PROSEDUR PENGADAAN PADA PT.

PERKEBUNAN
NUSANTARA XIV PABRIK GULA BONE ARASOE

LAPORAN TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan
pendidikan diploma tiga (D-3) Program Studi Administrasi Bisnis
Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Ujung Pandang

NURKHAYATUN AKFINDARWAN
351 140 15

PROGRAM STUDI D-3 ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI UJUNG PANDANG
MAKASSAR
2017

i
ii
iii
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan

karunia-Nya, penulisan laporan tugas akhir ini yang berjudul ”Prosedur Pengadaan

pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone ArasoE” ini dapat

diselesaikan dengan baik.

Dalam penulisan laporan tugas akhir ini tidak sedikit hambatan yang penulis

alami. Namun, berkat bantuan pihak terutama pembimbing, hambatan tersebut dapat

teratasi. Sehubungan dengan itu, pada kesempatan dan melalui lembaran ini penulis

menyampaikan terima kasih dan penghargaan kepada :

1. Bapak Dr. Ir. Hamzah Yusuf selaku direktur Politeknik Negeri Ujung Pandang.

2. Bapak Dr. Mawardi, M.Si, selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga Politekni

Negeri Ujung Pandang.

3. Bapak Adam Rasyid, S.Sos., M.Si, selaku Ketua Program Studi D3 Administrasi

Niaga Politeknik Negeri Ujung Pandang.

4. Ibu Yayu Meiniza Z, S.E., M.T, selaku dosen Pembimbing 1 dan Bapak Drs.

Muh Tang., M.Pd selaku dosen Pembimbing 2 yang telah mencurahkan perhatian

dan kesempatan untuk mengarahkan penulis dalam menyelesaikan laporan tugas

akhir ini.

5. Ibu Hj. Askariani Sahur., S.Sos., M.Si selaku Wali kelas 3A D3 yang tak henti –

hentinya memberikan dorongan serta semangat selama pembuatan laporan ini.

iv
6. Bapak H. Muh. Salman., S.Pd., M.M, selaku kepala bagian RC. Sekum PT.

Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone ArasoE yang sekaligus menjadi

informan yang telah senantiasa menyisihkan waktunya untuk mengarahkan

penulis menyelesaikan laporan tugas akhir ini.

7. Seluruh Dosen dan tenaga kependidikan Jurusan Administrasi Niaga yang telah

memberikan ilmu bagi penulis selama menempuh pendidikan.

8. Teman-teman seperjuangan mahasiswa kelas 3A D3 yang senantiasa

memberikan dorongan, saran dan kritik yang sangat membantu penulis.

Ucapan terima kasih dan penghargaan juga disampaikan kepada kedua orang

tua serta adik – adik tercinta yang telah memberikan kasih sayang, doa, semangat,

perhatian dan dukungan baik berupa moral dan material yang tidak mengharapkan

balas jasa sampai penulis menyelesaikan penulisan laporan tugas akhir ini.

Penulis menyadari bahwa dalam laporan tugas akhir ini belum sempurna.

Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritikan dan saran yang bersifat membangun

demi kesempurnaan laporan tugas akhir ini demi perbaikan pada masa mendatang.

Semoga laporan tugas akhir ini bermanfaat bagi pembacanya.

Makassar, Agustus 2017

Penulis.

v
 DAFTAR ISI

hlm

HALAMAN SAMPUL ............................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................................... ii

HALAMAN PENERIMAAN ................................................................................... iii

KATA PENGANTAR .............................................................................................. iv

DAFTAR ISI ............................................................................................................. vi

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. viii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................................. ix

SURAT PERNYATAAN........................................................................................... x

RINGKASAN ........................................................................................................... xi

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ......................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................... 3
1.3 Ruang Lingkup Kegiatan ......................................................................... 3
1.4 Tujuan Kegiatan ....................................................................................... 4
1.5 Manfaat Kegiatan ..................................................................................... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA................................................................................ 5

2.1 Pentingnya Manajemen Persediaan.......................................................... 5

2.2 Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa ................................................... 7
2.3 Fungsi dan Peranan Pengadaan ................................................................ 9
2.4 Prinsip, Metode dan Strategi .................................................................. 11
2.5 Prosedur Pengadaan ............................................................................... 14

vi
 hlm
2.6 Pengelolaan Tender Pengadaan .............................................................. 15
2.7 Pengadaan Secara Elektronik (e-Procurement) ..................................... 18
2.8 Pemilihan Supplier ................................................................................. 19

BAB III METODE KEGIATAN ............................................................................. 24

3.1 Tempat dan Waktu Kegiatan .................................................................. 24

3.2 Tipe dan Desain Kegiatan ...................................................................... 24
3.3 Teknik Pengumpulan Data ..................................................................... 25
3.4 Jenis dan Sumber Data ........................................................................... 25
3.5 Teknik Analisis Data .............................................................................. 26
3.6 Definisi Operasional ............................................................................... 26

BAB IV HASIL DAN DEKSRIPSI

4.1 Profil Perusahaan 28

4.2 Gambaran Umum Pengadaan pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik
Gula Bone Arasoe 30
4.3 Prosedur Pengadaan Barang pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik
Gula Bone Arasoe 33
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 46
5.1 Kesimpulan 46
5.2 Saran 46
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 47

LAMPIRAN

vii
 DAFTAR GAMBAR

hlm

Gambar 1 Desain Kegiatan ................................................................................. 19

Gambar 2 Gambaran Umum Pengadaan pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik
Gula Bone ArasoE............................................................................................... 31

viii
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Surat Pengantar Permohonan Izin Penelitian

Lampiran 2 Surat Permohonan Izin Penelitian

Lampiran 3 Balasan Surat Permohonan Izin Penelitian

Lampiran 4 Daftar Pertanyaan Wawancara

Lampiran 5 Struktor Organisasi

Lampiran 6 Contoh Surat Pesanan

ix
x
 PROSEDUR PENGADAAN PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA XIV
PABRIK GULA BONE ARASOE

RINGKASAN

Nurkhayatun Akfindarwan, Judul Tugas Akhir “Prosedur Pengadaan

pada PT. Prkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone ArasoE”. Dibimbing oleh
Yayu Meiniza Zainiar, S.E., M.T. selaku pembimbig I dan Drs. Muh. Tang selaku
pembimbing II.
Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui bagaimana prosedur pengadaan
yang dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE. Kegiatan
ini diawali dengan observasi sekaligus mewawancarai salah satu karyawan yang ada
pada bagian pengadaan yang ditunjuk sebagai informan.
Pada PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE melakukan
pengadaan dengan dua cara yaitu dengan menggunakan sistem penyedia barang/jasa
dan menggunakan swakelola. Perusahaan ini melakukan pengadaan berdasarkan SOP
yang telah ditentukan oleh perusahaan itu sendiri. Berdasarkan wawancara,
perusahaan ini memilih supplier berdasarkan harga dan kualitas. Selain itu,
pengadaan pada perusahaan ini dapat berjalan dengan baik karena telah melakukan
pengadaan berdasarkan prinsip yang efisien, efektif, kompetitif, transparan, adil dan
wajar serta akuntabel.

Kata Kunci : Prosedur Pengadaan

xi
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Ilmu pengetahuan yang terus berkembang membuat dunia usaha berkembang

semakin cepat dan kompetitif. Persaingan di dunia usaha menuntut semua perusahaan

untuk dapat mengelola dan memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki,

termasuk persediaan, secara efektif dan efisien. Setiap perusahaan, terutama

perusahaan manufaktur, memerlukan berbagai barang persediaan untuk kegiatan

produksinya. Persediaan biasanya merupakan biaya terbesar dibandingkan dengan

biaya lainnya. Oleh karena itu, pengadaan harus dilakukan secara berhati – hati agar

persediaan berada pada jumlah yang tepat dan pada waktu yang tepat.

Pertumbuhan perusahaan yang meningkat dalam rangka meraih pangsa pasar

yang lebih besar dibutuhkann persediaan yang sangat besar dalam menunjang

pertumbuhan penjualan perusahaan. Suatu perusahaan tidak akan mampu memenuhi

kebutuhannya sendiri. Perusahaan memerlukan hubungan dan kerjasama dengan

perusahaan lain dalam hal memenuhi kebutuhan persediaan perusahaan, dimana

manajemen pengadaan barang sangat dibutuhkan untuk memastikan setiap kebutuhan

perusahaan tersebut terpenuhi.

Dalam sebuah rantai pasokan, tiap perusahaan membeli barang dari pemasok

awal, menambahkan nilai dan menjualnya kepada konsumen akhir. Dalam

perusahaan, pembelian merupakan fungsi yang bertanggung jawab atas pemerolehan

semua barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan. Banyak dari transaksi tersebut

bukan merupakan pembelian dalam arti yang sesungguhnya, termasuk dalam

pembelian juga adalah rental, sewa, kontrak, petukaran, pemberian, peminjaman dan

sebagainya.

Pengadaan atau pembelian barang sering dipakai untuk menunjuk hal yang

sama. Meskipun demikian, biasanya pembelian merujuk pada pembelian secara

nyata, sementara pengadaan barang memiliki makna yang lebih luas. Pengadaaan

barang bisa meliputi tipe – tipe pemerolehan yang berbeda (pembelian, rental,

kontrak, dan sebagainya) termasuk juga pekerjaan yang terkait seperti memilih

pemasok, bernegosiasi, menyetujui syarat-syarat, memperlancar, mengawasi kinerja

pemasok, penanganan barang, transportasi, penyimpanan barang dan penerimaan

barang dari pemasok.

Pengadaan merupakan fungsi penting dalam setiap perusahaan. Setiap

perusahaan memerlukan sebuah pasokan barang dan pengadaan bertanggung jawab

untuk mengaturnya. Jika pengadaan ditangani secara buruk, barang – barang tidak

akan sampai atau barang salah dikirim, jumlah barang tidak tepat, kualitas buruk,

harga yang terlalu tinggi, layanan yang buruk dan lain sebagainya.

Tujuan dari pengadaan tersebut adalah untuk menjamin tersedianya barang

yang akan digunakan untuk proses produksi, untuk itulah betapa pentingnya kegiatan

pengadaan barang untuk menjaga kebutuhan terhadap barang pada suatu perusahaan

agar tetap terpenuhi sehingga dapat menjamin kelancaran kegiatan produksi.

 PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone Arasoe adalah salah satu

anak perusahaan PTPN X yang terletak di daerah Sulawesi Selatan yang begerak

menghasilkan gula dengan kualitas baik. Gula merupakan kebutuhan pokok bagi

masyarakat Indonesia. Oleh karena itu, pasokan gula yang cukup bagi masyarakat

harus selalu diupayakan. Untuk menunjang agar gula dapat selalu tersedia tepat

waktu, maka proses pengadaan gula itu sendiri harus berjalan dengan baik. Dengan

demikian, persediaan bahan baku gula harus dikelola dengan baik untuk menjamin

ketersediaan gula.

Berdasarkan uraian di atas maka penulis merasa tertarik untuk membahas

prosedur pengadaan barang khususnya bahan baku yang dilakukan pada PT.

Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone ArasoE. Oleh karena itu tugas akhir ini

diberi judul “Prosedur Pengadaan pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula

Bone ArasoE”.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang di atas maka rumusan masalah yang

akan dikemukakan dalam tugas akhir ini adalah “bagaimana prosedur pengadaan

barang pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone ArasoE?”.

1.3 Ruang Lingkup Kegiatan

Dalam penyelenggaraan kegiatan pengadaan terdapat berbagai macam fungsi

yang berkaitan dengan fungsi untuk memperoleh barang dan jasa. Kegiatan penelitian

yang dilakukan dalam rangka penyelesaian tugas akhir ini dibatasi pada prosedur

pembelian barang.
1.4 Tujuan Kegiatan

Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengadaan

barang pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone ArasoE.

1.5 Manfaat Kegiatan

Adapun manfaat penulisan tugas akhir ini adalah untuk :

1) Memperoleh pengalaman praktis mengenai pengadaan barang di dunia industri.

2) Mendapatkan kesempatan untuk membandingkan antara teori yang diperoleh dari

perkuliahan dengan prakteknya di industri.

3) Sebagai bahan masukan bagi perusahaan guna memahami masalah yang terjdi

dalam proses kegiatan pengadaan barang yang sesungguhnya.

 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pentingnya Manajemen Persediaan

Persediaan (inventory) merupakan barang yang disimpan untuk digunakan

atau dijual pada periode mendatang. Persediaan erat hubungannya dengan operasional

perusahaan, baik perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan maupun

industri. Jika penanganan persediaan tidak dilaksanakan dengan baik maka akan

mengakibatkan resiko terganggunya proses produksi atau tidak terpenuhinya pesanan

pembelian, akibatnya dapat merugikan perusahaan.

Sebagaimana telah di bahas pada bagian pendahuluan, persediaan pada

perusahaan manufaktur biasanya merupakan biaya terbesar dibandingkan dengan

biaya lainnya, bahkan umumnya mencapai 20 – 40% dari harga barang (Indrajit,

2005:3). Oleh karena itu, persediaan merupakan unsur penting bagi perusahaan.

Pengertian persediaan menurut Ishak (2010:159) dikemukakan sebagai

berikut :

“Persediaan (inventory) dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai

sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini
belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud
dengan proses lebih lanjut di sini dapat berupa kegiatan produksi seperti
dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada
sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah
tangga”
 Menurut Kusuma (2009:132), persediaan didefinisikan sebagai barang yang

disimpan untuk digunakan atau dijual pada periode mendatang.

Dari kedua definisi di atas, penulis mengambil kesimpulan bahwa istilah

persediaan mencakup persediaan bahan baku dalam sebuah perusahaan manufaktur.

Bahan baku ini akan mengalami suatu proses produksi yang akan menghasilkan suatu

produk untuk dijual. Bahan baku ini dapat berupa suatu hasil alam ataupun produk

jadi dari perusahaan lain yang menjadi pemasok.

Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi

perusahaan yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk memproduksi barang-

barang serta menyampaikan kepada pelanggan. Menurut Tampubulon (2004:190),

fungsi persediaan yaitu :

1) Fungsi decuopling, merupakan fungsi perusahaan untuk mengadakan persediaan

decouple dengan mengadakan pengelompokan operasional secara terpisah-pisah.

2) Fungsi Economic Size, penyimpanan persediaan dalam jumlah besar dengan

pertimbangan adanya diskon atas pembelian bahan, diskon atas kualitas untuk

dipergunakan dalam proses konversi, serta didukung kapasitas gudang yang

memadai.

3) Fungsi Antisipasi, merupakan penyimpanan persediaan bahan yang fungsinya

untuk penyelamatan jika sampai terjadi keterlambatan datangnya pesanan bahan

dari pemasok. Tujuan utama adalah untuk menjaga proses konversi agar tetap

berjalan lancar.
 Menurut pendapat dari Muslich (2009:391), persediaan barang mempunyai

fungsi yang sangat penting bagi perusahaan. Dari berbagai macam barang yang ada

seperti bahan, barang dalam proses dan barang jadi, perusahaan menyimpannya

karena berbagai alasan, dan alasan tersebut adalah :

1) Penyimpanan barang diperlukan agar perusahaan dapat memenuhi pesanan

pembeli dalam waktu yang cepat. Jika perusahaan tidak memiliki persediaan

barang dan tidak dapat memenuhi pesanan pembeli pada saat yang tepat, maka

kemungkinannya pembeli akan berpindah ke perusahaan lain.

2) Untuk berjaga-jaga pada saat barang di pasar sukar diperoleh, kecuali pada saat

musim panen tiba.

3) Untuk menekan harga pokok per unit barang dengan menekan biaya-biaya

produksi per unit.

Mengingat banyaknya manfaat serta pentingnya persediaan bagi perusahaan,

maka persediaan harus dikelola dengan baik.

2.2 Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa

Sebelum membahas mengenai manajemen pengadaan barang, lebih dahulu

akan diuraikan pengertian pengadaan.

Definisi pengadaan barang dikemukakan oleh Siahaya (2016:2) di bawah ini :

“Pengadaan barang adalah kegiatan sistematik dan strategis untuk

memperoleh barang berdasarkan prinsip, tujuan dan ketentuan yang berlaku
mulai dari sumber pengadaan sampai tempat tujuan berdasarkan tepat kualitas
(quality), jumlah (quantity), biaya (cost), waktu (delivery), sumber (source)
dan tempat (place) untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (customer)”
 Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi bahan

baku (raw material), barang setengah jadi (intermediate product), barang jadi

(finished product) dan perlatan (equipment).

Jenis barang secara garis besar dikategorikan menjadi :

1) Barang Konsumsi yaitu barang hasil akhir produksi yang langsung dapat

digunakan seperti makanan, minuman, obat – obatan dan suku – cadang.

2) Barang Produksi adalah barang yang diperlukan untuk proses produksi, seperti

bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi untuk perakitan.

3) Barang Modal adalah barang yang dapat dipakai berulang kali dan mengalami

penyustan yang terdiri dari Barang Modal Tetap (Fixed Asset) seperti bangunan,

jembatan, mesin dan Barang Moda Bergerak (Movable Asset), seperti peralatan,

alat berat dan kendaraan.

Menurut Peraturan Presiden RI Nomor 54 tahun 2010 tentang Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah :

“Pengadaan barang/jasa pemerintah yang selanjutnya disebut dengan

pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh
Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang
prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya
seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa”.

Menurut Christopher (2007), pengadaan atau procurement adalah kegiatan untuk

mendapatkan barang atau jasa secara transparan, efektif dan efisien sesuai dengan

kebutuhan dan keinginan penggunanya.

 Definisi pengadaan lainnya yaitu dari Siahaya (2008:7) :

“Manajemen Pengadaan adalah bagian dari Manajemen Rantai Pasokan yang

secara sistematik dan strategis memperoleh barang dan jasa mulai dari
perencanaan, proses, pelaksanaan dan penerimaan hasil pekerjaan,
berdasarkan prinsip, tujuan dan ketentuan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan (customers) dan pemakai (users)”

Menurut David N. Burt dalam Williem Siahaya (2008:6) mengemukakan

bahwa :

“Procurement management is the systematic process of deciding what,

when and how much to purchase, the the act and the process of ensuring that
what is required is received on time in the quantity and quality specified
(manajemen pengadaan adalah proses sistematis untuk menentukan berapa,
kapan dan berapa banyak pembelian, tindakan dan proses untuk memastikan
bahwa apa yang dibutuhkan diterima tepat waktu dalam kuantitas dan
kualitas yang ditentukan)”.

Dilihat dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa

pengadaan barang dan jasa atau procurement adalah suatu kegiatan untuk

mendapatkan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan dilihat dari kebutuhan

dan penggunaannnya, serta dilihat dari kualitas, kuantitas, waktu pengiriman dan

harga yang terjangkau.

2.3 Fungsi dan Peranan Pengadaan

Untuk memahami pengadaan, perlu lebih dahulu di bahas mengenai fungsi

dan peranan pengadaan.

2.3.1 Fungsi Pengadaan

Dalam penyelenggaraan kegiatan pengadaan terdapat berbagai macam fungsi

yang berhubungan dengan usaha untuk memperoleh barang dan jasa. Menurut

Siahaya (2016:11), fungsi pengadaan dikelompokkan sebagai berikut :

1) Pembelian (Purchasing), merupakan bagian dari kegiatan pengadaan yang lebih

difokuskan kepada pembelian barang (material) seperti bahan baku untuk proses

produksi dan pembelian peralatan (equipment). Pelaksanaan pembelian

melibatkan unsur pembeli (buyer), dan pemasok (supplier). Ikatan perjanjian

pembelian barang berbentuk Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan.

2) Pekerjaan Konstruksi (Construction), merupakan pelaksanaan kegiatan pekerjaan

untuk membangun wujud fisik dan wujud lainnya. Ikatan perjanjian pekerjaan

konstruksi berbentuk Kontrak (contract).

3) Konsultansi (Consultant), merupakan kegiatan jasa keahlian (professional).

4) Penyewaan (Leasing), merupakan kegiatan sewa menyewa baik secara sewa

murni atau sewa dengan opsi untuk membeli.

5) Pekerjaan Inspeksi (Inspection), merupakan kegitan pengujian teknis.

6) Swakelola (Self Management), merupakan kegiatan yang dilaksanakan dan

diawasi sendiri atau perusahaan lain yang ditunjuk untuk melaksanakan

pekerjaan dimaksud.

7) Tukar Tambah (Trade-in), merupakan kegiatan tukar menukar barang dengan

memebayar selisih harga, untuk memperoleh barang yang sesuai dengan

kebutuhan operasi dan bertujuan untuk menghindari kerugian.

8) Beli Kembali oleh Pabrik (Factory Buy-Back), merupakan kegiatan pembelian

kembali suku cadang kondisi baru yang tidak terpakai, oleh pabrik pembuat

untuk mengurangi kerugian.

9) Barter (Exchange), merupakan kegiatan tukar – menukar barang secara langsung

yang lazim disebut tukar guling.

2.3.2 Peranan Manajemen Pengadaan

Pengadaan berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap, apa

(spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber, sistem) dan

berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari sumber pengadaan sampai

ke tempat tujuan, sesuai kualitas dan kuantitas, biaya yang optimal dan waktu suplai

yang wajar untuk memenuhi kebutuhan Pelanggan (customers) dan Pengguna (users).

2.4 Prinsip, Metode dan Strategi Pengadaan

2.4.1 Prinsip Pengadaan

Menurut Budiharjo Hardjowijono dan Hayie Muhammad (2008) pengadaan

barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip-prinsip pengadaan sebagai

berikut :

1) Efisien

Menggunakan dana, daya dan fasilitas yang terbatas untuk mencapai target

kualitas dan waktu yang ditetapkan melalui penyederhanaan dan percepatan

proses pengadaan.

2) Efektif

Penyelenggaraan pengadaan berdasarkan kebutuhan nyata, kinerja yang optimal

dan memberikan hasil yang berkualitas serta manfaat yang sebesar-besarnya.

3) Adil

Memberikan perlakuan dan kesempatan yang sama dan tidak diskriminatif serta

tidak mengarah dan member keuntungan kepada pihak tertentu.

4) Transparan

Keterbukaan dalam memberikan layanan informasi menyangkut ketentuan dan

proses pengadaan kepada semua pihak terkait termasuk masyarakat.

5) Bersaing

Memberikan kesempatann kepada para penyedia yang setara dan memenuhi

persyaaratan untuk berkompetisi secara sehat tanpa intervensi dari pihak

manapun.

6) Akuntabel

Pertanggungjawaban pelaksanaan pengadaan sesuai target dan manfaat kepada

pihak yang berkepentingan sesuai ketentuan dan peraturan yang berlaku,

berdasarkan prinsip, kebijakan, norma dan etika pengadaan.

7) Berwawasan Lingkungan

Upaya unuk menjamin penyelenggaraan pengadaan dan layanan aliran barang

serta pelaksanaan pekerjaan tidak berdampak negatif dan berisiko terhadap

lingkungan dan kesehatan manusia.

2.4.2 Metode Pengadaan

Menurut Turban (2010:251), setiap perusahaan menggunakan metode yang

berbeda dalam memperoleh produk dan jasa yang tergantung apa dan dimana mereka
membeli, kuantitas yang diperlukan, berapa jumlah uang yang terpakai dan

sebagainya. Metode procurement antara lain yaitu:

1) Membeli dari manufaktur, penjual grosir atau pengecer dari katalog-katalog

mereka dan adanya negosiasi.

2) Membeli melalui katalog yang terhubung dengan memeriksa katalog penjual atau

membeli melalui mal-mal industri.

3) Membeli melalui katalog pembeli internal dimana perusahaan menyetujui

katalog-katalog vendor termasuk kesepakatan harga.

4) Mengadakan penawaran tender dari sistem dimana pemasok bersaing dengan

yang lainnya. Metode ini digunakan untuk pmbelian dalam jumlah besar.

5) Membeli dari situs pelelangan dimana organisasi berpartisipasi sebagai salah satu

pembeli.

6) Bergabung dengan suatu kelompok sistem pembeli dimana memeriksa

permintaan partisipasi, menciptakan jumlah besar, kemudian kelompok ini dapat

menegosiasikan harga.

7) Berkolaborasi dengan pemasok untuk berbagi informasi tentang penjualan dan

persediaan, sehingga dapat mengurangi persediaan, stock out dan mempertinggi

ketepatan pengiriman.

2.4.3 Strategi Pengadaan

Strategi Pengadaan (Procurement Strategy) merupakan usaha terbaik yang

dilakukan untuk mencapai tujuan Pengadaan dalam memperoleh barang dan jasa

untuk memenuhi kebutuhan.

 Penerapan strategi pengadaan dapat mewujudkan tujuan pengadaan secara

efisien dan efektif, berdasarkan Enam Tepat (6T) yaitu tepat kualitas (right quality),

tepat kuantitas (right quantity), tepat sumber (right source), teapat waktu (right

delivery/complation), tepat biaya (right cost) dan tepat tempat (right place) untuk

mencapai target dan kinerja pengadaaan. Proses pengadaan yang baik akan

mewujudkan tata kelola yang baik (good governance) melalui peningkatan efesisensi

dan efektifitas (Siahaya, 2016 : 17).

Strategi pengadaan dilaksanakan selaras dengan program kerja Lembaga

dengan menganalisis data pengadaan periode sebelumnya dan antisipasi kendala dan

risiko pengadaan. Strategi pengadaan dilaksanakan sejak perencanaan sampai

selesainya pelaksanaan pengadaan untuk memberikan hasil dan manfaat yang

optimal.

2.5 Prosedur Pengadaan

Siahaya (2016:61) mengemukakan bahwa prosedur pengadaan meliputi kegiatan

sebagai berikut :

1) Penetapan target, strategi dan perencanaan pengadaan

2) Penentuan sumber Pengadaan dan evaluasi kondisi pasar (market evaluation)

3) Penentuan metoda pemilihan penyedia

4) Penentuan harga perkiraan sendiri

5) Penentuan jenis dan cara evaluasi penawaran

6) Penentuan jenis kontrak

7) Menitoring dan pengawasan pekerjaan

8) Serah terima hasil pekerjaan

9) Evaluasi kinerja

Proses pengadaan, memenuhi ketentuan :

1) Dilakukan secara strategis dan komprehensif untuk menjamin tercapainya tujuan

Pengadaan

2) Dilakukan berdasarkan kebutuhan nyata (rill), bukan berdasarkan keinginan

pIhak tertentu

3) Memenuhi spesifikasi teknis dan standar kualitas

4) Sesuai biaya dan harga yang optimal, dan bersaing atau kompetitif

5) Sesuai waktu penyerahan atau penyelesaian pekerjaan yang wajar

6) Barang dan jasa yang standar dilakukan dengan menggunakan e-Katalog

7) Pekerjaan pemeliharaan rutin dilakukan melalui kontrak brbasis kinerja dan

berjangka panjang

8) Proses pengadaan, wajib menggunakan produk dalm negeri dan dilarang impor,

apabila :

a) Barang dimaksud telah diproduksi di dalam negeri

b) Spesifikasi sesuai kebutuhan dan persyaratan teknis minimum

c) Jumlah produksi dalam negeri memenuhi kebutuhan

9) Proses pengadaan tetap dilaksanaan apabila diyakini dan dibuktikan bahwa

sumber Pengadaan sesuai spesifikasi kebutuhan barang dan jasa hanya ada satu
2.6 Pengelolaan Tender Pengadaan

Tender (lelang) adalah kegiatan permintaan penawaran dari Lembaga dan

pengajuan penawaran dari penyedia (pemasok dan kontraktor) untuk melaksanakan

proses pengadaan barang dan jasa berdasarkan kualitas, biaya dan waktu serta sesuai

persyaratan tertentu (Siahaya, 2016:63).

2.6.1 Perencanaan Tender

Perencanaan Tender dimaksudkan untuk meyakinkan dan menjamin

keberhasilan proses tender guna tercapainya tujuan akhir dari penyelenggaraan

kegiatan pengadaan. Perencanaan tender, mencakup :

1) Jenis dan kriteria kegiatan (scope of work)

2) Penetapan metode pemilihan penyedia

3) Pengumuman tender

4) System evaluasi penawaran

5) Penyiapan harga perkiraan sendiri (owner estimate)

6) Waktu proses pengadaan yang diperlukan

7) Penanggung jawab pekerjan

8) Pengangaran atau system pendanaan

2.6.2 Dokumen Tender

Dokumen Tender terdiri atas :

1) Undangan kepada calon peserta tender (Penyedia), meliputi :

a) Judul pekerjaan dan nomor tender

b) Tempat/alamat, tanggal, hari dan waktu untuk memeperoleh dokumen tender

 c) Tempat/alamat, tanggal, hari, dan waktu untuk pemberian jasa tender

d) Tempat/alamat, tanggal, hari, dan waktu penyampaian dokumen penawaran

e) Persyaratan untuk mengambil dokumen tender

2) Instruksi kepada Peserta Tender (IPT) atau Instruction to Bidders (ITB),

meliputi :

a) Alamat, nomor telpon/facsimile/e-mail panitia tender

b) Persyaratan kehadiran peserta tender dalam rapat pemberian penjelasan

(prebid meeting).

c) Persyaratan peserta tender

d) Spesifikasi teknis dan kerangka acuan kerja

e) Tata cara pengisian format dokumen penawaran

f) Tata cara penyampaian dokumen penawaran

g) Metode dan criteria evaluasi penawaran

h) Struktur harga penawaran dan penggunan struktur harga

i) Metode negosiasi penawaran (teknis dan harga)

j) Sanksi administrasi dan financial bila penyedia ingkar janji atau kewajiban

k) Ketentuan dan pengenaan sanksi dan pinalti

l) Masa berlaku Penawaran

m) Ketentuan tentang pernyataan untuk tidak akan melakukan praktik monopoli

dan persaingan usaha tidak sehat dan pelanggaran etika pengadaan (Pakta

Integritas)

n) Ketentuan tentang pemutusan kontrak sepihak

 o) Ketentuan tentang penyelesaian sengketa dan panduan penyeesaian sengketa

p) Persyaratan umum rancangan kontrak

2.7 Pengadaan Secara Elektronik (e-Procurement)

Pengadaan secara Elektronik (e-Procurement) atau lazim disebut e-Proc

merupakan pelaksanaan pengadaan dengan menggunakan teknologi informasi

(information technology) dan transaksi elektronik (electronic transaction) melalui

jaringan elektronik (internet atau intranet) dan electronic data interchange (EDI).

E-procurement adalah penggunaan teknologi internet untuk membeli atau

menyediakan barang dan jasa, yang memerlukan penggunaan sistem database yang
terintegrasi, sistem komunikasi WAN, sistem berbasis web, sistem persediaan, dan
interaksi dengan sistem akuntansi (Turban , 2008:184).

Pengadaan secara elektronik meliputi perencanaan, penganggaran, pemilihan

Penyedia, proses Pengadaan, pengelolaan Kontrak, proses monitoring, pelacakan,

evaluasi, pengawasan dan pembayaran.

2.7.1 Tujuan e-Procurement

Pelaksanaan pekerjaan Pengadaan secara elektronik (e-Procurement)

merupakan upaya proses transformasi penyelenggaraan Pengadaan dan konsep

perubahan paradigma Pengadaan, bertujuan :

1) Memudahkan proses kegiatan pengadaan

2) Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas

3) Menghindari terjadinya penyimpangan

4) Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat

5) Meningkatkan tingkat efesiensi prose Pengadaan

6) Mendukung proses monitoring dan audit

7) Memenuhi kebutuhan akses informasi terkini

2.7.2 Metode pelaksanaan e-Procurement

1) E-Tendering

Tender secara elektronik (e-Tendering) merupakan metode pemilihan penyedia

barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya secara elektronik dan terbuka bagi

seluruh penyedia terdaftar.

2) E-Selection

Metode pemilihan penyedia jasa konsultasi secara elektronik dan terbuka untuk

penyedia yang terdaftar pada system pengadaan secara elektronik.

3) E-Bidding

Merupakan pelaksanaan tender dengan cara penyampaian informasi dan data

Tender dilakukan melalui media elektronik.

4) E-Catalogue (e-Katalog)

Sistem informasi elektronik dari produk penyedia yang berstatus Produsen yang

memuat daftar jenis, spesifikasi teknis dan harga barang dan jasa yang dapat

dipakai sebagai sarana dasar dan dasar Pengadaan.

5) E-Purchasing
Proses pembelian yang dilaksanakan secara elektronik, dapat digunakan untuk

pelaksanaan Pengadaan atas barang yang tercantum dalam e-katalog.

2.8 Pemilihan Supplier

Proses pemilihan supplier (pemasok) merupakan salah satu bagian kritis

dalam aktivitas pembelian (purchasing). Pemilihan supplier yang tepat pada

pembelian bahan baku akan sangat mendukung tercapainya output perusahaan.

Pemilihan supplier memberikan dampak antara lain terhadap kualitas bahan baku

yang diterima, keterjaminan ketersediaan bahan baku di gudang, efisiensi biaya

produksi, dan kelancaran sirkulasi keuangan perusahaan terutama efisiensi dalam

pembayaran bahan baku. Proses pemilihan supplier umumnya dilakukan dengan

pendekatan subyektif berdasarkan pengalaman dan intuisi pihak yang dipandang

perusahaan berkompeten dalam hal pemilihan supplier. Pendekatan secara subyektif

ini memiliki kelemahan antara lain apabila pihak yang berkompeten tersebut keluar

atau tidak lagi berada di perusahaan maka tidak ada lagi pihak yang dapat menilai

performansi calon supplier. Selain sangat bergantung pada ahli yang menilai,

pendekatan penilaian secara subyektif tidak dapat menjamin tingkat konsistensi

penilaian ahli terhadap calon supplier antara lain karena faktor kedekatan hubungan

dan ketidaksukaan dengan calon supplier.

Pemilihan supplier biasanya mempertimbangkan kualitas dari produk,

service/pelayanan dan ketepatan waktu pengiriman adalah hal yang penting,

meskipun ada beberapa faktor lain yang harus dipertimbangkan. Menurut Stevonson

(2002:701) faktor utama yang dipertimbangkan oleh suatu perusahaan ketika memilih

supplier adalah :
1) Harga

Faktor ini biasanya merupakan faktor utama, apakah terdapat penawaran diskon,

meskipun hal itu kadangkala tidak menjadi hal ang paling penting.

2) Kualitas

Suatu perusahaan mungkin akan membelanjakan lebih besar biayanya untuk

mendapatkan kualitas barang yang baik.

3) Pelayanan

Pelayanan yang khusus kadang kala dapat menjadi hal yang penting dalam

pemilihan supplier. Penggantian atas barang yang rusak, petunjuk cara

penggunaan, perbaikan peralatan dan pelayanan yang sejenis, dapat menjadi

kunci dalam pemilihan satu supplier daripada yang lain.

4) Lokasi

Lokasi supplier dapat mempunyai pengaruh pada waktu pengiriman, biaya

transportasi, dan waktu respon saat ada order/pesanan yang mendadak atau

pelayanan yang bersifat darurat. Pembelian pada daerah setempat/lokal dapat

menumbuhkan goodwill (pengaruh baik) dalam suatu hubungan serta dapat

membantu perekonomian daerah sekitar.

5) Kebijakan persediaan supplier

Jika supplier dapat memelihara kebijakan persediaannya dan menjaga spare part

yang dimilikinya, hal ini dapat membantu dalam kasus kebutuhan bahan baku

yang mendadak.
6) Fleksibilitas

Niat yang baik dan kemampuan supplier dalam merespon perubahan permintaan

dan memenuhi perubahan desain pesanan dapat menjadi faktor yang penting

dalam pemilihan supplier.

Menurut Dickson (1966) dalam Sri Widiyanesti dan Retno Setyorini

(2012:48), mengemukakan 21 kriteria untuk pemilihan dan evaluasi supplier. Dengan

banyak kriteria-kriteria yang ada dalam pemilihan supplier, namun keputusan dalam

penentuan kriteria yang akan digunakan dalam suatu perusahaan ditentukan oleh

perusahaan itu sendiri. Perusahaan akan memilih beberapa kriteria yang ada,

pemilihan kriteria biasanya tergantung dari item-item bahan baku yang dipasok ke

perusahaan. Kriteria – kriteria yang dimaksud yaitu :

1) Kualitas

2) Delivery

3) Performance History

4) Warranties And Claim Policies

5) Price

6) Technical Capability

7) Financial Position

8) Procedural Compliance

9) Communication System

10) Reputation And Position In Industry

11) Desire For Business

12) Management And Organization

13) Operating Controls

14) Attitudes

15) Impression

16) Packaging Ability

17) Labor Relations Records

18) Geographical Location

19) Amount Of Past Business

20) Training Aids

21) Reciprocal Arrangements

Dengan mempertimbangkan kriteria secara komprehensif, maka tujuan

pengadaan secara efisien dan efektif, berdasarkan Enam Tepat (6T) yaitu tepat

kualitas (right quality), tepat kuantitas (right quantity), tepat sumber (right source),

tepat waktu (right delivery/complation), tepat biaya (right cost) dan tepat tempat

(right place) untuk mencapai target dan kinerja perusahaan (Siahaya, 2016:17).
 BAB III

METODE KEGIATAN

3.1 Tempat dan Waktu Kegiatan

Tempat Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Perkebunan Nusantara XIV

Pabrik Gula Bone Arasoe. Penelitian ini dilaksanakan selama satu bulan pada tanggal

15 Juni – 15 Juli 2017.

3.2 Tipe dan Desain Kegiatan

Kegiatan ini merupakan penelitian deskriptif yaitu penelitian yang

memberikan gambaran secara jelas tentang prosedur pengadaan barang pada bagian

RC. Sekum yang membawahi bagian pengadaan.

Desain kegiatan dalam pelaksanaan tugas akhir ini dapat digambarkan sebagai

berikut.

Studi Pustaka Studi Pendahuluan

Rumusan Masalah

Observasi dan Wawancara

Hasil dan Deskripsi Kegiatan

Kesimpulan dan Saran

Gambar 1.Desain Kegiatan

3.3 Teknik Pengumpulan Data

Ada dua teknik yang digunakan dalam pengumpulan data yaitu observasi dan

wawancara. Teknik – teknik tersebut dapat dijelaskan secara singkat di bawah ini.

1) Observasi

Observasi adalah suatu teknik atau cara yang digunakan dalam mengumpulkan

data dengan melalakukan pengamatan secara langsung objek penelitian

sehingga data yang berkaitan langsung dengan apa yang akan dibahas dapat

dikumpulkan atau dicatat.

2) Wawancara

Wawancara adalah suatu teknik yang digunakan dalam mengumpulkan data

dengan menanyakan langsung kepada pihak yang dianggap memberikan

masukan sebagai bahan informasi yang berkaitan dengan dengan masalah yang

akan dibahas. Informan untuk wawancara dalam penelitian ini adalah kepala

bagian RC.Sekum sekaligus yang membawahi bagian pengadaan.

3.4 Jenis dan Sumber Data

1) Data Primer

Data primer adalah data yang diperoleh secara langsung melalui penelitian

dengan mengadakan observasi dan wawancara yang berhubungan dengan objek

penelitian.

2) Data Skunder

Data sekunder adalah data yang diperoleh berupa dokumen pustaka atau peraturan

yang berhubungan dengan objek penelitian.

3.5 Teknik Analisis Data

Menurut Bogdan dan Biklen (Moleon,2005:248) teknik analisis data adalah

upaya yang dilakukan dengan jalan bekerja dengan data, mengorganisasaikan data,

memilah – milah satuan yang dapat dikelola, mengsintetiskannya, mencari dan

menemukan pola, menemukan apa yang penting dana apa yang dipelajari, dan

memutuskan apa yang dapat diceritakan kepada orang lain.

Dalam penelitian ini penulis menggunakan analisis data deskriptif kualitatif.

Deskriptif kualitatif merupakan penelitian yang bertujuan untuk mengungkap

kejadian atau fakta, keadaan, fenomena, variabel dan keadaan yang terjadi saat

penelitian berlngsung dengan menyuguhkan apa yang sebenarnya terjadi. Penelitian

ini menafsirkan dan menguraikan data yang bersangkutan dengan situasi yang sedang

terjadi., sikap serta pandangan yang terjadi di dalam suatu masyarakat , pertentanan

anatara dua keadaan atau lebih, hubungan antar variabel yang timbul, perbedaan

antara fakta yang ada serta pengaruhnya terhadap suatu kondisi dan sebagainya.

3.6 Definisi Operasional

Pengadaan barang yaitu kegiatan memeperoleh barang yang dapat

dipertanggungjawabkan, jumlah dan mutu yang sesuai serta pengadaannya tepat

waktu. Prosedur pengadaan bergantung pada fungsi – fungsi pengadaan yang

dilakukan. Prosedur pengadaan terdiri dari langkah – langkah sebagai berikut :

1) Penetapan target, strategi dan perencanaan pengadaan

2) Penentuan sumber pengadaan dan evaluasi kondisi pasar (market evaluation)

3) Penentuan metoda pemilihan penyedia

4) Penentuan harga perkiraan sendiri

5) Penentuan jenis dan cara evaluasi penawaran

6) Penentuan jenis kontrak

7) Monitoring dan pengawasan pekerjaan

8) Serah terima hasil pekerjaan

9) Evaluasi kerja
 BAB IV

HASIL DAN DESKRIPSI

4.1 Profil Perusahaan

Salah satu upaya menuju Swa Sembada gula adalah dengan mendirikan

Pabrik Gula diluar pulau Jawa . Pabrik Gula Bone yang berada di Desa ArasoE,

Kecamatan Cina Kabupaten Bone ini adalah perintis untuk masalah tersebut.

Keberadaan Pabrik Gula Bone telah memberi dampak positif dari berbagai aspek

antara lain sebagai realisasi bagi pemerataan pembangunan dan membuka daerah

yang semula masih terisolir, penyedia lapangan kerja dan agen dalam menumbuhkan

perekonomian daerah.

PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE mulai berdiri pada

tanggal 6 Desember 1973 dengan nama Perusahaan Umum (Perum) Gula Bone sesuai

penetapan Presiden Republik Indonesia dengan dasar Peraturan Pemerintah RI

Nomor 47 tahun 1973. Pada tanggal 13 Desember 1974 diputuskan pembubaran

Perum Gula Bone dan penetapan status Perseroan (Persero) Eks. Perusahaan Negara

Perkebunanan (PNP) XX dan dilaksanakan pembentukan PT. Perkebunan XX

(Persero) pada awal bulan Mei 1981. Pada tanggal 9 Mei 1994 diadakan

restrukturisasi PTP. PTP XXXII (Persero) digabung dengan PTP XXVII (Persero)

dan PT. Bina Mulia Ternak menjadi PTP XXXII (Persero) Group dengan PTP XXXII

sebagai induknya. Pada tangal 18 Agustus 2009, No. XX-220214/09.002, Manajemen

Pengelolaan Pabrik Gula Bone di alihkan ke PTP Nusantara X.

 Bahan baku utama pembuatan gula berupa tebu, diperoleh dari lahan

perusahaan sendiri. Lahan PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE

adalah seluas HGU 7.771,54 dan HGB 88.36 Ha. Luas lahan yang dapat ditanami

yaitu 5.055.13. Luas lahan untuk pembibitan 550 sampai dengan 600 Ha. Sumber

daya manusia pada PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE terdiri dari

18 orang pimpinan, bulanan tetap 194 oarang, 161 orang karyawan, karyawan

musiman 720 orang, honorer 32 orang dan tenaga borongan 5000 orang.

Adapun struktur organisasi dari bagian TUK/Umum di perusahaan dapat

dilihat pada lampiran dari laporan tugas akhir ini. Tugas, wewenang dan tanggung

jawab RC. Sekum, yang juga menguasai fungsi pengadaan di PT. Perkebunan

Nusantara Pabrik Gula Bone Arasoe adalah sebagai berikut :

1) Tugas – Tugas :

a) Mengkoordinir seksi pengadaan bahan/barang

b) Menyiapkan bahan barang yang diminta tiap bagian sesuai dan tepat waktu

2) Wewenang :

a) Berwenang memberi tugas dan perintah langsung kepada bawahan di

bagiannya (seksi pengadaan)

b) Berwenang mengusulkan promosi karyawan bulan pada bagiannya.

3) Tanggung Jawab :

a) Bertanggung jawab kepada bagian TUK akan kelancaran tugas yang

diberikan.
 b) Bertanggung jawab terhadap tersedianya bahan/barang yang dibutuhkan

sesuai yang diinginkan pemakai (tepat waktu, jumlah dan tempat)

c) Mengurus akomodasi, konsumsi tamu – tamu serta mengawasi pelayan di

mess/ pengsenggarahan

d) Mengkoordinir urusan kearsipan dan sekretariat

e) Mengkoordinir / mengawasi pengadaan, penggunaan barang cetak/alat tulis,

bahan pembersih kantor

f) Mengawasi barang inventaris kantor, mess dan perumahan.

4.2 Gambaran Umum Pengadaan pada PT. Perkebunan Nusantara Pabrik

Gula Bone ArasoE

PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE melakukan dua macam

pengadaan yaitu pengadaan barang dan jasa. Pengadaan barang yaitu suatu kegiatan

untuk mendapatkan barang yang diperlukan perusahaan dilihat dari kebutuhan dan

penggunaannya serta dilihat dari kualitas, kuantitas, waktu pengiriman dan harga

yang terjangkau. Sedangkan pengadaan jasa pada perusahaan ini berupa menyewa

seseorang untuk memasang alat dan kemudian diberi upah sesuai dengan

pekerjaannya.

Berdasarkan hasil wawancara, pengadaan barang/jasa pada PT. Perkebunan

Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE dimulai dari RKAP (Rencana Kerja Anggaran

Pengadaan). Apabila RKAP telah tersedia maka diadakan PMK (Permintaan Modal

Kerja). Permintaan modal kerja ini diperoleh dari berapa banyak nilai pada RKAP.

Perminaan modal kerja ini diminta secara bertahap selama satu tahun. Misalnya jika
nilai RKAP sebanyak Rp 100.000.000,00 maka dapat diambil sebanyak

Rp.20.000.000,00 pada bulan pertama, Rp. 5.000.000,00 pada bulan kedua dan

seterusnya. PMK yang dapat diambil sebaiknya harus menyisakan sebanyak 10% dari

RKAP awal.

Gambar 2. Gambaran Umum Pengadaan pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik
Gula Bone Arasoe

Setelah menentukan PMK, maka selanjutnya perusahaan menentukan MKB/J

(Modal Kerja Barang/Jasa). Maksudnya yaitu apakah yang akan diadakan itu berupa

barang atau jasa. Setelah diketahui pengadaan apa yang akan dilakukan, maka modal

kerja yang telah ditentukan tadi diteruskan ke bagian teknis jika yang akan dibeli

berupa peralatan pabrik seperti besi, pipa, dll dan diteruskan ke bagian AK&U/ADM

jika barang yang akan dibeli berupa peralatan administrasi seperti buku, map, dll.

Apabila proses pada bagian AK&U/ADM telah selesai, maka perusahaan

menentukan dokumen pelelangan apa yang harus dilengkapi sesuai dengan aturan

perusahaan yang telah dituangkan dalam bentuk SOP.

Prosedur pengadaan yang ada pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik

Gula Bone ArasoE tergantung dari fungsi pengadaan apa yang dilakukan. PT.

Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE memiliki fungsi pengadaan sebagai

berikut :

1) Pembelian. Fungsi pembelian pada peusahaan ini dilakukan dengan cara

membuat surat perjanjian terlebih dahulu lalu kemudian dikirim ke kantor direksi

dan pada kantor direksi tersebut dilakukan penunjukan kepada pihak ke tiga

untuk dilakukan pelelangan.

2) Konstruksi. Fungsi kontruksi pada perusahan ini yaitu pembangunan kolam ipal

(kolam air yang digunakan untuk prosesing gula). Selain itu ada juga konstruksi

dalam pembangunan alat – alat pabrik yang mengalami kerusakan.

3) Konsultan. Penyedia jasa konsultan pada perusahaan ini terdiri dari :

a) Perusahaan jasa konsultan

b) Lembaga ilmiah

c) Lembaga nirlaba/non-profit lainnya

d) Perusahaan jasa industry & perbankan yang memiliki unit litbang dengan

keahlian khusus

e) Konsultan perorangan

f) Perguruan tinggi negeri/swasta & unit kerjanya

g) Lembaga swadaya masyarakat (LSM)

 h) Instansi lain yang ditetapkan oleh pemerintah, baik negeri maupun swasta.

4) Pekerjaan Inspeksi. Pada perusahaan ini pengujian teknis (inspeksi) biasanya

dilakukan untuk mengetahui kelayan pakai pada boyler (cerobong yang

digunakan untuk memanasi) oleh disnaker apakah sudah dapat digunakan atau

belum. Pekerjaan inspeksi ini juga merupakan salah satu hal yang harus

diperhatikan pada prosedur pengadaan khususnya pada prosedur pengadaan

bahan baku. Karena jika alat yang digunakan mengalami kendala atau kerusakan

maka pengadaan bahan baku juga akan terhambat.

5) Swakelola. Pada perusahaan ini swakelola dapat dilaksanakan oleh penanggung

jawab progam, sebuah tim khusus setelah mendapatan otoritas dari pejabat yang

berwenang.

Jika dibandingkan dengan teori, ada empat fungsi yang tidak dilakukan pada

perusahaan ini yaitu fungsi penyewaan, tukar tambah (Trade-in), beli kembali oleh

pabrik (Factory Buy Back), dan Barter (Exchange).

4.3 Prosedur Pengadaan Barang pada PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula
Bone ArasoE

Pengadaan barang pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone

ArasoE diklasifikasikan sebagai berikut :

1) Barang Konsumsi, yaitu barang hasil akhir produksi yang langsung dapat

digunakan seperti makanan, minuman, obat-obatan dan suku cadang. Seperti

yang kita ketahui bahwa PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE
 adalah perusahaan penghasil gula, maka barang konsumsinya yaitu gula itu

sendiri.

2) Barang Produksi, yaitu barang yang diperlukan untuk proses produksi, seperti

bahan baku, barang setengah jadi dan barang jadi untuk perakitan. Barang

produksi pada PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE yaitu Tebu

dan Tetes. Tetes merupakan perahan nira yang belum menjadi gula. Tetes

biasanya digunakan untuk pembuatan spiritus dan kecap. Bahan baku pada PT.

Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE sebagai pembuat gula terdiri

dari tebu, kapur dan garam. Selain tebu, kapur juga merupakan bahan baku

pembuatan gula. Kapur yang digunakan yaitu kapur tohor. Kapur ini digunakan

sebagai bahan pemutih untuk gula. Prosedur pengadaan kapur dilakukan dengan

tender oleh kantor direksi. Permintaan pengadaan kapur biasanya mengikuti

jadwal produksi gula. Hal ini dikarenakan agar kapur yang dibeli tidak tinggal

menumpuk sampai akhirnya mengurangi kualitas dari kapur itu sendiri sehingga

perusahaan tidak mengalami kerugian. Bahan baku gula yang lain yaitu garam.

Fungsi garam dalam pembuatan gula adalah untuk memutihkan dan menurunkan

Ph tebu dikarenakan tebu itu bersifat asam.

3) Barang Modal, yaitu barang yang dapat dipakai berulang kali dan mengalami

penyusutan yang terdiri dari barang modal (fixed asset) seperti bangunan,

jembatan, mesin dan barang modal bergerak (movable asset) seperti peralatan,

alat berat dan kendaraan. Barang modal pada PT. Perkebunan Nusantara Pabrik

Gula Bone ArasoE yaitu pabrik yang berada pada wilayah kebun tebu tersebut.
 Sedangkan barang modal bergerak yang dimiliki PT. Perkebunan Nusantara

Pabrik Gula Bone ArasoE yaitu alat berat berupa traktor dan souvle (alat

pemerataan jalan).

Prosedur pengadaan pada PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone

ArasoE melalui SOP (Standar Operasional) dari perusahaan dengan nomor XX-

IDKD/12.000. Untuk pengadaan bahan baku, perusahaan ini juga menggunakan SOP

yang sama. Cara pelaksanaan pengadaan pada perusahaan ini dilakukan dengan dua

cara yaitu :

1) Pembelian atau dengan menggunakan penyedia barang. Artinya yaitu permintaan

pengadaan diminta oleh pihak ketiga sesuai dengan permintaan yang dibutuhkan.

Seperti misalnya permintaan barang berupa pipa kepada pihak ketiga yang

kemudian dibeli oleh pihak ketiga dan dikirimkan kembali ke bagian yang

membutuhkan. Selain itu, pembelian yang dilakukan menggunakan penyedia

yaitu pengadaan bahan bahan baku khususnya kapur dan garam. Pengadaan

kedua bahan baku ini sesuai dengan gambaran umum pengadaan pada

perusahaan ini yaitu dimulai dengan RKAP (Rencana Kerja Anggaran

Pengadaan) kemudian dilanjutkan dengan PMK (Permintaan Modal Kerja).

Apabila PMK telah tersedia maka ditentukan lagi MKB/J (Modal Kerja Barang

/Jasa). Setelah itu, prosedur pengadaan kapur dan garam ini dilanjutkan ke bagian

pabrik dan administrasi lalu kemudian dibuatkan dokumen pelelangan. Dalam

melakukan pemilihan pemasok, PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula

Bone ArasoE tidak mempertimbangkan masalah harga saja, melainkan juga

 kualitas. Apabila tidak ada lagi sanggahan dalam memilih supplier, maka dibuat

surat pesanan untuk pengadaan kapur tersebut.

2) Dengan menggunakan swakelola. Swakelola adalah pekerjaan yang

direncanakan, dikerjakan, dan diawasi sendiri oleh pelaksana swakelola dengan

menggunakan tenaga sendiri dan/atau tenaga dari luar, baik tenaga ahli maupun

tenaga upah borongan. Swakelola yang dilakukan pada perusahaan ini yaitu

pengadaan bahan baku utama pembuatan gula yaitu tebu.

4.3.1 Prosedur Pengadaan Barang melalui Pembelian

Pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone ArasoE dalam

memproduksi gula dilakukan setahun sekali dan terjadi satu kali penggilingan dalam

jangka waktu tiga bulan yaitu pada bulan Agustus sampai dengan bulan Oktober dan

dalam melakukan penggilingan memerlukan tebu yang akan digiling sebanyak

156.365,00 ton. Dari kisaran tersebut dapat diproduksi gula mencapai 13 – 15 ribu

ton gula. Setelah selesai diproduksi, gula tersebut ditenderkan di Makassar kemudian

di expor ke berbagai daerah luar Makassar. Dengan demikian, pengadaan dapat

direncanakan sesuai dengan jadwal produksi gula tersebut. Adapun metode

pengadaan yang dilakukan perusahaan adalah dengan cara :

1) Membeli dari produsen ataupun dari penjual perantara, baik secara langsung

maupun berdasarkan brosur dan katalog.

2) Mengadakan penawaran tender dimana penyedia persediaan bersaing dengan

yang lainnya.
 Pada umumnya, prosedur pengadaan pada perusahaan ini dilakukan dengan

cara e-procurement (pengadaan melalui media elektronik). Pelaksanaan e-

procurement disesuaikan dengan kepentingan perusahaan dan ketentuan peraturan

yang berlaku. Tujuan pelaksanaan e-procurement adalah untuk meningkatkan

integrasi antar unit perusahaan, transparansi, kecepatan proses, efesiensi waktu dan

biaya, akuntabilitas, memudahkan pengendalian dan pengawasan serta

mengoptimalkan pemanfaatan material di gudang (baik material fast moving maupun

material slow moving). Metode pelaksanaan e-procurement yang dilakukan

perusahaan adalah electronic bidding yaitu penyampaian informasi tender, tender

secara elektronik dan seleksi secara elektronik.

Prosedur pengadaan barang melalui pembelian dapat diuraikan sebagai

berikut :

1) Penetapan Target, Strategi dan Perencanaan Pengadaan

Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang

mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam

menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi

dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat

guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan

dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia. Adapun hal – hal yang

harus diperhatikan dalam perencanaan pengadaan adalah sebagai berikut :

a) Identifikasi Masalah

b) Penyusunan dan penetapan Rencana Penganggaran

 c) Penetapan Kebijakan Umum tentang Tata Cara Pengadaan yang Perlu

ditetapkan

d) Penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

e) Penyusunan Jadwal Kegiatan Pengadaan

f) Pengumuman Rencana Umum Pengadaan

PT. Perkebunan Nusantara Pabrik Gula Bone ArasoE merupakan salah satu

penghasil gula terbesar di Sulawesi Selatan. Untuk memenuhi kebutuhan

masyarakat akan gula, maka pengadaan gula harus selalu diupayakan agar selalu

tepat waktu khususnya pada pengadan bahan baku gula itu sendiri.

2) Penentuan Sumber Pengadaan

Sumber pengadaan adalah semua pihak yang memenuhi syarat prakualifikasi.

Proses awal penentuan sumber pengadaan terdiri dari :

a) Pengumuman pelanggan

b) Undangan pelelangan

c) Surat pernyataan minat

d) Scope pekerjaan pelelangan (lampiran)

e) Penjelasan pelelangan (Anwijzing)

f) Jadwal penutupan penawaran

g) Tanggal pembukaan penawaran

h) Pakta integritas

i) Peraturan dan syarat – syarat pelelangan

 Selanjutnya calon peserta tender melakukan pengambilan dokumen

prakualifikasi dan memasukan dokumen prakualifikasi. Perusahaan kemudian

menetapkan dan mengumumkan calon peserta pengadaaan yang lulus

prakualifikasi. Bagi calon peserta pengadaan yang lulus kualifikasi selanjutnya

memasukkan dokumen kualifikasi bersamaan dengan dokumen penawaran.

Dokumen pelelangan tersebut berupa :

a) SIUP/SIUJK

b) NPWP

c) Pengukuhan sebagai PKP (Perusahaan Kena Pajak)

d) Prakualifikasi/Sertifikasi

e) Memiliki referensi atas pekerjaan sejenis, baik di PTPN 10 maupun ditempat

lain.

Dokumen kualifikasi dan penawaran tersebut kemudian dievaluasi sehingga

pemenang tender dan cadangannya dapat ditentukan .

3) Penentuan Metode Pemilihan Penyedia

Dalam penentuan metode pemilihan penyedia dalam perusahaan ini melakukan

beberapa metode diantaranya yaitu :

a) Pelelangan terbuka adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa dengan

nilai di atas Rp 25.000.000.000,00 (dua puluh lima miliar rupiah), dilakukan

secara terbuka terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa

dan papan pengumuman resmi perusahaan sehingga masyarakat luas dunia

 usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya, atau

diumumkan melalui media elektronik/internet.

b) Pemilihan langsung adalah metode dalam pemilihan penyedia barang/jasa

dengan nilai diatas Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan

Rp 25.000.000.000,00 (dua puluh lima miliar rupiah) dengan menawarkan

kepada beberapa pihak terbatas sekurang – kurangnya dua penawaran.

c) Penunjukan langsung adalah metode pemiliha penyedia barang/jasa dengan

menunjuk secara langsung satu penyedia barang/jasa atau melalui beauty

contest yang nilainya di atas Rp 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah)

sampai dengan Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) atau jika memenuhi

kriteria tertentu atau keadaan khusus.

d) Pembelian langsung yaitu pembelian barang dan bahan yang nilainya sampai

dengan Rp 25.000.000,00 (dua puluh lima juta rupiah). Contoh pembelian

langsung yang dilakukan oleh PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula

Bone ArasoE adalah pembelian garam yang juga merupakan bahan baku

gula. Pembelian garam tersebut dilakukan di Kabupaten Jeneponto sebagai

penghasil garam dengan ketersediaan yang terjamin.

4) Penentuan harga perkiraan sendiri (HPS)

Menurut SOP perusahaan, Harga Perkiraan Sendiri (HPS) dibuat oleh

penanggung jawab program dan bagian/bidan teknis. HPS digunakan sebagai alat

untuk menilai kewajaran harga penawaran termasuk rinciannya dan untuk

menetapkan besaran tambahan nilai jaminan pelaksanaan bagi penawaran yang

 dinilai terlalu rendah, tetapi tidak dapat dijadikan dasar untuk menggugurkan

penawaran. Setelah ditentukan HPS yang sesuai untuk suatu barang, maka HPS

dapat diumumkan.

5) Penentuan Jenis dan Cara Evaluasi Penawaran

Dalam pemilihan penyedia barang/jasa dapat dipilih salah satu dari tiga cara

evaluasi penawaran berdasarkan jenis barang/jasa yang akan diadakan yaitu :

a) Sistem gugur, adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara memeriksa

dan membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan

yang membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan

yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan, tahapan evaluasi dimulai dari

penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis, dan kewajaran harga.

Penyedia barang/jasa yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan tersebut

dinyatakan gugur dan tidak diikutsertakan pada tahapan berikutnya.

b) System nilai, adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan

nilai angka tertentu pada setiap unsure yang dinilai berdasarkan kriteria dan

nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta lainnya.

System ini diberlakukan terhadap penawaran yang dinyatakan telah

memenuhi (lulus) persyaratan administrasi.

c) Panitia pengadaan barang/jasa dilarang melakukan tindakan post bidding,

yaitu mengubah, menambah, atau mengurangi persyaratan/ketentuan

administrasi, teknis, dan harga yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan

yang dapat mengubah substansi penawaran setelah pembukaan penawaran.

 Kriteria pemilihan penyedia barang tidak disinggung dalam SOP.

Berdasarkan hasil wawancara, perusahaan tidak menuntut pada harga yang

terendah, tetapi juga mempertimbangakan kualitas barang. Jika perusahaan

telah setuju dan tidak ada sanggahan, maka selanjutnya perusahaan

mengeluarkan SP Kontrak (Surat Pesanan). Dengan demikian, kriteria

penentuan pemasok atau penyedia barang adalah berdasarkan harga dan

kualitas. Kriteria lainnya sebagaimana diuraikan dalam teori, tidak

dimasukkan dalam pertimbangan.

Ketentuan untuk mengeluarkan surat pesanan adalah sebagai berikut :

a) Pengguna barang harus menerbitkan surat pesanan (SP)/Purchase Order (PO)

selambat – lambatnya 14 hari kerja sejak tanggal keputusan penetapan

Penyedia Barang/Jasa.

b) Selambat-lambatnya tujuh hari sejak tanggal penerbitan surat pesanan

(SP)/Purchase Order (PO), surat pesanan (SP)/Purchase Order (PO) tersebut

harus sudah disetujui dan ditandatangani di atas kertas segel/bermateri oleh

penyedia barang sesuai dengan yang dipersyaratkan.

c) Tanggal penanda tanganan surat pesanan (SP)/Purchase Order (PO) oleh

penyedia barang ditetapkan sebagai tangal awal perhitungan waktu

penyerahan

d) Pesanan barang yang telah diserahkan sebelum diterbitkan surat pesanan

(SP)/Purchase Order (PO), harus dinyatakan secara jelas dalam surat pesanan

(SP)/Purchase Order (PO).

6) Penentuan jenis kontrak

Pada perusahaan ini terdapat beberapa jenis kontrak diantaranya yaitu :

a) Berdasarkan imbalan

b) Berdasarkan jangka waktu pelaksanaan

c) Berdasarkan jumlah penanggung jawab program

d) Kontrak buy or return

e) Kontrat outsourcing

f) Repeat Order

7) Serah Terima Hasil Pekerjaan

Serah terima hasil pekerjaan dilakukan apabila pengadaan barang/jasa selesai

100%. Setelah itu, para pihak mebuat berita acaranya. Apabila berdasarkan

penilaian oleh penanggung jawab program terhadap barang/jasa yang telah

diserahkan telah sesuai dengan kontrak, maka perusahaan dapat menerima

barang/jasa tersebut. Setiap penyerahan barang/jasa, dituangkan dalam berita

acara serah terima yang ditandatangani oleh para pihak.

8) Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja penyedia barang/jasa dapat dilihat dari :

a) Respon terhadap undangan pelelangan/seleksi atau permintaan penawaran

harga

b) Seringnya ( frekuensi) memenangkan pelelangan/seleksi

c) Ketaatan terhadap pelaksanaan etika pengadaan

d) Tanggung jawab dalam pelaskanaan SP/SPK/Kontrak

 Apabila penyedia barang/jasa melakukan tindakan tercela, maka dikenakan

sanksi sesuai dengan ketentuan Perusahaan.

4.3.2 Prosedur Pengadaan Barang dengan Cara Swakelola

Swakelola adalah pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan, dan diawasi

sendiri oleh pelaksana swakelola dengan menggunakan tenaga sendiri dan/atau tenaga

dari luar, baik tenaga ahli maupun tenaga upah borongan. Salah satu syarat bahwa

pengadaan dapat dilakukan secara swakelola adalah jika dilihat dari segi besaran,

sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak diminati oleh penyedia barang/jasa. Pada PT.

Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula Bone ArasoE barang yang pengadaannya

dilakukan dengan cara swakelola adalah tebu yang merupakan bahan baku utama

pembuatan gula.

Mengenai pengadaan bahan baku tebu pada perusahaan ini tidak memiliki

prosedur tersendiri dikarenakan kebun tebu yang menjadi bahan baku pembuatan gula

tersebut berdekatan dengan pabrik pembuatan gula itu sendiri. Pengangkutan bahan

baku inilah yang memiliki tender yang telah terdaftar melaui e-procurement.

Pengangkutan ini dibagi menjadi dua macam yaitu pengangkutan sendiri dan

pengangkutan menggunakan pihak ketiga. Pengangkutan sendiri ini menggunakan

transportasi yang dimiliki oleh perusahaan sedangkan pengangkutan yang melalui

pihak ketiga yaitu dengan menggunakan alat transportasi yang telah terdaftar menjadi

tender.

Berdasarkan wawancara yang diperoleh, PT. Perkebunan Nusantara XIV

Pabrik Gula Bone ArasoE hingga saat ini tidak memiliki kendala dalam prosedur
pengadaan. Selama ini pengadaan barang berjalan sesuai prosedur. Pengadaan barang

juga terjadi tepat waktu sesuai dengan penggunaan barang tersebut. Pada umumnya

perusahaan ini juga menggunakan metode FIFO (First In First Out) yang artinya

barang yang masuk pertama akan habis/digunakan pertama. Hal ini dikarenakan

karena barang yang akan diproduksi adalah barang konsumsi.

Prosedur pengadaan barang pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik Gula

Bone ArasoE dapat berjalan dengan baik karena memiliki prinsip sebagai berikut :

1) Efisien, berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil

yang optimal dan terbaik dalam waktu yang cepat dengan menggunkan dana dan

kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya di dasarkan pada

harga terendah.

2) Efektif, berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah

ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar – besarnya sesuai

dengan sasaran yng ditetapkan.

3) Kompetitif, berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia

barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang

sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/criteria

tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

4) Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan

barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi,

hasil evaluasi, penetapan penyedia barang/jasa, sifatnya terbuka bagi peserta

penyedia barang/jasa yang berminat.

5) Adil dan wajar, berarti memberikan perlakuan yang sama (adil) bagi semua

penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat.

6) Akuntabel, berarti harus mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan

sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

Prinsip pengadaan barang pada perusahaan ini tidak memasukkan unsur

berwawasan lingkungan.
 BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan hasil penelitin pada PT. Perkebunan Nusantara XIV

Pabrik Gula Bone ArasoE mengenai Prosedur pengadaan pada PT. Perkebunan

Nusantara XIV Pabrik Gula Bone ArasoE maka dapat disimpulkan bahwa :

1) Prosedur pengadaan yang dilakukan pada PT. Perkebunan Nusantara XIV Pabrik

Gula Bone ArasoE dilakukan dengan dua cara yaitu melalui pembelian melalui

penyedia dan swakelola. Prosedur pengadaan yang dilakukan pada perusahaan

tersebut dapat dikatakan sudah baik karena telah memiliki SOP (Standar

Operasional Prosedur) yang sesuai dengan peraturan perundang – undangan yang

baku.

2) Dalam memilih pemasok , perusahaan tidak mempertimbangkan faktor

pengiriman, kondisi keuangan dan pelayanan.

3) Jadwal produksi pada perusahaan dilakukan selama satu kali dalam setahun

selama tiga bulan (Agustus, September, Oktober) sehingga memungkinkan ada

beberapa peralatan pabrik yang menganggur.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, maka dapat disarankan :

1) Dalam memilih pemasok, sebaiknya perusahaan mempertimbangkan faktor lain

misalnya pengiriman, kondisi keuangan dan pelayanan. Faktor pengiriman sangat

berpengaruh dalam pemilihan pemasok karena jika pengiriman tidak berjalan

dengan baik maka barang yang dipesan juga pasti akan terhambat. Selain itu,

kondisi keuangan dan pelayanan juga tidak kalah penting dalam memilih

pemasok. Kondisi keuangan yang buruk akan membuat proses pengadaan barang

terhambat.

2) Untuk mengurangi kapasitas menganggur dalam pabrik dan sumber daya

manusianya, ada baiknya jika perusahaan lebih memperhatikan pemeliharaan

kondisi mesin pabrik agar pada saat pengoperasian mesin tidak mengalami

kendala yang akan menghambat proses produksi selanjutnya.

 DAFTAR PUSTAKA

Hardjowijono, Budiharjo. Hayie Muhammad. 2009. Prinsip Dasar dan Kerangka

Hukum Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Jakarta: Indonesia Procurement
Watch.

Indrajit, Richardus Eko. 2005. Manajemen Persediaan : PT. Grasindo. Jakarta

Ishak, Aulia. 2010. Manajemen Operasi : Graha Ilmu, Yogyakarta

Kusuma, Hendra. 2009. Manajemen Produksi: Perencanaan dan Pengendalian

Produksi. Penerbit Andi Offset. Yogyakarta

LKPP, Perpres Nomor 54 Tahun 2010, Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan

Barang/Jasa Pemerintah

McCrudden, Crhistopher. 2007. Buying Social Justice: Equality, Government

Procurement, & Legal Change : Oxford University Press, New York

Moleong, Lexy J. 2005. Metodologi Penelitian Kualitatif : Remaja Rosdakarya,

Bandung

Muslich. 2009. Metode Pengambilan Keputusan Kuantitatif. Bumi Aksara: Jakarta.

Siahaya, Willem. 2016. Manajemen Pengadaan Procurement Management ABG

(Academic Business Government) : In Media, Bogor

Stevenson, J William. 2002. Operation Management.NewYork: McGrawHill

Tampubolon, 2004. Manajemen Operasional. Penerbit Ghalia Indonesia: Jakarta.

Turban Effraim, Leidner, McLean, Wetherbe. 2008. Information Technology for

Management. John Wiley and Sons Inc. USA

Turban, 2010, Information Technology for Management, 7th Edition John Willey &
Sons : Asia

Widiyanesti, Sri dan Retno Setyorini. 2012. Penentuan Kriteria Terpenting dalam
Pemilihan Supplier di Family Business dengan Menggunakan Pendekatan
Analytic Hierarchy Process (AHP) (Studi Kasus pada Perusahaan Garmen
PT.X). Jurnal Riset Manajemen, ejournal.upi.edu.
L
A
M
P
I
R
A
N
 DAFTAR WAWANCARA

1. Pengadaan apasajakah yang dilakukan pada Pabrik Gula Bone ArasoE?

2. Adakah perbedaan prosedur pengadaan barang dan jasa?

3. Fungsi pengadaan apakah yang dilakukan oleh perusahaan?

4. Metode apakah yang dilakukan dalam melakukan pembelian?

5. Cara apa sajakah yang digunakan dalam pengadaan?

6. Apakah Pabrik gula Bone ArasoE memiliki prosedur tersendiri (SOP) ataukah

mengikut pada aturan Perpres No. 4 th 2015?

7. Apakah prosedur pengadaan sama untuk semua barang? Atau memiliki

kelompok pengadaan tersendiri? Mis. Pengadaan bahan baku, pengadaan mesin-

mesin, dll.

8. Apakah prosedur pengadaan dilakukan secara manual/e-procurement (pengadaan

secara elektronik)?

9. Pengadaan barang apa sajakah yang dilakukan secara e-procurement?

10. Metode e-procurement apakah yang dilakukan perusahaan?

11. Metode pencatatan pengadaan apakah yang ada pada Pabrik Gula Bone ArasoE?

FIFO/LIFO?

12. Apakah pada Pabrik Gula Bone ArasoE memiliki strategi, metode atau prinsip

pengadaan tersendiri? Jika iya, apasajakah itu?

13. Apa sajakah bahan baku pembuatan gula pada PT. Perkebunan Nusantara XIV

Pabrik Gula Bone ArasoE?

14. Adakah perbedaan prosedur pengadaan bahan baku tersebut?

15. Apakah ada tender tersendiri untuk pengangkutan tebu ke pabrik?

16. Mengapa prosedur pengadaan garam tidak ditenderkan terlebih dahulu?

17. Kriteria apakah yang dilakukan perusahaan dalam memilih supplier?

18. Apakah perusahaan memiliki waktu tertentu untuk memproduksi gula?

19. Sejauh ini apakah prosedur pengadaan sudah sesuai dengan penerapannya?

20. Apakah ada kendala dalam melakukan prosedur tsb? Jika ada, apa sajakah

kendalanya dan bagaimana cara mengatasinya?

 STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN TUK/UMUM PADA PT.
PERKEBUNAN NUSANTARA PABRIK GULA BONE ARASOE

Direktur
Amirullah

Kepala TUK
Alfandi Umar, SE

RC. Akuntansi RC. Sekum

RC. Keuangan
Lukman H. Muh. Salman., Sugito, Kromo
Alfandi Umar, SE
Mustaharang S.Pd., M.M Karto