KONSEP DAN DEFINISI DOKUMENTASI

PEMBAHASAN

I. Arti dan Sejarah Istilah Dokumentasi

A. Pengertian Dokumen Dari Berbagai Sumber
B. Dampak Teknologi Komputer Terhadap
Pengertian Dokumen
C. Hubungan Perpustakaan dan Dokumentasi

II. Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan

Informasi
A. Dokumen sebagai Rekamam Memori
Manusia
B. Rekaman Analog dan Digital
C. Wadah Rekaman Memori
D. Berkas/Rekaman Analog
E. Berkas/Rekaman Digital
 A Pengertian Dokumen

Istilah Dokumentasi dari kata document (Belanda), document

(Inggris), documentum (Latin).
Sebagai kata kerja document berarti: menyediakan dokumen,
membuktikan dengan menunjukkan adanya dokumen.
Sebagai kata benda berarti: wahana informasi, data yang
terekam atau dimuat dalam wahana tersebut beserta maknanya
yang digunakan untuk belajar, kesaksian, penelitian, rekreasi,
dan sebaginya.
Wahana = kebenaran, alat pengangkut, angkutan, alat untuk
mencapai tujuan)
 Pengertian Dokumen (lanjutan)

Poerwadarminta, W.J.S. Kamus umum Bahasa Indonesia. (2007):

Dokumen:
• Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai
bukti atau keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat
perjanjian).
• Barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos.
Dokumentasi:
• Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dan keterangan (seperti
kutipan-kutipan dari surat kabar dan gambar-gambar).

widodo@uns.ac.id
 Pengertian Dokumen (lanjutan)

Badudu, Jus. Kamus umum Bahasa Indonesia (1976):

Dokumen:
• Surat bukti tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti.
• Barang tertulis yang disimpan yang sewaktu-waktu dapat dilihat
kembali bila diperlukan.
Dokumentasi:
• Semua tulisan yang dikumpulkan dan disimpan yang dapat digunakan
bila diperlukan, juga gambar dan foto.
Mendokumentasikan: mengatur dan menyimpan tulisan atau gambar
atau foto sebagai dokumen.

widodo@uns.ac.id
 Pengertian Dokumen (lanjutan)

Ensiklopedi Umum (1977):

• Dokumen adalah surat, akta, piagam, surat resmi dan
bahan rekaman lain baik tertulis atau tercetak yang
memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah, dalam
arti yang luas termasuk segala macam benda yang
dapat memberikan keterangan mengenai sesuatu hal.
• Dalam arti yang luas, segala macam benda yang
dapat memberikan keterangan, yang sifatnya tidak
terbatas hanya tertulis atau tercetak saja.

widodo@uns.ac.id
Dokumen adalah:
1. Surat yang tertulis atau tercetak yang dapat digunakan sebagai bukti
keterangan atau rekod.
2. Barang cetakan atau naskah karangan yang dikrim melalui pos.
3. Rekaman suara atau gambar dalam film dan sebagainya yang dapat dijadikan
sebagai bukti keterangan.
4. Surat berharga, surat bukti yang diperuntukan bagi sidang pengadilan.
5. Surat berharga lainnya yang dimiliki pemerintah, perusahaan dan lain-lain.
6. (Latin: Dokumentum) umumnya bukti yang tertulis, surat akte, piagam surat
resmi dan sebagainya
7. Pengumpulan barang-barang, surat yang mengantarkan barang-barang yang
dikirim.
8. Dokumen sebagai kata kerja transitif berarti:
 Pengertian Dokumen (lanjutan)
1. mengatur, melatih,dan membimbing.
2. Naskah karangan yang dikirm lewat pos.
3. Suatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan
untuk mendukung suatu keterangan dalam dunia perusahaan di luar negeri.
4. membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan faktor-faktor,
umpamanya melengkapi pengaduan seseorang dengan keteranga-keterangan (fakta-
fakta).
 Pengertian Dokumen (lanjutan)

Dokumen adalah:
13. Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan dokumen lain yang tertulis atau yang
tercetak yang dapat memberikan keterangan unutk penyelidikan ilmiah, dalam arti
yang luas termasuk segala macam benda yang dapat memberikan keterangan sesuatu
hal.
14. Surat-surat perjalanan; akte, membuktikan keterangan kebenaran.
15. Penyimpanan bukti-bukti.
16. Cek, saham, surat, ketetapan.
17. Melengkapi atau melampiri dengan dokumen dan mengkokohkan dengan bukti-bukti.
18. Bersifat dokumenter, berkenaan dengan kejadian-kejadian.
19. Pembuktian-pembuktian dengan dokumen.
20. Naskah-naskah asli yang telah didaftar secara sah menurut ketentuan-ketentuan
dalam suatu peraturan.
21. Record.
22. Suatu kegiatan atau pekerjaan aktif.
23. Memuat data mengenai hasil riset buku dan sebagainya yang dipergunakan seorang
peneliti sebagai petunjuk untuk memperoleh informasi.

widodo@uns.ac.id
 Pengertian Dokumen (lanjutan)
Dokumen adalah:
24.Penyediaan dokumen-dokumen dengan pencatatan sumber-
sumberinformasi khusus dari suatu karangan atau tulisan,
wasiat,buku, undang-undang dan sebagainya.
25.Semua bahan pustaka, baik yang berbentuk tulisan, cetakan, dalam
bentuk rekaman lainnya seperti pita suara atau kaset, video tapes,
film,slide, micro film, micro fiche, gambar dan photo.
26.Suatu segi material dari sebuah recorded.
27.Pengumpulan, penyusunan, atau pengolahan berbagai macam
dokumen mengenai semua hasil aktivitas manusia.
28.Suatu usah aktif bagi suatu badan yang melayani badan tadi dengan
menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang
bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumentasi tersebut.
29.Sekumpulan catatan baik dalam berbentuk tulisan maupun cetakan,
serta rekaman tentang peristiwa –peristiwa yang terjadi,
pengalaman, pendapat-pendapat, penemuan maupun spesifikasi.

widodo@uns.ac.id
24. Sejumlah bahan-bahan bukti yang terekam atau tercetak dan
memperlihatkan karakteristik-karakteristik sebagian atau semua
sistem manajemen, termasuk di dalamnya seluruh berkas bahan
bukti tentang pilihan-pilihan ataupun keputusan-keputusan yang
pernah dibuat sebelumnya selam pengkajian suatu sistem
pembinaan dan pengembangan sistem informasi mnajemen.
25. Kumpulan bahan bukti baik dalam berbentuk tulian, cetkan,
rekaman, maupun gambar-gambar yang dilakukaan secara selektif,
sehingga dapat bermanfaat bagi kepentingan masyarakat atau
kemanusiaan.
26. Pekerjaan aktif yang berkaitan dengan proses pengumpulan,
pengadaan, pemrosesan, pengolahan dokumen-dokumen yang
dilakukan secara sistematis dan ilmiah, sehingga berguna bagi para
pemakai jasa informasi.
 Pengertian Dokumentasi (lanjutan)
Dokumentasi adalah:
1. Semua kegiatan yang berkaitan dengan photo, dan penyimpanan photo.
2. Pengumpulan, pengolahan, dan penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan.
3. Kumpulan bahan atau dokumen yang dapat digunakan sebagai asas bagi sesuatu
kejadian, penghasilan sesuatu terbitan.
4. Penyimpanan bahan-bahan deskrepsi tertulis dari program komputer.
5. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan
penyimpanan informasi.

widodo@uns.ac.id
1. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan, umumnya berari
pencarian, penyelidikan, pengumpulan,, penyusunan, pengawetan,
pemakaian, dan penyediaan.
2. Arsip kliping, surat kabar, foto-foto dan bahan referens yang dapat
digunakan sewaktu-waktu untuk melengkapi berita atau karangan dalam
Pers.
3. Instruction, admonition. (Instruksi, Peringatan)
4. The act or an instance of furnishing or authenticating with documents.
(Tindakan atau suatu kejadian memperlengkapi atau membuktikan
keaslian dengan dokumen)
5. The provision of ships papers to a ship. (Kelengkapan dokumen
pengiriman melalui kapal/pesawat).
 Pengertian Dokumentasi (lanjutan)
Dokumentasi adalah:
11. Surat berharga, surat bukti yang diperlukan bagi sidang pengadilan.
12. Surat yang dimiliki pemerintah, perusahan lain.
13. Pendokumentasian, mendokumenkan, mendokumentasi, system dari
dokumen.
14. Sesuatu yang tertulis, tercatat yang dipakai sebagai bukti atau keterangan.
15. Pemberian atau pengumpulan bukti-bukti dsb.
16. Deskripsi tertulis dari program computer.
17. Ruang lingkup kerja yang meliputi pengumpulan, pemilihan, pengolah, dan
penyimpanan informasi.
18. Penyediaan atau pengumpulan bukti atau keterangan.
19. Pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penguasaan, pengawetan,
penyusunan, pemakain dan penyediaan.
20. Penyimpanan bukti-bukti.
21. Collecting, selecting, procesing, and keeping information in a field of
science.
22. Funishing with a documents to arrange and to keep as a document.

widodo@uns.ac.id
 DOKUMENTASI KORPORIL DAN DOKUMENTASI LITERER
Di Indonesia ada pengertian dokumentasi korporil
dan dokumentasi literer.
Dokumentasi korporil menyangkut dokumen yang
tidak tercetak atau terekam (dokumen peluru, barang
antik, preparat, dsb.)
Dokumentasi literer mengacu pada dokumen yang
tercetak dan atau terekam, misalnya: buku, majalah,
kaset, peta, dan sejenisnya.

widodo@uns.ac.id
 B. Dampak Teknologi Komputer Terhadap
Pengertian Dokumen

Muncul istilah:
Hardcopy (salinan dokumen dalam bentuk cetak) dan Softcopy (salinan
berupa elektronik).
Dokumentasi menyimpan deskripsi tertulis sebuah program termasuk nama
program, fungsi program, masukan/keluaran yang dibutuhkan,
kemungkinan ditulis dalam algoritma, bagaimana struktur datanya.
Document Per Minute (DPM), jumlah data yang diproses dalam satu menit.
Document Root, sebuah direktori dalam file system web server yang
merupakan pangkat dari file-free untuk semua dokumen yang tersedia.
Extention, perpanangan, perluasan (nama akhiran berkas digunkaan untuk
menandakan isi atau format dari berkas), misalnya: doc, gif, jpg, pdf, ppt,
txt,

widodo@uns.ac.id
 C. Hubungan Perpustakaan dan
Dokumentasi
1. Awal perkembangannya, perpustakaan tempat menyimpan
buku,
2. kemudian meningkat menjadi penyalur informasi dengan
menyediakan bibliografi-bibliografi bidang tertentu, menyediakan
karya ilmiah, phamplet, laporan teknis, laporan penelitian, dll.
3. Abad ke-20 perpustakaan dituntut memberikan pelayanan yang
lebih khusus yang kemudian muncul perustakaan umum,
perpustakaan khusus, perpustakaan perturuan tinggi dan
perpustakaan sekolah.
Perbedaan aktivitas perpustakaan dan dokumentasi pada:
(1) macam bahan pustaka yang mendapat perharian,
(2) cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan
pustaka/dokumen,
(3) macam petugasnya.

widodo@uns.ac.id
 II. Dokumen, Akses, dan Pemanfaatan
Informasi

A. Dokumen sebagai Rekamam Memori Manusia

B. Rekaman Analog dan Digital
C. Wadah Rekaman Memori
D. Berkas/Rekaman Analog
E. Berkas/Rekaman Digital

widodo@uns.ac.id
 Pengertian Arsip

--------------- Kamus Besar bahasa Indonesia (1989). Jakarta:

Balai Pustaka.
Arsip adalah dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis,
disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi

1. Arsip isi informasinya bersifat tertutup, sedangkan buku

terbuka.
2. Arsip diciptakan terbatas, sedangkan buku diciptakan tidak
terbatas. Arsip hilang atau rusak tidak bisa diganti, sedangkan
buku bisa diganti.
3. Arsip bisa mempunyai sifat terbuka seperti buku apabila sudah
dalam kategori statis.

PROGRAM DIPLOMA III PERPUSTAKAAN widodo@uns.ac.id

 Pengertian Arsip (lanjutan)
Pengertian Arsip menurut undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang
Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang dinyatakan bahwa
arsip adalah:
a. Naskah‑naskah yang dibuat, dan diterima oleh
Lembaga‑Lembaga Negara dan Badan‑Badan Pemerintah dalam
bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
b. Naskah‑naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan‑Badan
swasta dan pemerintah atau perorangan dalam bentuk corak apapun
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
kehidupan kebangsaan.

Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak bagaimanapun

juga dari sesuatu arsip dalam pasal ini adalah meliputi baik yang tertulis
maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti halnya hasil-hasil
rekaman, film dan lain sebagainya.
http://id.wikipedia.org/wiki/Arsip

widodo@uns.ac.id