Pertukaran informasi bisnis pada saat ini umumnya dilakukan dengan cara yang

konvensional, yaitu menggunakan media kertas. Seiring dengan meningkatnya

transaksi bisnis suatu perusahaan, tentu akan meningkat pula penggunaan
kertas. Hal ini dapat menimbulkan banyak masalah seperti keterlambatan dalam
pertukaran informasi, kehilangan data, yang sekaligus juga berarti menambah
beban keuangan dalam perusahaan.  Fakta-fakta ini telah menyebabkan
ketidakefisienan dalam dalam bisnis, khususnya yang berkaitan dengan
pertukaran informasi bisnis.

Kehadiran internet memiliki dampak yang signifikan untuk menyelesaikan

masalah pertukaran data secara konvensional. Namun, jaminan keamanan
transaksi melalui internet juga menjadi kendala bagi sebagian orang. Kehadiran
Electronic Data Interchange (EDI) bisa menjadi salah satu solusi untuk membuat
keefisienan dalam transaksi bisnis di Internet dan sekaligus memberikan jaminan
keamanan dalam bertransaksi.

Menurut kamus TI, Pengertian EDI adalah metode untuk saling bertukar data
bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer. EDI memiliki
standarisasi transaksi perdagangan, sehingga perusahaan dapat berkomunikasi
secara langsung dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain tanpa
memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang
tidak disengaja dalam penanganan berkas dan sebagainya.

Tujuan diberlakukan EDI adalah agar dapat membantu para pelaku bisnis untuk
mengolah suatu dokumen dengan pihak lain dengan akurat, cepat serta efisien
dalam penyelesaiannya. Apabila proses tersebut dilaksanakan dengan sebaik
mungkin, maka akan terjalin komunikasi yang sangat baik antar sesama pelaku
kegiatan bisnis baik secara internal maupun eksternal.

Kelebihan EDI
 Penghematan Biaya: Penghematan ini didapatkan karena dengan EDI,
perusahaan tidak memerlukan biaya kertas, biaya penyimpanan dokumen dan
biaya pengiriman dokumen.
 Kecepatan: Dengan EDI, leadtime pengiriman dokumen hanya kurang dari 1
menit.
 Keakuratan: EDI akan mampu menghasilkan tingkat akurasi tinggi karena
tidak ada entry data ulang. Selain itu sistem EDI sudah dilengkapi dengan ECC
(Error Correction Control) yang akan mengidentifikasi kesalahan dengan cepat
sehingga dapat segera diperbaiki.
 Keamanan: Penggunaan enkripsi dokumen yang membuat dokumen hampir
tidak bisa dipalsukan.
 Integrasi: Integrasi antar sistem dapat dilakukan dengan perantara EDI.
Setiap unit didalam organisasi akan terintegrasi dengan adanya EDI
didalamnya sehingga proses menjadi lebih efisien.
Kelemahan EDI
 Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat
komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
 Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI.
 Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI.

 Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan

yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh
respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta
pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

Apakah kalian pernah mendengar istilah Electronic Data Interchange atau yang
biasa disingkat EDI? Apa kalian tahu itu apa? bagaimana cara kerjanya? Apa
keuntungan dan kerugiannya? dan lainnya yang berhubungan dengan istliha
tersebut? yuk mari kita kupas tuntas EDI itu.

Apa Sih Electronic Data Interchange itu?

EDI atau singkatan dari Electronic Data Interchange sebenarnya adalah sebuah
metode pertukaran dokumen bisnis antar aplikasi komputer-antar perusahaan
atau instansi secara elektronis dengan menggunakan format standar yang telah
disepakati, dimana antara dua pihak yang berhubungan yang memiliki sistem
dan aplikasi yang berbeda dihubungkan dengan teknologi EDI (Value added
Network). Lalu menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling
bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.

Loh Kan Aplikasi Antar Perusahaan

Berbeda-Beda?
Nah, Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association
(IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui
yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan
menggunakan media elektronik”.

Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu
lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan
kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.

EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi

komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang
satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar
dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi
dari manusia.

Prinsip ini sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-
sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini
UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data
Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa
bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.

Apa Sih Tujuannya Utamanya?

Tujuannya membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya

dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat
mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi
pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode
konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak
diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya.
Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan
tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis
dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga.

Bagaimana Sejarah EDI Itu Sendiri?

Pada tahun 1964, seorang manajer penjualan yang bekerja di American Hospital Supply
Company (AHSC) menciptakan sebuah sistem untuk menangani masalah inventoris
dalam sebuah rumah sakit lokal di Amerika Serikat. Manajer penjualan itu memberikan
sejumlah kumpulan kartu berlubang (punched card) kepada rumah sakit lokal tersebut.
Setiap buah punched card merepresentasikan tiap pembelian barang dari AHSC,
kemudian punched card ini dimasukkan ke dalam sebuah kotak persediaan untuk
mengindikasikan kapan barang tertentu harus dipesan lagi. 

Di waktu yang bersamaan, punched card-punched card itu dikumpulkan dan dimasukkan
ke dalam card reader yang disediakan untuk para pelanggan. Data dikirim melalui saluran
telepon standar ke sebuah kunci mesin punch (keypunch) di AHSC, dimana set punched
card–punched card yang identik diduplikasi. Pemenuhan pesanan kemudian dikerjakan
secara biasa.

Pertukaran data elektronik ini ternyata meningkatkan keakuratan dan efisiensi dalam
pemesanan persediaan-persediaan pada banyak rumah sakit di Amerika Serikat.
Ketidakakuratan pemesanan berkurang, waktu pengiriman menjadi lebih cepat, dan
permasalahan kekurangan inventori pun dapat diatasi dalam rumah sakit-rumah sakit
tersebut. 

Dalam beberapa tahun ke depan, EDI yang sebelumnya hanya berbasis sistem one-to-one
seperti yang pertama kali digunakkan oleh AHSC, kemudian berkembang menjadi pasar-
pasar elektronik baru yang berisi komunitas-komunitas industri pelanggan, pemasok,
penghasil, dan fasilitator jaringan. EDI kemudian menjadi suatu nilai penting dalam
kemitraan perdagangan.

Syarat Dilakukannya EDI Apa Aja?

  Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
 Scope of agreement electrical supply service in the cooperative
 Third-party service provider
 Electonic transaction (menyampaikan ke provider)
 Provider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah
barang
 System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI)
 Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari
masalah)
 Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
 Bebas dari computer viruses
 Data recovery and retention
 Testing

Terus Keuntungannya Apa Aja?

 1. Respon yang cepat = Cara pemesanan tradisional yang menggunakan kertas
membutuhkan waktu berhari-hari untuk dokumen-dokumen transaksi mencapai
tujuan pengirimannya. Waktu dalam penungguan ini sebenarnya mempunyai nilai
yang cukup berarti bagi para pelaku bisnis. Sistem EDI yang menggunakan bentuk
elektronik dalam proses pengiriman dapat dalam sekejap mengirimkan dokumen-
dokumen transaksi kepada para pelaku bisnis sehingga mereka mempunyai waktu
yang lebih banyak untuk menentukan manuver-manuver bisnis.
2. Penghematan waktu = Pada dasarnya EDI menggantikan transaksi yang
menggunakan kertas menjadi transaksi berbasis elektronik. Hal ini telah
menghemat waktu yang tadinya dialokasikan untuk menulis, mencetak, dan
pengiriman melalui jasa pos
3. Penghematan biaya = Biaya untuk membayar peralatan, prangko, jasa pos,
pegawai dan petugas dapat dikurangi karena sistem EDI telah menyederhanakan
semua ini ke dalam sebuah urutan yang sistematis dan otomatis.
4. Minimalisasi kesalahan = Kesalahan yang sering terjadi dalam pekerjaan manual
biasa terjadi karena bekerja menggunakan kertas dilakukan oleh manusia,
sedangkan sistem EDI adalah sistem yang berbasis komputer sehingga kesalahan
dalam proses pertukaran informasi dapat dikurangi oleh kalkulasi komputer.
5. Aliran kas = Siklus dalam perdagangan menjadi lebih cepat seiring
mempercepatnya proses pesanan dan pengiriman yang juga memengaruhi
kecepatan pembayaran. Bertambah cepatnya pembayaran akan berdampak pada
meningkatnya arus kas.
6. Peluang dalam bisnis = Jumlah pelanggan meningkat dan mereka biasanya hanya
akan berbisnis dengan pemasok yang menggunakan EDI. Persaingan pun
meningkat dalam memulai bisnis baru karena adanya penggunaan EDI. Industri
supermarket dan perakit kendaraan merupakan contoh bisnis yang banyak
menggunakan EDI dalam kemitraannya.

Kalo Kendalanya?

1. Kendala teknis, yaitu yang berhubungan dengan pentransferan data lewat

komputer, fasilitas telepon dan biaya untuk pengadaan perangkat komputer.
2. Terbatasnya pihak Bank yang memakai program EDI ini.
3. Belum ada aturan hukum yang mengatur mengenai pemakaian sistem EDI ini.
4. Implementasinya yang sangat spesifik dan tertutup sehingga membutuhkan biaya
yang tidak sedikit.
Bagaimana EDI di Indonesia?
EDI bisa membantu kita meningkatkan efisiensi, karena komputerisasi transaksi bisnis
dapat menyederhanakan dan mempercepat prosedur. Karena dunia bisnis tidak dapat
melepaskan diri dari pemerintah, maka kesediaan pemerintah dalam penerapan EDI
sangat penting, untuk memilih standar yang berlaku dan untuk menyediakan perangkat
hukum yang diperlukan. 

Keberhasilan Singapura dalam menerapkan EDI dapat kita jadikan jadikan satu contoh.
Saat ini pelabuhan Singapura menjadi pelabuhan tersibuk di dunia, fakta ini tentu tidak
terlepaskan dari peran EDI yang sangat membantu transaksi bisnis di pelabuhan tersebut.
Bila mengingat ketidakefisiennya selalu masalah dalam perekonomi kita, maka penerapan
EDI dapat kita jadikan alternatif untuk mengatasi problema klasik permasalah ekonomi
Indonesia.