TUGAS MAKALAH

KELOMPOK 1

TATA GRAHA

DISUSUN OLEH :

1. Agustina Merji
2. Azki Fajar Qurani
3. DitaRiani
4. Fahmi Zulkarnain
5. Herni Sadiawati
6. Ilham Eka
7. Nurhayati
8. Nur Afriana
9. Poppy Purwasih
10. Yunita Indah Putri Utami

JURUSAN D-IV KESEHATAN LINGKUNGAN

POLTEKKES KESEHATAN KEMENTRIAN PONTIANAK

TAHUN AJARAN 2014/2015

 PUBLIC AREA
A. Pengertian Publik Area di Dalam Hotel

Public area berasal dari kata public dan area yang mempunyai arti masing-masing yaitu :
public adalah umum dan area adalah area, kawasan, atau daerah. Jadi public area itu berarti
area umum atau daerah umum, kawasan umum. Jadi area umum itu area yang dapat dilalui
oleh siapa pun tanpa terkecuali.
Public area section adalah salah satu bagian yang berada dalam Housekeeping
department yang menangani semua urusan mengenai kebersihan, kerapian, kelengkapan,
kenyamanan, semua area umum yang berpengaruh terhadap ketertarikan tamu untuk memakai
jasa di dalam hotel. Public area section sangat berpengaruh besar terhadap pemasukan dan
operasional kerja di dalam hotel, karena dengan adanya section ini kebersihan area yang
dilalui oleh tamu tetap terjaga, dan tetap membuat tamu yang datang menjadi senang dan
dapat beristirahat dengan tenang. Tempat-tempat yang dijaga kebersihannya oleh seorang
public area meliputi : toilet, lobby, basement, office, dan semua area yang menjadi perhatian
penting untuk menarik tamu datang kedalam hotel.
 Pengertian dari Public area adalah bagian dari housekeeping yang menangani kebersihan
dan kerapian area-area umum hotel, kebersihan dan kerapian hotel yang banyak dikunjungi
oleh tamu. Segala macam urusan kebersihan yang berada di kawasan umum di kerjakan oleh
bagian Public Area, agar memberikan kesan bersih dan nyaman pada lingkungan hotel dan
membuat tamu yang datang memiliki kesan yang baik terhadap hotel tersebut.
B. Job Description Public area
Bagian department Housekeeping yang bertugas dalam membersihkan area umum.
1. Bertanggung jawab atas kebersiahn public area sesuai dengan standar prosedur yang
ditentukan.
2.Memberikan penugasan dan arahan terhadap yugas-tugas yang harus dijalankan oleh public
area attendant,night cleaner,toilet attendant,florist serta bahwa pelaksanaan kerja dijalankan
sesuai dengan standar yang ditentukan.
3.Memeriksa daftar staff public area setiap hari.
4.Memeriksa secara teliti atas ruangan-ruangan restoran,bar,ruang rapat,dan sebagainya yang
telah di kerjakan staff pada hari itu.
5.Membuat laporan Maintenance request kepada engeneering dan menindak lanjuti area-
area,fasilitas,atau peralatan atas kerusakan,mengawasi pengerjaan,dan memeriksa kembali
hasil penerjaannya.
6.Bertanggung jawab terhadap biayadan penggunaan barang-barang keperluan seperti cleaning
agent,supplies,dan equipment.
7.Membuat program pelatihan terhadap staff public area secara rutin.
8.Menjalankan prosedur keamanan,keselamatan,higienis,dan sanitasi baik untuk kepentingan
umum,kepentingan tamu,orang lain dan diri sendiri.
9.Melengkapi laporan dalam Public Area Supervisor Log Book setiap shift.
10.Menjalankan tugas yang diberikan oleh Public Area Housekeeper,atau floor housekeeper.
C. Public Area Section
Publik Area adalah seksi dari housekeeping yang mempunyai tugas dan tanggungjawab
untuk menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan dan kenyamanan seluruh area hotel, baik
yang ada diluar gedung maupun didalam gedung hotel.

Sub Attendant Dalam Publik Area:

1. House man : petugas house keeping yang mengurus kebersihan di area umum dalam
hotel seperti, lobby, rest room, restaurant, banquet room
2. Gardener : petugas housekeeping yang mengurus kebersihan, keindahan dan kerapihan
area umum luar hotel. Seperti, park, garden, merawat bunga
Syarat Seorang Publik Area
Perilaku Dasar
1. Tepat waktu
2. Memiliki rasa hormat terhadap diri, teman dan pimpinan
3. Memiliki loyalitas
4. Menjalankan tugas dengan baik
5. Dapat dipercaya
6. Mengikuti jalur komunikasi
7. Keamanan untuk bekerja sama
8. Motivasi atau self motivation
Sikap Dasar
1. Hubungan kerja yang lebih baik
2. Kepercayaan diri yang lebih besar dengan diri sendiri dan orang lain
3. Meningkatnya tanggung jawab pribadi
4. Meningkatnya pengendalian diri
5. Menghemat waktu dan tenaga
6. Memenuhi kebutuhan masing-masing
Syarat Khusus
1. Bersih dan Rapi
Seorang Publik Area harus berpenampilan bersih dan rapi baik dari pakaian maupun
dari dirinya untuk memberikan citra yang baik terhadap tamu yang dimana PA
berhadapan langsung dengan tamu.
2. Harum
Seorang Publik Area harus harum karena PA akan bertugas di seluruh area tamu
sehingga tidak menggangu tamu dengan bau yang tidak menyenangkan.
3. Cepat dan Tanggap
Seorang Publik Area harus dapat bekerja cepat agar tidak menggangu tamu terlalu lama
dan tanggap terhadap kotoran sehingga tidak ada daerah yang telah dibersihkan ternyata
masih ada kotoran tersisa serta tanggap saat melakukan pembersihan dengan
menggunakan benda berat dan pemasangan tanda-tanda tertentu seperti wet floor agar
tidak membahayakan tamu.
4. Memiliki pengetahuan cukup tentang hotel
Seorang Publik Area harus memiliki pengetahuan yang cukup mengenai hotel terutama
fasilitas-fasilitasnya agar apabila saat ditanya oleh tamu dapat memberikan informasi.
5. Ramah Dan Sopan
Seorang Publik Area harus bersikap sopan dan ramah setiap waktu apalagi saat ditanya
ataupun ingin menggangu sejenak tamu dan ramah terhadap seluruh karyawan agar
membina hubungan baik karena PA selalu akan bekerja berdampingan dengan
departemen lain.
6. Murah Senyum
Seorang Publik Area harus murah senyum agar tamu senang melihat.
7. Rajin Memberikan Salam
Seorang Publik Area harus rajin memberikan salam seperti good morning agar tamu
merasa diperhatikan.
D. Houseman
Houseman adalah petugas yang bertanggung jawab atas kebersihan dan perawatan
keseluruhan lingkungan hotel di dalam ruangan.
Adapun pembagian tugas dari pada seksi ini adalah sebagai berikut :
1.Kelompok kerja pagi (morning shift)
Pekerjaan pembersihan paling banyak dilakukan pada pagi sampai siang hari.jumlah
houseman yang melakukan pembersihan pada pagi sampai siang hari Lebih banyakdilakukan
disbanding malam hari.
2.kelompok kerja sore (evening shift)
Pemeliharaan kebersihan setiap hari dilaksanakan terus menerus dengan
tujuanagar dapat menciptakan suasana bersih,rapi,dan hygiennes.pemeliharaan Kebersihan
pada sore hari dilaksanakan pada kelompok kerja evening shift.
Tugas dari evening shift adalah sebagai berikut:
A. Menjaga dan melanjutkan tugas rutin pada kelompok pagi.
B. Membersihkan dan merapikan seluruh kantor manajemen setelah usai jam kerja.
C. Mengontrol kebersihan lobi,asbak,dan tempat sampah.
3.Kelompok kerja malam (night shift)
Kelompok kerja ini selain membersihkan tempat-tempat tertentu jugamelaksanakan
pembersihan secara menyeluruh. Kegiatan ini disebut generalcleaning dilaksanakan
pada malam hari supaya tidak menggangu hotel lainnya
dan tidak menggangu kenyaman tamu. Kegiatan ini meliputi hal-hal berikut :
A. Pelaksanaan pencucian karpet lobi, restoran dan bar.
B. Pembersihan tangga ,gang dan dinding lobi.
 C. Pembersihan ruang rapat,banquet setelah pesta atau acara selesai.
D. Pembersihan ruang locker karyawan.

E. Gardener
Bagian ini bertanggung jawab atas keseluruhan taman baik yang ada didalam maupun diLuar ho
tel. Ruang terbuka dengan taman yang indah di sebuah hotel sangat diperlukan. Adapun
gunanya adalah untuk memberi kesan yang baik kepada tamu.Disekitar pintu masuk hotel (main
entrance) biasanya dibuat tamanyang di tatasedemikian rupa agar kelihatan menarik. Petugas ta
man (gardener) perlu mengetahui fungsidan nilaiestetika.Gardener dapat berusaha sedemikia
n rupa agar taman kelihatan indah,Menarik dan mempunyai nilai seni.Tugas dan tanggung jaw
ab semua ini ada ditangan chief gardener dan pelaksaantugas dilakukan oleh para gardener. Tuga
s Pekerjaan pokok gardener adalah sebagai berikut:

1.Merawat tanaman dan meliputi

a. Mengelola tanah
b. Memupuk tanaman
c. Menyiram tanaman
d. Memangkas tanaman
2. Mengatur penempatan Tanamam dan pemeliharaan tanaman yang meliputin
a. Menukar tanaman yang ada didalam untuk dibawah ke green house dan di rawat
b. Menempatkan tanaman baru dari green house kedalam pot, boks tanaman atau ke taman
3. Mengembangkan tanaman, tugas ini meliputin
a. Menstek
b. Mencangkok
c. Menaman bibit
d. Membeli tanaman baru
e. Memelihara tanaman yang ada di green house.
Hubungan PA Dengan Seksi Lain Dalam House Keeping
1. Kerjasama dengan Floor Section
a. Memberikan work order kepada PA
b. Membantu sesuai work order yang diterima
2. Kerjasama dengan Linen dan Uniform
A. Menyiapkan seragam yang bersih, rapi dan harum
B. Memperbaiki seragam apabila robek atau rusak
C. Mengambil secara rapi dan meletakkan di tempat yang disediakan seusai memakai seragam
D. Memberitahukan kepada Linen dan Uniform mengenai pakaian yang rusak atau robek.

Kerjasama dengan Laundry Section

1. Membersihkan seragam agar harum dan bersih
2. Membersihkan alat kerja bawaan PA seperti lap
3. Memberitahukan laundry section apabila ada tamu yang ingin laundry
4. Meletakkan alat kerja bawaan seperti lap ke tempat yang disediakan laundry section

Hubungan PA Dengan Seksi Lain Departemen Berbeda

1. Kerjasama dengan waiter
a. Mengambil alat makanan dan minuman yang dipakai tamu di area tamu seperti meja
di lobby dan restaurant
b. Meminta bantuan PA menambah meja dan kursi di restaurant, serta menguranginya
jika tidak perlu lagi.
c. Melaporkan kepada waiter bila ada barang-barang (sendok, piring, gelas dan lain-
lain) yang dipakai oleh tamu agar segera diambil.
d. Menyampaikan kepada waiter, bila ada pemesanan makanan dan minuman dari tamu.
2. Kerjasama dengan banquet
a. Mengirim Banquet Even Order kepada PA untuk membuat lay out di dalam
Banquet Hall atau Meeting Room.
b. Meminta bantuan PA menambah meja dan kursi di Ballroom atau Banquet Hall atau
Meeting Room., serta menguranginya jika tidak perlu lagi.
 c. Memberitahukan PA agar membuka lay out membersihkan ruangan jika event sudah
selesai.
d. Menyediakan, merawat dan menyimpan linen supplies yang digunakan Food and
Beverage Department seperti :
Taplak meja (table cloth)
Serbet makan (napkin)
Alas meja di bawah taplak (multon)
e. Membantu banquet membuat lay out di Banquet Hall.

3. Kerjasama dengan sales marketing

a. Memberitahukan kepada PA, bila akan diadakan confrensi, seminar, lokakarya, rakor
dan lain-lainnya di Conference Hall, Function Room atau Marketing Room.
b. Memberitahukan kepada PA jika ada perubahan jumlah peserta maupun lay out,
menentukan jumlah penataan meja/kursi dalam ruangan.
c. Membersihkan office marketing dan ruangan/function room yang akan digunakan
untuk acara-acara pertemuan.
d. Melakukan perubahan lay out seperti yang dikehendaki oleh tamu yang memesan.

4. Kerjasama dengan Enginnering

a. Perbaikan terhadap mesin-mesin yang digunakan oleh PA.
b. Melaksanakan pekerjaan-pekerjaan yang di kehendaki oleh PA berdasarkan WO
(work order) yang diterima.
c. Memasang alat-alat mesin sebagai sarana kerja Housekeeping Department.
d. Memberitahukan cara-cara pengoperasian alat-alat tersebut serta cara perawatannya.
e. Memasang perlengkapan untuk acara-acara rapat pertemuan dan lain-lain.
f. Melaporkan kerusakan-kerusakan yang terjadi di lingkungan kerja seperti kerusakan
alat-alat kerja, mesin-mesin, dan lain-lain.
g. Membuat dan mengirimkan WO (work order) kepada Engineering Department untuk
perbaikan kerusakan, membuat sarana kerja yang diperlukan oleh Housekeeping
Department.
5. Kerjasama dengan Security
a. Melakukan pengamanan kepada seluruh area kerja PA dan ikut memantau agar tidak
terjadi hal-hal yang tidak diinginkan serta memantau keluar masuknya tamu dari
maupun ke hotel dan mengawasi tamu-tamu yang mencurigakan.
b. Melakukan body checking karyawan-karyawan yang pulang setelah selesai
bertugas dan menangani barang-barang yang hilang.
c. Melaporkan kepada security apabila ada tamu yang mencurigakan, memberitahukan
kepada security bila ada tamu VIP check in, serta kamar-kamar berapa yang akan
ditempati.
d. Memberitahukan security dan melaporkan jika bawaan barang-barang keluar hotel
(khususnya milik housekeeping) untuk keperluan out side carteting, rapat-rapat dan
lain-lain.