TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI BERKAS REKAM

MEDIS RAWAT JALAN GUNA MENUNJANG PEMUSNAHAN

DI RUMAH SAKIT UMUM

MITRA ANUGRAH LESTARI CIMAHI

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan di

Akademi Perekam Medis dan Informatika Kesehatan Bandung

Oleh:

FITRA NURFITRIANI

NPM : 12.001.043

AKADEMI PEREKAM MEDIS DAN INFORMATIKA KESEHATAN

YAYASAN BINA ADMINISTRASI

BANDUNG

2015
 LEMBAR PERSETUJUAN

Lembar Studi Kasus ini telah disetujui dan diperiksa

untuk dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Akademi Perekam Medis dan Informatika Kesehatan Bandung

Disetujui oleh,

Pembimbing I Pembimbing II

Drs. Muchlis Rasjid, MARS Neneng Susilawati, S. Sos, M. Si

Bandung, Juli 2015

Disetujui oleh,

Direktur APIKES Bandung

DR. H. Dedi Suhardi, M. Si

 LEMBAR PENGESAHAN

TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI BERKAS REKAM

MEDIS RAWAT JALAN GUNA MENUNJANG

PEMUSNAHAN DI RUMAH SAKIT UMUM

MITRA ANUGRAH LESTARI CIMAHI

Bandung, 07 Agustus 2015

Telah dipertahankan dihadapan Tim Penguji Ujian Komprehensif

Penguji I Penguji II

Andi Turgandi, S.Sos, MH.Kes Drs. Muchlis Rasjid, MARS

Penguji III

Neneng Susilawati, S.Sos, M.Si

 LEMBAR PERSEMBAHAN

Sesungguhnya bersama kesukaran itu ada keringanan. Karena itu bila kau sudah
selesai (mengerjakan yang lain). Dan berharaplah kepada Tuhanmu.

(Q.S Al Insyirah : 6-8)

Puji syukur kepada Allah SWT atas segala rakhmat dan hidayahnya yang telah

memberikan kekuatan, kesehatan dan kesabaran. Aku persembahkan cinta dan

sayang kepada Orang tua, kakak, dan sahabat yang telah menjadi motivasi dan

inspirasi dan tiada henti memberikan dukungan do'anya. “Tanpa keluarga,

manusia, sendiri di dunia, gemetar dalam dingin”

PERNYATAAN
 Saya bertanda tangan di bawah ini, menyatakan bahwa Karya Tulis Ilmiah

saya dengan judul “Tinjauan Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis

Rawat Jalan Guna Menunjang Pemusnahan Di Rumah Sakit Mitra Anugrah

Lestari (MAL) Cimahi” beserta seluruh isinya adalah benar-benar merupakan

hasil karya saya sendiri. Didalamnya tidak terdapat penjiplakan dan pengutipan

dari karya orang lain seutuhnya yang dilakukan dengan cara-cara yang tidak

sesuai dengan etika penulisan Karya Tulis Ilmiah.

Apabila terbukti terdapat unsur-unsur pelanggaran terhadap etika

penulisan Karya Tulis Ilmiah, saya bersedia dikenakan sanksi sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

Bandung, Juli 2015

Yang membuat pernyataan

Fitra Nurfitriani

ABSTRAK
FITRA NURFITRIANI
12.001.043
Tinjauan Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Guna
Menunjang Pemusnahan di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi
70 Halaman, 4 Tabel, 10 Lampiran
Tujuan dari karya tulis ilmiah ini adalah 1) Mengidentifikasi mengenai prosedur
retensi berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari
(MAL) Cimahi, 2) Mengidentifikasi pemusnahan di Rumah Sakit Mitra Anugrah
Lestari Cimahi, 3) Mengidentifikasi faktor apa saja yang mempengaruhi dalam
pelaksanaan retensi rekam medis rawat jalan guna menunjang proses pemusnahan
di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi, 4) Mengidentifikasi upaya apa
saja yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi untuk
mengatasi permasalahan terhadap pelaksanaan retensi rekam medis rawat jalan
guna menunjang pemusnahan.
Adapun ruang lingkup penelitian Karya Tulis Ilmiah ini penulis mengambil
tempat di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi
dengan melihat berkas rekam medis yang menumpuk dan penelitian ini dilakukan
pada bulan Mei s.d Juli 2015.
Jenis penelitian ini adalah studi kasus, dengan menggunakan metode deskriptif
yaitu yaitu hanya memaparkan peristiwa dimana tempat penelitian dilakukan.
Sedangkan teknik pengumpulan data yang digunakan adalah wawancara,
observasi, dokumentasi dan studi pustaka yang memiliki relevansi erat dengan
pokok permasalahan penelitian ini.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan bahwa retensi berkas rekam medis
dan pemusnahan berkas rekam medis rawat jalan dari tahun 2006-2012 sebanyak
240.718 berkas rekam medis di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL)
Cimahi belum dapat dilaksanakan dengan baik. Faktor penyebabnya adalah tidak
adanya petugas khusus retensi di instalasi rekam medis. Hal ini menyebabkan
terhambatnya proses pemusnahan. Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah
prosedur retensi berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Mitra Anugrah
Lestari (MAL) Cimahi belum berjalan sesuai dengan SPO yang ada, tidak ada
petugas khusus retensi untuk menjalankan proses pelaksanaan retensi guna
menunjang pemusnahan berkas rekam medis rawat jalan, Penumpukan berkas
rekam medis in aktif di ruangan penyimpanan yang seharusnya sudah
dimusnahkan sehingga menyebabkan proses penyimpanan menjadi terhambat
karena ruangan yang terbatas.
Jumlah acuan: 8 Buku 6 Dokumen 2 Internet
Kisaran Tahun Acuan: 2000 - 2015
ABSTRACT

FITRA NURFITRIANI
12.001.043

Implementation Review File Retention Outpatient Medical Records Destruction

in order to Support the Hospital Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi
70 pages, 4 tables, 10 Appendix
The objective of this scientific paper is 1) Identify the retention procedure
outpatient medical record file at the Hospital Mitra Anugrah Lestari (MAL)
Cimahi, 2) Identify the destruction at the Hospital Mitra Anugrah Lestari
Cimahi, 3) Identify factors that influence the implementation of the outpatient
medical record retention to support the process of extermination at Mitra
Anugrah Lestari Hospital Cimahi, 4) Identify what is being done by the
Hospital Mitra Anugrah Lestari Cimahi to overcome the problems of the
implementation of the outpatient medical record retention to support the
extermination.

The scope of research Scientific Writing, the writer took place in the Medical
Record Mitra Anugrah Lestari Hospital Cimahi to view the file as medical
records that had accumulated and the study was conducted in May till July
2015.

The research is a case study, using the descriptive method that is explained only
event where a study was conducted. While data collection techniques used were
interviews, observation, documentation and literature that have a close
relevance to the subject matter of this study.

Based on the results of research conducted that the medical record file
retention and destruction of outpatient medical record file of the years 2006-
2012 as many as 240 718 medical record file at the Hospital Mitra Anugrah
Lestari (MAL) Cimahi can not be executed properly. Contributing factor is the
lack of specialized staff retention in the medical record installation. This led to
delays in the process of extermination. The conclusion of this study is the
retention procedure outpatient medical record file at the Hospital Mitra
Anugrah Lestari (MAL) Cimahi not been run in accordance with the existing
SPO, no special personnel retention to run the implementation process in order
to support the retention of the extermination of outpatient medical record file,
buildup in active medical record file in the storage room that should have been
destroyed, causing the storage process becomes blocked because the room of
limited.

Number of reference: 8 Book 6 Document 2 Internet

Year Reference Range: 2000-2015

KATA PENGANTAR
 Puji dan Syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan

Tugas Akhir ini dengan judul “TINJAUAN PELAKSANAAN RETENSI

BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN GUNA MENUNJANG

PROSES PEMUSNAHAN DI RUMAH SAKIT MITRA ANUGRAH

LESTARI (MAL) CIMAHI”.

Penulisan studi kasus ini tidak akan terwujud tanpa adanya bantuan dan

dukungan dari berbagai pihak yang telah memberikan bantuannya dengan ikhlas.

Untuk itu penulis ingin menyampaikan rasa terimakasih kepada:

1. Bapak DR. H. Dedi Suhardi, M.Si selaku Direktur Akademi Perekam Medis

dan Informatika Kesehatan.

2. Bapak Dr. H. Zakaria Ansyori selaku Direktur Rumah Sakit Mitra Anugrah

Lestari (MAL) Cimahi yang telah memberikan izin kepada penulis untuk

melakukan penelitian
3. Bapak Drs. Muchlis Rasjid, MARS selaku Dosen Pembimbing 1 yang telah

meluangkan waktu, tenaga dan pikirannya dengan penuh rasa perhatian dan

kesabaran dalam membimbing kami selama penelitian.

4. Ibu Neneng Susilawati, S.Sos.,M.Si selaku Pembimbing II yang telah

memberikan bantuan dan dukungan dalam penulisan Karya Tulis Ilmiah ini.
5. Bapak Miqdad Gazwan, A. Md. Perkes selaku kepala Rekam Medis Rumah

Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi yang telah memberikan data dan

membantu dalam Karya Tulis Ilmiah ini.

6. Bapak dan Ibu yang telah memberikan segalanya kepada penulis, baik moril

maupun materil demi kelancaran dan keberhasilan penulis. Terima kasih

semua cinta kasih sayang, perhatian dan kesabarannya.

7. Kakak yang selalu mendo’akan dan memberikan semangat sampai Tugas

Akhir ini selesai dibuat.

8. Encep Yayat, S.Sos. MM.kes yang telah memeberikan motivasi, saran kepada

saya dalam menyelesaikan karya tulis ilmiah ini.

9. Seluruh dosen pengajar dan staff karyawan APIKES Bandung
10. Seluruh staff dan karyawan rekam medis Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari

Cimahi atas segala perhatian dan bantuannya.

11. Teman-teman seperjuangan 6 A yang telah memberi motivasi, semangat dan

dorongan untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

12. Berbagai pihak yang telah membantu dan tidak dapat penulis sebutkan satu

persatu.
Dalam penulisan karya tulis ilmiah ini penulis menyadari masih banyak

kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, baik ditinjau dari segi materi maupun

penyajiannya. Oleh karena itu, penulis sangat mengharapkan adanya masukan

berupa kritikan dan saran untuk menyempurnakan proposal ini.

Akhir kata penulis sampaikan, semoga karya tulis ilmiah ini dapat

bermanfaat bagi pihak Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari dan seluruh

mahasiswa APIKES Bandung khususnya bagi para pembaca.

Bandung, Juli 2015

Penulis

DAFTAR ISI

LEMBAR PERSETUJUAN

LEMBAR PENGESAHAN

LEMBAR PERSEMBAHAN

LEMBAR PERNYATAAN
ABSTRAK.........................................................................................................................i

ABSTRACT.....................................................................................................................ii

KATA PENGANTAR.....................................................................................................iii

DAFTAR ISI.....................................................................................................................v

DAFTAR TABEL............................................................................................................ix

DAFTAR GAMBAR........................................................................................................x

DAFTAR LAMPIRAN...................................................................................................xi

BAB I : PENDAHULUAN

A. Latar Belakang....................................................................................1
B. Rumusan Masalah...............................................................................3
C. Tujuan Penelitian................................................................................4
1. Tujuan Umum...............................................................................4
2. Tujuan Khusus..............................................................................4
D. Manfaat Penelitian..............................................................................5
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
A. Kerangka Teori....................................................................................7
1. Rekam Medis................................................................................7
2. Retensi........................................................................................14
3. Rawat Jalan.................................................................................26
4. Pemusnahan................................................................................26

5. Rumah Sakit...............................................................................34
B. Kerangka Konsep..............................................................................36
C. Variabel Penelitian............................................................................36
D. Definisi Operasional.........................................................................37

BAB III : METODE PENELITIAN

A. Ruang Lingkup.................................................................................38
B. Pengukuran dan Pengamatan Variabel Penelitian.............................38
1. Populasi......................................................................................38
............................................................................................................
2. Sampel........................................................................................39
C. Pengumpulan Data............................................................................39
1. Studi Kepustakaan......................................................................40
2. Studi Lapangan...........................................................................40
D. Teknik dan Analisa Data Yang Dipakai............................................41

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL)
Cimahi...............................................................................................42
1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari
(MAL) Cimahi...........................................................................42
2. Visi, Misi, Nilai dan Tujuan Rumah Sakit Mitra Anugrah
Lestari (MAL) Cimahi...............................................................44
3. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari
(MAL) Cimahi...........................................................................45
4. Organisasi dan Bagan Organisai Rumah Sakit Mitra
Anugrah Lestari (MAL) Cimahi................................................45
B. Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Mitra
Anugrah Lestari (MAL) Cimahi.......................................................46
1. Visi, Misi, Falsafah, Moto, Tujuan Unit Rekam Medis
Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi.................47
2. Tugas dan Fungsi Rekam Medis Rumah Sakit Mitra
Anugrah Lestari (MAL) Cimahi................................................48
3. Organisasi dan Badan Organisasi Instalasi Rekam Medis
Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi.................50
4. Jumlah Tenaga dan Kualifikasi Tenaga.......................................50
5. Pelaksanaan Pengolahan Rekam Medis.......................................51
C. Hasil Penelitian.................................................................................55
1. Prosedur Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit Mitra
Anugrah Lestari (MAL) Cimahi................................................55
2. Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit
Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi......................................59
3. Faktor Yang Menghambat Dalam Pelaksanaan Retensi
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang
Proses Pemusnahan di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari
(MAL) Cimahi...........................................................................61
4. Upaya Yang Dilakukan oleh unit rekam medis Untuk
Mengatasi Permasalahan Pelaksanaan Retensi Rekam
Medis Rawat Jalan Guna Menunjang Proses Pemusnahan
...................................................................................................61
D. Pembahasan......................................................................................62
1. Standar Prosedur Opersional (SPO) di Rumah Sakit Mitra
Anugrah Lestari (MAL) Cimahi................................................62
2. Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit
Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi......................................62
 3. Faktor Yang Menghambat Dalam Pelaksanaan Retensi
Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Guna Menunjang
Proses Pemusnahan di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari
(MAL) Cimahi...........................................................................64
4. Upaya Yang Dilakukan Untuk Mengatasi Permasalahan
Pelaksanaan Rentensi Rekam Medis Guna Menunjang
Proses Pemusnahan....................................................................65

BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan.......................................................................................66
B. Saran.................................................................................................77

DAFTAR PUSTAKA

RIWAYAT HIDUP

LAMPIRAN
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Jadwal Retensi Rekam Medis........................................................................19

Tabel 2.2 Daftar Pertelaan Rekam Medis......................................................................27

Tabel 2.3 Daftar Pertelaan Rekam Medis......................................................................31

Tabel 4.1 Berkas Rekam Medis Yang Belum Diretensi.................................................59

Tabel 4.2 Berkas Rekam Medis Yang Belum Dapat Disimpan.....................................60

Tabel 4.3 Kapasitas Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Tiap Satu

Sub Rak..........................................................................................................60
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Alur Penyusutan Rekam Medis.................................................................25

Gambar 2.3 Contoh Berita Acara Pemusnahan.............................................................28

Gambar 2.2 Alur Penilaian Rekam Medis.....................................................................33

Gambar 2.4 Kerangka Konsep.......................................................................................36

 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Struktur Organisasi RSU. Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

Lampiran 2 Susunan Struktur Organisasi RSU. Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

Lampiran 3 Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis RSU. Mitra Anugrah

Lestari Cimahi.

Lampiran 4 Tugas Instalasi Rekam Medis RSU. Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

Lampiran 5 Prosedur Tetap Retensi Berkas Rekam Medis

Lampiran 6 Jadwal Retensi Di RSU. Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

Lampiran 7 Formulir Pertelaan Di RSU. Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

Lampiran 8 Daftar Wawancara.

Lampiran 9 Catatan Konsultasi Pembimbing Karya Tulis Ilmiah.

Lampiran 10 Formulir Tanda Bukti Sebagai Penyaji dan Peserta Pada Seminar

Proposal Karya Tulis Ilmiah.

 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa, dan sosial yang

memungkinkan setiap orang hidup produktif secara sosial dan ekonomis.

Pemeliharaan kesehatan itu penting yaitu upaya penanggulangan dan

pencegahan gangguan kesehatan yang memerlukan pemeriksaan, pengobatan

atau perawatan terhadap pelayanan pasien di rumah sakit, sedangkan

pendidikan kesehatan itu merupakan proses membantu seseorang dengan

bertindak secara sendiri-sendiri ataupun secara kolektif, untuk membuat

keputusan berdasarkan pengetahuan mengenai hal-hal yang mempengaruhi

kesehatan pribadi dan orang lain. Maka salah satu sarana pelayanan kesehatan

yang disediakan adalah rumah sakit.

Rumah sakit merupakan salah satu bentuk pelayanan kesehatan

kepada masyarakat yang berorientasi pada pelayanan kuratif, rehabilitatif,

promotif, preventif yang harus dilakukan secara menyeluruh, terpadu dan

dilaksanakan bersama antara pemerintah dan masyarakat, didalam pelayanan

yang baik agar tujuan pelayanan kesehatan dapat terwujud dan peningkatan

derajat kesehatan pun dapat terealisasi dengan baik. Suatu organisasi multi

fungsi yang bergerak dibidang kesehatan. Fungsi rumah sakit lebih luas dan
berperan memberikan pelayanan kesehatan tingkat selanjutnya setelah

pelayanan kesehatan tingkat pertama, seperti puskesmas, klinik, dan lembaga

kesehatan lainnya. Rumah sakit juga merupakan salah satu instansi yang di

dalamnya tidak terlepas dari peran penyelenggaraan pelayanan rekam medis.

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan atau dokumen

tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan

lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap rumah sakit harus membuat

rekam medis baik itu rekam medis rawat jalan, maupun rekam medis rawat

inap. Rekam medis berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan

pelayanan terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan

hukum bagi pasien yang bersangkutan.

Pelayanan yang diberikan dapat secara langsung dalam bentuk

pemeriksaan, perawatan, tindakan medis, diagnosa dan tindakan penunjang

medis. Untuk dapat melaksanakan fungsi rekam medis yang baik, maka perlu

adanya penataan tempat penyimpanan rekam medis yang baik dan nyaman.

Dengan adanya tempat penyimpanan yang baik dan didukung sarana

penyimpanan yang memadai, maka petugas dapat melaksanakan tugas atau

pekerjaannya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, yaitu dengan

melaksanakan retensi berkas rekam medis.

Retensi berkas rekam medis adalah suatu kegiatan pengurangan

berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan cara memindahkan berkas

rekam medis aktif ke rak file inaktif dengan cara memilah pada rak

penyimpanan sesuai dengan tahun kunjungan. Setiap berkas rekam medis

rawat jalan harus disimpan sekurang-kurangnya 5 tahun sejak pasien terakhir

berobat, hal ini bertujuan untuk mengurangi beban penyimpanan dokumen

 rekam medis dan menyiapkan kegiatan penilaian nilai guna rekam medis

untuk kemudian diabadikan atau dimusnahkan.

Rekam medis inaktif tetap disimpan karena informasi yang terdapat

didalmnya masih diperlukan untuk pendidikan, penelitian dan berobat

kembali pasien. Apabila rekam medis inaktif sudah disimpan dalam jangka

waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang ada tidak digunakan lagi maka

rekam medis tersebut dapat dimusnahkan.

Berdasarkan hasil observasi sementara di Rumah Sakit Mitra Anugrah

Lestari (MAL) Cimahi pada bulan Juni 2015, penulis menemukan

permasalahan adanya penumpukan berkas rekam medis inaktif di ruang

penyimpanan rawat jalan sebanyak 37.458 berkas rekam medis pada tahun

2007 yang belum diretensi dan yang seharusnya sudah dimusnahkan. Hal ini

menyebabkan penyimpanan berkas rekam medis yang tidak efisien, karena

jumlah berkas rekam medis akan terus bertambah dan tidak mencukupi untuk

berkas rekam medis yang baru.

Maka dari itu penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir dengan

judul “ Tinjauan Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan

Guna Menunjang Pemusnahan di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari

(MAL) Cimahi ”

B. Perumusan Masalah
Setelah mempertimbangkan latar belakang permasalahan sebagaimana

telah diuraikan di atas maka penulis mengidentifikan permasalahan-

permasalahan yang ada untuk menunjang kegiatan penyusunan tugas akhir ini

namun, mengingat luasnya permasalahan yang ada, maka penulis membatasi

permasalahan tersebut tentang:

1. Bagaimana standar prosedur operasional (SPO) retensi berkas rekam

medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi?
 2. Bagaimana pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan di Rumah

Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi?

3. Apa yang menjadi hambatan dalam pelaksanaan retensi rekam medis rawat

jalan guna menunjang pemusnahan di Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah

Lestari Cimahi?
4. Upaya apa saja yang dilakukan oleh pihak instalasi rekam medis untuk

mengatasi permasalahan terhadap pelaksanaan retensi guna menunjang

proses pemusnahan berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit

Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi?

C. Tujuan Penelitian

Berdasarkan permasalahan di atas, maka terdapat dua tujuan yang

ingin dicapai dari penelitian ini, yaitu:

1. Tujuan Umum
Mengetahui gambaran umum tentang proses retensi berkas rekam medis

di Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi standar prosedur operasional (SPO) retensi berkas

rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah

Lestari Cimahi.
b. Mengidentifikasi pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan

di Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

c. Mengidentifikasi hambatan apa saja yang terjadi dalam pelaksanaan

retensi rekam medis rawat jalan guna menunjang pemusnahan di

Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

d. Mengidentifikasi upaya apa saja yang dilakukan oleh pihak instalasi

rekam medis untuk mengatasi permasalahan terhadap pelaksanaan

retensi guna menunjang proses pemusnahan berkas rekam medis

rawat jalan di Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Bagi Rumah Sakit
a. Dapat memberikan masukan di dalam melaksanakan retensi yang

sesuai dengan kebutuhan dan prosedur rumah sakit, sehingga

menunjang terjadinya pelayanan yang tertib dan terkendali

b. Terjalin kerja sama antara pihak rumah sakit dan akademik
2. Manfaat Bagi Akademik
a. Bahan masukan untuk institusi pendidikan dalam hal pengembangan

dan peningkatan ilmu pengetahuan serta keterampilan bagi

mahasiswa.
b. Untuk menambah ke perpustakaan di Akademi Perekam Medis dan

Informatika Kesehatan Bandung dan menjadi bahan referensi.

c. Untuk menjadi bahan acuan atau contoh penulisan akhir bagi

mahasiswa Akademi Perekam Medis dan Informatika Kesehatan

Bandung.
d. Untuk menambah pembendaharaan ilmu yang telah ada serta dapat

dijadikan sebagai bahan perbandingan atau referensi yang nantinya

akan menulis tugas akhir.

3. Manfaat Bagi Penulis
a. Menambah wawasan, pengetahuan dan pengalaman dalam aplikasi

mata kuliah rekam medis dan khususnya mengenai retensi berkas

rekam medis di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari.

b. Dapat mengetahui kesenjangan yang terjadi antara teori yang di dapat

di perkuliahan dengan yang terjadi dilapangan.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Kerangka Teori
Berdasarkan permasalahan yang akan dianalisis oleh penulis, maka

penulis memerlukan suatu teori yang mendukung penelitian yang

berhubungan dengan permasalahan yang akan di bahas. Teori yang digunakan

untuk penelitian ini adalah mengenai teori rekam medis, pelaksanaan retensi

dan proses pemusnahan.

1. Rekam Medis
a. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat luas tidak hanya

sekedar kegiatan pencatatan akan tetapi mempunyai pengertian

sebagai salah satu sistem penyelenggaraan suatu instalasi atau unit

kegiatan. Sedangkan kegiatan pencatatan hanya merupakan salah

satu bentuk kegiatan yang tercantum didalam uraian tugas pada

instalasi atau unit rekam medis.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor

269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis. Rekam Medis

adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

 pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang

telah diberikan kepada pasien.

Catatan adalah tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi

(tenaga kesehatan lainnya) tentang segala tindakan yang dilakukan

kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan. Dokumen adalah

catatan dokter, dokter gigi dan/atau tenaga kesehatan tertentu,

laporan hasil pemeriksaan penunjang, catatan observasi dan

pengobatan harian dan semua rekaman, baik berupa foto radiologi,

gambar pencitraan (imaging) dan rekaman elektro diagnostik.

Menurut Gemala, Hatta (2012: 73) Rekam Medis adalah berkas yang

berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien

pada sarana pelayanan kesehatan.

Menurut Edna K. Huffman (1999: 28) Rekam Medis adalah

kumpulan dari fakta-fakta atau keadaan pasien, riwayat penyakit dan

pengobatan masa lalu serta saat ini yang ditulis oleh profesi

kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut.

b. Tujuan Rekam Medis

Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia 1997, bahwa

tujuan berkas rekam medis yaitu untuk menunjang tertib administrasi

dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa

di dukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar,

maka mustahil tertib administrasi dapat tercapai, karena rekam medis

merupakan suatu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan

kesehatan di rumah sakit.

c. Kegunaan Rekam Medis

Rekam medis memberikan semua data dan informasi pasien secara

kronologis mulai dari saat pasien masuk mendaftar sampai pasien

pulang rawat jalan, rawat inap atau rawat darurat. Dalam peraturan

Menteri Kesehatan RI No.269 tahun 2008 yaitu mengenai setiap

sarana pelayanan kesehatan wajib mengerjakan rekam medis. Rekam

medis mencatat seluruh proses pelayanan medis terhadap pasien di

rumah sakit dan sangat bermanfaat serta mempunyai kegunaan.

Keguanaan rekam medis dilihat dari beberapa aspek sebagai berikut:

1) Aspek Administrasi (Administrative)

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administratif, karena

isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung

jawab sebagai tenaga medis dan paramedis dalam mencapai

tujuan pelayanan kesehatan.

2) Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan

tersebut digunakan sebagai dasar untuk menegakkan diagnosa,

merencanakan pengobatan atau perawatan yang harus diberikan

kepada pasien.
3) Aspek Hukum (Legal)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai legal, karena isinya

menyangkut maslah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar

keadilan dalm rangka usaha menegakan hukum serta penyediaan

bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.

4) Aspek Keuangan (Financial)
 Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek keuangan.

5) Aspek Penelitian (Riset)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena

isinya mengandung data dan informasi yang dapat dipergunakan

sebagai aspek penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan di

bidang kesehatan.
6) Aspek Pendidikan ( Education)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data dan informasi tentang perkembangan

kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada

pasien. Informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan

pengajaran di bidang profesi terkait.

7) Aspek Dokumentasi (Documentation)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, kerena

isinya menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan

dan di pakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan pelaporan

rumah sakit.

Rekam medis mempunyai beberapa kegunaan yang sangat luas,

karena isinya tidak hanya menyangkut dokumen antara pasien dengan

pemberi pelayanan saja, kegunaan rekam medis secara umum adalah:

a) Sebagai alat komunikasi antara dokter, tenaga ahli lainnya yang

ikut ambil bagian dalam memberikan pelayanan pengobatan,

perawatan kepada pasien.

b) Sebagai alat dasar untuk merencanakan pengobatan atau

perawatan yang harus diberikan kepada pasien.

 c) Sebagai bukti tertulis atas segala tindakan pelayanan,

perkembangan penyakit dan pengobatan selama pasien

berkunjung/dirawat di rumah sakit.

d) Sebagai bahan yang berguna untuk dianalisa, penelitian, evaluasi

terhadap kualitas pelayanan yang diberikan kepada pasien.

e) Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, dokter dan tenaga

kesehatan lainnya di rumah sakit.

f) Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk

keperluan penelitian dan pendidikan.

g) Sebagai dasar dalam perhitungan biaya pembayaran pelayanan

medis yang diterima oleh pasien.

h) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta

sebagai bahan pertanggungjawaban dan laporan.

d. Dasar Hukum Rekam Medis

Adapun dasar hukum Rekam Medis di Indonesia adalah;
1) Undang-undang No.29 tahun 2004 tentang praktek kedokteran

pasal 46 dan 47.

2) Undang-undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.
3) Undang-undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit.
4) Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 134/

Menkes/ SK/ IV/ 78 tentang susunan dan tata kerja rumah sakit

yang menegaskan bahwa sub bagian pencatatan mempunyai tugas

pelaksanaan kegiatan rekam medis.

5) Peraturan pemerintah No. 10 tahun 1996 tentang wajib simpan

rahasia kedokteran.
6) Peraturan Menteri Kesehatan Rebuplik Indonesia Nomor 269/

MENKES/ PER/ III/ 2008 tentang Rekam Medis.

e. Kepemilikan Rekam Medis

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

269/MENKES/PER/III/2008, didalam peraturan tersebut diatur

mengenai kepemilikan rekam medis. Diatur dalam Bab V pasal 12.

 Berikut isi dari Bab V pasal 12. Peraturan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia No. 269/MENKES/PER/2008 ayat (1) dan (2)

tentang rekam medis, yang menjelaskan bahwa kepemilikan rekam

medis yaitu rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan rumah

sakit, sedangkan isi dari rekam medis itu sendiri milik pasien.

f. Sifat Kerahasiaan Rekam Medis

Menurut Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 269 tahun 2008

BAB IV Pasal 10 Ayat (1) tentang rekam medis yang dijelaskan

bahwa “Informasi tentang identitas, diagnosa, riwayat penyakit,

riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan pasien harus di jaga

kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, tenaga kesehatan tertentu,

petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan”,

sedangkan pada pasal 11 juga dijelaskan, yaitu:

1) Penjelasan tentang isi rekam medis hanya boleh dilakukan oleh

dokter atau dokter gigi yang merawat pasien dengan izin tertulis

pasien atau berdasarkan peraturan perundang-undangan.

2) Pimpinan sarana pelayanan kesehatan dapat menjelaskan isi

rekam medis secara tertulis atau langsung kepada pemohon tanpa

izin dari pasien berdasarkan peraturan perundang-undangan.

g. Tanggung Jawab Rekam Medis

Pihak yang bertanggung jawab atas hilangnya berkas rekam medis

adalah pihak rumah sakit dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan.

Ini dapat dilihat pada Pasal 14 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor

269/MenKes/Per/III/2008 yang mengatakan bahwa “Pimpinan sarana

pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak,

 pemalsuan, dan/atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak

berhak atas rekam medis”.

2. Retensi
a. Pengertian Retensi
1) Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
Retensi adalah penyimpanan atau pemahaman, biasanya untuk

setiap arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaannya.

2) Menurut Dirjen Yanmed (2006: 98)
Penyusutan (retensi) rekam medis adalah suatu kegiatan

pengurangan berkas rekam medis dari rak penyimpanan dengan

cara:
a) Memindahkan berkas rekam aktif ke rak file inaktif dengan

cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun

kunjungan.
b) Memikrofilmisasi berkas rekam medis inaktif sesuai dengan

ketentuan yang berlaku.

c) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm

dengan cara tertentu sesuai dengan ketentuan.

d) Dengan melakukan scanner pada berkas rekam medis.
3) Menurut Sulistyo-Basuki (2003)
Penyusutan arsip dinamis merupakan kegiatan pengurangan arsip

dinamis dengan cara:

a) Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi

penggunaan rendah ke penyimpanan arsip dinamis inaktif.

b) Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau

penerima ke pusat arsip dinamis inaktif.

c) Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu.
d) Menyerahkan arsip dinamis anaktif dari unit dinamis inaktif ke

depo arsip statis.

b. Manfaat Pelaksanaan Retensi Arsip

 Di rumah sakit frekuensi keluar masuknya rekam medis sangat tinggi,

sehingga dalam kurun waktu yang lama ruangan penyimpanan akan

penuh dan tidak mencukupi lagi untuk rekam medis yang baru.
Sulitnya menemukan rekam medis pasien bahkan tidak ditemukan

rekam medis pasien adalah beberapa kendala yang selalu dijumpai

atau diketemukan di beberapa ruang penyimpanan ruang penyimpanan

rekam medis.
Penyusutan, pemusnahan dan jadwal masa penyimpanan rekam medis

merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh pihak rumah sakit

dengan tujuan mengurangi penumpukan rekma medis di suatu

ruangan.

c. Pelaksanaan Prosedur Retensi

Pelaksanaan prosedur retensi arsip dilaksanakan dalam 2 tahapan

yaitu;
1) Retensi berkas rekam medis
a) Petugas penyimpanan berkas rekam medis mengadakan

inventarisasi berkas rekam medis yang sudah melewati masa

aktif (untuk kasus umum 5 tahun setelah kunjungan terakhir

berobat atau meninggal dunia)

b) Mencatat berkas rekam medis yang akan dipindahkan dari rak

aktif ke rak inaktif ke dalam form pemindahan berkas.

c) Memisahkan, mengelompokan dan menyimpan berkas rekam

medis in-aktif berdasarkan tahun kunjungan terakhir dan kode

UPF/bagian.
2) Retensi formulir rekam medis
a) Petugas penyimpanan memisahkan berkas rekam medis yang

sudah melewati masa inaktif.

b) Memilah dan memisahkan formulir-formulir yang bernilai

guna seperti:
(1) Lembaran keluar dan masuk
 (2) Ikhtisar waktu pulang
(3) Laporan operasi
(4) Pernyataan persetujuan atau penolakan
(5) Identifikasi bayi lahir hidup
(6) Surat keterangan kematian
(7) Lembaran tertentu/ lembaran khusus lainnya yang

dianggap bernilai guna sesuai dengan ketentuan rumah

sakit.
c) Mencatat kedalam buku daftar pertelaan nilai guna rekam

medis
d) Melakukan scanner formulir-formulir yang bernilai guna,

serta menyimpan dalam bentuk CD sesuai dengan tahun

kunjungan, nomor rekam medis dan nama pasien.

e) Menyusun dalam bentuk waktu formuli-formulir rekam medis

yang bernilai guna berdasarkan tahun kunjungan, nomor

rekam medis dan nama pasien.

f) Memisahkan dan melaporkan berkas rekam medis sisa/ rusak

kepada kepala seksi rekam medis untuk segera di musnahkan.

d. Tujuan dan Kegunaan Retensi

Prosedur pelaksanaan retensi juga mempunyai tujuan dan kegunaan,

menurut Dirjen YanMed (2006: 99) adalah

1) Mengurangi jumlah rekam medis yang bertambah.
2) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat

penyimpanan berkas rekam medis yang baru.

3) Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan

rekam medis jiwa sewaktu-waktu diperlukan.

4) Penyelamatan arsip yang bernilai guna/nilai guna rendah atau nilai

guna telah turun.

e. Jadwal Retensi
Jadwal retensi rekam medis merupakan daftar yang berisikan daftar

formulir rekam medis yang akan disimpan dan jangka waktu

penyimpanannya sesuai dengan kegunaannya yang wajib dimiliki oleh

setiap badan pemerintah sebagai pedoman dalam penyusutan berkas

rekam medis.
Penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis ditentukan

atas dasar nilai kegunaan setiap berkas rekam medis. Dalam menjaga

objektifitas guna menentukan nilai tersebut, sebaiknya jadwal retensi

rekam medis disusun oleh suatu kepanitiaan yang terdiri dari unsur

komite rekam medis.

Rancangan tersebut merupakan hasil kerja panitia yang perlu

mendapat persetujuan direktur rumah sakit terlebih dahulu sebelum

dijadikan pedoman resmi, jadwal retensi rekam medis yang akan

berlaku di rumah sakit. Dengan meninjau prosedur di atas

kemungkinan penyalahgunaan dalam pemusnahan berkas rekam

medis dapat dihindarkan.

Jadwal retensi menurut keputusan Direktur Jendral Pelayanan medis

Departemen Kesehatan No.HK 00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret

1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis

Dasar Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis Di Rumah Sakit, untuk

pertama kalinya sebelum melakukan proses retensi harus terlebih

dahulu ditetapkan jadwal retensi arsip rekam medis dengan rincian

sebagai berikut:

1) Rekam medis umum

Tabel 2.1
Jadwal Retensi Rekam Medis

Kelompok Rekam Aktif Inaktif

No
Medis RJ RI RJ RI
 1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th

2 Mata 5 th 10 th 2 th 2 th

3 Jiwa 10 th 5 th 2 th 2 th

4 Orthopedi 10 th 10 th 2 th 2 th

5 Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th

6 Ketergantungan obat 15 th 15 th 2 th 2 th

7 Jantung 10 th 10 th 2 th 2 th

8 Paru 5 th 10 th 2 th 2 th

Sumber: Dirjen Yanmed Depkes No.HK 00.06.1.5.01160

2) Rekam Medis anak sesuai kebutuhan
3) KIUP, Buku register, Indeks disimpan selamanya
4) Berdasarkan penggolongan penyakit (tergantung kebutuhan)

keputusan oleh komite rekam medis dengan pertimbangan

administrasi, hukum, keuangan, ilmu pengetahuan dan teknologi,

pembukuan dan sejarah.

a) Riset – edukasi
b) Kasus hukum minimal 20 tahun sesudah ketetapan hukum
c) Penyakit jiwa, ketergantungan obat, otrhopedic, kusta, mata
d) Kasus perkosaan
e) HIV
f) Cangkok Organ
g) Bayi tabung
h) Kasus adopsi
5) Retensi berdasarkan diagnosa
a) Masing-masing rumah sakit berdasarkan keputusan komite

rekam medis atau komite medis menetapkan jadwal retensi

dari diagnosis tertentu, bila lebih dari ketentuan umum dengan

pertimbangan nilai guna.

b) Indikator nilai guna
Primer: administrasi, hukum, keuangan dan IPTEK
Sekunder: pembuktian dan sejarah

f. Definisi Rekam Medis Aktif dan Rekam Medis InAktif

Menurut Dirjen Yanmed No.HK 00.06.1.5.01160:
1) Rekam Medis Aktif
 Berkas rekam medis aktif adalah berkas rekam medis yang

frekuensi penggunaannya masih tinggi atau sering, serta umur

rekam medis tersebut antara 1 sampai 5 tahun.

2) Rekam Medis Inaktif
Berkas rekam medis telah disimpan minimal selama 5 tahun di

Instalasi kerja rekam medis terhitung dari tanggal terakhir pasien

tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun

setelah meninggal dunia.

Sedangkan menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor

34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip pasal 1 yaitu:

1) Arsip Aktif
Adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus

dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

2) Arsip Inaktif
Adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk

penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

g. Lama Penyimpanan Rekam Medis

Sebagaimana telah ditetapkan berdasarkan Peraturan Menteri

Kesehatan Republik Indonesia No.269/MENKES/PER/III/2008 dalam

Bab IV pasal 8 dan pasal 9 Ayat 1 dan Ayat 2 tentang lamanya

penyimpanan rekam medis, yaitu:

Pada bab IV pasal 8 Ayat 1 dan Ayat 2, yaitu:
1) Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan

sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung

dari tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.

2) Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud dengan

pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan kecuali

ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.

 Pada bab IV pasal 9 Ayat 1 dan Ayat 2, yaitu:

1) Rekam Medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit

wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2 tahun

terhitung dari tanggal pasien tersebut berobat.

2) Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.

h. Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis

Tata cara pemindahan berkas rekam medis aktif menjadi inaktif

menurut Surat Edaran Dirjen Yanmed No. HK.00.06.1.5.0.1160 yaitu:

1) Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
2) Selama 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas dipisahkan

di ruang terpisah dari rekam medis aktif.

3) Rekam medis inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun

kunjungan terakhir.

i. Tata Cara Penilaian

Tata cara penilaian berkas rekam medis aktif menjadi inaktif menurut

Surat Edaran Dirjen Yanmed No. HK.00.06.1.5.0.1160 yaitu:

1) Berkas rekam medis yang dinilai adalah rekam medis yang telah 2

tahun inaktif.
2) Indikator yang digunakan untuk menilai rekam medis inaktif
a) Seringnya digunakan untuk pendidikan dan penelitian
b) Nilai guna (administrasi, hukum, keuangan, IPTEK,

pembuktian, sejarah)
3) Penilaian lembar rekam medis:
a) Ringkasan masuk dan keluar.
b) Resume.
c) Lembar persetujuan dan lembar operasi.
d) Lembar identifikasi bayi lahir hidup.
e) Lembar kematian.
4) Berkas rekam medis tertentu disimpan di ruang berkas rekam

medis inaktif.
5) Lembar rekam medis sisa dan rekam medis rusak atau tidak terbaca

disiapkan untuk dimusnahkan.

 6) Tim penilai dibentuk dengan SK direktur beranggotakan Komite

Rekam Medis, petugas rekam medis, perawat senior dan tenaga

lain yang terkait.

j. Standar Prosedur Retensi Rekam Medis

Prosedur retensi yang harus dilakukan oleh petugas rekam medis

menurut Dirjen Yanmed (2006: 140), adalah sebagai berikut:

1) Persyaratan
a) Berkas Rekam Medis
b) Rak penyimpanan padat
2) Sarana
a) Rak penyimpanan RM inaktif
b) Stiker tahun kunjungan
c) Scanning
d) Mikrofilm
3) Prasarana
a) Permenkes No. 269/MENKES/PER/2008
b) Surat edaran Dirjen Yanmed No.HK 00.06.1.5.01160
c) Petunjuk Teknis Prosedur Penyelenggaraan Rekam Medis
4) Prosedur
a) Pemilahan berkas rekam medis aktif berdasarkan stiker tahun

kunjungan pasien.
b) Penjajaran menggunakan sistem terminal digit pada jarak

inaktif.
c) Penyusutan rekam medis dilaksanakan satu tahun sekali.
d) Hanya berkas rekam medis dari pasien yang tidak pernah

berkunjung ke rumah sakit lebih dari 5 tahun berturut-turut

maka rekam medisnya dinyatakan inaktif.

e) Penyimpanan berdasarkan terminal digit filling system, pasien

lama yang datang kembali namun berkas rekam medisnya

sudah di inaktifkan, akan dibuatkan berkas baru dengan no

lama.

k. Alur Penyusutan Rekam Medis

Adapun alur penyimpanan rekam medis Menurut Surat Edaran Dirjen

Pelayanan Medik No.HK 00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret tahun

1995, yaitu terlampir sebagai berikut:

Gambar 2.1

Alur Penyusutan Rekam Medis

 Sumber: Menurut Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.061.5.01160 :

Tanggal 21 Maret tahun 1995

3. Rawat Jalan

Menurut Azrul Anwar (2010: 81)Pelayanan rawat jalan (ambulatory

service) merupakan salah satu bentuk dari pelayanan kedokteran yang

disediakan untuk pasien tidak dalam bentuk rawat inap.

Menurut Buku Essential of Health Information Management (2005: 122)

Pelayanan rawat jalan merupakan paket jasa sudah termasuk jasa

pelayanan, pemeriksaan penunjang prosedur tindakan, obat-obatan yang

dibawa pulang.

4. Pemusnahan
a. Pengertian Pemusnahan
Menurut Dirjen Yanmed (2006: 100) Pemusnahan adalah waktu

proses penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang telah

berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilakukan

secara total dengan membakar habis, mencacah atau daur ulang

sehingga tidak dapat dikenal lagi isi maupun bentuknya.

Menurut Kamus Besar Indonesia (2005: 767) Pemusnahan berasal dari

kata “Musnah” yang artinya lenyap atau binasa, sedangkan arti

 pemusnahan itu sendiri adalah suatu proses, tindakan, cara

memusnahkan atau melenyapkannya.

b. Keuntungan Pemusnahan
Ada beberapa keuntungan dalam proses pemusnahan berkas rekam

medis menurut Zulkifli, Amsyah (2003:219) diantaranya:

1) Penghematan penggunaan ruangan kantor.
2) Penghemat pemakaian peralatan dan pelengkapan berkas.
3) Tempat berkas yang longgar akan memudahkan petugas bekerja

dengan berkas.

c. Ketentuan Pemusnahan Berkas Rekam Medis

Menurut Dirjen Yanmed (2006:100) untuk melakukan pemusnahan

perlu diberlakukan ketentuan, ketentuannya sebagai berikut:

1) Dibentuk tim pemusnah berkas rekam medis dengan surat

keputusan direktur yang beranggotakan sekurang-kurangnya dari

Ketua usahaan (Administrasi), unit penyelenggaraan rekam medis,

unit pelayanan rawat jalan dan rawat inap dan komite medik.
2) Formulir rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak

dimusnahkan tetapi disimpan dalam jangka waktu tertentu sesuai

dengan ketentuan yang berlaku.

3) Membuat pertelaan arsip bagi rekam medis aktif yang telah dinilai.
Tabel 2.2
Daftar pertelaan Rekam Medis

No Rekam Jangka Waktu Diagnosa

No Tahun
Medis Penyimpanan Akhir

4) Daftar pertelaan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan oleh

tim pemusnah, dilaporkan kepada Direktur Rumah Sakit dan

Direktur Jendral Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI.

5) Berita acara pelaksanaan pemusnahan dikirim kepada pemilik

rumah sakit dan kepala Direktur Jendral Pelayanan Medik

Departemen Kesehatan RI.

Gambar 2.2
Contoh berita acara pemusnahan

Berita Acara Pemusnahan Arsip

Pada hari ini ...............

Yang bertandatangan dibawah ini:
1. .......................................
2. .......................................
Telah melakukan pemusnahan arsip dengan
cara ............... terhadap ................. sebagaimana
tercantum pada daftar pertelaan yang telah dimusnahkan
terlampir pada berita acara pemusnahan ini.
Selanjutnya yang brtanda tangan dibawah ini
menyatakan bahwa ........................... tersebut diatas telah
dimusnahkan dengan sempurna, sehingga tidak dapat
dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
Demikian berita acara pemusnahan ini dibuat dalam
rangkap 3 (tiga) dengan pembagian sebagai berikut:
- Lembar ke 1 .....................
- Lembar ke 2 .....................
- Lembar ke 3 .....................

...................., ................. 20..

Ttd .......................................
Mengetahui/ menyetujui
Ttd .......................................
..............................................

Sumber: Sulistyo-Basuki (2003)

Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli disimpan di rumah

sakit. Lembar kedua dikirim kepada pemilik rumah sakit (rumah

sakit vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medik). Khusus untuk rekam

medis yang sudah rusak atau tidak terbaca dapat langsung

 dimusnahkan dengan terlebih dahulu membuat pernyataan di atas

kertas segel oleh direktur rumah sakit.

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 tahun

1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen

Perusahaan dalam melakukan pemusnahan wajib membuat berita

acara pemusnahan. Tata cara dokumen pemusnahan dokumen

perusahaan sebagai berikut;

a) Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib dibuatkan berita

acara pemusnahan dokumen perusahaan;

b) Berita acara pemusnahan sekurang-kurangnya dibuat tiga

rangkap dengan ketentuan lembar pertama untuk pimpinan

perusahaan, lembar kedua untuk unit pengolahan dan lembar

ketiga untuk kearsipan;

c) Pada setiap lembar berita acara dokumen perusahaan

dilampirkan daftar pertelaan dari dokumen perusahaan yang

dimaksud;
d) Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang-

kurangnya memuat keterangan tempat, hari, tanggal, bulan, dan

tahun dilakukan pemusnahan. Keterangan tentang pelaksanaan

pemusnahan, tanda tangan dan nama jelas pejabat yang

melaksanakan pemusnahan, serta tanda tangan dan nama jelas

saksi-saksi.

d. Prosedur Pemusnahan Berkas Rekam Medis

Prosedur pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif

berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan RI

No.269/MENKES/PER/III/2008 dalam Bab IV pasal 8 yaitu:

1) Rekam medis rawat inap wajib disimpan sekurang-kurangnya

untuk jangka 5 tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien

tersebut berobat atau dipulangkan.

2) Setelah batas waktu 5 tahun sebagaimana dimaksud ayat (1)

dilampui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan

masuk dan persetujuan tindakan medis.

3) Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medis sebagaimana

dimaksud pada ayat (2) harus disimpan dalm jangka waktu 10

tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.

4) Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang sebagaimana

dimaksud ayat (1) dan ayat (3), dilaksanakan oleh petugas yang

ditunjuk pimpinan saran pelayanan kesehatan.

Adapun tata cara pemusnahan berkas rekam medis inaktif menurut

Dirjen Yanmed No.HK 00.06.1.5.01160 antara lain:

1) Pembentukan tim pemusnahan dari unit rekam medis dan tata

usaha dengan Surat keputusan Direktur.

2) Tim membuat daftar pertelaan sebagai berikut:
Tabel 2.3
Daftar Pertelaan Rekam Medis

No Rekam Jangka Waktu Diagnosa

No Tahun
Medis Penyimpanan Akhir

Keterangan :

Judul : daftar pertelaan rekam medis yang akan dimusnahkan

Nomor : Nomor urut

Nomor rekam medis : nomor rekam medis yang akan dimusnahkan

 Tahun : tahun kunjungan terakhir pasien di unit pelayanan

Jangka waktu : menunjukan jangka waktu yang dicantumkan oleh

komite rekam medis untuk penyimpanan berkas rekam medis

inaktif yang memiliki nilai guna

Diagnosa akhir diagnosa penyakit pada akhir dirawat atau diagnosa

pulang dominan bagi pasien yang mempunyai lebih dari satu

diagnosa.

3) Pelaksanaan Pemusnahan
a) Dibakar menggunakan incionerator atau dibakar biasa.
b) Dicacah dibuat bubur kertas.
c) Pihak ketiga disaksikan tim pemusnah.
4) Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang

ditandatangani ketua dan sekretaris dan diketahui oleh direktur

rumah sakit.
5) Berita acara pemusnahan yang sah disimpan di rumah sakit, lembar

ke 2 dikirim kepada pemilik rumah sakit.

6) Khusus untuk berkas rekam medis yang sudah rusak atau tidak

terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan terlebih dahulu

membuat pernyataan diatas kertas segel oleh direktur rumah sakit.

e. Alur Penilaian Rekam Medis

Sebelum berkas rekam medis dimusnahkan terlebih dahulu dilakukan

penilaian rekam medis, yang harus disesuaikan dengan prosedur

penilaian yang telah di buat. Adapun prosedur penilaian rekam medis

menurut surat Keputusan Direktur Jendral Pelayanan Medis, dapat

dilihat pada bagan di yang terlampir.

 Gambar 2.3

Alur Penilaian Rekam Medis

Sumber: Menurut Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160

tanggal 21 Maret 1995

5. Rumah Sakit
a. Pengertian Rumah Sakit
Menurut American Hospital Association (Azrul Azwar, 2010:88)

Rumah sakit adalah suatu oraganisasi yang melalui tenaga medis

profesional yang terorganisir serta sarana kedokteran, asuhan

keperawatan yang berkesinambungan, diagnosa serta pengobatan

penyakit yang di derita oleh pasien.

Menurut Permenkes Republik Indonesia No 340/Menkes/Per/III/2010

tentang klasifikasi rumah sakit, bahwa Rumah sakit adalah institusi

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan

secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan,

dan gawat darurat.

b. Klasifikasi Rumah Sakit

Rumah sakit berdasarkan fasilitas dan kemampuan pelayanan menurut

Permenkes No.340 tahun 2010 ada 2 klasifikasi yaitu:

1) Rumah Sakit umum diklasifikasikan menjadi:
a) Rumah Sakit Umum Kelas A
b) Rumah Sakit Umum Kelas B
c) Rumah Sakit Umum Kelas C
d) Rumah Sakit Umum Kelas D

Klasifikasi Rumah Sakit Umum ditetapkan berdasarkan:

a) Pelayanan
b) Sumber Daya Manusia
c) Peralatan
d) Sarana dan Prasarana, dan
e) Administrasi dan Manajemen.
2) Rumah Sakit Khusus
Jenis Rumah Sakit Khusus antara lain:
a) Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak
b) Rumah Sakit Jiwa
c) Rumah Sakit Bersalin
d) Rumah Sakit Kusta
e) Rumah sakit khusus lainnya.
 Klasifikasi Rumah Sakit Khusus ditetapkan berdasarkan:

a) Pelayanan
b) Sumber Daya Manusia
c) Peralatan
d) Sarana dan Prasarana, dan
e) Administrasi dan Manajemen.
3) Berdasarkan pengelolaannya atau kepemilikannya rumah sakit

dapat dikelompokan sebagai berikut:

a) Rumah Sakit Dep Kes RI
b) Rumah Sakit Pemerintah Daerah
c) Rumah Sakit Pemerintah Kabupaten atau Kota
d) Rumah Sakit POLRI
e) Rumah Sakit Departemen lain atau BUMN
f) Rumah Sakit Swasta
B. Kerangka Konsep
Untuk mempermudah dalam penelitian ini maka penulis menyusun kerangka

konsep sebagai berikut:

Gambar 2.4

Kerangka Konsep Penelitian

Pelaksanaan Retensi Pemusnahan Rekam

Berkas Rekam Medis Medis Rawat Jalan
Rawat Jalan

1. Standar Prosedur 1. Terlaksananya

Operasional (SPO) Pemusnahan
2. Berkas Rekam Medis
Inaktif
3. Tenaga Kesehatan
4. Buku Register

C. Variabel Penelitian
Variabel mengandung pengertian ukuran atau ciri yang dimiliki oleh

anggota-anggota suatu kelompok yang berbeda dengan yang dimiliki oleh

kelompok yang lain. Variabel penelitian adalah suatu atribut atau sifat atau
 aspek dari orang maupun obyek atau kegiatan yang mempunyai variasi

tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan ditarik kesimpulan.

Ada dua variabel pada penelitian ini yaitu sebagai berikut

1. Variabel independent disebut juga variabel bebas merupakan variabel

yang mempengaruhi atau yang menjadi sebab perubahannya atau

timbulnya variabel dependent (terikat). Dalam penelitian ini yang

menjadi variabel bebas yaitu penyusutan (retensi) rekam medis rawat

jalan yang terdiri dari, prosedur, berkas rekam medis, tenaga kesehatan

dan buku register.

2. Variabel dependent disebut juga variabel terikat yang merupakan

variabel yang dipengaruhi atau yang menjadi akibat, karena adanya

variabel bebas. Dalam penelitian ini yang menjadi variabel dependent

pemusnahan berkas rekam medis yaitu terlaksananya pemusnahan.

D. Definisi Operasional
Untuk mempermudah pelaksanaan penelitian, penulis menyimpulkan

beberapa definisi operasional, yaitu:

1. Standar Prosedur Operasional (SPO) merupakan suatu standar/pedoman

tertulis yang digunakan sebagai acuan petugas rekam medis dalam

pelaksanaan retensi berkas rekam medis di Rumah Sakit Mitra Anugrah

Lestari (MAL).
2. Berkas Rekam Medis Inaktif adalah berkas rekam medis yang sudah tidak

aktif dan yang sudah melewati batas waktu penyimpanan.

3. Tenaga Kesehatan adalah tenaga yang ikut serta dalam pelaksanaan

retensi berkas rekam medis yaitu petugas rekam medis di Rumah Sakit

Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

 4. Buku Register adalah buku yang berisikan informasi dari data-data

identitas pasien yang akan di retensi dan dimusnahkan.

5. Terlaksananya pemusnahan adalah kegiatan retensi atau penyusutan

rekam medis yang akan dimusnahkan di Rumah Sakit Umum Mitra

Anugrah Lestari Cimahi

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Ruang Lingkup
Setelah melakukan penelitian di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit

Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi mengenai penyusutan rekam medis

(retensi) dan pemusnahan maka permasalahan yang akan dibahas adalah

Tinjauan Terhadap Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Rawat Jalan Guna

Menunjang Pemusnahan di Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari

Cimahi.
Pada penelitian ini penulis melakukan penelitian dengan melihat

berkas rekam medis in aktif yang menumpuk dan penelitian ini dilakukan

pada bulan Juni 2015.

B. Pengukuran dan Pengamatan Variabel Penelitian

Pada penelitian ini penulis melakukan pengukuran dan pengamatan

terhadap sampel dari populasi retensi berkas rekam medis di Rumah Sakit

Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi. Untuk itu penulis akan memberikan

pengertian dari populasi dan sampel, yaitu sebagai berikut:

1. Populasi
Populasi adalah totalitas semua nilai yang mungkin hasil menghitung atau

pengukuran, kuantitatif maupun kualitatif mengenai karakteristik tertentu

dari semua anggota kumpulan yang lengkap dan jelas yang ingin dipelajari

sifat-sifatnya (Hariandja, 2002: 6).

 Menurut sugiyono (2010: 55) populasi adalah wilayah generalisasi yang

terdiri dari objek dan subjek yang mempunyai kuantitas dan karakteristik

tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian

ditarik kesimpulan.
Dalam melaksanakan penelitian ini yang menjadi populasi yaitu berkas

rekam medis rawat jalan yang belum di retensi dari tahun 2006-2012

sebanyak 240.718 berkas rekam medis.

2. Sampel
Menurut Sugiyono (2009 : 91) sample adalah bagian dari jumlah

karakteristik yang dimiliki oleh populasi tersebut. Pada penelitian atau

observasi ini penulis menggunakan sample jenuh.

Menurut Sugiyono (2009 : 96) Sampling Jenuh adalah teknik penentuan

sampel bila semua anggota populasi di gunakan sebagai sampel. Hal ini

sering dilakukan bila jumlah populasi relative kecil kurang dari 30 orang

atau penelitian yang ingin membuat generalisasi dengan kesalahan yang

sangat kecil. Istilah lain sampling jenuh adalah sensus di mana semua

anggota populasi dijadikan sampel, yaitu 240.718 berkas rekam medis

C. Pengumpulan Data
Pada penelitian ini penulis menggunakan beberapa cara untuk

mengumpulkan data yaitu sebagai berikut:

1. Studi Kepustakaan
Penulis melakukan penelitian dengan menggunakan beberapa buku

referensi dari berbagai sumber yang kaitannya dengan variabel yang

diteliti.
2. Studi Lapangan
 Dalam penelitian ini penulis melakukan pengamatan di lapangan dengan

cara:
a. Wawancara
Dengan melakukan tanya jawab dengan mengajukan beberapa

pertanyaan yang berhubungan dengan permasalahan yang penulis

teliti kepada tugas yang berwenang untuk mendapatkan data yang

fakta dan akurat dapat dipertanggungjawabkan.

b. Observasi
Penulis mengumpulkan data dengan meninjau dan mengamati secara

langsung objek penelitian dilapangan untuk pengumpulan data primer.

Objeknya adalah retensi rekam medis di Rumah Sakit Mitra Anugrah

Lestari (MAL) Cimahi.

c. Dokumentasi

Penulis mengumpulkan data-data yang diperlukan pada saat penelitian

berlangsung diantaranya mengumpulkan data dari catatan dan

prosedur tetap yang diperoleh dari Unit Rekam Medis Rumah Sakit

Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi.

D. Teknik dan Analisa Data Yang Dipakai

Dalam penelitian ini penulis menggunakan metode deskriptif yaitu

metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat

gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan secara objektif dimana

digunakan utntuk memecahkan atau menjawab permasalahan yang sedang

dihadapi dengan langkah-langkah pengumpulan data, pengolahan data, dan

membuat kesimpulan.
Metode ini merumuskan dan menafsirkan data yang berkenaan dengan

fakta, keadaan, variabel dan fenomena yang terjadi pada saat penelitian yang
 dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskriptif

tentang suatu keadaan kemudian melakukan wawancara dengan mengajukan

beberapa pertanyaan terhadap suatu masalah yang penulis teliti, observasi

pengumpulan data dengan meninjau dan mengamati secara langsung

sedangkan dokumentasi memperoleh data dengan cara mencatat data-data

yang tersedia.

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi

1. Sejarah Singkat Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi
Rumah Sakit Anugrah lestari yang berlokasi di jalan. Cibaligo No. 76

Cimindi Cimahi adalah salah satu badan yang berusaha memenuhi

kebutuhan kesehatan masyarakat Cimahi pada khususnya dan masyarakat

Indonesia pada umumnya.

Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari (MAL) berawal dari

pengobatan (BP) dan pada tahun 1993 berubah menjadi Rumah Sakit

bersalin Mitra Anugrah Lestari. Dan dengan semakin meningkat dan

banyaknya kebutuhan pelayanan-pelayanan kesehatan yang dibutuhkan

masyarakat Cimahi pada khususnya, maka rumah bersalin Mitra Anugrah

Lestari berubah menjadi Rumah Sakit umum Mitra Anugrah Lestari.
Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari, selalu berubah

meningkatkan kualitas dan kuantitas pelayanan yang bisa diberikan

kepada masyarkat. Pada saat ini Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah

Lestari mampu bersaing dengan Rumah Sakit lainnya dalam hal kualitas

pelayanan yang diberikan dengan sesama Rumah Sakit lain yang ada di

Cimahi maupun yang ada di kota Bandung. Selain didukung dengan staf

Rumah Sakit, medis dan non medis yang profesional, alat-alat yang

diberikanpun mayoritas berkualitas baik.

Tujuan Keberadaan Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari agar

terwujudnya masyarakat sehat dengan sarana dan prasarana Rumah sakit

yang memadai, terwujudnya Sumber Daya Manusia di Rumah Sakit yang

profesional dan optimal, terciptanya lingkungan kerja yang kondusif,

terciptanya kepercayaan pihak-pihak yang terkait, terciptanya rasa aman

dalam melaksanakan tugas dan terciptanya lingkungan aman, tertib dan

nyaman.
Jumlah ruangan dan tempat tidur tersebut dengan rincian sebagai berikut:
a. Ruang Flamboyan : 61 tempat tidur
b. Ruang Melati : 32 tempat tidur
c. Ruang Nusa Indah : 15 tempat tidur
d. Ruang Perinatologi : 15 tempat tidur, Indikat 5 tempat tidur

Jenis pelayanan yang diberikan oleh Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari

Cimahi, diantaranya sebagai berikut:

 a. Poli Umum
b. Poli Gigi
c. Poli Anak
d. Poli Obgyn
e. Poli Penyakit Dalam
f. Poli Rehabilitasi Medik
g. Poli THT
h. Poli Orthopedi
i. Poli Syaraf
j. Poli Bedah Urologi
k. Poli Bedah Plastik
l. Poli Bedah Umum
m. Poli Bedah Mulut
2. Visi, Misi, Nilai dan Tujuan Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari

Cimahi
Dalam melaksanakan tujuan organisasi, diperlukan visi dan misi Rumah

Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi telah merumuskan visi, misi, nilai

dan tujuan sebagai berikut:

a. Visi
Menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang bermutu untuk

meningkatkan derajat kesehatan masyarakat umum.

b. Misi
1) Kami berjuang untuk memberikan pelayanan kesehatan secara

paripurna demi keselamatan jiwa dan raga masyarakat umum.

2) Kami memberikan pelayanan kesehatan tanpa membeda bedakan

suku, agama, ras, dan golongan.

3) Pelayanan kesehatan yang baik dengan biaya yang terjangkau oleh

pasien serta tidak hanya mencari keuntungan semata.

c. Nilai
1) Menghargai anugrah kehidupan.
2) Tulus dalam pelayanan atau pertolongan demi kesembuhan dan

kesehatan pasien.
3) Tanggung jawab dalam bekerja dan mampu bekerjasama.
4) Berkomitmen menjaga dan meningkatkan serta citra Rumah Sakit

Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

d. Tujuan
1) Memberi pelayanan kesehatan yang meningkat dari waktu ke

waktu.
 2) Mendukung program pemerintah dalam bidang kesehatan.
3) Menyelenggarakan fungsi sosial dalam pelayanan kesehatan.
4) Meningkatkan kesejahteraan tim medis dan non medis Rumah

Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi.

3. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit
a. Menyelenggarakan pelayanan medis.
b. Menyelenggarakan pelayanan penunjang medis.
c. Menyelenggarakan pelayanan asuhan keperawatan.
d. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan.
e. Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan.
f. Menyelenggarakan pelayanan administrasi dan keuangan.
g. Menyelenggarakan pelayanan rujukan.
4. Organisasi dan Badan Organisasi Rumah Sakit Umum Mitra

Anugrah Lestari Cimahi

Dalam struktur organisasi Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi

dipimpin oleh seorang direktur utama yang mengepalai seluruh unit

pelaksanaan fungsional, bidang, bagian, atau seksi-seksi antara lain yaitu:

a. Komite Medik dan Komite Keperawatan:
1) Staff Medis Fungsional
2) Staff Medis Bedah
3) Staff Medis Fungsional Non Bedah
b. Manager Pelayanan Medis dan Perawatan
1) Kabag Pelayanan Medis
2) Kabag Keperawatan
c. Manager Penunjang Medis dan Administrasi
1) Kabag Penunjang Medis
2) Kabag Administrasi

(Bagan Struktur Organisasi Terlampir)

B. Gambaran Umum Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Umum Mitra

Anugrah Lestari Cimahi

Instalasi Rekam Medis adalah suatu unit kerja dilingkungan Rumah

Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari yang berada langsung dibawah Kepala

Seksi Pelayanan Medis serta bertanggung jawab kepada Direktur Rumah

Sakit.
 Dalam upaya mencapai visi Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah

Lestari perlu ditunjang oleh unit Rekam Medis yang mengelola pencatatan,

pengumpulan serta pengolahan data yang akurat, cepat dan dapat

dipertanggung jawabkan. Data-data tersebut dapat diupayakan untuk

memperbaiki dan meningkatkan pelayanan di Rumah Sakit Umum Mitra

Anugrah Lestari.

1. Visi, Misi, Falsafah, Moto dan Tujuan Unit Rekam Medis Rumah

Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi

a. Visi
Sebagai bagian pelayanan terbaik dengan ditunjang sistem

komputerisasi online dan petugas yang ramah.

b. Misi
Memberikan pelayanan secara cepat, tepat, akurat dan dapat

dipertanggungjawabkan.
c. Falsafah
1) Kecepatan dan ketepatan dalam pelayanan
2) Kepuasan pasien menjadi prioritas utama
3) Karyawan rumah sakit adalah modal utama
d. Motto
“Kepuasan Anda Prioritas Kami”
e. Tujuan
Dengan adanya buku pedoman penyelenggaraan rekam medis Rumah

Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi diharapkan agar informasi

dan sistem rekam medis menjadi lebih tepat dan akurat serta sebagai

bahan acuan dalam melaksanakan pekerjaan yang berhubungan dengan

rekam medis.
Ada penyusunan buku pedoman rekam medis tersebut adalah:
1) Mendapatkan hasil pengisian yang benar, seragam singkat dan

lengkap.
2) Memberikan gambaran yang jelas tentang alur rekam medis.
 3) Menigkatkan mutu rekam medis untuk menghasilkan data yang

lengkap tepat, cepat dan up-todate dalam meningkatkan pelayanan

rekam medis rumah sakit.

4) Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan para petugas yang

berhubungan dengan rekam medis.

2. Tugas dan Fungsi Rekam Medis Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari

Cimahi
a. Unit Rekam Medis
1) Tugas
Instalasi Rekam Medis mempunyai tugas melaksanakan

pengelolaan, evaluasi, dan pengembangan rekam medis di Rumah

Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari.

2) Fungsi
Adapun fungsi Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Umum

Mitra Anugrah Lestari adalah sebagai berikut:

a) Membantu Direktur Rumah Sakit melalui Kepala Pelayanan

Medik dalam bidang perencanaan, pelaporan dan pengawasan

terhadap kelancaran rekam medis rawat jalan, rawat inap, dan

gawat darurat.
b) Mengkoordinir rekapitulasi laporan-laporan yang masuk dari

bagian lain yang digunakan untuk proses pelaporan.

c) Mengkoordinir pembuatan surat keterangan dokter untuk

asuransi, pengadilan dan untuk kepentingan lainnya.

d) Bertanggungjawab atas keamanan dan kerahasiaan isi rekam

medis.
b. Petugas di Unit Rekam Medis
1) Staff dan Pimpinan
Instalasi Rekam Medis dikepalai oleh seorang kepala instalasi

Rekam Medis dan dibantu oleh beberapa koordinator, yaitu:

a) Koordinator Rekam Medis Rawat Jalan dan UGD
Mempunyai tugas mengelola rekam medis dan

menyelenggarakan pencatatan pasien yang akan berobat jalan

 maupun yang masuk ke unit gawat darurat, mengkoordinir

proses pengelolaan rekam medis rawat jalan, serta membuatkan

laporan-laporan yang berhubungan dengan kegiatan dan

kunjungan rawat jalan dan UGD.

b) Koordinator Rekam Medis Rawat Inap
Mempunyai tugas menyelenggarakan pencatatan yang

berkenaan dengan pencatatan pasien rawat inap dan

pendaftaran, mengkoordinir dan melaporkan kepada kepala

bagian rekapitulasi sensus harian rawat inap tiap harinya, serta

bertanggung jawab atas proses pengelolaan rekam medis rawat

inap.
2) Pengelolan Data dan Laporan
Mempunyai tugas mengkoodinir laporan-laporan yang masuk baik

dari koordinator-koordinator bagian rekam medis maupun yang

masuk dari bagian lainnya untuk diolah dan diserahkan kepada

Kepala Bagian Rekam Medis untuk dianalisa dan disiapkan

sebagai bahan untuk evaluasi pimpinan, melayani pembuatan surat

keterangan dokter untuk kepentingan asuransi, kepolisian dan

untuk kepentingan lainnya.

3. Organisasi dan Badan Organisasi Instalasi Rekam Medis
Bagian rekam medis bertanggung jawab langsung kepada penunjang

medis. Kepala bagian rekam medis membawahi koordinator-koordinator

dan sub bagian rekam medis. Koordinator-kordinator dan sub bagian

rekam medis tersebut bekerja dibawah pengawasan langsung Kepala

bagian rekam medis.

Organisasi rumah sakit umum Mitra Anugrah Lestari diatur dalam surat

keputusan yayasan Mitra Anugrah Lestari, dimana didalamnya terdapat

bagian rekam medis.

4. Jumlah Tenaga dan Kualifikasi Penempatan Tenaga
Jumlah tenaga dan tingkat pendidikan yang ada di Bagian Rekam Medis

Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari terdiri dari:

a. D3 Rekam Medis : 7 Orang
b. D3 Management Perumahsakitan : 1 Orang
c. SLTA/Sederajat : 2 Orang
Total Tenaga yang ada di Bagian Rekam Medis terdiri dari 10 Orang

tenaga.
5. Pelaksanaan Pengelolaan Rekam Medis
a. Pedoman Pengisian Rekam Medis
1) Penanggung jawab Pengisian Rekam Medis
Rumah sakit sebagai salah satu sarana pelayanan kesehatan yang

melakukan pelayanan rawat jalan maupun rawat inpa wajib

membuat rekam medis. Tenaga yang berhak membuat rekam

medis di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi

adalah:
a) Dokter umum, dokter spesialis, dokter gigi, yang bekerja di

Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi.

b) Tenaga paramedis perawatan dan non perawatan yang ikut

dalam pengobatan pasien di Rumah Sakit Mitra Anugrah

Lestari (MAL) Cimahi.

c) Residen yang sedang melaksanakan kepanitraan klinik di

Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi.

d) Dokter tamu di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL)

Cimahi.
2) Ketentuan Pengisian Rekam Medis
Ketentuan batas waktu penyelesaian rekam medis Rumah Sakit

Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi setelah pasien selesai

mendapatkan perawatan paling lama dilakukan selama 2 x 24 jam

terhitung mulai tanggal keluar pasien. Dalam mengisi rekam

medis sebisa mungkin tulisan harus jelas dan dapat mudah terbaca
 oleh orang lain berikut dibubuhi nama dan tandatangan serta cap

poloklinik atau ruangan perawatan.

b. Syarat Minimal Isi Rekam Medis
Syarat minimal isi rekam medis harus memenuhi keperluan-keperluan

yang mendasar sebagaimana yang telah diuraikan pada kegunaan

rekam medis. Sehubungan dengan syarat minimal isi rekam medis

baik untuk rekam medis rawat jalan maupun rekam medis pasien

rawat inap, Menteri Kesehatan Republik Indonesia telah

mengeluarkan peraturan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik

Indonesia Nomor 269/MenKes/Per/III/2008 pasal 3 tentang isi rekam

medis pasien rawat inap dan perawatan suatu hari sekurang-kurangnya

memuat:
1) Ringkasan masuk dan keluar
2) Anamnesa
3) Pemeriksaan fisik
4) Catatan grafik dan suhu
5) Catatan harian dokter
6) Lembar hasil pemeriksaan penunjang medis
7) Resume akhir
8) Laporan operasi
9) Pengkajian keperawatan
10) Rencana keperawatan
11) Catatan keperawatan
12) Catatan perawat/bidan
13) Catatan pemakaian obat
14) Formulir pemeriksaan laboratorium
15) Persetujuan tindakan medis
16) Persetujuan tindakan operasi
17) Persetujuan dirawat di unit khusus
18) Persetujuan rawat inap
19) Penolakan tindakan medis
20) Penolakan rawat inap (pulang paksa)
c. Kebijakan Dibagian Pelayanan dan Pengolahan Rekam Medis
1) Pengembalian Rekam Medis Rawat Inap
Rekam medis rawat inap harus dikembalikan oleh petugas perawat

ke instalasi rekam medis dalam waktu 2 x 24 jam setelah pasien

pulang dengan menggunakan ekspedisi. Jika rekam medis kembali

 dalam keadaan tidak lengkap, maka petugas rekam medis harus

mengambil rekam medis tersebut kebagian perawatan untuk

dilengkapi.
2) Analisa Kelemngkapan dan Assembling Rekam Medis Rawat Inap
a) Setiap berkas rekam medis harus dianalisa kelengkapan

pengisiannya pada saat rekam medis tersebut diterima di

instalasi rekam medis

b) Setiap berkas reakam medis yang kembali ke bagian rekam

medis dilakukan perakitan dengan cara disusun setiap

lembaran-lembarannya, dicek kelengkapan setiap

lembarannya. Apabila ditemukan lembaran rekam medis

pasien dan paraf yang kurang lengkap akan dikembalikan

kembali oleh petugas rekam medis ke poliklonik atau ke

bagian perawatan untuk dilengkapi terlebih dahulu sebelum

dilakukan proses pengkodean serta dicatat pada buku angka

ketidaklengkapan pengisisan rekam medis

d. Prosedur penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan
1) Petugas rekam medis diruang penyimpanan berkas rekam medis

menerima kartu berobat pasien dari petugas pendaftaran untuk

dicarikan status rekam medisnya pada rak penyimpanan.

2) Status rekam medis yang sudah ditemukan dicocokan kembali

dengan kartu berobat pasien yang bersangkutan dan dicatat dalam

buku ekspedisi status rekam medis keluar dari ruangan

penyimpanan.
3) Status rekam medis diserahkan kepada poliklinik tujuan pasien

berobat oleh petugas pendistribusian status.

4) Petugas rekam medis diruang penyimpanan menerima kembali

status rekam medis yang dipinjam untuk keperluan berobat

 jalan/kontrol dari petugas poliklinik, dan selanjutnya dicocokan

kembali dengan catatan rekam medis yang keluar hari itu yang ada

pada buku ekspedisi status keluar.

5) Status rekam medis yang sudah dicocokan tersebut kemudian

disimpan pada arak penyimpanan sesuai dengan urutan rekam

medis.
e. Prosedur penyimpanan berkas rekam medis rawat inap
1) Petugas pengelolaan data pada ruangan rekam medis menerima

status/ berkas rekam medis pasien rawat inap dari petugas ruangan

rawat inap dan menandatangani buku ekspedisi status rekam medis

pasien rawat inap dari ruangan.

2) Melakukan proses pengolahan data bagi rekam medis yang sudah

lengkap.
3) Mengirimkan status/berkas rekam medis pasien rawat inap yang

sudah lengkap kepada petugas penyimpanan status rekam medis

diruang penyimpanan untuk disimpan sesuai prosedur yang

berlaku.

C. Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil penelitian penulis di Rumah Sakit Mitra Anugrah

Lestari (MAL) Cimahi pada bulan Juni-Juli 2015 tentang pelaksanaan retensi

rekam medis rawat jalan dalam menunjang proses pemusnahan, penulis

memperoleh hasil penelitian sebagai berikut:

1. Prosedur Retensi Rekam Medis di Rumah Sakit Mitra Anugrah

Lestari (MAL) Cimahi

Prosedur retensi berkas rekam medis menurut Rumah Sakit Mitra

Anugrah Lestari (MAL) Cimahi No Dokumen 01.03.02.37.09 Halaman

1/1 Tanggal Terbit 28 Desember 2009 yang disahkan Oleh Direktur

Rumah Sakit adalah:

a. Pengertian
Retensi adalah suatu rangkaian pengurangan berkas rekam medis

dari rak penyimpanan dengan cara pemindahan berkas rekam medis

non aktif yang ada pada rak berkas rekam medis aktif ke rak non

aktif.
b. Tujuan
Sebagai acuan dalam melakukan kegiatan pemilahan berkas rekam

medis non aktif.

c. Kebijakan
1) Berkas rekam medis yang tanggal kunjungan terakhir lebih 5

tahun dipindahkan dari rak penyimpanan aktif ke rak

penyimpanan non aktif

2) Resume dan persetujuan tindakan medis disimpan untuk jangka

waktu 10 tahun.
d. Rincian prosedur
1) Petugas memilah berkas rekam medis non aktif dengan melihat

kunjungan terakhir pasien minimal setelah 5 tahun terakhir

berobat.
2) Berkas rekam medis dikeluarkan dari rak penyimpanan dan

dipilih antara aktif dan non aktif

3) Identitas pasien non aktif di input kedalam komputer dan

berkasnya disimpan di tempat penyimpanan berkas rekam medis

non aktif
4) Bila datang kembali berkas rekam medis yang non aktif bisa

disatukan kembali dengan yang baru dan menggunakan nomor

rekam medis yang lama.

e. Unit terkait
1) Unit Rekam Medis
2) Komite Rekam Medis
 3) Komite Medik dan
4) Bidang Perawatan.

Sedangkan ketentuan prosedur pemusnahan berkas rekam medis di

Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi berdasarkan No

Dokumen 01.03.02.38.09 Halaman 1/1 Tanggal Terbit 28 Desember 2009

yang disahkan Oleh Direktur Rumah Sakit adalah:

a. Pengertian
Rangkaian kegiatan pemusnahan berkas rekam medis yang

dinyatakan tidak aktif lagi sesuai dengan ketetapan yang telah

ditentukan oleh rumah sakit.

b. Tujuan
Sebagai acuan dalam menetapkan langkah-langkah pemusnahan

berkas rekam medis

c. Kebijakan
Berkas rekam medis yang telah mengalami masa endap digudang

nonaktif selama 2 tahun dan pasien tidak pernah datng kembali

dihapuskan dari daftar penyimpanan non aktif dan berkas

dihancurkan.
d. Rincian prosedur
1) Petugas mengeluarkan berkas rekam medis dari rak penyimpanan

berkas rekam medis non aktif.

2) Kepala instalasi rekam medis membuat berita acara pemusnahan

berkas rekam medis non aktif kepada Direktur dan pemberitahuan

pada Kabid Pelayanan Medis (YANMED)

3) Khusus untuk lembaran-lembaran anamnesa, resume akhir dan

persetujuan tindakan medik dimusnahkan setelah 10 tahun

terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan tersebut.

4) Direktur rumah sakit membuat keputusan tentang persetujuan

pemusnahan berkas rekam medis.

 5) Direktur menunjukan tim pemusnah berkas rekam medis non

aktif
6) Tim pemusnah melaksanakan pemusnahan berkas rekam medis

dengan cara dibakar atau dibuat bubur kertas.

7) Berita acara pemusnahan berkas rekam medis dikirim Yayasan

Mitra Anugrah Lestari sebagai pemilik Rumah Sakit Mitra

Anugrah Lestari dengan tembusan kepada Dirjen Pelayanan

Medik Departemen Kesehatan Kota Cimahi.

e. Unit Terkait
1) Bidang administrasi umum
2) Komite rekam medis
3) Komite medik
4) Bidang perawatan

2. Pelaksanaan Retensi Berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Mitra

Anugrah Lestari (MAL) Cimahi

Dari hasil observasi, pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan

di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi belum dilaksanakan sesuai

dengan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang ada. Dimana Petugas

memeriksa berkas rekam medis yang akan diretensi sesuai dengan kasus

apakah sudah habis masa inaktif atau belum, yaitu dengan cara melihat

tahun terakhir pasien berobat sesuai kasus dan di catat dalam buku

register.
Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas instalasi rekam medis

bahwa rekam medis yang belum di retensi dari tahun 2006-2010 adalah

sebanyak 174.686 berkas rekam medis yang seharusnya sudah dapat

dimusnahkan, dapat dilihat di tabel 4.1 dan berkas rekam medis yang
 belum dapat di simpan di rak penyimpanan dari tahun 2011-2014 adalah

sebanyak 107.090 berkas rekam medis, dapat dilihat di tabel 4.2.

Tabel 4.1
Berkas Rekam Medis Yang Belum Diretensi

Banyaknya Rekam Isi Rata

Tahun Sub Rak
Medis Rata/Sub Rak

2006 31421 22 1428

2007 37458 23 1628

2008 33848 22 1538

2009 35151 22 1597

2010 36808 23 1600

Jumlah 174.686 112 1500

Sumber : Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi

Tabel 4.2
Berkas Rekam Medis Yang Belum Dapat Disimpan

Tahun Banyaknya Rekam Medis

2011 33511

2012 32521

2013 20808

2014 20250

Jumlah 107.090

Sumber : Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi

Tabel 4.3
Kapasitas Penyimpanan Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Tiap Satu
Subrak
Rak Sub Rak Ideal Isi Rata-
Penyimpanan Penyimpanann Penyimpanan Rata/Sub Rak

Rak 1 10 1200 1475

 Rak 2 10 1200 1455

Rak 3 10 1200 1499

Rak 4 10 1200 1418

Rak 5 10 1200 1437

Rak 6 10 1200 1353

Rak 7 10 1200 1443

Rak 8 10 1200 1398

Rak 9 10 1200 1474

Rak 10 10 1200 1432

Rak 11 10 1200 1499

Rak 12 10 1200 1443

Rak 13 10 1200 1473

Jumlah 18799

Sumber : Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi

3. Faktor yang menghambat Dalam Pelaksanaan Retensi Rekam Medis

Rawat Jalan Guna Menunjang Pemusnahan di Rumah Sakit Mitra

Anugrah Lestari (MAL) Cimahi

Berdasarkan hasil Wawancara di Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari

(MAL) Cimahi faktor yang mempengaruhi dalam pelaksanaan retensi

rekam medis dalam menunjang pemusnahan adalah:

a. Tidak adanya petugas khusus retensi
b. Kurangnya sarana dan prasarana
1) Kurangnya ruangan untuk penyimpanan berkas rekam in aktif
2) Alat scaning
c. Kurangnya sumber daya manusia di instalasi rekam medis

4. Upaya yang dilakukan oleh unit rekam medis Untuk Mengatasi

Permasalahan Pelaksanaan Retensi Rekam Medis Rawat Jalan Guna

Menunjang Pemusnahan
 Berdasarkan hasil wawancara setelah ditemukan beberapa masalah yang

terjadi di instalasi rekam medis, maka upaya yang dilakukan dalam

mengatasi masalah diantaranya adalah:

a. Pihak instalasi rekam medis mengusulkan kepada pihak rumah sakit

untuk menambah sumber daya manusia atau mengoptimalkan yang

ada di instalasi rekam medis.

b. Instalasi Rekam Medis merencanakan untuk membuat jadwal retensi

dan pemusnahan.

D. Pembahasan
Berdasarkan hasil penelitian di atas maka penulis dapat

mengemukakan beberapa hal antara lain:

1. Standar Prosedur Operasional (SPO) di Rumah Sakit Mitra Anugrah

Lestari (MAL) Cimahi

Dengan adanya prosedur retensi berkas rekam medis yang berlaku di

Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi yang tertuang dalam buku

pedoman penyelenggaraan rekam medis Rumah Sakit Umum Mitra

Anugrah Lestari Cimahi berdasarkan No Dokumen 01.03.02.37.09,

Halaman 1/1, Tanggal Terbit 28 Desember 2009, dikeluarkan oleh

Direktur Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi Dr. H. Zakaria

Ansyori, dimana tercantum berkas rekam medis non aktif dipilah oleh

petugas dengan melihat kunjungan terakhir pasien minimal setelah 5

tahun terakhir berobat. Namun pada pelaksanaannya retensi berkas rekam

medis belum sesuai dengan prosedur yang telah di tetapkan. Pada

dasarnya ketentuan yang telah ditetapkan harus dilaksanakan dengan

sebaik-baiknya agar proses pemusnahan tidak terhambat sehingga pada

akhirnya dapat terlaksana dengan tepat waktunya.

2. Pelaksanaan retensi berkas rekam medis di Rumah Sakit Mitra

Anugrah Lestari (MAL) Cimahi

Berdasarkan Standar Prosedur Operasional (SPO) tentang Retensi Berkas

Rekam Medis bahwa berkas rekam medis dipilah oleh petugas dengan

melihat kunjungan terakhir pasien minimal setelah 5 tahun terakhir

berobat. Pada pelaksanaannya proses retensi belum dijalankan karena

tidak adanya petugas khusus yang disiapkan untuk melaksanakan retensi,

sehingga sampai saat ini belum dapat terealisasikan. Hal tersebut dapat

mengakibatkan terhambatnya proses pemusnahan yang berdampak pada

penyimpanan berkas rekam medis dari tahun 2011 sampai dengan 2014

yang belum tersimpan dengan baik karena pada rak penyimpanan berkas

rekam medis rawat jalan masih terdapat berkas rekam medis dari tahun

2006 sampai dengan 2010 yang seharusnya sudah dapat dimusnahkan.

Terlihat dari setiap sub rak penyimpanan isinya terdapat 1500 berkas

rekam medis dengan ukuran rekam medis 15 x 21 cm, jadi jika berkas

rekam medis di rentensi dari tahun 2006 sampai dengan 2010 yang

jumlah rekam medisnya sebanyak 174.686 berkas maka ada kekosongan

sub rak sebanyak 112 sub rak, sedangkan berkas rekam medis yang

belum masuk belum disimpan pada rak penyimpanan dari tahun 2011 –

2014 sebanyak 107.090 berkas rekam medis sehingga dapat disimpan

pada rak penyimpanan sebanyak 71 sub rak dan sisanya yang belum di isi

oleh rekam medis sebanyak 41 sub rak.

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.

269/MENKES/PER/III/2008, diatur mengenai aturan penyusutan

(retensi), pemusnahan dan kerahasiaan berkas rekam medis diatur dalam

 bab IV pasal 8 ayat 1 yaitu rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit

wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun

terhitung dari tanggal terkhir pasien berobat atau dipulangkan. Namun

pada kenyataan dilapangan belum dilaksanakan sesuai dengan aturan. Hal

ini disebabkan karena tidak ada petugas khusus untuk retensi sehingga

mengakibatkan penumpukan berkas rekam medis yang belum diretensi

diruang penyimpanan dan menghambat proses pemusnahan.

3. Faktor yang menghambat dalam pelaksanaan retensi rekam medis

rawat jalan guna menunjang pemusnahan di Rumah Sakit Mitra

Anugrah Lestari (MAL) Cimahi

Berdasarkan prosedur yang telah di tetapkan bahwa rekam medis non

aktif dipilah dengan melihat kunjungan terakhir minimal 5 tahun terakhir

berobat. Namun dalam pelaksanaannya masih belum sesuai, hal ini

disebabkan karena tidak ada petugas khusus untuk melaksanakan retensi

yang seharusnya kegiatan retensi dilakukan setiap hari agar tidak terjadi

penumpukan berkas rekam medis, akan tetapi di Rumah Sakit Mitra

Anugrah Lestari Cimahi belum adanya petugas khusus untuk kegiatan

retensi. Kurangnya ruangan untuk penyimpanan berkas rekam medis in

aktif karena tidak dilakukan proses retensi dan alat scanning sudah ada

tetapi petugas retensi belum menjalankan proses tersebut. Dan kurangnya

sumber daya manusia di instalasi rekam medis yang menghambat proses

retensi sehingga terjadinya penumpukan berkas rekam medis di tempat

penyimpanan berkas rekam medis rawat jalan. Hal tersebut

mengakibatkan pelaksanaan retensi berkas rekam medis rawat jalan guna

menunjang pemusnahan menjadi terhambat.

 4. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan pelaksanaan

retensi rekam medis guna menunjang pemusnahan

Upaya yang dilakukan oleh Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari dalam

mengatasi masalah diantaranya adalah:

a. Untuk mengatasi keterlambatan retensi diperlukan petugas khusus

yang disiapkan dan berkesinambungan dalam melaksanakan retensi.

Pihak instalasi rekam medis mengusulkan kepada pihak rumah sakit

untuk menambah sumber daya manusia yang ada di instalasi rekam

medis, khususnya di bagian retensi agar pelaksanaan berjalan dengan

efektif. Kemudian mengoptimalkan sumber daya manusia yang ada

terhadap ruangan yang telah tersedia untuk merapihkan penumpukan

berkas rekam medis yang acak-acakan antara aktif dan inaktif di

ruangan penyimpanan lakukan pemilihan dan simpan ditempat yang

berbeda, yang inaktif bisa dimusnahkan karena akan mengganggu

terhadap proses pengambilan dan akan menjadi terhambat karena

ruangan yang terbatas.

b. Instalasi rekam medis merencanakan untuk membuat jadwal retensi

agar pelaksanaan retensi dapat dilakukan sesuai dengan jadwal dan

tidak ada lagi penumpukan berkas rekam medis di rak penyimpanan.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan
Dari hasil pembahasan masalah mengenai tinjauan pelaksanaan retensi

berkas rekam medis rawat jalan guna menunjang proses pemusnahan di

Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari (MAL) Cimahi, penulis memberikan

kesimpulan dan saran-saran. Adapun beberapa aspek yang penulis dapat

simpulkan antara lain adalah:

1. Prosedur Retensi berkas rekam medis rawat jalan di Rumah Sakit Umum

Mitra Anugrah Lestari Cimahi standar prosedur operasional (SPO) sudah

ada berdasarkan No Dokumen 01.03.02.37.09, Halaman 1/1, Tanggal

Terbit 28 Desember 2009, dikeluarkan oleh Direktur Rumah Sakit Mitra

Anugrah Lestari Cimahi, walupun dalam pelaksanaannya belum berjalan

sesuai dengan ketentuan yang ada di rumah sakit tersebut.

2. Pada pelaksanaan retensi berkas rekam medis belum berjalan sesuai

dengan Standar Prosedur Operasional, hal tersebut dapat mengakibatkan

terhambatnya proses pemusnahan yang berdampak pada penyimpanan

berkas rekam medis dari tahun 2011 - 2014 yang belum tersimpan dengan

baik karena pada rak penyimpanan masih terdapat berkas rekam medis

dari tahun 2006 – 2010 sebanyak 174.686 yang seharusnya sudah dapat

dimusnahkan.
3. Faktor yang mempengaruhi dalam pelaksanaan retensi berkas rekam

medis yaitu tidak adanya petugas khusus untuk retensi sehingga

menghambat proses pemusnahan, kurangnya ruangan untuk penyimpanan

berkas rekam medis in aktif dan alat scanning sudah ada tetapi petugas

retensi belum menjalankan proses tersebut dan kurangnya sumber daya

manusia di unit rekam medis Rumah Sakit Mitra Anugrah Lestari Cimahi.
4. Upaya yang dilakukan oleh unit rekam medis terhadap pelaksanaan

retensi rekam medis dalam proses pemusnahan yaitu diperlukan petugas

khusus yang disiapkan dalam melaksanakan retensi dan mengoptimalkan

sumber daya manusia yang ada di instalasi rekam medis untuk

 merapihkan penumpukan berkas rekam medis yang acak-acakan antara

aktif dan inaktif diruangan penyimpanan dan merencakan untuk membuat

jadwal retensi dan pemusnahan agar retensi dapat berjalan.

B. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas maka penulis mengajukan beberapa

saran sebagai berikut:

1. Mengadakan sosialisasi tentang Standar Prosedur Operasional (SPO)

retensi berkas rekam medis agar dapat berjalan sesuai dengan prosedur

yang telah ditetapkan ditetapkan.

2. Dibuatnya jadwal retensi dan retensi harus segera dilaksanakan secara

rutin agar tetap menjaga ruang penyimpanan berkas rekam medis dari

penumpukan berkas rekam medis yang masih aktif dengan berkas rekam

medis inaktif.
3. Harus adanya petugas retensi di bagian rekam medis rawat jalan di

Rumah Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi agar proses retensi

terselenggara dengan baik dan juga tidak mengganggu kerja petugas

rekam medis yang lainnya.

4. Jika tidak adanya petugas khusus retensi di unit rekam medis Rumah

Sakit Umum Mitra Anugrah Lestari Cimahi harus dilaksanakan sistem

kerja lembur atau sumber daya manusia yang ada di unit rekam medis

khususnya terhadap ruangan yang telah tersedia untuk merapihkan

penumpukan berkas rekam medis yang berantakan antara aktif dan inaktif

di ruangan penyimpanan, hal ini diperlukan kerjasama yang baik antara

unit yang terkait.

 DAFTAR PUSTAKA

A. Buku
Azwar, Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan. Binarupa Aksara,

Jakarta.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Gramedia Pustaka Utama.

Jakarta.
Green, A Michelle, Bowie, Jo Mary. 2005. Essentials Of Health Information

Management. Thomson. Delmar Learning.

Hariandja, 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Grasindo, Jakarta.
Hatta, G. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana

Pelayanan Kesehatan. Jakarta: UI-Press.

Huffman, Edna K. RRA. 1994. Health Information Management Part 1.

Berwignllionis Psysician Record Company. Australia.

Sugiyono. 2008. Metodologi Penelitian Kuantitatif Kualitatif Dan R & D.

Bandung: Alfabeta.
 Sulistyo – Basuki. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia

Pustaka Utama.
B. Dokumen
Departemen Kesehatan RI. 1995. Surat Edaran Dirjen Yanmed No. Hk.

00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam

Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit. Jakarta:

Departemen Kesehatan RI.

Departemen Kesehatan RI. 2006. Dirjen Yanmed Tentang Pedoman

Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Jakarta:

Departemen Kesehatan RI.

Departemen Kesehatan Republik Indonesia Direktorat Jendral Pelayanan

Medis. 1997. Pedoman Pengolahan Rekam Medis Rumah Sakit di

Indonesia. Revisi I. Jakarta

Peraturan Menteri Kesehatan No.269/MENKES/PER/III/2008, Tentang

Rekam Medis.
Peraturan Menteri Kesehatan No.340/MENKES/PER/III/2010, Tentang

Klasifikasi Rumah Sakit.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata

Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan.

C. Internet
http://www.kamusbesar.com/22059/rawat-jalan diakses tanggal 10 Mei 2015
http://www.kamusbesar.com/17689/proses diakses tanggal 15 Mei 2015
Http//www.Academia.edu/4890241/Modul_Sistem_Informasi_Kesehatan/

10 Mei 2015
 RIWAYAT HIDUP PENULIS

I DATA PRIBADI
NAMA : FITRA NURFITRIANI
TEMPAT TANGGAL LAHIR : BANDUNG, 11 MARET 1994
ALAMAT : KOMP. MARGAHAYU KENCANA
BLOK D13 NO 13
AGAMA : ISLAM

II PENDIDIKAN FORMAL
1999-2000 TK RESTUNA
2000-2006 SDN ANGKASA V
2006-2009 SMPN II MARGAHAYU
2009-2012 SMAN 18 BANDUNG
2012-2015 AKADEMI PEREKAM MEDIS DAN INFORMATIKA
KESEHATAN (APIKES) BANDUNG

III PENDIDIKAN NON FORMAL

2015 TOEFL APIKES

IV PRAKTEK LAPANGAN KERJA

2013 RUMAH SAKIT SANTO BORROMEOUS BANDUNG
2014 RUMAH SAKIT BHAYANGKARA SARTIKA ASIH
BANDUNG
2015 RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CIBABAT CIMAHI