Audit Operasional Fungsi Pembelian
Audit Operasional Fungsi Pembelian
PENDAHULUAN
2.2 Permasalahan
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka perumusan masalah
yang akan diteliti adalah sebagai berikut :
1. Apa pengertian audit fungsi pembelian?
2. Bagaimana lingkup audit fungsi pembelian?
3. Apa sasaran audit fungsi pembelian?
4. Bagaimana pentingnya audit fungsi pembelian?
5. Apa saja tahap-tahap audit fungsi pembelian?
6. Apakah prosedur pembelian bahan baku yang dilakukan oleh PT. XYZ telah berjalan
secara efektif dan efisien?
7. Apakah pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan oleh
pihak manajemen sudah berjalan efektif dan efisien pada perusahaan PT. XYZ?
2.3 Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah tersebut di atas, maka tujuan yang hendak dicapai
dalam makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui audit fungsi pembelian.
2. Untuk mengetahui lingkup audit fungsi pembelian.
3. Untuk mengetahui sasaran audit fungsi pembelian.
4. Untuk mengetahui pentingnya audit fungsi pembelian.
5. Untuk mengetahui tahap-tahap audit fungsi pembelian.
6. Untuk mengetahui pelaksanaan pemeriksaan operasional pembelian bahan baku yang
dilakukan PT ABC.
7. Untuk mengetahui tingkat keefektifan dan keefesiensian audit operasional atas sistem
pembelian bahan baku yang telah ditetapkan oleh pihak manajemen PT. XYZ.
BAB II
ISI
2
2.1 Pengertian Audit Operasional
Audit operasional adalah suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektivitas,
efesiensi, dan kehematan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manajemen
serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi
perbaikan (Boynton, et. al, 2001). Audit operasional adalah audit yang sistematis terhadap
program, kegiatan/ aktivitas organisasi dan seluruh atau sebagian dari aktivitas dengan tujuan
menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan secara ekonomis dan
efisien, serta apakah tujuan program, dan kegiatan/ aktivitas yang telah direncanakan dapat
dicapai dengan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Dalam melaksakan audit operasional seorang auditor harus mengetahui tahapan dan
proses audit operasional itu sendiri. Secara garis besar alur audit operasional dapat
digambarkan sebgai berikut:
Pelaksanaan Audit
Survai Pendahuluan
Persiapan Pemantauan
Audit Telaah dan Uji SPI Tindak Lanjut
Audit Lanjutan
Pelaporan
Tahapan audit operasional secara garis besar di bagi menjadi tiga tahap utama:
1. Persiapan Audit
Dalam tahap persiapan audit seorang auditor harus mentukan dan merencankan
program audit secara keseluruhan yang akan dilakukan. Dalam tahap ini auditor
seharusnya melakukan aktivitas: meyakinkan mandat audit, memantapkan tujuan dan
sasaran audit, menentukan ruang lingkup audit, memahami auditee secara umum,
menentukan anggaran, menentukan rencana dimulainya audit dan rencana penerbitan
laporan, menyusun tim audit (personil), dan menerbitkan surat tugas untuk melaksanakan
audit.
2. Pelaksanaan Audit
Setelah persiapan awal audit selesai dilakukan langkah selajutnya adalah
melaksanakan audit yang telah dirancang. Dalam melaksananakan audit digunakan
prosedur audit yang komprehensif untuk memperoleh hasil audit yang baik.
3. Pemantauan Tindak Lanjut.
3
Pematauan tidak lanjut merupakan aktivitas yang bertujuan untuk menjaga dan
memantau apakah temuan audit yang mengenai kelemahan dan rekomendasi telah
dilaksanakan oleh unit kerja yang telah diaudit. Pemantauan dapat dilakukan secara
berkala untuk memastikan bahwa seluruh rekomendasi perbaikan telah dilaksanakan
dengan tepat. Kepastian atas hasil pemantauan dapat pula dilakukan bersamaan dengan
periode audit berikutnya.
5
perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan, pembelian barang dengan biaya yang
rendah tanpa memperdulikan mutunya, menumpuknya persedianan serta tidak adanya proses
pengawasan dan pemeliharaan yang baik terhadap barang yang dibeli. Divisi pembelian
(purchasing) harus menjamin bahwa bahan yang diterima tepat waktu dari pemasok, dalam
kuantitas semestinya, dengan kualitas yang konsisten.
Pembelian bahan baku juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan pembelian
import :
1) Pembelian Lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri.
2) Pembelian Import, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.
Tujuan dari pembelian bahan baku adalah memberikan aliran material, persediaan dan
pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam menjalankan perusahaan. Untuk
itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam melakukan pembelian, yaitu tenggang
waktu, persentase pengiriman tepat waktu , daya tahan produk, spesifikasi teknik, persaingan
harga, serta pengalaman masa lampau bersama pemasok lainnya.
7
penerima barang melakukan perhitungan dengan serius dan cermat, dokumen pesanan
pembelian yang dipergunakan oleh bagian penerimaan tidak memuat data kuantitas barang
yang dipesan. Oleh karena itu, lembar dokumen pesanan pembelian yang dikirim ke
bagian penerimaan biasanya disebut lembar buta (blind copy).
Ketika barang telah diperiksa dengan teliti, petugas bagian penerimaan mempersiapkan
laporan penerimaan barang (receiving report). Semua kerusakan, cacat barang atau
kualitas yang tidak memenuhi syarat dari hasil pemeriksaan petugas penerimaan harus
dicatat di dalam laporan penerimaan barang. Bagian penerimaan mengarsipkan satu
lembar laporan penerimaan barang menurut nomor dokumen. Lembar lainnya dikirim ke
bagian gudang bersamaan dengan barang dan bagian pencatat kartu persediaan.
Penyerahan barang dari bagian penerimaan ke bagian gudang merupakan pengalihan
tanggung jawab atas barang yang perlu mendapatkan perhatian yang seksama. Penyerahan
tersebut harus di dukung bukti dalam bentuk tanda tangan petugas gudang pada lembar
laporan penerimaan barang. Petugas gudang harus meneliti dan yakin bahwa barang yang
diterimanya benar sesuai dengan tercantum dalam laporan penerimaan barang. Apabila
telah sesuai maka petugas dapat menandatangani laporan penerimaan barang. Dengan
demikian, apabila terdapat kekurangan dan kerusakan atas barang-barang tersebut, berarti
akan menjadi tanggung jawab bagian gudang. Lembar yang telah tertanda tangan tersebut
kemudian diteruskan ke bagian akuntansi.
5. Prosedur Akuntansi
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pembelian baik itu surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur
dari pemasok dan menyelenggarakan pencataatn hutang atau mengarsipkan dokumen
sumber sebagai catatan hutang.
6. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk
kepentingan pembuatan laporan manajemen. Jadi berdasarkan penjelasan di atas dapat
disimpulkan bahwa prosedur pembelian melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan
agar transaksi pembelian yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Adapun bagian-bagian
yang terkait dalam sistem pembelian, yaitu:
1) Bagian yang membutuhkan barang;
2) Bagian Pembelian;
3) Bagian Penerimaan;
4) Bagian Akuntansi.
8
3) Surat Permintaan Penawaran Harga;
4) Surat Penerimaan Barang;
5) Surat Perubahan Order;
6) Bukti Kas Keluar.
2.6 Pengendalian Internal atas Pembelian
Dalam sistem pembelian terdiri dari dua hal penting, yaitu pengendalian internal dan
fungsi yang terkait dengan pembelian. Adapun prosedur pengendalian internal menurut Arens
dan Loebbecke (2000;295) terdiri dari pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan
aktifitas yang tepat, dokumen dan catatan khusus, pengendalian fisik terhadap aset-aset dan
catatasn-catatan, serta tanda-tanda independen dalam pelaksanaan.
1. Pemisahan Tugas yang Cukup
Bertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti khusus bagi
auditor, meliputi : pemisahan antara pemeliharaan aset dengan akuntansi untuk melindungi
perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan antara otorisasi transaksi dengan
pemeliharaan yang berhubungan dengan aset untuk mencegah kemungkinan tindakan
pencurian dalam organisasi, pemisahan antara tanggung jawab operasi dengan tanggung
jawab catatan penyimpanan untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta
pemisahan antara tugas teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi
informasi untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat beruntung pada ukuran
organisasi.
2. Otorisasi Transaksi dan Aktifitas yang Tepat
Meliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen
menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi, sedangkan otorisasi khusus digunakan
untuk transaksi individual.
3. Dokumen dan Catatan Khusus
Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan
diikhtisarkan, yang meliputi: faktur penjualan (sales invoice), pesanan dan pembelian
(purchase order), catatan tambahan (subsidiary records), jurnal-jurnal penjualan (sales
journals), dan kartu-kartu karyawan (employee time cards). Dokumen ini harus
memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset telah di control dengan tepat dan
seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan sebaiknya diberi nomor berurutan untuk
memudahkan pengendalian terhadap dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan
dalam menemukan dokumen ketika diperlukan kemudian hari.
4. Pengendalian Fisik terhadap Aset-Aset dan Catatan-Catatan
Tipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi aset-aset dan catatan-
catatan adalah dengan menggunakan tindakan pencegahan secara fisik, karena jika aset-
aset tidak dilindungi, maka catatan-catatan tersebut akan dapat dicuri, rusak atau hilang.
5. Tanda Tanda Independen dalam Pelaksanaan
9
Karakteristik dari orang-orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalah
independen dari individu-individu yang pada umumnya bertanggung jawab untuk
mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan tugas.
10
alternatif-alternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa
pembelian.
3. Kewenangan Pembelian
Kewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya kewenangan yang
menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada bagian ini. Tentunya
permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian saja, tapi menurut dengan
kebutuhannya masing masing.
4. Pembelian pembelian Darurat
Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja. Tidak perlu
mengada ada, Menyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak dapat dihindarkan,
maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa pejabat yang harus memberikan
persatujuan pembeliannya untuk mengurangi timbulnya kerugian pada perusahaan.
5. Pembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan
Mungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak
kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan berulang kali itu
12
akan berakibat fatal untuk perusahaan. Maka dari itu perlu diadakan penjagaan ketat agar
tidak menggunakan uang perusahaan untuk kepentingan sendiri.
6. Kemampuan Analisis dalam Pembelian
Bagian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat melaksanakan
fungsinya dengan sebaikbaiknya dan memberikan keuntungan maksimal bagi
kepentingan perusahaan.
7. Godaan Rekanan
Godaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. Biasanya dalam bentuk
rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada karyawannya. Hal ini perlu
juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan yang focus agar tidak terjadi
kebangkrutan, atau segala rekanan yang dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan
pertimbangan oleh pihak perusahaan.
13
7. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam
perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.
Pengendalian intern :
Adanya otorisasi yang memadai untuk perolehan untuk menjamin bahwa barang
dan jasa yang dibeli sesuai dengan kepentingan perusahaan dan mencegah
pembelian barang yang tidak diperlukan atau pembelian yang berlebihan.
Adanya pengajuan order untuk membeli barang dan jasa.
Order pembelian harus prenumbered dan harus mempunyai kolom dan ruang
yang cukup untuk meminimumkan kemungkinan penghilangan yang tidak
disengaja pada formulir tsb. saat barang diorder.
Tanggung jawab otorisasi perolehan dan penerimaan barang bukan dibagian
pembelian.
2. Fungsi Penerimaan Barang dan Jasa
Dokumen yang berhubungan :
a. Laporan Penerimaan Barang (Receiving Report)
Pengendalian intern :
14
Barang diawasi secara fisik sejak saat diterima sampai digunakan.
Dilakukan penelitian atas deskripsi, jumlah, saat kedatangan serta kondisi barang
saat barang diterima.
Pegawai dibagian penerimaan harus independen dari bagian gudang dan
akuntansi.
Catatan akuntansi hendaknya memindahkan tanggung jawab barang tersebut dari
bagian penerimaan ke gudang dan selanjutnya dari gudang ke pabrik.
3. Fungsi Pengakuan Kewajiban
Dokumen yang berhubungan :
a. Jurnal Perolehan (Acquisition Journal)
b. Nota Debet (Debet Note)
c. Laporan Ikhtisar Perolehan (Summary Acquisition Report)
d. Voucher
e. Faktur Pemasok (Vendor Invoice)
f. Berkas Induk Hutang Usaha (Account Payable Master File)
g. Neraca Saldo Hutang Usaha (Account Payable Trial Balance).
Pengendalian Intern :
Adanya dokumen dan catatan yang memadai, prosedur penanganan catatan yang
memadai.
Adanya pengecekan yang independen atas pelaksanaan.
Adanya persyaratan bahwa pegawai yang mencatat perolehan tidak mempunyai
akses pada kas, efek-efek dan aktiva lainnya.
4. Fungsi Pemrosesan dan Pencatatan Kas
Dokumen yang berhubungan :
a. Cek
b. Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursements Journal).
Pengendalian Intern :
Adanya penandatanganan setiap cek oleh orang dengan otorisasi yang memadai.
Pemisahan tanggung jawab antara penandatangan cek dengan pelaksana fungsi
hutang usaha.
15
Adanya pemerikasaan yang cermat atas dokumen pendukung oleh penandatangan
cek saat cek ditandatangani.
Cek seharusnya prenumbered dan dicetak diatas kertas khusus sehingga sulit
mengganti nama penerima dan jumlahnya.
Adanya pengawasan fisik atas cek yang belum diisi, dibatalkan dan yang sudah
ditandatangani.
Setiap dokumen pendukung dibubuhi nomor cek untuk mencegah penggunaan
ulang dokumen tersebut sebagai pendukung terhadap cek lain.
16
b. Auditor melakukan tests of controls untuk memperoleh bukti bahwa pengendalian
telah dilakukan secara efektif.
17
Mendapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembeian yang akan
dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam memilih ekanan
harus mempertimbangkan :
a. Luasnya Usaha pencarian rekanan.
b. Luasnya kontak langganan dengan rekanan.
c. Kendala masing masing rekanan.
d. Penawaran yang diajukan rekanan.
e. Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.
4. Tindak Lanjut
Prosedur tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis
pembeliannya dan panjangnya periode dari jadwal pengiriman atau
penyerahannya.
5. Penyelesaian Pengiriman
Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian dengan
perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus diajukan.
6. Penyelesaian Keuangan
Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama dengan
begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan penyampaian
dokumen dokumen sehubungan dengan pembelian ini, sehingga pembayaran
kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian ini, sehingga pelaksanaan
pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan tepat waktu untuk dapat
memanfaatkan potongan potongan pembelian.
2.12.2 Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian
1. Pemeriksaan Pengelolaan Risiko
2. Pemeriksaan Pengendalian
Diantaranya :
A. Penentuan Kebutuhan
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan barang/
jasa.
b. Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan tujuan
menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan secara menyeluruh.
18
c. Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan oleh
pejabat yang berwenang.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau jasa.
b. Mintakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli.
c. Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa tidak.
d. Mintakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang dari
perusahaan.
e. Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode dan
prosedur yang berlaku.
B. Otorisasi Pembelian
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.
b. Menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Review prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus pada :
1. Siapa yang mengajukan permintaan pembelian.
2. Persetujuan.
3. Formulir apa yang akan digunakan.
b. Periksa dan lakukan penilaian mengenai :
1. Tingkat ketaatan terhadapprosedur yang telah ditetapkan.
2. Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai.
C. Pelaksanaan Pembelian
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan
pembelian yang dutetapkan baik intern perusahaan maupun peraturan pada
umumnya.
b. Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan perusahaan.
c. Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan eisiensi
kegiatan pembelian.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Lakukan secra sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk
memastikan ketaatan terhada kebijaksanaan dan prosedur pelaksanaan
19
pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan umum,
pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan langsung.
b. Meneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah Kerja atau
Surat perjanjian kontrak.
c. Meneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan mampu.
d. Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok pembelian.
e. Pastikan bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian telah diisi
dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai dengan kebijakan yang
berlaku.
D. Tindak Lanjut Proses Pembelian
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
Untuk mengetahui apakah tedapat langkah langkah untuk memastikan
agar produk produk yang dipesan benar benar dikerjakan sesuai dangan
persetujuan pesanan pembelian.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Meminta dokumen dokumen yang berhubungan dengan tanggal
penerimaan serta spesifikasi barang barang yang dipesan.
b. Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas pembelian memantau
pesanan pembelian.
c. Meneliti apakah dilakukan langkah langkah untuk memastikan
dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati pengerjaan
barang barang yang dipesan serta mengadakan kontak regular dengan
para penjual.
E. Penerimaan Barang
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk memastikan apakahpetugas atau bagian yang menerima barang
secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian pembelian.
b. Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah
melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang- barang yang
diterima sesuai prosedur yang ditentukan.
2) Langkah-Langkah Kerja :
20
a. Meneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian
yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan
pembelian.
b. Meneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan barang
mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memedaiterhadap
penerimaan barang
c. Melakukan pengujian terhadap sebagian barang barang tersebut telah
diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif atau tidak.
d. Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri bagaimana
klaim itu ditetakan.
F. Penyelesaian Keuangan
1) Tujuan Pemeriksaan Meliputi :
a. Untuk mengetahui apakah telah dilakukan langkah langkah
pengendalian yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh bagian
keuangan.
b. Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara bagian
pembelian dangan keuangan.
2) Langkah-Langkah Kerja :
a. Meneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan pembelian
yang asli dengan data peneimaan barang.
b. Meneliti mengenai potongan potongan yang diberikan apakah telah
memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai apa tidak.
c. Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak bagian
keuangan di ikut sertakan apa tidak.
2.13 Pemeriksaan Substansi
Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas kegiatan
pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam periode pemeriksaan
dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian pengendalian diatas.
Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi dan membantu
manajemen mencapai tujuannya.
Melalui audit manajemen fungsi pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat
diwujudkan dengan baik, efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal
sebagai berikut:
21
1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar. Berbagai
catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang pernah dilakukan
sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman disimpan dan dimanfaatkan
dengan baik.
2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui
pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu penawaran yang
diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang masuk sampai dengan proses
penerbitan PO, penerimaan barang, dan penyelesaian pembayaran faktur.
23
Auditee telah memiliki chart of account yang standar.
Klasifikasi account telah diverifikasi secara internal.
Test of control:
Periksa SOP untuk penggunaan chart of account.
Periksa indikasi verifikasi internal.
Substantive Test of Transaction:
Bandingkan klasifikasi dengan chart of account dan invoice dari Supplier.
2.14.5 Timing (Tepat Waktu)
Pengertian:
Transaksi pembelian telah dibukukan pada tanggal (periode) yang tepat.
Key internal control:
SOP mengharuskan pembukuan transaksi sesegera mungkin setelah transaksi
terjadi.
Tanggal pembukuan diverifikasi secara internal.
Test of control:
Periksa SOP dan observasi apakah ada invoice yang belum dibukukan.
Periksa indikasi verifikasi internal.
24
Uji keakuratan penjumlahan pada master file dan ledger.
25
c. Check tidak dicatat dengan segera, dikendalikan oleh pihak yang bebas untuk
mencocokkan tanggal check dan tanggal pencatatannya. Pengujian yang
dilakukan dengan memperlihatkan kembali adanya kebebasan dalam
pengecekan.
26
a. Pengajuan Purchase Requisition (PR) oleh bagian purchasing (pembelian) dengan
persetujuan manager purchasing yang bersangkutan kepada bagian produksi selaku
bagian yang memerlukan bahan baku.
b. Bagian Pembelian memeriksa dan melakukan proses pembelian bahan baku melalui
cara tender tertutup kepada beberapa pemasok (supplier) hingga pelaksanaan tender
tersebut terlaksana.
c. Bagian purchasing akan menerbitkan purchase order (PO) sebanyak 4 (empat) rangkap,
yang terdiri dari:
1) Pihak supplier
2) Pihak Produksi
3) Keuangan/ Account (ADM) section
4) File.
d. Pihak supplier melaksanakan pengiriman material bahan baku ke gudang sesuai
dengan purchase order (PO) yang diterima.
e. Pihak gudang akan menerima material bahan baku tersebut sesuai dengan spesifikasi
yang telah tercantum didalam purchase requisition (PR) dan purchase order (PO)
yang mereka terima, kemudian dilakukan pencatatan didalam buku krani gudang guna
mencocokkan spesifikasi barang tersebut ditandai dengan passed oleh kepala gudang
dan approve oleh manajer. Pihak gudang yang menerima material bahan baku tersebut
akan menerbitkan Goods Service and Received Notes (GSRN) sebanyak 4 (empat)
rangkap:
1) Pihak Gudang,
2) Pihak Account (ADM) Section,
3) Pihak Purchasing (Pembelian)
4) Pihak Produksi.
f. Pihak supplier mengeluarkan bukti Surat Penerimaan Barang (SPB), sebagai bukti
bahwa barang sudah diterima oleh gudang.
g. Pihak supplier mengajukan permintaan pembayaran kepada Account (ADM) section
section dengan melampirkan :
1) Surat tanda terima barang dari supplier,
2) Surat tagihan pembayaran,
3) Kwitansi pembayaran,
4) Faktur pajak.
27
h. Pihak Account (ADM) section akan memeriksa kecocokan jumlah unit material antara
copy purchase order (PO) yang telah diterima dari bagian gudang dengan Goods
Service and Received Notes (GSRN) asli dari gudang serta akan melampirkannya
dengan dokumen tagihan pada bagian no. G.
i. Setelah semuanya lengkap dan sesuai dengan dokumen maka pembuatan voucher/giro
dilakukan untuk pembayaran.
Adapun informasi yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem pembelian manajemen
pembelian bahan baku:
a. Jenis persediaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point),
b. Order pembelian bahan baku yang telah dikirim kepada pemasok,
c. Order pembelian bahan baku yang telah dipenuhi oleh pemasok tertentu
d. Total saldo utang dagangan pada tanggal tertentu,
e. Saldo utang dagangan kepada pemasok tertentu,
f. Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan pembelian.
Dokumen yang digunakan adalah purchase requisition, surat permintaan dan
penawaran harga, purchase order, laporan penerimaan barang, surat perubahan order
pembelian dan bukti kas keluar.
a. Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)
Dibuat 2 lembar untuk setiap kali pemesanan. Satu lembar untuk fungsi pembelian
dan tembusan arsip fungsi yang meminta barang.
b. Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya bersifat berulang kali terjadinya, yang menyangkut jumlah rupiah
pembelian yang besar .
c. Surat Order Pembelian (Purchase Order)
Dokumen ini terdiri dari 7 (tujuh) tembusan, yaitu :
1) Surat order pembelian, merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
dikirim kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan,
2) Tembusan pengakuan oleh pemasok, tembusan surat order pembelian ini
dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan
dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujui order
pembelian serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti
tersebut dalam dokumen,
28
3) Tembusan bagi unit peminta barang, tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang
meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan,
4) Arsip tanggal penerimaan, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan,
5) Arsip pemasok, tembusan ini disimpan oleh bagian purchasing menurut nama
pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok,
6) Tembusan bagian pembelian, tembusan ini dikirim ke fungsi atau bagian
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi,
mutu, kuantitas dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut,
7) Tembusan bagian akuntansi, tembusan surat order pembelian ini dikirim ke
bagian akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul
dari transaksi pembelian.
d. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang
diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti
yang tercantung dalam surat order pembelian.
e. Surat Perubahan Order Pembelian
f. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini dibuat oleh bagian akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian
dan berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada
pemasok dan sebagai surat pemberitahuan kepada pihak kreditur mengenai maksud
pembayaran.
Catatan akuntansi yang digunakan, yaitu :
1) registrasi bukti kas keluar (Voucher Register),
2) jurnal pembelian,
3) kartu utang,
4) kartu persediaan.
2.17 Pelaksanaan Pemeriksaan Operasional atas Kegiatan Pembelian Bahan Baku
Pemeriksaan operasional atas sistem pembelian bahan baku yang dilakukan terhadap
perusahaan PT. XYZ merupakan pemeriksaan yang bertujuan memeriksa efisiensi dan
efektifitas kegiatan pembelian bahan baku, dengan menilai cara-cara pengelolaan yang
diterapkan dalam aktifitas tersebut. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam
29
pemeriksaan operasional yaitu pemeriksaan pendahuluan, review dan pengujian pengendalian
manajemen, pemeriksaan lanjuta, pelaporan, dan tindak lanjut.
a. Pemeriksaan Pendahuluan
Pada tahap pemeriksaan pendahuluan ini memungkinkan pelaksanaan pemeriksaan
memiliki arah yang jelas. Pada tahap ini auditor dapat mengetahui keadaan perusahaan
secara umum. Mengidentifikasi berbagai peristiwa yang dianggap penting dalam kegiatan
operasional perusahaan dan juga menentukan hal-hal yang memerlukan penelaah lebih
lanjut. Dari pemeriksaan pendahuluan, ditemukan beberpa informasi umum penting yang
berkaitan dengan objek pemeriksaan sebagai berikut:
1) PT. XYZ merupakan perusahan yang bergerak dalam bidang industri yang membuat
produk yaitu kertas rokok. Sebagian besar bahan baku produksi diimport dari luar
negeri yaitu dari Prancis dan Filipina. Kemudian produk yang dihasilkan dijual ke
berbagai pabrik rokok dalam maupun luar negeri.
2) Proses produksinya disesuaikan dengan rencana penjualan, dan aktifitas pengadaan
materialnya diselaraskan dengan rencana produksi sesuai dengan jadwal, kualitas dan
kuantitas yang dibutuhkan,
3) Fungsi atau bagian pembelian bertanggung jawab dalam menjamin kesinambungan
suplai bahan baku utama yang diperlukan dalam proses produksi. Dimana tujuan
utamanya adalah agar proses produksi berlangsung lancar dalam arti terpenuhi jadwal
dan volume produksi,
4) Aktifitas pembelian dilakukan secara bersaing atas dasar nilai yang ditentukan tidak
hanya pada harga yang tepat tetapi juga pada waktu yang tepat serta jumlah dan mutu
yang tepat pula,
5) Pengendalian aktifitas pembelian dimulai dari diterimanya purchase requisition,
pemilihan pemasok, penerimaan material hingga penyimpanannya.
Berdasarkan hasil pemeriksaan pendahulian ini, kemudian dirumuskan tujuan pemeriksaan
sementara sebagai berikut:
1) Keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan pengadaan bahan baku,
2) Pemrosesan kegiatan perusahaan bersifat komputerisasi.
Kemudian dilakukan pengembangan kriteria awal, yang berhasil merumuskan kriteria
sebagai berikut:
30
1) Pembelian bahan baku harus disesuaikan dengan purchase requisition dari pihak
yang membutuhkan menyangkut jadwal yang dibutuhkan, kualitas dan
kuantitasnya,
2) Pembelian bahan baku harus dikoordinasikan dengan pengendalian pesediaan dan
perencanaan produksi dalam persediaan minimum,
3) Penentuan tingkat persediaan minimum harus mempertimbangkan kemungkinan
terjadinya:
a) keterlamabatan pasokan bahan baku
b) pengembalian barang
c) perubahan permintaan yang terjadi.
4) Jaminan transportasi untuk efektivitas pengiriman bahan sampai ke tujuan,
5) Pemilihan pemasok terbaik, kemudian penegasan kembali komitmen dengan
pemasok.
b. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen
Dari hasil review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen perusahaan diperoleh
informasi sebagai berikut:
1) Produksi permintaan akan bahan baku telah dirumuskan secara jelas,
2) Pembelian terselenggara dengan orientasi yang paling menguntungkan bagi
perusahaan,
3) Para (calon) pemasok memenuhi persyaratan penawaran,
4) Prosedur penentuan pemasok terpilih dan pertimbangannya,
5) Kebijakan yang jelas dan tegas mengenai penerimaan hadiah, tanda mata dari
pemasok,
6) Pengambilan keputusan terakhir tentang melakukan transaksi atau tidak,
7) Ketentuan tentang penggunaan formulir permintaan dan pejabat yang berwenang
menandatanganinya,
8) Penentuan batas pemesanan kembali berdasarkan tingkat persediaan minimum,
9) Kurangnya koordinasi antar bagian pembelian dengan gudang mengenai jumlah
persediaan minimum,
10) Pencatatan secara manual dan komputerisasi agar perusahaan mempunyai back-up
data transaksi,
11) Perusahaan mempunya catatan pengangkutan dan tarif angkutan.
31
Berdasarkan hasil review ini, maka ditentukan tujuan pemeriksaan sebenarnya
keterlambatan proses produksi terjadi karena keterlambatan bahan baku.
c. Pemeriksaan Lanjutan
Pemeriksaan ini bertujuan untuk memperoleh bukti yang cukup untuk mendukung tujuan
pemeriksaan yang sesungguhnya, yang telah ditetapkan berdasarkan hasil review dan
pengujian pengendalian manajemen. Langkah-langkah pemeriksaan pada tahap ini
meliputi:
1) Mengumpulkan tambahan informasi latar belakang objek pemeriksaan yang
diperlukan,
2) Memperoleh bukti yang relevan, material dan kompeten,
3) Membuat ringkasan atas bukti yang telah diperoleh dan mengelompokkan ke dalam
kelompok kriteria, penyebab dan akibat,
4) Menyususn kesimpulan atas dasar ringkasn bukti yang telah diperoleh dan
mengidentifikasi bahwa akibat yang ditimbulkan dari ketidaksesuaian antara kondisi
dan kriteria cukup penting dan material. Kesimpulan ini merupakan pemantapan
temuan hasil pemeriksaan.
Dari pemeriksaan lanjutan, ditemukan beberapa temuan hasil pemeriksaan sebagai berikut:
32
aktifitas pengadaan bahan bagian pembelian tidak
baku berdasarkan dengan bagian memenuhi
Purchase Requisition dari gudang. jadwal
gudang. produksi.
33
e. Tindak Lanjut
Tindak lanjut atas hasil pemeriksaan operasional merupakan indikasi yang menunjukkan
sampai sejauh mana pemeriksaan yang telah dilakukan mendapat tanggapan dan dukungan
dari general manager, karena segala usaha dilakukan dalam melaksanakan pemeriksaan
operasional akan berarti apabila disertai tindak lanjut atas saran atau rekomendasi yang
telah diberikan. Adapun saran atau rekomendasi yang telah diberikan, sebagai berikut:
1) Dibutuhkan koordinasi yang efektif antara bagian pembelian dengan bagian gudang
mengenai jumlah persediaan minimum yang terdapat di gudang, dimana bagian gudang
membuat tembusan data mengenai persediaan bahan baku ke bagian pembelian
sehingga bagian pembelian dapat mem-follow up permintaan bahan baku dari gudang,
2) Analisa jadwal produksi mingguan untuk mengetahui penyimpangan dari rencana,
sehingga dapat menghindari terjadinya jumlah persediaan dibawah persyaratan
minimum akibat proses produksi yang berjalan lebih cepat dari dugaan semula, karena
melonjaknya permintaan pasar.
35
Pada tahap ini auditor internal membuat laporan hasil pemeriksaan yang terdiri
dari ringkasan pemeriksaan pendahuluan yang terdiri dari informasi mengenai
objek yang diperiksa serat hasil pemeriksaan yang mencangkup temuan-
temuan, rekomendasi dan hal-hal yang perlu diperhatikan.
5) Tindak Lanjut
Pada tahap ini auditor internal memberikan saran atau rekomendasi kepada
bagian pembelian yang bertujuan untuk memperbaiki masalah yang ada dan
meningkatkan efektifitas perusahaan.
Tahapan pemeriksaan operasional tersebut menunjukkan bahwa pemeriksaan
operasional yang dilakukan pada PT. XYZ berperan dalam menilai efesien dan
efektifitas perusahaan. Hal ini terlihat dari temuan permasalahan yang dihadapi
perusahaan serta pemberian saran aatu rekomendasi dari pihak auditor internal
dalam memperbaiki masalah tersebut, serta mengidentifikasi kesempatan untuk
meningkatkan efektifitas perusahaan.
a. Penilaian Efisiensi
a) Bagian yang berkaitan dalam aktivitas pembelian
37
operasional terhadap pelaksanaan fungsi-fungsi pembelian bahan baku
berdasarkan kebijakan yang ada dengan pemeriksaan ini maka penilaian
terhadap efektifitas pembelian bahan baku dapat tercapai.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
1. Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk
menentukan efisiensi dan efekti&itas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya
keuangan mereka.
2. Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena
sangat menunjang operasional perusahaan.
3. Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian, yaitu berikut ini :
a. Sasaran strategik fungsi pembelian.
b . Perencanaan operasional/induk.
c . Ti p e d a n s t r u k t u r o rg a n i s a s i p e m b e l i a n .
d. Mekanisme pengendalian pembelian.
38
4 . Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh
pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi pembelian
merupakan awal dari sebuah proses bisnis.
5. Tahap-tahap audit fungsi pembelian :
a . Tahapan pembelian dan pengendaliannya.
b . Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian.
c . Pe m e r i k s a a n S u b s t a n s i .
6. Sistem manajemen pembelian bahan baku pada PT. XYZ telah dilakukan dengan baik.
Terlihat dari kegiatan pembelian bahan baku selalu berpedoman pada kebijakan, fungsi
pemisahan tugas, prosedur dan otorisasi, serta kelengkapan dokumen. Aktifitas pembelian
bahan baku yang dilakukan berjalan sesuai rencana dan tujuan perusahaan.
7. Pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian bahan baku yang dilakukan pada PT.
XYZ melalui beberapa tahapan yaitu tahap pemeriksaan pendahuluan, review dan
pengujian pengendalian manajemen, tahap pemeriksaan lanjutan, pelaporan dan tindak
lanjut. Pemeriksaan operasional yang dilakukan pada PT. XYZ dapat meningkatkan
efisiensi dan efektifitas perusahaan hal ini terlihat dari temuan-temuan pada saat
pelaksanaan pemeriksaan telah dilaporkan dengan disertai saran dan rekomendasi
perbaikan, dan kemudian ditindak lanjuti oleh bagian pembelian untuk mencapai hasil
yang lebih baik dalam meningkatkan mutu perusahaan.
3.2 Saran
Adapun saran-saran yang diberikan, yaitu :
1. Perusahaan sebaiknya mempertahankan pelaksanaan pemeriksaan operasional atas
pembelian bahan baku dan lebih meningkatkan kinerja manajemennya.
2. Meningkatkan koordinasi dan mengumpulkan informasi yang efektif antara bagian
pembelian dengan bagian-bagian lainnya yang terdapat dalam perusahaan yang besar
kegunaannya dalam upaya mengelola perusahaan dengan pendekatan kesisteman di masa
depan.
3. Laporan hasil pemeriksaan yang telah disetujui pihak manajemen kemudian ditindak
lanjuti oleh divisi pembelian sebaiknya dimonitor secara terjadwal. Hal ini dimaksudkan
untuk mengetahui secara pasti bahwa laporan hasil pemeriksaan yang menunjukkan
kelemahan-kelemahan pembelian bahan baku benar-benar ditindak lanjuti serta
mengetahui kesulitan yang dihadapi bagian pembelian dalam tindak lanjut tersebut.
39
40