JL.

Surabaya - Malang KM 50, Suwayuwo-Sukorejo-Pasuruan Tlp/Fax(0343) 639625

Email : rs_sahabat@rssahabat.com, Website : www.rssahabat.com, Kodepos:67161

PANDUAN PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

BAB I

A. LATAR BELAKANG

Dalam rangka penyelenggaraan manajemen yang baik diperlukan pengelolaan arsip

pegawai yang didasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip pegawai yang
seragam dan terstandar, sebagaimana diatur dalam Kebijakan Direktur Rumah Sakit Sahabat
petunjuk teknis pengelolaan arsip pegawai Rumah Sakir Sahabat di kelompok kan
berdasarkkan bidang unit kerja masing-masing.
Sesuai dengan PP RI no 34 tahun 1979 tentang penyimpanan dan penyusutan arsip
pegawai di pandang perlu adanya pola penataan arsip file pegawai yang sesuai dan memiliki
nilai efektivitas dan efisiensi dalam penemuan kembali.
Berdasarkan uraian diatas maka arsip file pegawai di Rumah Sakit Sahabat perlu di
kelola dan di pelihara dengan baik.

B. RUANG LINGKUP
1. Bidang SDM Rumah Sakit Sahabat.
2. Sarana dan Pemeliharaan penataan dokumen pegawai;
3. Prosedur Penataan dokumen Pegawai;
4. Penyusunan dokumen Pegawai;
5. Peminjaman dan Penemuan kembali dokumen pegawai

C. MAKSUD DAN TUJUAN

l. Maksud
Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi
pengelola Administrasi Kepegawaian dalam melaksanakan kegiatan penyusunan
dan penataan arsip kepegawaian di lingkungan Rumah Sakit Sahabat-Suwayuwo-
Sukorejo-Pasuruan..
 JL.Surabaya - Malang KM 50, Suwayuwo-Sukorejo-Pasuruan Tlp/Fax(0343) 639625
Email : rs_sahabat@rssahabat.com, Website : www.rssahabat.com, Kodepos:67161

2. Tujuan
 Keseragaman dalam penyusunan dokumen kepegawaian
 Memudahkan dalam penataan dokumen kepegawaian
 Terciptanya penyusunan dokumen kepegawaian yang efektif dan efisien
sehingga mudah di temukan jika diperlukan kembali.

D. PENGERTIAN
Semua kegiatan yang dilakukan lembaga dalam lingkup administratif yang di
dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, berapa jumlah pegawai, pembinaan,
pengangkatan, penugasan, pemberian hak & kewajiban serta pemberian hak kerja dan
lain lain yang berhubungan dengan pegawai.

E. AZAS PENATAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN

Sistem pengelolaan dokumen kepegawaian di lingkungan RS. Sahabat mengacu pada
azas kebijaksanaan yang artinya semua dokumen kepegawaian yang aktif disimpan pada unit
SDM,di bawah pengelolaan Administrasi Kepegawaian.
 JL.Surabaya - Malang KM 50, Suwayuwo-Sukorejo-Pasuruan Tlp/Fax(0343) 639625
Email : rs_sahabat@rssahabat.com, Website : www.rssahabat.com, Kodepos:67161

BAB II
PEMELIHARAAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN

A) Sarana
1) map gobi
2) Lemari arsip
3) Kartu penanda dokumen
4) Buku (pencatatn)
5) Lembar peminjaman dokumen
6) Kartu petunjuk isi dokumen
7) Vacum cleaner
8) Obatpencegah/pembasmi kutu
9) Air Conditioner

B) Pemeliharaan
1) Pemeliharaan meliputi kebersihan ruangan, kebersihan almari arsip,kerapian
dan keteraturan map arsip.
2) Bolak-balik dokumen setiap 3 bulan sekali untuk menghindari lembab &
lengket
3) Taburkan kamper atau silicagel untuk mengusir ngengat dan mengurangi
lembab & lengket
4) Sistem penataan arsip yang benar akan mudah ditemukan kembali bila
dibutuhkan

C) Penataan Dokumen Kepegawaian

1) Bahan
Bahan yang diperlukan dalam penataan file pegawai meliputi :
a) SK pengangkatan pertama
b) SK-SK mutasi kepegawaian (kenaikan pangkat, Jabatan, kepindahan,
peninjauan masa kerja)
c) Nota tugas,surat pejanjian
JL.Surabaya - Malang KM 50, Suwayuwo-Sukorejo-Pasuruan Tlp/Fax(0343) 639625
Email : rs_sahabat@rssahabat.com, Website : www.rssahabat.com, Kodepos:67161

d) Daftar Riwayat Hidup lDaftar Riwayat Pekerjaan

e) Ijazah / Piagam
f) Daftar Keluarga
g) sertifikat pelatihan
h) STR,SIP,RKK
i) Bukti kredensial dan rekredensial.

B) Tata laksana
a) Pastikan dokumen ada di tempat yang aman, tidak lembab dengan
sirkulasi udara yang cukup,dan terkunci
b) Hindari dari sinar matahari langsung karena dapat merusak dokumen.
c) Taburkan butir penyerap air dan khamper untuk pengusir ngengat
d) Bolak balik arsip 1 x 3 bulan untuk menghindar lembab dan lengket.
e) Perbaharui dokumen yang hbis masa berlakunya
f) Legalisir kembali dokumen yang sudah sangat lusuh atau sudah tidak
layak
g) Jaga kebersihan dan kerapihan penyimpanan
h) Ciptakan sistem pengarsipan,yang teratur,tertata dengan baik dan mudah
di temukan jika di perlukan.
i) Pisahkan arsip yang sudah kadaluarsa.
j) Musnahkan arsip yang sudah tidak perlukan lagi dengan beita acara
pemusnahan.
k) Pengarsipan di lakukan oleh orang yang di tetapkan oleh direktur.

C) Cara Penyusunan File Pegawai

a) Siapkan sarana & prasarana
b) Sortir atau kelompokan dokumen yang akan di susun
c) Beri tanda pembeda pada punggung map pegawai
d) Masukan dokumen ke dalam map gobi
e) Masukan dokumen-dokumen yang ada ke dalam map
f) Masukan kedalam lemari penyimpan arsip
 JL.Surabaya - Malang KM 50, Suwayuwo-Sukorejo-Pasuruan Tlp/Fax(0343) 639625
Email : rs_sahabat@rssahabat.com, Website : www.rssahabat.com, Kodepos:67161

BAB III
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

A. Peminjaman dokumen
Layanan peminjaman dokumen pegawai dapat dilakukan oleh orang orang tertentu,
datang sendiri ke sdm dan menemui oarng yang sudah di serahi tanggung jawab dlam
pengurusan file. Dalam peminjaman dokumen harus tercatat, sehingga semua dokummenai
yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.
Ketentuan peminjaman file :
1. Yang dapat dipinjamkan adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam
2. Peminjam file mengisi dan menanda tangani formulir/buku peminjaman dokumen (
yang berisi maksud peminjaman, lama waktu peminjaman,tanda tangan
peminjam,yang meminjamkan dan tanda tangan yang mengembalikan
3. petugas berkoordinasi dengan peminjam jika terjadi keterlambatan pengembalian
dokumen yang di pinjam.

B. Penemuan Kembali File

Keberhasilan pelaksanaan manajemen ke arsipan yang benar, akan nampak dengan
jelas bilamana semua dokumen yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula
dikembalikan ke tempat semula.dan di tempat kan pada tempat yang benar.

C. Penyusutan File
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan dokumen pegawai yang telah secara
resmi dinyatakan oleh pejabat yang berwenang, berhenti, meninggal dunia (in aktif) atau
pindah tugas ke Instansi/ Lembaga lain filenya disusutkan.
 JL.Surabaya - Malang KM 50, Suwayuwo-Sukorejo-Pasuruan Tlp/Fax(0343) 639625
Email : rs_sahabat@rssahabat.com, Website : www.rssahabat.com, Kodepos:67161

BAB IV
PENUTUP

Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan dokumen di lingkungan RSI Ibnu Sina
Simpang Ampek merupakan pedoman dalam pengelolaan dokumen administrasi pegawai
yang memiliki nilai ef'ektivitas dan efisiensi dalam menemukan dokumen kepepegawai.
Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas
pelaksanaan dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.