UKURAN dan DAUR KEHIDUPAN

dan PERTUMBUHAN ORGANISASI

MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH
Teori Organisasi dan Administrasi
Yang dibina oleh Bp. Arik Prasetya, S.Sos, M.Si.Ph.D

oleh:
Poppy Shafitri Akmil 155030200111071
Elita Florencia Irena 155030200111077
Kinanti Chandra Sari 155030201111095

UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG

FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS
September 2016
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Organisasi adalah sebuah unit sosial yang terdiri dari sekelompok orang yang

berinteraksi untuk mencapai sebuah tujuan bersama. Sebagai unit sosial,

organisasi tentunya terdiri dari orang-orang dengan latar belakang sosial,

ekonomi, budaya, dan motivasi yang berbeda. Bertemunya latar belakang yang

berbeda itulah yang mempengaruhi perilaku tiap individu dan dapat menimbulkan

masalah dalam suatu organisasi, karena dapat menyebabkan konflik antar individu

yang dapat menghambat tercapainya sebuah tujuan organisasi. Oleh karena itu

sebuah organisasi perlu menciptakan nilai-nilai yang menjadi pedoman bagi

seluruh anggotanya untuk menyeragamkan pikiran dan tindakan anggota

organisasi.

Organisasi sebagai wadah dimana orang-orang berkumpul untuk mengambil

manfaat dari adanya peluang, dengan menggunakan keahlian dan kemampuan

mereka untuk menghasilkan sesuatu. Sebuah organisasi membutuhkan ukuran

untuk menjalankan organisasi tersebut. Ukuran organisasi yang besar

menunjukkan kompleksitas yang rumit, berbeda dengan kompleksitas yang

rendah. Ukuran organisasi menunjuk pada jumlah total anggota organisasi. Tanpa

adanya ukuran organisasi tidak akan terbentuk sebuah struktur organisasi yang

efektif, karena ukuran organisasi adalah salah satu faktor penentu terbentuknya

struktur organisasi.

1
 2

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa definisi dan pengertian ukuran organisasi?

1.2.2 Bagaimanakah analisis hubungan ukuran organisasi dan

kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi?

1.2.3 Apa hubungan ukuran organisasi dan birokrasi?

1.2.4 Apakah pengertian komponen administratif dan konsep birokrasi

Weber?

1.2.5 Bagaimana inti pemikiran model daur ulang kehidupan organisasi

Greiner?

1.3 Tujuan

1.3.1 Mengetahui definisi dan pengertian ukuran organisasi.

1.3.2 Mengetahui analisis hubungan ukuran organisasi dan kompleksitas,

formalisasi, dan sentralisasi.

1.3.3 Mengetahui hubungan ukuran organisasi dan birokrasi.

1.3.4 Mengetahui pengertian komponen administratif dan konsep birokrasi

Weber.

1.3.5 Mengetahui inti pemikiran model daur ulang kehidupan organisasi

Grenier.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Definisi dan Pengertian Ukuran Organisasi

Ukuran organisasi (organization size) adalah pembahasan mengenai besar-

kecilnya organisasi, serta apa dan bagaimana dampaknya terhadap pengelolaan

organisasi. Ukuran organisasi pada umumnya dapat dibedakan menjadi 3, yaitu:

berukuran besar, sedang atau menengah, dan kecil.

Ukuran organisasi umumnya didefinisikan sebagai jumlah total anggota

organisasi, namun ada beberapa persoalan disini (Robbins, 1990:151):

1. Tidak semua anggota organisasi tidak bersifat tetap atau permanen.

Banyak organisasi sekarang ini mempekerjakan orang-orang secara

kontrak. Selain itu, banyak organisasi yang memiliki karyawan paruh

waktu. Dalam beberapa segi, mereka tentu tidak sama dengan karyawan

yang bersifat fulltime.

2. Skala besar-kecilnya ukuran organisasi ternyata bisa berbeda sekali

anatara satu bidang industry dengan bidang industry lain, contohnya usaha

fotocopy dengan pekerja 50 orang sudah bisa dikatakan sebuah usaha yang

besar, namun sebuah pabrik rokok dengan 200 pekerja masih terhitung

kecil dalam konteks industri rokok, yang rata-rata mempekerjakan

beberapa ribu pekerja.

3
 4

3. Mengenai efisiensi dan kemampuan masing-masing anggota yang bekerja

dalam suatu organisasi. Misalnya, sebuah perusahaan mempekerjakan 100

orang untuk suatu pekerjaan, padahal pekerjaan tersebut dapat dikerjakan

oleh 50 orang, tentunya sangat tidak efektif bukan.

2.2 Hubungan ukuran organisasi dan kompleksitas, Formalisasi, Sentralisasi.

Ukuran organisasi adalah besar-kecilnya jumlah anggota dalam organisasi.

Kompleksitas adalah jumlah diferensiasi vertical, jumlah unit atau departemen.

Formalisasi yaitu, sejauh mana aturan, prosedur, aturan yang ada secara tertulis.

Sedangkan sentralisasi adalah konsentrasi wewenang pengambilan keputusan.

● Ukuran Organisasi dan Kompleksitas Struktur

Kompleksitas struktur diartikan sebagai derajat diferensiasi yang terdapat

di dalam sebuah organisasi (Robbins, 1990:83). Dalam hal ini, dapat dibedakan

menjadi 3 jenis diferensiasi, yaitu;

1. Diferensiasi horizontal, derajat pemisah antara unit-unit organisasi.

2. Diferensiasi vertikal, yaitu kedalaman hierarki organisasi.

3. Diferensiasi spasisal, derajat persebaran lokasi geografis dari fasilitas

dan personel suatu organisasi

Ketiga ukuran diferensiasi tersebut saling berhubungan. Dua buah organisasi yang

memiliki diferensiasi vertical dan horizontal yang sama akan memiliki tingkat

kompleksitas yang berbeda apabila salah satu memiliki diferensial spasial yang

lebih luas.
 5

● Ukuran Organisasi dan Formalisasi

Formalisasi diartikan sebagai derajat sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di

dalam suatu organisasi di standarisasi. Formalisasi tertulis dari banyaknya aturan

dan prosedur yang diciptakan, maka formalisasi tidak tertulis dapat dilihat dari

sejauh mana prosedur-prosedur kerja itu ditanamkan dan aturan-aturan ditegakkan

oleh pengelola organisasi kepada para anggotanya.

Menurut Robbin (1990:95-7), tujuan atau manfaat formalisasi adalah:

1. Konsistensi dan keseragaman, yaitu untuk mencapai hasil(output) yang

tidak berubah-ubah kualitasnya

2. Meningkatkan koordinasi, untuk tugas-tugas yang membutuhkan

koordinasi tinggi di antara anggota organisasi, formalisasi merupakan

salah satu cara yang efektif dan biasa dipakai organisasi

3. Penghematan biaya secara ekonomis.

● Ukuran Organisasi dan Sentralisasi

Sentralisasi merupakan suatu dimensi organisasi yang lebih sulit dan lebih

banyak diperdebatkan daripada dua dimensi yang telah dibahas sebelumnya.

Menurut Hatch (1997:168), kesulitan dalam mengukur tingkat sentralisasi terletak

pada beragamnya jenis keputusan di dalam organisasi itu sendiri. Artinya, suatu

organisasi bisa bersifat sentralis dalam satu hal dan desentralis dalam hal lain.
 6

Sebab-sebab mengapa organisasi yang besar membutuhan desentralisasi, menurut

Robbins (1990:111), sbb:

1. Kapasitas pengolahan informasi manusia terbatas.

2. Organisasi membutuhkan respon yang cepat.

3. Keputusan dapat diambil dengan informasi yang lebih rinci dan

lengkap.

4. Motivasi pekerja dapat ditingkatkan dengan desentralisasi.

5. Desentralisasi memberi peluang pembelajaran.

Menurut Robbins (1990:160), kita baru memiliki kesimpulan yang pasti tentang

hubungan ukuran organisasi dan formalisasi. Namun dari kesimpulan ini, menurut

Robbins kita dapat menarik sebuah logika: aturan-aturan dan prosedur normal

memungkinkan pengelola organisasi untuk mendelegasikan pengambilan

keputusan sekaligus memastikan bahwa keputusan-keputusan yang diambil

sejalan dengan keinginan pengelola organisasi.

2.3 Hubungan Ukuran Organisasi dan Birokrasi

Tiga karakteristik struktur yng telah dijelaskan (kompleksitas, formalisasi,

dan sentralisasi), tampaknya merupakan karakteristik-karakteristik pokok untuk

membedakan satu organisasi dengan organisasi lainnya. Namun, ketiga

karakteristik ini cukup untuk membedakan tiga tipe pokok organisasi, yaitu:

organisasi organik, mekanistik, dan birokratik (Hatch,1997:170).

 7

Organisasi organic dicirikan oleh kompleksitas, formalisasi, dan

sentralisasi yang semuanya rendah (low). Sebaliknya, organisasi mekanistik

dicirikan oleh kompleksitas, formalisasi dan sentralisasi yang semuanya tinggi

(high). Sementara itu, organisasi birokratik dicirikan oleh kompleksitas dan

formalisasi tinggi, tetapi sentralisasi rendah.

Birokrasi dapat mengembangkan kompleksitas dan formalisasi yang

tinggi, sekaligus mempertahnkan suatu tingkat sentralisasi yang rendah. Birokrasi

mendelegasikan keputusan-keputusan ke level bawah, tetapi menetapkan aturan

dan prosedur yang ketat sehingga pengambil keputusan di level bawah tidak

memiliki ruang yang lebar untuk membuat keputusan yang berbeda.

Birokrasi tidak harus identic dengan organisasi pemerintah. Karakteristik

birokrasi bisa muncul pada organisasi public maupun organisasi bisnis. Secara

umum, birokrasi adalah suatu tipe organisasi yang muncul pada fase tertentu

dalam daur kehidupan organisasi dikarenakan adanya sebab-sebab tertentu yang

melatarbelakanginya.

2.4 Pengertian Komponen Administratif dan Konsep Birokrasi Weber.

● Komponen Administratif

Jika kita menggunakan pemikiran ‘rantai nilai’ (value chain) Porter, maka

aktivitas-aktivitas organisasi pada dasarnya dapat dibedakan menjadi dua:

1. Aktivitas-aktivitas pokok (primary activities), yang menciptakan nilai.

 8

2. Aktivitas pendukung: support activities, yang dibutuhkan agar organisasi

mampu menjalankan aktivitas-aktivitas pokok. Aktivitas pendukung

meliputi: infrastruktur organisasi, sumber daya manusia, pengembangan

teknologi, dan persediaan atau procurement.

Berkaitan dengan hal tersebut, C.Northcote Parkinson pernah

membandingkan aktivitas pokok dengan aktivitas pendukung dalam sebuah

organisasi. Parkinson menyimpulkannya dengan apa yang kemudian disebut

sebagai hukum Parkinson, yaitu bahwa “Hanya ada sedikit atau tidak ada

hubungan sama sekali antara pekerjaan yang harus dilakukan dengan ukuran staff

yang ditugaskan menjalankannya”. Diasumsikan berlaku setidaknya untuk

organisasi pemerintahan. Dengan perkataan lain, dalam organisasi pemerintahan,

jumlah pegawai dan kuantitas pekerjaan ternyata sama sekali tidak berhubungan.

Firm infrastructure
Human resource management
Support
Activities Technology development

Procurement

Inbound Operations Outbound Marketing & Service

logistics Sales

Komponen administratif biasanya diartikan sebagai ‘semua personel atau

anggota organisasi yang tidak berkontribusi secara langsung terhadap pencapaian

tujuan-tujuan organisasi’. Hukum Parkinson ini mengandung suatu implikasi

penting bahwa organisasi-organisasi pemerintah cenderung memperbesar

ukurannya (dalam arti menambah jumlah pegawai), meskipun kuantitas pekerjaan

 9

yang dilakukan mungkin tidak bertambah. Dapat disimpulkan bahwa birokrasi

(khususnya birokrasi pemerintahan) cenderung memperbesar ukurannya dengan

menambah administrator dan staf pendukung (supporting staff).

● Konsep Birokrasi

Max Weber mengajukan suatu model birokrasi yang rasional, efisien, dan

netral. Inilah yang disebut sebagai “tipe ideal”, yaitu suatu gagasan yang bisa

menjadi pedoman untuk memperbaiki birokrasi patrimonial yang ada sebelumnya.

Karakteristik birokrasi yang dibayangkan oleh Weber adalah suatu organisasi

yang sistematis di mana berbagai tujuan dan sasaran jelas, dan posisi jabatan

tersusun secara piramidal berdasarkan jenjang otoritas yang teratur.

Ciri-ciri birokrasi sebagai sebuah tipe ideal menurut (Robbins, 1990:130):

1. Division of labour (pembagian kerja).
2. Well-defined authority hierarcy (jenjang otoritas yang jelas).
3. High formalization (formalisasi tinggi).
4. Impersonal nature (bersifat impersonal)
5. Employment decisions based on merit (keputusan-keputusan berdasarkan
prestasi).
6. Career tracks for employees (jenjang karier bagi para pegawai).
7. Distinct separation of members organizational and personal lives (pemisahan
kehidupan pribadi dan organisasi).
 10

Tabel Birokrasi Ideal dan Birokrasi Patrimonial

Kategori Birokrasi Patrimonial Birokrasi Ideal

Sifat Tugas Personal Impersonal

Organisasi Non-hierarkis Hierarkis

(mis.kolegial)

Pembidangan Tugas Arbitrer, adhoc, tidak Dengan job description

sistematis

Ikatan Kerja Tanpa kontrak Kontrak

Dasar Penyeleksian Ikatan patrimonial Kualifikasi teknis

dan/atau selera pribadi

Sistem Penggajian Gaji in natura atau hak Gaji tetap dalam bentuk
atas tanah, pungutan, uang
atau pajak

Sifat Pekerjaan Terlibat pekerjaan lain Pekerjaan utama

Dasar kenaikan pangkat Loyalitas dan kesetiaan Senioritas dan/atau

prestasi

Peralatan dan kantor Milik pribadi Bukan milik pribadi

Disiplin/pengawasan Bebas Ketat dan sistematis

Ciri-ciri birokrasi ideal Weber bertolak belakang dengan birokrasi

patrimonial. Kritik terhadap aplikasi pemikiran Weber ini, khususnya dalam

organisasi pemerintahan, pada awalnya tidak ditujukan untuk ukuran organisasi

yang berlebihan, melainkan pada penekanan aspek ‘impersonal’ dalam birokrasi

ideal tersebut. Tampaknya birokrasi memiliki wajah ganda: Di satu sisi

merupakan cara yang efektif untuk mengendalikan organisasi yang besar, tetapi di

sisi lain mengandung beberapa permasalahan yang tidak terbayangkan oleh

Weber sebelumnya.
 11

Kelemahan-kelemahan birokrasi secara lebih terperinci (Robbins, 1990:314-8) :

1. Goal Displacement (Penghilangan Tujuan).

2. Inappropriate Application of Rules and Regulations (Penerapan

Aturan-aturan dan Prosedur secara Berlebihan atau Tidak Tepat).

3. Employee Alienation (Keterasingan Pegawai).

4. Concentration of Power (Pemusatan Kekuasaan).

5. Non-member Frustration (Keluhan Pengguna).

Konsep birokrasi profesional dikemukakan oleh Mintzberg (1983), dan hal

ini berbeda dengan konsep birokrasi mesin dari Weber. Birokrasi profesional

terdiri dari kelompok-kelompok yang terspesialisasi berdasarkan latar belakang

kompetensi dan profesi. Perbedaan mendasar dari kedua tipe birokrasi ini adalah

pada mekanisme kontrol yang dilakukan pengelola organisasi. Penjelasan

mengenai konsep birokrasi tersebut menunjukkan bahwa ukuran organisasi

terkadang berkaitan erat dengan faktor-faktor non-rasional. Untuk organisasi

bisnis, alasan utama memiliki ukuran organisasi yang besar adalah economies of

scale. Analisis komponen administratif dan konsep birokrasi yang dikemukakan

tersebut menunjukkan bahwa besarnya ukuran organisasi terkadang tidak

menghasilkan efisiensi, malah sebaliknya. Efek negatif dari ukuran organisasi

yang besar biasanya lebih dirasakan apabila organisasi menghadapi lingkungan

yang tidak stabil (Robbins, 1990:756), di mana dibutuhkan fleksibilitas dan

respons yang cepat.

 12

2.5 Inti Pemikiran Model Daur Ulang Kehidupan Organisasi Grenier.

Ahli organisasi Amerika Larry Greiner (1972) merupakan penggagas awal

konsep daur kehidupan organisasi. Gagasan Greiner sebenarnya sederhana, bahwa

organisasi-organisasi pada umumnya mengalami suatu proses perkembangan

sejalan dengan waktu dan bertambahnya ukuran organisasi itu sendiri. Greiner

menyebut masing-masing fase sebagai gase entrepreneurial, kolektivitas, delegasi,

formalisasi, dan kolaborasi.

Krisis kepemimpinan Krisis Otonomi

Fase Fase Fase

Entreprenurial Kolektivitas Delegasi

Krisis
Kontrol
De-differensiasi atau Fase Fase

Post industrialism? Kolaborasi Formalisasi

Krisis Pembaharauan Krisis Birokratik

● Fase Entrepreneurial

Fase ini dimulai ketika organisasi didirikan. Dengan pengelolaan yang

dilakukan secara langsung dan personal ini, para anggota mudah mengetahui apa

yang diharapkan dari mereka karena mendapat umpan balik dan pengawasan

secara langsung. Ketika aktivitas organisasi meluas, biasanya penggagas atau

entrepreneur membutuhkan pengelola profesional untuk menangani aktivitas-

 13

aktivitas yang makin kompleks. Hal ini menimbulkan krisis dalam organisasi,

disebut krisis kepemimpinan (leadership crisis).

● Fase Kolektivitas

Tugas manajemen profesional yang menggantikan kepemimpinan

entrepreneur tersebut adalah membangun integrasi kolektif di antara bagian-

bagian yang telah terdeferensiasi di dalam organisasi. Di ujung kolektivitas, sekali

lagi terjadi krisis. Kali ini adalah krisis otonomi (autonomy crisis). Bagian-bagian

tertentu dalam organisasi mulai merasa perlu wewenang yang lebih besar untuk

mengelola aktivitasnya dan tidak bersedia lagi dikontrol melalui pengambilan

keputusan yang terpusat.

● Fase Delegasi

Organisasi mulai mendelegasikan keputusan-keputusan ke bawah. Struktur

organisasi mulai diformalisasi dengan aturan-aturan dan prosedur yang lebih

formal, dengan tujuan mempertahankan efisiensi dan stabilitas organisasi. Ketika

organisasi mengalami pertumbuhan yang lebih kompleks, maka terjadi lagi krisis

baru, yaitu krisis kontrol (control crisis). Artinya, desentralisasi pengambilan

keputusan menyebabkan pengelola organisasi kehilangan atau berkurang

kemampuannya untuk mengontrol keseluruhan organisasi.

● Fase Formalisasi

Pada fase ini cara-cara kontrol birokratik mulai diterapkan. Dengan

melakukan standardisasi terhadap berbagai aktivitas, maka organisasi dapat

dikontrol secara lebih efisien dan efektif. Sampai pada suatu ketika, kontrol
 14

birokratik yang makin detail dan rumit menyebabkan gejala over-bureaucracy

atau birokrasi yang berlebihan. Organisasi menjadi tidak efektif dan efisien lagi,

serta berkurang daya adaptasinya terhadap perubahan-perubahan lingkungan. Hal

ini menimbulkan krisis yang disebut krisis birokratik (red-tape crisis).

Berkurangnya kemampuan kontrol dari mekanisme birokratik biasanya direspons

oleh para pengelola organisasi dengan menambah aturan-aturan dan prosedur

yang justru lebih ketat.

● Fase Kolaborasi

Pada fase ini organisasi mencoba mengatasi cara kerja birokrasi yang

terlalu rasional dan impersonal, dengan mengembangkan kerja tim. Namun, fase

ini pun mengandung suatu bibit krisis. Organisasi membutuhkan masa-masa

penyegaran untuk mengatasi kelelahan dan kejenuhan yang dialami para

anggotanya. Namun secara kualitatif, ada batas-batas di mana upaya-upaya

penyegaran tidak lagi mampu mengatasi kejenuhan anggota. Hal ini disebut

dengan krisis pembaruan (renewal crisis).

Steward Clegg, seorang ahli organisasi Australia, mengajukan gagasan de-

deferensiasi (Hatch, 1997:163). Ia menyarankan sebuah solusi, yaitu agar

organisasi membalik kondisi-kondisi yang menyebabkan terjadinya diferensiasi

itu sendiri. Artinya, wewenang dan kontrol para manajer sebaiknya dikurangi dan

membangun tim-tim yang mampu mengatur diri sendiri (self-management) atau

grup-grup semi otonom yang membuat hadwal sendiri dan memonitor sendiri

aktivitas-aktivitasnya, sehingga kebutuhan untuk integrasi dengan sendirinya

berkurang.
 15

Beberapa catatan kritis tentang daur kehidupan organisasi diberikan oleh Robbins

(1990:21-22) :

1. Tidak semua organisasi melewati kelima fase tersebut.

2. Fase-fase pertumbuhan organisasi tidak harus bersifat kronologis.

3. Fase penurunan (decline) atau bahkan kematian bisa terjadi pada

organisasi.

Model Greiner sebenarnya bertujuan menggambarkan perbedaan-perbedaan

dalam karakteristik pengelolaan organisasi, yang bersumber dari fase-fase dalam

daur kehidupan organisasi itu sendiri. Pertumbuhan organisasi sesungguhnya

selalu berlangsung secara dinamis, khususnya ketika ukuran organisasi makin

besar dan tugas-tugas yang dilaksanakan makin kompleks.

 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Ukuran organisasi (organization size) adalah pembahasan mengenai besar-

kecilnya organisasi, serta apa dan bagaimana dampaknya terhadap pengelolaan

organisasi. Ukuran organisasi dapat juga diartikan besar-kecilnya jumlah anggota

dalam organisasi. Hal yang dipengaruhi kompleksitas, formalisasi, sentralisasi

adalah konsentrasi wewenang pengambilan keputusan. Tiga karakteristik struktur

kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi dapat membedakan tiga tipe pokok

organisasi, yaitu: organisasi organik, mekanistik, dan birokratik. Birokrasi dapat

mengembangkan kompleksitas dan formalisasi yang tinggi, sekaligus

mempertahankan suatu tingkat sentralisasi yang rendah

16
DAFTAR ISI

i
DAFTAR PUSTAKA

ii