MedStore
Aplikasi Sistem Informasi Apotek
Versi 3.0
Sama dengan versi Software Aplikasi Apotek versi sebelumnya, pada versi 3 ini juga
masih dilengkapi dengan berbagai menu master data yang kami tambahkan dengan
master data lokasi dan kategori obat. Sehingga akan lebih memudahkan proses
pengelolaan data obat. Kami juga menambahkan fitur update dan histori harga pada
versi ini. Sehingga anda bisa melakukan perubahan harga kapanpun anda mau dan
semuanya terekam dalam laporan update harga sehingga anda bisa tahu fluktuasi harga
obat tersebut. Selain itu masih banyak lagi fitur-fitur dan menu-menu baru yang kami
tambahkan pada versi sekarang ini.
Berikut adalah penjelasan detail tentang Software Aplikasi Apotek versi 3...
Instalasi Software
Pastikan CD atau file yang anda terima dari kami dalam keadaan baik. Untuk
menjalankan Setup MedStore V3 sebelumnya harus melihat windows yang anda
gunakan. Jika anda menggunakan windows XP langsung anda jalankan dengan double
klik, tetapi kalau anda menggunakan windows 7 atau vista anda klik kanan dan klik Run
as administrator. Untuk selanjutnya proses instalasi aplikasi ini sangat mudah
dilakukan dan hampir sama dengan aplikasi-aplikasi yang lain yang berjalan pada
windows. Kali ini kami beri contoh instalasi pada windows 7.
1. Jalankan file MedStore V3 setup.exe yang anda terima dari kami dengan klik kanan
dan klik Run as administrator.
3. Pilih dan klik Saya setuju dengan kesepakatan tersebut lalu klik tombol Lanjut>.
6. Klik tombol Install untuk memulai proses installasi MedStore V3 di komputer anda.
7. Proses installasi selesai, klik tombol Selesai untuk menutup proses installasi dan
mulai menjalankan MedStore V3.
2. Klik pada tab Compatibility, lalu centang pada Run this program as an
administrator dan klik tombol [OK].
1. Pengaturan Registrasi
Harga yang anda bayar berlaku untuk registrasi satu komputer. Jika terjadi
kerusakan pada sistem operasi windows anda maka anda masih bisa
menggunakan serial number yang kami kirim setelah anda install ulang komputer
anda.
Registrasi ulang berlaku untuk perubahan hardware komputer. Misalnya terjadi
perubahan pada hardisk atau processor komputer anda.
Harga registrasi untuk komputer yang kedua dan seterusanya adalah harga
pembelian baru.
2. Cara Registrasi
Jalankan software MedStore V3 maka akan tampil gambar beserta kode lisensi MedStore
V3 anda.
Setelah anda masukkan nama user dan password lalu klik tombol Login. Untuk
pemakaian berikutnya anda bisa pengganti password admin dengan password sesuai
keinginan anda. User admin dapat mengatur user pada level dibawahnya dengan
mengatur kewenangan untuk mengakses program.
Identitas Apotek adalah keterangan nama, alamat serta kontak dari apotek anda.
Isilah menu identitas apotek anda agar nama tersebut dapat tercetak pada semua
laporan pencetakan data aplikasi ini.
Untuk membuat Identitas Apotek anda bisa lakukan dengan cara klik menu
Pengaturan >>> Identitas.
2. Promosi
Pada struk penjualan obat bisa diberi keterangan promosi, yang bisa anda isi dengan
keterangan terima kasih, slogan, promosi atau kalimat yang sesuai keinginan anda.
Untuk membuka menu promosi anda bisa klik menu Pengaturan >>> Promosi.
3. Database
Database adalah tempat penyimpanan semua data pada aplikasi ini.
2. Setelah file database di temukan, klik dua kali nama file tersebut untuk
memasukkan file ke dalam aplikasi ini. (misaikan lokasi file database:
C:\Program Files\MedStore V3\Database\MedStore V3.mdb).
1. Cari database pada komputer server dari aplikasi MedReg/MedReg+ dengan tekan
tombol Cari.
3. Setelah anda cari dan pilih database dari MedReg+ tekan tombol Koneksikan.
b. Backup Database
Menu ini di gunakan untuk mem-backup (menyalin ke tempat lain) database
MedStore V3. Backup database di gunakan untuk menjaga keamaanan data – data
transaksi apotek anda. Anda dapat mem-backup database apotek anda ke dalam
direktory komputer anda, Flashdisk, CD, atau media lain yang lebih aman.
Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> Database >>> BackUp
Database.
1. Klik tombol Cari untuk mencari tempat penyimpanan backup database yang ada
pada komputer anda.
2. Setelah tempat penyimpanan tadi anda masukkan klik tombol Backup untuk
membackup database.
Demi keamanan data Apotek anda, kami sarankan agar database anda di backup
secara periodik (sehari sekali LEBIH BAIK). Karena kami tidak bertanggung jawab
atas hilangnya data Apotek anda.
c. Restore Database
Menu ini digunakan untuk mengembalikan database yang sudah anda backup
sebelumnya ke dalam aplikasi ini. Jadi saat anda ingin melihat atau menggunakan
database pada periode sebelumnya, anda bisa menggunakan menu ini. Setelah anda
menggunakan menu ini, maka otomatis semua data yang ada pada aplikasi ini, akan
tertumpuk(mengikuti) database yang anda restore.
Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> Database >>> Restore
Database.
1. Klik tombol Cari untuk mencari file penyimpanan database yang anda backup
sebelumnya pada komputer anda dan yang akan di restore.
2. Setelah file tadi anda masukkan klik tombol Restore untuk merestore database.
Untuk mengatur kerja pegawai apotek anda aplikasi ini di lengkapi dengan menu
shift, dimana di menu ini terdapat menu data jadwal shift dan menu ganti shift.
b. Ganti Shift
Menu ini di gunakan untuk memproses pergantian shif pada kasir. Ada dua jenis
proses ganti shift yaitu, proses penutupan shift dan proses buka shift. Dan di menu
ini anda juga bisa melihat dan mencetak laporan pergantian shift.
Untuk membuka menu ini klik menu Pengaturan >>> Shift >>> Ganti Shift.
Buka shift
Sebelum melakukan transaksi penjualan, shift harus di buka terlebih dahulu. User
tidak dapat melakukan transaksi penjualan jika shift belum di buka.
1. Data Supplier
Menu ini di gunakan untuk memasukkan data supplier obat.
Untuk membuka menu Data Supplier ini anda bisa klik menu Master >>> Data
Supplier.
1. Klik tombol Tambah untuk
menambah data supplier. Atau
2
anda bisa mengubah data
supplier yang sudah anda simpan
dengan klik tombol Ubah.
2. Data Satuan
Menu ini digunakan untuk memasukkan data satuan obat pada apotek anda.
Untuk membuka menu Data Satuan ini anda bisa klik menu Master >>> Data
Satuan.
1. Klik tombol Tambah untuk
menambah data satuan obat.
Atau anda bisa mengubah data
2
satuan yang sudah anda simpan
dengan klik tombol Ubah.
4. Data Lokasi
Gunakan menu ini untuk memasukkan data lokasi penempatan obat yang pada
apotek anda.
Untuk membuka menu ini anda bisa klik menu Master >>> Data Lokasi.
Cara pengisian dan penggunaan data lokasi sama dengan cara pengisian dan
penggunaan data satuan.
5. Data Obat
Gunakan menu ini untuk memasukkan data obat pada apotek anda.
Untuk membuka menu ini anda bisa klik menu Master >>> Data Obat.
1. Klik tombol Tambah untuk
2 menambah data obat. Atau anda
bisa mengubah data obat yang
sudah anda simpan dengan klik
tombol Ubah.
6. Data Pelanggan
Menu ini di gunakan untuk memasukkan data pelanggan pada apotek anda.
Untuk membuka menu ini anda bisa klik menu Master >>> Data Pelanggan.
1. Pembelian Obat
Menu ini untuk memasukkan data pembelian obat dari supplier. Pada menu ini kami
sudah menyediakan perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP) obat yang di peroleh
menggunakan rumus di bawah ini. Jadi anda akan lebih mengetahui berapa
keuntungan yang anda dapat setelah anda menentukan harga jual obat.
Rumus HPP = (( A x B) + ( C x D ) ) ÷ ( B + D)
Keterangan :
A = Harga Stok Lama C = Harga Beli Stok Baru
B = Jumlah Stok Lama D = Jumlah Pembelian Stok Baru
Selain rumus di atas, ada beberapa istilah yang juga harus anda mengerti dalam
menu pembelian ini :
Harga Beli : Diisi dengan harga per satuan penjualan obat yang di beli.
Misal beli sabun harga beli per-satuannya Rp1000, maka masukkan angka 1000.
Jumlah : Di isi dengan jumlah pembelian obat per-satuan penjualan obat. Misal
sabun satuan penjualannya botol, lalu pembeliannya sejumlah 50 botol, maka
masukkan angka 50 pada kolom tersebut.
Diskon : Diskon ini adalah diskon dari pembelian obat yang di berikan dari
supplier ke apotek anda.
Grand Total : Grand total adalah hasil penjumlahan dari total tiap-tiap hasil kali
antara jumlah dan harga per-nama (merk) obat, dan otomatis akan terisi
sendiri.
Harga Pokok Penjualan adalah informasi HPP yang di peroleh sesuai dengan
rumus di atas. HPP ini untuk membantu menentukan harga jual obat.
Harga Penjualan adalah harga jual obat yang anda tetapkan sendiri. Silakan
masukkan harga jual obat di kolom ini sesuai dengan masing-masing harga jual
di apotek anda (harga jual umum, dokter, resep).
Untuk membuka menu Pembelian obat klik menu Transaksi >>> Pembelian Obat.
10 9
6 5
3. Penjualan Obat
Menu ini untuk melakukan proses penjualan obat dari apotek anda ke konsumen.
Setelah proses ini dilakukan, data penjualan akan masuk ke laporan penjualan. Pada
proses penjualan obat ini, terdapat 3 jenis penjualan ke konsumen, yaitu:
a. Penjualan Umum : Yaitu penjualan kepada konsumen umum.
b. Penjualan Dokter : Yaitu penjualan kepada dokter.
c. Penjualan Resep : Yaitu penjualan kepada konsumen yang membawa
resep.
Untuk membuka menu Penjualan Obat klik menu Transaksi >>> Penjualan Obat.
3. Untuk mengimport/
mengintegrasikan data
pelanggan dari aplikasi
MedReg/Medreg+ anda klik
tombol Import Pelanggan
(import data pelanggan dapat
dilakukan setelah mengisikan
2 id pelanggan di kolom
pencarian).
10
4. Penjualan Racikan
Apotek tidak bisa terlepas dari penjualan racikan. Software apotek ini juga sudah
mendukung penjulan racikan. Untuk melakukan proses ini anda hanya perlu
membuka menu penjualan biasa seperti pada pembahasan sebelumnya. Untuk
melakukan penjualan racikan ada beberapa langkah yang harus dilakukan,
diantaranya:
Menentukan biaya racik
Menentukan biaya resep (kalau ada)
Menentukan biaya embalase
Menentukan biaya tuslah
5. Retur Penjualan
Menu ini di gunakan untuk proses pengembalian penjualan obat dari konsumen ke
apotek anda. Setelah proses ini dilakukan, maka data transaksi penjualan obat yang
telah dikembalikan akan dihapus dari database. Dan stok obat akan bertambah
sesuai dengan jumlah obat yg dikembalikan.
Untuk membuka menu Retur Penjualan klik menu Transaksi >>> Retur
Penjualan.
6 5
2. Stok Opname
Menu ini untuk melakukan proses penyesuaian antara jumlah stok obat yang
tersimpan dalam aplikasi ini dengan jumlah riil (sebenarnya) stok obat yang ada
pada apotek anda. Sebelum memulai proses ini silakan anda cetak laporan stok obat
pada aplikasi ini terlebih dahulu. Sehingga akan lebih mudah untuk menyesuaikan
dengan stok obat pada apotek anda.
Untuk membuka menu Stok Opname obat klik menu Maintenance >>> Stok
Opname.
3. Mutasi Obat
Menu ini di gunakan untuk memasukkan atau mengeluarkan stok obat tanpa melaluli
proses transaksi pembelian ataupun penjualan.
Untuk membuka menu ini klik menu Maintenance >>> Mutasi Obat.
1. Pembayaran Hutang
Menu ini di gunakan untuk melakukan pembayaran hutang kepada supplier.
Untuk membuka menu ini klik menu Utilitas >>> Pembayaran Hutang.
3. Pembayaran Piutang
Menu ini di gunakan untuk melakukan pembayaran piutang dari pembeli yang
mempunyai hutang ke apotek anda.
Untuk membuka menu ini klik menu Utilitas >>> Pembayaran Piutang.
1. Data Akun
Menu ini di gunakan untuk memasukkan master data akun. Di menu ini kami
menyediakan empat(4) tipe data akun yaitu :
Aktiva adalah aset yang di miliki oleh apotek anda dapat berupa uang ataupun
obat, misalnya : uang kas, piutang, investasi dll.
Pasiva adalah data kewajiban atau hutang apotek anda kepada pihak lain seperti
hutang ke supplier atapun yang lainnya
Pemasukkan adalah data pemasukkan ke apotek anda.
Pengeluaran adalah data pengeluaran dari apotek anda.
Untuk membuka menu Data Akun klik menu Keuangan >>> Data Akun.
2. Transaksi Keuangan
Menu ini gunanya untuk melakukan transaksi keuangan pada apotek anda.
Untuk membuka menu Transaksi Keuangan klik menu Keuangan >>> Transaksi
Keuangan.
a. Setting Server
Server adalah pusat data dimana file database diletakkan dan akan di akses oleh
anggota jaringan atau client. Pilihlah komputer dengan kualitas lebih baik untuk anda
jadikan server, mulai setting.
b. Sharing Database
c. Setting Client
YM / Email : pusat_ict@yahoo.co.id
Website : www.pusatict.com
Phone :
Indosat : 0857 3010 8503
Telkomsel : 0852 5781 7887
XL : 0819 3864 3633
FLEXI : (031)3497 3000
Rekening Bank:
Bank Mandiri
No. Rekening : 142 000 705 4108
Atas Nama : AHMAD SIDDIQ
Bank BCA
No. Rekening : 788 038 8490
Atas Nama : AHMAD SIDDIQ