sesi 2 acara ini cukup
improve dibandingkan sesi 1,
sehingga apa yang belum selesai
di sesi 1 dilanjutkan/diselesaikan
di sesi 2.
Pembibitan Sayur Brokoli Lancar Acara ini dapat dikatakan mirip
dengan acara renovasi taman yang
tidak perlu memiliki keahlian
khusus dalam pelaksanaannya.
Akan tetapi keuletan dan kehati-
hatian sangat diperlukan dalam
acara ini.
Pada hari jumat, ada lima lahan
pembibitan warga yang kami
gunakan sebagai lokasi acara.
Secara umum, kegiatan
pembibitan sayur brokoli ini
berjalan dengan lancar dengan
mahasiswa baru yang antusias
serta cepat memahami mengenai
apa yang diajarkan oleh pemilik
lahan sebagai pengajarnya.
Akan tetapi, masih ada satu atau
dua orang maba yang tidak mau
bekerja dengan teman-temannya

96
 dengan alasan tidak biasa
memegang tanah.
Divisi Acara Fisik menargetkan
satu kelompok paling tidak bisa
mengerjakan paling sedikit 400
bibit dalam satu sesi. Pada
pelaksanaannya, maba bisa
mengerjakan bahkan lebih dari
500.
Pembangunan Tempat Terdapat Kendala Sama halnya dengan acara
Sampah pembuatan papan slogan, acara ini
terdapat kendala berupa peralatan
dan perlengkapan yang belum
siap di titik acara pada saat
mahasiswa baru tiba di titik acara.
Hal ini dikarenakan kurangnya
koordinasi dengan Divisi
Perlengkapan.
Namun di sesi 2, acara ini
berjalan dengan lancar. Tempat
sampah yang dibangun pada tiap-
tiap SD, sudah hamper selesai
terbangun.
Adapun kendala lain yang
terdapat pada acara ini adalah
beberapa mahasiswa baru,
khususnya mahasiswi, yang
kurang antusias dengan acara ini.
Namun hal ini dapat dipahami
dikarenakan jenis acaranya yang
bersifat fisik, sementara staff

97
 divisi acara fisik tidak dapat
memaksakan para mahasiswi
tersebut.
Persiapan Lahan Lancar Dalam acara ini, mahasiswa baru
Penanaman Brokoli cukup antusias. Akan tetapi
kurangnya alat untuk melubangi
gundukan tanah membuat acara
ini berjalan sedikit lebih lambat
dan tidak bisa bekerja leluasa.
Dalam pelaksanaannya, beberapa
mentor juga ikut melakukan
kegiatan ini bersama dengan
mentee-mentee-nya.
Kendala yang kami hadapi adalah
banyak mahasiswa baru yang
melubangi gundukan tersebut
secara asal-asalan dikarenakan
kurangnya jumlah staff divisi
serta pengajar dan pengawas dari
pihak pemilik lahan yang
bertanggungjawab dalam acara
ini.
Renovasi Tempat Wudhu Tidak Berjalan Mata acara ini berlokasi di dua
titik. Namun dikarenakan adanya
misskomunikasi dengan divisi
perlengkapan menjadikan bahan-
bahan serta peralatannya tidak
tersedia pada waktu yang
seharusnya, yaitu Jumat pukul
14.00 di salah satu mushola.
Sedangkan di mushola lainnya,

98
 juga ada misskomunikasi dengan
pihak tukang yang sudah
membangun sendiri tempat
wudhu tersebut sehingga ketika
sesi acara berlangsung kelompok
yang bersangkutan hanya
membantu dalam penyelesaian
akhir renovasi tersebut serta PJ
acara meminta kepada mahasiswa
baru untuk melakukan bersih-
bersih mushola saja.
Membangun Pagar Lancar Pada mata acara ini, mahasiswa
Mushola baru sangat antusias dalam
mengerjakan tugasnya. Dan
mentor kelompok terkait juga
dapat mengkondisikan mentee-
mentee-nya untuk kembali bekerja
ketika mentee-mentee-nya
tersebut sudah hilang fokus
dengan jajan-jajan.

Hari 2 Pelaksanaan

19 September 2015

Renovasi Tempat Wudhu Lancar Acara ini berlokasi di klaster 3,

dengan dua titik mushola sebagai
lokasinya.
Acara yang berlokasi di pinggir
sungai berjalan dengan lancar
meskipun perlengkapan dan
perlatan baru didistribusikan

99
 berbarengan dengan datangnya
mahasiswa baru. Hingga akhir
sesi 1 selesai, pembangunan
tempat wudhu telah mencapai
sekitar 50% dan selanjutnya akan
dilanjutkan oleh Pak Jaya selaku
tukang dan pengelola mushola
tersebut.
Sementara di titik dekat jalan raya
tidak ada kegiatan perenovasian
tempat wudhu lagi dikarenakan
pengerjaannya sudah
terselesaikan pada hari
sebelumnya. Tingkat
penyelesaiannya langsung 100 di
sesi 1. Sedangkan titik dekat kali
terhambat total, karena disana
tidak ada sama sekali bahan dan
perlengkapn untuk pembangunan
tempat wudhu ini. Lagi-lagi
kurangnya koordinasi dengan
Divisi Perlengkapan dan
Peralatan. Satu hal yang jelas
terlihat adalah mahasiswa laki-
laki lebih dominan dalam
pengerjaannya karena
membutuhkan fisik.
Pembibitan Sayur Brokoli Lancar Seperti halnya hari jumat, acara
ini berlangsung dengan lancar.
Akan tetapi masih ada beberapa
mahasiswa baru yang tidak mau

100
 tangannya kotor sehingga
mahasiswa baru tersebut hanya
melihat teman sekelompoknya
melakukan kegiatan pembibitan
sayur brokoli tersebut.
Menanam Brokoli Kurang Lancar Adanya miskomunikasi diantara
panitia, menjadikan acara ini
cukup terbengkalai. Acara yang
berlangung pada sesi 1 dan 2 ini,
berlangsung dengan beberapa
kendala. Terlalu banyaknya
kelompok dalam acara menanam
brokoli di sawah ini menjadikan
staff yang hanya seorang diri
kesulitan dalam mengkoordinir
mahasiswa baru yang lebih dari
70 orang dalam satu petak sawah.
Sehingga mahasiswa baru tidak
bekerja dengan tekhnik yang
benar dan membuat gundukan
serta bibit-bibitnya menjadi rusak.
Menanam Kedelai Cukup Lancar Acara ini berjalan cukup lancar.
Meskipun acara ini merupakan
acara yang diadakan secara
mendadak mendekati hari H
acara, akan tetapi panitia yang
dibantu oleh beberapa petani yang
memang telah paham tehnik
penanamannya menjadikan
kegiatan ini cukup lancar.

101
 Kendala yang terdapat pada
kegiatan ini yaitu ketika memulai
penanaman pada sesi 2 alat-alat
pembuat lubang sebanyak 16
buah hilang dari titik acara.
Sehingga maba harus menunggu
kurang lebih 30 menit untuk
pembuatan ulang alatnya yang
dibuat oleh pemilik lahan. Tapi
setelah alatnya terbuat, acara ini
berjalan cukup lancar.
Pembuatan Tempat Lancar Para mahasiswa baru bersikap
Sampah antusias serta mudah diatur.
Karena acara ini hanya
melanjutkan yang kurang di hari
Jumat, menjadikan acara ini
cukup lancar dan terkendal.
Hingga akhir sesi kegiatan,
sebagian besar tempat sampah
sudah mencapai 70%-80% jadi.
Dan penyelesaian tempat sampah
tersebut selanjutnya akan
dilanjutkan oleh para tukang yang
membantu dalam pembuatan
tempat sampah ini.
Pembuatan Pagar Lancar Acara ini cukup lancar.
Musolah Mahasiswa baru dan warga
bekerja sama dengan baik saat
memotong mambu dan memaku
di bantalan pagar. Namun acara
yang ada di dusun 4 ini

102
 menyulitkan maba dan panitia
saat mobilisasi dengan
menggunakan pick up.
Pembuatan Papan Slogan Lancar Mahasiswa baru cukup aktif dan
antusias dengan kegiatan ini.
Sehingga kegiatan yang
merupakan kelanjutan serta tahap
penyelesaian dari kegiatan yang
berlangsung hari Jumat ini
berjalan dengan lancar dan selesai
sebelum waktunya.

Hari 3 Pelaksanaan

20 September 2015

Pesta Rakyat Lancar dan Acara ini adalah acara penutup

Menyenangkan dalam kegiatan Social Act FEB
UI 2015. Acara ini dimulai dari
jam 08.00 dan berakhir sekitar
10.30. Divisi Acara Fisik yang
membawahi acara ini
menyediakan 12 jenis games yang
diperlombakan untuk mahasiswa
baru serta panitia (secara tidak
wajib). Sementara itu Divisi Non-
Fisik juga mengadakan acara
Mini Art Show, yang
menampilkan siswi-siswi SD
dengan pembacaan dongengnya
serta terdapat pula pentas menari

103
 dan bernyanyi yang ditampilkan
oleh siswa-siswi SD tersebut.
Acara ini cukup ramai dan
menghibur. Banyak warga yang
datang ke lapangan pesta rakyat
untuk menyaksikan acara ini dan
cukup gembira dengan melihat
keseruaan para mahasiswa baru
maupun warga desa yang
berpartisipasi dalam acara pesta
rakyat ini. Karang Taruna dusun 2
desa ini juga turut ambil bagian
sebagai peserta lomba dan
menantang panitia serta
mahasiswa baru. Mahasiswa baru
cukup antusias dalam mengikuti
lomba pada pesta rakyat ini.
Namun karena cuaca yang panas,
mereka kadang berlindung
dibawah pohon dan kadang ada
titik games yang kosong beberapa
menit. Banyaknya games dan
tantangan memberikan warna
perpisahan dan izin pamit kepada
warga Desa Darawolong. Diakhiri
dengan sambutan penutup dari
Pak Pribadi selaku manajer
kemahasiswaan FEB UI, acara
Social Act FEB UI resmi ditutup.

Kesimpulan

104
A. Hal-hal yang perlu dipertahankan

Kerja keras dan komitmen dari setiap panitia

Rasa kekeluargaan dalam menjalankan kegiatan
Melakukan kerja sama dengan pihak/lembaga pemerintahan

B. Hal-hal baik namun masih perlu ditingkatkan

Koordinasi dengan divisi lain

Kesiapan anggota tim dalam melakukan improvisasi lapangan
Kesiapan anggota tim dalam menguasai medan
Proporsi pembagian kelompok terhadap jenis kegiatan
Memperhitungkan jarak cluster mahasiswa baru dengan lokasi kegiatan
Lebih men-detail lagi dalam list jumlah kebutuhan peralatan yang akan dipergunakan,
khususnya dalam pembuatan skenario pendistribusian barang yang diserahkan ke
divisi perlengkapan
Pembagian kerja dengan divisi perlengkapan hendaknya diperjelas lagi

C. Hal-hal buruk yang harus ditinggalkan

Tidak tepat waktu dalam pengumpulan rencana kerja atau kegiatan

Kebiasaan menunda pekerjaan
Menganggap remeh suatu hal yang kecil
Kurang bisa memaksimalkan waktu senggang yang ada, khususnya pada hari-H

D. Saran-saran untuk kepanitiaan yang akan datang

Dorong semua divisi untuk mengikuti simulasi agar seluruh divisi mengerti jalannya
acara secara mendetail.
Bekerja keras dan cerdas agar mendapat hasil yang optimal
Mencari sistem pembantuan seperti DKP dan KKP agar tidak memberatkan beban
anggaran dan beban kerja

105
 Memperisapkan alternatif acara untuk berbagai kegiatan
Kelengkapan mentor dan divisi pada saat survey harus ditingkatkan lagi
Salah satu BPH divisi acara fisik merupakan orang yang ahli dalam membuat konsep
acara
Melakukan pendataan peralatan lebih baik lagi
Staff harus dilibatkan penuh dalam proses pelaksanaan acara fisik
Buat list yang akan dikerjakan beserta waktunya pada tiap survey dan dicatat di satu
buku khusus
Saat malam evaluasi, flooring seluruh kegiatan acara dan kebutuhan kepada divisi lain
yang bersangkutan yang akan digunakan untuk keesokan harinya kepada seluruh
panitia PI-BPH

Divisi Acara Non Fisik

Pendahuluan

106
 The one thing that doesnt abide by majority rule is a persons conscience.

(Harper Lee, in To Kill A Mockingbird)

Being a part of Social Act FEB UI 2015 is a huge thingboth literally and figuratively. An event
division is one that has to deal mainly with conceptualizing how the values of Sosact can be delivered
through some concrete actions. Aside from that, we still have many, many more in our plates. And the
plates are not tiny, theyre huge in any angles possible.

If anything, Social Act has taught us how to appreciate and cherish small things, to see whats not seen
from the outside, to listen to whats not spoken, and to be more conscious of our consciences. Social
Act is a slice of life that allows us to taste many more slices of life. Therefore; theres no single reason
for us not to be grateful for the chances and trust given from the very beginning.

Our deep thankfulness goes to The Eleven Club--Nanang, Sumas, Gloria, Anggun, Intan, Fitri, Aniza,
Dede, Moma, Aicha, and Adel. To put it simply, you guys have done a really good job. Were proud of
you, sooo cheers to many more slices of life in the future to taste, guys! And to other PI-BPH, no words
can describe how thankful we are for having you as our team. Thank you for supporting our back!

Well, the ship has to sail, the new journey has to start again. We hope you guys find it someday,
whatever it is

Job Description

Pra Bidding
1. Menyiapkan draft rancangan kegiatan

2. Melakukan survei tempat

3. Pembuatan PreProp divisi acara non fisik

Pasca Bidding
1. Perekrutan staf divisi acara non fisik dengan target 10 orang

2. Melakukan survei lokasi untuk memastikan konsep acara non fisik sesuai dengan lokasi
dan melakukan perizinan tempat

107
 3. Merancang timeline atau jadwal radiv bersama staf acara non fisik.

4. Berkoordinasi dengan divisi acara fisik untuk memastikan jadwal acara keseluruhan dan
alokasi kelompok untukacara tidak ada yang bentrok

5. Rapat Pleno

6. Rapat Bidang
7. Rapat divisi. Dilakukan setelah proses stafing selesai dan minimal dilakukan satu kali
seminggu.

8. Membuat jadwal kegiatan acara non fisik

9. Mengatur alokasi jumlah mahasiswa baru yang akan mengikuti seluruh kegiatan acara non
fisik

10. Memastikan kelengkapan alat dan bahan kebutuhan acara non fisik terpenuhi

11. Approach pembicara dan meeting dengan pembicara untuk membahas teknis acara

12. Berkoordinasi dengan para warga desa setempat mengenai keperluan acara nonfisik

Pra Simulasi
1. Sosialisasi jadwal acara ke para mentor dan panitia lainnya secara keseluruhan melalui
technical meeting

2. Memastikan titik-titik acara yang akan digunakan di desa

3. Memastikan dan memperbaiki rundown acara yang telah dibuat dengan berkoordinasi
dengan divisi terkait

Simulasi
Pada simulasi ini, seluruh panitia dan mentor akan dilibatkan. Para mentor akan berperan sebagai
mahasiswa baru dan setiap panitia bertugas sesuai deskripsi kerjanya masing-masing. Kegiatan ini
akan berlangsung selama selama 2 hari dan 1 malam. Pada simulasi ini, setiap acara direalisasikan
langsung di lokasi. Simulasi ini diharapkan dapat mematangkan persiapan seluruh acara, baik dari
segi teknis maupun non-teknis. Selain itu, diharapkan panitia dan para mentor mempunyai
gambaran mengenai acara Social Act yang akan dilaksanakan, sehingga saat hari H setiap panitia
dan mentor sudah memahami job desc masing-masing.

108
Pasca Simulasi

1. Sosialisasi ulang kepada seluruh panitia dan mentor jika terdapat perubahan setelah
pelaksanaan simulasi.
2. Rapat Pleno sosialisasi acara kepada seluruh pihak yang terkait
3. Fiksasi kebutuhan acara dengan divisi-divisi lain

Advanced
- Mempersiapkan semua perlengkapan dibutuhkan saat hari H di lokasi acara

Hari-H
- Melakukan pengarahan koordinasi kepada panitia dan mentor untuk acara esok hari dan
memberikan jadwal.

- Mengecek kelengkapan persiapan acara sebelum acara dimulai.

- Memastikan setiap penanggung jawab acara mengetahui dan melaksanakan job desc-nya
dengan tepat

Pasca Hari-H
- Melakukan evaluasi internal pada divisi acara dan seluruh divisi

- Membuat laporan pertanggungjawaban

Susunan Divisi Acara Non Fisik

Koordinator : Andini Eka Fithriyani (EMA 2013)

Wakil Koordinator : Tari Ustami (EMA 2013)

109
Staf:

1. Adelita Rizki Wulandari (EMA 2013)

2. Aicha Savira (EMA 2013)
3. Anggun Gita Utami (EMA 2013)
4. Aniza Nurfebriany (EMA 2013)
5. Bethanovia Gloria (EMA 2013)
6. Dede Yunita (EMA 2013)
7. Fitri Amalina (EIEI 2013)
8. Intan Fajri Bestari (EAK 2014)
9. Moma Sihotang (EMA 2013)
10. Nanang Dwi (EAK 2014)
11. Sumastrino Tjung (EAK 2014)

Analisis SWOT

Strengths

Baik koordinator maupun wakil memiliki antusiasme tinggi terhadap kerja sosial
Koordinator dan wakil koordinator memiliki pengalaman menjadi staff acara non fisik
pada Social Act FEB UI 2015
Nuansa kekeluargaan yang terjalin pada BPH dan 11 staff acara non fisik

Weaknesses

Sulit mendapatkan waktu untuk bertemu dikarenakan kesibukan di luar Social Act yang
berbeda
Kurang intensif dalam melakukan sosialisasi acara kepada warga desa

Opportunities

Mendapat dukungan penuh dari dekanat

Fasilitas pendukung yang cukup memadai

110
 Mendapat banyak masukan tentang Social Act sebelumnya melalui BPH periode lalu,
dan beberapa pihak yang terkait
Mengetahui kontak beberapa pembicara/narasumber tahun sebelumnya
Pihak desa yang mendukung penuh acara dan perizinan tempat yang diajukan

Threats

Kendala waktu dalam melaksanakan penilaian menyeluruh terhadap desa dan

sosialisasi intensif tentang acara ke warga desa
Jadwal kuliah yang sering berbenturan

Persiapan Pra-Hari H

Rencana Realisasi Keterangan

Open Recruitment Kurang Berhasil Target staff sebanyak 10 orang tidak

tercapai (hanya mendapat staff sebanyak 8
orang dengan oprec). Kami melakukan
closed recruitment kepada 3 orang staff
lain sehingga jumlah staff menjadi 11
orang (1 orang sebagai pengganti salah
satu staff yang harus ijin pulang pada
Jumat malam)

Fiksasi jenis acara Cukup Lancar Fiksasi jenis acara : Dilakukan dengan
sosialisasi awal kepada pengurus Karang
Taruna di desa dan beberapa pengurus
desa. Setelah mengetahui jenis acara apa
yang kira-kira dibutuhkan warga, draft
acara dibuat dalam bentuk preprop).
Setelah bidding, dilakukan kembali
kunjungan ke desa yang bertujuan untuk
melakukan riset kecil dengan metode door-

111
 to-door interview dengan responden 10
warga di dusun 1. Oleh karena kunjungan
dilaksanakan saat bulan Ramadhan, tidak
banyak sumber daya yang bisa membantu
untuk melakukan riset dan tidak banyak
waktu yang kami dapat untuk wawancara
yang lebih komprehensif. Ke depannya,
untuk melakukan riset kecil ini, sediakan
waktu dari pagi. rancang kuesioner yang
meliputi berbagai aspek, sediakan sumber
daya yang lebih banyak untuk riset kecil
(bisa bersifat antar divisi) dan ambil
sampel yang lebih banyak.

Perizinan tempat Berhasil Jenis tempat yang dipakai adalah masjid

dilaksanakan dan sekolah dasar. Pihak pengurus masjid
dan para guru serta kepala sekolah di SD
Darawolong I, SD Darawolong III, SD
Darawolong IV sangat kooperatif dan
suportif terhadap acara kami sehingga
proses perizinan dapat berlangsung lancar
dan tidak berbelit-belit.

Surat yang dibuat untuk mengundang

warga datang ke tiap acara non fisik yang
membutuhkan warga berhasil
didistribusikan seminggu sebelum acara.

Approach Berhasil Proses approach dan meeting pembicara

pembicara dan dilaksanakan berhasil dilakukan untuk semua jenis acara
meeting dengan yang membutuhkan fasilitator eksternal.
pembicara

112
Pengumpulan Cukup Lancar Pada tahun ini, divisi acara non fisik lebih
Peralatan banyak menggunakan peralatan sisa dari
kegiatan Social Act 2014 lalu. Untuk tahun
depan, pastikan jumlah kardus yang
tersedia untuk packing barang tidak
kurang. Saat loading barang ke mobil
boks, harus ada 1 orang yang mengetahui
kardus barang non fisik diangkut ke truk
yang mana sehingga akan memudahkan
saat unloading barang di desa. Hal ini
merupakan langkah preventif menghindari
hilangnya barang pada proses
pengangkutan dari FE ke desa yang
ditujudan hilangnya trace terkait barang itu
diangkut ke tempat yang mana. Tahun ini,
ada 1 kardus barang non fisik berisi pasta
gigi 17 lusin yang terselip di truk konsum
sehingga kardusnya tidak di-unload di
gudang barang acara, melainkan di rumah
yang menjadi basecamp konsum.

Simulasi Acara (5- Cukup lancar Agenda simulasi hanya diikuti oleh 7 dari
6 September) 11 staff acara non fisik. Hal ini
mengharuskan 7 staff yang hadir untuk
menjelaskan acara-acara yang seharusnya
menjadi tanggung jawab 4 staff yang tidak
hadir kepada mentor. Terlepas dari hal itu,
para staff yang hadir berhasil datang tepat
waktu ke titik acara dan menghafal titik
acara per sesi.

113
 Koordinasi dengan seluruh panitia FO saat
hari pertama simulasi (5 September)
memegang peran yang sangat penting.
Untuk tahun depan, pastikan BPH Acara
Fisik dan Acara Non Fisik mendampingi
panitia FO untuk keliling titik acara saat
hari pertama simulasi. Hal ini sangat
membantu BPH dan staff FO menghafal
tempat acara per sesi dan rute jalan yang
harus dilewati.

Advance dan Hari ke 1 pelaksanaan kegiatan

Keberangkatan tim Cukup lancar Staff yang bisa berangkat advanced hanya
advance ( 16 4 orang. Keberangkatan berjalan dengan
September 2015 ) lancar dan semua barang berhasil diangkut
ke mobil boks.

Kegiatan Advance Berjalan lancar Kendala yang kami hadapi saat advanced
acara fisik (16-17 dengan kondisi understaff adalah
September 2015) hecticnya memilah dan memilih
perlengkapan acara untuk dipakai hari
Jumat dengan kondisi letak barang per
acara yang terpisah-pisah. Agenda untuk
door-to-door ke rumah warga sebagai
pengingat jika besok ada acara tidak
terealisasikan, mengingat persiapan
perlengkapan untuk 20 jenis acara di hari
Jumat yang baru selesai Kamis malam.

114
 Hari ke 1 Pelaksanaan Acara (Jumat, 17 September 2015)
Nama Deskripsi Saran
Rencana Realisasi
Kegiatan Pelaksanaan
Lomba Kelompok Lancar, Terdapat empat Harus ada PIC
Gambar Mahasiswa kelompok kelompok maba yang membantu PJ
kelas 1-2 baru menjadi maba sangat yang terlibat. acara dalam
SD fasilitator baik dalam dimana masing- memobilisasi
lomba gambar memfasilitasi masing kelas perlengkapan ke
dengan tema anak-anak SD (kelas 1 dan 2) lokasi acara
cita-cita dalam difasilitasi oleh 2
menyampaikan kelompok maba,
mimpinya yang membuat
dalam sebuah kelas menjadi agak
gambar penuh sesak.

Perlengkapan Dari lomba gambar

acara telah ini, dari masing-
disiapkan masing kelas
sebelum hari-h dipilih gambar
terbaik yang
mendapatkan
hadiah dari panitia
Latihan Penampilan sangat Latihan dilakukan Sebaiknya, anak
mini art seni dari siswa- selama dua hari SD yang ikut
show case siswi SD dengan dua sesi penampilan seni
berupa paduan per harinya. tidak menumpuk di
suara, tari Selama empat kali satu kelas saja,
tradisional, dan latihan, siswa SD sehingga tidak
drama. Anak- difasilitasi oleh membuat kelas
anak ini nanti mahasiswa baru tersebut menjadi
akan tampil yang mendaftar di kekurangan anak
dalam acara UKF FEB UI. untuk melaksan
penutupan Namun sayangnya, acara yang lain.
social act di hanya lima orang Harus ada
depan seluruh mahasiswa baru pendekatan yang
panitia dan yang ikut baik dengan
peserta social membantu latihan mahasiswa baru
act tersebut. Hal ini agar mau secara
karena kurangnya sukarela melatih
pendekatan panitia penampilan seni.
kepada mahasiswa Persiapan peralatan
baru untuk ikut untuk penampilan

115
 secara sukarela sebaiknya telah
melatih disiapkan jauh-jauh
penampilan seni hari sebelum acara
anak SD. agar tidak
menyulitkan PJ
acara.
Eksperime Mahasiswa Sangat lancar. Kelompok maba di Sebaiknya ada yang
n sains baru dapat Eksperimen bagi dalam membantu PJ acara
untuk kelas berinteraksi yang beberapa grup menyiapkan,
5-6 SD dengan anak diinstruksikan bersama siswa SD. membawa, serta
SD melalui oleh PJ acara Setelah PJ acara membersihkan
kegiatan dapat diikuti mendemonstrasika perlenkapan acara
eksperimen oleh anak SD n cara melakukan setelah acara
sains bersama eksperimen, anak- selesai.
sederhana. kelompok anaks SD diberi
Diharapkan maba. Anak- kesempatan
mahasiswa anak SD melakukan
baru dapat sangat senang eksperimen
menginspirasi dan antusias didampingi maba.
siswa SD untuk dengan Ada dua
mencitai ilmu pengalaman eksperimen yang
pengetahuan baru yang dilakukan yaitu
dan mereka eksperimen
menginspirasi dapatkan gunung merapi dan
mereka untuk membuat plastisin
meraih jenjang dari tepung
pendidikan
yang tinggi.
Edukasi Mahasiswa Lancar, materi Pelaksanaan Sebiaknya staf acra
tentang baru dapat dapat edukasi rokok yang menjadi PJ,
bahaya memberikan disampaikan membutuhkan aktif dalam
rokok kelas edukasi tentang dengan baik. peralatan seperti mempersipakan
5-6 SD bahaya rokok proyektor dan acar yang
kepada siswa laptop. Terjadi menghadirkan
SD kesulitan pemateri/pembicara
koordinasi dengan . Agar pada saat
divisi perlap dalam pelaksanaan, PJ
mengurus acara dengan
proyektor, namun pemateri telah
masih bisa memiliki bonding
ditanggulangi yang baik sehingga
acara menjadi lebih
lancar

116
Membuat Mahasiswa Cukup lancar Acara ini Sebaiknya
Prakarya baru dapat namun banyak menghadirkan Bu dipertimbangkan
bersama berinteraksi mahasiswa Dede yang lagi jika ingin
anak kelas dengan anak baru terutama merupakan warga mengundang warga
3-4 SD SD dalam yang laki-laki asli Darawolong asli untuk
kegiatan yang yang malah yang memiliki berpartisipasi
berkaitan keluar dari usaha aksesoris dalam kegiatan,
dengan ruang kelas skala rumahan baik dalam materi
kreativitas. dan tidak bersama suaminya. acara maupun
mengikuti jadwal acara itu
acara. Karena memiliki sendiri. Harus ada
Barangkali anak bayi, Bu komunikasi yang
karena Dede tidak mau baik agar tercipta
acaranya mengisi acara pemahaman
membuat bros prakarya sesi mengenai tujuan
yang lebih selanjutnya. dan manfaat acara
cocok untuk antara pembicara
mahasiswa dengan panitia
yang
perempuan.
Namun tidak
sedikit
mahasiswa dan
anak SD yang
berhasil
membuat bros
yang cantik
Menghias Menciptakan Sangat lancar. Setiap mahasiswa Sebaiknya PJ acara
totebag interaksi antara Perlengkapan baru mendampingi dibantu dalam
kelas 5-6 mahasiswa acara yang siswa SD dalam memobilisasi
SD dengan siswa telah disiapkan melukis totebag perlengkapan.
SD melalui sebelumnya, masing-masing.
kegiatan yang memudahkan
meneyenangka pelaksanaan
n acara
Edukasi Maba Cukup lancar. Kelompok maba Sebaiknya PJ acara
lingkungan membantu Walaupun dibagi dalam datang dan
siswa SD terjadi beberapa grup mempersiapkan
dalam beberapa dengan anak SD. peralatan lebih
memahami kendala karena Lalu pemateri awal agar tidak
pentingnya pemateri dan menyampaikan menggangu
menjaga PJ acara yang materi yang

117
 lingkungan baru sampai di diselingi dengan pelaksanaan pada
sesuai dengan Desa games yang hari-h
materi yang Darawolong mendidik tentang
disampaikan malam lingkungan
pemateri. sebelum hari-
h, sehigga PJ
acara kesulitan
mempersiapka
n peralatan
acara.
Membuat Mahasiswa Lancar PJ acara Sebaiknya
sabun baru dapat mengalami dipertimbangkan
organik berinteraksi kesulitan dalam lagi acara dengan
bersama dengan warga mengundang ibu- peralatan dan bahan
warga darawolong ibu untuk yang agak susah
terutama ibu- menghadiri acara didapatkan.
ibu dalam membuat sabun Sebaiknya ada
menambah karena kesibukan pendekatan antara
pengetahuan rumah tangga di panitia dengan
tentang pagi hari. Selain warga agar mereka
membuat sabun itu beberapa mau datang ke
organik mahasiswa baru acara.
masih kesulitan
dalam berinteraksi
dengan warga.
Karena dilakukan
dalam dua sesi, PJ
acara harus
membersihkan
peralatan yang
telah dipakai pada
sesi pertama pada
saat istirahat.
Karena kurang
hati-hati, tangan PJ
acara yang
membersihkan
peralatan pun
menjadi kasar
karena menyentuh
bahan yang
menjadi bahan
dalam membuat
sabun organik.

118
 Namun, dengan
kesigapan PJ acara,
acara membuat
sabun berjalan
lancar dengan
menghasilkan
beberapa batang
sabun organik
Edukasi pihak sekolah Cukup lancar Acara ini Sebaiknya PJ acara
bank memahami mengundang lebih aktif dalam
sampah teknik pembicara yang menyiapkan konsep
melakukan memahami tetang acara dengan
bank sampah di bank sampah. pembicara agara
sekolah Pembicara agar pada
mahasiswa menjelaskan pelaksanaannya
baru sistematis bank acara dapat berjalan
mengedukasi sampah dan dengan konsep
anak SD mahasiswa yang lebih matang
tentang bermain bersama
perbedaan anak SD sambil
sampah menjelaskan
anorganik dan perbedaan sampah
bahayanya anorganik
Lomba Mahasiswa Lancar . PJ Mahasiswa baru Sebaiknya
mewarnai baru acara telah ditugaskan untuk dipertimbangkan
di PAUD berinteraksi mempersiapka memfasilitasi anak kapasitas kelas
dengan anak n peralatan dan PAUD dalam dengan jumlah
PAUD tempat acara lomba mewarnai murid ditambah
sebelum hari-h gambar yang mahasiswa baru
disediakan. Setelah yang akan
itu mereka melakukan
memilih gambar kegiatan dalam
terbaik dan kelas tersebut agar
memberikan tidak terlalu sesak
hadiah kepada
pemenang
Melek Mahasiswa Cukup lancar Terjadi beberapa Sebaiknya ada
keuangan baru beriteraksi kendala dalam survey yang
dengan warga acara ini. Dimana memadai sebelum
dalam kegiatan pembicara melakukan acara
yang menyiapkan materi ini. Selain itu Pj
mengedukasi yang berbeda acara dan
dengan kebutuhan pembicara

119
 tentang warganya. Namun sebaiknnya
keuangan hal ini bisa menciptakan
ditangani dengan komunikasi yang
baik. baik sebelum hari-h
Selain itu, masih agar dapat
banyak warga yang membuat konsep
enggan untuk ikut acara yang lebih
acara karena matang
kesibukan mereka.
PHBS Mahasiswa Lancar Konsep acaranya Sebaiknya PJ acara
anak-anak memfasilitasi sangat bagus telah memahami
anak SD dalam dengan dan menyiapkan
memahami mengenalkan peralatan acara
kebiasaan kebiasaan hidup jauh-jauh hari.
hidup bersih bersih dan sehat Selain itu.
dan sehat menggunakan Sebaiknya konsep
kosagi card yang acara disesuaikan
sangat disukai dengan anak SD
anak-anak. yang menerimanya.
Mahasiswa baru Seperti anak SD
dan anak-anak kelas 1 dan 2 yang
dapat bermain tidak bisa
dengan riang dan memahami materi
memahami tertulis karena
pentingnya hidup masih belum fasih
sehat membaca
Membuat Mahasiswa Terlaksana Peralatan dan Diperlukan
Bingkai mendaur ulang dengan sangat bahan untuk acara perencaan yang
Foto kardus bekas lancar. telah dipersiapkan baik mengenai
menjadi dengan baik penanggulangan
bingkai foto sehingga pada sampah pasca acara
yang cantik pelaksaannya PJ
dengan anak acar tidak terlalu
SD kesulitan

Hari ke 2 Pelaksanaan Acara (Sabtu, 18 September 2015)

Nama Rencana Realisasi Deskripsi Saran
Kegiatan Pelaksanaan
Menghias foto Mahasiswa Cukup Pada sesi pertama, Sebaiknya, acara
baru dan anak lancar acara menghias yang membutuhkan
SD foto diganti koordinasi dengan

120
 berinteraksi dengan acara divisi lain harus
dalam membuat pohon ditingkatkan alur
membuat harapan. Hal ini koordinasinya agar
kenangan karena tidak terjadi hal
berupa ketidaksiapan yang tidak
menghias foto divisi HPD dalam diinginkan.
kegiatan di menyiapkan foto-
yang dilakukan foto yang
di lingkungan merupakan unsur
sekolah penting dalam
kegiatan ini.
Namun BPH dan
PJ acara telah
lebih dahulu
menyiapkan Plan
B untuk mengganti
acara tersebut
sehingga acara tetp
dapat berjalan.
Pada sesi kedua,
foto-foto yang
dibutuhkan telah
dapat disediakan
divisi HPD. Anak-
anak SD bersama
mahasiswa pun
bersama-sama
menghias foto
Membuat Mahasiswa Terlaksana Peralatan dan Diperlukan
prakarya mendaur ulang dengan bahan untuk acara perencaan yang baik
dengan anak kardus bekas sangat telah dipersiapkan mengenai
SD menjadi lancar. dengan baik penanggulangan
bingkai foto sehingga pada sampah pasca acara
yang cantik pelaksaannya PJ
dengan anak acar tidak terlalu
SD kesulitan
PHBS rumah Mengundang Cukup Pada PJ acara harus dapat
tangga pembicara lancar. pelaksanaannya lebih terlatih untuk
untuk hanya sedikit meyakinkan warga
menyampaikan warga yang mau ikut dalam acara.
materi tentang ikut berpartisipasi Konsep acara harus
kebiasaan namun hal ini disiapkan dengan
hidup bersih dapat ditangani
dan sehat di dengan panitia

121
 rumah tangga. yang mengundang lebih melibatkan
Dimana warga langsung warga maba secara aktif.
dan mahasiswa untuk mau hadir
berinteraksi
dalam
kelompok
untuk
memahami
materi yang
diberikan
Daur ulang Penyampaian Lancar Pada awalnya Diperlukan
sampah matei tentang sangat sulit pendekatan yang
anorganik membuat tas mengundang medalam dengan
warga dari bahan warga, namun warga agar mau ikut
sampah plastik dengan bantuan dengan acara.
berupa gelas Pak RT banyak Untuk acara yang
minuman warga yang mau lokasinya jauh,
kemasan dan datang untuk ikut sebiknya telah
bungkus kopi acara dibuat perencanaan
saset mobilisasi
pembicara dan PJ
acara agar datang
tepat waktu dan
lebih efisien.
Penyuluhan Mendatangkan Sangat Setelah Sebaiknya, terdapat
Sigicitang mahasiswa lancar. menyampaikan konsep yang dapat
FKG UI untuk materi tentang disesuaikan dengan
mengedukasi kesehatan gigi dan kebutuhan murid
sikat gigi yang mulut, anak-anak kelas 3-4 dan kelas
benar SD diajak untuk 1-2 SD yang
mempraktekan berbeda. Karean
cara gosok gigi banyak anak kelas
yang benar. 1-2 SD yang masih
Selanjutnya ada takut untuk ikut
drama mini belajar sikat gigi
tentang kondisi bersama mahasiswa.
mulut dan gigi PJ sebaiknya lebih
yang tidak sehat siap lagi sebelum
yang diperankan acara dimulai.
oleh mahasiswa Harus ada
baru koordinasi yang
jelas antara
kedatangan dan

122
 kepulangan
mahasiswa FKG
sebagai pembicara
ke desa agar tidak
mengganggu konsep
pemulangan
pembicara yang
btelah dipersiapkan.
Lomba Mahasiswa Jadwal Pastikan jadwal
mewarnai baru bisa tidak sesuai dengan Kepala
untuk TK berinteraksi dengan Sekolah dari jauh-
dengan para rundown. jauh hari agar tidak
murid TK Meskipun bentrok dengan
dalam sedikit acara lain.
mengikuti terlambat
lomba namun Alokasikan jumlah
mewarnai yang secara peserta murid TK
diadakan keseluruhan dengan
panitia acara. acara perlengkapan yang
berjalan dibawa mahasiswa
lancar. baru agar tidak
kelebihan ataupun
kekurangan.
Penyuluhan Acara Cukup Acara penyuluhan Estimasikan dengan
sampah diadakan lancar. sampah anorganik tepat alokasi
anorganik dengan target bisa dikatakan mahasiswa baru
untuk warga dua jenis tidak mengalami yang berpartisipasi
dan SD peserta yaitu kendala yang untuk mengurangi
murid SD dan berarti. Namun adanya mahasiswa
ibu-ibu warga alokasi untuk baru yang tidak
sekitar. kelompok berpartisipasi.
Penyuluhan mahasiswa baru di
yang diadakan SD ternyata tidak
meliputi sesuai sehingga
pemberian masih ada
materi dan mahasiswa baru
juga pelatihan. yang terkesan
tidak berpartisipasi
aktif.
Membuat Mahasiswa Lancar Karena lokasi Dibutuhkan bantuan
cincau baru walau acara yang jauh, untuk PJ acara yang
memahami terkendala dibutuhkan memrlukan bantuan

123
 cara membuat lokasi acara beberapa kali dalam mobilisasi
cincau yang jauh. pengangkuta maba peralatan ke titik
sederhana ke lokasi acara acara
langsung dari yang membuat
salah satu acara mundur dari
warga yang timelinenya.
bermata Namun
pencarian pelaksanaan acara
penjual es sangat lancar,
cincau. Selain dimana mahasiswa
itu melalui berhasil membuat
kegiatan cincau seperti yang
diharapkan didemostrasikan
mahasiswa kepada mereka.,
baru dapat PJ acara juga
memahami sangat sigap dalam
kehidupan mempersiapkan
warga keperluan acara
darawolong. jauh sebelum hari
pelaksanaan
Edukasi dan Warga Cukup Pembicara yang Publikasi yang
senam jantung darawolong lanacar hadir sangat massive sangat
sehat memahami kompeten namun penting dalam acara
pentingnya warga banyak yang membutuhkan
kesehatan yang enggan untuk massa yang massive
jantung ikut. pula.
Kondisi cuaca
yang panas
membuat maba
menjadi malas
untuk aktif dalam
kegiatan sehingga
sempat ditegur
pembicara.
Selain itu beberapa
fasilitas yang
diminta tidak bisa
disediakan.
Walaupun begitu,
staf sangat sigap
dalam menyiapkan
acara agar layak
untuk digunakan

124
 dalam senam
jantung sehat

Daur ulang Mahasiswa Sangat Kelompok maba Sebaiknya PJ acara

sampah baru lancar ditugaskan untuk menjalin
anorganik berinteraksi membantu anak komunikasi
bersama anak dengan anak SD dalam langsung denga
SD SD dalam membuat prakarya pembicara, tidak
kegiatan ikan-ikanan dari berpusat pada BPH
kreatif kemasan plastik agar acara dapat
mengubah bekas. Staf sangat berjalan dan
sampah tanggap dalam koordinasi dengan
menjadi benda menyiapkan pembicara lebih
yang bernilai peralatan acara lancar
seni sebelum
pelaksanaan.
Pembicara pun
sangat koordinatif
sehingga
pelaksanaan
menjadi lancar
Membuat Mahasiswa sangat Seorang pemateri sebaiknya acara
layangan kelas baru bermain lancar membawa bahan yang membutuhkan
2-5 SD bersama anak dan perlengkapan skill dan
SD dengan untuk membuat keterampilan khusus
membuat layangan. tidak dilakukan
layangan Mahasiswa baru dengan anak kelas
pun membantu dan 1-2 SD sebagai
mendampingi pesertanya. Hal ini
anak-anak SD karena mereka akan
membuat kesulitan mengikuti
kayangan mereka pengarahan karena
sendiri. belum mampu
untuk menggunakan
alat-alat dan bahan
seperti yang
dicontohkan.
Edukasi Mengenalkan lancar Tempat acara Berdasarkan
kewirausahaan pentingnya semoat diganti 30 pengalam di acara
kewirausahaan menit sebelum ini, sebaiknya semua
bagi warga acara dimulai PJ acara selalu stand
karena adanya by setidaknya 30
kemalangan yang menit sebelum acara

125
 terjadi ditempat dimulai di tgitik
yang direncankan acara. Hal ini untuk
semula. Namun menghindari
pemindahan lokasi kejadian yang tidak
acara dapat dengan diinginkan dan
segera ditangani mencari solusi atau
sehingga acara plan B dengan cepat
berjalan sesuai dan pelaksanaan
timeline. Kendala acara dapat berjalan
yang dihadapi sesuai dengan
adalah lagi-lagi perencanaan
keengganan warga
untuk ikut
berpartisipasi
dalam acara

Kesimpulan

A. Hal-hal yang perlu dipertahankan

Kerja keras dan komitmen dari setiap panitia

Rasa kekeluargaan dalam menjalankan kegiatan
Melakukan kerja sama dengan pembicara dari pihak eksternal
Networking dengan pembicara
Sense of belonging staff acara non fisik kepada divisinya
Kemampuan fast decision making terkait contingency plan untuk tiap acara

B. Hal-hal baik namun masih perlu ditingkatkan

Detail koordinasi seperti apa yang harus dibentuk dengan divisi lain untuk menghindari
miskalkulasi dan miskomunikasi saat hari H
Kesiapan untuk berhadapan dengan kondisi lapangan yang sangat dinamis sehingga
terkadang improvisasi sangat diperlukan
Sosialisasi acara ke warga

126
 Proporsi pembagian kelompok dan anak SD terhadap jenis kegiatan
Manajemen hospitality pembicara dan perlengkapan acara

C. Hal-hal buruk yang harus ditinggalkan

Miskalkulasi dalam hal perlengkapan dan transportasi

Persiapan perlengkapan yang memakan waktu hingga Kamis malam
Menganggap enteng hal-hal yang kelihatannya minor

D. Saran-saran untuk kepanitiaan yang akan datang

Lakukan branding pada open recruitment untuk meningkatkan jumlah staff yang
mendaftar
Dengan jumlah staff yang cukup, jobdesc staff akan memungkinkan untuk dibagi
menjadi PJ Acara, PJ Hospitality Pembicara, dan PJ Perlengkapan Acara sehingga tidak
semua staff terpusat menjadi PJ Acara. Saat hari H, fokus divisi acara non fisik di
lapangan menjadi terlalu luas sehingga rentan ada hal yang terlupakan. Oleh karena itu,
diperlukan adanya beberapa staff yang diassign menjadi PJ Hospitality Pembicara dan
PJ Perlengkapan Acara untuk menopang para PJ Acara. Hospitality Pembicara
meliputi: Transportasi pembicara dari hostfam pembicara ke titik acara, pengantaran
konsumsi pembicara, pembayaran fee pembicara. Hal ini akan membuat fokus kerja
menjadi lebih terarah dan mengurangi multitasking yang harus dilakukan.
Sediakan waktu survey khusus untuk riset kecil di desa agar acara bisa lebih tepat
sasaran dan sediakan pula waktu untuk door-to-door ke rumah warga sebagai pengingat
bahwa akan ada beberapa acara yang mengundang warga.
Daftar perlengkapan acara harus dibuat sedetail mungkin, karena daftar ini akan sangat
membantu dalam membuat acuan anggaran dan acuan untuk staff ketika membeli
barang
Encourage staff untuk sering datang survey

127
 Perjelas detail MoU dengan pembicara. Pastikan klausul sudah sesuai antara kedua
belah pihak
Saat malam evaluasi, flooring seluruh kegiatan acara dan kebutuhan kepada divisi lain
yang bersangkutan yang akan digunakan untuk keesokan harinya kepada seluruh
panitia PI-BPH

Divisi Sumber Daya Manusia

Pendahuluan

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT karena atas limpahan rahmat dan
karunia-Nya sehingga acara Social Act FEB UI 2015 dapat terlaksana. Kami ucapkan
terimakasih kepada seluruh panitia Social Act FEB UI 2015 yang telah memberikan kontribusi
terbaiknya, dosen, dan seluruh aparatur dan warga kelurahan Darawolong, yang telah
membantu kami dan tidak dapat kami sebutkan satu per satu.

Job Description

128
 Divisi sumber daya manusia merupakan divisi yang bertanggung jawab untuk
menertibkan dan membuat mahasiswa baru dapat mengikuti acara Social Act 2015 dengan baik
dan terdistribusi secara merata sehingga akan menumbuhkan rasa sosial dan solidaritas dalam
diri mahasiswa baru. Tugas dari divisi SDM ialah untuk mengalokasikan mahasiswa baru agar
dapat mengikuti seluruh rangkaian acara Social Act 2015. Pengalokasian yang dilakukan
terkait dengan acara, homestay, serta mobilisasi. Dalam melakukan tugasnya divisi SDM juga
berkoordinasi dengan divisi mentor sebagai koordinator mentor. Hal ini bertujuan untuk
mempermudah proses penyampaian informasi terkait kegiatan Social Act kepada mahasiswa
baru.

SDM terdiri dari koordinator dan wakil koordinator, di mana masing-masing memiliki
tugas sebagai berikut:

Koordinator :

Bertanggung jawab dalam hal mengkoordinasi dan mengontrol kinerja dari wakil
koordinator.
Melakukan komunikasi dan koordinasi dengan divisi lain untuk memastikan terjadinya
sinkronasi antara divisi SDM dengan divisi lain agar nantinya acara Social Act dapat
berjalan dengan baik.
Bekerjasama dengan sekertaris untuk mendata mahasiswa baru yang hadir dan tidak
hadir Social Act 2015.
Bertanggung jawab terhadap tugas Peserta Social Act 2015 pada saat pra hari H, hari
H dan pasca hari H.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Wakil Koordinator :

Bertanggung jawab dalam membagi mahasiswa angkatan 2015 ke dalam kelompok-

kelompok kecil untuk setiap rumah dengan mempertimbangkan jarak antar rumah per
kelompok OPK.
Mengikuti survei untuk memastikan lokasi kegiatan yang dipilih memiliki jumlah
rumah yang cukup untuk 600 peserta dan panitia Social Act.

129
 Mendata fakta lapangan tentang kondisi sosial di masyarakat, terutama yang
berhubungan dengan Social Act, seperti kesediaan ditinggali mahasiswa, kapasitas
rumah, kondisi rumah, pekerjaan kepala rumah tangga, jumlah keluarga di rumah
tersebut, serta jenis kelamin maba yang akan tinggal di rumah tersebut.
Berkoordinasi dengan aparatur setempat untuk mempermudah pendataan akomodasi
rumah dan sosialisasi kepada warga.
Melakukan sosialisasi Social Act kepada hostfam.
Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Alokasi Staf (3 orang staf)

Bertanggung jawab dalam placement mahasiswa baru dalam hal tempat tinggal dan
pembagian kerja mahasiswa baru.
Masing-masing staf akan bertanggung jawab untuk satu cluster.
Mengatur mobilisasi mahasiswa baru bersama dengan divisi FO.
Ketika idle, saat hari H berlangsung, membantu divisi lain menjalankan tugasnya

Struktur Divisi SDM Social Act FEB UI 2015

Koordinator : Kamaruddin (Akuntansi 2013)

Wakil Koordinator : Shalihah Fatinah (Akuntansi 2013)

Staf : Yulia Rachma Pertiwi (Akuntansi 2013)

Shinta Prameswari Sotyaningtyas (Akuntansi 2012)

Mezahyang Reno El Rozak (Bisnis Islam 2014)

RENCANA KERJA DAN REALISASINYA

1. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN HOSTFAM

130
 Proses penentuan pemilihan rumah.

Hal pertama yang dilakukan terkait dengan hostfam adalah menentukan

kriteria-kriteria rumah yang akan menjadi hostfam. Rumah yang akan dipilih bukanlah
rumah yang, dalam hal fasilitas, sangat-sangat kurang. Namun yang ingin dipakai
adalah rumah yang layak. Layak disini berarti mahasiswa baru atau panitia atau pihak-
pihak yang terkait Social Act FEB UI 2015, merasa nyaman ketika memasuki /
menginap di rumah yang pada akhirnya kita jadikan rumah untuk Social Act FEB UI
2015. Lokasi yang kita gunakan di Darawolong adalah dusun 1 dan dusun 2 dengan
pertimbangan bahwa jarak antar kedua dusun adalah yang terdekat dibandingkan
dengan tiga dusun lainnya. Dusun 1 atau dusun Krajan terdiri dari RT 1, RT 2, RT 3,
dan RT 4 . Sedangkan dusun 2 atau Karang Tengah terdiri dari RT 4, RT 5, RT 6, RT
7, dan RT 8. Kriteria-kriteria rumah yang dipilih yakni sebagai berikut:

1. Adanya listrik

2. Tersedia air yang bersih dan mencukupi (kamar mandi dan toilet)

3. Kebersihan

4. tidak ada kompensasi yang diminta hostfam

Rumah yang akan ditempati harus ada listrik atau teraliri listrik. Listrik
penting untuk menunjang kerja panitia maupun peserta Social Act, karena pasti setiap
saat kita harus tetap terhubung dengan gadget kita, maka dari itu kebutuhan listrik
untuk charging gadget sangatlah penting. Panitia juga pasti butuh listrik untuk rapat,
menyalakan laptop, dan mengecek kesiapan HT (Divisi Perlengkapan). Karena itu,
jika tidak ada sumber listrik di suatu rumah maka langsung dicoret dari daftar rumah
yang potensial untuk dipilih. Untuk semua rumah yang diapproach sebagai tempat
tinggal mahasiswa baru dan sebagai basecamp panitia semua divisi sudah ada listrik
dan teraliri listrik.

Kemudian, tersedia air bersih yang mncukupi, kamar mandi dan toilet.
Air merupakan salah satu kebutuhan yang penting dalam kehidupan sehari-hari.
Ketersediaan air yang mencukupi disetiap rumah hostfam sangat dibutuhkan untuk

131
kegiatan membersihkan diri, mengambil wudhu dsb. Musim kemarau berkepanjangan
yang telah dialami oleh Indonesia, tidak berdampak signifikan di desa Darawolong ini,
sehingga kegiatan social act dapat berjalan tanpa hambatan tersebut. Kamar mandi
sangat penting. Pengalaman di tahun-tahun sebelumnya, banyak rumah yang tidak
tersedia kamar mandi, sehingga kesulitan ketika ingin membersihkan diri setelah
beraktivitas di luar ruangan. Kemudian, karena kebutuhan kakus sudah menjadi
keharusan bagi kita maka keberadaan toilet di setiap hostfam dirasa perlu. Namun
kenyataannya di lapangan, banyak terdapat rumah yang hanya ada kamar mandi tanpa
ada toilet bahkan tidak ada dua-duanya. Hal ini dikarenakan banyak housefam yang
menumpang ke tetangganya untuk mandi maupun kakus. Hal ini tidak lepas juga dari
ikatan antara housefam dan tetangganya yang masih merupakan saudara. Solusi dari
masalah tersebut adalah mahasiswa menumpang di rumah tetangga housefamnya atau
mandi di rumah housefam temannya yang satu kelompok dengannya.

Kriteria selanjutnya yaitu tingkat kebersihan. Terkait dengan motivasi

peserta untuk mengikuti acara, maka faktor kebersihan adalah faktor yang sangat
penting, dimana apabila lingkungan tempat tinggal yang kurang bersih, maka akan
mengurangi kualitas acara Social Act 2015. Jika dibandingkan dengan desa-desa
sebelumnya yang pernah disurvey, Darawolong tergolong bersih. Walaupun di desa
ini masih terdapat masalah yaitu tidak terdapat tempat sampah namun masyarakat
menjaga kebersihan jalan dan lingkungannya dengan baik sehingga kriteria ini
terpenuhi.

Kriteria terakhir yaitu hostfam tidak mengharapkan kompensasi apapun.

belajar dari Social Act tahun 2014 yang dilaksanakan di desa Palabuhanratu di mana
hampir semua hostfam meminta kompensasi listrik, air, dan gas selama panitia dan
peserta Social act menginap, di tahun ini di Darawolong kami senantiasa berusaha
untuk mendekati hostfam yang mau menampung mahasiswa dan panitia tanpa ada
balasan kompensasi apapun. jika terdapat hostfam yang meminta kompensasi maka
kami jelaskan terlebih dahulu bahwa tidak ada dana kompensasi dari kami karena ini
merupakan acara sosial. Jika mereka tetap tidak mau maka mereka dicoret dari list
hostfam.

132
 Assessment rumah sampai hari H

Proses assessment rumah kami lakukan dengan melakukan survey kurang lebih
selama 10 kali pulang pergi ke desa Darawolong, dimana diantaranya kami
menyempatkan untuk menginap 2-3 hari disalah satu rumah warga yaitu tepatnya
rumah Bapak Encing (Ketua RT 6) untuk lebih mengefisienkan proses pencarian
rumah, untuk memenuhi target yang diinginkan yaitu sekitar 180-200 rumah dengan
estimasi setiap rumah ditinggali oleh 4-5 orang mahasiswa.

Kami memulai survey yang memfokuskan untuk pencarian rumah setelah PI

selesai melakukan assessment dengan apparat desa setempat untuk masalah perizinan
dan kesediaan apparat desa mengenai kedatangan kami untuk menggunakan desa
sebagai tempat kegiatan Social Act 2015. Setelah kami mendapatkan izin dari apparat
desa setempat, kami memulai pencarian rumah dengan meminta bantuan dari setiap
ketua RT setempat dalam hal mensosialisasikan kegiatan kami dan sekaligus meminta
kesediaan warga untuk rumahnya dapat di tempati selama 4 hari 3 malam. Karena
sedikitnya staff SDM menyebabkan kami sedikit kewalahan dalam mengapproach satu-
satu rumah warga. Kami juga sangat berterima kasih kepada PI dan divisi lain seperti
FO dan Fisik yang ingin ikut membantu SDM dalam proses pencarian rumah. Sebelum
kami mendatangi rumah warga satu per satu untuk kami data kesediaanya, PI bersama
divisi lain melakukan sosialisasi kepada warga setempat dengan ikut terawih bersama
di beberapa masjid-masjid yang tersebar di dusun 1 dan dusun 2 sekaligus
memberitahukan kepada warga tentang kegiatan yang akan kami lakukan .

Pada saat pertama kali kami melakukan pencarian rumah di RT 1 dusun 1, kami
turun langsung ke rumah-rumah warga karena Bapak Mansyur selaku ketua RT 1 tidak
bisa ikut mendampingi karena ada urusan lain. Hal tersebut tentunya cukup
menyulitkan kami, sehingga tidak terlalu banyak rumah yang dapat di approach dan
bersedia di tinggali. Namun pada saat survey kedua kami sangat terbantu dengan ketua-
ketua RT di dusun 1 yang mau ikut mendampingi kami berkeliling rumah warga
sekaligus mengetahui batasan RT di dusun 1 sampai akhirnya kami mendapatkan
kurang lebih sekitar 50 rumah yang bersedia untuk ditinggali yang tersebar di RT 1, 2,
dan 3. Hal tersebut juga dapat terlaksana karena adanya koordinasi yang baik antar

133
Kepala Dusun 1 beserta setiap ketua RT nya. Kami merasakan peranan ketua RT disini
sangat penting dalam mensosialisasikan kegiatan Social Act kepada warganya, kami
pun tidak lupa untuk selalu berkoordinasi dengan baik ke setiap ketua RT disana.
Kendala yang kami hadapi saat melakukan survey pertama adalah cara meyakinkan
warga untuk dapat percaya dengan kami dan tidak malu dengan kondisi rumahnya yang
tidak terlalu bagus.

Survey selanjutnya kami mulai melakukan pendataan rumah di dusun 2 lebih

tepatnya di RT 5 dan RT 6. Tetap dengan bantuan ketua RT setempat kami
mengapproach satu per satu rumah warga untuk meminta kesediaan mereka agar
rumahnya bisa diinapi oleh mahasiswa. Dari survey tersebut kurang lebih kami
mendapatkan 50 rumah yang bersedia dari RT 5 dan RT 6. Untuk memenuhi dan
melengkapi kebutuhan sisa rumah hostfam yang perlu kami dapatkan, kami
memutuskan untuk menginap beberapa hari dirumah ketua RT 6 selama 2-3 hari.
Selama mengingap SDM berusaha memaksimalkan kinerja kami untuk mendapatkan
rumah, dengan mengapproach kembali beberapa rumah yang sudah diapproach
sebelumnya namun belum yakin atau mencari rumah lainnya, dan menyebar pencarian
ke wilayah RT lainnya seperti RT 7 dan RT 8 di dusun 2, serta RT 4 didusun 1 untuk
menambah rumah hostfam yang kami targetkan.

Total rumah yang bersedia untuk menjadi hostfam kurang lebih sekitar 190
rumah, sudah termasuk dalam range target rumah yang dibutuhkan. Setelah proses
pencarian dan pendataan rumah selanjutkan kami melakukan pembagian cluster untuk
memudahkan penempatan dan plotting rumah serta mobilisasi mahasiswa baru pada
saat hari H. Dengan mempertimbangkan jarak jauh dan dekatnya antar rumah dan lokasi
ke titik acara, kami membaginya menjadi 5 cluster, dimana masing-masing cluster
ditempati oleh 6-9 kelompok mahasiswa baru. Bersamaan dengan plotting rumah kami
juga mengerjakan pembuatan peta per cluster untuk memudahkan panitia lain maupun
mentor untuk menemukan rumah-rumah yang ditempati dan untuk memudahkan
mobilisasi dari meeting point ke titik acara, peta di gunakan sebagai media untuk
menggambarkan alur mobilisasi dan koordinasi antar setiap divisi. Pada saat melakukan
plotting rumah selain membagi rumah hostfam untuk mahasiswa baru, kami juga
melakukan penempatan atau pembagian rumah untuk dijadikan basecamp setiap divisi

134
 dan PI, pemilihan dan penempatan lokasi basecamp berdasarkan kebutuhan divisi
tersebut untuk melakukan koordinasi agar lebih mudah pada saat hari H.

Setelah melakukan plotting dan pembuatan peta cluster, kami melakukan survey
kembali untuk menempelkan sticker untuk menandakan rumah yang diinapi oleh
mahasiswa pada hari H nanti. Content sticker berisikan no rumah sesuai dengan data
yang dimiliki oleh SDM, nama hostfam, no cluster dan RT, no kelompok mahasiswa
yang menempati hostfam tersebut dan rincian nama-nama mahasiswa yang mengingap
di rumah tersebut. Proses penempelan sticker tersebut juga dibantu oleh divisi Mentor
dan Field Officer, dengan alasan agar setiap FO yang menjadi PJ kelompok dapat
dengan mudah memobolisasi mahasiswa tersebut ke setiap rumah yang akan
diinapinya. Dan tidak lupa melakukan peengecakan kembali kesediaan warga tersebut
jika incase mereka berubah pikiran, sehingga sdm dapat mengambil tindakan untuk
merelokasi plotting rumah hostfam tersebut ke persediaan rumah yang masih belum
dipakai, atau mencari rumah baru. Setelah memastikan semua sticker tertempel, semua
divisi dan mentor-mentor melakukan simulasi Social act agar seluruh panitia dan staff
mentor dapat lebih dengan mudah mendeskripsikan rumah hostfam dan medan daerah
di Darawolng kepada para menteenya.

Sebelum hari H atau lebih tepatnya H-1 SDM sudah berangkat terlebih dahulu
ke desa Darawolong bersama divisi lainnya yang ditugaskan untuk advance terkait
untuk memastikan kembali hal-hal yang harus dikonfirmasi.

2. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN BIDANG MAHASISWA BARU

o Sosialisasi 1 Tugas Social Act (Training Mentor)

Sosialisasi tugas yang pertama secara langsung dilaksanakan di Student

Center pada rangkaian training mentor di sesi social act. Dalm sosialisasai tersebut
juga dijelaskan mengenai gambaran umum tugas pra-sosact dan pasca-sosact.
Sosialisasi yang tanggalnya sangat jauh dari pengumpulan tugas tampak kurang
efektif, dimana walaupun mentor dapat memahami isi tugas di hari tersebut,

135
 kemungkinannya untuk lupa sangat tinggi, sehingga tidak dijelaskan secara
terperici dan mendetail.

o Sosialisasi 2 Tugas Social Act (Technical Meeting)

Sosialisasi kedua dilaksanakan setelah hari H OPK berakhir, yaitu Technical

Meeting. Sosialisasi kali ini dijelaskan langsung oleh Koordinator dan wakil
koordinator SDM dalam bentuk presentasi dan pemberian handout materi tugas
beserta komponen penilaian yang lebih terpernci, ditambah dengan ketentuan dan
peraturan yang harus dipatuhi oleh setiap panitia dan mahasiswa baru. Dan
mensosialisasikan mengenai barang-barang apa saja yang harus dan tidak boleh
dibawa serta barang yang harus dikumpulkan terkait dengan divisi fisik, non-fisik,
dan konsumsi.

o Sosialisasi melalui website social act

Selain sosialisasi langsung kepada mentor, mahasiswa baru juga dapat

mengakses sendiri ketentuan tugas yang dipasang di web sosact. Sosialisasi online
ini cukup membantu, tetapi harus sering di-update apabila ada perubahan-
perubahan. Selain itu SDM membuat dua panduan berbeda yaitu panduan yang
dapat dibaca oleh mahasiswa baru terkait masalah tugas, peraturan dan ketentuan
dan panduan untuk mentor terkait hal yang sama namun ditambah kriteria peniliaian
tugas dan bobot nilai tugas yang nantinya akan diakumulasikan untuk menentukan
kelulusan mahasiswa baru tersebut untuk mendapatkan status mahasiswa aktif
beserta form penilaian tugas. Panduan sosact yang ditujukan untuk mentor
disebarluaskan melalui email mentor, sehingga yang dapat mengakses panduan
tersebut hanya mentor.

o Pengumpulan Tugas Pra Social Act

Pengumpulan tugas pra-sosact memiliki mekanisme tersendiri dimana

untuk mengumpulkan tugas teresebut dalam bentuk hardcopy yang dikumpulkan
berbarengan dengan barang-barang yang harus dikumpulkan di secretariat BPM.
Seluruh informasi tugas dan pengumpulannya dikoordiansikan oleh setiap masing-
masing coc mentor kelompok mereka.

136
o Pengumpulan Tugas Pasca Social Act

Pengumpulan tugas pasca sosact diserahkan kepada setiap masing-masing

coc mentor kelompok mereka. Kendala yang terjadi dalam pengumpulan tugas ini
ialah banyaknya mentor yang tidak tepat waktu dalam menyerahkan tugas tersebut
dengan alasan berbagai hal salah satunya ada beberapa mentee yang belum
mengerjakan, sehingga harus menunggu menteenya tersebut. Akhirnya kami
berbaik hati memutuskan untuk memperpanjang waktu pengumpulan tugas sampai
4 hari kedepannya, namun apadaya setelah diperpanjang masih ada saja mentor
yang belum menyerahkan tugas pasca sosact untuk dilakukan pemeriksaan sebagai
salah satu system pengawan SDM kepada tugas-tugas yang dikerjakan oleh para
mahasiswa baru.

o Pengumpulan Nilai Tugas Individu oleh Mentor

Pengumpulan nilai tugas individu ke email sdm mengalami keterlambatan

karena terkait hal yang sama dari alasan pengumpulan tugas yang juga terlambat.
Kendala yang dihadapi adalah ketika beberapa mentor yang salah kirim email ke
email mentor, sehingga harus dilakukan pengecekan sinkronasi beberapa kali antara
email mentor dan email sdm, padahal kami sudah menstateted ulang procedure
pengumpulan nilai baik dari mulai technical meeting, panduan untuk mentor dan di
format penilaian, serta informasi yang diberikan coc mentor melalui jaringan
komunikasi via whatsapp atau line kepada setiap mentor.

o Alur perizinan maba yang pulang saat hari H

Maba yang pulang saat hari H diharuskan melapor ke Panitia Inti dan
diberitahukan konsekuensi IKM tidak akfif apabila alasan tidak dapat memenuhi
kriteria alasan yang diperbolehkan untuk panitia. SDM bertugas untuk
mengantarkan maba yang izin ke basecamp Panitia Inti untuk ditangani lebih lanjut.

o Tugas esai

Tugas Esai bertujuan untuk mendorong mahasiswa baru berinteraksi dengna

warga sekitar khususnya hostfam mereka masing-masing. Tugas esai memiliki

137
 konten yang sama dengan wawancara yang harus mereka lakukan terhadap
hostfam. Konten esai yang berisikan profil, pekerjaan dan kondisi ekonomi secara
keseluruhan keluarga hostfam tersebut juga melatih kepekaan mahasiswa baru
untuk peduli terhadap lingkungan dan orang-orang yang berada disekitarnya

o Tugas to-do-list

Tugas to-do-list bertujuan agar maba memiliki suatu rancangan dari

aktivitas yang akan dijalani selama sosact. Hasil dari tugas to-do-list ini cenderung
jujur, dimana mahasiswa baru mengakui pencapaian yang berhasil sekaligus tujuan
yang tidak tercapai dengan analisisnya masing-masing.

o Tugas Surat untuk Hostfam

Dalam surat tersebut diharapkan mahasiswa dapat mengekspresikan nilai-

nilai kehidupan yang dipelajarinya selama melakukan Sosact dalam hal ini dapat
meliputi nilai kepekaan, nilai empati, nilai ketulusan, nilai kebersamaan, dan nilai
kebahagian. Surat ini juga dapat menjadi media perantara untuk menyampaikan
rasa terima kasihnya kepada hostfam dan masyarakat sekitar.

o Absensi maba di hari H

Pada setiap sesi acara, divisi SDM bertugas untuk merekap absen. Setiap
harinya absen dipegang dan didata oleh coc mentor kelompok masing-masing, pada
hari jumat dan sabtu absen dilakukan selama dua kali yaitu absen pagi dan sore,
sedangkan hari kamis dan minggu hanya dilakukan satu kali absen, sehingga total
jumlah absen ialah 6 kali absen dimana satu absen memiliki bobot 2 sks.

o Penempatan maba ke pos-pos acara

Penempatan maba ke pos-pos acara dilakukan bersama BPH acara fisik dan
BPH acara nonfisik saat sedang assesment ke DARAWOLONG. Penempatan maba
dilakukan berdasarkan efisiensi lokasi dan mobilisasi.

o Penempatan maba ke bis

138
 Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, kali ini divisi SDM tidak lagi
bertanggung jawab dalam penempatan maba ke bis karena divisi transakom telah
memiliki sistem keberangkatan dan kepulangan baru yang dipercayai lebih efektif
sehingga meminimalisasi keterlambatan.

3. EVALUASI SECARA KESELURUHAN

PRA HARI H

Komposisi divisi SDM terdiri dari satu orang koordinator, satu orang wakil
koordinator, dan 3 orang staf. BPH SDM Social act tahun ini lebih ramping susunannya
dari tahun lalu karena pada tahun ini terdapat divisi baru yaitu divisi mentor di mana pada
tahun tahun sebelumnya mentor berada di bawah kendali SDM. Namun karena beberapa
pertimbangan akhirnya mentor berada di bawah pengawasan divisi mentor sendiri dan
SDM memiliki tugas untuk mengatasi masalah hostfam dan mahasiswa baru. Dalam
pelaksanaan tugas, BPH SDM bekerja sangat kooperatif, artinya hampir semua tugas yang
ada dikerjakan secara bersama-sama dan dalam bimbingan PI jika ada yang memang
mendesak dan tidak dapat diselesaikan oleh BPH SDM. Wakil koordinator SDM Social
act tahun ini sangat antusias dengan acara Social act tahun 2015. Terbukti dengan
tekadnya yang kuat dan hampir semua pekerjaan yang ada dalam deskripsi pekerjaannya
dan bahkan yang ada dalam deskripsi pekerjaan koordinator SDM dikerjakan dengan baik
dan benar.

Perjalanan ini dimulai saat bulan Mei BPH SDM lengkap dan kami melakukan
survei ke desa yang telah dianggap cocok untuk pelaksanaan Social act tahun ini, yaitu
desa Darawolong, kec. Purwasari, Karawang, Jawa Barat. Survei pertama kami lakukan
untuk mengenali medan desa terlebih dahulu tanpa langsung mencari hostfam. Beberapa
hal yang kami lakukan adalah berkeliling dusun 1 dan 2 untuk mengetahui daerah dan
tempat yang potensial untuk tempat berkumpul, kemudian melakukan proyeksi jumlah
cluster yang akan dibuat, lalu berinteraksi dengan masyarakat sekitar sebagai langkah awal
kami untuk menyampaikan maksud dan niat kedatangan kami ke desa Darawolong. Target
rumah yang kami tetapkan saat pra-bidding adalah 200 rumah dengan kapasitas satu
rumah adalah 4-5 orang.

139
 Dalam jangka sebulan, atau sekitar 5 kali survei kami dapat memenuhi kebutuhan
akomodasi tempat tinggal semua peserta dan panitia termasuk tamu yang akan diundang
dalam acara Social act kami sediakan akomodasi yang secara keseluruhan berjumlah
190an rumah. Jumlah ini lebih sedikit dari yang ditargetkan di awal karena beberapa
rumah sanggup menampung lebih dari yang kami alokasikan, sehingga terjadi efisiensi
dan efektifitas.

Sosialisasi tugas kami lakukan pada saat pleno terakhir dilaksanakan. Pleno ini
dihadiri oleh semua panitia yang akan terlibat dalam agenda Social act 2015 di
Darawolong termasuk mentor 40 kelompok sebagai perantara kami mengenai masalah
tugas kepada para peserta social act.

Terkait dengan jenis tugas yang diberikan, divisi SDM Social act tahun ini masih
mengadakan tugas to-do list, dan menambah beberapa tugas lain yaitu membuat poster,
tugas wawancara dengan hostfam, dan tugas membuat surat kepada hostfam. Semua tugas
yang diberikan merupakan sarana yang kami sediakan untuk mengasah kemampuan
peserta untuk menjadi lebih baik lagi ke depannya khususnya saat menghadapi
perkuliahan. Dan maksud lain yang terselip dalam beberapa tugas yang kami berikan
adalah agar peserta dapat berinteraksi dengan masyarakat yang baru saja mereka kenal dan
mereka menjadi peka akan keadaan masyarakat sekitar dan masyarakat Indonesia pada
umumnya.

Kemudian, dalam bekerja, divisi SDM dibantu oleh 3 orang staf yang didapatkan
melalui oprec dan closerec. Kami akui jumlah staf SDM tahun ini sangat kurang sehingga
baik koor maupun wakoor SDM turun tangan merangkap kerja staf pada hari H. Jumlah
cluster yang ada yaitu 5 cluster, sehingga kami mengalokasikan satu staf memegang satu
cluster ditambah koor dan wakoor masing-masing 1 cluster sehingga cukup satu cluster
satu orang SDM yang bertugas mengawasi masalah rumah jika ada yang tiba-tiba ada
kejadian mendadak dapat langsung diatasi oleh PJ cluster dari divisi SDM. Namun dalam
pelaksanaan pada hari H, salah satu staf kami tiba-tiba mengundurkan diri dengan alasan
yang tidak jelas sehingga terpaksa wakoor SDM yang lebih mengerti medan desa
merangkap sebagai PJ dua cluster sekaligus. Khusus untuk dua staf yang tersisa kami
sangat beruntung sekali karena keduanya merupakan hasil closerec namun mereka bekerja

140
seperti BPH SDM dengan tanggung jawab yang penuh dan semangat yang tidak
tergoyahkan.

Divisi SDM yang berangkat advance semuanya, yaitu koor dan wakoor serta dua
orang staf. Mobilisasi mahasiswa yang berangkat dari kampus diserahkan kepada divisi
field Officer dibantu transport. SDM advance semua karena semuanya adalah PJ cluster
yang bertugas memastikan rumah yang akan ditinggali siap menerima peserta dan
sekaligus membagikan sembako kepada hostfam untuk diberikan kepada peserta yang
akan datang esok harinya.

HARI H

Selama hari H social act, divisi SDM lebih banyak membantu divisi lain seperti
acara fisik, HPD, dan keuangan. Hal ini dikarenakan tugas absen peserta juga diserahkan
kepada divisi mentor sehingga tidak banyak yang dilakukan divisi SDM pada hari H selain
melakukan pengawasan terhadap rumah yang ditinggali peserta. Terdapat beberapa
kendala yang kami temukan pada hari H contohnya adalah pada sesi 2 hari pertama salah
satu hostfam tidak mau menerima kedatangan peserta ke rumahnya lagi sehingga PJ
cluster mencarikan rumah lain sebagai penggantinya. Lalu ada musibah yang menimpa
salah satu hostfam yang kami approach sebagai hostfam di mana si bapak meninggal
karena pembuluh darahnya yang pecah. Kami sebenarnya sudah menyediakan rumah
cadangan jika hal ini terjadi, namun ketika kami pergi melayat kami menemukan bahwa
tidak ada peserta yang menginap di sana. Setiap malamnya divisi SDM ikut serta dalam
evaluasi PI-BPH untuk saling mengkordinasikan setiap kepentingan divisi yang terkait,
dalam hal ini SDM lebih menampung keluhan dan kendala dari evaluasi mentor tentang
rumah dan setelah mengetahuinya kami akan segera menangani permasalahan tersebut.
Untuk masalah perijinan tahun ini SDM tidak ditugaskan untuk itu malainkan langsung
menjadi tugas sekretaris umum untuk memberikan ijin pulang atau tidak kepada peserta
dan panitia.

PASCA HARI H

141
 Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya, Setelah acara pelaksanaan social act selesai,
divisi SDM tidak mengmpulkan tugas yang diberikan kepada peserta, melainkan
menyerahkan wewenang tersebut kepada BPH mentor. Prosedur penilaian tugas penilaian
to do list, essay dan surat diserahkan kepada mentor tiap peserta untuk menilai tugas
mereka dengan format penilaian yang sudah kami sediakan. Hasil penilaian tersebut yang
diberikan kepada SDM untuk menentukan peserta lulus atau tidak dalam mengikuti
rangkaian Social act tahun ini. Namun tidak semua tugas dinilai oleh mentor, ada juga
tugas poster yang langsung dinilai oleh BPH SDM dan juga tugas surat yang harus
dikumpulkan karena akan diserahkan kepada hostfam. Kendala yang kami hadapi adalah
banyak kelompok yang telat mengumpulkan format penilaian tugas yang harusnya H+7
sosact semuanya harus terkumpul. Namun saat dicek pada hari ke-8 setelah sosact hanya
11 kelompok yang sudah mengumpulkan. Sisanya bernegosiasi dengan CoC mentor
mereka agar batas pengumpulan nilai dan tugas dimundurkan dengan berbagai alasan.

4. PARAMETER KEBERHASILAN

No Target Pencapaian Keterangan

1 Mahasiswa baru dapat berinteraksi TERCAPAI Mayoritas mahasiswa
dengan baik, baik dengan baru sudah dapat saling
masyarakat sekitar maupun panitia. mengenal dengan
hostfam, masyarakat dan
panitia sendiri.
2 Mahasiswa baru dapat merasakan TERCAPAI Mahasiswa baru dapat
suasana tinggal di desa, dengan merasakan suasana tinggal
segala kekurangan, baik dari segi di desa dan tidak
akomodasi, sarana-prasarana, dan mengeluh dengan tempat
lain lain. tinggal yang disediakan,
adapun kebanyakan
keluhan yang masuk
adalah tentang kurang
tersedianya MCK di setiap

142
 rumah sehingga
menyulitkan maba yang
mencari sumber air bersih.
3 Meminimalkan waktu senggang TIDAK Banyak sekali waktu
mahasiswa baru di setiap sesi acara TERCAPAI senggang mahasiswa baru
yang berlangsung. di setiap sesi acara, tetapi
waktu senggang ini
biasanya digunakan untuk
mahasiswa baru
mengeksplorasi desa dan
berinteraksi dengan
masyarakat
4 Tidak ada mahasiswa baru yang TERCAPAI Tidak ada mahasiswa
keluar dari lokasi acara. yang keluar dari lokasi
acara dikarenakan
penjagaan yang ketat dan
jarak yang cukup jauh
untuk keluar dari border
sehingga menyulitkan
mahasiswa untuk berbuat
macam-macam
5 Pembagian kerja setiap kelompok TERCAPAI Pembagian kerja
mahasiswa baru merata. dilakukan bukan
berdasarkan jarak, namun
memang dilakukan sesuai
rencana awal di mana satu
kelompok setiap harinya
mendapatkan jatah satu
acara fisik dan satu acara
non fisik. Sejau
pengamatan kami semua

143
 kelompok bekerja dengan
serius meskipun ada
beberapa anggota yang
main main.
6 Social Act mendapat dukungan TERCAPAI Acara ini banyak
dari para pemangku kepentingan, mendapat bantuan dari
yakni FEUI, BPM FEUI, sponsor, para pemangku
dan mahasiswa FEUI. kepentingan sehingga
acara ini dapat
terselenggara.
12 95% mahasiswa baru hadir TERCAPAI Terdapat lebih dari 95%
mahasiswa baru yang
mengikut Sosact
13 100% dari mahasiswa baru yang TIDAK Terdapat mahasiswa baru
hadir lulus Social Act TERCAPAI yang pulang saat hari H
walaupun sudah
mengetahui
konsekuensinya untuk
tidak diluluskan
14 95% dari mahasiswa baru yang TERCAPAI Seluruh mahasiswa baru
hadir Social Act mengikuti yang hadir sudah patuh
rangkaian acara Social Act. kepada rangkaian acara
yang dibuat secara umum.
16 95% mahasiswa baru mengerjakan TERCAPAI Hampir semua peserta
tugas yang diberikan social act yang datang
mengerjakan tugas yang
telah diberikan

5. ANALISIS SWOT

144
 Strength Memiliki tim yang saling mendukung
dan solid dalam menjalankan tugas.
Memiliki keinginan yang tinggi untuk
membuat acara ini terselenggara.
Memiliki inovasi terkait tugas sosact
berikut mekanisme pengumpulannya.
Weakness Kekurangan jumlah staf yang
diperlukan
Kurangnya koordinasi dengan divisi
lain
Opportunity Dapat berkomunikasi dengan salah
satu BPH SDM tahun lalu, sehingga
bisa berkonsultasi terkait
permasalahan SDM.
Terjalin komunikasi yang baik antar
divisi.
Mendapat dukungan penuh dari pihak
dekanat.
Treats Kesibukan yang berbeda-beda
Jadwal kuliah yang padat.

6. KESIMPULAN

Saran untuk Divisi SDM ke depannya adalah:

Sebisa mungkin untuk merekrut staf yang memang berminat untuk menjadi staf sdm,
jangan sampai ada unsur keterpaksaan, walaupun hanya dua orang namun memiliki
komitmen yang sangat tinggi lebih baik daripada sepuluh orang yang bekerja secara
terpaksa.

145
 Selalu menjaga hubungan baik dengan mentor karena mentor merupakan salah satu
unsur terpenting dalam mendukung kinerja SDM. Selalu menjadi fasilitator dalam
memenuhi kebutuhan mentor terkait acara Sosact.

Lebih berkoordinasi lagi dengan divisi mentor terkait batas pengumpulan tugas.

Divisi Mentor

Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan karunia-Nya sehingga acara Social
Act FEB UI 2015 dapat terlaksana dengan lancar tanpa halangan satu apapun. Kami dari divisi
Mentor mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak khususnya panitia inti yang terdiri
dari jajaran Pengurus Inti, Badan Pengurus Harian, dan staf serta pihak eksternal yang tak
pernah henti memberikan dukungan baik berupa materi maupun moril karena telah berhasil
menciptakan kolaborasi maha dahsyat dalam berkontribusi untuk menyampaikan pesan yang
tercantum dalam visi misi acara ini. Rasa syukur tak terhingga kami dipertemukan dengan
kalian semua yang semoga memiliki niat sejalan yang mampu berjalan beriringan demi

146
melancarkan Social Act FEB UI 2015. Terima kasih yang tak terhingga untuk seluruh Mentor
POMB 2015 dan Mahasiswa Baru FEB UI 2015 yang telah bersedia meluangkan waktu,
pikiran dan tenaga untuk bergabung bersama kami dengan mengikuti seluruh rangkaian acara
dan bersedia mentaati segala peraturan yang telah ditetapkan selama kegiatan Social Act FEB
UI 2015. Setiap pertemuan tentu ada pesan yang ingin disampaikan. Tentunya pertemuan kita
bukan sebuah kebetulan. Ditetapkan untuk kolaborasi bersama telah menjadi salah satu
anugerah terindah yang diberikan Tuhan. Semoga apapun yang dialami, dirasakan dan dihadapi
disetiap rangkaian acara yang diikuti, menjadi salah satu bukti bahwa kita pernah berkolaborasi
dan menyisakan makna yang mendalam dan tak pernah sirna sampai nanti. Terima kasih, kamu.

Depok, 02 Oktober 2015

Divisi Mentor

Job Description

Koordinator :
- Membawahi empat orang yang bertindak sebagai wakil koordinator.
- Membuat konsep pengendalian mentor POMB.
- Mengkoordinasikan wakil koordinator untuk tetap memonitor perkembangan
mentor POMB.
- Mengkritisi setiap informasi yang diberikan oleh departemen lain di Kegiatan
Social Act FEB UI 2015 untuk disampaikan kepada mentor POMB.
- Menganalisis segala informasi yang diterima bersama-sama dengan wakil
koordinator guna menghasilkan informasi yang sempurna untuk disampaikan

147
 kepada mentor agar missed communication bisa berkurang atau bahkan tidak ada
sama sekali.
- Mengkoordinasikan wakil koordinator untuk bersama-sama membuka diri agar
dapat berintegrasi dengan Badan Pengurus Harian Divisi Mentor OPK FEB UI
2015 agar dapat bekerja bersama mencapai satu tujuan POMB. Karena hakikatnya,
OPK dan Social Action merupakan rangkaian kegitaan POMB yang saling
terintegrasi dan tidak dapat dipisahkan, meskipun secara struktural susunan
kepanitiaannya berbeda.
- Melakukan evaluasi setiap langkah yang dilakukan oleh seluruh Badan Pengurus
Harian Divisi Mentor Social Action 2015.
- Mengkoordinasikan wakil-wakil koordinator untuk selalu merekam apapun yang
telah dilakukan (rekaman dalam bentuk apapun). Agar dapat dijadikan bahan
evaluasi di hari berikutnya dan di kepengurusan berikutnya.
- Mengkoordinasikan wakil-wakil koordinator untuk terus menjaga komunikasi
dengan pengurus departemen/biro lain baik yang memiliki job desc yang beririsan
atau tidak.
- Mengkoordinasikan wakil-wakil koordinator dan seluruh pengurus Social Action
FEB UI 2015 untuk terus menjalin hubungan baik dengan seluruh pengurus
kegiatan rangkaian POMB lainnya agar pesan kegiatan dapat tersampaikan dengan
jelas.
- Terbuka dengan masukan, kritik, saran, tanggapan dan komentar yang diutarakan
oleh mentor POMB dan pihak lain.

Wakil Koordinator

- Berkoordinasi dengan koordinator untuk segala bentuk kebutuhan dan evaluasi

mentor.
- Empat orang wakil koordinator memegang satu COC masing-masing. Setiap
wakil koordinator memegang kurang lebih 10 kelompok POMB.

148
- Menyampaikan hal-hal terkait kegiatan Social Action FEB UI 2015 kepada
mentor POMB. Semua informasi tanpa terkecuali.(informasi yang memang
berstatus mentor POMB harus mengetahui dan memahaminya).
- Terbuka dengan masukan, kritik, saran, tanggapan dan komentar yang
diutarakan oleh mentor POMB dan pihak lain.
- Setiap wakil koordinator memegang kurang lebih 10 kelompok POMB.
- Mengkritisi setiap informasi yang diterima dari departemen/biro lain yang
ditujukan kepada mentor POMB.
- Menampung evaluasi dari setiap mentor POMB melalui forum online
(whatsapp, line, dll) setiap berakhirnya kegiatan agar dapat dijadikan
pembelajaran untuk langkah-langkah berikutnya.
- Memonitor setiap kegiatan yang dilakukan oleh kelompok POMB yang sudah
menjadi tanggung jawabnya.
- Menjaga komunikasi yang baik dengan seluruh pengurus terlebih lagi mentor
POMB yang berhubungan secara langsung.
- Bertanggung jawab dalam mengalokasikan mentor untuk setiap kelompok
mahasiswa baru.
- Membuat informasi yang jelas yang berisikan tujuan, nilai, dan sejenisnya dari
Social Act serta kegiatan Social Act yang akan dilaksanakan di hari acara Social
Act.`
- Memastikan bahwa setiap mentor mendapatkan internalisasi dari tujuan dan
nilai Social Act agar dapat menginformasikan kepada peserta Social Act serta
dapat mewujudkan tujuan dari Social Act.
- Melakukan pengarahan pada mentor mengenai kegiatan yang akan dilakukan
selama Social Act agar mentor siap untuk membimbing mahasiswa baru dalam
menjalankan rangkaian acara Social Act.
- Mengatur pelaksanaan kegiatan hari mentor (mentors days), pelatihan medis,
pembekalan mentor, persiapan simulasi, simulasi, dan koordinasi terakhir
dengan mentor sebelum hari H.
- Bertanggung jawab atas alokasi kegiatan dan tugas mentor selama rangkaian
acara Social Act.

149
 - Mengkoordinasikan setiap mentor dan kelompok peserta Social Act dengan
divisi acara fisik, acara non-fisik, transakom, konsumsi, koordinator lapangan
(field officer), dan medis selama berlangsungnya kegiatan Social Act.
- Mengevaluasi kegiatan mentor dan peserta setiap harinya.
- Menyusun Laporan Pertanggungjawaban divisi SDM.

Struktur Divisi

Koordinator : Amalia Wardhani (EIE 2013)

Wakil Koordinator 1 : Siti Salmatunnisa (EIE 2013)

Wakil Koordinator 2 : Gilang Aditya (EAK 2013)

Wakil Koordinator 3 : Eko Wicaksono (EAK 2013)

Wakil Koordinator 4 : Sarah Aninidha (EMA 2013)

Staff : 80 Mentor (rincian di setiap cluster di Penilaian Kinerja Staff)

Rencana Kerja dan Realisasi

a. Open Recruitment dan Staffing

Divisi mentor OPK dan divisi SDM Social Act bekerjasama melakukan open
recruitment dan staffing mentor. Open Recruitment dilakukan selama kurang lebih satu
minggu berkoordinasi dengan Divisi Mentor OPK dan kombinasi tim yang melakukan
wawancara terhadap calon mentor terdiri dari PI OPK, PI SocAct, BPH Mentor OPK
dan BPH Mentor SocAct. Kekurangan sesi ini adalah pertama dari sisi panitia,
menentukan jadwal yang tepat antara panitia untuk melakukan wawancara terhadap
calon mentor. Kedua dari sisi mentor, ada beberapa mahasiswa yang menjadi calon
mentor tetapi tidak datang untuk melakukan wawancara. Hal yang patut disyukuri
adalah hampir semua mentor yang mendaftar lebih dari kuota yang dibutuhkan dan
dengan berbagai macam motivasi untuk menjadi mentor. Tentunya dengan motif yang

150
 sangat mulia dan beragam. Kami sangat mengapresiasi teman-teman calon mentor
memiliki niat mulia untuk berbagi pengalaman dan pengetahuan ke mahasiswa baru.
Staffing dilaksanakan di Sekretariat Badan Perwakilan Mahasiswa berkoordinasi
dengan BPH OPK 2015 dengan hanya melibatkan Divisi Mentor dan Pengurus Inti
yang diizinkan seperti PO OPK 2015 dan VPO OPK 2015.
Mentor yang berhasil terpilih sebanyak 80 mentor, terdiri dari 40 orang perempuan dan
40 orang laki-laki.
b. Mentors days
Mentors Days dilakukan selama 3 hari, agenda yang berhasil dilakukan antara lain
perkenalan struktur panitia SosAct FEB UI 2015, perkenalan dengan BPH Divisi
Mentor SosAct FEB UI 2015 agar seluruh mentor paham alur siapa harus melapor pada
siapa, penjelasan peran divisi mentor yang merupakan divisi baru yang ada di SosAct,
penjelasan umum tentang mentor, technical meeting OPK dan Social Act secara garis
besar, sharing mentor dengan membuat focus group discussion dengan menghadirkan
pihak-pihak yang pernah menjadi ,training psikologi untuk mentor, dan training
mengenai perlakuan mentor terhadap mentee. Evaluasinya adalah mentor dan beberapa
panitia yang terlambat datang.
c. Team Building
- Team Building mentor diadakan dengan tujuan agar mentor semakin memiliki sense of
belonging terhadap status mereka sebagai mentor. Timbil ini diadakan di Selasar FEB
UI, Depok dengan mengadakan amazing race dan buka puasa bersama. Tidak semua
mentor hadir dalam kegiatan ini karena kebanyakan bentrok dengan agenda lain.
Kegiatan Team building dilaksanakan dengan berkoordinasi bersama Divisi Mentor
OPK 2015.
d. Technical Meeting
Sesi ini dilaksanakan pada 26 Agustus 2015. Pada sesi ini, dijelaskan nilai-nilai yang
ingin disampaikan kepada mahasiswa baru melalui kegiatan Social Act FEB UI 2015,
gambaran mengenai kegiatan acara non fisik dan acara fisik di hari H, gambaran kasar
pengalokasian mentor dan menteenya, pembagian kapten dan wakilnya di setiap
cluster, serta tugas yang akan diberikan kepada maba selama Social Act (pra, hari H,
dan pasca). Persiapan kegiatan ini berjalan dengan lancar. Sayangnya, terdapat satu
missed communication antara salah satu panitia dengan pihak FASTUR sehingga

151
 ruangan yang awalnya disewa untuk kegiatan ini tidak bisa digunakan dan harus pindah
ke tempat lain.
e. Pelatihan Medis
Pelatihan medis dilakukan di hari yang berbeda dengan technical meeting. Pada
awalnya, sesuai kesepakatan, pelatihan medis menjadi salah satu sesi dalam rangakan
acara technical meeting, oleh karena pelatih medisnya tidak bisa hadir, maka pelatihan
medis dilaksanakan pada tanggal 28 Agustus 2015. Hampir semua mentor datang untuk
mengikuti kegiatan ini (lihat daftar hadir pelatihan medis). Pelatihan medis ini akan
diadakan satu kali. Kegiatan ini bertujuan untuk memberi pembekalan kepada mentor
agar dapat memberikan pertolongan pertama pada mahasiswa baru yang sakit dan agar
para mentor bisa tahu mana panitia yang harus dihubungi apabila ada mahasiswa baru
nya yang sakit dan segera membutuhkan obat.
f. Simulasi Acara
Simulasi acara dilaksanakan pada tanggal 5 September 2015 6 September 2015 di
Desa Darawolong. Kegiatan ini dilakukan agar para mentor tahu rumah yang akan
ditempati oleh mereka dan mahasiswa barunya. Lebih dari itu, agar mereka bisa
berinteraksi langsung dengan pemilik rumah agar tercipta hubungan erat dan sang
pemilik rela menerima mereka untuk tinggal beberapa hari. Karena mereka telah
mengenal siapa yang akan menempati rumah mereka dalam beberapa hari di tengan
bulan September. Adapun jumlah mentor yang mengikuti kegiatan ini tidak semua
karena ada beberapa yang berhalangan hadir. Cluster 1 COC Siti Salmatunnisa ..
Cluster 2 COC Gilang . Cluster 3 COC Amalia Wardhani 1 orang yang tidak bisa
hadir karena sakit. Cluster 4 COC Eko Wicaksono 7 orang yang dapat mengikuti
kegiatan ini, selebihnya tidak bisa. Cluster 5 COC Sarah Aninidha. Dari kegiatan ini,
panitia SocAct dapat mengidentifikasi mana mentor yang harus diberi intervensi lebih
lanjut untuk dapat mendisiplinkan diri dan mahasiswa baru nya.
g. Evaluasi Mentor Hari H Acara
Secara garis besar, semua mentor mengikuti seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEB
UI 2015. Namun, masih banyak mahasiswa baru yang tidak mengikuti kegiatan ini,
meskipun tidak semuanya tidak beralasan. Ada beberapa mahasiswa baru yang sakit
(parah) sehingga tidak bisa turut serta dalam kegiatan ini. Cluster 5 semua mahasiswa
baru yang tidak dapat mengikuti seluruh rangkaian kegiatan ini memiliki alasan dan

152
 bukti yang kuat kecuali satu orang dari kelompok 17 yang tidak ada kabar sama sekali
pas di hari H.
h. Evaluasi per Cluster

CLUSTER 1 : COC SITI SALMATUNNISA

Pada hari H, mentor mengikuti rangkaian kegiatan yang ada dengan pembukaan yang
dirasa mentor tempatnya panas karena di lapangan terbuka. Ada sebagian kelompok di
cluster 1 yang datang terlambat sehingga menambah waktu lama untuk berkumpul di
meeting point cluster. Hal itu dikarenakan mentor kurang membawa maba untuk tepat
waktu dan menegaskan kepada mereka, masih ada maba dan mentor yang terlambat.

Diadakan evaluasi mentor pada malam hari. Dalam evaluasi, hari pertama ada mentor
yang melaporkan bahwa FO dirasa kurang hafal rumah sehingga ada maba yang
terbawa ke cluster lain. Selain itu, mentor menganggap panitia yang advance kurang
bertanggung jawab karena saat hari H ada rumah yang ditempatin oleh maba ternyata
pemilik rumah ada yang sedang sakit dan semua orang rumah pergi sehingga maba
kebingungan untuk tinggal dimana. Saat itu juga tanpa sepengetahuan SDM mentor
dibantu tetangga sebelah rumah itu bisa tinggal dirumah sebelah.

Dari komentar mentor paling banyak yaitu masalah konsumsi. Mereka tidak tahu jika
konsumsi itu dimasakin atau tidak dan bahan makanan dikasih kerumah atau tidak dan
karena kesalahan informasi juga ada makanan yang akhirnya menjadi milik housefam.
Terjadi miss komunikasi dalam hal itu. Selain itu, ada 2 rumah yang sampai hari
terakhir belum mendapat bahan makanan.

Selanjutnya dalam hal acara, pembagian tugas saat acara fisik kurang merata sehingga
mentor merasa mabanya ada yang tidak kerja. Sebaiknya dibuat agar lebih merata
pembagian tugasnya. Selain itu, peralatan acara fisik pun dianggap tidak merata karena
saat hari H ada kelompok yang mendapat alat lebih banyak dibanding kelompoknya.
Sehingga mentor berinisiatif untuk membagi pada mabanya.

Di cluster 1 juga terdapat banyak maba yang pulang, baik itu karena alasan sakit
maupun ijin ada acara. Saat itu mentor kesulitan dalam mengontrol mabanya yang

153
 meminta ijin untuk pulang terlebih diluar syarat ijin yang berlaku. Akhirnya banyak
maba yang membawa orang tuanya sehingga dari panitia tidak bisa berbuat apa-apa
selain mengijinkan maba pulang.

CLUSTER 2 COC GILANG ADITYA

Deskripsi kegiatan

Cluster 2 yang berada di dusun 1 Darawolong. Cluster 2 terdiri dari kelompok 8 sampai dengan
kelompok mentor 16 dengan jumlah mahasiswa baru setiap kelompoknya berjumlah 14 sampai
16 mahasiswa baru. Selama kegiatan Social Act ini, setiap kelompok mengikuti berbagai
kegiatan baik fisik maupun non-fisik yang telah disusun oleh panitia Social Act. Kegiatan-
kegiatan yang dilakukan oleh kelompok 8 sampai dengan 16, diantaranya adalah membuat
prakarya dan melakukan penyuluhan kepada anak-anak kelas 1 sampai 6 SD Darawolong,
menanam bibit brokoli, membangun pagar masjid, membuat sabun organik, membangun
tempat sampah, dll. Selain melakukan kegiatan-kegiatan fisik dan non-fisik yang telah
dirancang oleh panitia Social Act FEB UI 2015, mahasiswa baru juga membaur dan
berinteraksi dengan warga desa darawolong.

Rincian Kegiatan

Rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015 terdiri dari:

1. Simulasi acara
Simulasi acara dilakukan di Desa Darawolong dua minggu sebelum hari H acara Social
Act pada hari Sabtu dan Minggu, tanggal 5 6 September 2015. Seluruh mentor diajak
terlebih dahulu mengunjungi Desa Darawolong menggunakan bus yang disediakan oleh
panitia dan menginap semalam di salah satu rumah host family yang akan ditinggali
oleh kelompok mereka pada hari H nanti. Keesekan harinya, mentor-mentor berkumpul
di balai desa untuk melaksanakan simulasi acara pada hari H nanti. Mentor-mentor
selama simulasi dijelaskan acara apa saja yang nanti akan dilakukan oleh kelompoknya
dan mereka juga diberitahu teknis acara tersebut oleh panitia Social Act FEB UI 2015.

2. Hari H Social Act FEB UI 2015

154
 Kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung selama 4 hari 3 malam. Kegiatan ini
dilaksanakan mulai dari hari Kamis, 17 September 2015 sampai dengan hari Minggu,
20 September 2015. Pada hari pertama kegiatan, mentor dan mahasiswa baru
berkumpul di selasar FEB UI pada pukul 11.00 untuk melakukan persiapan sebelum
pemberangkatan ke desa Darawolong. Persiapan tersebut meliputi pembagian super
paper, absensi mahasiswa baru, pemeriksaan tas dan barang bawaan mahasiswa baru,.
Pada pukul 13.00 pemberangkatan mahasiswa dimulai dari kelompok dengan nomer
terbesar lebih dahulu. Cluster 2 mendapatkan giliran pemberangkatan yang lebih lama
yakni pada sekitar pukul 14.00. Perjalanan menuju Desa Darawolong ditempuh selama
kurang lebih 3 jam. Sesampainya di Desa Darawolong mentor dan mahasiswa baru
diantar oleh divisi FO dan SDM menuju rumah-rumah yang akan ditinggali oleh mentor
dan mahasiswa baru. Pada hari kedua dan ketiga mahasiswa baru melakukan kegiatan
social yang telah disusun oleh panitia Social Act dengan harapan dapat membantu
kehidupan warga Desa Darawolong. Selain melakukan kegiatan sosial, mahasiswa baru
juga melakukan interaksi sosial dengan host family masing masing dimana mereka
tinggal. Malam hari di hari kedua, mentor tiap kelompok mengikuti evaluasi yang
diadakan dibalai desa yang bertujuan untuk mendengarkan keluhan dan saran dari para
mentor kelompok terkait dengan pelaksanaan kegiatan Social Act yg siangnnya telah
diikuti. Pada hari terakhir, mahasiswa baru mengikuti berbagai rangkaian acara pesta
rakyat yang berupa permainan-permainan yang dimainkan berkelompok yang sudah
disusun oleh panitia Social Act. Permainan di pesta rakyat ini juga diikuti oleh warga
darawolong. Kegiatan pesta rakyat berakhir sekitar pukul 10.00 dan setiap kelomok
kembali ke host family masing-masing untuk membereskan barang bawaan dan pamit
pulang kepada host family-nya. Keberangkatan pulang sudah dimulai dari jam 12.30
dengan sistem siapa yang duluan sampai di bis dia yang berangkat duluan. Perjalanan
pulang ke depok memakan waktu lebih singkat dari pemberangkatan yakni sekitar 2
jam perjalanan.

Realisasi Pelaksanaan Cluster 2

Pada hari pertama mentor dan mahasiswa baru berangkat bersama ke Desa Darawolong
menggunakan bus yang telah disediakan panitia. Satu bus diisi oleh 3 kelompok mentor.
Sesampainya di Desa Darawolong, mentor dan mahasiswa baru diantar oleh FO cluster 2

155
menuju rumah masing-masing. Terdapat sedikit kendala ketika mobilisasi ke host family yakni
terjadi sedikit miss komunikasi antara mentor dengan panitia sosact terkait perubahan rumah
yang sebelumnya sudah ditunjukkan ketika simulasi ternyata berubah. Selain itu juga ada host
family juga ada yang memindahkan para mahasiswa kerumah lain miliknya yang tidak
ditempati.

Pada hari kedua, sebelum memulai kegiatan, FO cluster 2 menjemput setiap kelompok untuk
absen pagi di meeting point cluster 2. Setelah melakukan absen di meeting point, kelompok 8
-16 diantar oleh FO ke main point untuk mengikuti pembukaan acara Social Act FEB UI 2015
dan memulai kegiatan sesi pertama. Seusai kegiatan, mentor dan mahasiswa baru kembali ke
host family masing-masing untuk istirahat, ibadah, dan makan siang. Pada pukul 13.30 mentor
dan mahasiswa baru berkumpul kembali di meeting point cluster 2 untuk melakukan kegiatan
sosial sesi kedua. Kegiatan sesi kedua berakhir pada pukul 16.00 dan sebelum kembali ke
rumah host family dilakukan absen sore. Pada malam harinya, pukul 19.00 mentor berkumpul
di dalam balai desa untuk melakukan evaluasi terhadap kegiatan siang hari yang telah diikuti..

Pada hari ketiga, rundown kegiatan yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru kurang
lebih sama dengan kegiatan yang dilakukan dihari kedua namun kegiatan sosial yang dilakukan
oleh kelompok mentor berbeda dengan kegiatan sosial yang ada di hari kedua. Pada hari ketiga
ini tidak diadakan evaluasi oleh mentor agar mentor mempunyai waktu bersama menteenya
untuk saling lebih mengenal dan juga bersama host family-nya.

Pada hari keempat, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah mengikuti pesta
rakyat. Di dalam pesta rakyat terdapat banyak games yang disediakan oleh panitia. Mentor,
mahasiswa baru, dan warga Desa Darawolong diharuskan untuk turut berpartisipasi dalam
permainan tersebut. Setelah permainan selesai, mentor dan mahasiswa baru pulang ke rumah
host family masing-masing untuk melakukan persiapan pulang dan berpamitan dengan host
family tempat mereka tinggal. Pada pukul 12.30 mentor dan mahasiswa baru berkumpul di
balai desa untuk diantar ke drop point dengan berjalan kaki. Kelompok yang tiba di drop point
terlebih dahulu akan diberangkatkan pulang duluan.

Evaluasi Hasil Akhir Cluster 2

156
Evaluasi dari rangkaian simulasi acara hingga hari H acara adalah keterlambatan baik yang
disebabkan kelalaian maupun bukan. Ketika simulasi acara, pemberangkatan dari FEB UI
sempat sedikit terhambat akibat menunggu beberapa mentor yang terlambat tiba di selasar FEB
UI. Selain itu ketika simulasi ini tidak semua mentor dapat mengikuti acara ini dikarenakan
berhalangan hadir. Hal ini membuat penyampaian informasi terkait kegiatan hari H kurang
baik. Keterlambatan juga terjadi pada pengumpulan tugas dan barang bawaan sosact. Selama
hari H berlangsung mentor dan mahasiswa baru juga terkadang telat datang ketika berkumpul
di meeting point cluster.

Pada hari pertama Social Act terdapat beberapa mentor yang tidak berangkat bersama
menteenya, ada yang menyusul pada haris yang sama dan ada juga yang menyusul keesokan
harinya dikarenakan beberapa hal yang tidak bisa dihindari.

Pada hari kedua terdapat beberapa mentor yang kembali ke depok untuk mengikuti perkuliahan
yang tidak bisa izin.

Pada hari ketiga kegiatan berjalan cukup lancar tanpa ada permasalahan yang berarti,
kebanyakan permasalah adalah permasalahan kecil yang dapat diselesaikan saat itu juga.
Terdapat satu kelompok yang tidak mau mengikuti doa bersama Namun tidak memberikan
kabar apa-apa sehingga menyebabkan pelaksanaan doa pagi sedikit ditunda karena menunggu
kelompok tersebut yang akhirnya tidak mengikuti doa. Pada malam harinya, panitia Social Act
mendapat pengaduan dari para warga yang merasa terganggu karena ada beberapa mentor dan
mahasiswa baru yang masih melakukan kegiatan diluar rumah ketika waktu tenang atau diatas
jam 21.00. namun menurut FO yang berjaga malam itu, mentor tersebut ketika ditegur untuk
pulang kerumah malah menunjukkan tindakan yang tidak kooperatif.

Di hari terakhir acara berjalan cukup lancar, mentor dan panitia yang lain dapat bekerjasama
dengan baik sehingga dalam pelaksanaanya tidak terdapat masalah yang berarti.

Keberhasilan

Semua mentor dapat mengikuti kegiatan hari H Social Act FEB UI 2015. Tidak banyak
mahasiswa baru yang izin untuk tidak mengikuti acara Social Act FEB UI 2015.

Saran

157
Panitia harus mempersiapan acara sematang mungkin dan memilih mentor yang lebih
kooperatif dan lebih mudah untuk dihubungi. Panitia dalam menyiapkan acara untuk lebih
diperhitungkan lagi apakah pekerjaan itu dapat diselesaikan atau tidak. Komunikasi dengan
para mentor untuk harus dijaga agat tidak terjadi miskomunikasi.

CLUSTER 3 COC AMALIA WARDHANI

Deskripsi kegiatan

Cluster 3 yang berada di dua bagian wilayah yang terdiri diri dari kelompok mentor 17 sampai
dengan kelompok mentor 22 dengan jumlah mahasiswa baru perkelompok berjumlah 15
sampai 16 mahasiswa baru. Selama kegiatan social act di Desa Darawolong, yang dilakukan
oleh kelompok mentor adalah melakukan kegiatan-kegiatan sosial yang telah dirancang oleh
panitai social act FEB UI 2015. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh kelompok mentor 17
sampai dengan 22, diantaranya adalah menanam bibit brokoli, membangun pagar masjid, dan
lain-lain.

Rincian Kegiatan

Rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015 terdiri dari:

3. Simulasi acara
Simulasi acara dilakukan di Desa Darawolong pada hari Sabtu Minggu, 5 6
September 2015. Seluruh mentor menuju Desa Darawolong menggunakan bus yang
disediakan oleh panitia dan menginap semalam di rumah host family yang akan mentor dan
mahasiswa baru tinggali. Selain itu, yang dilakukan oleh mentor adalah mengikuti simulasi
acara yang telah disusun oleh panitia Social Act FEB UI 2015.

Hampir semua mentor cluster 3 hadir, kecuali satu mentor dengan alasan sakit. Semua
mentor mengikuti kegiatan simulasi acara dengan baik. Hanya ada missed communication
dengan divisi FO terkait kebijakan persiapan pulang cluster 3.

4. Hari H Social Act FEB UI 2015

Kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung selama 4 hari 3 malam, dimulai dari hari
Kamis, 17 September 2015 sampai dengan hari Minggu, 20 September 2015. Pada hari
pertama kegiatan, mentor dan mahasiswa baru berkumpul di selasar FEB UI untuk

158
 melakukan doa bersama dan pengecekan barang bawaan. Pada pukul 13.30 mentor cluster
3 berangkat menuju Desa

CLUSTER 4 : COC EKO WICAKSONO

Rincian Kegiatan

Rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015 terdiri dari:

1. Simulasi acara
Simulasi acara dilakukan di Desa Darawolong pada hari Sabtu Minggu, 5 6
September 2015. Seluruh mentor menuju Desa Darawolong menggunakan bus yang
disediakan oleh panitia dan menginap semalam di rumah host family yang akan mentor
dan mahasiswa baru tinggali. Selain itu, yang dilakukan oleh mentor adalah mengikuti
simulasi acara yang telah disusun oleh panitia Social Act FEB UI 2015. Pada Hari H
Pelaksanaan Simulasi Acara, Cluster 4 terdiri dari 7 orang mentor dari total 18 orang
mentor. 11 orang lainnya tidak dapat hadir dengan berbagai alasan.

2. Hari H Social Act FEB UI 2015

Kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung selama 4 hari 3 malam, dimulai dari hari
Kamis, 17 September 2015 sampai dengan hari Minggu, 20 September 2015. Pada hari
pertama kegiatan, mentor dan mahasiswa baru berkumpul di selasar FEB UI untuk
melakukan doa bersama dan pengecekan barang bawaan. Pada pukul 13.30 mentor
cluster 5 berangkat menuju Desa Darawolong. Cluster 5 merupakan keberangkatan
kloter pertama yang berangkat menuju Desa Darawolong. Perjalanan menuju Desa
Darawolong ditempuh selama 2 jam, sesampainya di Desa Darawolong mentor dan
mahasiswa baru diantar oleh divisi FO dan SDM menuju rumah-rumah yang akan
ditinggali oleh mentor dan mahasiswa baru. Pada hari kedua dan ketiga yang dilakukan
oleh mentor dan mahasiswa baru adalah melakukan kegiatan sosial yang diharapkan
dapat membantu kehidupan warga Desa Darawolong dan melakukan interaksi sosial
dengan host family. Pada hari terakhir, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa
baru adalah mengikuti games yang telah dirancang oleh panitia dan melakukan
perjalanan pulang ke FEB UI pada puku 12.30 WIB

159
Realisasi Pelaksanaan Cluster 4

Pada hari pertama mentor dan mahasiswa baru berangkat bersama ke Desa Darawolong
menggunakan bus yang telah disediakan panitia. Satu bus diisi oleh 3 kelompok mentor.
Sesampainya di Desa Darawolong, mentor dan mahasiswa baru diantar oleh FO cluster 4
menuju rumah masing-masing.

Pada hari kedua, sebelum memulai kegiatan FO cluster 4 menjemput kelompok mentor untuk
absen pagi di meeting point cluster 4 kemudian kelompok mentor 23 31 diantar ke main point
untuk ikut pembukaan acara Social Act FEB UI 2015 dan memulai kegiatan sesi pertama.
Seusai kegiatan, mentor dan mahasiswa baru kembali ke cluster 4 untuk istirahat, ibadah, dan
makan. Pada pukul 13.30 mentor dan mahasiswa baru berkumpul kembali di meeting point
cluster 4 untuk melakukan kegiatan sosial sesi kedua. Kegiatan sesi kedua berakhir pada pukul
16.00 WIB dan sebelum kembali ke rumah host family dilakukan absen sore. Pada malam
harinya, pukul 19.00 dilakukan evaluasi oleh para mentor.

Pada hari ketiga, kegiatan yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru kurang lebih sama
dengan kegiatan yang dilakukan dihari kedua namun kegiatan sosial yang dilakukan oleh
kelompok mentor berbeda dengan kegiatan sosial yang ada di hari kedua.

Pada hari terakhir atau hari keempat, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah
mengikuti pesta rakyat. Di dalam pesta rakyat terdapat banyak games yang disediakan oleh
panitia. Mentor, mahasiswa baru, dan warga Desa Darawolong diharuskan untuk turut
berpartisipasi dalam games tersebut. Setelah games selesai, mentor dan mahasiswa baru pulang
ke rumah host family masing-masing untuk melakukan persiapan pulang dan melakukan
pamitan dengan host family tempat mereka tinggal. Pada pukul 12.30 mentor dan mahasiswa
baru berkumpul di meeting point cluster 4 untuk diantar ke main point menggunakan pick up
dan jalan kaki menuju bus berada.

Evaluasi Hasil Akhir Cluster 4

A. Evaluasi Hari Pertama (Kamis, 17 September 2015)

160
 Di Cluster 4, ada 3 orang Mentor yang tidak berangkat bersama kelompoknya
dikarenakan kepentingan kuliah dan acara keluarga yang penting. Namun, 2 Mentor
langsung menyusul pada Kamis Malam sedangkan 1 Mentor Menyusul pada Jumat
Malam
B. Evaluasi Hari Kedua (Jumat, 18 September 2015)
Pada Jumat Pagi, terdapat 1 Mentor di Cluster 4 yang izin untuk keperluan kuliah
dan Mentor tersebut kembali pada Jumat Siang.
Keterlambatan beberapa kelompok di Cluster 4 saat kumpul pagi di meeting point
mengakibatkan mundurnya waktu mobilisasi.ke titik acara
Keterlambatan beberapa kelompok di Cluster 4 saat mengumpulkan kembali
nampan wadah makan siang menghambat kinerja FO dan Transportasi
C. Evaluasi Hari Ketiga (Sabtu, 19 September 2015)
Keterlambatan beberapa kelompok di Cluster 4 saat kumpul pagi di meeting point
mengakibatkan mundurnya waktu mobilisasi ke titik acara
Keterlambatan beberapa kelompok di Cluster 4 saat mengumpulkan kembali
nampan wadah makan siang menghambat kinerja FO dan Transportasi
Terjadi miskomunikasi mengenai absen sore untuk kelompok yang sedang
menanam di sawah, namun dapat diatasi setelah dikonfirmasi ulang kepada FO
Ada kelompok yang terlambat untuk kembali ke Hostfam hingga pukul 17.30 yang
menghambat kinerja FO dan BPH Mentor untuk melakukan absen.
D. Evaluasi Hari Keempat (Minggu, 20 September 2015)
Keterlambatan beberapa kelompok untuk melakukan doa pagi di meeting point
mengakibatkan beberapa mahasiswa baru non-muslim berdoa di meeting point
Cluster 4
Saat pesta rakyat, beberapa Mentor memilih untuk berteduh di pinggir lapangan
disaat para mahasiswa baru sedang berkumpul di tengah lapangan
Urutan pulang yang ditentukan berdasarkan kesiapan mengakibatkan banyak
kelompok melakukan mobilisasi sendiri ke Balai Desa tanpa pengawasan FO.
Akibatnya sempat terjadi kerancuan urutan pulang di Balai Desa, namun hal
tersebut dapat segera diatasi sebelum banyak kelompok yang berkumpul.

161
Keberhasilan

Semua mentor dapat mengikuti kegiatan hari H Social Act FEB UI 2015. Tidak banyak
mahasiswa baru yang izin untuk tidak mengikuti acara Social Act FEB UI 2015.

Saran

Panitia harus mempersiapkan acara dengan sematang mungkin agar tidak banyak perubahan
dan menyiapkan contingency plan sebelumnya agar ketika terjadi perubahan dapat segera
diatasi. Ketepatan waktu juga harus dipertimbangkan, terutama pada saat membangunkan
kelompok.

CLUSTER 5 : COC SARAH ANINIDHA

Deskripsi kegiatan

Cluster 5 yang bertempat di dusun 2 Darawolong yang terdiri dari kelompok mentor 32 sampai
dengan kelompok mentor 40 dengan jumlah mahasiswa baru perkelompok berjumlah 15
sampai 16 mahasiswa baru. Selama kegiatan social act di Desa Darawolong, yang dilakukan
oleh kelompok mentor adalah melakukan kegiatan-kegiatan sosial yang telah dirancang oleh
panitai social act FEB UI 2015. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh kelompok mentor 32
sampai dengan 40, diantaranya adalah melakukan penyuluhan sikat gigi dan cuci tangan anak-
anak kelas 1 sampai 3 SD Darawolong, menanam bibit brokoli, membangun pagar masjid, dll

Rincian Kegiatan

Rangkaian kegiatan Social Act FEB UI 2015 terdiri dari:

5. Simulasi acara
Simulasi acara dilakukan di Desa Darawolong pada hari Sabtu Minggu, 5 6 September
2015. Seluruh mentor menuju Desa Darawolong menggunakan bus yang disediakan oleh
panitia dan menginap semalam di rumah host family yang akan mentor dan mahasiswa baru

162
tinggali. Selain itu, yang dilakukan oleh mentor adalah mengikuti simulasi acara yang telah
disusun oleh panitia Social Act FEB UI 2015

6. Hari H Social Act FEB UI 2015

Kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung selama 4 hari 3 malam, dimulai dari hari
Kamis, 17 September 2015 sampai dengan hari Minggu, 20 September 2015. Pada hari
pertama kegiatan, mentor dan mahasiswa baru berkumpul di selasar FEB UI untuk
melakukan doa bersama dan pengecekan barang bawaan. Pada pukul 13.30 mentor
cluster 5 berangkat menuju Desa Darawolong. Cluster 5 merupakan keberangkatan
kloter pertama yang berangkat menuju Desa Darawolong. Perjalanan menuju Desa
Darawolong ditempuh selama 2 jam, sesampainya di Desa Darawolong mentor dan
mahasiswa baru diantar oleh divisi FO dan SDM menuju rumah-rumah yang akan
ditinggali oleh mentor dan mahasiswa baru. Pada hari kedua dan ketiga yang dilakukan
oleh mentor dan mahasiswa baru adalah melakukan kegiatan sosial yang diharapkan
dapat membantu kehidupan warga Desa Darawolong dan melakukan interaksi sosial
dengan host family. Pada hari terakhir, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa
baru adalah mengikuti games yang telah dirancang oleh panitia dan melakukan
perjalanan pulang ke FEB UI pada puku 12.30 WIB

Realisasi Pelaksanaan Cluster 5

Pada hari pertama mentor dan mahasiswa baru berangkat bersama ke Desa Darawolong
menggunakan bus yang telah disediakan panitia. Satu bus diisi oleh 3 kelompok mentor.
Sesampainya di Desa Darawolong, mentor dan mahasiswa baru diantar oleh FO cluster 5
menuju rumah masing-masing.

Pada hari kedua, sebelum memulai kegiatan FO cluster 5 menjemput kelompok mentor untuk
absen pagi di meeting point cluster 5 kemudian kelompok mentor 32 40 diantar ke main point
untuk ikut pembukaan acara Social Act FEB UI 2015 dan memulai kegiatan sesi pertama.
Seusai kegiatan, mentor dan mahasiswa baru kembali ke cluster 5 untuk istirahat, ibadah, dan
makan. Pada pukul 13.30 mentor dan mahasiswa baru berkumpul kembali di meeting point
cluster 5 untuk melakukan kegiatan sosial sesi kedua. Kegiatan sesi kedua berakhir pada pukul

163
16.00 WIB dan sebelum kembali ke rumah host family dilakukan absen sore. Pada malam
harinya, pukul 19.00 dilakukan evaluasi oleh para mentor.

Pada hari ketiga, kegiatan yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru kurang lebih sama
dengan kegiatan yang dilakukan dihari kedua namun kegiatan sosial yang dilakukan oleh
kelompok mentor berbeda dengan kegiatan sosial yang ada di hari kedua.

Pada hari terakhir atau hari keempat, yang dilakukan oleh mentor dan mahasiswa baru adalah
mengikuti pesta rakyat. Di dalam pesta rakyat terdapat banyak games yang disediakan oleh
panitia. Mentor, mahasiswa baru, dan warga Desa Darawolong diharuskan untuk turut
berpartisipasi dalam games tersebut. Setelah games selesai, mentor dan mahasiswa baru pulang
ke rumah host family masing-masing untuk melakukan persiapan pulang dan melakukan
pamitan dengan host family tempat mereka tinggal. Pada pukul 12.30 mentor dan mahasiswa
baru berkumpul di meeting point cluster 5 untuk diantar ke main point menggunakan pick up
dan jalan kaki menuju bus berada.

Evaluasi Hasil Akhir Cluster 5

Selama kegiatan simulasi acara dan hari H, fenomena yang terjadi adalah terlambatnya
kegiatan acara yang dikarenakan beberapa faktor seperti mentor-mentor yang tidak tepat
waktu, keterlambatan bus, mobilisasi panitia di tempat acara yang terbatas, dll. Selama
kegiatan berlangsung, ada rundown yang berubah untuk cluster 5. Pada hari pertama kegiatan,
ada mentor yang tidak berangkat bersama kelompoknya. Pada hari kedua, ada mentor yang
tidak mendampingi mahasiswa baru selama kegiatan acara berlangsung. Kelompok 36 dan 37
mengalami perubahan kegiatan acara pada hari Sabtu, 18 September 2015. Di hari terakhir
pelaksanaan, tidak terjadi masalah yang berarti. Namun ada 1 kelompok yang tidak mengikuti
prosedur yang telah disiapkan oleh panitia.

Masalah Krusial Cluster 5

Saya sebagai COC mentor tidak bisa mengikuti kegiatan acara Social Act pada hari kedua
dikarenakan ada presentasi yang tidak dapat ditinggalkan. Pada hari kedua, mentor kelompok

164
40 tidak bersama mahasiswa baru pada kegiatan sesi kedua. Pada hari ketiga masalah yang
terjadi adalah keterlambatan jalannya acara dan ada mentor sakit dan mahasiswa baru
kelompok 32 banyak yang sakit. Pada malam hari, di hari ketiga banyak kelompok mentor
yang melakukan deep sharing sampai malam. Pada hari terakhir, permasalahan yang terjadi
adalah mentor 32 dan 38 pulang terlebih dahulu dikarenakan adanya alasan tertentu yang tidak
bisa ditinggalkan oleh mentor tersbut. Pada proses kepulangan, kelompok mentor 35 menyewa
pick up sendiri untuk menuju bus dan tindakan tersebut merupakan suatu kekeliruan.

Selama masa pasca Social Act FEB UI 2015, beberapa kelompok mentor tidak mengumpulkan
tugas pasca Social Act FEB UI 2015 tepat waktu.

Cara Mengatasi

Saya meminta bantuan partner SDM saya, yakni Kamaruddin untuk menggantikan posisi saya
selama hari kedua berlangsung. Sedangkan untuk mentor 40 yang tidak bersama mahasiswa
baru selama kegiatan sesi kedua adalah memberi teguran dan mengantarkan mentor tersebut
ke titik acara. Untuk mengatasi permasalahan mentor 32 dan 38 yang pulang terlebih dahulu
adalah memastikan pasangan mentor tersebut untuk tetap tinggal menemani mahasiswa baru
sampai pulang kembali ke FEB UI. Sedangkan untuk kelompok mentor 35 yang menyewa pick
up sendiri, pihak panitia memberikan hukuman pulang terakhir karena tidak mematuhi alur
kepulangan yang telah dirancang oleh panitia.

Tindakan yang saya lakukan mengenai keterlambatan pengumpulan tugas adalah terus
mengingatkan mentor-mentor secara terus menerus, baik di group ataupun saya ingatkan secara
pribadi (untuk kelompok mentor yang belum mengumpulkan tugas)

Keberhasilan

Semua mentor dapat mengikuti kegiatan hari H Social Act FEB UI 2015. Tidak banyak
mahasiswa baru yang izin untuk tidak mengikuti acara Social Act FEB UI 2015.

165
Saran

Panitia harus mempersiapan acara sematang mungkin dan memilih mentor yang lebih
kooperatif dan lebih mudah untuk dihubungi.

166
 BIDANG 2

Transportasi Perlengkapan - Konsumsi

Divisi Transportasi

Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya
sehingga kegiatan inti Social Act 2015 dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Kami
ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh rekan-rekan panitia Social Act
2015, baik PI dan rekan divisi lainnya yang telah membantu kinerja Divisi Transportasi dalam
memenuhi kewajibannya selama kegiatan ini berlangsung. Kami juga mengucapkan

167
terimakasih kepada seluruh masyarakat dan civitas academica FEB UI terutama angkatan 2015
yang telah menjalani seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEB UI.

Konsep Awal

Transportasi merupakan divisi dalam struktur kepanitiaan Social Act FEUI 2015 yang
memiliki peran dan tanggung jawab dalam hal transportasi seluruh pendukung acara kegiatan
Social Act 2015. Transportasi mengupayakan adanya angkutan bagi peserta dan panitia untuk
menuju tempat pelaksanaan kegiatan Social Act FEUI 2015. Selain itu, di tempat pelaksanaan
kegiatan Transportasi juga bertanggung jawab dalam memomibilisasi pembicara, Mahasiswa
baru, yang akan mengisi dan mengikuti acara di lokasi Social Act FEUI 2015

Job Description

1. Bertanggung jawab terhadap transportasi peserta, panitia, dan seluruh pendukung kegiatan
Social Act 2015 menuju dan kembali dari tempat pelaksanaan kegiatan ataupun untuk tim
advance.

2. Berkoordinasi dengan pihak luar kepanitiaan yang berhubungan dengan transportasi

3. Berkoordinasi dengan seluruh kepanitiaan Social ActFEUI 2015 untuk mencapai target-target
yang telah dibuat, serta kelancaran acara.

4. Bertanggung jawab terhadap transportasi tamu Social Act FEUI 2015

5. Bertanggung jawab dalam memobilisasi konsumsi, terutama untuk peserta dan panitia Social
Act 2015.

Struktur Divisi
Koordinator : Harits Pratama (EAK 2012)
Wakil Koordinator : Gamal Bahri Syamsul (EMA 2012)

Staff :
Rifqi Tyas Samodro (EAK 2012)
Abraham Alloy Sembiring (EAK 2012)
Dwi Ananto (EAK 2013)

168
 Fadhli Andrian (EMA 2012)

Rencana Kerja dan Realisasi

Pra Acara:
Pelaksanaan Open Recruitment (Oprec) berjalan kurang baik karena tidak mampu
mendapat staff sesuai target yang sudah direncanakan. Hanya terdapat satu staff dalam
pelaksanaan Oprec, sisanya (3 staff) menjadi staff melalui close Recruitment
Penyediaan alat transportasi untuk peserta dan panitia berupa bis sebanyak 42 bis sudah
dijalankan sesuai dengan timeline yang telah dibuat. 42 bis (pulang pergi) tersebut
terdiri dari 34 bis untuk hari H acara social Act 2015 dan 8 bis untuk melakukan
simulasi Social Act 2015
Penyediaan alat transportasi untuk mengangkut berbagai peralatan acara
/kendaraan/konsumsi sebagai pendukung kegiatan Social Act 2015 berupa 3 buah truk
masing-masing sepanjang 4 Meter dan 1 mobil Box. Penyediaan truk tersebut
dikerjakan sesuai dengan timeline yang sudah dibuat sebelumnya
Tim Transport Social Act juga telah berkordinasi untuk memobilisasi panitia
melakukan survey ke titik acara Social Act 2015 di Karawang. Langah yang dilakukan
adalah dengan meminjam bis Ekstensi FEB UI dan menggunakan mobil panitia Social
Act 2015
Melakukan pembuatan jembatan kecil dengan menggunakan tanah sebanyak 2 truk.
Jembatan kecil tersebut digunakan agar bis yang digunakan bisa masuk ke dalam drop
point dari bis tersebut.
Meng-koordinir berbagai kendaraan yang diperlukan untuk mendukung kegiatan Social
Act 2015. Kendaraan tersebut didapat dari peminjaman kendaraan kepada seluruh
panitia Social Act 2015. Kendaraan pribadi yang dipinjam adalah motor sebanyak 8
Motor dan Mobil Pribadi sebanyak 6 mobil
Mencari vendor Pick up untuk kendaraan pendukung kegiatan Social Act 2015. Pick
Up tersebut digunakan untuk memobilisasi Peserta Social Act 2015 dan memobilisasi
makanan untuk seluruh pendukung acara Social Act 2015

169
 Hari H Acara:

Memastikan semua kendaraan pendukung acara, baik Bus, truk, Pick Up, Mobil
Pribadi, Motor Pribadi, sampai sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan
Melakukan penjemputan dan pemulangan semua pengisi acara Social Act 2015 dan
memulangkan peserta sesuai tempat yang telah ditetapkan sebelumnya
Memobilisasi semua konsumsi yang diperlukan untuk panitia dan peserta Social Act
2015 menggunakan Pick Up
Terus melakukan koordinasi dengan divisi FO untuk memperlancar mobilisasi para
peserta Social Act 2015
Memobilisasi para pengisi acara ke titik acara
Memobilisasi pengisi acara ke rumah pengisi acara sesuai dengan rumah yang telah
ditetapkan sebelumnya

Pasca Acara:

Memastikan semua kendaraan yang digunakan untuk mendukung acara Social Act
2015 telah sampai kepada pemiliknya masing-masing
Analisis SWOT

Strengths:

Mempunyai staff yang sangat berpengalaman pada divisi Transportasi

BPH dan staff divisi transportasi memiliki hubungan yang sangat akrab

Staff mempunyai komitmen yang tinggi pada divisi Transportasi

Terdapat 2 staff tambahan saat hari H yang berpengalaman pada divisi Transportasi

Weakness:

Hubungan Koordinator dan wakil Koordinator tidak terlalu baik

2 staff baru bergabung saat mendekati hari H

170
 Wakil Koordinator yang tidak memiliki waktu yang cukup untuk membantu
koordinator

Opportunities:

Semua BPH dan staff memiliki keahlian mengendarai yang sangat baik dan jenis
apapun kendaraan

Hampir setiap staff sangat berpengalaman, ketika ada masalah tiba-tiba dapat
mengatasi masalah tersebut dengan cepat

Threats:

Hanya ada dua mobil dari divisi transportasi yang bisa digunakan selama acara Social
Act 2015

Kesimpulan
Secara garis besar, tim HPD sudah mampu menjalankan tugasnya masing-masing
dengan baik. Sedangkan, kendala utama yang dihadapi adalah kemampuan desain yang
terbatas dan terbatasnya jumlah staff HPD. Namun, jika ditinjau dari segi kualitas foto dan
video kami merasa adanya perbaikan dan semakin baik tahun ini. Akibat dari kurangnya staff,
pembagian tugas banyak yang double sehingga agak berat ketika pelaksanaan tugasnya.
Contohnya ketika foto spot acara hari H. Satu staff diassign untuk dua tempat. Walaupun lokasi
antar acara agak dekat namun agak melelahkan untuk bolak-balik dari satu titik acara ke titik
acara yang satu. Pengambilan foto akhirnya tidak maksimal.

Kesimpulan

Secara garis besar, divisi Transportasi telah bekerja secara maksimal dan telah bekerja
sesuai job description yang ada. Semua hal yang harus dikerjakan telahdikerjakan seluruhnya
dan terhitung tidak ada yang tidak dilewati. Pada saat hari H Social Act 2015 pun, divisi
transportasi telah bekerja sesuai rundown yang ada. Koordinasi ke semua divisi yang terkait

171
dengan Transportasi berjalan dengan sangat baik dan hampir tidak ada kendala yang berati.
BPH dan staff juga mengetahui dengan jelas job description yang ada, sehingga ketika ada
masalah yang tiba-tiba muncul di divisi transportasi, dapat segera diatasi.

Saran

1. Saran untuk divisi transport adalah, wakil koordinator divisi Transportasi selanjutnya
harus memiliki rasa tanggung jawab yang besar dan mengetahui dengan pasti apa saja
yang harus dilakukan untuk divisi transportasi.
2. Semua BPH dan staff harus memiliki keluangan waktu untuk bisa mengurus divisi
transportasi.BPH dan staff mempunyai kesibukan masing-masing yang cukup sibuk
3. Staff harus didapat sedini mungkin. Karena, pekerjaan transport cukup banyak sebelum
hari H

Divisi Perlengkapan

Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Tuhan YME karena atas segala rahmat-Nya kegiatan SOCIAL
ACT 2015 dapat berjalan dengan lancar. Kami, Divisi Perlengkapan, mengucapkan
terimakasih kepada seluruh panitia SocAct 2015 atas kerjasamanya. Kami juga mengucapkan
terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu pekerjaan divisi kami, serta mohon
maaf jika kinerjanya ternyata kurang memuaskan atau tidak sesuai dengan yang diharapkan.

172
Konsep Awal
Divisi perlengkapan, merupakan perpanjangan tangan dari berbagai divisi yang berada
di Social Act ini. Divisi perlengkapan, bertugas untuk menyediakan dan bertanggung jawab
terhadap seluruh kebutuhan perlengkapan yang dibutuhkan serta melakukan perizinan ke Pusat
Kegiatan Mahasiswa (dulu disebut Mahalum) yang diteruskan ke Fasilitas dan Infrastruktur
(Fastur) untuk acara Social Act 2015 baik sebelum, saat, dan sesudah hari-H.

Job Description

1. Menyediakan dan bertanggung jawab terhadap berbagai sarana perlengkapan guna

menunjang terselenggaranya acara Social Act 2015
2. Bertanggung jawab terhadap keamanan sarana-sarana perlengkapan
3. Melakukan perizinan ke Pusat Kegiatan Mahasiswa dan Fastur

Pra Pelaksanaan

1. Men-survei harga serta tempat untuk kebutuhan peralatan dan perlengkapan

keberlangsungan acara
2. Mengurus perizinan ruangan untuk keperluan divisi lain dan membuka stand oprec di
FE
3. Mengurus pembayaran sarana-sarana perlengkapan baik sebelum maupun setelah
digunakan

Hari-H

1. Berkomunikasi dan berkoordinasi dengan seksi lain untuk memenuhi kebutuhan

peralatan yang dibutuhkan saat masing-masing acara berlangsung
2. Membagikan alat komunikasi HT dan bertanggung jawab dalam Ketersedian Baterai
HT
3. Memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik dan selalu stand-by saat acara
berlangsung

173
Pasca Pelaksanaan

1. Bertanggung jawab terhadap semua perlengkapan yang bersifat pinjaman untuk

dikembalikan kepada pemiliknya

Struktur Divisi

Koordinator : Mario Marojahan Agustin (EAK 2013)

Wakil Koordinator : Gabriel Edson (EAK 2013)

Staff :

Hanif Dwiratama (EAK 2012)

Muhammad Rizky Triawan (EAK 2013)

Sebastian Sihombing (EAK 2014)

M. Naufal Zakky (EAK 2013)

Irham Kurniawan (EAK 2013)

Farid Fajar (EAK 2013)

174
Rencana Kerja dan Realisasi

1. Kami melakukan Close Recruitment dan akhirnya mendapatkan 6 orang, karena tidak
ada yang mendaftar saat Open Recruitmen
2. Rapat divisi Perlengkapan dilakukan sebanyak 4 kali. Rapat pertama kali dilakukan
untuk melihat gambaran desa secara umum Rapat kedua dilakukan untuk membagi
tugas kepada staff untuk simulasi dan hari-H. Rapat ketiga dilakukan 3 hari setelah
adanya kunjungan simulasi. Satu hari setelah pleno terakhir Social Act 2015 diadakan
rapat divisi perlengkapan untuk membahas finalisasi persiapan di acara hari H. Di sini
memang kami mengambil langkah resiko yang cukup tinggi dimana tidak ada rapat per
minggu untuk membahas progress, namun dikarenakan beberapa staff perlap memang
dianggap sudah cukup berpengalaman dalam bidang perlengkapan, maka baik Koor
dan WaKoor menganggap hal itu tidak perlu
3. Pada saat hari-H, tim Perlengkapan dicoba untuk kemasing-masing venue acara fisik,
awalnya di setiap venue minimal terdapat 1 orang tim Perlengkapan. Akibat venue
acara yang banyak dan tersebar, tim perlengkapan tidak jadi dibagi kemasing-masing
venue.
4. HT dibagikan kepada seluruh panitia yang berkepentingan pada saat malam hari
pertama. Kendala yang dihadapi adalah telat dalam pemasangan baliho dan spanduk.
Kendala lainya adalah pergerakan HT yang cukup ineffisien serta seringnya habis
baterai dari HT sendiri mengakibatkan panitia susah berkoordinasi. Kemudian dengan
Jarak yang cukup jauh antar satu tempat acara ke tempat acara lainnya, Perlengkapan
sudah mencoba memberikan HT yang cukup menjangkau tempat tempat terjauh
5. Setelah hari H, Divisi Perlengkapan mengembalikan barang-barang yang disewa dan
dipinjam walaupun ada beberapa yang rusak dan hilang

Barang-barang yang rusak atau hilang:

- Antena HT

Analisis SWOT

Strength :

175
 1. Koor dan WaKoor dapat bekerja sama dengan baik khususnya saat hari-H dalam
mengalokasikan staff yang dibutuhkan
2. Bertanggung jawab terhadap semua tugas yang diberikan, karena kesadaran dalam
menjalankan suatu kepanitiaan.

Weakness

1. Kurang bisa membagi waktu

2. Tidak dapat mengingat sesuatu dengan baik
3. Tanggung jawab serta ruang kerja yang begitu besar di hari H sehingga dikhawatirkan
adahal hal kecil yang missed.
4. Seringnya tabrakan idealis antar Koor dan WaKoor mengenai bagaimana perlengkapan
harus bergerak dalam acara Social Act

Opportunity :

1. Dukungan dari orang tua.

2. Dukungan kuat dari rekan-rekan satu tim.
3. Sarana untuk survey perlengkapan cukup memadai

Threat:

1. Jadwal kuliah yang sangat padat

2. Koor divisi perlengkapan sempat susah dihubungi dikarenakan, ada beberapa kejadian
3. Sedikitnya ketertarikan dari mahasiswa untuk menjadi bagian dari divisi Perlengkapan
4. Kurangnya komunikasi pada saat persiapan sehingga banyak barang yang mendadak
harus disiapkan
5. Banyaknya rundown yang berubah, jadi banyak perlengkapan yang harus dibeli H-1
acara itu membutuhkan
6. Tidak jelasnya batas antara acara fisik dan perlap membuat beberapa hal sedikit
tercampur aduk

176
Kesimpulan

Secara umum, kinerja tim Perlengkapan pada Social Act 2014 ini cukup baik, berjalan dengan
lancar walaupun terdapat kendala pada saat hari-H berlangsung, walaupun demikian kendala
tersebut dapat diselesaikan dengan baik. Untuk kepanitiaan selanjutnya kami sarankan untuk
lebih mempersiapkan segala kebutuhan jauh sebelum hari-H dengan sangat detail. Juga melihat
dari acara Social Act 2015, Koor dan WaKoor haruslah orang yang mampu beradaptasi cepat
dengan perubahan acara

Saran

Staff perlap yang efektif dengan jumlah 9 atau 10 anggota

Rebranding Divisi perlengkapan
Staff perlap yang bergabung sudah pengalaman dalam mengurus hal-hal tentang
perlengkapan sebelumnya, jadi bisa bekerja dengan lebih efisien.
Staff perlap harus sering-sering berhubungan dengan divisi lain agar segala
perlengkapan yang dibutuhkan tidak ada yang kurang.
Memahami Struktur acara dengan seksama agar bisa mengerti kebutuhan perlengkapan
dan membuat rencana cadangan jika dibutuhkan.
Memastikan setiap tanggung jawab yang dilimpahkan kepada staff dilaksanakan.
Adanya pembagian tugas yang jelas antara Perlengkapan dan acara fisik
Komunikasi antara divisi perlengkapan dan divisi acara harus lebih ditingkatkan untuk
meminimalisir Miskomunikasi antar dua pihak
Menyediakan kendaraan yang bisa digunakan di Hari-H, disarankan mengunakan
motor agar kalau ada perlengkapan yang kurang bisa dicari di sekitar venue.
Bertanggung jawab atas semua perlengkapan yang disewa dan juga pinjaman agar tidak
rusak atau hilang, contohnya walkie-talkie, TOA, Baliho pinjaman dan peralatan
lainnya.

177
 Divisi Konsumsi

Pendahuluan

The existence that not felt immediately like blod flowing in the body, It does not perceived
but more meaningful -Anonim

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan
ridho-Nya sehingga rangkaian acara Soscial Act FE UI 2015 dapat terlaksana dengan baik .
Menjadi bagian dari keluaga Social Act FEB UI 2015 merupakan kesempatan yang sangat
berarti, karena salah satu fungsi tridarma peguruan tinggi yaitu pengabdian masyarakat bisa
kami mulai dari sini. Begabung bersama dalam sebuah acara sosial bukanlah hal yang mudah,
karena dibutuhkan kerangka berfikir yang tepat untuk menyatu dengan masyarakat , namun
keterampilan itu bisa kami dapatkan di Social Act FEB UI .

Sebagai bagian dari Bidang 2 dalam struktur organisasi Social Act 2015, Divisi
Konsumsi mengemban tugas sebagai divisi pendukung selama pelaksanaan kegiatan. Secara
garis besar, Divisi Konsumsi bertanggung jawab atas penyediaan konsumsi bagi peserta dan
panitia Social Act 2015 dalam rangkaian kegiatan yang berlangsung.

Job Description

1. Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi peserta Social Act

2. Bertanggung jawab atas penyediaan makanan bagi panitia Social Act

3. Merencanakan menu makanan selama Social Act

4. Melakukan survei harga bahan makanan di pedagang desa setempat

5. Mengkoordinasikan jumlah bahan makanan yang harus dikumpulkan oleh peserta dan
yang akan dibeli pada saat pelaksanaan kegiatan

178
 6. Membeli bahan makanan di pasar setempat / pedagang desa setempat dan memastikan
pengirimannya tepat waktu

7. Berkoordinasi dengan Divisi Acara dan Divisi SDM mengenai bahan konsumsi yang
harus dibawa peserta

8. Berkoordinasi dengan Divisi Perlengkapan mengenai alat masak yang dibutuhkan dan
yang harus dibawa

9. Berkoordinasi dengan Divisi Transakom dan Divisi Koordinator Lapangan untuk

distribusi makanan bagi para peserta selama kegiatan berlangsung

10. Berkoordinasi dengan ibu-ibu di desa setempat untuk membantu memasak makanan

11. Menentukan lokasi dapur umum sebagai pos memasak makanan

12. Menyediakan konsumsi untuk dosen atau pembicara yang hadir di lokasi

13. Menyediakan konsumsi saat simulasi Social Act

Struktur Divisi

Koordinator : Tasya Aldiary Dayana (EBI 2013)

Wakil Koordinator : Ismi (EIEI 2013)
Staff :
Yahya Ayyash S (EIEI 2014)
Weneng Sadewa (EMA 2014)
Ikhsan Chaerudin (EMA 2014)
Alkindi (EIE 2014)
Israul Hasanah (EIE 2013)
Dwi Rilvina Suci (EAK 2014)
Tia Septiana (EIEI 2014)
Meri Andani (EMA 2014)
Diah Wistanti (EIEI 2014)
Millah Hanifah (EIEI 2014)

179
Nabilah Choerunisa (EBI 2014)
Rizky Wijayanti (EMA 2014)
Nur Jihan Atikah (EBI 2013)
Titin Rusnifah (EMA 2013)
Siti Maryam Suroso (EMA 2013)
Putri Wulandari (EMA 2013)
Dwi Kunti Dewi (EAK 2013)

1. Rencana Kerja dan Realisasi

a. Pra Hari-H

Open Recruitment
Open dan close recruitment berjalan cukup baik. Dari 20 orang staf yang ditargetkan, kami
mendapatkan 17 staf kebanyakan dari cloce recruitment. Kami menargetkan staf yang cukup
banyak untuk mengindari risiko berkurangnya staf menjelang Hari-H karena mengundurkan
diri dan juga agar kami tidak kekurangan tenaga apabila ada staf yang sakit .Namun
alhamdulillah ketika pada hari H tidak ada kendala yang berarti.
Setelah Hari-H berjalan, kami menyimpulkan bahwa sumber daya staf yang kami miliki sudah
sangat cukup. Apalagi tahun ini kami memiliki 4 staf laki - laki yang sangat membantu
mobilisasi pada har H.

Nama NPM Jurusan

WENENG SANDEWA 1306453445 MANAJEMEN

1

ALKINDI 1306378294 ILMU EKONOMI

2

ILMU EKONOMI
YAHYA AYYASH S 1406535591 ISLAM
3

180
 ILMU EKONOMI
MILLAH HANIFAH 1406565663 ISLAM
4

RIZKY WIJAYANTI 1406578703 MANAJEMEN

5

ILMU EKONOMI
DIAH WISTANTI SAVITRI 1406535010 ISLAM
6

IKHSAN CHAERUDIN 1406535276 MANAJEMEN

7

NABILAH CHOERUNISA 1406535093 BISNIS SAM

8

MERI ANDANI 1406575102 MANAJEMEN

9

ILMU EKONOMII
TIA SEPTIANA 1406534576 SLAM
10

DWI RILVINA SUCI 1406535704 AKUNTANSI

11

TITIN RUSNIFAH 1406535105 MANAJEMENT

12

SITI MARYAM SUROSO 1406534393 MANAJEMEN

13

NUR JIHAN ATIKAH 1306386485 BISNIS ISLAM

14

KUNTI DEWI KISMANTO 1306386466 AKUNTANSI

15

PUTRI WULANDARI 1306453344 MANAJEMEN

16

ISRAUL HASANAH 1306378975 ILMU EKONOMI

17

181
Survei Lokasi

Ada 4 hal utama yang dilakukan pra Hari-H di lokasi Social Act yaitu mencari
basecamp, mencari dapur (rumah yang akan ditumpangi masak), mencari ibu-ibu yang akan
memasak nasi, dan mencari penjual bahan makanan dan sayur mayur.
Tantangan dalam mencari basecamp untuk Social Act kali ini adalah sulitnya mencari
rumah yang bersedia menjadi basecamp kosumsi terutama di lokasi yang dekat . Sedangkan
kami membutuhkan rumah yang dekat dengan balai desa ( titik acara ) sehingga proses
pengambilan makanan tidak terlalu jauh.. Karena adanya tantangan tersebut, kami tidak bisa
mendapatkan rumah yang terletak di daerah yang dekat degan balai desa seperti yang kami
harapkan diawal. Akhirnya, basecamp konsumsi berada di RT dua yang terletak sedikit jauh
dari titik acara, namun akses jalan menuju ke basecamp tidak memiliki kendala. Hanya diviisi
lain sulit menuju basecamp karena letaknya yang sedikit jauh ditambah waktu yang sempit
Pencarian dapur tambahan tidak menemui masalah berarti. Dapur tambahan berdekatan
dengan basecamp sehingga memudahkan membawa bahan yang akan di masak dan
memudahkan kontrol yang dilakukan Koordinator dan Wakil Koordinator. Total rumah yang
digunakan divisi konsumsi ada 3, 1 basecamp yang juga sekalian menjadi basecamp utama
dan 2 dapur tambahan yang digunakan saat Hari H. Namun pada hari H hanya digunakan 1
dapur utama dan 1 dapur bant, dikarenakan kami sudah measa cukup dengan 2 rumah.
Dalam memasak nasi, kami tidakmemasak sendiri karena hampir dipastikan tidak akan
mampu mengejar deadline jam makan. Maka kami meminta bantuan pada Ketua RT untuk
mencari ibu-ibu yang biasa memasak nasi dalam jumlah besar untuk hajatan-hajatan. Kami
menjelaskan dengan detail kebutuhan kuantitas beras yang perlu dimasak dan batas jam /
deadline keharusan semua nasi sudah matang agar proses memasak nasi saat simulasi & Hari
H dapat berjalan dengan lancar.
Dalam mencari vendor bahan makanan, rencana awal kami adalah membeli sayur
mayur dan bumbu bumbu dipasar agar notanya lebih resmi dikarenakan ada cap tokonya.
Namun lokasi pasar sangat jauh dari desa sehingga kamimencari warga setempat yang
berjualan sayur untuk menitip dibelikan sayur mayur dan bumbu-bumbu masak. Kami
menemukan bapak yang biasa menjual sayur keliling desa, namun kendalanya adala bahwa
pedagang sayur keliling ersebut tidak memiliki hand phone untuk dihubungi lebih lanjut
Sehingga kekhawatiran yang dibayangan terjadi. Sayur yang dua minggu sebelum simulasi yan

182
sudah kami pesan tidak terbelikan pada saat hari H. Pada akhirnya kami pindah ke vendor yang
memiliki hand phone untuk memesan sayur.

Simulasi

Simulasi untuk Divisi Konsumsi dimaksudkan agar staf-staf dapat mengenal basecamp
dan dapur yang digunakan sebelum Hari H berlangsung. Namun pada saat simulasi ada
beberapa staff konsumsi yang tidak dapat hadir karena berhalangan. Untuk teknis saat simulasi,
divisi konsumsi hanya memasak 1 kali saja, yaitu untuk sarapan di hari minggu pagi. Bahan-
bahan yang akan dimasak kami beli H-1 simulasi dari Depok kemudian dibawa ke lokasi Social
Act saat simulasi. Karena rundown simulasi yang sangat padat, sehingga kami memutuskan
untuk menggunakan ketas nasi agar memudahkan dalam pendistibuianya.

Pengumpulan Bahan Makanan

Perioode pengumpulan bahan makanan bisa dibiang cukup lama yaituu 1 minggu,
namun walaupun diberikan waktu lama, proses pengumpulan mepet di H-3 dari batas deadline.
Beberapa hal yang menjadi catatan adalah masih ada kelompok yang mengumpulkan
bahan makanan tidak sesuai dengan ketentuan. Salah satu faktornya adalah informasi yang
tidak merata dilkarenakkan ada mentor yang tidak hadir ketika technical meeting. Walaupun
daftar bahan makanan yang wajib dibawa telah dibagikan ke mentor masing-masing kelompok
dengan jelas.
Salah satu evaluasi dari pengumpulan bahan makanan Social Act 2013 adalah banyak
kelompok yang mengumpulkan telur tidak di dalam kemasan yang aman untuk perjalanan jauh,
namun untuk tahun ini hal tersebut dapat diminimalisir karena keterangan dalam daftar bahan
makanan yang dibuat lebih detil. Namun yang masih agak kurang baik pengumpulannya adalah
kemasan beras yang dipecah menjadi 1 KG. Saat diangkut, kemasan beras tersebut banyak
yang bocor. Kemudan minyak goreng yang ditaruh dalam kemasan botol bekas membuat
minyak bocor. Hal ini bisa menjadi bahan pertimbangan untuk teknis pengumpulan bahan
makanan di tahun selanjutnya.

183
b. Hari-H

Advanced dan Har i 1 (Rabu - Kamis, 16 - 17 September 2015)

Pada advance cukup berjalan lancar, semua sesuai dengan ekspektasi, jumlah staff yang bisa
bergabung dalam tim 8 orang dari total 17 orang. Dimana staff cowok 3 orang bisa bergabung,
ini sangat membantu kami dalam pemindahan barang-barang dari bascam pusat ke bascam
bantuan,pengakutan barang-barang untuk di distribusikan ke masing-masing hostfam. Kendala
yang kami alami ialah kekurangan beras yang 1 kg, untuk diberikan ke hostfam maba. Kami
harus menakar sendiri beras yang 10 kg dimasukin ke kantong plastic yang 1 kg dan jumlahnya
cukup banyak. Beruntung ada warung yangberada disekitar bascam menjual kantong plastic 1
kg. sehingga bisa dihandle dan selsai tepat waktu.

Selain itu saat advanced, kami melakukan follow up terhadap dapur-dapur yang akan
digunakan, ibu yang membantu memasak nasi dan vendor yang menyediakan sayur mayur dan
bumbu masak serta memastikan peralatan masak untuk hari H tersedia dengan kondisi yang
baik.

Har i 2 (J umat, 18 September 2015)

Dalam hal ketepatan waktu dan kesiapan makanan, masih ada kendala pada saat makan siang.
Pada saat makan siang tidak siap tepat waktu, seharusnya siap didistribusikan jam 11.00 WIB
namun baru bisa didistribusikan jam 13.00 WIB. Hal ini dikarenakan proses memasaknya yang
santai,dan pembagian menu yang dimasak masih belum seimbang antara dapur 1 dengan dapur
2. Sementara jadwal maka pagi dan malam sudah siap di distribusika 1 jam sebelum jadwal
yang ditentukan.

Untuk pendistribusi makanan cukup berjalan lancar pada saat makan siang dan malam, FO dan
transakom sudah siap mengangkut makanan sebelum jam 13.00 WIB. Namun pada jadwal
sarapan terjadi miskomunikasi untuk pendistribusi sarapan panitia. Transakaom hanya
mengambil sarapan untuk FO dan transakom,sementara divisi yang lain tidak, sehingga banyak
makanan yang tidak terdistribusikan dengan baik.

Karena terbatasnya anggaran yang diberikan tim keuangan, ada kekurangan kuantitas asyur
yang kami pesan, sehingga lauk makanannya tidak merata. Ada yang dapat sayur dan ada

184
yang tidak, namun yang tidak dapat sayur kami ganti dengan lauk yang lainnya. seluruh
makanan pembicara selama Hari H tidak kami beli di rumah makan seperti rencana awal, tetapi
kami menyediakannya di dalam styrofoam dengan lauk makanan yang kami masak sendiri.

Hari 3 (Sabtu, 18 September 2015)

Untuk hari ketiga Social Act ini, Divisi Konsumsi harus bekerja lebih keras karenak menu
makanan yang lebih bervariasi dan beberapa bahan makanan yang membutuhkan waktu lama
untuk direbus. Namun Divisi konsumsi dapat menyelesaikan tatanan makan siang tepat pada
waktunya dan maba dapat makan Pukul 11.00 sesuai dengan rundown acara yang sudah di
rencanakan.

Distribusi makanan di hari ke 3 ini berjalan jauh lebih baik karena koordinasi dengan FO
menjadi lebih baik dan terorganisir berkat evaluasi yang sudah dilakukan.

Untuk masalah kecukupan makanan, divisi konsumsi mengalami surplus makanan pada hari
ke 2 dimana masih tersisa 3 bakul nasi dari ibu-ibu yang membantu memasak nasi sehingga
staf Divisi Konsumsi tidak memasak nasi lagi untuk sarapan pagi.

Hari 4 (Minggu, 28 September 2014)

Untuk hari terakhir Social Act, divisi konsumsi hanya menyediakan sarapan pagi bagi panitia,
sedangkan maba akan makan di hostfam masing-masing sesuai rundown acara. Ada kendala
pada hari terakhir yaitu kekurangan nasi, hal ini di karenakan kami mengurangi jumlah beras
yang dimasak ibu-ibu masak nasi. Awalnya beras yang harusnya dimasak adalah 30 kg
dikurangi menjadi 15 kg. Alasan kami mengurangi jumlahnya karena pada hari ke 2 dan ke
3,selalu surplus dan banyak divisi yang tidak mengambil jatah mereka. Makanannya tidak ada
yang makan,sehingga makanan tersebut kami berikan ke ibu bascam kami untuk di kasih ke
ternak mereka, karena sudah basi. Beruntung ibu bascam kami memberikan kami 1 nampan
nasi, sehingga kekurangan tersebut bisa teratasi.

Untuk bahan makanan yang dikumpulkan terdapat sisa yang masih banyak, yaitu sekitar 200
kg beras, beberapa dus mie instan, abon serta sarden dan lain sebagainya. Untuk bahan
makanan yang berlebih kami bagikan kepada ibu bascam konsumsi, ibu masak-masak nasi,
tempat kami meminjam kompor,ke rumah rumah yang dijadikan bascam panitia.

185
Analisis SWOT
Strength:
Koordinator dan wakil koordinator merupakan orang-orang yang memiliki kemauan
untuk berusaha dan berkontrobusi di Social Act 2015
Koordinator dan wakil coordinator telah saling mengenal cukup lama, sehingga sudah
cukup mengenal karakter masing-masing
Weakness:
Kurangnya pengetahuan tentang harga bahan makanan di pasar (harga yang
berfluktuasi)
Kesulitan memperkirakan kuantitas bahan makanan yang dibutuhkan
Kesulitan mencari staff
Koordinator dan wakilkoordinator bukan panitia social Act tahun lalu,sehingga kurang
memiliki gambaran secara utuh tentang kagiatan divisi konsumsi
Koordinator dan Wakil coordinator berasal dari luar Jabodetabek
Opportunity:
Memungkinkannya mendapatkan staff dari divisi lain yang idle saat hari H
Adanya dukungan dari divisi lain
Threat:
Terbatasnya ketersediaan perlengkapan masak
Jumlah panitia dan peserta Social Act yang sulit diprediksi secara akurat, sehingga
mempengaruhi jumlah makanan yang akan disediakan
Adanya libur semester tengah tahun, sehingga tidak memungkinkan coordinator dan
wakil coordinator untuk menjalankan tugasnya secara optimal
Adanya kemungkinan makanan tidak tersedia tepat waktu karena gangguan hal-hal
teknis.
Lokasi pasar ditempat kegiatan jaraknya jauh

Lampiran daftar bahan makanan yang mesti dibawa maba saat Social Act 2015

Bahan Makanan per Kelompok Social Act 2015

186
 no Nama Barang Kuantitas Ketentuan
1 Beras 20 kg 1 karung @ 10 kg dan 10 kantung x @ 1 kg (mohon
dibungkus plastik lalu diikat mati)
2 Telur 80 butir Tempat hard plastic isi 10 butir yang ada di
supermarket, jangan di dalam plastik kresek.
3 Indomie 1 kardus kardus
goreng
4 Sarden ABC 15 Kaleng 425 GR, harus merk ABC (kemasannya yang
Pedas 425 gr kaleng mudah dibuka)
5 Minyak 3L 6 botol x @ 500 ml
Goreng
6 Abon 2 Kaleng x @ 250 gr,
sapi/ayam
7 Sambal terasi 380 gr 2 kaleng x @190 gr harus merk ABC
merek ABC

1. Semua barang diatas dikumpulkan di dalam kardus ke Sekretrariat BPM di SC pada hari
Senin-Selasa, 13-14 September 2015

2. Barang dikumpulkan secara kelompok, tidak secara individu.

3. Ketika akan dikumpulkan, barang harus sudah lengkap dan sesuai dengan ketentuan.
Panitia tidak akan menerima barang yang dikumpulkan secara terpisah ataupun yang tidak
sesuai dengan ketentuan.

4. Tolong diperhatikan baik-baik kuantitas dan ketentuan yang tertera diatas.

5. Disarankan untuk membawa makanan -makanan kering tambahan seperti kentang,

makanan ringan lainnya, dll

6. Disarankan membawa hand sanitizer

187
 Lampiran daftar bahan makanan yang dibagikan ke setiap rumah (dimasukkan ke 1
kantong besar)

Jumlah Pantia +/- 200 orang

Jumlah Mentor 80 orang (40 kelompok)

Jumlah Maba 640 orang

Jumlah rumah yang 180 rumah

ditempati maba
Jumlah orang per rumah 4-6 orang

Daftar bahan makanan per rumah (hanya untuk rumah yang ditempati oleh maba dan
mentor)

Nama Kuantitas Keterangan

Beras 2 Kg Dalam Kantong plastic @

1 kg

Telur 10 Butir Di dalam kemasan hard

plastic

Sarden 2 kaleng

Mie Goreng 6 bungkus

Minyak Goreng 500 ml

Kesimpulan

Secara keseluruhan, Divisi Konsumsi memiliki kinerja cukup baik karena beberapa
paramater keberhasilan dapat tercapai dengan memuaskan.

188
Namun ada banyak hal yang perlu menjadi perhatian agar dapat memperbaiki kinerja
di masa yang akan datang:

Buat rundown kerja di Hari-H agar lebih mudah dalam memperkirakan hal-hal yang
mesti dilakukan jika terjadi perubahan-perubahan dari divisi lainnya

Menjalin komunikasi yang lebih intensif lagi dengan divisi lain, terutama soal
distribusi makan siang untuk maba, dengan Divisi Transakom dan Divisi FO.

Pertimbangkan kembali menu yang akan dibuat. Usahakan lebih banyak variasi agar
tidak monoton

Pertimbangkan takaran yang pas sesuai dengan porsinya

Saat pengumpulan bahan makanan harus memberi penyelesaian lebih tegas lagi
terhadap kelompok-kelompok yang tidak memenuhi ketentuan dan perhatikan juga
risiko bahan makanan yang memiliki tanggal kadaluarsa sebelum Hari H berlangsung.

Alat-alat masak disiapkan dari sebelum memulai masak dan selalu diingat / dicatat
milik siapa alat tersebut agar tidak hilang

Tegaskan kembali kepada divisi lain soal batasan jam makan agar divisi konsumsi
bisa segera bersiap-siap untuk memasak selanjutnya atau membersihkan alat-alat
masak.

Selalu follow up kembali secara rutin rumah yang akan dijadikan dapur dan ibu
yang akan membantu memasak nasi. Hal ini untuk mengantisipasi jika ada perubahan
sesaat sebelum Hari-H dan menjadi pengingat bagi mereka bahwa kita akan memakai
rumahnya saat Hari-H

Cari supplier bahan makanan lain (untuk bahan yang tidak dibawa maba) yang
terpercaya dan fleksibel. (Bisa minta diantar, bisa mengubah barang-barang yang
dibeli sebelum diantar, punya nota dengan nama toko, dll)

Semoga Laporan Pertanggungjawaban yang kami buat dapat mambantu memperbaiki

dan memunculkan inovasi-inovasi baru dalam pelaksanaan Social Act di tahun-tahun
berikutnya.

189
 BIDANG 3

Humas, Publikasi & Dokumentasi Medis Field Officer

190
 Divisi Humas, Publikasi dan Dokumentasi

Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala limpahan rahmat dan karunia-Nya
sehingga kegiatan inti Social Act 2015 dapat dilaksanakan dengan baik dan lancar. Kami
ucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada seluruh rekan-rekan panitia Social Act
2015, baik PI dan rekan divisi lainnya yang telah membantu kinerja Divisi HPD dalam
memenuhi kewajibannya selama kegiatan ini berlangsung. Kami juga mengucapkan
terimakasih kepada seluruh masyarakat dan civitas academica FEB UI terutama angkatan 2015
yang telah menjalani seluruh rangkaian kegiatan Social Act FEB UI.

Job Description

Humas

Penghubung antara pihak internal Social Act 2015 dengan pihak eksternal

Menciptakan public image yang baik terhadap Social Act 2015

Mencari dan menjalin kerja sama dengan media partner

Menjadi pusat informasi Social Act 2015

Bertanggung jawab atas media sosial Social Act 2015

Publikasi

Bertanggung jawab dalam mendesain dan mempublikasikan kegiatan Social Act 2015
dalam bentuk media cetak seperti baliho, poster, spanduk, standing banner, dll.
Mempublikasikan booklet yang merupakan sarana informasi lengkap untuk mahasiswa
FEB UI 2015 mengenai segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan Social Act
2015.

191
 Mendesain logo Social Act dan menyesuaikan dengan tema acara Social Act 2015
dengan menerapkan dominasi warna dan font tertentu untuk menciptakan brand
identity Social Act 2015.

Dokumentasi

Bertanggungjawab atas seluruh pendokumentasian seluruh rangkaian kegiatan Social

Act 2015
Mencetak foto bersama dengan hostfam tempat menginap mahasiswa FEB UI 2015
sebagai kenang-kenangan.
Mengadakan pameran foto hasil dokumentasi kegiatan Social Act 2015 di lingkungan
kampus FEB UI dan media social

Struktur Divisi
Koordinator : Djarot Dimas (EAK 2013)
Wakil Koordinator : Hilman Hadianto (EMA 2012)
Alia Rachma Ningtias (EMA 2014)
Staff :
Fauzan Azima (EAK 2012)
Triani Fitriasari (IEBI 2013)
Rafika Farah (IE 2014)
Natasiel Lianto (EAK 2014)
Augi Ciptarianto (EMA 2014)

Rencana Kerja dan Realisasi

Pra Acara:
Publikasi untuk open recruitment sudah dilakukan di berbagai media, seperti
pemasangan flyer renteng dan slideshow di TV perpus.
Booklet digital sudah disebarluaskan di media website dan booklet fisik juga dibagikan
ketika sebelum berangkat

192
 Jumlah pendaftar staff HPD Social Act 2015 sangatlah minim dan tidak sesuai target,
yaitu hanya 5 staff. Dimana hanya 4 orang pendaftar dan 1 orang close reg. Tidak ada
satupun staff yang mampu mengerjakan pekerjaan desain.
Semua video pra acara terkait kegiatan sosact dapat dipublikasikan dengan sempurna.
Video untuk pra acara terdiri dari dua versi, yaitu video yang dipublikasikan di media
Youtube dan diperuntukan bagi orang tua mahasiswa.
Line@ Social Act FEB UI aktif memberikan pengumuman serta menjawab pertanyaan
terkait Social Act. Walaupun terkadang untuk pertanyaan yang dilontarkan ke divisi
tertentu belum dapat dijawab dengan cepat mengingat admin Line@ hanya dari divisi
HPD sehingga kurang memahami pertanyaan yang diajukan untuk divisi lain.
Divisi HPD berhasil melakukan marcall ke beberapa media partner. Namun proses
follow up ke media partner agak kurang maksimal sehingga target yang diinginkan
belum tercapai.

Hari H Acara:

Umbul-umbul yang digunakan untuk border dan penanda titik acara berhasil dicetak
dan dipasang di lokasi acara. Namun pemasangannya agak terhambat sehingga tidak
semua umbul-umbul dan border dapat dipasang.
Proses dokumentasi acara Social Act mampu dilaksanakan dengan baik untuk hari
kedua, yaitu tanggal 18 September. Namun, proses dokumentasi untuk hari ketiga dan
keempat yaitu tanggal 19 September dan 20 September dapat dikatakan kurang baik
dikarenakan kurangnya penanggung jawab untuk setiap spot titik acara dari divisi HPD.
Kegiatan foto bersama mahasiswa baru dengan housefam untuk dijadikan kenang-
kenangan untuk housefam dapat dikatakan tidak berjalan dengan baik. Hal ini
dikarenakan keterbatasan staff yang harus memotret housefam yang berjumlah ratusan
dan harus dikerjakan dalam 1 malam. Sehingga, menurut kami untuk proses
dokumentasi housefam dengan mahasiswa baru untuk tahun depan, sebaiknya dikelola
oleh masing-masing mentor kelompok dimana mereka yang mengatur foto bersama
housefam dan mengirimkan foto kelompok masing-masing ke divisi HPD. Kami sangat
yakin bahwa cara ini akan lebih efektif.

193
 Pasca Acara:

Pameran foto hasil dokumentasi rangkaian acara kegiatan Social Act 2015 dilaksanakan
pada tanggal 28 September 2015 hingga 5 Oktober 2015 dengan total foto yang
dipamerkan sebanyak 99 foto
Video dibuat hanya satu versi yaitu berisi rangkaian acara kegiatan social act FEB UI
2015

Analisis SWOT

Strengths:

Koor dan Wakoor sudah mengenal sangat baik

Kemampuan fotografi yang sangat baik

Weakness:

Terbatasnya kemampuan mengelola website

Terbatasnya kemampuan desain di divisi HPD

Komunikasi yang kurang baik

Opportunities:

Memiliki alat pendukung pekerjaan yang mumpuni (Kamera DSLR dengan spek tinggi,
laptop dan software untuk desain)

Threats:

Bentrok dengan kegiatan kepanitiaan dan organisasi lainnya

Kesimpulan

194
 Secara garis besar, tim HPD sudah mampu menjalankan tugasnya masing-masing
dengan baik. Sedangkan, kendala utama yang dihadapi adalah kemampuan desain yang
terbatas dan terbatasnya jumlah staff HPD. Namun, jika ditinjau dari segi kualitas foto dan
video kami merasa adanya perbaikan dan semakin baik tahun ini. Akibat dari kurangnya staff,
pembagian tugas banyak yang double sehingga agak berat ketika pelaksanaan tugasnya.
Contohnya ketika foto spot acara hari H. Satu staff diassign untuk dua tempat. Walaupun lokasi
antar acara agak dekat namun agak melelahkan untuk bolak-balik dari satu titik acara ke titik
acara yang satu. Pengambilan foto akhirnya tidak maksimal.

Hal-hal baik yang harus diperhatikan:

1. Kualitas dan konten dokumentasi berupa foto dan video tahun ini dapat dikatakan
semakin baik dilihat dari perspektif fotografi dan sinematografi. Selain itu, tahun ini
kegiatan dokumentasi sesuai ekspektasi yaitu lebih dominan melakukan peliputan
kegiatan mahasiswa baru pada Social Act dibandingkan tahun sebelumnya yang justru
lebih dominan melakukan peliputan kegiatan panitia.
2. Divisi HPD telah melakukan survey pra acara dengan frekuensi yang cukup sering. Hal
ini sangatlah baik untuk penguasaan medan dan stok foto dan video mengenai lokasi
Social Act.

Saran untuk kepanitiaan selanjutnya:

1. Proses dokumentasi foto bersama mahasiswa baru dengan housefam sebaiknya dikelola
oleh masing-masing mentor kelompok dimana mereka yang mengatur foto bersama
housefam dan mengirimkan foto kelompok masing-masing ke divisi HPD.
2. Person In Charge bagian dokumentasi untuk setiap spot acara pada hari H tidaklah
boleh berpindah-pindah lokasi seenaknya dan harus tetap berada di lokasi yang telah
dibagikan. Hal ini dapat mengakibatkan proses dokumentasi setiap spot acara tidak
berjalan dengan optimal.
3. Perlu dibangunnya Sense of belonging di dalam diri divisi HPD misalnya dengan
diadakan nya team building divisi, sehingga seluruh divisi HPD dapat berkontribusi
secara maksimal pada hari H.

195
4. Ciptakanlah design yang lebih eksklusif atau elegan untuk Social Act selanjutnya agar
Social Act memiliki image sebagai acara yang besar dan tidak dipandang sebelah mata.
Hal ini tentu saja akan berpengaruh terhadap kemudahan mendapatkan Media Partner
dan sponsor maupun pihak lain yang akan diajak bekerja sama.
5. Template desain perlu dibuat agar desain media publikasi serta proposal eksternal
terlihat seperti sebuah kesatuan.
6. Karena perbedaan birokrasi antar media partner, panitia baik BPH maupun staff harus
bergerak cepat untuk menggaproach media partner. Proses follow up juga sangat
penting sehingga target media partner yang diinginkan bisa tercapai.
7. Jika ada divisi lain yang perlu koordinasi dengan HPD, hendaknya memberitahu HPD
jauh hari sebelum hari H dan diingatkan kembali setidaknya H-5 acara. Mengingat
jumlah staff tahun ini agak kurang, alokasi staff tahun ini agak sulit jika dipindah-
pindah untuk hal lain karena nantinya akan menghambat pekerjaan yang telah
ditugaskan.

196
 Divisi Medis

Pendahuluan

Kami panjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat dan
hidayahnya acara Social Act FEB UI 2015 dapat berjalan dengan baik dan lancar. Divisi Medis
Social Act FEB UI 2015 ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada seluruh Panitia Social
Act FEB UI 2015 terutama Kabid 3. Karena berkat bantuan dan kerjasama dari panitia lain
divisi Medis dapat menjalankan Job Desc nya dengan lancar, baik sebelum hari H maupun saat
hari H acara Social Act FEB UI 2015 yang diadakan di Desa Darawolong, Kec. Purwasari,
Kab. Karawang, Jawa Barat. Kemudian kami divisi Medis juga ingin meminta maaf kepada
seluruh Panitia apabila dalam menjalankan tugas dan bekerjasama dengan panitia lain ada salah
kata atau perbuatan baik yang disengaja maupun tidak disengaja.

Job Description

1. Mencari, menghubungi dan mendapatkan tim ahli (Mahasiswa FK/FIK) untuk

memberikan pelatihan medis bagi staf medis pada khususnya dan pelatihan medis bagi
para mentor serta para panitia pada umumnya.

2. Melakukan rekap dan update database riwayat kesehatan mahasiswa baru dan panitia
melalui kerjasama dengan tim medik OPK.

3. Mengadakan pelatihan Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan (P3K) untuk staf medis
pada khususnya dan pelatihan medis bagi para mentor serta para panitia pada umumnya
dengan mendatangkan tim ahli (Mahasiswa FK/FIK).

4. Mengadakan pelatihan mengenai pemahaman dan pengenalan obat untuk para staf medis
khususnya dan panitia pada umumnya.

5. Mencari, menghubungi, dan mengadakan kerjasama dengan lembaga lain untuk

mengadakan kegiatan pemeriksaan gratis bagi warga setempat.

197
 6. Mencari, menghubungi dan mendapatkan dokter, perawat (calon perawat), dan apoteker
(calon apoteker) untuk bekerja sama dalam kegiatan pemeriksaan kesehatan gratis untuk
warga.

7. Mencari staf ahli (mahasiswa FK/ FIK) untuk mendampingi medis pada saat hari-H
pelaksanaan SosAct.

8. Menyediakan obat-obatan yang diperlukan bagi para peserta dan panitia yang mengalami
gangguan kesehatan pada saat acara SosAct berlangsung.

9. Memberikan sosialisasi kepada mahasiswa baru dan mentor mengenai kelengkapan

medis yang hendaknya dipersiapkan untuk hari-H.

10. Memberikan dan membagikan pita kesehatan kepada mahasiswa baru dan panitia yang
memang membutuhkan.

11. Membagikan kupon kesehatan gratis kepada setiap kelompok untuk disampaikan kepada
warga yang menjadi housefam.

12. Melakukan pemantauan kesehatan para peserta serta panitia Sosact pada saat acara mulai
dari berangkat ke lokasi acara sampai pulang kembali ke FEB UI.

13. Memberikan pertolongan pertama terhadap mahasiswa baru dan panitia yang mengalami
gangguan kesehatan selama acara Sosact berlangsung (mulai dari berangkat ke lokasi
acara sampai pulang kembali ke FEB UI).

14. Pada hari-H (di hari terakhir) divisi medis bersama-sama dengan dokter, perawat (calon
perawat) dan apoteker (calon apoteker) mengadakan pemeriksaan kesehatan gratis bagi
para warga desa.

Struktur Divisi
Koordinator Divisi Medis : Yusuf Darmawan (EAK 2013)
Wakil Koordinator Divisi Medis : Santi Sri Wahyuni (EMA 2013)
Staff :
No Nama NPM Jurusan
1 Ambari Yolanda G (BC) 1306386472 Manajemen 13

198
 2 Luluk Evriyanti (C5) 1306377480 Ilmu Ekonomi 13
3 Siti Halimah (C1) 1306379611 Akuntansi 13
4 Zabrina Pricillia W (C1) 1306395382 Akuntansi 13
5 Cyntia Novitasari (C2) 1306386503 Manajemen 13
6 Siti Kholisoh (C5) 1306382221 Manajemen 13
7 Arvica Fetris P (BC) 1306386371 Manajemen 13
8 Sri Ratna M R (C3) 1306382171 Akuntansi 13
9 Fani Khoirotunnisa (C3) 1306452190 Manajemen 13
10 Richie Wibisono (C4) 1306408675 Akuntansi 13
11 Hariyo Tri S (C2) 1306452581 Manajemen 13
12 Eriko Utama (C5) 1306452865 Akuntansi 13
13 Novani Karina S (C4) 1306379486 Akuntansi 13
14 Miftahul Jannah (BC) 1306401763 Akuntansi 13
15 Talitha Nabila (C1) 1406534664 Ilmu Ekonomi 14
16 Arum Puspita P (BC) 1406534084 Akuntansi 14
17 Nadita Tri H (C3) 1406535080 Ilmu Ekonomi Islam 14
18 Nadya Roshalina (BC) 1406534134 Akuntansi 14
19 Defi Wirdah A (C2) 1406533882 Akuntansi 14
20 Adistya Novriani (C4) 1406575481 Akuntansi 14

Rencana Kegiatan dan Realisasi

1. Open Recruitment Staf

Sebelum pelaksanaan Open Recruitment Staf divisi Medis sendiri pada awalnya telah
memiliki rencana kerja mengenai berapa jumlah staf yang harus dimiliki. Dalam rencana
tersebut divisi Medis menargetkan jumlah staf yang harus direkrut adalah sekitar 20-25 orang.
Jumlah target staf ini disesuaikan dengan luas dari wilayah desa pelaksanaan SosAct ini sendiri,
dan juga disesuaikan dengan jumlah titik acara yang direncanakan. Namun sayangnya pada

199
tahun ini antusias mahasiswa FEB UI untuk menjadi staf/panitia dalam kegiatan SocAct masih
kurang, sehingga kami selain melakukan Open Recruitment juga melakukan Close Recruitment
untuk menambah jumlah staf. Pada akhirnya kami mendapatkan 20 orang staf yang terdiri dari
17 staf perempuan dan 3 staf laki-laki.

2. Pra Hari-H

Pelatihan Medis I
Pelatihan Medis I ini diberikan oleh mahasiswi FIK, tim Nursing First Aid (NUFA) dan
dilaksanakan pada tanggal 28 Agustus 2015 dari pukul dijadwalkan dimulai pada pukul 08.00
dan berakhir pada pukul 11.00 WIB di ruang Audit FEB UI. Acara training 1 tidak berjalan
sesuai dengan waktu yang telah ditentukan karena terhambat oleh kurangnya antusias peserta.
Pada awalnya yang menjadi target dalam training 1 adalah staff medis dan staff mentor POMB.
Jumlah peserta jauh dari perkiraan awal, hanya terdiri dari 85% staff medis dan 25% staff
mentor POMB. Tujuan dari pelatihan ini sendiri kepada staff medis adalah untuk memberikan
bekal kepada para peserta pelatihan sehingga nantinya pada saat acara SosAct berlangsung
dapat memberikan bantuan Medis yang tepat dan benar kepada peserta ataupun yang
membutuhkan bantuan Medis tersebut. Sedangkan tujuan tarining 1 medis terhadap staff
mentor, supaya dapat memberikan pertolongan pertama kepada mentee sebelum tim medis
berada ditempat perkara.

Agenda dari pelatihan ini sendiri adalah untuk memperkenalkan mengenai beberapa
penyakit yang biasanya diderita oleh para mahasiswa baru dan jenis-jenis obat-obatan serta alat
kesehatan yang nantinya akan divisi medis gunakan pada saat hari H acara SosAct ini. Secara
garis besar pelaksanaan pelatihan ini berjalan cukup baik, para peserta antusias dalam
menyimak materi yang diberikan oleh pelatih dan pelatih juga menyampaikan materi dengan
cara yang lebih mudah dimengerti oleh peserta pelatihan. Pada saat sesi tanya jawab pun
peserta dengan antusias menanyakan hal apa saja yang mereka tidak mengerti dan bagaimana
cara menangani beberapa kasus yang belum di ajarkan oleh para pelatih. Meskipun demikian
tetap terjadi adanya keterlambatan acara dikarenakan para staf yang datang terlambat sehingga
menyebabkan keterlambatan jadwal rangkaian acara secara keseluruhan. Namun, karena
pelatih menjelaskan dengan cara yang mudah dimengerti dan peserta yang juga cepat tanggap
pelatihan pun dapat berakhir sesuai dengan waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

200
 Hambatan yang dialami selama training 1 adalah penentuan jadwal training yang membuat
peserta tidak menyanggupi untuk hadir dan supaya di tahun berikutnya training dapat dilakukan
pada waktu yang tepat. Hambatan berikutnya berda dimasalah snack/makanan ringan peserta,
dimana pihak yang menyediakan konsumsi tidak bisa menyanggupi permintaan dan pada
akhirnya snack peserta diganti dengan sajian yang lain. Ukuran keberhasilan training dapat
dilihat dari hasil pre test dan post test, dimana hasil post test memberikan hasil yang bagus
dimana kalkulasi nilai peserta training meningkat jika dibandingkan dengan pre test. Sehingga
test tersebut sangat membantu dalam melihat ukuran keberhasilan training.

Pelatihan Medis II

Pelatihan Medis II ini dilaksanakan pada 12 September 2015 di Gedung B ruang B1.04
pada pukul 08.00-11.00. Tidak jauh berbeda dari training 1, kendala yang terjadi lagi-lagi
berhubungan dengan waktu. Keterlambatan tarining ini disebabkan oleh keterlambatan peserta
dan terlambatnya salah satu penyaji materi training. Pada awalnya pelatihan ini akan dilakukan
diruang seminar Perpus FEB UI, namun karena sebuah sebab akhirnya kami bernegosiasi
kepada pihak FSI untuk dapat menggunakan ruangan B1.04 yang sebenarnya pada hari itu akan
digunakan oleh pihak FSI. Karena ruangan yang dipakai bukan atas nama training sosact,
materi training kurang maksimal dilaksanakan. Dimana pada awalnya, sebenarnya training
akan dilakukan lebih lama karena materi yang disajikan akan ditambahkan dengan teknis atau
praktek penanganan medis terhadap korban. Namun, karena terkendala waktu praktek
penanganan medis hanya dapat dilakukan beberapa saja seperti safety untuk tim medis,
pemberian CPR, cara penanganan jika terjadi luka-luka dan bandage, serta cedera alat gerak.
Diharapkan supaya tahun berikutnya peserta lebih ditekankan pada waktu training supaya tidak
terlambat lagi sehingga penyampaian materi bisa dilakukan dengan maksimal.

Pada pelatihan ini menggunakan beberapa alat medis, dan untuk antusiasme peserta sendiri
sangat baik. Meskipun jumlah staf yang hadir tidak full team, namun peserta yang ada tetap
bisa fokus dan mencermati dengan benar apa yang telah diajarkan oleh para pelatih. Ini dapat
dilihat ketika hari H, sebagian staf sudah mengetahui hal-hal apa yang harus dilakukan ketika
menangani mahasiswa baru maupun panitia yang mengalami masalah kesehatan, baik dalam
memberikan PP maupun dalam pemberian obat-obatan walupun sebagian kecil staff medis
masih kurang dapat memahami cara penanganan medis pada korban.

201
Pengumpulan Database Kesehatan Medis Peserta dan Panitia SosAct 2014
Pengumpulan Database Kesehatan Peserta dikumpulkan dengan bantuan dari divisi
Medik OPK FEB UI. Setelah divisi Medis diberikan data kesehatan Maba oleh panitia OPK,
divisi Medis mulai melakukan rekap dan update data kesehatan mahasiswa baru FEB UI2015,
serta menilai mana sajakah mahasiswa baru yang membutuhkan perhatian khusus dari divisi
medis pada saat pelaksanaan acara SosAct. Namun, hal ini ternyata tidak efektif jiak tim medis
Sosact hanya menerima rekap data dari tim medik OPK. Karena ketika tim medis Sosact tidak
melakukan rekapitulasi data ulang lagi maka validasi data menjadi tidak akurat. Riwayat
penyakit mahasiswa baru di database tidak semuanya menggambarkan penyakit yang perlu
penanganan dan pemamntau intensif dari tim medis. Kebanyakan mahasiswa baru memberikan
database riwayat penyakit yang jarang sekali kambuh dan bukan berarti tidak perlu perhatian
tim medis. Namun, akan lebih baik lagi jika dalam pengisian database riwayat penyakit
mahasiswa baru didampingi oleh tim medis supaya data riwayat penyakit yang dilampirkan
atau ditulis adalah penyakit yang perlu penanganan dan pemantauan tim medis. Update
database riwayat penyakit maba juga perlu dilakukan setelah OPK dan sebelum Sosact supaya
data menjadi lebih valid lagi.
Dan sebelum keberangkatan para staf divisi Medis membagikan pita yaitu pita gold
untuk maba dengan riwayat penyakit yang membutuhkan perhatian khusus (sakit menengah
atas - berat) dan pita silver untuk maba yang memiliki riwayat penyakit namun tidak
memerlukan perhatian khusus (sakit ringan menengah bawah). Pada saat pemberian pita ini
juga, staf divisi medis memastikan para peserta yang memiliki riwayat penyakit khusus
membawa obat pribadinya.
Sedangkan untuk Database Kesehatan Panitia SosAct 2015 dikumpulkan melalui fasilitas
google drive dan google docs dengan harapan datanya lebih akurat karena diisi langsung oleh
orang yang bersangkutan dan efisiensi waktu yang cukup baik. Walaupun dalam database
ditemui data-data yang tidak berkaitan dan tidak penting dengan riwayat medis dan untuk tahun
berikutnya supaya lebih ditekankan lagi pada panitia dalam pengisisan database karena hal ini
adalah sesuatu yang sangat krusial. Database panitia dan peserta ini juga menjadi acuan bagi
divisi medis untuk mengantisipasi dan menangani peserta dan panitia yang sakit pada saat hari
H.

Rapat Divisi

202
Rapat divisi dilakukan selama dua kali yaitu setelah training 1 dan sesudah training 2. Hal yang
dibahas selama radiv adalah gambaran lokasi, progress serta kesiapan staff medis. Hambatan
yang ditemui ketika radiv adalah kurangnya antusias staff dalam radiv dan jumlah staff yang
datang pada radiv 1 bisa dikatakan sedikit dikarenakan ada kesalahan dalam pemberitahuan
waktu radiv. Secara keseluruhan radiv berjalan dengan baik karena selama radiv informasi
disampaikan dengan jelas dan pertanyaan oleh staff dapat ditangani dengan baik. Sehingga
hubungan yang terjalin sesama staff dapat berjalan dengan fondasi yang bagus.

3. Simulasi
Simulasi dilakukan bersamaan dengan panitia Social Act lainnya. Pada saat simulasi ini para
staf diperkenalkan dengan kondisi desa dan spot-spot acara diluar desa tempat berlangsungnya
acara fisik maupun non fisik. Dikarenakan tidak semua staf medis hadir pada saat simulasi,
maka untuk membuat simulasi ini berguna efektif dan efisien untuk divisi medis, maka seluruh
staf yang ikut simulasi dikenalkan dengan medan dan spot acara baik fisik dan non fisik
terutama perwakilan PJ cluster difokuskan untuk memahami medan cluster masing-masing
supaya pada hari H apabila terjadi permasalahan medis di cluster akan dapat ditangani dengan
cepat oleh staf medis PJ cluster masing-masing disertai bantuan dari staf tim Nursing First Aid
(NUFA) FIK. Hambatan dalam simulasi adalah staff tidak dapat mengikuti simulasi dengan
full team dikarenakan ada kegiatan lain yang dimiliki beberapa staff yang membuat mereka
tidak bisa mengikuti simulasi dan sangat diharapkan untuk tahun berikutnya staff medis dapat
mengikuti simulasi dengan tujuan supaya tim medis mengetahui kondisi lokasi dan titik-titik
acara selama Sosact. Supaya mengurangi ketidaktahuan staff dengan kondisi lapangan dan
lokasi titik acara seperti yang dialami oleh beberapa staff tahun ini.

4. Hari H
Pengawasan Hari H
Pada saat hari H sebelum keberangkatan seluruh peserta dan panitia SocAct FEB
UI2015, divisi medis melakukan pengecekan kembali terhadap kesehatan para peserta. Dan
ditemukan ada beberapa mahasiswa baru yang sakit ketika mau memulai keberangkatan
menuju lokasi SosAct. Namun sudah ditangani oleh divisi medis dengan memberikan PP dan
obat-obatan yang dibutuhkan. Kemudian staf medis mendampingi para peserta yaitu para
mahasiswa baru selama perjalanan menuju lokasi SosAct. Pengawasan tersebut dilakukan

203
dengan cara satu bis diisi dengan satu staf medis. Karena jumlah staf medis yang cukup banyak,
seluruh bis yaitu 13 untuk mahasiswa baru 3 bis untuk para panitia dapat tercover dengan baik.
Sebelum keberangkatan juga staf medis sudah memeriksa dan membagikan terlebih dahulu
siapa saja para peserta yang mendapatkani pita silver dan emas sehingga mereka dapat lebih
memantau peserta dengan penanganan khusus tersebut. Secara keseluruhan tidak banyak
peserta yang mengeluh sakit diperjalanan.
Pada hari pertama divisi Medis bangun sekitar pukul 05.00 untuk mempersiapkan diri sebelum
briefing pagi yang dilaksanakan di basecamp medis. Pada tahun ini untuk basecamp medis
dibagi secara terpusat atau menggunakan sistem sentralisasi, maka untuk mengefisiensikan
waktu staf medis pun dibagi menjadi beberapa PJ Cluster dimana nanti mereka akan ditugaskan
secara khusus untuk menjaga cluster masing-masing pada saat diluar waktu acara. Basecamp
1 (pusat) terletak dekat dengan main point yaitu berada di cluster 1 dekat dengan balai desa.
Basecamp ke 2 terletak di cluster 1, posko ini diisi oleh staf medis wanita. Dan untuk posko
terakhir terletak di cluster 1 di bagian belakang balai desa. Obat-obatan P3K yang digunakan
oleh divisi medis sendiri berasal dari sponsor divisi medis yaitu Yayasan Panca Harapan,
dimana bantuan dari sponsor ini sangat membantu banyak untuk kinerja divisi medis pada saat
hari H, untuk jumlah dan jenis obat-obatan semua lancar sesuai dengan list yang di ajukan.
Harapan untuk tahun berikutnya supaya referensi obat-obatan supaya diperluas lagi karena ada
beberapa obat yang sangat penting tapi lupa untuk di list sehingga dengan keterbatasan obat
mengurangi kinerja dari tim medis dan supaya dapat melakukan konsultasi dengan tim ahli
baik itu kepada tim NUFA, tim TBM atau berkonsultasi dengan BPH medis tahun sebelumnya.
Sehingga pada akhirnya list obat diharapkan dapat lebih lengkap dari tahun sebelumnya.

Pada saat briefing koor dan wakoor menjelaskan mengenai tugas para masing-masing staf dan
di spot acara mereka ditempatkan. Namun dalam pelaksanaannya hari H untuk acara fisik dan
non fisik masih terjadi beberapa perubahan mendadak karena menyesuaikan dengan kondisi
pada saat hari H. Dan juga ada miss communication sehingga terdapat beberapa staf yang
tertinggal dan pengalokasian staf divisi medis pun menjadi kurang maksimal karena BPH
medis harus dengan sigap mengganti-ganti staf yang dialokasikan pada spot acara. Sehingga
akhirnya penempatan staf kurang sesuai dengan yang telah direncakan sebelumnya. Namun
meskipun demikian secara keseluruhan pengalokasian staf divisi medis sudah cukup baik
dimana satu spot acara didampingi oleh satu staf divisi medis.

204
Berikut merupakan pembagian posisis staf medis pada hari pertama:
Sambutan di Main Point : Seluruh Panitia Divisi Medis

Hari Jumat :

205
Pada hari pertama terdapat satu orang anggota divisi Medis (Wakoor) Social Act yang
membutuhkan penanganan medis khusus sehingga divisi medis dibantu dengan divisi
transakom membawa BPH tersebut ke Klinik Kesehatan daerah desa Darawolong untuk di
lakukan perawatan yang lebih intensif.

Hari Sabtu :

206
207
Pada hari kedua divisi medis didampingi oleh mahasiswi anggota NUFA FIK UI yang
berjumlah 7 orang. Dan juga beberapa dari tim apoteker (Farmasi UI) ada yang menyusul
sehingga jumlah dari staf medis yang datang adalah 28 orang. Pada hari ini juga dikarenakan
ada acara pengobatan gratis maka divisi medis pun dibagi kedalam dua tim.

Ada yang fokus mendampingi maba melakukan kegiatan fisik & non fisik, ada juga yang
mendampingi dalam acara pengobatan gratis.

Hari Minggu :

Pesta Rakyat

Pada saat acara Pesta Rakyat banyak maba yang merasa kepanasan dan dehidrasi.
Karena cuaca pada saat itu cukup panas dan lokasi acara juga dikelilingi oleh sawah..
Akibatnya ada beberapa maba yang merasa kelelahan. Selain itu ada juga beberapa maba
mengeluh gatal gatal dan juga keseleo akibat permainan yang dilakukan pada saat pesta rakyat.

Ringkasan :
Secara keseluruhan gangguan yang paling sering dialami maba adalah asma, diare,
pingsan, alergi, masuk angin, maag, radang tenggorokkan, serta kurang darah, luka
ringan dll.

Sedangkan untuk obat yang paling banyak digunakan adalah ventolin inhaler, panadol,
antangin, feminax, promaag, Mylanta, sangobion, kassa steril, amoxcilin, paracetamol,

208
 minyak kayu putih, safe care, diapet, bedak calicil, caladine cair, panadol, counterpain,
dan balsem.

Selain bertugas pada pagi hari untuk memantau maba pada saat acara inti berlangsung,
pada malam hari para staf medis juga stand by di outpos cluster masing-masing mulai
jam 7 malam 10 malam. Dimana pada saat agenda malam tersebut masing-masing PJ
Cluster bertugas untuk mengkoordinasikan staf yang akan ikut berkeliling.

Pemeriksaan Gratis
Pemeriksaan gratis dilakukan pada hari kedua Social Act FEB UI yaitu pada tanggal 19
September 2015 dari pukul 10.00-15.00 WIB bertempat di halaman kosong rumah warga di
cluster 1 dekat balaidesa (meeting poin cluster 1). Peserta pemeriksaan gratis ini ditargetkan
untuk para warga kelurahan desa Darawolong yang menjadi housefame para mahasiswa dan
warga yang memerlukan pemeriksaan kesehatan lainnya. Selain itu juga pada pemeriksaan ini
para panitia dan mahasiswa baru yang mengalami sakit diperbolehkan untuk melakukan
pemeriksaan atau hanya sekedar ingin mengecek kesehatan juga diperbolehkan. Pengobatan
Kesehatan Gratis ini terlaksana atas kerjasama Social Act dengan Yayasan Panca Harapan
selaku sponsor obat-obatan P3K, obat-obatan pengobatan gratis dan juga penyediaan 2 dokter
serta tim pembantu medis untuk acara Pengobatan Gratis. Dokter (4) yang memeriksa warga
dan Apoteker (4) serta perawat (7) yang memberikan obat dalam pemeriksaan gratis berasal
dari rumah sakit didaerah Cikarang Selatan & Jakarta, mahasiswa Farmasi UI, dan mahasiswa
FIK UI. Dalam pemeriksaan gratis ini terdapat 4 dokter, 4 apoteker (calon apoteker) serta 7
perawat (calon perawat). Pemeriksaan Gratis berjalan sangat baik, walau jumlah peserta belum
sesuai estimasi yang telah ditentukan, tercatat sekitar 150 orang yang melakukan pemeriksaan
gratis, bahkan ketika acara pengobatan gratis sudah selesai masih ada warga yang datang dan
menanyakan acara tesebut, namun sayangnya sudah tidak dapat dilayani.

ANALISIS SWOT

Strength

Koor dan wakoor adalah staf medis tahun sebelumnya

209
 Koor pernah mendapatkan pelatihan medis sejak masih di Sekolah Menengah Pertama
Wakoor pernah mengikuti ekstrakurikuler saat masih di Sekolah Menengah Atas
Koor dan Wakoor sama-sama pernah mendapat pelatihan medis
Koor dan Wakoor sama-sama menyukai kegiatan sosial
Koor dan Wakoor sama-sama berkomitmen kerja total pada SosAct 2015
Koor dan Wakoor sama-sama memiliki sensitifitas yang tinggi dengan keaadaan
lingkungan sekitar pedesaan.

Weakness

Koor dan Wakoor tidak memiliki kemampuan medis setingkat ahli

Solusi : banyak belajar dan mengikuti training dengan baik
Koor dan Wakoor belum terlalu mengenal satu sama lain
Solusi : menjaga komunikasi
Opportunity
Koor mengenal dekat dengan kepanitian SosAct generasi sebelumnya
Masing-masing keluarga memberikan dukungan kepada Koor dan Wakoor untuk
mengikuti kegiatan SosAct ini
Koor dan Wakoor memliki fasilitas yang dapat menunjang kinerja. (HP, laptop, motor,
internet, dll)

Threat

Koor dan Wakoor sama-sama memiliki kesibukan yaitu kepadatan jadwal kuliah dan
kegiatan kampus baik organisasi maupun kepanitiaan lain diluar SosAct
Solusi : membuat skala prioritas
Lingkungan pelaksanaan kegiatan dengan kondisi geografis yang panas
Solusi : lebih memahami kondisi lapangan
Mahasiswa Baru memiliki penyakit yang beragam jika berkaca pada SosAct
sebelumnya
Solusi : mereview database calon peserta dan panitia SosAct 2015

Kondisi alam yang tidak menentu.

Solusi : lebih berhati-hati

210
 Kemungkinan adanya mahasiswa peserta SosAct yang mempunyai riwayat penyakit
berat.
Solusi : mengantisipasi dengan persiapan awal (surat pernyataan) dan persiapan
lapangan (lokasi klinik/rumah sakit terdekat).

Kesimpulan
A. Evaluasi Pelaksanaan
1. PI selain kabid 3 sangat kurang komunikasi dan dirasa kurang mengayomi terhadap
divisi Medis Sosact FEB UI 2015.

2. Kurangnya fasilitas pendukung kerja Medis saat hari H (tidak ada kendaraan yang stand
by untuk divisi Medis dan kurangnya alat komunikasi / HT yang dialokasikan untuk
divisi Medis).

3. Tidak terealisasikan update database riwayat penyakit seperti yang tertera dalam job
description.

4. Kurangnya pemberian konsekuensi jika staff medis dan staff mentor ketika tidak
mengikuti training.

5. Sebagian besar staff mentor POMB tidak datang dalam Training medis 1, dan beberapa
staff medis tidak datang pada training 2

6. Jumlah peserta pengobatan gratis yang kurang dari estimasi awal (ini menunjukan dari
sisi publikasi dan pendistribusian informasi masih kurang maksimal).

7. Pembagian staf medis ke beberapa spot acara yang tidak sesuai dengan rencana awal.

8. PJ cluster ketika berada di group cluster kurang direspon keberadaannya karena kurang
mengenal dan sering terjadi pertukaran PJ cluster disebabkan karena ketidakhadiran
dalam simulasi sehingga perlu di ganti.

9. Post-post yang telah dirancang dengan FO tidak terlaksanakan karena kurangnya

komunikasi.

10. Sebagian kecil staff tidak mengetahui gambaran lokasi dan lokasi titik acara.

211
 11. Tim medis kekurangan dan kelebihan beberapa obat karena kurang teliti ketika
melakukan list obat, baik itu kekurangan dan kelebihan dari segi jumlah maupun dari
segi jenis obat.

12. Pembagian kupon pengobatan gratis tidak merata dikarenakan adanya kurang
komunikasi.

13. Keterlambatan dalam penjemputan tim medis NUFA dan tim farmasi dikarenakan ada
beberapa kendala.

14. Kurang SOP pemulangan mahasiswa baru yang terkait dengan riwayat kesehatan.

15. Biaya tidak terduga melebihi prediksi karena banyak rujukan ke klinik.

16. Kurang efektifitasnya kinerja tim medis NUFA, karena terkendala waktu kedatangan
ke lokasi acara.

17. Kurang cekatannya tim medis dalam memberikan pertolongan pertama sehingga ada
keluhan dari pihak lain.

18. Tidak membuat planning konsumsi untuk mahasiswa baru atau panitia yang sakit
sehingga perawatan kurang maksimal.

19. Kurangnya komunikasi antara sesama panitia Sosact.

B. Saran Untuk Divisi Medis Kedepannya

1. Sangat direkomendasikan untuk tetap mempertahankan kerjasama dengan Yayasan
Panca Harapan.
2. Melakukan konsultasi dalam masalah pembuatan list obat yang dibutuhkan ketika hari
H kepada tim NUFA, tim TBM atau BPH medis tahun sebelumnya.
3. Lebih tegas kepada staf dan mentor agar mereka megikuti seluruh rangkaian acara divisi
medis.
4. Melakukan database ulang terhadap riwayat penyakit maba setelah rangkaian OPK
supaya data yang ada diakui validasinya dan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya.
5. Mendampingi mahasiswa baru dalam pengisian database riwayat kesehatan maba
supaya data yang di input sesuai dengan apa yang diinginkan dan rekap data dapat lebih
mudah dilakukan.
6. Melakukan pertimbangan kembali dalam penyediaan tim medis dari instansi lain.

212
7. Penggunaan warna pita yang berbeda dengan OPK dan pada umumnya sebaiknya
dipertahankan untuk mengurangi terjadinya kecurangan penyalahgunaan pita
8. Lebih menggencarkan lagi sounding kepada warga mengenai adanya pengobatan gratis,
dan sebaiknya dilaksanakan sejak jauh-jauh hari.
9. Diharapkan untuk tahun berikutnya ada transportasi yang available digunakan tim
medis seperti sepeda, motor atau mobil, sehingga hambatan jarak dalam penanganan
medis bisa diminimalisir dan maksimalnya penanganan medis bagi yang
membutuhkan.
10. Mengadakan forum diskusi divisi medis terkait kerja medis dilapangan supaya tingkat
kesiapan dan kesanggupan dalam penanganan medis lebih maksimal.
11. Pelaksanaan rapat divisi supaya dapat terjadwalkan dengan rapi supaya tingkat
kerjasama tim dapat meningkat.
12. Penyediaan alat komunikasi untuk tim medis supaya dapat diperbanyak lagi ketika hari
H, apalagi nantinya jika daerah yang dituju untuk Sosact 2016 adalah daerah yang
bermasalah dengan jaringan komunikasi.
13. .Menumbuhkan rasa saling menghargai antar divisi karena Sosact adalah kepanitiaan
yang besar dan perlu kerjasama kuat yang dapat menguntungkan sesama divisi.
14. Memanfaatkan dan memaksimalkan staf medis untuk menjadi panitia dalam PJ
pelatihan medis, PJ pengumpulan database, PJ peminjaman ruangan, sehingga tidak
terlalu bergantung pada koor dan juga wakoor.
15. Melakukan training yang lebih banyak lagi supaya tidak ada ketergantungan pada tim
ahli lagi sehingga dapat mengurangi cost juga, dan pembekalan tim medis dalam dunia
P3K dan perawatan jauh lebih baik kedepannya.
16. Buatlah Divisi Medis lebih menarik, lebih interaktif dan buatlah mahasiswa memiliki
antusias lebih untuk dapat bergabung dengan kepanitiaan sosial terbesar di UI yaitu
Social Act FEB UI.
17. Hubungan komunikasi selama hari H antara sesama panitia perlu diperhatikan karena hal kecil
sebagai awal munculnya masalah dapat menjadi bom waktu yang akan mengganggu sistematika
acara selama rangkaian acara.
18. Lakukan hubungan baik antar sesama divisi Sosact supaya nantinya diharapkan dapat
menguntungkan pihak yang terkait dan berakhir pada hubungan dalam memberi
bantuan kepada divisi yang membutuhkan.

213
19. Membuat SOP pemulangan maba terkait dengan masalah kesehatan dan berhubungan
langsung dengan tim medis.

214
 Divisi Field Officer

Pendahuluan

Puji syukur kehadirat Allah SWT atas limpahan nikmat dan karunia-Nya sehingga acara Social
Act FEB UI 2015 dapat terlaksana dengan lancar tanpa halangan satu apapun. Kami dari divisi
Field Officer (yang selanjutnya disebut FO) mengucapkan terima kasih kepada seluruh panitia,
baik PI, BPH, maupun para staf, karena tanpa kerja sama yang baik dengan kalian, acara Social
Act FEB UI 2015 ini tidak akan bisa berjalan dengan baik dan lancar. Kami juga berterima
kasih kepada mentor dan mahasiswa baru yang telah bisa bekerja sama dengan mengikuti
kegiatan sesuai apa yang telah dirancang oleh panitia dan bersedia mentaati segala peraturan
yang telah ditetapkan FO selama kegiatan Social Act FEB UI 2015 ini berlangsung. Semoga
apa yang kita dapat dari kegiatan Social Act FEB UI 2015, baik pengalaman hidup,
kebersamaan, maupun kekeluargaan, dapat terus kita pelihara dan kita ambil hikmahnya, baik
ketika masih kuliah di FE UI, ataupun kelak setelah kita lulus.

Job Description

Divisi FO memiliki 10 tugas pokok dan fungsi, di antaranya :

1. Bertanggungjawab atas kelancaran dan ketepatan waktu pelaksanaan acara selama

Social Act FEB UI 2015
2. Berkoordinasi dengan divisi lain sebelum dan selama acara Social Act 2015
3. Memobilisasi peserta Social Act FEUI 2015 dari satu tempat acara ke tempat acara lain
4. Membuat juklak selama acara; berkoordinasi dengan divisi acara fisik maupun divisi
acara non fisik
5. Melakukan control terhadap peserta Social Act FEB UI 2015
6. Menjadi penanggungjawab kegiatan simulasi Social Act FEB UI 2015
7. Memastikan divisi lain bekerja sesuai dengan konsep dan teknis yang telah disiapkan
dan disepakati
8. Berkoordinasi dengan jajaran Pengurus Inti acara Social Act FEB UI 2015

215
 9. Bertanggungjawab atas keamanan dan kenyamanan peserta dan panitia Social Act FEB
UI 2015
10. Memimpin rapat evaluasi setiap malam, setelah kegiatan selesai.

Struktur Divisi

Koordinator : M. Rizky Vidia Pratama (EAK 2012)

Wakil Koordinator 1 : Raihan Mahendra (EBI 2013)

Wakil Koordinator 2 : Lendy Aulina (EMA 2013)

Staff :

1 Fita Tri Novianti 1406535332 Manajemen

2 Mayana Fitri 1406535446 Manajemen
3 Shindy Rachmawati 1206214995 Manajemen
4 Yashinta Fiqhy 1206214293 Manajemen
5 Anisah Hafiszha Zulfa 1306376635 Ilmu ekonomi
6 Ardi Wijaya 1306452474 Manajemen
7 Anissa Trisnawati 1306380090 Akuntansi
8 Nurfitria Risqie Widayanti 1306378514 Akuntansi
9 Faris Maulana 1406571073 Ilmu ekonomi
10 Muhammad Arman Jurais 1306377902 Ilmu ekonomi islam
11 Rahmat Hidayat 1306402160 Manajemen
12 Lalitya Anindita 1206245853 Ilmu ekonomi
13 Riswan Roy Siregar 1406565013 Manajemen
14 Reza Arfirstyo 1306411026 Manajemen
15 Vini Juliarini Putri 1206206663 Ilmu ekonomi
16 Cindy Tamara Tarigan 1206267021 Akuntansi
17 Andre Dharma Persada 1206224123 Akuntansi
18 H. Surya Darma Lubis 1406610856 Ilmu ekonomi

216
 19 Nadira Amalia 1406564995 Ilmu ekonomi islam
20 Windiyani 1206206575 Ilmu ekonomi
21 Joshua Dipatama 1206266252 Akuntansi
22 Aditya 1406611713 Akuntansi
23 Helwa Salsabila 1306385974 Manajemen
24 Angga Nuansa Pradana 1306452165 Ilmu Ekonomi
25 Rizky Deco Praha 1306403213 Ilmu Ekonomi
26 Firdaus Pranoto 1206243015 Akuntansi
27 Reza Adji Budiman 1306452101 Ilmu ekonomi
28 Danny Lukito Wibowo 1206266486 Akuntansi
29 Madina Rizqia 1406527450 Ilmu Ekonomi
30 Muhammad Reza 1306453426 Bisnis Islam
31 Habibi 1206244440 Akuntansi
32 Audhi Ahmad balya 1306452064 Akuntansi
33 Wisnu Sari Nugroho 1206219022 Ilmu Ekonomi
34 Galih Albin 1306453180 Akuntansi
35 Danu Saputra 1306454290 Akuntansi
36 Dzaky Nurhafizh 1406611556 Akuntansi
37 Muhammad Naufal Yunas 1406611676 Akuntansi
38 Cita Nurjanah 1306380121 Akuntansi
39 Lukita Putri 1406533964
40 Herkin Prabowo 1406535761
41 Ramada Rian 1306377493
42 Riska Aghnatia 1206215075 Manajemen
43 M. Ridha Jihad - Akuntansi
44 Mustafa Husni Sahid 1206266164 Akuntansi
45 Mohammad Nur Rokhim - Akuntansi
46 Ruli Endepe Al-Faizin -

Rencana Kerja dan Realisasi

217
a. Open Recruitment
Setelah para BPH melihat dan melakukan survei dengan kondisi desa yang akan
digunakan sebagai tempat kegiatan Social Act FEB UI 2015, kami memperkirakan akan
membutuhkan 70 orang anggota FO 2015 dengan pertimbangan rasio fo dan maba
sebesar 1 : 10. Setelah itu, kami langsung mencoba meminta bantuan dari BPH maupun
staf FO Social Act FE UI 2014 dengan pertimbangan pengalaman mereka. Selain itu,
kami juga tetap melakukan open recritment staf, yang salah satu tujuannya adalah
melakukan regenerasi dalam FO. Regenerasi ini kami anggap perlu karena untuk
keberlanjutan acara Social Act FEB UI pada tahun-tahun mendatang. Kami bersyukur
setelah melalui rangkaian open recruitment maupun close recruitment, kami
memperoleh orang-orang yang bersedia membantu kami sejumlah 46 staf. Kami juga
bersyukur dengan keberagaman angkatan, tentunya angkatan-angkatan muda, yaitu
angkatan 2013 dan 2014 dapat belajar dan menimba ilmu serta pengalaman dari para
angkatan atas, yaitu angkatan 2011 dan 2012.

b. Pra Hari H
Karena FO mempunyai jumlah staf yang cukup banyak, sangat sulit untuk menemukan
waktu yang tepat untuk melakukan survei bersama-sama. Hal ini ditambah dengan
kesibukan dari koordinator dan wakil koordinator dua selama liburan, sehingga wakil
koordinator satu lebih sering melakukan survei ke desa bersama dengan divisi lain.
Akan tetapi, FO juga tetap bisa melakukan survei bersama-sama, walaupun tidak
seluruh staf ikut dalam survei waktu itu. Selama pasca staffing sampai menjelang hari
H, FO juga melakukan rapat divisi meskipun dengan jumlah kehadiran staf yang
minim. Masalah-masalah yang timbul di FO lebih sering diselesaikan lewat grup
whatsapp, yang mana di dalam grup itu juga terdapat senior-senior, sehingga staf-staf
yang masih baru di FO bisa menggali pengalaman dari mereka.

c. Hari H 1
Wakil koordinator satu dan dua beserta sepuluh staf melakukan advance untuk
memantapkan pengenalan medan lokasi Social Act FEB UI 2015. Selain melakukan
survei lebih mendalam untuk semakin mengenal medan masing-masing klaster, wakil
koordinator dan staf FO membantu divisi lain dalam persiapan untuk menyambut

218
 kedatangan mahasiswa baru dan panitia lainnya di tempat acara Social Act FEB UI
2015 berlangsung.

d. Hari Pertama (Kamis, 17 September 2015)

Koordinator beserta staf yang tidak melakukan advance mengumpulkan mahasiswa
baru di selasar FEB UI untuk persiapan pembukaan dan pemberangkatan mahasiswa
baru. Akan tetapi tentu proses pengendalian mahasiswa baru tidak semudah yang
dibayangkan. Terdapat kelompok yang tidak lengkap, baik mahasiwa baru maupun
mentornya dan temannya tidak bisa menghubungi, ada juga yang membuat barisan
sendiri, berupa lingkaran dan tidak memperhatikan panitia yang sedang memberikan
instruksi, dan yang paling parah adalah ada satu kelompok yang meninggalkan tas-tas
dan perlengkapan Social Act tanpa satu pun anggotanya yang mengawasi. Akan tetapi,
setelah beberapa saat barisan mahasiswa baru dapat dikendalikan oleh FO yang berada
di selasar dan proses mobiliisasi pun dimulai. Proses mobilisasi dari selasar FEB UI
menuju bus yang digunakan sebagai sarana transportasi berjalan cukup lancar meskipun
terdapat bus yang mengalami masalah teknis sehingga bus tersebut harus terlambat
diberangkatkan. Perjalanan bus dari FEB UI menuju desa darawolong sempat
dikacaukan dengan adanya bus yang mengalami pecah ban, sehingga tidak dapat
melanjutkan perjalanan. Hal ini kemudian dapat diatasi dengan bantuan tiga bus di
belakangnya yang membantu mengangkut maba yang terdapat pada bus tersebut. Wakil
koordinator satu yang juga sebagai koordinator lapangan pada hari H 1 juga
memastikan bahwa semua panitia yang sudah berada di lokasi Social Act FEB UI 2015
siap untuk menyambut kedatangan mahasiswa baru. Wakil koordinator satu juga
meminta bantuan aparat desa untuk pengkondisian jalan akses desa darawolong. Akan
tetapi hal itu tidak terlaksana dengan baik karena kondisi jalanan cukup padat
mengingat jam pulang kerja masyarakat sekitar. Kedatangan mahasiswa baru cukup
sesuai dengan perkiraan awal dan diiringi kesiapan wakil koordinator beserta staf yang
berada di lokasi kegiatan, sehingga kedatangan mahasiswa baru bisa diatur dan lebih
cepat dimobilisasikan ke housefam masing-masing. Sebelum diantarkan ke housefam
masing-masing, mentor dan mahasiswa baru terlebih dahulu dikumpulkan di meeting
point masing-masing dan setelahnya diantarkan kepada housefamnya.

219
e. Hari Kedua (Jumat, 18 September 2015)
Tugas pertama yang dilakukan oleh FO adalah membangunkan mahasiswa baru dan
mengingatkan mereka untuk berkumpul di meeting point jam setengah tujuh pagi, yang
dilanjutkan dengan mobilisasi ke main point untuk mengikuti acara pembukaan Social
Act FEB UI 2015. Acara pembukaan berjalan dengan baik meskipun main point tidak
siap sesuai waktu yang disepakati pada rapat PI-BPH semalam sebelumnya. Setelah
acara pembukaan, kelompok-kelompok disebar ke berbagai titik acara. Tidak ada
kendala dalam melakukan mobilisasi ke tempat-tempat acara tersebut. Kendala baru
muncul ketika mahasiswa baru sampai ke tempat acara. Kendala tersebut adalah belum
siapnya panitia acara menyiapkan kegiatan yang akan dilaksanakan. Pada akhirnya, FO
berinisiatif untuk mengarahkan kegiatan yang dilakukan oleh mahasiswa baru. Setelah
acara selesai, FO melakukan mobilisasi pemulangan mahasiswa baru ke housefam
masing-masing. Kegiatan fisik dan non fisik yang diadakan pada sesi 2 (jumat siang)
berjalan cukup lancar. Dalam proses mobilisasi sesi dua, semua mahasiswa baru cukup
cepat dalam memenuhi instruksi yang diberikan oleh FO sehingga dapat langsung
diberangkatkan ke titik acara. Khusus untuk mahasiswa baru yang kegiatannya berada
di luar tempat acara utama, mahasiswa baru diarahkan ke balai desa dimana setelahnya
mahasiswa baru dimobilisasi dengan menggunakan angkutan pick-up yang disediakan
oleh divisi transportasi untuk menuju ke tempat acara masing-masing yang telah
ditentukan panitia. Masalah baru muncul ketika pengantaran pick-up. Mahasiswa baru
sangat antusias ketika menaiki transportasi ini sehingga mengancam keselamatan
mereka sendiri. Oleh karena itu, setelah kejadian ini, FO bertindak tegas dengan
mengawasi mahasiswa di bagian belakang pick-up.

f. Hari Ketiga (Sabtu, 19 September 2015)

Sama seperti hari sebelumnya, FO membangunkan mahasiswa baru dan mengingatkan
mereka untuk berkumpul di meeting point masing-masing klaster. Kemudian
dilaksanakan kegiatan keagamaan. Untuk kegiatan keagamaan ini, mahasiswa baru
berkumpul melakukannya di klaster masing-masing. Khusus untuk kegiatan agama
kristen protestan dan katolik, terdapat tiga titik tempat ibadah. klaster satu dan dua
melebur di balai desa, klaster tiga melakukannya di klaster mereka, sementara klaster
empat melebur dengan klaster lima di meeting point klaster lima. Sedangkan untuk

220
 agama hindu-budha, seluruh mahasiswanya dijemput dengan menggunakan pick-up
divisi transportasi dan kegiatan keagamaan mereka dilakukan di balai desa. Proses
penjemputan dan pengantaran fasilitator untuk kegiatan keagamaan juga tidak
mengalami kendala. Tidak ada kendala dalam pelaksanaan kegiatan pada hari tersebut
sehingga kegiatan bisa berjalan dengan baik dan lancar. Namun, waktu pelaksanaan
yang terlampau cepat mengharuskan koordinasi lebih dengan divisi yang lain. Selain
itu, pada malam harinya, FO juga melakukan sweeping untuk mengamankan peserta
Social Act FEB UI 2015. Di housefam beberapa kelompok, terdapat acara bonding
kelompok yang melebihi ketentuan jam malam sehingga FO bergerak membubarkan
kegiatan kelompok-kelompok ini.

g. Hari Keempat (Minggu, 20 September 2015)

Sesuai dengan kebijakan panitia, beberapa mahasiswa baru yang beragama Kristen
Protestan dan Katolik dipulangkan terlebih dahulu untuk beribadah. Proses
pengumpulan mahasiswa baru pun diubah dengan memisahkan terlebih dahulu
mahasiswa baru yang terdaftar untuk pulang lebih awal. Setelah dipisahkan, mahasiswa
baru yang terdaftar untuk pulang lebih awal dimobilisasi oleh kapten/vice kapten
klaster terkait ke drop point untuk selanjutnya dipulangkan ke depok. Sedangkan itu,
mahasiswa baru lain dan mentornya masih ditahan di meeting point masing-masing
klaster dan kemudian diberangkatkan ke main point untuk mengikuti pesta rakyat.
Setelah diberikan pengarahan oleh PJ acara pesta rakyat, acara pesta rakyat pun
dimulai. FO disini bertugas untuk melakukan bordering agar mahasiswa baru tidak
keluar dari area acara pesta rakyat. Setelah acara pesta rakyat selesai, dilanjutkan
dengan penutupan. Selama proses penutupan, FO bertugas untuk menjaga ketertiban
peserta untuk terus mengikuti acara penutupan dengan baik. Sebelum mahasiswa baru
dipulangkan ke housefam masing-masing, wakil koordinator satu memberikan instruksi
mengenai teknis pemulangan peserta sosact 2015. Setelah itu semua mahasiswa baru
maupun panitia kembali ke housefam masing-masing untuk beristirahat dan berkemas-
kemas. Disini FO melakukan kebijakan kelompok mana yang cepat dan sudah lengkap
akan dimobilisasikan ke drop point terlebih dahulu. Akan tetapi, kelompok-kelompok
mahasiswa baru memiliki inisiatif yang sangat tinggi sehingga proses pemulangan
menjadi lebih cepat dari yang direncanakan. Koordinator FO kemudian berimprovisasi

221
 dan langsung membagi-bagi staf sebagai penanggung jawab bus. Setelah kurang-lebih
satu jam, proses pemulangan mahasiswa baru pun selesai dan desa darawolong telah
steril dari mahasiswa baru.

Analisis SWOT

STRENGTH

- Terdiri dari 4 angkatan yang berbeda, sehingga banyak keberagaman yang dapat
dibagikan
- Kekerabatan yang erat baik di dalam maupun di luar lingkungan SosAct 2015
- Koordinator dan Wakil Koordinator telah mempunyai pengalaman dalam kegiatan
Social Act

WEAKNESS

- Jumlah staff yang banyak terkadang membuat sulit koordinasi

- Keberagaman karakter 49 personil FO menjadi tantangan dalam menjaga kekompakan

OPPORTUNITIY

- Dukungan dan kerjasama yang baik dengan teman-teman sesame panitia

- Senior-senior alumni FO bersedia membantu baik memberikan saran maupun turun ke
lapangan

THREAT

- Jadwal kuliah dan kesibukan yang berbeda-beda dari 58 personil FO membuat sulit
mencocokan jadwal rapat

Kesimpulan

222
Secara garis besar, seluruh kegiatan yang ada dalam Social Act FEB UI 2015 telah berjalan
dengan baik. Para staf divisi FO juga mampu untuk mengemban dan melaksanakan amanah
yang diberikan dengan baik. Komunikasi antar staf dan BPH juga berjalan dengan baik selama
kegiatan Social Act FEB UI 2015 berlangsung. Para staf FO pun bisa tegas kepada mahasiswa
baru dan mentor pada kondisi yang diperlukan.

Saran

1. Kegiatan untuk mahasiswa baru kalau bisa disesuaikan dengan kebutuhan dasar masyarakat
sekitar dan manfaatnya bisa dirasakan dalam jangka waktu yang cukup lama

2. Koordinasi antar divisi lebih ditingkatkan lagi, agar FO lebih mudah untuk menyesuaikan
dengan kondisi lapangan

3. Dimohon untuk PI lebih bisa memahami kondisi FO (re: wakil koordinator 1)

223
ALIANSI TANPA BIDANG

KEUANGAN

224
 Divisi Keuangan

Pendahuluan

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala
rahmat-Nya Social Act FEBUI 2015 dapat terlaksanakan dengan baik dan lancar. Kami dari
Divisi Keuangan ingin mengucapkan banyak terima kasih, terutama kepada Treasurer,
Controller ,dan Vice PO kami dan juga divisi-divisi lainnya, yang selama Social Act ini
berlangsung banyak sekali membantu tugas divisi kami. Selain itu, kami juga memohon maaf
jika kinerja Divisi Keuangan Social Act 2015 juga tidak sesuai ekspektasi.

Job Description

0. Mencari dana operasional melalui kerjasama Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (CSR).
1. Mencari dan mengumpulkan database perusahaan-perusahaan yang potensial untuk
menjadi pemberi CSR ataupun donasi sebagai sumber pendanaan.
2. Mengirimkan proposal kepada perusahaan-perusahaan calon pemberi CSR baik melalui
pos, email, maupun langsung mendatangi individu atau perusahaan.
3. Melakukan tindak lanjut atas penawaran via telepon ke perusahaan calon pemberi CSR,
mengadakan melakukan pertemuan dengan pihak pemberi CSR atau donatur, melakukan
negosiasi, dan meyakinkan perusahaan untuk mau memberikan CSR.
4. Melakukan penandatanganan Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding MoU)
bersama Kepala Pelaksana dan/atau Wakil Kepala Pelaksana jika Kepala Pelaksana
berhalangan hadir.
5. Memastikan setiap perusahaan yang memberikan CSR mendapatkan kontraprestasi yang
sesuai dengan kerjasama yang telah disetujui kedua belah pihak;
6. Bekerjasama dengan kontrol internal dan treasurer dalam hal:
a. Menangani pembayaran dana CSR dari perusahaan pemberi CSR dan donatur;
b. Memastikan bahwa dana donasi dan CSR diterima sesuai kesepakatan atau
MoU kedua belah pihak.

225
7. Bekerja sama dengan divisi perlengkapan/HPD untuk memastikan hal-hal yang tertera di
MoU sesuai dan dapat terealisasi dengan baik.
8. Memastikan bahwa bentuk CSR diterima sesuai kesepakatan atau MoU kedua belah pihak,
kemudian mengkoordinasikan dengan perusahaan pemberi CSR pada Hari-H dengan baik.
9. Menyusun laporan pertanggungjawaban kontraprestasi kepada perusahaan yang
memberikan CSR dan laporan pertanggungjawaban untuk internal kepanitiaan.

Struktur Divisi

Koordinator : Inggrita Emanuelin (EAK 2013)

Wakil Koordinator : Nina Feraliasari Puspita (EAK 2013)
Staff : Suryaputra Wijaksana (EIE 2015)
Dona Meilinda (EAK 2013)
Dio Alif (EAK 2012)

Rencana Kerja dan Realisasi

1. Pra Hari-H

a. Open Recruitment

Proses open recruitment berjalan dengan lancar . Dari proses open recruitment ini Divisi
Keuangan berhasil mendapatkan tiga orang staf. Pada awalnya kami mengincar 4 staff
melalui open recruitment. Namun, di akhir periode pendaftaran jumlah yang mendaftar
melalui proses open recruitment adalah sebanyak 3 orang. Kami memutuskan untuk tidak
melakukan close recruitment tambahan 1 staff dengan pertimbangan efektifitas kerja staff
divisi keuangan di hari H dan kami rasa dengan jumlah 6 orang untuk marcall sudah cukup
memadai.

226
b. Proses Pembuatan Proposal Eksternal

Proses pembuatan proposal eksternal sudah dimulai bersamaan dengan open

recruitment dimana koordinator dan wakil koordinator divisi keuangan
mengkomunikasikan konten proposal eksternal dengan divisi acara. Namun proses
pembuatan proposal eksternal menjadi sedikit tersendat karena saat itu mulai memasuki
pekan ujian UAS di FEB UI sementara ada konten- konten yang masih kurang lengkap.

Memasuki masa libur, divisi keuangan mulai mengkomunikasikan proposal eksternal

dengan HPD dan treasurer. Proses koreksi dan penyesuaian konten publikasi dengan
tim HPD sendiri memakan waktu hampir dua minggu sehingga di minggu ketiga
proposal baru selesai dan siap dicetak.

c. Marketing call Perode Pertama

Proses menghimpun data nomor perusahaan yang dapat dihubungi sendiri sudah dilakukan
sebelum bidding sehingga ketika proposal eksternal selesai, koordinator dan wakil
koordinator hanya memilih- milih 5 perusahaan untuk setiap staff.

Di marcall pertama ini hanya ada 3 staff yang mampu melakukan marcall karena salah
satu staff divisi keuangan tengah melakukan student exchange. Dalam waktu marcall
periode pertama ini, kami masing- masing mulai berusaha menghubungi link yang kami
miliki ke perusahaan- perusahaan tertentu.

Proses pendekatan kepada sponsor untuk medik juga sudah dimulai di marcall periode
pertama ini . Seperti pada tahun- tahun sebelumnya, pihak yang hendak diajak bekerja
sama adalah Panca Harapan. Bekerja sama dengan koordinator divisi medik, Yusuf
Darmawan , kami mulai mengontak, mengirim email, berdiskusi via telepon, berkunjung
ke Panca Harapan dan akhirnya mengadakan MoU dengan Panca Harapan.

227
d. Marketing Call Periode kedua

Setelah menerima laporan dari staff mengenai marcall di periode pertama, kami
menemukan beberapa kendala seperti, telepon yang tidak kunjung diangkat dan sulitnya
untuk di-follow up. Selain itu, banyak perusahaan yang meminta untuk dikirim proposal
hard copy.

Di marcall periode yang kedua ini, para pengurus inti juga berusaha membantu kami untuk
menghubungi beberapa perusahaan , seperti Cargill dan Unilever, namun Cargill menolak
kerja sama ,sementara contact person Unilever tidak dapat dihubungi.

e. Marketing Call Periode ketiga

Di marcall periode ketiga kami berusaha untuk menjurus perusahaan yang memang punya
peluang lebih besar. Kami juga melakukan door to door sponsor ke Castroll, Nestle, BRI,
Indofood, Indocement,PGN. Di periode ini, kami juga akhirnya mendapat sponsor dari CV
Blessing Flower, Tanoto Foundation, dan in-kind biskuit.

f. Simulasi Social Act 2015

Saat simulasi, semua staff divisi keuangan ikut serta dan membantu kerja divisi lain.
Dona membantu Field Officer, Surya membantu Divisi Non Fisik, sementara Dio
membantu transport. Tugas ini juga merupakan tugas mereka di Hari H.

2. Hari-H

Pada Hari-H Social Act FEBUI 2014, koordinator dan wakil koordinator keuangan
mengurusi berbagai hal yang terkait dengan kontraprestasi dengan pihak sponsor, seperti
membuat live-tweet, meng-upload berbagai foto kegiatan Social Act di media social, dan
memastikan logo sponsor sudah dipasang di setiap publication tools yang ada.

228
 .

3. Pasca Hari-H

Pasca hari H tugas divisi keuangan adalah memastikan bahwa nama- nama sponsor dimuat
di dalam laporan keuangan dan membuat laporan pertanggungjawaban internal divisi.

Analisis SWOT

Kekuatan (Strength)

- Koordinator dan Wakil Koordinator telah kenal dekat sehingga bisa bekerjasama
dengan baik

- Motivasi dan semangat kerja yang tinggi.

- Koordinator maupun Wakil Koordinator mempunyai cukup kemampuan dalam

melakukan negosiasi ataupun berkomunikasi.

- Baik Koordinator maupun Wakil Koordinator memiliki beberapa calon pemberi

CSR, donatur, dan berbagai jaringan lainnya.

Kelemahan (Weakness)

- Kurangnya intensitas bertatapan muka langsung, lebih banyak berkomunikasi via

chat

Peluang (Opportunities)

- List-list perusahaan yang cukup banyak dan potensial dari acara/kepanitiaan lain.

- Sarana dan prasarana yang mendukung pencarian perusahaan pemberi CSR atau
donasi seperti handphone, laptop, dan internet.

- Dukungan dari divisi lain terutama orang-orang yang mengerti dan memiliki link
mengenai informasi pendanaan CSR dan LSM;

229
 Tantangan (Threats)

- Invaliditas data-data yang Divisi Keuangan miliki.

- Jadwal liburan dari anggota Divisi Keuangan yang berbeda-beda dapat

menghambat kelancaran kerja Divisi Keuangan.

Kesimpulan

Secara umum, menurut koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan Social Act
FEBUI 2015, kinerja Divisi Keuangan tahun ini sudah cukup baik, tetapi BPH Divisi Keuangan
percaya bahwa masih terdapat banyak ruang untuk inovasi dan peningkatan kinerja Divisi
Keuangan. BPH Divisi Keuangan berharap agar pada tahun mendatang, divisi ini bisa bekerja
dengan lebih baik pada tahun-tahun mendatang,terutama untuk membuat tim lebih solid dan
kompak.

Semangat Divisi Keuangan Social Act FEUI 2015! Selamat membaca laporan
pertanggungjawaban ini dan semoga laporan ini bisa membantu kalian bekerja dengan lebih
baik lagi.

Saran Untuk Divisi Keuangan Selanjutnya

1. Bagi koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan, lakukanlah pembaruan daftar
perusahaan yang bisa dikontak untuk mengajak kerjasama. Pembaruan dapat dilakukan
dengan mencari nomor perusahaan lewat Laporan Tahunan perusahaan tersebut (yang
tercantum di BEI) atau lewat website perusahaan terkait.
2. Bagi koordinator dan wakil koordinator Divisi Keuangan, tingkatkanlah komunikasi
antara Badan Pengurus Harian Divisi Keuangan dengan staff Divisi Keuangan. Apabila
pelaporan memang disepakati seminggu sekali, rajin-rajinlah menagih laporan tersebut
dari staff Divisi Keuangan.

230