1

TINJAUAN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

WAKTU TUNGGU PELAYANAN REKAM MEDIS
DI PENDAFTARAN RAWAT JALAN
RSUD DATU SANGGUL RANTAU
TAHUN 2011

KHUSNUL KHATIMAH SOEBARTO

08D30031

PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES HUSADA BORNEO
BANJARBARU
2011
 2

TINJAUAN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

WAKTU TUNGGU PELAYANAN REKAM MEDIS
DI PENDAFTARAN RAWAT JALAN
RSUD DATU SANGGUL RANTAU
TAHUN 2011

Karya Tulis Ilmiah

Diajukan Guna Melengkapi Sebagian Syarat

Dalam Menyelesaikan Pendidikan Pada

Program Studi Perekam dan Informasi Kesehatan

KHUSNUL KHATIMAH SOEBARTO

08D30031

PROGRAM STUDI PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES HUSADA BORNEO
BANJARBARU
2011
 3

HALAMAN PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama : Khusnul Khatimah Soebarto

NIM : 08D30031
Program Studi : Perekam dan Informasi Kesehatan
Judul KTI : Tinjauan Faktor -Ffaktor yang Mempengaruhi Waktu
Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat
Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011.
Dengan ini saya menyatakan bahwa hasil penulisan karya tulis ilmiah yang
telah saya buat ini merupakan hasil karya sendiri dan tidak melakukan pelanggaran
sebagai berikut :

 Plagiasi tulisan maupun gagasan

 Rekayasa dan manipulasi data
 Meminta tolong atau membayar orang lain untuk meneliti
 Mengajukan sebagian atau seluruh karya ilmiah untuk publikasi atau untuk
memperoleh gelar atau sertifikat atau pengakuan akademik atau profesi di
tempat lain

Apabila terbukti saya melakukan pelanggaran tersebut diatas, maka saya bersedia
menerima sanksi berupa pencabutan gelar akademik.

Demikian pernyataan ini saya buat dalam keadaan sadar dan tidak
dipaksakan.

Penulis,

[ Khusnul Khatimah. S ]
4
5
 6

MOTTO
 Diwajibkan atasmu berperang: padahal berperang itu sesuatu
yang kamu benci. Boleh jadi kamu membenci sesuatu,
padahal ia amat baik bagimu. Dan boleh jadi pula kamu
menyukai sesuatu, padahal ia amat buruk bagimu. Allah
mengetahui, sedangkan kamu tidak mengetahui
(Q. S. Al-Baqarah: 216)
 Ketika engkau putus asa, pertolongan itu menghampirimu,
yang diberikan oleh Yang Maha Lembut Lagi
Maha Memberi (DR. Aidh al-Qarni)
 “Setiap orang bisa saja berubah (lebih baik), jika orang
tersebut mau memilih untuk berubah.” (Mr. Arturo)
 Seorang pemenang hanya ada satu Tapi seorang yang
menang tidak kurang dari seribu.
 Kosong adalah berisi, berisi adalah kosong
 Kegagalan dan kesuksesan hanya sebuah konsep, seperti
makna yang muncul ketika seseorang mengucapkan kata
hi- dan –dup.*
“yang Terpenting Fokus pada Diri Sendiri
Bagaimanapun Like and Dislike Pasti Akan Selalu Ada”
SEMANGATTTTTTTT!!!!!!!!!!!!!!........
(Penulis)
 7

PERSEMBAHAN

Akhirnya terselesaikan juga studiku dengan

terselesaikannya karya tulis ilmiah ini. Segala unek-unek, rasa

sebel, dongkol, haus, lapar, marah, takut, cuapek, ataupun

ngantuk semua bisa aku terima dengan senyum.

Karya tulis ilmiah sederhana ini aku persembahkan kepada :

 ALLAH SWT atas nikmat, anugerah dan kemudahan tiada

henti dalam kehidupan ini.

 Kakek, Nenek atas do’a dan dukungannya.

 Bapak sejuta rasa sayangku untukmu…untuk kerja keras

dan usaha membiayai ku menuntut ilmu dan Perempuan

paling cantik di negeriku Indonesia yaitu Ibuku. Bapak dan

Ibu, bukti hidup aku persembahkan karena ridho Allah ada

melalui restumu dan kau memberikan dukungan moral dan

material serta kasih sayang yang tiada henti-hentinya.

 Calon mertua ku yang jauh disana atas doa dan

dukungannya.
 8

 Tante Elsi dan Paman Udin yang selalu memberikan

semangat dan bantuan,

 Kaka ku tersayang dirumah “ Andrea Soebarto ” atas doa

dan dukungannya dan yang selalu memberiku semangat.

 Calon suamiku untuk dukungannya dan keikhlasannya

mengantar aku kemanapun yang aku mau...tidak akan mudah

untukku bila sendiri.. dan selalu memberiku semangat, “I

love you so much “.

 Adikku tersayang dirumah ” Tri Aulia Soebarto ” yang

selalu membuatku tersenyum.

 Adik sepupuku “ Aditya Renaldy dan Julya Anatasya “ yang

selalu membuatku tertawa. Kaka sayang kalian…..

 Rina dan Zuraida yang jauh disana atas doa dan

dukungannya…

 Keluarga Besarku yang selalu memberiku semngat dan

dukungannya. Aku sayang kalian..

 Teman – temanku yang sama – sama bimbingan KTI (Dhika

dan Rusdy). Thanks ya atas bantuannya. Maaf juga walau

terkadang aku bisa marah dan sebel sama kalian.

 9

 Buat teman-temanku tersayang Thina, Phia, Pa Rt

(Rahmadi), Indra, Enggar, Juve (Julia Sari), Dhika, Erwin. I

luv u pull.. hehehe...untuk bantuannya,,Bersamamu teman

sedihku hilang dan aku bisa tertawa lepas.

 Siti Asphia, Enggar Normanto, Asma Wahidah untuk

prinannya.

 Indra dan Juve (Julia Sari) hari – hari dirumah kontrakan

kita lewati bersama dalam suka dan duka.

 Thina thanks ya atas saran dan kritiknya…

 Hj. Rina Handayani untuk tumpangannya..

 Anna, Nita untuk pinjaman buku-bukunya..

 Seluruh teman-teman D III Perekam & Informasi

Kesehatan angkatan 2008,, suka dan duka kita lewati

bersama..
 10

ABSTRAK

Khusnul Khatimah Soebarto. 08D30031

TINJAUAN FAKTOR – FAKTOR YANG MEMPENGARUHI WAKTU TUNGGU

PELAYANAN REKAM MEDIS DI PENDAFTARAN RAWAT JALAN RSUD DATU
SANGGUL RANTAU TAHUN 2011

Karya Tulis Ilmiah. Program Perekam dan Informasi Kesehatan. 2011

Salah satu bentuk pelayanan administrasi di rumah sakit adalah pelayanan

rekam medis. Penyelenggaraan rekam medis dituntut untuk memberikan pelayanan
yang prima untuk menciptakan kepuasan pada pasiennya terutama dengan waktu
tunggu yang singkat. Salah satu masalah di rekam medis RSUD Datu Sanggul
Rantau yaitu lambatnya waktu tunggu pelayanan rekam medis rawat jalan. Waktu
tunggu pasien terhadap pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan
menunjukan rata – rata 14 menit 55 detik. Waktu ini tergolong lama, karena standar
pelayanan rekam medis pasien di pendaftaran untuk rawat jalan yaitu > 10 menit.

Metode penelitian yaitu metode penelitian deskriptif dengan pendekatan studi

potong lintang (cross sectional) yang bertujuan untuk mengetahui faktor – faktor
yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat
jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Populasi penelitian ini adalah pasien yang datang
ke tempat pendaftaran rawat jalan dan petugas rekam medis rawat jalan. Teknik
pengambilan sampel yaitu Accidental Sampling.

Hasil penelitian menunjukkan bahwa faktor yang sangat mempengaruhi

waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu
Sanggul Rantau pada kegiatan rekam medis yaitu di penyimpanan. Pada Sumber
Daya Manusia yaitu pendidikan dan pada Sumber Daya Material yaitu bahan dan
fasilitas. Diperoleh rata – rata waktu tunggu untuk pasien baru yaitu 7 menit 27 detik
dan rata – rata waktu tunggu pasien lama yaitu 14 menit 16 detik.

Disarankan pada RSUD Datu Sanggul Rantau, untuk menggunakan sistem

komputerisasi, penggunaan KIUP dioptimalkan dan penjajaran rekam medis
sebaiknya dilakukan secara urut menurut ketentuan yang berlaku.

Daftar Pustaka ( 1991 – 2010)

Kata Kunci : Waktu Tunggu Pelayanan, pendaftran pasien rawat jalan, rekam medis
 11

ABSTRACT

Khusnul Khatimah Soebarto. 08D30031

REVIEW of FACTOR - FACTORS AFFECTING THE WAITING TIME of MEDICAL

RECORD SERVICE IN THE Outpatient REGISTRATION DATU SANGGUL
RANTAU HOSPITAL IN 2011

Scientific Writing. Recorder and the Health Information Program. 2011

One of administrative services at the hospital is the medical records service.

Organizing medical records are required to provide service excellence to create
satisfaction in patients, especially with short waiting times. One of the problems in
the medical records of the Datu sanggulHospital is waiting times of outpatient
medical records services. The waiting time to service the medical records of patients
in outpatient registration shows the average - average 14 minutes 55 seconds.
That’s time categorize in long waiting times, because the standard of care in
medical records for outpatient registration ie less than 10 minutes.

The research method is descriptive research method to cross-sectional

studies approach that aims to determine factors - factors that affect waiting time of
service medical records at the outpatient registration in Datu sanggul Hospital. The
population study was patients who come to the outpatient registration officer and
ambulatory medical records. The sampling technique is Accidental Sampling.

The results showed that the factors that greatly affect the waiting time of
service medical records of outpatient registration at RSUD Datu Sanggul Rantau on
the activities of medical records in storage. On human resources: education and
material resources that is material and facilities. Provided the average waiting time
for new patients is 7 minutes 27 seconds and the average waiting time for long
patients is 14 minutes 16 seconds.

Suggested for RSUD Datu Sanggul Rantau, to use the computerized system
and optimized of KIUP medical records and alignment should be performed in
sequence according to applicable regulations.

Refferences : (1991 - 2010)

Keywords: Wait Time Services, out patient registration, medical record

 12

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allaah SWT, yang telah memberikan serta hidayahNya
sehingga dengan ijinNya sehingga penulis bisa menyusun Karya Tulis Ilmiah (KTI)
ini dengan judul “Tinjaun Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu
Pelayanan Rekam Medis Di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul
Rantau Tahun 2011”.

Adapun tujuan dari penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini adalah untuk
memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan Diploma III Perekam
Medis dan Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo Banjarbaru.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Karya Tulis Ilmiah ini banyak
kekurangan – kekurangan, namun demikian penulis menyadari bahwa penulisan ini
tidak dapat terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan kerjasama dari berbagai
pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan banyak terima
kasih yang tidak terhingga kepada:

1. Rusman Efendi, SKM. Msi, selaku Ketua STIKES Husada Borneo

Banjarbaru.
2. Riko Ijami. SKM. M.Kes, selaku pembimbing I penulisan KTI, yang penuh
perhatian, kesabaran dan ketelitian dalam memberikan bimbingan, arahan,
petunjuk sepenuhnya, sehingga sampai selesainya penulisan KTI ini.
3. Irmawan, Amd. Perkes, selaku pembimbing II penyusunan Karya Tulis Ilmiah
yang selalu membimbing dan memberikan masukan saran serta ilmunya.
1. Hj. Hosizah, SKM, M.KM dan Gussa Azizah, SKM selaku penguji yang telah
banyak memberikan arahan dan masukan demi kesempurnaan penulisan
KTI ini.
2. Deasy Rosmala Dewi, M. Kes, selaku ketua program studi Perekam dan
Informasi Kesehatan STIKES Husada Borneo Banjarbaru.
3. Noor Ifansyah, SKM. MS, selaku Kepala RSUD Datu Sanggul Rantau.
 13

4. H. Abdul Baril, AMK, selaku Kepala Unit Rekam Medis RSUD Datu Sanggul
Ranatau.
5. Ika Cahyaningtyas K, A.Md.PK selaku pembimbing rumah sakit
6. Seluruh staf atau petugas Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau.
7. Teman – teman dan semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian
Karya Tulis Ilmiah yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
8. Ucapan terima kasih yang tulus dan ikhlas kepada Ayah, Ibu, Kakak, Adik
dan Calon suamiku yang selalu memberikan dorongan moril maupun materiil
serta do’a yang tulus ikhlas dan mencurahkan segala kasih sayang dan
semangat yang tiada hentinya.
Akhirnya penulis menyadari atas segala keterbatasan, untuk itu saran dan
kritik yang membangun sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Karya Tulis
Ilmiah ini dengan harapan, semoga Karya Tulis Ilmiah ini bermanfaat bagi pengambil
kebijakan di bidang kesehatan, dan pengembangan ilmu pengetahuan bagi
penelitian selanjutnya.

Banjarbaru, Agustus 2011

Penulis

Khusnul Khatimah. S
 14

DAFTAR ISI

Halaman cover .................................................................................................... i

Halaman Judul..................................................................................................... ii

Halaman Pernyataan ........................................................................................... iii

Halaman Persetujuan .......................................................................................... iv

Halaman Pengesahan ......................................................................................... v

Motto ................................................................................................................... vi

Persembahan ...................................................................................................... vii

Abstrak ................................................................................................................ x

Abstract ............................................................................................................... xi

Kata Pengantar .................................................................................................... xii

Daftar Isi .............................................................................................................. xiv

Daftar Tabel ......................................................................................................... xvii

Daftar Gambar ..................................................................................................... xviii

Daftar Lampiran ................................................................................................... xviii

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang ................................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 3
1.3 Tujuan Penelitian ............................................................................ 3
1.3.1 Tujuan Umum ......................................................................... 3

1.3.2 Tujuan Khusus ....................................................................... 4

1.4 Manfaat Penelitian........................................................................... 4

1.5 Keaslian Penelitian .......................................................................... 5
 15

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Teori .................................................................................. 6

2.1.1 Rekam medis ......................................................................... 6

2.1.2 Tujuan rekam medis ............................................................... 8
2.1.3 Kegunaan rekam medis ......................................................... 8
2.1.4 Kegiatan rekam medis............................................................ 10
2.1.5 Pelayanan rawat jalan ............................................................ 14
2.1.6 Waktu tunggu pelayanan ........................................................ 15
2.1.7 Sumber Daya Manusia ........................................................... 16
2.1.8 Sumber Daya Material............................................................ 18
2.2 Landasan Teori ............................................................................... 19

2.4 Kerangka Konsep ............................................................................ 21

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

3.1 Rancangan Penelitian ...................................................................... 22

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................... 22

3.3 Subjek Penelitian ............................................................................ 22

3.3.1 Populasi ................................................................................. 22

3.3.2 Sampel ................................................................................... 23
3.4 Variabel Penelitian dan Definisi Operasional ................................... 23

3.4.1 Variable penelitian .................................................................. 23

3.4.2 Definisi operasional ................................................................ 24
3.5 Instrumen Penelitian........................................................................ 25

3.6 Teknik Pengumpulan Data .............................................................. 25

3.7 Teknik Analisis Data ........................................................................ 26

3.8 Prosedur Penelitian ......................................................................... 27

3.9 Keterbatasan dan Kelemahan Penelitian......................................... 28

 16

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian ................................................................................. 29

4.1.1Gambaran RSUD Datu Sanggul Rantau.................................. 29

4.1.2 Pengembangan Rumah Sakit ................................................. 29

4.1.3 Visi dan Misi ........................................................................... 30

4.1.4 Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis RSUD Datu Sanggul

Rantau ................................................................................... 31

4.1.5 Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat

Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau......................................... 33

4.1.6 Sumber Daya Manusia ........................................................... 36

4.1.7 Sumber Daya Material ............................................................ 38

4.2. Pembahasan ..................................................................................... 40

4.2.1Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis ...................................... 40

4.2.2 Waktu Tunggu Pelayanan ...................................................... 44

4.2.3 Sumber Daya Manusia ........................................................... 45

4.2.4 Sumber Daya Material ............................................................ 46

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 . Kesimpulan....................................................................................... 49

5.2. Saran................................................................................................. 50

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

RIWAYAT HIDUP
 17

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Definisi Operasional ............................................................................. 24

Tabel 4.1 Rata – rata waktu tunggu Pelayanan dalam Tiap Tahapan .................. 36

Tabel 4.2 Hasil Pengukuran Terhadap SDM ........................................................ 37

Tabel 4.3 Hasil Observasi terhadap Sumber Daya Material ................................. 38

 18

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kerangka Konsep............................................................................. 21

Gambar 4.1 Waktu Tunggu Pelayanan Berdasarkan Tiap Tahapan .................... 35

 19

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Izin Penelitian untuk RSUD Datu Sanggul Rantau

Lampiran 2 Surat Balasan Dari RSUD Datu Sanggul Rantau

Lampiran 3 Data Waktu Tunggu Pasien

Lampiran 4 Kuesioner Sumber Daya Manusia (SDM)

Lampiran 5 Lembar Observasi Sumber Daya Material (SDM)

Lampiran 6 Laporan Bimbingan KTI

Lampiran 7 Struktur Organisasi RSUD Datu Sanggul Rantau

Lampiran 8 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau

 20

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Rumah sakit merupakan tempat pemondokan yang memberikan
pelayanan medik jangka pendek dan jangka panjang yang meliputi kegiatan
observasi, diagnostik, terapetik dan rehabilitasi bagi semua orang yang
menderita sakit atau luka serta bagi mereka yang melahirkan, dan juga
diberikan pelayanan berdasarkan rawat jalan bagi yang membutuhkan
sesuai dengan sakit yang dideritanya. Menurut Surat Keputusan Menteri
Kesehatan RI No. 983 Tahun 1992 tugas rumah sakit adalah melaksanakan
upaya kesehatan berdaya guna dan berhasil guna, serasi dan terpadu
dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya
rujukan. Fungsi rumah sakit itu sendiri adalah tempat menyelenggarakan
pelayanan medik, pelayanan penunjang, pelayanan keperawatan,
pelayanan rehabilitasi, dan pelayanan pencegahan penyakit. Dengan
demikian rumah sakit merupakan institusi yang multi produk, padat modal,
padat karya, dan padat teknologi, sehingga memerlukan manajemen yang
baik dalam pengelolaannya. (Jacobalis, 2000)

Untuk melaksanakan fungsi rumah sakit sebagai tempat

menyelenggarakan pelayanan kesehatan, maka sesuai dengan Permenkes
RI No. 159b/MenKes/SK/PER/II/1988 menyebutkan kegiatan pelayanan
rumah sakit berupa palayanan rawat jalan, pelayanan rawat inap dan
pelayanan gawat darurat yang mencakup pelayanan medik dan penunjang
medik. Kegiatan di rumah sakit mencakup pelaksanaan pelayanan
kesehatan dan pelaksanaan administrasi, pemeliharaan gedung, peralatan
dan perlengkapan. Dan UU Nomor 44 tahun 2009 tentang membuat,
melaksanakan, dan menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah
Sakit sebagai acuan dalam melayani pasien.

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor : 269/MenKes/Per/III/2008 pasal 1 rekam medis yaitu berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada
pasien. Penyelenggaraan rekam medis adalah merupakan proses kegiatan
yang dimulai pada saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan
kegitan pencatatan data medis pasien selama pasien itu mendapatkan
 21

pelayanan medis di rumah sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan

berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk
melayani permintaan dari pasien atau untuk keperluan lainnya (Depkes RI,
1997). Untuk itu pelayanan rekam medis yang diberikan harus berkualitas
dan sesuai dengan standar pelayanan yang ada.

Instalasi Rawat Jalan (IRJ) merupakan unit fungsional yang

menanganai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat
jalan maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di
IRJ pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian Rekam
Medis Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah
akses terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien
(Wijono, 1999). Waktu tunggu pasien dalam hal ini terhadap pelayanan
Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan merupakan salah satu hal penting
yang akan menentukan citra awal pelayanan rumah sakit. Waktu tunggu
pasien merupakan salah satu komponen yang potensial menyebabkan
ketidakpuasan. Pasien akan menganggap pelayanan kesehatan jelek
apabila sakitnya tidak sembuh – sembuh, antri lama, dan petugas kesehatan
tidak ramah meskipun profesional. (Wijono, 1999)

Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari

pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis rawat
jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai memperoleh dokumen
rekam medis yang akan digunakan untuk mendapatkan pelayanan
kesehatan. Berdasarkan standar penyediaan dokumen rekam medis
pelayanan rawat jalan adalah 10 menit, dan pelayanan dokumen rekam
medis pelayanan rawat inap selama 15 menit (Depkes RI, 2007).

Berdasarkan hasil survey awal tanggal 28 april 2011 di loket Rekam

Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau selama 1 jam mulai jam
09.00 – 10.00 WITA, dari 17 orang pasien menunjukan rata – rata 14 menit
55 detik waktu tunggu pasien terhadap pelayanan rekam medis di
pendaftaran rawat jalan. Mulai dari kedatangan pasien di tempat
penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis ke poliklinik
tujuan. Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu adalah
waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan pelayanan rawat
jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai masuk ke ruang
pemeriksaan dokter. Di sebut cepat jika waktu tunggu kurang dari atau sama
dengan 10 menit, dan disebut lama jika waktu tunggu lebih dari 10 menit
(Depkes RI, 2007). Bila waktu tunggu pasien di Rekam Medis Rawat Jalan
lama maka hal tersebut berpengaruh pada citra rumah sakit yang
 22

kemungkinan besar berpengaruh pada utilitas pasien di masa mendatang.

Oleh karena itu perlu diteliti faktor - faktor yang mempengaruhi waktu tunggu
pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat Jalan dengan harapan dapat
dilakukan upaya perbaikan oleh pihak rumah sakit.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, rumusan masalah pada
penelitian ini adalah Faktor – faktor apa saja yang mempengaruhi waktu
tunggu pelayanan rekam medis di Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu
Sanggul Rantau ?

1.3 Tujuan Penelitian

1.3.1 Tujuan Umum
Mengetahui faktor – faktor yang mempengaruhi waktu tunggu
pelayanan rekam medis di pendaftara rawat jalan RSUD Datu
Sanggul Rantau.
1.3.2 Tujuan Khusus
a) Mengedintifikasi kegiatan rekam medis yang meliputi penerimaan
pasien, pencatatan, penyimpanan dan pengambilan kembali.
b) Menghitung waktu tunggu pasien di Pendaftaran Rekam Medis
Rawat Jalan,
c) Mengidentifikasi sumber daya manusia yang meliputi jumlah
tenaga, pendidikan, umur, dan masa kerja,
d) Mengidentifikasi sumber daya material yang meliputi bahan,
peralatan dan fasilitas,

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi Rumah Sakit
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi
rumah sakit mengenai faktor – faktor yang mempengaruhi waktu
tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan.
Memberikan manfaat untuk pihak yang dijadikan objek penelitian
 23

yaitu RSUD Datu Sanggul Rantau sebagai masukan dan

pertimbangan dalam mengambil keputusan mengenai faktor – faktor
yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam
Medis Rawat Jalan.

1.4.2 Bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan bacaan untuk menambah wawasan bagi
mahasiswa khususnya dan masyarakat umumnya juga sebagai
bahan referensi serta sebagai bukti bahwa penulis telah
menyelesaikan tugas akhir sebagai syarat menyelesaikan pendidikan
Program DIII Perekam dan Informasi Kesehatan.
1.4.3 Bagi peneliti
Dapat meningkatkan wawasan dan pengetahuan bagi peneliti,
tenaga rekam medis maupun mahasiswa Program DIII Perekam dan
Informasi Kesehatan tentang faktor yang mempengaruhi waktu
tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat Jalan RSUD
Datu Sanggul Rantau.
1.4.4 Bagi Peneliti Lain
Sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang akan
melakukan penelitian sejenis.

1.5 Keaslian Penelitian

Penelitian dengan judul “ Tinjauan Faktor – Faktor yang
Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran
Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011” belum pernah
dilakukan oleh peneliti lain, hanya peneliti serupa yang telah ada. Peneliti
tersebut diantaranya adalah oleh Inge Dhamanti tahun 2003 dengan judul
Analisis Faktor yang Mempengaruhi Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis
Rawat Jalan RSU Haji Surabaya. Persamaan penelitian ini adalah sama –
sama meneliti faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam
medis rawat jalan. Sedangkan perbedaannya adalah waktu dan tempat
penelitian, penelitian oleh Inge Dhamanti adalah menganalisis sedangkan
penelitian saya adalah meninjau. Metode yang digunakan oleh Inge
Dhamanti adalah deskriptif yang menggambarkan dan menganalisis.
Sedangkan penelitian saya menggunakan metode penelitian deskriptif
dengan pendekatan cross sectional.
 24

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Tinjauan Teori

2.1.1 Rekam Medis
Di dalam membahas pengertian rekam medis terlebih dahulu
akan dikemukakan arti dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis
disini diartikan sebagai “keterangan baik yang tertulis maupun
terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratorium,
diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan
kepada pasien, dan pengobatan yang dirawat inap, rawat jalan
maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat”. Kalau
diartikan secara dangkal rekam medis seakan – akan hanya
merupakan catatan dan dokumen tentang keadaan pasien, namun
kalau dikaji lebih dalam rekam medis mempunyai makna yang lebih
luas daripada hanya catatan biasa, karena didalam catatan tersebut
sudah tercermin segala informasi menyangkut seseorang pasien
yang akan dijadikan dasar didalam menentukan tindakan lebih lanjut
dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lainnya yang
diberikan kepada seseorang pasien yang datang kerumah sakit
(Depkes RI, 2007).

Ada beberapa istilah rekam medis yaitu : Rekam Medis,

“Medical Record”. Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan
Republik Indonesia Nomor : 269/Menkes/Per/III/2008 pasal 1 yaitu
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah
diberikan kepada pasien.

Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas, tidak

hanya sekedar kegiatan pencatatan, akan tetapi mempunyai
pengertian sebagai suatu sistem penyelenggaraan rekam medis.
Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah
satu kegiatan dari pada penyelenggaraan rekam medis adalah
merupakan proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya
pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medik
pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medis di rumah
sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang
 25

meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan/

peminjaman aapabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya
(Depkes RI, 2007).

Menurut Gemala Hatta, prinsip dasar arsip kesehatan / rekam

medis : Arsip kesehatan yang paling utama yaitu rekam kesehatan
yang merekam segala informasi seputar kesehatan dan pelayanan
medis yang diterima setiap pasien. Praktek rekaman dibidang
kesehatan sudah dikenal sejak zaman prasejarah yang terus
berkelanjutan hingga masa kini. Berbagai isu tentang rekaman terus
bermunculan dan berubah, baik dilihat dari sisi perkembangan
teknologi rekaman, pengelolaan berkas dan kualitas rekaman yang
terkait dengan dasar hukumnya. Apapun teknologi rekaman baik
manual maupun komputerisasi yang digunakan dalam sarana
pelayanan kesehatan, tetap saja menjalankan rekaman untuk
keperluan administratif maupun medis.

Rekam medis adalah siapa, apa, di mana dan bagaimana

perawatan pasien selama dirumah sakit, untuk melengkapi rekam
medis harus memiliki data yang cukup tertulis dalam rangkaian
kegiatan guna menghasilkan suatu diagnosis, jaminan, pengobatan
dan hasil akhir (Ery Rustiyanto, 2009).

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun

yang terekam tentang identitas, anamnese penentuan fisik
laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang
diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap,
rawat jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat.
(Depkes RI, 1994)

Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan

pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini
yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan
kepada pasien tersebut (Health Information Management, Edna K
Huffman, 1994).

2.1.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medik adalah menunjang tercapainya tertip
administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan
di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam
medis yang baik dan benar, tidak mungkin tertip administrasi rumah
sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib
 26

administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam

upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tujuan rekam medis
secara rinci akan terlihat dan analog sebab kegunaan Rekam Medis
itu sendiri (Depkes, 1991).
2.1.3 Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis secara umum adalah:
a. Sebagai alat komunikasi antara tenaga kesehatan serta tenaga
ahli lainnya yang ikut ambil bagian didalam memberikan
pelayanan, pengobatan, perawatan kepada pasien.

b. Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan yang

harus diberikan kepada seorang pasien.
c. Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,
perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien
berkunjung/dirawat di rumah sakit.
d. Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian, dan
evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada
pasien.
e. Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit maupun
dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
f. Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk
keperluan penelitian dan pendidikan.
g. Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan
medik pasien.
h. Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan serta
sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan.
Kegunaan rekam medis menurut Gibony, 1991 yang disingkat
ALFRED adalah:

a. Adminisstration/ Administrasi
Data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan
manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelolaan
berbagai sumber daya, karena Isinya menyangkut tindakan
berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga
 27

medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan

kesehatan.
b. Legal/ Hukum
Sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi hukum terhadap
pasien, provider kesehatan (dokter, perawat dan tenaga
kesehatan lainnya) serta pengelola dan pemilik sarana pelayanan
kesehatan. Berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena
isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum
atas dasar keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan
hukum serta penyediaan bahan bukti untuk menegakkan keadilan.
c. Aspek Medis
sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan / perawatan yang
harus diberikan kepada seorang pasien.
d. Financial/ Keuangan
Setiap jasa yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap dan
benar maka dapat digunakan untuk menghilangkan biaya yang
harus dibayar pasien, selain itu jenis dan jumlah pelayanan
kegiatan yang tercatat dalam formulir dapat digunakan untuk
memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan.
e. Research/ Riset
Berbagai macam penyakit yang telah dicatat dalamdokumen
rekam medis dapat dilakukan penelusuran guna kepentingan
penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang
kesehatan.Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,
karena isinya menyangkut data / informasi yang dapat
dipergunakan sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu
pengetahuan dibidang kesehatan.
f. Education/ Pendidikan
Dokumen rekam medis dapat digunakan untuk belajar dan
mengembangkan ilmu bagi mahasiswa atau pendidik. Dalam
dokumen rekam medis terkandung data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medik yang
diberikan kepada pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan
sebagai bahan atau referensi pengajaran dibidang profesi
pemakai.
g. Documentation/ Dokumentasi
Rekam medis sebagai dokumen karena memiliki sejarah medis
seorang pasien dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan
laporan rumah sakit.
 28

2.1.4 Kegiatan Rekam Medis

Kegiatan rekam medis meliputi penerimaan pasien,
pencatatan, penyimpanan dan pengambilan kembali.
2.1.4.1 Penerimaan pasien/ Pendaftaran
Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
merupakan pintu masuk pertama dalam penerimaan dan
pendaftaran pasien rawat jalan karena dimana setiap pasien
yang akan berobat di rumah sakit harus terlebih dahulu
mendaftar di TPPRJ. Kegiatan rekam medis yang berkaitan
dengan Penerimaan pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai
berikut :
a) Melaksanaan proses penyelenggaraan pelayanan
pendaftaran pasien rawat jalan/ rawat inap IGD.
b) Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data
sosial pasien rawat jalan
c) Menyiapkan rekam medis rawat jalan serta meminta
rekam medis rawat jalan ke petugas rekam medis bagian
penyimpanan.
d) Mengisi buku register pendaftaran pasien rawat jalan
e) Membuat atau memutakhirkan kartu index utama pasien
(KIUP) rawat jalan.
Kegiatan rekam medis yang berkaitan dengan penerimaan
pasien/ pendaftaran dijelaskan sebagai berikut:
a) Setiap pasien baru yang diterima di tempat penerimaan
pasien (TPP) ditanya oleh petugas untuk mendapatkan
data identitas yang akan diisikan pada formulir Ringkasan
Riwayat Klinik.
b) Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang
akan digunakan sebagai nomor kartu pengenal. Kartu
pengenal harus dibawa pada kunjungan berikutnya, baik
sebagai pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap.
c) Berkas rekam medis pasien baru akan dikirim oleh
petugas sesuai dengan poliklinik yang dituju.
 29

d) Berkas pasien yang harus dirawat akan dikirim keruang

perawatan.
Sedangkan untuk penerimaan pasien lama sebagai berikut:

a) Pasien lama dibedakan antara pasien datang dengan

perjanjian dan pasien datang tanpa perjanjian. Baik pasien
dengan perjanjian atau tanpa perjanjian mendapat
pelayanan di TPP.
b) Pasien dengan perjanjian akan langsung menuju poliklinik
tujuan karena berkas rekam medisnya sudah disiapkan
oleh petugas.
c) Pasien tanpa perjanjian harus menunggu karena berkas
rekam medis akan dimintakan oleh petugas TPP ke bagian
rekam medis.
d) Setelah berkas rekam medis dikirim ke poliklinik, pasien
akan mendapat pelayanan (Depkes RI, 1993).
2.1.4.2 Pencatatan
Pencatatan adalah pendukomentasian segala informasi
medis pasien ke dalam rekam medis yang akan menjadi
bahan informasi. Catatan berdasarkan sumber datanya
dibedakan menjadi catatan sosial dan catatan medis. Catatan
sosial diperoleh saat penerimaan pasien di TPP yang meliputi
nama, alamat, umur, agama, dan pekerjaan. Sedangkan data
medis diperoleh pasien setelah mendapatkan pelayanan dari
dokter, perawat atau petugas lainnya seperti petugas
laboratorium dan radiologi. (Depkes RI, 1997)
Prinsip utama yang harus di taati oleh petugas pencatatan
adalah: nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dua suku
kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan tercantum
dalam rekam medis akan menjadi satu di antara kemungkinan
ini :
a) Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari
satu kata atau lebih;
b) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami,
apabila pasien seorang pasien bersuami;
 30

c) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang

tua (biasanya adalah nama ayah);
d) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/ marga,
maka nama keluarga atau marga atau surname
didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri;
Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan :
a) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan
yang disempurnakan;
b) Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir
nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan
statusnya;
c) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama
lengkap pasien;
d) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan
dalam penulisan nama pasien; (Depkes RI, 2004)
2.1.4.3 Penyimpanan
Bentuk penyimpanan berkas rekam medis ada dua, yaitu
sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah
penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik
catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien
dirawat inap. Sedangkan desentralisasi yaitu penyimpanan
dengan melakukan pemisahan antara rekam medis di
poliklinik dengan rekam medis dirawat inap. Berkas rekam
medis pasien poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan,
sedangkan berkas rekam medis pasien rawat inap disimpan di
bagian rekam medis. Secara teori sentralisasi lebih baik
daripada desentralisasi, tetapi pelaksanaanya sangat
tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing rumah
sakit. Penyimpanan berkas rekam medis dapat menggunakan
sistem nomor. Sistem penomoran ya ng sering dipakai adalah
sistem nomor langsung (straight numerical), sistem angka
akhir (terminal digit), dan sistem angka tengah (middle digit).
(Depkes RI, 1997)
2.1.4.4 Pengambilan kembali
Peminjaman dan pengembalian kembali berkas rekam
medis dijelaskan sebagai berikut:
 31

a) Permintaan rutin dari poliklinik atau dokter yang

melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis,
setiap hari pada jam yang telah ditentukan.
b) Poliklinik yang meminta berkas rekam medis harus
mengisi kartu permintaan. Petugas harus menulis dengan
benar dan jelas nama pasien dan nomor kartu rekam
medisnya.
c) Permintaan atau peminjaman rekam medis yang tidak
rutin, seperti untuk pertolongan gawat darurat, harus
dipenuhi sesegera mungkin
d) Permintaan lewat telpon juga dilayani dan petugas bagian
rekam medis harus mengisi kartu permintaan. Petugas
dari bagian lain yang meminta harus datang sendiri untuk
mengambil berkas rekam medis dan diminta dan harus
mengisi kartu permintaan. (Depkes RI, 1997)
2.1.5 Pelayanan Rawat Jalan
Rawat jalan adalah pasien yang menerima pelayanan
kesehatan di rumah sakit tanpa dirawat di rumah sakit, atau terdaftar
sebagai pasien rawat inap (Ray Midge Noel, 1996).
Rawat jalan (RJ) merupakan salah satu unit kerja di rumah
sakit yang melayani pasien yang berobat jalan dan tidak lebih dari 24
jam pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostik dan terapeutik.
Pada waktu yang akan datang, rawat jalan merupakan bagian
terbesar dari pelayanan kesehatan di rumah sakit (Azrul Azwar,
1996).
Pelayanan rawat jalan (ambulatory services) adalah salah
satu bentuk dari pelayanan kedokteran. Secara sederhana yang
dimaksud dengan pelayanan rawat jalan adalah pelayanan
kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak untuk rawat inap
(hospitalization) (feste. 1989). Ke dalam pengertian pelayanan rawat
jalan ini termasuk tidak hanya yang diselenggarakan oleh sarana
pelayanan kesehatan yang telah lazim dikenal seperti rumah sakit
atau klinik, tetapi juga yang diselenggarakan di rumah pasien (home
care) serta di rumah perawatan (nursing homes). (Azrul Azwar, 1996).
Rawat jalan juga merupakan salah satu yang dominan dari
pasar rumah sakit serta merupakan sumber keuangan yang
 32

bermakna, sehingga selalu dilakukan upaya untuk meningkatkan

mutu pelayanan. (Eti Murdani, 2007)
Pelayanan rawat jalan merupakan satu dari area pelayanan
kesehatan yang sedang berkembang pesat. (Edna K Huffman, RRA,
1999)
Instalasi Rawat Jalan (IRJ) merupakan unit fungsional yang
menanganai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan
berobat jalan maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian
pelayanan di IRJ pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola
oleh bagian Rekam Medis Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu
pelayanan kesehatan adalah akses terhadap pelayanan yang ditandai
dengan waktu tunggu pasien (Wijono, 1999).
2.1.6 Waktu Tunggu Pelayanan
Waktu tunggu adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien
untuk mendapatlan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat
pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter (Depkes RI,
2007)
Waktu tunggu di rumah sakit berkaitan dengan pelayanan
kesehatan meliputi pelayanan rekam medis, gawat darurat,
pelayanan poliklinik dan lain sebagainya. Waktu tunggu adalah waktu
yang digunakan oleh petugas kesehatan di rumah sakit untuk
memberikan pelayanan pada pasien. Waktu tunggu merupakan
masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di beberapa
rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan bagaimana
rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan
dengan situasi dan harapan pasien (Depkes, 2007).
Waktu tunggu pasien merupakan salah satu komponen yang
potensial menyebabkan ketidakpuasan. Pasien akan menganggap
pelayanan kesehatan jelek apabila sakitnya tidak sembuh – sembuh,
antri lama, dan petugas kesehatan tidak ramah meskipun profesional.
(Wijono, 1999)
Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu pasien
terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien di tempat
penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis ke
poliklinik tujuan. (Inge Dhamanti, 2003)

Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari

pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam
medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai
memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk
 33

mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar

penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10
menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap
selama 15 menit (Depkes RI, 2007).

Dalam pelayanan rawat jalan di rumah sakit, waktu tunggu

adalah waktu yang dipergunakan oleh pasien untuk mendapatkan
pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat pendaftaran sampai
masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Di sebut cepat jika waktu
tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit, dan disebut lama jika
waktu tunggu lebih dari 10 menit (Depkes RI, 2007).

2.1.7 Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset rumah sakit
yang penting, dan merupakan sumber daya yang berperan besar
dalam pelayanan rumah sakit. Penanganan SDM penting karena
mutu pelayanan rumah sakit sangat tergantung dari perilaku SDM
dan kemajuan ilmu dan teknologi memerlukan tenaga yang
profesional dan spesialistis ( Sabarguna dan Sumarni, 2003).

Sumber daya manusia meliputi :

a) Pendidikan
Pendidikan dapat mempengaruhi seseorang termasuk juga
perilaku seseorag akan pola hidup terutama dalam memotivasi
untuk siap berperan serta dalam pembangunan kesehatan.
Makin tinggi pendidikan seseorang, makin mudah menerima
informasi sehingga makin meningkat pula kinerjanya.
Sebaliknya, pendidikan yang kurang akan menghambat
perkembangan sikap seseorang terhadap nilai – nilai yang baru
diperkenalkan. Faktor pendidikan seseorang sangat
menentukan kesiapan dalam memberikan pelayanan, orang
yang berpendidikan tinggi akan lebih mampu mengatasi
masalah dan berperan lebih baik dan efektif serta konstruktif
daripada yang berpendidikan rendah (Nursalam, 2001).

b) Umur
Menurut Hurlock (2002) umur adalah usia seseorang yang
dihitung sejak lahir sampai dengan batas terakhir masa
hidupnya. Semakin cukup umur, tingkat kematangan dan
kekuatan seseorang akan lebih matang dalam berfikir dan
 34

bekerja. Dari segi kepercayaan masyarakat, seseorang yang

lebih dewasa akan lebih dipercaya dari orang yang belum cukup
kedewasaannya. Hal ini sebagai akibat dari pengalaman dan
kematangan jiwanya. Demikian juga dalam umur pegawai dalam
melaksanakan kegiatan pelayanan. Makin tua umur seseorang
makin konstruktif dalam mengatasi masalah dalam pekerjaan,
dan makin terampil dalam memberikan pelayanan kepada klien.

c) Masa Kerja
Pengalaman adalah guru yang baik, oleh sebab itu pengalaman
identik denagn lama bekerja (masa kerja). Pengalaman itu
merupakan suatu cara untuk memperoleh kebenaran
pengetahuan dalam upaya meningkatkan pelayanan kepada
pasien (klien). Hal ini dilakukan dengan cara mengulang kembali
pengalaman yang diperoleh dalam memecahkan permasalahan
yang dihadapi pada masa yang lalu. Sehingga dapat dikatakan ,
semakin lama seseorang bekerja semakin baik pula dalam
memberikan pelayanan (Notoatmodjo, 2003).
2.1.8 Sumber Daya Meterial (SDM)
Sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan dan
fasilitas yang berhubungan dengan kelancaran pelaksanaan kegiatan
rekam Medis (Depkes RI, 1997).

Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu didukung

keberadaan sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan,
dan fasilitas. Bahan adalah formulir dan kartu atau sejenisnyayang
telah dicetak sesuai ketentuan yang menunjang pelaksanaan rekam
medis. Fasilitas dan peralatan adalah segala sesuatu yang
menunjang kemudahan pelaksanaan tugas dan pengelolaan rekam
medis. Alat penyimpanan yang tepat, penerangan dan pengaturan
suhu yang baik, pemeliharaan ruangan, serta perhatian terhadap
faktor keselamatan sangat membantu pemeliharaan, mendorong
kegairahan kerja dan meningkatkan produktivitas petugas. Alat
penyimpanan berkas yang umum digunakan adala rak terbuka (open
shelves file unit), lemari lima laci (five drawers file cabinet) atau rak
buka tutup (roll o’pack). Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang
dianjurkan selebar 90 cm. jika menggunakan lemari lima laci maka
sebaiknya dijejer satu baris dan ruang lowong didepannya harus 90
cm.jika diletakan berhadapan harus disediakan ruang lowong 150 cm
untu memungkinkan membuka laci tersebut. Lemari lima laci memang
 35

tampak lebih rapi dan berkas rekam medisnya terlindung dari debu
dan kotoran dari luar. Namun pengguna rak terbuka lebih praktis
dalam mempermudah pengambilan berkas rekam medis. (Depkes RI,
1997)

Pada deretan map rekam medis yang disimpan harus diberi

tanda penunjuk untuk mempercepat pekerjaan penyimpanan dan
menemukan rekam medis. Berkas rekam medis hendaknya diberi
sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan lembaran
rekam medis dan mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran,
akibat seringnya diambil atau bolak balik. Sampul atau map pelindung
dilengkapi dengan penjepit (fastener) untuk menggabungkan
lembaran pada sampul (Depkes RI, 1997).

2.2 Landasan Teori

Menurut Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien.
Bagian pendaftaran pasien rawat jalan merupakan salah satu bagian
dari rumah sakit yang kegiatannya penerimaan dan pendaftaran pasien yang
akan di rawat jalan, baik itu pasien baru maupun pasien lama. Pencatatan
dari proses pelayanan rekam medis yang mutlak dibutuhkan oleh rumah sakit
agar dapat menilai seberapah jauh keberhasilan pelayanan medis yang telah
diberikan kepada pasien, oleh karena itu pengelolaan rekam medis mulai dari
pencatatan sebagai kegiatan pertama kali dalam menangkap data sampai
dengan analisa yang lapornya perlu dikembangkan yang dapat menghasilkan
informasi guna berbagai keperluan manajemen rekam medis.
Rawat jalan adalah pasien yang menerima pelayanan kesehatan di
rumah sakit tanpa dirawat di rumah sakit, atau terdaftar sebagai pasien
rawat inap (Ray Midge Noel, 1996). Pelayanan rawat jalan merupakan salah
satu unit kerja di rumah sakit yang melayani pasien berobat jalan dan tidak
lebih dari 24 jam pelayanan, termasuk seluruh prosedur diagnostik dan
terapeutik. Rawat jalan juga merupakan salah satu yang dominan dari pasar
rumah sakit serta merupakan sumber keuangan yang bermakna, sehingga
selalu dilakukan upaya untuk meningkatkan mutu pelayanan (Azrul Azwar,
1996).
Instalasi Rawat Jalan (IRJ) merupakan unit fungsional yang
menanganai penerimaan pasien di rumah sakit, baik yang akan berobat jalan
 36

maupun yang akan dirawat di rumah sakit. Pemberian pelayanan di IRJ

pertama kali dilakukan di loket karcis yang dikelola oleh bagian Rekam Medis
Rawat Jalan. Salah satu dimensi mutu pelayanan kesehatan adalah akses
terhadap pelayanan yang ditandai dengan waktu tunggu pasien (Wijono,
1999).
Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan
pasien dibeberapa rumah sakit. Lama waktu tunggu pasien mencerminkan
bagaimana rumah sakit mengelola komponen pelayanan yang disesuaikan
dengan situasi dan harapan pasien (Depkes, 2007). Waktu tunggu pelayanan
adalah waktu tunggu pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan
pasien di tempat penerimaan pasien sampai dikirimnya berkas rekam medis
ke poliklinik tujuan (Inge Dhamanti, 2003). Dalam pelayanan rawat jalan di
rumah sakit, waktu tunggu adalah waktu yang diperanggunakan oleh pasien
untuk mendapatkan pelayanan rawat jalan dan rawat inap dari tempat
pendaftaran sampai masuk ke ruang pemeriksaan dokter. Di sebut cepat jika
waktu tunggu kurang dari atau sama dengan 10 menit, dan disebut lama jika
waktu tunggu lebih dari 10 menit (Depkes RI, 2007).
 37

2.3 Kerangka Konsep Penelitian

Input Proses Output

1. Kegiatan Rekam Menghitung lama 1. Dikegiatan rekam

Medis yang waktu tahapan medis faktor yang

kegiatan rekam mempengaruhi waktu
meliputi
medis dan tunggu yaitu lama
penerimaan pasien, mengidentifikasi
pencarian rekam
pencatatan, faktor yang
medis di ruang
mempengaruhi
penyimpanan dan penyimpanan.
waktu tunggu.
pengambilan 2. Di Sumber Daya
kembali. Manusia faktor yang
2. Sumber Daya mempengaruhi waktu

Manusia yang tunggu yaitu dari

pendidikan petugas.
meliputi
3. Di Sumber Daya
pendididkan, umur
Material faktor yang
dan masa kerja.
mempengaruhi waktu
3. Sumber Daya tunggu yaitu bahan
Material yang dan fasilitas.
meliputi bahan, 4. Waktu tunggu
peralatan dan pelayanan rekam
fasilitas. medis di pendaftaran
rawat jalan RSUD
4. Waktu Tunggu
Datu Sanggul Rantau
pelayanan rekam
tergolong lama
medis di pendaftran
rawat jalan,

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian

 38

BAB III

METODE PENELITIAN

3.1 Rancangan Penelitian

Rancangan penelitian ini menggunakan suatu jenis metode penelitian
deskriptif dengan pendekatan Studi Potong Lintang (cross sectional), yaitu
penelitian hanya melakukan observasi dan pengukuran variabel pada satu
saat tertentu saja. Pengukuran variabel tidak terbatas harus tepat pada satu
waktu bersamaan, namun mempunyai makna bahwa setiap subyek hanya
dikenai satu kali pengukuran, tanpa dilakukan tindak lanjut atau pengulangan
pengukuran. Penelitian deskriptif adalah suatu metode penelitian yang
dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau
mendeskripsikan tentang suatu keadaan secara objektif (Notoatmodjo,
2005). Maka penelitian ini dimaksudkan untuk meninjau faktor – faktor yang
mempengaruhi waktu tunggu pelayanan di Pendaftaran Rekam Medis Rawat
Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau.

3.2 Lokasi dan Waktu Penelitian

Lokasi penelitian ini di bagian Pendaftaran Rekam Medis Rawat jalan
RSUD Datu Sanggul Rantau pada bulan juni 2011.

3.3 Subjek Penelitian

3.3.1 Populasi
Menurut Notoadmodjo (2005), populasi adalah keseluruhan
objek penelitian atau objek yang diteliti. Populasi penelitian ini adalah
pasien yang datang ke tempat pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu
Sanggul Rantau dan seluruh staf atau petugas rekam medis rawat
jalan RSUD Datu Sanggul Rantau.

3.3.2 Sampel
Sampel adalah bagian dari jumlah dan karakteristik yang
dimiliki oleh populasi tersebut. Sampel dalam penelitian ini terbagi
dalam dua jenis yaitu pasien rawat jalan yang terdiri dari pasien baru
dan pasien lama, staf atau petugas rekam medis rawat jalan RSUD
 39

Datu Sanggul Rantau. Sampel diambil dengan teknik Accidental

Sampling, yaitu teknik ini sangat mudah dilakukan karena secara
subyektif, peneliti mengumpulkan data dari subyek yang ditemuinya,
saat itu dan dalam jumlah secukupnya.

3.4 Variabel Penelitian dan definisi operasional

3.3.3 Variabel Penelitian

Variable adalah sesuatu yang digunakan sebagai ciri, sifat,
atau ukuran yang dimiliki atau didapatkan oleh satuan penelitian
tentang sesuatu konsep pengertian tertentu (Notoatmodjo.2010).
a. Kegiatan rekam medis
b. Sumber Daya Manusia
c. Sumber Daya Material
d. Waktu Tunggu .
 40

3.4.2 Definisi Operasional

Untuk membatasi ruang lingkup atau pengertian variabel-
variabel yang diteliti/diamati, perlu sekali variabel-variabel tersebut
diberi batasan atau definisi operasional (Notoatmodjo, 2005).

Tabel 3.1 Definisi Operasional

No Variabel Definisi Operasional

1 Kegiatan Rekam Kegiatan rekam medis yang meliputi penerimaan

Medis pasien, pencatatan, penyimpanan dan pengambilan
kembali.

2 Sumber Daya SDM yang meliputi jumlah petugas, pendidikan,

Manusia umur dan masa kerja. Sumber Daya Manusia (SDM)
merupakan aset rumah sakit yang penting, dan
merupakan sumber daya yang berperan besar
dalam pelayanan rumah sakit. Penanganan SDM
penting karena mutu pelayanan rumah sakit sangat
tergantung dari perilaku SDM dan kemajuan ilmu
dan teknologi memerlukan tenaga yang profesional
dan spesialistis.

3 Sumber Daya Sumber Daya Material yang meliputi bahan,

Material peralatan dan fasilitas berhubungan dengan
kelancaran pelaksanaan kegiatan rekam Medis.
Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu
didukung keberadaan sumber daya material yang
meliputi bahan, peralatan, dan fasilitas.

4 Waktu tunggu Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu

pasien terhadap pelayanan mulai dari kedatangan
pasien di tempat penerimaan pasien sampai
dikirimnya berkas rekam medis ke poliklinik tujuan.
3.4 Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah alat atau fasilitas yang digunakan oleh
peneliti dalam mengumpulkan data agar pekerjaannya lebih mudah dan
hasilnya lebih baik (cermat, lengkap dan sistematis) sehinggal lebih mudah
diolah (Saryono,2010). Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini
adalah :
3.4.1 Kuesioner merupakan daftar pertanyaan yang sudah tersusun dengan
baik, sudah matang, dimana responden (dalam hal angket) dan
interviewee (dalam hal wawancara) tinggal memberikan jawaban atau
dengan memberikan tanda-tanda tertentu.(Notoatmodjo.2010)
Kuesioner akan digunakan pada pengumpulan data. Kuesioner ini
untuk petugas rekam medis di pendaftaran rawat jalan.
3.4.2 Check List adalah suatu daftar untuk men”cek”, yang berisi nama
subjek dan berapa gejala serta identitas lainnya dari sasaran
pengamatan. Pengamat tinggal memberikan tanda check (√) pada
daftar tersebut yang menunjukkan adanya gejala atau ciri dari
sasaran pengamatan (Notoatmodjo.2010). Check list digunakan untuk
merangkum hasil dari jawaban pertanyaan di kuesioner dan
observasi.
3.4.3 Stopwatch, digunakan untuk menghitung waktu tunggu pasien di
pendaftaran rawat jalan.
3.4.4 Alat tulis, digunakan untuk mencatat data sementara.
3.4.5 Kalkulator, digunakan untuk menjumlah perhitungan.

3.5 Teknik Pengumpulan Data

Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai proses yang menggambarkan proses pengumpulan data yang
dilaksanakan dalam penelitian kuantitatif. Untuk penelitian kuantitatif
pengumpulan data, dapat dimaknai juga sebagai kegiatan peneliti dalam
upaya mengumpulkan sejumlah data lapangan yang diperlukan untuk
menjawab pertanyaan penelitian. Merujuk pada pengertian di atas, betapa
pentingnya pengumpulan data dalam proses penelitian (Arikunto, 1997).

i
 Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini yaitu :
3.5.1 Observasi
Menurut Notoatmodjo (2010) observasi atau pengamatan
adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi
melihat dan mencatatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada
hubungannya dengan masalah yang diteliti. Observasi terhadap
kegiatan rekam medis dan sumber daya material dengan bantuan
lembar observasi.
3.5.2 Studi dokumen
Dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu
(Sugiyono, 2008). Dokumentasi juga merupakan kegiatn mencari data
atau variabel dari sumber berupa catatan, trankripsi, buku, prasati
dan sebagainya. (Saryono,2010) Studi dokumen dilakukan dengan
melihat buku register atau kebijakan-kebijakan tertulis yang terkait
dengan faktor yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam
medis di pendaftaran rawat jalan rumah sakit.
3.6.2 Wawancara

Wawancara adalah suatu metode yang digunakan untuk

mengumpulkan data, di mana peneliti mendapatkan keterangan atau
perincian secara lisan dari seseorang sasaran peneliti (responden)
atau bercakap-cakap secara face to face (Notoatmodjo, 2010).
Menurut Saryono (2010), wawancara dapat dilakukan secara
terstruktur kepada seluruh petugas atau staf rekam medis di
pendaftaran rawat jalan dengan bantuan kuesioner.

3.6 Teknik Analisis Data

Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah secara deskriptif,
yaitu dengan cara mendeskripsikan data yang telah dikumpulkan dan diolah
menjadi hasil – hasil analisis untuk melihat tinjauan tentang faktor – faktor
yang mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran
rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau. Dalam pengolahan data dilakukan
dengan cara data waktu tunggu pasien di pendaftaran rawat jalan RSUD
Datu Sanggul Rantau dihitung rata – rata waktu tunggu pasien. Data
kuesioner disajikan dalam tabel distribusi frekuensi.

ii
3.7 Prosedur Penelitian
Prosedur penelitian antara lain :

3.7.1 Persiapan
Penelitian ini dimulai dengan Peneliti minta surat ijin penelitian
dari akademik sebagai persyaratan dan mempersiapkan judul
penelitian serta mengajukan ke rumah sakit. Setelah pihak rumah
sakit membalas surat ijin dan menyetujui judul peneliti. Dan peneliti
pun melakukan studi pendahuluan pada bulan april 2011 dengan
melakukan observasi terhadap pasien yang datang ke tempat
penerimaan pasien/ pendaftaran rawat jalan serta wawancara kepada
petugas rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau.
Dalam studi pendahuluan tersebut diperoleh data mengenai
permasalahan yang akan diambil dalam penelitian ini.
3.7.2 Pelaksanaan
Setelah rangkaian proses persiapan selesai, peneliti
memasuki tahap penelitian. Pada tahap pelaksanaan ini, peneliti
mulai melakukan pengumpulan data. Kegiatan-kegiatan yang
dilakukan peneliti yaitu berupa obervasi, studi dokumentasi, dan
wawancara.
3.7.3 Akhir Penelitian
Pada tahap ini peneliti mengolah data yang telah didapat
untuk kemudian disusun menjadi sebuah laporan penelitian.

3.9 Keterbatasan dan Kelemahan Penelitian

Keterbatasan dalam penelitian ini yaitu hanya meneliti di pendaftaran

rawat jalan saja. Kelemahan dalam penelitian ini yaitu dalam menghitung
tahapan kegiatan rekam medis pada saat memindahkan untuk menghitung
waktu tahapan dari awal lagi.

iii
 BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

4.1 Hasil Penelitian

4.1.1 Gambaran RSUD Datu Sanggul Rantau

RSUD Datu Sanggul Rantau dibangun sejak tahun 1980

dengan sumber pembiayaan berasal dari APBN yang dialokasikan
melalui DIP Proyek Pengembangan RSU Prop/Kab/Kodya
Kalimantan Selatan. Luas lahan 18.720 M2 (1,85 hektar) dengan
Luas bangunan 4210 M2 mempunyai kapasitas Tempat Tidur 50
buah. Moment yang sangat istimewa tanggal 12 november 1983
bertepatan dengan Hari Kesehatan Nasional ke XIX diresmikan oleh
Gubernur Kalimantan Selatan Bapak H. Mistar Cokro Koesomo.

RSUD Datu Sanggul Rantau merupakan satu – satunya

Rumah Sakit Umum milik pemerintah Kabupaten Tapin sejak tanggal
18 Oktober 2004 sudah berstatus tipe C yang sebelumnya masih tipe
D dengan kapasitas tempat tidur 75 buah, dengan menyelenggarakan
Program, Pelayanan, Pencegahan, Pemeliharaan dan Rehabilitasi
Kesehatan secara Komprenhensif, bermutu dan terjangkau oleh
semua lapisan masyarakat.

4.1.2 Pengembangan Rumah Sakit

Dimulainya Pengembangan RSUD Datu Sanggul Rantau

sejak tahun 2006 dengan melakukan pengembangan berupa Fisik
Bangunan, Peralatan Medik dan Non Medik secara bertahap.
Kemudian Sumber Daya Manusia dan Manajemen untuk
meningkatkan mutu dan derajat kesehatan masyarakat.

Sesuai dengan komitmen Pemerintah Kabupaten Tapin,

menargetkan sampai tahun 2012 pembangunan fisik sudah bisa
diselesaikan seluruhnya, RSUD Datu Sanggul Rantau secara
bertahap dikembangkan dengan membangun gedung – gedung baru
dan penambahan fasilitas lainnya dengan luas lahan kurang lebih
9.953 m2, maka luas keseluruhan lahan menjadi 28.673 m2 (2,83
hektar). Pembangunan tahap pertama dilaksanakan tahun 2006 yang
lalu bersumber dari APBD Kabupaten Tapin. Adapun pembangunan

iv
 gedung baru dilaksanakan terdiri dari 3 (tiga) lantai antara lain
Gedung Poliklinik dan Gedung Administrasi, Gedung Instalasi
Farmasi/ Apotek dan dilanjutkan pada tahun 2007 Pembangunan
Gedung Perawatan Bedah, Gedung Perawatan Anak dan Gedung
Perawatan Intensif (Intensive Care Unit), berlanjut pada tahun 2008
pembangunan gedung VIP baru dengan kapasitas 16 tempat tidur,
gedung instalasi gizi, gedung pemulasaran jenazah/ kamar mayat,
gedung perawatan isolasi, pembuatan ruang pompa, ruang genset,
ruang incenirator, instalasi pengolahan air limbah ( IPAL ) dan selasar
penghubung. Selanjutnya tahun 2009 dilaksanakan pembangunan
gedung kamar operasi sentral dan melanjutkan pembangunan
gedung administrasi dan poliklinik, pembangunan gedung imstalasi
gawat darurat yang gbelum rampung, kemudian melalui dana alokasi
khusus ( DAK ) tahun anggaran 2009 juga dibangun gedung unit
tranfusi darah/ UTD-RS berlantai dua. Kemudian pada tahun 2010
dilanjutkan dengan pembangunan gedung instalasi rehabilitasi medik/
fisioterapi, gedung instalasi radiologi, gedung perawatan perinatologi
dan pembangunan mushola. Untuk tahun 2011 pembangunan tetap
dilanjutkan, keseluruhan proyek pembangunan ini ditangani pihak
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Tapin.

4.1.3 Visi dan Misi

Visi, misi dan motto Rumah Sakit Umum Daerah

DatuSanggul Rantau adalah :

Visi : RSUD Datu Sanggul Rantau adalah Pelayanan

Kesehatan Berkualitas

Misi : Memberikan kualitas pelayanan yang terbaik dan

memuaskan.

a. Meningkatkan mutu pelayanan yang terbaik dan

memuaskan.
b. Meningkatkan sumber daya manusia bagi
masyarakat.

v
 c. Meningkatkan sarana dan prasarana pelayanan
masyarakat.
d. Meningkatkan kerjasama dalam hal pelayanan
kesehatan.
Motto : Senyum, sapa, santun

4.1.4 Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis RSUD Datu Sanggul Rantau

Pelaksanaan kegiataan rekam medis yang meliputi

penerimaan pasien, pencatatan, penyimpanan, dan pengambilan
kembali dapat dijelaskan sebagai berikut:

4.1.4.1 Penerimaan pasien

Tahapan penerimaan pasien di TPP Rawat Jalan

RSUD Datu Sanggul Rantau dibedakan berdasarkan jenis
kedatangannya yaitu pasien baru dan pasien lama.

a) Pasien Baru adalah pasien yang baru pertama kali datang

ke rumah sakit untuk keperluan berobat.
- Pasien baru mendaftar ke Tempat Penerimaan Pasien
(TPP) dan diwawancarai oleh petugas guna
mendapatkan data identitas yang meliputi nama
pasien, alamat, umur, agama, pekerjaan dan juga
menanyakan poliklinik tujuan pasien. Jika pasien belum
mengetahui poliklinik tujuannya maka petugas akan
mengarahkan dengan melihat keluhannya. Petugas
juga mencatat identitas pasien ke dalam buku register,
KIB (Kartu Indek Berobat), rekam medis baru. Petugas
TPP mempersilahkan pasien menuju kasir untuk
memenuhi administrasi. Setelah pasien sudah
menyelesaikan administrasi di kasir, pasien kembali ke
TPP. Dan petugas TPP menyerahkan rekam medis dan
KIB kepada pasien baru untuk mengantri di poliklinik
yang dituju.

vi
 b) Pasien Lama adalah pasien yang pernah datang
sebelumnya untuk keperluan berobat.
- Pasien lama datang ketempat pendaftaran pasien
(TPP) dengan menunjukkan KIB Kartu Identitas
Berobat) kepada petugas pendaftaran. Jika pasien
tidak membawa kartu berobat maka petugas akan
mencari data pasien ke dalam komputer kemudian
membuatkan kartu berobat baru dengan nomor yang
sama. Petugas melakukan penulisan ke dalam buku
register dan mencarikan rekam medis pasien lama,
setelah ditemukan rekam medis pasien tersebut maka
petugas menyerahkan rekam medis pasien untuk
mengantri di poliklinik yang dituju.

4.1.4.2 Pencatatan

Pencatatan adalah pendokumentasian segala

informasi medis pasien ke dalam rekam medis yang akan
menjadi bahan informasi. Rekam medis rawat jalan RSUD
Datu Sanggul Rantau mempunyai buku register manual.
Pencatatan di rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul
Rantau catatan data sosialnya dicatat ke dalam buku register
yang meliputi nama, alamat, umur, agama dan pekerjaan.
Tetapi pada pencatatan nama dan alamat kurang lengkap.
Data pasien yang berkunjung setiap hari ditulis di buku
register.

4.1.4.3 Penyimpanan

Cara penyimpanan yang digunakan di RSUD Datu

Sanggul Rantau adalah desentralisasi yang artinya dilakukan
pemisahan tempat penyimpanan untuk berkas pasien
poliklinik dan pasien rawat inap. Oleh karena itu sering terjadi
duplikasi penggunaan rekam medis karena terpisahnya
ruangan antara rekam medis rawat inap dan rawat jalan. Di
RSUD Datu Sanggul Rantau menggunakan Sistem penjajaran
secara langsung (straight Filling numerical). Namun belum
sepenuhnya terelisasikan dengan baik dan belum diurutkan
dengan benar. Penjajaran yang dilakukan RSUD Datu
Sanggul Rantau memang memudahkan dalam proses
penyimpanan rekam medis, tapi untuk pengambilan kembali

vii
 rekam medis apabila sewaktu – waktu dipergunakan
memerlukan waktu lebih lama dalam pencarian kembali rekam
medis pasien tersebut. Ini dikarenakan tidak urutnya
penjajaran.

4.1.4.4 Pengambilan Kembali

Di rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tidak

memiliki formulir peminjaman rekam medis rawat jalan.

Setelah poliklinik tutup rekam medis dari poliklinik

dikembalikan ke rawat jalan. Petugas rekam medis rawat jalan
langsung memasukan ke komputer rekam medis yang sudah
kembali ke rawat jalan. Yang dimasukan kedalam komputer
yaitu nomor rekam medis, nama, pasien baru dan pasien
lama. Setelah selesai memasukan, rekam medis langsung
difiling oleh petugas.

4.1.5 Waktu Tunggu Pelayanan Rekam Medis di Pendaftaran Rawat

Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau

Waktu tunggu pelayanan adalah waktu tunggu pasien

terhadap pelayanan mulai dari kedatangan pasien di tempat
penerimaan pasien sampai berkas rekam medis di bawa pasien ke
poliklinik tujuan. Waktu Tunggu Pelayanan meliputi waktu tunggu
yang diakibatkan oleh beberapa tahapan dan berbeda untuk pasien
baru dan pasien lama. Untuk pasien baru tahapan waktu tunggu
terdiri dari waktu tunggu di Tempat Penerimaan Pasien, menulis data
pasien ke dalam buku register, membuat kartu berobat dan mengisi
identitas pasien baru di dalam rekam medis. Dan rekam medis di
bawa pasien itu sendiri ke poliklinik yang dituju. Sedangkan untuk
pasien lama terdiri dari waktu tunggu di Tempat Penerimaan Pasien,
penyerahan Kartu Indek Berobat (KIB), menulis data pasien ke dalam
buku register dan pencarian rekam medis pasien lama, rekam medis
di bawa pasien itu sendiri ke poliklinik yg dituju.

viii
 Pada Tiap Tahapan dapat dilihat pada gambar 4.1

Pasien Baru Pasien Lama

Waktu Tunggu Waktu Tunggu

di TPP di TPP

Penyerahan KIB
menulis ke dalam
buku register

Membuat KIB pasien baru dan menulis ke dalam

buku register
mengisi identitas pasien baru di
dalam rekam medis

Waktu tunggu pencarian rekam

medis pasien lama

rekam medis di bawa pasien itu sendiri ke poliklinik yang dituju

Gambar 4.1

Bagan waktu tunggu pelayanan berdasarkan tahapan kegiatan

(Sumber: Data primer hasil observasi, juni 2011)

Pada gambar 4.1 diketahui bahwa tahapan kegiatan untuk pasien

baru lebih sedikit jika dibandingkan pasien lama, sehingga waktu tunggu
pasien lama lebih panjang jika dibandingkan pasien baru.

ix
 Tebel 4.1

Hasil Perhitungan terhadap Rata – Rata Waktu Tunggu Pelayanan dalam

Tiap Tahapan Untuk Pasien Baru dan Pasien Lama di Bagian Rekam Medis
Pendaftaran Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tahun 2011

Tahapan Pasien baru Pasien lama

Waktu tunggu di Tempat 2 menit 53 detik 4 menit 9 detik

Penerimaan Pasien

Penyerahan KIB - 2 menit 12 detik

menulis ke dalam buku 56 detik 1 menit 8 detik

register

Membuat KIB pasien baru 3 menit 38 detik -

dan

mengisi identitas pasien

baru

Waktu tunggu Pencarian - 6 menit 47 detik

Rekam Medis Pasien lama

Total waktu 7 menit 27 detik 14 menit 16 detik

Sumber: Data primer penelitian, juni 2011

Dari masing – masing tahapan untuk kedua jenis pasien

didapatkan rata – rata terhadap keseluruhan waktu tunggu seperti
pada tabel 4.1. Berdasarkan tabel 4.1 diketahui bahwa rata – rata
waktu tunggu untuk pasien baru secara keseluruhan adalah 7 menit
27 detik sedangkan rata – rata waktu tunggu untuk pasien lama
secara keseluruhan adalah 14 menit 16 detik.

4.1.6 Sumber Daya Manusia

Jumlah petugas rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau

adalah 5 orang dengan menggunakan alat bantu kuesioner. Jenis
kelamin perempuan petugas rekam medis rawat jalan ada 4 orang
dan jenis kelamin laki – laki petugas rekam medis rawat jalan ada 1

x
 orang. Umur petugas rekam medis rawat jalan ada yang 48 tahun, 30
tahun, 23 tahun ada 2 orang dan ada yang umur 22 tahun. tingkat
pendidikan petugas rekam medis rawat jalan 2 orang lulusan SLTA, 1
orang Diploma dan 2 orang Perguruan Tinggi (Sarjana). Masa kerja
petugas di rekam medis rawat jalan ada yang 29 tahun, ada yang 7
tahun, ada yang 2,5 tahun, ada yang 10 bulan dan ada yang 3 bulan.
Yang pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis ada 2 orang
dan yang belum pernah mengikuti pelatihan tentang rekam medis ada
3 orang. Standar Pelayanan Minimal (SPM) di RSUD Datu Sanggul
Rantau belum ada dibuat.

Tabel 4.1 Hasil Pengukuran Terhadap Faktor SDM di Instalasi Rekam Medis

Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau tahun 2011

Faktor yang diukur Jumlah

Jenis Kelamin

- Laki – laki 1

- Perempuan 4

Umur

- 48 tahun 1

- 30 tahun 1

- 23 tahun 2

- 22 tahun 1

Pendidikan terakhir

- SLTA/ SMA 2

- Diploma 1

- Perguruan Tinggi (Sarjana) 2

Masa kerja

xi
 - 29 tahun 1

- 7 tahun 1

- 2,5 tahun 1

- 10 bulan 1

- 3 bulan 1

Apakah anda pernah mengikuti

pelatihan tentang rekam medis ?

- Ya 2

- Tidak 3

Apakah ada Standar Pelayanan

Minimal (SPM) ?

- Ya -

- Tidak 5

Sumber: Data primer penelitian, juni 2011

Dari hasil pengamatan, petugas yang pendidikannya lulusan

dari SLTA dalam pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan
RSUD Datu Sanggul Rantau tergolong lama. Dan yang lulusan
Sarjana tetapi tidak sesuai dengan jabatannya juga tergolong lama
dalam pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan RSUD Datu
Sanggul Rantau. Ini akan berakibat pada waktu tunggu pasien.
Karena petugasnya juga tidak ada yang mengikuti pelatihan tentang
rekam medis.

4.1.7 Sumber Daya Material

Sumber daya material yang diteliti meliputi bahan, peralatan

dan fasilitas. Hasil observasi terhadap sumber daya material tampak
pada tabel 4.3

xii
Hasil Observasi terhadap Sumber Daya Material di Instalasi Rekam
Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau Tahun 2011

Sumber Daya Material Status

Bahan

Karcis di loket penerimaan pasien Ada

Buku register Ada

Rekam medis diberi map atau sampul Tidak

Ada

Kartu indeks utama pasien (KIUP) Ada

Tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan Tidak

menyimpan dan menemukan rekam medis Ada

Kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam Tidak

rekam medis Ada

Tersedia kode warna map atau sampul untuk mencegah Tidak

kekeliruan simpan dan memudahkan mencari map yang Ada
salah

Terdapat tanda petunjuk keluar untuk rekam medis yang Tidak

tidak berada di tempat Ada

Peralatan

Alat tulis kantor (ATK) Ada

Komputer untuk entry data Ada

Buku pedoman pelaksana rekam medis Ada

Prosedur tetap (protap) Ada

Ruang kerja lengkap dengan meja kerja Ada

Rak arsip dokumen berbentuk open shelves file Ada

Telepon Ada

xiii
Fasilitas

Ruang pendaftaran pasien berdekatan dengan ruang Ya

penyimpanan rekam medis aktif

Ruang pengelola data dekat dengan ruang penerimaan Ya

pasien

Ruang penyimpanan rekam medis

a. Lantai kedap air dan bebas banjir Ya

b. Dinding permanen dan bersih Tidak

c. Cukup fentilasi Tidak

Jarak antara dua rak untuk lalu lintas minimal 90 cm Tidak

Ruang penyimpanan rekam medis aktif cukup luas untuk Tidak

semua data

Ruang penyimpanan rekam medis in aktif terpisah Ya

dengan ruang kerja rekam medis

Ruang cukup aman untuk melindungi dari kehilangan, Tidak

kerusakan, serta mencegah digunakan oleh yang tidak
berkepentingan

Ruang rekam medis cukup luas untuk petugas rekam Tidak

medis menjalankan tugasnya

Ruang rekam medis berdekatan dengan instalasi Ya

penunjang

Penerangan tempat penyimpanan baik Ya

Suhu ruangan tempat bekerja menyegarkan Tidak

Pemeliharaan kebersihan baik Tidak

Sumber : Data primer penelitian, juni 2011

Berdasarkan hasil observasi, sebagian bahan telah tersdia di

bagian rekam medis rawat jalan yaitu Karcis harian, buku register,
KIUP. Yang belum ada yaitu tanda petunjuk guna mempercepat

xiv
 pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis, tidak ada
tersedia kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam
medis rawat jalan dan kode warna map atau sampul pelindung serta
tanda petunjuk untuk berkas keluar. Kebutuhan akan peralatan
tersebut pada umumnya sudah terpenuhi akan tetapi tidak menutup
kemungkinan bagi bagian rekam medis untuk mengajukan usulan
peralatan lain yang berkaitan dengan kelancaran pelaksanaan
kegiatan rekam medis. Ruang kerja ada dengan meja kerja dan ada
rak arsip dokumen berbentuk rak terbuka biasa. Fasilitas yang dimiliki
bagian Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Datu Sanggul Rantau yaitu
ruang pendaftaran pasien berdekatan dengan ruang penyimpanan
rekam medis aktif dan ruang pengelola data dekat dengan ruang
penerimaan pasien. Ruang penyimpanan rekam medis, yang kondisi
ruangn yang meliputi keadaan lantai yang bebas banjir, dinding
permanen, penerangan, serta suhu telah terpenuhi. Masalh yang
didapatkan adalah dinding tidak bersih, tidak cukup fentilasi, jarak
yang seharusnya 90cm belum dapat terpenuhi disebabkan luas ruang
penyimpanan terbatas. Ruang tidak cukup aman, dan pemeliharaan
kebersihan kurang baik.

4.2 Pembahasan

4.2.1 Pelaksanaan Kegiatan Rekam Medis

4.2.1.1 Penerimaan pasien

Untuk pasien lama yang tidak membawa kartu berobat

dan setelah dicari ternyata nomornya tidak ditemukan maka
petugas akan membuatkan kartu dan berkas baru dan pasien
tersebut dianggap sebagai pasien baru. Sebaiknya hal ini
sedapat mungkin dihindari karena merugikan pihak pasien
dan pihak rumah sakit. Kerugian bagi pihak pasien adalah
dokter yang memeriksa tidak mengetahui riwayat penyakit
pasien sehingga harus dilakukan pemeriksaan ulang.
Sedangkan kerugian bagi pihak rumah sakit pasien dengan
satu nama bisa memiliki lebih dari satu nomor, dan
menyebabkan jumlah berkas yang disimpan bertambah.
Kondisi diatas dapat dihindari jika penggunaan KIUP dapat
dioptimalkan.

xv
 Kartu Indeks Utama Pasien adalah salah satu cara
untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien,
karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat
maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data pasien
yang diperlukan. KIUP merupakan kunci utama bagi setiap
pasien, sehingga mutlak harus dibuat, baik itu pasien berobat
jalan maupun pasien untuk dirawat. KIUP adalah suatu kartu
tanda pengenal setiap pasien baru yang disimpan selamanya
pada instansi yang bersangkutan. KIUP dibuat berdasarkan
atas ringkasan riwayat klinik yang diperoleh dari tempat
penerimaan pasien. Karena KIUP merupakan sumber data
yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat
selengkap dan sejelas mungkin (Depkes RI, 1991).

4.2.1.2 Pencatatan
Dalam catatan sosial yang diperoleh saat penerimaan
pasien di TPP pada pencatatan nama dan alamat kurang
lengkap. Hal yang perlu ditekankan adalah penulisan nama
dan alamat pasien. Petugas hendaknya menuliskan nama
pasien secara benar dan menuliskan alamat pasien dengan
lengkap. Penulisan nama dan alamat sangatlah penting
karena berpengaruh pada lama pencarian berkas.
Keberadaan buku register manual cukup penting.

Pencatatan adalah pendukomentasian segala

informasi medis pasien ke dalam rekam medis yang akan
menjadi bahan informasi. Catatan berdasarkan sumber
datanya dibedakan menjadi catatan sosial dan catatan medis.
Catatan sosial diperoleh saat penerimaan pasien di TPP yang
meliputi nama, alamat, umur, agama, dan pekerjaan.
Sedangkan data medis diperoleh pasien setelah mendapatkan
pelayanan dari dokter, perawat atau petugas lainnya seperti
petugas laboratorium dan radiologi (Depkes RI, 1997).

Prinsip utama yang harus di taati oleh petugas

pencatatan adalah: nama pasien harus lengkap, minimal
terdiri dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang
akan tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu di
antara kemungkinan ini :

xvi
 e) Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari
satu kata atau lebih;
f) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami,
apabila pasien seorang pasien bersuami;
g) Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang
tua (biasanya adalah nama ayah);
h) Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/ marga,
maka nama keluarga atau marga atau surname
didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri;
Dalam sistem penamaan rekam medis, diharapkan :

e) Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan

yang disempurnakan;
f) Sebagai pelengkap bagi pasien perempuan di akhir
nama lengkap ditambah Ny. Atau Nn. Sesuai dengan
statusnya;
g) Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama
lengkap pasien;
h) Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, tidak dicantumkan
dalam penulisan nama pasien; (Depkes RI, 2004)
4.2.1.4 Penyimpanan

Bentuk penyimpanan berkas rekam medis ada dua,

yaitu sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah
penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik
catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien
dirawat inap. Sedangkan desentralisasi yaitu penyimpanan
dengan melakukan pemisahan antara rekam medis di
poliklinik dengan rekam medis dirawat inap. Berkas rekam
medis pasien poliklinik disimpan di satu tempat penyimpanan,
sedangkan berkas rekam medis pasien rawat inap disimpan di
bagian rekam medis. Secara teori sentralisasi lebih baik
daripada desentralisasi, tetapi pelaksanaanya sangat
tergantung pada situasi dan kondisi masing – masing rumah
sakit. Penyimpanan berkas rekam medis dapat menggunakan
sistem nomor. Sistem penomoran yang sering dipakai adalah

xvii
 sistem nomor langsung (straight numerical), sistem angka
akhir (terminal digit), dan sistem angka tengah (middle digit)
(Depkes RI, 1997).

Cara penyimpanan yang digunakan RSUD Datu

Sanggul Rantau adalah cara desentralisasi. Desentralisasi
memiliki keuntungan yaitu efisiensi waktu sehingga pasien
mendapat pelayanan lebih cepat dan juga beban kerja
petugas lebih ringan. Sedangkan kekurangan desentralisasi
terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis dan biaya
yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak. Di
RSUD Datu Sanggul Rantau juga menggunakan Sistem
penjajaran secara langsung (straight Filling numerical).
Namun belum sepenuhnya terelisasikan dengan baik dan
belum diurutkan dengan benar. Ini dikarenakan petugas
rekam medis tidak pernah mengikuti pelatihan tentang rekam
medis, sehingga petugas tidak mengerti bagaimana
menerapkan sistem penjajaran secara langsung dengan
benar. Sebelumnya sudah pernah diarahkan oleh kepala
rekam medis RSUD Datu Sanggul Rantau untuk mengurutkan
dengan benar sistem penjajaran secara langsung. Namun
petugas belum mengurutkannya sampai sekarang, karena
petugas kerepotan untuk mengurutkannya. Yang
menguntungkan dari sistem ini adalah mudahnya melatih
petugas – petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut. Namun sistem ini mempunyai
kelemahan-kelemahan yang tidak dapat dihindarkan, pada
saat menyimpan rekam medis, petugasnya harus
memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadi
kekeliruan menyimpan ( Depkes, 1991 ).

4.2.1.5 Pengambilan kembali

Peminjaman dan pengembalian kembali berkas rekam

medis dijelaskan sebagai berikut:

a) Permintaan rutin dari poliklinik atau dokter yang

melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis,
setiap hari pada jam yang telah ditentukan.

xviii
 b) Poliklinik yang meminta berkas rekam medis harus
mengisi kartu permintaan. Petugas harus menulis
dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor kartu
rekam medisnya.
c) Permintaan atau peminjaman rekam medis yang tidak
rutin, seperti untuk pertolongan gawat darurat, harus
dipenuhi sesegera mungkin
d) Permintaan lewat telpon juga dilayani dan petugas
bagian rekam medis harus mengisi kartu permintaan.
Petugas dari bagian lain yang meminta harus datang
sendiri untuk mengambil berkas rekam medis dan
diminta dan harus mengisi kartu permintaan. (Depkes
RI, 1997)
Semua rekam medis yang dari poliklinik dikembalikan
secara tepat waktu. Rekam medis langsung dimasukkan ke
komputer yaitu nomor rekam medis, nama, pasien baru dan
pasien lama setelah selesai semua rekam medis langsung
difiling.

4.2.2 Waktu Tunggu Pelayanan

Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari

pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam
medis rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai
memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk
mendapatkan pelayanan kesehatan. Berdasarkan standar
penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan adalah 10
menit, dan pelayanan dokumen rekam medis pelayanan rawat inap
selama 15 menit (Depkes RI, 2007). Rata – rata waktu tunggu yang
dibutuhkan untuk pasien baru di RSUD Datu Sanggul Rantau adalah
7 menit 27 detik dan untuk pasien lama adalah 14 menit 16 detik.
Rata – rata waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien baru di
pendaftaran rawat jalan tersebut tergolong sebentar. Sedangkan rata
– rata waktu tunggu pelayanan rekam medis pasien lama di
pendaftaran rawat jalan tersebut tergolong lama.

xix
4.2.3 Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan aset rumah sakit

yang penting, dan merupakan sumber daya yang berperan besar
dalam pelayanan rumah sakit. Penanganan SDM penting karena
mutu pelayanan rumah sakit sangat tergantung dari perilaku SDM
dan kemajuan ilmu dan teknologi memerlukan tenaga yang
profesional dan spesialistis ( Sabarguna dan Sumarni, 2003). Mutu
pelayanan rumah sakit yang dimaksud adalah semua jenis pelayanan
termasuk pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.

Berdasarkan hasil penelitian dan hasil indepth interview

diketahui bahwa jumlah petugas di instalasi rekam medis rawat jalan
RSUD Datu Sanggul Rantau sebanyak 5 orang dirasa cukup
berdasarkan analisis perhitungan tenaga rekam medis RSUD Datu
Sanggul Rantau tahun 2010.

Tingkat pendidikan memegang peran penting dalam bekerja.

Untuk tercapainya kesuksesan dalam bekerja dituntut pendidikan
yang sesuai dengan jabatan yang dipegang seseorang (As’ad, 1999).
Tingkat pendidikan formal petugas adalah SLTA, Diploma dan S1.
Untuk pendidikan non-formal atau frekuensi petugas mengikuti
pendidikan, pelatihan, seminar dan sebagainya mempunyai posisi
yang kecil. Dengan demikian kebutuhan akan kualitas tenaga di
instalasi rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau belum
dapat terpenuhi. Padahal pelatihan SDM sangat diperlukan agar
terselenggara pelayanan yang bermutu guna menjamin pelayanan
sesuai dengan standar dan kebutuhan (Rachmawati, 2000).

4.2.4 Sumber Daya Material

Penyelenggaraan kegiatan rekam medis perlu didukung

keberadaan sumber daya material yang meliputi bahan, peralatan,
dan fasilitas. Bahan adalah formulir dan kartu atau sejenisnya yang
telah dicetak sesuai ketentuan yang menunjang pelaksanaan rekam
medis. Fasilitas dan peralatan adalah segala sesuatu yang
menunjang kemudahan pelaksanaan tugas dan pengelolaan rekam
medis. Alat penyimpanan yang tepat, penerangan dan pengaturan
suhu yang baik, pemeliharaan ruangan, serta perhatian terhadap

xx
faktor keselamatan sangat membantu pemeliharaan, mendorong
kegairahan kerja dan meningkatkan produktivitas petugas. Alat
penyimpanan berkas yang umum digunakan adala rak terbuka (open
shelves file unit), lemari lima laci (five drawers file cabinet) atau rak
buka tutup (roll o’pack). Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang
dianjurkan selebar 90 cm. jika menggunakan lemari lima laci maka
sebaiknya dijejer satu baris dan ruang lowong didepannya harus 90
cm.jika diletakan berhadapan harus disediakan ruang lowong 150 cm
untu memungkinkan membuka laci tersebut. Lemari lima laci memang
tampak lebih rapi dan berkas rekam medisnya terlindung dari debu
dan kotoran dari luar. Namun pengguna rak terbuka lebih praktis
dalam mempermudah pengambilan berkas rekam medis. (Depkes RI,
1997)

Pada deretan map rekam medis yang disimpan harus diberi

tanda penunjuk untuk mempercepat pekerjaan penyimpanan dan
menemukan rekam medis. Berkas rekam medis hendaknya diberi
sampul pelindung untuk memelihara keutuhan susunan lembaran
rekam medis dan mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran,
akibat seringnya diambil atau bolak balik. Sampul atau map pelindung
dilengkapi dengan penjepit (fastener) untuk menggabungkan
lembaran pada sampul (Depkes RI, 1997).

Bahan penunjang pelaksanaan rekam medis telah tersdia di

bagian rekam medis rawat jalan yaitu karcis harian, buku register,
KIUP. Yang belum ada yaitu tanda petunjuk guna mempercepat
pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis, tidak ada
tersedia kartu permintaan (berbentuk formulir) bagi peminjam rekam
medis rawat jalan dan kode warna map atau sampul pelindung serta
tanda petunjuk untuk berkas keluar. Kebutuhan akan map pelindung
sudah pernah diusulkan oleh Kepala Rekam Medis akan tetapi belum
terealisasi. Tanda penunjuk untuk berkas keluar digunakan untuk
menggantikan berkas yang keluar dari rak. Petunjuk tetap berada di
tempat tersebut sampai berkas dikembalikan. Dengan adanya out
gulde petugas dapat mengetahui secara cepat bila berkas yang
dibutuhkan tidak ada. Dengan demikian petugas tidak akan
melakukan pencarian yang berlarut – larut pada waktu berkas
tersebut dibutuhkan. Keberadaan map maupun out gulde akan
berpengaruh pada waktu tunggu pelayanan pasien karena kedua
bahan tersebut dapat mempercepat proses penemuan dan
penyimpanan berkas.

xxi
 Peralatan yang dibutuhkan sebagian besar telah tersedia
meliputi ATK, komputer untuk entry data, buku pedoman pelaksanaan
rekam medis, Prosedur Tetap, rak berkas dan telpon. Ketersediaan
peralatan tersebut seperti komputer harus ditunjang dengan
pemanfaatan yang optimal. Pemanfaatan optimal akan memperlancar
pelaksanaan kegiatan sehingga berakibat pada waktu tunggu pasien
menjadi lebih singkat.

Fasilitas yang dimiliki bagian Rekam Medis Rawat Jalan

RSUD Datu Sanggul Rantau yaitu ruang pendaftaran pasien
berdekatan dengan ruang penyimpanan rekam medis aktif dan ruang
pengelola data dekat dengan ruang penerimaan pasien. Ruang
penyimpanan rekam medis, yang kondisi ruangn yang meliputi
keadaan lantai yang bebas banjir, dinding permanen, penerangan,
serta suhu telah terpenuhi. Pada ruang penyimpanan, jarak antara
rak satu dan yang lainnya tidak memenuhi standar, petugas harus
bergantian untuk dapat melewati satu jalur pada ruang penyimpanan.
Hal ini disebabkan oleh ruang penyimpanan yang sempit, sehingga
tidak dapat menampung rak-rak penyimpanan yang seharusnya
disusun dengan jarak antar rak 90cm (Depkes.1997). Hal ini secara
tidak langsung dapat menghambat pencarian berkas dan akan
berakibat pada waktu tunggu pasien.

xxii
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan pada bab sebelumnya,

maka dapat disimpulkan dari penelitian ini sebagai berikut :

1. Kegiatan rekam medis rawat jalan RSUD Datu Sanggul Rantau

yang meliputi penerimaan pasien, pencatatan, penyimpanan
dan pengambilan kembali. Yang sangat mempengaruhi waktu
tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat jalan dari
kegiatan rekam medis yaitu pencarian rekam medis di
penyimpanan.
2. Rata – rata waktu tunggu pelayanan untuk pasien baru adalah 7
menit 27 detik tergolong sebentar sedangkan untuk pasien lama
mencapai 14 menit 16 detik tergolong lama.
3. Sumber Daya Manusia yang meliputi jumlah petugas,
pendidikan, umur dan masa kerja. Yang sangat mempengaruhi
waktu tunggu pelayanan rekam medis di pendaftaran rawat
jalan di sumber daya manusia yaitu pendidikan.
4. Sumber Daya Material rekam medis rawat jalan di RSUD Datu
Sanggul Rantau yang meliputi bahan, peralatan dan fasilitas.
Yang sangat mempengaruhi waktu tunggu pelayanan rekam
medis di pendaftaran rawat jalan di sumber daya material yaitu
bahan dan fasilitas.

xxiii
5.2 Saran

Berdasarkan hasil penelitian, maka disampaikan saran – saran

sebagai berikut :

1. Sebaiknya di pendaftaran rawat jalan menggunakan sistem

komputerisasi maka akan memperlancar pelaksanaan kegiatan
sehingga berakibat pada waktu tunggu pasien menjadi lebih
singkat.
2. Penggunaan KIUP dioptimalkan, karena apabila seorang pasien
lupa membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk
mencarikan data pasien yang diperlukan.
3. Sebaiknya dalam pencatatan data sosial seperti nama dan alamat
pasien menuliskannya secara benar dan lengkap, penulisan nama
dan alamat sangatlah penting. Karena berpengaruh pada lama
pencarian berkas.
4. Perlu dilakukan evaluasi terhadap urutan penyimpanan berkas
dengan waktu tertentu, misalkan sebulan sekali.
5. Dalam peningkatan efesiensi waktu kerja penjajaran rekam medis
sebaiknya dilakukan secara urut menurut ketentuan yang berlaku.
6. Sebaiknya dibuatkan Standar Pelayanan Minimal (SPM).
7. Perlu dilakukan pelatihan rekam medis oleh Rumah Sakit
sehingga dapat diikuti oleh seluruh petugas rekam medis.
8. Demi terjaganya kualitas isi rekam medis alangkah baiknya rekam
medis pasien rawat jalan diberikan map atau sampul agar rekam
medis tidak sobek, basah dan kotor.
9. Sebaiknya tanda petunjuk untuk berkas keluar harus ada. Jadi
dapat menggantikan berkas yang keluar dari rak.

xxiv
10. Sebaiknya pada ruang penyimpanan dapat menampung rak – rak
penyimpanan yang seharusnya disusun dengan jarak antara rak
90 cm yang sesuai dengan standar yang berlaku.

xxv
 DAFTAR PUSTAKA

________. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor.269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Jakarta:
Departemen Kesehatan RI.

________. 2009. UU Nomor 44 tahun 2009 tentang membuat, melaksanakan,

dan menjaga standar mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit sebagai
acuan dalam melayani pasien.

Azwar, Azrul, 1996. Pengantar Administrasi Kesehatan. Jakarta: Binarupa Aksara.

Depkes RI. 1991. Petunjuk Teknik Penyalenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit.
Depkes RI. Jakarta.

Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia
Revisi I. Jakarta: Dirjen Yanmed.

Dhamanti, Inge. (2003). Analisis Faktor Yang Mempengaruhi Waktu Tunggu

Pelayanan di Rekam Medis Rawat Jalan ( Studi di Rekam Medis Rawat Jalan
RSU Haji Surabaya). Penelitian Ilmiah. Universitas Airlangga Surabaya.

Hatta, G. 2009. Pedoman Manajemen Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan.

Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia.

Huffman EK. 1994. Healt Information Management. Phisician Record Company.

Illinois

Murdani, Eti. (2007). Pengembangan Sistem Informasi Rekam Medis Rawat Jalan
Untuk Mendukung Evaluasi Pelayanan Di RSU Bina Kasih Ambarawa. Tesis.
Universitas Diponegoro Semarang.

Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta. Rineka Cipta.

xxvi
Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta. Rineka Cipta.

Ray Midge, Noel. 1996. Health Information Management of a Strategic Resource

Chapter 1. W.b. Saunders Company.

Rustiyanto, Ery. 2009. Etika Profesi Perekam Medis & Informasi Kesehatan.
Yogyakarta. Graha Ilmu.

Saryono. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jogjakarta. Mitra Cendikia.

Asmuni, Suarni. (2009). Pengaruh Karakteristik dan Kompetensi Perekam Medis

Terhadap Waktu Tunggu Pasien Pada Pelayanan Rekam Medis Rawat Jalan
di Rumah Sakit Umum DR. Pirngadi Medan Tahun 2008. Tesis. Sekolah
Pascasarjana Universitas Sumatera Utara Medan.
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/6650/1/09E02224.pdf
(diakses tanggal 17 April 2011)

http://lrc-kmpk.ugm.ac.id/id/UP-PDF/_working/siti_11_06.pdf (diakses tanggal 16

April 2011)

xxvii
xxviii
xxix
xxx
xxxi
xxxii
xxxiii
xxxiv
xxxv
xxxvi
xxxvii
xxxviii
xxxix
xl
xli
xlii
xliii
xliv
xlv
xlvi