BAB III

TINJAUAN KHUSUS APOTEK

3.1 Lokasi dan Bangunan Apotek Kimia Farma 356 Bandung

Apotek Kimia Farma 356 berlokasi di Jalan K.H Ahmad Dahlan No 96
Bandung. Apotek ini berada di lokasi yang sangat strategis, dikarenakan
lokasinya terletak di tepi jalan yang mudah dilihat dan diakses menggunakan
kendaraan umum/pribadi. Di sekitar lingkungan apotek terdapat pemukiman
penduduk yang cukup padat, sekolah, beberapa kantor, hotel, daerah
penjualan buku, ATM dan perguruan tinggi. Di depan apotek terdapat fasilitas
kesehatan yaitu Rumah Sakit Muhammadiyah Bandung

16
yang memungkinkan pasien bisa langsung datang membeli dengan mudah.
Selain itu, apotek juga dikelilingi oleh beberapa fasilitas kesehatan seperti
praktek dokter mandiri yang bisa meningkatkan omzet/penjualan.

Bangunan apotek terdiri dari 2 lantai yang dilengkapi dengan

pendingin ruangan. Terdiri dari ruang pelayanan, swalayan farmasi,ruang
peracikan, rak penjualan alat kesehatan, ruang administrasi, ruang tunggu
yang dilengkapi televisi, mushala, toilet , ruang praktek dokter yang
meliputi dokter umum dan terapi avasin yang berada dilantai satu serta
dokter gigi yang berada dilantai dua.

a. Ruang Pelayanan
Ruang pelayanan terdiri dari kasir, penerimaaan resep dan
penyerahan obat yang dibatasi oleh meja panjang. Kasir digunakan
sebagai transaksi keuangan. Penerimaan resep digunakan untuk
menerima resep dari pasien sedangkan ruang penyerahan obat
digunakan ruang konseling oleh apoteker kepada pasien agar
komunikasi dan pemberian informasi tidak mengalami kendala.

b. Swalayan Farmasi dan Alat-alat Kesehatan

Swalayan farmasi menyediakan barang-barang yang diatur
sedemikian rupa sehingga bisa langsung terlihat saat konsumen memasuki
area bangunan apotek (merchandising). Barang-barang yang ditawarkan
oleh swalayan farmasi antara lain kosmetika, alat kesehatan, obat-obat
topikal (balsem dan salep), produk minyak dan aroma terapi, obat OTC
(Over The Counter) yang mencakup obat bebas dan obat bebas terbatas,
obat tradisional, madu, produk susu dan gizi (milk nutrition), produk
perawatan bayi (baby care), tissue dan pembalut, alat kontrasepsi,
multivitamin, suplemen makanan (food suplemen), perawatan diri,
Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga (PKRT), dan

17
 perlengkapan P3K. Kegiatan swalayan atau sering disebut self service
dibantu oleh SPG (Sales Promotion Girls).

c. Ruang Peracikan
Ruang peracikan adalah ruangan yang terletak dibagian belakang
dekat penyimpanan obat-obat khusus. Ruangan ini merupakan tempat
dilakukannya penyiapan dan peracikan obat yang dilengkapi dengan
fasilitas seperti timbangan, peralatan meracik seperti mortir dan
stemper, blender, gelas ukur, kertas perkamen, spatel, pipet tetes, lap,
tissu, alkohol, lemari penyimpanan pot salep dan cangkang kapsul dan
alat untuk peracikan lainnya.

d. Ruang Tunggu
Ruang tunggu apotek dimaksudkan untuk memberikan kenyamanan
bagi pelanggan yang menunggu penyiapan perbekalan farmasi oleh
petugas, yang ditunjang dengan kursi tunggu yang nyaman, pendingin
ruangan, serta adanya televisi sebagai fasilitas hiburan bagi pasien.

e. Ruang Praktek Dokter

Ruang praktek dokter berada pada lantai 1 dan lantai 2, dimana
praktek dokter yang terdapat di Apotek Kimia Farma 356 diantaranya
terdapat dokter umum avasinolog yang berada di lantai 1 dan dokter
gigi di lantai 2.

f. Ruang Penyimpanan obat

Penyimpanan obat disimpan secara alfabetis kelas terapi seperti
antibiotik, antijamur, anti virus, generik, sistem pencernaan, anti
hipertensi, anti hiperlipidemia, anti diabetes, hormon, analgesik dan
antipiretik, vitamin dan golongan dermatologi, serta berdasarkan bentuk
sediaan, yaitu tablet dan kapsul,sediaan injeksi yaitu ampul dan vial,
sediaan cair yaitu sirup, suspensi, emulsi, sediaan topikal yaitu krim,
salep, dan gel, sediaan tetes mata, dan salep mata, oral drop, serta tetes

18
 telinga. Obat-obatan narkotika dan psikotropika disimpan dalam lemari
khusus menggunakan sistem penguncian double lock, dan tidak terlihat
pelanggan.

g. Ruang Administrasi
Ruangan yang dilengkapi oleh komputer untuk membuat Surat
Pesanan,Bon Permintaan Barang Apotek,serta mengimput barang yang
dikirim oleh distributor.
h. Ruangan Lainnya
Ruang yang terdiri dari toilet dan mushala.

3.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi apotek Kimia Farma berpedoman pada ketentuan yang
telah ditetapkan oleh PT. Kimia Farma (Persero) Tbk. Secara umum, struktur
organisasi di semua Apotek Kima Farma sama, namun masingmasing
apoteker pengelola apotek (APA) memiliki wewenang untuk menyesuaikan
struktur organisasi dengan kondisi dan sarana yang dimiliki.
Apotek Kimia Farma 356 merupakan apotek pelayanan yang memiliki
waktu pelayanan ± 15jam. Waktu operasional apotek Kimia Farma 356
buka setiap hari Senin-Minggu. Untuk hari Senin-Jumat buka pada pukul
07.00-22.00 WIB kecuali untuk hari Sabtu, Minggu dan libur Nasional
buka pada pukul 07.00-21.00 WIB.
Apotek Kimia Farma 356 dipimpin oleh seorang APA yang dibantu
oleh 1 apoteker pendamping, dan 3 orang asisten apoteker. Semua
karyawan di apotek bertanggung jawab sepenuhnya kepada APA.
Sedangkan APA bertanggung jawab pada BM atas semua kegiatan
kefarmasian yang dilakukan di apotek. Untuk efisiensi dan efektivitas
kerja, ditetapkan pembagian tugas dan tanggung jawab di setiap bagian,
sebagai berikut : A. Apotek Pengelola Apotek

19
 Apoteker pengelola apotek bertanggung jawab terhadap semua
kegiatan yang terjadi di apotek, baik di bidang teknis kefarmasian,
administrasi, maupun bidang ketenagakerjaan.

Tugas dan tanggung jawab apoteker pengelola apotek adalah :

1. Memimpin seluruh kegiatan apotek dan bertanggung jawab
terhadap pengembangan serta kelangsungan hidup apotek .
2. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP)
sesuai dengan target yang akan dicapai, kebutuhan sarana,
personalia dan anggaran dana, yang dibutuhkan serta
mengusahakan kebijaksanaan dan strategi kerja agar program yang
telah ditetapkan dapat terlaksana dengan baik.
3. Memberikan pelayanan kefarmasian kepada masyarakat, melaui
pelayanan teknis farmasi dan informasi.
4. Mengelola, melaksanakan, dan mengawasi administrasi yang
meliputi administrasi-administrasi umum, kefarmasian, keuangan,
dan personalia.
5. Menguasai dan melaksanakan peraturan perundang-undangan
farmasi yang berlaku, seperti pelaporan bulanan narkotika.
6. Melakukan kegiatan pengembangan dengan jalan mengikuti dan
merencanakan usaha pengembangan apotek, meningkatkan
pelaksanaan dan kegiatan usaha di bidang manajemen apotek.
7. Membuat laporan dan memberikan data kegiatan apotek kepada
BM Bandung.
B. Apoteker Pendamping
Apoteker pendamping yaitu apoteker yang bekerja di apotek di
samping APA dan/atau menggantikan pada jam-jam tertentu pada hari
buka apotek, melakukan penyerahan obat disertai semua penjelasan
mengenai terapi yang diberikan oleh dokter kepada pasien sehingga
tercapai hasil terapi yang optimal, seperti nama obat, kegunaan atau
khasiat obat, cara pemakaian dan interval penggunaan obat, efek

20
 samping yang mungkin terjadi, makanan, minuman dan aktivitas yang
harus dihindari selama penggunaan obat, cara penyimpanan obat,
interaksi obat baik dengan obat lain, maupun interaksi obat dengan
beberapa penyakit tertentu, serta informasi obat dengan cara
pemberian khusus. Apotek ini mempunyai satu orang Apoteker
Pendamping yang melaksanakan pekerjaan kefarmasiannya sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan.
C. Tenaga Teknis Kefarmasian
Dalam melaksanakan kegiatan di Apotek TTK bertanggung jawab
langsung kepada APA. Tugas dan tanggung jawab dari seorang tenaga
teknis kefarmasian meliputi :
1. Menyiapkan permintaan resep (menimbang, meracik, dan
mengemas etiket) sesuai permintaan resep.
2. Memeriksa kebenaran obat sebelum diserahkan kepada pasien
meliputi bentuk sediaan, jumlah obat, nama, nomor resep dan cara
pemakaian obat.
3. Membuat kuitansi dan salinan resep (copy resep) untuk obat yang
perlu diulang, obat yang baru diserahkan sebagian, obat yang
belum diserahkan atas permintaan pasien.
4. Memberikan harga pada setiap resep dokter yang masuk
5. Mengontrol persediaan obat di ruang racik’
6. Mengisi buku defekta bila persediaan obat sudah hampir habis
7. Menyerahkan obat dan perbekalan farmasi lainnya kepada pasien
dan memberikan informasi lain yang diperlukan.
8. Pada keadaan darurat dapat menggantikan pekerjaan kasir,
melayani penjualan obat bebas dan menggantikan juru resep.
9. Mencatat barang yang masuk dan keluar berdasarkan kartu stok
10. Turut berpartisipasi dalam pelaksanaan dan sanitasi atau
kebersihan di ruang peracikan.

21
3.3 Tugas dan Tanggung Jawab Personalia Apotek
a. Apoteker Pengelola Apotek
Apotek Kimia Farmas dipimpin oleh seorang apoteker yang telah memenuhi

syarat sesuai dengan ketentuan yang berlaku, yaitu memiliki surat izin kerja dan

telah mengucap sumpah. Apoteker Penggelola Apotek (APA) bertanggung jawab

penuh terhadap kegiatan di apoteknya serta bertanggung jawab langsung kepada

BM Jaya II Kimia Farmas. APA harus menguasai manajemen, yaitu perencanaan,

koordinasi, kepemimpinan dan pengawasan disamping kemampuan di bidang

farmasi, baik teknis maupun non teknis.

APA mempunyai tugas sebagai berikut:

1) Mengkoordinasikan pelaksaan fungsi profesi kefarmasian di apotek dengan

memberikan bimbingan bagi seluruh sumber daya sesuai dengan profesinya,

untuk memastikan bahwa APA dapat bekerja mengelola apotek sesuai dengan

profesinya sebagai apoteker.

2) Mengelola dan mengawasi kegiatan operasional layanan farmasi di apotek

yang menjadi tanggungjawab dalam ha pelayanan, untuk memastikan

pencapaian kinerja apotek dalam hal pelayanan (tidak ada kesalahan obat dan

keluhan pelanggan).

3) Memberikan pengarahan dan mengidentifikasi potensi seluruh Sumber Daya

Manusia (SDM) dalam kegiatan operasional apotek dibawah tanggung

jawabnya, untuk memastikasn seluruh karyawan dapat bekerja secara optimal

 sesuai dengan potensi dan tugasnya masing-masing sehingga target apotek
pelayanan tercapai.
4) Melakukan dan mengawasi pelaksanaan pemberian layanan swamedikasi
sesuai dengan profesinya, untuk mempertahankan citra baik perusahaan dan
loyalitas pelanggan.
5) Memberikan pelatihan kepada seluruh SDM sesuai dengan kebutuhan di
apotek, untuk mendukung terciptanya sumber daya manusia yang memiliki
kualitas yang baik.
6) Melakukan validasi penjualan dan stock opname untuk memastikasn sistem
informasi berjalan dengan baik.

3.4 Pengelolaan Apotek Kimia Farma 356 Bandung

Pengelolaan perbekalan farmasi meliputi perencanaan, pengadaan,
penerimaan, pendistribusian dan penyimpanan. Sediaan farmasi meliputi
obat, bahan obat, obat tradisional, alat kesehatan dan kosmetik. Tujuan
pengelolaan perbekalan adalah untuk menjaga dan menjamin ketersediaan
barang di apotek sehingga tidak terjadi kekosongan barang.
Sebagai apotek pelayanan, kegiatan Apotek Kimia Farma 356 berpusat
pada pelayanan permintaan obat, baik dalam bentuk obat-obatan resep,
Usaha Penyembuhan Diri Sendiri (UPDS) maupun pembelian obat bebas.
Sedangkan kegiatan yang berhubungan dengan administrasi seperti
pembelian barang, pembayaran hutang, penagihan piutang dan lainnya
dilakukan oleh Bisnis Manajer Bandung.

3.4.1 Perencanaan
Berdasarkan Permenkes No 73 tahun 2016 tentang perubahan
atas peraturan menteri kesehatan nomor 35 tahun 2016 tentang
standar pelayanan kefarmasian di apotek, perencanaan dilakukan
untuk menjamin tersedianya sediaan farmasi berdasarkan pola
penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat.
Apotek Kimia Farma 356 Banteng melakukan perencanaan
pengadaan barang berdasarkan pola konsumsi, pola penyakit, dan
analisis pareto.
a. Perencanaan pengadaan berdasarkan buku defekta dan buku
penolakan yang berisi nama-nama jenis obat yang telah
mencapai stok minimal, tidak terlayani dan barang sudah habis.
b. Perencanaan sesuai dengan pola penyakit yang dilakukan di
Kimia Farma 356 dilihat dari resep yang masuk, permintaan
pasien dan jenis penyakit yang sering terjadi.
c. Pola konsumsi yaitu perencanaan sesuai hasil analisis data
konsumsi atau data penjualan obat pada periode sebelumnya
yang dapat dilihat dari transaksi resep, upds dan HV yang
masuk setiap hari.

22
 d. Analisis Pareto merupakan analisis yang menggunakan
pengelompokan berdasarkan nilai barang yang dihasilkan,
yaitu daftar barang yang disusun mulai dari barang yang
memberikan konstribusi nilai tertinggi hingga nilai terendah.

Adapun pengelompokan tersebut adalah :

i. Pareto A : sebanyak 15-20% dari jumlah barang yang terjual
bernilai 80% dari omzet penjualan. Produk pareto A wajib
dipesan, tidak boleh datang terlambat, serta harus selalu
dipantau jangan sampai stoknya hilang atau kosong.
ii. Pareto B : sebanyak 20-25% dari jumlah jenis barang yang
terjual bernilai 15% dari omzet penjualan.
iii. Pareto C : sebanyak 50-60% dari jumlah jenis barang yang
terjual bernilai 5% dari omzet penjualan. Pareto C ini memiliki
kontribusi yang kecil terhadap omzet, maka dari itu pada proses
pengadaan, pareto A dan B selalu dipriotitaskan terlebih dahulu.
Keuntungan dengan menggunakan analisis pareto adalah
perputaran lebih cepat sehingga modal dan keuntungan tidak terlalu
lama berwujud barang, namun dapat segera berwujud uang,
mengurangi resiko penumpukan barang, mencegah terjadinya
kekosongan barang yang bersifat dan meminimalkan penolakan
resep.

3.4.2 Pengadaan dan Pemesanan Perbekalan Farmasi

Pengadaan merupakan suatu proses kegiatan yang bertujuan
menjamin tersedianya sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan
dengan jumlah dan jenis yang cukup sesuai dengan kebutuhan
pelayanan. Perbekalan farmasi yang dimaksud mencakup obat,
bahan obat, obat tradisional, kosmetik, dan alat penunjang
kesehatan. Pengadaan barang baik obat maupun perbekalan
kesehatan lainnya dilakukan melalui BM. Permintaan barang

23
dilakukan dengan cara membuat Bon Permintaan Barang Apotek
(BPBA) yang dibuat satu kali dalam satu minggu oleh apoteker
atau asisten apoteker (untuk sediaan farmasi yang bukan golongan
narkotika, dan Psikotropika). BPBA dibuat berdasarkan buku
defekta, pola penyakit, pola konsumsi dan analisis pareto. BPBA
kemudian divalidasi oleh apoteker dan dikirim melalui email ke
BM. Pemesanan obat Narkotika, Psikotropika, dan prekursor akan
dipesan langsung oleh setiap apotek kepada PBF.
Kemudian BM akan merekapitulasi BPBA dari setiap apotek
menjadi Surat Pesanan (SP). BM akan membuat SP ke Pedagang
Besar Farmasi (PBF) yang telah dipilih oleh bagian pembelian dari
daftar pemasok. Pedagang Besar Farmasi kemudian akan
mengirimkan barang-barang yang dipesan ke Apotek dan Surat
Pesanan (SP) akan diberikan langsung saat diapotek.
Dalam melakukan pemesanan perbekalan farmasi, PBF atau
distributor yang dipilih adalah distributor yang resmi dengan
tujuan supaya terhindar dari pemalsuan obat. Pengadaan
perbekalan farmasi dilakukan melalui pemesanan kepada pedagang
besar Farmasi (PBF) yang menjalin Ikatan Kerja Sama (IKS),
dengan apotek Kimia Farma.
Untuk pemesanan kebutuhan yang mendesak, misalnya jika
obat atau perbekalan farmasi dibutuhkan mendadak dan harus
segera dipenuhi tetapi tidak ada persediaan di apotek, maka dapat
dibuat BPBA cito. Akan tetapi, hal ini tetap harus
dikomunikasikan dengan pihak BM. Khususnya untuk pengadaan
sediaan narkotika dan psikotropika.
Untuk obat yang termasuk ke dalam golongan narkotika dan
psikotropika, pengadaan menggunakan surat pesanan (SP) khusus
dan harus dibuat langsung oleh apotek yang bersangkutan.
Pemesanan obat golongan narkotika, digunakan surat pesanan
dibuat sebanyak 4 rangkap yang harus ditandatangani oleh APA
dengan mencantumkan nama, nomor SIPA dan stempel apotek.

24
 Untuk 1 surat pesanan berlaku untuk 1 jenis obat narkotika saja.
Selain itu pembeliannya hanya boleh ke Distributor Kimia Farma
yang bertindak sebagai distributor tunggal yang ditunjuk
pemerintah. Untuk pembelian obat golongan psikotropika,
dilakukan dengan cara yang sama, tetapi untuk 1 surat pesanan
boleh berisi beberapa jenis psikotropika dan pemesanannnya dapat
dilakukan ke PBF yang menyediakan obat tersebut.
Pengadaan obat mengandung prekursor menggunakan Surat
Pesanan khusus. SP harus asli dan dibuat salinan sebagai arsip,
ditandatangani oleh Apoteker Penanggung Jawab apotek dengan
mencantumkan nama lengkap dan nomor SIPA, nomor dan tanggal
SP,dan kejelasan identitas pemesan (antara lain nama dan alamat
jelas, nomor telepon/faksimil, nomor izin dan stempel),
mencantumkan nama dan alamat industri farmasi/Pedagang Besar
Farmasi dan tujuan pemesanan. Pemesanan antar apotek
diperbolehkan dalam keadaan mendesak misalnya pemesanan
sejumlah obat yang dibutuhkan untuk memenuhi kekurangan
jumlah obat yang diresepkan, mencantumkan nama obat
mengandung prekursor, jumlah, bentuk dan kekuatan sediaan, isi
dan jenis sediaan. Diberi nomor urut tercetak dan tanggal penulisan
yang jelas.
Kegiatan pembelian obat dan perbekalan kesehatan di Apotek
Kimia Farma 356 dikelompokkan menjadi : a. Pembelian rutin
Pengadaan rutin adalah pengadaan yang sudah terjadwal oleh
Apotek Kimia Farma, yaitu 1 minggu sekali untuk Pareto A, 2
minggu sekali untuk Pareto B dan 1 bulan sekali untuk Pareto
C.
b. Pembelian Non Rutin
i.Dropping
Droppingadalah penyerahan obat dan atau perbekalan farmasi
yangdilakukan antar apotek Kimia Farma atau apotek Kimia
Farma dengan AP3 dan sebaliknya dalam satu wilayah unit
AP3

25
 menggunakan Faktur. Dropping dilakukan jika barang yang
diminta tidak tersedia dalam persediaan apotek, untuk
menghindari penolakan resep obat.

ii. Konsinyasi
Konsinyasi adalah suatu bentuk kerjasama antara Apotek
Kimia Farma dengan suatu distributor maupun perusahaan
untuk menitipkan produknya, pembayaran produk konsinyasi
dilakukan ketika barang tersebut telah laku terjual. Bentuk
kerjasama konsinyasi hanya dapat dilakukan di AP3 Bandung.
Setiap periode tertentu, supplier akan memeriksa dan
melakukan penagihan untuk barang-barang sudah terjual.
Contoh barang barang konsinyasi ini adalah alat alat kesehatan,
suplemen, obat baru dan lain sebagainya
iii. Pembelian Mendesak
Pembelian mendesak dilakukan jika barang yang diminta tidak
ada dalam persediaan di AP3 dan juga tidak ada di Apotek
Kimia Farma lainnya. Untuk menghindari penolakan obat atau
resep, maka pembelian obat yang mendesak dapat dilakukan ke
Apotek selain Kimia Farma. Bon pembelian kemudian didata
lalu dilaporkan ke AP3.
iv. Pembelian CITO
Pemesanan cito adalah pemesanan yang dilakukan segera.
Pemesanan secara cito dilakukan karena tidak ada barang yang
bisa didropping dari Apotek Kimia Farma lainnya, AP3
kosong, barang mendekati ROP, terjadi peningkatan penjualan
sehingga stok menipis, serta adanya utang pasien.

3.4.3 Penerimaan Barang

Barang yang diantarkan oleh PBF, diterima oleh bagian
penerimaan barang untuk selanjutnya diperiksa kesesuaian barang
yang diterima dengan surat pesanan. Hal-hal yang diperiksa

26
 diantaranya tujuan pengiriman, jenis, jumlah, kualitas dan
kadaluarsa. Setelah barang yang diperiksa sesuai dengan surat
pesanan, faktur akan diberikan cap. Barang yang datang didata dan
dimasukkan ke dalam kartu stok. Apabila barang yang diterima
tidak sesuai dengan surat pesanan, maka bagian penerimaan barang
akan membuat nota pengembalian barang (retur) untuk kemudian
barang yang tidak sesuai akan dikembalikan ke distributor dan
ditukar dengan barang yang sesuai pesanan.
Selanjutnya data administrasi barang yang diterima dimasukkan
ke dalam komputer, melalui administrasi penerimaan barang yang
terintegrasi dalam program KIS. Data yang dimasukkan antara lain
nomor urut, nama barang, kemasan, jumlah, harga, dan diskon.

3.4.4 Penyimpanan Barang

Perbekalan farmasi yang telah diterima, selanjutnya disimpan
sesuai dengan tempatnya. Untuk obat bebas dan obat bebas
terbatas, penyimpanan disusun pada gondola yang ada di swalayan
farmasi. Ada 4 island gondola yang letaknya di tengah swalayan
yaitu vitamin & mineral, snack, oral care dan medicine. Selain
island gondola, di sudut swalayan terdapat wall gondola yang
menyimpan produk susu, wellness, dan produk bayi. Di depan
counter penerimaan resep terdapat pula end gondola untuk
menyimpan produk yang biasanya menjadi fokus untuk ditawarkan
kepada konsumen seperti produk langsung dari Kimia Farma,
permen, dll. Penataan swalayan ini disebut merchandising yang
bertujuan agar barang mudah dilihat dan tampak menarik.
Untuk obat ethical penyimpanan barang diletakkan pada lemari
obat yang berada tepat di belakang counter penerimaan resep. Hal
ini bertujuan untuk memudahkan pengambilan obat. Lemari obat
dibuat bisa berputar 3600, dan mampu menyimpan di 2 (dua) sisi
berbeda. Tujuannya, agar lemari bisa menampung banyak jenis
obat, sehingga pemakaian ruangan menjadi efisisen dan dapat

27
mempermudah proses penyiapan dan pembuatan obat, dikarenakan
jenis obat-obatan ethical memiliki merek yang sangat banyak
jumlahnya. Jika tidak cukup pada dus yg tersedia, maka sisa obat
disimpan di lemari yang berfungsi sebagai gudang penyimpanan
yang letaknya diatas rak obat.
Setiap penambahan barang dan pengambilan barang dicatat
dalam kartu stok. Kartu stok berisi tanggal pengisian atau
pengambilan, keterangan pengambilan
(resep/UPDS/BM/dropping), jumlah barang yang diisi atau
diambil, sisa barang, dan paraf petugas yang melakukan kegiatan
pengisian atau pengambilan barang. Kartu stok ini diletakkan
didalam rak tiap obat. Kartu stok digunakan untuk memudahkan
pengawasan terhadap persediaan barang. Ada beberapa sistem
penyimpanan obat ethical, antara lain :
a. Berdasarkan penggolongan obat, yaitu obat bebas dan bebas
terbatas di swalayan farmasi dimana penjualannya dilayani
oleh SPG, obat keras di ruang pelayanan dimana penjualannya
dilayani oleh APA, APING dan karyawan lainnya, Obat
Narkotika dan Psikotropika di dalam lemari khusus yang hanya
bisa dibuka oleh APA/APING/karyawan yang diberi kuasa.
b. Berdasarkan efek farmakologi disusun secara alfabetis dan tiap
lemari diberi label tulisan dan warna berbeda, diikuti dengan
warna masing-masing dus penyimpanan, yang dibagi menjadi :
1. Obat kardiovaskular label warna ungu
2. Obat Anti-infeksi label warna merah
3. Obat kolesterol label warna pink
4. Obat asam urat label warna kuning
5. Obat saluran pencernaan label warna krem
6. Obat untuk diare label warna putih
7. Obat saluran pencernaan label warna gading
8. Vitamin label warna orange
9. Obat generik label warna biru muda

28
 10. Obat alergi label warna biru tua
11. Hormon dan kontrasepsi label warna pink muda
12. Obat analgetik-antipiretik label warna orange tua
13. Obat anti-radang label warna orange dengan dus plastik
14. Obat saluran pernafasan label warna hijau.
c. Berdasarkan bentuk sediaan, yaitu sediaan padat (tablet dan
kapsul), sediaan cair (sirup, suspensi, emulsi), sediaan
semipadat (krim, salep, gel), sediaan tetes/drop (tetes oral, tetes
telinga, tetes hidung), preparat mata (tetes mata dan salep
mata), sediaan inhalasi, sediaan parenteral dan sediaan rektal
(suppositoria dan ovula).
d. Berdasarkan kestabilan obat, yaitu obat yang tahan pada suhu
kamar disimpan pada rak obat yang terhindar dari sinar
matahari langsung. Sedangkan obat yang tidak tahan suhu
kamar disimpan terpisah dalam kulkas.

3.4.5 Pengendalian
Pengendalian dilakukan untuk mempertahankan jenis dan jumlah
persediaan sesuai kebutuhan pelayanan, melalui pengaturan sistem
pesanan atau pengadaan, penyimpanan dan pengeluaran. Hal ini
bertujuan untuk menghindari terjadinya kelebihan, kekurangan,
kekosongan kerusakanm kadaluarsa kehilangan serta pengembalian
pesanan. Bentuk pengendalian yang dilakukan antara lain :
a. Uji Petik, dilakukan untuk mengecek kesesuaian barang secara
fisik dan membandingkannya dengan data stok barang pada
komputer.
Tata cara uji petik yaitu :
1. Mengisi form uji petik dengan data sampling 20 item barang
setiap harinya secara acak (10 obat ethical dan 10 obat
bebas/bebas terbatas).

29
 2. Pengisian form dimulai dari nama barang, jumlah stok fisik,
kurangnya barang, lebihnya barang, nilai barang yang
kurang/lebih (dalam rupiah), dan keterangan penyelesaian.

3. Setelah dicatat, selanjutnya disamakan dengan stok komputer.

Jika ditemukan ketidaksesuaian, maka harus dilakukan
penelusuran keberadaan barang.
4. Kegiatan uji petik dilakukan setiap hari dengan tujuan untuk
memudahkan dalam penelusuran barang jika hilang/kadaluarsa,
dan memudahkan data untuk stok opname.
b. Stock opname, merupakan proses berkala untuk mengecek
apakah jumlah fisik barang sesuai dengan data dalam kartu stok
atau data di komputer. Proses stock opname biasanya dilakukan
dengan menghitung semua barang dan kondisi fisik barang
secara periodik yang dilakukan setiap bulan yang dihitung
adalah sisa fisik barang saat akhir bulan berjalan. Tata cara
stock opname yaitu :
1. Menghitung fisik setiap item barang, lalu ditulis jumlahnya
pada kartu stok.
2. Mengentry jumlah setiap item barang untuk dicocokkan
dengan stok komputer.
3. Lihat kesesuaian dan hitung selisih (jika terdapat
ketidaksesuaian).
4. Jika terdapat selisih, lihat penyebabnya, apakah karena
barang belum di entry ke komputer/barang pending, kekurangan dropping barang dari BM,
salah entry atau sistem erorr.

1. Mengetahui modal dalam bentuk barang (nilai stock barang

pada periode tertentu).
2. Mengetahui adanya barang yang hilang, rusak atau
kadaluarsa.

30
3. Menginvetarisasi barang-barang yang tidak laku atau kurang laku (TL/KL)
c. Kartu stock, merupakan kartu kendali yang dilampirkan dalam
wadah penyimpanan obat/rak obat yang diberi judul nama obat
disertai kekuatan sediaan, dan bentuk sediaan. Kartu stok harus
memuat tanggal pengambilan, jumlah pengambilan dan
pengurangan, dan paraf petugas yang menambah atau mengurangi
jumlah obat. Perlakuan khusus untuk obat golongan narkotika dan
psikotropika, setiap pengurangan jumlahnya, keterangan nomor
resep juga harus dituliskan pada kartu stok.
d. Buku catatan penolakan obat, adalah suatu buku yang berisikan
nama obat yang ditolak dikarenakan tidak tersedia atau
barangnya kosong, buku catatan penolakan obat berisi tanggal
dan nama obat yang selanjutnya dilengkapi dengan nominal
harga obat, lalu diadministrasikan dalam laporan penolakan
obat yang kemudian akan dievaluasi sebagai bahan
pertimbangan pada proses pembelian selanjutnya. Sebagai
apotek pelayanan, harus selalu diupayakan dapat melayani
resep yang masuk. Presentase penolakan resep harus seminimal
mungkin agar kepercayaan konsumen dapat terjaga.
e. Waktu pelayanan, adalah waktu yang digunakan untuk
melayani resep yang bertujuan untuk menjamin kepuasan dan
kenyamanan pelanggan, maka waktu pelayanan resep harus
dilakukan secara optimal. Waktu pelayanan obat non-racikan
yang ditetapkan yaitu kurang dari 15 menit dan waktu
pelayanan obat racikan kurang dari 30 menit. Jika waktu
pelayanan lebih dari ketentuan maka konsumen akan
mendapatkan potongan harga.

3.4.6 Pendistribusian Barang

Pendistribusian produk menggunakan sistem FIFO (First In
First Out) dan FEFO (First Expired First Out), yaitu produk yang
 diterima, produk yang pertama dijual dan produk yang tanggal
kadaluarsanya lebih cepat, produk pertama dijual. Hal ini dilakukan
untuk mencegah adanya produk kedaluarsa. Penjualan produk
dapatdilakukan secara tunai maupun kredit. Seperti halnya pembelian,
penjualan juga harus dicatat. Pencatatan dapat dilakukan secara
manual melalui kartu stok dan secara komputerisasi.

3.4.7 Pemusnahan Obat

Perbekalan farmasi yang telah melewati masa kadaluarsa atau
mengalami kerusakan harus dimusnahkan. Pemusnahan sediaan
farmasi dapat dilakukan dengan cara ditanam, dibakar atau cara lain
yang ditetapkan dan dilaporkan dalam Berita Acara Pemusnahan
kepada Kepala Dinas Kesehatan dan Kepala Balai Besar Pengawas
Obat dan Makanan yang ditandatangani oleh APA dan karyawan
apotek sebagai saksi. Sedangkan resep-resep yang telah disimpan
selama lima tahun dimusnahkan dengan cara dibakar dan mengikuti
prosedur yang telah ditetapkan oleh Badan POM.

3.5 Pembukuan dan Pengelolaan Keuangan

Administrasi keuangan mencakup kegiatan pembukuan (akunting) dan
pelaporan keuangan. 1. Akunting (pembukuan)
Kegiatan akunting atau pembukuan merupakan suatu sistem pencatatan
transaksi dagang dan keuangan. Termasuk didalamnya adalah kegiatan
penganalisaan, pembuktian , dan pembuatan laporan.
2. Pengelolaan Keuangan
Pengelolaan dan administrasi keuangan meliputi penerimaan,
penyimpanan dan pengeluaran uang. a. Penerimaan dari penjualan
tunai Penerimaan uang dari Apotek Kimia Farma berasal dari
penjualan obat dengan resep dokter dan tanpa resep doker, atau dari
penjualan secara tunai lainnya. Hasil penjualan diperiksa
kesesuaiannya dengan barang yang terjual melalui Laporan Ikhtisar
Penjualan Harian (LIPH) baik tunai maupun kredit, LIPH akan
ditandatangani oleh APA. Bagian keuangan BM Bandung, setiap hari
akan menerima hasil penjualan tunai dari bagian keuangan apotek yang
diketahui oleh pengawas disertai dengan buku setoran. Uang akan
disetorkan ke bagian administrasi keuangan untuk di
setorkan ke bank yang dituju.
b. Penerimaan dari penjualan kredit
Penjualan kredit direkap setiap hari, dan diserahkan ke BM
Bandung. Selanjutnya pihak BM Bandung akan menagih ke
instansi yang bersangkutan pada waktu yang telah ditentukan.
Bagian administrasi keuangan akan merekapitulasi penjualan kredit
dala buku piutang, yang berisi nomor faktur penjualan, nama
debitur, dan jumlah piutang perhari.

c. Pengeluaran Uang

38
 Pengeluaran uang meliputi biaya-biaya operasional, seperti
pembayaran rekening listrik, air, telepon, biaya transportasi untuk
antar obat, biaya untuk pembelian alat tulis kantor, dll.
3. Pelaporan keuangan
Laporan keuangan berfungsi sebagai pemberi informasi mengenai
perubahan-perubahan yang terjadi pada keuangan karena adanya kegiatan
operasional transaksi jual-beli barang atau jasa selama pada kurun waktu
tertentu. Akuntasi keuangan adalah suatu proses pencatatan dan
pengukuran informasi mengenai perkembangan keuangan suatu
perusahaan. Laporan keuangan dibuat per hari kemudian dibuat laporan
per bulan, per triwulan dan per tahun. Bentuk-bentuk laporan keuangan
yang ada di apotek umumnya terdiri dari tiga bentuk yaitu :
a. Laporan laba-Rugi, yaitu laporan yang menggambarkan tentang aliran
pendapatan dan biaya operasional yang dikeluarkan selama periode
waktu tertentu.
b. Laporan neraca, yaitu laporan yang menggambarkan tentang potret
kondisi kekayaan apotek pada tanggal tertentu.
c. Laporan cash flow, yaitu laporan yang menggambarkan tentang aliran
kas yang masuk dan keluar pada periode tertentu.