2) Blangko surat pesanan

Blangko ini digunakan untuk memesan barang ke PBF. Ada 3

macam surat pesanan (SP) untuk pembelian obat yaitu :
a) SP Umum,
Surat pesanan dibuat rangkap 2 (dua), yaitu 1 (satu) lembar asli
untuk PBF, 1 (satu) lembar tembusan surat pesanan lainnya untuk
apotek sebagai arsip yang digunakan untuk pengecekan barang datang
dan arsip pembelian di apotek. Surat pesanan biasanya dibuat oleh
apotek yang bersangkutan, dan satu surat pesanan dapat digunakan
untuk memesan barang lebih dari satu item. Surat pesanan untuk obat
etikal (obat keras) dan obat bebas bisa memuat beberapa item obat.
b) SP Narkotika,
Pengadaan narkotika di apotek dilakukan dengan pemesanan
tertulis dengan Surat Pemesanan narkotika kepada PBF PT. Kimia
Farma Tbk. SP Narkotika yang ditanda-tangani oleh Apoteker dengan
mencantumkan nama jelas, alamat rumah APA, nomor SP, SIA, nama
distributor, alamat dan nomor telpon distributor, nama item obat serta
jumlah yang dipesan dan stempel apotek. Untuk pemesanan obat
Narkotika, 1 SP untuk 1 item obat. SP Narkotika terdiri dari 5
rangkap, terdiri dari 1 lembar untuk arsip apotek dan 4 lembar
diserahkan kepada PBF Kimia Farma. SP tersebut oleh PBF Kimia
Farma didistribusikan kepada Kimia Farma Pusat 1 lembar, Dinas
Kesehatan Provinsi 1 lembar, Balai POM 1 lembar dan sebagai arsip
PBF Kimia Farma sendiri 1 lembar. Setiap satu SP hanya dapat
digunakan untuk satu pesanan atau satu jenis narkotika. Kertas SP ini
dapat dibeli di Kimia Farma, apotek tidak boleh membuat sendiri.
c) SP Psikotropika.
Pengadaan Psikotropika dilakukan dengan menggunakan surat
pesanan (SP) psikotropika yang dibuat oleh apotek dengan model
yang telah ditentukan. Pada SP tertera nama serta alamat Apoteker
Pengelola Apotek dan tanda tangan Apoteker, SIA, alamat apotek,
nama dan alamat distributor, nama item obat serta jumlah yang
 dipesan. SP dibuat minimal rangkap dua yaitu lembar asli untuk PBF,
dan 1 lembar untuk arsip apotek. Satu surat pesanan psikotropika
dapat digunakan untuk memesan barang lebih dari 1 item. Pemesanan
ditujukan kepada PBF atau kepada Apotek lain berdasarkan surat
pesanan (SP) yang ditandatangani Apoteker.
Pengadaan obat selain Psikotropika dan Narkotika. SPnya
dibuat 2 rangkap, 1 untuk arsip Apotek dan 1 untuk distributor. Berisi
nama Apoteker Pengelola Apotek, SIA, nama item obat dan jumlah
yang dipesan, tanda tangan Apoteker.
3) Kartu stok
Kartu stok secara fisik digunakan untuk mengetahui jumlah barang yang
masuk dan keluar serta mengetahui sisa barang yang ada di apotek untuk
obat-obat golongan narkotika dan psikotropika. Kartu ini berisi tanggal,
jumlah obat yang masuk dan keluar, sisa obat yang ada di apotek, serta siapa
yang melakukan pengambilan obat tersebut sehingga bisa di
pertanggungjawabkan apabila suatu saat dibutuhkan. Semua obat-obat,
jumlah barang yang masuk dan keluar maupun sisa barang dapat diakses
melalui program IAAS yang ada di Apotek melalui laporan persediaan kartu
stok.
4) Dokumentasi OWA (Obat Wajib Apotek)
Dalam dokumentasi OWA ini tercantum tanggal, nama pasien,
alamat pasien, keluhan, nama dan jumlah obat. Tujuan pencatatan
berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Permenkes
No.919/Menkes/Per/X/1993 pasal 2 tentang OWA adalah untuk menghindari
kesalahan penggunaan obat. Di apotek UII Farma dokumentasi penjualan
OWA sudah tersedia melalui program IAAS sehingga memudahkan dalam
pengontrolan penjualan OWA.
5) Rekap resep
Rekap resep dibuat setiap hari pada pagi hari dengan mengurutkan
nomer resep dan dipisahkan bila terdapat resep yang di dalamnya memuat
Obat Keras Tertentu (OKT)/ Psikotropik untuk resep hari sebelumnya
kemudian dibendel dan dipisahkan antara resep yang terdapat OKT dan
 resep yang tidak terdapat OKT. Setelah dibendel resep disimpan di lemari
yang sudah disediakan sehingga jika ada resep yang bermasalah dapat dicari
dengan mudah sesuai tanggal dan nomer resep.
a. Sumber daya manusia
Sesuai ketentuan perundangan yang berlaku apotek harus dikelola oleh
seorang Apoteker yang profesional. Dalam pengelolaan apotek, Apoteker
senantiasa harus memiliki kemampuan menyediakan dan memberikan
pelayanan yang baik, mengambil keputusan yang tepat, kemampuan
berkomunikasi antar profesi, menempatkan diri sebagai pimpinan dalam
situasi multidisipliner, kemampuan mengelola SDM secara efektif, selalu
belajar sepanjang karier dan membantu memberi pendidikan dan memberi
peluang untuk meningkatkan pengetahuan.
Pengelolaan atau manajemen terhadap sumber daya manusia penting
sekali dilakukan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang tepat pada
masing-masing posisi. Tahap-tahap penerimaan karyawan di Apotek UII
Farma meliputi tahapan sebagai berikut :
1) Recruitment, baik secara terbuka ataupun tertutup
Beberapa metode yang digunakan untuk mengumumkan penerimaan
karyawan yaitu :
a. Terbuka: penerimaan
karyawan baru yang diumumkan melalui iklan baik media cetak atau
dengan memasang papan pengumuman penerimaan karyawan baru di
depan apotek.
b. Tertutup: pengumuman
penerimaan karyawan baru melalui media terbatas misalnya
pengumuman di bagian akademik UII.
2) Selection
Metode seleksi yang digunakan :
a. Seleksi persyaratan
administrasi yang dikirim calon pegawai disesuaikan dengan standar
yang diharapkan perusahaan.
b. Test, seperti tes teoritis, tes
praktik dan psikotes.
 c. Wawancara untuk dapat
menilai kemampuan, kejujuran dan kerajinan pelamar kerja.
3) Masa percobaan atau masa training selama 3 bulan.
4) Perjanjian kerja atau kontrak kerja.
Kontrak kerja dilakukan selama 1 tahun. Selanjutanya dievaluasi oleh
seluruh staf dan karyawan apotek UII.
5) Pemberian reward dan punishment terhadap kinerja
karyawan.
Reward diberikan kepada karyawan dengan prestasi yang baik. Reward
yang diberikan berupa hadiah yaitu uang. Sedangkan bagi karyawan yang
kinerjanya kurang baik diberi punishment secara bertahap. Dimulai dari
teguran secara langsung, selanjutnya dengan surat peringatan dan bila
tetap tidak ada perbaikan kinerja, maka karyawan tersebut akan
dikeluarkan.

Apotek UII Farma mempunyai struktur organisasi yang sistematis agar

setiap bagian mempunyai tugas dan tanggung jawab yang jelas, sehingga
diharapkan secara keseluruhan dapat memberikan pelayanan yang optimal.
Organisasi apotek terdiri dari : Apoteker, Asisten Apoteker, bagian
administrasi, keuangan, pembantu umum, dan penjaga malam. Sumber daya
manusia dan job description karyawan yang berlaku di Apotek UII Farma
adalah sebagai berikut :
1. Apoteker Pengelola Apotek
Dalam struktur organisasi Apotek UII Farma, Apoteker Pengelola Apotek
merangkap sebagai manager administrasi & keuangan.
Job description Apoteker Pengelola Apotek :
a. Melakukan pekerjaan kefarmasian pada shift dijalani
b. Mengkoordinasi pekerjaan kefarmasian semua tenaga kefarmasian di
apotek.
c. Melakukan koordinasi pengadaan, penyimpanan, pengendalian
persediaan, pelayanan apotek.
d. Membuat rencana program kerja apotek bulanan dan tahunan.
e. Membuat rencana pengembangan apotek.
f. Membuat job description untuk apoteker pendamping dan asisten
apoteker.
 g. Membuat jadwal kerja tenaga kefarmasian dan OB yang membantu
apotek.
h. Membuat SOP semua kegiatan administrasi dan pelayanan apotek.
i. Mengendalikan pelaksanaan program kerja apotek sesuai RKAP
perusahaan.
j. Mengkoordinasi pelaksanaan pendidikan di apotek.
Job description Manager Administrasi & Keuangan :
a. Membuat job description untuk bagian administrasi dan keuangan.
b. Mengkoordinasi kegiatan administrasi dan keuangan perusahaan.
c. Mengkoordinasi persiapan dan pelaksanaan rapat-rapat.
d. Melakukan koordinasi pengelolaan keuangan perusahaan.
e. Melakukan koreksi terhadap laporan aliran kas (petty cash, kas
penjualan dan kas bank).
f. Membuat laporan keuangan tiap bulan untuk dilaporkan pada saat
rapat rutin perusahaan.
g. Melakukan administrasi perpajakan perusahaan mulai dari
perhitungan, pembuatan administrasi dan menyelesaikan permasalahan
administrasi perpajakan.
2. Apoteker Pendamping bagian Keuangan
Job description Apoteker Pendamping :
a. Bertanggung jawab terhadap pelayanan kefarmasian di apotek pada
shift yang dijalani.
b. Membimbing PKPA apoteker muda.
Job description bagian keuangan :
a. Membuat pengajuan dana untuk kebutuhan perusahaan setiap minggu.
b. Melakukan dan mengkoordinasi semua pembayaran utang dagang dan
biaya operasional perusahaan.
c. Mempersiapkan rapat-rapat perusahaan.
d. Memindahkan faktur-faktur hutang yang sudah terbayar ke faktur
lunas.
e. Menyusun faktur-faktur lunas perbulan dan mengarsipkan pertahun ke
PBF.
f. Membuat laporan aliran petty cash setiap bulan kepada manajer
administrasi & keuangan (melakukan posting pembelian).
g. Melakukan koordinasi, membuat tagihan piutang terhadap customer.
h. Melakukan control dan mengadministrasi pembayaran hutang
perusahaan.
i. Bertindak sebagai kasir dan membuat laporan dan menyetor
penghasilan setiap shift terhadap pemegang kas penjualan.
3. Apoteker Pendamping Bagian Administrasi Perusahaan & Pelayanan
Apotek
 Job description apoteker pendamping :
a. Bertanggung jawab terhadap pelayanan kefarmasian di apotek pada
shift yang dijalani.
Job description bagian administrasi perusahaan & pelayanan apotek :
a. Membuat dan mengarsipkan surat-surat keluar dan masuk perusahaan.
b. Melakukan koordinasi dan evaluasi pelayanan apotek.
c. Mengumpulkan hasil penjualan dan menyetorkan ke bank.
d. Membuat laporan aliran kas penjualan setiap bulan ke manajer
administrasi dan keuangan.
e. Melaporkan dan mengarsipkan pembelian barang setiap hari di apotek.
f. Melakukan pengelolaan NAPZA (cek stok, mengarsipkan resep tiap
hari, tiap bulan dan tahun, register dan laporan).
g. Membantu pembayaran biaya operasional dan utang dagang (bagian
keuangan masuk sore).
h. Bertindak sebagai kasir dan membuat laporan dan menyetor
penghasilan setiap shift kepada pemegang kas penjualan.
4. Asisten Apoteker Bagian Pengadaan Apotek
Job description asisten apoteker :
a. Membantu pekerjaan apoteker dalam pelayanan kefarmasian di apotek
pada saat shift yang dijalani.
Job description bagian pengadaan :
a. Melakukan cek stok barang tiap hari.
b. Melakukan rekomendasi order ke PBF.
c. Membuat data tagihan setiap bulan dan melaporkan ke bagian
keuangan untuk penagihan piutang.
d. Meangarsipkan arsip-arsip penagihan.
e. Melakukan cek obat ED / hampir ED dan menyiapkan untuk retur ke
PBF.
f. Melakukan cek laporan pembelian yang sudah dientri.
g. Melakukan cek penjualan tiap hari (nomor resep, memasukkan
customer).
h. Mengarsipkan resep dan struk bebas tiap hari, tiap bulan dan tahun.
i. Membuat rekap jumlah pasien.
j. Melakukan posting penjualan dan membuat laporan hasil penjualan
apotek setiap bulan.
k. Menaikkan harga obat bila ada kenaikan harga dari PBF.
5. Koordinator Office Boy
Job description :
a. Melakukan koordinasi pekerjaan OB.
b. Bertanggung jawab terhadap kebersihan semua bagian perusahaan.
 c. Mengantar surat-surat perusahaan, melakukan pembayaran pajak,
memasukkan dan mengambil uang di bank dan lain-lain yang
berhubungan dengan pihak luar.
d. Berkoordinasi dengan bagian administrasi dalam menyiapkan rapat.
e. Berkoordinasi dengan bagian keuangan melakukan penagihan.
Membantu pelayanan apotek dan poliklinik.
6. Office Boy
Job description :
a. Bertanggung jawab terhadap kebersihan semua bagian perusahaan.
b. Mengantar surat-surat perusahaan, melakukan pembayaran pajak,
memasukkan dan mengambil uang di bank dan lain-lain yang
berhubungan dengan pihak luar.
c. Berkoordinasi dengan bagian administrasi dalam menyiapkan rapat.
d. Berkoordinasi dengan bagian keuangan melakukan penagihan.
e. Membantu pelayanan apotek dan poliklinik.