PEMERINTAH KABUPATEN SUMEDANG

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CIBUGEL
Jln.Raya Cibugel No 42 Tlp(0262) 2470065 Sumedang
45375
Email :puskesmascibugel@yahoo.com

KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS CIBUGEL
Nomor : 440/02/PKM.CBG/V/2017
TENTANG
PELAKSANAAN FAMILY FOLDER PUSKESMAS CIBUGEL
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
KEPALA PUSKESMAS CIBUGEL,

Menimbang : a. bahwa dalam upaya untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat

setinggi-tingginya di wilayah kerjanya, Puskesmas
menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya
kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih
mengutamakan upaya promotif dan preventif;
b. bahwa dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di
Puskesmas perlu dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis
yang baik dan benar tertib administrasi;
c. bahwa pengelolaan rekam medis di Puskesmas yang paling tepat
adalah sistem penyimpanan wilayah atau sering disebut dengan
sistem family folder;
d. bahwa untuk melaksanakan maksud tersebut di Puskesmas Cibugel
perlu disusun kebijakan pelaksanaan family folder;

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang

Kesehatan;
2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tahun
2008 tentang Rekam Medis;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun
2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;

MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG PELAKSANAAN FAMILY
FOLDER PUSKESMAS CIBUGEL.
Kesatu : Pelaksanaan family folder Puskesmas Cibugel sebagaimana tercantum
dalam Lampiran merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat
keputusan ini.
Kedua : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan
apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan/
perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Cibugel
pada tanggal : 10 Mei 2017
KEPALA PUSKESMAS CIBUGEL,

AHMAD SOPYAN
 LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS
NOMOR 440/02/PKM.CBG/V/2017
TENTANG : PELAKSANAAN FAMILY FOLDER
PUSKESMAS CIBUGEL

PEDOMAN
PELAKSANAAN FAMILY FOLDER
PUSKESMAS CIBUGEL

PENDAHULUAN

Menurut Permenkes nomor 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, Puskesmas adalah
fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya
kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotive dan
preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Selain
itu Puskesmas juga perlu melakukan pengelolaan rekam medis agar menghasilkan sebuah informasi
yang berkualitas dan bermutu bagi berkembangnya pembangunan kesehatan di wilayah
Kecamatannya.

Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas,
anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang
diberikan kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang
mendapatkan pelayanan gawat darurat. Tujuan dari rekam medis adalah untuk menunjang
tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Puskesmas.
Tanpa dukungan suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar tertib administrasi di
Puskesmas tidak akan berhasil sebagaimana yang diharapkan.

Menurut Permenkes No.269/MENKES/PER/III/2008 Pasal 3 ayat (1) isi rekam medis untuk rawat jalan
adalah identitas pasien, tanggal dan waktu, hasil anamnesis (mencakup sekurang-kurangnya keluhan
dan riwayat penyakit), hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medis, diagnosis, rencana
penatalaksanaan pengobatan atau tindakan, untuk pasien gigi dilengkapi odontogram klinik,
persetujuan tindakan bila perlu, serta pelayanan lain yang diberikan kepada pasien.

Pengelolaan rekam medis di Puskesmas yang paling tepat adalah sistem penyimpanan wilayah atau
sering disebut dengan sistem family folder. Umumnya dalam satu rekam medis digunakan oleh satu
keluarga dan dimasing-masing formulir diberi tambahan kode khusus untuk menandai kode rekam
medis ayah, ibu, dan anak. Pengelolaan rekam medis ini digunakan Puskesmas karena terkait dengan
tugas Puskesmas yang bertanggung jawab terhadap kesehatan masyarakat di wilayah kerjanya
sehingga dengan sistem ini akan diketahui banyaknya masyarakat yang berobat atau sakit dari masing-
masing wilayah dan dapat digunakan untuk pengambilan keputusan penanganan kesehatan di wilayah
tersebut baik oleh Puskesmas maupun Dinas Kesehatan.

Sistem penyimpanan berdasarkan wilayah merupakan je nis penyimpanan rekam medis berdasarkan
wilayah yang ada dilingkup fasilitas pelayanan kesehatan berada. Tempat untuk penyimpanan rekam
medis akan dikelompokkan berdasarkan nama wilayah yang ada sehingga rekam medis pasien akan
disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya. Beberapa fasilitas di ruang rekam medis yaitu
adanya alat penyimpan rekam medis yang dapat berupa rak terbuka. Tracer digunakan sebagai
pengganti rekam medis di tempat penyimpanan yang dapat digunakan untuk menelusur keberadaan
rekam medis. Selain itu ruang penyimpanan juga harus memiliki suhu ideal, yaitu 37oC untuk
keamanan penyimpanan rekam medis dari serangan fisik lainnya.
REKAM MEDIS

Formulir rekam medis menggunakan tiga formulir yaitu,

1. Formulir biodata pasien diberi kode MR I, isinya yaitu:
a. Nomor Rekam Medis
b. Nomor BPJS
c. Identitas Pasien
2. Formulir “lembar status pasien” diberi kode MR 2, isinya yaitu:
a. Tanggal pemeriksaan
b. Keluhan pasien
c. Riwayat kesehatan pasien
d. Pemeriksaan fisik
e. Pemeriksaan penunjang
f. Diagnosa dank ode diagnosa
g. Penatalaksanaan/pengobatan
h. Tanda-tanda dokter/pemeriksa
3. Formulir kunjungan pasien berikutnya diberi kode MR 3, isinya yaitu:
a. Tanggal pemeriksaan
b. Keluhan pasien
c. Pemeriksaan
d. Diagnosa dan kode diagnosa
e. Pengobatan
f. Tanda tangan pemeriksa

FAMILY FOLDER

A. Sistem penyimpanan rekam medis yang digunakan menggunakan sistem penyimpanan

berdasarkan family folder. Satu keluarga diberikan map family folder untuk penyimpanan
rekam medis anggota keluarganya.
B. Penomoran Family folder
Pada sampul depan map family folder terdapat 8 digit nomor
1. 1 digit nomor pertama yaitu kode wilayah
a. 1: kode wilayah untuk desa Cibugel
b. 2: kode wilayah untuk desa Jayamekar
c. 3: kode wilayah untuk desa Buanamekar
d. 4: kode wilayah untuk desa Taman Sari
e. 5: kode wilayah untuk desa Sukaraja
f. 6: kode wilayah untuk desa Cipasang
g. 7: kode wilayah untuk desa Jayamandiri
2. 4 digit nomor tengah yaitu kode RT dan RW
3. 3 digit nomor terakhir adalah kode urut keluarga
4. Nama-nama anggota keluarga dituliskan lengkap dengan umur, NIK dan nomor rekam
medis.
C. Petugas pendaftaran menyiapkan 7 buah buku daftar family folder sesuai jumlah wilayah kerja
dan mencatat nomor family folder setiap keluarga yang berkunjung ke dalam buku daftar
family folder sesuai dengan kode wilayahnya tempat tinggalnya.
D. Pasien yang berkunjung di beri satu kartu berobat yang tertulis nomor family foldernya
sehingga apabila anggota keluarga yang lain berobat cukup membawa kartu family folder
tersebut.
E. Dalam rangka untuk mempermudah petugas pendaftaran dalam melaksanakan tugasnya
maka setiap pasien yang berkunjung membawa kartu keluarga, KTP, kartu berobat lama
(apabila pasien lama), dan kartu BPJS nya. Untuk kunjungan berikutnya pasien hanya di
haruskan untuk membawa kartu family folder.
F. Tempat untuk penyimpanan rekam medis akan dikelompokkan berdasarkan nama wilayah
yang ada sehingga rekam medis pasien akan disimpan berdasarkan wilayah tempat tinggalnya.
G. Fasilitas penyimpanan rekam medis menggunakan rak terbuka.

KEPALA PUSKESMAS CIBUGEL

AHMAD SOPYAN