BAB II

ETIKA RAPAT

A. Pengertian Rapat
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi
kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh
banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat
melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk
komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan
dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu.
Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang
tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan
pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan
perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci.
Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti
selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang
efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.

B. Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
 Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
 Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
 Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
 Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang
sedang terjadi.
 Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
 Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).
 Dan lain-lain.
Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis (pelajari) terlebih dahulu bagaimana
tingkat ketercapaian dari tujuan tersebut.

C. Macam-macam Rapat
1. Berdasarkan tujuan
 Rapat Penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk tujuan
menyampaikan penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
 Rapat Pemecahan Masalah diselenggarakan untuk menemukan pemecahan
tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi.
 Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
merugikan kedua belah pihak.

2. Berdasarkan sifat
 Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan
terlebih dahulu, sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat
memperoleh undangan.
 Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak
berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi.
 Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota
organisasi. Materi rapat yang dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat
rahasia.
 Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu
dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut
maslah yang sifatnya rahasia (tidak atau belum boleh diketahui oleh umum).

3. Berdasarkan jangka waktu

 Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara rutin setiap
minggu, guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi
oleh setiap seksi atau subseksi.
 Rapat bulanan adalah rapat yang diselenggarakan setiap bulan dengan rutin,
guna membahas masalah-masalah yang bersifat biasa yang dihadapi oleh
setiap seksi atau subseksi.
 Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali,
guna mengadakan evaluasi hasil kerja selama setengah tahun dan mencari
serta menentukan rencana-rencana selanjutnya untuk waktu enam bulan
berikutnya
 Rapat tahunan adalah rapat yang diadakan sekali setahun yang bertujuan
untuk mengevaluasi pelaksanaan dan hasil dari rencana jangka pendek dan
jangka panjang.

4. Berdasarkan frekuensi
 Rapat rutin adalah rapat yang waktunya sudah tertentu aRapat rutin adalah
rapat yang waktunya sudah tertentu atau biasa, missal mingguan, bulanan, dll.
 Rapat incidental adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu,
karena adanya masalah yang memerlukan penanganan dengan segera.

5. Berdasarkan nama
 Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan pimpinan guna
membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu
instansi.
 Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau
pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-orang yang bertugas di instansi
pemerintah).
 Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.

D. Kriteria Pimpinan Rapat yang Baik

Keberhasilan suatu rapat sangat ditentukan oleh efektivitas pimpinannya.
Rapat akan produktif jika pimpinan dipersiapkan dan dipilih dengan cermat.
Pimpinan rapat adalah orang yang bertanggung jawab atas keberlangsungan rapat.
Seorang pimpinan rapat yang baik tidak mendominasi seluruh rapat sehingga
mengurangi kesempatan peserta untuk memberikan saran atau masukan, tetapi
juga tidak bersikap pasif sehingga kehilangan kendali atas rapat yang
dipimpinnya. Untuk menjadi pimpinan rapat yang baik, perhatikan beberapa
kriteria berikut:
 Mengetahui apa dan siapa yang hadir sebagai peserta rapat.
 Berbicara menggunakan bahasa yang dapat dengan mudah dipahami oleh
peserta rapat.
 Membangkitkan minat peserta rapat.
 Mengetahui dengan tepat yang perlu diutarakan dan hasil dari rapat
pendahuluan.
 Menyajikan materi secara sederhana dan ringkas. Bila perlu, dapat digunakan
alat bantu visual.
 Menjaga ketenangan sikap dan rasa percaya diri.
 Berbicara dengan suara yang jelas, dapat didengar oleh setiap peserta rapat.
 Hindari tingkah laku yang dapat mengganggu suasana.
 Memperhatikan dan mempertimbangkan saran dan pendapat setiap peserta
rapat.
 Mengikuti agenda rapat langkah demi langkah.
 Menjaga arah rapat agar tidak menyimpang dari tujuan.

Teknik Memimpin Rapat

Pemimpin rapat yang baik tidak mendominasi kesempatan berbicara dan
mengutarakan pendapatnya kepada forum peserta rapat, melainkan membawa
forum ke dalam diskusi untuk mendapatkan masukan, opini dan pemikiran peserta
rapat. Diskusi merupakan inti sebuah rapat yang baik. Rapat akan terhenti apabila
pimpinan mendominasi diskusi dan tidak memberikan kesempatan berpartisipasi
kepada peserta rapat. Selama rapat berlangsung, untuk membawa forum ke arah
diskusi dan mengendalikannya, pimpinan rapat dapat melakukan hal-hal sebagai
berikut:
 Mengajukan petanyaan terbuka, yakni prtanyaan yang tidak cukup dijawab

dengan sekedar ucapan “ya” atau “tidak”.

 Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan peserta rapat yang sesuai dengan

tujuan rapat.

 Menyampaikan pertanyaan peserta yang ditujukan kepada peserta lain melalui

pimpinan rapat.

 Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan dengan tujuan rapat.

 Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika diskusi menyimpang dari

tujuan yang telah ditetapkan.

 Bersikap tegas terhadap peserta yang mendominasi diskusi.

 Menggunakan contoh yang relevan dengan hati-hati untuk memberikan

dorongan kepada kelompok agar berpikir pada satu alur pemikiran yang sama.

 Mengajukan pertanyaan, baik kepada orang per orang atau kepada seluruh

kelompok, yang relevan dengan tugas yang menjadi tanggung jawab mereka.

 Pada waktu subyek dari luar topik diskusi muncul dan dipandang penting,

pimpinan menawarkan kepada peserta apakah subyek tersebut ditambahkan

pada agenda atau akan dibicarakan pada rapat pada kesempatan lain.

E. Siapa yang Harus Hadir dalam Rapat?

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta
tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya
diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan
semakin banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat
tidak efisien. Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas, perlu dipastikan
bahwa orang-orang yang dapat memberikan sumbangan pikiran dan yang
menentukan dalam pengambilan keputusan dapat hadir. Rapat akan kurang berarti
jika tanpa diikuti oleh orang-orang yang mempunyai informasi penting yang
berhubungan dengan subyek rapat. Untuk memudahkan mengundang orang dalam
rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
 8 orang peserta. Jika harus memecahkan sebuah masalah undanglah tak lebih
dari 8 orang untuk rapat. Lebih dari 8 orang dalam suatu ruangan selalu
menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang diselesaikan.
 18 orang peserta. Jika ingin melakukan sesi sumbang saran (brain storming)
maka bisa mengundang hingga 18 orang untuk rapat. Hanya saja, jangan
mencari konsensus dari jumlah peserta yang sedemikian besar.
 Jika ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka jika
ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk
baru, maka semakin ramai jumlah peserta rapat, suasana semakin baik.
Undanglah 1800 orang atau lebih untuk rapat.

F. Syarat-syarat Rapat
Rapat dapat dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan
rapat yang telah ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada
beberapa syarat yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat.
Suatu pertemuan dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi
kriteria berikut, yaitu:
1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi,
perusahaan, instansi, pemerintah, dan lain-lain, yang harus
dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak
ada yang disembunyikan serta prasangka ).
4. Adanya unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta
rapat, masalah yang dibahas.
5. Untuk mencapai tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus
mengetahui syarat-syarat rapat yang baik.

Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :

1. Persiapan rapat.
 Persiapan rapat harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia
penyelenggara rapat. Secara garis besar persiapan yang harus
dilaksanakan, yaitu :
a. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
b. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
c. Penentuan tempat.
d. Akomodasi.
e. Konsumsi.
f. Media/peralatan.

2. Pelaksanaan rapat.
a. Suasana rapat berlangsung terbuka.
b. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
c. Adanya kendali dari ketua rapat
d. Hindarkan debat kusir.
e. Bahasa harus komunikatif.
f. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
g. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
h. Adanya notulen.
i. Acara rapat.
j. Media rapat.
k. Waktu.

G. Tata Tertib Rapat

Agar rapat bisa mencapai maksud dan tujuannya, hendaknya rapat harus
dikelola dengan baik dan harus mengetahui tata tertib rapat yang memenuhi
kriteria sbb:
1. Tepat waktu dalam memulai rapat.
2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat
dapat mengetahui susunan acara rapat.
3. Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5. Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain
tanpa emosi. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta
mau mendengar pendapat orang lain.
6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi,
namun saling melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8. Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat,
jelas dan lugas.
9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun
terjadi perdebatan atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat
mengendalikan rapat sehingga masalah dapat dipecahkan untuk mengambil
kesimpulan.
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang
disetujui bersama.
Agar rapat dapat berhasil dengan baik, terlebih dahulu harus dibuat
susunan acara rapat yang merupakan urut-urutan jalannya rapat, mulai dari
pembukaan rapat sampai dengan rapat ditutup yaitu :
1. Pembukaan
2. Pembacaan susunan acara rapat
3. Pembahasan materi rapat
4. Lain-lain
5. Penutup

H. Etika Rapat
Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang
penting. Entah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau
sebagai seorang penyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak
menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting yang dapat
mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan diharapkan
mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika
dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil
yang maksimal.
1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan selalu
mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila buku
catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala
kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note secara
digital. Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.
2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk
keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya
diberitahukan terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para
peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain
mencatat.
3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau
smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message
yang lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi
atau kebutuhan dalam meeting.
4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti
meeting hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon
genggam bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali
panggilan tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan
mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting.
Karena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa
kita sedang tidak fokus dalam meeting tersebut.
5. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh
pada proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita
berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka
informasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja.
Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.
6. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah meeting
tentu saja kita akan memiliki pertanyaan – pertanyaan mengenai materi yang
diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba
waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu melakukan sebuah
percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting yang lain, terutama
saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan
 tangan untuk menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya
meeting, juga sangat tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain
7. Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan sebelumnya.
Dalam meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak
bermunculan. Apabila ada ide atau pendapat yang sudah diutarakan orang
lain, maka usahakan jangan meniru dan mengulai apa yang peserta lain
katakan sebelumnya dalam meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita
dengan alasan: 1. hal ini membuang waktu 2. mengundang persepsi negatif
dari peserta meeting yang lain.
8. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting berlangsung
tidak jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta
meeting. Cobalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab
sesuai yang kita harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang tinggi dan
dirasa angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara dengan
jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai
orang yang keras dan kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap
pembicaraan yang ada di dalam meeting. Ini akan mengganggu jalannya
meeting dan mendapatkan reaksi yang tidak baik dari peserta meeting yang
lainnya.
9. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting.
Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai.
Sehingga kita bukan hanya akan mendapatkan informasi dengan lengkap,
melainkan ini akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja.
10. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini perlu dilakukan,
karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang lengkap.
Melainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya
meeting. Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu dilakukan,
maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti meeting
hingga selesai.

I. Etika rapat yang efektif dan efesien.

Pra Rapat :
1. Buat agenda pembahasan
2. Hubungi peserta rapat, secara lisan maupun tulisan
3. Berikan informasi ; apa yang harus disiapkan, kapan waktu pelaksanaan rapat,
dimana lokasi rapat.
4. Ingatkan peserta rapat diharapkan datang dengan persiapan, yakni dengan
mengetahui agenda rapat, membaca terlebih dahulu materi yang akan dibahas
dan memahami bahan – bahan yang akan didiskusikan dan siap dengan
konsep yang ditawarkan (untuk menghemat waktu sebaiknya siapkan konsep
atau laporan berupa mind mapping, tervisualisasikan, dan telah ter-harcopy-
kan sehingga peserta lain dapat turut mempelajarinya.
5. Jangan lupa ingatkan untuk hadir tepat waktu. Peserta rapat tidak hanya
diharapkan datang tepat pada waktunya, bahkan disarankan datang lebih awal
dan jangan pernah berasumsi bahwa rapat hanya akan dimulai pada saat semua
peserta sudah hadir. Dengan demikian kita telah menghargai waktu.
6. Siapkan lokasi rapat ; ruang nyaman (LCD atau kipas angin), sarana visual
(LCD, Laptop, white board atau flip chart, alat tulis, kalender), penentu waktu
(jam dinding) dan penerangan ruang rapat

Saat Rapat :
1. Awali dengan Bismillah
2. Bacakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin
dicapai
3. Informasikan tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu
sebaiknya etika dan tatib telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti
dibacakan kembali). Etika rapat, sesungguhnya merupakan seperangkat
tata nilai yang disepakati dan selanjutnya dipahami oleh para peserta rapat,
agar rapat bisa berjalan lancar, tertib, efisien, efektif dan penuh sopan
santun. Etika Rapat ini tentu tidak dimaksudkan untuk membatasi atau
bahkan membelenggu para peserta rapat, namun sekadar menegaskan hal-
hal yang sepantasnya dilakukan dan yang tak pantas dilakukan ketika rapat
berlangsung
4. Tentukan pimpinan rapat
5. Tentukan notulen rapat, yang berfungsi mendokumentasikan, mencatat
pembahasan, pertanyaan, dan kesimpulan sehingga hasil dari rapat dapat
selalu diingat
6. Sampaikan Taujih penyemangat, yang berfungsi meluruskan niat,
menyemangati peserta rapat, dan dapat menambah wawasan pemikiran
dan ruhiyah.
7. Pastikan pimpinan rapat bersikap adil
8. Agar dapat menghemat waktu, pembahasan rapat seputar 5W (what, why,
where, when, who) dan 1H (how)
9. Pimpinan dapat mengingatkan kembali peserta rapat untuk empati,
mendengarkan peserta lain yang sedang berbicara, dan menyampaikan ide
dengan mengacungkan telunjuk lebih dulu dan saat diperkenanakan bicara
barulah berbicara. termasuk soal interupsi,
10. Peserta dapat menyikapi perbedaan pemikiran, latarbelakang dan
kemampuan seseorang
11. Peserta diharapkan tidak mencela, negative thinking, berbicara dengan
rekan sebelahnya kecuali diminta
12. Peserta rapat pun diperkenankan mendokumentasikan untuk kepentingan
pribadinya hal-hal yang dibicarakan dalam rapat namun tidak
dipublikasikan kecuali mendapat izin dari pimpinan rapat
13. Bagi waktu rapat menjadi ; waktu untuk pembukaan (doa,
taujih,sambutan), waktu untuk pemaparan (konsep, masalah, target), waktu
untuk pembahasan (brainstorming, diskusi dan bertanya), waktu
menyimpulkan, dan waktu penutupan (doa, agenda lanjutan)
14. Peserta wajib mengisi form kehadiran
15. Ingatkan meminta peserta mengubah nada dering handphonenya menjadi
silent mode. Harus diakui, dering HP apalagi diikuti dengan pembicaraan
telepon ditengah berlangsungnya rapat, memang sangat mengganggu
peserta rapat lainnya. Dengan aturan ini diharapkan gangguan pada rapat
dapat diminimalkan.
16. Pemimpin rapat dapat meredam peserta yang terlalu dominan dan
memberi kesempatan peserta lain untuk bicara dan berpendapat
 17. Pemimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan
hasil rapat dengan mengedepankan kepentingan bersama bukan individu
18. Pastikan hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan
waktu aksi, dan target realisasi
19. Pastikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya
namun tidak diterima dalam forum untuk lapang dada dan tetap
mendukung hasil keputusan rapat tersebut.
20. Pastikan setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau
audio visual) informasi atau kesepakatan rapat.

Saat akan mengakhiri rapat lakukanlah hal berikut :

1. Bacakan kembali hasil diskusi dan menjadi keputusan bersama

2. Ingatkan peserta untuk komitmen, semangat mendukung dan

melaksanakan hasil rapat
3. Sampaikan agenda lanjutan
4. Doa bersama untuk memohon bantuan kepada Allah SWT kemudahan
pelaksanaan hasil rapat tersebut.

Pasca Rapat :

1. Peserta rapat memiliki keputusan hasil rapat

2. Peserta berkomitmen melaksanakan hasil keputusan rapat
3. Peserta saling mengingatkan satu dengan lainnya sebagai salah satu
mekanisme control

Hal – hal yang merusak pelaksanaan rapat :

1. Peserta datang terlambat, terlebih lagi pemimpin yang terlambat. Hal ini
akan menjadi kebiasaan buruk
2. Tidak tegas waktu
3. Tidak ada agenda dan batasan waktu rapat
4. Tidak ada sarana audio visual
5. Mengundang orang yang bukan bidangnya
 6. Tidak ada notulensi hasil rapat
7. Peserta tidak memahami tujuan rapat
8. Peserta tidak menyiapkan konsep, informasi yang akan disampaikan dalam
rapat
9. Tak ada komunikasi efektif selama rapat berlangsung
10. Pemimpin tidak adil menyikapi perbedaan, dan penyampaian usul
11. Gangguan dering telepon dan handphone dengan pembicaraannya
12. Tidak jelas keputusan rapat, siapa mengerjakan apa dan batasan waktunya
serta reward and punishment-nya
13. Peserta dibiarkan sibuk dengan kepentingannya sendiri misalnya
memainkan pena atau handphone, bicara dengan rekan sebelahnya, coret-
coret yang bukan berkaitan dengan rapat pada bukunya
14. Peserta dibiarkan duduk dengan sikap malas
15. Peserta tidak mendokumentasikan hasil rapat, dibiarkan hanya mendengar
saja tanpa ada aktifitas menulis
16. Peserta dibiarkan makan minum selama rapat berlangsung
17. Pernyataan dan pertanyaan peserta tidak dibatasi

Membuka Rapat

Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas

tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat

harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang

diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai

perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda

sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan. Jika dalam kata-kata

pembukaan pimpinan rapat menyatakan opini pribadi tentang subyek rapat,

peserta rapat akan menduga bahwa rapat akan diarahkan untuk mewujudkan

gagasan pimpinan, tidak mencapai keputusan bersama, dan pada akhirnya dengan

cepat akan menurunkan minat peserta rapat.

Menutup Rapat

Pada akhirnya sebuah rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat

yang tepat. Apabila semua pokok bahasan yang tersebut dalam agenda telah

tercakup dalam rapat, ada kecenderungan peserta untuk mulai membuat

rekapitulasi. Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai

diskusi baru, dan mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat.

Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.

Rapat dapat selesai lebih cepat apabila peserta rapat menyetujui topik dalam

agenda. Meskipun demikian, apabila terdapat peserta rapat yang menghendaki

klarifikasi dan kemudian terjadi diskusi, sepanjang hal itu tidak melampaui waktu

yang telah ditetapkan untuk penyelenggaraan rapat, harus diberikan toleransi.

 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok
yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak
organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui
musyawarah untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk
komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan
memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan
dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak
banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti
oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan
semakin banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat
tidak efisien.
 DAFTAR PUSTAKA

http://berbagi-informasi-dan-pengetahuan.blogspot.com/2012/02/pengertian-
rapat.html
http://trustindonesiaku.blogspot.com/2014/01/etika-rapat-efektif-dan-efisien.html
http://mediabisnisonline.com/10-etika-dalam-mengikuti-meeting-3/