Judul Dokumen: Identifikasi Unit Kerja

UNIVERSITAS INDONESIA Prosedur Pengendalian Catatan Mutu Unit Penjaminan Mutu Akademik
PROGRAM VOKASI
Kampus Baru UI Depok 16424, Telp.Telp. (021) 29027481, Fax. (021) 29027480, e-mail : vokasi@ui.ac.id
Mutu Baku
Tahap Uraian Aktivitas
Prasyarat Proses Waktu Keluaran

Tahap 1 - Identifkasi catatan proses kerja, masa simpan, lokasi start 1 Daftar Daftar
penyimpanan dan penanggung jawab catatan mutu. Catatan Mutu 1 hari Catatan Mutu
- Kegiatan filing harus berdasarkan aturan filing Universitas
Indonesia 1 Unit Kerja
- Menyerahkan Daftar catatan mutu ke UPMA Identifikasi catatan proses,
masa simpan, lokasi
tidak
simpan dan penanggung
jawab record
2 Daftar 5 hari Daftar
Tahap 2 - Memeriksa kesesuaian Daftar Catatan Mutu dengan Jadwal Sesuai
Catatan Mutu Catatan Mutu
Retensi Arsip UI
2 UPMA Distribusi
JRA UI
ya Daftar
Tahap 3 - Menyimpan catatan mutu sesuai dengan JRA Catatan Mutu
Review kesesuaian
3 Unit Kerja
dengan peraturan JRA UI

Menyimpan catatan sesuai

3 Catatan Mutu Sesuai JRA Catatan Mutu
ketentuan

Tahap 4 - Identifikasi catatan mutu yang masuk dalam kategori dapat Kadaluarsa Daftar
dimusnahkan Catatan Mutu
- Meminta persetujuan unit arsip untuk melakukan pemusnahan 4 Catatan mutu 2 hari
dokumen catatan mutu ya Catatan Mutu

4 Unit Kerja tidak

5 Ketua Program Meminta persetujuan
Tahap 5 Ketua Program Vokasi berdasarkan perturan pemerintah tentang Menetapkan dan pemusnahan dari Daftar Daftar
kearsipan membentuk Tim Pemusnahan dokumen mengkoordinasikan tim 5 Catatan Mutu Catatan Mutu
penanggung proses terkait
Pemusnahan Catatan 2 hari
Mutu Catatan Mutu
Catatan Mutu
SK Tim
ya
pemusnahan
Setuju dokumen
6 Tim
Daftar
Tahap 6 Memusnahkan catatan mutu sesuai ketentuan/POB pemusnahan Memusnahkan Catatan 6 Catatan Mutu
arsip Mutu sesuai ketentuan
yang berlaku 10 hari Berita Acara
Catatan Mutu
end pemusnahan
SK Tim
pemusnahan
dokumen

Nomor POB Revisi Tanggal Revisi Halaman

4.2.4.1 00 6 Juni 2010
Oktober 2012 1 dari
01 1
1.0