FLOWCHART INVOICE

PURCHASING SUPPLIER GUDANG KEUANGAN ACCOUNTING KEUANGAN Keterangan :

PP = Permintaan Pembelian
1 PO 3 PO 2
MULAI 4 6 SPH = Surat Penawaran Harga

PO = Purchase Order
PERMINTAAN 5
PEMBELIAN
MENYETUJUI
PERMINTAAN
3 FB = Faktur Barang
DIV. LOG. HARGA
MENGECEK
DIPERIKSA &
OTORISASI SJ = Surat Jalan
DICOCOKKAN
2 MENCOCOKAN LPB = Laporan Penerimaan
BARANG, PO &
1 MEMBUAT
PP SJ
SJ & PO
SPH
BAG. PAJAK Barang
PO 2 & PP
MEMBUAT
TANDA SJ TT = Tanda Terima
PERMINTAAN TERIMA MELAKUKAN LPB 2
SPH PEMBUATAN
HARGA
LPB
PENJURNALAN FB
TT 2
BKK = Bukti Kas Keluar
APPROVAL

2 JURNAL
BKK
UMUM
2 1
1
TT

PO 2 & PP
PO 4
2 3 LPB 2
SJ
2 FB
1 TT 2 FILING
LPB PO 4 APPROVAL
PO 2 & PP SJ LPB 2
MEMBUAT FB SJ
PO FB
TT 2
LPB 3
SJ
4
3 3 FB
3 OTORISASI
2

1
PO 1
TT
4 5 6
 Alur Penerbitan Invoice

1. Alur penerbitan invoice dimulai dari Permintaan Pembelian (PP) barang divisi logistic
ke divisi purchasing. Kemudian oleh divisi purchasing berdasarkan PP tersebut
membuat permintaan harga kepada supplier. Setelah supplier menyetujui permintaan
harga tersebut maka supplier membuat Surat Penawaran Harga (SPH) untuk divisi
purchasing.
2. Berdasarkan SPH tersebut divisi purchasing menerbitkan Purchase Order (PO) rangkap
empat, dengan distribusi PO nomor satu sebagai arsip, PO nomor dua untuk divisi
accounting, PO nomor tiga untuk divisi Gudang dan PO nomor empat untuk supplier.
3. Supplier mengirimkan barang disertai dengan Surat Jalan (SJ) dan Puchase Order (PO).
Bagian gudang memeriksa kesesuaian spesifikasi dan kuantitas barang dengan SJ dan
PO. Apabila telah sesuai, bagian gudang menerbitkan Laporan Penerimaan Barang
(LPB) rangkap tiga, dengan distribusi LPB nomor satu sebagai arsip logistik, LPB
nomor dua sebagai arsip accounting. Sedangkan LPB nomor tiga untuk supplier.
Kemudian FB, SJ dan LPB (3) diserahkan ke bagian kasir.
4. Bagian kasir mengecek kelengkapan dokumen tersebut. Setelah lengkap maka dibuat
Tanda Terima (TT) rangkap dua, dengan distribusi TT nomor satu untuk supplier,
sedangkan TT nomor dua ditempel bersamaan dengan FB, SJ & LPB. Kemudian TT,
FB, SJ dan LPB diserahkan ke divisi accounting.
5. Divisi accounting (bagian invoice) kemudian memeriksa kesesuaian diantara dokumen
tersebut dan mengganti PO nomor empat dengan PO nomor dua yang sebelumnya telah
diarsip. Kemudian dokumen-dokumen tersebut diserahkan ke bagian pajak untuk di
cek. Selanjutnya oleh bagian invoice dilakukan penjurnalan dan menerbitkan dokumen
approval. Dokumen approval ditempel bersama dengan TT, FB, SJ, LPB, PO dan PP
kemudian diotorisasi dan diserahkan ke divisi keuangan.
6. Setelah dokumen tersebut diotorisasi oleh direktur keuangan, selanjutnya divisi keuangan
melakukan pembayaran kepada supplier dan menerbitkan Bukti Kas Keluar (BKK).