KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, karena
berkat bimbingan dan pertolongan-Nya sehingga Modul Praktek Kearsipan untuk
Mahasiswa Jurusan Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Manado ini dapat
diselesaikan.
Modul ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagai salah satu buku
pegangan atau pedoman dalam melakukan kegiatan Praktek Kearsipan, yang
merupakan kegiatan penunjang pada Matakuliah Praktek Kearsipan Jurusan
Administrasi Bisnis Politeknik Negeri Manado.
Modul ini diharapkan dapat membantu kegiatan perkuliahan dengan lebih
baik, terarah dan terencana. Setiap modul terdapat evaluasi dengan soal-soal
praktek yang akan digunakan sebagai alat ukur tingkat penguasaan materi setiap
modul.
Modul ini dapat terselesaikan karena dorongan dan bantuan dari berbagai
pihak demi kemajuan pendidikan yang lebih baik, oleh karena itu penyusun patut
menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya atas
bantuan yang diberikan secara langsung atau tidak langsung dalam penyusunan
modul ini.
Penyusun sangat mengharapkan kritikan dan saran yang sifatnya
membangun demi penyempurnaan modul ini diwaktu yang akan datang.
Tuhan Memberkati.
Penyusun
JUFRINA MANDULANGI i
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
DAFTAR ISI
Cover
Kata Pengantar ............................................................................................. i
Daftar Isi ...................................................................................................... ii
JUFRINA MANDULANGI ii
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
DAFTAR PUSTAKA
JUFRINA MANDULANGI iv
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 1
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Modul 1
Menjelaskan
Pentingnya Kearsipan
Kegiatan
belajar 1
pada Suatu Kantor
Tujuan Khusus :
- Mahasiswa mampu menjelaskan berbagai istilah yang terdapat di dalam
kearsipan
- Mahasiswa mampu menjelaskan tujuan dan nilai kearsipan
- Mahasiswa mampu menjelaskan berbagai arsip sesuai dengan Undang-
undang Pokok Kearsipan
- Mahasiswa mampu menjelaskan jenis jenis arsip
- Mahasiswa mampu menggambarkan siklus hidup kearsipan
A. Pentingnya Kearsipan
Kearsipan sangat dibutuhkan oleh berbagai
institusi. Berbagai macam institusi pasti memiliki arsip
untuk disimpan, dan diantaranya tentu merupakan
arsip penting.
Dalam perjalanan suatu perusahaan berbagai
arsip pasti selalu dibutuhkan untuk
menunjukkan kinerja perusahaan tersebut. Berbagai
macam hal yang berkaitan bersama data penting satu
perusahaan berada dalam arsip dan sayangnya tidak
semua divisi bertanggung jawab mengenai kepentingan arsip tersebut.
JUFRINA MANDULANGI 1
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 2
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 3
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
19. Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi
organisasi.
20. Guide adalah merupakan penunjuk tempat berkas-berkas disimpan dan
berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
21. Kode Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dari klasifikasi arsip.
C. Tujuan Kearsipan
a. Menurut UU No.7 tahun 1971 pasal 3 :
Menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta
untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
pemerintah.
b. Menurut Drs. Soewito
1) Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
2) Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.
3) Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip
yang dibutuhkan.
4) Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.
5) Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6) Untuk menjaga kelestarian arsip.
c. Menurut Drs. E. Martono
1) Menyediakan warkat jika diperlukan.
2) Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.
3) Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan
yang lainnya.
4) Menghemat tempat penyimpanan.
5) Mengamankan warkat yang penting baik dari bahaya pencurian atau
kebakaran.
6) Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.
d. Tujuan kearsipan secara umum adalah sebagai berikut :
1. Menerima warkat
JUFRINA MANDULANGI 4
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
2. Mencatat warkat
3. Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan
4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system
tertentu.
5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.
6. Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.
7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.
JUFRINA MANDULANGI 5
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
E. Undang-Undang Kearsipan
ANRI
Arsip Nasional Republik Indonsia (disingkat ANRI) merupakan salah
satu Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang dibentuk berdasarkan Undang-
Undang No.7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian
diubah menjadi Undang-Undang No. 43/2009 Tentang Kearsipan dalam rangka
melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Tugas
ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam
penyelenggaraan pemerintahan saat ini karena Arsip sendiri memiliki fungsi yang
sangat vital sebagai memori kolektif bangsa, selain itu ANRI juga berperan sebagai
JUFRINA MANDULANGI 6
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kedudukan
Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) adalah Lembaga Pemerintah
Non Kementrian (LPNK) yang berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab
kepada Presiden.
Fungsi
Pengkajian dan penyusunan kebijakan nasional di bidang kearsipan
Koordinasi kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga
Fasilitasi dan pembinaan terhadap kegiatan instansi pemerintah di bidang
kearsipan
Penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan administrasi umum di bidang
perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana,
kepegawaian, keuangan, kearsipan, hukum, persandian, perlengkapan dan
rumah tangga.
Kewenangan
Penyusunan rencana nasional secara makro di kearsipan
Penetapan dan penyelenggaraan kearsipan nasional untuk mendukung
pembangunan secara makro
Penetapan sistem informasi di bidang kearsipan
Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu:
JUFRINA MANDULANGI 7
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Rencana Strategis
Untuk memberikan arah dan prioritas terhadap pelaksanaan pembangunan
bidang kearsipan, maka ANRI membetuk Rencana Strategis.
JUFRINA MANDULANGI 8
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Kōbunshokan (1942-1945)
Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia
kearsipan, karena pada masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip. Oleh
karena itu, Arsip Nasional RI tidak memiliki khasanah arsip pada masa pendudukan
Jepang. Lembaga Kearsipan yang pada masa Hindia Belanda bernama Landarchief,
pada masa pendudukan Jepangberganti dengan istilah Kobunsjokan yang
ditempatkan di bawah Bunkyokyoku. Sebagaimana pegawai-pegawai Belanda
lainnya, sebagian pegawai Landarchief pun dimasukkan kamp tawanan Jepang.
Meskipun demikian, pada masa tersebut posisi Landarchief sangat penting bagi
orang-orang Belanda yang ingin mendapatkan keterangan asal usul keturunannya.
Keterangan dari arsip tersebut diperlukan untuk membebaskan diri dari
tawanan Jepang, jika mereka dapat menunjukkan bukti turunan
orang Indonesia meski bukan dari hasil pernikahan.
JUFRINA MANDULANGI 9
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Landsarchief (1947-1949)
Sejak Belanda melancarkan agresi militer yang pertama dan berhasil
menduduki wilayah Indonesia pada tahun 1947, keberadaan Arsip Negeri diambil
alih kembali olehpemerintah Belanda. Nama Lembaga Arsip Negeri berganti lagi
menjadi landsarchief kembali. Sebagai pimpinan landsarchief adalah Prof.W. Ph.
Coolhaas yang menjabat hingga berdirinya Republik Indonesia Serikat (RIS) dan
diakuinya kedaulatan Pemerintah Republik Indonesia oleh Belanda pada akhir
tahun 1949. Setelah itu lembaga kearsipan kembali ketangan Pemerintah Republik
Indonesia.
JUFRINA MANDULANGI 10
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 11
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 12
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 13
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
F. Jenis-jenis Arsip
Berikut ini merupakan macam-macam arsip dan contoh beserta
penjelasannya berdasarkan sifat, fungsi, bentuk, masalah dan pemiliknya.
JUFRINA MANDULANGI 14
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 15
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya,
maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara.
JUFRINA MANDULANGI 16
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 17
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 18
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
I. latihan
Soal 1
Nokilalaki Ltd Jalan Piere Tendean XI No 4 Manado telah mengirim surat
penawaran kepada PT. Zepeto Jaya, Jalan Banua Buha Asri Blok A No 8 Manado.
Isi surat selengkapnya adalah sebagai berikut :
Dengan hormat,
Untuk memenuhi kebutuhan Ibu perihal tersebut diatas perkenankanlah kami
bersama ini menyampaikan penawaran harga barang sebagai berikut :
I. Set Komputer: (Rp)
1. Monitor 1.300.000,00
2. CPU 3.500.000,00
3. Mouse 250.000,00
4. Keyboard 1.750.000,00
5. Speaker 1.500.000,00
6. Hard Disk 2.000.000,00
7. Printer 3.250.000,00
8. LCD 2.500.000,00
9. Sound Card 1.750.000,00
10. Microphone 1.750.000,00
Jumlah 19.550.000,00
PPn (10%) 1.955.000,00
17.595.000,00
Penyerahan : Segera dari persediaan
Pembayaran : 25% pada saat penempatan pesanan
75 % setelah selesai terpasang
Garansi : Perangkat satu set Komputer, diberikan garansi selama 1
tahun. Atas kerusakan yang disebabkan kesalahan kesalahan
dari pabrik dan berlaku di workshop kami di Manado.
Service dan
Maintenance : Untuk keperluan ini dapat diadakan suatu “Service
Maintenance Contract” tersendiri yang menjamin service rutin
setiap bulannya. Spare-parts cukup tersedia pada stock kami.
Demikian penawaran ini kami sampaikan dan atas perhatiannya serta sambil
menunggu pesanan ibu, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
JUFRINA MANDULANGI 19
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Jawaban atas surat tersebut diatas baru ditanya oleh Nokilalaki, Ltd setelah 2 bulan
kemudian. Nokilalaki, Ltd selama kurun waktu 2 bulan tersebut tentu saja
menyimpan surat penawarannya.
Diminta :
Coba sebutkan beberapa alasan untuk apa Nokilalaki, Ltd harus menyimpannya ?
Soal 2
Kumpulkan minimal sepuluh jenis arsip. Mahasiswa mencari dan mengumpulkan
10 jenis arsip.
Soal 3
Tuliskanlah definisi arsip berdasarkan arsip-arsip yang saudara kumpulkan.
Soal 4
Analisalah apa yang menyebabkan timbulnya semua arsip tersebut.
Soal 5
Surat undangan yang ditujukan kepada PT. Leilem Jaya dari Dinas Tenaga Kerja
dan Transmigrasi Provinsi Sulawesi Utara yang bertujuan mengadakan kegiatan
penyuluhan kemitraan pelatihan (terlampir).
Diminta :
a. Jelaskan pendapat saudara apakah surat undangan tersebut termasuk dalam arsip
berdasarkan :
- Pengertian Kamus Umum Bahasa Indonesia
- Pengertian Arsip menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
ketentuan ketentuan pokok kearsipan
b. Buat suatu kesimpulan dari jawaban saudara pada point a
JUFRINA MANDULANGI 20
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 6
Dalam Kearsipan dikenal istilah ‘ALFRED’ berhubung dengan nilai dan kegunaan
arsip
Diminta :
Jelaskan istilah ALFRED terdiri dari 6 nilai arsip.
JUFRINA MANDULANGI 21
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 2
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Modul 2
Tujuan Khusus :
- Mahasiswa mampu menerapkan Asas Sentralisasi
- Mahasiswa mampu menerapkan Asas Desentralisasi
- Mahasiswa mampu menerapkan Asas Campuran
A. Asas Sentralisasi
Asas Sentralisasi, artinya pengurusan surat maupun arsip lainnya yang
berhubungan dengan pengurusan surat masuk dan surat keluar serta
penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh satu bagian khusus atau unit tersendiri.
Badan ini dikenal dengan nama Unit Arsip dan Ekspedisi. Adanya unit khusus ini
berarti pula unit-unit lainnya selain dari unit khusus tidak diperkenankan menerima
dan mengurus surat-surat secara langsung. Asas sentralisasi arsip ini akan efesien
dan efektif bila dilaksanakan oleh kantor yang lingkupnya kecil.
JUFRINA MANDULANGI 22
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
B. Asas Desentralisasi
Asas desentralisasi artinya segala kegiatan yang berhubungan dengan
pengurusan surat masuk dan keluar serta menyelenggarakan kearsipannya
dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi, sehingga tiap unit dalam
organisasi kantor tersebut dapat mengurus masing-masing pekerjaan yang
diperlukan oleh lingkungannya. Pada umumnya asas ini dilaksanakan pada kantor-
kantor pemerintah maupun swasta, yang luas unit kerjanya. Tiap unit kerja akan
bertanggungjawab atas kegiatan pekerjaan kantor termasuk tugas kearsipan. Tugas
kearsipan mulai dari pencatatan, penyimpanan, peminjaman, pengawasan,
pemindahan pemusnahan, dilaksanakan pada setiap unit kerja.
JUFRINA MANDULANGI 23
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 24
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
D. latihan
Soal 1
1. PT. Tira Purnama pada masa 2 tahun ini mengalami perkembangan pesat dalam
omzet penjualan. Seiring dengan perkembangan tersebut maka kegiatan
korespodensi juga mengalami peningkatan terutama arus surat masuk dan surat
keluar.
Pimpinan perusahaan mendiskusikan dengan kepala bagian yang ada di
perusahaan mengenai penanganan surat masuk dan keluar tersebut sampai
kepada penyimpannya dimana selama ini belum ada pedoman yang digunakan
terutama dalam penyimpanannya
Hal ini dapat terlihat surat yang disimpan disuatu bagian terkadang tidak ada
hubungannya;
Contohnya : Surat yang dikaitkan dengan bagian keuangan disimpan oleh
bagian personalia.
Kemungkinan lain sering terjadi kesulitan untuk mencari surat bila sewaktu-
waktu diperlukan disuatu bagian karena tidak diketahui dimana disimpan.
Arus surat masuk dan keluar sebanyak 50 buah surat per hari sehingga belum
tercipta secara baik dan belum ada pedoman yang digunakan.
PT. Tira Purnama terdiri dari 6 bagian/departemen yaitu :
Bagian Pemasaran
Bagian Keuangan
Bagian Produksi
Bagian Administrasi/Umum
Bagian Produksi
Bagian Personalia
JUFRINA MANDULANGI 25
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Diminta :
Saudara diminta untuk membantu mencari jalan keluar bagi perusahaan pada
studi kasus tersebut. Bagaimana seandainya keseluruhan surat-surat
dikumpulkan menjadi satu di bagian administrasi/umum ?
2. Berdasarkan kasus no. 1 bila arus surat masuk dan keluar semakin bertambah
dapat menimbulkan masalah di bagian administrasi/ umum, terlebih lagi bila di
perlukan sebuah arsip surat secara mendadak dan segera dilakukan tindak lanjut
secara cepat terhadap surat tersebut.
Dari permasalahan di atas saudara diminta untuk mencari alternatif kedua dalam
perorganisasian arsip di perusahaan tersebut yang dikenal dengan azas
desentralisasi.
3. Dari jawaban soal 1 dan 2 saudara diminta menganalisa azas yang baik
diterapkan dalam penyimpanan arsip di perusahaan karena kedua azas tersebut
memiliki kelebihan dan kelemahan. Jawaban saudara masih berdasarkan studi
kasus no. 1.
Soal 2
JUFRINA MANDULANGI 26
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 3
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Modul 3
JUFRINA MANDULANGI 27
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Prosedur penanganan surat masuk sistem buku agenda adalah sebagai berikut:
a. Penerimaan Surat
Penerimaan surat dapat dilakukan oleh mereka yang biasanya bekerja di bagian
depan kantor atau front office, seperti satpam dan resepsionis (receptionist). Bahkan
ada di perusahaan yang kecil penanganan suratnya dilakukan oleh resepsionis juga.
Kegiatannya mulai dari menerima sampai penyimpanan arsip, Karena tempat
mereka memang ada di pintu masuk suatu kantor, maka apabila ada surat yang
masuk, baik yang diantar oleh petugas pos maupun oleh seorang kurir, merekalah
yang sering kali menerima surat.
b. Penyortiran Surat
Setelah surat diterima dari resepsionis selanjutnya surat dipisahkan berdasarkan
alamat yang dituju. jika surat itu untuk perseorangan dan menyangkut masalah
pribadi, maka surat dapat diberikan langsung kepada alamat yang dituju, tetapi
apabila surat itu merupakan surat dinas karena menyangkut kepentingan
perusahaan/organisasi, maka surat tersebut harus diproses lebih lanjut.
c. Pencatatan Surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan buku agenda. Petugas dapat membuka
dan membaca surat untuk mengetahui apakah surat tersebut merupakan surat dinas
biasa, penting atau rahasia. Untuk surat rahasia, petugas tidak diperbolehkan
membaca surat, kecuali sudah diizinkan oleh pimpinan. Pencatatan ini sangat
penting dilakukan, karena dapat diketahui volume surat masuk setiap hari, minggu,
bulan, dan tahun. Juga memudahkan dalam penyimpanan sehingga surat akan lebih
mudah ditemukan. Setelah dicatat selanjutnya petugas membubuhkan stempel
agenda sebagai tanda bahwa surat sudah dicatat. Kemudian petugas memberikan
surat tersebut kepada pimpinan dengan melampirkan lembar disposisi untuk
mencatat instruksi pimpinan berkaitan dengan penanganan atau proses selanjutnya
dari surat tersebut.
JUFRINA MANDULANGI 28
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
d. Pengarahan Surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan memproses
surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat dilakukan oleh
pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab terhadap penanganan
surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan instruksinya pada lembar disposisi, dan
menuliskan siapa yang harus memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Orang
yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang dimaksud akan
menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.
e. Penyampaian Surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka surat
tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang ditunjuk oleh
pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang dimaksud tersebut
lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak sehingga setiap orang yang
ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya. Saat surat tersebut diberikan kepada
orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti
penerimaan di buku ekspedisi intern.
f. Penyimpanan Surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan kepada bagian
tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem penyimpanan tertentu,
seperti sistem abjad. sistem subjek, sistem wilayah, sistem tanggal, atau sistem
nomor.
JUFRINA MANDULANGI 29
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 30
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
a. Pembuatan Konsep
Dilakukan oleh pimpinan yang
menandatangani surat pada lembaran
konsep surat. Hal tersebut dilakukan jika
konsep surat dibuat oleh sekretaris.
b. Persetujuan Konsep
Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada
konsep yang telah dibuat
c. Pencatatan surat
Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat
e. Pemeriksaan pengetikan
f. Penandatanganan Surat
Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas
nama terang
h. Melipat Surat
Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul
i. Penyampulan Surat
Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul. Sampul diberi nomor dan
diberi cap di sebelah kiri bawah
JUFRINA MANDULANGI 31
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
j. Pengiriman Surat
Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke Kantor Pos dicatat di Buku
Ekspedisi Ekstern
k. Penyimpanan Surat
Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan
(sistem abjad, nomor, subjek, tanggal, wilayah)
a. Pengonsepan Surat
Tahap awal pada pada penanganan surat adalah membuat konsep. Konsep
surat dibuat oleh unit pengolah/unit kerja/sekretaris, kemudian diketik dalam
bentuk draft pada lembar konsep surat. Kemudian draft diperiksa lalu disetujui/acc
oleh pimpinan dengan memberikan tanda taklik atau paraf pada draft surat. Setelah
di acc, surat diketik rapi pada kop surat dan ditandatangani pimpinan/atasan
kemudian diserahkan ke pencatat surat. Pencatatan surat keluar penting
menggunakan kartu kendali, dan dilakukan pada unit kearsipan.
b. Pencatatan Surat
Tugas dari pencatatan surat adalah menerima surat yang sudah
ditandatangani oleh pimpinan, mencatat surat pada kartu kendali rangkap 3,
menentukan kode surat, memberikan stempel/cap dinas pada surat, meneruskan
kartu kendali 1 surat dan lampiran kepada pengarah surat, memberi paraf pada kartu
kendali 2, lalu diserahkan ke penata arsip, menyerahkan kartu kendali 3 ke unit
pengolah/unit kerja/sekretaris
c. Pengarah Surat
Berikut ini merupakan tugas-tugas pengarah surat:
menerima kartu kendali 1, surat asli, beserta lampirannya dari pencatat
surat
mengecek kelengkapan lampiran surat dan menggandakan surat beserta
lampirannya
melipat surat asli dan memasukannya kedalam amplop
mencatat surat di buku ekspedisi ekstern
JUFRINA MANDULANGI 32
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
d. Pengiriman Surat
Pengiriman surat pada umumnya dilakukan oleh kurir atau pihak ekspeditor.
Kurir atau ekspeditor ini akan mengirim surat sesuai dengan metode diperusahaan
itu sendiri.
e. Penataan Arsip
Adapun tugas penataan arsip adalah Menerima kartu kendali 2 dari pencatat
surat dan menyimpannya, sebagai pengganti arsip yang ada di unit tata
usaha/pengarah surat. Apabila surat telah dikirimkan, kartu kendali 2 pada penata
arsip di ganti dengan kartu kendali 1 dan salinan/surat tembusan pada unit tata
usaha/pengarah surat.
JUFRINA MANDULANGI 33
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
C. latihan
Soal 1
1. Pada hari jumat tanggal 13 Juli 2018, Pukul 10.00 wita seorang pegawai di
Program Studi administrasi Bisnis Jl.Raya Kampus Politeknik Negeri Manado,
menerima surat dari proyek LP3M Politeknik Negeri yang lainnya meminjam
LCD dan Projector yang digunakan pada lokakarya analisis Jender di
lingkungan Politeknik Negeri Manado yang akan digunakan pada tanggal 1
sampai dengan 3 Agustus 2018.
(Contoh surat yang dikategorikan penting terlampir)
Diminta :
1. Buatlah prosedur permulaan surat masuk dan keluar
2. Bukukanlah surat masuk dan surat keluar ke dalam buku agenda
3. Catatlah surat masuk dan surat keluar pada kartu kendali berdasarkan abjad
JUFRINA MANDULANGI 34
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Dengan Hormat,
JUFRINA MANDULANGI 35
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 4
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Modul 4
Tujuan Khusus :
- Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem
Alfabethis
- Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem Subjek
- Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem
Geografik
- Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem Numerik
- Mahasiswa dapat menyimpan dan menemukan dengan sistem
Kronologis
JUFRINA MANDULANGI 36
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 37
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 38
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 39
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 40
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 41
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
a. Pemeriksaan Arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara memeriksa
setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-arsip tersebut
sudah siap untuk disimpan maka surat tersebut harus dimintakan dahulu
kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat yang belum
ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa arsip
tersebut dinyatakan hilang.
b. Mengindeks Arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek apa,
atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata
tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat untuk
jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan demikian
surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata tangkap
yang sama.
c. Memberi Tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu
dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada
kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks,
dengan adanya tanda ini maka surat akan disortir dan disimpan, di samping itu
bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah
menyimpan akan kembali surat tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan
yang sudah ada.
JUFRINA MANDULANGI 42
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
d. Menyortir Arsip
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan kelangkah
terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume
warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu
dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem
penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan
selalu bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, di
samping berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi
dan tidak sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan.
Untuk sistem abjad, pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad,
untuk sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem
geografis dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-
surat dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
e. Menyimpan Arsip
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau arsip
sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan, sistem
penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung oleh
peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem tersebut
di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan lemari arsip, sedangkan
bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih dahulu
dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil
surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan
penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk
arsip dan surat keluar maka menggunakan penyimpanan modern, surat masuk
dan surat keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map
yang sama dan letaknya berdampingan (Amsyah, 2003: 63).
JUFRINA MANDULANGI 43
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
B. latihan
Soal 1
Sebuah perusahaan yang bergerak di bidang jasa asuransi menggunakan sistem
kearsipan yaitu : sistem kronologis digabung dengan sistem abjad, dalam
menangani kliennya atau para pelangganya. Tity Nahrawi adalah salah seorang
kliennya, terkena musibah, rumah yang diasuransikan sejak tanggal 1 Agustus
2018, terbakar habis, untuk diketahui Ibu Tity Nahrawi mengasuransikan
rumahnya selama 2 tahun.
Diminta:
Anda yang magang diperusahaan tersebut diminta untuk mencarikan file (surat
perjanjian asuransi Ibu Tity Nahrawi)
Dimanakah anda bisa menemukan file tersebut (waktu penemuan tidak boleh
lebih dari 5 menit)
Soal 2
JUFRINA MANDULANGI 44
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 3
Diminta:
JUFRINA MANDULANGI 45
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Soal 4
JUFRINA MANDULANGI 46
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU I
A AO OPTICAL
B
SUZUKI UNO
JOGJAKARTA
1. Reparasi
2. Deposito
3. Kecelakaan
4. Internasional
5. PB - A - 2
D ANANDA DINO PUTRA
Tanggal penerimaan
Surat 5 September
AKHMAD FAISAL C
JUFRINA MANDULANGI 47
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 2
B
FOOD - DRINK CENTRE
SURABAYA
1. Reparasi
2. Deposito
3. Kecelakaan
4. Internasional
5. PB - A - 2
Tanggal penerimaan
Surat 10 September
DKENZI WATANABE
ZAENAL A HARIS C
JUFRINA MANDULANGI 48
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 3
A HOTEL KARTIKA
B
TOKO A.B.C
CIANJUR
1. Reparasi
2. Traveller
Check
3. Kebakaran
4. Internasional
WISMA FLAMBOYAN
5. PB - B - 2
Tanggal penerimaan
Surat 28 September
D
C ORARI
JUFRINA MANDULANGI 49
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 4
A THE 99 CLUB
B
RM BROTO SUWOYO
BANGKALAN
1. Penjualan Baru
2. Deposito
3. Kebakaran
4. Internasional
5. PB - C - 1
D HUTAMA KARYA CONT
Tanggal penerimaan
Surat 23 September
TOKO MM C
JUFRINA MANDULANGI 50
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 5
A GUBERNUR ISMAIL
B
DR. Ir. RUDI SUWARNO
GORONTALO
Tanggal penerimaan
Surat 13 September
YITZHAK RABIN
D
JUFRINA MANDULANGI 51
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 6
A PAUW SWIE IM
B
MUSTAFA KAMAL
MATARAM
1. Penjualan-
Bekas
2. Traveller
Check
3. Tenaga Kerja
D KELURAHAN SUKA MAJU
4. Internasional
Tanggal penerimaan
Surat 7 September
5. PB - C - 2
MARRY O’MALLEY C
JUFRINA MANDULANGI 52
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 7
B
TOKO SEPATU ASLI
PURWOKERTO
1. Reparasi
2. Personal Loan
3. Tenaga Kerja
4. Internasional
5. PB - A - 1
MASRI SINGARIMBUN
Surat 18 September
Tanggal penerimaan
D
JUFRINA MANDULANGI 53
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 8
A LEONARDO dA VINCI
B
KECAMATAN SUKA SARI
WAMENA
1. Reparasi
2. Traveller
Check
3. Jiwa
D KANTOR DEPNAKER JAYA PURA
4. Internasional
5. PB - A - 2
Tanggal penerimaan
Surat 2 September
JUFRINA MANDULANGI 54
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 9
B
M TGINO COMPANY
SEMARANG
1. Penjualan-
Bekas
2. Personil Loan
3. Kebakaran
4. Internasional
5. PB - A - 3
Surat 18 September
Tanggal penerimaan
D SUPER MOTOR
PT. TUNJUNGAN C
JUFRINA MANDULANGI 55
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
KARTU 10
B
Ir. MOCH. R. NAPITUPULU
MALANG
1. Penjualan-
Bekas
2. Deposito
3. Kebakaran
4. Internasional
ADINDA DINO PUTRI
5. PB - A - 1
Surat 13 September
Tanggal penerimaan
D
BAHTERA SEMBIRING C
JUFRINA MANDULANGI 56
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 5
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Modul 5
Memilih dan
Kegiatan
Menggunakan Alat-Alat
belajar 5
Kearsipan
Tujuan Umum :
Mahasiswa diharapkan dapat menyebutkan faktor faktor yang
berpengaruh dalam pemilihan alat-alat penyimpanan
Mahasiswa dapat memilih dan menetapkan alat-alat penyimpanan yang
tepat
Tujuan Khusus :
- Mahasiswa dapat menggunakan alat-alat penyimpanan manual
- Mahasiswa dapat menggunakan alat-alat penyimpanan elektronik
- Maksiswa dapat menggunakan perlengkapan lainnya
JUFRINA MANDULANGI 57
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 58
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Filling cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-
6 laci, tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat
menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri
tegak lurus (vertikal) berderet ke belakang. Filling cabinet berguna untuk
menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.
Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut
dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder). Penyimpanan
arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan
pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan
demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder
sekitar 40-50 folder dan guide 20-40 lembar.
Dalm laci filling cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang
di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang
tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filling cabinet dapat
terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.
Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan:
1. Tab;
Ialah bagian menonjol di sebelah atas guide atau map berukuran lebih kurang lebar
1,15 cm, panjang 10 cm. Letak tab tersebut bermacam-macam dari ujung kiri
petunjuk (guide) sampai ke kanan . Guna tab adalah mencantumkan pokok masalah,
kode dan tanda-tanda petunjuk lainnya.
2. Sekat atau Guide;
Sekat atau guide merupakan petunjuk dan pemisah antara kelompok masalah yang
satu dengan kelompok masalah yang lain, sesuai dengan pengelompokan masalah
pada klasifikasi arsip.
- Dibuat dar karton tebal (supaya dapat tegak)
- Memilik bagian yang menonjol yang dinamakan tab.
Contoh pembuatan/penggunaansekat
Sekat pertama dengan tab pada ujung paling kiri digunakan untuk
menyekat kelompok primer (pokok masalah).
JUFRINA MANDULANGI 59
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 60
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
3. Lemari Arsip
Penyusunan arsip dapat dilakukan
dengan cara berdiri menyamping (lateral)
dengan terlebih dahulu arsip dimasukkan ke
dalam ordner atau dengan cara ditumpuk
mendatar (horizontal) dengan terlebih dahulu
arsip dimasukkan ke map, berfungsi untuk
menyimpan berbagai macam bentuk arsip,
misalnya:
- Rol film
- Ordner, dan lain-lain
4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun
secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih dahulu
dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak arsip ditempatkan
di rak arsip sehingga tampak punggung dari ordner atau kotak arsip, yang berguna
untuk menepatkan label atau judul dari arsip yang ada di dalamnya. Rak arsip dapat
dibuat dari kayu atau besi.
JUFRINA MANDULANGI 61
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
5. Map Arsip
Map arsip adalah lipatan yang
terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik
yang digunakan untuk menyimpan
arsip/surat-surat. Arsip yang disimpan tidak
terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar.
Sebaiknya arsip jangan sampai disimpan
terlalu banyak sehingga map sulit ditutup.
Map arsip ada beberapa macam, antara lain
sebagai berikut.
a. Stopmap folio, yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya. Daun
penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada di dalamnya agar tidak
jatuh. Pada umumnya, stopmap folio digunakan untuk menyimpan arsip yang
sudah inaktif, di mana map yang berisi kumpulan arsip ini akan dibendel atau diikat
dengan menggunakan tali.
b. Map snelhecter, yaitu map yang mempunyai penjepit di tengah map. Map ini
tidak mempunyai daun penutup.
Untuk menopang arsip/surat yang
ada di dalamnya digunakan penjepit.
Arsip yang di simpan pada umunya
yang bersifat inaktif, tetapi dapat
juga untuk menyimpan arsip aktif.
Arsip yang ditempatkan di dalamnya
terlebih dahulu harus dilubangi
dengan menggunakan perforator.
JUFRINA MANDULANGI 62
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
c. Folder, yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa
lipatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada
daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk
menyimpan arsip yang selanjutnya akan
dimasukkan ke dalam kotak arsip secara vertikal.
Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol
pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label
tentang arsip yang ada di dalam folder tersebut.
6. Guide
Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip. Guide terdiridari 2
bagian, yaitu sebagai berikut.
a. Tab guide, yaitu bagian yang
menonjol untuk menuliskan kode-kode,
tanda-tanda, atau indeks (pengelompokan)
arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk
menopang arsip-arsip yang ada di
belakangnya.
JUFRINA MANDULANGI 63
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
7. Ordner
Ordner adalah map besar
dengan ukuran punggung sekitar 5
cm yang di dalamnya terdapat besi
penjepit. Arsip yang akan disimpan
di dalam ordner terlebih dahulu
dilubangi dengan menggunakan
perforator.
Ordner terbuat dari karton yang
sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip
atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.
Untuk mempermudah penghitungan kebutuhan peralatan arsip terutama bila
kita menggunakan peralatan untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip
dengan menggunakan ordner atau sejenisnya, maka perlu diketahui beberapa istilah
sebagai berikut:
JUFRINA MANDULANGI 64
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
a. Dead space = bagian yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan media
informasi
b. Expansion space = bagian yang digunakan untuk menampung arsip dan
tambahannya dari waktu ke waktu
c. Pape thickness = tebal media informasi
d. File thickness = tebal keseluruhan dari media, informasi dan dengan holder
secara keseluruhan.
e. Access Room = jarak antara file satu dengan file yang lainnya untuk
mempermudah penyimpanan dan pengambilan file.
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk
menyatukan sejumlah kertas. Stapler digerakkan
dengan menggunakan tenaga menusia. Cara kerja
dan komponennya mekanik, serta baru befungsi
apabila diisi dengan staples. Stapler dan staples
terbuat dari bahan logam sehingga cukup kuat.
Sedangkan alat untuk melepas staples dinamakan
staples remover.
Jangan memasukkan isi staples melebihi
kemampuannya, supaya daya lentur per tetap kuat. Jika terjadi kemacetan di bagian
mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler. Stapler sangat populer sehingga
memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan saat
ini, seperti jekreken, jepretan, dan cekrekan.
Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu
membendel maksimum 10 lembar kertas.
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu
membendel 10-20 lembar kertas.
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu
membendel lebih dari 20 lembar kertas
JUFRINA MANDULANGI 65
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
9. Perforator
JUFRINA MANDULANGI 66
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
10. Numerator
Numerator adalah alat untuk
membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Menurut bentuk dan ukurannya, numerator
dibedakan menjadi sebagai berikut.
a. Numerator kecil, yaitu numerator yang
ukuran angkanya kecil dan terdiri dari 4-6
digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator yang
ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih
dari 6 digit.
Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponennya
mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis
dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numerator harus disimpan di
tempat tertutup dan kering.
Adapun cara kerja numerator adalah sebagai berikut: a) Beri tinta pada
bantalan huruf, b) Atur nomor awal, c) Cetak nomor dengan cara menekan tangkai
numerator.
11. Kotak/Box
Kotak/box adalah kotak yang
digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat inaktif. Biasanya terbuat dari
karton tebal. Arsip yang disimpan di
dalam kotak terlebih dahulu disimpan ke
dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip (lateral
berderet ke samping).
JUFRINA MANDULANGI 67
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Alat sortir adalah alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang
diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing. Alat
sortir mempunyai beragam bentuk dan bahan, ada yang berbentuk rak, kotak,
bertingkat, dan sebagainya. Alat sortir ini dapat dibuat dari berbagai bahan,
misalnya logam, kayu, plastik, atau karton (kertas tebal)
13. Label
Label adalah alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder
yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label terbuat
dari bahan kertas dengan berbagai ukuran yang mempunyai perekat pada bagian
JUFRINA MANDULANGI 68
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika ingin menempelkan lebel pada
tempat yang diinginkan.
69
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
18. Microfilm
Adalah suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada
film dalam ukuran yang diperkecil,
untuk memudahkan penyimpanan dan
penggunaan. Microfilm terdiri dari:
a. Alat pemotret, yang
menghasilkan foto
dalam bentuk klise
(negative film) yang
kecil.
JUFRINA MANDULANGI 70
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
19. Komputer
Adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan
secara sistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat
menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
JUFRINA MANDULANGI 71
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 72
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
B. latihan
Soal
1. Saudara harus menyimpan warkat-warkat berikut :
a. Surat pengangkatan pegawai
b. Surat kontrak
c. Surat permohonan tender dari kontraktor
d. Gambar rancangan proyek baru
e. Surat penawaran barang
f. Akte pendirian perusahaan
g. Daftar Harga
h. Daftar Investaris
Peralatan apa yang akan saudara gunakan untuk menyimpan warkat-warkat
tersebut akan saudara simpan? Mengapa saudara simpan disana?
JUFRINA MANDULANGI 73
0
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 6
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Modul 6
Mendemostrasikan
Kegiatan
Proses Peminjaman dan
belajar 6
Pemeliharaan
Tujuan Umum :
Mahasiswa mampu menerapkan prosedur peminjam arsip
Mahasiswa mampu mengetahui faktor – faktor yang menyebabkan
kerusakan arsip
Mahasiswa mampu menetukan metode pemeliharaan arsip yang tepat
Tujuan Khusus :
- Mahasiswa dapat mendemonstrasikan prosedur peminjaman arsip
- Mahasiswa dapat menyebutkan faktor faktor penyebab kerusakan arsip
- Mahasiswa dapat menggunakan metode pemeliharaan arsip
JUFRINA MANDULANGI 74
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
o Faktor Intrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari benda arsip
itu sendiri, pengaruh tinta, pengaruh lem perekat, dll. Kertas dibuat dari
campuran bahan yang mengandung unsur-unsur kimia. Karena proses
kimiawi, kertas akan mengalami perubahan dan rusak. Proses kerusakan
ini bisa terjadi dalam waktu yang singkat, bisa pula memakan waktu
bertahun-tahun. Demikian pula tinta dan bahan perekat dapat
menyebabkan proses kimia yang merusak kertas.
o Faktor Ekstrinsik ialah penyebab kerusakan yang berasal dari :
1. Faktor lingkungan fisik
Ini sangat berpengaruh besar pada kondisi arsip antara lain :
- temperature
- kelembaban udara
- sinar matahari
- polusi udara dan debu
2. Biologis
Berupa organisme perusak yang kerap merusak arsip antara lain:
- Jamur
- kutu buku
- ngengat
JUFRINA MANDULANGI 75
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
- kecoak
- tikus
3. Kimiawi yakni :
kerusakan arsip yang lebih diakibatkan merosotnya kualitas
kandungan bahan kimia dalam bahan arsip
4. Kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat menyebabkan
arsip mudah rusak adalah percikan bara rokok, tumpahan, atau
percikan minuman, dsbnya.
c. Alat Penyimpanan
Alat penyimpanan seperti lemari, filling cabinet, rak, dan lainya terbuat dari
logam tahan karat. Peralatan dari kayu disamping daya tahanya lebih kecil juga
mudah terbakar dan rentan terhadap serangan rayap dan serangga lainnya. Adapun
alat pemeliharaan antara lain mesin penghisap (vacuum
cleaner), termohigrometer (alat pengukur temperature dan kelembaban udara), alat
pendeteksi api/asap (fire/smoke detector), pemadam kebakaran, dll.
JUFRINA MANDULANGI 76
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
2. Perawatan Arsip.
Perawatan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip yang telah
mengalami kerusakan tidak bertambah parah. Pada umumnya, kerusakan yang
paling sering terjadi adalah sobek, terserang jamur, terkena air dan terbakar.
JUFRINA MANDULANGI 77
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
B. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha penjagaan agar benda arsip tidak hilang dan
agar isi atau informasinya tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak. Petugas
arsip harus mengetahui persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya,
mana arsip yang tidak terlalu penting, mana arsip yang sangat rahasia. Usaha
pengamanan antara lain dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut:
1. Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia.
2. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat
ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau
unit kerja yang bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.
3. Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil
arsip dari tempatnya.
4. Arsip ditempatkan yang aman dari pencurian.
JUFRINA MANDULANGI 78
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 79
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
D. latihan
Soal
1. Saudara bekerja di PT. Serba Kabel, untuk keperluan pembuatan surat pesanan
pembelian mesin-mesin baru, saudara perlu bukti pelunasan pembelian mesin
yang lama untuk melihat harga mesin tersebut di waktu yang lalu sebagai bahan
pertimbangan. Ternyata surat tersebut tidak dapat saudara temukan. Setelah
saudara amati, saudara menemukan keadaan sebagai berikut :
Rita sebagai petugas kearsipan senantiasa berusaha bersikap membantu
pihak-pihak yang membutuhkan arsip dengan cara membiarkan mereka
mengambil arsip yang dibutuhkan tanpa memaksa mereka mencatat
arsip apa yang mereka pinjam.
Rita juga senantiasa segan untuk menagih warkat-warkat yang dipinjam,
karena takut para peminjam tersinggung dan membiarkan peminjam
mengembalikan atas dasar kesadaran masing-masing.
Menurut saudara apakah tindakan Rita tersebut benar? Jelaskan alasan saudara,
bila saudara anggap salah. Bagaimana saran untuk memperbaiki produser
peminjaman arsip, demonstrasikan cara peminjaman yang benar.
2. Saudara bekerja pada kantor konsultan hukum. Suatu hari saudara
membutuhkan satu map arsip tentang kasus perusahaan. Menurut saudara
bagaimana prosedur peminjaman arsip tersebut yang terbaik agar kelengkapan
arsip tersebut dapat dipertahankan dan dikembalikan ke tempat semula dalam
keadaan utuh, (demonstrasikan).
JUFRINA MANDULANGI 80
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 7
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Modul 7
Tujuan Khusus :
- Mahasiswa dapat menilai arsip
- Mahasiswa dapat membuat jadwal retensi
- Mahasiswa dapat memindahkan arsip
- Mahasiswa dapat memusnahkan arsip
JUFRINA MANDULANGI 81
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
3. Kegiatan arsip
Kegiatan arsip dibagi menjadi 2 yaitu :
Penyusutan arsip yang telah memiliki jadwal retensi arsip
Kegiatan ini dilakukan sesuai prosedur dan teknik penyusutan arsip
tersendiri dan satu dengan yang lain secara teknis berbeda.
JUFRINA MANDULANGI 82
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 83
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
d. latihan
Soal 1
1. Perusahaan LP3M mempunyai 2 (dua) file seperti terlampir pada halaman
berikut ini.
Perusahaan tersebut akan melakukan penyusutan terhadap arsip surat masuk
dan arsip surat keluar yang terlampir pada soal ini.
Untuk melakukan keinginan tersebut di atas perusahaan terlebih dahulu akan
menilai arsip mana yang perlu disusutkan.
Diminta :
a. Arsip Vital
b. Arsip Penting
c. Arsip Berguna
d. Arsip Tak Berguna
2. Dengan menggunakan soal no.1, saudara diminta untuk membuat daftar jangka
waktu penyimpanan file (jadwal retensi)
Soal 2
Suatu perusahaan mempunyai arsip umum 20.000 yang tersimpan, dari arsip umum
tersebut 600 yang dipergunakan.
Perusahaan ingin mengadakan penyusutan arsip diantaranya termasuk arsip umum
tersebut.
Untuk menentukan apakah arsip umum tersebut boleh disusutkan, saudara diminta
bantuannya untuk menilai berapa prosentase pemakaian arsip umum tersebut?
Soal 3
Buat berita acara tentang pemusnahan dari suatu lembaga pendidikan.
(Siswa diminta menyelidikan comtoh-contoh surat/file yang akan dimusnahkan)
JUFRINA MANDULANGI 84
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Dengan Hormat,
JUFRINA MANDULANGI 85
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
18 Juni 2018
(Cap
tanggal,
Diterima : bulan
20-06-2018 dan
Pukul : tahun)
Kepada 10.00 wib
HOTEL ATRIA
JL. Letjen S. Parman No. 87-89
MALANG
Dengan Hormat,
Dengan surat ini diberitahukan bahwa kami bermaksud memesan kamar pada Hotel
Saudara selama 3 hari , mulai tanggal 2 Juli s.d 4 Juli 2018
Jenis kamar yang kami inginkan adalah single room lengkap dengan kamar mandi pribadi.
Demikian pemberitahuan kami. Atas perhatian di ucapkan terimah kasih
Hormat Kami,
Manajer
JUFRINA MANDULANGI 86
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
MODUL 8
JUFRINA MANDULANGI
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
Modul 8
Menjelaskan Berbagai
Kegiatan
Kearsipan Secara
belajar 8
Elektronik
Tujuan Khusus :
- Mahasiswa dapat menjelaskan tentang perkembangan teknologi dalam
kearsipan
- Mahasiswa dapat membuat laporan tentang aplikasi dan prosedur
kearsipan industri
JUFRINA MANDULANGI 87
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
a. Cepat ditemukan
b. Lebih fleksibel
e. Hemat tempat
h. Meningkatkan keamanan
a. Dengan kecanggihan teknologi pula maka file dapat diakses oleh para
JUFRINA MANDULANGI 88
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
JUFRINA MANDULANGI 89
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
B. latihan
SOAL
1. Siswa diberi tugas untuk melakukan survey ke industri dan membuat laporan
prosedur kearsipan
Jenis industri yang disurvey :
- Jasa
- Industri
- Dagang
Kondisi :
Siswa dibagi beberapa kelompok. Tiap kelompok tentukan jenis industri yang
harus di survey
2. Kunjungi suatu perusahaan (misalnya hotel, rumah sakit, industri dsb) dan
amatilah peralatan rekaman mereka. Tanyakan apakah ada masalah yang
mereka alami sebelum memakai komputer dan setelah menggunakannya?
JUFRINA MANDULANGI 90
MODUL PRAKTEK KEARSIPAN
DAFTAR PUSTAKA
Abubakar, Hadi. Pola Kearsipan Modern Sistem Kartu Kendali, 2001, Penerbit
Djambaratan.
JUFRINA MANDULANGI 91