PERANCANGAN STRUKTUR ORGANISASI

Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta
posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan
operasional untuk mencapai tujuan. Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas
pemisahan kegiatan pekerjaan antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana
hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus
menjelaskan hubungan wewenang siapa melapor kepada siapa.

1. Struktur Sederhana.

Struktur organisasi sederhana ini   hanya memiliki dua tingkatan, yaitu pemilik
dan pekerja. Perusahaan kecil dengan satu produk atau beberapa produk lain yang
saling berhubungan, biasanya menggunakan  struktur organisasi ini. Perusahaan-
perusahaan yang menggunakan struktur organisasi   sederhana ini biasanya dikelola
oleh pemiliknya sendiri yang sekaligus menangani pekerjaan lain yang berhubungan
dengan sebuah produk. Artinya, dalam struktur sederhana ini, pemilik perusahaan
cenderung mengambil semua keputusan penting secara sendiri, dan terlibat langsung
dalam setiap tahap kegiatan perusahaan.  Untuk lebih mengetahui format struktur
organisasi yang sederhana ini, perhatikan gambar berikut.
 
 Struktur Organisasi Sederhana
 

 
Struktur organisasi   sederhana   memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan.
Adapun kelebihan struktur organisasi sederhana adalah :
o       Pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat
o       Sistemnya (imbalan, pengawasan dll)  tidak rumit  
o       Tidak mahal
 
 
Sedangkan kelemahan dari struktur sederhana adalah:
o Cenderung berfokus pada pemilik perusahaan
o Kesempatan untuk peningkatan karir relatif kecil
o Dibutuhkan kemampuan yang lebih untuk pemilik perusahaan
o Tidak sesuai untuk organisasi yang besar.

2. Struktur Fungsional.

Organisasi fungsional diciptakan oleh F.W.Taylor yaitu suatu bentuk organisasi

di mana kekuasaan pimpinan dilimpahkan kepada para pejabat yang memimpin
satuan di bawahnya dalam satuan bidang pekerjaan tertentu. Struktur ini berawal dari
konsep adanya pimpinan yang tidak mempunyai bawahan yang jelas dan setiap atasan
mempunyai wewenang memberi perintah kepada setiap bawahan, sepanjang ada
hubunganya dengan fungsi atasan tersebut
Ciri organisasi fungsional :
1.      Di dalamnya terdapat kelompok-kelompok kerja staf ahli
2.      Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas
3.      Target yang hendak dicapai jelas dan pasti
4.      Pengawasan dilakukan secara ketat
Kebaikan dari struktur organisasi ini adalah :
1.      Program tearah, jelas dan cepat
 2.      Anggaran, personalia, dan sarana tepat dan sesuai
3.      Kenaikan pangkat pejabat fungsional cepat
4.      Adanya pembagian tugas antara kerja pikiran dan fisik
5.      Dapat dicapai tingkat spesialisasi yang baik
6.      Solidaritas antar anggota yang tinggi
7.      Moral serta disiplin keija yang tinggi
8.      Koordinasi antara anggota berjalan dengan baik
9.      Mempromosikan ketrampilan yang terspesialisasi
10.   Mengurangi duplikasi penggunaan sumber daya yang terbatas
11.   Memberikan kesempatan karir bagi para tenaga ahli spesialis
Kelemahan dari struktur organisasi ini adalah :
1.      Pejabat fungsional bingung dalam mengikuti prosedur administrasi
2.      Pangkat pejabat fungsional lebih tinggi dibandingkan kepala unit sehingga
inspeksi sulit dilaksanakan
3.      Insiatif perseorangan sangat dibatasi
4.      Sulit untuk melakukan pertukaran tugas, karena terlalu menspesialisasikan
diri dalam satu bidang tertentu
5.      Menekankan pada rutinitas tugas - kurang memperhatikan aspek strategis
jangka panjang
6.      Menumbuhkan perspektif fungsional yang sempit
7.      Mengurangi komunikasi dan koordinasi antar fungsi
8.      Menumbuhkan ketergantungan antar-fungsi dan kadang membuat
koordinasi dan kesesuaian jadwal kerja menjadi sulit dilakukan
Dan tipe fungsional ini relevan untuk situasi seperti berikut :
1.      Lingkungan stabil
2.      Tugas bersifat rutin dan tidak banyak perubahan terjadi
3.      Mengutamakan efisiensi dan kapabilitas fungsional
4.      Gambar stuktur organisasi fungsional
Gambar struktur organisasi fungsional

3. Struktur Multidivisional
Struktur yang terdesentralisasi dimana dikelompokkan berdasar pada produk yang
sama, prosesyang sama, kelompok orang yang melayani pelanggan yang sama, dan
atau berlokasi di daerahyang sama di suatu wilayah geografis. Secara umum, struktur
ini biasanya bersifat kompleks danmenghindari masalah yang terkait dengan struktur
fungsional. Struktur multidivisional mengejarbeberapa bentuk strategi diversifikasi
atau strategi multinasional, yang beroperasi di sejumlahbisnis atau negara. Ketika
strategi adalah salah satu diversifikasi yang tidak berhubungan, sepertidalam
konglomerat atau perusahaan induk, divisi umumnya merupakan usaha dalam industri
yangterpisah. Ketika strategi ini didasarkan pada diversifikasi terkait, divisi dapat
diatur sesuai denganpasar, kelompok pelanggan, lini produk, wilayah geografis, atau
teknologi. Tapi struktur unit bisnisdivisi juga dapat menyajikan beberapa masalah
untuk perusahaan mengejar diversifikasi terkait,karena memiliki unit bisnis
independen - setiap menjalankan bisnis sendiri dengan caranya sendiri -menghambat
kolaborasi bisnis lintas dan penangkapan sinergi bisnis lintas. Untuk mengatasi jenis
masalah ini, perusahaan beralih ke struktur matriks.
Keuntungan dari struktur multidivisional adalah:
a) Lebih banyak fleksibilitas dalam menanggapi perubahan lingkungan
 b) Meningkatkan koordinasi anggota.
c) Poin tanggungjawabnya jelas.
d) Keahlian berfokus pada pelanggan tertentu, produk dan wilayah.
e) Banyak kemudahan dalam restrukturisasi.
Kelemahan dari struktur multidivisional adalah:
a) Adanya duplikasi sumberdaya dan upaya di seluruh divisi.
b) Persaingan dan koordinasi yang buruk bisa terjadi antar divisi.
c) Penekanannya hanya pada tujuan dan biaya divisi tersebut

4. Struktur Matrix

Struktur organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan

pelaksanaan beragam program atau proyek. Setiap departemen dikepalai oleh vice
precident  yang mempunyai tanggung jawab fungsional  bagi seluruh proyek.
Sedangkan setiap manajer proyek mempunyai project responsibility untuk
penyelesaian dan implementasi strategi.
Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda dimana wewenang
horizontal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai
dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang
terlihat dalam struktur formalnya. Akibatnya anggota organisasi matrik mempunyai
dua wewenang, yang berarti dalam melaksanakan kegiatannya para anggota harus
melaporkannya kepada dua atasan. Untuk mengatasi masalah yang timbul, biasanya
manajer proyek diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam
memberikan perintah dimana manajer proyek tersebut akan langsung melapor pada
manajer puncak. Berikut ini adalah peta/ bagan organisasi matriks:

 
Kebaikan organisasi ini terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam
memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik,
organisasi ini juga tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan
kelemahannya yaitu apabila manajer proyek tidak bisa mengkoordinir dari berbagai
bagian yang berbeda tersebut, maka dapat menghadapi kesulitan dalam
mengembangkan tim yang solid. Kelebihan dan kekurangan organisasi matriks akan
diiuraikan sebagai berikut.

Kelebihan struktur organisasi matriks antara lain: 

a) Sesuai untuk beban kerja yang fluktuatif 

b) Tujuan proyek menjadi lebih jelas  
c) Memungkinkan untuk merespon pada beberapa sektor lingkungan secara
serentak 
d) Banyak jalur untuk melakukan  komunikasi 
 e) Pekerjaan dapat dipahami secara lebih jelas

Adapun kekurangan struktur organisasi matriks antara lain:

a) Strukturnya sangat rumit

b) Biaya relatif  tinggi
c) Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan 
d) Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda sehingga memerlukan
koordinasi kuat.
5. Struktur Campuran
A. Perusahaan Multinasional
Perusahaan multinasional (multinational company) adalah perusahaan yang
berbasis di suatu negara (Negara induk) akan tetapi perusahaan itu memiliki kegiatan
produksi ataupun pemasaran cabang di negara-negara lain (Negara cabang). MNC
adalah perusahaan yang beroperasi melintasi berbagai produk, pasar dan budaya.
MNC terdiri dari perusahaan induk dan anak-anak perusahaan. Anak-anak
perusahaan tersebut secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan,
kebijaksanaan dan prosedur tersendiri.

Istilah warisan administratif atau administrative heritage digunakan untuk

menggambarkan kondisi internal seperti asset perusahaan, distribusi kekuasaan dalam
struktur organisasi, budaya perusahaan, dan gaya manajemen. Bagi MNC,
lingkungan/eksternal bersifat global. MNC merupakan sistem terbuka yang berusaha
meminimumkan ketidakpastian yang ditimbulkan lingkungan. Ketidakpastian, adalah
“perbedaan antara jumlah informasi yang diperlukan untuk melaksanakan suatu tugas
dan jumlah informasi yang telah dimiliki oleh organisasi”. MNC membuat sistem
pengolah informasi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka dari segi pengaruh
lingkungan dan warisan administratif.
 B. Struktur Jaringan
Perkembangan terbaru dan paling radikal dalam desain organisasi adalah
struktur jaringan, yang disebut “non-stuktur” karena eliminasi mayanya Sebuah
perusahaan yang diorganisir dalam bentuk ini sering disebut (virtual elimination)
terhadap fungsi-fungsi bisnis in-house.
Sebuah perusahaan yang diorganisir dalam bentuk ini sering disebut sebagai
sebuah organisasi maya yang sebenarnya (a virtual organization) sebab terdiri
dari seperangkat kelompok projek atau kerjasama (collaboration) yang berkaitan dan
melakukan perubahan non-hirarki secara konstan, membentuk jaringan seperti
laba-laba (cobweb-like network).
Saat ini fungsi-fungsi organisasi bisnis tidak lagi terpusat pada satu gedung
atau di satu wilayah geografi, melainkan tersebar di seluruh wilayah penjuru
dunia. Akibatnya, perusahaan hanya merupakan sebuah kerangka dengan kantor
pusat yang kecil yang bertindak sebagai “pialang (broker)”, yang secara
elektronik terhubung ke seluruh divisi yang dimiliki secara sempurna, sebagian
cabang merupakan perusahaan yang dimiliki sendiri, dan sebagian lainnya
merupakan perusahaan-perusahaan independent.
Struktur organisasi jaringan memberikan peningkatan fleksibilitas dan
kemampuan beradaptasi dalam mengatasi perubahan teknologi yang sangat cepat
dan pergeseran bentuk-bentuk persaingan dan perdagangan internasional. Struktur
organisasi jaringan juga memungkinkan perusahaan untuk berkonsentrasi pada
kemampuan khususnya, sementara itu organisasi memperoleh efisiensi dari
perusahaan lainnya yang juga sedang mengkonsentrasikan usahanya pada bidang
keahliannya.

PERAN ADMINISTRASI DALAM PERANCANGAN STRUKTUR

 Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang
atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu
secara berdaya guna dan berhasil guna. Dan Administrasi dalam arti sempit adalah
kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan ketik-
mengetikm agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Jadi didalam
organisasi , administrasi sangat berguna untuk merancang struktur organisasi untuk
mencapai tujuan yang diinginkan . Jadi dengan adanya administrasi , jadi nantinya
dalam struktur organisasi kita akan tahu bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan,
dan dikoordinasikan secara formal.