Modul Tata Kearsipan PDF
Modul Tata Kearsipan PDF
Tata Kearsipan
Diklat Teknis
Administrasi Umum
(General Administration)
Eselon III
i
SAMBUTAN DEPUTI BIDANG PEMBINAAN DIKLAT APARATUR
LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Disamping itu untuk lebih memantapkan kurikulum dan modul diklat ini
telah pula dilakukan lokakarya dan uji coba/pilot testing yang dihadiri oleh para
pejabat daerah maupun para calon fasilitator/trainer.
i
Harapan kami melalui prosedur pembelajaran dengan menggunakan
modul diklat ini dan dibimbing oleh tenaga fasilitator yang berpengalaman dan
bersertifikat dari lembaga Diklat yang terakreditasi para peserta yang
merupakan para pejabat di daerah akan merasakan manfaat langsung dari
diklat yang diikutinya serta pada gilirannya nanti mereka dapat menunaikan
tugas dengan lebih baik lagi, lebih efektif dan efisien dalam mengelola berbagai
sumber daya di daerahnya masing-masing.
ii
KATA PENGANTAR
DIREKTUR JENDERAL OTONOMI DAERAH
iii
Salah satu komponen peningkatan kapasitas di daerah adalah Pengembangan
SDM atau Diklat bagi pejabat struktural di daerah. Dalam memenuhi kurikulum
serta materi diklat tersebut telah dikembangkan sejumlah modul-modul diklat
oleh Tim Konsultan yang secara khusus direkrut untuk keperluan tersebut yang
dalam pelaksanaannya disupervisi dan ditempatkan di Lembaga Administrasi
Negara (LAN) selaku Pembina Diklat PNS.
Dalam rangka memperoleh kurikulum dan materi diklat yang akuntabel dan
sesuai dengan kebutuhan daerah, dalam tahapan proses pengembangannya
telah memperoleh masukan dari para pejabat daerah dan telah diujicoba (pilot
test), juga melibatkan pejabat daerah, agar diperoleh kesesuaian/ relevansi
dengan kompetensi yang harus dimiliki oleh para pejabat daerah itu sendiri.
Pejabat daerah merupakan narasumber yang penting dan strategis karena
merupakan pemanfaat atau pengguna kurikulum dan materi diklat tersebut
dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Kurikulum dan meteri diklat yang dihasilkan melalui Proyek SCBD ini, selain
untuk digunakan di lingkungan Proyek SCBD sendiri, dapat juga digunakan di
daerah lainnya karena dalam pengembangannya telah memperhatikan aspek-
aspek yang berkaitan dengan pelaksanaan desentralisasi dan otonomi daerah.
Selain itu juga dalam setiap tahapan proses pengembangannya telah
melibatkan pejabat daerah sebagai narasumber.
iv
DAFTAR ISI
v
BAB V PENGAMANAN DAN PEMELIHARAAN ARSIP VITAL ................... 51
A. Pengertian Arsip Vital ............................................................................ 51
B. Identifikasi Arsip Vital ........................................................................... 52
C. Bencana Alam dan Bencana Disebabkan oleh Manusia ....................... 54
D. Pemeiiharaan Arsip Vital........................................................................ 55
E. Metode Perlindungan.............................................................................. 57
F. Perlengkapan Tempat Penyimpanan Arsip Vital.................................... 58
G. Pencegahan terhadap Bencana................................................................ 59
H. Latihan .................................................................................................... 60
I. Ringkasan ............................................................................................... 61
Daftar Pustaka
vi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Deskripsi Singkat
Pada masa sekarang ini, informasi telah menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap
organisasi, baik itu organisasi pemerintah pusat, daerah maupun bisnis.
Keseluruhan organisiasi pada dasarnya membutuhkan informasi. Informasi
menjadi bagian sangat penting untuk mendukung proses kerja administratif dan
pelaksnanaan fungsi-fungsi manajemen birokrasi dalam menghadapi perubahan
situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.
Menurut Schwartz dan Hemon (1993), informasi pada saat sekarang merupakan
sumber ekonomi yang memiliki nilai dan biaya produksi (value and a cost of
production). Nilai ekonomi dapat dilihat dari semakin komersialnya informasi,
sehingga mempunyai nilai signifikan dan memberi peluang untuk dapat
diperjualbelikan. Di samping itu, proses pengolahan yang tepat, dan penemuan
kembali informasi dengan cepat, akurat dan lengkap memiliki kuantitatif yang
dapat dikukur secara ekonomi.
1
2
produktivitas bagi organisiasi. Untuk itu, diperlukan suatu Tata Kearsipan. Surat
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor
36/M.PAN/02/2002, tanggal 8 Februari 2002, tentang Tata Laksana Administrasi
Umum di Lingkungan Aparatur Negara, menegaskan bahwa dalam rangka
menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan
pembangunan secara berdayaguna dan berhasilguna, serta kelancaran komunikasi
tertulis antarinstansi pemerintah, maka ditetapkan Pokok-pokok Materi Tata
Laksana Administrasi Umum di Lingkungan aparatur Negara. Pada butir 4
menyatakan bahwa Tata Kearsipan adalah pengelolaan naskah/catatan yang dibuat
dan diterima dalam bentuk corak apapun oleh Aparatur Negara dalam pelaksanaan
kegiatan administrasi, bukti transaksi, serta penyelenggaraan kehidupan bangsa
dan negara. Surat Mmenpan tersebut mengimperasikan bahwa pengololaan arsip
(arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif, arsip statis) di lingkungnan Instansi
Pemerintah, baik pusat maupun daerah, Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, dan
lembaga negara lainnya mengacu pada peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Diklat Administrasi Umum untuk Eselon III dan IV, khususnya mata Diklat Tata
Kearsipan ini, dimaksudkan untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan
sikap para pejabat Eselon III dan IV tentang tata kearsipan, yang ruang lingkupnya
terdiri atas pengurusan surat baik surat masuk mapun surat keluar; pengertian,
tipologi dan fungsi arsip, penataan arsip (filing), pengamanan dan pemeliharaan,
sera penyusutan arsip.
B. Hasil Belajar
Setelah mempelajari Modul Tata Kearsipan ini, peserta diharapkan mampu untuk
menata arsip sesuai peraturan perundangan yang berlaku.
3
C. Indikator Hasil Belajar
D. Pokok Bahasan
1. Proses surat masuk maupun keluar ; dan siklus (daur hidup) arsip;
2. Pengertian arsip, tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip.
3. Hubungan antara organisasi dan filing;
4. Bebagai macam sistem filing,
5. Prosedur filing,
6. Peralatan filing dan penggunaannya
7. Mem-file dan temu balik arsip secara efisien dan efektip,
8. Penangamanan dan pemeliharaan arsip,
9. Penyusutan arsip
Anda sebagai pembelajar, dan agar dalam proses pembelajaran mata Diklat ”Tata
Persuratan Dinas” dapat berjalan lebih lancar, dan indikator hasil belajar tercapai
secara baik, Anda kami sarankan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
A. Bacalah secara cermat, dan pahami indikator hasil belajar (tujuan pembelajaran)
yang tertulis pada setiap awal bab.
B. Pelajari setiap bab secara berurutan, mulai dari Bab I Pendahuluan sampai dengan
Bab IV.
C. Laksanakan secara sungguh-sungguh dan tuntas setiap tugas pada setiap akhir bab.
D. Keberhasilan proses pembelajaran dalam mata Diklat ini tergantung pada
kesungguhan Anda. Untuk itu, belajarlah baik secara mandiri maupun
4
berkelompok secara seksama. Untuk belajar mandiri, Anda dapat melakukan
seorang diri, berdua atau berkelompok dengan peserta lain yang memiliki
paradigma yang sama, atau berbeda dengan Anda dalam hal kearsipan.
E. Anda disarankan mempelajari bahan-bahan dari sumber lain, seperti yang tertera
pada Daftar Pustaka pada akhir modul ini, dan jangan segan-segan bertanya
kepada kepada siapa saja yang mempunyai kompetensi dalam bidang kearsipan.
Setelah Anda mempelajari Proses Pengurusan Surat, Anda diharapkan dapat : menjelaskan
pengertian surat dan pengurusan surat, menjelaskan tujuan pengurusan surat, permasalahan
dalam pengurusan surat, pertimbangan asas dalam pengurusan surat, dan menjelaskan
prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar
Selamat! Anda telah mempelajari Modul – 2 tentang Tata Persuratan Dinas dengan
baik, sejak mengonsep surat sampai surat ditandatangani dan diberi cap, kemudian
dikirim ke alamat dituju. Di samping instansi Anda mengirim surat dinas, juga
menerima surat dari instansi lain harus ditangani sesuai dengan tata kerja dan prosedur
yang baik dan benar.
5
6
1. Pengorganisasian dalam pengurusan surat
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu diatur
sistem pengendalian yang tepat. Untuk itu, mengingat bahwa pada dasarnya
kegiatan pengurusan surat tidak dapat sama dilaksanakan pada semua instansi,
ada beberapa asas pengurusan surat yang dapat dipertimbangkan untuk
diterapkan pada organisasi yang bersangkutan. Penentuan asas tersebut, tentu
saja harus mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a. Asas Sentralisasi
b. Asas Desentralisasi
Sesuai dengan tujuan pengurusan surat, yaitu agar surat sampai ke alamat
yang dituju dengan cepat, tepat dan aman, maka harus dibuat suatu rencana
prosedur kerja yang baku, sehingga apabila terjadi pergantian pimpinan atau
staf, tidak terjadi perubahan prosedur dalam pengurusan surat.
a. Pengelompokan surat
b. Pencatatan surat
d. Pendisposisian
3. Pedoman Kerja
Agar semua yang diuraikan tersebut di atas dapat terlaksana dengan baik,
maka suatu organisasi memerlukan suatu pedoman kerja yang di dalamnya
memuat penjelasan mengenai prosedur kerja dan tata kerja yang diterapkan
pada instansi/ organisasi tersebut.
Sebelumnya telah dibahas bahwa tujuan pengurusan surat masuk adalah agar
surat masuk dapat sampai pada alamat yang dituju dengan cepat, tepat, aman
dan lengkap.
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat masuk;
yang mencakup penetapan penyaluran surat masuk dan pengarahan surat
masuk pada unit kerja yang tepat, akan mewujudkan tujuan pengurusan surat.
Untuk mewujudkan tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar dapat
dipergunakan sebagai pedoman dalam merencanakan prosedur pengurusan
surat masuk.
e. Pendisposisian Surat
Surat yang memerlukan koordinasi dengan unit kerja lain tidak harus
selalu menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan mengkopi
surat tersebut, dan memberikan stempel disposisi. Yang perlu
diperhatikan dalam pembuatan fotokopi, harus ada pembatasan jumlah
fotokopi, sebab akan terjadi penggandaan yang cukup banyak, biaya
fotokopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran informasi akan
lebih besar. Contoh Format Lembar Disposisi dapat dilihat pada halaman
selanjutnya.
13
Gambar 2-1. Lembar Disposisi
NAMA INSTANSI
..............................................................................
................................Unit Kerja ............................
...................................alamat ..................................
LEMBAR DISPOSISI
1.........................................
2. .......................................
3. .......................................
4. .......................................
5. .......................................
6. .......................................
7. .......................................
8. .......................................
9. ......................................
14
Cara Pengisian Lembar Disposisi :
01. Kolom masalah disisi dengan masalah pokok isi surat sesuai
dengan kode klasifikasi
Kolom kode diisi dengan kode klasifikasi masalah dari surat
02.
Sifat rahasia, penting, biasa diisi dengan tanda cek (v) sesuai
03.
dengan klasifikasi surat.
Tanggal/Nomor, diberi tanggal dan nomor yang terdapat dalam
04. surat
Asal diisi dengan instansi/pengirim surat.
05. Isi Ringkas diisi sesuai dengan maksud dalam surat
06. Kolom tanggal penyelesaian diisi dengan tanggal yang
07. merupakan batas waktu pelaksanaan disposisi.
Lampiran-lampiran dari surat yang didisposisi.
Contoh Mildex
Ya Tidak Ya Tidak
Bantuan UPT.Diklat V V
mengajar
Kunjungan V V
Lamaran Humas V V
Kepeg.
Agar surat keluar dapat disampaikan kepada yang dituju dengan cepat, perlu
disusun sebuah prosedur surat keluar yang harus dirancang secara cermat.
Untuk keperluan itu, maka perlu dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut
16
a. Asas yang akan diterapkan
Untuk sebuah organisasi kecil, asas satu pintu yang relatif lebih
sederhana untuk dapat diterapkan. Dengan perrtimbangan volume surat
yang lebih banyak, sebuah organisasi besar sebaiknya menggunakan asas
desentralisasi untuk menghindari keterlambatan dalam pengurusan surat
keluar. Untuk mencapai hasil yang maksimal, perlu diatur kewenangan
masing-masing terminal surat yang berada di unit kerja maupun terminal
pusat.Pembagian tugas tersebut dapat dilakukan sebagai berikut
c. Pendelegasian wewenang
e. Faktor pengamanan
f. Pengiriman surat
Dalam kegiatan pengurusan surat ada beberapa sarana yang digunakan dalam
pencatatan, yaitu buku agenda, formulir (takah) dan kartu (kartu kendali).
Ketiga bentuk sarana pencatatan ini satu sama lain ada keuntungan dan
kerugiannya serta dapat digunakan sesuai dengan kepentingan instansi yang
bersangkutan.
a. Buku Agenda
Buku Agenda adalah suatu daftar yang berisi keluar masuknya surat
secara urut nomor. Pencatatan yang pertama baik surat masuk atau pun
surat keluar ada di dalam buku ini.
b. Formulir (Takah)
1) Map Takah
3) Buku Takah
4) Lembar Catatan
c. Kartu Kendali
Tgl.
INDEKS : No. Urut M/K
Kode
Isi Ringkas :
10
Lampiran : cm
Kepada :
Dari :
No. Surat :
Tanggal :
Paraf :
Pengolah :
Catatan :
15 cm
Surat biasa dan rahasia dicatat pada lembar pengantar surat biasa dan
rahasia rangkap dua, baik untuk surat masuk maupun surat keluar.
21
Gambar 2-4 Lembar Pengantar Surat Biasa
Disampaikan pukul :
Unit Pengolah : Tanggal :
C. Latihan
D. Rangkuman
1. Surat merupakan pernyataan tertulis dalam berbagai bentuk yang dibuat oleh
organisasi sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan infomrasi
kedinasan kepada pihak lain.
2. Surat-surat yang berisi informasi kedinasan ini harus dikelola secara efektif
dan tepat.
3. Pengurusan surat adalah merupakan kegiatan menerima dan mengirimkan
surat masuk dan surat keluar serta juga mengarahkan serta menyalurkan surat
ke unit-unit dalam lingkungan suatu organisasi.
4. Asas Sentralisasi yaitu asas pengendalian kegiatan pengurusan surat, baik
surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya dibebankan dan
dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu unit organisasi.
5. Asas Desentralisasi yaitu suatu asas pengendalian pengurusan surat, baik surat
masuk maupun surat keluar sepenuhnya dilaksanakan oleh masing-masing
unit kerja dalam suatu organisasi.
6. Selain itu, pengurusan surat harus dirancang sedemikian rupa sehingga
memberi kemungkinan untuk mempercepat proses pendistribusian informasi.
24
Hal yang penting dalam proses ini adalah memperhatikan bobot informasi
yang ada dalam surat dinas, sehingga kegiatan pengurusan surat juga meliputi
pengarahan serta menyalurkan surat ke unit-unit kerja dalam lingkungan suatu
organisasi.
BAB III
PENGERTIAN, TIPOLOGI, FUNGSI ARSIP DINAMIS,
DAN SIKLUS ARSIP
Setelah Anda mempelajari Bab III ini, Anda diharapkan dapat menjelaskan pengertian arsip,
tipologi, dan fungsi arsip dinamis, dan siklus arsip
Penyimpanan informasi dalam (bentuk) arsip sering kurang begitu diperhatikan, dan
menjadi pekerjaan yang kurang menarik di kantor. Padahal, arsip tersebut fungsinya
sangat penting bagi kelancaran kegiatan, karena sebagai bahan bagi pimpinan dalam
melaksanakan fungsinya yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan
pengawasan.
Hal ini tidak lepas kaitannya dengan peran kantor sebagai unit penunjang dalam suatu
organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta, yang fungsinya mengelola
informasi. Peranannya semakin terasa penting dengan meningkatnya kebutuhan
penyediaan informasi yang tepat waktu, lengkap, cepat, dan akurat untuk kepentingan
organisasi tersebut. Hal ini yang menjadi salah satu sebab perlunya sistem penyediaan
dan penyimpanan informasi yang efektif. Sistem penyimpanan dan penyimpanan
informasi tersebut disebut pula filing.
Banyak konsep dasar diberikan tentang arsip atau records. Dalam subbab ini akan
dikemukakan tiga pendapat tentang pengetian arsip (records) ialh dari Lundgren
dan Lundgren dan Milburn D. Smith III, serta Undang-undang No. 7 Tahun 1971
tentang Pokok-pokok Kearsipan.
Baiklah kita bahan terlebih dahulu pengertian arsip menurut Ludgren dan
Lundgren (1989), dalam bukunya Record Management in The Computer Age,
arsip merupakan buti dari suatu kejadian atau kegiatan yang direkam dalam bentuk
nyata atau bersifat tangible , sehingga memungkinkan untuk ditemukan kembali.
Dari pengertian ini dapat diambil beberapa kesimpulan dasar.
Pertama, arsip itu merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti
tersebut merupakan bukti bagi lebih dari satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip
harus berisi data yang mempunyai arti sesara sosial. Dalam konteks ini, arsip
seringkali diartikan sebagai dasar untuk pegambilan keputusan, pengukuran dan
penghitungan. Data yang telah diproses sehingga lebih bermakna dapat diartikan
sebagai informasi.
Kedua, arsip harus disimpan dalam bentuk yang nyata. Tiga bentuk atau media
secara umum terdiri atas kertas (paper), film dan media magnetik (magnetic
media). Arsip berbasis kertas berupa data, gambar atau teks yang disimpan dalam
sesuatu yang tekomposisi kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau beerat kertas.
Arsip film merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dalam film, termasuk
25
26
pula bentuk khusus film, seperti microfilm. Sementara arsip media magnetik
merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemubalikkan (retrival)
melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.
Ketiga, adalah bahwa arsip dapat ditemubalikkan (retrievable). Setiap bentuk arsip
baikapakah berbasis kertas, film, maupun media magnetik harus dapat
ditemubalikkan secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan
nonarsip (nonrecord), karena nonarsip merupakan keseluruhan informasi dalam
bentuk yang tidak nyata. Salah satu contoh nonarsip adalah percakapan biasa.
Nonarsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi “arsip”
Milburn D. Smith III (1986) memberikan pengertian arsip hampir sama seperti
Lundgren, dia menyatakan bahwa arsip (record) merupakan keseluruhan bentuk
informamsi terekam. Media arsip yang menurut Smith III dapat berupa kertas,
mikrofilm, media magnetik atau disk optic. Pendapat Smith III ini agak berbeda
dengan Lundgern dan Lundgern, mengapa? Karena media optik telah dimasukkan
sebagai salah satu media arsip.
Lebih lanjut, Smith III membagi media arsip ke dalam beberapa kategori.
Pertama, arsip-arsip dengan media elektronik (electronic media) yang meliputi
disk magnetik, diskettes, pita magnetik dan disk optik. Umumnya, media
elektronik digunakan untuk meyimpan informasi arsip dalam jenis dan jumlah
yang besar. Kedua, media mikrofotografik (microphotographic media) yang
meliputi mikrofilm atau microfiche dan computer output microforms (COM).
Media ini digunakan untuk menyimpan informasi yang membutuhkan akses cepat
atau penyimpanan yang sangat lama.
Bentuk media yang ketiga, adalah arsip-arsip dengan basis kertas. Arsip ini
Umumnya berbentuk hard-copy seperti memo-memo, surat, kontrak-kontrak dan
berkas projek. Keuntungan bentuk ini adalah dapat menyediakan informasi untuk
referensi jangka pendek dan sering digunakan untuk arsip vital (vital records).
Bentuk media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal sebagai
audio-visual media. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip-arsip gambar
bergerak dan suara seperti kaset, audio kaset, dan video tape. Kecenderungan
terakhir mengarah kea media digital seperti laser disk, video compact disk (VCD)
yang menyimpan arsip-arsip multi data, teks, gambar, grafik dan suara.
Berdasarkan pada dua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun
jenis arsip harus memiliki unsur-unsur (1), arsip merupakan informasi terekam,
(2), memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba
dan didengar, dan yang terakhir (3) arsip memiliki fungsi dan kegunaan. Kegunaan
ini dapat merupakan evidence atau memiliki suatu legalitas tertentu yang dapat
digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administratif
dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi pemerintahan dan juga bisnis.
Secara lebih sederhana, arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang
mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan
diputuskan untuk disimpan karena kemungkinan ada kegunaan pada masa yang
akan datang.
Menurut Betty R. Ricks (1992), suatu arsip dapat dipertimbangkan menjadi arsip
inaktif jika dipergunakan kurang dari 10 kali dalam satu tahun. Frekuensi
penggunaan ini sebenarnya bergantung pada kebutuhan organisasi masing-masing.
Setiap organisasi dapat memiliki tingkat frekuensi penggunaan terhadap arsip
berbeda-beda meskipun mungkin jenis arsipnya sama.
Kehadiran arsip pada dasarnya karena adanya kegiatan organisasi, kelompok atau
individu. Tanpa adanya suatu kegiatan atau aktifitas, maka arsip tidak akan
tercipta. Arsip dinamis dengan demikian dapat merupakan informasi keseluruhan
proses dalam organisasi. Oleh karenanya arsip dinamis ini memiliki beberapa
fungsi yang dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi bagi organisasi. Fungsi
arsip ialah:
3. Mendukung pengawasan
5. Memori organisasi/perusahaan
C. Sistem Arsip
1. Tujuan Kearsipan
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan
mempunyai sasaran : Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan
mampu menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat
waktu secara efisien.
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya
dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus
hidup sebagai berikut:
a. Tahap Penciptaan
Ada dua cara arsip diciptakan. Pertama, diterima dari organisasi atau
seseorang yang berasal luar organisasi. Kedua, dapat diciptakan secara
internal oleh satu orang atau lebih. Penciptaan arsip eksternal seperti
surat, laporan, formulir, tidak dalam kontrol dan kendali suatu
organisasi/perusahaan, karena arsip diciptakan oleh orang lain. Namun
demikian, penciptaan arsip dari dalam dapat dikontrol dan dikendalikan
berdasarkan pada kebutuhan organisasi/perusahaan
Pada tahap ini, arsip dapat dikategorikan sebagai arsip dinamis, yaitu
arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan
administrasi sehari-hari. Selanjutnya, arsip dinamis dapat dikategorikan
lagi menjadi arsip dinamis aktif, yaitu arsip yang frekuensi
penggunaannya masih sangat tinggi dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari (terus-menerus). Sedangkan arsip dinamis inaktif ialah arsip
30
dinamis yang frekuensi penggunaannya sudah menurun (jarang) dalam
penyelenggaran administrasi sehari-hari.
e. Tahap pemindahan
f. Tahap pemusnahan
TAHAP
PENCIPTAAN
TAHAP
TAHAP PEMANFAATAN
PENYUSUTAN
TAHAP
PENYIMPANAN
Keempat tahap tersebut seyogyanya dilalui oleh setiap jenis arsip. Jika
salah satu atau beberapa tahap kurang ditangani secara serius/tidak
efektif, maka sistem kearsipan secara keseluruhan menjadi tidak efektif.
Gejala kurang efektifnya sistem kearsipan dapat dilihat antara lain
berupa:
D. Latihan
Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang menurut pendapat Anda paling benar
dengan cara melingkari huruf a, b, c, atau d.
E. Rangkuman
Arsip adalah salah satu sumber informasi terekam, pada dasarnya memiliki fungsi
dan kegunaan yang signifikan dalam menunjang kegiatan administrasi negara dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Karena pentingnya informamsinya, arsip
harus dikelola di dalam suatu sistem yang disebut dengan manajemen arsip
dinamis. Manajemen arsip dinamis merupakan pengelolaan tehadap keseluruhan
daur hidup (life cycle) arsip.
BAB IV
PENATAAN BERKAS (FILING)
Dapat dibayangkan bagaimana jadinya, jika surat tersebut tidak dapat ditemukan
oleh sekretaris tersebut, paling tidak untuk digunakan selama percakapan melalui
telepon tersebut.
Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-
bahan dengan aman, maka filing dapat dianggap sebagai “pusat ingatan
organisasi”. Dan oleh karena orang biasanya tidak selalu mungkin mengingat
segala sesuatu tentang kejadian-kejadian, peristiwa-peristiwa, maka filing
merupakan bagian yang sangat penting, dan oleh karenanya filing harus disusun
dengan sempurna dalam suatu organisasi.
Mengingat sangat pentingnya tugas filing dalam suatu organisasi, maka seorang
Sekretaris yang berperan sebagai pembantu pimpinan harus memiliki sifat-sifat
tertentu agar dalam melaksanakan tugas filing dengan efisien dan efektif. Sifat-
sifat tersebut anatara lain :ketelitian, kerapihan, serta menguasi bidangnya.
Mengingat hal tersebut, seorang Sekretaris harus mempunyai pengetahuan
dasar filing, yaitu di mana dia harus menyimpan semua catatan, menyiapkan
semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan atau menyatukan semua
33
34
catatan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, sehingga menjadi suatu
riwayat yang lengkap, agar pimpinan organisasi dapat mengambil keputusan
dengan cepat dan tepat.
Organisasi dalam segala bentuk dan jenisnya, baik pemerintah, swasta atau pun
profesional, besar atau kecil pasti perlu untuk menyimpan arsip untuk acuan di
masa yang akan datang. Kenyataan penting mengenai produk; data statistik,
informasi tentang pegawai, pelanggan dan pemasok; dan tidak terbilang rincian
lain harus dengan cepat tersedia melalui prosedur filing yang sistematis. Arsip ini
harus disimpan tidak hanya untuk disimpan dengan aman, tetapi juga harus dapat
ditemukan dengan segera.
Pentingnya filing dapat diilustrasikan oleh suatu studi di Amerika Serikat yang
menunjukkan bahwa 43 persen organisasi/perusahaan yang arsipnya musnah oleh
kebakaran atau oleh sebab yang lain, tidak mampu untuk melakukan kegiatannya.
Penyimpnan arsip harus dapat mencegah dari kehilangan adalah sangat penting,
dan merupakan bagian dari proses filing.
1. Definisi Filing
Oleh karena arsip sangat penting dalam setiap organisasi/ perusahaan, arsip
tersebut mempunyai pengaruh dengan berbagai macam cara terhadap kegiatan
setiap pegawai dalam organisasi/perusahaan tersebut. Pekerjaan dalam
kantor khususnya berkepentingan dengan arsip - menciptakannya dan
kemudian menemukan dan menggunakannya.
“Saudari Gaharani, berikan saya selembar kopi surat yang kami tulis kepada
Departemen Pekerjaan Umum tentang barang-barang marterial Gedung
Perpustakaan yang baru.,” adalah permintaan yang biasanya diminta dari
seorang Sekretaris. Tidak hanya ia diharapkan untuk mengetahui bagaimana
untuk menemukan, tetapi juga diharapkan untuk menemukannya dengan
cepat. Tidak ada seorangpun Sekretaris yang telah menyelesaikan Diklat
Sekretaris tanpa pengetahuan yang mendalam tentang prosedur filing, teknik,
dan manajemen arsip.
3. Sistem Filing
a. Sistem Alphabetis
Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling
banyak digunakan. Sistem ini langsung, karena tidak menggunakan
relatif indeks yang digunakan sebagai petunjuk jika akan menyimpan
dan menemukan selembar arsip. Manfaat utama adalah langsung dan
sederhana, sesederhana kita mengucapkan a, b, dan c.
1) Mengabjadkan
3) Istilah Mengindeks
Aturan Mengindeks
Urutan alpabetis
Nama Orang
Nama Instansi/Perusahaan
Masih banyak aturan yang lain, yang tidak sempat dibahas di sini,
misalnya nama orang yang bergelar, mempunyai nama suci, wanita
yang sudah menikah dan lain sebagainya.
Jika Anda menerapkan sistem lain selain sistem abjad, karena organisasi
Anda melaksanakan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
39
yang berkenaan dengan organisasi Anda, maka Anda dapat menerapkan
filing sistem subjek dalam menyimpan arsip-arsipnya.
Kepegawaian
Cuti
Kenaikan pangkat
Lamaran
dsb.
Keuangan
Gaji
Hadiah Lembaran
Lembur
dsb.
Jika kita cermati, masih banyak instansi yang menerapkan sistem filing
nomor yang tidak melengkapi dengan indeks. Oleh kasrena itu, hal ini
akan menimbulkan masalah jika pada suatu saat nasabah atau si pasien
Dalam filing sistem nomor ada tiga unsur, yaitu file utama, indeks, dan
buku nomor dapat berupa buku register/buku induk/buku besar.
1) Buku Besar
2) Indeks
3) Buku Nomor
d. Sistem Geografis
Sistem filing ini digunakan untuk filing arsip yang disusun menurut
urutan tanggal masuk dan keluarnya arsip atau surat itu. Surat-surat atau
arsip yang masuk lebih akhir ditempatkan dalam filing yang paling
depan, sekretaris tanpa melihat masalah atau perihal surat/arsip.
Selanjutnya Anda hanya mengelompokkan surat-surat atau arsip yang
difile itu dalam bulan-bulan setiap tahun.
C. Peralatan Filing
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari arsip.
Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file/berkas
dengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun.
Umumnya terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga, dua
bahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada filing cabinet biasanya
tersusun empat laci, yang masing-masing lacinya mempunyai daya tampung
5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang.
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan dengan sepasang gawang yang
dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belaknng sepanjang
lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan folder gantung.
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide
sebagi berikut:
Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar), yang
disebut dengnan tab. Tab gunanya untuk menempatkan atau mencantumkan
heading/titel/atau kode. Badan (B) adalah badan guide itu sendiri.
Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor, atau dapat dibuat
sendiri dengan bahan lembaran karton yang kuat tetapi halus. Sebaiknya
karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Dapat juga bahannya dari
plastik. Setiap ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung, agar tidak
melukai tangan. Demikian pula tabnya dapat dibeli, kemudian dipasang
dengan mencepitkan pada badan guide.
45
3. Folder
Tap folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tap pada guide, yaitu
untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi file-
nya.
Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada sistem geografis
adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk, dan nama tempat yang
dituju untuk surat keluar (pertinggal). Sedangkan kata tangkap pada
sistem subyek adalah perihal atau isi surat.
Dengan ada tanda ini, maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Di
samping itu, jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar
dari file, Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut
berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yanng sudah ada.
Setelah disimpan, pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk
tujuan tertentu. Oleh karena itu, arsip yang diperlukan tersebut harus dapat
ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat, tepat, dan lengkap.
Untuk itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak
akan terjadi kesulitan:
Dalam hal ini hendaknya berlalku prinsip : “siapa pun yang meminjam
dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali, harus mengisi daftar
peminjaman dan waktu/lamanya peminjaman dibatasi”.
E. Latihan
F. Rangkuman
Akibatnya, dari hal ini tentunya kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip
tersebut tidak akan dapat terjamin, akan lenyap pula, sehingga kehilangan jejak untuk
melanjutkan pekerjaan selanjutnya. Maka, berdasarkan pada kejadian tersebut di atas,
pemeliharaan, perawatan dan pengamanan arsip mutlak harus dilaksanakan untuk
menjamin kelestarian informasi yang terkandung dalam arsip tersebut.
Pada dewasa ini wujud arsip sudah beraneka ragam misalnya arsip film, rekaman (pita
tape), peta, foto-foto, gambar, gambar, sehingga pemeliharaan dan pengamanan pun
tidak sama dengan pemeliharaan arsip yang berbentuk kertas, suhu penyimpanan kertas
dan film, foto, akan berbeda sekali, maka sebab itu pula ruang penyimpanan film,
gambar, foto tidak dapat dicampur dengan ruangan penyimpanan arsip yang berbentuk
kertas.
Arsip vital adalah arsip yang diperlukan untuk kelangsungan kegiatan operasional
suatu organisasi. Untuk mengetahui lebih jelas kategori arsip vital, maka
51
52
diperlukan kegiatan identifikasi yang menyangkut pada pengertian arsip vital, ciri-
ciri arsip vital, dan keberadaannya dalam suatu organisasi. Hal lain yang akan
terkait dengan arsip vital yaitu perencanaan, perlindungan, dan pencegahan
terhadap bencana. Seluruh kegiatan tersebut merupakan satu kesatuan yang disebut
dengan Program Arsip vital.
Arsip vital adalah arsip dalam media apa pun yang isinya berkaitan dengan
kelangsungan hidup organisasi, yang keberadaannya dapat di central file karena
bersifat aktif , dan di record centre karena bersifat inaktif. Definisi tersebut
mengandung pengertian bahwa arsip vital merupakan bagian dari arsip dinamis,
yang harus mendapat perlakuan khusus dibandingkan arsip-arsip lainnya.
Betty R. Ricks (1992:245) mengatakan bahwa jumlah arsip vital hanya 35 persen
dari seluruh arsip yang tercipta di suatu organisasi; sedangkan Susan Diamond
(1983:63) dan Patricia Wallace (1992:280) menyebutkan bahwa hanya 2 persen
dari arsip perusahaan yang dapat digolongkan sebagai arsip vital. Jika diteliti
dengan cermat maka akan diketahui bahwa arsip vital milik organisasi berkisar
antara 2- 5 persen, tergantung pada besar kecilnya organisasi.
Pengelolaan arsip vital harus dilakukan tersendiri untuk menjamin hanya orang
atau instansi tertentu yang memiliki akses, terjaga kelestariannya di saat terjadi
musibah, dan terdapat rincian tanggung jawab yang jelas pada waktu terjadi
kebocoran informasi atau terjadi musibah. Selain itu, ada hal-hal lain yang
mendasar mengenai arsip vital, yaitu bahwa arsip vital :
Bagaimana jika sebuah kantor rusak akibat bencana alam atau disebabkan oleh
kecerobohan pegawainya, dan di sana terdapat arsip-arsip esensial (sangat
mendasar) bagi kelangsungan organisasi. Pertanyaan tersebut perlu dipikirkan
secara serius. Arsip-arsip yang bersifat esensial bagi kelanjutan operasional bisnis
perusahaan diidentifikasi sebagai arsip vital. Arsip vital organisasi di antaranya
adalah hak cipta, perjanjian sewa, rekening tanda terima, formulir pajak, dokumen-
dokumen legal, formulir , anggaran rumah tangga, monopoli, arsip perorangan,
lisensi , dan polis asuransi.
Di setiap organisasi, selain ada arsip vital biasanya ada arsip-arsip lainnya yang
tergolong ke dalam arsip penting, arsip bernilai guna, clan arsip kurang penting.
53
1. Arsip penting, seperti data bank pada komputer. Bertambahnya arsip penting
adalah untuk memperlancar operasional organisasi/perusahaan, dan dapat
diduplikasi sebagai cadangan jika hilang atau rusak karena suatu bencana.
Arsip-arsip tersebut meliputi dokumen yang dapat dibutuhkan guna
menunjang atau menjaga kepentingan bisnis legal, laporan-laporan untuk
diserahkan kepada pemerintah.
2. Arsip bernilai guna, adalah arsip yang dapat dengan mudah diambil; dan jika
hilang maka tidak akan menghalangi kelanjutan kegiatan operasional suatu
organisasi. Arsip-arsip jenis ini tidak dianggap esensial karena datanya dapat
diperoleh atau dibuktikan dari sumber-sumber lain, baik dari dalam atau pun
dari luar organiisiasi/perusahaan. Contohnya adalah permintaan untuk alat-
alat dan daftar pesanan atau daftar penjualan.
3. Arsip kurang penting, adalah arsip yang tidak esensial untuk operasional
organisasi; kalau rusak atau hilang maka tidak mengganggu organisasi.
Contohnya adalah memorandum, korespondensi, keterangan nasabah, daftar
surat, surat-surat pesanan, buku perjanjian, brosur dan buku katalog.
Kegiatan identifikasi arsip menjadi awal kegiatan dalam program arsip vital. Ada
beberapa upaya yang dapat dilakukan untuk mengetahui arsip vital.
1. Analisis Institusional
Untuk menentukan jenis arsip vital juga dapat dilakukan dengan analisis
untung rugi yang meliputi :
Selain kedua analisis yang sudah disebutkan di atas, maka upaya yang dapat
dilakukan sebagai pegangan untuk mengidentifikasi arsip vital adalah dengan
mempelajari ciri-ciri sebagai berikut:
Arsip perlu dilindungi dari ancaman banjir, angin topan, gempa bumi, api dan
nuklir. Selain adanya ancaman dari alam, arsip juga perlu dilindungi dari
resiko bahaya yang dibuat oleh manusia seperti pencurian, kebocoran,
keamanan, atau karena salah simpan. Dalam kegiatan sehari-hari, arsip perlu
dijaga dari bahaya air, serangga, binatang pengerat, jamur, lumut, bahan
kimia, cahaya, debu, temperatur clan kelembaban harus tepat.
Di dalam pemeliharaan dan pengamanan arsip vital terdapat dua aspek penting,
yaitu :
Bagaimana pun bentuk organisasi tidak ada yang luput dari ancaman bahaya
seperti kebocoran rahasia negara bagi instansi pemerintah; maupun rahasia
perusahaan bagi organisasi swasta. Kebocoran rahasia perusahaan dapat terjadi
karena adanya persaingan dengan perusahaan lain, seperti pencurian desain (mobil,
kapal terbang, bangunan) atau formula suatu produk tertentu (parfum, obat-obatan,
makanan dan minuman). Semuanya merupakan aset yang paling berharga bagi
perusahaan yang harus di'lindungi.
Di rumah sakit, arsip yang termasuk vital adaiah rekam medik (arsip pasien). Jika
rekam medik rusak atau hilang, maka rumah sakit tersebut tidak akan marnpu
melakukan perawatan medis secara efektif. Di lembaga pendidikan jika berkas
peserta, mahasiswa, murid atau berkas penting iainnya yang berkaitan dengan
proses belajar mengajar hilang, maka akan menimbulkan hambatan yang sangat
berarti terhadap proses belajar mengajar.
Agar dapat melindungi arsip vital secara tepat perlu melakukan analisis resiko
yaitu untuk menentukan dan mengevaluasi resiko yang dapat menyebabkan
kerusakan, kehancuran atau kehilangan arsip. Hasil analisis tersebut dapat
digunakan sebagai dasar perlindungan terhadap arsip vital serta penetapan
pengelolaan arsip lainnya. Analisis resiko diawali dengan mengidentifikasi
terhadap ancaman yang sangat peka. Ancaman terhadap arsip vital dapat dibagi
dalam enam kelompok, yaitu :
1. Kerusakan
2. Hilang
Media magnetik atau optik dan tipe arsip lainnya dapat hilang karena dicuri,
salah meletakkan dalam menyimpan atau karena sebab lain.
3. Pemalsuan
4. Penyingkapan
E. Metode Perlindungan
Untuk melindungi arsip vital pada umumnya terdapat beberapa cara yang dapat
dilakukan, di antaranya adalah :
Filing cabinetyang biasa tidak dapat menjamin keselamatan arsip vital. Oleh
karena itu, diperlukan filing cabinet berlapis baja tahan api guna melindungi arsip
vital jika terjadi kebakaran: Ada beberapa model dari filing cabinet yang
digunakan dalam perkantoran, seperti filing cabinet berlaci 2, 3, atau 4.
Arsip vital dapat disimpan di dalam mau pun di luar organisasi. Penempatan dalam
lokasi-lokasi tersebut tentu dengan memperhatikan beberapa pertimbangan.
Media arsip vital terdiri dari kertas, film, pita, atau disket. Adanya media yang
beraneka-ragam tersebut menyebabkan adanya perbedaan perlakuan dalam
pemeliharaannya. Pengetahuan tentang karakteristik setiap media arsip vital
harus dimiliki oleh pegawai arsip tingkat manajer. Keterbatasan sumber-
sumber seperti dana, waktu, dan tenaga pelaksana merupakan alasan dari
pentingnya kegiatan tersebut dilaksanakan secara efektif dan efisien.
Siapa pun tidak dapat mencegah terjadinya gempa bumi, gunung meletus atau
kebakaran. Pengadaan alat pemadam kebakaran, pemasangan water sprinkler
pada ruang tempat penyimpanan arsip vital merupakan salah satu upaya
pengamanan.
H. Latihan
1. Arsip vital adalah arsip yang bersifat esensial untuk kelangsungan operasional
organisasi, dan dapat masuk ke dalam kategori arsip aktif atau inaktif.
Duplikasi atau copy dibuat bagi pengguna arsip vital.
2. Mikroformulir adalah media yang baik untuk retensi jangka panjang data
vital, dan ruang penyimpanannya pun tidak memakan banyak tempat.
3. Semua arsip vital organisasi hendaknya didaftar dan disebutkan, termasuk
perlindungan pada jadwal retensi arsip vital. Program arsip vital hendaknya
dievaluasi setiap tahun untuk memastikan keefektifannya dalam keadaan
krisis.
4. Arsip vital perlu dilindungi sebaik-baiknya dari kecerobohan yang dibuat oleh
manusia clan bahaya alam. Metode perlindungan untuk arsip vital terhadap
pencemaran, duplikasi, maka diperlukan ruang khusus dan pusat
penyimpanan arsip vital.
BAB VI
PENYUSUTAN ARSIP
Setelah mempelajari Bab VI ini, peserta diharapkan dapat medefinisikan penyusutan arsip,
menjelaskan dasar hukum penyusutan, merencanakan orogram penyusuan arsip, menilai arsip,
membedakan arsip primer dan sekunder, serta membuat jadwal retensi arsip.
Penyusutan arsip (records disposal) merupakan upaya untuk mengurangi volume atau
jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula
arsip akan senantiasa tercipta. Dengan demikian, Anda dapat memastikan bahwa setiap
saat arsip meningkat volumenya. Tentu saja dapat Anda pastikan, bahwa
meningkatnya volume arsip akan menimbulkan pula permasalahan jika tidak dibarengi
dengnan kebijakan pengurangan volume arsip. Masalah yang dihadapi antaranya ialah
ruang penyimpanan, pemborosan biaya, khususnya untuk pengadaan peralatan untuk
penyimpanan, tenaga yang mengelolanya, serta biaya untuk pemeliharaan dan
perawatannya. Hal yang tidak kalah pentingnya ialah temu balik arsip jika sewaktu-
waktu diperlukan. Mngapa? Karena mengalami kesulitan. Dengan mencermati
permasalahan tersebut, maka program penyusutan harus dilaksnakan.
Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip dalam Bab I,
pasal 2 menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara :
62
63
Sekarang Badan Kepegawaian Negara), sepanjang menyangkut arsip
kepegawaian.
c. Pimpjnan Lembaga negara atau Badan Pemmerintah menetapkan
keputusan setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional.
d. Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi
dikenal baik isi maupun bentuknya, dan disaksian oleh dua pejabat dari
bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah yang
bersangkutan.
e. Untuk melaksnakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip-arsip
yang dimusnahkan dan Berita acara Pemusnahan Arsip.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional Republik
indonesia.
a. Arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk
penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka
waktu penyimpannya, ditetapkan sebagai berikut:
1) Arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-
badan Pemerintah di tingkat pusat harus diserahkan kepada Arsip
nnasional Pusat.
2) Arsip yang disimpan oleh Badan-badan Pemerintah tingkat Daerah
harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah sekarang Badan
Kearsipan Daerah)
b. Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud (di atas) dilakukan sekurang-
kurangnya satru kali dalam 10 tahun, serta dilaksnakan dengan membuat
Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari
arsip-arsip yang diserahkan.
Penyusutan arsip menyangkut penilaian yang sifatnya subjektif, dan berbeda pada
setiap organisiasi yang disebakan karena tugas dan fungsinya berlainan. Untuk
menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, maka Jadwal
Retensi Arsip (JRA) disusun oleh suatu panitia/tim yang terdiri atas para pejabat
yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dan kegiatan organisasinya masing-
masing.
64
Jadwal Retensi Arsip (JRA) berupa suatu daftar yang berisi tentang kebijakan
jangka penyimpanan arsip serta penetapan simpan permanen dan musnah. Dalam
JRA terkandung unsur-unsur:
1. Judul subyek utama yang merupakan gambaran dari seluruh seri berkas yang
dimiliki organisasi.
2. Jangka simpan atau usia arsip baik aktif maupun inaktif
3. Penetapan simpan permanen dan musnah.
Inventarisasi arsip adalah upaya pendataan atau pencatatan fisik arsip maupun
nonfisik yang ada dalam organisasi. Data fisik arsip berkaitan dengan jenis fisik
arsip (seperti foto, film, rekaman), sedangkan nonfisik meliputi isi arsip, kurun
waktu, jumlah atau volume arsip, kegunaan dan frekuensinya, tingkat akumulasi,
sistem penataan berkas, sarana penemuan kembali, persyaratan hukum yang
berlaku. Dalam melakukan inventarisasi diperlukan formulir untuk mempermudah
analisis data.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar inventarisasi berhasil baik dan
lengkap sebagai berikut:
Penilaian adalah tindakan analisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya. Penilaian
dilakukan dalam rangka penetapan jangka simpan, serta menentukan simpan
permanen clan musnah. Menilai arsip selain untuk kepentingan organisasi, juga
untuk penelitian di masa mendatang.
65
Penentuan nilai guna dan jangka waktu penyimpanan arsip berdasarkan pada
kajian terhadap arsip, penataannya dan hubungnannya dengnan arsip-arsip lainnya.
Isi arsip atau informasi yang terkandung di dalam arsip merupakan unsur yang
paling menentukan dalam penilaian arsip, sedangkan penataan arsip dapat
memudahkan/membantu dalam menentukan jangka waktu simpan arsip.
Menurut Betty R Rick ( 1992), penilaian srsip (records appraisal) adalah suatu
pengujian terhadap sekelompok dat melalui daftar arsip dalam menentukan
nilaiguna setiap series arsip organisasi. Sedangkan penilaian menurut F. Gerald
Ham ( 1993), mengartikan penilaian ialah suatu proses yang dilakukan oleh
arsiparis untuk mengevaluasi seberapa jauh arsip tertentu dapam memberi
kontribusi kepada tujuan kebijakan akuisisi.
Mengingat bahwa penilaian arsip merupakan suatu hang yang sangat esensial dan
mutlak dalam menjamin penyelamatan onformasi yang tertuang dalam arsip. Oleh
karena itu, dalam penilaian arsip hal-hal berikut ini perlu diperhatikan :
1. Memperhatikan hubungan antara seri berkas yang satu dengan yang lain.
2. Atas dasar pengetahuan seluruh dokumentasi organisasi yang bersangkutan.
3. Memperhatikan arti dari sumber arsip yang menciptakan, clan memperhatikan
kedudukan masing-masing unit organisasi, struktur pemerintahan clan
kegiatannya.
4. Memperhitungkan biaya pemeliharaannya.
Arsip memiliki dua nilai, yaitu nilai primer dan sekunder. Nilai Primer adalah
nilai kegunaan arsip bagi organisasi yang bersangkutan dalam rangka pelaksanaan
fungsinya. Arsip disimpan dan dipelihara selama diperlukan untuk penggunaan
administratif, hukum, fiskal, pengendalian, teknologi, dan sebagainya.
Penetapan jangka simpan berkaitan erat dengan penetapan simpan permanen atau
musnah terhadap seri berkas yang merupakan khasanah organisasi. Penetapan
jangka simpan arsip perlu memperhatikan hal-hal berikut
E. Latihan
1. Penyusutan arsip adalah pemindahan arsip inaktip dari unit pengolah ke unit
kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintah masing-masing, memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan
yang berlaku, dan menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI
2. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berupa tabel yang terdiri atas
jalur-jalur yang digunakan untuk menuliskan subjek utama, nomor urut, judul
seri berkas, deskripsi singkat atas seri berkas, keterangan.
3. Penilaian arsip adalah menganalisis seri berkas berdasarkan nilai gunanya.
Penilaian dilakukan dalam rngka penetapan jangka simpan serta menentukan
sempan permanen dan musnah.
4. Arsip primer adalah arsip yang hanya memiliki nilai guna bagi organisasi
yang bersangkutan, sedangkan arsip sekunder adalah arsip yang memiliki
nilai guna bagi orang banyak di luar organisasi yang menciptakannya.
DAFTAR PUSTAKA
A. Buku
B. Dokumen
KASUS I
SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI ARSIP
Sebuah tim khusus yang terdiri dari pejabat muda diminta untuk mempelajari arsip
organisasi, dan kemudian melaporkan penemuan dan rekomendasi mereka kepada
pucuk pimpinan. Keputusan penting yang diambil dalam rapat tim pertama tersebut
adalah menyiapkan memorandum bahwa tujuan utama yang berkaitan dengan
penyimpanan arsip ialah harus diciptakan standar pelayanan tinggi kepada bagian-
bagian dan bidang-bidang untuk mengurangi meningkatnya biaya dan bertumpuknya
arsip. Itulah yang menjadi pertimbangan dibentuk tim penelitian tersebut dengan
manfaat mempertimbangkan reaksi dari para pejabat, dan pegawai terhadap setiap
perubahan yang mungkin diusulkan. Penugasan individual kepada anggota tim juga
dibuat.
Beberapa ruang yang dulu digunakan untuk ruangan gudang dapat diubah menjadi
ruang penyimpanan arsip yang memadai untuk menempatkan kurang-lebih 75 persen
file cabinet yang sekarang digunakan tersebar ke berbagai bidang dan bagian. Sebuah
ruang di bawah tanah dapat dengan mudah disesuaikan jika dibutuhkan ruang
penyimpanan.
Pelayanan arsip kepada beraneka ragam bagian dan bidang kemungkinan dapat
diperbaiki, kecuali dalam bidang/bagian tertentu yang banyak dan tetap menggunakan
arsip tersebut.
Kesempatan untuk mengurangi arsip yang dobel, karena menggandakan dengan cara
memfoto kopi arsip nampaknya besar. Praktik yang dilakukan yaitu dengan mengirim
foto kopi berbagai macam arsip yang digunakan di berbagai bidang/bagian.
Reaksi awal dari Kepala Bagian di bidang Kearsipan dan Kepala Bagian Tata Usaha
yang sekarang melakukan penyimpanan, semangatnya tidak tinggi pada waktu ada
kemungjkinan diciptakan sentralisasi arsip tersebut setelah mereka diberitahu oleh para
anggota tim peneliti.
PERTANYAAN
Suatu Pemerintah Daerah Provinsi pada saat ini melakukan usaha-usaha perbaikan dan
penertiban dalam kearsipannya, baik untuk Daerah Provinsi itu sendiri maupun untuk
Kabupatren/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya.
Usaha-usaha tersebut dipandang perlu dilakukan karena selama ini keadaan arsip di
Pemerintah Provinsi tersebut mengalami kesulitan atau dengan perkataan lain sangat
kacau karena tidak adanya sistem penyimpanan yang baik dan tepat pada tempatnya,
sehingga akibatnya sangat sulit untuk menemukan kembali warkat-warkat atau records
yang telah disimpan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan tepat pada waktunya
apabila warkat atau records tersebut diperlukan sewaktu-waktu. Keadaan yang tidak
baik itu kemudian menjadi berlarut-larut. Hal tersebut diawali dengan dimulainya tidak
adanya pengertian dan kesadaran dari para pejabat pimpinan akan arti pentingnya
sistem penataan arsip yang baik dan efisien. Para pejabat pimpinan Pemerintah Daerah
Provinsi dan para pejabat Kapupaten/Kota yang ada di lingkungan wilayahnya, pada
umumnya berpendapat bahwa yang penting adalah asal sesuatu warkat atau records itu
bisa ditemukan kembali adalah sudah dianggap cukup baik, tetapi tidak memikirkan
berapa lama dan apakah di tempat yang tepat atau tidak warkat atau record itu bisa
ditemukan dengan mudah. Oleh karena itu untuk memenuhi tujuan tersebut di atas dan
karena akibat kemajuan di bidang teknologi serta untuk mencapai hasil yang efisien
dan efektif dalam pengolahan data dan penyimpanan arsip dianggap perlu membeli
serta mempergunakan Komputer Micro Film sebagai peralatan yang modern dan mahal
harganya, tetapi di lain pihak tanpa mengadakan persiapan-persiapan terlebih dahulu
untuk mendapatkan tenaga-tenaga yang mampu dan terampil di dalam mempergunakan
alat-alat tersebut, akibatnya usaha-usaha perbaikan tersebut belum memuaskan
hasilnya. Kemudian diadakan konsultasi ke para ahli Arsip baik dari luar negeri
maupun dalam negeri, hasilnya para pejabat pimpinan mulai timbul kesadaran akan
pentingnya sistem kearsipan yang baik. Kemudian diadakanlah usaha-usaha untuk
memperbaiki sistem kearsipan yang kacau tersebut serta diadakan penataran-penataran
bagi para petugas yang nantinya akan menangani kearsipan pada unit kerjanya masing-
masing dengan sebaik-baiknya. Akhirnya Pemerintah Daerah Provinsi bersangkutan
menerima sepenuhnya sistem kearsipan baru. Tetapi meskipun demikian usaha-usaha
perbaikan belum memuaskan hasilnya.
Hal itu disebabkan karena adanya beberapa masalah yang masih harus dihadapi oleh
Pemerintah Daerah Provinsi antara lain sebagai berikut:
1. Banyak pegawai yang telah ditatar tidak untuk ditempatkan pada unit kearsipan,
akan tetapi semata-mata untuk menggantikan kedudukan orang lain. Ada pula
peserta yang tidak mempunyai pekerjaan di kantornya, dan daripada menggangur,
orang itu diperintahkan untuk mengikuti penataran.
2. Ada anggapan bahwa orang-orang yang ditempatkan di bagian arsip berarti orang
yang disingkirkan atau di-“arsip”-kan. Dengan adanya anggapan ini banyak orang-
orang tidak berminat dan merasa tidak senang untuk ditempatkan di Bagian Arsip.
Akibatnya apabila mereka harus berada di tempat itu, mereka akan
mengerjakannya dengan rasa enggan.
3. Dalam penyimpanan Arsip Pemerintah Daerah Provinsi mempergunakan sistem
sentralisasi untuk Arsip in Aktif dan desentralisasi untuk Arsip-arsip aktif. Dengan
sistem ini berarti bahwa arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan lagi oleh unit
pengolah, seharusnya dikirimkan kembali ke Pusat Arsip/Dinas Arsip. Akan tetapi
kenyataannya tidak semua unit organisasi mau melaksanakan hal ini dan tetap
menyimpan Arsip in Aktif itu pada unitnya sendiri.
4. Keadaan dan letak kantor untuk Pemerintah Daerah Provinsi itu mempunyai dua
buah gedung yang berjarak kurang lebih 3 km dan karena keterbatasan ruang,
maka arsip-arsip in aktif yang sudah cukup besar jumlahnya disimpan di dalam
besek-besek dan kemudian ditumpuk di gedung yang terpisah dengan gedung di
mana Bagian Arsip itu berada. Jumlah tumpukan besek-besek itu umumnya akan
bertambah terus dan makin banyak, hal itu disebabkan para petugas tidak ada yang
berani untuk mengadakan penyusutan dan menghapuskannya karena belum adanya
pedoman kerja yang jelas tentang jadwal retensi arsip.
5. Usaha-usaha untuk mengolah data dengan komputer serta menyimpan data di
dalam micro film dengan alat-alat yang sudah dibeli dengan mahal tersebut di atas
sampai saat ini belum/tidak dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
PERTANYAAN:
Demi menimbulkan rasa kesatuan (sense of belonging) dan sekaligus sebagai salah satu
program motivasi, maka di salah satu Pemerintah Daerah (Pemda) tingkat satu telah
diadakan semacam perlombaan kebersihan dan kerapihan ruangan-ruangan kerja dari
setiap unit kerja dalam lingkungan Pemda tersebut. Perlombaan semacam ini diadakan
secara teratur, sekali setiap tahun, yaitu setiap menjelang peringatan hari nasional kita
17 Agustus. Setiap unit kerja dari tingkat (eselon) tertinggi sampai pada eselon Bagian,
bahkan Sub Bagian diharuskan berpartisipasi aktif dalam perlombaan tersebut. Dengan
harapan untuk memperoleh hadiah-hadiah yang menarik dan juga untuk meningkatkan
nilai kedisiplinannya di mata pimpinan, maka berlomba-lombalah setiap unit kerja di
bawah pimpinan unitnya masing-masing mengikuti perlombaan tersebut.
Dalam pada itu sebenarnya harus diakui bahwa kondisi fisik perkantoran Pemda
tingkat satu tersebut sudah cukup memprihatinkan. Beban kerja operasional maupun
administratif kian hari kian meningkat. Namun penambahan pegawai belum dapat
dilakukan, karena usulan penambahan anggarannya belum disetujui dan juga karena
ruangan kerjanya-pun belum memungkinkan. Hampir setiap ruangan kerja pada tingkat
Bagian, Sub Bagian dan Urusan selalu kelihatan penuh sesak dengan meja-kursi beserta
perabotan kerja lainnya. Pegawainya pada duduk berdempetan, bahkan ada pula yang
berhadapan satu sama lain dalam jarak yang sangat dekat. Gang-gangpun dipergunakan
sebagai ruang (space) tempat kerja pegawai.
Singkatnya: efficiency layout yang paling sederhanapun sudah tidak mungkin disusun.
Karena terlalu sempitnya ruangan, maka usulan-usulan untuk penambahan perabotan
kerja lagi (misalnya untuk menyimpan warkat, dokumen-dokumen dan sebagainya)
juga tidak disetujui. Demikianlah maka banyak dokumen dan warkat-warkat, baik yang
masih aktif maupun in-aktif terpaksa ditumpuk-tumpuk saja di kanan-kiri dan di sekitar
meja kerja pegawai. Bukan tidak mungkin, kalau keadaan seperti itu dibiarkan terus,
maka pegawai yang bersangkutan akan digusur oleh arsip dan warkat-warkat tersebut.
Pemandangan seperti itu akan lenyap seketika pada saat-saat menjelang 17 Agustus,
yaitu: bahwa demi memenangkan perlombaan “kebersihan dan kerapihan ruangan
kerja” maka segala tumpukan-tumpukan dokumen, warkat ataupun arsip-arsip tadi
dibundel dalam beberapa ikatan (misalnya dengan tali rafiah atau apa saja) lalu
disimpan di satu tempat yang tidak nampak dari pandangan wasit atau juri perlombaan
tersebut. Dengan cara-cara seperti inilah ruangan-ruangan kerja pegawai kelihatan
bersih dan rapi. Bundelan-bundelan tersebut tidak akan pernah dibuka-buka lagi,
kecuali apabila ada yang diperlukan. Keadaan ini berlangsung terus setiap menjelang
17 Agustus.
Demikianlan pernah terjadi Gubernur harus mengambil keputusan dengan secepat-
cepatnya, namun telah gagal total karena ternyata reference yang data serta
dokumennya tidak dapat diketemukan. Selidik punya selidik ternyata reference
dimaksud adalah termasuk dalam bundel-bundel yang telah disimpan di satu tempat
dalam rangka memenangkan “lomba 17 Agustus” tadi. Bundel tersebut di mana, siapa
yang menyimpannya ternyata tidak dapat ditelusuri lagi dengan jelas. Demikianlah
maka decision making yang harus dilakukan dengan cepat dan tepat menjadi
terbengkalai karenanya.
PERTANYAAN:
1. Masalah pokok apa yang dihadapi oleh Pemda tingkat satu tersebut, apa pula sub-
sub masalahnya. Jelaskan dan berikan alasan-alasan bahwa itulah yang menjadi
masalah pokok dan sub-sub masalah
2. Apakah sebenarnya yang menjadi penyebab timbulnya masalah-masalah tersebut.
Jelaskan penyebab masalah tersebut.
3. Pendekatan dan pemecahan yang bagaimanakah yang setepatnya diterapkan dalam
menghadapi kasus seperti itu.
KASUS IV
TERDAMPAR DI AMBANG KARANG
Sistem kode menggunakan alphanumeric (huruf dan angka). Bagian terbesar dari kode
menggunakan tiga (3) huruf. Susunan huruf ini diambil dari singkatan nama-nama unit
dan sudah berlaku sejak lama sampai sekarang. Cara ini ditetapkan dengan alasan
bahwa cara tersebut sudah dikuasai mendarah daging oleh semua pegawai di
lingkungan Kabupaten X, dan memudahkan pemakaiannya daripada jika harus
menciptakan baru. Bagaimanapun diakuinya bahwa dari segi kesederhanaan serta
sistematikanya tidak konsisten, namun yang penting tidak menimbulkan kesulitan dan
dapat memenuhi keperluan Kabupaten itu sendiri. Kode angkanya menggunakan sistem
tiga (3) digit.
Setelah dimulai oleh pimpinan instansi bahwa sistem tersebut dapat diterima dan kena
maka disebarkan kepada dinas-dinas dan unit kerja lain.
Pemrakarsa penerapan Sistem Kearsipan Pola Baru pada Kabupaten X ini adalah
seorang pejabat yang bertanggung jawab atas kegiatan O&M dalam instansinya.
Kepribadiannya keras, kuat bahkan cenderung ke sifat ambisius. Dalam langkah
tindaknya memberikan kesan bahwa ia selalu ingin agar semua gagasannya harus
diterima dan benar. Tercermin pula keinginan agar semua orang mengetahui bahwa
dialah yang berperan utama dan berjasa. Cara dia mengutarakan serta mempertahankan
gagasannya mendekati bentuk memaksakan dan bersikeras. Sepak terjangnya dinamis,
lincah, gesit, rajin, tidak kenal waktu dan mempunyai kecerdasan yang baik, pintar
bicara.
Pejabat ini berlatar pendidikan tinggi (sarjana), tetapi tidak/belum pernah memperoleh
pendidikan formal tentang O&M maupun kearsipan. Tetapi karena ia adalah seorang
yang ingin berhasil memanfaatkan pengalamannya serta berusaha untuk tahu dari
segala sumber.
Di samping itu salah satu unit utama lainnya, yakni “BADAN DL”, secara terbatas
sekali sudah memulai mengusahakan penerapan sistem kearsipan Pola Baru. Usaha
tersebut tidak dilakukan secara formal atas dasar instruksi pimpinan Badan, tetapi
merupakan kehendak pribadi seorang pejabat tertentu dan dilakukannya sendiri
terhadap unitnya. Hal ini dilakukannya karena didorong oleh keinginan untuk berkarya
dan menyempurnakan tata kearsipan khususnya serta meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja umumnya bagi instansi di mana ia bekerja. Pejabat bersangkutan telah
memperoleh pendidikan (penataran) O&M dan memang orangnya suka belajar serta
berkepribadian kuat dan berkemauan keras. Apa yang dilakukannya itu tidak dilarang
oleh pimpinan namun juga tidak dibantu. Dilihat dari apa yang terjadi tampaknya usaha
tersebut secara tidak langsung direstui oleh pimpinannya.
Sementara itu, sistem kearsipan Pola Baru telah berjalan dan makin mantap di
Kabpaten X membentuk Tim Kearsipan Kabupaten untuk menyempurnakan tata
kearsipan Kabupaten X secara keseluruhan.Keanggotaan tim terdiri atas semua unit
utama (Dinas, Badan dan lain-lain unit kerja) dilengkapi pula dengan konsultan dari
Lembaga Non Dep yang membidangi organisasi dan metoda serta Lembaga Non Dep
yang membidangi kearsipan. Team ini dipimpin oleh pejabat unit Organisasi &
Tatalaksana Kabupaten X. Rata-rata para anggota tempat telah pernah mengikuti
pendidikan (penataran) O&M ataupun kearsipan.
Dari Tim Kearsipan dengan keanggotaan sedemikian diharapkan oleh Bupati agar dapat
menghasilkan suatu sistem kearsipan Pola Baru yang dapat berlaku seragam dan
menyeluruh di Kabupaten X. Dalam melaksanakan tugasnya banyak kesulitan yang
dihadapi yang berakibat jalannya kegiatan kurang lancar dan banyak memakan waktu.
Kesulitan-kesulitannya antara lain:
Setiap kali diadakan pertemuan kerja tim tidak pernah dapat dihadiri para anggota
secara lengkap. Hal ini dikarenakan bahwa masing-masing anggota tetap terikat oleh
tugas-tugas pokoknya di kantornya. Letak kantor masing-masing anggota bertebaran
yang jaraknya berjauhan. Masalah dana pun merupakan faktor kesulitan tersendiri bagi
kelancaran kerja Tim.
Setelah menjalani waktu yang cukup panjang dan jatuh bangun Tim bersepakat bahwa
pada dasarnya Sistem Kearsipan Pola Baru dapat diterapkan di Kabupaten X dengan
beberapa pokok sebagai berikut:
Dengan Pola Klasifikasi dan Kode sedemikian itu untuk menjamin kemudahan,
keseragaman (kesatubahasan komunikasi beserta tata cara dan sarananya).
Masih banyak hal-hal (unsur-unsur Sistem Kearsipan Pola Baru) lain yang belum
sempat dibahas seperti organisasi (unit) wadah fungsi kearsipan, jadwal retensi,
penyusutan dan selanjutnya.
TERBENTUR KARANG
Kelanjutan dan usaha Tim ialah tahap penyusunan Pola Klasifikasi beserta kode
klasifikasinya. Di luar dugaan perjalanan Tim dibentur dengan gunung karang yang
berakibat usaha Tim macet total. Gunung karang tersebut berupa tantangan membatu
dan panas dari anggota tim yang mewakili Dinas Y (kebetulan anggota ini adalah
pejabat yang memprakasai dan aktif menangani penyempurnaan tata-kearsipan Dinas
Y, seperti yang diuraikan terdahulu). Tantangannya berupa ketidaksediaan jika Pola
Klasifikasi serta Kode Dinas Y dimodifikasi apabila diubah dan menjadi bagian dari
Pola Klasifikasi serta Kode Kabupaten X, meskipun demi efektivitas, efisiensi serta
keseragaman sistem bagi kepentingan keseluruhan. Dinyatakannya bahwa memang
benar ia (pejabat Dinas Y anggota tim) telah menyetujui, mengerti, serta bersedia
membantu menciptakan kesempurnaan tata-kearsipan Kabupaten yang efektif, efisien
dan seragam tetapi jangan ganggu atau menyentuh apa yang sudah dibuatnya dan
dilaksanakan di Dinasnya. Alasan yang diberikannya ialah bahwa Pola Klasifikasi serta
Kode, apapun penilaian yang diberikan oleh pihak lain, nyatanya sudah dilaksanakan
dan berjalan, sudah berlaku cukup lama sehingga sudah dikenal oleh pegawai-pegawai
di dinasnya, para petugasnya sudah terbiasa dengannya. Diutarakan pula bahwa
penyusunannya telah memakan waktu banyak, menggunakan tenaga yang tidak sedikit
serta biaya yang tidak kecil.
Kedudukan tim menjadi bertambah rumit karena ternyata wakil (anggota) dari Badan
DL (ia adalah pejabat yang menangani penarapan Sistem Kearsipan Pola Baru di
instansinya) juga bersikap sama, Pola Klasifikasi yang disusunnya pun struktural dan
tidak rela untuk diubah ataupun dilakukan penyesuaian. Alasan yang diajukannya mirip
dengan Wakil Dinas Y , meskipun dalam cara dan gaya yang berbeda. Padahal
sebelumnya wakil ini dengan gigihnya turut mendesak wakil Dinas Y, agar tidak
bersikukuh hanya untuk kepentingan sepihak.
Dalam hubungan ini para konsultan-pun (ahli O&M dan Kearsipan) telah pula berusaha
untuk menjelaskan, mengupas tentang perlunya praktik koordinasi, integrasi dan
sinkronisasi yang sederhana (K.I.S.S.) pada Kabupaten, lebih-lebih sama-sama jelas
dimengerti bahwa Kabupaten adalah organisasi induk yang dalam pelaksanaan tugas-
tugasnya dilaksanakan oleh Dinas-dinas, Badan dan lain-lain, di dalam lingkungannya.
(Tentu saja konsultan hanya dapat berbuat sampai dengan batas-batas kewenangannya
sesuai dengan kedudukan serta kewajibannya sebagai anggota tim). Betapa pun segala
usaha sudah dilakukan pada lingkup ini namun tetap buntu.
Pendapat para anggota untuk menempuh jalan pemungutan suara untuk mengambil
keputusan tidak mungkin, sebab tugas Tim justru harus dapat menghasilkan “sesuatu”
yang secara bulat diterima dan dapat diberlakukan penuh di Kabupaten X secara
menyeluruh, di samping bahwa cara pemungutan suara di dalam team kerja bukan
suatu cara yang dibenarkan ataupun tepat.
Pimpinan (ketua) Tim pun tidak bisa berbuat banyak, dalam situasi bagaimanapun tidak
akan dilakukan tindakan sepihak apalagi memaksakan ataupun bertangan besi. Hal ini
disamping memang tugasnya untuk memperoleh kebulatan hasil secara musyawarah
yang tidak hanya bagi para anggota team tetapi harus dapat diterima dan dilaksanakan
oleh para pimpinan unit-unit utama. Ketua tim berkepribadian lemah lembut,
manusiawi, menghormati/menghargai kesemuanya bahkan selalu mengalah.
Sebagai sekedar gambaran bahwa di dalam diskusi-diskusi yang dilakukan di dalam tim
tidak jarang meningkat pada situasi yang panas berkepanjangan, dan tidak jarang
menyangkut masalah-masalah di luar kearsipan, namun tetap dalam batas sportivitas
yang wajar.
PERTANYAAN:
1. Andaikata anda sebagai Ketua Tim apa tindakan Anda untuk menembus karang
tersebut.
2. Andaikata anda sebagai Seda/Karo Umum/TU telah menerima Cap Ketua Tim
tentang keadaan Tim, maka apa tindakan yang harus diambil.
3. Analisis dan temukan persoalan-persoalan pokok apa yang merupakan kunci yang
sebenarnya dari kemacetan Tim.