SPO

PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI BERKAS REKAM MEDIS

No. Pokok No. Revisi Halaman

1/2
Tanggal terbit Tangerang,
Prosedur
Tetap

Direktur
Pengertian Proses permintaan data dan informasi baik informasi umum maupun informasi
medis untuk kepentingan rumah sakit sendiri ataupun untuk kepentingan luar rumah
sakit
Tujuan 1. Memberikan penjelasan tentang tata cara permintaan data yang ada pada RS
2. Sebagai pedoman bagi pihak pelaporan rekam medis dalam melaksanakan proses
permintaan data
3. Sebagai pedoman bagi pihak pelaporan rekam medis untuk memenuhi kebutuhan
data dan informasi yang dibutuhkan
4. Mengelola pelepasan data dan informasi rekam medis
Kebijakan 1. Data rekam medis milik rumah sakit dan tidak boleh keluar dari rumah sakit
2. Permintaan data rekam medis untuk kepentingan internal (dari dan untuk rumah
sakit) dapat dilayani dengan meminta secara langsung atau via email
3. Permintaan data rekam medis untuk kepentingan eksternal (pihak luar rumah sakit)
harus memenuhi ketentuan sebagai berikut :
a. Harus dengan surat permohonan resmi yang ditujukan kepada Direktur

SPO
PERMINTAAN DATA DAN INFORMASI BERKAS REKAM MEDIS
 No. Pokok No.Revisi Halaman
2/2
a. Apabila untuk kepentingan penelitian atau pelaporan ke Dinas Kesehatan,
maka harus ada surat penugasan penelitian atau pelaporan dari instansi yang
bersangkutan dan surat permohonan untuk melakukan penelitian atau
pelaporan yang ditujukan kepada Direktur
1. Untuk permintaan data yang sudah diolah dapat langsung diberikan,
sedangkan apabila data yang diminta harus diolah terlebih dahulu maka data
tersebut akan diselesaikan sekurang – kurangnya 3 hari
Prosedur 1. Mengidentifikasi permintaan data dan format laporan yang diminta
2. Memverifikasi apakah data yang diminta untuk kebutuhan internal atau
eksternal
3. Jika kebutuhan data eksternal. Maka arahkan ke secretariat untuk mengajukan
permintaan data
4. Memasukkan jenis permintaan data pada file permintaan data
5. Memasukkan tanggal permintaan, nama pemohon, subjek / jenis data yang
diminta, bentuk data yang diminta, cara penyampaian data yang diminta dan
nomor telepon
Unit Terkait 1. Rekam Medis
2. Poliklinik
3. Instalasi Gawat Darurat
4. Ruang Perawatan