Strategi Penanganan Risiko Saat Tender

Penanganan risiko pada saat tender adalah krusial.

Proses perencanaan yang dilakukan di tender sangat
menentukan keberhasilan proyek. Masa tender adalah
masa emas nya segala perencanaan termasuk
perencanaan pengelolaan risiko. Di masa ini perlu
direncanakan strategi atas risiko yang jitu agar risiko dapat
dikelola dengan baik pada fase-fase proyek berikutnya.

Sebelum menjelaskan lebih jauh mengenai strategi yang

dapat dilakukan dalam rangka mengelola risiko pada saat
tender, saya sampaikan mengenai bagaimana hubungan
antara waktu atau fase proyek terhadap dampak risiko yang
akan terjadi. Kita lihat kembali gambar grafik di bawah ini.

Pada gambar di atas terlihat ada dua grafik yaitu grafik hubungan antara siklus hidup proyek versus
peluang terjadinya risiko dan grafik hubungan antara siklus hidup proyek versus dampak
terjadinya risiko itu sendiri. Pada awal proyek, terdapat begitu banyak peluang terjadinya risiko,
dimana risiko yang terjadi saat itu dampaknya masih kecil. Penanganan risiko sejak dini akan
membuat dampak risiko dapat ditekan sejauh mungkin pada masa pelaksanaan.
Bagi KONTRAKTOR, masa tender bisa jadi adalah masa paling awal dalam proses siklus hidup
proyek. Pada masa inilah risiko harus mulai dikelola dengan baik dengan membuat rencana
manajemen risiko (risk management plan) yang memadai. Harapannya tentu adanya risiko tidak
membuat proyek mengalami kegagalan atas pencapaian target-target proyek yaitu biaya, mutu,
dan waktu. Sehingga menjadi jawaban bagi kita kenapa masa tender adalah masa emas dalam
manajemen risiko proyek.

Pada masa tender, kontraktor sudah harus membuat portofolio manajemen risiko proyek.
Portofolio tersebut sebaiknya dibuat tertulis yang berisi mengenai potensial risiko yang dapat
terjadi, penilaiannya beserta tindakan penanganannya. Perencanaan manajemen risiko pada saat
tender tidak dapat dilepaskan dari manajemen biaya proyek pada masa tender. Sekarang kita mulai
dari urutan langkahnya dengan melihat gambar flow chart berikut ini:

Pada gambar terlihat bahwa proses dimulai dari scope planning dan scope definition. Scope
planning berarti proyek jelas lingkup pekerjaannya sehingga dapat dibuat struktur penjabarannya
dalam bentuk WBS. Scope definition berarti bahwa lingkup yang telah dijabarkan tersebut dapat
didefinisikan ketentuan atas lingkup itu sendiri. Pada dasarnya setelah melakukan dua core
processes tadi, maka proses manajemen risiko dapat dimulai. Sekarang mari kita review tahapan
dalam proses manajemen risiko proyek berikut ini.
Terlihat bahwa tahapan proses manajemen risiko adalah:

1. Identifikasi risiko
2. analisa risiko
3. Rencana mengatasi risiko
4. Monitoring dan pengendalian risiko.

Biasanya pada saat tender, tidak tersedia waktu yang cukup dalam membuat suatu rencana
manajemen risiko yang lengkap. Untuk itu kontraktor dapat membagi masa pembuatan rencana
manajemen risiko proyek menjadi dua, yaitu pada masa tender yang fokus pada risiko-risiko utama
proyek sedemikian hingga sebagian besar dampak risiko diyakini telah ada rencana
penanganannya dan pada masa awal pelaksanaan yang mereview dokumen perencanaan
manajemen risiko yang telah dibuat pada masa tender dan melakukan pendetailan atas dokumen
tersebut dengan melihat kondisi lapangan yang lebih lengkap. Dalam tulisan ini kita akan bahas
mengenai rencana manajemen risiko yang dilakukan pada masa tender berdasarkan tahapan
manajemen risiko seperti yang telah disebutkan di atas.

1. Tahap Identifikasi Awal. Tahap ini dapat segera dimulai segera setelah lingkup terdefinisi
dengan baik dan jelas. Strategi-strateginya adalah:
o Menggunakan data base risiko yang berisi daftar risiko-risiko yang sering terjadi
pada proyek sejenis.
 o Mendata risiko berdasarkan data lingkup atau WBS proyek tersebut. Agar dapat
menangkap sebanyak mungkin risiko yang berpeluang terjadi berdasarkan lingkup
dan definisinya pada proyek yang akan dikerjakan
o Melakukan review klausul kontrak dan dokumen kontrak yang lain dengan tujuan
untuk mendata klausul kontrak yang berpeluang menjadi barricade risk.
o Melibatkan calon tim proyek agar tim proyek sejak awal sudah mengetahui risiko
yang berpeluang terjadi di proyek yang nanti akan dikerjakan.

1. Tahap Identifikasi Lanjut. Merupakan tahap identifikasi yang memperhatikan rencana

proyek yang lain. Ini adalah tahap identifikasi yang melengkapi tahap identifikasi awal.
Strategi-strateginya adalah:
o Mempelajari risiko yang terdapat pada rencana waktu atau time schedule
o Mempelajari risiko yang terdapat pada rencana kualitas
o Mempelajari risiko yang terdapat pada aspek organisasi dan tim proyek
o Mempelajari risiko yang terdapat pada resources yang akan digunakan
o Mempelajari risiko yang terdapat pada rencana procurement proyek
o Mempelajari aspek eknomi makro saat proyek dikerjakan,
o Mengelompokkan risiko-risiko yang telah dapat ditangani berdasarkan best
practice atau pengalaman.
o Membuat daftar risiko diluar yang telah ada langkah penangannya untuk dibahas
atau dikaji lebih lanjut.

1. Tahap Penilaian Risiko. Strategi-strateginya adalah:

o Menentukan risiko kategori barricade risk untuk diprioritaskan
o Menentukan prioritas risiko yang lain dengan cara menggunakan data base yang
ada jika termasuk risiko yang berulang.
o Menentukan prioritas atau level risiko yang tergolong baru dengan menggunakan
cara brainstorming.

1. Tahap Rencana mengatasi risiko. Strategi-strateginya adalah:

o Menentukan klausul atau dokumen kontrak yang harus diubah dalam rangka
menghindari risiko kontrak yang berdampak besar
o Menentukan risiko-risiko yang akan dialihkan ke pihak asuransi
o Menentukan risiko-risiko yang akan dialihkan dengan cara mensubkontraktorkan.
o Mencari langkah penanganan atas risiko yang ditanggung oleh kontraktor sendiri.
o Menghitung biaya yang mungkin diperlukan atau akan terjadi atas risiko yang
ditanggung oleh kontraktor berdasarkan perhitungan khusus seperti Montle Carlo,
perhitungan pendekatan atau berdasarkan pengalaman tim proyek. Biaya ini
dikenal dengan risk contigency.
o Mencari peluang atas adanya potensi risiko. Ini sebagai imbangan atas adanya biaya
yang mungkin muncul / risk contigency

Setelah tahapan di atas selesai dilakukan, maka sebaiknya membuat dokumen risk management
plan nya dengan maksud agar rencana penanganan risiko tersebut dibuat tertulis sehingga dapat
menjadi media komunikasi yang baik aantara tim tender dengan tim proyek apabila tender
dimenangkan.