DOKUMENTASI SEBAGAI TEKNIK PENGUMPULAN DATA

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Metodologi Penelitian

Kualitatif
Dosen Pengampu: H. Sujati, M.Pd.

Oleh:

Dian Maya Saputri (16108241130)

PENDIDIKAN GURU SEKOLAH DASAR

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2018
A. Pengertian Dokumen

Kata dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar.
Pengertian dari kata dokumen ini menurut Gottschalk (1986) seringkali digunakan para
ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber tertulis bagi informasi sejarah
sebagai kebalikan daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis,
dan petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi surat-surat resmi
dan surat-surat negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan
lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam
pengertiannya yang lebih luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas
jenis sumber apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau arkeologis.
Dokumen merupakan fakta dan data yang tersimpan dalam berbagai
bahan, yang tidak terbatas oleh ruang dan waktu sehingga memungkinkan
bagi peneliti untuk mengetahui hal-hal yang pernah terjadi sebagai penguat
data observasi dan wawancara dalam memeriksa keabsahan data, interpretasi,
kesimpulan (Djaelani,2013:88). Hal ini sejalan dengan Sudaryono yang
menyatakan bahwa dengan adanya dokumentasi maka hasil penelitian akan
semakin kredibel (Sudaryono, 2013:41). Menurut Gottschalk (1986 : 38) dokumen
seringkali diartikan sebagai sumber tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan
daripada kesaksian lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan petilasan-
petilasan arkeologis, serta dokumen diperuntukan bagi surat-surat resmi dan surat-surat
Negara seperti surat perjanjian, undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya.
Menurut Gulo (2007: 123) dokumentasi adalah catatan tertulis tentang berbagai
kegiatan atau peristiwa pada waktu yang lalu. Salah satu contoh dokumen adalah
Supersemar (Surat Perintah Sebelas Maret). Supersemar merupakan dokumen
politik yang mencatat peristiwa penting yang terjadi pada tanggal 11 Maret 1966.
Sementara itu, menurut Widoyoko (2015:50) pengertian dokumentasi
dibedakan menjadi dua arti, yaitu arti sempit dan arti luas. Dokumentasi dalam arti
sempit adalah barang-barang atau benda-benda tertulis, sedangkan dokumentasi dalam
arti luas adalah dokumen bukan hanya berwujud tulisan saja tetapi dapat berupa
bendabenda peninggalan seperti prasasti dan simbol-simbol lainnya.
Menurut Sugiyono (2013:240) dokumen merupakan catatan peristiwa yang
sudah berlalu. Dokumen bisa berbentuk tulisan, gambar, atau karya-karya monumental
dari seorang. Dokumen yang berbentuk tulisan misalnya catatan harian, sejarah
kehidupan (life histories), ceritera, biografi, peraturan, kebijakan. Dokumen yang
berbentuk gambar misalnya foto, gambar hidup, sketsa dan lain-lain. Dokumen yang
berbentuk karya misalnya karya seni, yang dapat berupa gambar, patung, film dan lain-
lain. Studi dokumen merupakan pelengkap dari penggunaan metode observasi dan
wawancara dalam penelitian kualitatif.
Selain beberapa tokoh di atas, Renier (1997: 104) juga mengemukakan
pendapatnya mengenai pengertian dokumen. Dari sudut pandangnya, pengertian
dokumen dibagi dalam tiga pengertian, pertama dalam arti luas, yaitu yang meliputi
semua sumber, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; kedua dalam arti sempit,
yaitu yang meliputi semua sumber tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya
yang meliputi surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian, undang-
undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
Sementara itu, studi dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data melalui
pengumpulan dokumen-dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan masalah
yang diteliti untuk ditelaah secara intens sehingga dapat mendukung dan menambah
kepercayaan dan pembuktian suatu masalah (Iskandar, 2009: 135). Menurut Irawan
(2000: 70), studi dokumentasi merupakan teknik pengumpulan data yang ditujukan
kepada subjek penelitian. Dalam penelitian kualitatif, teknik ini merupakan alat
pengumpul data yang utama karena pembuktian hipotesisnya yang diajukan secara logis
dan rasional melalui pendapat, teori, atau hukum-hukum yang diterima, baik
mendukung maupun yang menolong hipotesis tersebut. Cara mengumpulkan data
melalui peninggalan tertulis, seperti arsip, termasuk juga buku tentang teori, pendapat,
dalil atau hokum, dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penelitian (Zuriah,
2009: 191). Dengan studi dokumentasi ini, peneliti dapat memperoleh data atau
informasi dari berbagai sumber tertulis atau dari dokumen yang ada pada informan.
Studi dokumen dalam penelitian kualitatif merupakan pendukung teknik observasi dan
wawancara (Iskandar, 2009: 135).
Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007) menjelaskan istilah dokumen yang
dibedakan dengan record. Definisi dari record adalah setiap pernyataan tertulis yang
disusun oleh seseorang / lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau
menyajikan akunting. Sedang dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain
dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.
Sedangkan menurut Bogdan (1982) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah
berlalu, bisa berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.
 Teknik dokumentasi merupakan salah satu teknik dalam pengumpulan
data. Dalam penelitian kualitatif, teknik ini merupakan alat pengumpulan data
yang utama karena pembuktian hipotesisnya yang diajukan secara logis dan
rasional melalui pendapat, teori, hukum-hukum yang dapat diterima, baik
mendukung maupun menolong hipotesis tersebut (Zuriah, 2009:191).
Dokumentasi ditujukan untuk memperoleh data langsung dari tempat
penelitian, meliputi buku-buku yang relevan, peraturan-peraturan, laporan
kegiatan, foto-foto, film dokumenter, data yang relevan. Sejalan dengan
pernyataan Bell yang menyatakan bahwa dokumen merupakan objek atau hal
yang berbentuk fisk dan dapat disimpan oleh manusia mencakup analisis
fotografi,film, video, slide, sumber tidak tertulis, yang dapat dikelompokkan
sebagai dokumen (Bell, 2006:154).
Menurut Sukmadinata (2010 : 221-222), Studi documenter (documentary
study) merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan
menganalisis dokumen-dokumen, baik dokumen tertulis, gambar maupun elektronik.
Dokumen-dokumen yang dihimpun dipilih yang sesuai dengan tujuan dan fokus
masalah. Kalau fokus penelitiannya berkenaan dengan kebijakan pendidikan, dan
tujuannya mengkaji kebijakan-kebijakan pendidikan untuk pengembangan karakter
bangsa, maka yang dicari adalah dokumen-dokumen undang-undang, Kepres, PP,
Kepmen, Kurikulum, pedoman-pedoman sampai dengan juklak dan juknis yang
berkenaan dengan kebijakan pengembangan karakter bangsa.
Dokumen-dokumen tersebut diurutkan sesuai dengan sejarah kelahiran,
kekuatan, dan kesesuaian isinya dengan tujuan pengkajian. Isinya dianalisis (diurai),
dibandingkan, dan dipadukan (sintesis) membentuk suatu hasil kajian yang sistematis,
padu dan utuh. Jadi studi dokumenter tidak sekedar mengumpulkan dan menuliskan
atau melaporkan dalam bentuk kutipan-kutipan tentang sejumlah dokumen. Yang
dilaporkan dalam penelitian adalah hasil analisis terhadap dokumen-dokumen tersebut,
bukan dkumen-dokumen mentah (dilaporkan tanpa analisis). Untuk bagian- bagian
tertentu yang dipandang kunci dapat disajikan dalam bentuk kutipan utuh, tetapi ang
lainnya disajikan pokokpokoknya dalam rangkaian uraian hasil analisis kritis dari
peneliti.
Menurut Fathoni (2006: 112) studi dokumentasi ialah teknik pengumpulan data
dengan mempelajari catatan-catatan mengenai data pribadi responden, seperti yang
dilakukan oleh seorang psikolog dalam meneliti perkembangan seorang klien melalui
catatan pribadinya. Sedangkan menurut Arikunto (2002:206) dokumentasi yaitu
mencari data mengenai hal-hal atau variable yang berupa catatan, transkrip, buku, surat
kabar, majalah, prasasti, notulen rapat, lengger, agenda, dan sebagainya.
Analisis sumber menggunakan dokumen merupakan metode yang utama
dalam sebuah penelitian sosial dan kualitatif dalam hal ini meluhat sebuah
kebermaknaan sumber yang sesuai dalam konteks strategi penelitian mereka
(Mason,2002:103). Berkaitan dengan hal ini, Bell menjelaskan bahwa
pemilihan dokumen untuk mendukung sebuah penelitian haruslah berhati-hati
agar tidak memilih dokumen berdasarkan seberapa baik dokumen tersebut
untuk mendukung hipotesis peneliti, melainkan haruslah membuat keputusan
dan pilihan yang seimbang (Bell,2006:154).
Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya bahwa
dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi penelitian, baik
berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan karya-karya monumental, yang
semuanya itu memberikan informasi bagi proses penelitian.
Prior (2003:26) mengungkapkan kunci atau hal penting yang harus
diperhatikan pada penggunaan dokumen dalam penelitian adalah:
1) dokumen membentuk suatu bidang untuk penelitian dalam hak mereka sendiri dan
tidak boleh dianggap hanya sebagai alat peraga untuk tindakan manusia,
2) dokumen harus dianggap sebagai produk yang dinamis bukan sebagai
hal tetap dan stabil di dunia,
3) dokumen diproduksi dalam pengaturan sosial dan selalu dianggap
sebagai produk sosial kolektif,
4) menentukan bagaimana dokumen dikonsumsi dan digunakan dalam
setting yang terorganisir adalah bagaimana mereka berfungsi harus
membentuk dan bagian penting dari setiap penelitian sosial, dan
5) dalam penggunaan dokumen di bidang penelitian, kita harus selalu
mengingat dinamika yang terlibat dalam hubungan antara produksi,
pemakaian, dan konten.

B. Jenis-Jenis Dokumen
Dalam penelitian kualitatif pada umumnya diperoleh dari sumber manusia atau
human resources melalui observasi atau wawancara.disamping itu, ada pula sumber
data bukan manusia atau nonhuman resources, antara lain berupa dokumen, foto, dan
bahan statistik. Dokumen terdiri atas tulisan pribadi seperti buku harian, surat-surat,
dokumen resmi (Ghony, 2012: 200)
Menurut Kosim (1988: 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan
suatu sumber data tertulis, maka dokumen terbagi dalam dua kategori yaitu
sumber resmi dan tidak resmi.
1. Sumber Data Resmi
Sumber data resmi merupakan dokumen yang dibuat/ dikeluarkan
oleh lembaga atau perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu
sumber resmi formal dan sumber resmi informal.
2. Sumber Data Tidak Resmi
Sumber tidak resmi merupakan dokumen yang dibuat/ dikeluarkan
oleh individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak
resmi formal dan sumber tak resmi informal.
Menurut Moleong (2005:217-219) dokumen dibagi mejadi dua macam, yaitu:
1. Dokumen Pribadi
Dokumen pribadi adalah catatan atau karangan seseorang secara tertulis tentang
tindakan, pengalaman, dan keperca- yaannya. Maksud mengumpulkan dokumen
pribadi ialah untuk memperoleh kejadian nyata tentang situasi sosial dan arti
berbagai faktor di sekitar subjek penelitian. Jika guru atau peneliti meminta siswa
atau subjek untuk menuliskanpengalaman berkesan mereka, hal itu dipandang
juga sebagai dokumen pribadi. Di antara berbagai macam dokumen pribad yang
dibahas di sini hanyalah tiga buah yang bukan diminta. kan oleh peneliti untuk
disusun, melainkan memang sudah ada, Ketiganya adalah buku harian, surat
pribadi, dan otobiografi.
1) Buku Harian
Buku harian yang bermanfaat ialah buku yang ditulis dengan
memberikan tanggapan tentang peristiwa-peristiwa di sekitar si penulis
Kesukaran peneliti untuk mencari buku harian ialah karena penulis dan
pemiliknya cenderung tidak mau memper lihatkannya kepada orang lain
karena buku harian itu dipandang berisi hal-hal yang sangat pribadi dan ia
merasa malu bila rahasianya terbuka kepada orang lain. Namun, dalam
percakapan formal ataupun tidak formal dapat terselip kata-kata yang berasal
dari subjek bahwa subjek memiliki buku harian seperti yang dimaksud. Jika
demikian, peneliti hendaknya berusaha "dengan segala alasannya" agar dapat
 meminjam dan menyalinnya Selain itu, kadangkala ada orang tua yang
menyusun buku harian tentang perkembangan anak-anaknya. Buku harian
demikian dapat pula dijajaki untuk dipelajari jika dapat diperoleh.
Menurut Ghony (2012) buku harian adalah buku yang ditulis yang ditulis
yang dengan memberikan tanggapan mengenai berbagai macam peristiwa
yang terjadi di sekitar penulis yang bersangkutan. Kesulitan peneliti untuk
memperoleh buku harian, di mana penulis buku tersebut cenderung tidak mau
menunjukkan kepada orang lain, karena buku itu berisi hal-hal yang sangat
pribadi, dan merasa malu si pemilihnya manakala rahasianya diketahui orang
lain. Peneliti dalam hal ini dituntut bagaimana usaha dan upayanya dengan
berbagai macam alasan agar dapat melihat, meminjam, dan menyalinnya.
2) Surat Pribadi
Surat pribadi antara seseorang dengan anggota keluarganya dapat
dimanfaatkan pula oleh peneliti. Hal itu bermanfaat untuk mengungkapkan
hubungan sosial seseorang. Jika itu berisi masalah atau pengalaman yang
berkesan dari penulisnya, maka surat pribadi itu akan bermanfaat bagi upaya
menggambarkan latar belakang pengalaman seseorang Masih banyak
kemungkinan isi surat yang dapat dimanfaa sebagai data tambahan pada data
hasil wawancara dan kan pengamatan.
3) Otobiografi
Otobiografi banyak juga ditulis oleh orang-orang tertentu ahli, guru atau
pendidik terkenal, pemimpin masyarakat bahkan orang biasa pun ada juga
yang maksud dan tujuan menulis otobiografi antara lain karena senang
menulis, upaya me ketegangan, mencari popularitas, dan kesenangan akan
Motif penulisnya akan mempengaruhi isi penulisan astra. otobiografi
otobiografi dapat dimanfaatkan walaupun tidak sebaik surat pribadi atau buku
harian karena otobiografi yang dipublikasikan hanyalah dari segelintir orang
saja. Oleh karena itu, menurut Ghony (2012: 204) untuk mamahami makna
autobiografi harus dipertimbangkan alasan-alasan yang terkandung
didalamnya, situasi sosialnya, dan kurus waktu ia hidup.
2. Dokumen Resmi
Dokumen resmi terbagi atas dokumen internal dan dokumen eksternal.
Dokumen internal berupa memo, pengumuman instruksi, aturan suatu lembaga
masyarakat tertentu yang digunakan dalam kalangan sendiri. Termasuk di
 dalamnya risalah atau laporan rapat, keputusan pemimpin kantor, dan
semacamnya. Dokumen demikian dapat menyajikan informasi tentang keadaan,
aturan, disiplin, dan dapat memberikan petunjuk tentang gaya kepemimpinan
Dokumen eksternal berisi bahan-bahan informasi yang dihasilkan oleh suatu
lembaga sosial, misalnya majalah buletin, pernyataan, dan berita yang disiarkan
kepada media massa. Dokumen eksternal dapat dimanfaatkan untuk menelaah
konteks sosial, kepemimpinan, dan lain-lain
Menurut Bogdan (1982) dalam (Aan dan Djaman, 153-156:2011) berkenaan dengan
studi dokumentasi ini mengklasifikasikan sebagaimana diringkas sebagai berikut.
1. Dokumen Pribadi dan Buku Harian
Dokumen pribadi adalah catatan atau karangan seseorang secara tertulis
berisi perasaan, tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Dokumen pribadi
menarasikan tindakan-tindakan, pengalaman-pengalaman, dan kepercayaan-
kepercayaan dari waktu ke waktu. Dokumen pribadi tidak hanya dalam bentuk
buku harian, tetapi dalam bentuk lain misalnya foto-foto pribadi, dokumen-
dokumen akta keluarga, dan sebagainnya. Dokumen bisa dibuat oleh sumber
atas permintaan pemonitor, misalnya siswa yang diminta menuliskan
pengalaman hidup yang berkesan, atau guru yang diminta menuliskan harapn-
harapannya terhadap bangsa, buku harian paaraa guru yang merekam pengajaran
pertama secara detail, mengalamami permasalahan dengan parra siswa.
2. Surat Pribadi
Surat pribadi bisa menjadi dokumen penting untuk menyelami perasaan
yang berkembang di dalamnya, untuk mengetahui gaya bahasa, untuk
mengetahui pikiran-pikiran. Surat pribadi antara para anggota pertemanan dan
keluarga menyediakan sumber lain dari data kualitatif yang kaya. Bahan bahan
ini terutama sangat berguna dalam menyatakan hubungan. hubungan antara
orang-orang.
3. Autobiografi
Authobiografi merupakan karya tulisnya sendiri mengenai kehidupan
seseorang dengan maksud-maksud tertentu. Yang dimaksud dengan maksud
tertentu ialah karena penulisnya memiliki salah satu atau beberapa tujuan seperti
membukukan pengalaman hidupnya yang berharga untuk diwariskan
kebijaksanaannya ke anak cucu untuk prestice, untuk menyebarkan keahliannya
ke orang lain,dan sebagainya.
4. Dokumen Resmi
Banyak sekali komunikasi tertulis dan file-file pada sekolah atau
organisasi birokrasi yang dapat dijadikan dokumen. Dokumen sekolah atau
organisasi ini sifatnya resmi. Dokumen resmi mencakup hal-hal seperti memo-
memo, notula rapat, laporan berkala, dokumen kebijakan, proposal-proposal,
kode etik kumpulan dokumen penting (tentang seseorang), catatan-catatan para
siswa, dan semacamnya. Dokumen resmi ini bisa dikelompokan pada dokumen
internal organisasi dan dokumen eksternal.
5. Fotografi
Foto mempunyai keuntungan tersendiri. Foto dapat menangkap
"membekukan" suatu situasi pada detik tertentu dan denga demikian
memberikan bahan deskriptif yang berlaku bagi saat itu Foto bukan sekedar
gambar. Banyak hal yang dapat dikorek dari foto itu bila kita berusaha untuk
memperhatikannya dengan cermat dalam usaha untuk memahaminya lebih
mendalam. Foto dapat dijadikan bahan pelengkap penelitian karena foto dapat
menggambarkan situasi sebenarnya.
Nasution (2003: 87) menyebutkan foto sebagai salah satu macam dari
dokumen. Foto dapat menangkap, “membekukan” suatu situasi pada detik
tertentu dan dengan demikian memberikan bahan deskriptif yang berlaku bagi
saat itu. Foto dibuat dengan maksud tertentu, misalnya untuk melukiskan
kegembiraan pada waktu pesta perkawinan, perayaan nasional, upacara wisuda,
dan sebagainya. Foto dapat menggambarkan berbagai situasi sosial seperti
kemiskinan daerah kumuh, kemegahan kehidupan kelurga golongan atas, adat
istirahat suatu suku di pedalaman, penderitaan pengungsi akibat peperangan,
malapetaka gempa bumi, dan sebagainya. Foto memberi keterangan tentang
masa lampau, misalnya cara orang dulu berpakaian, bersekolah, mengadakan
upacara perkawinan, menghukum anak, memperlakukan wanita, dan sebagainya.
Fotografi makin membudaya dan tidak sedikit jumlah orang yang telah
memiliki kamera yang sering dapat digunakan secara otomatis dan tidak
memerlukan keahlian istimewa. Foto bukan sekedar gambar. Banyak hal yang
dapat dikorek dari foto itu bila kita berusaha untuk memperhatikannya dengan
cermat dalam usaha untuk memahaminya lebih mendalam. Menganalisis foto
tidak selalu mudah. Peneliti harus mencoba memahami kebudayaan dan
lingkungan sosial foto itu dibuat. Foto lama memerlukan pengetahuan mengenai
 keadaan kebudayan pada saat foto itu diambil. Sedangkan dalam penggunaan
foto dalam publikasi memerlukan izin tertulis dari orang yang bersangkutan,
mengingat kode etika penelitian (Nasution, 2003: 88).
Sedangkan Ghony (2012: 205), menggunakan film sebagai salah satu
macam dokumen. Film yang dimaksud disini adalah video-tape yang dapat
merekam keadaan sebenarnya. Hal ini dijelaskan karena foto kurang dapat
menggambarkan atau mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Sebagai contoh
dari studi yang dilakukan yang melibatkan perbandingan foto yang diambil pada
1920-an di sekolah negeri untuk siswa yang diberi label terbelakang mentalnya,
dimana siswa terlihat bersih, rapi, dan berperilaku baik. Dari gambar tersebut
jika dilihat pada situasi nyata, sangat kontras dengan apa yang tampak pada foto.
Namun Ghony juga menjelaskan cara pengambilan foto yang baik dalam
penelitian misanya dengan penggunaan kamera yang berlensa dengan
kemampuan zoom, segingga gambar yang diperoleh dapat maksimal.
6. Data Statistik dan Data Kuantitatif Lain
Data kuantitatif berupa data statistik dapat dimanfaatkan untuk
kepentingan penelitian. Misalnya data statistik yang memuat jumlah guru,
jumlah siswa, tenaga administratif menurut jenis kelamin, pendidikan, usia,
pangkat, golongan, dan sebagai nya statistik dapat memberikan informasi
deskriptif bila Data dianalisis. Ketersediaan data ini dapat dimanfaatkan peneliti
untuk menunjang pencapaian tujuan penelitian atau untuk mengumpul kan data
yang beragam.
Menurut Burhan, (2011:125-126) Secara detail bahan-bahan documenter terbagi
beberapa macam, yaitu:
a. Otobiografi,
b. Surat-surat pribadi, buku-buku atau catatan harian, memorial,
c. Kliping,
d. Dokumen pemerintah maupun swasta,
e. Cerita roman dan cerita rakyat,
f. Data di server dan flashdisk,
g. Data tersimpan di web site, dan lain-lain.
Selain macam-macam bahan documenter diatas, dokumenter dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Dokumen pribadi
 Dokumen pribadi adalah catatan atau karangan seseorang secara tertulis
tentang tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya Dokumen pribadi dapat
berupa buku harian, surat pribadi, dan otobiografi. Ketiga dokumen pribadi ini
telah dijelaskan di atas
2. Dokumen Resmi
Dokumen resmi terbagi atas dokumen interen dan eksteren. Dokumen
interen dapat berupa memo, pengumuman, instruksi, aturan lembaga untuk
lapangan sendiri seperti risalah atau laporan rapat, keputusan pemimpin kantor
konvensi yaitu kebiasaan-kebiasaan yang berlangsung di suatu lembaga dan
sebagainya. Dokumen eksteren berupa bahan-bahan informasi yang dikeluarkan
suatu lembaga, seperti majalah, buletin, berita-berita yang disiarkan ke media
massa. pengumuman, atau pemberitahuan. Kebiasaan suatu lembaga untuk
menggunakan dokumen eksteren ini sebagai media kontak sosial dengan dunia
luar oleh karena itu, peneliti dapat menggunakan dokumen eksteren ini sebagai
bahan untuk menelaah suatu kebijakan atau kepemimpinan lembaga tersebut.
C. Pemanfaatan Dokumen
Akhir-akhir ini orang membedakan dokumen dan record. Guba dan Lincoln
(1981 : 228) mendefinisikannya seperti berikut: Record adalah setiap pernyataan tertulis
yang disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa
atau menyajikan akunting. Dokumen ialah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari
record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.
Penggunaan dokumen sebagai salah satu teknik pengumpulan data dalam
pelaksanaan penelitian kualitatif memiliki banyak keunggulan yang akan
menguntungkan penelitian yang dilakukan. Hasil penelitian yang diperoleh dari proses
observasi dan wawancara akan lebih tinggi kredibilitasnya/lebih dapat dipercaya jika
didukung dengan dokumen-dokumen pribadi dari pihak yang diteliti baik berupa
gambar/foto, catatan harian, autobiografi, dan lain sebagainya. John W. Creswell (2014:
811-812) menyebutkan beberapa keunggulan penggunaan dokumen sebagai teknik
pengumpulan data, yaitu sebagai berikut:
1. Memungkinkan peneliti untuk memperoleh gaya bahasa dan kata-kata dari
partisipan. Dengan mengakses dokumen-dokumen pribadi dari partisipan,
peneliti akan memahami pola bahasa yang dimiliki oleh partisipan, baik bahasa
verbal maupun bahasa perilaku sehingga akan memudahkan peneliti untuk
mengkaji permasalahannya yang berkaitan dengan partisipan dengan baik.
 2. Dapat diakses sewaktu-waktu sesuai kebutuhan peneliti—untuk sumber
informasi yang tidak menonjol. Tidak semua sumber informasi mudah untuk
diakses. Beberapa dokumen-dokumen publik mungkin memerlukan izin dan
sebagainya untuk dapat memperoleh akses pribadi. Dalam hal ini, peneliti dapat
menunda dahulu pengaksesan dokumen dari sumber yang mudah diakses
sehingga memudahkan peneliti untuk megatur jadwalnya.
3. Menampilkan data yang menjadi perhatian partisipan. Dengan meminta bantuan
pada partisipan untuk mencari dokumen-dokumen terkait masalah yang diteliti,
peneliti akan mengetahui mana materi yang menjadi fokus utama partisipan
terkait masalah yang diteliti saat peneliti menerima dokumen pilihan partisipan.
4. Sebagai bukti tertulis, dokumen menghemat waktu peneliti dan biaya
perekaman. Dengan menggunakan dokumen, peneliti tidak perlu membuang
waktu terlalu banyak untuk mengobservasi ataupun mengatur jadwal wawancara
dengan partisipan. Selain itu, penggunaan dokumen juga menghemat tenaga
peneliti karena tidak perlu lagi mencatat atau merekam materi yang dibutuhkan.

Tetapi perlu dicermati kembali, tidak semua dokumen yang ada dapat selalu diakses
dengan mudah dan siap digunakan oleh peneliti. Creswell (2014: 811-812)
mengemukakan beberapa keterbatasan dari penggunaan dokumen sebagai teknik
pengumpulan data yang mungkin akan sering ditemui peneliti dalam proses
pengumpulannya, yaitu:
1. Tidak semua orang memiliki gaya pengungkapan yang sama dan cepat
memahami maksud dari peneliti. Dalam hal ini partisipan bisa saja memberikan
informasi yang tidak berhubungan sama sekali dengan materi yang ingin
diketahui penulis karena kekurang tanggapan partisipan. Selain itu, beberapa
orang memiliki gaya pengungkapan peristiwa yang berbeda-beda sehingga jika
peneliti dan partisipan memiliki gaya pengungkapan yang berbeda akan
memungkinkan terjadinya salah paham dalam menginterpretasi maksud
sebenarnya dari dokumen pribadi partisipan.
2. Mungkin merupakan informasi yang dilindungi yang tidak tersedia untuk umum
atau akses pribadi. Beberapa partisipan mungkin tidak bersedia untuk membagi
dokumen-dokumen pribadi yang dimiliki dengan alasan privasi. Selain itu,
beberapa dokumen publik juga membatasi para pengaksesnya hanya pada
kalangan tertentu saja demi kepentingan tertentu.
 3. Mengharuskan peneliti untuk mencari informasi di tempat yang sulit dijangkau.
Dalam beberapa kasus, sangat mungkin jika sumber informasi atau dokumen
yang ingin diketahui oleh peneliti berada diluar jangkauan peneliti, bisa berada
di tempat yang jauh atau berada pada tempat tertentu yang sulit diakses oleh
sembarang orang.
4. Mengharuskan perekaman/pencatatan atau mencari langsung dari data dalam
komputer secara manual. Beberapa data mungkin sudah diinput ke dalam sistem
komputer dalam pengelompokan yang cukup besar sehingga untuk mencari
beberapa data kecil seperti nilai matematika salah satu siswa dari kelas satu
sampai kelas lima mungkin membutuhkan pengorbanan peneliti untuk
mencarinya secara manual di komputer sekolah. Selain itu, dokumen-dokumen
yang tidak dapat dibawa dari tempat penyimpanannya juga mengharuskan
peneliti untuk mencatat materi yang ingin diketahui secara manual.
5. Materi-materi yang mungkin tidak lengkap. Tidak semua hal yang kita butuhkan
terdapat dalam dokumen yang disimpan oleh partisipan. Biasanya, orang hanya
akan mendokumentasikan hal-hal yang dianggap penting saja, tidak sampai pada
detail pelaksanaannya secara rinci.
6. Dokumen mungkin tidak otentik atau akurat. Beberapa dokumen yang didapat
dari pengalaman pribadi partisipan mungkin berisi pengalaman subyektif. Orang
akan mendokumentasikan sesuatu sesuai dengan pandangan dan pemahamannya
sendiri jika hanya untuk kepentingan dokumentasi pribadi. Dalam hal ini, data
yang diperoleh tidak dapat disebut sebagai data yang otentik atau akurat.

Selain batasan-batasan diatas, peneliti juga perlu memahami poin-poin penting jika
ingin memanfaatkan dokumen sebagai teknik pengumpulan data penelitian seperti yang
dikemukaan Creswell (2014: 814), yaitu:
a) Buatlah jurnal selama proses penelitian berlangsung. Dengan membuat jurnal
ini, peneliti dapat mengevaluasi apa saja yang mungkin luput dari perhatiannya
atau datanya.
b) Minta partisipan untuk juga membuat jurnal yang berkaitan dengan penelitian
selama penelitian berlangsung. Hal ini dapat memudahkan peneliti untuk
mengevaluasi kegiatan penelitian yang dilakukan serta untuk dapat memperoleh
timbal balik dari partisipan.
 c) Kumpulkan surat-surat pribadi dari partisipan. Surat pribadi ini juga mencakup
email, sms, maupun percakapan melalui sosial media.
d) Analisis dokumen-dokumen publik (nota-nota resmi, laporan, arsip, bahan
kearsipan)
e) Periksa autobiografi-autobiografi dan biografi-biografi.
f) Adakan audit perencanaan. Dengan mengaudit perencanaan penelitian, peneliti
dapat menemukan mana rencana yang perlu disempurnakan.
g) Tinjau arsip medis. Ada kalanya partisipan atau peneliti dalam keadaan kurang
sehat. Jika partisipan atau peneliti sedang dalam kondisi kurang baik, maka data
yang diperoleh mungkin tidak akurat dan penelitian tidak dapat berjalan dengan
baik.

Menurut Moleong (2014) dokumen disini diarahkan dalam arti jika peneliti
menemukan record, tentu saja perlu dimanfaatkan. Dokumen biasanya dibagi atas
dokumen pribadi dan dokumen resmi. Dokumen sudah lama digunakan dalam
penelitian sebagai sumber data karena dalam banyak hal dokumen sebagai sumber data
dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan.
Dokumen dan record digunakan untuk keperluan penelitian, menurut Guba dan
Lincoln (1981 : 235), karena alasan-alasan yang dapat dipertanggung-jawabkan seperti
berikut ini.
1) Dokumen dan record digunakan karena merupakan sumber yang stabil,
kaya, dan mendorong.
2) Beguna sebagai bukti untuk suatu pengujian.
3) Keduanya berguna dan sesuai dengan penelitian kualitatif karena sifatnya
yang alamiah, sesuai dengan konteks, lahir dan berada dalam konteks.
4) Record relatif murah dan tidak sukar diperoleh, tetapi dokumen harus dicari
dan ditemukan.
5) Keduanya tidak reaktif sehingga sukar ditemukan dengan teknik kajian isi.
6) Hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas
tubuh pengetahuan terhadap sesuatu yang diselidiki

Dalam pemanfaatan data yang berupa dokumen-dokumen dalam penelitian

kualitatif Prastowo (2011) menyebutkan ada beberapa cara yang bisa kita lakuka, yitu
sebagai berikut.
 1) Memberi kode dan menyusunnya menurut tema atau hipotesis yang kita
miliki. Hal ini sesuai dengan pandangan Bogdan dan Taylor (1993 : 188-
189) bahwa peneliti harus mulai mengidentifikasikan tema-tema dalam data,
kemudian membuat hipotesis yang berkenaan dengan kehidupan yang
diteliti. Dan yang terakhir yang harus diperhatikan adalah memeriksa
dokumen-dokumen pribadi dalam konteks apa dokumen itu disusun.
2) Melalui analisis konten/isi. Holtsi (196 dalam Guba dan Lincoln, 1981 : 204)
memberikan definisi bahwa kajian isi adalah teknik apa pun yang digunakan
untuk menarik kesimpulan melalui usaha menemukan karakteristik pesan,
dan dilakukan secara objektif dan sistematis

Menurut Creswell (2009:180) ada beberapa keuntungan menggunakan teknik

dokumentasi dalam melakukan penelitian kualitatif sebagai berikut.
1. Enables a researcher to obtain the languange and words of participants.
Memungkinkan seorang peneliti untuk memperoleh bahasa dan kata-kata
partisipan
2. Can be accessed at a time convenient to researcher- an unobtruslve source of
information. . Dapat diakses pada waktu yang tepat bagi peneliti - sumber
informasi yang tidak mencolok
3. Represent data which are thoughtful in that particpants have given attention to
compiling them. Mewakili data yang dipikirkan oleh peserta yang bersangkutan
telah memperhatikan kompilasinya
4. As written evidence, it saves a researcher the time and expense of transcribing. .
Sebagai bukti tertulis, dokumen ini menghemat waktu dan biaya penulisan
peneliti.

Menurut Nasution (2003: 85) ada beberapa keuntungan dari penggunaan studi
dokumen dalam penelitian kualitatif yaitu:
1. Bahan dokumenter itu telah ada, telah tersedia, dan siap pakai.
2. Penggunaan bahan ini tidak meminta biaya, hanya memerlukan waktu
untuk mempelajarinya.
3. Banyak yang dapat ditimba pengetahuan dari bahan itu bila dianalisis dengan
cermat, yang berguna bagi penelitian yang dijalankan.
4. Dapat memberikan latar belakang yang lebih luas mengenai pokok penelitian.
5. Dapat dijadikan bahan triangulasi untuk mengecek kesesuaian data.
 6. Merupakan bahan utama dalam penelitian historis.

Dokumen sebagai sumber data banyak dimanfaatkan oleh para

peneliti, terutama untuk untuk menguji, menafsirkan dan bahkan untuk
meramalkan. Lebih lanjut Moleong (2007: 217) memberikan alasan-alasan
kenapa studi dokumen berguna bagi penelitian kualitatif, diantaranya:
1) karena merupakan sumber yang stabil, kaya dan mendorong,
2) berguna sebagai bukti (evident) untuk suatu pengujian,
3) berguna dan sesuai karena sifatnya yang alamiah, sesuai dengan konteks,
lahir, dan berada dalam konteks,
4) relatif murah dan tidak sukar ditemukan, hanya membutuhkan waktu, dan
5) hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas
tubuh pengetahuan terhadap sesuatu yang diselidiki.

Sedangkan kekurangan dari penggunaan dokumen menurut Creswell (2009:180)

adalah sebagai berikut.
1. Not all people are equally articulate and perceptive. Tidak semua orang sama-
sama pandai bicara dan tanggap.
2. May be protected information unavailable to public or private access. Mungkin
informasi yang terlindungi tidak tersedia untuk akses publik atau pribadi.
3. Requires transcribing or optically scanning for computer entry. Membutuhkan
penulisan atau pemindaian optik untuk entri computer.
4. Materials may be incompete. Bahan mungkin tidak selaras.
5. The documents may not be authentic or accurate. Dokumen mungkin tidak asli
atau akurat.
 DAFTAR PUSTAKA
Aan, dan Djaman. 2011. Metodologi Penelitian Kualitatif: Bandung. Alfabeta c.v.
halaman 153-156
Arikunto, Suharsimi. 2002. Prosedur Penelitian Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta:
Rineka Cipta.
Bell, Judith. 2006. Doing Your Research Project. Jakarta: Indeks.

Bogdan, Robert C & Sari Knopp Biklen. 1992. Qualitative Research for Education: an
Introduction to Theory and Methods. Boston: Allyn and Bacon.
Bogdan, Robert & Steven J. Taylor. 1993. Kualitatif Dasar-Dasar Penelitian.
Terjemahan A. Ghozin Afandi. Surabaya: Usaha Nasional.
Burhan. 2011. Penelitian Kualitatif:Komunikasi, Ekonomi, Kebijakan Publik, dan Ilmu
social Lainnya. Jakarta. Kencana Prenada Group. halaman 125-126
Creswell, J. W. 2009. Research Design Qualitative Quantitative and Mixed Methods
Approaches-3rd ed. Los Angeles: SAGE Publication Ltd

Creswell, John W. 2014. Research Design: Qualitative Quantitative and Mixed Metods
Approaches. Singapura: SAGE Publicatication

Djaelani, Aunu Rofiq. 2013. Teknik Pengumpulan Data dalam Penelitian Kualitatif.
Majalah Ilmiah Pawiyatan, Volume XX Nomor 1. 82-92.

Fathoni, A. 2006. Metodologi Penelitian dan Teknik Penyusunan Skripsi. Jakarta: Rineka
Cipta.

Ghony, Djunaidi. 2012. Metode Penelitian Kualitatif. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media

Gottschalk, Louis. 1986. Understanding History; A Primer of Historical Method

(terjemahan Nugroho Notosusanto). Jakarta: UI Press.
Guba & Lincoln. 1981. Effective Evalution.San Fransisco: Jossey Bass Publisher.
Gulo, W. 2007. Metodologi Penelitian. Jakarta: PT Grasindo
Irawan, S. 2000. Metode Penelitian Sosial. Banung: PT Remaja Rosdakarya.
Iskandar. 2009. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Gaung Persada (GP Press).
Kosim, E. 1988. Metode Sejarah: Asas dan Proses. Bandung: Jurusan Sejarah
UNPAD.
Mason, Jennifer. 2002. Qualitative Researching. London: SAGE Publications.
Moleong. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung. PT Remaja
Rosdakarya.halaman 217-218
Moleong, L. J. 2014. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.

Nasution, S. 2003. Metode Penelitian Naturalistik-Kualitatif. Bandung: Tarsito.

Prastowo, A. 2011. Metode Penelitian Kualitatif dalam Prespektif Rancangan Penelitian.

Jogjakarta: Ar-Ruzz Media

Renier, G.J. 1997. History its Purpose and Method (terjemahan Muin Umar).
Yogyakarta:Pustaka Pelajar

Sudaryono, Gaguk Margono, Wardani Rahayu. 2013. Pengembangan Instrumen

Pendidikan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sugiyono. 2005. Metodologi Penelitian Administrasi . Bandung : CV. Alfabeta.

Sukmadinata, Nana Syaodih. 2010. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung : PT

Remaja Rosdakarya.

Widoyoko, Eko Putro. 2015. Teknik Penyusunan Instrumen Penelitian. Yogyakarta:

Pustaka Pelajar.

Zuriah, Nurul. 2009. Metodologi Penelitian Sosial dan Pendidikan. Jakarta: Bumi
Aksara.