PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PERSEDIAAN BARANG
“ELECTROLUX AUTHORIZED SERVICE CV. MOMENTUM TEKNIK”

DEWI SAWITRI
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Gunadarma
dewi_aquopio2408@yahoo.com

ABSTRAK
Penelitian ini membahas tentang permasalahan sistem inventory yang dimiliki
“Electrolux Authorized Service CV. Momentum Teknik” yang menggunakan
pendokumentasian data barang masuk dan barang keluar secara manual sehingga
membuat lambatnya kinerja perusahaan. Data-data tersebut tidak terintegrasi dan
tidak terkonsolidasi. Karena itu dibuat perancangan sistem informasi manajemen
persediaan barang secara komputerisasi dan terintegrasi agar mempercepat kinerja
perusahaan. Guna menerapkan perancangan tersebut, maka digunakan metode
System Development Life Cycle (SDLC) mulai dari perencanaan sistem hingga
tahap perancangan sistem yang rinci, mencakup perancangan database,
perancangan kontrol, perancangan input output, hingga teknologinya.
Kata kunci : Informasi, Manajemen, Perancangan, Persediaan Barang, Sistem.

PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi khususnya teknologi informasi
berbasis komputer dewasa ini, dirasa sangat pesat dan hal ini berpengaruh
terhadap aspek pekerjaan. Hampir semua perusahaan dalam hal pengambilan
keputusan, penyebaran informasi, peningkatan efektifitas pekerjaan dan pelayanan
telah menggunakan sistem informasi komputer. Bagi suatu perusahaan yang
sedang berkembang seperti pada Electrolux Authorized Service CV. Momentum
Teknik sebagai suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbaikan dan
pemeliharaan alat-alat rumah tangga, tentunya memiki suatu sistem inventory
yang berguna untuk mengelola persediaan suku cadang. Namun
pendokumentasian yang digunakan saat ini secara manual sehingga menimbulkan
kendala dalam kinerja perusahaan.
 2

Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian yang hendak dicapai adalah untuk :
a. Memodelkan atau merancang sistem inventory menggunakan pendekatan
berorientasi obyek.
b. Mengembangkan sistem inventory yang telah ada menjadi lebih terintegrasi
dan terkonsolidasi dengan sistem yang terkomputerisasi.

TINJAUAN PUSTAKA
Konsep Persediaan
Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang
yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan
datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah
jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi
disimpan sebelum digunakan atau dimasukkan ke dalam proses produksi,
sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual
atau dipasarkan. Dengan demikian setiap perusahaan yang melakukan kegiatan
usaha umumnya memiliki persediaan.
Perusahaan yang melakukan kegiatan produksi (industri manufaktur) akan
memiliki tiga jenis persediaan, yaitu :
(1) Persediaan bahan baku dan penolong.
(2) Persediaan bahan setengah jadi.
(3) Persediaan barang jadi.
Sedangkan perusahaan perdagangan minimal memiliki satu jenis
persediaan, yaitu persediaan barang dagangan. Adanya berbagai macam
persediaan ini menuntut pengusaha untuk melakukan tindakan yang berbeda untuk
masing-masing persediaan, dan ini akan sangat terkait dengan permasalahan lain
seperti masalah peramalan kebutuhan bahan baku serta peramalan penjualan atau
permintaan konsumen. Bila melakukan kesalahan dalam menetapkan besarnya
persediaan maka akan berdampak ke masalah lain, misalnya tidak terpenuhinya
permintaan konsumen atau bahkan berlebihan persediaan sehingga tidak
 3

semuanya terjual, timbulnya biaya ekstra penyimpanan atau pesanan bahan dan
sebagainya.
Persediaan merupakan suatu model yang umum digunakan untuk
menyelesaikan masalah yang terkait dengan usaha pengendalian bahan baku
maupun barang jadi dalam suatu aktifitas perusahaan. Ciri khas dari model
persediaan adalah solusi optimalnya difokuskan untuk menjamin pesediaan
dengan biaya yang serendah rendahnya.
Menurut Ristono (2009) inventory atau persediaan adalah suatu teknik
untuk manajemen material yang berkaitan dengan persediaan. Manajemen
material dalam inventory dilakukan dengan beberapa input yang digunakan yaitu :
permintaan yang terjadi (demand) dan biaya-biaya yang terkait dengan
penyimpanan, serta biaya apabila terjadi kekurangan persediaan (shortage).
Secara teknis, inventory adalah suatu teknik yang berkaitan dengan
penetapan terhadap besarnya persediaan bahan yang harus diadakan untuk
menjamin kelancaran dalam kegiatan operasi produksi, serta menetapkan jadwal
pengadaan dan jumlah pemesanan barang yang seharusnya dilakukan oleh
perusahaan. Penetapan jadwal dan jumlah pemesanan yang harus dipesan
merupakan pernyataan dasar yang harus terjawab dalam pengendalian persediaan.
Pengendalian pengadaan persediaan perlu diperhatikan karena berkaitan
langsung dengan biaya yang harus ditanggung perusahaan sebagai akibat adanya
persediaan. Oleh sebab itu, persediaan yang ada harus seimbang dengan
kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan
perusahaan menanggung risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi
disamping biaya investasi yang besar. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan
akan berakibat terganggunya kelancaran dalam proses produksinya. Oleh
karenanya diharapkan terjadi keseimbangan dalam pengadaan persediaan
sehingga biaya dapat ditekan seminimal mungkin dan dapat memperlancar
jalannya proses poduksi.
Menurut Ristono (2009) beberapa pengertian persediaan menurut para ahli
adalah sebagai berikut :
 4

 Suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari part atau
bagian, bahan baku dan barang hasil produksi, sehingga perusahaan dapat
melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan
pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien.
 Serangkaian kebijakan dengan sistem pengedalian yang memonitor tingkat
persediaan yang harus dijaga kapan persediaan harus diisi dan berapa
pesanan yang harus dilakukan.

Berdasarkan kedua pengertian di atas, maka dapat diambil kesimpulan

bahwa pengertian pengendalian persediaan merupakan suatu usaha memonitor
dan menentukan tingkat komposisi bahan yang optimal dalam menunjang
kelancaran dan efektifitas serta efisiensi dalam kegiatan perusahaan.

Faktor Biaya Persediaan

Dikarenakan persediaan merupakan salah satu faktor yang menentukan
kelancaran produksi dan penjualan, maka persediaan harus dikelola secara tepat.
Dalam hal ini perusahaan harus dapat menentukan jumlah persediaan optimal,
sehingga di satu sisi kontinuitas produksi dapat terjaga dan pada sisi lain
perusahaan dapat memperoleh keuntungan, karena perusahaan dapat memenuhi
setiap permintaan yang datang. Karena persediaan yang kurang akan sama tidak
baiknya dengan persediaan yang berlebihan, sebab kondisi keduanya memiliki
beban dan akibat masing-masing.
Bila persediaan kurang, maka perusahaan tidak akan dapat memenuhi
semua permintaan sehingga akibatnya pelanggan akan kecewa dan beralih ke
perusahaan lainnya. Sebaliknya, bila persediaan berlebih, ada beberapa beban
yang harus ditanggung, yaitu :
1. Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan
maka akan semakin besar biaya penyimpanannya.
2. Risiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka
risiko kerusakan barang semakin tinggi.
 5

3. Risiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan “out of

date” atau ketinggalan jaman.

Tujuan Pengelolaan Persediaan

Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan
sudah tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Pengendalian persediaan yang
dijalankan adalah untuk menjaga tingkat persediaan pada tingkat yang optimal
sehingga diperoleh penghematan-penghematan untuk persediaan tersebut. Hal
inilah yang dianggap penting untuk dilakukan perhitungan persediaan sehingga
dapat menunjukkan tingkat persediaan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat
menjaga kontinuitas produksi dengan pengorbanan atau pengeluaran biaya yang
ekonomis.
Dengan demikian yang dimaksud dengan pengelolaan persediaan adalah
“Kegiatan dalam memperkirakan jumlah persediaan (bahan baku dan penolong)
yang tepat, dengan jumlah yang tidak terlalu besar dan tidak pula kurang atau
sedikit dibandingkan dengan kebutuhan atau permintaan”. Dari pengertian
tersebut, maka tujuan pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut :
1. Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan
cepat (memuaskan konsumen).
2. Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak
mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses
produksi, hal ini dikarenakan alasan :
 Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka
sehingga sulit untuk diperoleh.
 Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang
dipesan.
3. Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan
laba perusahaan.
4. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari, karena dapat
mengakibatkan biaya menjadi besar.
 6

5. Menjaga supaya penyimpanan dalam emplacement tidak besar-besaran,

karena mengakibatkan biaya menjadi besar.
Dari beberapa tujuan pengendalian di atas maka dapat disimpulkan bahwa tujuan
pengendalian persediaan adalah untuk menjamin terdapatnya persediaan sesuai
kebutuhan. Ada dua macam kelompok bahan baku, yaitu :
1. Bahan baku langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk dan
merupakan bagian dari barang jadi yang biasanya dengan mudah bisa
ditelusuri dari biaya barang jadi tersebut. Jumlah bahan baku langsung
bersifat variabel, artinya sangat bergantung atau dipengaruhi oleh besar
kecilnya volume produksi atau perubahan output.
Contoh :
 Kain adalah bahan baku industri garment atau pakaian jadi.
 Tepung terigu adalah bahan baku pabrik roti.
2. Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang
dipakai dalam proses produksi, tetapi sulit untuk menelusuri biayanya
pada setiap barang jadi. Contoh :
 Benang adalah bahan baku tak langsung yang digunakan dalam
industri garment.
 Garam dan ragi adalah bahan baku tak langsung pembuatan roti.

Faktor yang Menentukan Persediaan

Yang menjadi masalah bagi perusahaan adalah bagaimana menentukan
persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor yg
mempengaruhi besar kecilnya persediaan. Sebenarnya perlu dibedakan antara
persediaan bahan baku dan bahan jadi, namun yang dimaksud dengan persediaan
dalam kaitannya dengan kegiatan produksi adalah bahan baku dan penolong.
Besar kecilnya persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi oleh
faktor :
1. Volume atau jumlah yang dibutuhkan, yaitu yang dimaksudkan untuk
menjaga kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. Semakin banyak
 7

jumlah bahan baku yang dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat
persediaan bahan baku.
2. Kontinuitas produksi tidak terhenti, diperlukan tingkat persediaan bahan
baku yang tinggi dan sebaliknya.
3. Sifat bahan baku, apakah cepat rusak (durable goods) atau tahan lama
(undurable good).
Sedangkan untuk bahan baku yang memiliki sifat tahan lama, maka tidak ada
salahnya menyimpannya dalam jumlah besar. Agar kontinuitas produksi tetap
terjaga, maka untuk berjaga-jaga perusahaan sebaiknya memiliki apa yang
dinamakan dengan persediaan cadangan (safety stock). Persediaan cadangan atau
disebut pula persediaan pengaman adalah persediaan minimal bahan baku yang
harus dipertahankan untuk menjaga kontinuitas produksi.

Jenis Persediaan
Pembagian jenis persediaan dapat berdasarkan proses manufaktur yang
dijalani dan berdasarkan tujuan. Pembagian berdasarkan proses manufaktur, maka
persediaan dibagi dalam tiga kategori, yaitu :
1. Persediaan bahan baku.
2. Persediaan bahan setengah jadi.
3. Persediaan barang jadi.
Pembagian jenis persediaan berdasarkan tujuannya, terdiri dari :
1. Persediaan pengamanan (safety stock).
Persediaan pengaman atau sering pula disebut safety stock adalah
persediaan yang dilakukan untuk mengantisipasi unsur ketidakpastian
permintaan dan penyediaan. Apabila persediaan pengaman tidak mampu
mengantisipasi ketidakpastian tersebut, maka akan terjadi kekurangan
persediaan (stockout).
Faktor-faktor yang menentukan besarnya safety stock adalah :
a. Penggunaan bahan baku rata-rata.
 8

Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku

selama periode tertentu, khusunya selama periode pemesanan
adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya.
b. Faktor waktu.
Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya
pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan
yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan.
c. Persediaan antisipasi.
Persediaan antisipasi disebut sebagai stabilization stock merupakan
persediaan yang dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
yang sudah dapat diperkirakan sebelumnya.
d. Persediaan dalam pengiriman (transit stock).
Persediaan dalam pengiriman disebut work-in process stock adalah
persediaan yang masih dalam pengiriman, yaitu :
 External transit stock adalah persediaan yang masih
berada dalam transportasi.
 Internal transit stock adalah persediaan yang masih
menunggu untuk diproses atau menunggu sebelum
dipindahkan.

Faktor Penentu Safety Stock

Faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya safety stock adalah
sebagai berikut :
1. Risiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh :
a. Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan,
apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah
ditetapkan dalam kontrak pembelian.
b. Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku untuk produksi.
2. Biaya simpan di gudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan.
 9

3. Sifat persaingan. Persaingan yang terjadi antar perusahaan dapat

ditentukan dari kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan pelanggan,
maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar.

METODE PENELITIAN
Objek Penelitian
Objek penelitian ini adalah Electrolux Authorized Service CV. Momentum
Teknik yang ada di wilayah Jakarta Selatan, tepatnya di Jalan Warung Buncit
Raya No.59. Perusahaan ini bergerak di bidang pelayanan purna jual alat-alat
rumah tangga.

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
a. Observasi. Teknik ini mendeskripsikan secara rinci mengenai hasil
pengamatan dari kegiatan operasional sehari-hari yang berlangsung di
perusahaan tersebut, partisipan yang terlibat dan interaksi yang terjadi antara
sistem dan partisipan.
b. Wawancara. Teknik ini digunakan untuk mendapatkan data primer melalui
wawancara dengan narasumber. Tujuannya adalah untuk mengetahui
kebutuhan pengguna.
c. Dokumentasi. Teknik ini digunakan untuk mengumpulkan dokumen-
dokumen yang berkaitan dengan masalah persediaan barang.

HASIL DAN PEMBAHASAN

Gambaran Umum Perusahaan

Electrolux adalah suatu perusahaan Internasional yang memproduksi alat-

alat rumah tangga yang memudahkan kita untuk melakukan pekerjaan rumah
tangga (contohnya : mencuci baju, memasak makanan, menyimpan makanan, dan
lain-lain). Adapun produk-produk yang diproduksi dan dipasarkan oleh Electrolux
antara lain : Vacuum Cleaner (penghisap debu), Mesin Cuci, Kompor Gas, Lemari
 10

Pendingin, Cofee Maker, Juicer, Blender, Cooker Hood dan produk-produk

lainnya.

Semakin tingginya kebutuhan masyarakat akan barang-barang rumah

tangga dan pelayanan purna jualnya (perbaikan dan pemeliharaan produk), maka
didirikan CV. Momentum Teknik sebagai pusat layanan purna jual Electrolux
untuk wilayah Jakarta Selatan (Electrolux Authorized Service) yang berada di
bawah lisensi PT. Electrolux Indonesia.

Perusahaan yang didirikan oleh Bapak Sumardo Bambang Iswahyudi ini

mulai beroperasi sejak 1 April 2005 dengan berpersonilkan 1(satu) orang manajer,
2 (dua) orang teknisi, dan sampai saat ini CV. Momentum Teknik telah memiliki
1(satu) orang manajer, 1 (satu) orang supervisor, 1 (satu) orang administrasi, 1
(satu) orang customer care officer dan 8 (delapan) orang teknisi.

Struktur Organisasi yang Digunakan

Adapun struktur organisasi pada CV. Momentum Teknik, yang terdiri atas
Manajer, supervisor, administrasi umum, customer care officer dan delapan orang
teknisi. Gambar 1 berikut adalah struktur organisasi dari perusahaan tersebut :

Gambar 1. Struktur Organisasi CV. Momentum Teknik.

Stuktur Organisasi yang Diajukan

Struktur organisasi memiliki kaitan erat dengan sistem yang akan diajukan
karena berkaitan erat dengan tugas dan fungsionalitas dari masing-masing pihak
 11

pada tingkatan manajemen informasi di dalam perusahaan tersebut. Gambar 2

adalah struktur organisasi yang diajukan.

Gambar 2. Struktur Organisasi yang Diajukan.

Tugas dan fungsi dari struktur organisasi yang diajukan pada perusahaan
tersebut terlihat pada tabel 1 berikut ini :
Tabel 1. Pembagian Tugas dan Fungsi Struktur Organisasi.
Manajer Merencanakan apa yang akan dilakukan oleh perusahaan di
kemudian hari.
Mengorganisasikan untuk mencapai apa yang direncanakan.
Menyusun organisasi dengan sumber daya yang tepat.
Mengarahkan untuk melaksanakan sesuai dengan rencana.
Mengendalikan sumber daya agar tetap beroperasi secara
optimal.
Supervisor Mengendalikan, merealisasikan rencana perusahaan, dan
memastikan agar tujuan perusahaan tercapai.
Mendistribusikan pekerjaan kepada tiap teknisi dan
mengarahkan mereka supaya bekerja secara optimal.
Finance Mengendalikan pengeluaran dan pemasukan uang perusahaan.
Membuat laporan Pemasukan, Pengeluaran dan Retur barang
 12

Membuat laporan keuangan perusahaan.

Customer Care Melayani keluhan dari para pelanggan atas produk Electrolux.
Officer Memasukan data pelanggan.
Membuat jadwal kunjungan teknisi.
Administrasi Mendokumentasikan setiap transaksi barang masuk, keluar
Gudang dan retur dari pegawai.
Membuat laporan transaksi barang masuk, keluar dan retur
dari pegawai.
Menyimpan dan mengatur penempatan barang.
Administrasi Mendokumentasikan setiap transaksi barang masuk, keluar
Umum dan retur ke supplier.
Membuat laporan transaksi barang masuk, keluar dan retur ke
supplier.
Menghubungi suppplier untuk memesan barang.
Deliveryman Mengirim barang dari suppplier.
Mengambil atau mengantar unit customer yang akan atau telah
diperbaiki di workshop.
Helper Membantu setiap pekerjaan deliveryman.
Membersihkan kantor.
Teknisi Memperbaiki unit Electrolux milik pelanggan yang rusak.
Membuat laporan atas unit pelanggan yang diperbaiki.

Sistem Inventory (Persediaan Barang) yang Digunakan

Proses Terjadinya Pemesanan dan Pengiriman Barang yang Digunakan
Berjalannya sistem persediaan barang bermula saat terjadinya pemesanan
barang untuk persediaan di gudang. Pemesanan barang dimulai saat supervisor
melakukan pemeriksaan barang di gudang dan apabila setelah dilakukan
pemeriksaan terdapat barang yang sudah habis persediaannya atau berada di
bawah standar persediaan, maka supervisor menyerahkan rincian permintaan
barang kepada bagian administrasi umum untuk pemesanan barang tersebut.
 13

Kemudian bagian administrasi umum membuat surat pesanan barang yang

ditujukan kepada supplier. Setelah surat pesanan barang tersebut diterima oleh
supplier dan jika stok barang tersebut tersedia, maka supplier membuat surat
pengiriman barang yang dilengkapi dengan faktur. Lalu supplier mengirimkan
barang tersebut beserta surat kelengkapannya ke bagian administrasi umum. Surat
kelengkapan pengiriman barang tersebut didokumentasikan oleh bagian
administrasi umum secara manual (tidak menggunakan komputer) kemudian
menyerahkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya kepada supervisor
untuk didokumentasikan dan disimpan. Supervisor membuat laporan tentang
pemasukkan barang kepada manajer setiap bulan.
Analisa dari sistem pemesanan dan pengiriman barang ini memiliki
kelemahan sebagai berikut :
 Tidak adanya administrasi gudang sehingga mengakibatkan tugas dan
fungsi dari supervisor menjadi tidak maksimal.
 Tidak adanya finance yang berakibat tidak terkontrolnya pengeluaran
perusahaan dengan baik.
 Pendokumentasian surat kelengkapan pengiriman barang tersebut
dilakukan secara manual (tidak menggunakan komputer), sehingga akan
membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pencarian data barang
yang terdapat di gudang. Hal ini tentunya akan menghambat proses
pemasukan barang serta pencatatannya.
 Terdapatnya suatu kekuasaan penuh atas barang tersebut oleh supervisor
yang mengakibatkan tidak diperlukannya pemeriksaan dan validasi dari
manajer untuk proses pemesanan barang. Dengan sistem ini sangat besar
kemungkinan terdapat penyimpangan dari kekuasaan yang dimiliki oleh
supervisor.

Proses Terjadinya Penjualan Barang yang Digunakan

Proses berikutnya dari sistem persediaan barang adalah proses pengeluaran
barang dimana pemesanan barang (spare part) oleh teknisi merupakan awal dari
proses ini. Pemesanan barang oleh teknisi harus terlebih dahulu mendapatkan
 14

validasi dari supervisor itu sendiri. Apabila pesanan barang yang dipesan oleh
teknisi tersebut disetujui dan masih terdapat persediaannya, maka proses
selanjutnya adalah penyerahan barang dari supervisor ke teknisi yang
bersangkutan. Setelah teknisi menerima barang tersebut, teknisi kemudian
memasangkannya pada unit yang akan diperbaiki lalu menyerahkan faktur serta
laporan kepada bagian adminstrasi umum. Bagian administrasi umum kemudian
mendokumentasikan faktur yang diterima dari teknisi dan melaporkannya kepada
supervisor. Supervisor membuat laporan tentang pengeluaran barang kepada
manajer setiap bulan.
Analisa dari sistem penjualan memiliki kelemahan yang sama dengan
kelemahan yang terdapat pada sistem pemesanan dan pengiriman barang.

Sistem Inventory (Persediaan Barang) yang Diajukan

Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang
yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan
datang. Oleh sebab itu dirancang sistem informasi manajemen persediaan barang
yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan pelayanan purna
jual, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan.
Persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan
yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung risiko
kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang
besar serta akan menambah daftar persediaan barang death stock. Tetapi jika
terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam
kegiatan pelayanan purna jual.

Proses Terjadinya Pemesanan dan Pengiriman Barang

Berjalannya sistem persediaan barang bermula saat terjadinya pemesanan
barang untuk persediaan di gudang. Pemesanan barang dimulai saat bagian teknisi
memeriksa unit customer dan mendapatkan adanya barang yang harus diganti,
kemudian teknisi memberikan penawaran kepada customer. Apabila customer
 15

setuju maka teknisi akan memberikan laporan harian kepada administrasi umum.
Setelah itu administrasi umum menyerahkan salinan penawaran kepada
administrasi gudang. Apabila spare part yang diminta tidak ada di gudang maka
spare part tersebut dimasukkan dalam laporan kebutuhan spare part untuk
kemudian diserahkan kepada bagian finance untuk dianalisa. Apabila disetujui
maka finance akan membuat stock requisition, validasi dan menyerahkan stock
requisition tersebut kepada manajer untuk divalidasi. Setelah itu stock requisition
dikembalikan kepada finance, kemudian finance menyerahkan salinan stock
requisition kepada adminsitrasi gudang untuk disimpan dan administrasi umum
untuk pemesanan barang. Administrasi umum memesan barang tersebut ke
supplier. Setelah barang pesanan disiapkan supplier maka bagian deliveryman
mendatangi supplier untuk memeriksa barang dan surat kelengkapan terlebih
dahulu, setelah itu barang dibawa dan diserahkan kepada administrasi gudang.
Kemudian ditandatangani oleh administrasi gudang setelah diperiksa oleh
keduanya. Setelah itu, administrasi gudang menata barang di gudang kemudian
memasukkan data barang masuk dan menulis pada stock card. Setelah itu
administrasi gudang menyerahkan salinan delivery order, salinan faktur dan
salinan stock requisition kepada administrasi umum. Kemudian administrasi
umum juga menyerahkan salinan delivery order dan salinan faktur kepada
finance. Setelah itu, Administrasi umum memasukan data barang masuk.
Kemudian adminstrasi umum dan administrasi gudang menyerahkan laporan
bulanan kepada finance, finance menyerahkan laporan bulanan kepada manajer.

Proses Terjadinya Penjualan Barang

Sistem penjualan barang bermula saat administrasi gudang mencocokkan
barang masuk dengan form penawaran. Kemudian administrasi gudang
menyerahkan salinan form penawaran kepada customer care officer untuk
dibuatkan jadwal kunjungan customer oleh teknisi. Kemudian customer care
officer menyerahkan form penawaran dan service order kepada supervisor.
Kemudian supervisor menyerahkan form penawaran dan service order kepada
teknisi. Kemudian teknisi meminta form part kosong yang telah divalidasi oleh
 16

administrasi umum, diisi oleh teknisi dan diserahkan kepada administrasi gudang.
Administrasi gudang memeriksa dan menyiapkan barang sesuai dengan form part
lalu memvalidasi form part tersebut kemudian menyerahkan salinan form part
kepada administrasi umum dan salinan form part serta spare part yang diminta
kepada teknisi. Kemudian teknisi menjual spare part tersebut kepada customer.
Customer dan teknisi menandatangani service order, customer menyerahkan
service order dan uang pembayaran kepada teknisi, setelah itu teknisi memberikan
salinan service order berwarna putih kepada customer. Kemudian teknisi
mencatat laporan pekerjaan di buku laporan lalu menyerahkan salinan service
order, buku laporan dan uang pembayaran kepada administrasi umum untuk
dianalisa dan divalidasi, service order yang berwarna kuning diserahkan kepada
teknisi sedangkan service order berwarna merah diserahkan kepada customer care
officer. Lalu customer care officer memasukkan data. Kemudian teknisi
melaporkan dan menyerahkan salinan service order, salinan form part dan spare
part yang diretur kepada administrasi gudang. Kemudian administrasi gudang
memperbaharui form part, memasukkan data penjualan dan retur barang pada
komputer, stock card, mendokumentasikan surat-surat dan menyerahkan salinan
form part yang telah diperbaharui kepada adminitrasi umum. Untuk selanjutnya
administrasi umum memeriksa dan menganalisa kembali salinan form part yang
telah diperbaharui. Lalu adminitrasi umum memasukan data penjualan dan retur
barang pada komputer. Kemudian administrasi umum mendokumentasikan dan
melaporkan penjualan spare part dan retur spare part ke supplier setiap bulannya
kepada finance. Administrasi gudang juga melaporkan hasil penjualan barang dan
spare part yang diretur ke gudang setiap bulannya untuk dianalisa oleh finance.
Terakhir finance memberikan laporan bulanan kepada manajer.

Perancangan Teknologi
Menurut Nugroho (2005) arsitektur client server adalah suatu cara untuk
meningkatkan kinerja konfigurasi file server yang menurun karena faktor
skalabilitas. Pada arsitektur ini, dua aplikasi yang terpisah, beroperasi secara
 17

mandiri dan bekerja sama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Seperti terlihat
pada gambar 3.

Gambar 3. Arsitektur Client Server.

Sumber: Nugroho (2005)
Dikarenakan kebutuhan para pengguna dari masing-masing manajemen akan
data persediaan barang, untuk itu dirancang arsitektur berbasis client server agar
setiap pengguna dapat mengakses data tanpa kendala dari faktor skalabilitas.

Perancangan Perangkat Keras

Perancangan perangkat keras yang dibutuhkan pada sistem ini terlihat pada tabel 2
dan 3 berikut :
 Client
Tabel 2. Perancangan Perangkat Keras Untuk Client.

Prosesor Pentium III 800 MHz

Sistem Operasi Microsoft Windows NT 5.1 (XP)
Memori 128 MB RAM
Kapasitas Hard Disk 10 Gigabyte
Super VGA (800 x 600) atau yang lebih tinggi
Monitor
dengan warna 16 bit
Disk drive CD-ROM drive

 Server
Table 3. Perancangan Perangkat Keras Untuk Server.

Prosesor Pentium IV 2.8 GHz

Sistem Operasi Microsoft Windows NT 5.1 (XP) Server
 18

Memori 512 MB RAM

Kapasitas Hard Disk 80 Gigabyte
Super VGA (800 x 600) atau yang lebih tinggi
Monitor
dengan warna 16 bit
Disk drive CD-ROM drive

Perancangan Perangkat Lunak dengan Deployment Diagram

Pada deployment diagram pada gambar 3 dijelaskan tentang perangkat
lunak yang digunakan pada sistem inventory ini.

Gambar 4. Deployment Diagram Konfigurasi Perangkat Lunak Sistem Persediaan

Barang.

Perancangan Jaringan

Perancangan jaringan untuk sistem inventory ini berbasis client server

karena aplikasi DBMS (Database Manajemen System) berbasis SQL (Structured
Query Language) paling cocok menggunakan arsitektur ini. Gambar 4 berikut ini
adalah perancangan jaringan Sistem Persediaan Persediaan Barang (inventory).
 19

Gambar 5. Perancangan Jaringan Sistem Persediaan Barang (inventory).

Perancangan Database
Menurut McLeod (2001) basis data dapat diartikan sebagai suatu koleksi
data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara
yang memudahkan pengambilan kembali tanpa adanya data yang rangkap.
Menurut McLeod (2001) Database Management System (DBMS) adalah
perangkat lunak yang menetapkan dan memelihara integrasi logis antar file, baik
eksplisit maupun implisit.
Berdasarkan teori di atas maka dirancang database sistem inventory
(persediaan barang) ini guna menjaga integritas data dan mencegah redundancy
data (data rangkap).
Dalam pembuatan database sistem inventory (persediaan barang)
dibutuhkan 8 tabel, terlihat pada tabel 4 sampai dengan tabel 11. Adapun tabel-
tabel yang dirancang adalah sebagai berikut :

Tabel Pengguna
Tabel 4. Perancangan Tabel Pengguna.
Field Type Size Null Key Keterangan
Nama_Png Varchar 20 Yes Nama Pengguna
Kata_Snd Varchar 15 Yes Kata sandi
pengguna
 20

Tabel Barang
Tabel 5. Perancangan Tabel Barang.
Field Type Size Null Key Keterangan
Kode_Bar Varchar 6 No PRI Kode Barang
Nama_Bar Varchar 35 Yes Nama Barang
Harga_Satuan Numeric 9 Yes Harga Satuan
Net_Sales Numeric 9 Yes Net Sales
Stok_Bar Int 2 Yes Stok Barang

Tabel Pegawai
Tabel 6. Perancangan Tabel Pegawai.
Field Type Size Null Key Keterangan
No_ID Varchar 6 No PRI Nomor ID
Pegawai
Nama_Peg Varchar 20 Yes Nama Pegawai
Jabatan Varchar 20 Yes Jabatan Pegawai
Nama_Png Varchar 20 Yes Nama Pengguna
Kata_Snd Varchar 20 Yes Kata sandi
pengguna
Alamat_Peg Varchar 50 Yes Alamat Pegawai
Telp_Peg Varchar 15 Yes Telepon Pegawai

Tabel Supplier
Tabel 7. Perancangan Tabel Supplier.
Field Type Size Null Key Keterangan
Kode_Sup Varchar 6 No PRI Kode Supplier
Nama_Sup Varchar 25 Yes Nama Supplier
Alamat_Sup Varchar 50 Yes Alamat Supplier
Telp_Sup Varchar 15 Yes Telepon Supplier
 21

Tabel TB_Keluar
Tabel 8. Perancangan Tabel Transaksi Barang Keluar
Field Type Size Null Key Keterangan
No_Form_Part Varchar 6 No PRI Nomor Form Part
No_SO Varchar 15 Yes Nomor Service
Order
KodeBar_Keluar Varchar 6 Yes Kode Barang
Keluar
Jumlah_Bar Int 2 Yes Jumlah Barang
Keluar
No_ID Varchar 6 Yes Nomor ID
Pegawai
Tgl_Transaksi Datetime 8 Yes Tanggal
Transaksi pada
nomor SO
Tgl_Pinjam Datetime 8 Yes Tanggal
Peminjaman
Barang
No_urut Numeric 6 Yes Nomor Urut
Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan

Tabel TB Masuk
Tabel 9. Perancangan Tabel Transaksi Barang Masuk.
Field Type Size Null Key Keterangan
No_DO Varchar 12 No PRI Nomor Delivery
Order
No_Faktur Varchar 12 Yes Nomor Faktur
KodeBar_Masuk Varchar 6 Yes Kode Barang
Masuk
Jumlah_Bar Int 2 Yes Jumlah Barang
 22

Masuk
Kode_Sup Varchar 6 Yes Kode Supplier
Tgl_Transaksi Datetime 8 Yes Tanggal
Transaksi Barang
Masuk Pada
Faktur
No_Urut Numeric 6 Yes Nomor Urut
Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan

Tabel TB Retur Pegawai

Tabel 10. Perancangan Tabel Retur Pegawai.
Field Type Size Null Key Keterangan
No_Form_Part Varchar 6 No PRI Nomor Form Part
Kode_Bar Varchar 6 Yes Kode Barang
Jumlah_Bar Int 2 Yes Jumlah Barang
No_ID Varchar 6 Yes Nomor ID
Pegawai
Tanggal Datetime 8 Yes Tanggal retur
Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan

Tabel TB Retur Supplier

Tabel 11. Perancangan Tabel Retur Supplier.
Field Type Size Null Key Keterangan
No_Faktur_Ret Varchar 12 PRI Nomor Faktur
Retur
Kode_Sup Varchar 6 Yes Kode Supplier
Kode_Bar Varchar 6 Yes Kode Barang
Jml_Bar_Ret Int 2 Yes Jumlah Barang
yang diretur
Harga_satuan Numeric 9 Yes Harga satuan
 23

Tgl_Retur Datetime 8 Yes Tanggal retur

barang
Keterangan Varchar 100 Yes Keterangan

Perancangan Sistem Kontrol

Suatu sistem merupakan subyek dari mismanajemen, kesalahan-kesalahan,
kecurangan-kecurangan dan penyelewengan-penyelewengan umum lainnya.
Pengendalian yang diterapkan pada sistem informasi sangat berguna untuk tujuan
mencegah atau menjaga terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Guna
mewujudkan hal tersebut dalam perancangan sistem dibuat sistem kontrol. Berikut
ini rancangan sistem kontrol untuk sistem inventory CV. Momentum Teknik :

 Pengendalian Keamanan Fisik

Dalam pengendalian keamanan fisik, digunakan kamera CCTV untuk
mengamati setiap kejadian yang terjadi baik di dalam ataupun di luar
kantor.
Penataan dan pengaturan barang diletakkan sesuai dengan bentuk, kode
dan kemasannya.
 Pengendalian Organisasi
Adanya pemisahan tugas dan pemisahan tanggung jawab. Finance juga
berperan sebagai pengawas (controller) dalam bidang administrasi dan
keuangan.
 Pengendalian Dokumentasi
Setiap jabatan yang berhubungan dengan pemasukan dan pengeluaran
barang mempunyai dokumentasi data yang berurutan pada masing-masing
ordner (manual) dan pada database sistem inventory (komputerisasi).
 Pengendalian Modul dan Program Aplikasi
Antara administrasi gudang dan administrasi umum mempunyai hubungan
dalam memasukkan data barang masuk dan barang keluar. Keduanya
saling berkaitan, administrasi umum bisa memasukkan data setelah
 24

administrasi gudang memasukkan data, dibuat sistem saling bekerja sama

dan saling berkaitan.
Adanya sistem login digunakan untuk membedakan level atau jabatan
setiap pengguna agar hak akses dapat dibatasi.
 Pengendalian Barang
Program aplikasi peringatan stok dibuat untuk memberikan peringatan
terhadap barang yang sudah mencapai batas minimum dari standar stok
barang.
Finance dapat mengontrol dan memeriksa kinerja dari administrasi umum
dan gudang karena finance dalam hal ini mempunyai dokumen yang
diperlukan untuk pemeriksaan.
 Pengendalian Keuangan
Finance dapat memeriksa dan mengontrol hasil pendapatan dari penjualan
barang. Terdapat aplikasi laporan barang masuk, barang keluar, total biaya
pembelian barang dan total penjualan barang.
Selain dari laporan tersebut, terdapat laporan hasil keuntungan atau
kerugian sehingga hasil laporan tersebut dapat membantu finance dan
manajer dalam pengambilan keputusan.
 25

Struktur Program
Struktur dari program inventory CV. Momentum teknik terlihat pada
gambar 6.

Gambar 6. Struktur Program.

 26

PENUTUP
Kesimpulan
Hasil perancangan sistem informasi manajemen persediaan barang dapat
disimpulkan sebagai berikut :
a. Informasi mengenai jumlah persediaan barang pada suatu perusahaan jasa
“Electrolux Authorized Service” CV. Momentum Teknik sangat penting
untuk mencegah terjadinya kekosongan barang.
b. Dari laporan persediaan barang dapat diketahui macam-macam barang yang
termasuk ke dalam kategori barang-barang yang cepat terjual dan juga kinerja
dari perusahaan jasa tersebut serta sistem kerjanya. .
c. Pemodelan sistem yang terkomputerisasi dan terintegrasi sehingga setiap
divisi terkait bisa mendapatkan informasi persediaan barang yang tersaji
secara cepat dan tepat tanpa membutuhkan tanya jawab terlebih dahulu
kepada divisi-divisi terkait.

Saran
Saran yang dapat penulis berikan adalah :
a. Pembuatan aplikasi inventory ini yang merupakan salah satu bagian penting
dari sistem persediaan barang.
b. Penambahan dan pembagian tugas pada supervisor juga dapat dianggap
penting untuk dapat memfokuskan pada kinerja dan fungsi masing-masing
bagian dari perusahaan tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Adi Nugroho, 2005, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan

Metodologi Berorientasi Objek, Informatika, Bandung.

Agus Ristono, 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Bodnar, H, George and Hopwood, S, William, 2000, Sistem Informasi

Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.
 27

Elista, 27 Maret 2009, Produksi Konten Multimedia,

http://elista.akprind.ac.id/upload/files/97-02Produksi_Konten_Multimedia.
pdf.

Imam, A, W, 2005, SQL Server 2000 : Implementasinya Dalam Pemrograman

Visual Basic dan Crystal Report, Graha Ilmu, Yogyakarta.

McLeod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen (Terjemahan Buku

1), PT. Prenhallindo, Jakarta.

Munawar, 2005, Pemodelan Visual Dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Taufik Ur Rahman dan Yuliandi Kusuma, 2008, Networking Fundamental, PT.

Prima Infosarana Media, Jakarta.