PROJECT INITIATION

PERPUSTAKAAN ONLINE
BADAN PERPUSTAKAAN PROVINSI SULAWESI UTARA

DISUSUN OLEH:
NAMA KELOMPOK

PROJECT MANAGER : Stevanus Salmon 15013055

SYSTEM ANALYST : Evander Kristalino 15013035
DESIGNER : Andre V. Japasal 12013068
PROGRAMMER : Aiderman Makakombo 15013020
TESTER : Filisya Yuditha Clemente 15013043
DOCUMENTATOR : Meylan Wongkar 14013016

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS KATOLIK DE LA SALLE MANADO
2017
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... i

PROJECT CHARTER...................................................................................................... 1

KICK-OFF MEETING ..................................................................................................... 3

DOKUMEN KONTROL.................................................................................................. 4

INFO GLOBAL................................................................................................................ 5

A. Permasalahan ........................................................................................................... 5

B. Deskripsi Produk / Servis ........................................................................................ 5

C. Faktor Penentu Keberhasilan ................................................................................... 6

D. Keuntungan yang Diharapkan ................................................................................. 7

E. Teknologi ................................................................................................................. 7

F. Deskripsi Proyek ...................................................................................................... 8

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global .................................................................... 10

H. Resiko .................................................................................................................... 10

I. Batasan .................................................................................................................... 11

J. Asumsi .................................................................................................................... 11

i
 PROJECT CHARTER

Judul Proyek : Perpustakaan Online, Badan Perpustakaan Provinsi

Sulawesi Utara
Tanggal Mulai Proyek : 25 September 2017
Tanggal Akhir Proyek : 27 November 2017
Informasi Anggaran : Badan Perpustakaan Provinsi Sulawesi Utara menganggarkan
dana sebesar RP. 50.000.000,00 untuk membuat perpustakaan online. Dana ini meliputi:
Preparation (Pengaturan schedule pembuatan website & implementasi)
Mapping (Pengumpulan hasil review dan riset minat masyarakat)
Analyst & Design Website (Merancang website)
Prototyping & Programming (coding stage)
Testing & Debugging(uji coba dan penyesuaian)
Implementation (penerapan/praktek lapangan)

Manajer Proyek :Stevanus Salmon (081342298654) stevanussalmon@gmail.com

Tujuan Proyek : Perpustakaan Online Badan Perpustakaan Provinsi Sulawesi

Utara dibuat dengan tujuan untuk mempermudah proses peminjaman dan penyimpanan
buku, serta menarik minat masyarakat untuk meminjam buku di Perpustakaan Provinisi
Sulawesi Utara. Dalam perpustakaan onilne terdapat fitur fitur yang disediakan adalah
: modul data buku, modul penyewa, modul transaksi dan modul laporan.

Kriteria Utama Keberhasilan Proyek : Proyek terselesaikan sesuai dengan dana,

waktu yang di tentukan, dan sesuai dengan tujuan proyek ada.

Pendekatan :
Melakukan pertemuan dengan pihak Perpustakaan Provinsi Sulawesi Utara
untuk mendapatkan persyaratan yang diperlukan dalam pengembangan website
Perpustakaan Online
Melakukan review terhadap kinerja perpustakaan dan melakukan riset terhadap
minat masyarakat tentang perpustakaan.
Membangun website menggunakan metode prototype, mengumpulkan umpan
balik dari user.

1
 Peranan dan Tanggung Jawab

Nama Peranan Posisi Informasi Kontak

Immanuela
Sponsor Sponsor isaputro@unikadelasallle.ac.id
Saputro,S.Si,M.T
Project
Stevanus Salmon Project Manager stevanussalmon@gmail.com
Manager
Evander
Anggota tim System Analyst 15013035@unikadelasalle.ac.id
Kristalino
Aiderman
Anggota tim Programmer 15013020@unikadelasalle.ac.id
Makakombo
Andre V. Japasal Anggota tim Designer 12013068@unikadelasalle.ac.id
Filisya Y.
Anggota tim Tester 15013043@unikadelasalle.ac.id
Clemente
Meylan Wongkar Anggota tim Documentator 14013016@unikadelasalle.ac.id

Tanda Tangan :

Komentar : (jika ada)

2
 KICK-OFF MEETING
[18 September 2017]

Nama Proyek : Perpustakaan Online

Tujuan Rapat : Merencanakan pembuatan website Perpustakaan Online
Agenda :
1. Menentukan sponsor
2. Menentukan anggota tim
3. Menentukan schedule, anggaran dan tujuan
4. Membicarakan goals
5. Menentukan modul dan fitur didalamnya

Daftar Pelaksanaan Penugasan Tanggal

Menentukan schedule Project Manager 24 September 2017
Membicarakan anggaran Project Manager dan 25 September 2017
dan tujuan dengan sponsor anggta tim
Melakukan riset System Analyst 02 Oktober 2017

3
 DOKUMEN KONTROL

Daftar Perbaikan Dokumen

Tanggal Penulis Versi Referensi

18-9-2017 Meylan Wongkar 1.0 Project Charter

Kick-off Meeting
26-9-2017 Meylan Wongkar 2.0 Project Initiation

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Immanuela Saputro,S.Si,M.T Pemilik Proyek

4
 INFO GLOBAL

Nama Proyek : Perpustakaan Online

Pemilik Proyek : Immanuela Saputro,S.Si,M.T
Manajer Proyek : Stevanus William Salmon
Global Proyek
: Membangun website perpustakaan online Badan
Deskripsi Singkat
Perpustakaan Provinsi Sulawesi Utara
: -
Predecessor
: -
Successor

A. Permasalahan

Beberapa masalah yang terjadi di dalam perusahaan:

Kurangnya minat masyarakat untuk datang meminjam buku
Koleksi buku kurang lengkap
Kondisi infrastruktur perpustakaan tidak memadai
Pendataan daftar peminjam buku kurang jelas
Terdapat buku yang belum terdigitalisasi

B. Deskripsi Produk / Servis

1. Modul data buku

Berfungsi untuk mempermudah dalam pendataan buku berdasarkan nama
penulis, penerbit, dan tahun terbit serta mendata koleksi buku dan e-book
terbaru yang belum ada sebelumnya.
2. Modul penyewa
Berfungsi untuk menampung data pribadi peminjam buku dan e-book
3. Modul transaksi
Berfungsi untuk mengatur semua proses transaksi penyewaan yang ada dalam
website.
4. Modul laporan
Berfungsi untuk menampilkan laporan peminjaman buku dan e-book

5
C. Faktor Penentu Keberhasilan

Tuliskan dalam bentuk list berdasarkan analisis SWOT. Bagi sesuaikan dengan
kategorinya (S), (W), (O), (T)
1. Strength/kekuatan
Terdapat berbagai macam jenis buku
Staff perpustakaan sudah melek teknologi
Perpustakaan terletak ditengah kota yang memungkinkan perpustakaan
gampang dijangkau dengan berbagai angkutan umum yang ada.
Memberikan kemudahan kepada peminjam buku
Proses peminjaman buku menjadi lebih menarik dan kreatif
2. Weakness/kelemahan
Koleksi buku yang ada masih terbatas
Perpustakaan tidak buka 24 jam
Pendataan peminjam buku belum terdigitalisasi
Laporan penyewaan buku belum terdigitalisasi
Koleksi buku tidak terawat dengan baik
3. Oppourtunity/peluang
Meningkatkan minat masyarakat di kota Manado untuk meminjam buku di
Perpustakaan
Belum ada perpustakaan lain (khususnya di Kota Manado) yang menggunakan
sistem seperti ini dalam mengatur proses penyewaan buku.
Proses pencarian buku lebih cepat
4. Threat/ancaman
Adanya persaingan dengan toko toko buku yang ada di Provinsi Sulawesi
Utara
Adanya toko buku seperti Gramedia, Amazone yang juga menjual buku secara
online
Google scholar dan juga google books menjadi alasan masyarakat tidak lagi
meminjam buku di perpustakaan
Ketertarikan masyarakat untuk meminjam buku di Perpustakaan sangat
kurang, karena didukungnya perkembangan teknologi yang ada masyarakat
lebih mengandalkan mencari informasi yang di internet

6
D. Keuntungan yang Diharapkan

Keuntungan bagi perusahaan :

1. Lebih banyak peminat
2. Meminimalisirkan SDM/staff
Keuntungan bagi karyawan :
1. Proses pendataan menjadi lebih mudah
2. Menambah keterampilan
3. Mempermudah dalam proses pencarian

E. Teknologi

Software yang digunakan :

1. Server :
XAMPP
Atom
Domain
HeidiSQL
Microsoft Word Dan Microsoft Excel 2016
Nitro Pro 9
2. Client :
Atom
Adobe Photoshop CS6
Microsoft Word 2016
Nitro Pro 9
Hardware yang digunakan :
1. Server :
PC (admin)
2. Client :
PC (user)
Handphone

7
F. Deskripsi Proyek

Maksud dan Tujuan Proyek

Perpustakaan Online Badan Perpustakaan Provinsi Sulawesi Utara dibuat

dengan tujuan untuk mempermudah proses peminjaman dan penyimpanan buku,
serta menarik minat masyarakat untuk meminjam buku di Perpustakaan Provinisi
Sulawesi Utara. Dalam perpustakaan onilne terdapat fitur fitur yang disediakan
adalah : modul data buku, modul penyewa, modul transaksi dan modul laporan.

Hasil yang Diinginkan

Website ini diharapkan dapat mempermudah proses peminjaman dan

penyimpanan buku, serta menarik minat masyarakat khususnya pelajar agar lebih
tertarik untuk meminjam buku di Perpustakaan Provinisi Sulawesi Utara.

Jadwal & Milestones (Penanda Pekerjaan)

Tabel Tabel Penjadwalan
Waktu Kegiatan Penugasan
Tanggal , 25 september Melakukan observasi dengan cara
26 september 2017 membagikan kuisioner dengan ke
empat sekolah di Kota Manado
yang nantinya hasil kuisioner - Project
tersebut akan menjadi bahan Manager
pertimbangan dalam pembuatan - Staff non -
website. Sasaran utama dalam personil
pembuatan website ini
dikhususkan kepada siswa/i di
Kota Manado.
Tanggal, 27 september Mengkalkulasikan semua hasil
- System
2017 observasi yang telah dilakukan
analyst
sebelumnya.
Tanggal, 28 september Pertemuan pertama atau meeting
29 september 2017 pertama yang dilakukan untuk
- Documentator
mengulas hasil kalkulasi observasi
yang telah dilakukan.
Tanggal, 02 oktober 13 Proses desain website dan fitur
- Designer
oktober 2017 fitur yang ada

8
 Waktu Kegiatan Penugasan
Tanggal, 16 oktober 17 Proses coding stage website.
- Programmer
november 2017
Tanggal, 20 november Melakukan pertemuan atau
2017 meeting kedua untuk
- Documentator
mengevaluasi website yang telah
di desain dan di code.
Tanggal, 21 november Melakukan tes website yang telah
- Semua
24 november 2017 jadi dan melakukan evaluasi apa
anggota tim
masih terdapat kesalahan dan
- Staff non -
butuh perbaikan sebelum
personil
digunakan.

Estimasi / Perkiraan Biaya

Estimasi biaya adalah Rp. 50.000.000,00

1. Estimasi biaya observasi minat masyarakat dan juga kalkulasi hasil observasi
selama dua hari diperkirakan sebesar Rp.375.000,00.-
2. Estimasi biaya untuk meeting pertama untuk membahas tentang hasil observasi
yang telah dilakukan sebelumnya adalah sebesar Rp.200.000,00.-
3. Estimasi biaya desain website untuk 10 hari kerja diperkirakan sebesar
Rp.8.000.000,00.-
4. Estimasi biaya programming untuk 25 hari kerja diperkirakan sebesar
Rp.10.000.000,00.-
5. Estimasi biaya untuk meeting kedua untuk membahas tentang website yang telah
selesai di desain dan di code, sebesar Rp.200.000,00.-
6. Estimasi biaya untuk testing website yang telah dibuat selama 5 hari kerja
diperkirakan sebesar Rp.1.225.000,00.-

Estimasi Sumberdaya yang Diperlukan

1. Estimasi sumberdaya yang diperlukan enam orang teknisi.

2. Sumber daya non personil

9
G. Perencanaan Aktivitas Secara Global

No. Deskripsi Aktivitas Jumlah Estimasi Biaya Milestone

Aktivit Hari
as
1. Observasi minat 1 Hari Rp.375.000,00.-
masyarakat
2. Kalkulasi hasil observasi 1 Hari -
3. Meeting (pertama) 1 Hari Rp.200.000,00.-
- Membahas
tentang hasil
observasi
4. Desain website 10 Hari Rp. 8.000.000g,00.-
5. Programming 25 Hari Rp.10.000.000,00.-
6. Meeting (kedua) 1 Hari Rp.200.000,00.-
- Membahas
tentang
keseluruhan
website yang
telah dibuat
7. Testing dan debugging 6 Hari Rp.1.225.000,00.-
Rp.50.000.000,00.-
TOTAL 45 Hari
(- Rp.20.000.000,00.- )

H. Resiko

Resiko dari penambahan hari dan penambahan modul, yaitu biaya operasional
mengalami pembengkakkan dan tidak sesuai dengan rencana awal, dan proyek
membutuhkan waktu yang lebih panjang dari waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

10
I. Batasan

Dalam proyek ini tidak terdapat pemeliharaan, karena proyek ini bersifat
sementara.
Buku yang akan diupdate pada website, hanya buku yang ada pada
perpustakaan.
Website yang akan dibangun tidak bersifat bilingual, karena hanya
menggunakan Bahasa Indonesia.
Pada website ini terdapat batasan yaitu pengguna tidak bisa menambahkan
atau menggunggah buku hasil karya mereka.
batasan proyek secara umum, misalnya pembangunan dan pemeliharaan sistem
hanya sampai kurun waktu tiga bulan.

J. Asumsi

1. Pengadaan perangkat keras dan perangkat lainnya disediakan langsung oleh

perusahaan
2. Sumber daya non personil sudah tersedia sesuai dengan spesifikasi proyek
3. Perubahan struktur organisasi tidak mempengaruhi kelangsungan proyek.
4. Proyek diperkirakan akan diselesaikan sesuai dengan tenggat waktu yang diberikan
oleh perusahaan.

11