Panduan loket pendaftaran

1. 1. PANDUAN KEGIATAN RUANG PENDAFTARAN DAN REKAM MEDIS

PEMERINTAH KABUPATEN SITUBONDO DINAS KESEHATAN KABUPATEN
SITUBONDO UPTD. PUSKESMAS SITUBONDO TAHUN 2016

2. 2. BAB I PENDAHULUAN A. DEFINISI 1. Front Office Front Office adalah salah

satu tempat yang berada paling depan yang merupakan pintu gerbang utama dari
suatu kantor intansi sehingga mudah diakses oleh pihak luar, baik dalam hal
informasi maupun secara operasional 2. Loket Pendaftaran Loket pendaftaran
adalah Sarana Penyedia Layanan tempat pendataan dan pencatatan data pasien
untuk mendapatkan pelayanan 3. Pasien Pasien adalah setiap orang yang
melakukan konsultasi tentang masalah kesehatannya untuk memperoleh
pelayanan kesehanan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak
langsung kepada dokter, dokter gigi, dan kepada petugas kesehatan lainnya 4.
Identifikasi Pasien Identifikasi Pasien adalah Proses pengumpulan data dan
pencatatan segala keterangan serta bukti bukti dalam penentuan status pasien 5.
Pasien Baru Adalah Pasien datang berkunjung sebagai pengunjung untuk pertama
kalinya, pasien baru dengan nomer regester lama adalah kunjungan pasien untuk
yang pertama kali tetapi salah satu anggota keluarga pasien sudah pernah
melakukan kunjungan ke penyedia layanan 6. Pasien Lama Pasien datang untuk
kunjungan berikutnya, dan sudah tercatat dengan nomer register sebagai
kunjungan lama 7. Pasien Umum Pasien datang berkunjung dengan tanpa adanya
jaminan kesehatan dari badan atau lainnya yang telah menjalin kerja sama dengan
penyedia layanan

3. 3. 8. Pasien dengan Jaminan Kesehatan (JKN) Pasien datang berkunjung dengan

adanya jamiman kesehatan dari badan atau lainnya yang telah menjalin kerja
sama dengan penyedia layanan (Jamkesmas, Askes, Jamkesda, Pemegang Kartu
KIS ) 9. Pasien Khusus Pasien Khusus adalah pasien dengan kereteria tertentu (
Usia > 60 tahun, Disabilitas, Pasien pengobatan TBC, Pasien penderita gangguan
kesehatan jiwa, Pasien Gawat Darurat ) 10. Rekam Medis Adalah berkas yang
berisi catatan atau dokumen tentang identitas pasien, hasil pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada setiap pasien 11.
Kartu Pengenal Pasien Adalah kartu Identitas yang diberikan penyedia layanan
yang berisi tentang data pasien, nomer induk regester yang dimiliki dalam satu
keluarga, daftar nama nama anggota keluarga tertanggung 12. Family Folder
Family Folder adalah arsip Rekam Medis dalam satu keluarga yang dikemas dalam
satu folder dengan satu nomer register induk 13. Individu Folder Individu Folder
adalah arsip satu Rekam Medis yang berdiri sendiri atas nama pasien dengan
nomer register sendiri 14. Kasir Kasir adalah sarana penyelesaian administrasi
keuangan 15. Informasi Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan
tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun
penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam
berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi baik secara elektronik ata upun non-elektronik dengan tujuan agar
mereka mengetahui atau memahaminya. 16. Penyampaian Informasi
Penyampaian informasi adalah proses pemberian pengetahuan mengenai tatacara
pendaftaran pasien kepada pasien dan / atau keluarga pasien oleh petugas
pendaftaran untuk mendapatkan pelayanan kesehatan
4. 4. 17. Hak Hak adalah kekuasaan atau wewenang yang dimiliki seseorang untuk
mendapatkan atau memutuskan berbuat sesuatu 18. Hak Pasien Hak pasien
adalah hak-hak pribadi yang dimiliki manusia sebagai pasien 19. Kewajiban
Kewajiban adalah sesuatu yang harus diperbuat atau harus dilakukan oleh
seseorang 20. Kewajiban Pasien Kewajiban Pasien adalah sesuatu yang harus
diperbuat atau harus dilakukan oleh seseorang Pasien 21. Alur Pendaftran Alur
Pendaftaran adalah tata urutan tata cara yang harus dilalui pasien dalam hal
melakukan pendaftran 22. Alur Pelayanan Alur Pelayanan adalah tata urutan tata
cara yang harus dilalui pasien secara keseluruhan bagi pasien untuk memperoleh
pelayanan 23. SOP ( Standar Operasional Prosedur) SOP adalah suatu intruksi
atau perintah kerja atau tata cara yang teperinci dan tetulis yang harus diikuti demi
mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan

5. 5. BAB II RUANG LINGKUP PELAYANAN Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah
pelayanan klinis yang ada di Puskesmas situbono, meliputi 1. Identifikasi Pasien 2.
Pendataan Pasien 3. Pembuatan Kartu Rekam Medis Baru 4. Pencarian Kartu
Rekam Medis lama 5. Distribusi Kartu Rekam Medis ke Poli 6. Penyampaian
Informasi Hak dan Kewajiban Pasien 7. Penyampaian Informasi Lainnya 8.
Pencatan dan Pelaporan 9. Penyimpanan Kembali kartu Rekam Medis

6. 6. BAB III TATALAKSANA PELAYANAN A. Proses Pendaftaran Pasien 1. Petugas

Loket di Front Office menerima Kedatangan Pasien 2. Petugas Loket di Front
Office melakukan identifikasi pasien - Petugas Loket di Front Office menanyakan
Nama, Alamat tempat tinggal, tanggal lahir, susunan anggota keluarga - Petugas
Loket di Front Office menyakan KTP / Kartu Pengenal yang dimiliki pasien -
Petugas Loket di Front Office menanyakan kartu kepesertaan jaminan kesehatan (
JKN, KIS, ASKES, Jamkeda ) 3. Jika pasien baru, maka Petugas Loket di Front
Office melakukan pendataan pasien baru dan memberikan nomer antrian 4. Jika
pasien lama, maka Petugas Loket di Front Office memberikan nomer antrian
pendaftaran, warna Putih untuk BP/Poli Umum, warna Merah untuk Poli Gigi,
warna Kuning untuk Poli KIA/KB, kecuali Pasien usia lanjut dan pasien dengan
kreteria tertentu (Khusus) akan diberikan kartu warna Hijau 5. Petugas Loket di
Front Office mempersilahkan pasien untuk meletakkan nomer antrian pada
keranjang sesuai dengan warna kartu 6. Petugas Loket Pendaftaran pendaftaran
mendahulukan pasien pemegang kartu Hijau dan pasien gawat darurat 7. Petugas
Loket Pendaftaran mempersilahkan pasien untuk menunggu di ruang tunggu 8.
Petugas Loket pendaftaran membuat kartu rekam medis baru untuk pasien baru
Pencatatan data pasien pada Kartu Rekam Medis baru meliputi - Nama Pasien -
Nama KK - Alamat Tempat Tinggal - No. Register Kunjungan

7. 7. 9. Petugas Loket Pendaftaran membuat Kartu Pengenal Pasien baru yang berisi
: - Nama Unit Pelayanan - Nama Kepala Keluarga - Tanggal lahir / Umum KK -
Nomer Regester Kunjungan ( Famili Folder ) - Nama Pasien dalam daftar nama
anggota keluarga 10. Jika pasien lama, maka Petugas Loket Pendaftaran mencari
dan mengambil Kartu Rekam medis milik pasien sesuai dengan nomer regester
yang dimiliki pasien, adapun prosesnya adalah : - Pencarian rekam medis pasien
berdasarkan Alamat, Nama KK, No. Urut - Buka aplikasi Ofice Exel data rekam
medis Pasien Puskesmas Situbondo - Buka desa / alamat pasien yang tercatat
pertama kali - Searcing Nomer regester pasien pada aplikasi - Nomer rak rekam
medis terdeteksi ( dalam Family Folder ) - Petugas mengambil kartu rekam medis
sesuai dengan nama Pasien 11. Petugas Loket Pendaftran mencatat Kartu Rekam
Medis yang didistribusikan ke Poli yang dituju pada buku catatan akses Rekam
Medis 12. Petugas Loket Pendaftaran membubuhkan tanggal kunjungan dan
nomer panggilan untuk poli yang dituju 13. Petugas Loket Pendaftaran
mengembalikan KTP / Kartu Pengenal Pasien / Kartu Kepesertaan Jaminan
Kesehatan (JKN) berobat milik pasien 14. Petugas Loket Pendaftaran
menginformasikan pada pasien untuk menunggu panggilan dari poli yang dituju 15.
 Petugas Loket Pendaftaran mendistribusikan Kartu Rekam medis kepada poli yang
dituju B. Proses Penyampaian Informasi Hak dan Kewajiban Pasien 1. Petugas
Loket memperkenalkan diri kepada pasien 2. Petugas Loket mengutarakan
maksud dan tujuan kegiatan 3. Petugas Loket membagikan leaflet tentang hak dan
kewajiban kepada pasien 4. Petugas Loket menjelaskan tentang isi leaflet 5.
Petugas Loket memberi waktu dan kesempatan kepada pasien untuk bertanya
apabila ada yang kurang jelas atau kurang dimengerti

8. 8. 6. Petugas Loket menjelaskan atas pertanyaan pasien tentang hak dan

kewajiban sebagai pasien 7. Petugas Loket menutup kegiatan 8. Hak Hak Pasien -
Pasien berhak memperoleh informasi mengenai tata tertib dan peraturan yang
berlaku di puskesmas - Pasien berhak atas pelayanan yang manusiawi, adil dan
jujur. - Pasien berhak memperoleh pelayanan medis yang bermutu sesuai dengan
standar profesi kedokteran / kedokteran gigi dan tanpa diskriminasi . - Pasien
berhak memperoleh asuhan keperawatan dengan standar profesi keperawatan -
Pasien tidak diperkenankan memilih dokter dan paramedis sesuai dengan
keinginannya karena keterbatasan tenaga medis yang ada di puskesmas. - Pasien
berhak atas “privacy” dan kerahasiaan penyakit yang diderita termasuk data-data
medisnya. - Pasien berhak mendapat informasi yang meliputi :  penyakit yang
diderita tindakan medik apa yang hendak dilakukan  kemungkinan penyakit
sebagai akibat tindakan tsb sebut dan tindakan untuk mengatasinya  alternatif
terapi lainnya  prognosanva.  perkiraan biaya pengobatan - Pasien berhak
menyetujui/memberikan izin atas tindakan yang akan dilakukan oleh dokter
sehubungan dengan penyakit yang dideritanya - Pasien berhak menolak tindakan
yang hendak dilakukan terhadap dirinya dan mengakhiri pengobatan serta
perawatan atas tanggung jawab sendiri setelah memperoleh informasi yang jelas
tentang penyakitnya. - Pasien berhak atas keamanan dan keselamatan dirinya
selama dalam perawatan dan pengobatan di puskesmas - Pasien berhak
mengajukan usul, saran, perbaikan dan keluhan atas perlakuan pihak puskesmas
terhadap dirinya. 9. Kewajiban Pasien - Pasien berkewajiban membawa KTP,
Kartu pengenal pasien, Kartu kepesertaan JKN, serta menyerahkan Foto copy
KSK bagi pasien yang melakukan pendaftaran untuk pertama kalinya. - Pasien dan
keluarga pasien berkewajiban untuk mentaati segala peraturan dan tata tertib yang
ada di puskesmas

9. 9. - Pasien berkewajiban mengikuti alur pendaftaran serta alur pelayanan yang

berlaku di puskesmas - Pasien berkewajiban untuk mematuhi segala instruksi
dokter, perawat,dan bidan dalam menjalani pengobatan. - Pasien berkewajiban
memberikan informasi dengan jujur dan selengkapnya tentang penyakit yang
diderita kepada dokter yang merawat. - Pasien dan atau penanggungnya
berkewajiban untuk melunasi semua biaya tindakan yang diterimanya sesuai
dengan peraturan yang berlaku, kecuali peserta JKN yang terdaftar di Faskes
Puskesmas Situbondo C. Proses Penyampaian Informasi lainya Proses
Penyampaian Informasi lainnya di loket adalah sebagai berikut : 1. Petugas Loket
menemui pasien yang datang ke Puskesmas. 2. Petugas Loket menanyakan
maksud dan tujuan pasien datang ke Puskesmas. 3. Petugas Loket
menayakan/mendengarkan keluhan atau kesulitan pasien 4. Petugas
menyampaikan informasi secara lengkap dan runtut sesuai dengan apa yang
dibutuhkan pasien dengan menggunakan bahasa sesederhana mungkin dan
kalimat yang efektif, sehingga mudah diterima dan dipahami pasien. D. Proses
Pencatatan dan Pelaporan kunjungan Proses Pencatatan dan Pelaporan
Kunjungan Pasien adalah sebagai berikut : a. Petugas dari Unit Layanan Klinis
mengembalikan Kartu Reka Medis b. Petugas Loket Pendaftaran melakukan
pemeriksaan kelengkapan isi dari Kartu Rekam Medis c. Petugas Loket
Pendaftaran Melakukan perhitungan jumlah Kartu Rekam Medis yang keluar harus
sama Kartu Rekam Medis yang kembali d. Petugas Loket Pendaftaran melakukan
 pencatatan kunjungan pasien berdasarkan jenis kunjungan dan jenis pasien pada
buku regester kunjungan pada hari yang sama

10. 10. E. Proses Penyimpanan Kembali Kartu Rekam Medis Proses penyimpanan
kembali Kartu Rekam Medis adalah sebagai berikut : a. Petugas Loket Pendaftaran
mengelompokkan menurut Alamat desa / kelurahan Pasien yang tercatat pertama
kali, Nama Inisial KK, dan nomer urut ( sesuai kode ) b. Petugas Loket Pendaftaran
menata kembali Kartu Rekam medis ( Individu Folder ) pada Family Folder sesuai
dengan kode yang tertera

11. 11. BAB IV DOKUMENTASI 1. Nomer urut antrian - Warna putih untuk poli
BP/Umum - Warna Kuning untuk poli KIA/KB - Warna Merah untuk Poli Gigi -
Warna Hijau untuk pasien khusus 2. Kartu rekam medis 3. Kartu pengenal pasien
4. Buku Pencatatan Keluhan / Komplin Pasien 5. Buku Tindak Lanjut Komplin /
Keluhan pasien / Pencatatan Penyampaian Informasi 6. Buku Pencatatan Akses
Keluar Kartu Rekam Medis 7. Buku Pencatatan Kelengkapan Isi Rekam Medis 8.
Buku Pencatatan Waktu Pengambilan Rekam Medis 9. Register Kunjungan 10.
Format laporan

12. 12. BAB V PENUTUP Demikian panduan penyelenggaraan pelayanan di

pelayanan loket ini di buat sebagai acuan pelayanan bagi petugas di puskesmas
Tempeh. Mudah-mudahan dengan adanya pedoman pelayanan ini, dapat lebih
memudahkan semua pihak yang terkait dengan penyelenggaraan kegiatan dan
pelayanan internal maupun eksternal

13. 13. LAMPIRAN ( Foto / Dokumentasi ) 1. Nomer urut antrian 2. Kartu rekam medis
3. Kartu pengenal pasien 4. Buku Pencatatan 5. Register Kunjungan 6. Format
laporan