Latar Belakang
Administrasi perkantoran atau tata usaha sudah dilaksanakan sejak zaman kuno sewaktu
orang mulai bisa menulis huruf sampai dewasa ini.Tetapi,setelah zaman modern terutama mulai
kehidupan masyarakat apap pun yang tidak melakukan tata usaha.Pertumbuhan administrasi
perkantoran atau tata usaha yang demikian meluas itu disebabkan oleh berbagai faktor dalam
Proses awal dan sangat menentukan dalam bidang kepegawaian adalah recruitment
pegawai, yang dalam hal ini adalah memilih atau menyeleksi pegawai yang terbaik untuk setiap
jabatan dan jenis tugas pada suatu lembaga. Selanjutnya melatih serta mendidik pegawai agar
dapat melaksanakan tugas yang diembannya dengan baik. Hal ini penting, mengingat tidak
seorangpun mampu melaksanakan tugas dengan baik dan lancar tanpa mengetahui jenis dan sifat
Bahkan untuk jenis pekerjaan yang bersifat sederhanapun tidak jarang seseorang
mengalami kesulitan untuk melaksanakannya dengan baik dan lancar. Oleh sebab itu latihan dan
pendidikan pegawai sangat perlu dilakukan terutama bagi pegawai baru yang belum mempunyai
pengalaman.
disebutkan adanya dua jenis latihan dan pendidikan pegawai yaitu pre service training (latihan
prajabatan) dan in service training (latihan dalam jabatan). Latihan prajabatan adalah suatu
latihan yang diberikan kepada pegawai baru agar mereka trampil dalam melaksanakan tugas
yang diberikan kepadanya. Sedangkan latihan dalam jabatan adalah suatu latihan yang diberikan
kepada pegawai guna meningkatkan keahlian, kemampuan atau ketrampilannya agar diperoleh
Yoder (1964) menyatakan bahwa latihan dapat membantu stabilitas pegawai serta
mendorongnya untuk memberikan jasanya dalam waktu yang lebih lama. Sedangkan Taylor
dalam Soedjadi (1977:47) mengenai penarikan pegawai menjelaskan bahwa salah satu daripada
tugas manajemen (duties of management) ialah memililh karyawan yang terbaik untuk setiap
Di samping latihan dapat menambah pengetahuan dan ketrampilan pegawai juga dapat
memberikan kepuasan psikologis kepada para pegawai, mengingat faktor manusia dalam
organisasi sangat penting. Dalam hal ini melalui latihan dan pendidikan, para pegawai akan lebih
memahami maksud, tujuan serta tugas pokok organisasi. Dengan demikian mereka akan lebih
mengenai berbagai kerja ketatausahaan dan administrasi perkantoran ,maka pengetahuan itu lalu
diajarkan pada lembaga-lembaga pendidikan atau dipelajari oleh pegawai-pegawai kantor dalam
manusia sebagai sumber daya tentunya berbeda dari sumber daya yang lain.Untuk dapat
memafaatkan sumber daya manusia secara optimum,salah satu aspek yang perlu diperhatikan
bertujuan untuk meningkatkan peran serta para karyawan dalam pencapaian tujuan perusahaan
dan memberikan peran serta para para kayawan dalam pencapaian tujuan perusahaan dan
memberikan rasa kepuasan pada diri setiap karyawan karena adanya peningkatan
Pengembangan karyawan adalah penting karena seseorang karyawan yang tidak terlatih
2. Boros material dan pekerjaan yang diselesaikan selalu banyak yang salah.
Pelatihan atau pengembangan sumber daya manusia merupakan satu proses pengungkapan sifat-
sifat karyawan yang tersusun secara sistematis yan akan diarahkan untuk mencapai tujuan-tujuan
perusahaannya.
Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah yang penulis uraikan, ada permasalahan yang penulis dapatkan.
v Tentang Administrasi
A. Pengertian Administrasi :
Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif,
Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.
Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan
keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.
Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah
ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
B. Unsur-unsur Administrasi
1. Pengorganisasian
Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat
bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2. Manajemen
Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar
tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.
3. Tata Hubungan
Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain
dalam usaha kerjasama.
4. Kepegawaian
Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha
kerjasama.
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Tata usaha
8. Perwakilan /humas
Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari
masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.
C. Fungsi Administrasi
1. Fungsi Rutin
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan
penggandaan.
2. Fungsi Teknis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang
memadai.
3. Fungsi Analis
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan
mengambil keputusan.
4. Fungsi Interpersonal
Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan
keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.
5. Fungsi Manajerial
v Tentang Kantor
A. Pengertian Kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.
Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.
B. Tujuan Kantor
C. Fungsi Kantor
1. Menerima informasi
Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat, panggilan telepon, pesanan,
faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.
2. Merekam informasi
Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen
memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk
memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.
3. Mengatur informasi
Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat
dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi
perusahaan yang menyajikan informasi secara lengkap dan jelas.
4. Memberi informasi
Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen
membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima,
dihimpun, diatur, dan disimpan.
5. Melindungi asset/ harta
Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat
penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut sehingga tidak jatuh kepada pihak yang
tidak bertanggungjawab
Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen
kantor).
2. George R. Terry
3. Arthur Granger
Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan
perekaman dari suatu organisasi.
Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang
berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan
itu dilakukan.
Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan
sebagai berikut :
Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang
mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.
1. perencanaan gedung
3. penerangan
4. ventilasi
Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-
fungsi organisasi tersebut, meliputi :
3. penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.
Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan
target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan
dinamis.
6. penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
Adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan
harapan atau target.
4. waktu
5. biaya perkantoran
a. Lokasi Kantor
1. faktor keamanan
2. faktor lingkungan
3. faktor harga
b. Gedung
c. Peralatan
Perabotan kantor khusus untuk menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratif, seperti meja,
kursi, rak, laci-laci, baik terbuat dari kayu maupun besi..
Contoh : kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
d. Interior
Adalah tatanan perabot/ perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor,
seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan mesin-mesin kantor yang akan
digunakan, disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja, dan kebutuhan kantor ......(bersambung)
BAB I
PENDAHULUAN
Pengertian administrasi (Bel: administratie) seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai
kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis-menulis belaka. Administrasi dalam arti yang
luas, yaitu sebagai suatu proses karja-sama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali
dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan manajemen, yang merupakan proses
pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain.
Kantor dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat,
dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti
yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak
dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.
Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas
pokoknya.
Administrasi perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan
tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan,
pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi
perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk
pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam
bahasa inggris dikenal dengan istilah office management. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan
perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen,
mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi
formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor
penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.
Kantor adalah laksana otak, dimana para manajer dan pimpinan mengendalikan seluruh kegiatan
organisasi dan pekerjaannya. Dengan demikian, kantor memerlukan manajemen yang baik supaya
berjalan efektif. Cara mengelola kantor tidak hanya diperlukan para sekretaris dan tenaga administrasi
yang sehari-harinya duduk di kantor, melainkan juga para kepala bagian keuangan, pemasaran, atau
produksi, karena mereka memimpin kantor.
Untuk mengetahui lebih luas tentang Administrasi Perkantoran serta untuk menambah wawasan
khususnya bagi penulis dan Bagi Pembaca Umumnya.
BAB II
PEMBASAN
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif
dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi
merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to
administer. Dalam Oxford Advanced Learners Dictionary of Current English (1974), kata administer
diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3).
Kata administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan catat
mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2) Secara ilmu, menurut Leonard
D. White (dalam Introduction to Study of Public Administration), administrasi adalah suatu proses yang
pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang
besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa
administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. William H. Newman (dalam
Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi
sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke
arah pencapaian tujuan bersama.
Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan perkantoran (0ffice
work) Walaupun demikian, sasaran kegiatan Administrasi Perkantoran sebenarnya lebih luas lagi
cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut :
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara; Pendinginan
udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor keselamatan;
Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan;
Pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Pipa hantaran; Telepon; Susunan kabel;
Pendiktean telepon; Sisitem telepon antar kantor; Telegraf dan pelayanan kawat; Telex; Faximiles;
Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.
Perabotan dan perlengkapan meliputi Meja kerja; Kursi; Meja panjang; Perlengkapan arsip; Ruang dan
peti besi; Perabotan fungsional; Perabotan gudang; Pemeliharaan dan perbaikan; Perlengkapan acuan;
Lemari perbekalan dan penempatan rak; Cagak Pakaian; Perabotan perpustakaan; Penilaian
perlengkapan baru.
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin tambah; Mesin faktur; Mesin
mesin baru.
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir;
Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan baru.
7. Metode
8. Warkat (Records)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran pelayanan;
perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Koperensi; Latihan
pemindahan tugas; Analisis tugas pekerjaan; Pembakuan gaji.
Namun selain yang di atas, ada dua pandangan mengenai pengertian administrasi yaitu administrasi
sebagai ilmu dan pengertian administrasi sebagai seni. Administrasi sebagai ilmu (Science) atau ilmu
terapan, karena kemanfaatannya dapat dirasakan apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil
diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan masyarakat, bangsa dan negara. Sedangkan
administrasi sebagai seni (Art) merupakan karya seseorang yang dipraktekkannya dengan baik yang
diperolehnya dari pengalaman tanpa sebelumnya mempelajari teori-teori administrasi. la berhasil dan
sukses melaksanakan tugasnya tanpa memperoleh pendidikan tentang teori-teori dan asas-asas yang
berkenaan dengan administrasi. Walaupun demikian ia memperoleh kemahiran di dalam bidang
administrasi berdasarkan pengalaman di dalam melaksanakan tugasnya.
Tugas staff administrasi dikantor adalah membuat layanan administrasi dibawah pengawasan
pimpinan/line managernya.tugas nya (biasanya) meliputi admin, logistic, dan lainnya yang mendukung
pelaksanaan administasi berjalan lancar. tugas detailnya (admin) nya misalnya:
menjaga dan mengupdate informasi administasi mulai dari office supply, stationaries. mempersiapkan
arrangement meeting detail, absensi staff, serta melakukan hal hal seperti surat menyurat dengan staff
lainya, sedangkan untuk tugas logistik biasanya mengawasi transport, driver, kesediaan tempat
penyimpanan dan lain lain.
Didalam kegiatan operasionalnya secara umum administrasi dapat pula digolongkan atas:
1. Administrasi Negara
Administrasi Negara, merupakan kegiatan dalam bidang kenegaraan, bertujuan memberikan pelayanan
kepada masyarakat. Sedangkan Administarasi Swasta (Perusahaan) yaitu kegiatan yang dilakukan dalam
bidang swasta atau niaga, dengan usaha mencapai tujuan yaitu mencari keuntungan.
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan
tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi
Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).
Kaliski dalam Departemen Kehutanan (1996), mengartikan administrasi sebagai manajemen operasi,
atau salah satu fungsi manajemen untuk merencanakan, melaksanakan, mengorganisasi, dan
mengawasi fungsi-fungsi manajemen yang lain. Fungsi administrasi adalah tugas yang harus dilakukan
oleh setiap pemimpin atau manajer. Karena itu seorang pemimpin atau manajer sering pula disebut
dengan istilah administrator.
Sedangkan untuk unsur unsur yang ada dalam suatu administrasi tersebut baik berupa faktor
situasional dan kondusional maupun sumber daya-sumber daya tertentu, menurut Surakhmad (1994)
menyebutkan sebagai berikut:
1. Organisasi, yang akan menjadi wadah/wahana, struktur dan rangka dasar (frame work) dari
administrasi.
2. Lingkungan, yaitu yang mengelilingi administrasi berada di dalam organisasi terdiri atas berbagai
lapisan antara lain: geografis, fisik, biologis (flora, fauna), sosial, budaya, ekonomis, psikologis, politik
dan teknologis.
3. Situasi, yaitu seperangkat faktor-faktor lingkungan yang secara langsung atau tidak langsung
mempunyai pengaruh terhadap per keadaan, perkehidupan dan gerak gerak administrasi ( organisasi ).
4. Lokasi, yaitu bagian dari lingkungan yang terdiri atas semua faktor yang mempunyai relevansi
(hubungan kepentingan) dengan administrasi (organisasi) dan mempunyai arti letak dengan diukur
menurut jarak transportasi dan komunikasi.
5. Wilayah operasi
6. Mesin dan peralatan (equipment), terdiri atas semua barang modal yang merupakan hardware dari
administrasi (organisasi).
7. Program program usaha ( software dan mission ), terdiri atas peraturan -peraturan dan prosedur
prosedur konstitusional yang merupakan kerangka dan rangka dasar berpikir dan berusaha.
9. Pimpinan
10. Personil
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Diantara Administrasi Negara dan Administrasi Swasta terdapat perbedaan dalam hal sifat dan
tujuannya. Administrasi Negara ruang lingkupnya lebih luas dan kompleks dari pada Administrasi
Swasta, karena menyangkut hubungannya dengan pelaksanaan kebijaksanaan negara (pemerintah).
3.2 Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak
bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian
lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka
harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk
meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
http://jayalaksana.wordpress.com/2009/12/10/administrasi-perkantoran/
http://fitra-ndut.blogspot.com/
http://notaris-bandung.blogspot.com/2010/07/administrasi-kantor-notaris.html
http://www.rumahuang.com/tugas-dan-tanggung-jawab-staff-keuangan/
http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20090601221205AABOqkI
http://eone87.wordpress.com/2010/04/01/administrasi-penyuluhan-lapangan/
B.
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Administrasi perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada administrasi. Definisi administrasi
perkantoran dalam makalah ini ialah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu pucuk
pimpinan organisasi dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi, atau dalam
bahasa inggris dikenal dengan istilah
Office Management
C.
PENUTUP
1.
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari administrasi secara umum, karena itu dalam
administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan tujuan administrasi itu
sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam bagian pendahuluan dari makalah
singkat ini
http://jainiyubmee.blogspot.com/2011/06/administrasi-perkantoran.html
http://administrasiperkantoransmkn1kebumen.blogspot.com/2012/09/i-mendeskripsikan-
administrasi.html
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, (Jakarta; Penerbit Erlangga, 2007)
Jumat, 03 Februari 2012
pankga di 11.46 MAKALAH Administrasi perkantoran