Administrasi Kepegawaian KLS Xi Smester 1
Administrasi Kepegawaian KLS Xi Smester 1
C. Formasi
1. Penetapan dan Tujuan Formasi
Formasi PNS diatur dalam PP No. 97 Tahun 2000 sebagaimana telah
diubah dengan PP No. 54 Tahun 2003. Berdasarkan Peraturan Pemerintah
tersebut, Formasi adalah penentuan jumlah dan susunan pangkat PNS yang
diperlukan untuk mampu melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan oleh pejabat
yang berwenang. Penetapan formasi bertujuan agar satuan-satuan organisasi
Pemerintah/Negara mempunyai jumlah dan mutu PNS yang memadai sesuai
beban kerja dan tanggung jawab pada masing-masing satuan organisasi.
Formasi PNS Pusat adalah formasi bagi PNS yang bekerja pada suatu
satuan organisasi Pemerintah Pusat. Formasi PNS Pusat untuk masing-masing
satuan organisasi Pemerintah Pusat setiap tahun anggaran ditetapkan oleh
MENPAN, setelah mendapat pertimbangan Kepala BKN berdasarkan usul dari
Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat. Dalam penetapan formasi ini harus
mendapat pertimbangan Menteri Keuangan.
2. Pokok-pokok dalam Penyusunan Formasi
a. Dasar Penyusunan Formasi, Dalam penyusunan formasi, yang menjadi
dasar pertimbangan adalah:
jenis pekerjaan;
sifat pekerjaan
perkiraan beban kerja
perkiraan kapasitas pegawai
kebijakan pelaksanaan pekerjaan
jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat
peralatan yang tersedia.
b. Sistem Penyusunan Formasi,
Penyusunan formasi dilaksanakan melalui dua sistem, yaitu:
sistem sama, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah dan
kualitas yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan
tidak memperhatikan besar kecilnya beban kerja.
Sistem ruang lingkup, yaitu suatu sistem yang menentukan jumlah
dan kualitas PNS berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang
dipikulkan pada unit organisasi itu.
c. Kebutuhan Pegawai,
Untuk mengetahui kebutuhan pegawai, analisis jabatan dilakukan
sebagai dasar penyusunan formasi. Melalui analisis ini dapat
digambarkan secara konkrit jumlah dan kualitas PNS yang diperlukan
oleh suatu unit organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara
berdaya guna dan berhasil guna.
d. Anggaran Belanja Negara,
Penetapan formasi PNS bagi suatu organisasi pada akhirnya sangat
ditentukan oleh tersedianya anggaran. Oleh karena itu walaupun suatu
formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan
yang ditetapkan menjadi kebutuhan pegawai, akan tetapi menjadi
pertimbangan yang paling mendasar adalah kemampuan anggaran
yang tersedia.
PAKET 2
MENGIDENTIFIKASIKAN FORMASI DAN PENGADAAN PEGAWAI
A. Analisis Pekerjaan
Suatu organisasi perlu menetapkan identifikasi atau uraian suatu
pekerjaandan pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan
pekerjaantersebut. Hal ini dilakukan sebelum seorang karyawan ditetapkan
untukmelaksanakan suatu pekerjaan tertentu. Penetapan uraian dan pengetahuan
sertaketerampilan suatu pekerjaan akan memberikan kejelasan dalam hal
prosespelaksanaan pekerjaan dan juga bermanfaat dalam penentuan jumlah
karyawan.
Analisis pekerjaan adalah prosedur yang dilalui untuk
menentukantanggung jawab posisi-posisi dan karakteristik orang yang bekerja
untuk posisitersebut (Dessler, 2004). Beberapa terminologi tentang analisis
pekerjaan salahsatunya yaitu analisis pekerjaan merupakan kegiatan atau proses
menghimpun danmenyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap
pekerjaan, tugastugas,jenis pekerjaan, dan tanggung jawabnya secara operasional
untukmewujudkan tujuan organisasi atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai, 2006).
Berdasarkan pengertian tentang analisis pekerjaan dapat diketahui
bahwaanalisis pekerjaan tidak terlepas dari dua hal penting yaitu uraian pekerjaan
danspesifikasi pekerjaan. Data yang dikumpulkan dari analisis pekerjaan
dapatdigunakan untuk bermacam-macam tujuan salah satunya adalah untuk
menulisdeskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
D. Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi atau uraian pekerjaan menggambarkan tugas-tugas,
tanggungjawab, syarat-syarat kerja, dan kegiatan pekerjaan utama. Uraian
pekerjaanberagam dalam hal tingkat kerincian isi (Mangkuprawira,
2003).Deskripsi pekerjaan merupakan salah satu hasil utama yang disajikanoleh
suatu analisis pekerjaan yang sistematis. Deskripsi pekerjaan adalah suatuuraian
tertulis dari apa yang diperlukan oleh suatu pekerjaan. Deskripsipekerjaan dapat
diasumsikan sebagai keseluruhan kajian ringkas informasipekerjaan dan syarat-
syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yangbiasanya berisi tugas pokok
dari uraian tersebut. Deskripsi pekerjaan tidakmembahas masalah orang atau
pekerja, tetapi masalah ruang lingkup kegiatan,fungsi dasar atau tugas pokok,
nama pekerjaan, wewenang dan kewajiban,tanggung jawab, kriteria penilaian dan
hasilnya.
Menurut Rivai (2006), uraian atau deskripsi umumnya
mengemukakantentang pentingnya beberapa informasi. Informasi tersebut yaitu
sebagaiberikut :
1. Nama pekerjaan
Nama pekerjaan dan informasi identifikasi lain seperti upah danklasifikasi
keuntungan;
2. Ringkasan
Ringkasan satu atau dua pernyataan kalimat yang
menggambarkanpenggunaan pekerjaan dan output yang diharapkan dari
karyawan yangmelaksanakan;
3. Peralatan
Pernyataan singkat mengenai perlengkapan, peralatan, dan informasiyang
diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu secara efektif;
4. Lingkungan
Deskripsi kondisi lingkungan kerja, lokasi kerja, dan
karakteristiklingkungan lain yang seperti tingkat bahaya dan kebisingan.
5. Aktivitas
Termasuk uraian tugas pekerjaan, tanggung jawab, dan tampilan
perilakudalam pekerjaan. Juga menguraikan interaksi sosial yang
berhubungandengan pekerjaan (sebagai contoh, ukuran kelompok kerja,
tingkatkebebasan dalam melaksanakan pekerjaan).
E. Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan menggambarkan kualifikasi karyawan,
sepertipengalaman, pengetahuan, keahlian, atau kemampuan yang disyaratkan
untukmelaksanakan pekerjaan. Kualifikasi yang diperlukan karyawan
untukmelaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab yang digambarkan dalam
uraianpekerjaan dimuat spesifikasi pekerjaan.
F. Beban Kerja
Beban kerja seseorang sudah ditentukan dalam bentuk standar
kerjaperusahaan menurut jenis pekerjaannya. Apabila sebagian besar karyawan
bekerjasesuai dengan standar perusahaan, maka tidak menjadi masalah.
Sebaliknya, jikakaryawan bekerja di bawah standar maka beban kerja yang
diemban berlebih.Sementara jika karyawan bekerja di atas standar, dapat berarti
estimasi standaryang ditetapkan lebih rendah dibanding kapasitas karyawan itu
sendiri.
KebutuhanSDM dapat dihitung dengan mengidentifikasikan seberapa
banyak outputperusahaan pada divisi tertentu yang ingin dicapai. Kemudian hal
ituditerjemahkan dalam bentuk lamanya (jam dan hari) karyawan yang
diperlukanuntuk mencapai output tersebut, sehingga dapat diketahui pada jenis
pekerjaan apasaja yang terjadi deviasi negatif atau sesuai standar. Analisis beban
kerja sangaterat kaitannya dengan fluktuasi permintaan pasar akan barang dan jasa
perusahaansekaligus dengan pemenuhan SDM yang diperlukan untuk memenuhi
permintaanpasar komoditi. Semakin tinggi permintaan pasar terhadap komoditi
tertentu,perusahaan akan segera memenuhinya dengan meningkatkan
produksinya. Sejalandengan itu jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan semakin
banyak(Mangkuprawira, 2003).
Moekijat (2008) menyatakan bahwa prosedur yang sering digunakan
untukmenentukan berapa jumlah tenaga kerja yang diperlukan adalah
denganmenganalisis pengalaman. Catatan-catatan tentang hasil pekerjaan
dapatmenunjukkan volume hasil rata-rata yang dicapai oleh setiap tenaga kerja.
Rataratatersebut selanjutnya dapat digunakan untuk menaksir kebutuhan tenaga
kerja.
Work Sampling
Beban kerja dapat dihitung melalui metode work sampling. Barnesdalam
Indriana (2009), menyatakan bahwa work sampling digunakan untukmengukur
aktifitas pegawai dengan menghitung waktu yang digunakan untukbekerja dan
waktu yang tidak digunakan untuk bekerja dalam jam kerjamereka, kemudian
disajikan dalm bentuk persentase. Metode work samplingmengamati apa yang
dilakukan oleh responden dan informasi yang dibutuhkandalam penelitian melalui
metode ini adalah waktu kegiatan dan kegiatannyabukan siapa yang melakukan
kegiatan.Barnes dalam Indriana (2009) menyatakan ada tiga kegunaan utamadari
work sampling diantaranya adalah :
1. Activity and Delay Sampling, yaitu untuk mengukur aktifitas
danpenundaan aktifitas dari seorang pekerja. Contohnya adalah
denganmengukur persentase seseorang bekerja dan persentase seseorang
tidakbekerja.
2. Performance Sampling, yaitu untuk mengukur waktu yang
digunakanuntuk bekerja, dan waktu yang tidak digunakan untuk bekerja.
3. Work Measurement, untuk menetapkan waktu standar dari suatu
kegiatanTahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam melakukan
surveipekerjaan dengan work sampling diantaranya adalah :
a. Menentukan jenis personil yang akan diteliti
b. Apabila jumlah personel banyak, maka perlu dilakukan pemilihan
sampelsebagai subjek personal yang akan diamati
c. Membuat formulir daftar kegiatan
d. Melatih pelaksana peneliti mengenai tata cara pengamatan kerja
denganmenggunakan work sampling. Petugas pelaksana sebaiknya
mempunyailatar belakang pendidikan yang sejenis dengan subjek yang
akan diamatiuntuk mempermudah dalam proses pengamatan. Setiap
pelaksanapeneliti mengamati 5-8 personel yang sedang bekerja.
e. Pengamatan dilakukan dengan interval 2-15 menit
tergantungkarakteristik pekerjaan. Makin tinggi tingkat mobilitas
pekerjaan yangdiamati maka semakin pendek waktu pengamatan.
Semakin pendek jarakpengamatan maka semakin banyak sampel
pengamatan yang dapatdiamati oleh peneliti, sehingga akurasi
penelitian menjadi semakinakurat. Pengamatan dilakukan selama jam
kerja. Apabila jenis tenagayang diteliti berfungsi selama 24 jam maka
pengamatan dilaksanakansepanjang hari.
A. Pengertian Pengadaan
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM.
Pengadaan adalah proses penarikan, seleksi, penenpatan, orientasi dan induksi
untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien membantu tercapainya
perusahaan.
Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan
pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pikiran, perasaan,
keinginan, status, dan latar pendidikan, usia, dan jenis kelamin yang heterogen
yang dibawa kedalam organisasi perusahaan. Karyawan yang cakap mampu dan
terampil, belum menjamin produktivitas yang kerja yang baik, kalau moral kerja
dan kedisiplinannya rendah. Mereka baru bermanfaat dan mendukung
terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk berprestasi.
Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil mengakibatkan
pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya.
Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan
perusahaan, supaya efektif dan efisien menunjang tercapainya tujuan. Penempatan
tenaga kerja juga harus tetap sesuai dengan keinginan dan keterampilannya.
Dengan demikian, gairah kerja dan kedisiplinannya akan lebih baik serta efektif
menunjang terwujudnya tujuan perusahaan.
Berdasarkan uraian diatas, kita mendapatkan gambaran bagaimana
pentingnya pengadaan karyawan. Pengadaan karyawan merupakan langkah
pertama dan yang mencerminkan berhasil tidaknya suatu perusahaan mencapai
tujuannya. Jika karyawan yang diterima kompeten, maka usaha untuk
mewujudkan tujuan relatif mudah. Sebaliknya, apabila karyawan yang diperoleh
kurang memenuhi syarat, sulit bagi perusahaan mencapai tujuannya.
B. Proses atau Langkah–Langkah Pengadaan atau Perekrutan Karyawan
1. Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja
Peramalan kebutuhan tenaga kerja dimaksudkan agar jumlah kebutuhan
tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban pekerjaan,
kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat
dikerjakan. Peramalan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan kepada
informasi faktor internal dan faktor eksternal perusahaan.
Faktor internal dan eksternal perusahaan adalah sebagai berikut :
a. Jumlah Produksi
Bahwa jumlah produksi yang akan dihasilkan menentukan banyaknya
karyawan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan. Semakin banyak
produksi yang di hasilkan semakin banyak pula karyawan
dibutuhkan/ditarik.
b. Ramalan-Ramalan Usaha
Hal ini meliputi perkiraan mengenai situasi perekonomian, siklus usaha
yang menyangkut ketidakpastian yang akan datang baik jangka pendek
maupun jangka panjang.
c. Perluasan Perusahaan
Perencanaan tenaga kerja dipengaruhi jaga oleh rencana perluasan
perusahaan pada masa yang akan datang. Jika perusahaan akan diperbesar
maka penarikan tenaga kerja akan semakin banyak pula.
d. Perkembangan Teknologi
Perkembangan teknologi juga akan mempengaruhi jumlah tenaga kerja
yang dibutuhkan suatu perusahaan. Perusahaan yang menggunakan alat-
alat canggih, maka jumlah tenaga kerja sedikit, hal inilah yang harus
diperhitungkan agar dikemudian hari jangan terjadi PHK.
e. Pasaran Tenaga Kerja
Pasaran tenaga kerja hendaknya diperhatikan, karena jika penawaran lebih
besar dari permintaan maka tingkat upah akan cenderung rendah.
f. Perencanaan Karier Karyawan
Kemungkinan promosi dikemudian hari ikut mempengaruhi kebutuhan
tenaga kerja. Jika promosi akan dilakukan dikemudian hari, calon
karyawan yang dibutuhkan harus dengan spesifikasi yang lebih banyak.
g. Penarikan Tenaga Kerja
Penarikan adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja, agar
mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalam suatu perusahaan.
Penarikan (recruitment) adalah masalah penting dalam pengadaan tenaga
kerja. Jika penarikan berhasil artinya banyak pelamar yang memasukkan
lamarannya, peluang untuk mendapatkan karyawan yang baik terbuka
lebar, karena perusahaan dapat memilih terbaik dari yang baik. Menurut
pasal 1 Undang-Undang No 14 Tahun 1969, tenaga kerja adalah tiap orang
yang mampu melakukan pekerjaan baik didalam maupun diluar hubungan
kerja, guna menghasilkan barang atau jasa untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat.
Proses Penarikan Karyawan
Proses penarikan karyawan yang baik adalah sebagai berikut:
Penentuan Dasar Penarikan
Dasar penarikan calon karyawan harus ditetapkan lebih dahulu supaya
para pelamar yang memasukkan lamarannya sesuai dengan pekerjaan
atau jabatan yang diminatinya.
Dasar penarikan harus berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang
telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job spesification
harus diuraikan secara terperinci dan jelas agar para pelamar
mengetahui kualifikasi yang dituntut oleh lowongan kerja tersebut.
Misalnya, batas usia, pendidikan, jenis kelamin, dan kesehatan. Jika
spesifikasi pekerjaan dijadikan dasar dan pedoman penarikan,
karyawan yang diterima akan sesuai dengan uraian pekerjaan dari
jabatan atau pekerjaan tersebut.
Penentuan Sumber-Sumber Penarikan
Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan,
maka harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan.
Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan
eksternal perusahaan.
a) Sumber Internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan
kerja yang lowong diambil dari dalam perusahaan tersebut, yakni
dengan cara memutasikan atau memindahkan karyawan yang
memenuhi spesifikasi pekerjaan jabatan itu.
b) Sumber Eksternal
Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang
lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja
diluar perusahaan, antara lain berasal dari:
1. Kantor penempatan tenaga kerja.
2. Lembaga-lembaga pendidikan.
3. Referensi karyawan.
4. Serikat-serikat buruh.
5. Pecangkokan dari perusahaan lain.
6. Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.
3) Metode-Metode Penarikan
Metode penarikan akan berpengaruh besar terhadap banyaknya
lamaran yang masuk kedalam perusahaan.
Metode penarikan calon karyawan baru adalah metode tertutup dan
metode terbuka.
a) Metode tertutup adalah ketika penarikan hanya diinformasikan
kepada para karyawan atau orang-orang tertentu saja.
b) Metode terbuka adalah ketika penarikan diinformasikan secara luas
dengan memasang iklan pada media massa cetak maupun
elektronik, agar tersebar luas ke masyarakat. Dengan metode
terbuka diharapkan lamaran banyak masuk sehingga kesempatan
untuk mendapatkan karyawan yang bagus lebih besar.
Kendala-Kendala Penarikan
Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai
kendala yang bersumber dari organisasi, pelaksana penarikan, dan
lingkungan eksternal. Kendala-kendala yang dihadapi setiap
perusahaan tidak sama, tetapi umumnya kendala itu meliputi:
kebijaksanaan organisasi, persyaratan jabatan, metode pelaksanaan
penarikan, kondisi tenaga kerja, solidaritas perusahaan, dan lingkungan
eksternal.
h. Seleksi Penerimaan Karyawan
a) Pentingnya Seleksi
Seleksi adalah usaha pertama yang dilakukan perusahaan untuk
memperoleh karyawan yang qualified dan kompeten yang akan
menjabat serta mengerjakan semua pekerjaan pada perusahaan. Cara
Pelaksanaan seleksi harus dilakukan secara jujur, cermat dan objektif
supaya karyawan yang diterima benar-benar qualified untuk menjabat
dan melaksanakan pekerjaan.
b) Dasar dan Tujuan Seleksi
Dasar Seleksi
Dasar Seleksi berarti penerimaan karyawan baru hendaknya
berpedoman kepada dasar tertentu yang telah digariskan internal
maupun eksternal perusahaan supaya pelaksanaan dan hasil seleksi
dapat dipertanggungjawabkan baik secara hukum maupun ekonomis.
Dasar-dasar itu antara lain :
Kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
Job specification atau jabatan
Ekonomis rasional
Etika rasional
Tujuan Seleksi Penerimaan Karyawan
Seleksi penerimaan karyawan baru bertujuan untuk mendapatkan hal-
hal berikut :
Karyawan yang qualified dan potensial
Karyawan yang jujur dan berdisiplin.
Karyawan yang cakap dengan penempatannya yang tepat.
Karyawan yang terampil dan bersemangat dalam bekerja.
Karyawan yang memenuhi persyaratan undang-undang
perburuhan.
Karyawan yang dapat bekerjasama baik secara vertical maupun
horizontal.
Karyawan yang dinamis dan kreatif.
Karyawan yang inovatif dan bertanggung jawab sepenuhnya.
Karyawan yang loyal dan berdedikasi tinggi.
Mengurangi tingkat absensi dan turnover karyawan.
Karyawan yang mudah dikembangkan pada masa depan
Karyawan yang dapat bekerja secara mandiri.
Karyawan yang mempunyai perilaku dan budaya malu.
i. Penetapan Jumlah Karyawan
Penetapan jumlah karyawan harus betul-betul diperhitungkan secara
cermat supaya karyawa yang akan diterima tepat sesuai dengan volume
pekerjaan. Metode Penetapan Karyawan ada dua yaitu:
Metode Nonilmiah
Menurut metode nonilmiah, jumlah karyawan yang dibutuhkan hanya
didasarkan atas perkiraan-perkiraan saja, bukan atas perhitungan yang
cermat dari volume pekerjaan dan standar prestasi pekerja. Metode
nonilmiah akan mengakibatkan jumlah karyawan yang diterima tidak
sesuai dengan kebutuhan volume pekerjaan,sehingga menimbulkan
kerugian.
Metode Ilmiah
Menurut metode ilmiah, jumlah karyawan yang akan diterima betul-betul
atas perhitungan dan analisis beban kerja serta standar prestasi pekerja
j. Cara Seleksi
Cara seleksi yang dilaksanakan organisasi perusahaan maupun organisasi
social dalam penerimaan karyawan baru sampai dewasa ini dikenal dengan
dua cara yaitu nonilmiah dan ilmiah.
Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilaksanakan tidak didasarkan kepada criteria,
standar, atau spesifikasi kebutuhan nyata pekerjaan atau jabatan tetapi
hanya didasarkan kepada perkiraan dan pengalaman saja.
Seleksi nonilmiah kurang dapat dipertanggungjawabkan karena sering
memperoleh karyawan baru yang tidak cakap menyelesaikan
pekerjaanya bahkan menimbulkan kesulitan bagi perusahaan.
Metode Ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification dan kebutuhan
nyata jabatan yang akan diisi serta berpedoman kepada criteria dan
standar tertentu.
k. Kualifikasi Seleksi
Penyeleksi harus mengetahui secara jelas kualifikasi yang akan diseleksi
dari pelamar. Hal ini sangat penting supaya sasaran dicapai dengan baik.
Tanpa mengetahui secara jelas kualifikasi seleksi akan mengakibatkan
sasaran yang dicapai menyimpang.
Kualifikasi seleksi meliputi umur, keahlian, kesehatan fisik, pendidikan,
jenis kelamin, tampang, bakat, tempramen, karakter, pengalaman kerja,
kerjasama, kejujuran, kedisiplinan, inisiatif dan kreativitas.
l. Sistem dan Prosedur Seleksi
Sistem dan prosedur seleksi harus berasaskan efisiensi (uang, waktu,
tenaga) dan bertujuan untuk memperoleh karyawan yang terbaik dengan
penempatannya yang tepat.
Prosedur seleksi atau langkah-langkah pelaksanaan pelaksanaan seleksi
perlu dilaksanakan dengan cermat dan berdasarkan asas efisiensi untuk
memperoleh karyawan yang qualified dengan penempatan yang tepat.
m. Langkah-Langkah Seleksi
Langkah-langkah seleksi meliputi hal-hal sebagai berikut :
1) Seleksi surat-surat lamaran.
2) Pengisian blanko lamaran.
3) Pemeriksaan referensi.
4) Wawancara pendahuluan.
5) Tes penerimaan
6) Tes Psikologi
7) Tes Kesehatan.
8) Wawancara akhir atasan langsung.
9) Memutuskan diterima atau ditolak.
8. Tingkat-Tingkat Seleksi
Untuk mendapatkan karyawan yang qualified dan penempatan yang tepat
perlu dilakukan seleksi yang bertingkat-tingkat. Tingkat-tingkat seleksi
yang dilakukan oleh perusahaan ada tiga tingkat, yaitu sebagai berikut:
Seleksi Tingkat Pertama
Dalam seleksi tingkat pertama ini, hanya dilakukan secara teoritis saja
sehingga kemampuan atau mental pelamar dalam mengerjakan
pekerjaan yang akan ditugaskan kepadanya belum diketahui secara
pasti. Untuk mengetahu hal tersebut dilakukan seleksi tingkat kedua.
Seleksi Tingkat Kedua
Dalam seleksi tingkat kedua dilakukan seleksi atas calon karyawan
yang berstatus masa percobaan. Caranya dengan mengamati, menilai
mental, perilaku, dan kemampuan nyata calon karyawan dalam
menyelesaikan pekerjaan, serta kedisiplinan. Seleksi tingkat kedua
lamanya ada yang 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun.
Seleksi Tingkat Ketiga
Seleksi tingkat ketiga adalah seleksi yang dilakukan dengan mengikuti
prajabatan atau latihan yang diakhiri dengan ujian-ujian. Jika mereka
lulus, maka mereka akan dipromosikan dan diangkat menjadi
karyawan tetap serta haknya akan diterima sepenuhnya.
n. Kendala-Kendala Seleksi
Kendala-kendala itu, antara lain:
Tolok ukur
Kendala tolok ukur adalah kesulitan untuk menentukan standar tolok
ukur yang akan digunakan mengukur kualifikasi-kualifikasi seleksi
secara objectif.
Penyeleksi
Kendala penyeleksi adalah kesulitan mendapatkan penyeleksi yang
benar-benar qualified, jujur dan objectif penilannya.
Pelamar
Kendala pelamar adalah kesulitan untuk mendapatkan jawaban yang
jujur dari pelamar.
Penempatan, Orientasi, dan Induksi Karyawan
1. Penempatan Karyawan
Penempatan (placement) karyawan adalah menempatkan calon
karyawan yang diterima pada jabatan/pekerjaan yang
membutuhkannya dan sekaligus mendelegasikan authority kepada
orang tersebut.
2. Orientasi Karyawan
Orientasi atau perkenalan bagi setiap karyawan baru harus
dilaksanakan untuk menyatakan bahwa mereka betul-betul diterima
dengan tangan terbuka menjadi karyawan yang akan bekerja sama
dengan karyawan lain pada perusahaan itu.
3. Induksi Karyawan
Induksi karyawan adalah kegiatan untuk mengubah prilaku karyawan
baru supaya menyesuaikan diri dengan tata tertib perusahaan.
PAKET 4
MENGEMUKAKAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN
DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan
dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain.
Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara
langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
B. Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan
dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik.
Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat
Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan
kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan
Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN)
melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file
berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini
dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan
(managing) terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.
Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan
memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate
akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik,
transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal
bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan
dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu
dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi
pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian
permasalahan tersebut karena:
1. Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan,
pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan
dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan
data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2. Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak
tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan
dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin
ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3. Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat
dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka
data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika
pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat
penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4. Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan.
Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen
folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh
sistem yang akan dibangun.
5. Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang
fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan
adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu
diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap
materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan
terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak
bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak
cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik
hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang
mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam
pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya.
Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak
cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain.
Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi
kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio ,
video, text atau file biner.
PAKET 5
MEMPERAKTIKKAN CARA PENANGANAN PEMELIHARAAN
DOKUMEN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. Pekerjaan
Pekerjaan ialah sekumpulan kedudukan (posisi) yang memiliki
persamaan kewajiban atau tugas-tugas pokoknya. Dalam kegiatan analisis jabatan,
satu pekeIjaan dapat diduduki oleh satu orang, atau beberapa orang yang tersebar
di berbagai tempat.
B. Profesi
Profesi adalah pekerjaan atau bidang pekerjaan yang menuntut
pendidikan keahlian intelektual tingkat tinggi dan tanggung jawab etis yang
mandiri dalam prakteknya. Pengertian Profesi Good’s Dictionary of Education
mendefinisikan profesi sebagai “suatu pekerjaan yang meminta persiapan
spesialisasi yang relatif lama di Perguruan Tinggi dan dikuasai oleh suatu kode
etik yang khusus”, Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, profesi diartikan
sebagai “bidang pekerjaan yang dilandasi pendidikan keahlian (seperti
ketrampilan, kejuruan dan sebagainya) tertentu.” Dalam pengertian ini, dapat
dipertegas bahwa profesi merupakan pekerjaan yang harus dikerjakan dengan
bermodal keahlian, ketrampilan dan spesialisasi tertentu. Jika selama ini profesi
hanya dimaknai sekedar “pekerjaan”, sementara substansi dibalik makna itu tidak
terpaut dengan persyaratan, maka profesi tidak bisa dipakai di dalam semua
pekerjaan.
Dalam pandangan Vollmer -seorang ahli sosiologi- melihat makna
profesi dari tinjauan sosiologis. Ia mengemukakan bahwa profesi menunjuk
kepada suatu kelompok pekerjaan dari jenis yang ideal, yang sebenarnya tidak ada
dalam kenyataan, tetapi menyeiakan suatu model status pekerjaan yang bisa
diperoleh bila pekerjaan itu telah mencapai profesionalisasi dengan penuh.
Secara termenologis, definisi profesi banyak diungkap secara berbeda-beda, tetapi
untuk melengkapi definisi tersebut, berikut ini tulisan Muchtar Luthfi, yang
dikutip dan disempurnakan Ahmad Tafsir, bahwa seseorang disebut profesi bila ia
memenuhi 10 kreteria. Adapun kreteria itu antara lain:
1. Profesi harus memiliki keahlian khusus. Keahlian itu tidak dimiliki oleh
profesi lain. Artinya, profesi itu mesti ditandai oleh adanya suatu keahlian
yang khusus untuk profesi itu. Keahlian itu diperoleh dengan
mempelajarinya secara khusus; dan profesi itu bukan diwarisi.
2. Profesi dipilih karena panggilan hidup dan dijalani sepenuh waktu. Profesi
dipilih karena dirasakan sebagai kewajiban; sepenuh waktu maksudnya
bukan part-time. Sebagai panggilan hidup, maksudnya profesi itu dipilih
karena dirasakan itulah panggilan hidupnya, artinya itulah lapangan
pengabdiannya.
3. Profesi memiliki teori-teori yang baku secara universal. Artinya, profesi
ini dijalani menurut aturan yang jelas, dikenal umum, teorinya terbuka.
Secara universal pegangannya diakui.
4. Profesi adalah untuk masyarakat, bukan untuk dirinya sendiri. Profesi
merupakan alat dalam mengabdikan diri kepada masyarakat bukan untuk
kepentingan diri sendiri, seperti untuk mengumpulkan uang atau mengejar
kedudukan. Jadi profesi merupakan panggilan hidup.
5. Profesi harus dilengkapi kecakapan diagnostik dan kompetensi aplikatif.
Kecakapan dan kompetensi ini diperlukan untuk meyakinkan peran profesi
itu terhadap kliennya.
6. Pemegang profesi memiliki otonomi dalam menjalankan tugas profesinya.
Otonomi ini hanya dapat dan boleh diuji oleh rekan-rekan seprofesinya.
Tidak boleh semua orang bicara dalam semua bidang.
7. Profesi hendaknya mempunyai kode etik, ini disebut kode etik profesi.
Gunanya ialah untuk dijadikan sebagai pedoman dalam melaksanakan
tugas profesi. Kode etik ini tidak akan bermanfaat bila tidak diakui oleh
pemegang profesi dan juga masyarakat.
8. Profesi harus mempunyai klien yang jelas yaitu orang yang dilayani.
9. Profesi memerlukan organisasi untuk keperluan meningkatkan kualitas
profesi itu.
10. Mengenali hubungan profesinya dengan bidang-bidang lain. Sebenarnya
tidak ada aspek kehidupan yang hanya ditangani oleh satu profesi. Hal ini
mendorong seseorang memiliki spesialisasi.
C. Jabatan
Jabatan Ialah sekumpulan pekerjaan yang berisi tugas-tugas yang sama
atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta
kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun
tersebar di berbagai tempat.
Dalam birokrasi pemerintah dikenal jabatan karier, yakni jabatan dalam
lingkungan birokrasi yang hanya dapat diduduki oleh PNS. Jabatan karier dapat
dibedakan menjadi 2, yaitu:
1. Jabatan Struktural, yaitu jabatan yang secara tegas ada dalam struktur
organisasi. Kedudukan jabatan struktural bertingkat-tingkat dari tingkat
yang terendah (eselon IV/b) hingga yang tertinggi (eselon I/a). Contoh
jabatan struktural di PNS Pusat adalah: Sekretaris Jenderal, Direktur
Jenderal, Kepala Biro, dan Staf Ahli. Sedangkan contoh jabatan struktural
di PNS Daerah adalah: sekretaris daerah, kepala dinas/badan/kantor,
kepala bagian, kepala bidang, kepala seksi, camat, sekretaris camat, lurah,
dan sekretaris lurah.
2. Jabatan Fungsional, yaitu jabatan teknis yang tidak tercantum dalam
struktur organisasi, tetapi dari sudut pandang fungsinya sangat diperlukan
dalam pelaksansaan tugas-tugas pokok organisasi, misalnya: auditor
(Jabatan Fungsional Auditor atau JFA), guru, dosen, dokter, perawat,
bidan, apoteker, peneliti, perencana, pranata komputer, statistisi, pranata
laboratorium pendidikan, dan penguji kendaraan bermotor.
D. Karir
Menurut Gibson dkk. (1995: 305) karir adalah rangkaian sikap dan
perilaku yang berkaitan dengan pengalaman dan aktivitas kerja selama rentang
waktu kehidupan seseorang dan rangkaian aktivitas kerja yang terus
berkelanjutan. Dengan demikian karir seorang individu melibatkan rangkaian
pilihan dari berbagai macam kesempatan. Jika ditinjau dari sudut pandang
organisasi, karir melibatkan proses dimana organisasi memperbaharui dirinya
sendiri untuk menuju efektivitas karir yang merupakan batas dimana rangkaian
dari sikap karir dan perilaku dapat memuaskan seorang individu. Menurut
Greenhaus (1987: 5) yang dikutip oleh Irianto (2001:93) terdapat dua pendekatan
untuk memahami makna karir, yaitu: pendekatan pertama memandang karir
sebagai pemilikan (aproperty) dan/atau dari occupation atau organisasi.
Pendekatan ini memandang bahwa karir sebagai jalur mobilitas di
dalamorganisasi yang tunggal seperti jalur karir di dalam fungsi marketing, yaitu
menjadi sales representative, manajer produk, manajer marketing distrik, manajer
marketing regional, dan wakil presiden divisional marketing dengan berbagai
macam tugas dan fungsi pada setiap jabatan. Pendekatan kedua memandang karir
sebagai suatu property atau kualitas individual dan bukan occupation atau
organisasi. Pendekatan ini memandang bahwa karir merupakan
perubahanperubahan nilai, sikap, dan motivasi yang terjadi pada setiap
individu/pegawai.
Berdasarkan kedua pendekatan tersebut definisi karir adalah sebagai pola
pengalaman berdasarkan pekerjaan (work-related experiences) yang merentang
sepanjang perjalanan pekerjaan yang dialami oleh setiap individu/pegawai dan
secara luas dapat dirinci ke dalam obyective events. Salah satu contoh untuk
menjelaskannya melalui serangkaian posisi jabatan/pekerjaan, tugas atau kegiatan
pekerjaan, dan keputusan yang berkaitan dengan pekerjaan (workrelated
decisions).
E. Analisis Jabatan
Analisis Jabaatan (job analysis) adalah proses, metode, dan teknik untuk
mendapatkan data jabatan, mengolahnya menjadi informasi jabatan, dan
menyajikannya untuk program-program kelembagaan, kepegawaian serta
ketatalaksanaan, dan memberikan layanan pemanfaatannya bagi pihak-pihak yang
menggunakannya atau memberikan gambaran spesifikasi jabatan tertentu.
Jadi analisis jabatan terdiri atas tiga kegiatan pokok, yaitu: pengumpulan
data jabatan, pengolahan data jabatan, dan penyajian informasi jabatan untuk
berbagai program.
F. Spesifikasi Jabatan
Sepesifikasi Jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi
oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun
secara bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga di susun secara
terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam spesifikasi jabatan
adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
Contoh: Spesifikasi untuk personil terlatih dan tidak terlatih, sebagai
contoh andaikan anda ingin mengisi satu posisi untuk pemegang buku
(bookkeeper atau konselor atau programmer terlatih). Dalam kasus ini spesifikasi
jabatan anda mungkin memfokuskan terutama pada ciri-ciri sepertinya lamanya
pelayanan (jasa) sebelumnya, mutu atau pelatihan yang relevan, dan kinerja
jabatan sebelumnya, dengan demikian, biasanya tidak terlalu sulit menetapkan
tuntunan manusiawi untuk menempatkan orang yang sudah terlatih pada suatu
jabatan.
Namun masalahnya lebih rumit lagi bila anda berusaha mengisi jabatan
dengan orang yang tidak terlatih (barangkali dengan maksud melatih mereka saat
berkerja). Disini anda perlu menspesifikasi mutu seperti ciri-ciri, kepribadian,
minat, dan keterampilan sensoris yang menyatakan secara tidak langsung
beberapa potensial untuk menjalankan jabatan atau memiliki kemampuan untuk
dilataih pada jatabatan itu.
Sebagai contoh: andaikan jabatan itu menuntut manipulasi terinci pada
lini perakitan papan sirkuit. Disini anda mungkin ingin memastikan skor
ketangkasan jari yang tinggi dari orang itu. Dengan kata lain, tujuan anda adalah
mengindentifikasi ciri-ciri personil tersebut, tuntunan manusiawi yang secara sah
meramalkan calon mana yang akan menjalankan jabatan itu dengan baik dan
mana yang tidak.
PAKET 8
MENGEMUKAKAN PENILAIAN PELAKSANAAN PEKERJAAN
A. Sifat DP-3
Sifat DP-3 adalah rahasia: Harus disimpan dan dipelihara dengan baik
- Hanya dapat diketahui oleh PNS yang dinilai, pejabat penilai atasan, pejabat
penilai, atasan dari atasan pejabat penilai (sampai yang tertinggi) dan atau pejabat
lain yang karena tugas atau jabatannya mengharuskan ia mengetahui DP-3.
B. Penggunaan DP-3
1. Dp-3 digunakan sebagai bahan dalam melaksanakan pembinaan atau
pengembangan karis PNS antara lain: dalam mempertimbangkan kenaikan
pangkat, penempatan dalam jabatan, pemindahan dan lain-lain.
2. Nilai dalam DP-3 digunakan sebagai bahan pertimbanan untuk
menetapkan suatu mutasi kepegawaian dalam tahun berikutnya kecuali ada
perbuatan tercela yang dilakukan oleh PNS yang bersangkutan yang dapat
mengurangi atau meniadakan nilai tersebut.
C. Pejabat penilai
Pejabat penilai adalah atasan langsung dari PNS yng dinilai, dengan
ketentuan:
1. Serendah-rendahnya Kepala Urusan atau pejabat lain yangsetingkat denga
itu, kecuali ditentukan lain oleh Menteri, Jaksa Agung, Pimpinan
Kesekretariatan, Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara, Pimpinan Lembaga
Pemerintah Non Departemen, dan Gubernus dalam lingkungan masing-
masing.
2. Pejabat penilai dapat memberikan penilaian apabila ia telah membawahi
PNS yang bersangkutan sekurang-kurangnya 6 bulan, kecuali untuk suatu
mutasi kepegawaian maka pejabat penilai dapat melakuakn penilaian
pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan bahan-bahan yang
ditinggalkan oleh pejabat yang lama.
3. Pejabat peniaia berkewajiban melakuakn penilaian terhadap PNS yang
secara langsung berada di bawahnya.
4. Penilai dilakukan pada bulan Desember tiap-tiap tahun, jangka waktu
penilaian mulai bulan Januari sampai dengan Desember dalam tahun yang
bersangkutan.
G. Penyampaian DP-3
DP-3 yang dibuat dan telah ditandatangani oleh pejabat penilai diberikan
secara langsung kepada PNS yang dinilai oleh pejabat penilai. Apabila tempat
bekerja antara pejabat penilai dengan PNS yang dinilai berjauhan, maka DP-3
dikirimkan kepada PNS yang dinilai. PNS yang dinilai wajib mencantumkan
tanggal penerimaan DP-3 yang dikirimkan kepadanya pada ruangan
yangdisediakan. Apabila PNS yang dinilai menyetujui penilaian terhadap dirinya,
ia menendatangani DP-3 tersebut pada tempat yang disediakan, kemudian
mengembalikan DP-3 tersebut kepada pejabat penilai selambat-lambatnya 14
(empat belas) hari terhitung mulai ia menerima DP-3 itu. DP-3 yang telah
ditandatangani oleh PNS yang dinilai diteruskan oleh pejabat penilai kepada
atasan pejabat penilai dalam waktu sesingkat mungkin untuk mendapatkan
pengesahan.