TUGAS MATA KULIAH

ORGANISASI DAN MANAJEMEN KESEHATAN

Disusun untuk Memenuhi Tugas Terstruktur Mata Kuliah Organisasi dan Manajemen Kesehatan dari
Ibu Sri Nani Purwaningrum, SKM, M.Kes

Disusun Oleh :

1. Ade Nuraidah NIM.P2.06.37.1.16.001

2. Adetya Amendy NIM.P2.06.37.1.16.002
3. Agnes Dwi Sri K.H NIM.P2.06.37.1.16.003
4. Wahyuni NIM.P2.06.37.1.16.037
5. Wina Yuniar NIM.P2.06.37.1.16.038
6. Wisnu Adji Nugroho NIM.P2.06.37.1.16.039
7. Yulia Faza NIM.P2.06.37.1.16.040

KEMENTRIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA

POLITEKNIK KESEHETAN TASIKMALAYA
PROGRAM STUDI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI
KESEHATAN

2017
 KATA PENGANTAR

Dengan ucapan syukur Alhamdulillah kehadirat Allah SWT atas rahmat dan hidayah-
Nya sehingga Laporan Praktik Klinik (PK) I ini dapat di selesaikan.

Dalam penyusunan laporan ini tentunya tidak terlepas dari bantuan dan bimbingan
berbagai pihak. Oleh karena itu penyusun mengucapkan terima kasih kepada yang terhormat :

1. Hj. Betty Suprapti, SKp.,M.kes, Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya,

2. drg. OO Suprana, M.Kes. Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Brebes,
3. Bambang Karmanto, SKM, Mkes, Ketua Program Studi Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan,
4. Indra Gunawan, SKM selaku Kepala Instalasi Rekam Medis dan Pembimbing Lapangan
(CI) Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Brebes,
5. Sri Nani Purwaningrum, SKM, M.Kes, Pembimbing Akademik Politeknik Kesehatan
Kemenkes Tasikmalaya,
6. Cinthia Printi Herlita, Amd.RMIK, SKM, Pembimbing Akademik Politeknik Kesehatan
Kemenkes Tasikmalaya,
7. Seluruh karyawan dan karyawati Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Brebes,
8. Semua pihak yang telah membantu dalam terselesainya penyusunan laporan Praktik
Klinik (PK) I yang tidak dapat penyusun sebutkan satu persatu.

Penyusun menyadari dalam penyusunan Laporan Praktik Klinik (PK) I ini jauh dari
sempurna. Oleh sebab itu penyusun mengharapkan saran dan kritik yang membangun guna
perbaikan untuk laporan selanjutnya. Penyusun berharap laporan ini dapat bermanfaat bagi
kita semua. Amin.

Cirebon, Oktober 2017

Tim Penyusun
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perencanaan merupakan langkah awal dalam suatu siklus manajemen. Perencanaan
menentukan berhasil tidaknya pelaksanaan pada fungsi manajemen. Perencanaan telah
mengalami perubahan dari kegiatan pembuatan proyeksi secara spontan, intuitif dan
subjektif menjadi lebih banyak menggunakan berbagai pertimbangan, sistematis, dan
objektif dalam memobilisasi informasi dan sumber daya.
Perencanaan kesehatan merupakan suatu proses yang dinamis,
berkesinambungan, meliputi proses merumuskan masalah (analisis situasi,
menentukan prioritas, perencanaan strategi, perencanaan operasional) dan proses
melaksanakan rencana yang sudah ditetapkan dilanjutkan dengan melakukan evaluasi.
Perencanaan kesehatan bermaksud merumuskan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan
pada masa mendatang untuk meningkatkan derajat kesehatan.
Keberhasilan perencanaan kesehatan sangat dipengaruhi oleh banyak hal, karena
tinggi rendahnya derajat kesehatan penduduk dipengaruhi oleh banyak faktor seperti
faktor pelayanan kesehatan yang tersedia, faktor lingkungan, dan perilaku penduduk.
Dewasa ini banyak program kesehatan tidak berjalan dengan baik akibat belum
dilaksanakannya proses perencanaan yang mendalam dan tepat. Salah satu tahap awal
yang perlu pemaksimalan adalah analisis situasi.
Analisis situasi merupakan tahap awal perencanaan program kesehatan untuk
mendefinisikan masalah sesuai realita. Analisis situasi sangat menentukan keberhasilan
program, apabila masalah yang ditemukan benar didefinisikan sesuai realita maka tidak
susah untuk melakukan perencanaan dan implementasi program nantinya.
Pentingnya ketepatan dan kedalaman sebuah analisis situasi adalah untuk
menentukan tahap perencanaan selanjutnya. Ketika analisis situasi sudah tidak tepat,
maka perencanaan juga akan tidak sesuai karena masalah yang diambil dalam analisis
situasi tidak mampu menangkap realita dan situasi sesungguhnya di masyarakat. Oleh
karena itu, diperlukan sebuah pemahaman mengenai analisis situasi guna menentukan
prioritas masalah sebagai langkah awal perencanaan program kesehatan.
1.2 Tujuan dan Manfaat
a. Tujuan
Tujuan umum
Sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan.
Tujuan khusus
1) Adanya kejelasan langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai
tujuan.
2) Adanya rencana yang rinci dibuat untuk mencapai tujuan.
3) Adanya kejelasan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan termasuk waktu
pelaksanaan.

b. Manfaat
1) Terdokumentasinya rencana kegiatan untuk mencapai tujuan.
2) Acuan bagi karyawan dalam melaksanakan kegiatan.
3) Menghindari duplikasi wewenang dan tanggung jawab atau ”grey area”.
4) Memudahkan dalam melakukan monitoring dan evaluasi kegiatan.
5) Memenuhi standar dan parameter pada akreditasi rumah sakit.

1.3 Sasaran
Sasaran pelaksanaan program/kegiatan ini yaitu agar dokumen rekam medis pasien
terdistribusi ≤ 15 menit ke setiap poliklinik di instalasi rawat jalan serta mengurangi
salah letak (misfile) dokumen rekam medis pasien dengan target ≤ 5 dokumen per hari.

1.4 Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan analisis SWOT ini telah dilaksanakan di RSUD Brebes pada tahun 2017.
 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2. 1 Perencanaan
Perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan
menetapkan jalan pada sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang paling
efektif dan efisien. Kegiatan ini dimaksudkan untuk mengatur berbagai sumber daya
agar hasil yang dicapai sesuai yang diharapkan. Ada tiga kegiatan dalam setiap
perencaaan, diantaranya :
a. Perumusan tujuan yang ingin dicapai.
b. Pemilihan program untuk mencapai tujuan.
c. Identifikasi dan pengerahan sumber yang jumlahnya terbatas.

2. 1. 1 Fungsi Perencanaan
a. Menentukan fungsi-fungsi manajemen lainnya (fungsi terpenting).
b. Landasan dasar dari fungsi manajemen secara keseluruhan.
c. Memberikan pola pandang secara menyeluruh terhadap semua pekerjaan
yang akan dijalankan, siapa yang akan melakukan dan kapan akan dilakukan.
d. Merupakan tuntunan terhadap proses pencapaian tujuan secara efektif dan
efisien.

2. 1. 2 Model Perencanaan
a. Dilihat dari jangka waktu berlakunya
1) Rencana jangka panjang (long term planning) berlaku antara 10-25 th.
2) Rencana jangka menengah (medium range planning) berlaku antara 5-7
th.
3) Rencana jangka pendek (short range planning) berlaku 1 th.
b. Dilihat dari tingkatannya
1) Rencana induk (masterplan), menitik beratkan pada uraian kebijakan
organisasi, mempunyai tujuan jangka panjang dan ruang lingkup yang
luas (15-25 th, dst).
2) Rencana operasional (operasional planning) menitik beratkan pada
pedoman atau petunjuk melaksanakan suatu program.
 3) Rencana Harian (day to day planning), adalah rencana harian yang
bersifat rutin.
c. Dilihat dari ruang lingkupnya
1) Rencana strategis (strategic planning), berisikan uraian kebijakan, tujuan,
sasaran, program dan kegiatan. Waktu pelaksanaan 5 tahun.
2) Rencana taktis (tactical planning), berisikan uraian jangka pendek,
kegiatan mudah menyesuaikan asal tujuan tidak berubah.
3) Rencana menyeluruh (comprehensive planning) , berisikan uraian
secara menyeluruh dan lengkap.
4) Rencana terintegrasi (integrated planning), berisikan uraian secara
menyeluruh dan terpadu.

2. 2 Pengorganisasian
Fungsi manajemen berikutnya adalah pengorganisasian (organizing). George R.
Terry (1986) mengemukakan bahwa: “Pengorganisasian adalah tindakan
mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga
mereka dapat bekerja sama secara efisien, dan memperoleh kepuasan pribadi dalam
melaksanakan tugas-tugas tertentu, dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai
tujuan atau sasaran tertentu”.
Lousie E. Boone dan David L. Kurtz (1984) mengartikan pengorganisasian: “… as
the act of planning and implementing organization structure. It is the process of
arranging people and physical resources to carry out plans and acommplishment
organizational obtective”.
Dari kedua pendapat di atas, dapat dipahami bahwa pengorganisasian pada
dasarnya merupakan upaya untuk melengkapi rencana-rencana yang telah dibuat
dengan susunan organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam
pengorganisasian adalah bahwa setiap kegiatan harus jelas siapa yang mengerjakan,
kapan dikerjakan, dan apa targetnya.
Ernest Dale seperti dikutip oleh Nanang Fattah mengemukakan tiga langkah dalam
proses pengorganisasian, yaitu: (a) pemerincian seluruh pekerjaan yang harus
dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi; (b) pembagian beban pekerjaan total
menjadi kegiatan-kegiatan yang logik dapat dilaksanakan oleh satu orang; dan (c)
pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan
para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.
 Pengorganisasian adalah suatu proses pengaturan dan pengalokasian kerja,
wewenang, dan sumber daya di kalangan anggota sehingga mereka dapat mencapai
tujuan organisasi secara efisien. Kepala Instalasi harus dapat mempunyai kemampuan
menentukan jenis program yang dibutuhkan dan mengorganisasikan semua potensi
yang dimiliki untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Kepala Instalasi harus
dapat membimbing, menatur, mempengaruhi, menggerakkkan, mengkoordinasikan
pelaksanaan tugas-tugas agar berjalan teratur, dan penuh kerjasama.
Meliputi kegiatan-kegiatan membentuk atau mengadakan struktur organisasi baru
untuk menghasilkan produk baru dan menetapkan garis hubungan kerja antara struktur
yang ada dengan struktur baru, merumuskan komunikasi dan hubungan-hubungan,
menciptakan deskripsi kedudukan dan menyusun kualifikasi tiap kedudukan yang
menunjuk apakah rencana dapat dilaksanakan oleh organisasi yang ada atau diperlukan
orang lain yang mempunyai keterampilan khusus.

2. 3 Pelaksanaan
Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan
fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian
lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan
fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung
dengan orang-orang dalam organisasi.
Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating
merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga
mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran
anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) merupakan
upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai
pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan
secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Pelaksanaan terdiri dari staffing dan motivating. Pada tahap staffing bertujuan
untuk menentukan keperluan-keperluan sumber daya manusia, pengerahan,
penyaringan, latihan dan pengembangan tenaga kerja. Sedangkan pada tahap
motivating kegiatan ini mengarahkan atau menyalurkan perilaku manusia ke arah
tujuan-tujuan.
 Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah
bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (a) merasa
yakin akan mampu mengerjakan, (b) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan
manfaat bagi dirinya, (c) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain
yang lebih penting, atau mendesak, (d) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi
yang bersangkutan dan (e) hubungan antarteman dalam organisasi tersebut harmonis.
Dalam rangka pencapaian tujuan ada lima kombinasi fungsi fundamental yang
paling umum. Kombinasi tersebut dibaca dari atas ke bawah akan terlihat A terdiri dari
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), memberi dorongan (actuating),
dan pengawasan (controlling). B terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, memberi
motivasi (motivating), dan pengawasan. C terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,
staffing, memberi pengarahan (directing) dan pengawasan. D terdiri dari perencanaan,
pengorganisasian, staffing, memberi pengarahan, pengawasan, inovasi dan memberi
peranan. E terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, memberi motivasi, pengawasan,
dan koordinasi. Untuk lebih jelasnya lihat gambar di bawah ini:

Manajer

A B C D E
Perencanaan

Pengorganisasian

Penempatan Penempatan

Dorongan Motivasi Motivasi

Pengarahan Pengarahan

Pengawasan

Inovasi Koordinasi

Representing

Tujuan
 Suatu hal yang menarik perhatian bahwa tiap kombinasi ada tiga fungsi yang sama,
yakni (a) perencanaan, (b) pengorganisasian, dan (c) pengawasan. Ada perbedaan
tentang fungsi-fungsi lainnya. Misalnya, apakah harus memasukkan actuating atau
motivating ke dalam kombinasi tersebut atau dikeluarkan sama sekali dan justru
memasukkan fungsi staffing dan directing ke dalamnya. Ada yang berpendapat bahwa
staffing sudah merupakan bagian dari organizing dan directing adalah bagian dari
actuating atau motivating, dan seperti dipelihatkan dalam gambar di atas, ada juga yang
berkeyakinan bahwa innovating, refresenting, dan coordinating merupakan fungsi-
fungsi yang fundamental.
Fungsi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli tidak sama. Hal ini
disebabkan latar belakang mereka, pendekatan yang dilakukan tidak sama. Untuk bahan
perbandingan tentang fungsi-fungsi manajemen menurut ahli manajemen sebagai
berikut:

G. R. Terry John F. Mee Louis A. Allen MC. Namara

1. Planning Planning Leading Planning
2. Organizing Organizing Planning Programming
3. Actuating Motivating Organizing Budgeting
4. Controling Controling Controlling System

Henry Fayol Harold Koontz Dr. S. P. Prof. Drs. Oey

& Cyril O’Donnel Siagian Liang Lee
1. Planning Planning Planning Perencanaan
2. Organizing Organizing Organizing Pengorganisasian
3. Commanding Staffing Motivating Pengarahan
4. Coordinating Directing Controlling Pengkordinasiaan
5. Controlling Controlling Evaluating Pengontrolan
 John D.
W. H. Newman Luther Gullick Lyndall F. Urwick
Millet
1. Planning Planning Forecasting Directing
2. Organizing Organizing Planning
3. Assembling Staffing Organizing Facilitating
Resources
4. Directing
5. Controlling Directing Commanding
6. _________ Coordinating Coordinating
7. _________ Reporting Controlling

Dari fungsi-fungsi manajemen di atas, tampak bahwa ada kesamaan pandangan

tentang fungsi manajemen. Untuk menjabarkan makna dari fungsi-fungsi manajemen
sebagai berikut:
1. Planning adalah menetapkan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok
untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mancakup kegiatan pengambilan
keputusan, karena termasuk pemilihan alternatif-alternatif keputusan.
2. Organizing mencakup : (a) membagi komponen-komponen kegiatan yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan ke dalam kelompok-kelompok, (b) membagi
tugas kepada seorang manajer untuk mengadakan pengelompokan tersebut dan (c)
menetapkan wewenang di antara kelompok atau unit-unit organisasi.
Pengorganisasian berhubungan erat dengan manusia, sehingga penugasannya di
unit-unit organisasi dimasukkan bagian dari unsur organizing. Ada yang tidak
berpendapat demikian, justru memasukkan staffing sebagai fungsi utama.
3. Actuating mencakup penetapan dan pemuasan kebutuhan manusiawi dari pegawai-
pegawainya, memberi penghargaan, memimpin, mengembangkan memberi
kompensasi kepada mereka.
4. Motivating merupakan kata yang lebih disukai oleh beberapa pihak dari pada kata
actuating. Ada yang beranggapan bahwa kedua kata tersebut adalah sama.
Motivating berkonotasi emosional dan irrasional. Actuating bersifat motivasional
dan mencakup lebih banyak formulasi formal dan rasional.
5. Staffing mencakup mendapatkan, menempatkan dan mempertahankan anggota
pada posisi yang dibutuhkan oleh pekerjaan organisasi yang bersangkutan.
6. Directing mencakup pengarahan yang diberikan kepada bawahan sehingga mereka
menjadi pegawai yang berpengetahuan dan akan bekerja efektif menuju sasaran
yang telah ditetapkan.
7. Controlling mencakup kelanjutan tugas untuk melihat apakah kegiatan-kegiatan
dilaksanakan sesuai rencana. Pelaksanan kegiatan dievaluasi dan penyimpangan-
penyimpangan yang tidak diinginkan diperbaiki supaya tujuan-tujuan dapat
tercapai dengan baik.
8. Innovating mencakup pengembangan gagasan-gagasan baru, mengkombinasikan
pemikiran baru dengan yang lama, mencari gagasan-gagasan dari kegiatan lain dan
melaksanakannya.
9. Representing mencakup pelaksanaan tugas pegawai sebagai anggota resmi dari
sebuah perusahaan dalam urusannya dengan pihak pemerintah, kalangan swasta,
bank, penjual, langganan dan kalangan luar lainnya.
10. Coordinating merupakan sinkronisasi yang teratur dari usaha-usaha individu yang
berhubungan dengan jumlah, waktu dan tujuan mereka, sehingga dapat diambil
tindakan yang serempak menuju sasaran yang telah ditetapkan.
Pada dasarnya para ilmuan sepakat bahwa keseluruhan fungsi-fungsi manajerial
dapat digolongkan kepada dua jenis utama, yaitu fungsi-fungsi organik dan fungsi-
fungsi penunjang. Fungsi organik adalah keseluruhan fungsi utama yang mutlak perlu
dilakukan oleh para manajer dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran
yang telah ditetapkan sebelumnya. Fungsi-fungsi organik tersebut merupakan
penjabaran kebijaksanaan dasar atau strategi organisasi yang telah ditetapkan dan harus
digunakan sebagai dasar dalam bertindak. Fungsi-fungsi tersebut seperti digambarkan
di atas. Sedangkan fungsi-fungsi penunjang adalah berbagai kegiatan yang
diselenggarakan oleh orang-orang atau satuan-satuan kerja dalam organisasi dan
dimaksudkan mendukung semua fungsi-fungsi organik para manajer.
2. 4 Monitoring dan Evaluasi
Fungsi evaluasi sama pentingnya dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya yaitu
perencanaan, pengorganisasian, pemantauan, dan pengendalian. Terkadang fungsi
pemantauan dan fungsi evaluasi sulit untuk dipisahkan. Fungsi manajemen puncak
misalnya meliputi semua fungsi dari perencanaan sampai pengendalian. Oleh karena
itu, evaluasi sering dilakukan oleh pimpinan organisasi dalam suatu rapat kerja, rapat
pimpinan, atau temu muka baik secara reguler maupun dalam menghadapi kejadian-
kejadian khusus lainnya.
Sebagai bagian dari fungsi manajemen, fungsi evaluasi tidaklah berdiri sendiri.
Fungsi-fungsi seperti fungsi pemantauan dan pelaporan sangat erat hubungannya
dengan fungsi evaluasi. Di samping untuk melengkapi berbagai fungsi di dalam fungsi-
fungsi manajemen, evaluasi sangat bermanfaat agar organisasi tidak mengulangi
kesalahan yang sama setiap kali.
Evaluasi adalah proses pengumpulan dan analisis data secara sistematis yang
diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan, GAO (1992:4). Evaluasi akan
menghasilkan umpan balik dalam kerangka efektifitas pelaksanaan kegiatan organisasi.
Menurut Departement of Health & Human Service, evaluasi adalah proses untuk
mengumpulkan informasi. Sebagaimana dengan proses pada umumnya, evaluasi harus
dapat mendefinisikan komponen-komponen fase dan teknik yang akan dilakukan.
Menurut W. Dunn, istilah evaluasi mempunyai arti yang berhubungan, masing-
masing menunjukkan pada aplikasi beberapa skala nilai terhadap hasil kebijakan dan
program. Secara umum istilah evaluasi dapat disamakan dengan penaksiran, pemberian
angka, dan penilaian kata-kata yang menyatakan usaha untuk menganalisis hasil
kebijakan dalam arti yang lebih spesifik. Evaluasi berkenaan dengan produksi informasi
mengenai nilai atau manfaat hasil kebijakan.
Pengertian lain dikemukakan oleh Peter H. Rossi (1993:5) menyebutkan bahwa
evaluasi merupakan aplikasi penilaian yang sistematis terhadap konsep, desain,
implementasi, dan manfaat aktivitas dan program dari suatu organisasi. Dengan kata
lain, evaluasi dilakukan untuk menilai dan meningkatkan cara-cara dan kemampuan
berinteraksi organisasi yang pada akhirnya akan meningkatkan kinerjanya.
Evaluasi adalah proses penilaian yang sistematis, pemberian nilai, atribut, apresiasi
dan pengenalan permasalahan serta pemberian solusi atas permasalahan yang
ditemukan. Dalam berbagai hal, evaluasi dilakukan melalui monitoring terhadap sistem
yang ada. Namun demikian, evaluasi kadang-kadang tidak dapat dilakukan dengan
hanya menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi pada organisasi
saja.
a. Tujuan Evaluasi
Tujuan dilaksanakannya evaluasi diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Untuk memberikan penilaian terhadap pelaksanaan aktivitas dan program
organisasi.
2) Untuk memperbaiki kebijaksanaan pelaksanaan program dan perencanaan
program yang akan datang.
3) Untuk mengembangkan program-program dan teknik baru bagi peningkatan
kinerja.
4) Untuk mengadakan perencanaan kembali yang lebih baik dari suatu program.
5) Untuk meningkatkan efektivitas manajemen pelaksanaan kegiatan.

Secara umum, pentingnya perlu dilakukan evaluasi seperti berikut:

1) Karena evaluasi merupakan fungsi manajemen.
2) Karena evaluasi merupakan mekanisme umpan balik bagi perbaikan.
3) Karena evaluasi akan dapat menghindarkan organisasi dari mengulangi
kesalahan yang sama.
4) Karena evaluasi akan dapat menemukan dan mengenali berbagai masalah yang
ada di dalam organisasi dan mencoba mencari solusinya.

b. Klasifikasi Evaluasi
Klasifikasi evaluasi dapat dilakukan berdasarkan pada:
1) Apa yang dievaluasi
2) Tujuan evaluasi
3) Fokus evaluasi
4) Pendekatan evaluasi
5) Orientasinya

Berdasarkan apa yang dievaluasi, evaluasi dapat dibagi ke dalam beberapa

kelompok:
1) Evaluasi kegiatan
2) Evaluasi program
3) Evaluasi kebijakan
 4) Evaluasi pengelolaan kebijakan
5) Evaluasi pengelolaan sumber daya manusia
6) Evaluasi terhadap sistem dan governance
7) Evaluasi terhadap struktur, mekanisme, dan prosedur
8) Evaluasi efisiensi, efektifitas, kehematan, dan kelayakan

Penggolongan evaluasi berdasarkan tujuan evaluasi dapat meliputi:

1) Evaluasi untuk tujuan tertentu, misalnya: untuk mempelajari fakta dan
kemungkinan perbaikannya, untuk meningkatkan akuntabilitas, dan
meningkatkan kinerja.
2) Goal free evaluation atau evaluasi untuk mencari peluang perbaikan yang
tidak ditetapkan terlebih dahulu.

Berdasarkan fokus evaluasinya, evaluasi dapat dibagi ke dalam lima kelompok:

1) Input Evaluation
Evaluasi input yaitu evaluasi untuk menilai suatu program yang belum atau
akan dilaksanakan.
2) Process Evaluation
Evaluasi proses yaitu evaluasi untuk menilai proses atau kegiatan.
3) Output Evaluation
Evaluasi output yaitu evaluasi untuk menilai hasil kegiatan program.
4) Impact Evaluation
Evaluasi dampak yaitu evaluasi untuk menilai dampak dari hasil pelaksanaan
program.

Berdasarkan pendekatannya, evaluasi dapat dibagi ke dalam;

1) Evaluasi semu
Evaluasi semu adalah evaluasi yang menggunakan pendekatan atau metode
deskriptif untuk menghasilkan informasi yang valid dan dapat dipercaya tanpa
berusaha untuk menanyakan tentang manfaat atau nilai dari hasil-hasil tersebut
terhadap individu, kelompok, atau masyarakat secara keseluruhan.
2) Evaluasi formal
Evaluasi formal adalah evaluasi yang menggunakan pendekatan deskriptif
untuk menghasilkan informasi yang valid dan cepat dipercaya mengenai hasil-
 hasil kebijakan tetapi mengevaluasi hasil tersebut atas daasar tujuan program
kebijakan yang telah diumumkan secara formal oleh pembuat kebijakan.
3) Evaluasi keputusan teoritis
Evalusi keputusan teoritis adalah evaluasi yang menggunakan pendekatan
deskriptif untuk menghasilkan informasi yang dapat dipertanggungjawabkan
dan valid mengenai hasil-hasil kebijakan yang secara eksplisit dinilai oleh
berbagai macam pelaku kebijakan.

Berdasarkan orientasinya, evaluasi dapat dikelompokkan ke dalam beberapa

kategori sebagai berikut :
1) Evaluasi yang proaktif (proactive evaluation)
Evaluasi proaktif ini dapat dilakukan sebelum suatu kebijakan/program
ditetapkan.
2) Evaluasi yang klarifikatif (clarificative evaluation)
Evaluasi klarifikatif ini berfokus pada klarifikasi struktur internal dan fungsi
dari suatu program dan kebijakan.
3) Evaluasi interaktif (interactive evaluation)
Evaluasi intreaktif ini dapat digunakan untuk memperoleh informasi atas
implementasi program.
4) Evaluasi monitoring (monitoring evaluation)
Evaluasi monitoring ini sangat tepat digunakan ketika program sudah dalam
pelaksanaan. Evaluasi ini sudah melibatkan pengembangan sistem untuk
pemantauan kemajuan program.
5) Evaluasi dampak (impact evaluation)
Evaluasi ini digunakan untuk menilai hasil dan dampak program yang sudah
mapan. Evaluasi ini dapat digunakan untuk membuat keputusan tentang
penghargaan atau kemanfaatan program. Evaluasi ini disebut juga evaluasi
sumatif.
Dalam fungsi-fungsi manajemen, idealnya evaluasi dilaksanakan tergantung dari
jangka waktu perencanaan. Misalnya, apabila ada yang tidak sesuai dengan yang
direncanakan, maka dalam fungsi pengendalian dan pengawasan fungsi evaluasi
tersebut dapat langsung dilaksanakan. Contohnya pada evaluasi Ujian Nasional (UN)
pada suatu lembaga sekolah bukan terletak pada ujiannya, tetapi sebagai salah satu
tolak ukur pada akreditasi sekolah.
 Apabila fungsi-fungsi di atas sudah terlaksana, cara mengevaluasi menggunakan
analisis SWOT, sedangkan untuk melihat tingkat keberhasilannya dengan
menggunakan indikator keberhasilan. Analisis SWOT melihat dari PP No 19 tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan sebagai berikut:
1. Standar isi
2. Standar proses
3. Standar kompetensi lulusan
4. Standar pendidik dan tenaga kependidikan
5. Standar sarana dan prasarana
6. Standar pengelolaan
7. Standar pembiayaan
8. Standar penilaian
Analisis SWOT disempurnakan pada PP No 32 tahun 2013 dengan melihat
dari faktor-faktor internal dan eksternal sekolah, diantaranya:
1. Strength (kekuatan)
2. Weakness (kelemahan)
3. Opportunity (peluang)
4. Treath (ancaman, tantangan).
 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Analisis SWOT Sebagai Alat Formulasi Strategi

a. Pengertian Analisis SWOT
Analisis SWOT ini berfungsi sebagai Alat Formulasi Strategi. Analisis SWOT
adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi
organisasi atau perusahaan. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat
memaksimalkan kekuatan (Strenghts), dan peluang (Opportunities), namun secara
bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weaknesses) dan ancaman (Threats).
Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan
misi, tujuam, strategi dan kebijakan organisasi. Dengan demikian perencanaan
strategis (strategic planner) harus menganalisis faktor-faktor strategi organisasi
(kekuatan, kelemahan, peluang, ancaman) dalam kondisi yang ada saat ini. Hal ini
disebut dengan Analisis Situasi. Model yang paling populer untuk analisis situasi
adalah Analisis SWOT. Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal
peluang (Opportunities) dan ancaman (Threats) dengan faktor internal kekuatan
(Strenghts) dan kelemahan (Weaknesses).

Kuadran 1 : Ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Dalam kuadran ini
organisasi tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan
peluang yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah
mendukung kebijakan pertumbuhan yang agresif (Growth oriented strategy).
Kuadran 2 : Pada kuadran ini meskipun menghadapi ancaman, namun organisasi
masih memiliki kekuatan dari segi internal. Strategi yang harus diterapkan adalah
menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang jangka panjang dengan cara
strategi diversifikasi (produk/pasar).
Kuadran 3 : Pada kuadran ini organisasi menghadapi peluang pasar yang sangat
besar, tetapi di lain pihak menghadapi beberapa kendala/hambatan internal. Fokus
strategi organisasi ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal organisasi
sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
Kuadran 4 : Ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan, organisasi ini
menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal.
 Gambar 1. Diagram Analisis SWOT

Kekuatan Internal
Substansial

Kuadran III Kuadran I

Mendukung strategi Mendukung strategi
yang konservatif yang agresif

Ancaman Utama dari Berbagai Peluang

Lingkungan Lingkungan

Kuadran IV Kuadran II
Mendukung strategi Mendukung strategi
yang Devensif yang diversifikasi

Kelemahan Internal yang

Kritikal

b. Tahapan Analisis SWOT

Analisis SWOT sebagai formulasi/perumusan strategi terdiri dari tiga tahap yaitu :
1) Tahap evaluasi data internal dan eksternal organisasi
Tabel 1.
a) Identifikasi data internal (untuk menentukan kekuatan dan kelemahan)
Penilaian kondisi Urgensi
No. Indikator Kekuatan saat ini (scoring) penanganan Score
(scoring)
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
1. Ketersediaan tracer dan outguide 5 4 20
2. Ketersediaan buku ekspedisi setiap 4 4 16
poliklinik yang ada di rumah sakit
3. Ketersediaan software ICD 10 versi 5 4 20
2005
4. Ketersediaan ruang filling yang 5 4 20
menggunakan sistem desentralisasi
5. Petugas yang rata-rata sudah memiliki 5 4 20
pengalaman kerja cukup lama di RSUD
Brebes
6. Ketersediaan petugas rekam medis yang 6 4 24
memahami standar pelayanan rekam
medis di rumah sakit
7. Komitmen tinggi dari pihak instansi 6 4 24
rumah sakit untuk mengadakan
perubahan dan meningkatkan kualitas
kinerja layanan

Total Score Kekuatan 144

Penilaian kondisi Urgensi

No. Indikator Kelemahan saat ini (scoring) penanganan Score
(scoring)
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
1. Keterbatasan SDM kompetensi Rekam 5 4 20
Medis
2. Keterlambatan pengumpulan laporan 5 4 20
Sensus Harian Rawat Inap (SHRI) dari
beberapa bangsal
3. Keterbatasan petugas pada sub unit 5 4 20
layanan Sensus Harian Rawat Inap
(SHRI)
4. Penggunaan software dalam bentuk ICD 5 4 20
Browser masih dalam versi yang belum
terupdate
5. Kesulitan untuk mendapatkan 5 4 20
persetujuan dari pihak tertentu terkait
pengadaan sarana dan prasarana yang
dibutuhkan
6. Kebijakan terkait penggunaan 5 4 20
admission note bagi pasien yang akan di
rawat inap belum mendukung
7. Kurangnya pembinaan teknis dalam 5 4 20
pengelolaan kinerja layanan rekam
medis yang sesuai dengan standar

Total Score Kelemahan 140

 Tabel 2.
b) Identifikasi data eksternal (untuk menentukan peluang dan ancaman)
Penilaian kondisi Urgensi
No. Indikator Peluang saat ini (scoring) penanganan Score
(scoring)
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
1. Pelatihan bagi petugas mengenai 6 4 24
standar pelayanan rekam medis
2. Recruitmen pegawai baru yang lebih 6 4 24
kompeten dan sesuai dengan bidangnya
3. Penyediaan buku ICD 10 dan ICD 9CM 6 4 24
dalam versi terbaru (Update)
4. Pembuatan kebijakan secara tertulis 6 4 24
pada SOP mengenai penggunaan form
admission note
5. Penataan ulang dalam sistem 6 4 24
pengumpulan laporan sensus harian
rawat inap yang merupakan hasil
koordinasi dari petugas SHRI dengan
perawat bangsal
6. Pengadaan sarana dan prasarana yang 6 4 24
dirasa kurang untuk menunjang proses
pelayanan terhadap pasien
7. Akreditasi rumah sakit 6 4 24

Total Score Peluang 168

Penilaian kondisi Urgensi

No. Indikator Ancaman saat ini (scoring) penanganan Score
(scoring)
1 2 3 4 5 6 1 2 3 4
1. Kesulitan dalam mencari dokumen 6 4 24
rekam medis yang sedang dipinjam
serta proses pelayanan di pendaftaran
rawat jalan menjadi lebih lama

2. Data yang dikumpulkan kurang lengkap 5 4 20

dan akurat

3. Keterlambatan pihak manajemen rumah 4 4 16

sakit dalam pengambilan keputusan
 karena proses evaluasi yang terhambat

4. Penurunan income rumah sakit karena 5 4 20

kurang akuratnya pemberian kode
diagnosa penyakit maupun tindakan
oleh petugas coding

5. Kesulitan dalam menemukan dokumen 6 4 24

rekam medis akibat adanya missedfile

6. Ketidakjelasan status pasien rawat jalan 6 4 24

dan gawat darurat yang akan di rawat
inap

7. Standar pelayanan di instalasi rekam 6 4 24

medis belum sepenuhnya sesuai dengan
standar

Total Score Ancaman 152

Dari hasil matriks internal dan eksternal diatas, maka diketahui skor yang diperoleh
Holding UPTD BLUD Puskesmas Brebes untuk faktor internal, skor kekuatan : 144
dan skor kelemahan 140 (Skor kekuatan – kelemahan : 144 – 140 = 4) dan untuk
faktor eksternal, skor peluang 168 dan skor ancaman 155, (Skor peluang – skor
ancaman : 168 – 152 = 16). Ini berarti Holding UPTD BLUD Puskesmas Brebes
berada di Kuadran I, yaitu berada di posisi mendukung strategi yang agresif.
 Gambar 2. Diagram Analisis SWOT

STRENGTH

144
Agresive

152 168
THREATS OPPORTUNITI
ESES
140

WEAKNESS

2) Tahap Pembuatan Matrik TOWS / SWOT

Setelah mengumpulkan semua informasi yang berpengaruh terhadap
kelangsungan organisasi, tahap selanjutnya adalah memanfaatkan semua
informasi tersebut dalam model kuantitatif perumusan strategi. Matrik yang
dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategis organisasi adalah matrik SWOT.
Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman
eksternal yang dihadapi organisasi dapat disesuaikan dengan kekuatan dan
kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set
kemungkinan alternatif strategis.
 Gambar 3. Matrik ANALISIS SWOT

ANALISIS
Kekuatan (Strengths) Kelemahan (Weakness)
LINGKUNGAN 1. Ketersediaan tracer dan 1. Keterbatasan SDM kompetensi
outguide Penerapan SIKDA Rekam Medis
INTERNAL Generik di Puskesmas 2. Keterlambatan pengumpulan
2. Ketersediaan buku laporan Sensus Harian Rawat
ekspedisi setiap poliklinik Inap (SHRI) dari beberapa
(ALI) yang ada di rumah sakit bangsal
3. Petugas yang rata-rata 3. Keterbatasan petugas pada sub
sudah memiliki pengalaman unit layanan Sensus Harian
kerja cukup lama di RSUD Rawat Inap (SHRI)
Brebes Ketersediaan 4. Penggunaan software dalam
koneksi internet (Wifi) di bentuk ICD Browser dalam versi
UPTD Puskesmas Brebes yang belum terupdate
4. Ketersediaan software ICD 5. Kesulitan untuk mendapatkan
10 versi 2005 persetujuan dari pihak tertentu
ANALISIS
5. Ketersediaan ruang filling terkait pengadaan sarana dan
yang menggunakan sistem prasarana yang dibutuhkan
LINGKUNGAN desentralisasi 6. Kebijakan terkait penggunaan
6. Ketersediaan petugas rekam admission note bagi pasien yang
EKSTERNAL medis yang memahami akan di rawat inap belum
standar pelayanan rekam mendukung
(ALE) medis di rumah sakit 7. Kurangnya pembinaan teknis
7. Komitmen tinggi dari pihak dalam pengelolaan kinerja
instansi rumah sakit untuk layanan rekam medis yang sesuai
mengadakan perubahan dan dengan standar
meningkatkan kualitas
kinerja layanan
Strategi S-O Strategi W-O
Peluang (Opportunities)
1. Pelatihan bagi petugas 1. Meningkatkan kemampuan 1. Pelaksanaan pelatihan untuk
mengenai standar pelayanan petugas dalam petugas filling agar memenuhi
rekam medis menggunakan tracer dan standar kompetensi yang
2. Recruitmen pegawai baru outguide sehingga diperlukan oleh pihak
yang lebih kompeten dan penyimpanan dokumen manajemen rumah sakit
sesuai dengan bidangnya menjadi lebih tertata 2. Pembuatan format baru laporan
3. Penyediaan buku ICD 10 2. Penempatan pegawai RSUD sensus harian rawat inap agar
dan ICD 9CM dalam versi Brebes sesuai kompetensi mempermudah dalam proses
terbaru (Update) 3. Transfer of knowledge dari pengisian
4. Pembuatan kebijakan secara pegawai RSUD Brebes 3. Penambahan dan
tertulis pada SOP mengenai yang sudah memenuhi pengembangan pegawai RSUD
penggunaan form admission standar kompetensi atau Brebes yang memiliki
note yang ahli pada bidangnya kompetensi dalam bidang
5. Penataan ulang dalam 4. Pembuatan jadwal pelayanan di unit rekam medis
sistem pengumpulan laporan penerimaan laporan SHRI 4. Mengikuti udpate terbaru versi
sensus harian rawat inap dalam bentuk lembar buku ICD 10 dan ICD 9CM
dari hasil koordinasi dari checklist yang dikeluarkan oleh WHO
petugas SHRI dengan 5. Penggunaan buku ICD 10 5. Penetapan sistem kode
perawat bangsal versi terupdate (misalnya pewarnaan yang akan
6. Ketidakjelasan status pasien versi 2010) digunakan pada dokumen
rawat jalan dan gawat 6. Penetapan kebijakan dalam rekam medis pasien di RSUD
darurat yang akan di rawat penggunaan admission note Brebes
inap 6. Merealisasikan kebijakan yang
7. Standar pelayanan di telah dibuat secara tertulis pada
instalasi rekam medis belum SOP mengenai penggunaan
sepenuhnya sesuai dengan admission note
standar
Ancaman (Treaths)
1. Kesulitan dalam mencari Strategi S-T Strategi W-T
dokumen rekam medis
yang sedang dipinjam 1. Penggunaan buku ekspedisi 1. Peningkatan kinerja petugas
serta proses pelayanan di yang lebih efektif untuk dalam memberikan pelayanan
pendaftaran rawat jalan mempermudah melakukan melalui pelatihan yang
menjadi lebih lama pengecekan dokumen diselenggarakan
2. Data yang dikumpulkan 2. Meningkatkan kualitas data 2. Proses pengumpulan data dan
kurang lengkap dan yang terkumpul di dalam informasi yang lebih spesisifk
akurat laporan dari berbagai agar lebih terpercaya dan terbukti
3. Keterlambatan pihak sumber keakuratannya
manajemen rumah sakit 3. Progress pengetahuan dan 3. Menghindari penggunaan kode
dalam pengambilan kemampuan petugas dalam diagnosa penyakit maupun
keputusan karena proses pengumpulan data menjadi tindakan yang tidak spesifik
evaluasi yang terhambat informasi 4. Peningkatan kemampuan petugas
4. Penurunan income 4. Peningkatan dalam rekam medis mengenai standar
rumah sakit karena pemberian kode agar lebih pelayanan rekam medis di rumah
kurang akuratnya akurat sehingga income sakit
pemberian kode rumah sakit menjadi lebih 5. Pemberlakuan kebijakan dalam
diagnosa penyakit tinggi penggunaan admission note
maupun tindakan oleh 5. Peningkatan dalam segi sehingga status pasien yang akan
petugas coding penyimpanan/penempatan di rawat inap menjadi lebih jelas
5. Kesulitan dalam dokumen rekam medis di
menemukan dokumen ruang filling menjadi lebih
rekam medis akibat akurat dan tertata
adanya missfile 6. Penggunaan admission note
6. Ketidakjelasan status agar memperjelas status
pasien rawat jalan dan pasien yang akan dirawat
gawat darurat yang akan inap
di rawat inap
7. Standar pelayanan di
instalasi rekam medis
belum sepenuhnya
sesuai dengan standar

3) Tahap pengambilan keputusan

Alternatif strategi terpilih untuk memecahkan issue strategi permasalahan
pada kasus tersebut di atas yaitu :
1) Peningkatan pengetahuan dan kemampuan petugas dalam melakukan proses
pelayanan di instalasi rekam medis rumah sakit masih belum optimal.
2) Penggunaan sarana dan prasarana yang telah tersedia masih belum maksimal
karena kebijakan yang dibuat belum sepenuhnya dapat dilaksakan oleh
masing-masing pegawai di RSUD Brebes.
3) Rendahnya dukungan sumber daya dalam akselerasi peningkatan mutu
pelayanan di instalasi rekam medis yang sesuai dengan standar.
3.2 Analisis APKL Isu Aktual
Isu-isu yang berkembang dan menjadi prioritas isu aktual berkaitan dengan tugas
pokok dan fungsi di Rumah Sakit Umum Daerah Brebes, antara lain:
1. Penggunaan tracer dan outguide kurang efektif di filling rawat jalan.
2. Proses pembuatan laporan sensus harian rawat inap masih belum maksimal karena
petugas tidak membuatnya ke dalam bentuk Grafik Barber Johnson.
3. Proses pengkodean diagnosa penyakit dan tindakan masih belum maksimal dan tidak
sesuai dengan panduan dalam ICD Vol.2.
4. Belum diberlakukannya sistem kode pewarnaan pada penyimpanan dokumen rekam
medis di ruang filling.
5. Tidak diberlakukannya penggunaan admission note bagi pasien yang akan di rawat
inap.
Berdasarkan identifikasi isu di atas, kemudian dilakukan pemilihan isu aktual
dengan metode APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan). Metode
ini dilakukan dengan cara:
1. Aktualisasi
Isu yang terjadi dalam proses kejadian adalah isu yang masih hangat dibicarakan
masyarakat atau isu yang terjadi dalam waktu dekat menjadi bahan pembicaraan
masyarakat.
2. Problematik
Bahwa isu yang terjadi menyimpang dari harapan, standar, ketentuan dan
menimbulkan kegelisahan yang perlu segera diselesaikan.
3. Kekhalayakan
Isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak, masyarakat pelanggan pada
umumnya, dan bukan hanya untuk kepentingan seseorang atau kelompok kecil orang
tertentu.
4. Kelayakan
Isu tersebut masuk akal, logis, realistik dan dapat dibahas sesuai dengan tugas, hak,
tanggung jawab dan wewenang.

Analisis APKL (Aktual, Problematik, Kekhalayakan dan Kelayakan) untuk

menentukan isu aktual disajikan dalam tabel 3.2 berikut :
 Tabel 3.2.1
Analisis APKL Isu AKTUAL
Kriteria
NO Isu Aktual Ket
A P K L
Penggunaan tracer dan outguide
1. kurang efektif di filling rawat + + + + Ya
jalan
Belum diberlakukannya sistem
kode pewarnaan pada
2. + + + + Ya
penyimpanan dokumen rekam
medis di ruang filling
Tidak diberlakukannya
3. penggunaan admission note bagi + + + + Ya
pasien yang akan di rawat inap

(Sumber : Hasil Analisis Praktik Klinik I di RSUD Brebes, 2017)

Keterangan :
A : AKTUAL P : PROBLEMATIK
K : KEKHALAYAKAN L : LAYAK

Berdasarkan analisis APKL tersebut di atas, Ketiga isu aktual memenuhi kriteria
APKL.
Tabel 3.2.2
Isu Aktual ditentukan dengan Analisis USG, sbb :

Kriteria
No Total Rank
U S G
Isu Aktual
1 Penggunaan tracer dan outguide kurang 5 5 5 15 I
efektif di filling rawat jalan
2 Belum diberlakukannya sistem kode 5 4 5 14 II
pewarnaan pada penyimpanan dokumen
rekam medis di ruang filling
3 Tidak diberlakukannya penggunaan 4 4 4 12 III
admission note bagi pasien yang akan di
rawat inap

Keterangan : Skala Prioritas :

U : Urgency (mendesak) Skala Likert : 1 s/d 5
S : Seriousness (serius)
G : Growth (pertumbuhan)
 Berdasarkan analisis USG di atas, isu aktual prioritas yang diambil adalah
”Penggunaan tracer dan outguide kurang efektif di filling rawat jalan di RSUD
Brebes Kabupaten Brebes”.

3.3 Identifikasi dan Analisis Masalah

a. Analisis Masalah
1) Masalah Utama
Penggunaan tracer dan outgide kurang efektif di filling rawat jalan RSUD Brebes
Kabupaten Brebes.
2) Masalah Pokok
a) Petugas filling belum memenuhi standar kompetensi
b) Tidak terlaksananya SOP filling rawat jalan secara optimal
c) Kurang adanya kebijakan manajemen RSUD Brebes dalam meningkatkan
kualitas mutu pelayanan
3) Masalah Pokok Dominan
Berdasarkan masalah pokok di atas, dapat dilakukan analisis untuk
menentukan masalah pokok dominan yang menjadi sebab masalah utama (main
problem), Penggunaan tracer dan outgide kurang efektif di filling rawat jalan
RSUD Brebes Kabupaten Brebes dengan metode USG sebagai berikut :
Tabel 3.3.1
Matrik USG Masalah Pokok

Kriteria
No. Masalah Pokok Total Rank
U S G

1 Petugas filling belum memenuhi standar 5 5 5 15 I

kompetensi

2 Tidak terlaksananya SOP filling rawat jalan 4 4 4 12 III

secara optimal
Kurang adanya kebijakan manajemen
3 RSUD Brebes dalam meningkatkan 5 5 4 14 II
kualitas mutu pelayanan
KETERANGAN : Skala Penilaian:
U : Urgensi / kegawatan 1. Sangat Rendah 4. Tinggi
S : Seriousness / mendesaknya 2. Rendah 5. Sangat tinggi
G: Growth / pertumbuhan 3. Sedang
 Berdasarkan analisis USG tersebut di atas, masalah pokok prioritas yang diambil
adalah “Petugas filling belum memenuhi standar kompetensi”.
4) Masalah Spesifik
Berdasarkan analisis tersebut di atas, masalah spesifik yang menjadi
penyebab masalah pokok dominan, dianalisis untuk menentukan masalah
spesifiknya, yaitu :
a) Tidak sesuainya latar belakang pendidikan petugas dengan bidangnya
b) Rendahnya kualitas SDM
c) Kurangnya rekruitmen petugas yang kompeten dibidangnya
5) Masalah Spesifik Dominan
Berdasarkan masalah spesifik tersebut di atas, dapat dilakukan analisis untuk
menentukan masalah spesifik dominan yang menjadi sebab masalah pokok
dominan, “Tidak sesuainya latar belakang pendidikan petugas dengan
bidangnya” dengan metode USG sebagai berikut :

Tabel 3.3.2
Matriks USG Masalah Spesifik

Kriteria
No. Masalah Spesifik Total Rank
U S G
1 Tidak sesuainya latar belakang
pendidikan petugas dengan bidangnya 5 5 5 15 I

2 Rendahnya kualitas SDM 5 5 4 14 II

3 Kurangnya rekruitmen petugas yang
kompeten dibidangnya 5 4 4 13 III

KETERANGAN : Skala Penilaian:

U : Urgensi / kegawatan 1. Sangat Rendah 4. Tinggi
S : Seriousness / mendesaknya 2. Rendah 5. Sangat tinggi
G: Growth / pertumbuhan 3. Sedang
 Berdasarkan analisis USG tersebut di atas, masalah spesifik prioritas yang
diambil adalah “Tidak sesuainya latar belakang pendidikan petugas dengan
bidangnya”.

3.4 Diagram Problem Trees

Pohon Masalah (Pernyataan Negatif)

Belum optimalnya filling

rawat jalan di RSUD
Brebes. 4

AKIBAT

Penggunaan tracer dan

outgate kurang efektif di
filling rawat jalan. 1

SEBAB

a b c 2

Kurang adanya kebijakan Petugas filling belum Tidak terlaksananya SOP

manajemen RSUD Brebes memenuhi standar filling rawat jalan secara
dalam meningkatkan kompetensi. optimal.
kualitas mutu pelayanan.

a c 3
b
Tidak sesuainya latar Kurangnya rekuitmen
Rendahnya kualitas SDM. belakang pendidikan petugas yang kompeten
petugas dengan dibidangnya.
bidangnya.

Keterangan :
1. Masalah yang dihadapi adalah No. 1 (Masalah Utama).
2. Penyebab masalah No. 1 adalah masalah No. 2b (Masalah Pokok).
3. Penyebab masalah No. 2b adalah masalah No. 3b (Masalah Spesifik).
4. Akibat masalah No. 1 adalah No. 4
3.5 Alternatif Penyelesaian Masalah
a. Rumusan Sasaran (Pohon Sasaran)
Untuk mewujudkan agar meningkatnyapenggunaan tracer dan outgate kurang
efektif di filling rawat jalan, dapat dilakukan dengan menempuh beberapa alternatif
kegiatan sehingga dapat tercipta hal-hal sebagai berikut :
1. Petugas filling harus memenuhi standar kompetensi.
2. Adanya kebijakan manajemen RSUD Brebes dalam meningkatkan kualitas
mutu pelayanan.
3. Terlaksananya SOP filling rawat jalan secara optimal.
Dari ketiga sasaran tersebut, yang paling dominan untuk diwujudkan adalah
“Petugas filling harus memenuhi standar kompetensi.”, dan untuk mewujudkan hal
tersebut maka beberapa sasaran di atas dijabarkan menjadi sasaran spesifik yaitu :
1. Tidak sesuainya latar belakang pendidikan petugas dengan bidangnya.
2. Rendahnya kualitas Sumberdaya Manusia.
3. Kurangnya rekuitmen petugas yang kompeten dibidangnya.
Dari ketiga faktor sasaran pendukung tersebut, yang paling spesifik adalah
“Tidak sesuainya latar belakang pendidikan petugas dengan bidangnya.“. Adapun
gambaran Pohon Sasaran dapat dilihat pada gambar berikut :
 Pohon Sasaran (Pernyataan Positif)

Optimalisasi filling rawat

jalan di RSUD Brebes. 4

AKIBAT

Sudah efektifnya
penggunaan tracer dan
outgate di filling rawat 1
jalan.
SEBAB

a c 2
b
Adanya kebijakan Sudah terpenuhinya Optimalisasi pelaksanaan
manajemen RSUD Brebes standar kompetensi SOP filling rawat jalan.
dalam meningkatkan petugas filling.
kualitas.mutu pelayanan.

a 3
b c
Meningkatnya kualitas Sudah sesuainya latar Meningkatnya rekuitmen
SDM. belakang pendidikan petugas yang kompeten
petugas dengan dibidangnya.
bidangnya.

Keterangan :
Pohon sasaran ini didapat dengan merubah pernyataan negatif pada pohon masalah
menjadi pernyataan positif.

b. Diagram Medan Kekuatan

Masalah spesifik dominan

dipositifkanSudah sesuainya latar belakang
pendidikan petugas dengan bidangnya.
 Faktor Pendorong Faktor Penghambat
1. Tingginya etos kerja pada setiap 1. Latar belakang pendidikan petugas
petugas. (5) filling tidak sesuai dengan
bidangnya.
2. Adanya kebijakan manajemen
2. Kurangnya pemahaman dalam
dalam meningkatkan kualitas mutu penggunaan tracer dan outguide.
pelayanan. (5)

3. Tersedianya tracer dan outguide 3. Kurangnya rekuitmen petugas

(5) yang kompeten dibidangnya.

5 4 3 2 1 0 1 2 3 4 5

Jumlah Skor : 15 Jumlah Skor : 13

c. Diagram Alternatif
Untuk optimalisasi petugas fillingdi instalasi rawat jalan dapat ditempuh
melalui beberapa alternatif kegiatan sebagai berikut :
1. Melaksanakan Pelatihan bagi petugas filling di instalasi rawat jalan.
2. Menambah dan meningkatkan sarana dan prasarana yang dirasa kurang.
Gambaran tentang sasaran alternatif kegiatan yang akan dilaksanakan oleh
RSUD Brebes dapat dilihat pada Pohon Alternatif di bawah ini :
 Pohon Alternatif

Optimalisasi filling rawat

jalan di RSUD Brebes. 4

Sudah efektifnya
penggunaan tracer dan 1
outgate di filling rawat
jalan.

Sudah terpenuhinya
standar kompetensi 2
petugas filling.

Sudah sesuainya latar

belakang pendidikan 3
petugas dengan
bidangnya.

a b

Melaksanakan Pelatihan Menambah dan

bagi petugas filling di meningkatkan sarana
instalasi rawat jalan. dan prasarana yang
dirasa kurang.

Kesimpulan :
Dari ketiga alternatif kegiatan tersebut di atas (sebagai alternatifpenyelesaian
masalah), alternatif terpilih adalah :”Kegiatan Pelatihan bagi petugas filling di
instalasi rawat jalan”.
3.6 Penyusunan Perencanaan Program / Kegiatan pada Unit MIK
Tabel 3.6.1
Perencanaan Program / Kegiatan Pelatihan bagi Petugas Filling di Instalasi Rawat Jalan
RSUD Brebes Tahun 2017

NO Kegiatan INDIKATOR TOLAK UKUR TARGET

KINERJA KINERJA KINERJA
Optimaslisasi Capaian Program Penggunaan tracer Filling di instalasi
penggunaan dan outguide di rawat jalan RSUD
tracer dan filling rawat jalan Brebes
outguide RSUD Brebes
yang kurang menjadi lebih
efektif pada efektif agar
filling rawat pelayanan yang
jalan di diberikan menjadi
RSUD lebih efisien
Brebes
Input Dana Rp. 100.000.000
Sarana - Ruangan untuk
fillling rawat jalan
di RSUD Brebes
- Kertas untuk
formulir rekam
medis, tracer dan
outguide
- MAP untuk
menyimpan
dokumen rekam
medis
- Lemari atau Roll
o’pack untuk
penyimpanan
dokumen rekam
medis pasien rawat
jalan

Tenaga Petugas filling di

rawat jalan RSUD
Brebes
Output - Pelatihan bagi - 4 kali dalam satu
petugas filling tahun (3bulan
di instalasi sekali)
rawat jalan.
 - Penambahan - 2 kali dalam
sarana dan setahun.
prasarana yang
dirasa kurang.
Outcome - Meningkatkan - 6-8 orang petugas
kemampuan filling rawat jalan
petugas dalam (100%)
menggunakan
tracer dan
outguide
sehingga
penyimpanan
dokumen
menjadi lebih
tertata.
- Penggunaan - 6-8 orang petugas
buku ekspedisi filling rawat jalan
yang lebih (100%)
efektif untuk
mempermudah
melakukan
pengecekan
dokumen.

- Peningkatan - 6-8 orang petugas

kinerja petugas filling rawat jalan
dalam (100%)
memberikan
pelayanan
melalui
pelatihan yang
diselenggarakan
3.7 Pengorganisasian pada Unit MIK
a. Struktrur Organisasi Unit MIK

Struktur Organisai Instalasi Rekam Medis

b. Tugas Pokok dan Fungsi Unit MIK

Unit kerja rekam medis mempunyai tugas pokok dan fungsi seperti di bawah ini:
1. Menentukan standar dan kebijaksanaan pelayanan.
2. Melakukan pembaharuan format/ bentuk formulir rekam medis.
3. Mengajukan upaya dalam menanggulangi masalah terkait pelayanan rekam
medis.
 4. Membuat laporan bulanan dan tahunan untuk dikirim ke Dinas Kesehatan dan
pihak manajemen rumah sakit secara tepat waktu.

c. Tanggung Jawab Petugas Unit MIK

Selain itu, unit rekam medis mempunyai tanggung jawab dalam menjalankan
tugas dan fungsinya, yaitu:
1. Menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya dan tersedia jika
diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien.
2. Optimalisasi penyediaan rekam medis pasien, pembuatan indeks, dan
penyimpanan rekam medis di ruang filling.

d. Wewenang Petugas Unit MIK

Adapun wewenang dari instalasi rekam medis dalam menjalankan tugas dan
fungsinya, adalah:
1. Memberikan penilaian akhir terhadap kualitas pengisisan data klinis.
2. Menolak berkas rekam medik yang tidak memenuhi standar.
3. Menerapkan tindakan-tindakan ke arah perbaikan rekam medik yang tidak
memuaskan.
Dalam menjalankan tugasnya, kepala instalasi rekam medis wajib menerapkan
koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan intern unit, maupun
dengan unit-unit terkait, sesuai dengan tugasnya masing-masing.

e. Peranan Petugas Instalasi MIK

Setiap bagian di instalasi rekam medik mempunyai tugas dan peranannya masing-
masing. Di antaranya:
1. Kepala Instalasi
a) Mengatur serta mengawasi pelaksanaan kegiatan rekam medis
b) Memberi pengarahan dan bimbingan pelaksanaan tugas staff rekam medis
c) Memimpin rapat tingkat bagian (unit) rekam medis
d) Menilai pelaksanaan tugas staff
e) Merencanakan pengembangan SDM di instalasi rekam medis
2. Bagian Filling
a) Menyimpan berkas rekam medik
 b) Mengendalikan pengeluaran berkas rekam medis baik dalam intern ataupun
ekstern rumah sakit
c) Menempatkan kembali berkas rekam medik sesuai tata cara penyimpanan
d) Mengontrol keluar masuknya berkas rekam medik
3. Bagian Assembling
a) Merakit, menyusun dan menyatukan formulir rekam medik sebelum
dianalisis berdasarkan urutan nomor rekam medis
b) Melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif terhadap formulir rekam medis.
c) Mengembalikan formulir rekam medis yang belum lengkap ke setiap bangsal
dengan batas waktu toleransi 2-7 hari.
4. Bagian Coding dan Indexing
a) Mengkode penyakit, tindakan yang dilakukan, dan sebab kematian sesuai
ICD-10.
b) Melaksanakan fungsi kemitraan profesi apabila diagnosa yang ditegakkan
belum jelas, tidak sesuai maupun belum spesifik kepada dokter yang
bersangkutan.
c) Meng-index pasien, jenis penyakit, nama dokter, jenis tindakan/operasi, dan
kematian
d) Meranking 10 besar penyakit
5. Bagian reporting
a) Membuat Sensus Harian Rawat Inap (SHRI)
b) Membuat Grafik Baber Johnson terakait BOR, LOS, TOI, dan BTO.
c) Membuat laporan RL 1,2,3,4, dan 5.
6. Visum et repertum
Menyediakan visum ketika diminta oleh pihak berwajib maupun keluarga
pasien untuk proses hukum.
7. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap dan Tempat Pendaftaran Pasien Gawat
Darurat
a) Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi).
b) Menyediakan formulir-fomulir rekam medis dalam folder/ dokumen
rekam medis bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan
yang datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama).
c) Mengarahkan pasien untuk diperiksa oleh dokter terlebih dahulu untuk
pasien gawat darurat.
 d) Memberi informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit
8. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
a) Melakukan pencatatan pendaftaran (registrasi).
b) Menyediakan formulir-fomulir rekam medis dalam folder/ dokumen
rekam medis bagi pasien yang baru pertama kali berobat (pasien baru) dan
yang datang pada kunjungan berikutnya (pasien lama).
c) Mengarahkan pasien ke unit rawat jalan (URJ) atau poliklinik yang
sesuai keluhannya.
d) Memberi informasi tentang pelayanan-pelayanan di rumah sakit

f. Proses Pelaksaanaan Pelayanan di Instalasi MIK

Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, unit rekam medis memiliki kegiatan yang
saling berhubungan dan harus dilakukan secara rutin dan berurutan yaitu:
1. Proses Filling
Menerima dokumen rekam medis dari fungsi koding dan indeksing, menyimpan
dokumen rekam medis, menyerahkan dokumen rekam medis dengan buku
ekspedisi filling, menyimpan kembali dokumen rekam medis yang aktif dan
menyimpan dokumen rekam medis yang in-aktif di ruangan yang berbeda.
2. Proses Assembling
Melakukan analisis kuantitatif dan kualitatif terhadap formulir rekam medis dan
mengembalikan berkas rekam medis kepada bangsal yang bersangkutan.
3. Proses Coding
Mengkode penyakit, tindakan medis yang telah dilakukan sesuai dengan ICD 10
dan ICD 9CM untuk proses claim BPJS.
4. Proses Indexing
Mengelompokkan penyakit berdasarkan pasien, penyakit, operasi, kematian, dan
indeks dokter.
5. Proses Reporting
Membuat laporan RL 1,2,3,4, dan 5, mengirimkan laporan rumah sakit ke Dinas
Kesehatan dan pihak manjemen rumah sakit.
6. Proses Visum et repertum
Menyiapkan dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk visum, membuat
kerangka visum agar dokter lebih mudah dalam melakukan pengisisan.
 7. Proses Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap
Menyiapkan formulir, catatan, dan nomor rekam medis yang diperlukan untuk
kegiatan pelayanan, menanyakan apakah sebelumnya pasien sudah pernah
berobat ke RS tersebut atau belum, mencatat identitas pasien baru, memberikan
penjelasan mengenai fasilitas yang ada di RS, mencatat identitas pasien pada
buku register, membuat lapran harian.
8. Proses Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat
Mempersilahkan pasien untuk mendapat penanganan dari dokter terlebih dahulu,
menyiapkan formulir, catatan, dan nomor rekam medis yang diperlukan untuk
kegiatan pelayanan, menanyakan apakah sebelumnya pasien sudah pernah
berobat ke RS tersebut atau belum, mencatat identitas pasien baru, memberikan
penjelasan mengenai fasilitas yang ada di RS, mencatat identitas pasien pada
buku register, membuat lapran harian.
9. Proses Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Menyiapkan formulir, catatan, dan nomor rekam medis yang diperlukan untuk
kegiatan pelayanan, menanyakan apakah sebelumnya pasien sudah pernah
berobat ke RS tersebut atau belum, mencatat identitas pasien baru, mengarahkan
pasien ke poli klinik yang dituju, mencatat identitas pasien pada buku register,
membuat lapran harian.
3.8 Pelaksanaan dan Penggerakkan Program/Kegiatan pada Unit MIK
a. Menyusun Plan of Action (POA) program/kegiatan

Tabel 3.8.1
Plan of Action (POA) Program / Kegiatan Pelatihan bagi Petugas Filling di Instalasi Rawat
Jalan RSUD Brebes Tahun 2017

TUJUAN DANA PENANGGUNG

RENCANA
NO KEGIATAN SASARAN LOKASI WAKTU
PELAKSANAAN
KINERJA Rpj JAWAB
1. Optimalis 1. Meningkat 1. Melaksanaka RSUD Mei 40jt Ka Instalasi
asi filling nya n Pelatihan Brebes Rekam
rawat pengetahu bagi petugas Medis
jalan di an tentang filling di
RSUD rekam instalasi
Brebes. medis bagi rawat jalan.
SDM yang
bukan di
bidang
RMIK
Kepala
Ruang
2. Kualitas 2. Menambah Rekam
tenaga dan Medis
perekam meningkatka
medis pada n sarana dan
sarana prasarana
pelayanan yang dirasa
kesehatan kurang.
Koordinator
TPPRJ
3. Kemampua
n petugas
dalam
menggunak
an tracer
dan
outguide
sehingga
penyimpan
an
dokumen
menjadi
lebih tertata

(Tabel RKO dan 3.9 file nya terpisah)

 BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN

B. Kesimpulan

Berdasarkan hasil-hasil yang didapat dari analisis SWOT yang dilakukan pada
RSUD Brebes, dapat disimpulkan bahwa RSUD Brebes sudah mampu bersaing di pasar
persaingan secara kompetitif. Berdasarkan analisis SWOT, RSUD Brebes dapat
memanfaatkan kekuatan dan peluang yang ada, serta meminimalkan kelemahan dan
ancaman. Strategi yang dapat dilakukan antara lain :

1. Strategi SO (Strenght Opportunities)

Meningkatkan kemampuan petugas dalam menggunakan tracer dan outguide
sehingga fungsi peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis dapat
berjalan sesuai standar, rekrutmen tenaga baru khususnya pada bagian filling yang
lebih kompeten dalam bidang rekam medis, penyediaan buku ICD 10 versi
terupdate guna menyesuaikan pengkodean dengan jenis penyakit terbaru,
pengajuan terhadap pihak manajemen RSUD Brebes terkait dengan izin pengadaan
sarana dan prasarana khususnya dalam penggunaan kode pewarnaan pada dokumen
rekam medis agar memudahkan dalam pencarian berkas rekam medis, pembuatan
kebijakan terhadap manajemen RSUD Brebes terkait dengan SOP penggunaan
Admission Note yang dirasa belum efektif dilaksanakaan pada instalasi rawat inap.
2. Strategi WO (Weakness Opportunities)
Pelaksanaan pelatihan khususnya untuk petugas filling agar dapat memenuhi
standar kompetensi yang diperlukan oleh manajemen pihak rumah sakit,
pembuatan format baru laporan sensus harian rawat inap (SHRI) agar lebih mudah
dan lebih efektif cara pengisisannya, dapat mengikuti update secara berkala ICD 10
yang dikeluarkan oleh WHO, penetapan sistem kode pewarnaan untuk penjajaran
dokumen rekam medis, merealisasikan kebijakan tentang penggunaan admission
note yang telah tertuang dalam SOP.
3. Strategi ST (Strenght Treatment)
Penggunaan buku ekspedisi yang lebih efektif guna mempermudah
pengecekan fungsi peminjaman dan pengembalian dokumen rekam medis,
 meningkatkan kualitas data yang terkumpul dalam laporan dari berbagai sumber
guna memperoleh data yang lebih akurat dan berkualitas, peningkatan pemberian
kode yang lebih akurat guna memperbesar income rumah sakit, peningkatan dalam
segi penyimpanan serta penataan dokumen rekam medis di ruangan filling agar
menjadi lebih akurat dan tertata, pelaksanaan penggunaan admission note agar
memperjelas informasi yang diperoleh dari status pasien yang akan dirawat inap.
4. Strategi WT (Weakness Treatment)
Peningkatan kinerja petugas dalam memberikan pelayanan yang lebih efektif
melalui pelatihan yang diselenggarakan, proses penggunaan data dan informasi
yang lebih spesifik agar lebih terpercaya dan terbukti keakuratannya, menghindari
penggunaan kode diagnosa penyakit maupun tindakan yang kurang spesifik,
peningkatan kinerja petugas rekam medis sesuai dengan standar pelayanan rekam
medis di rumah sakit, pemberlakuan kebijakan mengenai penggunaan admission
note sehingga status pasien yang akan dirawat inap menjadi lebih jelas.

C. Saran

Berdasarkan hasil-hasil yang didapat dari analisis SWOT yang dilakukan pada
RSUD Brebes, saran-saran yang yang diberikan bagi RSUD Brebes adalah sebagai
berikut :

1. Dalam program peningkatan kinerja petugas bagian rekam medis, RSUD Brebes
harus memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki dengan tetap memandang
faktor kelemahan dan ancaman. Jangan sampai kekuatan dan peluang berubah
menjadi ancaman besar bagi lembaga sendiri.
2. Agar dapat bersaing di pasar persaingan yang semakin ketat, RSUD Brebes
hendaknya harus lebih memprediksi peluang-peluang yang dapat dimanfaatkan dan
selalu melakukan inovasi-inovasi produk serta kebijakan guna meningkatkan
pelayanan yang lebih prima.
3. Melakukan pembenahan dalam hal rekrutmen kinerja yang sesuai dengan bidang
serta latar belakang pendidikannya agar lebih efektif serta dapat melakukan
pekerjaannya secara professional.