PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI

HRIS (HUMAN RESOURCES INFORMATION

SYSTEM) PADA PT. KEMASINDO CEPAT

NUSANTARA

Gilbert Sunday, Andy Clinton, Shan Febrian,

Alfonsus Bram Radityo Nugroho
Universitas Bina Nusantara, Jl. Syahdan No. 9 Jakarta 11480, 0215345830
gilbertsunday21@gmail.com, Andyclinton93@gmail.com, shanfebrian@gmail.com,
bram@totaltekno.com

ABSTRAK

Tujuan penulisan ini adalah membuat sistem manajemen karyawan yang terkomputerisasi untuk
memperkecil kesalahan dan membantu HRD dalam menyimpan data karyawan dan aktifitas yang
dilakukan karyawan pada perusahaan.Metode penulisan ini menggunakan metode waterfall.Metode
waterfall meliputi teknik requirement analysis, system design, implementation, testing dan
operation.Requirement analysis dilakukan dengan metode wawancara, system design dilakukan
dengan merancang sistem yang akan dibuat berdasarkan kebutuhan perusahaan yang didapat dari
wawancara.Implementation dilakukan dengan pembuatan software dipecah menjadi beberapa modul
yang nantinya akan digabung dalam tahap berikutnya, testing dilakukan dengan menggabungkan
modul-modul yang telah di buat pada tahap sebelumnya, operation dilakukan dengan menjalankan
software yang telah selesai dibuat dan dilakukan pemeliharaan secara berkala.Hasil yang dicapai
adalah sistem manajemen karyawan berbasis openERP yang akan digunakan oleh departemen HRD.
Kesimpulan yang di dapat dari sisi pengguna adalah sistem manajemen karyawan ini membantu
pengguna dalam mencatat dan menyimpan semua data karyawan beserta kegiatan yang dilakukan oleh
setiap karyawan pada perusahaan tersebut.

Kata Kunci : Sistem, OpenERP, HRD.

ABSTRACT

The purpose of this paper is to create a computerized management system employees and
helps to minimize errors in the data store employee HR and employee activities conducted in
this study, using company. This writing method using the waterfall method.. Waterfall
method includes engineering requirements analysis, system design, implementation, testing
and operation.Requirement analysis conducted by interview, system design is done by
designing a system that will be made based on the needs of companies that obtained from
interview. Implementation done by making the software is broken down into several modules
will be merged into the next stage, testing is done by combining the modules that have been
made in the previous stage, operation performed by running software that has been created
and performed maintenance on a regular basis. The results achieved are OpenERP-based
employee management system that will be used by HRD department. Conclusions obtained
from the user side is this employee management system helps users to record and store all
the data employees and activities performed by each employee in the company.

Keywords: System, OpenERP, HRD.

PENDAHULUAN

Semakin meningkatnya teknologi dan kecepatan arus informasi membuat

organisasi atau perusahaan membutuhkan sumber daya manusia yang berkompeten
sehingga memacu organisasi atau perusahaan untuk memiliki pengelolaan sumber
daya manusia yang baik.

Dewasa ini banyak perusahaan-perusahaan baik besar maupun kecil yang

belum memiliki HRIS (Human Resources Information System) yang baik dalam
mengelola SDM yang dimiliki oleh perusahaan-perusahaan tersebut, sehingga sering
kali terjadi masalah dalam pelaksanaan pengelolaan SDM. Seperti masalah mengenai
desain dan implementasi sistem perencanaan, termasuk perekrutan, penempatan
karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kerja karyawan, dan kebutuhan-kebutuhan
lainnya. Oleh karena itu aspek pengembangan sumber daya manusia semakin
mendapat perhatian khusus dari para pimpinan perusahaan. Pimpinan perusahaan
memperhatikan aspek sumber daya manusia dalam menentukan pola penentuan
strategi dan kebijakan secara terpadu. Pengelolaan faktor sumber daya manusia
sangat penting karena memegang peran utama dalam pelaksanaan kegiatan fungsi-
fungsi yang lain dalam perusahaan.

Pada era teknologi modern saat ini, penggunaan sistem Enterprise resource
planning(ERP) sangat dibutuhkan oleh perusahaan namun pada kenyataannya tidak
semua perusahaan telah menggunakan sistem ERP khususnya di Indonesia.
Dikarenakan biaya dan kompleksitas dari sistem ERP masih membuat perusahaan
kecil-menengah belum memutuskan untuk menggunakan sistem ERP.

Odoo merupakan sistem ERP yang bersifat open source mengutamakan

aksesbilitas, fleksibilitas, dan kesederhanaan dalam mengembangkan sistem ERP.
Hal ini memberikan kesempatan bagi perusahaan kecil-menengah untuk bisa
menggunakan sistem ERP dalam mengembangkan sistem manejemen karyawan
yang biasa disingkat sebagai HRIS( Human Resources Information System).

PT. Kemasindo Cepat Nusantara sebagai perusahaan yang bergerak dalam

bidang logistik dengan mengimplementasikan sistem ERP berbasis modul Human
Resources yang akan digunakan untuk perekrutan karyawan, kontrak kerja karyawan,
perpindahan karyawan, aktivitas kerja karyawan, divisi dimana karyawan tersebut
bekerja dan alasan pengunduran diri karyawan.

METODE PENELITIAN

Metodologi yang digunakan dalam pembuatan sistem ini, yaitu

metode waterfall. Tahap tahap yang dilalui dari metode ini adalah sebagai
berikut:

1. Requirement Analysis

Seluruh kebutuhan software harus bisa didapatkan dalam fase ini,

termasuk didalamnya kegunaan software yang diharapkan pengguna dan
batasan software. Informasi ini biasanya dapat diperoleh melalui wawancara
dan survey. Informasi tersebut dianalisis untuk mendapatkan dokumentasi
kebutuhan pengguna untuk digunakan pada tahap selanjutnya.

2. System Design

Tahap ini bertujuan untuk memberikan gambaran apa yang

seharusnya dikerjakan dan bagaimana tampilan sistem nantinya. Tahap ini
membantu dalam menspesifikasikan kebutuhan hardware dan sistem serta
mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan.

3. Implementation

Dalam tahap ini pembuatan software dipecah menjadi beberapa modul

yang nantinya akan digabungkan dalam tahap berikutnya. Selain itu dalam
tahap ini juga dilakukan pemeriksaan terhadap modul yang dibuat, apakah
sudah memenuhi fungsi yang diinginkan atau belum.

4. Integration and Testing

Dalam tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah

dibuat untuk dilakukan pengujian. Pengujian ini dilakukan untuk mengetahui
 apakah software yang dibuat telah sesuai dengan desainnya dan masih terdapat
kesalahan atau tidak.

5. Operation and Maintenance

Ini merupakan tahap terakhir dalam model waterfall. Software yang

sudah jadi dijalankan serta dilakukan pemeliharaan. Pemeliharaan termasuk
dalam memperbaiki kesalahan yang tidak ditemukan pada langkah
sebelumnnya. Perbaikan implementasi unit sistem dan peningkatan jasa sistem
sebagai kebutuhan baru.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Berikut rincian spesifikasi yang diperlukan untuk menjalankan HRIS odoo:

Spesifikasi Hardware
Hardware Server Client
Proccessor Intel Core i3 3110M, Intel Core i3 3110M,
2,40G Hz 2,40G Hz
Memory RAM Minimum 2 GB Minimum 2 GB
Hardisk Minimum 60 GB Minimum 40 GB
Monitor Required Required
Keyboard Required Required
Mouse Required Required

Spesifikasi Perangkat Lunak

Beberapa perangkat lunak yang digunakan ialah:
Operating System : Microsoft Windows 7
Browser : Google Chrome , Mozilla Firefox.
Anti-Virus : Ada
Server : Odoo Server
 Perancangan sistem diawali dengan melakukan survey dengan teknik
wawancara kepada beberapa staff yang bekerja pada perusahaan. Setelah dilakukan
survey dan ditemukan permasalahan pada perusahaan, maka solusi yang diberikan
adalah menerapkan sistem manajemen karyawan baru dengan menggunakan
openERP Odoo. Hasil yang didapat dari perancangan dan implementasi sistem ini
adalah sistem mempermudah penyimpanan data karyawan dan proses bisnis yang
berkaitan dengan karyawan yang bekerja pada perusahaan tersebut

Evaluasi
Pada evaluasi User Interface dilakukan dengan cara menggunakan Lima
faktor manusia terukur merupakan ukuran yang dapat digunakan dalam
mengevaluasi tampilan aplikasi yang digunakan oleh user. Berikut adalah faktor-
faktor yang dievaluasi: waktu belajar, kecepatan kinerja, tingkat kesalahan, daya
ingat, kepuasan subjektif,
Pada evaluasi Software Testing dilakukan dengan cara menggunakan metode
wawancara terhadap Admin HR dan IT Support yang telah menggunakan aplikasi
HRIS ini. Berikut adalah laporan hasil wawancara yang telah dilakukan setelah
Admin HR menggunakan aplikasi HRIS sebagai sistem pengelolaan sumber daya
manusia yang baru:
1. Admin HR merasa lebih mudah dan menarik dalam melakukan
penginputan data karyawan.

2. Penggunaan bahasa asing sempat membuat beberapa kesalahan dalam

penafsiran data yang harus dimasukkan.

3. Pencarian data karyawan menjadi lebih mudah karena hanya dengan

memilih karyawan yang sudah terdaftar pada Employee, data karyawan
tersebut sudah tersedia didalamnya.

4. Dalam proses penyimpanan data pelamar baru juga lebih efektif karena
disertai fitur penjadwalan interview dan penyimpanan data pelamar
sehingga mengurangi adanya kemungkinan kehilangan data pelamar
seperti sebelumnya karena hanya menyimpan formulir dan CV pelamar.
 5. Pemeliharaan yang dilakukan oleh IT support cukup mudah karena
Odoo mengutamakan aksesbilitas, fleksibilitas, dan kesederhanaan.

Simpulan
Berdasarkan skripsi yang sudah dibuat perihal Perancangan dan Implementasi HRIS
( Human Resources Information System) pada PT. Kemasindo Cepat Nusantara
maka dapat diambil kesimpulan:
1. Dengan adanya HRIS pada PT. Kemasindo Cepat Nusantara , pengubahan
dan penyimpanan data karyawan menjadi lebih mudah.

2. Dengan adanya HRIS, perusahaan menjadi lebih cepat dan mudah mencari
data karyawan yang diinginkan. Berbeda sewaktu perusahaan belum
memiliki HRIS.

3. HRIS dapat membantu dalam perekrutan karyawan baru seperti dalam

penyimpanan data pelamar, pengingat dan pembuatan jadwal meeting antar
manager dan pelamar.

4. HRIS membantu membuat dokumentasi atau penyimpanan data jika adanya

permohonan cuti , libur dan pengunduran diri karyawan pada perusahaan.

5. Dengan menggunakan jaringan localhost, perusahaan tidak memerlukan

adanya jaringan internet yang harus terhubung setiap saat.
Daftar Pustaka

A. Maciaszek, Leszek , Bruce Lee Liong. (2005). Practiocal Software Engineering,

A Case Study Approach. USA: Addison- Wesley.

Chakravaty, E. A. (2002). Corporate HRD What Every Manager Should Know

About, New Delhi: Crest Publishing House.

Dr. Shikha N.Khera, Ms. Karishma Gulati. (2012). Human Resources Information
System and its impact on Human Resource Planning: A perceptual analysis of
information technology companies. India

Edelhauser, E.A.(2012).Human Resources Information System in Romanian

Organizations.Revista de Management Comparat International 13.5, 756-767.

Handayani, P. W., Hidayanto, A.N., & Budi, I. (2013). Business Process

Requirement for Indonesian Small Medium Enterprises (SMEs) in Implementing
Enterprises Resources Planning (ERP). International Journal of Innovation,
Management and Technology, 93-97.

Hardiyana, Bella. 2014. KEHANDALAN PERANGKAT LUNAK OPENERP

SERTA PERBANDINGAN DENGAN ERP LAINNYA. Jurnal Teknologi dan
Informasi UNIKOM Vol 1. No 4. http://jati.is.unikom.ac.id/ Diakses 07 Juli 2014

Indrajani,. 2011. Perancangan Basis Data dalam All in 1. Elex Media Komputindo.
Jakarta.

Kurose, James F & Ross, Keith W. (2010). Computer NetworkingFifth Edition.

New York: Pearson Education.

Laudon, Kenneth C & Laudon, J.P. (2007). Management Information System :

Managing the Digital firmEight Edition. New Jersey: Pearson Prentice Hall.
Laudon, Kenneth C. & Laudon, Jane P. (2010). The Kimball Group Reader
Relentlessly Practical Tools for Data Warehousing and Business Intelligence. New
York:Wiley.

McLeod, R. J., & Schell, G. (2004). Management Information System 9th Edition.
New Jersey: Pearson Education.

OBrien, James A.,George M. Marakas. (2010). Introduction to Information System

15th Edition. New York: The McGraw-Hill Companies, Inc.

Purnawanto, Budy. (2010). Manajemen SDM Berbasis Proses. Jakarta: Grasindo.

Rainer, R.K., & Cegielski, C. G. (2010). Introduction to Information System :

Enabling and Transforming Business. Indiana: Wiley Publishing.

Roger S. Pressman. (2010). Software Engineering, a Practitioners Approach 7th

Edition, New York: The McGraw-Hill Companies, Inc.

Satzinger, John W., Robert B. Jackson dan Stephen D. Burd. (2010). Object-
Oriented Analysis & Design with the Unified Process. USA: Course Technology.

Sebesta, Robert W. (2011). Programming the World Wide WebSixth Edition.

USA:Pearson Education.

Sofana, Iwan. (2011). Teori dan Modul Praktikum Jaringan Komputer. Bandung:
Modula.

Sommerville, Ian. (2010). Software Engineering Ninth Edition. USA: Addison-

Wesley Publishing.

Stair, R. M., G.W.Reynolds. (2010). Principles of Information System, a Managerial

Approach 9th Edition. USA: Course Technology.

Sugiyono. (Metode Penelitian Bisnis). 2012. Bandung:Alfabeta.

Tanenbaum, Andrew S & Wetherall, David J. (2011). Computer NetworksFifth
Edition. USA: Pearson Education.

Tarigan, Zeplin JH. Pengaruh Implementasi ERP Terhadap Product Diffrentiation

Dan Cost Leadership Dalam Meningkatkan Kinerja Perusahaan (Studi Kasus
Manufaktur Jawa Timur). Jurnal manajemen pemasaran, vol. 4, no. 1, april 2009: 11-
15. 2009.

Turban, E., Rainer, R.K., & Potter, R. E. (2007). Introduction to Information

Technology. Wiley Publishing.

Williams & Sawyer . (2011) . Using Information Technology. New York : McGraw-
Hill.

Yasin, Verdi. Pentingnya Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Dalam

Rangka Untuk Membangun Sumber Daya Pada Suatu Perusahaan. Jurnal :
Manajemen Informatika. Edisi: No.4 Tahun VI. Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Komputer Jayakarta. ISSN: 2086-1052. 2013

(n. d.) Retrieved from

https://www.odoo.com

Riwayat Penulis

Gilbert Sunday, lahir di Jakarta pada tanggal 21 Maret 1993. Saat ini penulis sedang
menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara pada program
studi Teknik Informatika.

Andy Clinton, lahir di Jakarta pada tanggal 17 Januari 1994. Saat ini penulis sedang
menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara pada program
studi Teknik Informatika.
Shan Febrian, lahir di Jakarta pada tanggal 25 Februari 1993. Saat ini penulis
sedang menempuh program kuliah Strata 1 di Universitas Bina Nusantara pada
program studi Teknik Informatika.