Cara Memulai Usaha Fotocopy dari Awal

Simple saja, bukalah usaha fotocopy di dekat sekolah, kampus, atau kantor, selesai. Benarkah
? Memang mudah menentukan lokasi usaha fotocopy karena kita sudah bisa membaca target
pasar. Namun, setiap lembaga pendidikan formal memiliki intensitas atau aktivitas yang
berbeda. Bila anda membuka usaha tersebut dekat kampus hasilnya akan jauh berbeda
dengan bila membuka usaha dekat SMA, dengan catatan variabel lain seperti pesaing
dianggap tidak ada.

Terlepas dari apakah usaha fotocopy masih menguntungkan atau tidak, ini tergantung pada
banyak variabel yang perlu dikaji. Saya rasa bisnis ini masih sangat cerah, bagaimanapun
hampir seluruh civitas akademika masih sangat membutuhkan jasa fotocopy. Beberapa
sekolah mungkin ada yang telah memiliki mesin fotokopi sendiri, biasanya diletakkan di
Ruang Tata Usaha (TU). Namun tetap saja, banyak yang tidak bisa dilakukan pegawai TU
dengan hanya memiliki mesin fotokopi sendiri. Berbeda bila diluar yang membuka usahanya,
mulai dari menjilid, laminating, hard cover, soft cover, sampai menyediakan Alat Tulis
Kantor (ATK).

Usaha juga bisa diperluas, mula-mula hanya membuka jasa fotocopy, laminating, penjilidan
dan penjualan ATK, ke depan bisa menambah mesin cetak banner, print komputer sampai
jasa desain seperti yang dilakukan oleh salah satu pelaku usaha di daerah saya.

Jadi, tidak ada trend yang mematikan usaha ini. Masalah yang paling umum dihadapai adalah
analisis pesaing dan pasar (lokasi), perencanaan biaya dan manajemen. Saya kira hampir
sama dengan bisnis lain pada umumnya.

Analisis Pesaing dan Menentukan Lokasi serta Resiko

Jangan menganggap remeh riset, atau puyeng dengan hal tersebut. Banyak pengusaha yang
terlalu antusias dan terobsesi dengan semangat buka dulu, yang penting jalan dulu. Usaha
fotocopy membutuhkan modal yang tidak sedikit, rata-rata mesinnya saja kisaran Rp 15
jutaan keatas, semakin mahal tentu semakin bagus dan berkinerja prima, belum sewa tempat
dan peralatan lainnya. Jadi
bukan hanya sekedar hitung-hitungan modal, melainkan juga bagaimana potensi
pendapatannya.
Gampangnya, coba survei ke beberapa lokasi dekat sekolah atau kampus, tapi biasanya sudah
banyak pemain lama nangkring disini. Bagusnya sih, anda mencari informasi tentang adanya
pendirian sekolah baru atau kampus baru, langsung ancang-ancang, disini kita main cepet-
cepetan. Bila tidak ada, ya tidak apa-apa ikut nimbrung di dekat kampus/sekolah yang sudah
ada pemain lama.

Pertama, nongkronglah disekitar lokasi amati dalam sehari bagaimana geliat siswa atau
pelanggan mendatangi fotokopian. Misal ada 3 fotokopian, semuanya selalu ramai, ini bisa
jadi sinyal bagus ! Tapi, bila ada 1 fotokopian sepi, coba analisa sendiri apakah karena
lokasinya terlalu jauh atau memang sudah terlalu banyak usaha fotokopian.

Kedua, ngobrolah dengan pegawai/pemilik fotokopian, bila tidak jago ngobrol katakan saja
anda sedang membuat analisis usaha fotokopi untuk riset, jadi bisa wawancara. Tanyakan
saja, pegawainya ada berapa dan sudah berapa lama berdiri, bila pegawainya banyak dan
berdiri cukup lama lebih dari 2 tahun berarti fotokopian ini cukup berhasil. Silahkan
kembangkan sendiri pertanyaan-pertanyaan yang menurut anda penting seperti modal awal,
harga sewa tempat, peralatan yang dibutuhkan, gaji pegawai, kiat membuka usaha dll.

Ketiga, pikirkan baik-baik bagaimana anda mengantisipasi hari-hari libur panjang dimana
sekolah atau lingkungan kampus libur. Bila perlu coba tanyakan kepada pemilik fotokopian
bagaimana mereka mengantisipasi moment libur panjang, apakah merugi ?. Berdasarkan
pengamatan saya, memang sebagian besar fotocopy akan tutup, namun jangan khawatir itu
tidak akan membuat anda bangkrut. Sisihkan keuntungan di hari-hari sebelumnya untuk biaya
hidup ketika fotocopy tutup sementara. Namun, bila punya pegawai yang digaji bulanan
(bukan harian) maka lebih baik buka karena anda akan terbebani oleh gaji.

Perencanaan Biaya

Bila sudah punya pengamatan dan gambaran cukup dan yakin untuk membuka di tempat
tersebut, mulailah dengan hitung-hitungan. Jangan lupa, tanyakan pada diri anda berapa dana
yang saya miliki.
Saya coba bantu hitung-hitungan mengacu pada situs fotocopy.co.id :
Asumsi dasar
Harga kertas per Rim adalah Rp 30.000 (isi 500 lembar)
Harga Toner/Tinta Rp 120.000, untuk pemakaian 20.000 lembar.
Biaya listrik per bulan untuk pemakaian sebanyak 39 ribu lembar adalah Rp 150.000.
39 ribu lembar diperoleh dari asumsi perkiraan pemakaian 1.500 lembar per hari
dengan 26 hari kerja dalam satu bulan (1.500 x 26 hari = 39 ribu lembar per bulan).
Harga Sparepart Drum Kit Set Rp 300.000, ini untuk pemakaian minimum 30 ribu
lembar.
Catatan, untuk fotocopy bolak-balik, modal halaman ke-2nya dihitung cukup Rp 20.
Perkiraan penerimaan per hari adalah 1.500 lembar atau 39 ribu per bulan.

Investasi
1. Mesin fotocopy Canon IR 2002 L baru = Rp 16.500.000 (kalau bisa beli yang lebih
besar bila pelanggan banyak/bisa untuk fotokopi, print dan scan color)
2. Etalase (tergantung ukuran ) = Rp Rp 850.000
3. Kursi Plastik Rp 32.600 x 3 buah = Rp 97.800
4. Meja Kayu Persegi Panjang ukuran 160 x 80 x 75 cm = Rp 715.000
5. Alat Pemotong Kertas Folio V-TEC PAPER = Rp 159.500
6. Mesin Laminating Secure Compact A4 = Rp 497.000
7. Lampu Bohlam Led 7 W (Mitsuyama) Rp 55.800 x 2 buah = Rp 111.600

TOTAL BIAYA INVESTASI Rp 18.930.900

Biaya tetap dan variabel per bulan

Kertas per hari 1.500 lembar = 3 Rim, 26 hari kerja x 3 Rim = 78 Rim per bulan
Toner/Tinta Rp 120.000/pemakaian 20 ribu = Rp 6 per lembar. 39 ribu lembar per
bulan x Rp 6= Rp 234.000 per bulan
Perkiraan pembayaran listrik per pemakaian 39 ribu lembar adalah Rp 150.000
Sparepart Drum Kit Rp 300.000 : 30 ribu lembar = Rp 10 per lembar biayanya, Maka
Rp 10 x 39 ribu lembar = Rp 390.000 per bulan
Gaji 1 karyawan Rp 2.000.000 per bulan
Pembelian ATK per bulan asumsinya Rp 5.000.000
Sewa tempat Rp 1.000.000 per bulan

Perhitungan biaya per bulan

-Kertas Rp 30.000/Rim x 78 Rim = Rp 2.340.000
-Toner/Tinta Rp 234.000
-Listrik Rp 150.000
-Sparepart Rp 390.000
-Upay karyawan per hari Rp 50.000 x 26 hari = Rp 1.300.000
-Sewa tempat Rp 850.000
-Pembelian ATK = Rp 5.000.000

TOTAL BIAYA Rp 10.264.000

Penerimaan
Hasil penjualan dari ATK asumsi 120% = Rp 6.000.000
Penerimaan dari fotocopy 39 ribu lembar x Rp 200/lembar = Rp 7.800.000

TOTAL PENERIMAAN Rp 13.800.000

NET BENEFIT (Keuntungan bersih) = Rp 13.800.000 Rp 10.264.000 = Rp 3.536.000 per

bulan.

Perhitungan diatas belum termasuk biaya penyusutan alat dan air (bila ada kamar mandi).
Keuntungan diatas juga belum termasuk penerimaan dari laminating dan penjilidan. Namun,
kurang lebih itulah gambaran modal yang dibutuhkan dan perkiraan keuntungannya.

artikel terkait lain : Memulai Usaha Depot Air Minum Isi Ulang

Kiat Mengelola Usaha

Mungkin tidak banyak yang ingin saya sampaikan pada bab Manajemen. Saran penting
adalah mengenai manajemen persediaan. Kita harus pandai membanding-bandingkan harga
bahan baku dan melakukan tata kelola penyimpanan yang baik agar terhindar dari kerusakan
bahan. Berikut ini saya rangkum yang mungkin perlu menjadi perhatian ketika mengelola
bisnis fotocopy.

1. Manajemen persediaan dan tata kelola penyimpanan barang.

Kertas adalah bahan baku utama, selain memastikan ketersediaan kita juga perlu mencari
supplier yang oke, entah itu dari harganya, aksesnya (ongkos) dll. Pastikan juga menata
bahan baku di tempat yang aman, penataan ATK juga harus diatur agar terlihat menarik dan
pastikan selalu telihat bersih dan nyaman di mata pelanggan. Percaya atau tidak, aspek visual
lebih mudah diproses otak sehingga menimbulkan daya tarik, setidaknya mengundang
pandangan.

2. Melatih dan selalu beri pengarahan pada karyawan

Ini juga tidak kalah penting, karyawan baru rentan melakukan banyak kesalahan. Mulai dari
salah copy, belum terbiasa menjilid dan masih gaptek dengan mesin fotocopy. Jangan lupa
ajari para pegawai untuk meminimalisir kesalahan yang berakibat pada penurunan
keuntungan.
Satu lagi yang juga penting, Cara Melayani. Kadang ada pegawai fotokopi yang kurang
friendly dan ramah ketika melayani. Ini juga penting, tahu gak ? ketika saya masih kuliah,
saya rela pergi ke fotokopian langganan saya yaitu Fotokopi Anugerah yang cukup jauh
meskipun ada banyak fotokopian yang lebih dekat. Ini karena saya sudah merasa nyaman dan
terkoneksi dengan para pegawai disitu. Sering mengobrol dan kadang bercanda sampai hafal
warna cover jilid yang saya sukai.

3. Putarkan kembali sebagian hasil keuntungan

Semua orang pasti ingin usahanya maju dan berkembang bukan ? selain menjadi besar,
keuntungan pun akan meningkat bila skala usaha semakin besar. Namun, pastikan anda
sudah memikirkan cara mengelolanya mulai dari merekrut dan membagi karyawan. Sisihkan
sebagian keuntungan untuk membeli mesin fotocopy yang lebih bagus atau membeli mesin
cetak banner serta komputer, sehingga kedepan usaha fotocopy anda berubah jadi Digital
Printing yang lengkap.

4. Promosi

Apakah usaha fotocopy perlu promosi ? Ya, promosi banyak caranya. Mulai dari potongan
harga, gratis clip sampai membuat banner di depan toko. Ada juga beberapa fotocopy yang
menyediakan minum (air minum kemasan) bagi pelanggannya yang menunggu agak lama.
Saya rasa ini juga salah satu bentuk promosi pelayanan, bagaimana kita memanjakan
pelanggan agar nyaman dan datang lagi. Intinya bangunlah keakraban. Bila anda membuka
juga usaha Digital Printing seperti cetak banner, lakukan juga promosi via internet.